专业档案管理精选(九篇)
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第1篇：专业档案管理范文
关键词：基层专业档案；管理问题；对策
基层专业档案的存在，是档案工作直接服务于基层的基础环节，对其进行合理的管理，可以很好地实现对于基层的了解，更好的将信息进行合理的利用，保证其存在的意义。在基层的专业档案管理工作中，如果想要更好的将其存在意义进行合理的发挥，就要首先对于其管理中存在的主要问题进行分析，有针对性的制定解决策略，进而实现对于基层专业档案的管理和利用，更好的实现其存在价值。
1 基层专业档案管理混乱的原因分析
1.1 普遍原因分析
基层专业档案主要是基层的单位之间生成的档案，其在管理中，管理人员的素质差距较大，在管理制度上也没有进行统一，导致基层专业档案管理方法多种多样，而且有一些基层领导，并没有对于基层专业档案的存在进行重视，存在对于档案的随意篡改问题，甚至造成了基层档案的严重破坏，并且由于没有专业的管理以及规范，对于基层专业档案出现的问题，并没有办法追根揭底，管理的职责没有进行明确化的制定，管理力度很弱。这些问题的存在都在一定程度上影响了基层专业档案管理工作的进行，给档案管理工作的混乱提供了契机。
1.2 税收档案管理问题分析
税收档案主要是指各个国家机关、政府以及村镇之间与税收有关的各个环节形成的资料，税收档案主要有两种，一种是税收的管理机关在进行管理工作的过程中形成的税收档案，这种档案中包含了个人的纳税所有信息；另一种是政府在行使税收权利时形成的税收档案，主要包含的人口统计以及企业纳税监管过程中，形成的税收档案资料。在税收档案的管理过程中，存在的主要问题如下：
（1）第一类档案在管理过程中，信息泄露以及档案随意进行篡改的问题较为严重，对数的问题出现是由于受到个人利益驱使，是为了增加个人的经济利益，做出的损害国家利益的行为。
（2）在第二类档案的管理过程中，由于其形成的过程中不是由直接的监管部门进行管理的，所以分布较为杂乱，而且在进行的过程中，并没有设置专门的记录管理人员，所以很容易造成丢失以及泄露问题的出现，在进行交接的时候，往往没有办法进行正常的交接。
1.3 综合性行政单位管理档案问题分析
行政单位有单一职能的单位，也有复杂功能的单位，他们经政府授权以后，从事的都是政府某一项专门职能，因此这些部门的管理往往相对专业，也能够实现专事专管和条线交流的目的，所以很少出现专业档案积压和随意毁弃的现象。而对于综合性办公机构，比如政府办、发改委等这样的机构，管理的往往是一个地区的综合性事务，这些事务多数是政策性事务，一项工作结束以后很少具有连续性，所以有些政策性工作结束以后形成的工作档案不能够传接下去，很多档案无法归结到某一门类而移送到档案管理部门进行管理。因此，在实务中出现了混乱放置甚至随意丢弃的现象。
1.4 法律档案问题分析
（1）就第一部分档案来说，司法档案、检察档案、纪律检查档案、刑事档案等等，都属于专业的法律机关形成的档案，由于这些档案的所有人是行政专门机关，因此在管理上能够具有系统性和规范性。但是尽管如此，在一些基层部门也会产生诸多问题，比如刑事档案，就有人可以通过各种关系进行篡改，还有人可以对公安机关从事的户籍管理档案进篡改，严重影响了社会秩序。
（2）行政部门和自治机关形成的档案，如戒毒档案、精神病人档案以及社区矫正档案，由于其管理人员和管理部门多是基层机构，从事管理的人员多为社区人员或者普通的社区民警，他们往往缺少责任意识和管理的保密意识，会造成毁损档案、丢失档案或者泄露档案内容的情况。
1.5 病历档案的管理问题分析
病历档案是指一个人在就医等活动的过程中形成的记载和反映，病历档案是基层专业档案的重要部分，也是近些年产生纠纷的主要档案形式。在目前的规范体系下，病历档案的管理责任属于医院，但是并没有规范具体的执行主体，由于病历档案的复杂形式和形成环节的多样性，其保管责任更加不清晰。在当前，病历档案管理主要由医生和出具专业档案的人员进行，然而，由于这些人都是从事医疗一线的人员，将主要精力都放在了医疗上，因此不能对病历档案进行有效的管理，出现了一些诸如档案遗失、事后改动等问题，甚至还有些地方发生了出卖病历档案的情况。
2 做好基层档案管理工作的对策分析
2.1 做好宣传教育工作
发挥现代新媒体通讯渠道对于宣传教育工作的积极作用，以微博、微信等作为平台，开展宣传教育活动，使档案管理工作人员能够提高对档案管理工作的重视，并切实发挥自身积极作用，做好档案管理本职工作，树立服务理念，基层单位其他部门及人员，应积极配合档案管理人员做好档案管理工作，及时主动的送交相关档案材料，在档案资料借阅和使用过程中，应做到自觉保护档案完整与安全，并在用后及时归还。
2.2 加强档案管理的法制化
一方面，应全面树立依法治档的理念，加强档案管理人员对于《档案法》的学习与掌握，并要以《档案法》为依据，建立完善的档案管理制度体系，规范档案管理工作中的各项行为，明确对档案管理违规违法行为的处罚办法，对于严重失责的行为应坚决以制度予以追责，从而在法律与制度的约束与指导下，保证档案管理工作的良好开展。
2.3 加强档案管理信息化建设
应结合时展的趋势，加强对档案管理信息化的建设，加大投入完善信息化管理软硬件系统，利用信息化技术的优势，提高档案管理工作的效率与档案资料的有效利用率，同时也要加强对信息化档案管理人才的培养，加强对现有工作队伍的信息化技术培训，提高档案管理队伍成员的综合素质与管理能力，并要加强对档案管理综合型人才的引进，提高人才在档案管理队伍中的比重，以保证档案管理信息化水平的提升以及信息化系统功能优势的良好发挥。
3 结论
基层的专业档案包含种类较多，所以在管理中较为复杂，其分布面太广，给统一的管理造成了很大的困难，并且在目前阶段，我国对于基层档案的分类以及管理并没有制定规范的流程以及模式，所以在进行管理的时候，很多管理人员会由于无据可依，在管理中态度敷衍，最后给基层的专业档案管理带来很不好的负面影响，随意泄露以及丢失问题严重影响了管理工作的有序、稳定进行，并且给社会以及公民信息安全造成了严重的不良影响。所以在对于基础专业档案进行管理的时候，要不断的加强管理的力度，尽快的增强基层专业管理的规范合理化，尽可能的将负面的影响进行消除，保证档案存在的意义，确保档案安全以及利用率。
参考文献
第2篇：专业档案管理范文
【关键词】医院；专业技术人员；业务档案；档案管理
在信息技术、互联网技术得到广泛应用的背景下，医院在加快专业技术人员业务档案管理信息化建设的同时，也应当做好专业技术人员业务档案保密化管理工作，在提高专业技术人员业务档案管理工作水平和质量的基础上，通过加强其专业化、规范化、法制化、保密化管理促使医院专业技术人员得到稳定。
一、提高档案管理人员信息化建设、保密意识
在医院方面，应当加强宣传力度，促使内部档案管理工作人员的责任意识得到充分培养，加强院内档案管理工作人员的责任感，继而保证专业技术人员业务档案管理工作的水平和质量。在档案管理工作人员方面，需要积极提升自身工作水平，明确实现医院档案规范化、法制化、保密化管理的重要性。在医院专业技术人员方面，应当通过加强其对档案管理工作的认识，引导其自觉配合并参与到档案管理工作中。除此之外，应当注重培养档案管理者的保密意识，通过加强档案保密法制教育来培育院内医务人员的保密法制理念，使其重视档案保密工作，明确档案保密工作的重要性和迫切性。
二、加强专业技术人员业务档案工作基础建设
为了提升专业技术人员业务档案管理工作水平和质量，医院应当从其基础设施建设方面着手。具体来说，专业技术人员业务档案管理人员应当努力争取部门领导的支持，加强财力、人力、物力投入力度，促进专业技术人员业务档案保存与管理条件得到显著提升。应当设置专门的专业技术人员业务档案保存室，保证档案保存室、档案阅览室、行政办公室能够分开管理。同时，还应当配备铁质材料的档案贮存柜，在纸质业务档案保存室内配备空调、除湿器、灭火器等设备，保证档案储存室能够得到有效的管理和维护，加强对档案储存室防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施的检查和管理，为专业技术人员业务档案的安全提供有力保障。
三、加大档案管理信息化建设力度
推进专业技术人员业务档案管理信息化建设对专业技术人员管理工作的顺利开展具有重要作用，并且全力促进专业技术人员业务档案信息化建设也是医院人事制度改革、创新的根本需求。因此，专业技术人员业务档案管理人员应当采取有效措施促进档案管理工作的效率和质量得到显著提升，促使医院专业技术人员信息得到准确、及时的传输和运用，从而保证专业技术人员业务档案信息化管理的准确性、时效性。同时，应当借助计算机、扫描仪等现代化设备以及先进的技术促使专业技术人员业务档案资料得以信息化整理和输入，并借助信息处理技术将档案中的文字、图片以及声像等资料转化为数据资料，保证专业技术人员业务档案纸质资料与电子资料得以并存，结合实际需求能够在屏幕上查找和阅览相关内容。
四、加强对档案管理人员的专业化培训
医院若想保证专业技术人员业务档案管理工作能够顺利开展，就应当加强档案管理队伍建设，提高档案管理工作人员的职业素养和专业能力，引进高水平、高素质的档案管理专业人才，加强档案管理队伍内部沟通交流，使其能够在沟通中分享交流经验，促使档案管理队伍整体水平得到较为显著的提高。医院应当阶段性地组织院内档案管理工作人员参与到各项教育培训活动中，丰富其专业知识的积累，提高其信息化管理水平，促使专业技术人员业务档案管理工作能够高效率、高质量地完成，杜绝档案泄密事件的发生。例如：医院可以开展相关的专业知识培训班、设置信息化技术培训课程、组织开展思想道德素养的相关培训活动等。另外，医院还应当加强对院内档案管理者思想政治素养的培养，使其具备较高的思想意识和敏锐的政治责任感，始终坚持正确的政治立场和原则，发自内心地热爱档案管理工作，通过严格实施档案保密工作为医院和谐发展、社会和谐稳定提供强有力的支持。
五、加强对档案保密性监管力度
新时期，随着互联网技术的普及应用，医院领导应当对专业技术人员业务档案管理工作实施监管，积极强化法制建设，考察专业技术人员业务档案保存和保密情况，监督院内档案管理工作人员的工作行为，促使专业技术人员业务档案管理工作得到规范化、保密化管理。具体来说，应当依法开展医院专业技术人员业务档案信息化建设工作，加强对相关制度的规范、完善和优化，保证专业技术人员业务档案管理工作实现规范化、法制化发展。并且还应当对其档案信息安全保障体系建设进行强化，加强对档案信息安全保障体系的完善和优化，健全医院档案信息安全管理机制，杜绝一切泄密事件和失密事件的发生；应当加强对计算机档案管理系统的管理，保证医院数据库信息的安全性、真实性和完整性；加强对计算机设备的使用和管理，采取物理隔离的方式保证其与外网的隔离，同时，还应当强化密钥管理和身份认证，落实档案管理岗位责任制。
六、结语
综上所述，新时期，随着信息技术等各类先进技术广泛地应用到医院档案管理工作中，医院不仅需要从档案管理队伍建设、档案管理监督工作等方面入手，还应当在加快其信息化建设进程的同时，努力做好专业技术人员业务档案保密化管理工作。通过规范化、法制化、保密化管理专业技术人员业务档案，促使医院专业技术人员得到稳定发展，为医院医疗卫生事业建设提供一定的支持。
【参考文献】
[1]童旭霞.浅谈医院专业技术人员业务档案管理及其信息化建设[J].办公室业务,2013(1):58-59.
[2]吴茜,翟会珍.医院专业技术人员业务档案管理刍议[J].医学信息,2015(18):8-8.
第3篇：专业档案管理范文
关键词：基建档案；档案管理；问题分析；实施对策
随着中等专业学校教育的快速发展，招生规模不断扩大，基本建设进入了高速发展时期，从现在档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如：档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设档案管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。
1 中等专业学校档案的主要内容和特点
档案作为学校各项工作中形成的第一手材料。如学校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。尤其是基建档案是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设，从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是：
（一）专业性是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。
（二）成套性是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。
（三）现实性是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。
（四）周期长主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。
2 中等专业学校档案管理的意义
（一）记录学校的历史
如基建档案承载了基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料。它是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等第一手资料。
（二）对学校的发展具有参考作用
学校完整系统的档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。如基建档案中技术人员通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某学校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。
（三）在学校的发展过程中可以重复利用
档案的信息价值不仅是各项目建设历史的真实记录，而且是各项工作使用过程中的维护、改造和将来学校发展的重要依据。如工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也提高工作效益及建设项目的经济效益。
3 中等专业学校档案管理存在的问题转贴于233网校论文中心
（一）档案资料收集不齐全
如基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门、施工程序复杂、时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理。在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。
（二）档案资料编制质量不高
大多数学校对档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如基建参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。
（三）档案资料的数据内容缺乏准确性
就基建施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资料中，变更执行的程序也不规范，导致竣工资料存在误差或失实。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。
（四）档案资料使用手段有待更新
传统的档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。建立档案的最终目的是为了利用，目前中等R笛校基建档案的利用，一般是使用者到档案室查阅或借阅，使用者登记借出档案原件。这种使用方法的弊端是，原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。因此，传统的档案使用手段无法适应现代化发展的要求。
4 加强档案管理的措施
（一）领导重视是做好档案管理工作的关键
学校主管领导，尤其是基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强档案建设意识，思想上要认识到基建档案管理工作的重要性，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的积极性。
（二）增强学校部门收集档案的责任感
只有提高档案管理意识才能做好档案管理工作，学校要建立以各处为责任主体的组织机构，明确档案管理人员。如基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
（三）加强档案管理人员业务培训，提升专业化管理水平
档案管理部门应有针对性地加强档案管理人员的业务培训，让管理人员学习相关理论知识，领会现代化管理的业务要求标准，鼓励档案管理人员从思想上接收新方法、新理论，摈弃传统的陈旧管理模式。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。
（四）明确职责、及时收集，确保档案工作有效落实
如基建部门甲方工地代表要密切注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给甲方工地代表，确保基建工程竣工档案是准确的第一手资料。
第4篇：专业档案管理范文
DCN数据传输网的建设与作用
DCN（Data Communication Network，数据通信网络）的建设对于信息化的推进起着至关重要的作用。实际上DCN数据传输网就是为信息化搭建一个平台，一种环境、高速公路，让各个管理系统都能在这个平台上运行，它打破了各专业各自为政、信息自封、资源不能共享的局面，为同一个单位、同一个行业或特定的环境实现信息交流资源共享。
建设DCN数据传输网就是为了实现信息化、网络化使资源共享最大化。当DCN建成后，在同一个单位内，各个专业管理系统的信息也就可以相互交流，实现资源共享。DCN网的建设为解决档案管理接收各个专业管理的电子信息奠定了基础条件，档案管理系统就有可能与各个专业搭建渠道，实现电子档案的接收，归档和利用等项具体工作了。
专业管理系统与档案管理系统应用与存储分析
专业管理系统在项目建设的设计中，对业务的分析、流程的分析，每个环节都会考虑得十分细致。如OA系统对收文处理的环节、发文处理的环节以及文书处理的每一个环节流程都会细致考虑。合同管理系统从合同项目的提出、多层次的审批、审核商务报告，技术报告，每一步、每一环节都考虑得十分细致。在专业管理系统中环节考虑得细，是因为从事专业的人对业务熟悉，业务分析得细，IT人员在此基础上按分析做出了管理系统。
每一个专业都十分重视办事的过程和最终的结果，结果就是工作集中表现，这是十分正确的。正如一个拟写请示的人，希望看到批复，进行科研盼望的是成果一样，这无可厚非，十分正常。但是通常在专业管理设计中往往忽略了管理系统最终形成的数据如何存放。这个问题在开始的一段时间还不明显，总是等数据量到了膨胀时，问题才被重视起来。
档案管理系统对办理完毕需要归档的电子文件进行存储、保管和提供利用，与其他专业管理系统有着明显的不同特点。它是对归档的数据进行处理、保存和提供利用，它不产生数据，是对数据的利用。在文件的接收、处理管理过程中，主要由档案管理部门执行。从流程环节来看竖线性流程长，横向性流程短，在数据的处理环节来说较为稳定，复杂程度不及一些专业管理系统。
无论是人工管理档案还是系统管理档案，档案工作的核心一是保管二是利用。保存好数据才可能利用数据，档案数据是档案工作赖以存在的根本。在档案管理系统的设计中业务分析是不能缺少的环节，随着档案工作改革的深入，重利用破烦琐新型思维的确定，为档案管理系统的设计和运用简化了人工干预的程度，最大限度依赖于系统的运行，档案工作流程化、数据处理规范化使得档案管理流程较为规范。
在不同的档案管理系统中在对档案管理流程方面各具特色，一般来说都能实现档案管理的作用，但是在对各个专业管理系统数据的接收、转化，乃至数据迁移上却有着较大的差别。有的档案管理系统本身就依附于某一管理系统，只是这个系统的一个模块，从功能上、存储能力上是无法满足对其他专业系统的数据进行全方位的接收。有的档案管理系统显然是一个完整的系统，但是它没有处在数据传输网络中，不具备与其他专业系统的沟通和往来，只有处于信息传输网络又是一个专门完整的档案管理系统，才能与各专业管理系统进行沟通，接收数据进行交流对接能力，有足够的存储能量和能实现脱机存储能力的档案管理系统，才具备承担网络管理中档案管理的功能。
档案管理系统与各专业管理系统的相互关系
文件是档案的前身，档案是文件的归宿，这个传统的规则也体现了文件的形成和归档档案管理间的关系。档案管理系统是对各专业系统形成的具有保存价值的文件进行鉴定、加工、整理、保存提供利用工作，各专业管理系统是档案数据形成的源泉，档案管理系统是归档数据进行接收储存、整合、备查的终端，形成了一个形成――保存――利用的循环关系。
当专业管理系统的数据传入档案管理系统后，无论档案管理系统是否对数据进行整合，都不影响查询利用，当档案管理系统做了数据整合归档后，在文件查询的信息中会增加文件实体的存放位置标准。当文件数据做了归档，完成逻辑归档和实体归档保存后，即会通知专业管理系统，专业管理系统即可对系统数据进行清理，删除专业管理系统中已经向档案管理系统做了移交的数据，减少专业管理系统的数据压力。移交可以做批量移交，也可做随时移交，档案管理系统随时都可进行文件数据的接收和文件数据的查询工作。
档案管理的主题是在文件数据接收之后开展的各项具体工作，但是有关文件的相关基础数据应在各专业系统（例如：文件的页数、文件主办部门、文件保管期限、文件编码等信息）文件的形成或承办过程中标注出来，使档案管理的基础数据在文件办理过程中形成，档案管理要素前移，为后期的管理准备完整的数据。移交后的档案数据经过档案管理系统整合后进行有效保存，一套做随机保存，另外一套做脱机保存，两套数据保持一致。这样整个网络的数据就处于完全可靠的保管中，不会形成数据丢失无法弥补的情况，档案管理系统实际上也就成为整个网络的数据存储中心。
建立网络档案管理系统是实现网络系统正常运行的重要保证
网络平台提供了各种专业管理系统运行的条件，运行的专业管理系统自然会产生大量的数据，需要加工、保存、备查。专业管理系统一是不能长期保存批量数据，二是不能保存其他管理系统的数据。档案管理系统需要具备数据处理功能，提供利用功能和具备数据储存的能力。建立这样的档案管理系统，对整个网络建设是十分必要完全可行的。
1.建立网络档案管理系统有利于各专业管理系统的正常运行，档案管理系统接收各专业管理系统的数据后，专业管理系统数据压力减轻，有利于系统的正常运行。
2.档案管理系统接收网络内专业系统的归档数据有利于数据的完整齐全。
3.建立档案管理系统减轻专业系统的压力，档案的提供利用，档案的安全保存有了可靠的保证。
4.建立网络档案管理系统有利于档案工作的健康发展，有利于网络建设的节省和正规发展，避免重复建设，重复投资。
第5篇：专业档案管理范文
关键词：卫生专业技术人员 档案管理 信息化
笔者专职从事基层医疗卫生机构干部人事档案管理，工作的卫生系统干部人事档案室管理的档案有近5000卷，档案室是干部人事档案管理目标一级达标单位。在卫生系统改革发展和人事管理制度改革的过程中，现代信息技术应用越来越普及，在医疗卫生单位信息化程度不断提升的同时，干部人事档案管理工作的专业化、标准化、规范化和现代化程度也在不断提升，怎么样最大限度地利用卫生专业技术人员档案，加强卫生专业技术人员档案的信息化建设，是现阶段我们干部人事档案管理的工作重点。
一、卫生专业技术人员档案的内容
卫生专业技术人员的档案因行业的特殊性，档案信息着重强调人的个性特点和专业能力，干部人事档案材料它真实的反映了一个人的政治思想表现、文化专业水平、工作态度、工作表现和工作业绩等各个方面，它是我们各医疗卫生单位对卫生专业技术人员年度考核、职称晋升，继教培训、科研课题申报、绩效考核、工资调整、岗位变动、干部任免等业务工作及合理配置人力资源的重要依据。
二、卫生专业技术人员档案信息化的优势和意义
干部人事档案的计算机管理，对强化人事管理，提高工作效率，改进服务质量，有着十分重要的意义。
首先，对档案管理部门来讲，每个卫生专业技术人员的人事档案记录是动态持续的，我们档案室每年有大量的考核、工资、学历、职称、培训进修、科研课题申报、干部任免等多种档案材料归档，需要及时地更新人事档案信息，所以档案管理工作者的工作量相对较大，实现档案信息化管理后，既能保证干部人事档案的动态性、连续性和完整性，而且能够快捷地完成档案的接收、转递、查借阅和利用等档案业务工作，提高了档案管理工作效率。
其次，实现档案信息化后，档案部门可以借助信息化手段，提高档案工作管理水平和服务能力，信息化的查询功能能够在短时间内及时有效地掌握一个人的人事档案信息，信息数据库功能为实现卫生专业技术人员各类信息统计提供了方便，为开发卫生专业技术人员人事管理信息化提供可靠安全的数据，能更好地满足各医疗卫生单位对档案信息的利用需求。
三、卫生专业技术人员档案信息化建设
由于计算机技术的快速发展，信息化已不可避免地进入了档案管理领域，目前档案管理工作已经从传统的档案管理逐渐过渡到现代化管理，增强了档案管理工作的科学性和时效性。
1.加快纸质档案数字化转换
在加快纸质档案数字化转换工作时我们首先要结合医疗卫生单位工作需求，根据卫生专业技术人员人事档案信息资源实际情况按重点分阶段地做好数字化对象材料内容的选择工作，将那些可以开放及利用率较高的档案进行优先信息化加工，加快档案管理信息化的进程和提高利用的效率，即把卫生专业技术人员档案中涉及业务能力、医德考核、科研课题、学术论文、继教、培训进修等业务内容做为重点，然后在此基础上逐步实现干部人事档案基础信息、个性特点等各个方面的档案信息化。
2.建立档案信息管理系统
干部人事档案信息管理系统应由档案查询系统、检索管理系统以及信息综合开发系统三部分组成。根据每个医疗卫生单位的实际特点和需求，信息综合开发系统一般要具有统计功能、分析功能和预测功能三大功能。信息综合开发系统要建立严谨的资格审查制度，确保基础信息的可靠性，要及时更新卫生专业技术人员的动态信息，不断完善充实有价值的档案材料和信息，添加反映干部职工的个性特点、专业能力和医德考核等方面的信息，加快人事档案信息更新的速度，确保信息的实效性。
3.拓展档案信息资源渠道
档案信息化建设的最终目的是加强档案信息资源的利用。要加大干部人事档案的开发利用工作，通过档案信息数据库，进行档案信息的开发和再加工，综合考察、量化分析卫生专业技术人员的政治思想表现、文化专业水平、工作态度、工作表现和工作业绩，并及时汇总所得信息，为各医疗卫生单位人事工作和人力资源管理提供相应的参考凭证，为卫生专业技术人员职称评定、业务考核、进修培训、科研课题申报等提供最新的依据。
4.规范档案信息化管理体系
建立规范的管理体系，坚持档案信息规范性和安全性原则。为保证档案信息的安全，要按照上级档案行政管理部门的要求采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份、恢复机制和访问使用安全管理制度，防止出现非法访问以及对档案信息作非法添加、修改等，因为电子文字修改后是不留痕迹的。同时要根据卫生专业技术人员档案信息的内容，处理好档案信息的保密与开发利用间的关系，保障档案信息的安全性。
四、结束语
实现卫生专业技术人员档案信息化管理，能够有效地利用档案信息，信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，档案管理工作者要结合医疗卫生单位具体工作需求，进一步改进信息化建设体系，提高档案信息资源建设的质量和效率，保证档案数据的真实性和完整性、可用性和安全性，更好地为医疗卫生单位和卫生专业技术人员服务。
参考文献：
[1]陈洪.医院档案的门类与管理[J].兰台内外，2008，25（6）
[2]沈培林.新时期医院档案管理工作探讨[J].现代医院，2010，10（9）：137-138
第6篇：专业档案管理范文
医院职工专业技术档案是记录医院职工各项信息，如经历、学历、业务能力等的重要载体。它是医院职工个人业务活动的原始记录与真实反映。同时，医院职工专业技术档案也体现了医院职工在长期医疗实践及科研活动当中获得的成果，一定程度上反映了医院综合医疗水平及相关科研能力，是医院发展过程中的重要无形资产[1]。在医院规模不断扩大，医疗技术水平不断提升的过程中，医院职工专业技术档案管理也愈来愈受到重视。首先，医院专业技术档案为职工晋升提供了可靠参考。结合相关档案信息，能够将职工的真实工作情况清晰地反映出来，有利于客观、真实地对人才进行合理评价。其次，医院专业技术档案为职工自我能力提升提供了重要依据。这些档案清楚地记录了职工的成长经历，职工能够从档案信息当中了解自身能力不足之处，并逐渐完善自我，使自身业务能力及综合素养水平不断提升。总体上来看，医院职工专业技术档案在医院日常业务、管理等活动开展过程中发挥了重要的支持作用，是医院稳定发展的基础，应给予重视。
2 医院职工专业技术档案管理过程中存在的问题分析
2.1 相关制度缺失
近年来，我国医疗卫生事业发展较快，社会整体医疗水平有了很大提升。公立医院作为我国医疗卫生系统当中的先导者，无论在规模、设备，还是在技术、人才等方面，均取得了较大进步，医疗实力明显提升。然而，在医院不断发展的过程中，档案管理工作并未得到应有的重视，档案管理制度未能结合医院及外部发展形式进行调整，使得档案管理滞后较为严重。部分医院内部未建立专门的职工专业技术档案部门，导致职工专业技术档案分散于各个部门[2]。这种分散化的管理方式，无法对相关档案材料信息进行有效整合，严重制约了档案管理工作的效率及质量。同时，部门之间的档案材料经常出现重复，查阅起来十分不便。长期以往，各部门的专业技术档案不断累积，但由于制度上的缺失及管理模式的不规范，无法对相关资源进行有效整合，使得档案管理工作趋于紊乱。在这种情况下自然无法客观、真实地反映出医院员工的实际情况，约束了专业技术档案的功能。
2.2 重视程度不够
一方面，医院职工对专业技术档案重视程度不够，缺乏良好的存档意识。某些职工为了方便自身工作，未及时提交档案资料，甚至遗失档案资料，使得档案资料不够完整，影响了专业技术档案的真实性与完整性。另一方面，档案管理人员对自身工作重视程度不够，缺乏责任感，影响了实际工作成效。部分医院档案管理人员都是兼职人员，并不是专业出身，甚至某些人员未经过系统化的岗前培训就直接投入到岗位工作当中，容易出现失误。同时，兼职档案工作人员可能因为本职工作繁忙或工作调动等原因，造成临时换人管理。交接工作未得到充分落实，导致档案管理秩序紊乱[3]。一些档案工作人员对专业技术档案的认知程度只是停留在资料收集、材料整理上，未能理解档案管理工作的本?|。除此之外，院内领导对医院档案建设也不够重视，未给予充分的财政支持，导致档案设施费用不足，制约了档案管理工作的成效。
2.3 档案内容不完整
在进行归档时，由于档案工作人员的不严谨，未对档案资料进行严格审核，导致部分档案信息不完整，甚至存在严重失真的情况。部分医院依然以纸质档案管理为主，通过纸张来保存相关资料，经常会出现无序、零散存放的情况，容易造成档案丢失。有些医院尽管已经实施了电子档案管理，但未能建立电子信息文件标准，缺乏统一的电子信息格式。在档案信息传递过程中，由于兼容性问题，导致部分信息丢失，使得档案内容不够完整。另外，医院内部未能建立统一的档案管理系统，无法对专业技术档案相关信息进行整合化处理，使得档案内容得不到及时更新。
3 加强医院职工专业技术档案管理的相关对策
3.1 对相关管理制度进行完善
首先，医院内部要加强档案管理意识培养，特别是院内领导要重视医院职工专业技术档案管理。医院领导及管理层应该充分认识到加强医院职工专业技术档案管理是医院发展、建设的必然性需求，这样才能在院内形成一种良好的档案管理氛围，为相关制度实施奠定基础。其次，要对相关管理制度内容进行补充、调整、完善。医院要结合市场环境及自身发展需求，对档案管理制度进行细化，将粗放式管理转变为精细化管理、集成化管理，构建出标准化的认识管理流程及配套细则，促使专业技术档案管理工作规范化实施。例如，在档案收集及归档方面，要明确规定归档时间、归档流程、归档范围，并加强档案材料审核工作，确保档案材料真实可靠，保证档案内容的真实性与完整性[4]。另外，要加强制度执行力。院内可构建专门的档案工作监督小组，对档案制度执行情况进行监督，并实行奖惩机制作为督促，以此来激发档案工作人员的积极性。
3.2 将个人技术档案管理与信息化技术相互融合
在医院职工专业技术档案管理工作具体实施过程中，要转变传统观念，善于应用信息化技术实现档案信息化管理，进一步提升档案管理工作成效。一方面，要加大相关软硬件设施投入，完善档案室建设，根据行业及国家标准，构建出现代化的档案工作室。同时，医院内部要建立档案信息管理平台，平台包括档案检索系统、查询系统及人才信息库等，方便档案信息查询、管理、调用[5]。另一方面，要加快传统纸质档案文件转化工作。由专业档案人才负责档案信息转录、整合，将纸质化档案管理逐步转变为电子档案信息化管理。同时，要做好电子档案信息备份、存储、安全保护等工作，将信息化技术与医院职工技术档案管理充分结合起来。
3.3 及时更新、完善相关档案资料
当医院职工出现人动或岗位调整时，其专业技术档案也要得到及时更新。因此，医院可根据实际管理需要，周期性地对职工专业技术档案进行审查，并对职工进行考核。考核过程中，可及时收集相关人员档案材料，以此为依据对档案内容进行更新。同时，每个季度可集中时间抽调人员对医院职工专业技术档案资料进行针对性完善、补充，保证档案信息与职工真实情况相符合。另外，要充分利用档案数据库，实现职工专业技术档案动态跟踪管理。
第7篇：专业档案管理范文
经过调查研究可知，现在很多的大学生不注重自身档案的管理，对档案作用功能模糊不清，致使档案管理单位也不予重视。人事档案记录着毕业生在校期间的整体素质信息，是整体上反映毕业生素质的重要凭证。但目前相关人员对档案不够重视，现有很多问题需要整改。
一、人事档案管理存在的问题
1.毕业生自身不重视个人档案管理。随着劳务制度的改革变化，用人单位对有关资料的审查要求，使一部分的毕业生认为毕业档案没有什么作用，存放档案后不管不顾。随着经济的发展用人单位自由制定用人标准，所以毕业生们为了尽快找到工作，忽视对档案的管理，在入职公司之后，相关人事部门也不过于重视毕业生档案的问题，对这一问题的思考的有欠缺性，影响了毕业生档案有关作用。
2.档案的管理工作不够规范。相关档案管理部门没有自身严格的管理制度，在对档案进行归档、收纳等工作时不认真负责，对档案管理人员的要求不高，没有专业性的管理方法。使部分档案甚至在管理过程中遗漏甚至丢失，此种情况严重的影响了档案管理工作的严肃性，大大降低了工作效率，增加了查找档案的难度。
3.档案管理方式陈旧。在部分地区还在使用手工的形式管理档案，这种方法既不能保证档案的准确性，还会造成流动人员篡改档案，管理手段十分不严格，在现在的信息化社会不能够有效的使用电脑科技快速准确的管理档案，也是档案管理部门的一大落后现象。档案长时间没有人认领，传统管理方式又做不到及时的数据更新，致使一些档案存放时间过期，存档人不知道，管理部门也不清楚。档案信息反应了毕业生在校活动的真实情况，是各方面人们认识客观事实的依据材料，不管是毕业生的档案还是社会各界人士的档案，都是一项最具有价值的信息载体，高校毕业生的档案管理工作的好坏更是关系到了众多毕业生的自身利益。
二、做好毕业生档案管理的有关措施
为了让大中专毕业生的档案更好的发挥出其作用，为毕业生们提供更好的服务，提出几点管理档案的具体措施。
1.加强毕业生对档案的重视性。毕业生初步迈进社会，没有相关的实践经验，自然是意识不到档案的重要性作用，毕业生只以为档案只是脱离学校存入社会，对档案的存放问题予以忽视，所以在毕业生毕业时，学校相关部门一定要让毕业生们认识到档案的重要性，辅助做好档案存放和转移到生源地的有关工作。而另一方面，作为用人机构，要向毕业生说明档案的实际作用，依照流程做好档案的接收和存放的工作。对于档案不在本地或者遗失等一些情况，要及时的做好补充工作，千万不能忽视。
2.确保档案管理部门的规范化。档案的管理部门在接收毕业生档案时，要做好详细的记录和分类存档，要详细根据学历、专业等信息进行编号，注意收集档案信息，做到所有毕业生档案统一管理，分类存档，便于日后查找和整理，建立专门的档案管理室。档案管理部门要聘请专业化的档案管理工作人员，提高管理人员的专业素质，采用信息化管理办法，使用计算机软件进行档案的管理工作。事实证明，使用计算机软件进行档案管理，不仅减少了日常的繁琐事物，还会大大的提高档案管理的工作效率。
3.加强毕业生档案信息的利用。有关人员在整理档案的过程中，要充分了解学生的各种信息，比如学生的知识水平以及社会实践情况等等，并设立多项查询条件，可以根据不同的查询条件快速的查找到符合条件的人员。毕业生信息多元检索系统的建立，可以有效管理人才储备资源，保障优秀人才不流失。
三、结语
第8篇：专业档案管理范文
关键词：新形势企业档案管理创新
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
随着科技水平的进步和社会经济的发展，各种先进信息技术慢慢融入到了企业当中，改变了企业的工作模式，提高了企业的生产效率，同时也增强了企业之间的竞争力。档案部门作为企业的一个重要服务部门，如何能够顺应企业改革和发展的巨大变化，抓住机遇，开拓创新，探索档案管理的新路子，成为档案管理者思考的主要课题。
一、企业档案管理工作者应具有创新理念
信息化的推进，使企业档案工作面临着一些新问题：企业体制的改革、电子档案的大量产生、网络技术的广泛应用等，这些都需要以一种求实创新的精神去研究和解决，在探索中前进，在创新中求发展。
1、档案工作应突破“以我”为中心的定位
当前，在建立现代企业制度过程中，企业档案工作者应转变观念，把一直向内看的眼光调整向外看，从以档案工作为中心的误区中跳出来。在新形势下企业档案工作者首先应调整好心态和观念，将企业档案工作重新定位在为企业积累并管理好各类档案信息，在传播企业文化、降低企业管理成本方面，为企业提供最佳服务。
2、制定精干的档案管理机构
我国企业的档案工作大多是在统一模式下发展起来的，尤其经过八十年代企业整顿和企业升级等活动，企业档案工作无论是在机构设置、人员配备、还是基础建设上都有一定的要求和规范，从某种程度上讲，这种规范对我国企业档案工作的发展起到了一定的推动和促进作用，但同时也应看到这些年我国企业档案工作中追求形式上的东西太多，尤其在机构设置上追求大而全、小而全，应予以适当精干。
3、积极介入电子文件生命周期，提高档案工作管理
档案工作者应提前介入文件生命周期，到文件产生部门去指导工作，直接对文件进行鉴定、著录，使文件从产生到最后利用形成一个完整的系统。只有采取前端控制思想，才能保证电子文件的真实性、凭证性，以确保电子文件的档案管理落到实处，避免档案机构成为纯粹的收藏式机构，为档案部门的发展奠定基础。
二、建立健全的档案法规制度，实现依法制档
在建立社会主义市场经济体制的新形势下，随着企业改革的加快，不可避免的大量出现企业联合、兼并、控股、租赁、承包、转让、破产等情况。这种所有制实现形式的多元化和企业组织形式、运营方式的复杂多变，使得企业档案管理远远不能适应新形势发展的需要。要实现企业档案工作的管理方式向法制化转变。首先要加强档案法规制度建设和业务规范建设，解决企业档案工作有法可依的问题。各地要以《档案法》为核心，结合本地的实施细则，明确对企业的具体要求，使企业档案工作有法可依，有章可循。其次，要抓住重点，分类指导。三要依法管理，强化监督。通过多种手段，强化法制宣传的力度，不断增强企业领导和广大员工的档案意识和档案法制观念，同时针对一些企业存在的档案工作不受重视甚至被忽视的问题，各种档案行政管理部门应加大执法力度，强化监督职能，对企业档案管理中的各种违法行为和违法案件进行督促整改、立案调查和执行违法处罚，使企业档案工作沿着法制轨道健康地发展。
三、充分利用现代化技术和手段，实现档案管理工作重点转移
档案管理手段的现代化，主要指电子计算机技术、缩微技术以及光盘技术在档案工作中的应用。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作。这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作的必然方向。只有实现档案管理同现代技术的有机结合，档案管理工作才能上台阶。档案汇集着大量的指示、也记载着丰富的信息是一种丰富的信息资源。档案的整理工作繁琐、重复劳动多，劳动强度大。只有利用计算机等现代化手段整理档案，才能收到事半功倍的效果。在实际操作中，我们按照文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。
四、提高档案管理人员的素质，实现企业的可持续发展
一个好的企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，靠的是信誉与质量。质量的优劣靠的是企业管理，企业管理的好坏与领导决策、市场信息、职工素养有直接的关系。这个关系处理得好，将推动企业的发展。企业的发展促进了管理水平的提高，必将形成大量的档案资料，如技术资料、工程图纸、标准规范等，这些档案资料在企业经营管理中起着巨大的信息支撑作用，特别是当前面临着企业改革改制、市场激烈竞争档案信息资源更是企业发展的有力依据。因此，档案人员业务素质的高低、能力水平的大小，决定了企业档案管理的优劣。提高档案人员的业务素质，是新形势下提升企业管理水平的需要，也是档案工作科学发展的需要。想要成为一名合格的档案管理者，要从以下几个方面着手：
（1）坚持自学，不断充电。要注重理论知识与操作技能的学习。处于信息时代的今天，我们要重新认识企业档案工作的主要内容和服务对象，不断调整知识结构，扩大知识面。档案工作者不仅需要具备一定的科学文化素质、良好的档案专业知识和技能，更要懂得相关专业技术和网络信息技术的知识和操作技能，以适应信息化时代企业创新发展的要求，提高档案管理水平。
（2）坚持向他人学习，取长补短。所谓“三人行．必有我师”。档案工作是一门学问，面对新情况新问题要深入研究，向工作搞得好的单位和个人学习，将他人好的经验和做法运用到本单位的工作中，不断提高自己的专业水平，做好企业档案管理工作。
（3）要时刻关注和了解本企业的主要工作内容，主动提供档案信息服务。要熟悉本企业的业务内容和发展趋势。关注企业生产经营及科研活动，了解企业发展方向和趋势，做好企业档案利用工作，不断提高档案信息资源开发利用能力。
五、在新形势下实现档案信息服务手段的多样化
（1）围绕企业改革发展的重大问题、生产经营的急需信息等课题，主动地、有针对性地提供优质服务。主要采取以下几种方式：一是超前服务。即档案工作者要随时了解、掌握企业档案利用者的需求趋势，根据生产、经营、科研需要，预测他们所需的档案信息材料，并把这些档案材料及时送到有关人员手中，做到服务的超前性和针对性：二是跟踪服务。企业要发展，就需不断进行自身改革、不断开发新产品。因此，档案人员也应根据企业改革需要和产品开发计划，主动与相关人员接触，沟通信息，了解需求．并可一起讨论，提出建设性建议，并有针对性地收集、提供与其相关的技术、经济资料等：三是现场服务。档案工作者在接待上门查阅的同时，还应深入基层，进行现场调查研究，随时提供所需的档案信息，帮助他们解决难题。只有这样才能开辟档案利用的新路子，提高档案资源的利用率，形成档案收集与利用的良性循环。
（2）积极参与市场交流。技术市场交流。是指企业档案部门将企业的科技成果档案制成复制品后推向市场，参与技术贸易，为企业创造更多的经济效益。这是企业档案部门实行有偿服务、搞活工作的一个契机。在市场化服务的过程中，应注意保护企业技术秘密。同时，企业档案部门应积极收集行业内别的企业最新的科技成果材料，为本企业服务。
（3）加强档案编研工作，主动为领导决策提供依据。企业档案工作者要注重对档案进行深层次开发，通过对原始档案信息进行综合分析、比较、归纳，加工形成有价值的汇编文件，为领导决策提供重要参考价值的信息。加强新时期企业档案管理，提高档案管理水平，更好地为企业发展服务，是企业档案创新发展的目标和动力。是每一名企业档案管理人员的职责所在。
总之，新形势下企业档案工作与企业同样面临着各种各样的影响，对于档案部门来说，既是机遇也是挑战，我们档案工作者只有结合形势的发展，及时制定应对措施，与时俱进，才能更好地为企业中心工作服务。
参考文献：
[1] 黄存勋等.关于企业档案工作改革的思考[J].中国档案,2000（03）.
[2] 黄辉.浅谈新形势下企业档案工作的转变[J].陕西档案，2005（05）.
第9篇：专业档案管理范文
食品药品检验检测机构的职能和任务要求，其依法出具的检验报告书必须科学、真实、准确，而决定实验室检测/校准的正确性和可靠性的因素有很多，包括人员、设施和环境条件、检测和校准方法及方法确认、设备、测量的溯源性、抽样、检测和校准物品的处置等各个方面，其中第一要素为人员的科学管理，要求省食品药品检验检测机构必须拥有一支各类专业人才齐全、技术全面、能快速应对食品药品突发安全事件的精英队伍。如何科学管理和规范建设这支队伍是食品药品检验检测机构面临的一项重要问题。加强专业技术人员技术档案的管理，是实施人力资源技术信息储备和人才发展战略的基础。人员技术档案是全面反映人力资源整体情况，充分发掘人力资源的基础，现就专业人员技术档案的管理作以探讨。
一、做好专业人员技术档案管理的作用
1.满足食品药品检验检测机构事业发展的要求。随着国民经济和社会的快速发展，公众饮食用药安全意识不断提高，对食品药品监管工作的要求也愈来愈高。做好专业人员技术档案工作，能便于领导及时了解和掌握食品药品检验检测队伍各类专业人员现有的状况，为合理使用、培养和开发利用各类专业急需人才，提高专业人员队伍整体素质，提高专业人员快速应对和处理各种饮食用药安全突发事件能力，提供重要的参考依据。
2.满足食品药品检验检测机构人才管理要求。专业人员技术档案能够完整地记载各类专业人员的资历、能力、业绩和专业技术水平。管理并运用好专业人员技术档案，能为各项科技工作招聘、人才交流、推荐科技人才、专业技术职务晋升评聘、人力资源储备提供详实、可靠的材料依据。
3.满足社会服务的需求。在食品药品检验检测和科学研究工作中，各省级食品药品检验检测机构必须按照相关准则和法规，建立规范的质量管理体系，对人员进行必要的培训与管理，确保出具的检测数据准确、可靠，满足服务社会的需求。
4.满足实验室认可/认证工作的要求。《检测和校准实验室能力认可准则》要求：“实验室管理者应确保所有操作专门设备、从事检测和/或校准、评价结果、签署检测报告和校准证书的人员的能力。当使用在培员工时，应对其安排适当的监督。对从事特定工作的人员，应按要求根据相应的教育、培训、经验和/或可证明的技能进行资格确认”。“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获取。”所以，完善的、行之有效的专业人员技术档案管理程序，也是满足质量管理体系及实验室认可/认证工作要求的重要条件之一。
二、食品药品检验检测机构专业技术人员组成与技术档案材料分类
省级食品药品检验检测机构专业技术人员队伍以食品、药学（含中药学）专业人员为主，同时应有医疗、生物、药物制剂、分析化学、生物医学工程、计算机、档案管理、图书情报、会计、法律等各类专业人员，以确保各学科互为补充，合理配置。
省级食品药品检验检测机构各类专业技术人员档案应全面、客观、真实，其主要内容包括以下五个方面：
1.基础材料。主要包括专业人员履历表、学历和学业证书（含毕业、结业、修业、肄业）及后继学历证书；各种专业技能考试、考核合格证、资格证；参加各种科技研讨会、专业技术会议、出国考察、进修学习、短期培训；继续教育及能反映专业人员个人资历和技能水平的各种材料。
2.任职资格材料。主要包括专业人员历次任职资格评审表、任职资格证书、任职聘书及检定员证、操作员证、上岗证、上机证、内审员证、监督员证、审核员证、评审员证等相关的任职证书。
3.科研技术成果材料。主要包括反映专业人员业绩的专业工作总结、技术报告；发表的学术论文、论著；主持或参与各项科研课题鉴定证书、获奖证明、证书及完成者证书；发明创造专利证书及外语等级证书、计算机等级证书等。
4.考核材料。主要指每年度对专业人员进行考核的考核登记表。内容包括：本人述职；培训进修学习情况；著作论文及重要技术报告情况；完成主要专业技术工作；创造发明及成果情况；工作失误、失职情况等。
5.其他材料。指专业人员参加各种专业学会、学术团体的聘书、聘任证及各类荣誉证书等。每一卷技术档案应具备的基本信息有：档案号、姓名、科室、最高学历、毕业时间、第一学历、毕业时间、第二学历、毕业时间、工作时间、职称、任职时间。论文信息管理：档案号、题名、出版时间、责任者、级别、（标有ISSN或CN）收录、数量、归档时间。论著信息管理：档案号、书名、出版项、出版时间、科室、主编副主编、编委、编者一、编者二、编者三、数量、归档时间。参加科研工作情况信息管理：档案号、项目名称、合同编号、课题来源、类别、经费、研究起止时间、承担单位、负责人、参加者名次、归档时间。科研课题完成情况信息管理：档案号、课题名称、研究起止时间、鉴定时间、鉴定单位、证书编号、科室、负责人、参加者名次、归档时间。获奖情况信息管理：档案号、获奖名称（科技成果、医疗成果、优秀论文、专利证书、荣誉证书）、授奖单位、授奖时间、级别（国家、省、部、市）、证书号、归档时间。学术会议情况信息管理：档案号、会议内容、参加地点、会议时间、主办单位、科室、参加者、归档时间。培训、进修情况信息管理：档案号、起止时间、专业内容、进修单位、参加者、培训鉴定归档时间。学术职务情况信息管理：档案号、学术团体、职务、任职时间、聘任单位、科室、受聘者、归档时间等。
三、专业人员技术档案材料的收集管理
1.实施“一人一档”。为便于档案管理，了解每一位专业技术人员的专业背景及岗位变动情况，需要建立包括专业技术人员和管理人员在内的每人一套的技术档案。
2.将文件的收集贯穿到日常工作中。业务报告、年终工作总结，国内外各种刊物发表或会议交流的论文等材料，医学科技成果，都属于收集的范围，应该随时注意收集；还可以制定规章制度，规定外出人员学习结束后及时向培训管理部门上交培训资料，由培训归口管理部门再向人员技术档案管理部门移交等。
3.把好专业技术职称评聘材料关。技术人员档案大部分是技术职称评聘过程中形成的，评聘工作为个人技术能力和业绩的集中展示提供了机会，它比较全面地反映了技术人员在专业技术工作中的经历、品德、业务专长、工作能力和管理水平，所以在专业技术职务晋升评定和技术职务聘任时同步收集材料，大量的专业技术证明材料可以通过这一渠道来收集。
4.在完整收集各类资料的基础上，档案管理人员逐人、逐项进行整理、编目、著录，整理完毕的技术档案材料，存放档案盒归档。有条件的机构，在保存文本技术档案的同时，还可以将计算机技术应用于档案管理，采用电子表格录入，将专业技术人员技术档案的全部信息建立关联，集中表达在一个窗中的各页面内，直观地展示个人的基本信息、技g信息，专业人员可以通过内部局域网点击查阅本人的技术档案材料，最终达到技术档案管理自动化的目标。
5.对每个专业技术人员收集的论文、成果等个人技术材料，要建立严格的登记手续，同时，对散失在外没有登记的文件材料，各有关科室要集中收到档案室进行统一管理，避免遗漏，定期收集。要做好这方面的收集工作，还需要各部门之间通力合作，共同完成。
