二级档案管理办法精选(九篇)
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第1篇：二级档案管理办法范文
关键词：高职 档案工作 档案建设 发展目标
一、档案工作发展现状
1.基本情况
档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展档案的开放和利用。目前，我院档案馆有3名专职档案员，其中本科学历1名，研究生学历1名，在读博士研究生1名；高级职称1人，中级职称2人。馆长全面负责档案馆、校史陈列馆及全校档案工作，其余2名工作人员分别负责档案工作的技术管理、业务指导、资源管理与综合管理工作。此外，学校兼职档案员的人数为34名，负责学校各部门档案的收集、整理、归档、移交。
现馆藏档案总数截止2013年12月13日27576卷，底图17682张。案卷按照高等学校档案实体分类法分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、人事、照片、特殊载体、文书、示范建设、评估共十六大类。档案馆面积为409.62m2，其它用房66m2，校史陈列馆面积641.4m2。
2009年，档案馆开始使用高校档案管理软件，将档案管理并入高校档案馆的管理之列，加强档案工作的规范化、数字化、信息化建设，通过管理手段与模式的转变，使我院的档案管理与时俱进。
2.工作思路
提高档案意识，增强宏观管理。健全全校档案工作网络的二级管理，德阳、青白江校区档案工作实行综合管理，坚持集中统一管理原则，统一领导，统一机构，统一制度。坚持档案规范化管理，重视专兼职档案员队伍建设及培训，提高业务工作水平和档案知识涵养。不断更新档案自动化网络化管理设备，逐步实现档案数字化与信息化。不断改善服务方式与手段，提高档案信息服务水平和质量。
3.组织管理
四川建院档案工作由院长领导，主管副院长协助院长负责。图书信息中心主任为部门主管，档案馆设馆长一人。在全校形成了档案馆、学生档案分室、人事档案分室、财务档案分室以及各部门配备的兼职档案员的档案工作系统，各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人。档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理。
4.管理措施
在四川省教育厅、四川省建设厅、四川省档案局的领导下，以及省档案局经科处、高校档案工作协会的指导下，依托学校档案馆为主体、各部门兼职档案员形成的档案工作网络系统，执行我院《档案管理规章制度》，切实将档案工作落实到人头，保障学校档案的全面性、准确性和持续性；落实档案管理岗位责任制，制定并执行档案工作院长、主管副院长、各部门主管领导职责、专职档案员岗位职责、兼职档案员岗位职责，并由档案馆进行业务指导、监督和检查全校档案工作；以南大之星档案管理系统为手段，实现档案的数字化、网络化管理；有计划地培养档案员，提高档案员的素质，保障档案信息的挖掘、编研与开发利用。
二、今后工作方向
学院的档案工作虽然取得了一定的成绩，但管理水平还有待进一步提高，在四川省教育厅、四川省档案局的领导下，在省档案局经科处、四川省高校档案工会协会的具体指导下，我院将以此次达标为契机，以评促建，以评促管，以评促改，切实落实改进措施，争取建成数字化档案馆。
三、发展目标
四川建院档案馆的短期目标是：以2013年达省二级标准为新的起点，坚持以评促建、以评促管、以评促改，切实落实改进措施，争取三年以后申请档案工作规范化管理达省一级标准认定。
我院档案馆的发展目标是：不断提高档案专兼职管理人员的综合素质和业务水平，加强档案管理手段自动化、形成积累程序化、档案整理规范化、归档范围清晰化、重要档案数字化、数据录入标准化、档案检索网络化、利用服务人性化，逐步实现档案馆全面现代化、规范化、智能化、数字化、信息化的科学化管理。
参考文献
[1]王雅南 高校档案工作规范化管理途径探讨.教育学文摘[J]，2011，11下，总第44期，7-8。
[2]四川省教育厅 四川省档案局 四川省高等学校档案管理办法实施细则（试行）.川教〔2009〕204号，2009，08，28。
第2篇：二级档案管理办法范文
开封市中心血站系国家二级档案管理先进单位，近年来，在围绕血站采供血业务工作，保证输血安全，提高服务质量方面做了大量工作，取得卓有成效的成绩，特别是在处理血站采供血业务工作与档案工作的关系、血站业务档案规范与血站质量体系规范的统一性、血液质量与存放档案的监督检查结合等方面有一些创新性做法。在“写基层・说基层”活动中，对我站的档案工作进行了一次全面调查，基本情况如下：
1 开封市中心血站的设立与档案机构
开封市中心血站前身是开封市血站，隶属开封市防疫站（市疾病预防控制中心）。1996年12月，经开封市编制委员会汴编事［1996］11号文件《关于设置开封市中心血站的批复》批准，从市疾病预防控制中心划出，设立开封市中心血站，隶属开封市卫生局。目前，年供血量已超过15吨，还在逐年增加，同时，血站还担负着我市输血科研、临床输血技术推广、输血技术培训、临床用血医疗机构监督检查以及对五县供血库技术指导和业务监督等工作。
开封市中心血站建站后，1999年，成立了血站综合档案室（隶属办公室），并配有专职档案员2名，兼职档案员4名。遵循《中华人民共和国档案法》、《血站质量管理规范》、《血站管理办法》等法规、制度和标准，通过不懈努力，开封市中心血站的档案管理工作先后取得“省级档案工作目标管理先进单位”和“国家二级档案管理先进单位”的荣誉称号，成为开封市卫生系统第一家的国家二级档案管理单位。
2 开封市中心血站内设机构变化与档案工作网络
随着采供血量的加大，血站依据《血站质量规范管理》中的第3条“组织与人员”中的要求：“血站必须建立与其业务相适应的组织机构。设置满足献血宣传和献血者招募、献血者服务、血液采集、制备、检测、储存和供应，质量管理等功能需求的部门。”血站在原有的科室及人员上，不断进行调整。据统计，从1997年至今，血站科室设置变化情况如下：
由上表可以看出，血站的各科室设置随着业务工作量的加大在不断增加，自1997年的6个科室增至目前的15个科室。这些科室增加是随着血站业务工作的发展设置的，增设科室有：贮发血科、质检科、成分科、业务科、总务科、信息科等，严格按照《血站管理办法》与血站实际工作需要设置。其中，业务科室的增设是血站开展采供血业务工作的必需科室，但是，业务工作的开展也离不开一些行政科室。如：质管办（质量体系运行的文件体系就在本科室执行）、监督检查科（监督检查血站所有工作开展情况），这些科室设置后所形成的档案全部归入血站综合档案室归档存放，是血站的行政、业务工作开展、业务工作开展过程是否严格按照标准执行等一系列工作情况记录。其完整保存使血站的各项工作都有据可查，全面保证了血站的质量安全。在增加人员时，血站依据《血站管理办法》中人员配备要求及血站实际工作人员结构情况，从1996年的17人增加到了现有的128人。在这128人中，专业技术人员97人，档案工作人员22人，其中，专职档案员3人，兼职档案员19人。档案工作人员占血站职工总人数的17.19%。
第3篇：二级档案管理办法范文
完善标准，规范运作
自1987年《档案法》颁布实施以来，吉化陆续编制出台了24项档案管理标准和21项工作标准。在建设项目档案管理方面，编写了《建设项目档案文件选编》。对于规模较大、投资较多的项目，吉化及时有针对性地制定了专项管理办法。例如：1994年的《吉化30万吨乙烯档案管理办法》和2005年的《关于加强60万吨/年乙烯改扩建工程档案管理工作的通知》，从管理体制到具体工程档案业务，都作了详细规定。
2006年，为了加强“十一五”期间建设项目的档案管理，公司编制了《吉化集团公司“十一五”建设项目档案管理工作的规定》，进一步明确了管理机构与职责、归档范围与质量标准、检查验收与归档要求。同时，结合多年来的工作实践，编制了《吉林石化公司建设项目档案验收指南》，对项目档案验收的准备、项目档案验收报告的撰写以及迎检工作和验收会议程序，作了详细介绍。
统一领导，健全体制
要求各二级单位根据自身的实际情况，建立健全档案管理网络，并把档案管理纳入年度的方针目标中。严格执行公司制定的各项档案管理标准、查借阅制度、档案库房管理制度等。
按照统一领导，分级管理、专业管理的原则，明确分工，落实责任，执行标准。在建设项目档案管理工作中，建立了自上而下，由吉林石化公司档案局、工程管理部、各参建单位档案管理机构，配备档案专、兼职人员，形成了完整的档案管理网络体系，将建设项目档案管理纳入制度化管理。同时，明确分管领导职责，专、兼职档案员职责。对设计单位、施工单位和监理单位提出明确的要求，配备专、兼职的信息员(档案员)，严格执行《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理办法》、《吉化集团公司建设项目档案管理标准》和《吉林石化公司“十一五”建设项目声像档案管理工作的规定》；从本单位的职责出发，收集、形成、积累、整理。归档、移交各阶段各专业的档案资料，以确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全。
加强培训，提高实效
在工程建设期间，为提高大家的档案意识和档案管理知识水平，公司档案局通过对建设单位档案员人员的集中培训，使其胜任现场指导工作。特别是“十一五”期间，公司加强了建设项目档案管理的指导和培训力度，专门成立了两个建设项目档案管理指导处室。在此基础上，今年又组织了由参建单位档案人员参加的培训班，对建设项目档案管理、建设项目声像档案管理以及计算机管理软件的应用方面进行了讲座，从建设项目档案管理基本概念、项目文件的跟踪管理、档案的系统整理；建设项目声像档案的管理机构与职责、归档范围、移交时间、质量要求、整理、归档、保管；到建设项目档案计算机管理软件的应用等方面，进行了详细的讲解。同时，我们还将讲座的课件挂到网页上，使各参建单位档案人员可以随时查阅。
跟踪管理，贯穿全程
档案管理工作必须与项目建设同步。在项目建设之初，公司档案局、建设单位档案部门就提前介入，按阶段跟踪指导，使档案管理与项目建设同步进行。为了统一标准，使项目文件形成、整理、汇编、验收和归档工作顺利进行，档案局定期参加项目建设调度会，及时掌握建设项目动态，向参建的施工单位、监理单位明确项目文件编制、整理和归档的标准。要求统一执行《中国石油天然气集团公司炼油化工建设项目(工程)竣工验收手册》和《吉化集团公司建设项目档案管理标准》，并特别对竣工文件和竣工图的编制质量提出要求。在项目建设过程中，公司档案局、建设单位档案部门会同公司项目管理中心共同对项目文件的形成及编制进行跟踪管理，深入各有关单位进行指导、检查，对存在问题提出整改意见，限期整改，保证了竣工文件和竣工图的编制质量。在工程交接后，公司档案局、建设单位档案部门与项目管理中心、监理公司、工程质量监督站共同对竣工文件和竣工图的编制、整理、汇编工作进行检查验收，确认合格后，由施工单位向建设单位归档。
监督指导，纳入考核
公司要求建设单位的档案人员，指导本单位有关部门做好项目前期文件、竣工验收文件的保管登记工作，对于办理完毕的文件可按阶段归档。同时，按照项目建设施工进度，及时检查指导监理文件、交工技术文件的形成是否与项目建设同步；检查已形成的监理文件、交工技术文件是否符合要求。认真抓好这项工作有利于促进工程管理工作，缩短交工验收的期限，避免工作完工后牵制建设、施工单位大量的人力、物力，顺利完成工程档案的验收和移交工作。
另外，公司档案局将根据工程项目的进展情况，随时深入现场，抽查档案的收集、整理和归档情况，发现问题及时纠正，并定期在每一个季度进行一次考核，对所有二级单位的档案管理情况进行检查监督，考核结果上报公司企管部，将与公司其他管理指标加权重系数平均处理后，与奖金挂钩，以引起各方面的重视。
齐抓共管，密切协作
根据建设项目档案管理工作的参建单位多、涉及专业多等特点，公司及时掌握参建单位人员变化的情况，加强建、监、设、施相关部门档案人员和技术人员的密切配合，建立良好的档案工作协作关系。形成了以业主为中心、以监理为保证、以施工为主体、以设计为基础的档案管理模式。在工程建设过程中，调动各方面人员的积极性，建设单位的档案人员与其他单位各专业技术人员，加强沟通，互相配合，密切协作，以建设项目档案实现同步管理为原则，形成业主、设计、监理、施工单位齐抓共管的良好局面，使建设项目档案管理工作，按照预定标准，更加扎实有效地贯彻和落实。
验收归档，确保质量
第4篇：二级档案管理办法范文
自公司成立以来，我们一直将档案管理作为重要工作来抓，特别是在年，公司被大化集团兼并，成为其全资子公司以后，大化集团公司规范的管理，使我公司的档案管理工作不断走向严细化和规范化。多年以来，随着我公司的不断发展壮大，为档案管理工作打下了坚实的基础，也提出了更高的要求。而档案管理工作的不断深化和日益完善以及对档案的有效利用，又促进了我公司的进一步发展。下面对我公司在规范档案管理方面的一些做法和取得的效果进行一下浅谈，与档案管理工作的各位同仁一起交流，共同学习。
一、成立综合档案室，并为其提供必备的基础设施。
为做好档案管理工作，我公司成立了综合档案室，用于各种档案的存放。综合档案室现有里外套间两个，总面积达100多平方米，内设档案柜120个，这些档案柜分类存放各种档案资料，以外贴标签加以识别。公司先后为综合档案室配备了电脑、打印机、复印机、扫描仪、切纸机等硬件设施，为做好档案管理工作提供了有力地支持。
二、建立档案管理组织机构
公司成立了档案管理领导小组，设立了专职的档案管理员，负责综合档案室的档案收集、整理、借阅、回收及销毁工作。同时，为强化档案管理，公司各二级单位都分别设立了档案专责人，用于收集、整理本单位的档案，并定期将收集、整理好的档案交于综合档案室。这样，就形成了网络管理体系，确保各二级单位的档案资料能够及时被收集到综合档案室内，对保证档案资料的齐全提供了保证。
三、制定切实可行的档案管理制度
在硬件和组织机构都具备了的情况下，有效的管理制度就成了做好档案管理工作的关键。历年来，公司经过逐步探索，总结出一套较完整的档案管理制度。年，公司制定出台了《氯碱公司档案管理暂行规定》，在这一暂行规定的基础上，经过进一步修订完善，年12月，以公司红头文件的形式，出台了《大化集团氯碱公司档案管理标准》。这一制度的出台，成为我公司档案管理的指南，为我公司以后几年的档案管理工作指明了方向。
《大化集团氯碱公司档案管理标准》分为目的，适用范围，公司档案资料管理工作，职责，文件、材料、资料归档范围，部门及人员管理标准，档案管理标准及考核标准等八项内容。该制度制定了严格的档案立卷、归档、保管、移交、借阅、保密、修改、鉴定与销毁等相关内容。以《档案管理标准》为中心，我公司出台了一系列配套的管理办法，如《会计档案管理办法》、《科技档案整理办法》、《文书档案整理办法》、《文档分类》，等等。这些管理办法与《档案管理标准》相辅相成，为提高我公司的档案管理水平提供了充足的制度保证。
四、理顺档案管理程序
为理顺档案管理，公司制定了“资料归档—移交—登记—借阅—销毁”的管理程序，并制作出相应的记录表。
在档案立卷建档方面，我公司设有公司级档案、专业职能科室级档案、车间级档案三级。公司级档案资料由公司综合档案室管理，专业职能科室级和车间级档案分别由本单位管理，并接受公司档案室的指导、监督、检查，车间同时接受职能科室专业档案资料管理的指导、监督、检查。公司级归档的文件材料分类编号，分别为：党群工作类（代码为0）、行政管理类（代码为1）、经营管理类（代码为2）、生产技术管理类（代码为3）、产品类（代码为4）、科学技术研究类（代码为5）、基本建设类（代码为6）、设备仪器类（代码为7）、会计档案类（代码为8）、名人档案类（代码为9）、员工档案类（代码为10）、实物档案类（代码为11）、特殊载体档案类（代码为12）。公司各部门档案的分类编号采用汉语拼音和阿拉伯数字为代号，并附中文具体名称。档案分类编号格式为：第一层为档案管理层级，第二层为档案类别，第三层为属别，第四层为案卷号，第五层为年度，第六层为档案中文名称。
在资料移交时，要登记资料移交清单，送交人、接收人、监交人、监收人要分别在清单上签字，同时注明交接日期。在登记时，档案管理人员要在文件归档登记表中填写发文单位、字号、文件标题、接收日期、移交人、份数及卷别等。
在档案的借阅方面，我公司员工查阅档案，按公司档案资料管理层级，须由主责领导审批；查阅上层级或带密级的档案资料须持本单位领导签批的介绍信；查阅密级档案均由公司档案资料管理主责领导审批。外单位来公司借阅档案，必须持单位价绍信并经公司档案管理主责领导批准，由公司有关单位派人带领导查阅。职工退休或调离时，所借档案资料必须还清，否则不予办理调离手续。在日常档案借阅时，要填写档案借阅登记册，注明数量、档案编号、要点、单位、借阅人姓名、借阅日期、借阅目的、是否复制（摘抄）或扫描、续借（归还）记录及证明人等。
在档案销毁方面，我公司一直持极为慎重的态度。在保管期限已满后，由各层级档案资料负责人组织相关人员组成鉴定小组，对被鉴定的档案资料进行逐件审查，写出鉴定报告，提出存毁意见，报上一层级档案资料管理部门审批。经鉴定确认无保存价值的档案，由相应层级档案资料专责人编制销毁清册，与已批准的鉴定报告一起存档。在清册中要注明档案名称、卷号、起止年度、应保管期限、已保管期限、所属部门等，并由相关部门负责人、档案整理人、审核人、监销人、办公室主任及公司主管经理签字，同时写明销毁的时间和地点。销毁档案时，公司严格执行档案保密规定，由两人以上在指定地点进行监销，销毁完毕，监销人员在销毁清册上签字。
这套档案管理程序，就把档案资料从收集、整理到存档、借阅、归还再到按期销毁连成了一个闭环，最大限度地消除了档案管理中的漏洞，提高了档案管理水平。
五、抓好档案管理人员的培训工作
档案工作要适应不断发展的新形势的需要，人员素质是关键。近年来，为不断提高档案管理人员的素质，我公司档案管理人员先后多次参加了市档案局、市档案局组织的培训学习，学习时间累计达60课时以上，为进一步做好档案管理工作做好了知识储备。在此基础上，公司多次组织档案管理人员到集团公司各兄弟单位进行学习、取经，不断提高档案管理员的实际工作能力，使档案管理人员熟悉本部门的职责，熟悉不同文件材料，能够按照管理标准进行科学地分类、整理、编目、立卷。
通过以上工作的有力实施，我公司档案管理工作成果丰硕。目前，公司综合档案室共计收集整理文书档案360卷、会计资料档案1711卷、工艺图纸2082张、照片200张、声像资料100盘。这些珍贵的档案资料既记录了企业发展历史、传播了企业文化精神，同时又为企业的发展提供了快捷高效的信息服务，发挥出不可替代的重要作用。近年来，随着档案管理的深化，公司利用档案开展技术改造、融资及开展相关业务性工作的事例不断增加，对提升公司管理水平、促进企业发展起到了关键的作用。
1、查阅档案，完成试验装置安全验收，并新增试验设备。
我公司5000吨/年试验装置是与北京化工机械厂合作建设的电解槽试验项目，该项目于年试运行，年通过安全验收。在安全验收过程中，一些图纸和设计方案已经存档，需要档案部门大力配合，才能完成此项工作。在这种情况下，档案管理起到了关键作用，为验收单位和人员及时提供了可信的档案资料，得到了验收人员的一致好评，使此次验收工作一次通过。接着，由于试验装置的特点，要不停的改变试验任务，需要新增试验设备。而要新增试验设备，就必须在以前的设计基础上完成，于是档案又一次发挥了它独特的魅力，帮助设计人员完成了这项任务。可以说，我公司试验项目的发展，离不开档案的支持，与公司档案管理息息相关。
2、利用档案，开展旧设备再利用。
自从年以来，我公司受到了金融危机的猛烈冲击，氯碱市场不断下滑，公司的生产经营遇到了前所未有的困难。在这种情况下，强化内部管理，节本降耗，显得尤为重要。在公司倡导下，技术人员开始研究对一些旧设备进行再利用。但是，当初的很多设计工艺和管线已经变更，不能有效地发挥旧设备的作用。这时，档案又一次进入了人们的视线。经过查阅档案，技术人员理清了工艺线路，重新设计了工艺图，有效地发挥了旧设备的作用，为公司增加了经济效益，促进了企业发展。
第5篇：二级档案管理办法范文
关键词：高校档案；实体分类；《高等学校档案实体分类法》
《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）由国家教委1993年底以教办[1993]429号文件正式颁布实施，至今已有20年的历史。在20年的使用过程中，《分类法》为“高校档案工作者掌握高校档案的形成规律，明确管理范围，进行科学管理，提供了指针”。[1]但是，随着高校档案工作外部环境的不断变化、新的法规制度的出台和修订，以及高校档案工作内容的发展，《分类法》的修改已经成为势所必然。本文拟从高校档案工作的实际，尝试提出《分类法》的具体修改意见。
1 稳中求变，以稳为主的修改思路
求变求改已经成为高校档案实体分类工作的迫切要求，这一点为高校档案实践工作者所共识。在具体的修改思路上，笔者以为《分类法》的修改不宜大刀阔斧，更不能推倒重来，而只能在原有分类法的基础上进行适应性修缮，同时注重未来高校档案工作的发展趋势，具备一定的前瞻性。
在档案的管理上，需要“充分尊重和利用原有的整理结果”，“在某些局部明显不合理、不可用，可在原基础框架内进行局部调整”。[2]已有的工作实践表明，《分类法》所存在的问题集中于一些局部结构需要进行修改、删减和增加，并不涉及《分类法》的全部。如果《分类法》进行彻底的改变，将影响档案分类方案和档号编制体系的前后对应，让馆藏档案的整理缺乏连续性和系统性。
《分类法》的出台，结束了之前高校档案实体分类方案各自为政的局面，形成了较为统一的档案分类体系和档号编制模式，这也为高校之间的业务交流提供了统一的平台。作为高校档案工作最根本的法规制度，新的《高等学校档案管理办法》也基本延续了《分类法》的分类体系。因此，《分类法》“可以考虑在维护原有分类体系和档号模式相对稳定不变的基础上进行适度调整和补充”。[3]
2 文书档案以“组织机构”为主的分类标准
《分类法》作为一部档案实体分类法，并没有单纯地按照惯例采用来源原则作为分类标准，而“是想融组织机构分类法与问题分类法、实体分类法与信息分类法为一体”。[4]分类标准的杂糅，“容易形成同一类档案按‘组织机构’和按‘问题’分类并存的混乱局面”。[5]
基于稳中求变的修改思路，《分类法》在分类标准上要尊重已有的分类体系成果，注重分类体系的延续性。在一级类目方面，《分类法》现有的一级类目不宜删减，对于声像档案、实物档案、学生档案等则应从整体上纳入《分类法》的一级类目体系之中。
现有的分类体系中，基建、设备、科研、产品等科技档案的二级类目以项目或产品为单位进行划分，符合科技档案的成套性特点，应该予以保留和延续。在文书档案方面，《分类法》虽然是按照问题标准来划分，但是每个二级类目的组织机构指向却相对明确。例如，XZ12表述为“人事”，其内容主要来源于人事处和离退休处两个机构。这为文书档案按照组织机构分类法来划分提供了可能，可以利用一个二级类目或三级类目来具体对应相应的机构部门。这样分类一方面可以做到归类清晰，操作简单；另一方面，也契合了高校推行的部门立卷制度，减少了实践中因为不同组织机构公用同一个分类号而造成的工作不便。对于组织机构出现的合并、撤销、新增等情况，可以采取就近归类或微调分类体系的方式来解决。
3 坚持“年度号—分类号—案卷号”的档号编制模式
《分类法》对档号模式作出了明确的规定，即高校档号由“年度号—分类号—案卷号”构成。这种分类体系符合高校档案工作的实际，也为绝大多数高校所采用，为高校档案工作交流提供了统一的技术平台。以“年度”作为一级分类标准来组织馆藏，有利于以年度为单位来管理和统计馆藏档案，符合高校“次年归档”的工作惯例。同时，将同一年度所有类别的档案放置完毕后再排列下一年度的档案有利于节省库房空间，便于查找，不用倒库，真正实现排架和检索的双向功能。
随着高校档案工作的发展，也出现了“分类号—年度号—案卷号”为主的档号编制模式。这种“类别”档号模式，便于对馆藏档案按内容进行管理，实现不同类别档案之间的分离。在“年度”档号模式已经广为使用的现实状况下，笔者建议坚持沿用。首先，“年度”档号模式也能够分库保存馆藏，实现按内容管理，只需对每个库房放置档案类别作出明确规定。其次，“类别”档号模式无法兼顾多样的实践状况。对于条件较为简陋，甚至只有一个库房的高校而言，“类别”档号模式容易出现频繁倒库等弊端，实践效果不及传统的“年度”档号模式。
4 法规制度层面的一致性修改
在《分类法》运行的20年里，废止、修改和新增多部档案法规制度，也就出现了《分类法》与有关法规制度不相适宜甚至相悖的情况。具体而言，首先表现在《高等学校档案管理办法》将“学生类”档案作为一个单独大类列入了高校档案范畴。虽然，“学生类”档案的列入引发了业界不小的争议，但是作为《高等学校档案管理办法》的下位法，《分类法》在修改时理应将“学生类”列为单独的一级类目加以体现，其具体的分类方法则应参照人事档案的相关管理办法。
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》将保管期限由“三分法”改为“两分法”，即由“永久、长期和短期”改为“永久和定期”，定期中再实行标时制，分为30年和10年。《分类法》在修改时需要将保管期限部分作相应的变更，以符合档案工作的实际，在高校起到一种积极的引领作用。
5 “因地制宜”确立特殊档案的分类体系
《分类法》对特殊档案涉及较少，且内容较为简略，已经无法适应现实工作的发展，需要给出更为明确的分类指导意见。
声像档案方面，《分类法》需要将“声像载体档案”的称谓改为更符合约定俗成的“声像档案”。在具体的分类体系上，应该依据承载声像档案的不同载体来划分，只有这样才能便于排架入库和组织馆藏。《分类法》中声像档案现有的8个二级类目基本概括了声像档案的各种载体形式，符合实际工作需要，应该保持不变。至于其中数量较多的SX12照片和SX19光盘等档案，各个高校可以根据自身的实际情况来研制更为细致的分类体系。
实物档案方面，虽然“实物档案”这一概念尚未得到学术界的统一认可，但是在现实工作中却已经广为使用，并且是展示高校办学历程的重要实物性证据，因此将实物档案写入《分类法》也就顺理成章。实物档案的分类标准和声像档案一样，主要依据档案载体的不同来划分，以达到方便组织馆藏的目的。高校实物档案主要包括印章、题词、字画、奖牌、奖状、锦旗等，内容涉及广泛，其类目设置在注重实物档案载体特性的同时要兼顾各个类别之间档案数量的平衡，做到类目设置富有包容性和稳定性。
高校特殊档案中还存在着一些内容特殊的档案，例如，高校名人档案、教工业务档案等。与载体特殊档案在高校基本普及所不同的是，这些内容特殊档案的普及性有限，因此，在《分类法》中应该提及并给出原则性的分类方案编制方法，但无需给出详细具体的分类体系。鉴于内容特殊档案的特点，以所涉及的自然人或法人为标准进行分类较为切合实际。
6 电子文件分类方案与其实体档案一致
《分类法》诞生于20年前，因此，其中并未涉及电子文件的相关内容，而随着信息技术和档案工作实践的不断发展，对这一问题的思考已不容回避。例如，传统的光学照片有纸质底片，而数码照片时代“底片”已经基本演变为纸质照片对应的电子文件，传统“底片”基本退出历史舞台。
在电子文件真实性和法律凭证价值问题没有得到解决之时，高校只能采取纸质档案与电子文件同步归档的方法来组织归档。电子文件与纸质文件共同反映了某个具体的档案信息，是同一信息的不同表现形式。《电子公文归档管理暂行办法》第17条规定“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理”。因此，在进行《分类法》修订时，电子文件不能作为单独的一级大类，其分类方法应与对应的档案实体一致。具体而言，某个纸质档案文件与其电子文件应该具有相同的档号，不管这份电子文件是通过扫描、翻拍或系统自动生成等何种方式产生。对于没有纸质档案相对应的电子文件，其分类方法同样应该依据电子文件的内容进行归类，同时赋予相应档号。
*本文系浙江省教育厅项目（编号：Y201329313）和浙江师范大学项目（编号：JYGL201225）的研究成果之一。
参考文献：
[1]邓绍兴.高等学校档案管理理论与实践的重要成果——《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》评介[J].档案学通讯，1995（1）：33.
[2]冯惠玲.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1999：74.
[3][4]晋平.对《高等学校档案实体分类法》的实践反思与修订建议[J].档案管理，2010（6）：42.
第6篇：二级档案管理办法范文
关键字：境外机构 会计档案 归档
会计档案是一个单位经济往来的真实历史记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。随着中原油田境外机构数量不断的增加，会计档案业务和管理工作越来越重要，做好境外机构的归档整理和管理，就能更好地发挥会计档案在企业经营活动中的作用。
一、境外机构会计档案的移交归档
根据“走出去战略”， 中原油田在非洲、中东等地进行了积极的市场开拓，先后申请注册成立了十几个公司。这些境外机构在业务活动中形成了大量的会计档案，这些档案如何移交归档，我们进行了如下探索。
1.移交。境外机构会计档案的前期装订、整理工作依据《会计档案管理办法》执行。境内与境外在移交时间方面有差异。在境内，当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。而在境外，境外机构从事经营管理活动必须遵守所在国法律规定，会计档案一年期满后，受各种条件限制，不可能立刻运回境内保存，只能先寄存在各个境外机构。通常情况是境外机构项目结束时，由会计部门人员将档案运回国内。例如2009年4月，ZPEB埃塞俄比亚公司项目完工后，会计部门人员把2007-2009年会计档案61卷运回国内。另外一种情况是境外机构路途遥远，项目运作周期较长，会计部门人员会把一定期限形成的会计档案一起运回国内。例如2009年11月，会计部门人员把ZPEB苏丹公司2004-2007年会计档案801卷运回国内交档案部门保存。
2.分类。首先，区分各境外机构，对已接收的会计档案进行再次核对，清除凭证中的订书钉、曲别针等金属物，确保每个境外机构的档案齐全完整。其次，对每个境外机构会计核算单位内的档案按年度—类型分类。会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告和综合四大类。
3.装盒。档案部门接收的会计档案一律装盒保管。装盒前把年度、题名、保管期限、卷号填写完整。中原油田境外机构的会计档案，“回归”国内，是没有“外衣”的，这就要求会计部门装盒。境内的会计凭证是特定的格式，比B5还要窄一些。境外的会计凭证都是国际标准A4大小，所以境内凭证盒不适合境外的会计凭证，只能装在账本盒中。 境外会计凭证装在账本盒中，按要求填写题名、年度、期限、卷号，凭证号写在账本盒背脊中的目录号下，这样案卷排列一目了然，有利于查阅。其中，会计凭证案卷题名的格式为：单位+时间+凭证名称+（凭证号），如苏丹公司2007年1月现金凭证（1-39号）。账本的案卷题名格式为：单位+时间+账本名称，如尼日利亚公司2008年现金日记账，对于几类明细账合订一本的案卷，要罗列出所有类别的名称。报表的案卷题名格式为：单位+时间+报表名称。综合类案卷题名格式为：单位+时间+文件材料名称。
4.档号。中原油田的会计档案为一级类目，下设若干二级类目。会计档案档号由“一级类目号+二级类目号+单位代号+年度号+案卷顺序号”组成。一级类目号是一位数，用英文字母“I”表示；二级类目是两位数，凭证为01，账本为02，报表为03，综合为04；单位代号和年度号都为两位数，年度号取年度后两位数；案卷顺序号为三位数，在二级类目内分年度和单位各自流水编号。如境外机构苏丹公司的2008年一月份会计报表，档号为I030108001（I是一级类目，是会计档案；03为二级类目，是报表的代号；01是单位代号，苏丹公司为01；08是年度号，是2008年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）；埃塞俄比亚公司的2009年总账、现金账和三栏式明细账，档号为I020209001（I是一级类目，是会计档案；02为二级类目，是账本的代号；02是埃塞俄比亚公司的单位代号；09是2009年的后两位；001是顺序号，也是流水编号）。
二、境外机构会计档案的管理 转贴于
1.各级领导的高度重视是有效提高境外机构会计档案管理的根本保证。2010年中国石化集团公司办公厅召开了两次全系统档案工作的视频会议。会议传达了党组领导同志的重要批示，体现了集团公司党组对档案工作的重视和肯定，对档案工作提出了更高要求，指出了明确方向，极大地振奋了档案队伍，为提高境外机构档案管理工作提供了保证。
2.制定相适应的境外机构档案管理规定，使境外机构有法可依，有章可循。中石化集团公司下发了《中国石油化工集团公司驻外机构档案管理规定（试行）》的通知，对境外会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定，严防境外机构会计档案的损毁、散失和泄密。根据会计档案的特点及境外机构背景，制定出行之有效的、符合境外会计档案实际的档案管理制度，使境外会计档案有法可依，有章可循。
3.针对境外机构的特殊性，保证会计档案的完整。境外机构的会计档案要全部归档，财会管理部门或经办人员必须按规定将应归档的会计档案全部移交到档案管理部门，保证档案的齐全完整。如果会计档案残缺不全，将会大大降低会计档案的保存和利用价值。
第7篇：二级档案管理办法范文
社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。
（一）档案意识薄弱
一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。
（二）档案管理混乱
实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。
（三）缺少规章制度
哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。
二、加强社会保险档案管理的对策建议
社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。
（一）加强社会保险档案管理宣传工作
社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。
（二）规范社会保险档案管理业务流程
多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。
1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。
2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。
（三）实现社会保险档案管理的标准化
社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。
1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。
2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：
(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。
(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。
(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。
(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。
（四）注重社会保险档案的开发利用
第8篇：二级档案管理办法范文
关键词 高校 学生档案 精细化 管理
在现阶段，高校学生档案分为两种类型：纸质档案和电子（数字）档案。由于多方面的原因，电子（数字）档案的真正普及还有待时日，因而以重、实、杂、多著称的纸质档案依然大行于天下，为了更好地体现“以学生为本”，服务广大学生，其工作的精细化需求已是题中之义。
一、学生档案的内容
一般来讲，高校学生档案是指高校学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,其基本内容包括：(一)高考档案。 (二)新生入学体检表。(三)学生情况登记表。 (四)学生实习鉴定表、学年鉴定表；(五)学生学籍变更材料。 (六)学生在校期间的各种奖惩材料。 (七)学生在校期间党团籍材料。 (八)毕业生档案材料。
学生档案的内装材料就是要保证有关单位通过对学生档案的审查，能使其全面地了解这个学生，为其作出针对这个学生的相关决策提供强有力的佐证和辅助。
二、高校学生档案的精细化管理流程
学生档案管理的精细化，笔者认为可以从以下几个方面来着手：
（一）收
要求所有的“档案邮件的可能收件人”要形成一个联动机制，在接收到相关的档案邮件后，应立即转送到本校学生档案管理部门，由这一部门操控相应的造册登记、归档保存程序；学生自带到校的本人档案，由辅导员负责接收，指定好安全的存放区域，安排相关学生干部协助，工作难度应该不大。
（二）清
它与“收”几乎是同步的。“清”就是清查出没有入学前档案的学生名单，告知学生，以便学生本人与高中毕业学校联系，追查其档案的去处，确保其档案顺利归档。二级院（系）在上交其接受的学生档案时，最好以班级为单位进行捆扎，为将来的毕业生建档打好铺垫。另外，应附上此班级的学生名单并标注出无档学生，以便上交后学生档案管理部门能顺利完成相关统计工作，在后续的工作中对相关记录进行核销和公布。当然学生档案管理部门清理完毕收集的学生档案后应向相关院（系）及时通报提供统计名单，方便二级院（系）及时与缺档学生沟通，完成新生档案的最终收集任务。
（三）存
1.入学新生档案的存放。一般来说应该按院系、分专业进行集中存放。这样便于日后查找和毕业生建档，也便于新收到的学生档案及时归类。
2.休学和转专业学生档案的存放。
一般情况下，转专业同学的档案应该及时归到他新的班级中，并作好相关记载，防患于未然；休学的同学应该从原有的班级中抽取出来，按照休学的年限分别标识、存放，为学生复学后其档案得及时归类做好准备。
3.托管档案的存放。2002 年国家下发文件，允许毕业时尚未落实单位的毕业生档案留校两年。待落实工作单位后，将户籍和档案迁至工作单位所在地，申请档案留校超过两年仍未落实工作的，学校将其档案迁回生源地。还有一部分高校以前是自己为毕业生托管档案，这部分档案的存放更加重要，特别是人事制度的改革，就是过了托管期限也没有人来认领或查找，这部分档案更是重中之重。这类档案可能会随时被查阅和寄走，因此，一定要与其他类型的学生档案区别开来进行存放。
4.死档的存放。只所以说是死档，是指存放在学校无人认领的学生档案。这部分学生或遭遇特殊变故而终止学习，或录取未报到但不知道其高中档案的去处，其档案即成为死档。作为机密文件，档案管理的工作职责使然，依然应该专柜妥善、分类保管，而不能随意销毁。
（四）填
一般来说，档案材料的填写应该是很严肃的、规范的、详实的。这也跟学生档案管理部门提出了要求，也就是在填写档案时，要根据国家相关部门政策、规定及时出台相关的填写规范。一般用黑色的签字笔正楷字体填写，而不能用其他颜色的签字笔、圆珠笔等；院系、专业、班级的简称一定要参照有关的格式模板而不能随意缩写；加盖印章的区域范围、时间标志的印制规范等，要落实到具体细节部位等等。总之就是要保证学生档案填写信息的客观性。
（五）装
一般说来，毕业生档案主体材料的封装在二级院（系）。这些材料主要包括填写好的相关登记表、奖惩材料、毕业登记表，以及由相关部门返回的体检表、心理健康档案、诚信记录、党团材料、派遣证副本等，再加上毕业生的高中档案。直截了当地说毕业生档案的主体工作是在相应辅导员的主持下完成的。在这个环节，学生档案管理部门应该及时去二级院系进行随机抽查样本、现场指导，以便随时更正不规范之处。确保学生档案封装的初步完成，上交后以便学生档案管理部门顺利进入学生档案二次封装工序。
在二次封装开始前，学生档案管理部门先要对毕业生档案加盖骑缝章，准备好机要信封等相关材料，设计和打印好学生档案转移的存根、通知、回执，并编号、盖章。依照相关部门提供的学生人事档案转递地址制作地址标签，然后将对应的学生档案和学生档案转移的通知、回执装入机要信封，贴上对应的地址标签，最后封口、归类、捆扎。
（六）寄
在与邮局机要机构交接学生档案的时候，要根据学生档案邮寄清单逐一核查，及时解决问题，并协商好档案清单的送返时间及相关学生档案的退回事宜。因为部分毕业生档案在机要转递的过程中由于邮寄地址不准确被打回，还有的档案因材料不全被档案接收部门退回。凡此种种，需要跟邮局的机要机构达成一个协议，确保这部分毕业生档案能顺利回收、整理及二次机要邮递。
（七）查
有条件的高校可以设计一个毕业生信息平台，将档案信息及时录入毕业生信息系统，并开通毕业生的网络查询端口，既方便学生网络查询又为人工查询提供便捷之途。留校托管的学生档案也要进入查询系统，及时更新相关信息，特别是超过托管期限后寄回生源地的学生档案，更要作好充分的、详细的备注记录工作，让查询人一目了然。
（八）退
在这方面主要是针对中途退学或其他原因被开除学籍的学生档案，一般来说这类档案的处置应该在学生办理退学手续时同时办理。由学生提供相关的地址，其操作方法应与正常的毕业生档案转递一致，由邮局机要机构转递，并做好相关的记录，及时收取回执、备案，以便处理后续的查询事宜。
“一切为了学生、为了一切学生、为了学生一切。”要真正做到这一点，说难也难，说不难也不难，关键是我们的态度。学生档案管理是学生工作的重要组成部分，他既是一个为学生服务的可操作平台也是一个服务窗口；他既是学校管理水平的体现，也是学校教育质量高低的形象标志；他既需要在细枝末节上的修修补补，也需要在宏观的战略层面上去灵活把握工作的度。作为高校工作人员，恪尽职守，服务好学生，就是服务教师本人，也就是在服务人民大众，也是在回报社会。
第9篇：二级档案管理办法范文
一、毕业生学籍档案的利用价值
随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。档案的利用价值是满足社会需求的有用性。毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：
首先，凭证价值。毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素质的客观反映。其次，参考价值。用人单位依据档案的全部原始记录材料，掌握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。再次，社会价值。从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于学生就业、企业招聘、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满足学校、师生、社会的利用需求。
二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题
1、档案材料缺乏规范。以最近2013年归档的30个本科学院85个专业9198名学生的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随意涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。
2、方法与手段缺乏创新。如在办理出国（英文）成绩档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有能力无法满足所有利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。
3、档案管理系统有待升级。目前我校南大之星档案网络管理系统的档案目录数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满足现代管理的需要，有待加强学习，普遍采用数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相衔接，自由导入导出表格，避免手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。
三、毕业生学籍档案管理的相应对策
1、培养档案意识，注重法规学习。首先，培养学生档案意识，使学生了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高教师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。其次，学习有关档案法规与文件。学习领会《档案法》、《普通高等学校学生管理规定》《普通高等学校档案管理办法》、《黑龙江大学档案管理办法》等法规和文件，明确档案工作流程，从档案收集归档到查询利用，做到依法治档，遵循规范化、制度化、科学化要求，使档案工作纳入法治化轨道，实现有章可循、有据可依。
2、加强队伍建设，完善规范体系。学籍档案管理是一项复杂的系统工程，积极推进学籍档案专兼职管理队伍建设。选拔政治过硬，认真负责，熟悉档案业务和学生管理，具有一定的计算机应用水平的同志负责学籍档案工作。规范工作用语，熟悉专门术语，按章办事，遵守程序，求真务实，提高效率，促进工作的高效、快捷、准确、规范。学籍档案规范本身是一个系统工程，仅靠学籍管理人员和学籍档案人员难以有效组织实施，需要把所有的规范标准按其内在联系组成一个科学的有机整体――学籍档案规范体系[3]，就本校现状来看，专兼职队伍人员分布在档案馆、学工部（学生处）、教务处、招生就业处相关负责科室老师以及各学院教务员、辅导员老师中。学籍档案管理人员实现专门术语的统一、规范和标准，便于相互交流，利于档案检索。推进部门二级档案员制度，提高业务素质，规范部门立卷，加强密切合作。档案馆随时了解、督促、检查学籍收集、整理、归档工作。
