干部档案数字化管理精选(九篇)
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第1篇：干部档案数字化管理范文
（一）业务流程分析
1、信息的数字化：信息的数字化主要包括两个方面，一是现有馆藏档案信息的数字化，包括档案整理、扫描、图文信息编辑和目录信息录入等；二是现有业务执行的信息化，包括办公自动化，如通过扫描仪等形成数字文档，以及按照格式规范通过信息平台直接上传、录入档案信息。2、信息的规范整合：信息的规范整合首先需要有规范的格式规定；根据规范格式，各部门业务人员上传、录入档案信息后，平台自动将档案信息进行归类存档，形成方便查询、统计的信息库；专门的档案管理人员可对档案信息进行查询、浏览，对部分不符合规范的信息进行整理。3、信息的存储：档案处理人员在档案管理人员进行信息的初审和整理后，进一步进行信息的审核和修改，在确认无误后，添加入库信息，如存放地址等。4、信息的管理：档案库信息的管理包括基本信息修改、借阅、转档、销毁等内容，这些管理业务是交叉进行的，没有特定的流程，操作的对象也是统一存储格式的档案数据，但对于不同门类的档案数据而言，其档案数据的元数据格式和属性有所区别，平台需考虑各档案门类数据库之间的信息集成，以及本阶段与档案服务利用阶段档案信息的一致性。5、信息的利用：档案利用的操作对象是部分可以提取出来使用的档案材料，其目的是面向各业务部门和各干部，方便各部门和干部的档案信息借阅、查询，档案管理的相关信息，共享部分档案信息内容，档案信息消除等等。
（二）功能需求调研
对平台功能需求进行调研，调研对象包括以上五个阶段中涉及的用户：1、在信息的数字化阶段：主要是各业务部门管理人员，其主要需求依次为：提供简洁、友好的用户操作界面，清晰的图文格式规范，详细的操作说明，方便快捷的查询功能，用户的系统操作记录功能。2、在信息的规范整理阶段：主要面向专兼职档案管理人员，其需求依次为：提供自动化的档案信息归类（根据需求确定类别）功能，提供自动化的档案信息格式检查功能，档案管理公告功能，用户的系统操作记录功能。3、在信息的存储阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：档案信息批量审核功能，方便快捷的查询、修改和统计功能，用户的系统操作记录功能。4、在信息的管理阶段：主要面向档案馆专职人员，其需求依次为：方便快捷的查询、修改和统计功能，部分类别档案信息的开放共享设置功能，档案信息的借阅记录与时间统计功能（类似图书馆借阅），用户的系统操作记录功能。5、在信息的利用阶段：主要面向各业务部门和各类干部，其需求依次为：档案管理公告与查看功能，可借阅档案查询功能，在线续借功能等。从以上五个环节的功能需求调研不难看出，档案的数字化上传，档案的自动归类与格式检查，档案的查询、修改与统计，档案的开放设置与共享，档案的借阅是最为核心的五类功能。
系统设计与实现
（一）系统设计理念
其一，是要实现信息的数字化。通过原有信息的数字化转换，办公自动化，信息化平台录入等来实现。其二，是要实现信息的规范化。通过平台的格式检查，信息的流程审核与修改，最终实现信息的规范化。其三，是要实现信息的集成化。通过平台的固定类别信息上传，自动归类，最终实现不同类别档案信息的集成。集成有两条主线：一是不同类别信息的集成，如干部信息根据行政类进行集成，供查询和统计；二是根据各个干部进行信息的集成。其四，是要实现信息资源共享与利用的最大化。通过干部人事档案信息化管理系统，实现公开的个人信息跨部门、跨类别的查询或借阅，实现最大范围的数字化共享，提高档案信息的利用率。
（二）系统功能架构设想
第2篇：干部档案数字化管理范文
摘要：为加快煤炭企业档案数字化建设，企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起，从而保证重要档案数字化。
关键词：档案数字化；档案意识；制度；网络；数据库
随着社会的发展，煤炭企业的现代化建设步伐不断加快，办公系统的网络化正在逐步完善，这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加快数字化建设，更好地为企业的发展服务。
1要进一步提高档案意识
档案管理部门应该定期组织召开会议，向各部门人员宣传和贯彻档案法，提高企业干部职工的档案意识，使大家明白档案工作的重要性，让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一，建立档案报送、收集、管理的长效机制，所有部门密切配合共同搞好档案工作，充分发挥档案的作用。
2要加大经费投入，为做好档案工作创造良好的条件
煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重，提高经济效益是企业的中心工作，档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发挥档案工作的优势，特别是数字化档案的优势，努力进行档案信息的研编，为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料，努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息，吸引利用者，提高档案工作的地位，引起领导的重视，争取领导在资金上，政策上的支持。
3建立保障档案数字化的制度
在煤炭企业档案进行数字化的进程中，必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象，要制定完善的归档制度，其基本内容应该包括：由单位统一制定的归档日期，各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等，这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用；也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员，建立档案收缴督办制度，把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中，提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外，还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档案原件借阅制度等，这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化，确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面，只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速高效地推进数字化建设。
4要积极推动网络化归档工作
当前，煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台，只要充分利用好自动化办公这一平台，档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发，数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。
5档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作
煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务，但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的，因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等，应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式，提高这些档案的利用率。
6建立重要档案数据库，保证重要数据的安全
建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力，还有部分档案属于企业机密，档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况，通过著录标引，把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机，建立基本数据库，这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二是建立基层报表数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中，建立起状态数据库和基层报表，将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中，再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况，及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。
7建立档案网站
第3篇：干部档案数字化管理范文
关键词：高校；图书档案；数字化建设
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）28-0199-03
图书档案是在图书管理工作中形成的一项专门档案，对于保护图书、合理开发利用及有效配置图书档案资源具有现实意义和作用。既是图书管理的一项重要的基础性工作，也是高校档案系统中的一个要素，同时也是学校数字信息系统的重要组成部分。如何建设科学合理、实用方便的图书档案数字化系统，加强对图书档案的管理和利用，提高图书管理工作效率和工作质量，是高校图书档案适应数字信息化所面临的一个重要课题，
一、高校图书档案管理的现状
1.图书档案涉及的范围、种类和数量急剧增加。目前，高校图书档案是以文本档案为主，并有部分电子数据档案，随着图书管理工作的快速发展，图书档案的服务范围不断扩大，大量的图书资源均需要归档，且档案形式繁多，有纸质图书、数字图书、课件、音像、影像等，每年归档数量达数十万卷，日趋增长的图书档案数量与存放空间的矛盾日益突出，传统的图书档案管理方式与图书管理工作对相关信息需求的矛盾逐渐显现。
2.图书档案的利用频率和数量日趋增长。随着高校招生规模的快速发展，与图书有关的业务，特别是数字化图书资源，其利用率日趋增长，据高校各年度图书档案利用情况统计数据表明，前来咨询、查询、调阅、下载数字图书档案的人次、卷次逐年增加，复制图书、期刊等数字化档案资料的数量也在快速增长。
3.图书档案应用的范围和覆盖面不断扩大。长期以来，图书档案管理工作的重点是服务于高校的学生和教职工，以及为高校相关部门的科研服务等，随着高校教学改革和发展的需要，图书管理工作的范围也不断延伸，图书档案的利用范围和覆盖面也不断扩大。特别是近年来，图书档案资源不仅为本校学生和教职工服务，也逐渐向其他高校学生提供服务，甚至延伸到相邻社区，更多的为社会以及家庭个人服务，如我校的“学习在线”，主要面向社区的广大人群提供必要的学习等信息档案资源。
二、当前图书档案管理信息化建设中存在的问题
为了适应形势的发展，高校图书管理部门加大了对图书档案管理的力度，并采取了一系列措施，推进图书档案的信息化管理，但仍然不能满足社会各方面对图书档案信息的需求，依然存在着一些亟待解决的问题。
1.传统的图书档案管理理念，难以满足信息化的发展需求。传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固，部分领导的图书档案管理意识薄弱，认为图书档案管理不能直接产生经济效益，而且占用学校的人力、物力、财力等资源，往往忽视图书档案管理的社会价值和作用，尤其是图书档案的数字化建设，不但需要硬件、软件的投入，还需要专业人才和资金的投入。因此，摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念，重视图书档案的社会价值和作用，才能转变观念，推动图书档案的数字化建设，满足信息化发展的需求。
2.建设管理资金不足，导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺。图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金，建设相应的基础设施，包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前高校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大，软件资源的开发和应用相对滞后，尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要，目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理，忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能，这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难；基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此，高校图书部门应改变观念，加大对图书档案数字化建设的资金投入，购置相应的高性能服务器和计算机终端设备，开发与之相适应的图书档案信息化管理软件，充分利用图书档案资源信息为高校师生服务、为社会服务。
3.图书档案开发利用率不高。多年来，高校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料，除了本校师生的需求外，社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加，但高校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象，很重视图书档案归档立卷工作，造成图书档案长期存放不动，变成了“死档案”，实际工作中也不注重图书档案的开发利用，缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用，我们图书档案管理工作的目标也在于利用，如果不能充分利用图书档案的信息资源，为社会大众服务、经济发展服务，那么图书档案也就失去了存在的价值。
4.图书档案的管理干部和专业技术人员的素质有待提高。图书档案的管理面广、量大，涉及到高校图书管理部门和其他相关部门，具有系统性和专业性，图书档案工作人员不仅要具有一定的图书管理知识还应具备档案专业技术知识，以及相应的计算机和网络管理能力，掌握数字化信息的存储、检索技术，对图书档案的数字化网络资源进行有效地管理。但是，高校现有的图书档案管理干部和专业技术人员缺乏，与师生对图书档案资源信息化的需求不相适应，已不能适应新形势的发展需要。既懂管理又懂技术的干部和一专多能的专业技术人员更是缺乏，这些因素制约了图书档案的数字化建设和发展。
三、图书档案数字化建设的原则
高校图书档案的数字化建设对学校的资源建设和发展具有重要作用。快捷、方便、高效地利用图书档案为师生的学习和科研工作尤为紧迫，新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求，图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式，都要求我们改变图书档案管理模式，借助现代信息技术来实现。
高校图书档案的数字化建设，应根据各地区高校总体发展规划和图书管理的实际需要，坚持以下原则。
1.标准规范原则。高校图书档案数字化建设必须遵循标准化和规范化原则，这是实现图书档案服务自动化和信息共享网络化的前提。图书档案数量、种类繁多，在数字化建设过程中存在着一系列数字化资源的数据存储标准和规范问题，《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档与管理规范》以及《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施，为图书档案的数字化建设的标准和规范从技术和管理层面提供了具体的指导，如：它规定纸质档案采用黑白模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储、采用彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式等。除图像存储格式外，扫描的色彩模式、分辨率以及数据库模式等，图书档案的数字化标准和规范应贯穿于图书档案数字化建设管理的全过程，如案卷目录的标引格式标准、著录项目标准、目录与图像的链接技术以及网络传输、共享模式标准等，从而规范图书档案的数字化建设，确保图书档案数字化建设目标的实现，全面提升图书档案的数字化管理水平。
2.开放共享原则。高校图书档案数字化的目标之一是使档案信息资源准确方便快捷地提供给需要的师生，使图书档案信息资源数据实现共享，以满足师生和社会对图书档案利用的需求。树立服务意识，充分利用图书档案的完整性、长效性，为师生服务、为高校的科研服务；在图书档案数字化过程中，做好图书档案的梳理、鉴别工作，除需要保密的档案外，能够对师生和社会开放的档案做好解密、降密工作，对形成的图书档案数字化资源及时上传到相关网站并适时更新，真正做到向师生和社会开放，通过局域网，实现省校和市校、县校甚至是乡镇成教中心的图书档案信息资源共享；在门户网站建立方便快捷的查询、下载系统，方便师生和社会公众足不出户查询、复制图书档案信息资源等。
3.安全可靠原则。高校图书档案数字化建设是一项长期性、持续性的基础工作，大量的数字图书信息资料如果泄密或灭失、毁损，则可能对图书档案的数字化建设和管理工作带来无可挽回的损失，因此，在数字化建设过程中，不但要考虑到档案资料的保密要求，而且要考虑其安全性和可靠性需要。一是硬件设备设施的安全可靠，如建设符合标准的、规范的图书档案存储建筑和设施、购置高性能且能满足需要的服务器以及网络终端设备、数据信息传输、存储设备等；二是相关软件的安全可靠，根据高校图书管理部门的实际需要，购置或者开发相应的软件管理系统；三是数字化信息管理的安全可靠，如档案信息资源的自动备份管理、网络安全环境、操作人员权限授予和远程访问、图书档案信息保密级别、数据库之间的链接和数据交换等安全防范体系，从而建立健全相关的安全可靠性控制机制，保证档案信息数字化建设安全可靠运行，满足师生和社会的各种需要。
4.成本效益原则。数字化建设使得图书档案信息的收集、归档、存储和查询变得更加高效、方便和快捷，这是高校图书管理部门对档案信息数字化管理和建设的趋势，而且需要投入相应的财力、物力和人力，高校图书管理部门在数字化建设过程中应该坚持成本效益的原则，既要保证数字化建设成功运行，该投入的资金要有保障，也要考虑到建设成本，统筹规划，避免浪费，做到经济适用、满足需要；在兼顾成本的同时，坚持效益优先，图书档案的数字化建设最终目的还是为了师生学习、研究的需要，向信息需求者提供服务，体现图书档案的存在价值，在保障图书档案满足管理、需要和社会需求，充分发挥其社会效益的基础上，兼顾图书档案数字化建设的经济效益和成本，实现效益最大化。
5.协调统一原则。高校图书档案数字化建设是一项复杂的系统工程，在图书管理的日常管理工作中，形成了种类繁多、形式各异、数量巨大的图书档案，涉及到各职能部门以及相关的管理人员和专业技术人员；数字化建设需要相应的人力、物力和财力，包括管理人员和专业技术人员的调配、硬件设备的采购、软件系统的开发、网络信息资源的利用等；省校图书管理部门与市、县校图书管理部门相关资源的整合，如图书档案管理信息系统与系统软件数据的相互链接、转换，实现图书信息共享使用。因此，图书档案数字化建设应统一领导，建立相应的宏观调控机制和管理协调机制，各职能部门和相关人员做到分工协作、相互配合、协调一致，积极参与数字化建设，全面提升图书档案数字化管理水平。
四、图书档案数字化建设的探索
数字化和信息化是当今社会经济发展的趋势，传统的图书档案管理已难以适应图书管理工作，数字化、网络化建设和应用，彻底改变了图书档案管理模式，极大地提高了图书管理的效率，因此，必须多角度、全方位考虑图书档案的数字化建设工作。
1.加强制度建设，规范档案管理。制定相应的图书档案管理制度，如图书档案的立卷管理、归档管理、安全保密管理、查询调阅、存储备份、鉴定销毁等一系列管理制度；以及图书档案工作人员管理制度，如图书档案人员岗位职责、考核监督管理办法、档案管理量化考核指标等；规范图书档案流程管理，从图书初始信息获取、上报、审批、纸质档案的归档；与此同时，档案的数字化信息的导入、网上审批流转、归档同步进行，以提高工作效率，规范档案管理。
2.明确数字化建设目标，统筹安排数字化档案进程。高校图书档案数字化建设的目的是通过提供数字化图书档案信息为师生和社会实践服务，长期以来形成的图书档案如何合理利用、充分发挥其使用价值，需要从广大师生和社会公众需要的角度对图书档案数字化建设进行投入产出效益分析，分轻重缓急、统筹安排。首先，对经过甄别、鉴定的具有重要保存价值的濒危图书档案进行数字化；二是对需要永久保存的图书档案进行数字化；三是对利用、咨询频率较高的图书档案进行数字化；四是对具有地方特色的、珍贵的图书档案进行数字化，有目的、有重点地推进图书档案的数字化工作，加快实现数字化建设目标。
3.树立服务意识、转变服务理念，发挥图书档案的使用价值。传统的图书档案管理是“重保管、轻利用”，图书档案信息处于被动利用状态，咨询、利用率不高，实现图书档案数字化信息管理后，从根本上改变了档案信息的利用方式，社会公众利用图书档案信息变得更加方便、快捷。图书档案管理部门和管理人员应适应数字化管理的需要，改变服务意识和观念，从被动服务变为主动服务；根据不同用户的特点，开发用户需求导向的数字信息资源，通过计算机网络将图书档案资源信息以及网络数据库中的相关信息进行查询、筛选、整合在线推送到用户终端；对图书档案进行科学化管理，整合不同类型、不同载体的数字化资源，为实现图书的优化配置提供信息依据，提高图书档案利用率和使用价值。
4.建立风险安全控制机制。图书档案的数字化建设需要持续的资金投入、相关人员的调配以及网络数字化资源的保障，在此过程中，因政策、人员变动、资金安排等因素，会产生一定的风险，如：组织管理人员或专业技术人员的变动导致软件系统开发的中断；资金预算不足或超支导致相关硬件购置不能如期举行；的图书档案资源在数字化信息转换过程中的泄密风险；图书档案数字化资源在查询下载、网络共享和在线传播等可能产生的知识产权侵权风险等。因此，必须分别建立安全风险控制机制，如协调财务、政府采购、技术保障等部门共同论证项目资金预算，保障数字化建设的持续性运行；通过确定相关协议、合同、购买版权资源等，控制知识产权风险。为了保障图书档案资源网络信息安全，必须采取相应的安全管理控制措施，如权限管理，对管理人员和访问用户，根据不同级别赋予相应的管理权限和访问权限，从而在后台和前端降低图书档案资源信息安全风险，此外，结合身份证识别技术和信息加密技术等网络安全技术，实现对网络安全风险的控制。
五、结语
在信息社会条件下，图书档案已经步入信息网络化、存储数字化和服务自动化时代。但是，高校图书管理部门在图书档案数字化建设过程中，往往各自为政，从局部管理需求出发进行数字化建设，忽略了图书档案为社会服务的功能以及数字化的网络共享、开放便捷等特征以及网络风险、安全因素等，因此，各地图书管理部门应根据图书的总体规划以及各地图书管理的实际情况和需要，统筹兼顾，快捷高效地实现图书档案数字化建设目标。
参考文献：
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第4篇：干部档案数字化管理范文
一、人事档案数字化的意义
1.减少查询时间，提高工作效率
传统的干部档案查阅，基本上都是先根据姓名查看档案号，再根据档案号调出档案，然后手工翻阅，如果要查询一本比较厚的干部档案，查阅人员需要花费很长时间。而数字化电子档案只需要在计算机的人事系统上输入姓名直接查询并按所需查阅内容点击查阅，只需要几秒钟就能调阅一本档案。实现了快速查询和检索，使干部档案得到了充分的开发与利用。
2.节约干部档案的管理成本
过去，要提高档案的利用率，通常都是用增加档案人员和办公费来实现，导致档案的管理成本大幅增加。而数字化电子档案管理使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，不仅节省了纸质档案信息在保护或修复过程中所需的人力、设备与耗材的费用，避免了人员的浪费，也节省了库房硬件环境所需的费用，极大地降低了档案的管理成本。
3.有利于对档案原件的保护
将纸质档案转变为电子档案信息，既方便了利用，也减少了翻阅对纸质档案的伤害，保护了档案的原件，避免纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，使档案能长期或永久保存，有效地保证了档案的完整和安全，延长了档案材料的寿命。
二、医院人事档案数字化管理的途径
1.通过医院网上招聘系统，建立完善的干部信息网络基础数据收集流程管理。
一是统一字段的设置。求职者在填报求职信息的过程中，通过系统设置的列表框、复选框等方式，对字符类较统一的项目作属性限制，避免录入过程中出现差错，如身份证号码、出生年月、性别、籍贯、简历时间等，同时也通过众多的数据验证程序，验证输入数据的合法性，数据库表字段的设置也会设置一些限制，如果误差太大，也一样会在提交过程中提示无法执行，从而促使求职者检验并更正数据。提高数据精确度。
二是细化个人信息模块。在个人信息模块设置上，根据干部档案的十大类的分类要求进行设置，求职者在录入信息时，特别在个人履历、资格证书、获奖情况、科研成果、学术论文、在校学生工作任职情况、家庭情况、证书图片上传中必须进行细化填写，以便于入职后的人事档案系统的丰富与建立。
三是多媒体技术的运用。计算机的多媒体技术为招聘工作提供了丰富多彩，效用优良的媒质，以多媒体记录招聘人员信息，以其信息量大、高密度存储、便于使用等诸多优点，成为我院招聘工作中一大亮点，为医院选拔人才提供了可视、可读的信息，摆脱了以往记录个人材料单一的纸质文字记载，利用多媒体信息技术生动全面记录各专业考生网上视频面试信息、考场面试视频信息和音频信息，面试官评语及评分，临床科室考核情况、心理测试分析、专业理论及英语考核、体检情况、招聘考核小组意见及录用批示等材料，针对档案实体情况，制定合适的处理方案，如纸质、照片等材料，通过高速扫描仪进行数据的采集、压缩、储存等数字化处理，成为各录用人员统一的数字化档案信息，最大限度地将档案实体上所负载的信息保留下来，准确、完整、真实记载各类人才原始的档案资料。
四是整合人员数据，医院网上招聘系统与人事档案管理系统实行无缝对接，建立入职人员电子档案。
2.建立审查监督机制
在干部电子档案收集的过程中，注意把好“三关”：一是审查关，人事科和人事档案室严格履行审查手续，从电子档案材料形成开始就把真实性、合法性和实用性作为人事电子档案材料鉴定和取舍的标准。二是程序关，人事电子档案形成涉及多个部门和环节，既有组织形成的材料，也有个人提供的材料，严格遵守个人上传证件材料与个人档案记录一致的原则，忠于真实，杜绝弄虚作假。建立个人诚信记录及职业信用记录，使之成为个人职业生涯的信用资本。三是处罚关，严肃处理档案材料中弄虚作假或故意不作为两种极端行为，对伪造档案，篡改档案等行为给予严厉的制裁。
三、医院人事档案数字化管理的成效
1.为“知人”“善任”提供全面的材料
由于电子档案中记录的是干部的个人履历情况、诚信状况、干部在录用、考核、专业技能、专业资格、科研成果、晋升、培训教育、奖惩情况、工资福利、健康状况等方面情况的记录，改变了以往人事档案内容单一的模式，注重反映一个人的个性特征，通过对入职人员绩效以及信誉做出的评估，建立员工翔实的个人职业信用档案，为单位选拔人才提供详尽的材料，为个人职业生涯规划的设计、稳定干部队伍提供有效的数据分析。
2.个别材料向个人公开增加透明度
通过人事档案管理信息服务平台，输入职工姓名及工号和密码，实现人事档案远程化查找和利用。把人事档案信息数据库中除一些组织考察材料、群众意见汇总等涉及保密的档案仍要继续保密外其他一些非保密信息向个人开放，如履历表、年度考核表等自己填写的表格，对这些信息个人只有查阅权利而没有修改权利。在一定范围内开放档案，保证职工对档案的知情权，便于档案的利用，促进档案的完整、真实和透明。人事档案信息部分向个人开放，不仅方便了职工对档案的利用，而且增强了公众的档案意识，对人事档案工作也起到了监督的作用，使人事档案更好地为公众服务。
3.减少对纸质档案的伤害
通过扫描仪把纸质的原始档案中利用频率高、利用价值高的档案材料传输到计算机中，形成个人档案信息基础数据，有效保护纸张载体和字迹，利用部门或上级领导可根据需要进行查阅、打印、摘录，避免反复调用原件，更好地保护实体档案。
4.数据共享，达到资源的有效利用
通过建立人事档案管理信息基础数据库，实现多个平台进行访问，为不同部门提供各类人员基本信息的共享。数据库的建设，不仅可以支持人事管理部门的管理，为综合研究分析本单位人员信息，开展高层次的档案信息服务和人才选拔工作提供帮助，为人事部门科学的决策提供准确信息，更方便领导调阅，为领导和相关部门提供全方位的人员信息，有利于人才的挑选，通过实时服务，提高人事档案管理效率和人事档案利用效率。
5.实现人性化管理，提高工作效率。
第5篇：干部档案数字化管理范文
现今，伴随计算机与网络的迅猛发展，现代化信息技术已经被广泛应用于各行各业，并成为推动社会发展的一个重要推力。而社会信息化发展进程的逐步加快，也为档案数字化管理提供了平台与空间。以医院综合档案管理为例，数字化管理的实现，就对有效保存档案资源、简化档案调阅程度、提高档案利用共享率等发挥着不可忽视的作用。故在医院综合档案管理中，全面展开数字化管理，很有必要。对此，文章就医院档案数字化管理的实现提出几点建议。
关键词：
医院；综合档案；数字化管理
对于任何一家医院，其档案均是由医院内部各部门、各组织与个人自医院成立到现在的各项活动中，对那些有较大保存价值的资料借助文字、图表等载体加以保存的一种记录。它不仅可为医院日常各项管理工作的展开提供一定参考，而且也是医院制定发展战略、展开各类诊疗活动的一个重要凭证，是领导制定决策，并对医务人员行为加以规范的一个重要依据[1]。而伴随现代信息技术的发展，各种现代化信息技术被广泛应用于档案管理中，并发挥着重要的作用。由此，数字化档案管理日渐成为档案管理今后发展的一个重要发展。当然医院综合档案管理也不例外，必然也需逐步展开档案的数字化管理，以此来更好地顺应今后医疗事业发展的方向，从整体上提升档案管理水平与档案服务利用效益。下文，笔者就医院综合档案数字化管理的实现作一简要分析。
一、强化网络环境建设，构建专门数据库
在医院综合档案数字化管理过程中，各种档案数据库的建设是实现档案数字化管理的前提所在。为此，管理人员必须做好医院档案管理的网络环境建设，积极构建各类专门档案数据库，用以实现对档案信息的数字化管理。第一，结合医院综合档案实际情况，利用著录标引，将医院各类文书方案的档号、分类号与题名、形成时间以及主题词等信息及时录入到计算机中，构建医院“综合档案基本目录数据库”，便于档案利用者借助计算机快速检索档案信息，提高档案信息利用率[2]。第二，建立“科技档案数据库”。在档案数字化管理中，科技档案数据库，必须能够真实、完整地录入医院日常各项科研课题的申报、签订与技术总结、评审报告等活动全过程，并具体根据科技档案情况，设置不同专题，进而为医务人员科研活动提供指导服务。第三，构建人力资源数据库。档案管理员需及时把医院干部与职工的基本信息录入到“人力资源数据库”中，以真实反映医院人力资源状况，并编辑好科研、学历等子集，以真实反映不同人员不同时期的成长情况，为医院干部提拔提供有利依据。第四，构建医疗设备档案数据库。档案管理员需及时将医院各类设备型号、随机材料与设备维修、报废等信息录入到数据库中，便于决策者优化配置医疗资源，保证医院各类医疗设备的有序运行。第五，构建会计电子档案数据库。通过对医院历年会计初始化工作与日常会计核算业务的整理，形成医院“会计电子档案数据库”，并对这些电子档案进行分类处理，从而为医院决策者制定各项财务计划与财务预测提供真实的数据，以此来保证计划的可行性与有效性[3]。
二、采用技术防护措施，保证档案管理安全
医院综合档案管理数字化的实现，虽然在很大程度上提升了档案管理水平，但数字化的实现，也在一定程度上增加了电子档案管理风险。为此，积极采取技术防护措施，确保档案管理的安全，是全面实现档案数字化的重要保障。首先，需严抓电子信息存储载体，尤其是磁性载体的安全防护。为此，在医院综合档案管理中，管理人员必须做好档案异质与异地备份工作，尤其是对那些需长久存储的电子文件，需将其备份到耐久性较好的载体上，做到“一式三套”，并做到定期复制，以免信息丢失，提高电子档案管理水平[4]。同时，对于磁盘、光盘等电子文件载体，也需将其存放在防磁装具中，并定期检测、拷贝，以确保档案信息的完整性。其次，确保计算机网络系统的安全运行。医院可将其内部网同一切外网进行物理隔离，充分应用DRM技术对其访问权加以控制，并进行加密处理，以此来确保数据的安全与共享。同时，档案管理技术人员还需做好对电脑病毒的防控工作，以免因网络病毒侵扰而影响到电子档案管理。如尽量安装可靠性比较强的防火墙，定期更换杀毒软件，定期进行病毒检测，以此来确保电子档案信息的安全性。最后，在实现医院综合档案数字化、电子化管理的同时，还需做到电子档案同纸质档案的并轨管理工作，保证两种档案载体的一致性。
三、完善档案管理机制，明确分级管理
健全管理机制的构建，是确保医院综合档案实现数字化管理的重要条件。为此，管理员需不断完善其管理机制，实施分级管理，以进一步规范档案管理工作。首先，建立健全的管理机制，以确保电子档案的真实性。一般来讲，电子档案在其形成、处理和归档、保存等各环节，均有可能出现信息删改或丢失等情况，故在积极引进各类信息安全技术的同时，医院档案管理部门还需制定出对应管理制度，以确保各项信息安全技术作用的充分发挥，进而在实现档案的数字化管理基础上确保档案信息的安全性与完整性[5]。如采用法规形式对医院电子档案保管和利用标准加以明确，确保各档案管理员工作能够有法可依，有章可循。同时，为保证医院相关档案管理部门能依照规定做好对各类档案的管理工作，其管理制度还需以立法形式来确认，以确保制度的有效性与合法性。其次，制定合理的档案数字化管理规范和标准。其一，制定一系列标准和规范，把医院相关纸质档案有效转为电子档案，并在结合医院实际的情况下，制定出迎合本院档案管理工作的《电子文件管理办法》，进而对电子档案形成、收集与鉴定等环节的标准加以明确，使之在档案形成初期就做到科学、规范管理；其二，形成健全的档案信息价值评估标准、档案信息技术路线与相关责任制度，以此来确保各项档案管理机制落实的有效性与连续性，从整体上对医院综合档案的数字化管理工作加以规范[6]；其三，积极引导、鼓励医院档案管理员自电子档案产生支出起就严格遵照相关规章制度落实监督指导职能；同时，把电子档案鉴定、保存与利用等管理内容纳入到医院档案信息集成系统中，并对系统设计与操作加以熟悉，以充分发挥出医院档案信息接收管理平台的作用，实现对电子档案信息的实时性、可靠性与有效性的有效控制。
总而言之，紧随互联网的普及信息化建设脚步的加快，其带来的便利已深入到现实生活的方方面面，不仅有效改善了人们的生活，而且还为社会的有序发展提供了有利的信息交流平台。以医院综合档案管理工作为例，数字化管理的实现，就大大提升了医院档案管理的水平与质量，保证了各类档案信息的完整性与真实性，并充分发挥出了各类档案的服务利用效应，从而为医院的有序发展提供了有利的保障。
作者：武蕾 单位：河南省驻马店市中心医院
参考文献：
[1]郭琰.信息化环境中医院综合档案数字化管理的应用[J].生物技术世界,2014,（12）:250.
[2]李彦钧.综合档案的数字化管理、开发与利用——以天津市中医药研究院附属医院为例[J].黑龙江档案,2014,（06）:36.
[3]黄桂敏.医院综合档案数字化管理的可行性探讨[J].办公室业务,2015,）（13）:91-92.
[4]刘喜珍.医院综合档案数字化管理的应用和体会[J].城建档案,2015,（09）:23-25.
第6篇：干部档案数字化管理范文
[关键词]数字化；档案管理；必要性
随着社会的日趋进步，我国的档案事业也随之发展。从最初的手工档案管理，到公文、档案一体化管理，不仅繁冗、复杂，浪费了很多的人力物力以及存储空间，而且不可避免的是纸质的档案不能长期完好的被保存下来。新技术革命的到来，计算机的广泛应用，使档案领域进入电子时代。全国档案信息化建设正在掀起新的热潮，为档案管理建设注入了新的活力，加快了档案进入信息社会的脚步。档案信息化是在加强档案信息数字化管理基础上，逐步向网络化发展，通过网络最大限度的开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
一、档案数字化是信息时代的必然要求
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。
（一）提高经济效益
社会经济的飞速发展使机关落后的办公方式与庞大的信息量之间形成了尖锐的矛盾，过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
（二）提高办公效率
数字化档案管理能够使资料及时归档，尽快提供利用。以人事档案管理为例最有说服力，由于其管理对象繁多，且具有很强的流动性，如职工人数、退休、调动等，要想正确统计，动态了解这些情况，按以往传统管理方法，必须“归档”后才能查知，而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。出于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基地变成了提供方便的信息控制中心。
二、实现档案数字化管理的主要困难
由于档案数字化管理在我国还属于新兴事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，数字化档案管理还存在着各种问题，主要有以下四个方面。
（一）资源浪费
电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费。“双套制”保存是指将具有相同内容的纸质文件和电子文件一并保存。在—些单位的办公自动化网络系统中，各部门在网上传递、承办文件，提高了工作效率。但文件办完后又辅发纸质文件归档保存。这样就形成了相同内容、不同类型的文件并发、保存的局面，造成了人力、物力、财力的浪费。
（二）电子文件归档困难
办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子文件归档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化管理标准化、规范化、实现资源共享而推广的档案现代化管理软件。由于这两套系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。
（三）管理的长期保存有困难
电子文件的不安全因素，影响了对它的管理和长期保存。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会带来一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据易丢失、病毒侵害等。这些都给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。
（四）数字化档案的利用率不高
虽然办公自动化系统推行多时，但很多单位并没有把提高电子文件管理意识当成一项紧迫的任务来抓，仍延续传统观念和管理模式，对文档的借阅和检索都由人工来完成，计算机仅限于文字录入、编辑和打印，成为名副其实的“高档打印机”。人们只看到伸手可及的有限的档案，而忽略了以网络形式传递的浩瀚的资料宝库，不仅消耗了人力、物力，而且使得电子文档由于没有得到合理的开发利用而造成双重的浪费。
三、实现档案数字化管理需要注重把握的环节
（一）建设系统工程，实现信息共亨
档案电子化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案管理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等一套硬件加软件的系统。由于各大型机关、企业日常工作中，每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采取双服务器、磁盘陈列存储、高速扫描仪集中扫描、光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络上传，达到资源共享的目的。
（二）建立横向通道，衔接办公系统
针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，建议在纸质文件和电子文件之间建立个通道，将电子文件和纸质文件以文本方式或映象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制度：文档一体化工作制度、归档制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度等，从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。其中，尤为值得一提的是电子文档的安全管理制度。档案作为一种特殊的文字资料，有的可以完全公开，有的则需要保密，特别是档案数字化之后，安全工作显得尤为重要。它既包括硬件的安全管理也包括软件安全管理。硬件方面应严把信息存储载体的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。软件方面，要通过采用多级权限、密码管理、多层结构、加密通讯、防火墙等各种安全控制方法，有效地保证系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。
（三）建设专职队伍，提高管理水平
人才是档案信息数字化的保证，科技人才是档案数字化建设的关键。档案信息数字化是一项技术性很强的工作，这对档案工作者提出了更高的要求。档案工作者除了掌握档案基础理论知识和档案管理知识外，还应掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识。档案管理部门一方面要积极引进具有计算机等专业知识的专门人才；另一方面要加大对现有档案干部队伍素质的提高，举办各种信息技术培训班，为档案工作者综合素质的提高创造条件。尽快建立管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案干部队伍体系，以满足档案信息化建设的需要。
档案信息数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和“加强信息资源开发利用工作”的契机，创新工作机制，加快档案信息数字化建设的步伐，促进档案信息化建设的进程，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的新发展。
参考文件：
[1]陈勇.论电子政务系统中的电子公文管理[J].办公自动化。2006（9）.
[2]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究[D].武汉大学，2004.
[3]李曙光.电子政务信息保障问题研究[D].湘潭大学，2004.
第7篇：干部档案数字化管理范文
关键词： 高校；档案工作；现代化
中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）04-0252-010引言
综合档案工作是学校档案管理工作中最重要的部分，完善的档案管理对学校历史资料的保存将起到至关重要的作用。学校的教学、科研、管理和对外交流等重大活动，只有齐全、完整的归档、存档，才能确保过程的完成；否则，学校就会遗漏自己的历史，也不能为未来的发展和决策提供准确的参考。随着高校管理的现代化，档案管理工作也必须顺应学校发展的需求，加快档案工作的现代化进程，有效地保护、开发利用档案信息资源，促进档案事业与其他各项事业全面协调发展，更好地为高等学校的发展服务。
1高校档案工作现代化的目标
1.1 高校档案工作标准化包括档案工作业务范围的规范化、档案术语的标准化以及档案工作技术与设备的标准化等一系列内容，它是档案工作现代化的基础部分，可利于各单位档案工作者的学术和业务交流，同时提高工作效率。
1.2 档案工作管理现代化①思想现代化。强化服务意识，拓展服务领域，主动提供资料和服务，提高档案利用率，更好地为学校发展服务。②管理方法规范化、科学化。建立统一的、科学的、规范的技术方法，使档案管理工作的水平得到切实地提高。
1.3 档案技术与设备的现代化①采用先进的库房设备、自动化管理的技术和设备等，用现代技术与设备储存、保护、利用档案。②运用现代光学技术实现档案的高密存贮，最常见的包括计算机输出缩微技术，快速扫描技术，光盘存贮技术，全息超缩微技术，应用普通缩微摄像技术等。③运用计算机进行档案的登记、统计和库存管理，运用计算机技术实现档案管理的自动化，将档案的编目与检索，档案部门的行政管理等都实行网络化。
1.4 档案工作人员的专业化档案工作人员要具有较高的科学文化水平和职业素质，热爱并适合从事该岗位的工作，能够主动学习现代化的管理技术和方法，以应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战。
2实现高校档案工作现代化的措施
2.1 制定总体规划制定出切实可行的档案管理工作的现代化规划，是实现档案工作现代化的基础和前提。档案人员要对实现档案现代化的长期和近期任务做到心中有数，减少因目标不清而造成的人才、物力的浪费，保证每一环节的效益。
2.2 增强档案管理现代化意识 长期以来，人们一直认为实现管理现代化就是配置先进的技术设备，引进先进的技术经验，而忽视了科学管理的重要性。必须充分认识到只有科学管理才能做到信息灵通、决策准确、规程合理、工作效率高、内外职能协调，节省人力、物力和财力。要不断学习创新，加强交流，制订出一系列科学的、统一的规则和技术规范，用科学的管理方法来规范档案工作。
2.3 解放思想，强化服务意识进一步提高对做好新时期档案工作重要性的认识，明确档案工作是党和国家事业的重要组成部分，也是全面落实科学发展观、统筹经济社会协调发展、建设社会主义和谐社会的一项重要的基础性工作。学校各级档案部门要解放思想，不断创新服务机制，拓展服务领域，提高服务质量。改变过去“重管轻用”、“重量轻质”的陈旧观念，打破“你来我查”的被动局面，主动提供资料和服务，提高档案利用率，积极为各级领导决策服务，为广大师生群众服务，为学校发展服务。
2.4 加强档案收集、整理工作，进一步加快档案信息化建设步伐
首先是实现档案网络化建设。为了给高校创造更大的经济效益和社会效益，更好地为利用者提供全方位的优质服务，我们可以实现非保密档案信息资源的社会共享和网上利用，要在档案室相关网站上建立档案信息网页，实现远程在线查询。其次，是档案的数字化。为了实现档案的数字化管理，我们要建立档案目录数据库，研究制定档案信息数据库建设规划。一是实现档案进馆前的数字化。收集和接收其他各种形式的电子文件及其生成环境，把电子档案连同相应的纸质档案一并列入档案部门的接收范围。妥善做好电子文件的积累、鉴定、著录、归档、保密等方面工作，按照文档管理一体化的要求和国家有关档案信息化技术规范的规定，将文档进行分门别类的规范化管理，另一方面，校园网上直接接收电子文件，实现校内文件材料网上传递、存储、立卷、归档等功能，依托校园网，进行文档一体化建设。二是对原有馆藏档案的数字化。通过手工录入、直接扫描、缩微胶片转换等手段，使这些信息合并到现有档案资源数据库中。在对馆藏档案资源进行分级鉴定、有序整理的基础上，把纸质档案、胶片、照片等信息进行数字化处理。第三，做好档案工作必须做好档案管理的业务工作，为满足当前利用需求和实现自动化管理，达到收集完整、整理有序、系统准确、保管安全的目标，我们要首先做好档案管理的业务工作，任何组织或个人不得把职务范围内形成的文件材料据为已有，各部门要高度重视档案资源建设，严格文件材料归档制度。各部门应当按规定要求及时向档案室移交档案，不得分散保存，实现集中统一的档案管理，档案室要着眼社会需求，改善馆藏结构，拓宽接收和征集范围。总之，要想实现档案信息化与社会信息化的同步协调发展，我们就要使档案信息化建设与电子政务、办公自动化建设同步实施，不断提高档案信息化水平，将档案信息化工作纳入学校信息化建设。
2.5 要注重培养专业技术人才档案管理技术越先进，对档案专业干部的素质要求就越高。要搞好档案建设，必须要有一支高素质的档案管理队伍，要实现档案工作的现代化，必须扎实认真地开展档案干部队伍建设。要从政治、工作、生活上关心支持档案干部，根据档案事业发展的需要，适当增加档案专业技术职务岗位设置结构比例。要坚持以人为本、牢固树立人才资源是第一资源的思想，以人才资源开发推动档案工作发展，进一步优化档案干部队伍结构，积极选调专门人才和优秀年轻干部充实档案干部队伍，把档案人员的培训提高纳入专业技术人员培训的整体规划，建立良性的队伍和吐旧纳新机制，努力建设一支政治强、观念新，业务精、作风实的档案工作队伍，不断推动档案事业更好地向前发展。高校教学改革发展离不开档案工作，高校档案部门要努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代档案事业体系。把档案的管理和利用与高校教学、科研结合起来，抓住机遇，加快发展，建立健全档案工作现代化系统，更好地为高校改革和建设服务，在促进高等教育发展中发挥积极作用。
第8篇：干部档案数字化管理范文
（一）加强领导，尽快全面完成档案馆基础设施建设。首先，要加强领导。我们要将档案工作纳入了主管领导和相关人员的岗位责任制，落实了职责范围，从而为档案工作的规范、有序开展提供了保证。要充分认识档案工作对行业改革发展的重要作用，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的工作计划和发展规划，列入领导的议事日程，确保开展档案工作所需人员、经费的落实，为行业档案事业的发展提供人才支撑和物质保证。其次，强化档案基础建设。基础业务建设规范化、标准化是档案现代化管理的基础。基础业务建设水平的高低也是档案馆考评定级的主要条件。做好档案年度立卷接续工作，彻底消除室藏积存零散档案未整理现象，及时纠正档案整理质量问题。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
（二）抓好馆库建设、健全实体管理。档案馆是国家档案事业的主体，也是文化强国建设的一项重要内容。建立健全了各项档案管理制度和管理网络，设置了专门库房，初步实现了三室分离，较好地满足了档案管理的需要。严格按照《档案库房管理制度》、《档案员工作职责制度》、《档案保管保密制度》、《档案借阅制度》等相关制度，将档案保管工作落实到人，切实加强对档案保管保护等规章制度的落实。对档案馆设施设备进行全面检查，做到防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫等八防措施，确保档案保管安全，做好温湿度记录，库房整洁，无安全隐患。另外，对档案库房配备设施，如灭火器、除湿机、电源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查，严格落实档案管理安全责任制。
（三）加强档案干部队伍建设。当前，档案事业发展处于关键时期，大量的新情况、新问题需要我们去探讨，去解决，在这种新形势、新任务面前，加强档案干部队伍建设，提高档案干部队伍素质尤为重要。因此，我们要提高其政治素质、文化素质和业务能力。强化档案培训。开展多角度、多方位、多层次的业务培训活动，强化档案管理人员的基本功训练。同时，加强业务学习，提高工作水平。认真学习档案业务基本知识，做到精益求精；虚心学习发达地区的先进经验和好的做法，做到相得益彰；以开拓创新的精神探索适应新形势新任务需要的档案工作的新举措，做到与时俱进。档案管理人员要学习与掌握现代科学技术知识，学习现代化设备的实践技术、电子计算机技术、网络技术、多媒体技术等，运用科学的方法和技术管理档案，以实现档案管理的现代化，促进档案工作的发展跟上当今时代的节拍。
二、不断促进档案信息化建设
（一）在思想上提高认识。随着社会经济的不断进步和档案事业的不断发展，社会各方面对档案的需求加大，需要我们档案干部及时适应新形势发展的客观要求，进一步提高政治理论和业务水平、增强现代化意识、提高自身综合素质。因此，在现代的信息化社会里，档案馆要想提高整体素质和服务水平，就必须进行综合治理和整体改革。档案馆综合素质及服务水平的提高需要提高档案馆领导的综合素质，从事档案管理人员档案的管理水平、档案馆的软硬件设施设备的管理操控能力及馆藏档案资源收集开发整理利用的能力。同时，要在心中构筑坚固的思想防线。档案安全体系建设作为系统工程，在首先提高认识的同时，还必须要做到执着认真、坚持标准，要有盯住不放、抓住不松的精神。特别是在档案管理中的基础建设过程中，更来不得半点的马虎。要树立“安全第一”的思想，强化责任与防范意识，确保档案数字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各单位在档案数字化过程中健全制度、查堵漏洞、杜绝隐患，确保档案安全万无一失。
（二）加强档案信息化建设。档案数字化是档案资源信息化的基础，也是分布式档案基础数据库的重要环节。档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设。建立数字化系统就是利用数字化技术手段，将纸质、照片、录音、录像等不同载体的模拟档案信息转换成电子信息，形成计算机网络环境下可利用和共享的各类档案数据库，实现档案资源的社会共享。积极开展编研工作。档案编研工作要“立足馆藏，服务社会”，最大限度挖掘馆藏档案信息资源，紧紧围绕党和政府的需要、群众的需要和社会需要，为领导服务、为基层服务、为社会服务。加强电子文件归档管理。加强对本地区机关和企业、事业单位的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。
第9篇：干部档案数字化管理范文
关键词：信息化环境；文化艺术档案；数字化建设
随着信息技术的快速发展，通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升，文化艺术档案深入社会生活各个方面，对国家和社会的发展产生重要影响。因此，加快档案数字化建设步伐，将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中，推动档案数字化建设进程，成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势，文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手，介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能，以期为档案管理信息化建设提供重要参考。
1文化艺术档案数字化建设的重要性
一个国家或地区信息资源开发利用程度，是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分，加强文化艺术档案数字化建设满足时展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的，记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容，是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体，存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用，传统的存储方式和载体有所改变，借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展，载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值，有效管理新型电子档案信息，促使这些档案为艺术工作提供信息服务，成为建设数字化档案重点关注的内容。
2档案数字化的内涵及建设内容
2.1档案数字化的概念
数字化是指采用0和1两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化？杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下，档案管理活动中采用现代信息技术，合理管理、处理档案信息资源。换言之：档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式，充分挖掘文化艺术档案的信息，提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后，文化艺术档案能有效提升计算机检索速度，改善档案库过于紧张的情况。同时，数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，加大档案信息资源的利用效率。
2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次①
目录数字化；②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引，并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式，并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中，根据档案自身特点和档实际情况，建设数字化档案主要包括以下内容：
1）整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案，也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下：①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息，借助数字化方式输入计算机网络中；②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理；③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。
2）建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息，该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展，各个地区的档案馆与国际互联网实现连接，确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络，能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。
3档案数字化建设的重点内容
3.1提高档案管理人员素质水平
档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才，随着一系列高新技术的快速应用和推广，必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败，档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术，管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此，文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点：
1）熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善，掌握计算机相关理论和运用技能，确保自己能熟练运用各类现代化信息工具，为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。
2）准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员，必须将有价值的信息及时传递给档案利用者，这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下，档案信息具有份量大，内容复杂等特点，档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力，准确判断、鉴选并分析档案信息，从而为利用者筛选出有利用价值的内容，为其提供最佳的服务。同时，档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力，不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务，而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强，也是一项复杂、繁琐的工作，这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容，确保各个环节准确无误的落实到位。
3.2建立档案信息的标准规范
标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”，文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持，根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标，确保各类案卷的完整化，检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识，提升档案管理工作的科技含量。
1）规范档案信息著录
档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容，档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来，组成数据条目并将其录入计算机，组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则，防止发生同一事物或同一人物出现不同名称，不同的事物或人物却存在同一名称等问题，使得同一检索条目前后不一致的情况，严重影响档案检索的效果。
2）档案信息存储的规范化
目录档案信息一般采用硬盘进行存储，随着档案数量的增多，为确保档案信息的安全，必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容，必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究，并制定一系列标准和规范。
3）选择合理的软件开发技术
档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件，应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力，这并非简单的模拟手工作业，而要依据档案管理的各个业务工作流程，结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此，管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统，把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用，为高度共享档案资源打下良好的基础。
4文化艺术档案数字化建设方案
4.1项目建设总体原则
在数字化档案管理建设小组领导下，统一规划并建立数字化档案管理平台，创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础，创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统，加强各种互联网的互动，实现资源共享。
4.2系统总体框架
文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。
1）建设档案数据库
数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范，对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息，管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容，数据库可以执行档案的所有管理环节，并兼容各类不同介质的档案，如：电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前，市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析，选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心，运用原有的SQLserver2005数据库软件，与新时期档案管理各项要求相互结合，组建档案信息资源中心和数据接口中心，从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求，也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢，完全满足文化艺术档案馆发展要求。
2）建设档案管理应用系统
档案管理应用系统设置在档案馆专网中，借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP开发平台，可以与主流服务设置无缝集成，达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库，有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台，访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。
3）建设分级共享管理系统
档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴，主要用来识别访问者身份，合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中，系统可以自动记录详细的操作步骤，主要由复制内容、打印内容等信息，防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性，该系统开发主要借助主流的开发技术，使用.net和SQL数据库进行操控。
5结束语
总之，档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段，对数字档案信息进行合理的控制和管理，成为国际档案信息管理发展的必然趋势，符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据，设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统，以期为档案数字化建设做出重要参考。
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