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医院后勤保障工作是医院的保障和支持系统,在医院整体工作中具有重要的作用[1]。随着医疗行业的不断发展,极大的行业竞争是大部分医疗单位面临的现实。而后勤管理逐渐在医院医疗及经济效益中突显其重要作用,后勤工作逐渐成为以物流及能源保障为核心的重要部门。笔者在工作中对后勤保障质量考评体系的构建及运用进行研究,探索后勤工作的重点,以提高后勤管理水平及工作人员的业务水平。
1.评价体系内容
1.1常规工作
对后勤日常工作中的维修及会议情况、库房物品出入、员工对各种能源指标完成情况进行分析总结。
1.2业务及制度学习
对员工进行相关法规及制度学习有助于提高员工技术水平及队伍建设;医院在工作期间对相关应急预案,如医院用电应急预案、用水应急预案、物资应急预案等的学习是医院及患者安全的保障;加强对业务的技术水平的学习,并对员工进行业务划分、评定、培训及考核。
1.3运作流程
医院后勤管理的工作要点即是对医院能源及物资的管理,其中对能源管理包括以下几项工作:月度采购数据统计;供方样品每季度、年度评审,样品收录及处置记录情况;同时建立需求及采购计划、物资验证清单;采购成本控制,对市场变化提前给出措施以满足采购要求,提高采购效率[2]。同时对物资库存进行管理,建立防盗制度、呆滞品预防计划、库存成本优化、库存预期、安全及应急库存方案;物品入库、出库管理,盘点情况;
供应与分发物流管理主要内容为:物资消耗管理,物资流向流程图及物资作业标准化措施,对药物、标本、单据、医用耗材管理。对物资运送人员提高技能措施,员工消防及疏散物资差错改进办法等。废弃物管理对废旧物资回收清单,建立废旧物资管理制度,回收物资清单开具,报废证明的开具;赠送换代物资批准手续情况;一次性医疗废弃物回收情况,销毁情况[3];不得擅自变卖医疗废弃物资;物资回收管理情况及资金流向情况管理。
1.4效益评估
后勤保障对效益的评估主要包括行政费用、动力设施、分发供应的差错及降低率。
1.5顾客服务
在进行后勤保障评估时对工作人员进行思想教育,指导以服务临床为主要思想,并定期发放问卷调查,主要问卷涉及内容包括:物资领取情况、物资购买情况、工作人员服务态度情况、维护情况、科室维修情况及设施维护情况。
2.执行方法
后勤质量考评体系每月进行一次,实行百分制,医院质管部门负责组织工作、相关科室协调完成,考核结果与绩效挂钩,保证考核执行力度。质管部门每月对各项指标、工作执行力度、相关制度的掌握情况、管理缺陷情况进行检查,质管部门每月到临床进行问卷调查,并对结果进行总结、统计。后勤每月负责向职能部门提供水电气能源使用情况,人事部每月向质控部门提供员工的在职情况,信息部每月向质管部门提交设备效益情况[4]。质管部门对其检查结果进行总结,分析并将结果上报医院,评分结果作为后勤管理绩效依据。同时对查出的问题进行整改。
3.效果与体会
3.1优化了物流管理流程,完善了后勤管理体系
在构建后勤保障考评体系后对后勤人员的岗位职责、突发事件的应急方案、后勤组织结构及物流流程管理有较大的改进[5]。在应用考评体系中进一步明确了物流考核重点、能源维护及保养情况,对后勤队伍建设有重要作用。
3.2提高了后勤人员工作意识及技术水平
通过强化学习各项标准,进一步补充了理论知识,从理论到实际技能进行分层次,分阶段提高后勤人员的工作水平及业务技能。自2011年度与2010年度比较,培训人均增长55%,论文增长190%,实施价值改进增长660%。
通过每月进行问卷调查提高了后勤人员服务水平及意识,2011年较2010年比较,临床科室对后勤保障满意度调查结果见下表。
3.3提高物流效益降低成本
通过对库房呆滞品建立了预防呆滞品计划,降低了资金的无效占用,并推行了其优化概念,防范过度减少库存,另一方面空置率困村产品过度增加的费用。
通过建立后勤保障质量提携使后勤人员实现自身价值,逐步使后勤人员树立后勤出效益理念,使行政费用降低减少了办公室浪费,动力保障使技术人员加强了对设备的维护,分发供应提高了物流配送质量。
3.4可持续改进
后勤保障体系自运行后促进了医院后勤的改进,加大了与临床的互动,加深了各部门对后勤的理解,从此养成大家与后勤互相理解的共识,使后勤维持良性循环。
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【关键词】 大后勤 人文环境 改革创新 信息化 流程改造
[Abstract] Introduce GaoChun county people's hospital through large logistics system of resources integration, create good human and culture environment. Application of ISO9001, BBMI performance appraisal largest management system and through informatization innovation hospital big logistics service process to improve service quality and large logistics
[Key words] Logistics; Humanistic environment; Reform and innovation; informatization; reengineering
引 言
随着社会的进步和科技的发展,医疗卫生事业步入快速发展阶段。不仅给医院带来了机遇,同时也给医院带来了挑战。医院后勤工作涉及面广、工种多、业务面广、专业化程度高,医院后勤工作质量的好坏直接关系到医疗、科研、生活的方方面面。所以,随着医院的不断发展,医院的后勤管理越来越引起医院管理者们的高度重视。由于社会主义市场经济的不断完善,给我国医院后勤管理带来了许多新的思考。诸如“一包了之”、“后勤专业化分工”、“内部承租承包”等等,均不能满足医院后勤管理的需要。特别是基层二级医院后勤管理,给现今医院管理者提出了新的课题。如何提高后勤服务质量,优化后勤服务流程,成为各家医院敏感的课题。我院后勤保障科是由总务、设备、保卫、基建、信息等多个部门组成,如何管好这支庞大的队伍是我科需要研究的一大课题。以下是我科后勤保障工作开展的一些做法:
一、创造积极向上的人文环境,激发员工工作热情
1.创新用人机制,加快人才梯队建设,大力推行班组长竞聘上岗制。我院大后勤包括工勤人员在内共有160余人,在编在职职工只有20余名,后勤班组管理人才严重缺乏。为解决这一难题,在院领导的大力支持下,我院突破人事关系因素将合同制编外员工纳入竞聘范围,在全院范围内公开招聘后勤班组长。这一举措大大激发了原先认为是“临时工”员工的工作热情。
2.推行“科、班组、员工”三级BBMI绩效考核体系。由于大后勤工作面广、专业分工多,为加强科室管理,加大压力传导机制。科室应用BBMI绩效考核体系实现三级考核。医院对科室进行考核、科室对班组进行考核、班组对员工进行考核,并与年底评优评先挂钩、每月的绩效工资挂钩。将能做事、做好事的员工能够通过考核体系体现出来。
3.建立公平公正的奖罚措施并及时公示。每月对科内员工的违规事件、突出表现事件进行及时处罚与表扬。对及时反馈到个人,并在全科进行公示。以起到警示作用,从而提高员工的自律率。
4.有计划对各工种员工进行业务及服务理念培训。为提升员工的服务水平、服务理念。年初制订全科各工种各专业的培训计划,每月按计划安排相关专业人员对员工进行培训,从而提升员工的整体素质。
二、通过信息化建设优化服务流程
1.开发后勤服务监管理系统。我院近年实行后勤维保跟单制,维保人员绩效考核依据维保单进行核算,实施多劳多得,在一定程度中提高了维保人员的工作积极性。但仍然存在一些细节性问题。如维保单相对分散、维保任务完成情况反馈不及时、维保材料没有详细说明、维保及时性不够等。为此,我院自主开发出后勤维保监管系统。这一系统的建立,对所有任务全程实现计算机管理,每个环节可实现实时网上审批与审核、实时监管、实时统计分析等,并可实现任务级别的识别。通过系统的应用大大提高后勤服务效率与服务质量。
2.开发物资、设备申领管理系统。后勤服务物资、设备品种复杂,科室申领必须报主管部门、后勤部门、分管领导等多个环节审批。由于单据也不尽一致,导致申领科室满院跑着填写单据并报审批,如果碰上部门人员不在也只好搁置。针对上述现象,我科组织自主开发网上物资、设备申领管理系统。申领科室只需在科室计算机上申领提交后,由主管部门和后勤部门直接网上审批,后通过计算机分管领导审批。这样,大大提高物资、设备申领效率,提升后勤服务水平。
3.开发网上投拆、PDCA管理系统。我院后勤保障科由总务、设备、保安、基建、信息等多个部门组成的大科制。人员素质参差不齐、部分结构复杂,并且有些部门涉及双重管理。如何有效与临床、医技科室建立畅道的沟通渠道是一个很大的问题。为此,我科针对不同的员工对象,分别开通“员工心声”、“PDCA管理系统”等多个反馈渠道。及时、有效地收集我科管理中存在的问题。针对问题进行整改并考核当事人,从而提高后勤工作效率与服务质量。
三、不断创新管理模式,提升服务质量与效率,控制管理成本
1.成立后勤调度中心。原先后勤各班组管理人员分散办公,管理人员沟通渠道不畅通,应急时资源不能有效利用。并且,后勤每日事务杂,专业分工多,各科室的需求往往被踏来踏去,从而大大降低了后勤的服务质量与效率。为解决这一问题,我科成立了后勤服务中心。每日所有事务统一扎口由调度中心进行调度与管理,并同时录入计算机系统进行监管。通过这一流程的改造,大大提高了后勤的办事效率。
2.推行日巡查制度。后勤除每日的维保外,也承担着对各科室卫生、医疗垃圾分类管理、安全、节能等的监管。为主动发现管理中存在的问题,我科每日派相关专业人员每日对各科室进行巡视,并对巡视中存在的问题进行及时的反馈。
3.建立重要数据的监测制度。每月科室定期安排管理人员对医院内外顾客满意度进行调查,并将调查结果进行监测与考核,使班组、员工及时了解服务对象的满意度情况。为解决地下水管爆裂造成对医院的重大损失,我科每周安排专人对水、电、汽进行有效监测,发现异常数据及时汇报,组织人员查出存在问题的根源,避免更多的不必要损失。
4.不断完善ISO9001在科室管理中的应用。结合科室管理的现状,我科按照“安全、维保、采购”三大体系对ISO9001进行程序性文件与支撑性文件修改。摸索出一套适合我科管理的ISO9001体系,并将该体系真正应用到科室的管理中。通过ISO9001实现对我院工作环境、安全管理、成本控制等有效管理。
结 语
以上是对我院后勤保障管理的一点心得与体会。在基层二级医院所辖地区专业维保单位不够专业、管理不够到位的状况下。要想做好医院后勤管理,还需医院自身不断努力,特别是在人才梯队的培养、管理的“精细化”、“专业化”上下功夫。
关键词:地市级医院 流程再造 后勤管理 信息化管理
随着医院现代化程度的提高,医院对后勤保障工作的依赖程度也就越高,作为医疗活动保障部分的后勤管理难度也就越大。传统医院的后勤服务属于计划经济产物,普遍存在高耗、低效和人浮于事等各种弊病。要提高后勤管理效率,则需对医院后勤管理进行改良或改革。
本研究以业务流程再造为理念构建后勤信息化管理流程再造的理论模型,通过分析总结医院后勤信息化管理与服务的经验教训,创建荆门市第一人民医院后勤服务信息化网络管理平台,为我国地市级三级甲等医院后勤信息化管理与服务流程再造提供理论与实践依据。
1.构建地市级综合性三级甲等医院后勤业务流程再造模型
2002年,国家的《关于城镇医药卫生体制改革的指导意见》拉开了医院后勤服务改革的序幕。医院后勤社会化改革是市场经济条件下医院运行体制改革的必然要求,改革的目的是改变传统医院后勤管理体制,促进医院后勤管理模式与运行机制的根本性转变。本研究从后勤的社会化改革出发,在对当前医院后勤改革进行系统分析的基础上,融合其他管理理论,对地市级综合性三级甲等医院后勤业务信息管理流程进行再造,构建后勤业务流程再造的理论模型。我国地市级三级甲等医院后勤业务信息化流程再造模型主要由八个模块和步骤[1~2]构成,具体流程如图1。
2.医院后勤业务流程再造模型实施过程与成效分析
我国传统后勤管理弊病主要表现如下:⑴人员冗余,传统后勤管理体系由于追求小而全,导致整个后勤队伍庞大,人员众多,近亲繁殖及裙带关系严重,甚至形成到后勤养老和混饭吃的现象;⑵观念落后,传统后勤工作中,员工服务观念落后,服务效率低下,不注重临床工作的需要和顾客需求,更谈不上关注服务市场的变化;⑶员工素质低下;⑷管理松散,传统管理往往是以言代行,随意性大,不留证据[3];⑸服务不够专业,过去的后勤业务,追求部门齐全,但是各个部门提供的服务都不专业。
本研究通过文献分析及对荆门第一人民医院后勤流程再造经验的总结分析,归纳总结出后勤流程再造的阻力主要来自三个方面:组织员工、组织本身和组织环境。后勤流程再造实施阻力主要为以下两个原因与表现:来自员工阻力的主要原因是改革给员工带来的心理压力和利益再分配;来自组织本身的阻力主要原因是管理层不重视、组织结构和管理不健全。而后勤保障是医院五大运行系统之一,后勤流程再造改革必然会涉及方方面面。这就要求建立起科学合理的监督管理机制,同时加强与其他部门的沟通协作。
通过相关文献分析[4]和实地调研,研究认为地市级综合性三级甲等医院后勤流程再造可以从以下三个方面进行操作:⑴以后勤社会化为基础的流程再造,即系统内部组建医院后勤服务实体,实现医院后勤服务功能及人员在本系统、本单位内规范分离、探索社会化、多元化发展;⑵委托社会服务企业提供后勤服务,或与社会联合组建服务实体,引入先进的后勤管理理念和方法,提供后勤保障服务、发挥自身优势,发展单项后勤服务项目,主动向社会提供后勤服务;⑶以医院信息化工程为支撑的后勤管理流程再造。
本研究通过文献分析,共选取3个方面6个维度评价荆门市第一人民医院后勤管理流程再造的效果。通过SPSS软件统计分析发现改造前后在运作周期、资源利用率(资源利用率=使用数量/库存数量×100%,资金利用率=该期间的出库总金额/该期间的平均库存金额×100%,)、管理成本、响应时间和顾客满意度等方面存在显著差异(P0.05),其统计分析结果如表1所示。管理成本包括机会成本、控制成本和责任成本,本文具体以我院购买生化仪器为例,用管理成本的责任成本来对比分析改造前后变化及效果。原购买生化仪器的流程为:检验科申请设备科对生化仪利用率和成本进行论证分析检验科和设备科共同考察提交专业委员会讨论拟订招投标文件、招投标订货采购安装调试交付检验科使用。对流程进行再造后利用后勤信息化管理系统平台,使整个运作周期由原来的300天降为180天,其中还可以节省人工费、办公费和差旅费等。
3.医院后勤信息化网络建设对流程再造的作用
哈默指出信息技术可看作是流程再造的助推器[5]。流程再造通过创造性的利用信息技术,采取与之相适应的组织结构,使得医院后勤服务取得巨大飞跃。医院信息化网络建设已经成为地市级三级甲等综合性医院的重点项目。
后勤信息化管理是将全院的后勤保障物资实行信息网络平台管理,即把物品采购、入库、库存管理到物品出库、科室使用情况及性价比评价等全部录入信息管理平台,当管理员将物品发放到请领物品人手中,再通过信息系统进行跟踪确认。依据荆门市第一人民医院后勤信息化流程改造的经验教训,结合相关文献[6],可将后勤信息管理系统分成以下几个功能模块:1、入库管理:该部分是对一切进入本仓库的物品进行登记,包含从供应商进货入库和医院内部科室退回的物品入库。入库查询界面包括所有的入库记录(科室、供应商和合作伙伴等);院外查询则是针对供应商和合作伙伴的查询,过滤掉医院内部的记录,方便用户查询供应商的记录。录入入库单时,用户只需要简单的输入,系统根据简码自动查找信息,并且具有供应商过滤功能,即入库时只录入该供应商的物品,极大的提高了用户的录入效率,甚至无需录入,操作员点击采购单,调用选择采购单后系统自动生成入库单据。2、出库管理:出库单据录入、出库单据查询、出库单据汇总、出库单据明细和出库退货等。3、综合查询:提供各种查询,使用户可以随时了解本库房物品的流动状况,以及各种综合性数据。4、综合统计:出入库平衡表、出入分类统计、出入明细报表、当前库存明细、物资入库历史查询和各部门出入库金额汇总等。5、综合分析:入库分析、出库分析、材料分析和科室请领分析等。6、系统维护:物资字典管理、部门管理、用户及其权限管理、报表打印参数管理、修改密码、库存结转、登录数据库服务器和系统初始化等。
实行后勤信息化管理,可以动态的获知各科室使用物资数量与状况,以便正确制定采购计划,节省医院资金。改造后荆门市第一人民医院后勤管理流程如图2。
在传统后勤管理模式下,后勤管理人员处理临床科室申请单全部需要手工操作,工作量大且繁琐,效率低下且容易出错。且因为无法提供库存查询情况,只有等到临床申请的时候才知道是否缺乏,而采用后勤信息化管理则可以避免以上弊病。利用信息流程再造,构建地市级综合性三级甲等医院后勤信息化管理系统,降低后勤管理成本,提高后勤工作效率和后勤服务质量,从而不断提高医疗质量和医疗水平,更好的为病人服务。
医院后勤信息化建设是个渐进的探索过程,总是不断涌现新的变化,需要拓展新的领域,只有抓住新技术发展机会,集中人力物力,后勤信息系统才会有更大的发展,取得更大的经济效益和社会效益。
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【关键词】后勤保障 管理 应用
中图分类号:C93文献标识码: A
后勤是医院生存的保障,水电是后勤保障的基础,是医院运行的支持系统。如何让患者能得到及时的医治,愉快健康的返回工作岗位和家园,如何让患者和医务人员有一个雅致舒适的治疗环境和工作环境,水电保障是关键。对于建筑面积约9万m2的大楼,水电任务是繁重的,其配置的主要设备就有专用变压器5台、高压柜17台、低压柜47台、EPS应急电源21台、UPS不间断电源18台。备用发电机组2台、高低区板式换热器机组各2台、不锈钢生活用水蓄水箱4个、空调冷冻水屋顶膨胀水箱2.35 m3、空调冷冻水补水箱(软化水箱)12 m3、消防用水水池324m3、屋顶水箱18 m3,高中低区变频调速恒压供水设备各4组,消防喷淋泵2台、消防栓泵2台、空调系统变频调速恒压补水泵2台、热水循环泵3台、消防稳压泵1台等设备。9万m2面积的大楼配备的照明用电厢、灯盒、配电箱、配电柜、给排水等设施数量就不言而喻了。由于患者流动量大,素质不同,使用配套设施较频繁,经统计在短短的3个月中,水电维修就达到1807人次,可想而知水电维修保障的重要性。
为了真正树立为第一线服务的思想,除了建立建全各项规章制度,还应制定各工种突发性事件应急抢修方案和工艺流程图及操作程序、规范,并上墙张贴,完善充实组织体系。确保后勤工作万无一失,把事故、故障处理在萌芽状态,从根本上树立一切为医疗、一切为患者的观念。随着社会的发展,招聘人员队伍在不断的充实更新,其内涵素质莨秀不齐。为解决其弊端,首先应在思想意识上对招聘人员进行个别意见交流及班会宏观要求,达到统一思想,认识到医院后勤工作的重要性,牢固树立整体观念、服务观念。把被动服务变为主动服务。忍、让、做是后勤服务人员应该具备的素质。患者在治疗期间,不可避免会出现性情急躁现象,服务的态度尤其重要。它关系到医院的声誉,声誉又关系到医院的生存。为防止服务态度不良现象发生,在纪律上制定了严格的措施,一旦受到投诉,当事者在经济上将受到处罚,从而加强了服务意识。没有过硬的专业技术,水电保障无法落实。随着科学的发展,新技术在不断的涌现,为适应社会的发展跟上形势的需要,任何人都应不断的努力学习,否则将会被社会淘汰。除了自身努力之外,外界因素也将起到积极的促进作用。
关键词:医院;后勤管理;采购
医院的后勤工作,是医院开展各项活动的基础和保障,后勤保障的工作水平首先关系到患者的生命安全与健康,也关系到职工的切身利益,更关系到医院的声誉。随着社会主义市场经济的发展、现代化医院的建设,后勤保障能否满足临床一线的需求,能否为医院的发展提供必要的保障,是医院提高竞争力和规范化管理的首要前提。
近年来,我院的后勤管理部门为医院的发展,提高经济效益做了大量工作,取得了很大进步,但仍存在着管理模式滞后、设备设施陈旧、技术人员匮乏、维修成本高、核算制度不完善等等一系列问题,现仅从后勤的材料采购与管理方面,提出我个人的一点看法。
一、 后勤材料采购现状及管理存在的问题
2005年医院后勤成立了后勤材料采购小组,打破了历史遗留的各维修班组自行采购的格局,所有后勤的维修材料统一由采购小组指派专职采购人员负责采购(包括管工、电工、基建、弱电、电话、保卫、绿化等),同时设立了专职财务会计人员和专职财务保管员人员负责材料的出库、入库、结存及保管工作,使后勤维修材料的成本得到了有效控制,材料的管理更加规范化。但由于后勤维修材料的品种多、型号规格复杂,故而多年来后勤的维修材料,其中90%都是由一家供货商常年送货,材料的价格随行就市、只增不减,价格高低一直鲜有问津,各班组要多少就采购多少,采购多少就消耗多少,整进整出无库存。材料的核算还停留在原始的手工记账上,月末材料一次性登记入库,不能按库存材料品种、规格设置明细账,因此不能准确的统计出材料的实际购入量、消耗量及库存量。
二、建议与改进措施
针对我院后勤材料管理所面临的问题,本人认为可以从以下几个方面来规范管理。
(一)严控采购成本
1、 通过建立市场询价制度严格控制采购成本,根据市场询价掌握维修材料的价格信息,货比三家在质量相同的基础上选取较优者。对于常规材料可直接从厂家订货,以最大限度的降低采购成本,获取较优的采购价格和折扣率,严格控制后勤维修材料的采购成本,堵塞漏洞。
2、 各班组应根据实际需要填写材料采购申请单,同时注明所需物品的数量、规格、及使用科室。由科主任审批同意签字后方可进行采购,常用材料尽可能按计划随购随用,避免材料的积压浪费及流失挪用。
3、 严格财务制度,杜绝见票不见货等弄虚作假的现象
(二)强化后勤材料的管理与检查
1、严格材料的出入库制度,货到及时填制材料入库单,出库保管员见单发货,严格按照财务制度建立材料的分类明细账,以确保库存材料的准确性。
2、根据各维修班组的工作量耗材表,准确的结算出医院各医疗和职能科室的耗材量,承包到科,积极鼓励各科室增收节支。
3、建立月末盘库制度,以确保账实相符,防止材料的丢失、积压、浪费。通过盘库发现材料管理中存在的问题,并及时作出相应的措施,合理地运用流动资金,提高效益,降低成本增加利润。
4、加强综合检查制度,建议由后勤领导会同财务部门每季度进行一次综合检查,及时发现和纠正存在的问题。
(三)实行库存材料的电算化管理
医院材料的电算化管理是国家卫生信息化发展的重点之一,也是国内医院现代化建设的新兴热点。没有现代化信息技术支撑的医院在管理上将面临数不清的困难。因此,要充分利用信息资源,高度重视医院后勤保障的信息化建设工作。依靠电子信息平台和网络资源的优势,充分利用信息的电算化通道,建立高效快捷的工作机制,提高工作效率和经济效益,为运行环境的全面优化提供有力的保障。以医院的数字化管理为依据,以计算机的硬件为基础,以医院的局域网络为平台,利用自动化的办公系统,对现有的工作流程进行优化升级,用信息电算化的手段对医院后勤进行科学合理的管理。对后勤而言,建立后勤材料采购与库存管理相结合的电算化管理软件,使后勤材料纳入医院材料管理系统实施网络平台化(同我院器械库、文具库、洗衣房)已势在必行。
总之,医院的后勤管理是管理链中的重要环节,是全员工作正常运行的基础和保障,。后勤工作不是中心,但服务于医疗中心、后勤工作不是大局,但牵动大局,后勤不是小事,但要从小事做起,改革后勤服务模式,加强成本意识,降低耗材是提高我院竞争力的有效方法之一。只有更新理念,不断加强后勤工作的企业化、集团化意识,培养一支懂技术、会管理的后勤人才队伍,更新人员素质,提高服务技能,是医院后勤工作的关键所在。是医院可持续发展,面向现代化、国际化建设和谐医院的必经之路。
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北京华信医院 总务处:王辰
【关键词】医院后勤;物业;精细化管理
医院后勤物业在整个医疗工作中是必不可少的,其在保障医疗工作顺利进行、医院环境美化、患者顺利就医中起到很关键的作用,因此对其进行规范化的管理是必然的。目前精细化管理逐渐应用在各大企业及事业单位管理中,其是一种管理理念和管理技术,主要特征就是精细操作、精细管理,其是以精益求精为基本原则,达到优化业务流程,提升整体管理效果的目的,从而为客户提供更高优质和满意的服务。
一、医院后勤物业管理的特点
1.服务性:医院后勤物业与其他物业存在一定的差异,不单单只负责保安、保洁等工作,还包含医院的一些其他服务,如医疗设备的管理、消毒工作、饮食管理、护工管理与培训、导医与导诊以及一些的延伸服务。因其服务的单位存在特殊性,因此管理也有一定的差异,如保洁工作,医院中存在大量的病原体,人流量也比较大,很容易造成交叉感染,也会受到病人排泄、呕吐物的污染,因此,作为保洁服务人员,详细的院感知识、消毒隔离措施和高频率的清洁是必不可少的。不但如此,很多的后勤物业还要根据医院的要求进行污水、污物、尸体的处理和医用垃圾的销毁。
2.计划性:医院面积大、人流量大且突发事件比较多,这就要要求医院后勤物业在管理时要有更强更精确的计划,如医院收治的因打架斗殴受伤的病人,有些还会跑到医院中大吵大闹,甚至会在医院中动手,这就要求医院后勤物业预先制定一套应对这类事件的方案,以保证其他患者的就医安全。再如专业陪护工作,专业陪护人员是为病人提供专业化、亲情化的服务,后勤物业要有计划的加强护工的培训,使得护工人员做好对病人的生活护理、心理护理、健康宣教、饮食指导、病情观察等。
3.技术性和持续性:医院与其他写字楼和住宅区域不同,其是24h持续运行的,这就要求医院物业也要不间断服务,如医院设备的管理,有很多设备都关联着病人手术能否持续进行,而医院设备又相对多且都比较复杂,这就对设备管理和维护的计划与技术性提出了较高要求和标准。
二、医院后勤物业实施精细化管理的必要性
随着时代进步,医疗事业不断上升,要求医院具有极强的专业程度和细致的分工,从而更好地为患者和社会服务,要想医院后勤物业管理水平得到大幅度提升,对其实施精细化管理是必须的,只有加快管理的精细化进程,改善管理制度和水平,才能为推进医院的整体发展奠定扎实的基础,使得医院在竞争激烈的医疗机构中占有有利地位。精细化管理是获得群众认可的重要举措,在医院后勤物业管理中采用精细化管理可有效带动整个医院的精细化发展,从而提升医院的工作效率,提高患者对医院的满意度和认可度。
三、提高精细化管理在医院后勤物业管理中的应用措施
1.加强对精细化管理的认识
随着医疗技术的不断发展,医院之间的竞争也逐渐加强,医院后勤物业管理作为医院后勤保障部门必须认识到精细化管理的重要性,真正能落实好精细化管理的基础就是让所有员工都能对精细化管理有所认识。因此,后勤物业管理部门要定期召开会议,落实、深化精细化管理思想。在精细化思想的指引下,后勤物业工作从思想到做事方式都要有所改变,这不单单只是工作需求,更是维持医疗事业持续发展的必由之路。通过不断的创新和学习,吸取精细化思想的精髓,使后勤物业精细化管理工作迈上新的台阶。
2.制定精细化管理体系,完善精细化管理制度
实施精细化管理的前提就是要有完善的管理体系和管理制度,在各个角度、各工作流程上建立规范的精细化管理体系,细化工作流程和责任,让每项工作都有规章可遵循,实现科学管理。当前,我国信息技术快速发展,在各个行业中都占有重要地位,医院后勤物业也不例外,在信息技术的帮助下,可以更好的对各项工作进行分析,进一步开展工作。
3.打造精细化员工团队
加强对物业公司员工的培训是提高物业服务能力和水平的根本,根据医院后勤物业管理中出现的问题,有针对性的对物业管理人员进行相关医学知识和管理技能的培训,以提高管理人员的综合素质。对员工定期进行专业技能和职业素养培训,如消毒隔离、职业防护、各种检查标本配送与相关仪器设备使用、生活护理技能培训以及文明礼仪和法律法规等职业道德培训,指导物业公司制定和完善职工岗位职责、工作制度与流程,以及医院突发事件的应急预案,不定期抽查员工相关知识与技能掌握情况。通过培训提升了物业公司员工的综合素质,规范员工的行为,有利于维护医院的整体形象。可通过多种形式的培训、考核和比赛激励后勤工作人员。为员工提供展现风采和交流的平台,优化后勤队伍,加强思想道德建设,使后勤工作队伍不断发展壮大。
参考文献:
作为医院后勤管理行业的专家型企业和标准化的领航者,上海益中亘泰物业管理有限公司(下称“医管家”)一直致力于医院后勤服务的研究和实践,在与行业社会化同步发展的同时,不断优化企业管理和服务,经过十多年的实践建立了完善的企业标准和规范,为全国50多家医院提供专业规范的后勤综合服务;同时,作为行业的一员,我们始终不忘自身担负的行业责任:做好后勤管理服务,规范后勤管理标准。
我们认为,可以从下面几个方面着手关注:
一、管理和服务标准的建立
医院后勤物业管理市场化至今不过十个年头,许多标准和规范还在研讨和制订中。“无规矩不成方圆”,所有标准和规范的制定不仅仅对医院后勤物业服务的乙方是种约束和指导,同样也可以规范后勤物业服务的甲方行为。以便为整个医院后勤物业管理及服务创建一个良性的市场环境。
为了规范后勤物业管理和服务,作为医院后勤物业服务企业我们在行业标准不断完善的过程中,需要建立健全各自企业两个方面的标准:一是日常管理和服务标准体系;二是突发事件管理和服务体系。
1 日常标准和服务标准体系的建立。
在市场化的后勤服务标准的制定和编制过程中一要参照原来医院后勤管理内容“取其精华”,二更要遵照市场规律“去其糟粕”,真正走上市场化、专业化、规范化的医院后勤管理和服务道路。
以“医管家”为例,公司为了更好为客户提供五个一流的服务:服务质量行业一流,品牌形象行业一流、管理水平行业一流、管理人员素质行业一流、员工幸福感行业一流。结合三个管理体系(ISO9001、ISO14001,OHSAS1800;)及所辖医院这种特殊物业管理的内容及特点编制了公司级别的十三本指导日常管理和规范操作的各类文件和项目级个性特色文件。在各类作业指导书中,我们规范了管理和操作的标准,有效保证了服务输出的质量,为我们给业主提供优质的服务奠定了坚实的基础。
2 大型活动或赛事的医疗保障及突发事件的处理标准的建立。
“医管家”有多次国内国际大型活动或赛事医疗合作保障经验。在每次保障前一个月我们便从方案入手,做好各项准备工作,包括设施设备的调试、人员的阶段性排班,各类物资的提前预储备、方案的反复试演练等。
为了很好的应对突发性的群体性就医事件,后勤物业服务企业必须建立健全快速应对机制。我们动用了大量的人力、物力和财力专门去研讨如何编制更适合各个医院的应急处理流程,多年的物业服务经验结合医院的实际运作情况,我们为了配合医院应对各类突发事件,在编制每一本作业指导书的时候都分为三大部分,日常的管理和服务、突发事件处理流程汇编,以及医院的财产的维护。
作为作业标准的一个不可或缺的部分,我们认为突发事件的处理流程的编制要把握好下列几个方面的内容:一是要制定周密严谨的突发事件处理流程。二是编制别通过明确总原则和现场处理原则确认相关责任人。三是适度多形式的演练是关键,所有的应急预案、突发事件处理的流程都必须经过演练才称得上预案或流程,必须由相关负责人掌握才能有效。四是总结,定稿再培训。
二,管理模式的探讨
由于医院后勤物业服务内容围绕着医护人员和就医人员展开,各个科室和就医环境的特殊要求的不同造就了物业服务工作内容、要求及管理标准和工作标准的不同,进而提供的服务和管理也是不同的,具有复杂性、难以复制性及不宜控制性。
医院物业服务中有完全区别于通用物业的服务内容如运送、配餐、导医、医废的收集等专属于医疗系统的内容。即便是同样的环境保洁,医院后勤物业服务涵盖的内容更多:消毒隔离、个人防护等,要求的更特殊化;五色毛巾,四色拖把、一床一巾等。医院的特殊环境及特殊服务对象直接导致,对员工的三级安全教育、个人防护,教育,职业安全健康的关注是完全有别于通用物业管理,因此,企业必须引进ISO18001管理体系。
还有最为特殊的运送服务,这是医院后勤服务中独有的项目;和整个医院临床密不可分,与院方的联动时时刻刻在进行中。运送的效率和运能直接决定这整个医院运行的效能。
这些特殊性决定了医院后勤物业服务的项目管理模式的不同,同样企业管理模式也有细致的差别,现在通用的物业公司基本都是二级管理模式(公司职能部门条线专业指导和项目独立运作管理),医院后勤物业管理的企业管理模式略有不同,在业务部门的设置上更注重品质控制,业务指导、检查、监督的结合性,更注重业务拓展和企业利益的制衡管理,同时增设了专门的项目运作部门,加强多项目的统筹管理。医院后勤物业公司‘更应该花大力气研究二级管理模式中各职能部门的职责,各职能部门与项目之间的工作衔接,项目各部门与院方相关部门的对接。
三、从业人员的管理
医院后勤管理及服务的复杂性源于院方专业性的科室多而复杂,每个科室对人员的要求都不同,且需要具备一定的医学知识,因而员工的培训工作量非常巨大。目前整个行业培养出的物业人才主要还是对通用物业的一种管理,医院后勤物业管理人才、运作的人才非常少,且参差不齐,远远不能满足医院后勤物业服务专业的需要。
护工、运送、配餐,导医等都需要行业统一输出专业的人才,专门编制医院后勤物业服务人员培训教材,或者在目前行业通用各,类上岗的培训;物业管理员、消防员、安全员、物业管理师等培训教材中增设医院后勤的内容势在必行。
另外,由于原有通用物业未涉及医院这块专业内容,整个行业中通用物业成熟的优秀经理人向医院后勤物业流动的可能性较小。即便是流动,由于医院后勤物业的特殊性,需要较长一段时间的再学习和适应,这势必造就了行业专业人才的断档和缺失。
针对上述医院后勤管理和服务人员严重缺失和断档现象,“医管家”更是身先士卒成立了专业的培训学校。建立了严格的培训机制,组建了专门的培训团队,培训团队里面有经过严格筛选的培训讲师,分为实操讲师和理论讲师,同时讲师又根据专业分为环境管理,运送、工程、秩序维护、护工等专业课和综合管理讲师,结合职业教育和国内外教育的特点结合行业实际以及行业从业人员的整体素质,编制严谨的培训教材和科学合理的培训教案,有效为行业输出有用可用实用的人才。
我们整个行业对医院后勤物业这个特殊的物业应给予更多的支持和关注,物业管理的相关行政主管部门与整个医疗系统后勤管理的行政主管应联手研究这一特殊行业的人才的培养和输出,为我们医护人员和就医人。员提供一个规范、整洁,温馨、快捷、安全的工作和就医环境,为老百姓的就医提供心理上温馨的疗伤场所而共同努力。
总之,医院后勤工作是一切医疗活动运行的基础,直接影响到医院的经济和社会效益。一个专业规范的后勤服务可以助推医院品牌的建设,可以让更多的就医人员奔走相告,趋之若鹜。反之亦然。
由于医院后勤物业管理及服务刚起步不久,还在不断的探索和完善中,更需要我们医院后勤物业人在继续不断的探索中,不断借鉴国内外成熟物业管理模式,一起推动整个医院后勤物业管理走上更为规范化,标准化、专业化、市场化;国际化的管理之路。
1、所辖科室多为职能科室,职工以领导、监督管理者居多,可以说是医院承上启下的枢纽。
2、党员文化程度、综合素质参差不齐,平均年龄在 岁以上 较大,35岁以下年轻职工较少(仅有1人),不能及时为组织输注新鲜血液,党员队伍建设难度较大,
3、行勤党支部所辖科室直接服务对象为职工,间接服务对象为患者,是一线科室的后勤保障部门,本支部职工的工作态度、工作效率、工作作风,直接影响到医务人员的工作效率和服务质量,间接决定着患者的满意度。
所以,结合本支部科室的工作特点,行勤党支部围绕党总支行风建设方案,为更好的规范管理、服务一线,对前一阶段行风建设工作简要总结如下:
一、明确创建目标:
围绕临床工作,规范管理和服务工作流程,履行岗位职责。
二、制定党员考核细则和行风调查问卷
行勤党支部根据实际工作情况,以不定期深入临床一线下发调查问卷及口头交谈的形式,了解一线职工对各职能科室或职工的满意度。
主要针对以下几方面进行考评监督:
1、礼貌接待,文明用语,态度和蔼,服务热情,不推诿、刁难患者和医务人员,耐心解答患者和其他工作人员提出的问题,杜绝生、冷、硬、顶、推现象。
2、身穿工作服,规范佩带胸卡,言行规范,仪容仪表整洁。
3、履行管理、服务职能和职责,工作积极主动,办事公道,工作效率高,作风正派。
4、经常了解情况,后勤服务坚持下送、下修、下收制度,保证物资供应,有效及时解决医疗与其它工作需要解决的问题,为临床一线做好后勤保障工作。
三、收集反馈信息
上半年,行勤党支部共下发行勤科室职工满意度调查问卷20份,群众反映较好,职工满意度达96%以上。
四、存在的问题
部分人员工作时间着便装,不佩带胸卡,时有出口不逊,生、冷、硬、顶、推现象。
关键词:财务;社会化保障;思考
后勤保障社会化需要军队财务部门主动搞好配套改革,积极为后勤社会化保障创造良好的内部条件。军队财务目前取得的改革成就只是阶段性的,但要实现全面建设现代后勤的目的,就必须要求军队财务继续从自身的体制机制等方面的弊端和存在的薄弱环节出发,结合社会化保障的客观实际,深化改革措施,不断推进社会化保障。
一、建立规范的操作规程和有效的评估手段
1、要健全财务监督的法律法规制度,规范财务监督行为
市场经济是法制经济,所有活动都要遵循价值规律展开,其运行以法律规范保证。军队财务要通过对现行的财经法律、行政性法规和规章制度的完善,进一步规范财务监督工作,增加其透明度。在后勤社会化保障条件下,部队还面临着许多新的形势、新的问题,军队财务要最大限度地堵塞可能出现的漏洞,就得与时俱进,建立新的法规来应对新问题;要通过细致入微的调查研究,建立健全各项配套制度,严格明确各个环节的职责分工,制定各类财务收支量化指标和统一规范的业务操作规程,制定严格的内部监督管理制度,并严格执行,借助制度形成自我约束机制。
2、要逐步加强财务监督力度,引进高效迅速的财务监督手段,突出监控的实效性
后勤保障社会化,意味着部队的许多制度、方法要与地方接轨,部队财务人员与地方的接触交往也会增多。因此,对军队后勤保障社会化实施有效地财务监控必须把握其特点和规律,加强对这些“结合点”的监督。第一,针对监控对象具有军地双重性,加强军地联合监控;第二,针对被监控方经济活动具有独立性,要把握准监控点;第三,针对监控内容的广泛性,密切各相关部门的协作配合。另外,在制度方面,要从年度集中性的财务检查转变为经常性的监督,及时发现财务管理中存在的问题以便整改,形成管理与监督并重的良好局面。在具体的操作中,要加强对预算编制和执行的监督,强化对工程经费、招标采购和支付、实物资产等的管理与监督,以及会计信息质量的核查,要从侧重事后监督转变为全过程的监督,做到未雨绸缪、防微杜渐。对具体的单位和部门而言,要从重视外部监督转变为外部和内部并重,从而实现对军队后勤社会化保障改革的全方位、全过程、多渠道的立体式监控。
3、要加强财务监督人员队伍建设,不断提高监督水平
首先,军队财务要建立专门的财务监督机构,在各级财务部门单独设立监督检查部门,并赋予相对独立的地位,从而理顺财务内部的关系,形成各部门间相互制约、相互分离的体制。其次,军队财务要与纪检、审计等职能部门通力合作,互相通气,及时通报有关情况,进行合理分工,各司其职,避免相互推诿;必要时可以组建联合小组,共同实施监督职能。最后,由于财务监督工作涉及部队财经工作的诸多方面,所以必须建立一支政治思想合格,精通专业理论与技术,以及具有优良职业道德的财务监督队伍。
二、建立动态军费供应标准体系
首先,要在优化调整现有标准结构的基础上,对社会化保障项目现有的标准进行清理。废除过时的,补充缺项的,增加缺额的,确保供应标准与社会化保障需求相适应。其次,对社会化保障项目中的间接和物化保障内容进行量化处理,并转化成货币标准。例如将过去间接和物化用于饮食保障中的水电,给养器材、设施设备、采购运输、占用兵员、以及营房保障中的水、电、暖、气、维修、绿化、保洁、保安等开支,全部转化为货币标准。最后,对社会化保障项目的货币化保障标准,要全面进行按个人或单位计领,能发到个人的将标准定到个人,不能发到个人的将标准制定到具体单位,杜绝“跑、冒、滴、漏”和“回扣”等问题。
如果在现行经费供应标准结构和数量不可能大幅度调整的情况下,也可以考虑对有关经济项目采取适当调整经费开支范围和加强管理的办法。目前在经费标准化供应上,只是单纯的实力加标准的分配方法,对市场商品价格的地区差异和变动因素考虑不足,经费供应标准相对稳定。调整变动周期性较长,不能适应市场经济瞬息万变的形势。因此,在扩大经费供应比例、实行标准化供应的同时,必须建立更加科学、合理的经费分配方法,使经费保障具有一定的弹性,以适应地区差异及市场价格变动的需要。各项经费标准除基本标准外,还应设立弹性标准,如地区补助标准、单位补助标准和计领比率。根据物价变化,适当时期只需调整计领比率,就可以基本适应市场经济的变化,做到以变应变。
三、积极稳妥推进军队财务改革
军队财务的改革不可能一蹴而就。在范围上,可以先从高级机关、院校、科研医疗单位开始,总结经验,再逐步在部队展开;在内容上,可以先从生活保障入手,再向其他方面深化;在步骤上,可以系统论证,试点先行,分步实施,逐步深化,不断探索改革的特点和规律;在时间上,不能搞一刀切,允许有先有后,有早有晚;在方式上,要结合本单位本地区实际,有所区别,注重实效。
社会化改革就是把军队的部分后勤资源纳入到市场进行流通。当前,军以上大机关、院校、医院等改革条件较好的单位,是地方相关服务行业的追逐对象,已具备进入市场的条件。只要精心组织,加强协调,社会化改革将是水到渠成之事。但是一些师团级非作战单位,规模小、经费承受力弱、设施设备落后,自身负担很重,如果分散组织改革,保障成本高,不易被市场接纳。对这些单位,一方面,可在部队相对集中的地区,由政府或专业公司组建区域性、综合性的保障实体,同时承接多个单位的生活保障项目。另一方面,可借鉴联勤改革时划分保障区的做法,以城市划区内级别高的单位牵头成立改革领导机构,对划区内的团以上非作战部队实施统一的社会化改革,联合与地方专业公司合作。这种做法,既有利于“三军一体”思想的不断深化,也符合联勤保障与社会化保障日趋融合的发展趋势;既能形成规模优势,降低保障成本,便于职工在内部调剂而减少分流的压力,也有利于统一政策,便于与地方政府的协调,从而增加改革成功的可能性。
四、优化健全管理体制机制
在市场经济的条件下,军队财务面对着非常广泛的国际国内市场,军队财务在面临机遇的同时也出现了许多新问题、新情况,需要通过改革完善财务管理机制,优化结构,完善功能,提高效益,把丰富的社会资源利用起来,把有限的军队资产盘活起来。为了不断提高财务管理水平,就要注重向改革要保障力,着力在探索理财规律上下功夫。在制度建设上,必须改变各部门各自为战的做法,采取相关部门同时制定、批次审批、系列颁发的方式出台有关法律规范,形成军队与地方,军队内部之间,以及法律规范体系自身的相互配套,协调一致。
规范军费运行流程,就要建立健全高效安全地资金运行机制。要强化政策意识、保障意识、风险意识和责任意识,完善制约机制,规范军队资金运作。对资金供应保障体制进行改革试点,逐步创造条件,适时建立区域性财务结算中心,实现机构设置区域化、资金供应网络化,业务管理规范化的目标。同时,还要加强资调中心建设,在贷款管理上实行经济担保和由资调机构独立审贷的规定,规范资调业务管理秩序。
五、加快法规建设和理论研究步伐
军队财务法规应当在立法方面注重与军队和国法制建设同步,尤其与地方财经活动立法同步,处理好新形势下军地经济活动中的关系,减少摩擦。要及时对各类新问题、新情况进行立法规范,尽力完善工作程序,保证军队财务各项建设健康发展。目前,后勤保障方式社会化方面的财务法律规范,有的不符合部队实际,有的不适应客观形势发展的需要。为解决这些问题,应重点加强三方面的工作:一是加强调研论证,保证法律法规的制定既符合部队的实际,又适应市场经济的特点、规律。二是加快立法步伐,使其与社会化改革同步,甚至是先立法后改革。三是缩短法律规范的修订周期,既可以采取局部修订与整体修订相结合的方式,也可以实行单条、单款修订的方式。
军队财务理论有着指导财务工作实践的重要作用。财务理论研究的创新,实际上是在财务工作发展演变的过程中,对其呈现出的时代特点的捕捉和把握,是一定阶段军队财务制度、管理规范、军事财经法规、宏观财务决策思路整体推进的前奏曲。从这个意义上讲,财务理论创新是与一定时期军事斗争后勤准备的政策方针相联系。军队财务理论不仅是财务工作的先导,还有助于各事业部门财经层面工作的整体提升。在后勤保障社会化的条件下,要充分发挥好理论的指导作用,就必须及时掌握国家经济改革信息,掌握市场经济的发展规律、社会资源的利用规则、社会化保障的后勤工作规律,重点围绕适应“战场”和“市场”遇到的重点、难点问题,展开理论攻关。不仅要解决政策性和对策性的问题,还要解决技术性和方法性的问题,确保机制创新具有很强的适应性和操作性,让理论研究紧紧围绕军队财务的中心工作,自觉为深化军队财务改革,解决军费供求矛盾,提高军费使用效益,搞好军事斗争准备和人才战略工程经费保障献计献策。
参考文献
[1] 李斌、刘家兴:加强军队后勤保障社会化财务管理浅探[J].当代经济,2009(2).
[2] 郑广军、罗著、屈焱:适应后勤社会化改革探索军队财务保障新思路[J].现代经济信息,2012(10).