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物流控制即控制企业物资流动的全过程,从原材料申购、投料,在产品、半成品至产成品都要严格监控,也就是控制资金在企业实物化的运动过程。实践表明,加强物流控制是企业从内部找利润的有效途径,也是企业增强竞争力的有力举措。现结合企业实际,从以下三个方面来论述如何对企业物流进行控制。
一、采购过程控制
采购是企业物资供应部门按已确定的物资供应计划,通过市场采购、加工定制等各种渠道,取得企业生产经营所需要的各种物资的经济活动。采购过程控制是对企业供应环节员工行为与物流的控制,其目的是保证生产原料的质量、数量和时效,降低采购成本。采购过程控制是物流控制的第一环节,对企业的经营至关重要。
l、建立严格的采购制度,规范采购基础工作,建立严格、完善的采购制度,不仅能规范企业的采购活动,提高效率,杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应当明确规定物资采购的流程、采购合同的签订评审、各有关部门的责任和关系,物资采购的申请、审批权限等,强化对请购、审批、采购、验收付款等环节的控制。可通过各需要部门填制“请购单”进行控制,会计部门依据“请购单”核对库存,有关合同及预算,无误后筹资付款,以控制盲目采购。
2、加强采购数量的控制。管理不善的采购作业所导致的生产缺料或物料过剩会造成企业的损失。因此企业应根据生产状况按计划用量和库存量的变化来控制采购量,科学地制定合理采购间隔时间和采购量。
3、严格控制采购价格。可以用原材料价格=产品售价一目标利润一(生产阶段加工成本十各项负担费用)这一公式控制采购价格。采购时要比质比价,即同等材料比价格、同等价格比质量、同等质量比服务,考虑质量、价格、服务、交货期、付款条件等综合因素,做到至少货比三家,综合分析。采购员经过货比三家后,将购货名称、价格、数量及其他条件填入“定货单”,一份送供应单位按时送货,一份留存备查。
4、对企业大宗材料必须公开招标采购。应制定适合企业的物资采购和招标管理办法,成立公开采购管理小组,实施透明工程。这种直达方式严格杜绝了采购中的不正之风及暗箱操作的弊端,既可缩短物流时间,减少流通费用,又可让供应商直接了解企业的需求。
二、保管过程控制
物资的保管过程即物资的验收、储存、发放过程,简言之就是库房管理过程。保管过程控制就是对仓库管理过程的控制,这是物流控制的中间环节。加强这一环节的控制,对减少物资积压、浪费、压缩资金占用,降低发出物资差错损失,减少费用支出尤为重要。
l、所有材料购进后必须按规定验收入库,入库单必须得到采购人员、检验人员、保管人员和财务人员签字才能办理。他们之间的职能既严格区分,又相互约束。采购部门根据定货单、入库单和供应单位的发票,相互核对无误后,送交会计部门入账。供应部门和财务部门要相互配合,根据企业的实际情况合理地界定库存量和库存类别,既保证使用不间断,又尽量压缩资金占用。
2、仓库保管人员对入库物资必须分清批号、进库日期,井然有序地分门别类、摆放整齐,并定期检查,及时整理,这样可以克服库房物资贮存管理混乱,杜绝原料变质、偷盗丢失、私自挪用等不良现象的发生。同时要建立健全有关规章制度,如采用货品库存卡、货品标签、保安、防火、卫生制度、设置防盗报警器等进行控制。
3、要建立定期进行库存盘点制度,全面清点库房的库存物资。定期进行实物盘点和控制账存制度是为财产物资的安全完整而采取的控制措施,定期盘点制度包括了确定各账户余额下的财产数量和金额,将财产物资的结存数量与实物保管部门的保管账、卡及实存数量进行核对,以确保账账相符,账实相符,如不一致,则可能说明物资管理上出现错误、浪费、损失或其他不正常现象。为了防止差异再次发生,可以加强保护控制措施,及时发现问题,以便实施有效控制。
4、严格执行凭单发料制度。领料单上应准确地记录仓库向各部门发放物资的数量、金额及经办人员姓名。领料单是库房发出材料的原始凭证,仓库管理员应认真仔细按照领料单上的材料进行发放。发料时要注意领料单必须有部门领导核准签字、发料人、领料人签字,财务部门应随时勾稽账面余额与实存数量是否相符.以杜绝无单领料、少报多领、监守自盗,控制仓库的库存短缺。这样有利于核算各领料部门的生产成本,控制材料的种类和数量,减少各部门车间的积压、降低消耗。
三、产出过程控制
产出过程控制也就是指产出半成品(在制品)在各车间、各工序间流转、最后形成产品、实现销售过程控制,这是企业物流控制的最后环节。加强这一环节的控制,有利于减少因管理不善造成的半成品、产成品短缺、丢失、损坏等,保证提供客户所需的产品,确保标准的投入产出率。
1、建立半成品仓库。对外购半成品可按照物资采购方法进行控制;对自制半成品要严格按照企业内部制定的流转程序,上一个车间完工的半成品要填制入库单办理入库手续,下一个车间生产领用需填制领料单,办理出库手续。车间、仓库、财务三方协同做好库存数与账上数的核对工作,保证半成品能完好无损,保质保量的进入下一道工序。
为贯彻公司“转型发展,竞进提质”的要求,实现致远公司正式投产的目标,为全省实现“大交通、大发展”提供一个强有力的资源平台。按照上级商贸公司工作部署,积极推进致远公司配方研制、生产调试、完善制度建设等工作,现将近期致远公司主要工作开展情况汇报如下:
一、实验室研发工作
为保障致远公司能够生产出合格的改性沥青产品,实验室协同中海油技术骨干及多名技术专家,进行了配方调试、抽样测试、送样检测和生产调试等多方面的工作。截止到目前,致远公司在研发上主要做出了如下工作:
(一)原材料抽检及半成品、成品抽样检测及送检
为保障基质沥青的质量,在基质沥青下船、进零位罐前和生产前分别对中海油基质沥青和国创沥青进行了多次抽检。为摸清生产规律,实验室对生产中间半成品进行了20余次的抽样检测,对中海油成品和国创成品也进行20余次抽样检测,并将成品改性沥青送权威机构检测多次。
(二)配方调试
1.解决产品离析问题
因前期生产主要问题为产品离析,故对产生离析的原因进行分析,然后对离析产品进行后期处理使其重新变为合格产品,并着手进行了离析原因室内探索实验及离析产品重新变合格实验等20余次,并同时结合实际生产工艺及设备情况提出相应意见。
2.关于自行调制配方
分别以两种70#沥青为基质沥青,其他辅助材料均为市场上自由采购,调制出合格配方,并经过初步室内试验合格,具体优化及更详细实验因时间原因有待下步工作开展。
二、生产部试生产工作
因采用了较为先进的工艺管线,我们面临的问题较为复杂,在公司领导、国创、中海油技术骨干及公司内外多名技术专家的多次指导下,经过前后5次试生产,5月底初步制备出合格产品,目前正在进行每罐每批生产123吨产品的试生产,结果待查。
设备调试上,致远公司配合设备厂家对设备试运行进行调试,先后对胶体磨、沥青泵和三通气阀等设备进行了调试,保障设备正常运转。
三、经营部工作
根据经营部部门职责,进行试生产期间仓库的收料、领料及发料,以及运输车辆过磅等日常工作。同时进行同上级商贸公司经营三部的业务对接,确定沥青需求量。根据领导安排,负责沥青样品送检指挥部的工作,同时联系运输单位,完成了运输合同的签订工作,保障下一步正式生产的沥青供应运输工作。
四、公司制度建设
为规范公司管理,综合办公室在公司领导的安排下,草拟了多项制度内容,包括各岗位职责、薪酬管理制度、绩效管理制度、考勤管理制度、员工出差管理办法、车辆管理制度、食堂管理办法等十多项制度,并协助生产部完善了安全生产管理制度。另外,综合办协调并制作了各部门的上墙制度牌,完成公司各部门的制度上墙工作。
1 目前国有大中型企业周边治安现状
在社会主义市场经济条件下,随着企业经营机制的转变和体制改革的不断深入,利益结构的调整和人员身份的置换等给企业内部治安问题带来管理难度。为了加强企业内部治安保卫工作,以维护内部治安秩序,保证内部政治稳定,以防范建设为重点,坚持“群防群治,自主管理、预防为主、保障安全”的保卫方针。紧密结合公司改革和发展的实际,认真落实内部治安保卫责任制,狠抓内部治安防范,大力整顿内部治安秩序,同时按照上级公安部门的工作部署,对国有大中型企业及周边治安秩序进行整治。结合我公司的实际情况,企业治安保卫部门全面铺开整治工作,突出整治重点,主要从以下三个方面重点整治:①对重点要害部位及剧毒化学物品的管理、防范工作;②整治隐患,建立健全安全防范机制,巩固整治成果;③对施工队伍及外来劳务人员的普法教育。
1.1 2008年对企业内部及周边治安秩序进行专项整治
全年1~11月份查获涉嫌车辆夹带物资出厂34.59 t,人员夹带物资出厂65 kg,涂改伪造证件380起,为企业内部的稳定和社会安定团结做出了重要贡献。
1.2 对周边废旧金属收购站的整治
由于生产经营的需要,我公司生产装置多为金属框架结构,且贵重金属配件仓库较多,这就给盗窃人员可趁之机,从而使得厂周边废旧金属收购站(点)增至20余家,整治期间共查处废旧金属收购站(点)20余家。
1.3 建立健全防范机制,巩固整治成果
随着企业改革的不断深化,各种新情况、新问题和各种矛盾层出不穷,尤其是严峻的治安形势,给企业带来很被动的局面。为了扎实有效的搞好企业内部治安综合治理工作,把综合治理各项措施落到实处。企业内部一次性投入资金100余万元,对低矮的围墙加固加高,在周边墙上加装了电视监控系统,成立突发事件应急分队。对要害部位安装防护栏、安全门和必要的技防设施,对重要物资仓库、重点要害部位、财务室等重要部位安装红外线报警装置100多处,加强门卫对出入车辆的查验力度及由基层治保会与保卫人员协同进行各类治安检查,较好的发挥了人防、物防和技术防范的作用。通过这些办法,把治安隐患消灭在萌芽状态,预防各类案件的发生,从整体上提高了企业内部治安防范的能力,促进了企业内部治安综合治理各项工作的展开,从而强化了企业厂区的封闭管理和周边安全防范。
2 企业内部及周边治安存在的主要问题
我公司坐落在城乡结合部,与当地农舍相接壤,特别是错综复杂的农舍与我公司部分生产、仓储部位相邻而建,加之外来务工人员租住的民舍,给治安管理带来很大的难度,并时常发生一系列的物资仓库被盗案件、工业原材料被盗案件,给国有企业造成一定的经济损失,从而扰乱了企业正常的治安秩序和工作秩序。
2.1 盗窃企业原材料、成品、半成品等造成违法犯罪突
出,给企业造成重大经济损失
由于企业建设生产经营的需要,企业的用工形式多样化,外来劳务人员也成为企业的建设者。由于外来劳务人员文化水平较低,家庭生活不富裕,单一的价值观念较强,且大多数从事繁重的体力劳动,使其有机会接触物资仓库,这就给盗窃企业原材料埋下隐患,从而使企业原材料不断被盗,给企业造成很大的损失。
2.2 各种矛盾突出、纠纷增多
由于我公司地处偏僻,靠近城乡结合部,并与当地的农舍及耕地接壤,利益摩擦冲突增加,常常因占地、施工、用工、用水、用电、污染还有废旧金属收购等问题引发大量的纠纷,甚至引发群体摩擦事件,从而影响企业治安稳定和生产经营的顺利进行。
3 具体的整改办法及措施
①要贯彻落实十七大精神,以2005年中央召开的综合治理工作会议的指导思想为基本内容,高度认识和重视整治工作,集中开展专项整治工作,把清理整顿废旧收购站(点)、工程队伍的管理、重点要害部位的防范,基层治保组织的建设、员工的普法教育作为重点,提高员工的防范意识,发动群众做好“四防”工作,做到一人把关一处安,众人把关稳如山,同时建立健全各种规章制度。随着企业内部改革的不断深入,许多新情况、新问题给企业内部治安防范增添了难度,原有的防范管理制度无法满足新时期企业发展的需要。为了使企业在改革中始终有良好的内部治安环境,我们紧紧围绕施工生产经营以及企业结合城乡部的特点,分析新情况、新问题,积极采取对策,强化基础管理,加强各项防范规章制度的执行。并针对内部治安防范中的薄弱环节,建立和完善有关制度,狠下功夫,整治内部周边治安秩序,收到了良好的效果。首先,及时完善门卫、值班、单身公寓管理、财务办公楼管理基础上,我们又根据企业改革形势的需要,在调查研究的基础上,结合企业实际对重组改制单位的剩余物资进行严格管理,对出门票的管理进行革新。并坚决按制度进行落实,防止企业资产的流失,有力促进了企业内部治安秩序的稳定和企业改革的顺利进行。其次,还结合实际,对生产区的各门岗管理制度进行了修改,杜绝闲杂人员和外出车辆进入生产区借道现象,消除治安隐患,使生产区治安形势明显好转,为职工创造一个良好的工作环境。第三,根据企业的特点,经营的需要,机关各科室、分公司及各项目部计算机增多,但管理不规范,防范工作存在漏洞的实际情况,要求各单位负责人要高度重视计算机的管理和使用,制定专人管理和坚持谁使用谁保管的制度,严格了安全防范措施。
一、厂部生产成本的基本情况分析
在成本核算上,由于某复烤厂属于典型的受托加工企业,其主要生产任务就是针对各个委托加工客户的不同需求,实现将烤烟从农产品转化为工业原料的整理准备性加工。根据《复烤企业核算办法》的规定,该复烤厂采用了“品种法”进行生产成本的核算,该方法适用于大量大批的单步骤生产企业,符合厂部的生产经营特点。在成本结转上,复烤厂在每期期末将实际加工总量对除半成品以外的各基本生产成本项目进行加权平均,并按不同的委托加工客户分别结算转入“库存商品———劳务产品”科目。在组织生产的过程中,厂部生产成本的构成主要涉及辅助材料成本(主要包括包装物、备品备件成本)、燃料及动力成本(主要包括水、电、煤的耗用量)、挑选整理成本、季节性临时工成本以及相关制造费用。本文将以上五大成本项目按成本动因进行归类,分为与设备运行相关的成本、人工成本、与存货管理相关的成本三个部分,这三个部分也正是复烤企业成本管理的关键点和着力点。
二、厂部成本管理中具体问题的剖析
(一)与设备运行相关的成本管理———生产设备老化,增大了生产成本该复烤厂的生产成本中与设备运行相关的成本主要包括燃料动力成本以及相关制造费用,如设备修理费等。目前,厂部的主要生产设备使用年限已达十五年,在生产加工中要保持较高的片烟率以及较低的能源消耗是厂部成本管理中的难题:打叶复烤生产线依托于生产设备的有效运行,而设备的老化客观上使相关动力成本、维修成本、相关备品备件的采购成本以及在线除杂的成本均有所提高。在目前无法全面更新生产设备的情况下,要做到更好地控制生产成本,可以思考从生产现场的管理方面着手进行改善。生产现场是企业创造价值的场所,也是暴露各种生产问题的场所,因此,在生产现场实施有效的管理能够对机器故障及时反映,避免操作失误,排除安全隐患,进而起到降低生产成本的作用。在现场管理中,该复烤厂的车间是根据工艺流程进行布局,日常采用“6S”现场管理办法,着重对生产现场的整理、整顿、清洁、清扫、素养和安全等直观指标进行检查。但生产现场管理有别于一般行政办公的现场管理,其核心应最终体现在产量、质量、成本这三个主要指标上,车间现场管理应该设计一套围绕生产开展、为生产服务,使现场的管理与成本管理相结合形成有机整体的特殊方案。因此,在生产车间开展有效的“6S”检查,是否可以将检点放在对生产设备、物料、人员以及操作方法等上面。在检查指标上可以适当增设更多有关设备运行、人员操作的指标,如故障通报及处理时间等。
(二)与人工相关的成本管理———存在加工周期,人工管理成本凸显该复烤厂生产成本中的人工成本主要包括生产车间季节性临时工的用工成本以及挑选整理场的人工整选成本。由于复烤加工存在一定周期性,厂部在每年生产期需要招录大量的临时人员进行生产作业和整选作业,而如何对每年新招录的临时人员进行有效培训使之减少操作失误、杜绝安全隐患,以及如何合理安排其工作岗位以发挥其个体最大效益,减少用工风险等,这些都与成本管理密切相关。近年来,熟练操作工的流失加大了厂部对人力成本的管理难度,新《劳动法》的出台也从侧面增大了厂部的用工风险,这意味着厂部人力成本将提高;在此情况下,制定一项有效的、可连续性的教育培训计划,以及对生产人员的规范管理、合理配置对人力成本管理而言十分迫切。在临时人员的教育培训方面,厂部制定了相应的培训指导计划以及监管机制。但面对临时人员基数大、流动性强等特点,厂部在相关管理上存在难度,人员管理成本较高。为此,厂部必须进一步加强规范化管理,杜绝用工风险;同时,在进行规范化管理时可以尝试从发挥临时操作人员的主观能动性出发,采取适当的激励机制和柔性管理,使临时操作人员自我约束、自我管理以提高劳动效率。对待新进临时操作人员,亦可以尝试将相应的生产工艺流程和规范操作方法整理成册予以发放,使各个岗位有方法可循,从而避免失误和安全隐患。在管理挑选整理车间的整选人员方面,面对整选人员大多为女性,且长期的整选作业对其肩颈、脊椎都有一定劳损的情况,厂部可以尝试将人文关怀融入日常管理,比如在日常管理中可以适当的向其宣传相关保健知识等。
(三)与存货采购相关的成本管理———生产季采购频繁,管理难度突出该复烤厂的生产成本中与存货采购相关的成本主要包括相关存货的购货成本、储存成本(管理成本)、毁损成本等。在厂部,按照储存存货的用途可以将仓库分为:包装物资仓库、备品备件仓库、燃料仓库。面对生产季节存货采购量大、物资种类多等情况,厂部要使存货的管理成本降到最低,这不仅要求存货采购能及时满足生产需要,避免缺货成本,也要避免因存货采购过多堆积引起的库存管理成本。在存货的成本管理中,厂部已制定了相应的预算、物资采购计划以及库房出库、入库管理办法来保证存货的及时采购和有序管理。但存货成本管理毕竟涉及金额高、种类多、数量大,且与生产紧密联系,厂部是否可以考虑参考更多先进的存货成本管理办法来进行存货管理,值得我们思考。目前有关存货成本管理的相关理论中,被普遍采用的有ABC分类管理法、经济订货批量模型、准时制生产系统。ABC分类管理法主要是运用数理统计的方法测算各种存货每年耗费的金额比例,对种类繁多的存货按照影响因素或事物属性、所占权重等不同要求,进行统计、排列和分类,划分为A、B、C三部分,分别给予重点、一般、次要不同程度的区别管理以合理安排管理成本。而经济订货批量模型是依据生产耗用情况对存货进行采购管理,使存货的储存成本、进货成本之和最低,测算出最佳的进货时间和进货数量的模型。准时制生产系统是通过对生产的计划和控制、库存的管理,达到一种零库存或使库存达到最低的存货管理系统。
三、复烤企业成本管理的相关建议
(一)面对现状挖潜增效,在设备管理中寻求效益复烤企业的生产线按照生产加工工艺流程设计,这样的布局有利于发现生产线路所存在的问题并解决问题,在一定程度上起到了成本控制的作用。面对目前较为完善的生产线,我们还应该积极思考当前生产布局以及仓库设计是否为最优,以及面对设备的老化问题、客户需求的提高,在当前不能更换新的生产设备的情形下,企业还应当注重挖掘当前设备的潜力,加强设备的维护保养,并适当控制生产流量,以管理寻求效益。这样,客观上就要求复烤企业在生产现场建立一套有效的监督管理机制和一支能动性较强的维修保养团队,以积极应对日常的机械故障及突况。
(二)创新成本管理理念,树立全体员工的成本意识复烤企业是传统的生产加工型企业,在生产过程中将消耗大量的水、电、煤能源以及人工成本,成本控制和管理对复烤企业来说十分重要。在传统的企业中要开展有效的成本管理,首先要打破传统的成本管理观念的约束:成本管理不应只是管理层参与的话题,而应该让每个员工都能积极、主动地参与到成本控制的过程中来。将成本意识深入到企业不同作业的员工心中,才有可能在现有生产情况下共同探讨在日常办公和生产中可挖掘的能耗节约潜力,建立起一套涉及办公、生产、仓储以及人力成本管理与考核的机制。
关键词:煤炭企业 材料采购成本 材料消耗成本 材料消耗定额
我国目前煤炭市场供大于求,市场竞争激烈,如何有效的降低采煤成本是每个煤炭企业走出市场困境、提高竞争能力的唯一出路,而材料成本控制的好坏直接影响到企业的竞争能力与成败,在成本控制中处于十分重要的地位。对煤炭企业来讲,材料成本约占企业总成本的20%-25%,涉及的材料品种数量有几百种,材料品种复杂,需备用材料多,且由于煤炭开采受自然环境影响大,瓦斯、水火、顶板等复杂多变,材料投入不可控因素较多,这些特点决定了煤炭企业材料成本控制存在较大不确定性,控制难度较大。本文就煤炭企业如何进行材料成本控制进行一些探讨。
1、多方论证、优化设计是降低材料成本最有效的途径
成本是设计出来的,特别是煤炭企业生产技术的设计对材料成本的高低在一定程度上起着主导型作用。煤炭企业不同的支护、采掘、通风、排水等技术方式设计,直接决定了不同的材料投入,有时甚至差距很大。生产技术设计上的失误所带来的材料浪费往往是永久性的,因此生产设计上的最优化是最大的材料节约。煤炭企业对制定的采、掘计划要进行严格审查,生产科要提出多套采、掘方案供审查委员会审查、评估、选择,审查委员会应由生产、机电、地质、供应、企管、财务等部门共同参加,按照技术安全可行、经济合理的原则编制采、掘计划,使企业材料投入控制在最合理的范围内。
2、充分挖掘采购潜力、有效降低采购成本是煤炭企业降低材料成本最可靠的途径
煤炭企业材料采购成本按以下方法确定:1、购入的材料,按买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用,作为实际成本;2、自制的材料,按制造过程中的各项实际支出,作为实际成本;3、委托外单位加工完成的材料,以实际耗用的原材料或者半成品以及加工费、运输费、装卸费和保险费等费用以及按规定应计入成本的税金,作为实际成本。煤炭企业可从材料采购的方法、过程、验收入库等方面进行采购成本的控制。
2.1、完善材料采购内控制度,防范人为因素影响采购成本
降低材料采购成本的一个有效途径就是建立规范、完善的材料采购内部控制制度,规范采购业务流程。明确材料采购过程中采购计划的编制、请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限,按照规定的审批权限和程序办理采购业务,建立价格监督机制,定期检查和评价采购过程中的薄弱环节,采取有效控制措施,确保材料采购过程透明、高效。有效预防在采购过程中因违法、违纪等不良行为而影响所购材料的质量、价格。
2.2、建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度,择优选择供应商,发展伙伴型供应商
企业应当建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议,建立供应商管理信息系统,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。并与选定的供应商建立一种长期战略伙伴关系。如与煤矿企业生产材料、配件的知名厂家联手,推行寄售式库存管理,使供应厂家的库房前移到煤炭企业使用现场,供需见面,既防止了计划不周造成的物资积压,又增强了供应工作的快速反应能力;
2.3、实行公开招、投标采购,压低物资采购价格
实践证明,要降低物资的采购价格,一个行之有效的方法就是实行公开招、投标,这也是以后物资采购的发展趋势。通过招、投标,从供应商的选择、价格的确定、合同的签订等各个环节,进一步确定采购物资的数量和价格。杜绝小范围议标代替公开招标及个别领导确定供应厂商和采购价格的不规范行为,通过公开招、投标采购方式来降低物资采购价格。公开招标适用于年物资需用量可事先预计的大宗物资采购,在公开招、投标过程中,通过对供应商的询价比价,最终选择性价比最好的供应商并与之签订长期合同。
2.4、实行批量采购,发挥集中优势
实行集中采购制度,对能集中统一采购的材料,由集团公司统一招标采购,下属机构不分别采购。实行这一制度,变数十个采购单位为一个采购主体,减少了采购环节的各项支出。集中采购数量大,可提高供应厂商对煤炭企业更多的价格优惠,材料价格低,采购成本少,必然降低材料采购成本。
2.5、加强验收入库,确保材料质量合格
在购入的材料到货后,由相关的质检部门、保管部门负责对材料的质量、品种、规格及数量进行验收,并与采购计划核对无误后办理正式验收手续。另外,验收环节必须建立验收与入库责任追究制度,明确物资保管部门、材料检验部门及相关人员的责任,确保材料验收的正确性。
3、优化物资的库存管理,降低物资持有成本
煤炭企业在物资持有过程中要发生相应的整理挑选费、装卸搬运费、仓储费等诸多费用,这些因储存物资而发生的相关费用就是材料的持有成本。物资的持有成本与库存量成正比,所以在保证生产正常物资供应的前提下控制物资库存量,使之趋于“合理的最小化”是降低物资持有成本的最主要途径。这里的“合理”是指没有呆滞、没有积压的库存;“最小化”是指使库存量相对最少。在保证生产安全、高效的前提下,企业可通过以下方法使自己的库存趋近于零。
3.1、变相储备
变相储备是指不采用库存储备的形式来达到零库存的。由供应商委托就近的营业仓库存储和保管物资。营业仓库是一种专业化程度较高的实体,供应商委托这样的实体储存物资,是把属于自己的物资存放在专业化程度较高的营业仓库中,由营业仓库保管和发送这些物资,企业则按照具体的使用数量和事先达成的协议向受托方支付相应的款项。采用这种库存方式,企业不必再单独设立仓库从事货物的保管、维护等工作,也可以最大限度的降低库存,并在一定范围内实现零库存式生产。
3.2、将仓库出租给供应商
煤炭企业将自己的仓库出租给供应商用来储备生产物资,然后根据自身生产需要领取物资,事后供应商凭企业领料凭证与企业结算。物资未领用前,所有权属于供应商,企业没有实际的库存。主要方式有寄售、代保管、代储代销等。这些方法,不仅能降低物资的持有成本还能降低物资的获得成本。在选用上述方法时,企业可根据自身的实际情况谨慎选用。
3.3、加强物资使用管理,降低物资消耗成本
3.3.1、加强对物资发放的管理、跟踪和监督
一般情况下,企业在发出物资的同时即作为企业材料费用支出进行核算。但在物资消耗过程中会存在这样或那样的问题,如材料闲置、丢失、毁损,不能做到物尽其用。因此要加强物资使用过程中的跟踪管理,使物资真正用到各生产环节中,发挥其应有作用。①物资发放应严格按定额执行,超定额的不予发放,如有特殊情况,须经领导审批;②对于大型、贵重物资,应制定专门的管理办法,指点专(兼)职管理人员进行跟踪管理,建立跟踪管理台帐,随时掌握物资的使用动态,杜绝丢失和浪费。
3.3.2、加强物资使用现场管理
井下作业面是矿井使用材料的主要场所,也是材料消耗的主体,在日常工作中应严格按照生产技术要求及操作规程使用材料,杜绝无计划、无设计使用材料或超计划使用材料,提高材料利用率,降低材料费用,减少浪费,做到物尽其用。
3.3.3、加强工作面搬家过程中的材料管理
工作面安装在材料投入中占有较大比重,在工作面安装时应严格按预算控制材料投入。回采结束,工作面回彻时应作好材料回收工作,保证材料残值回收。
3.3.4、建立可复用材料回收管理制度,降低材料使用成本
煤炭企业生产中消耗的材料不构成产品实体。这使得煤炭企业消耗的主要材料(如道轨、矿工钢、钢管、小型设备工具、单体柱等)可以回收复用。煤炭企业可复用材料具有使用周期长、价值高、占材料总成本比例大等特点,其回收复用比例的高低直接影响到企业的材料成本,因而控制这部分材料费用是节约材料成本重要途径之一。控制这部分材料成本的措施就是提高回收率,煤炭企业通过建立复用材料回收奖罚制度,加大这部分材料的管理强度,做到可复用材料回收制度化、规范化,保证材料尽可能多的回收,降低材料消耗。
3.3.5、进行材料消耗定额管理和按月考核制度,降低材料消耗。正确的管理是降低材料成本的前提,没有管理一切材料管理
制度将无法达到其预期效果。因而针对煤炭企业材料成本高、变动大的特点,对材料费可实行分级预算管理制度,就是由供应部门负责控制吨煤材料费及总材料费,同时将材料费实行分系统预算,每月根据生产条件变化情况制定分系统和分单位的材料费预算,地面单位和科室材料费预算一次包死,对每一个单位发放材料定额本,实行限额领料,月度结束后由财务等部门组织考核材料费预算完成情况,材料费节超金额与当月工资挂钩,超罚节奖,改事后控制为事中控制,及时掌握各单位材料费的支出情况,实施材料从发放到使用的全过程跟踪管理,保证各项材料管理制度的有效执行。
4、建立材料分析制度,及时发现材料管理中存在的问题
材料成本在企业成本中占较大比重,其成本升降对企业产品成本有较大影响,因此企业要建立材料成本分析制度,定期分析材料成本管理中存在的漏洞,及时发现问题,采取应对措施,对物资采购、物资使用进行全过程的控制及分析工作,通过以上办法,使企业材料成本控制落到实处。
参考文献:
关键词 小微企业 政策 成本管理
一、小微企业成本管理现状及问题
纵观我国小微企业的成本管理现状,由于受到经营者自身的素质、资金、技术、人力等方面的影响,其成本管理的水平仍处于相当落后,面临管理不规范、融资难、效率低下、竞争能力弱等问题,严重制约了小微企业发展壮大。有些企业管理者独断独行,为了打价格战,在采购原材料和支付费用时候不开具发票,财务管理混乱;有些企业对于成本的管理和控制不够严格,生产经营过程中也存在很多不足之处,严重影响了小微企业进一步的发展壮大。具体表现如下:
(一)家长制管理,成本管理队伍人才缺乏、人员素质偏低
许多小微企业的家长制作风严重,在重要的岗位上,安排的多是自己家的亲戚和朋友。很多情况下,遇到什么事情,只要老板点头,不管制度是怎么定的,职员都可以按老板的方式处理。还有些企业老板也学过一些管理制度和管理办法,制度和条例在企业的墙上都有,但往往遇到事情的时候,这些规定就成了花架子,企业往往感情用事、赏罚不清、执法不严,使规定成为一纸空文。还有一些经营者,意识到企业管理的重要性,也引进了一些管理人才,对这些引进的人才往往工作分配并不合理,出现了一人多职、工作量大、任务繁重的情况,给职员的薪酬待遇也不高,没有制定出严格的奖惩制度,影响了员工进行成本管理的积极性。还有一些小微企业,只能忙于生计,从而在残酷的市场竞争中占有一席之地,忙于追求自己的短期利益,而无暇顾及企业的长远利益和战略发展问题。他们认为文化战略是中大型企业的事情,自己没有必要考虑文化战略方面。正是由于小微企业不注重企业文化的建设,员工缺乏共同的价值观念,对企业的认同感不强,从而造成个人的价值观念与企业的价值理念的不一致,因而很难进行全员成本管理。
(二)没有完善的成本管理的制度,影响企业的成本管理和决策
小微企业由于规模小,人员少,老板的话就是制度,没有一套规范的企业成本管理制度。一个企业的成本主要包括两个:第一,企业的成本:生产成本(制造成本):主要是指为生产产品所使用的原辅物料、煤水电、机器折旧、工人工资、生产期间产生的废品损失。第二,企业的费用:指在生产经营期间发生的销售费用、管理费用、财务费用。小微企业也不例外,在生产成本中原材料采购、支出管理不严,主要体现如下:第一,小微企业在采购材料时,为了价格上的优惠,经常采购一些不开发票、不通过正规流程的材料,虽然价格上有点优势,但增加了企业的管理成本。没有通过正规渠道获得的成本费用虽然低,但在产品的成本计算上,无法保证成本的真实性。第二,在采购材料方面,该小微企业偏重于从某些固定供应商那里采购,这往往会造成原材料价格缺乏竞争性,造成成本偏高同时质量偏低的现象,从而使得原材料的采购成本提高了;另外,该小微企业在采购人员的差旅费报销方面因没有制度约束,管理相对宽松,导致许多不实的差旅费也被计入了产品的成本。第三,在领用材料方面,该小微企业没有建立科学的材料物资的计量、收发、领退和盘点制度,在生产过程中,缺什么材料,和老板打个招呼,直接去仓库领,没有必要的流程,致使原材料浪费现象非常严重。在企业的费用中,费用的报销随意性很大,有时老板或者老板娘就是出纳会计,不管是家里的费用还是单位的费用,只要老板签字同意,就可以报销,没有一套财务报销流程。老板认为公司就是我自己的,想怎么拿钱就怎么拿,自己的车辆和家里的装潢费用都拿到单位来报销,造成期间费用的不实也造成税务上的税务风险。如果老板想完成一个项目,也不经过投资性分析,盲目上马,往往是花了一大笔钱,买设备、上马新项目,结果产品卖不出去,造成很大的投资亏损。
(三)企业的财务人员素质参差不齐,成本管理不严
许多小微企业不设专职的财务人员,出纳由老板或者其他行政人员代替,总账由代账公司的代账会计做账,代账会计几乎不到企业去做账而是到月底由单位的出纳会计把整理的原始凭证送到代帐公司的代账会计手上。代账会计如果认真负责,做出来的账务尚能反映企业的财务状况,有的代账会计对实际经营情况根本不了解,只对企业提供的资料进行账务处理,这样造成企业的财务数据严重失真,无法为企业的成本管理提供正确的数据。
二、如何加强小微企业成本管理
(一)加强企业管理人员素质培训,提高员工管理水平,保障员工待遇
小微企业的领导应充分认识成本管理的作用,把成本管理落到实处。首先,企业要加强对经营管理层人员的培训,使他们具备相应的专业知识和政策掌握水平,提高他们的经营决策能力、领导控制能力和企业管理的艺术,以建设一支高素质的管理团队。其次,对员工进行专业的岗位培训,以提高员工的专业素质,从而提高企业生产效率,增强企业的盈利能力。虽然从短期来看,培训员工需要花费一定的资金,增加企业的负担,但从长远来看,岗位培训能使员工尽快地适应工作,较好的完成本职工作,提高了工作效率,增强企业的业绩。企业员工也应该结合自身工作岗位,学习和了解成本管理的基本方法,以保证与成本管理部门的良好配合。市场经济要求企业的每一位员工都能充分认识到成本管理的重要性,加强成本管理意识,充分调动全体员工的主动性和积极性,使成本管理全民化。作为小微企业的管理者,要充分考虑员工的自身利益,保障员工的福利待遇和自身的发展前景,使员工在企业中有认同感、有归属感。
(二)完善成本管理制度和监督体制
小微企业管理者应根据自身的行业特点,建立健全一个有财会、经营、采购、销售、生产、技术等部门负责人参加的成本管理小组,同时配备严格的下属人员,开展质检、统计、考勤、保管、核算、分析等工作。小微企业也要制定一系列的成本管理制度,明确责任机制,实行奖惩制度,保证各项制度的落实到位,要对成本管理人员经常进行专业培训、知识更新再教育,借以提高成本管理方面的专业知识,更好地为降低产品成本服务。然而完善成本管理的经济责任制也是很重要的,一是制定成本管理规章制度,如各项基础管理、成本约束制度等。二是明确各项成本的经济责任,将责任落实到部门或个人。三是实行奖惩兑现。
(三)成立专职的财务人员保证成本管理相关数据的完善,做好成本基础工作
完善企业的管理体制,成立专门的财务人员和财务部门,制定严格的财务管理体制,保证成本数据的真实性,财务人员对成本管理做到事前计划、事中控制、事后分析,对生产成本控制、成本核算及管理的相关数据进行跟踪分析。通过对财务数据的分析,制定成本管理的建议和其他智能部门沟通,找出成本管理中的薄弱环节,针对成本管理问题,提出建议,督促改进。
(四)建立健全原始记录制度
建立健全的原始记录制度,对于企业尤为重要。企业应根据生产和管理的实际情况,建立、健全下列各项原始记录:第一,材料物资方面的原始记录,应能反映出材料的收、发、领、退等物流过程。包括:材料、物资验收入库单、领料单、限额领料单、委托加工材料单、委托加工入库单、超额领料单、退料单、材料物资盘点报告单、工具请领单等,并做好工具借交登记簿和材料仓库台账的记账工作。第二,劳动工资方面的原始记录,应能反映职工人数、调动、考勤、工资基金、工时利用、停工情况、有关津贴等各项记录。第三,工艺技术改动方面的原始记录,应能反映产品工艺设计改动、工时材料定额变动等各项的记录。第四,生产方面的原始记录,应能反映产品从原材料投入至验收入库的过程。例如,工作命令单、原材料投料单、半成品领用单,以及半成品和产成品交库单等,并做好产品投入产出数量管理和工时统计工作。第五,设备使用方面的原始记录,应能反映设备验收、交付使用、维修、封存、调拨、报废的情况。例如,固定资产验收单、固定资产调拨单、在建工程验收单等,并做好固定资产卡片和固定资产台账的登记工作。第六,动力消耗方面的原始记录,应能反映根据各计量仪表所显示的水、电、汽、风的实际耗用量,并做好能源消耗统计报表。企业应指定专职人员管理原始记录,统一规定各类原始记录的格式、内容、填写、审核、签署、传递、存档等要求,保证原始记录管理的规范化和标准化。企业应建立健全各项财产、物资的计量验收制度,并保持计量工具的准确性,对材料、工具、在产品、半成品、产成品等的收发和转移,都必须进行计量、点数和质量验收。
(五)用好、用活小微企业的优惠政策,尤其是税收优惠政策。降低企业的税务成本管理
近两年国家出台了一系列针对小微企业的优惠政策,特别是税收上对小微企业的优惠更大。2011年11月,财政部会同国家发展改革委印发通知,决定从2012年1月1日至2014年12月31日,对小型微型企业免征管理类、登记类、证照类行政事业性收费,具体包括有企业注册登记费、税务发票工本费、海关监管手续费、货物原产地证明书费、农机监理费等22项收费。
2014年4月9日经国务院批准,财政部和国家税务总局印发了《关于小型微利企业所得税优惠政策有关问题的通知》,进一步扩展小型微利企业所得税优惠政策实施范围。
通知规定,自2014年1月1日起,将享受减半征收企业所得税优惠政策的小型微利企业范围由年应纳税所得额低于6万元(含6万元)扩大到年应纳税所得额低于10万元(含10万元),政策执行期限截至2016年12月31日,对年应纳税所得额低于10万元(含10万元)的小型微利企业,其所得减按50%计入应纳税所得额,按20%的税率缴纳企业所。财税〔2015〕99号文件规定,自2015年10月1日起至2017年12月31日,对年应纳税所得额在20万元到30万元(含30万元)之间的小型微利企业施行减半征收政策。在众多的利好条件下,小微企业的经营者和财务人员,应针对国家的税收优惠政策,进行合理的税收筹划,降低企业的税务成本。
小微企业应与时俱进,实施成本管理工作,摒弃传统的成本管理观念,完善现代的成本管理观念,不断学习掌握成本管理的新理念,不断地完善企业,促进自身的发展,提高市场竞争力,使企业迅速做大做强,为我国社会主义市场经济的发展做出更大的贡献。
(作者单位为江苏税联信税务师事务所南京有限公司)
参考文献
[1] 财政部和国家税务总局《关于小型微利企业所得税优惠政策有关问题的通知》[S].
关键词 技术标准体系;信息化管理;NTKO_Office文档控件
中图分类号:TP391 文献标识码:A 文章编号:1671-7597(2013)12-0159-02
1 企业技术标准体系的现状及问题
某公司是集电力、铝业、煤炭多产业集群的综合性能源企业,技术标准体系分三个产业板块进行管理,每个产业分别包括设计技术标准、产品标准、采购技术标准、工艺技术标准、运行与维修规程、半成品技术标准、设备、工艺装备、检验方法和技术标准、安全技术标准、信息技术标准、数值与精度等标准明细。各标准明细内容繁多,文档格式为WORD或PDF,由标准管理人员单机保存。技术标准管理没有信息系统支持,不利于标准的可持续发展,同时不便查阅。针对在管理过程中存在的问题,公司拟建设信息化服务平台,实现技术标准信息化管理,同时要求支持保密控制,限制技术标准文档打印及下载。
2 企业技术标准体系建设内容
2.1 建设目标
建立技术标准体系是现代企业管理的重要基础性工作,在促进企业技术进步、提高运营质量和效率、确保生产科研安全等方面都具有十分重要的意义。企业技术标准体系的信息化平台建设,以创建公司标准化管理体系为宗旨,建立公司技术标准体系为具体目标,从建立规范的公司技术标准管理制度着手,通过编制技术标准管理办法,规范公司制定、采用技术标准的流程,收集整理公司科研经营管理范围内的技术标准并纳入体系,形成技术标准体系表,通过信息化手段实现技术标准体系的持续改进。
2.2 建设内容
本企业技术标准体系共有两大部分组成,分别是基础标准体系框架结构、技术标准体系框架结构。基础标准体系包括标准化工作导则、术语标准、符号代号代码标志标准、技术制图标准、量和单位、数值与精度明细内容。技术标准体系框架结构按电力、铝业、煤炭三个产业板块进行分类。电力技术标准体系包括火电技术标准体系、风电技术标准体系、太阳能发电技术标准体系,各标准体系分别包括各自产业的电站勘察规划设计标准、电站施工安装标准、电站生产运行标准、电站设备材料等方面标准内容。铝业技术标准体系包括市场与贸易、设备安装与维护、检验方法与分析、产品与质量、安全生产、能源与节能、环境保护标准等内容。煤炭技术标准体系包括勘探设计、地质测量防治水、井工开采技术、机电运输技术、一通三防技术、智能化技术、地面建筑、安全环保培训、设备材料、煤炭洗选加工技术等标准内容。
2.3 信息化建设要求
为了保证公司技术标准信息化建设工作从一开始就有一个规范的起点,首先要进行大量的需求分析和准备工作。制定管理办法,建立技术标准数据库,规范公司技术标准的计划、起草、制定、批准、、实施、复审、修订流程。
信息服务平台建设要求建立统一的技术标准数据库,实现资源共享。支持限制下载与打印权限,按分配的权限进行标准内容的查阅等。利用流程化的管理信息系统,实现技术标准修订与复审的规范化管理。
3 技术标准体系信息化管理平台简介
3.1 系统设计
技术标准体系信息化管理平台的应用模式为浏览器/服务器的模式,采用Visual C#作为系统开发工具,作为界面设计工具,SQL Server2005作为数据库管理工具。由于技术标准体系涉及公司保密业务,在系统开发设计中使用了NTKO_Office文档控件,通过在程序开发过程中,对该控件的编程设置,实现对文档按权限的查阅、打印及下载。系统主要功能包括技术标准库建立、技术标准复审、技术标准修订模块。
3.2 系统功能模块说明
3.2.1 建立技术标准库
技术标准库是存放公司所有技术标准的“仓库”,可以通过多种查询条件来检索和浏览标准,查看标准属性、下载标准。技术标准库按公司产业分类,每个产业包括细化的标准分类,各标准分类包括该类对应的标准明细内容。
3.2.2 技术标准复审
技术标准复审模块主要实现功能是对技术标准库中的标准明细进行每年一次的复审,以确定该标准是否继续有效、废止或修订,实现对技术标准库的更新和完善。
3.2.3 技术标准修订
技术标准修订主要实现对技术标准的制定与修订管理,实现技术标准库的补充与完善。编制人创建送审稿页面中使用了NTKO_Office文档控件,创建送审稿时,系统打开标准编辑模板,可在线编辑文档,完成标准草案起草后保存退出。也可以下载模板进行线下编辑,完成后上传到系统中。编辑送审稿页面如下图。
3.3 NTKO_Office文档控件的应用
在信息服务平台设计过程中,通过在页面中嵌入NTKO Office文档控件,实现文档在IE页面中的查阅、编辑并保存到Web服务器。NTKO OFFICE文档控件支持在线编辑、痕迹保留、手写签名、电子印章、全屏批注、电子签名、简单OCR等实用功能,支持ASP,等各种web编程语言和服务器。NTKOOFFICE文档控件能够在浏览器窗口中直接编辑Word、Excel、Wps等Office文档并保存到任意Web服务器。实现文档和电子表格的统一管理。
3.3.1 在IE页面中嵌入NTKO_Office文档控件原理
NTKO_Office文档控件是一个OLE文档容器,可以支持嵌入WORD或PDF文档对象。在IE页面中嵌入该控件,通过控件本身的ActiveDocument接口,使用JAVAScript编程语言,实现对NTKO_Office文档控件的控制,完成文档的创建、保存或打开功能。
3.3.2 数据提交到Web服务器原理
NTKO_Office文档控件将文档数据提交到Web服务器是通过调用控件的SaveToUrl方法。控件会自动分析并获取指定FORM的其他INPUT,SELECT,TEXTAREA等标志中的数据,并将这些数据和编辑的文档一起,提交到WEB服务器的某个页面。因为控件产生的数据是基于RFC表单提交标准的,因此,NTKO OFFICE文档控件是和浏览器无缝集成的,可以支持任意后台WEB服务器(只要该Web服务器支持上传文件),并且可以和现有应用迅速集成。
4 结论
企业利用信息化管理平台对技术标准体系进行管理,规范了公司技术标准文件,统一了技术标准应用,规范了管理流程,提高了生产效率,更好地支持企业生产经营活动,促进了技术标准体系持续完善的科学化与透明化。
在技术标准体系信息化建设的初期,还存在磨和的过程,需要对各级员工进行分层次的技术标准化工作的培训以及信息系统使用的培训。在各部门以及各基层单位之间建立常效的技术标准化工作网络,加强员工的标准化意识,从而使公司各层面人员能够尽快融入公司技术标准体系信息系统的应用,使公司技术标准体系持续完善。
一、工程项目物资材料管理现状
建筑工程在进行工程项目建设时,针对工程项目需要的物资材料,往往结合施工方案的要求进行选购工作,在进行物资材料保管过程中,由于种种原因造成严重的质量问题。经过相关研究分析,合理分析工程项目物资材料发生质量问题的原因:选购人员不负责,管理人员维护工作不到位[1]。
(一)、选购人员不负责
建筑工程在进行工程项目物资材料选购过程中,往往利用施工方案的要求来确定物资材料的选购工作,针对工程项目需要的物资材料,缺少完善的介绍和具体性能综合要求,造成采购人员在选购物资材料过程中,发生选购材料不符合项目工程需要的现象[2]。同时由于选购人员在选购物资材料过程中,局限于物资材料的性能认识水平,不熟悉实际物资材料的综合性能,因此选购物资材料过程经常发生选购材料的质量问题。因此选购人员对选购工作不负责,造成物资材料在选购过程中发生严重的质量问题,进而影响工程项目施工质量。
(二)、管理人员维护工作不到位
工程项目对物资材料的管理工作,一般借调施工人员进行物资材料的管理和维护。由于施工人员缺乏系统的维护技术,造成物资材料在储藏期间得不到有效维护,发生严重的质量问题,进而制约在工程项目的作用。工程项目应安排技术人员进行物资材料的维护工作,同时技术人员应针对物资材料的维护技术,展开教育引导,提高施工人员对物资材料的维护水平。对物资材料无法形成有效的管理,制约物资材料在工程项目中发挥明显作用。
二、工程项目物资材料质量控制措施
(一)、编制物资管理制度,严把质量关
有效控制工程项目物资材料质量,应针对物资材料编制完善的管理制度,有效记录物资材料的维护和出入库情况[3]。编制物资材料的管理制度,首先应制定完善的物资材料供求计划和选购方案,首先针对工程项目施工计划和施工方案,科学制定物资需求计划,其次根据拟定的物资需求计划,合理选购物资材料,确保物资资料在项目工程的综合运用。同时针对选购的物资材料确定维护方案和管理措施,确保物资材料在仓库储藏期间得到正确的维护和有效管理,满足工程项目的施工需要。例如针对物资材料的管理,可以实行月计划和季度计划的供应方式,在对物资出入库登记时,应具体结合月使用情况和季度使用情况,进行综合分析,进而确保物资材料选购方案。另外在进行物资材料维护过程中,应结合物资材料的施工性能进行相应的处理工作,确保物资材料施工性能的维护。加强对物资材料的管理,是确保物资材料在工程项目中正常使用的前提,也是控制物资材料质量的必要措施。
(二)、注重人员的选择与分工,从管理抓起
在材料管理人员的选择上,要符合以下几个条件:一是要热爱材料管理工作;二是要具有较强的责任心;三是要有吃苦耐劳精神;四是要有良好的团队精神;五是要诚实守信。近年来公司在材料管理人员的配备上下了大功夫,让一些具有较高素质的大学生加入到了材料管理队伍里,得到了良好的效果。
明确工作分工和职责范围是做好材料管理工作的前提和基础。在项目施工管理中,项目要对材料人员进行了明确分工,让每个人明确自己应干什么,应怎样做,工作中相互监督,相互帮助,杜绝工作脱节情况的发生,减少工作失误,同时提高了工作效率。
(三)、材料的领用及发放管理,严把出口关
照单发料,循规蹈矩,从源头抓起,严格控制材料的释放,做到层层把关,禁止任何不合格品到达施工现场,提料单的检查审核,审核过程必须涉及到施工单位技术人员,施工经理,供应部长的签字确认,同时还要有总承包施工经理的书面确认,现场做到按需申请,材料部门做到按需释放。
材料外观检查及数量控制,发放前注重材料实体的外观复查,避免外观缺陷的材料运往现场,同时关注色标标识的正确性,以免现场错用的出现。
材料的运输交接及资料的反馈保存,运输过程注意成品的保护,杜绝磕碰,震动等对材料实体造成损坏,影响施工进行,同时交接记录手续齐全,确保材料的可追踪性。
三、完善项目工程物资材料质量控制的途径
(一)、加强经济控制
针对项目工程物资材料质量的控制,首先采购方面,应通过资金的调节作用,合理控制物资材料的资金投入,确保物资材料采购工作稳定合理进行,同时也是合理控制物资材料资金投入的有效措施。现阶段处于市场经济的宏观调控时期,物资材料的价格相对不稳定,波段起伏明显。因此施工单位应通过物资材料资金的投入,合理控制物资材料的采购工作,确保采购人员与稳定的供应商处于联系,间接确保物资材料质量。
其次仓库方面,应加强监管控制,加大奖惩力度,严格执行奖惩制度,材料严入严出,确保到货检验及时,入库准确,材料领用严格按照管理办法,逐层审核,最大程度上杜绝错发,错领,错用引起的巨大经济损失,一经发现,加重处罚,绝不姑息。
(二)、加强施工技术
针对项目工程施工过程中物资材料的施工技术和使用情况,应加强施工人员的技术培训,确保物资材料在施工中的正常使用,合理控制物资材料的人为损坏造成物资材料供应困难现象的发生。技术人员应针对物资材料的施工性能提出施工要求,并加强施工现场的指导监督力度,切实提高施工人员对物资材料的使用水平,进而合理控制项目工程物资材料的正常使用。
(三)、完善管理制度
物资材料在项目工程中的运用,项目工程管理单位应加强物资材料的管理制度,实行预算分析和定额结算的管理模式,合理控制物资材料在项目工程中的消耗情况。另外物资材料的维护情况,也应加强记录管理,确保维护工作落实,有效维护物资材料使用前的整体施工性能,进而确保物资材料质量。
(四)、材料实体可追踪
物资材料在生产,到货,仓储,出库,使用等,各个环节都有其不同的管理,维护处置办法和规定,但也都围绕一个共同点就是材料的可追踪性,要从文件管理着手,从材料实体上上手,做好文档编辑,文档归位,实体上标识鲜明,移植及时准确,成品半成品均要进行过程比对,防止错误的放大蔓延。
对于一般企业而言,保持一定数量的各类库存是十分必要的。库存可以维持企业生产的稳定,应付拖后或延迟交货对正常生产的影响;可以维持企业商品销售的稳定,应对市场的销售变化;可以平衡企业物流,平衡企业流动资金的占用等。从而大大增强企业组织生产、销售活动的机动性、灵活性。然而,库存又被许多现代企业管理者视为“万恶之首”,因为企业存在的各类过多的库存不仅占用巨额的资金,使企业承担较大的利息支出,影响企业的资金周转速度,而且过多的库存会增加企业与库存有关的各项开支,如采购成本、仓储成本、管理成本等,最终导致企业经营成本上升、利润下降。此外,过多的库存还掩盖了企业生产与各类活动中存在的诸多问题,是造成企业生产效率低下的根源之一。因此,库存管理是企业管理的一个重要课题,是左右企业兴衰存亡的关键之一,一直以来人们都在采取各种措施,寻找各种方法,以期提高企业的库存管理水平。与全国其它地区企业一样,近些年来广西各类企业也越来越重视促进企业库存管理水平的提升,在广西许多企业效益、效率提升,规模扩大,迅速由“小个子”变成“大块头”的过程中起到了重要的作用。据有关统计资料,至2011年,广西工业总产值、规模以上工业总产值、规模以上工业主营业务收入3大指标均突破万亿元,工业增加值占地区生产总值的比重由2005年的31%提升到2011年的42%。其中上汽通用五菱更是成为国内首个汽车产量突破100万辆的企业,柳钢则跻身全国千万吨钢企行列,柳钢、上汽通用五菱主营业务收入均突破400亿元,玉柴超过了300亿元,另有十几家企业的主营业务收入超过了100亿元。本文将结合部分企业的库存管理实践,对广西企业总体的库存管理现状进行梳理,并就如何进一步提升广西企业库存管理水平提出对策建议。
2广西企业库存管理现状
2.1广西企业库存管理取得的成绩
2.1.1对库存管理重要性的认识不断提高,科学合理的进行库存控制的意识不断增强。近些年来,随着市场竞争的日趋激烈,现代物流理念的不断普及与推广,人们对库存管理重要性的认识不断增强,科学地进行库存控制的意识也逐步得到提高,越来越多的广西企业领导与管理人员认识到了企业库存管理与控制是企业物流的核心问题之一,对整个企业物流的合理化有重大的影响,合理的库存管理与控制对企业经营目标的实现有重要意义。人们已经改变了传统企业库存越多越安全的旧思想,以及只是关注生产与销售环节管理的片面认识,纷纷采取措施,对企业库存资源进行合理的调整和配置,加快存货周转速度,减少资源浪费,从原材料采购、产品生产到产成品销售等各个环节加强了对企业库存的合理化控制与管理,取得了很好的成效。
2.1.2积极开展库存管理与优化,库存管理与控制取得一定成效。由于充分认识到了库存管理与控制对企业降本增效与提升服务能力、市场竞争力的重大作用,近些年来广西大部分企业越来越注重采取各种措施,应用多种技术方法开展库存管理及优化。除了采用一系列传统的库存管理方法,如ABC重点管理法、经济订货批量、订货点法、定期订货法等对库存进行控制和优化外,有部分具备条件的企业还开始采用供应商管理库存(VMI)、联合管理库存(JMI)以及精益物流JIT管理等适应供应链环境的先进库存管理模式与方法,并取得了明显的成效。如上汽通用五菱、东风柳汽等通过与桂中海迅物流有限公司合作,实现了精益JIT配送服务,追求消除一切浪费,强调零库存、零缺陷,在对的时间,把对的货物送到对的地点,实现了整个生产过程,整条供应链从一开始就透明化、明确化,消除了生产过程中的等待时间、库存和废品等一切浪费,极大地提升了企业的库存管理水平,降低了企业库存。
2.1.3企业不断增加投入,完善或构建先进的库存管理系统。近些年来,广西许多企业尤其是100强企业,纷纷采取措施并不断增加对相关软硬件的投资力度,开始完善或构建企业先进的库存管理与控制系统。首先,企业加大了对仓库硬件设施设备投入,纷纷购买叉车,建立自动分拣输送系统等,使许多企业仓库基本实现了机械化作业。其次,加强软件方面的投入力度,纷纷构建企业信息管理平台,并利用现代信息技术,减少运行中不必要的失误,提高工作效率和工作正确性。如广西玉柴机器股份有限公司斥巨资引进国外成熟的MRPII软件,其功能覆盖了市场预测、生产计划、物料需求、能力需求、库存控制、车间管理直到产品销售的整个经营过程以及相关的所有财务活动,为企业高效库存管理与控制活动的实施提供了基础。再次,健全企业库存管理制度。无规矩不成方圆,库存管理工作也是如此,要想提升企业的库存管理水平,就要有一个严谨的管理制度。如对仓库管理人员、高层管理人员均实施严要求,彻底改变广西企业原有的拖、推、懒、散现象以及责、权、利不分的不良情况。如广西电网公司2010年便制定颁布了《广西电网公司物资管理办法(试行)》,为规范公司物资管理工作起到了重大作用。
2.1.4产生了一批现代化的3PL企业,为企业提供专业化的物流服务,为广西企业整体库存水平的提升起到了重大作用。近些年,广西也涌现出了一大批第三方物流企业,如广西外运、广西物资集团等一批仓储型物流企业,广西超大、广西运德等一批运输型物流企业,还有如桂中海讯、东星物流、防港物流、玉柴物流、邮政物流等一大批综合型物流企业等。其中有许多企业设施设备先进、服务水平高,能够为企业提供优质高效的物流与库存管理服务。如玉柴物流通过对全部汽车安装GPS全球卫星定位终端设备,实现运输动态调度,减少空载;而柳州市桂中海迅物流有限公司更是在为制造企业提供供应链管理服务方面处于西南地区行业领先地位,它通过与上汽通用五菱、东风柳汽等实施紧密合作,站在供应链的角度为企业提供高水平的库存管理服务。为此,公司采取了以下措施:
(1)实施供应商管理库存。①建立顾客情报信息系统。通过建立顾客信息库,供应商能够掌握需求变化的有关情况,把由批发商(分销商)进行的需求预测与分析功能集成至供应商的系统中。②建立销售网络管理系统。供应商要很好地管理库存,就必须建立起一套完善的销售网络管理系统,保证自己产品需求信息的正确性和物流的顺畅。③建立供应商与分销商的合作框架协议。供应商和销售商一起协商确定处理订单的业务流程以及控制库存的有关参数、库存信息的传递方式等。
(2)实现精益JIT配送服务。桂中海迅物流有限公司是广西第一家能为上汽通用五菱、东风柳汽等国内大型知名品牌机械制造企业提供精益JIT配送服务的本土现代物流企业。
(3)非核心物流业务外包。桂中海迅物流有限公司的核心业务是为汽车、机械制造业企业提供配送服务。此外公司有很多的仓库,对广西较多的粮产品和日用品进行仓储。为了提高公司的竞争力,把其他非核心业务外包,将全部的精力放在自己的核心业务上。
2.2广西企业库存管理存在的问题
2.2.1库存总量过大,资金占用居高不下,积压物资价值隐形流失严重。由于物流系统普遍反应能力欠缺,与全国其它地区一样,目前广西企业仍然只能以高库存来弥补缺陷,从而满足生产需求。这就造成了企业物资超量储存现象十分严重,致使库存资金占用过大,影响企业资金运转效率。同时,积压的大部分物资中,有的因过期变质失去原有使用价值,有的因工艺结构调整被淘汰报废,随着时间的推移,流失的价值将有增无减。以柳钢为例,在2003年的库存物资盘点清查中,查出的积压物资按无回收价值、尚可回收残值、尚可调剂使用三大类统计,共积压物资2468万元。
2.2.2库存周转时间过长,结构不合理。相关资料显示,目前广西企业的库存周转天数大多少则十几天,长则几十天甚至数月,周转时间过长。库存周转速度不仅远远落后于发达国家企业,甚至与我国其它许多省区的企业相比也存在一定的距离。此外,大部分广西企业的库存结构也不尽合理。一般而言,企业合理的库存结构应是:原材料库存>在制品库存>产成品库存,而广西许多企业却恰恰相反。目前广西一些企业的原材料库存金额占总库存金额的比率往往小于三分之一,而产成品库存却占到了总库存金额的一半以上,库存结构很不合理。
2.2.3库存管理方法、作业手段等仍显落后。目前,广西许多企业仓库中大量的装卸搬运、堆码、计量等作业仍然由人工来完成,而不是采用叉车、输送设备等机械化作业方式。对物资进、出库及库存状态的记录、统计和核算,仍然以手工操作为主,许多企业仍未建立现代化的信息系统,忽略了先进信息技术的应用,致使库存信息反馈时间滞后,错记、漏记、统计结果与实物数量不一致的现象时有发生。库存管理方式也过于经验化,完全凭经验对企业库存进行管理与控制,使整个库存管理工作一直处于低效率运行状态。
2.2.4缺乏供应链的整体观念,以传统库存管理模式为主。为了维持正常的生产与销售,企业持有一定的库存是非常必要的。所以在传统库存管理理念下,整条供应链上的各个节点都拥有自己独立的库存,即供应商、生产商、分销商以及零售公司均持有自己的库存,而且各个节点均会采取措施使得自身的库存成本最小化。然而从供应链整体的角度来看,这种方式并不可取,因为它仅仅是实现了单个节点自身的优化,而单个节点库存量的降低往往是以其它节点库存量的增加为代价的,这样便无法实现整个供应链的最优化,反而影响了供应链的整体优化运行。由于广西的物流业起步比较晚,相对于很多地方,比如上海、北京、珠三角等发达地区而言,还处于幼儿期。因此在广西,供应链库存管理模式的研究和应用更是处于一个初级阶段,大部分企业仍然还是以自营库存管理为主,缺乏供应链的整体优化理念,企业仍然主要从自身的角度出发实施库存管理与控制,一般还是通过储备存货来确保公司可以按期交货,保持顾客的满意度。采用的库存管理模式与方法也还是以传统的ABC分类法、经济订货批量、订货点法、定期订货法等为主。
3采取措施,推进广西企业库存管理水平的进一步提升
3.1积极引入第三方物流,提高企业库存管理专业化水平
一般而言,与企业自营物流相比,第三方物流在物流人才、物流管理、物流运作等各个方面专业性更强,其运行效率、服务水平和成本等均优于企业自营物流。因此,企业库存管理与控制如能采用第三方物流,利用其专业的运输、配送以及仓储管理功能,可以极大地降低平均库存水平。广西企业应加强企业内部业务重组,进行非核心业务剥离,积极引入第三方物流来减少企业库存压力。
3.2注重新技术与新设备的应用,提升企业库存管理作业效率
先进技术与设备是企业库存管理的重要组成部分,今后广西企业应当根据自身特点与管理现状,加快库存管理设施设备的更新,推广高新技术在库存管理中的应用。比如条形码技术、射频识别技术、GPS技术、GIS技术、虚拟仿真技术等。企业应积极引进这些先进的技术与设备来提高自身库存管理的准确性和反应能力,从而使企业库存管理与控制的作业效率得到极大地提升。
3.3加强定量技术在企业库存管理中的应用
由于企业管理基础比较薄弱,管理手段比较落后,基础数据缺乏、不准确,目前广西企业的库存管理采取的仍是一些比较盲目的感性管理模式,管理人员更多地只是进行定性分析,仅凭个人经验给出一个大概的库存量,缺乏准确的定量分析,最后往往造成预测结果与实际情况差别巨大。因此,今后一定要加强定量技术在广西企业库存管理中的应用研究,应用定量预测技术,提高企业库存设计的准确性。
3.4加强信息化建设,提高企业库存管理信息化水平
信息技术是现代物流管理的基础,也是企业高效库存管理的必要条件。库存管理信息系统可以帮助管理者及时有效的掌控企业准确的实时库存信息,对科学进行计划编制、物资采购和库存管理起着至关重要的作用。尽管目前广西许多企业仓储与库存管理已经局部采用了计算机管理,但信息的采集、物资的盘点、收发领用等仍然主要依靠手工点数,先记录在纸面文件上,然后输入计算机,所以大量存在信息不准、信息延迟、甚至信息错误等现象,直接导致库存管理的低效率。企业要真正实现高效率库存管理,必须借助条码技术、物流管理信息系统、ERP等信息技术与管理技术,实现整个企业物流的信息化、自动化、智能化,才有可能从根本上消除库存积压和浪费问题。因此,广西企业应进一步加大投入,建立适合企业自身发展需求的库存管理信息系统,使企业各部门之间以及企业与供应商、经销商之间实现存货信息的共享,提高企业库存管理的信息化水平。
3.5推广先进的生产服务方式,实施JIT生产与服务
实施零库存生产是现代企业一直以来追求的理想目标。根据国外一些制造业企业的测算,运用零库存管理可以使原材料和外购件的平均库存降低40%~85%。当然,所谓的零库存,并不是指仓库中某种或某些物品的储存数量真正为零,而是指物料(包括原材料、半成品和产成品等)在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中,不以仓库存储的形式存在,而均处于周转的状态。所以,零库存管理只是通过实施特定的库存控制策略,实现库存量的最小化。广西企业特别是一些大中型企业应积极创造条件,推广采用JIT等先进的生产服务方式,朝企业的零库存生产理想目标迈进。
3.6树立供应链整体概念,采用适应供应链环境的库存管理方法
随着经济的全球化发展,先前企业与企业之间的竞争已经发展成现在供应链与供应链的竞争。因此,要充分认识到库存管理已不再只是单个供应商、生产商的管理活动,企业库存控制与管理也不能仅仅局限于企业内部,应把视野从单个企业扩大到由供应商、制造商、批发商和零售商组成的供应链范围来考虑。有效地管理供应链中各节点企业的库存,不能再以各自为政、局部最优的思想指导库存管理,而应该更多地从供应链伙伴关系的角度考虑库存管理战略,从供应链整体的角度来实现广西企业库存的最小化,并最终达到供应链成本控制的目标。因此,广西企业应积极创造条件,尽快采用一些适应供应链伙伴关系新环境的现代库存管理新技术与新方法。如:
(1)供应商管理库存(VMI)。即供应商等上游企业基于其下游客户的生产经营、库存信息,对下游客户的库存进行管理与控制。供应商管理库存不仅缩短了订货时间,更提高了整条供应链的柔性。分销商和其他商家减少了对库存的投入,可以把精力转移到自己的核心业务上来,一举多得。由于广西的服务业不是很发达,主要还是靠工业和农业支撑着经济。生产商生产出的产品采用VMI进行库存管理,不仅减少了各环节的库存浪费,还保持了信息的透明,大大降低了成本,同时可以运用信息技术,改变先前传统的落后局面。
(2)联合管理库存(JointlyManagedInventory,JMI)。简单地说,JMI是一种在VMI的基础上发展起来的上游企业和下游企业权利责任平衡和风险共担的库存管理模式。它是解决供应链系统中由于各节点企业相互独立的库存运作模式导致的需求放大现象,提高供应链同步化程度的一种有效方法。联合管理库存模式强调的是供应链的各个节点都参与到生产管理上来,减少中间环节的浪费,消除了传统模式中的牛鞭效应,从而使供应链得到良性发展。
(3)共同预测、计划与补给(CPFR)。CPFR模式涉及从零售商到制造企业之间的功能合作,以客户为中心,开发共享的消费者需求的库存管理模式。最先运用于国际著名的商业零售连锁店沃尔玛(Wal-mart),它应用一系列的处理手段和技术模型实现信息共享,改善零售商和供应商的伙伴关系、提高预测的准确度,最终达到提高供应链效率、减少库存和提高满意度的目标。CPFR模式的计划、预测、补货主要应用在大型的零售商企业中,而其他的企业都比较难进行。
(4)精益物流JIT管理模式。精益物流的目标是追求为客户提供准时、准确、快速、低成本的物流服务,这是很有效的物流服务,更是企业降低成本最好最有效的方法。因此,精益物流JIT管理也是供应链管理环境下最有效的库存管理方法之一。它采用订单驱动的方式,使供需双方都围绕订单运作,信息高度共享,也就实现了准时化、同步化运作,因此在降低库存、优化供应链运作成本上效果显著。