档案的安全管理精选(九篇)

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第1篇：档案的安全管理范文

【摘　要】电力档案属于机密事务记录，同时反映了电力企业的发展与项目的开展过程。基于此，本文对电力档案安全管理的规范化措施进行讨论，望能给相关部门提供有价值的参考。

关键词 电力档案；安全管理；规范措施

所谓的档案安全管理所指的是档案管理的相关企业、单位为了防止档案受到外来因素或者自身因素导致档案丢失或者损耗而做出的管理工作。通过安全管理的规范化措施可以有效地防止安全事故的发生，在最大程度上延长了档案保存的周期，能更好地发挥档案资源的作用。

一、电力档案安全管理规范化的重要性

关于电力档案就是电力部门内部工作以及事务的事实记录，在整个档案文件中反映了电力企业的文化、历史、事迹等内容。伴随着社会的进展以及市场经济的发展，市场竞争呈现出越来越严重的趋势。企业为了在这样的激烈竞争中获取主动权，就需要顶住供求关系的严重制约。在这样的背景影响下，电力企业应当通过自身的优势进行分析，及时发现企业缺点。电力档案所记录的就是电力企业中所发生的一切真实的大小事务。电力企业相关部门可以通过对这些档案的分析，针对自身企业发展策略进行科学、合理的规划与决策。档案分析以及管理工作，能够更全方位地为企业提供服务，促进电力企业经营管理模式的深化。电力档案安全管理是象征一个企业迈进现代化管理的重要标志之一，同时，通过电力档案管理工作还能反映出企业的管理水平。此外，通过电力档案，可以协助企业找到错误的根源，及时进行错误的修正，为企业的发展提高具有一定的促进作用。当前的电力档案管理工作已经突破了传统的档案管理方式，采用了电子档案以及纸质档案两种方式进行存储，更加方便了档案的使用性和实效性，提高了企业的工作效率，提升了企业的管理水平。因此电力档案安全管理的规范化具有非常重要的作用性与必要性。

二、电力档案安全管理的现状

对于当前的电力档案管理工作而言，有一些管理工作人员缺乏一定的认识，从意识上觉得电力档案管理可有可无，从而放松了自身对档案管理的工作要求。由于缺乏一定的重视，导致档案管理工作中出现了缺乏工作责任感、细节处理不到位以及缺少良好的职业道德。由于对电力档案安全管理工作的不重视，也放松了自我的要求，没有在工作学习中积累一定的档案管理理论知识，没有清楚地意识到电力档案安全管理的必要性以及对企业发展的重要性。有的电力企业对档案管理工作缺少一定的宣传，企业管理人员对于档案管理工作不重视，消弱了整个企业的档案管理意识。在一定层面上影响到了企业管理工作与时代需求的接轨。在当前我国市场经济得到高速发展的背景影响下，电力企业应该做好电力档案安全管理工作，不断地规范档案管理方式，更新档案管理观念，通过借鉴与创新档案管理手段，更加全方位地、真实地反映企业的发展状况以及经营成果。充分地发挥电力档案管理工作人员的义务与责任，为促进企业在市场经济竞争中获得一席之地而作出相应的贡献。

三、电力档案安全管理的规范化措施

（一）建立规范的档案管理准则。电力企业的发展是一个时间较长、资料较多的过程。在这个企业发展过程中，要想把电力档案进行全面、真实地记录是一个非常困难的工作。当前电力企业的档案记录人员相对缺少，档案管理归档工作缺少一定的标准化、规范化的管理准则。在这样的一个工作环境中，容易出现记录档案混乱的问题。因此电力企业应该建立起相应的规范化档案安全管理条例。让档案管理工作人员以规范的档案管理准则来进行约束与限制，通过规范、统一的归档标准来指导归档工作，有效地提高档案管理工作效率，提升档案的真实性与具体性。

（二）加强档案管理人员专业培训。现在的市场经济正在高速地发展，电力企业管理模式也在不断地更新与发展。传统的电力档案管理工作，都是兼职人员或者是暂时调派的工作人员。进行档案管理工作时，工作人员没有熟练的档案管理工作经验，对于档案管理的资料收集与整理、归档、记录、组卷等工作流程完全不了解，从而导致档案管理工作出现了许多的问题。比如：档案查阅不方便、档案资料不完整等问题。这些问题的出现严重影响了档案的利用率。因此应该加强档案管理人员的专业培训，有效地避免类似问题的发生，更加规范化、科学化、安全化地对电力档案进行管理。

（三）加强档案前期管理，保障档案管理规范化。电力企业每发展一个项目都是一个长期的过程，从项目工程的开始到结束都会产生许多繁杂的档案资料，而且这些繁杂的档案很难进行归档，如果在进行档案管理过程中，要一直待项目结束才进行整理，这样会造成档案管理的困难度。因此要加强电力档案前期管理，从而更好地保障档案管理的规划化、科学化更加具备档案记录的真实性。

（四）用法律手段来保障项目规范化。电力项目开展的每一个阶段的大小事务都要进行档案记录，以便在项目完成之后对出现的问题提供检查的凭证。因此，在进行项目合同合订时，就需要把档案管理归入合同当中，通过法律的手段来保障项目的规范化以及完整性。这也是电力档案安全管理的重要途径之一。

参考文献：

第2篇：档案的安全管理范文

【关键词】电子档案管理； 纸质档案管理； 安全管理； 措施

随着电子政务、电子商务的广泛应用，使得文件的存储形式发生了巨大变化，电子文件渐渐取代了纸质文件，成为了一种最为重要的档案存储形式。为了更加有效地保护珍贵的历史资料，有保存价值的纸质资料必须要采用电子档案这样的保存方法。当前，电子档案由于技术水平、技术力量方面的欠缺，与纸质档案管理相比相关的保护技术还不是很完善。为了很好地应对新的档案管理模式，维持电子档案管理有效性，必须要采取一些措施，对纸质档案、电子档案两者的管理现状、保护技术差异进行深入的分析，并提出具有实际可行性的电子档案保存对策，最后找到一个适合电子档案管理的现代化管理模式。

一、电子档案与纸质档案在保管中的差异

（一）管理观念上的差异。档案的一个重要环节就是对电子文件进行归档，过去缺乏专业知识和专业设备，没有引起高度关注，要么将其作为副本、资料保管，要么把它拒之门外。长期以来，档案管理主要采用传统的纸质档案管理思维模式，想要进行电子档案认识的转变，就必须要构建新的电子档案管理运用思想模式，把“后现代管理观念”运用于电子档案管理，而不能再拘泥于纸质档案的“现代管理观念”。

（二）保存寿命的差异。纸质文件的字迹、制成材料及字迹材料将会永远的成为一体。它的内部因素、保护环境直接影响了它的使用寿命。而电子档案就不一样，电子档案的内部因素、保护环境对它的使用寿命有影响，但起到关键影响的要数技术革新。电子文件的形成就要依赖于计算机将载体和信息结合，它的识别也需要通过计算机。

（三）保护措施的差异。当前，防和治是纸质档案最为重要的保护措施。防指的是减少或杜绝不利因素对档案制成材料的破坏程度，这是一种致力于改善档案保护环境的保护措施。治指的是处理那些已损坏或存在不利长久保存因素的档案，尽可能修复损坏档案，使其恢复原貌，同时，加强档案抵御不利因素的能力。电子档案与纸质档案在保存环境、自身特性方面存在很大的不同，电子档案要想长期使用，不仅要注重保存环境，更要以电子文件的逻辑特性、物理特性为依据展开维护。

（四）自然保存环境对载体影响的差异。电子档案和纸质档案在载体性质上存在巨大差异，因而两者有着不同的保存环境要求。

1.温、湿度影响的差异。电子档案和纸质档案有着不同的载体性质，因而磁性载体、光盘和纸张深受不合适的温、湿度影响。先谈谈温度和湿度是如何影响纸张的，高温高湿可以加快纸张的水解―氧化反应，内部化学反应使得纸张的字迹材料发生洇化、扩散的现象。而温度和湿度对电子档案有着不同的影响方式，不合适的温、湿度将降低磁性载体、光盘载体的寿命，同时会加快各种因素的作用，进而使得制品发脆。磁性载体选用耐高温的聚酯作为材料的盘基，但如果长期处于高温环境，它可能就会发生变形。此外，温度的变化也会造成聚酯盘基膨胀或收缩，进行使得盘基和磁性涂层之间有效接合、盘基稳定性都受到影响。光盘载体选用铝、塑料及多碳材料作为载体材料，一般情况下，高温易使得这些材料发生变形。一旦光盘表面发生细微弯曲，数据读写、激光束精确定位都将受到影响。当处于湿度大的保存环境，磁性载体涂层粘合剂容易发生吸水、脱落而造成涂层的移位、变形，极易使得记录信息遗失。由此可以得出结论：温度、湿度对纸质档案、电子档案都有着不同程度的影响。

2.灰尘影响的差异。灰尘给纸张带来的负面影响是很多的，包括机械磨损、带来霉菌及使纸张粘结成“档案砖”等。而灰尘给电子档案带来的载体损坏主要来自三个方面：一是物理损坏，二是化学损坏，三是生物损坏。物理损坏主要是由污染、磁盘、磁带、光盘载体表面受到划伤造成的，其后果就是使得记录信息受到损毁；化学损坏主要由灰尘中的化学成分造成磁盘、磁带、光盘载体发生腐蚀、降解而毁坏，其后果就是使得记录信息消失不见；生物损坏主要是因为灰尘作为霉菌的培养基、繁殖地而引发了霉菌孢子的传播，霉菌分泌的酶和有机酸对磁性载体和光盘有巨大伤害作用，其后果就是使得数据发生丢失。

3.外来磁场和机械振动影响的差异。对纸质档案来说，机械振动、磁场对其是没有影响的。对电子档案来说，机械振动、磁场对其磁性载体有着很大的影响。磁性载体材料中的磁性涂层的剩磁感应强度决定着信息的记录和读取。当磁性涂层剩磁消失时，磁体载体记录的信息将消失不见。磁性载体极易受到外来磁场的作用，其结果就是磁性涂层剩磁发生退磁或磁化，使得信噪比降低、信号失落，不仅损坏了记录信息，还使得读出效果变差。一个客观事实是，生存的环境存在很多电磁干扰，如变压器、放大器、电动机、电视机等。因此，进行电子档案保存时，要将磁性载体放置有抗磁性的框架内或金属盒内，要尽可能地避免外磁场影响、避免强烈的机械震动。

（五）管理人员素质要求的差异。与纸质档案管理相比，电子档案保存有着更加严格的技术、理论要求，这就要求电子档案管理人员不仅需要拥有传统档案管理知识，还要拥有新的电子档案管理的方法和技术。

二、 电子档案的安全管理策略

（一）改善电子档案宏观管理的对策。主要有以下3点：

1.加快相关标准的制定。当前，电子档案管理需要相对复杂的技术环境，因而采用更加科学、更加标准的管理方法，这样管理起来才会更加全面、细致。为了推进电子档案管理，我国制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理》要求和《电子文件归档及电子档案管理规范》标准，前者规范了CAD电子文件的光盘存储和保管，后者对电子文件、电子档案的收集、整理、归档、移交、保管等方面进行了细致的规定。

2.加强电子档案的安全防护工作。电子档案管理的一个重中之重就是电子档案的安全防护工作，一是要想做好安全防护工作就需要严格把关信息存储载体制成材料，电子档案制成材料的质量直接关系到电子档案载体的保存寿命的长短。二是从环境和设备的安全、良好的室内环境、机器设备和磁介质处于适宜温度环境等方面保证计算机网络系统的实体安全。三是从使用权限、文件属性、登录限制等方面保证计算机网络系统的运行安全，这样的话就有利于服务器文件、数据的保护。四是重视、做好数据库备份与恢复工作，确保数据库、档案信息的完整性、安全性。五是从安装防毒软件、防范网络攻击等方面预防病毒。另外，需要注意的是不要随意地使用外来磁盘、光盘，在使用时要进行病毒检测，看是否存在病毒。

3.加强对电子档案管理知识的培训。近年来，社会更加青睐于办公自动化，随之带来了更多的电子档案。在这种背景下，档案人员不仅需要拥有传统的纸质档案管理知识，还需要具备电子文件、电子档案管理知识，如此才能很好地顺应时代潮流，促进电子档案的安全管理。相关档案管理部门应该加强自身业务训练，对档案人员电子文件和电子档案管理知识的培训。同时，组织档案人员去相关单位学习、交流，取长补短，促进好的经验推广，从而培养更多高素质、高能力的档案人员。

（二） 改善电子文件微观管理的对策。主要有以下3点：

1.档案管理工作提前介入电子文件的运作和管理中。由于电子文件的独特特征，档案管理的要求应该向前延伸到文件管理工作中。我国档案部门为了实现公文办理和档案保管分段管理目标，正积极采取有针对性的策略。要想实现电子文件的连续管理就必须有科学的、合理的档案管理原则，如电子文件的形成、运行、归档应由相关负责人统一协调，并制定相关人员或专门机构负责；电子文件的形成、积累、归档和电子档案的保管过程中需要定时对相关数据、设备环境进行记录；生成电子文件需要用专用软件和元数据进行统一归档；长期保管的电子文件与对应的纸质档案需要统一归档；对已归档的电子文件采取科学的技术管理措施和制定严格的管理制度，这样的做法将使得信息的真实性、完整性得到保障。

2.电子文件采取分布式管理。电子文件的特性要求电子文件不能按照传统方法进行集中管理，那样的话会带来许多不必要的麻烦，如设备的频繁更新会造成资金的浪费，此外，当设备落后，电子文件、电子档案的有效性将大大降低。再如网络可以实现电子文件的及时归档，而集中管理是定期管理，会带来成本增加、效率降低等一系列负面影响，正是因为这些问题的存在，国外更多地采用“电子文件的分布式保管”。当前，我国电子文件、电子档案的分布式管理正处在摸索阶段，尚不成熟，因而未能获得广泛支持、认可。但一些办公自动化网络实现了分布式管理，电子文件的实时归档也运用了这样的方式。

3.电子档案真实性问题的解决。电子文件可以被不留痕迹地改动、随意地更换载体，因而要想实现电子档案的真实管理就需要采取一些有针对性的措施，其中最为有效、最为可靠的策略要数电子签章。2004年4月，国务院信息化办公室向中国电子信息产业发展研究院（CCID）签发了委托后者起草《电子签章条例》（草案）的任务书，电子签章具有法律效应，电子合同、电子文件的形式要与相关规定的书面形式要求相符，这样电子形式的要约和承诺才具有真实性。

三、结语

要想做好电子档案的安全保护及管理工作，需要对纸质档案和电子档案的差异有一定程度的了解。此外，不仅需要遵守档案管理基本原则，还要以电子档案自身特性为依据创建独特的保管方法、技术和标准。只有这样，才能说明认识到了电子文件、电子档案管理的必要性及纸质档案管理的重要性。当社会上出现大量电子档案时，不仅重视电子档案管理，也重视纸质档案管理，合理、科学地开发各类档案资源，不仅可以为社会提供更优质的服务，还将促进电子档案时代档案事业的发展。

【参考文献】

第3篇：档案的安全管理范文

doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.15.102

随着生活水平和消费需求的日益提高，人们对网络与信息提出了更高的要求。对于具有庞大信息数据量的医院档案管理工作而言，如何才能更好的利用现有信息资源和信息网络进行全面的管理和调度，从而使医院档案工作达到真正的“无纸化”已引起档案管理工作者的高度关注。笔者认为，加强“无纸化”管理主要应该从以下几方面人手。

1绝对保证网络安全，坚决杜绝病毒侵入

要想保证网络系统及信息数据的正常运行，首当其冲的工作就是要保障系统的安全性。如果让病毒侵入了系统，对于整个企业乃至整个网络的损失可以说是毁灭性的，是无法衡量的。与生物病毒相比，计算机病毒具有隐蔽性更强，传播速度更快、更广，破坏强度更大的特点，如果文件或系统网络被病毒感染，整个网络就会被不法之徒所操控，所有的资料和文档就会被暴露。特别是在经济飞速发展和数字化集成化高度发展的今天，保护好整个网络的安全已经和整个企业乃至整个社会的生命紧密的联系在了一起。要保证网络安全，具体实施步骤大体分为：(1)严防网络病毒的入侵，安装硬件及软件防火墙，定期升级更新。(2)对系统盘、数据盘及时粘贴标签并采取系列保护措施，做到非紧急状况不外借，归还后及时杀毒检测。(3)对机密文件及档案卷宗进行加密封存，及时做好备份。(4)对系统及其终端设备进行定期保养和维护。(5)制定安全的规章制度，定期进行机房、资料、软件等各方面的考核检查[1]。

2保证电子档案文件及文字性资料的持续性和资料性

由于电子档案的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子档案的读取软件至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处[2]。

3落实医疗系统电子档案的编研原始来源，确保其真实有效

医院档案工作首先反映了医院的基本业务活动，理应服务于医院的发展建设。多年来，随着我国经济体制改革的深入开展，医疗事业的信息化改造也在有条不紊的大踏步前进，各个医院都进行了大胆的尝试和摸索，同时也积累了宝贵的经验和教训。确保电子档案的原始性和准确性，可以说是诸多档案编研问题中的首要问题，因为档案在法律上的凭证作用就是基于它的原始性。另外，电子文件在形成和传输过程中被修改也是一个不容忽视的问题。因此，配备专业的人员进行规范化、细节化、有条理、有步骤地实时监督，及时纠正确保资料的原始性、正确率是一个非常行之有效的办法[3]。

4减少单位办公开支，实现医院网络共享

“网络共享”一词，可以说是现阶段计算机网络发展的必经之路。有了网络共享，就可以大大减少纸面文件的传送和收发，缩短了信息文件的传送速度，可以大幅提升工作效率，减少单位的办公日常费用的开支。在访问级别允许的情况下，可以随时访问查询，增删内容。因此，在整个医疗系统乃至全国医疗行业建立局域网或者城域网便可以真正实现所谓的“运筹帷幄之中，决胜千里之外”，实现同级之间互访、上下级之间互联的现代化信息模式，更好地为医院档案工作提供一个取长补短、互通有无，接受各级领导工作检查等的渠道[4]。

5电子文件对档案工作的影响及对策

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文件材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统[5]。

此外，由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类[6]。由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。因此，关于电子文件对档案工作影响的对策，笔者认为大致可以简要从以下几点考虑：(1)做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。一是转变观念，加深对电子文件归档工作的认识，二是电子文件与纸质文件同步归档。(2)解决好电子文件的保存问题。影响电子文件安全与保密的因素主要有两个方面。一是技术方面，措施主要有加密技术；访问控制技术，具体包括入网访问控制、权限控制、防火墙控制；签署技术；防写措施；建立备份与恢复系统。二是管理方面，具体措施是电子文件的制作过程要职责分明；电子文件形成后应及时进行积累，防止信息损失和变化；建立和执行科学的归档制度；制定和严格执行保管战略；加强对电子文件利用活动的管理；建立电子文件管理的记录系统；培养专业技术人员，维护网络的正常运行。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。(3)使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，利用工作和其他基础工作构成了一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体式的管理结构。(4)档案人员知识结构的变革迫在眉睫。对电子文件的管理，是一项极其艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。要求档案管理工作者必须全方位地积累和掌握多方面的知识和技能，既要懂档案管理的基础知识，又要懂计算机和自然科学的基础知识；既要懂国际标准化知识，又要懂相关外语知识。所以必须采取措施抓好知识更新，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

6与时俱进，打造档案智能化网络化的新时代

随着我国新时期新思路发展理念的顺利实施，打造一个智能化、网络化的现代化医院格局，已经是时展的必然趋势。因此，档案管理的电子化对管理人员提出了更高的要求，要坚持党的方针政策，与时俱进。充实和提高自己的档案管理和计算机业务水平，更新观念，抓住机遇，迎接挑战。

参考文献

[1] 孟庆勇.现代化管理在医院档案中的应用[J].临床合理用药杂志，2011，11(9)：153.

[2] 孙奇，孙富国，张斌.医院档案现代化管理之浅析[J].白求恩军医学院学报，2011，11(3)：220-221.

[3] 李琳.计算机技术在医院档案管理工作中的应用[J].医学信息，2009，9(9)：7-9.

[4] 许剑波，姚云华.医院档案信息化建设的现状与对策[J].中国现代医生，2010，48(1)：87-88.

[5] 刘艳丽.医院电子档案管理存在的问题与改进[J].齐齐哈尔医学院学报，2010，31(16)：2603-2604.

第4篇：档案的安全管理范文

【关键词】 企业 客户档案 信息 安全 管理

中小企业ERP管理系统贯穿企业生产管理的全过程，其中客户关系管理是其重要的组成部分，其中存在着大量的客户档案信息，是企业重要的战略资源。

客户档案信息指的是存在于企业客户关系管理系统中以数据资料的形式存在的信息。它是企业在与客户的业务中形成的专门数据，企业在这些数据的基础上，整合客户的资料和数据最后形成了客户档案信息。企业客户档案信息不仅记录了客户的基本信息，也记录了一些对客户信息进行综合分析的数据结果，是企业相当重要的信息资源。

1 ERP管理系统客户档案信息管理的重要意义

为进一步加强企业信息化建设，提升企业信息化建设水平和依靠信息化加强企业的决策及管理能力，一般企业都部署实施ERP管理系统，虽然目前各ERP管理系统形态万千，但其基本功能都趋于一致，基本上都覆盖了客户、项目、库存和采购供应等管理工作，贯穿企业的进销存全过程，通过优化企业资源达到资源效益最大化。

客户档案信息不仅是企业重要的经营资源，其本身也是客户重要的个人信息，具有一定的社会属性，它的安全管理同时具有重要的社会责任。由于企业员工个人素质、企业归属感的不同，其对于信息的保密意识也存在很大的差异。同时由于系统设计、应用以及管理等各方面的因素，系统中客户档案资料面临着来自各方面的威胁，安全隐患不容忽视。

2 ERP管理系统客户档案信息的内容及管理流程

2.1 ERP管理系统中客户档案信息的内容

目前ERP管理系统中，客户档案信息一般主要由客户的基本信息、经营水平、日常服务信息等模块组成，含有多个字段。这些信息模块和字段的原始信息维护，由不同岗位人员完成，对应的岗位人员对档案信息有录入、修改和查询等权限。

2.2 ERP管理系统中客户档案信息的管理流程

2.2.1 客户档案信息的获取

客户档案信息一般采用业务过程中的采集，或者由客户提供的一些相关材料等方式获取，然后统一录入到ERP管理系统的CRM系统中。

客户档案从采集到录入，严格按照流程进行管理，层层审核，步步完善。在流程管理过程中不断完善客户在CRM管理系统中的档案信息。

2.2.2 客户档案信息变更

客户档案信息的变更，一般都通过现场实地考察来确定。在客户信息变更过程中，企业的客户关系管理人员有着很大的变更权限，经过严格把关审核后，最终实现客户档案的信息变更。

3 ERP管理系统客户档案信息的安全隐患

ERP管理系统的数据主要有丢失和泄露等方面的安全隐患。ERP管理系统的数据安全，是指存在于系统内的客户档案信息存储载体处于良好的保管状态，在一定范围内被知晓，并可随时还原、处理、复制出载体中所包含的客户档案的信息内容用于企业经营业务，但不能被随意泄露，导致客户档案信息的公开，从而为不法人员利用，形成对客户的危害。客户档案信息的安全问题涉及许多方面，存储这些数据的载体的多样性加上利用的多样性，以及人员管理的复杂性，使得客户档案信息要面对许多的问题。总结起来，影响客户档案信息安全的因素包括以下几点：

3.1 客观方面存在的隐患

3.1.1 计算机网络病毒的入侵

随着计算机网络的不断发展，网络病毒层出不穷，变化多端，防不胜防。客户档案信息的采集、录入、整理等，都依赖于计算机处理，以至计算机硬盘上存储了大量的数据信息，所以必须防御计算机网络病毒的入侵和破坏。此外，在进行客户档案信息维护的时候，无论联网还是不联网，外接存储介质仍可能将病毒植入而破坏系统的重要数据，从而造成巨大的损失。

3.1.2 应用系统的设计缺陷

应用系统不可能是完美无缺的，一般的应用系统都会存在设计缺陷。目前，客户档案信息的录入、维护和变更等都依赖于CRM管理系统，系统本身设计的缺陷将对数据本身造成一定的威胁。由于系统的架构很难有统一的标准和普遍适用性，以及技术原因和使用领域不同，在技术设计上肯定存在不一致现象，用不同的字段抽取，获取的数据也存在差异。这些系统设计存在的缺陷，给客户档案信息的安全埋下一定的隐患。

3.1.3 人员素质的参差不齐

由于员工的受教育程度不同，文化层次存在差距，以至于员工的综合素质参差不齐。相关人员对系统的应用水平和领会能力也存在差异，同时由于人员管理的复杂性，内部人员的信息泄露成为客户档案信息安全管理重点考虑的内容之一。

3.2 主观应用方面存在的隐患

3.2.1 数据利用监管不够

（1）客户档案信息查询权限的限制机制不健全。企业相关人员可以随意在系统中查询客户资料，并能获取电子版本，随意复制，无关人员接触这些信息无人监管。

（2）客户档案信息的查询、调用审批程序不完善。目前，多数企业对客户档案信息的查询、调用无审批和监管流程，相关人员如有需要，只要获取相应的角色权限即可，缺少数据查询、调用的审批手续。

3.2.2 流程管理监管缺失

（1）在客户信息新增过程中，无论是信息录入人员还是信息审核人员，都能看到录入的原始信息，每个环节都有可能造成信息的泄漏。所以加强每个环节、每个节点的监管和保密管理对于信息的安全也是至关重要的。不但要小心外部人员有目的的窃取和盗用，还要防止内部人员的有意识或无意识的信息泄漏。

（2）客户档案信息的变更过程中，审核流程一般都不完善，缺少监管流程。操作人员操作失误或者有意无意泄露客户信息，都会给客户档案信息的安全带来很大威胁。

4 ERP管理系统客户档案信息的管理措施

针对ERP管理系统客户档案信息的管理流程和安全隐患，应采取相应的管理措施，来加强对客户档案信息的安全管理。具体为：

（1）加强计算机网络安全管理。采取部署杀毒软件和管理策略等相应的技术和管理措施，确保整体网络环境的安全，避免网络病毒的侵扰。

（2）严格管理客户档案信息的存储载体。加强对存储载体的管理尤为重要。要定期检测存储设备，检测存储载体上的数据有效性，确保这些载体不受到损坏，在出现意外情况时这些载体的信息能够被完全、真实的还原出来。

（3）做好客户档案信息的基础数据库建设。客户档案信息基础数据库建设，必须提前设定各项数据采集项，整个管理环节要采用适用的软件。在具体日常数据的维护和采集中，注意客户档案信息的保管和整合。对于不断增加和更新的基础数据库中的数据要及时进行备份，并保证备份资料的有效性。

（4）加强科技创新，不断完善系统功能及设计架构。根据应用过程中发现的问题和缺陷，及时升级系统版本，整改设计缺陷，完善系统功能。相关人员在修改完善客户档案信息时，做到修改有痕迹，完善有记录。其他人员只能查询浏览信息，不能修改不能复制，并且有网络访问流量的统计记录。

（5）加强数据利用监管，提高数据利用的规范性和安全性。 1）建立有效的客户档案信息的管理规章制度，提高数据安全管理。客户档案信息的管理必须依据严格的规章制度，确保检查、督促、奖惩等措施的落实。客户档案管理人员的数据安全意识尤为重要，提高这些人的数据安全意识，加强防范措施是最重要的。确保人员具备了安全意识才能从根本上杜绝威胁数据安全的隐患。2）严格控制客户档案信息的知晓范围以及查询权限。客户档案信息的知晓人员及其查询权限应该有严格的限制，尤其是那些重要的信息必须严格控制知晓范围。做到无关人员不得接触客户档案信息，不得查询，不得复制。3）严格管理客户档案资料的查阅、调用等环节。客户档案信息的利用都应按照相应的规定做好各种登记、审批工作，对于重要的客户信息的查阅还应注明查阅人身份、查询用途等。做到重要数据信息在办理审批手续之后方可进行调用。内部工作人员要本着不扩大知悉范围和安全利用的原则。这些利用环节的管理要有专人负责，做好监督、监管工作。

（6）强化流程管理监管，完善流程管理的审批流程和监管措施。1）提高相关人员的安全意识，做好账号和口令的保密工作。避免对外泄露自己的账号、密码，造成客户资料外泄，谁泄露谁负责。定期进行系统账户进行梳理，对不再涉及业务系统使用的人员账号予以收回禁用。2）规范使用人员的操作权限分配，不同岗位分配不同的角色，对应不同的操作权限。严格规范权限分配，做到角色一致、权责统一。

（7）加强系统管理人员的安全保密管理。系统管理人员拥有超级管理权限，可以查询任何信息，是系统的维护和技术支撑者。系统管理人员的安全保密工作是最重要的。

第5篇：档案的安全管理范文

档案数字化外包业务安全管理体系是档案部门、数字化公司、档案行政管理部门等各方面在档案数字化系统实施的整个生命周期中，通过对系统软硬件、场地等方面存在的风险进行分析，制定安全管理制度，设计相关检查报表，在关键地方设置风险检查点以避免错误，降低风险，制定并执行相应的安全保障策略，确保档案信息的保密性、完整性和可用性，降低安全风险到可接受的程度，从而保障数字化外包工作顺利实施。

可将档案数字化外包行业安全管理体系结构图描述如下：

由图可知该体系是复杂多维的综合管理体系，可从多种属性角度对其分析。

1 相关各方维度

1.1 数字化公司

1.1.1 风险。上世纪90年代以来，随着档案业务外包市场的逐渐形成，大大小小的档案数字化服务机构应运而生，鱼龙混杂。公司内部数字加工人员流动大，水平不一，档案服务的质量可想而知，安全性难以保障。

1.1.2 保障措施。公司内部要建立健全各项规章制度，包括执业考核、奖惩制度等，形成规范的工作程序和有效的内部激励、约束机制。同时结合档案行政管理部门的有效管理，促进行业规范发展。

1.2 档案部门

1.2.1 风险。一些档案部门对于档案数字化中的风险重视不够，几乎不具有任何安全意识和基本的安全知识。

1.2.2 选择数字化公司的方法。档案部门需要通过一定的方式，比如通过网络来自己准备将档案数字化业务外包的信息，内容应明确、具体，如案卷的数量、类别，还要把外包方所需条件、资质、经验等写清楚[1]。

1.2.3 签订保密协议。档案部门应使外包方认识到保密的重要性，与公司签订保密协议书。

1.2.4 建立严格的安全保密制度和措施。档案部门要严格遵守相关的安全保密制度，非公开的档案信息不得数字化，不得上网共享。上网的目录和全文信息要经过严格控制和鉴定。

1.3 档案行政管理部门

1.3.1 不作为风险。有些档案行政管理部门人员认为档案信息安全主要是技术人员的事情，与己无关。

1.3.2 担负起行政指导监督职能

档案行政管理部门应该从管理上下功夫，树立安全意识，做到一体化、同步安全管理，担负起行政监督职能。（1）档案行政管理部门对数字化公司实行登记备案审查制度。档案行政管理部门加强对外包公司的审查，提高企业的准入门槛。备案时要求公司①经工商行政管理部门注册，并取得营业执照；②经营范围必须包含数字化业务；③具备相应的档案整理、数字化的资格和能力；④具有两名以上档案专业人员（有中级职称）。申请材料：营业执照，机构备案登记表，人员简历、身份证、资格证明复印件（加盖企业公章）。

（2）档案行政管理部门对数字化工作人员建立执业资格审查制度。档案行政管理部门应建立数字化人员职业资格审查、考核、培训、持证上岗和注册制度。在培训尤其是上岗培训中加强职业道德培训，提升保密意识。聘请IT行业、档案专业专家进行安全管理方面授课，加强安全保密知识培训。

（3）制定有效的安全管理标准和安全操作规范。档案行政管理部门必须优先制定档案数字化等方面的标准和安全操作规范，保证档案数字化信息的完整性、真实性、有效性。档案部门在数字化外包之前就必须根据上述标准规范编制适合自身需要的标准体系，包括网络平台搭建、数据库建设、信息处理、共享和安全管理。

2 生命周期维度

档案数字化外包所使用的软件是一种信息系统，安全措施需要融入系统生命周期全过程。数字化工作还涉及日常工作的各环节，档案从借出、整理、录入、扫描、挂接、恢复到入库的整个周期都有可能泄密。

2.1 计划组织。档案数字化准备外包之初，就要：（1）全面涉及和考虑信息安全问题，制定并落实安全方案。（2）通过仔细调查分析，挑选一家或几家技术好、有经验的公司作为外包商。（3）最好采用成熟的加工软件。（4）对拟参与数字化项目的专业技术人员进行培训。培训的内容主要是数字化加工技术、安全保密知识。

2.2 签订合同。在合同起草时，应有IT和法律专家参与。一定要做好充分的调研，可以结合历史项目的实践经验和相关领域的行业经验，评估出与外包商谈判项目的价格，科学地评估所需要的时间并预留风险缓冲时间[2]，对于合同中没有提到的，但在日后工作中遇见的问题，档案部门应及时与外包商联系、协商、解决。

2.3 实施交付。项目的验收应该跟随项目过程同时开始、同时进行、同时结束，以保证最后的验收顺利完成。

2.4 日常工作。日常管理中要将档案实体与信息的安全放在同等重要的地位，安全制度要及时更新，制定修订要经过包括领导专家和执行者组成的正式团队按规定程序进行的论证，新旧制度要协调，执行要严格。原始档案要求实体完好、不丢失。主要依靠严密的档案交接手续和加工过程中档案的妥善保管来保证。

2.4.1 档案交接。加工方应指定唯一的档案交接人员负责与档案部门指定的负责人进行档案交接，签署档案交接记录。为保证档案交接清晰、提高工作效率，建议领取一批档案资料后待全部加工完毕后再归还。

2.4.2 档案保管。在加工现场安置密码档案柜，用于临时存放当批加工的档案资料。每日工作完毕后，全部档案资料均应放入密码柜保存，并区分已加工和待加工档案。档案密码柜由专人设置密码，并负责开启关闭。

2.4.3 过程监督。档案部门等应对外包工作进行监督、管理、定期检查。设计加工档案的《调档登记表》、《前处理登记表》、《加工登记表》、《数字档案检验登记表》、《存储备份登记表》和《验收还档登记表》等，每张表格均标明日期、全宗号、目录号、数量、张页数、重量、破损情况等相关信息，并要求相关交接人员签字确认，让数字化工作中每份档案都有一份明确清晰的、记录有每个加工环节的“安全档案”[3]。

2.5 项目结束。数字化项目结束后，应将计算机、硬盘、存储设备一并交给档案部门，加工方不可自留。

3 软硬件环境维度

数字化系统信息泄露主要有网络传输、移动存储器、手机照相和打印到纸介质上四种情况。可采用物理隔离、屏蔽手机信号、封闭USB口、监控录像、禁止带出任何纸张等方法防护。还要记录日志以备事后追踪。

3.1 数字化加工场所。现场应由档案部门指定，并制定严格的人员出入制度，工作人员全部个人物品存放到个人储物柜中，储物柜与工作场地分离；加工所用设备及工具带入加工场地前均应交由档案部门检查，加工结束之前任何工具及设备不得带出工作现场。如有需更换的报废工具，需交由档案部门负责人员处理；禁止个别加工人员单独在工作场地逗留或进出。禁止在加工场所内吸烟，在加工工作台饮水、餐饮等。数字化场所应有接收区、扫描区、后处理区3个独立工作区域，设置多个录像镜头，确保处理全程监控。

第6篇：档案的安全管理范文

档案信息化是当今世界档案管理的大趋势,是档案能较大发挥信息功能以推动社会发展和变革的必然之事.档案信息安全问题是档案信息化建设中面临的最重要的问题.确保档案信息化建设中档案信息安全是摆在全体档案工作者面前的崭新课题。随着中围特色社会主义建设日新月异的发展,我闻档案事业得到了前所末有的迅速发展，然而,在我国档案管理体系中,由于档案资源数量庞大、管理层次复杂、发展不尽平衡等原因,一些地方档案事业管理还存在诸多问题,档案安全问题就足其中之一。

一、档案信息安全应注意的问题

档案信息化建设是以转变观念为前提的创新性档案工作，当前绝大多数单位的档案管理人员习惯于传统式的手工管理，档案管理人员中缺乏信息技术专业知识，对信息化条件下档案安全管理缺乏有效的智力支持，其安全理念仍停留在防盗、防火、防潮等传统纸质档案的安全管理层面，信息安全观念淡薄，孰知随着信息技术在档案工作中的应用，档案数字化和网络化工作的不断推进，档案安全管理面临新的挑战。

1、病毒威胁。在档案信息化工作的信息安全问题中，计算机病毒发生的频率高，影响的面宽，并且造成的破坏和损失也列在所有安全威胁之首。病毒感染造成网络通信阻塞，系统数据和文件系统破坏，系统无法提供服务甚至破坏后无法恢复，特别是系统中多年积累的重要档案数据的丢失，损失是灾难性的。

2、网络威胁。随着信息技术在档案管理工作的应用不断推进，档案管理逐步向信息化和网络化发展，网络的应用规模和覆盖范围不断扩大，如何保证网络安全已成为档案信息化工作中重点之一。

1、网络结构的安全分析。网络拓扑结构设计也直接影响到网络系统的安全性。假如在外部和内部网络进行通信时，内部网络的机器安全就会受到威胁，同时也影响在同一网络上的许多其他系统。透过网络传播，还会影响到连上Internet/Intrant的其他网络。因此，我们在设计时有必要将公开服务器（WEB、DNS、EMAIL等）和外网及内部其它业务网络进行必要的隔离，避免网络结构信息外泄；同时还要对外网的服务请求加以过滤，只允许正常通信的数据包到达相应主机，其它的请求服务在到达主机之前就应该遭到拒绝。

2、系统的安全分析。所谓系统的安全是指整个网络操作系统和网络硬件平台是否可靠且值得信任。目前恐怕没有绝对安全的操作系统可以选择，无论是Microsfot 的Windows NT或者其它任何商用UNIX操作系统，其开发厂商必然有其Back-Door。因此，我们可以得出结论：没有完全安全的操作系统。不同的用户应从不同的方面对其网络作详尽的分析，选择安全性尽可能高的操作系统。因此不但要选用尽可能可靠的操作系统和硬件平台，并对操作系统进行安全配置。而且，必须加强登录过程的认证（特别是在到达服务器主机之前的认证），确保用户的合法性；其次应该严格限制登录者的操作权限，将其完成的操作限制在最小的范围内。

3、应用系统的安全分析。应用系统的安全跟具体的应用有关，它涉及面广。应用系统的安全是动态的、不断变化的。应用的安全性也涉及到信息的安全性，包括很多方面。信息的安全性涉及到机密信息泄露、未经授权的访问、破坏信息完整性、假冒、破坏系统的可用性等。在有些网络系统中，涉及到很多机密信息，如果一些重要信息遭到窃取或破坏，其经济、社会影响和政治影响很严重。

4、管理的安全风险分析。管理是档案信息化安全中最重要的部分。责权不明，安全管理制度不健全及缺乏可操作性等都可能引起管理安全的风险。当网络出现攻击行为或网络受到其它一些安全威胁时（如内部人员的违规操作等），无法进行实时的检测、监控、报告与预警。同时，当事故发生后，也无法提供黑客攻击行为的追踪线索及破案依据，即缺乏对网络的可控性与可审查性。这就要求我们必须对站点的访问活动进行多层次的记录，及时发现非法入侵行为。

二、安全的环境为档案信息的快速发展提供土壤

安全的电子信息技术的快速发展。为信息的技术、为计算机的网络技术提供了较多的便捷,极大的方便了档案信息的管理。现代的档案管理,随着电子文件以及档案信息技术的提高,对档案的管理逐步趋向数字化与网络化,然而数字档案的管理仍面临严重问题,例如,面临计算机的蓄意破坏、诈骗以及间谍威胁、遭受黑客的侵害等问题,如何在合理利用电子技术、又不遭受信息的威胁、确保档案信息的安全等问题,成为现代电子信息安全化关注的重点。数字档案信息安全管理所面临的问题数字档案的信息,指的是利用现代的信息技术方法或者手段,对国家以及社会组织中较有价值的、重要的档案归档并整理之后,用计算机对其数据进行系统存储、可通过网络上传、利用,并以数字为代码,进行对文字或者是图像及声音的记录的过程。

三、档案信息安全管理制度的建立

建立健全档案信息安全管理制度，“三分技术，七分管理”尽管不是十分的准确，但任何一个信息系统的安全，在很大程度上依赖于最初设计时制定的网络信息系统安全策略及相关管理策略。因为所有安全技术和手段，都围绕这一策略来选择和使用，如果在安全管理策略上出了问题，相当于没有安全系统。同时，从大角度来看，网络信息系统安全与严格、完善的管理是密不可分的。在网络信息系统安全领域，技术手段和相关安全工具只是辅助手段，离开完善的管理制度与措施，是没法发挥应有的作用并建设良好的网络信息安全空间的。

第7篇：档案的安全管理范文

随着我国档案信息化建设工作已日渐深入，加强档案信息安全保障体系的建设尤为重要。档案信息安全保障体系，简单来讲，就是在档案信息系统的整个生命周期内，从技术、管理和标准法规等多方面，以积极防御、适度安全和动态保障为安全保护原则，保障档案信息安全的保密性、完整性、可用性、真实性、可核查性、抗抵赖性和可控性属性，并保障系统安全的持续性的体系。档案信息安全保障体系建设，是目前档案信息化建设中的重要工作，全国上下都高度重视，也在不断探索有效的构建方法，并加以规范和推广。但是，在档案信息安全保障体系建设中还存在一些不容忽视的问题。一是档案信息化的有关法律、法规和制度不够健全。目前，我国在档案信息化建设过程中还没有专门的法律、法规来对档案信息化建设进行保护，仅仅依靠通用的计算机法律、法规来维护档案信息化建设的安全。这对那些刻意攻击、窃取、毁坏档案信息的破坏分子来说实在是微不足道，一旦他们得逞，势必给我国的档案事业发展造成不可估量的损失。二是档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面。我国的档案信息化网络建设目前处于内网、专网和外网同时使用阶段，随着信息技术的不断发展，信息竞争、黑客攻击等人为恶意破坏因素的存在，档案信息化网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。三是各级档案部门的安全管理体制不够完善。有资料表明，大部分的计算机安全保密问题来自其系统内部，世界上70%信息被盗和泄密来自于内部，这主要是因为人员麻痹和安全管理体制不完善所造成的。四是缺乏法律与制度支持。档案信息化安全保障体系建设并非是一个单纯的技术层面的问题，它还涉及到管理、意识和国家法律等各个层面，因此，档案信息安全其实是一个综合性的问题，各个环节紧密衔接在一起。使用相关安全产品的同时，应在组织与制度上采用相应措施加以完善。因此，需要从理论上进一步加强研究，切实为档案信息安全保障体系建设提供坚实的思想保障，进一步健全档案信息安全保障体系。

二、加强行政执法，为档案安全保障体系提供法制保障

《档案法》颁布实施以来，使档案事业有法可依，并有力地促进了档案事业的发展。但是，目前的档案执法还处于初级阶段，还存在着一些亟待解决的问题。有的档案部门领导和工作人员缺乏对依法治档、依法行政重要性和必要性的认识；一些单位重视业务指导，忽视依法监管，在贯彻实施《档案法》过程中，还带有主观片面性和随意性，未获得人们所期望达到的效果。这就要求档案行政管理部门进一步建立健全档案执法监督制度，强化执法监督职能。一要从思想上入手，巩固提高依法治档、依法行政观念。档案行政管理部门是代表各级政府主管本地档案事业的部门，也是《档案法》所确定的档案行政执法主体和监督机构，这也使得管理档案事业有了法律的保障。我们的各级档案工作者特别是领导干部首先要带头认真学习档案法律、法规，做到知法、懂法、守法，并严格执法，带头依法办事、依法行政。《档案法》和《档案法实施办法》规定了档案部门是行政执法部门，要履行法律法规赋予档案部门的这一职能，应强化执法意识。二要从立法入手，完善档案法规体系。在建立社会主义市场经济体制过程中，真正做到执法机构依法行政，全体公民自觉守法，尚有待于法律体系的不断完善，而档案执法监督必须有完善的监督法律体系作为依据，健全完善操作性强的法律规章和相关监督条例，强化制约功能，是亟待解决的重要任务，各级地方人大、政府应依照《档案法》结合本地区实际，制定出配套性、实用性、可操作性较强的法规、规章文件，依法明确档案执法监督的形式、程序和手段，从而能够实行科学、合理、有效的监督，确保档案工作方针和法律法规的得以贯彻实施。三要从规范档案行政执法入手，加强档案监督制约机制的建设。在加强内部监督制约机制上，将档案工作列入本单位的目标管理责任制中，考核指标主要由贯彻《档案法》、档案业务等方面组成，定期对档案工作进行检查，以引起部门的高度重视，加大对档案依法管理工作的监督力度，确保机关档案的安全性；在加强外部监督制约机制上，与外部档案行政执法检查部门加强联系，通过行政执法部门对档案工作的指导和专业性的检查，对不规范或不符合要求的地方及时进行整改，以促进机关档案工作依法管理。通过外部监督，强化机关档案工作的法制建设。

三、加强制度建设，为档案安全保障体系提供机制保障

1.建立组织保障体系。档案安全保障体系建设需要有人来计划、设计和管理，任何系统安全设施也不能完全由计算机系统独立承担系统安全保障的任务。一方面，各级档案部门领导要高度重视，并积极实施有关档案系统安全方面的各项措施；另一方面，让工作人员和用户对网络安全性要有深入地了解，使他们积极地自觉地遵守各项信息系统安全制度和措施，防患于未然，就能降低档案网络信息系统的安全风险。档案信息以及档案工作者头脑中的包括直觉知识、阅历、情感等进行综合、概括、提炼的知识。档案信息专家能够充分使用认知、自然、情感和行为各个组成部分,在显性信息服务向隐性知识服务转变的过程中发挥重要作用。所以,一个高水平的档案馆必须重视档案信息专家的引进和培养,必须注重发挥档案信息专家的作用。业务工作者也是掌握多项技能的复合型人才,要求机构中的每位员工都把信息化和档案业务作为同等重要的基础性工作来开展。2.建立制度保障体系。建立有效的管理制度是保障档案信息安全的关键。规范档案管理、保障档案信息安全的永久性措施应该是建立程序化、制度化管理模式并严格执行、落实到位。这同样需要分别制定相应的政策与规范,并采取必要的措施强化落实,做到制度正确,落实见效。要积极争取上级有关部门的政策支持，根据档案部门的实际情况，参考《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律、法规，制定出适合档案部门的规章制度，以此约束所有用户、系统管理员以及其他成员，保证档案信息系统安全、可靠地正常运行。由于网络设备和系统软件本身存在一定的缺陷，再加上从事黑客的个人或组织技术在不断升级，所以，档案信息系统没有绝对的安全，只有相对的安全。档案信息化安全保障体系是一个动态的概念，面对档案信息系统安全的诸多问题，必须时刻警惕，运用多种手段，不断在技术上更新，管理体制上完善，人员素质和管理理念上紧跟网络发展的步伐。只有时刻从档案数据安全的方方面面出发，点滴不漏，常抓不懈，才能建立起完善的档案信息安全保障体系，确保档案信息系统的安全，保证档案信息化建设顺利进行。

四、加强设施建设，为档案安全保障体系提供物质保障

一是加强档案库房建设。为了档案工作的可持续发展，我们必须做好档案实体的保护工作。因此，在档案库房与门窗的设计、防火材料、消防系统、库房温湿度、技术与管理方面，需要进一步加大投入。库房是保管档案的场所，档案库房多数是在机关办公大楼上的，客观上不具备建档案库房的条件。在这样的情况下，首先要考虑档案库房的承重问题。一般作为档案库房，钢筋的密度要大，数量要多，型号要粗。预防火灾对机关档案实体安全来说是头等大事。随着科学技术的发展，建筑材料、各种电器设备的种类日益增多，档案库房引起火灾的危险性可能性进一步增大。火灾是当今档案部门的头号灾害，为预防火灾，档案库房门口，必须配备消防器材，如手提灭器或手推移动灭火器等。档案库房要做好防火防潮的处理，保存的各种载体的档案对温湿度都有严格的要求，在技术参数范围内，档案能够长久的保存。反之，温湿度过高过低，都会影响档案的寿命。门窗要严格按国家档案局要求安装。作为档案实体安全的装具，我们仍然要求采用可移动铁皮柜和不可移动密集架，它具有防火、防鼠功能。档案盒作为贴身装具，制作档案盒的牛皮纸要做去酸处理，这样做，有利于档案实体安全的保护。二是加强档案数字化建设。在系统硬件设备方面，要做到：第一，内外网隔离。根据有关安全保密部门的网络安全规定，的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其它公共信息网互相连接，必须实行隔离。因此，对档案部门的内部网络和国际互联网，要严格地进行隔离，防止不宜公开的内部档案信息通过网络连接泄露到外部公众网。第二，将内部网络划分成若干个安全级别不同的子网，实现内部一个网段与另一个网段的隔离。这样，就能防止某一个网段的安全问题在整个网络传播，限制局部网络安全问题对全局网络安全造成的影响。第三，每个厂家的设备有它独特的优点也有它不可克服的致命弱点，因此在选用档案网络设备时，尽量选用不同厂家不同型号的设备，做到优势互补，封堵网络漏洞，增强系统的安全性能。

五、加强技术建设，为档案安全保障体系提供安全保障

网络、计算机、存储器和信息系统是数字化档案信息生存的基础,也是引发安全问题的风险基地。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源,其中有客观的因素,也有主观的原因。因此,加强对客观侵害行为的防范,对主管漏洞的治理,对安全事故的补救是保障网络畅通、系统稳定、数据安全的重要措施。只有网络和系统安全了,数字化档案信息的安全才能得以保障。建立技术保障体系是提高网络和系统免疫力的重要措施。1.保障网络安全:防火墙和入侵检测技术是常用的保障网络安全的两种手段,入侵检测技术侧重于监测、监控和预警,而防火墙则在内外网之间的访问控制领域具有明显的优势、功能强大,效果明显。面对网络攻击手段复杂度的不断提高及融合能力的逐渐加强,要在网络层采取安全技术的应用和安全产品的联动启用措施,全面提高网络的综合防范能力。2.保障系统安全:加强升级服务,做到无漏洞运行。目前各操作系统的开发商已经开通了专业通道,提供升级服务的补丁程序下载、安装和检测服务,而且大多是免费的,因此,能否做到系统的无漏洞运行,关键在于人们是否使用正版软件,增强了安全意识并做到及时升级,及时打补丁，,保障每台客户端的无漏洞运行。3.保障档案信息系统的安全:要做好系统用户的安全管理,不给偷窃者以机会。

目前,保障合法用户的做法是采取强身份认证、加密和防密码偷窃等技术，并保证内部安全管理制度和措施的有效性实施与落实。4.保障档案数据的安全:实行隔离、加密、备份等措施。安全管理的最终目的就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户访问到的档案数据和信息是真实、完整和有效的,并保障系统操作者能够方便地访问自身权限范围内的数据,杜绝无权用户进入系统,因此数据加密、硬盘加密、文件系统加密,增加系统存储的复杂性等都成为保障数据安全的有效措施。5.病毒防范:建立网络化的病毒防范体系,实现病毒库的同步升级几乎有网络和计算机存在的地方,病毒都会伴随。每台计算机上都应安装防病毒软件系统,并及时更新病毒库,而对于网络环境下的一个组织而言,病毒杀不尽的原因则是网络上至少有一台机器有病毒,并在网上扩散传播,因此购买网络版的防病毒软件,建立网络化的病毒防范体系,实现病毒库的统一管理,同步升级,是防范病毒侵害数字化档案信息的有效措施之一。同时,加强对病毒知识的学习,提高机构中每位员工的主动防范意识和警惕性也是非常重要的保障措施。

第8篇：档案的安全管理范文

关键词：电子档案；管理；网络；安全；制度

中图分类号：TN711 文献标识码：A 文章编号：

电子档案不同于纸质档案的特征决定其在管理利用及其安全保障方面的复杂性。如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并可准确提供利用是档案工作急需解决的问题。由于电子档案便于存储、复制、传递，给档案管理和利用带来诸多便利。电子档案又具有对计算机系统的依赖性。信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性。一旦计算机系统出现故障，或者人为有意无意地删除及病毒、黑客的侵袭，管理不善。都会造成巨大的损失。因此，建立电子档案信息安全保障体系。完善档案信息安全管理体制，保证档案的原始性。真实性、完整性是十分必要的。

1 电子档案的利用管理

电子档案的利用与纸质档案相比，显著不同的是更快捷、更为便。但这必须建立在电子档案所依赖的技术上，且必须满足必要的先决条件和采取相应的管理措施才能实现。

电子档案提供利用，一般有三种方法，即提供拷贝，网络传输，直接利用。

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化。导致利用工作的复杂性。因此加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。从信息安全角度出发，主要应从对用户和提供利用者的管理、对利用者提供拷贝和强化利用中的安全措施三个方面加强管理。

2. 电子档案的安全保障

2.1 可靠的网络是电子档案信息安全的根本保障

可靠的网络技术和硬件设备是档案工作网络正常运行和电子档案信息安全的根本保障。

档案网络系统应采用先进成熟的高速以太网技术，选用性能优越的服务器，并设置双服务器。主、从服务器应分别放置在异地机房内，无论主服务器何时出问题，从服务器都可替代主服务器，保证系统在出现故障时能够连续运行。同时，采用磁盘阵列、硬盘镜像等硬

性容错技术。档案网络系统耍由双路专线供电。档案网络系统要与一切外网实行物理隔离，网间需要交换数据时，可采用数据迁移方法，先从一个网络的数据库中将数据导出到可写光盘、热插拔硬盘等介质。再将存储介质中的数据导人另一个网络数据库中。

2.2 数据安全是档案原始性，真实性、完整性的必要条件

档案数据的原始性、真实性、完整性是档案工作的灵魂。因此。采取严密的技术措施，建立可靠安全的存储架构，防止非法访问、非法操作、病毒入侵等事件的发生，最大限度地保障档案数据的安全是十分必要的。

2.2.1 防止数据丢失的主要措施是数据备份

对长久保存的档案数锯应该拷贝到耐久性好的可写光盘载体上，禁止使用软磁盘长期保存电子档案。刻录光盘时采用整盘刻录方式，不得使用多段刻录等方式。一般刻录三套，一套封存，一套供查阅利用，第三套异地保存。对于加密的电子文件。则应在解密后再完成上述工作。归档载体应作防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。光投应放在盒中直立存放，做到防尘、防变形，避免阳光直接照射，远离强磁场、热源，并与有害气体隔离。环境温度应控制在14～24记之间，相对湿度控制范围为45%～60%。随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。届时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。复制后旧版存储载体应至少保留三年。库存的电子档案每五年要依次进行有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于3仰"，发现问题要及时补救。系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统申运行。

2.2.2常产生新数据的电子档案系统，可选用性能较稳定、费用较低的磁带介质作为数据载体。

因磁带机和计算机系统是分工的，错误不会复写到磁带介质上，可以防止将人为错误、病毒、数据错误备份下来。只要保存好足够长时间的历史数据，就一定能恢复正确的数据。备份后的磁带放于远离机房的安全地带，即便出现大的灾难，整个系统崩溃了，统管理员也可以利用异地存放的磁带迅速恢复系统的运行。存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。

2.2.3 利用有盘工作站的硬盘空间对服务器中的相关数据进行备份

如各子系统档案管理人员要及时备份本系统管理的有关数据各单位要及时备份本单位的重要数据等。万--服务器发生不可抗拒的破坏，也可以利用各工作站硬盘中的数据进行恢复。

软件备份与人工保护相结合，在发现网络系统出错或服务器故障时，备份之前的数据，可以用软件方法恢复，备份之后的数据可以利用手工的文字记录恢复。

预防黑客攻击的最有效办法是实行内部网与一切外网的物理隔离。对于开放网络，要定期更换管理员口令，避免因管理账号被人为破坏后，管理员无法注册而使系统管理陷于瘫痪。构建档案网络的主要目的是实现数据和信息共享，因此网络对用户来说是开放的，但由于各种信息十分重要，某些数据甚至还具有保密性，不能随意修改。只允许部分人使用，必须对网络的开放程度进行限制。可以运用系统软件和应用软件的相应功能，合理设置系统的使用权限。在实际操作中应设定数据库的安全等级，对不同级别的人员进行不同的访问授权，通过安全设定，确保各类数据库只能被经授权的合法用户使用。未经授权的用户无论通过什么程序和软件工具都不能访问数据库。这样。就可以既保证数据共享。又保证数据的安全。还应利用网络系统管理软件具有的目录和文件权限设定功能，禁止用户对无关目录进行读写，禁止对其工作站中用户自用的某些目录进行读写。对一些公共目录只允许读，不允许写。

档案网络系统应安装高可靠性的防火墙，经常更新杀毒软件，预防病毒人侵。工作站要安装硬盘保护卡，采用无软驱工作站。严禁用档案网络系统的微机玩游戏、拷贝与档案无关的软件和数据。防止信息被非法篡改、插人和删除，亦可采用数字水印技术保护信息的完整性。

科学管理是确保电子档案安全规范的关键

确保电子档案数据安全，除了上述软、硬件措施之外。科学管理是关键。

建立电子文件归档管理制度。保证归档电子文件的真实、完整、有效。电子文件存档时必须检查病毒等危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存挡。封存的电子档案不得利用和外借。

建立电子档案的提供利用管理制度。提供利用的主要方式是电子档案拷贝和网络查询，网络查询和拷贝利用要进行严格的身份认证和查询登记。并采取技术手段防止提供的内容被再复制。在向公众网上载档案数据时，要提高信息安全意识。防止失密、泄密事件的发生。为此，必须建立健全档案信息及网络运行保密措施，严格审查上网档案信息，办理登记签字手续。

建立服务器管理制度。每天记录服务器的各种操作，包括设备的检查记录、服务器启停记录、对数据库的日常维护记录、服务器运行情况和对用户的监控记录等，坚持对服务器等网络设备进行日检、周检用检，并进行详细的记录，确保计算机系统的正常运行。

建立工作站管理制度，为每台工作站建立工作日志。记录每个工作站上机的操作员的开关机时间、上网操作内容、系统运行情况、操作员姓名等。并建立检查、监督机制，防止人为造成的机器故障和数据错误。

建立数据库日常维护制度、网络安全保密制度、病毒预防和检查制度等。技术人员定期对数据库进行维护，对各工作站的数据错误给予及时修改，经常对各工作站巡回检查指导，发现故障隐患及时排除。

第9篇：档案的安全管理范文

【关键词】人事档案；信息化管理；安全问题

人事档案信息化建设和管理是人事档案管理发展的必然趋势，以计算机电子信息技术为基础，能够提高人事档案管理工作的效率，凡事都有擅嫘裕人事档案信息化管理为我们带来方便的同时也会存在一些安全问题，例如：黑客恶意攻击、病毒侵入、硬件设施不稳定等等，这些都会为人事档案管理带来一定的安全隐患，导致人事档案出现丢失、泄密等等问题。由此可见，人事档案信息化管理中的安全问题是值得我们深入研究的课题，进一步加强人事档案信息化安全管理势在必行。

一、人事档案信息化管理中存在的安全问题

（一）软硬件设施不够完善。随着时代的发展，人事档案涉及到的信息量会越来越多，内容也会越来越多，从而对计算机系统的要求也会越来越高。人事档案信息化管理之后必然会涉及到很多现代化设备，例如：影印设备、扫描仪、照相机等等，不仅要求具备一定的硬件条件，还需要对应的专业技术人员进行操作。无论是硬件设施，还是软件设施，任何一个方面出了问题都会影响到人事档案信息化管理工作的开展，甚至会为档案本身造成一定的损失。

（二）目前人事档案信息安全管理令人担忧。人事档案管理信息化之后，人事档案管理部门逐渐实行了自动化、网络化、实时化运作，数据录入与导出一次便可以在档案管理内部进行数据共享，在这个过程中由于缺乏安全管理意识，就没有对相应的行为进行规范。人事档案信息化建设滞后，以计算机电子信息技术与网络技术为基础建立的人事档案信息数据库，在实际使用的过程中只需要根据对应的权限进行检索便能进行查询。如果相关的其他部门需要一些档案信息，只要对应的权限足够，可以不经过管理人员，直接进入人事档案信息化管理的局域网当中，进行信息查询。这一方面确实提高了工作效率，但在实际的操作过程中由于没有具备安全管理的意识，很容易导致人事档案信息泄露，也为很多不法分子提供了攻击、侵入的漏洞。

（三）人事档案管理人员综合素质较低。如今已经是一个知识爆炸的时代，虽然科学技术的进步对于人事档案信息环境的建立有着举足轻重的作用，但是人的主导作用不能忽视，人事档案管理人员的综合素质往往直接决定了人事档案管理的质量。由此可见，人事档案管理人员的素质提高与安全意识的培养对于人事档案信息化管理是非常重要的，但是目前人事档案管理人员的综合素质不能很好地适应人事档案信息化安全的要求，还需要进一步加强，提高人事档案管理人员的安全意识与业务能力。

二、加强人事档案信息化安全的策略

（一）加大投资完善软硬件设施。人事档案管理层要重视人事档案信息化建设的安全问题，将信息化安全建设所需要的资金纳入单位的预算当中，要将相关经费专项化、制度化、常态化。人事档案管理信息化建设需要投入大量的资料来购买对应的硬件设备，同时还需要持续的投入对这些设备进行更新，一旦资金不到位硬件设备与软件设施就跟不上，安全方面就会出现问题。目前，大部分人事档案管理信息化建设过程中涉及到的硬件设施、网络设施目前还处于初步发展的阶段，某些单位的设备已经严重老化，这些因素都必然影响到人事档案管理的信息安全。因此，相关部门必须要加强资金方面的投入，将人事档案管理信息化建设必须的软硬件设施完善。

（二）建立完备的人事档案信息化管理系统。若要进一步保障人事档案管理信息化系统安全、网络安全就必须建立程序化、制度化的管理体系。人事档案管理信息化网络方面，需要建立防火墙，并同时对应地建立管理制度，这样才能为广大用户提供更加优质的服务，用户在访问内部档案信息资源时才会得到对应的保障。关于系统方面，人事档案管理部门需要制定个人PC，并且对客观操作行为进行规范，进一步保障客户端的安全，笔者建议可以从这些方面入手：客户端的上网规范、客户端安全配置制度、系统维护的方法、个人用户在使用人事档案管理系统时的行为规范等等。从数据方面来说，人事档案管理部门需要对目前档案信息的安全级别与保密程度进行系统的划分，制定相关的数字档案信息安全存储管理规范方案，对安全级别与保密程度进行分类，并同时制定不同的管理制度，从而明确不同的存储方案。

（三）加强学习与培训。人事档案管理人员应该树立终身学习的理念，对自己的知识结构进行不断的更新，要不断扩展自身的知识面，从而提高综合管理素质。人事档案管理部门要为管理人员提供更多学习和培训的机会，首先，要逐步加强人事档案管理人员的政治素质与业务素质，要管理人员学习先进的理念，理解先进的理念，要坚持用创新的思维来武装自己。其次，要培养管理人言的职业道德，人事档案管理人员必须遵循保密制度，通过学习与培训树立一定的事业心与责任感。最后，人事档案管理部门要帮助管理人员不断拓宽知识面，提高管理人员综合分析能力，加强对计算机基础知识的学习与掌握，要熟悉人事档案管理安全系统运用。

三、结语

要提高安全管理的力度，就必须要从当前人事档案管理信息化存在的问题入手，要主动出击，提出一系列防御措施，无论是硬件方面，还是软件方面，尤其是人员方面需要全面进行改善，才能真正提高人事档案管理信息化安全力度，从而保障人事档案信息化建设能够健康稳定地发展。

【参考文献】

[1]丁训华.人事档案信息化建设中的安全保密措施初探[J]. 办公室业务，2015（24）：61+46.