档案资源管理精选(九篇)

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第1篇：档案资源管理范文

关键词：城建档案馆；人力资源；管理

1前言

在人类所拥有的一切资源中，人力资源是第一宝贵的，也自然成了现代管理的核心。党的十七大报告指出：要更好地实施人才强国战略，切实推动经济社会发展转入人力资源优势得到充分发挥的轨道上。不断提高人力资源管理的水平，不仅是当前发展经济、提高市场竞争力的需要，也是一个国家、一个民族、一个地区、一个单位长期兴旺发达的重要保证，更是一个现代人充分开发自身潜能、适应社会、改造社会的重要措施。最近几年，太原市城建档案馆把人力资源管理作为工作的重点，不断完善相应机制，使人力资源能更好地服务于城建档案工作，促进了城建档案事业的可持续发展。

2人力资源管理的内涵

人力资源管理就是预测组织人力资源需求并作出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合单位与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。

根据定义，我们可以从两个方面来理解人力资源管理，一方面：对人力资源外在要素——量的管理。对人力资源进行量的管理，就是根据人力和物力及其变化，对人力进行恰当的培训、组织和协调，使二者经常保持最佳比例和有机的结合，使人和物都充分发挥出最佳效应。另一方面：对人力资源内在要素——质的管理。主要是指采用现代化的科学方法，对人的思想、心理和行为进行有效的管理（包括对个体和群体的思想、心理和行为的协调、控制和管理），充分发挥人的主观能动性，以达到组织目标。

3太原市城建档案馆人力资源管理方面的创新

3.1用制度科学管理人才

科学管理，主要通过完善规章制度，用制度管理人，用制度约束人。制度管人，有章可循，人人平等，缓解矛盾，方便操作。3.1.1行政管理制度

2002年以来我馆先后出台了汽车管理制度、考勤管理制度、办公用品出入库管理等制度，这些制度的出台，目的就是为人才建立公平合理的办公环境，提高工作效率。我馆2003年出台了考勤制度，为使考勤制度科学化、规范化、人性化，我们通过指纹打卡机来抓考勤。这样就可以确保人才增强时间观念，能够严格要求自己，规范自己的行为，形成了公平的良好的工作风气。

3.1.2业务管理制度

严格业务管理制度，定期开展多种形式业务检查、督办，保证各项工作有序进行。如我馆建立了行之有效的内部业务工作检查制度，表面看是检查工作质量，其核心就是建立了一套利用业务工作制度规范人才管理的科学管理机制。具体操作如下：一是岗位互检。通过各个岗位互相检查，不但提高了各个岗位人才的业务技能，而且还促进了人才之间的互相学习，并且能够为对方发现问题，避免出现差错，确保工作质量。二是质检岗位。我馆在档案科设立了两个质检岗位，全面检查和记录档案科各岗位工作情况，并将质检中发现的问题及时处理。三是科室自检。就是科室内部每周检查工作情况，从中发现问题，及时纠正，如差错超过允许范围，要将差错率进行记录，此记录将作为本年度评优评先的参考条件之一。四是抽检。就是通过馆检查小组对各个科室工作进行抽检。此项工作目的是掌握各科室工作动态，了解科室工作实际，帮助科室解决存在的问题，促进科室人才协调发展；检查各科室人才的准确率，减少差错率，提高工作效率。

3.1.3奖惩制度

通过用奖惩制度，激发人才对工作的积极性和热情，避免工作中的失误，保证工作按时保质完成。奖惩制度一定要奖惩分明，坚决制止，为人才各尽其才搭建一个公平、公正的平台。

3.1.4激励制度

通过用激励制度，促进人才发挥自觉性，引导人才奋发向上，同时对不规范行为形成约束。目前，我馆在实行激励制度时，一般与评优评先、奖金、职称、升职挂钩，使精神激励和物质激励有机结合，有利于提高人才积极性，更好地促进工作。

3.1.5福利制度

同志在党的十七大报告中指出，要加快建立覆盖城乡居民的社会保障体制，保障人民基本生活。我馆积极参与社会福利制度的改革和建设，根据自身实际，努力建立了较为完善的福利保障制度，如按照有关规定为人才办理养老、医疗保险；建食堂解决人才就餐难等问题以及重大节日发放过节费等等，不仅解决了人才的后顾之忧，而且还增强了人才对单位的归属感。

3.2人才的业务培训、继续教育

采用各种方式和途径，加大业务培训和再教育力度，不断提高人才的技术水平，更好地服务于工作。

第2篇：档案资源管理范文

【摘要题】实践研究

【英文摘要】Industriesintheinformationageshouldbedevelopedsimultaneouslyalongthecoursesofinformationindustryinfrastructureandculturalcontentinfrastructure.Atpresent，culturalresourcecollectinginstitutionsinChinaaremanagedanddevelopedseparately.Thisisoneofthemajorbarrierstotheintegrationandsharingofinformationresources，andtothedevelopmentofcontentinfrastructure.Theauthorthinksthatacommonframeworkoflibraries，museumsandarchivesforuserserviceswillfacilitatetheirmutualdevelopment.3refs.

【关键词】文化资源/内容基础结构/图书馆/档案馆/博物馆/资源整合

Culturalresources/Contentinfrastructure/Library/Archive/Museum/Resourceintegration

【正文】

分类号G253

CLASSNUMBERG253

信息时代是技术与文化联姻的时代，信息时代的产业需要在信息技术基础结构与文化内容基础结构的双轨上发展，二者不可或缺。

信息技术基础结构是网络与数字化的传输轨道。经过十几年的建设，我国的技术基础结构已初具规模，为我国信息产业建设提供了保障。内容基础结构的建设，近几年才刚刚起步，许多文化资源的集中地（如图书馆、档案馆、博物馆等）都正在将大量馆藏转换为数字形态，通过网络为用户提供超越时空的服务，这些为中华文化资源的共享奠定了坚实的基础，但这只能是内容建设的第一步。

内容基础结构与技术基础结构一样，是为用户获取信息提供整合的平台。创建一个理想的内容基础结构，读者就能得到自己所希望的深层次的、一体化的信息资源服务。但是，目前我国的文化资源管理还存在一个问题：主要的文化资源收藏馆所还处于各自为政的管理体系，阻碍了信息资源的整合与共享，这是内容基础结构建设的一大障碍。

1条块分割的管理体制禁锢了内容基础结构的建设

目前，我国民族文化资源主要分散于图书馆、档案馆与博物馆等多个文化资源收藏系统，同一系统有不同的隶属关系。这种条块分割的管理体制，使系统间难以相互合作。由此造成资源布局不合理，甚至重复建设，资源难以共享。

1.1各自为政的管理阻碍了信息资源的整合

资源的创建、管理与利用的生命周期理论认为，文化资源内容在生命周期内的选择是相互依赖的，其所做出的选择，有可能阻碍或促进信息的正确流向，或使信息失去灵活成分，或失去适应环境的能力。用户存取文化资源信息的所有操作都是在一定的描述环境与一定配置的网络内进行的。文化资源拥有单位具有不同的管理环境，对文化资源的信息价值也有不同的理解，因此在文化资源的生命周期内可能出现不同的处理方式，这将使得同类资源可能处于不同的生命周期，而在知识服务网络上无法整合。

1.2多头服务体系阻碍了资源的整合

数字信息的流动性使其能够被分享、被重复使用与被分析，能够被改装、拷贝以及用新的方式重新组合。网络空间也可为用户提供集合的、筛选的、选择性的多种服务，这些都从技术上为人类整合信息提供了可行工具。但再好的技术如果失去科学合理的管理作为支撑，也无法达到预期目的。目前，我国文化资源网络欠协调的发展，正是限制中华文化资源整合的瓶颈。

这些年来，为满足用户的需求，各文化资源保存部门都在不断地将本馆馆藏数字化并与网络联为一体，试图通过馆藏的数字化产物在交互的数字环境中创建一个革命性的知识服务网络来满足用户对信息的获取。然而，共享的网络空间需要一种全新的工作方式，即相互合作，使服务器集合起来以支持数据的流动，满足用户的需求，只有这样才能打造内容基础结构。但我国不同系统的信息服务网络林立，没有合作协调成为一个整体，无法发挥网络对资源的整合作用。障碍后果主要表现如下：

（1）缺乏允许内容共享与传送要求的界面。文化资源拥有部门采用各自开发的网络系统独立地为用户提供服务，迫使用户为了查全所需信息必须跨越多个不同的界面，对付以不同设计条件形成的各异的用户环境，给信息的查全制造了人为阻碍。

（2）不同技术环境形成的文化资源难以共享。这些不同系统的文化资源，在不同的计算机环境中创建，有的还有多重链接，甚至内部结构也十分复杂，这使得不同系统的信息交互常常难以进行。

（3）不同的描述方式阻碍了信息的导航。长期分开管理的图书馆、档案馆与博物馆已经形成了不同的管理方式，这也直接影响到资源的整合与共享。例如，图书馆倾向于对书刊个体逐一地进行描述，档案馆与博物馆喜欢使用多级别、多途径的馆藏描述方法。种类各异的描述方法给信息的导航、揭示与对文化内容的选择造成了阻碍。

（4）难以预知用户的习性与需求。文化信息资源的整合必须建立在对用户需求与使用习性的了解上，否则无法建立整合的内容平台。然而，当前的多头服务系统阻碍了人们对用户信息需求的了解，也难以满足用户的需求。

以上情况是造成我国文化信息资源难以整合的重要缺憾，即我国每个文化资源拥有部门都可以通过网络为用户提供属于本部门的有价值的馆藏资源，却不能与更多的不属于本部门拥有的相关文化资源无缝地相互联合工作，或相互依赖地为用户提供经过整合的文化资源服务。例如，我们至今还不能在同一个目录下为用户提供同一主题的完整信息。这意味着用户要获得有效的、完整的检索结果，必须做很多的工作，同时，也增加了网上信息资源管理的难度，例如得有多个的证明系统保证数据的真实性与完整性，确保资源的价值。

用户对资源整合的需求，迫使文化资源拥有部门在一个更加宽泛的框架内配置资源，通力合作联合起来打造世界上最大的中文信息平台的内容基础结构，以带动我国信息技术革命的进一步发展。

2合作的基础

图书馆、档案馆与博物馆是收藏我国民族文化资源的主要部门，它们有许多共同点与互补点，这是合作的基础与动力。

（1）具有共同的利益。文化资源只有使用，其价值才能体现出来。把本系统所拥有的文化资源释放到网络空间，让不同的文化资源相互影响，才能吸引更多的用户进行创造性的使用。要实现这一点，只有对馆藏文化资源进行深层次的加工，并跨系统、跨部门地实现一体化服务。

（2）具有共同的兴趣。我国的图书馆、档案馆与博物馆都在向网络空间发展，而且工作重心均从关注文化资源的收集、整理，关注文化内容的创建者与用户利益的传统管理方式，转移到注重以更加直接的方法支持文化内容的利用与创建上。图书馆、档案馆与博物馆都在设法扩大自己的用户群体；都在制定管理策略，以管理物理的、数字化的以及以数字技术直接产生的文化资源，并使它们成为中华文化资源的一个整体；都在研究如何将以数字方式产生的文档与人工制品整合为同一的文化资源，并通过整理与组织使它们便于存取等。

（3）面临共同的挑战。当网络遍及人们生活时，技术发展的复杂性与相互依赖性，使服务的提供、运行的模式、用户的习性都发生了改变，许多不可预知的挑战在不断凸现。例如，数字的流动性，其最大问题是需要支持控制与信赖关系，当资源的可获取性在数字环境中得到了加强，就需要有能力去控制对敏感信息的获取，需要保障数字信息的真实与完整。然而，当前的控制技术落后于信息的获取技术，这使得网络信息资源的提供者面临着管理的挑战。又如，数字资源可能产生于某些环境的组合，如果管理策略不恰当或缺乏提供背景、出处等确定的文档，数据产生后就有可能不留任何痕迹地消失。这些与技术融合很深的管理问题都是三者面临的挑战。只有合作，才能提高应付挑战的能力。

（4）具有共同的研究领域。当网络遍及人们生活时，信息资源服务的运行模式、服务的提供、用户的习性都在改变，资源整合后的重新配置以及一些难以预见性的问题，都需要人们共同的沟通与交流，都是大家需要研究的领域。例如，在传统的定义中，馆藏是通过配置、排列统一的收藏品。在网络环境中，是否还需要人为地配置馆藏，如果不需要，那馆藏的开发意味着什么；如果需要，控制其组合的原则又是什么？人们需要在什么地方集中资源以组配馆藏，需要什么管理构架与技术支撑来保证它们的连续运行？如何建立跨领域的馆藏，在不同的传统管理惯例中，如何组合这类资源，等等。

网络环境的用户需求，使人们开始感到当前管理文化资源的独立服务体系是资源整合的桎梏，但究竟如何改进，在数字空间里如何创建一个合作的同盟或虚拟机构，特别是当学习、娱乐、文化、公务活动等发展了，图书馆、博物馆与档案馆的内涵与管理模式将发生怎样的变化等等。

图书馆、博物馆与档案馆是有合作基础的，三者的资源只有在一个共同的框架内为用户提供服务，才能够求得共同的发展。在网络环境中，合作、互补、共享与发展是相互关联的。共同的目标是合作的基础，互补是合作的重要环境，合作可以为人们带来信息的共享、经验的共享，在共享中才能真正达到整合中华文化资源并使之再现辉煌的目的，同时经验的共享可以使大家提高竞争能力，迎战网络环境与数字技术带来的不可以预知的风险。

3数字图书馆工程应当成为整合中华文化资源的平台

不久前，中国数字图书馆工程启动。数字图书馆并非狭义上的传统图书馆的数字化，它是国家的数据中心，应当是覆盖我国各个行业的信息资源库。笔者认为，数字图书馆工程就是整合中华文化资源的最好平台。然而，在该平台设计之初却忽视广泛的文化资源背景的建设。主要表现在：第一，中国数字图书馆工程资源指导委员是对跨系统、跨行业的信息资源库建设起指导作用的龙头，因而应当由拥有我国文化遗产的主要部门的负责人或专家参加。因为他们对收藏在我国的各类文化资源十分了解，能够对各方面资源的全面组织、整合和择优利用提出合理方案，以保证我国文化资源整合的广度、深度与精度，使中国数字图书馆建设有序，使中华民族文化资源在网上形成无缝的整合。遗憾的是，目前该指导委员会的委员尚未有非图书馆行业的其他代表参加。第二，中国数字图书馆联盟定格太窄。数字图书馆工程的启动为中华文化资源提供了整合的平台。为支持这一平台工作的协调，国家图书馆建议，在中国数字图书馆工程建设管理中心组织下，本着“资源共享、联合建设、优势互补、互惠互利、自愿参加”的原则，建立中国数字图书馆联盟，为各文献资源拥有单位的直接加入提供更多的合作、交流的机会。中国数字图书馆联盟应当说是图书馆、档案馆与博物馆相互协调、整合资源的最好处所。然而，遗憾的是，中国数字图书馆联盟被定格为“以国家图书馆为核心单位，联盟伙伴主要为国内具有代表性的图书馆、研究所、情报机构等相关资源拥有单位”。尽管已经有60余家单位加盟，但却没有档案馆或博物馆。作为为文化资源拥有单位提供合作的组织，如此狭窄地定义盟员范围，势必直接影响到资源共享与数字图书馆内容建设所涵盖的范围。

2001年中国数字图书馆工程资源建设指南中，提出建设两大资源库：全国联合书目数据库与国情资料库。笔者认为，全国联合书目数据库的确重要，但如果能够纳入档案馆与博物馆相关的馆藏目录，形成全国中文文化资源目录数据库，更能够体现国家资源库的实力。实际上，档案馆与博物馆都有前期工作成果。例如，国家档案局早在10年前就开始建立全国民国档案目录库，现在已经进入第二期工程，按照国家档案局制定的行业标准进行著录、标引以及数据交换。第二期工程结束，将拥有1400万条目录数据。如果国家数字图书馆在资源库的建设中，考虑到以上问题，发挥龙头作用，将馆藏目录整合为一，岂不更有利于本国丰厚的文化遗产的整合。要整合中华文化资源，必须以中国数字图书馆工程为平台。要使中国数字图书馆真正成为国家数据中心，使中华文化重塑辉煌，中国数字图书馆的资源建设从初期就要注意涵盖的广度，特别应当考虑对图书馆、档案馆与博物馆的文化资源的整合。

【参考文献】

1中国数字图书馆工程联席会议办公室.联盟介绍.http：//d-/go/union.htm

第3篇：档案资源管理范文

当前，医院档案管理以信息化管理模式为主，其具有数量多、种类齐全和分布广泛等特点，因此要求从事医院档案管理工作的人员，不仅要对信息技术和知识全面掌握，还应该具有较高的政治思想觉悟，以及较强的服务意思。然而由于种种历史原因，目前从事医院档案管理的人员不仅学历低，理论基础弱，而且年龄普遍偏大，其表现如下：

1.1档案管理意识弱，观念落后，对档案人才队伍建设的重要性和必要性缺乏重视

许多医院长久以来，对档案管理工作忽视，重藏轻用，观念落后，在很多人的意识当中，普遍认为档案管理就是保管档案资料，对档案工作人员要求不高，只要掌握基本的操作即可。因此，造成当前档案人才队伍建设的缓慢，其配置不够合理，难以引进高素质人才，加之缺乏对从事人员的业务培训，从而导致档案管理队伍不仅结构不合理，而且其人员素质良莠不齐，无法全面掌握专业理论和技能，根本满足不了现代化的档案管理的需求。

1.2医院综合档案室专职人员严重缺乏，部门兼职档案工作

人员经常轮换，档案工作热情不高当前，医院不仅要从事医疗工作，还兼有教学科研等任务，因此造成医院档案工作量日益加大，但从事档案管理的专职人员数量较少，通常为一到两人，只能满足日常的档案管理工作，而无法满足档案编研、开发利用信息等任务要求。此外，许多部门负责人对档案工作重视不够，不管是否适合档案管理的需要，随意指派兼职档案人员，且这些人员往往身兼数职，也经常被调换，因此造成档案管理队伍不稳定，其人员工作热情不高，从而使部门档案工作质量下降，无法保质保量地完成科室预立卷工作的开展，加之档案业务培训缺乏持续性，使得兼职人员的业务水平难以提高。

1.3缺乏适当的激励机制

与医院其他业务工作相比，档案工作往往被医院领导忽视，虽然其工作量较大，也较为繁琐，但得不到应有的重视，很多医院对档案工作和人员未建立适当的物质和精神上的奖励机制，从而使得部分优秀员工感到失落，在无法充分体现自身价值的情形下，往往消极怠工，不安心本职工作。

2.加强档案管理队伍建设的对策与建议

2.1树立科学的人才发展观、提高认识，创造良好的人才环境

树立科学的人才发展观，摒弃原有观念，只有充分认识档案管理人才队伍建设的重要性，才能使医院的医疗、科研以及教学等各项工作更好地开展。因此，为适应新时期现代化档案管理的需要，必须制定相应的政策和条件，提供更多的进修培训机会，加大人才培养力度，吸引优秀人才加入档案管理队伍，只有这样，才能稳定档案队伍，才能使其安心工作，才能建立出一支高素质的档案管理队伍。首先，表彰名誉，政治关爱。对从事档案工作的优秀员工，以“以人为本”为理念，不仅要加大培养人才力度，也要进行公开表彰，对医院档案队伍的管理和开发应高度重视，储备和培养档案管理人才，以实现医院档案管理的现代化。其次，精神鼓励，物质激励。让档案人才不仅享有发展空间，又有事业可做，以实现自身价值，感受成就，从而更为安心本职工作。第三，关心生活，尊重情感。在医院领导层面建立对口制度，应经常与档案人员进行思想交流，及时掌握其意见和心声，为其建造良好的工作生活氛围，从而使档案人员更为安心工作，决心扎根医院的事业。

2.2档案人才结构应进一步优化，合理配置

医院档案人才队伍的建设，应从管理、技术、研究以及业务等四方面入手，以满足医院档案建设的现代化需求。目前，医院档案人才队伍普遍存在配置不合理、业务水平低、缺乏工作深度等问题，因此，医院领导应对档案工作加以重视，从现代化发展要求出发，紧紧围绕自身发展规划，充分考虑档案人员的年龄、性别以及专业理论素质和技能，制定长期人才培养机制，以科学发展观为指导，从档案、计算机以及信息等专业选拔人才，合理配置，以适应医院档案的长远发展需求。与此同时，各部门负责人也应充分考虑档案工作的性质，选拔合适的兼职人员，以保证其有精力做好本部门的档案工作以及档案管理的业务学习。

2.3重视医院档案人才培训工作，全面提升档案技术人员整体素养

应充分考虑医院从事档案管理专业技术人员的实际，根据其岗位和层次的不同，以现有人员培养为基础，加大发现和挖掘人才的力度，对档案人才培养进行规范化管理。医院档案工作的质量，关键在于档案人员的业务素质，由此看来，提高其业务素质的重要性不言而喻。因此，首要任务是做好档案员的培训，规范培训和教育制度，重视上岗培训工作，以及在岗继续教育：一方面，应全面了解本职工作的专业和理论知识，熟悉各个工作环节，掌握一定的工作技巧。为更好地服务医院，服务社会，还应熟悉国家制定和出台的各项有关档案管理的方针政策和法规，及时了解有关工作范围、职责以及标准的最新要求。另一方面，应具备一定的科学和历史素养，了解国内外档案管理的发展史，关注其最新动态，并及时运用于实践，以更好地完成本职工作。另外，医院应根据工作需要和人才发展趋势，加强与上级和兄弟单位的交流，选拔人员外出考察进修、学术交流，并定期邀请专家到院讲学，进行业务指导和经验交流，建造浓厚的学术氛围，营造良好的学习环境，以提升档案人员的业务素质，从而拓展医院档案业务工作，完善人才队伍的建设。

2.4建立和完善人才考核和奖励制度，加大人才开发利用力度，使医院档案人才队伍焕发生机

第4篇：档案资源管理范文

在管理理念不断更新和现代化的年代，医院更加重视人力资源管理对提升医院管理水平和核心竞争力的积极作用，因此，如何通过人事档案信息管理来发掘和激发医疗工作人员的最大潜能是医院人力资源管理面临的重要课题。

1构建符合医院实际情况的人事档案信息管理制度

制度具有很强的稳定性，能够长时间发挥作用，建立符合医院现实情况的人事档案管理信息制度，能够有效促进管理工作的科学化和制度化。科学化、规范化的人事档案信息管理制度能够促使管理行为有章可循，从而保障人事档案信息有效发挥在人力资源管理中的作用；其次，要不断完善、健全现有制度，根据医院自身情况，收集各种意见和建议，系统化的整理人事档案管理制度。在完善制度的过程中，一方面要集思广益、广开言路，拓宽信息收集的覆盖面，且收集方法要有创新性，以确保收集的全面性和真实性；另一方面，动态化管理人事档案，对医院现有的人才的学历、工作表现、进修情况、医疗业务水平、政治道德素养方面进行汇总、整理、记录，以科学评估医院人才的潜能，实现预测并重点培养的人力资源管理模式。

2对医院人才实现分类管理和培养

充分利用医院人事档案信息，对医院人才的不同特点和优势进行梳理，重点培养学术带头人、医院业务骨干人员和医院学科带头人等，并为以上分类管理和分类培养规划提供充分的信息支持。医院的人才各有所长，我们需要深刻认识到每个人身上的专业和业务发展方向，这就要求我们充分分析人事档案信息，从医院人才管理的全局性和统筹性出发，保证人尽其才、任人唯贤、各尽其责，从而实现医院人才资源发挥出最大的价值。

3分析医院人才需求

促进人才合理配置首先，整理完善的医院人才信息建成档案，并采用科学的方法进行管理，以人力资源部领导为中心，会同医务科、科教科、护理部等相关职能部门，建立起基于计算机技术的人才档案信息数据库，动态记录相关医务人员的医术水平、学术水平、科研水平、政治道德素养等方面的信息，将这些信息作为医院合理配置人力资源的重要决策依据。通过整理人事档案信息，根据人才的不同优势和特点，基于人尽其才、用人之长的原则将适合的人才配置到最能发挥作用的地方和岗位，让人才充分发挥潜能，从而实现医院各学科合理设置、医院医疗业务得以持续发展的目标。同时，也可以促进人才在不同学科和部门之间合理有序流动，为医院的发展科学合理的配置人力资源。

4提升档案管理人员的综合素质

提升档案管理人员的综合素质是确保人力资源管理科学性的重要途径。目前医院人事档案管理人员素质不高，主要表现在在职人员不具备人事档案管理的相关知识结构，对人事档案信息管理工作和人力资源管理工作没有健全的理论知识基础，对工作内容缺乏深刻的认识。作为医院人事档案和人力资源的管理工作的直接执行者，他们素质的高低会对管理工作的质量形成直接的影响作用。因此，为确保人力资源管理和人事档案信息管理工作的效率性，首先需要配备具有人力资源管理知识和档案管理知识的专职管理人员，并且必须具有良好的整治道德素养；其次，对人事档案管理人员进行定期培训，更新他们的业务知识，掌握人事档案信息管理方法和操作技术，提高档案管理人员的综合业务水平。

二.结束语

第5篇：档案资源管理范文

关键词：人事档案；人力资源；管理

1 引言

21世纪是以知识和信息为特征的新时代，档案涵盖了政府、社会组织、企事业、公民活动中产生的有保存价值的信息资料。因此，档案工作者必须认清形势的变化，紧跟时代的步法，进一步解放思想，开拓创新，勇于实践，加快档案事业不断发展，更好地为国家、为人民服务。

2 人事档案管理的概念

对一个职工在单位中的具体活动行为和表现进行记录收集并且存档后得到的纸质资料或是电子资料的集合即为人事档案，这其中包含了职工的很多信息，比如家庭背景、个人情况以及工作状态等。人事档案能够反应出职工的个人经历、学历、才能、品德素质水平以及在工作中的具体表现，是单位为一个人集中保留的可以供查阅的信息资料。在一定时间内，对整个单位里个人信息资料进行收集、整理、存档、保管和应用，就是人事档案管理工作的职能。

3 人事档案管理与人力资源管理的关系

人事档案管理可以作为人事管理过程中对职工整体素质和技能评价的有效依据，同时也是人力资源管理工作的一部分内容。他们之间有被包含关系，但是又可以独立的存在。单位人事管理人员可以通过查阅人事档案来了解和分析职工的工作态度和个人能力，是人力管理人员对职工绩效考核的重要内容。人事档案也是职工信息的载体和职工具体发展情况的体现。

4 人事档案在人力资源管理中的作用

1、人事档案可以为单位的一些决策提供重要的依据。如绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等，关系着职工的晋升和奖惩，决定着单位对职工的薪酬分配，奖励机制等决策。而绩效考核需要大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，作出相应的决策，从而保证单位的决策科学化、合理化。

2、人事档案推动人力资源的开发。人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据，人事档案与人力资源管理的关系十分密切。人事档案是人力资源管理过程中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容是人力资源管理过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。人力资源管理与人事档案互为作用，互为促进，人力资源的广泛使用能促进人事档案的发展，而人事档案的科学化管理，又会推动人力资源的开发。

3、人事档案提供真实可靠的信息，并可优化人力资源的合理配置。单位要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个职工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握每个人的最真实全面的个人信息。通过查阅职工档案了解职工的全部历史和工作经历，从而为单位在选人、用人提供有价值的参考信息。人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的，它随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况，人事档案可以实现人力资源共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳配置。

5 提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略

1、切实提高档案管理人员的素质。在现代化水平不断提高的当今时代，旧的管理模式已不能适应现代人力资源管理的需要。在引进高素质人才充实到档案管理部门的同时，要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的素质，使他们能适应新形势下的新要求；让他们增强服务意识，改变过去坐等上门的被动方式，积极主动与各部门沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为人力资源管理服务。

2、加强沟通与信息传达，有效发挥人事档案的存在价值。人事档案管理员要与单位管理者加强沟通，形成默契，人事档案管理员要及时把研究过程中发现的异常信息和情况反馈给领导和决策者，为领导和决策者在做出人力资源可持续发展决策时提供参考依据。领导者和决策者应当对研究成果充分信任，对需要进行调整和决策的信息，应立即做出决策，实现人事管理员和人事档案的存在价值。

3、加强人事档案的时效性和现代化管理。人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把心新产生的有关个人经历的材料有选择地及时补充道人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。人事档案工作应摆脱旧有模式，改变手工操作，大力引入现代科技手段，实现自动化、网络化和文档一体化，传统档案以纸质为介质，占用空间大，保管环境要求高，随着计算机网络的普及，应充分利用这一平台，将个人档案资料输入计算机，形成数据化的档案资料，并在单位内部局域网上建立平台，形成资源共享。

4、提高信息化水平和研究水平，综合思考全方位掌握。人事档案管理工作是一项信息科技含量较高的工作，要不断提高人事管理的信息化水平，要将人事档案的相关材料及时录入电脑系统，同时注重挖掘和使用各种系统分析软件，对人事档案中的各个要素进行全面准确的分析。同时加快人事档案科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。

6 结语

人事档案管理虽然是对资料收集、整理的过程，但其档案里的信息却是关于人事方面的。人事档案中的人员信息管理对人员的考核、人员调配以及对人员的具体管理都起到一定的指导意义。所以单位人力资管理部门要科学有效地用好人事档案，同时单位也要加大对人事档案管理工作的重视程度，为人力资源管理和分配做好充分的准备，最终使人事档案的管理工作更加完善，更加适合单位的发展。

参考文献

[1] 黄庆辉.人事档案管理在人力资源管理中的作用初探[J].中国新技术新产品，2011，（14）：241.

[2] 李文龙.人事档案管理在单位人力资源管理中的作用[J].价值工程，2013，（17）：142-142，143.

[3] 陈小芳.学校人事档案管理的三个转变 [J]. 办公室业务. 2011 （07）

[4] 刘文.人事档案管理存在的问题与对策 [J]. 泰山乡镇企业职工大学学报. 2011 （02）

第6篇：档案资源管理范文

1.1人事档案的内容与特点

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。对于事业单位来说，人事档案相当重要。人事档案的管理与员工的人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用，如果人、档脱节，保管人事档案而不知当事人已调往何处，即“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。因此，在工作中必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门[1]。

1.2人事档案管理与人力资源的关系

人事档案管理是人力资源管理在新时代的新要求，也是人力资源管理的组成部分，企业是人事档案记录了员工的各种档案与信息。这是人力资源管理的必然要求。只有充分利用这些信息，在进入人力资源工作的时候我们才能选拔出最优秀的人才，最适合的人选。同时，这些人事档案的收集和集中，也体现了我国对人才和人力资源工作的重视，同时使部门和企业更好更快地发展[2]。

1.3人事档案管理的发展现状与提升意见

我国人事档案管理的做的技术化水平还是偏低，没有一套系统的人事档案管理办法，而且存在弄虚作假，使用不当等现象，对此我们应该加强人事档案管理的技术水平，提升保密工作，提升档案的标准化和系统化升级，运用数字化的专业技术，提升人力资源档案的管理水平。对此我们给出以下几点建议，首先，企业和部门应该对人才进行深入的了解，对人才的生活档案和技术档案进行一步步的记录，树立良好的人事档案管理理念。其次，明确制度，加强技术支持和投入，使人事档案管理更加制度化，科技化。最后我们要积极学习国内外的先进理念，融为己用，使得自身人事档案管理水平得到进步，为人才选拔打下良好基础。

2.国内外人力资源档案管理给我们的启示

2.1国外人力资源档案管理方法

在美国，人力资源管理一般分成两类，一类是是公立的人力资源档案管理，一类是私立的人力资源档案管理。他们分管着不同的部门，公立人力资源管理主要的管理范围是政府的公职人员、公务员等国家部门的职员，而私立的人力资源档案管理主要分管银行、公司等私人企业的人力资源档案。在公立的人力资源档案管理方面，美国有着自己独特的途径。凡是在政府内的公职人员，都会经过考核，任命，培训，退休等步骤。而在美国的各个州也有他们自己不同的管理方案，这些方案都会汇总到一个叫人力资源档案管理办公室的地方，对人才进行集中的选拔[3]。

而私人人力资源档案管理工作则更加的复杂，私人的人力资源管理模式是企业化，私人化的。在这里，它包括了一个员工从入职到离职甚至是死亡的一切过程，这些档案中还包括员工的社保账号，身份账号还有银行的信用情况，这些档案与资料可以帮助经理对员工进行深入的了解与考察，而且档案本身不会接触到他的所有者，保证了档案的公平公正。

在法国，这种情况又有所不同，法国的公务员制度是从上到下分级的档案记录制度，没有公共和私人之分，这套人力资源管理档案系统记录了公务员甚至是员工从生到死的一切档案信息，这种集中管理模式也值得我们国家借鉴。

2.2国内人力资源档案管理的特点

我国人事档案的存储由几方面组成，如任免、工资等方面的有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，总之，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌[4]。

第7篇：档案资源管理范文

李满树 陈蜀燕

（国网新疆电力公司电力科学研究院供电服务中心 830017）

【摘要】当今社会信息技术的飞速发展，为档案信息资源的管

理和传播提供了很大的便利，同时也存在许多的挑战。文章就如何

做好数字化背景下的档案信息资源管理等问题进行了探讨。

【关键词】数字化；档案信息资源；管理

目前我国正处于信息时代，如何提高信息档案部门信息管理和

使用的自动化水平，提高办公效率，更好地发挥档案资料的作用已

成为档案部门实现信息现代化管理的主要问题。随着数字化技术的

广泛应用，随着电脑网络及其他数字平台的应用，数字化管理已经

成为可能。知识经济时代对档案管理工作提出了更新更高的要求，

这就需要档案管理逐渐完成由传统管理模式向现代管理模式的转

变，由传统的管理理念向现代管理理念的转变，同时贯穿于管理实

践之中。

一、数字化档案管理的优点

1. 信息管理数字化。采用先进数字化存储技术方案，具有通用

性强、安全性高、标准化程度高、可视性强、支持计算机联网查询

和实时浏览等特点。

2. 资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，

实现档案馆馆际互借和文档服务，从而达到档案信息资源共享。

3. 信息资源管理智能化。可以使利用者运用超文本及多媒体技

术进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广，同时还可采用

电子加密技术对档案进行机密处理。四是用户使用方便化。用户可

以在任何时间、任何地点通过计算机方便地使用档案信息，获取更

为及时、准确、系统的信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。

查询速度快、保存时间长、保真性高；内容全面完整、真正实时在线。

二、数字化档案信息资源管理的主要工作

数字化档案信息资源管理主要包括以下几个方面的工作：一是

现代通信、计算机网络、多媒体信息技术设备为基础设施，在内部

建立具备连接各个部门的计算机网络平台，外部建立调整信息的宽

带公共通信网络。二是以各个时期、各种类别的档案信息库及其他

信息库为基础资源，包含有传统档案数字化转换后获得的数据库、

办公自动化系统生成的电子档案数据库以及来自政府机构和职能部

门的各类信息库。三是以智能信息处理技术为主，将原有的数据库

转变为知识库，应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。四是

建立全方位、立体化的应用体系，及时吸纳和提供各种各样的信息

资源，并为信息资源的使用提供良好的维护和安全保密工作。

三、数字化档案信息资源管理发展中存在的主要问题

1. 信息管理专业人才不足。真正学现代信息资源管理专业的人

非常少，大多数档案管理人员缺乏现代信息资源管理的系统培训和

学习，在思想上和技术上还是停留在过去传统的档案管理模式上，

这也是影响数字化档案管理快速发展的原因之一。

2. 硬件设施还有待加强。数字化档案管理是一项耗资巨大的工

程，需要投入许多人力物力。目前我们省馆的硬件设备还远远没有

达到国家数字化档案馆标准要求，就是与本省发达地区的市级档案

馆比，也不占有优势。

3. 对档案信息安全不容乐观。在档案逐步数字化的过程中，纸

质材料与电子文件并存的情况将在相当长的一段时间内并存，而由

于我们对数字化档案的管理情况还不太熟悉，容易引发许多问题。

例如，电子文件、电子档案容易受到计算机病毒、黑客的攻击而造

成文件被偷盗、被修改，甚至造成系统崩溃的情况，现阶段难以保

证计算机系统、网络的绝对安全。

四、如何做好数字化背景下的档案信息资源管理

1. 要建立健全管理制度体系。从人员的管理到软件、硬件要求

都作了明确的规定。如：人员安全管理制度、文档管理制度、系统

运行环境安全管理制度、应用系统运营安全管理制度、建立数字档

案信息管理的记录系统等。人员安全管理制度强调安全审查制度、

岗位安全考核制度、安全培训制度；文档管理制度要求对已经存储

的数字档案信息均应进行划控和密级分类，对敏感信息与机密信息

应当加密并脱机存储在安全的环境中，防止信息被窃听、变更与毁

坏；系统运行环境安全管理制度主要是指机房出入控制、环境条件

保障管理、自然灾害防护、防护设施管理、电磁波与磁场防护等；

应用系统运营安全管理制度包括操作安全管理、操作权限管理、操

作规范管理、操作责任管理、操作监督管理、操作恢复管理、应用

系统备份管理、应用软件维护安全管理等。从技术上防止数字档案

信息被人为地修改，增强数字档案信息的可靠性。但在计算机技术

领域中，总是在侵入与反侵入、破解与反破解的斗争中前进，没有

绝对安全的概念。因此，无论技术发展到哪一步，管理制度始终是

一项重要的保障。要求建立数字档案信息管理的记录系统，是因为

数字档案信息形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在

形式，如果没有相关信息可以证实信息的内容没有发生任何变化，

就无法确认它的真实性。因此，应建立和执行严格的保管制度，为

每一份数字档案信息建立必要的记录，记载信息的形成、管理和使

用情况，用这些记录来证实其内容的真实性。

2. 加强对档案工作者的培养与培训。首先，彻底改变传统的档

案“重藏轻用”局面，使档案人员在工作中充分调动和运用信息资

源管理理论和信息技术手段对档案信息资源实施科学，有效地开发

利用。其次，加强档案工作者对信息技术应用能力的培训。学习与

档案信息化相关的计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代

管理、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，

以适应档案信息化的发展。

3. 正确处理传统与现代化的关系。要正确解决数字化进程中录

入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。正确处

理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容附在纸质载体

上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作

用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度

比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光电信号

的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过

计算机等专用设备进行再转换，虽然存储量大、节省了储存空间，

但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存储介质的稳定性

和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被

察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。我们应该积极

实行“双套制”保存电子档案，即在保存电子档案的同时也保存对

应的纸质档案。

4. 加大档案现代化管理的投入。1）应投入大量的精力关心和

支持这一工作，创造条件投入资金、配置先进设备；积极培养、选

拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入工作计划，列入考核

范围。2）各级领导，尤其是主管档案工作的领导，每年要定期听

取档案工作汇报，了解档案工作现况，提出要求、下达任务，指导

档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。3）

领导要重视和加强本系统内的交流与合作，以先进带动后进，发挥

优势，弥补档案现代化管理上的差异，取长补短，共同提高。4）

宏观上要有总体的指导思路，实现发展战略上的创新，微观动作上

实现管理内涵和技术手段的创新。

五、结语

由于计算机网络的建立，使不同范围内利用者共享档案资源成

为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建

立起全国、全省性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中

心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，人们更多地将

从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身，只充

当原始凭证和信息法官的角色。这样一来，档案管理通过网络向利

第8篇：档案资源管理范文

一、煤炭企业档案资源管理信息化的必要性

随着经济的发展与社会的进步，煤炭企业不断加强自身改革与信息化建设。档案资源管理信息化是煤炭企业加强信息化建设的重要组成部分。档案工作是企业保管、收集及整理信息的中心。煤炭企业的档案资料包括地质报告、工艺流程图、设计图、材料参数汇总表等，对企业的发展以及新产品的开发具有很强的指导意义。在任务急而时间少的招标工作中，准确、快速的提供所需的档案资料，对煤炭企业具有至关重要的作用。因此，加强煤炭企业档案资源管理信息化建设，是煤炭企业加强信息化建设的必然要求。

此外，实现档案资源管理信息化也是档案管理工作可以快速发展的要求。长期以来，煤炭企业的档案管理工作基本处于半封闭的状态，信息检索手段相当落后，企业的大量宝贵资源得不到充分利用，导致在生产过程中浪费大量的人力、物力，严重阻碍了煤炭企业的快速发展。因此，建立新的档案资源管理体制，实现信息化已迫在眉睫。实现档案资源管理的信息化可以大大提高信息检索及传递速度，由传统的单点传递转变为不受时间及空间制约的全方位无限点传递，有效提高了信息资源的利用率，节约大量的人力、物力，对促进资源共享及煤炭企业的整体发展具有重要意义。

二、煤炭企业档案资源管理信息化在生产中的作用

1.有效提高煤炭企业的决策能力

最近几年来，我国煤炭企业发展迅速，且跨区域的发展情形已成为一种趋势。这对煤炭企业的档案资源管理工作提出了新的要求。开展煤炭企业档案资源信息化建设，可以实现远程资源信息的传递与交换，企业可以更加快捷、方便、灵活地获取各类信息资源，增强企业领导者的信息量，对提高领导者的决策能力具有重要作用。

2.档案资源信息可以更高效的利用

通过建立档案资源信息化管理，可以更高效的发挥档案信息的价值。档案资源管理工作的核心在于提高档案信息的使用效率。通过建立信息化系统，利用计算机强大的检索功能，使档案的利用率以及管理决策率得到有效提高。

3.档案的管理质量可以显著提高

对于传统的纸质档案以及实体档案来说，频繁的翻阅会大大影响其质量，缩短其使用寿命。尤其是较为重要的档案资源，借阅困难也限制了它的利用价值。目前，有大量的历史纸质档案资料没有进行电子备份，在一般的企业档案保管条件下，实体档案的储存周期以及寿命都较短。例如在建国初期的煤炭企业档案资料，纸质很脆弱，破坏很严重，因此，尽快实现档案资源管理信息化已经迫在眉睫。

4.实现档案与文件管理的一体化

通过档案资源管理信息化系统，煤炭企业还可以将文件等进行电子备份、整理并归纳。将各个部门的不同类型文件分类归入档案资源管理数据库中，从而实现档案与文件的一体化。这样可以大大减少重复劳动、提高各个部门的工作效率。档案资源管理人员可以省去大量不必要的文件及图像的扫描、挂接工作。管理部门可以通过该信息化系统了解各个部门的状态，并及时给于指导，从而可以实现档案资料的预见性管理，具有重要意义。

5.实现档案资源的全文检索

档案资料管理的根本就是对信息资源的管理。信息资源的时效及应用的广泛程度直接决定其社会价值。相对于传统的手段，现代化的电子信息化存储手段更加方便、快捷，更利于实现资源信息的社会价值。开展档案资源管理信息化以后，可以随时随地的检索查阅各类文件与档案，包括WORD文档，EXCEL文件、CAD图纸、各种格式的图片，甚至是经过扫描和数字化的纸质档案等。通过档案资源信息化系统，可以实现档案资源从“一库”（目录数据库）向“三库”（目录数据库、多媒体数据库以及原文数据库）的转变，把传统的档案室建立成为数字化、电子化、信息化的档案管理系统。这样，一旦井下生产的设备出现问题，工作人员可以不必再跑到井上的档案室查找资料，直接利用井下计算机登录档案资源管理系统，就可以快速地通过全文检索、查阅相关档案资料。这样可以以最快的速度处理井下事故，使企业减少损失。

6.实现档案管理自动化

实现档案资源管理信息化以后，可以将档案资源管理的日常业务，例如统计、借阅、编研、鉴定等工作全部通过计算机完成。可以快速方便、不受时间地域的制约进行各种统计、打印、分析资料等工作，使档案管理人员从繁冗的工作中解脱出来，实现档案资源管理的自动化。

三、实现档案资源管理信息化应注意的问题

1.应当使用标准化的档案资源管理软件

档案资源管理软件应满足国家对档案资源管理的要求及规范，且适用于煤炭企业的档案管理工作。当前，市场上存在很多此类软件，功能及技术水平存在着一些差异。因此，煤炭企业应根据需要配置标准化的档案资料管理软件。

2.保证档案资源信息安全

做好档案信息的保密工作，保证档案资源的安全性，是煤炭企业档案管理需注意的重要问题。档案管理应制定严格的档案、文件保密制度，保证企业的商业机密、档案信息不会外泄。此外，可以对档案管理系统设置防火墙和限制权限等，保证档案的安全。

3.加强档案资源管理部门的服务意识

档案资源管理需要增强服务意识，以服务于企业，服务于社会为宗旨，不断改革创新，拓宽服务领域，提高服务质量，努力发挥档案资源的社会价值，为煤炭企业的发展进步做出贡献。

第9篇：档案资源管理范文

关键词：企业；人事档案管理；人力资源管理；作用

一、人力资源管理与人事档案管理

1.1人力资源管理

所谓人力资源管理是指在企业战略的指导下，通过科学方法的运用，以人力资源战略和规划分析为基础，对企业的人力资源进行配置、考核、规范等工作，以实现企业目标和员工的价值。通常情况下，人力资源管理工作包含了培训与开发、招聘与配置、薪酬与福利管理等等。

1.2人事档案管理

人事档案是在人事活动中形成，主要是记录员工个人、家庭以及工作情况，其内容可以反映一个人的经历和品行，并以个人为单位集中保存以备查阅的文件资料。人事档案的实体管理主要包含档案的收集、鉴定等，人事档案的管理工作是对人事档案的实体管理，并对人事档案信息进行适当的利用和开发。

1.3人力资源管理与人事档案管理的关系

人力资源管理与人事档案管理工作之间有着密切的联系，人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，其可以促进人力资源管理活动的顺利开展，通常情况下，企业可以通过人事档案来查找员工的具体资料，了解每个员工的情况。而人事档案则记录了每个员工的资料，是承载员工各项信息的载体，人力资源管理的各项活动也是人事档案内容的主要来源，两者之间是相互依赖的关系。

二、人事档案管理在企业人力资源管理中的作用

人事档案管理在企业人力资源管理中的作用可以从以下几方面进行分析。

2.1提高企业内外部员工的整体质量

企业内部的人力资源招聘工作主要包含了内部招聘和外部招聘两个方面，内部招聘主要是从企业内部员工中招聘选择所需人才，外部招聘是从社会和高校招聘企业需要的人才。但是在企业内部员工招聘中，经常会出现企业员工不管应聘人员的专业和资质，随意招聘自己老乡和校友的情况，这在很大程度上降低了企业员工的整体素质，影响了企业的内部管理。但是企业通过人事档案管理工作，可以对员工的档案资料进行统一的分析，以合理安排人事招聘人员，避免任用与招聘地区和高校相关的员工，以保障企业员工的质量。除此之外，在实施企业内部招聘时，企业还应该分析员工的档案资料，以为内部员工的选拔提供重要依据。

2.2帮助企业进行人力资源规划

人事档案中包含了企业内部人才结构、人才水平以及人才数量等方面的信息资料，通过人事档案的整理工作，可以为企业分类企业人才，帮助企业了解人类资源的存量和具体信息。比如，人事档案管理部门对企业内部员工退休和流动情况的分析，可以让企业人力资源管理工作及时把握企业的人才流动情况，以为企业的未来发展提供重要的参考信息。由此可见，人事档案管理工作可以帮助企业更好的规划企业内部人力资源，促进企业未来更好的发展。

2.3帮助企业更针对性的实施培训

员工培训是企业内部运行的重要组成部分，企业要想让员工培训获得所需的效果，就必须了解每个员工的工作需要，以提高员工培训的针对性。为此，通过人事档案管理工作，企业可以了解每个员工的教育背景、年龄等，对于年轻的企业员工，企业可以对其进行新知识的培训，对于年龄较大的员工，对知识培训的抵触情绪较大，对此，企业可以对其进行健康保健培训，以充分调动他们的工作积极性。

2.4促进企业跨地域文化管理

企业员工来自不同的地域，会给企业带来不同的地域文化，为此，在企业管理中，企业应该注意了解和分析每个员工的地域文化，促进企业跨地域文化的管理，帮助企业员工之间相互了解，避免出现文化冲突。人事档案管理工作可以对员工的工作经历和籍贯等进行分类，相关工作人员可以对每个员工的文化特质进行分析，并对员工在未来工作中可能遇到的冲突问题进行预测，提出解决方案。比如，企业可以安排不同文化背景的员工进行沟通合作，让他们在工作中加强沟通，促进员工与员工之间的合作，提高企业的内部凝聚力。

2.5对员工采取有针对性的激励手段

员工的档案内容，可以帮助企业人力资源管理工作者详细了解每个企业员工的工作需求。马斯洛在需求层次理论中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现的需求。也就是说，每个人都有自身的不同需求，不同的人对自身的需求层次也各不相同，对企业来说，只有通过对员工档案资料的详细分析，才能了解每个员工的现实需要，以更有针对性的采取各种激励手段，激发员工的工作热情。

结语：

人事档案管理工作在企业人力资源管理中有着十分重要的作用，其中人事档案管理资料的价值主要体现在档案的具体利用上，档案管理人员通过对档案资料的整理、分析，帮助人力资源管理部门更好的实施人力管理工作，促进企业内部员工的工作积极性。为此，在未来的企业发展中，必须充分重视人事档案管理工作的重要性，并通过利用各类先进的信息技术，对档案资料进行科学的归纳管理，让人事档案管理工作更科学，以更好的促进企业的人力资源管理工作。

参考文献：

[1]张海滨.从中日人事档案管理的比较看我国人事档案管理的前景[J].山西财经大学学报.2011（S4）

[2]张兰月.档案工作中的知识管理分析[J].河南职工医学院学报.2010（02）