数字化档案室建设方案精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的数字化档案室建设方案主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：数字化档案室建设方案范文

随着水利建设迎来跨越式发展的同时，形成了大量具有重要保存价值的文字、图表、图纸、声像、实物等资料，以桐乡市水利局为例，现拥有室藏六大门类传统档案，涉及文书、科技、行政执法、水资源、会计、特种载体等方面，是桐乡水利建设成果的历史记录，也是未来水利事业更大发展的重要信息资源和决策依据。

随着信息技术的普及，对档案的传统管理模式和利用方式提出了挑战，转变水利档案传统工作理念和管理模式势在必行，桐乡市水利局档案室紧跟数字化建设步伐，已完成室藏档案数字化案卷级、文件级全文扫描并挂接图像。现结合档案工作实际，谈谈水利档案数字化建设工作的实施。

一、实施水利档案数字化工作的前期工作

1.加强领导，规范管理是实施水利档案数字化工作的保障

任何工作的开展都离不开领导重视和支持，水利档案数字化也一样，局领导具备良好档案意识，建立档案领导小组，健全档案工作网络，完善档案数字化管理制度和工作流程规范，使档案数字化工作有章可循；在日常工作中，促进档案数字化工作与其他业务科室工作同计划、同布置、同落实、同考核，把档案数字化工作纳入全局工作计划，作为年度工作考核内容，列入相关人员的岗位职责。

2.因地制宜，制定实施方案是实施水利档案数字化工作的前提

水利档案数字化建设是为了更好地管理和利用档案信息，发挥档案信息的快捷传递、方便利用等优势，由于水利工程档案数量大、形式多，只有推行档案数字化建设，才能有效地保护传统载体档案原件。我们对室藏存量保管期限在永久、长期的档案摸底统计，约有19多万页需要数字化，如此巨大的工作量仅靠本局档案员是难以完成的。我们制定“自建与外包相结合”的方案：（1）目录数据库建设和新增档案全文数字化由局档案室负责；（2）存量档案数字化全文扫描采用外包方式；（3）目录数据库和全文数据库两方面同步建设；（4）为加强档案数字化外包安全管理，要求外包方在数字化过程中严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》。

3.加强投入，完善设施是实施水利档案数字化工作的后盾

水利档案数字化需要一个比较长的过程，我们根据实际情况，设立了档案数字化专项资金；引进了“龙宇”网络版数字化档案管理系统，搭建了科室之间的网络应用平台，在档案信息输入、处理和输出、登记备份过程中实现同步数字化，在获得许可权限下还可通过网络查阅档案，实现档案资源共享；硬件方面：建成了符合安全技术标准的微机房，配置了档案专用服务器、更新了计算机、高性能双面打印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等现代化档案办公设备，确保档案数字化建设顺利进行。

二、水利档案数字化工作的实施

1.建立统一规范体系

将室藏档案数字化工作质量落实到每个环节，对六大门类档案数字化的技术标准和业务规范实行统一，按照《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）的通知》、《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》的要求，确定工作流程：各业务科室形成的数字档案由各科室按分类号在龙宇软件中录入案卷目录及卷内目录，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号；设定扫描技术要求：永久或长期保存的采用彩色模式扫描、普通文件采用黑白二色，分辨率选择200dpi；一般纸质过薄或超厚的采用平板扫描，纸张状况好的采用高速扫描方式以提高工作效率；图像先扫成JPG格式，经过图像处理之后，采用多页tiff格式存储；用于批量挂接代替原件保存、利用及移交综合档案室。保证水利档案数字化工作质量。

2.建立高质量的数据库

加强基础工作，建立准确完整的目录数据库和全文数据库。一是按照局档案分类方案，按目录进行规范条目录入，共录入电子目录 2.6万条，基本实现室藏档案目录机检，满足快速检索利用的需要；二是对2001年以来室藏的永久、长期（30年）档案利用外包方式进行扫描和挂接，共完成全文扫描扫描19.7万幅，并全部在桐乡市档案局进行了登记备份；三是加强数字化工作质量控制，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据校对、数据挂接、整理还原、案卷入库时层层把关，确保扫描件符合桐乡市纸质档案数字化操作规范的要求，目录数据与全文数据挂接准确无误，使档案查询效率高、使用方便快捷，提升档案信息资源服务经济建设的水平。

3.建立数字化后期保障机制

第2篇：数字化档案室建设方案范文

水文档案管理服务的信息化，既要遵循档案管理信息化的一般规律，又要兼顾水文信息生成和储存的特殊性。基于一般规律与特殊性的综合考虑，我认为水文档案管理服务的信息化应着重抓好“五大建设”。

1、数字档案室建设。这是水文档案管理服务信息化的核心要件。目前，国家正准备提出全国数字化档案馆（室）建设方案。因此，水文数字档案室建设正当其时。作为水文档案存放、整理和加工中心，水文数字档案室应当根据需要配备必要的计算机系统工作站、扫描仪、刻录机、光盘库和中转服务器等信息技术设施设备。同时，根据国家统一规范的数字档案管理规则和标准，设置相应的管理服务软件及其传输浏览等应用系统，从而真正建立起集信息收集、加工、馆藏、交流、利用于一体的现代化数字档案室。

2、信息化网络建设。这是水文档案管理服务信息化的基础支撑。根据数字化归档的要求，需要在水文系统构建三个对接电子网络。一是机关内部的局域网络。在单位内部实现各部门之间和数字档案室与各部门之间的有效对接，并在办公自动化、无纸化的前提下实现资料文件的数字化归档。二是联结各个基层水文站的数字信息传输网络。各基层的自动化和数字化水文站点的文字、图像等数字信息要适时同步地通过专用互联网络传递到水文信息处理中心，实现适时测报分析和有选择归档。三是外部电子文件传送网络。通过互联网络联通，实现与上级主管部门、地方各级各部门的电子文件传送与收集相对接。

3、数字档案资源建设。这是水文档案管理服务信息化的重要基础。首先，要根据实际需要和有关标准，对馆藏历史档案按照类别、年度、密级、等级进行数字化归档处理，以磁盘、光盘等介质进行分类陈列，并刻录到档案信息中央处理器以供查阅。其次，要运用归档整理应用软件，对新生成电子文件和数字信息资料及时予以归档。第三，要尽可能地将有价值的数字档案信息在外网空间，切实丰富外网水文信息资源的内容。

4、浏览查询系统建设。数字档案的鲜明特点就是储存容量较大，浏览查询便捷。没有一个快捷高效的浏览查询系统，再好的库网条件也会失去其应有意义。当前互联网已进入千家万户，浏览查询系统软件已经十分成熟，完全可以通过专业人士或与软件公司合作开发档案管理应用系统。其基本要求是项目齐全、内容丰富、查询便捷、更新及时、结果精准。同时，既要能够联合使用日期、类别、主体、关键字进行精准查阅，也要能够做到汉语及拼音双识别查询，以最大限度地提高查阅效率。

第3篇：数字化档案室建设方案范文

1.1 档案数字化可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质服务。

1.2 形势发展的需求。进入信息社会化后，档案数字化建设的酝酿和进行必将摆在首位。要实现油田企业档案馆馆藏的数百万卷（件）档案资料的信息共享，首先就是要建设数字化档案馆。目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相适应，纸质档案的管理及较原始的检索利用水平使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无法挽回的错误。

1.3 社会强烈需求。当前社会的各行各业中，数字化的档案信息便于管理，查找便捷的优点成为广大人民群众所喜闻乐见的一种方式，其生命力和发展的后劲将是传统档案无法比拟的。新时期的档案之忧顺应了这一历史潮流，整个档案事业才会蓬勃发展。因此，把数字化建设作为推动各项档案基础工作的切入点，才能保证档案事业的稳定、持续、健康发展。

2 数字化档案馆的特征

2.1 信息资源存储数字化。信息资源存储数字化是指通过计算机，运用数据处理技术，将各种传统介质的档案资料转化为新型载体承载的二进制数字信息存储起来，它是数字化档案馆的基础，也是数字化档案馆与传统档案馆最大、最根本的区别。数字化档案馆将经过数字化后的信息采用数字的方式进行处理，并通过网络传输，形成了一个数字档案信息资源库，用户可以在网上通过声音、数据以及图形、图像来获取所需要的信息。

2.2 档案信息传输平台数字化。以往人们查阅历史档案信息需要亲临档案馆，通过阅览摘录、复制或者拍照等形式来获取所需信息，如果实现数字化档案馆之后，档案资源以数字化形式存在，数字化网络平台为档案信息的快速获取提供便利条件。数字化档案信息在传递过程中可以同时进行多项传递，形成传递网络，而且可以通过网络方便地进行远程协助，利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

2.3 服务对象扩大化和服务方式多样化。数字化档案馆与其他档案信息机构及用户之间的联系更加普遍和广泛，其用户范围也突破本局域网限制。用户范围扩大化也带来用户需求的扩大化，从而用户需求信息类型也更加多样化、内容更加广泛化。

3 数字化档案馆建设的对策

3.1 统筹规划并制定数字化建设方案。建设数字化档案馆是一项巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和财力。因此，必须由上级档案管理部门制定统一的发展规划，立足全局统一管理，统一部署，保证建设数字化档案馆健康有序地发展。

3.2 加快信息基础设施建设。建设数字化档案馆离不开网络环境、信息通讯系统、数据库服务器等一系列基础设施，其中，网络是建设数字化档案馆的先决条件，数字化档案馆是以计算机网络技术为依托的。因此，加快国家信息基础设施建设是建设数字化档案馆的关键问题。

3.3 推进馆藏资源数字化进程。馆藏资源数字化需要付出艰苦的劳动和大量的时间，要根据主次，采取分期分批的办法，对一些利用率高，有特色的档案优先进行数字化。档案的价值鉴定、数字化筛选、上网利用应一次性完成，避免多次重复调卷，避免数字化信息的重复，避免无保存价值的档案数字化，节省人力、财力和时间，加快了数字化档案馆开放利用的步伐;另一方面要注意采用数据标准化。

第4篇：数字化档案室建设方案范文

关键词：学校档案；数字化；网络化；创新发展

学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。

一、学校档案数字化和网络化的现状

学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。

导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。

要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。

二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备

学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。

三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库

在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。

四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用

在很多学校，已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台，学校的各种管理，也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友，交流学习等各种信息，即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样，人们已经利用互联网建立起班级同学会，校友会，利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流，网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上，有条件的还可以制作出自己的网站或网页，就可以实现学校数字化档案的网络化。

第5篇：数字化档案室建设方案范文

一、统筹各级综合档案馆和各级专门、各部门档案馆的发展，共同使档案馆事业得到全面而有序的发展

档案事业的主体在档案馆，档案事业的根基在档案馆，档案事业的命脉在档案馆。各级综合档案馆和各级专门、各部门档案馆的发展，不仅促进了我国档案馆事业的发展，而且也使我国档案事业的发展上了一个台阶，但在彼此发展的过程中也存在一些问题需要加以协调解决。

《全国档案馆设置原则和布局方案》(1992年颁布)和现行档案法规都没有明确规定各类档案馆馆际之间关系和档案资源流向，存在着综合档案馆和专门、部门档案馆在档案收集范围上有交叉有矛盾。

特别是近年来，其他各类档案馆不仅在数量上而且在规模上发展迅速，不可避免地使综合档案馆可收集的档案范围日趋窄小，其结果是使各级综合档案馆成为以接收“党政档案”、“党政文书档案”为主的档案馆。综合档案馆“综合”功能名存实亡。其主体地位被弱化，既影响到国家档案资源的整体建设，又使其公共性、文化性、社会性难以凸现。

各类档案馆馆际协作已成为时代的需要。馆藏内容的互补性是档案馆馆际协作的物质基础，基础业务建设的差异性是档案馆馆际协作的驱动力，社会档案信息需要的广泛性是档案馆馆际协作的源动力，提高管理水平的紧迫性是档案馆馆际协作的推动力，社会的开放性是档案馆馆际协作的社会政治基础，数字档案馆建设的紧迫性是档案馆馆际协作的现实合作平台。也只有各档案馆联合起来，才有规模，才有优势，才有成本效益，才能使各档案馆的整体功能和作用产生1＋1>2的效应。而目前各类档案馆馆际间存在以我为主，各自为战的局面，与时代要求极不相适应。

二、统筹人才资源开发和档案资源建设，寻求两种“资源”的充分涌现和流动

人才是最宝贵的资源，就目前的情势而言，人才资源的开发应与档案信息化建设相结合，与档案资源建设相结合，需始终把依靠科教兴档、人才强档战略放在十分突出的位置，应对信息技术迅猛发展和广泛应用对档案工作提出的挑战，以实现档案事业的持续发展。

当前人才资源开发需要做好以下几个方面工作：一是要加强档案人才开发的预测研究；二是国家和地方各级档案部门根据全国及地方档案事业发展的需求，制定科学合理和切实可行的档案信息化人才规划；三是加强人才资源资讯工作，国家档案局要进一步完善“全国档案信息化人才资讯中心”，为国家档案信息化重点建设、重大攻关项目提供人才信息；地方档案部门积极推进档案信息化人才信息库、人才信息网络建设，逐步建立全国档案信息化人才信息网络，加强人才信息资源的开发和利用；四是加强档案信息化人才队伍的建设，搞好档案信息化管理人才和技术应用型人才的培养等。

档案资源建设是指档案部门以及其他相关部门相关人员以积累开发为目的对档案这种信息载体开展的一系列创造性工作。特别是综合档案馆在档案资源建设方面更是重中之重，主要应做好以下几点：一是要明确综合档案馆资源建设的方向和目标，加强综合档案馆档案资源建设的宏观规划与协调；二是要以法规的形式赋予各级综合档案馆在档案资源建设中更多收集档案的权力，充分发挥主观能动性，坚持原则性与灵活性的统一；三要做好档案整合，促进档案资源质的提高，尤其是要做好电子政务环境下档案资源的整合与共享，即在兼顾档案资源现有配置与管理状况的条件下，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，对分散异构的档案资源系统进行优化组合与无缝链接，在此基础上强化档案资源的动态性、可控性、可获知性、可获取性以及与社会其他信息资源的融合集成性，从而实现档案资源的合理组织、优化配置和最大增值，实现档案资源的自由流动、专题组合与异地传输。

三、统筹档案信息资源建设和档案信息开发，不断提高档案馆信息能力，推进档案信息资源的优化配置

档案信息资源建设是加强档案信息管理和提供利用服务的一项基础性工作，是档案信息化建设的核心。它主要包括两个方面的内容：一是已有馆藏各种档案资料的数字化工作，二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。

就目前情况而言，在档案信息资源建设过程中，应以加快馆藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，不断加强档案信息资源建设。首先是加快和完善档案信息数据库，将已有各类高质量的数据库与各地档案馆数据资源库实现互联，提高资源的利用率；其次是加快对现有馆藏档案数字化的步伐，使这些信息与现有档案资源数据库并网；三是加强对新产生的电子文件档案的收集、积累、管理；四是要有一个统一的一定区域范围内整体的数字档案馆馆藏档案信息资源建设规划，因为在档案信息资源建设方面，每一个个体数字档案馆的档案信息资源建设都应当融入整个社会群体档案馆的数字档案信息资源建设的规划之中，而数字档案馆与生俱来就具有一种独特的整体性，即每个个体的数字档案馆所拥有的馆舍设备、馆藏数字档案信息资源及档案专业人员，在某种意义上讲，同时也是其他数字档案馆的馆舍设备、馆藏数字档案信息资源和档案专业人员。

档案信息资源的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。它的开发和利用程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。

如何开发档案信息资源，笔者以为，要顺应社会信息化建设的要求，充分利用电子政务的环境与条件，对现有的档案信息资源进行整合，实现档案信息资源的社会性共享，从而最大程度上满足社会公众与电子政务对档案信息资源的要求。我国档案信息资源开发在数字化网络化方面还处在起步阶段，尤其是在全国范围内的档案信息资源缺乏有机整合，配置不够优化，分散于各个独立的系统之中，形成了大量的“信息孤岛”，并且缺乏与其他信息资源的集成与融合。这就需要我们以整体的思想和一盘棋的观念来协调并做好档案信息资源开发利用的总体规划。

四、统筹档案馆和基层(机关)档案室的建设，既使馆室衔接顺畅链接紧密，又能在各自规范发展的同时实现共同协调发展

档案馆是档案事业的主体与核心，档案室是档案馆的基础，馆室结合、协同发展，是档案事业持续发展的基本要求，也是档案行政管理的一项基本任务。但在新的形势下，档案馆和基层(机关)档案室之间出现了诸多问题需协调解决。

(一)档案馆与基层(机关)档案室之间就档案信息的开放利用存在法律上的真空地带，需要从法律上加以完善。政府信息的公开、档案信息的开放也需要与其他信息法律进行协调与对接。1．机关档案室面临着公民知情权

的挑战，要求机关档案室的职能必须从为本机关服务向为全社会服务的方向拓展，而《档案法》对机关档案室档案的利用规范却过窄。面临着公开与不公开都违法的境地，即应当公开而未公开，应当不公开却公开了。2．档案馆的档案开放与方兴未艾不断提速的政务信息公开相比已凸现滞后和尴尬。一方面在现阶段已公开过的政府文件到档案馆阶段应自然就属于开放档案；另一方面档案馆又亟须增加“低龄”档案的开放，将《档案法》中有关“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年”的规定真正落实到实处，将档案资源推向社会。因而也存在着开放与不开放都违法的状况，即应当开放而未开放，应当不开放却开放了。3．在信息开放的大环境下，存在着两种既有区别又有联系的开放，即现行文件的开放和档案的开放。现行文件的开放是满足利用者“现实的”查考利用需求，档案开放是满足利用者“历史的”研究利用需求。而两种开放的客体具有同源性，即现行文件的开放实际上是档案开放的前移，档案开放是现行文件开放的延伸，这就使得档案馆与档案室的链接更为紧密。

(二)档案馆管理模式的变革，特别是档案馆馆藏档案动态管理的前端控制思想的实施，其管理行为延伸到对进馆前的文件、室藏档案实施有效地工作结果控制，即重视对馆藏来源状况监控，注重文件到档案过程的前瞻性研究，强调馆藏档案管理进行合理分工、配置、重新构建档案动态管理业务流程，消减和弥补管理一切的重复与疏漏，从而实现更加科学合理和有效的管理目标，确保馆藏档案真实可靠、完整、安全。

第6篇：数字化档案室建设方案范文

【关键词】信息化;档案工作;对策

随着信息时代的到来，网络和计算机技术已经深入到社会生产、生活的每个领域，档案管理工作也顺应时代的发展而以新的信息技术来取代传统的管理方法和手段。高职院校档案信息化建设是以计算机信息技术建设为基础，以数字化纸质档案为重点，以为档案信息资源利用拓宽渠道为目标的一项重要工作。信息化建设能够使档案工作职能更好地实现带来便利，信息化水平是衡量学院档案工作现代化程度的重要标志，所以高职院校档案信息化建设的需求也就显得尤为迫切。

一、高职院校档案信息化管理现状

现阶段，高职院校档案管理过程中，虽然档案室已普遍配备了计算机，但数字化程度不高，一般只能对其标题、目录等基本信息进行数字化工作，档案利用无纸化、网络化程度不高，对于档案的具体内容，无法快速、准确查找，究其原因，有些高职院校对档案信息化建设的必要性认识不足，没有从根本上意识到档案资源只有进行有效的开发利用才是有价值的信息。

在面临学校扩招，在校人员数量急剧增多的情况下，一些学校在进行决策规划时，把校园硬件建设放在首位，面对档案载体种类的变化，档案信息资源急剧的增多，学校缺乏足够的重视，出现了经费短缺、制度落实不到位、管理人员没有经过专业的培训，不能满足档案信息化管理的需求等问题，致使档案信息化硬件、软件等基础性设施建设及档案信息化进程呈明显的滞后性。

二、高职院校档案信息化建设的必要性

（一）高职院校信息化建设是档案管理工作的需要。档案信息化建设的前提是档案数字化，档案信息管理数字化、网络化使高职院校档案管理工作变得更加便捷高效，数字化档案使传统的纸质档案转变为电子档案，通过计算机读取，不仅能减少原件的使用频率，有效地保护档案原件，还能够通过建立档案网站、档案管理系统与校园网、办公软件联接，改善档案利用方式的局限性，丰富利用形式，拓宽服务渠道提高检索利用效率，为学校教学、管理、科研提供方便快捷的查阅方式，档案信息化建设还能够使档案收集、整理更加方便。

（二）高职院校信息化建设是学院发展的需要。高职教育大幅度改革，办学规模的扩大，学生数量增加，教学任务加重，高职教育数据资源优化整合，虽然丰富了馆藏资源，但加大了档案管理的难度，迫使档案信息化建设成为高职高专院校适应高等教育改革与发展的必然趋势，档案信息化管理突出的易存性和检索利用的便捷性，能够使电子档案更好地服务于科研、教学，促进高教工作的开展，更在一定程度上解决了档案馆藏量急剧增加所带来的管理上的难题，更好地适应高等教育改革与发展。

（三）高职院校信息化建设是社会发展的需要。随着社会的发展、计算机电子技术的普及应用，使传统的档案管理模式暴露出不适应信息时展的新问题，而运用计算机网络技术进行现代化管理，使档案信息资源的收集、整理、利用变得更加方便、快捷，数字化档案信息资源能够让用户不受时间、空间的限制，在网络上根据自身权限查阅档案资源，更好地为用户服务。

因此，信息时代的高速发展，需要与之相适应的信息数据资源的支持，高职院校综合档案室的馆藏档案作为社会信息资源重要组成部分，应在传统的档案收集、保存、利用服务功能基础上，建立网站、数据库平台实现资源共享，加快信息化基础设施建设，不断提高档案保存功能和利用效率，适应当今社会发展的需要。

三、高职院校档案信息化建设实施对策

（一）转变传统观念，提高认识水平。高职院校应转变传统的观念，重视学校的档案信息化建设工作，将档案工作信息化建设纳入总的信息一体化建设的规划之中，与学校的各项工作协调发展，把各种文件归档收集、整理工作列入学校的岗位责任制之中，纳入到教学、科研和各项管理人员的职责范围之中。加强宣传力度，让广大教职工能够进一步认识到档案工作的意义和作用，积极支持档案部门做好信息化建设工作。

档案信息化建设是转变传统观念的一项创新性档案工作，档案管理员要不拘泥于传统的手工管理模式，主动转变管理观念，将档案信息化系统应用起来，所以，要求高职院校要加强学校档案数字化人才培养，根据学校和个人实际情况，采取不同的学习、 培训模式，通过岗位培训、继续教育、专题研讨等多种方式提高信息化管理知识，培养一批档案信息化建设及应用人才，发挥档案信息化在管理中的纽带作用，加快档案信息化建设的步伐。

（二）增加经费投入，加快基础建设。高职院校应该增加对档案信息化建设的经济投入，尤其是信息化建设所必要的硬件的投入，而引入一个符合高职院校实际的档案信息化管理系统显得尤为必要，高职院校可根据实际情况，制订档案业务工作标准、技术、设备等方面的具体方案，自行开发或购买与学校档案管理相适应的软硬件系统，实现资源共享，提高办公效率。

还可以利用现有的网络和安全标准，对原有办公自动化OA进行二次开发，可以对电子档案库进行管理、提供案卷和文件等各种操作，实现在线档案收集、整理、编目等主要管理功能，并能够根据设置的权限实现检索、利用等自助服务功能，拓宽档案室的服务功能和手段，提高服务质量和工作效率 。

高职院校要加快档案信息化建设进程，使档案管理工作适应教育发展需要，为学校的教学、科研提供更好的信息资源服务。

【参考文献】

第7篇：数字化档案室建设方案范文

[摘 要] 随着时代的发展，对于电力企业档案管理工作的要求也日渐提高。结合当前档案数字化发展要求，考察档案数字化的质量及安全性保障，提出优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估是档案数字化的质量保障，建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设是档案数字化安全性的有效保障。

[关键词] 电力企业；档案管理数字化；质量；安全性保障

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 067

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0141- 03

0 前 言

档案是记录与反映原始信息的重要载体，档案管理工作具有较强的专业性、服务性与机要性，它直接影响到一个单位未来查核校验的凭证与参考，具有极强的规范化要求。随着信息化的推进，档案管理工作的要求也随之提高，档案数字化也进入了快速发展的阶段，当前档案数字化的方法主要有纸质档案的扫描、缩微拷贝片的扫描、数码相机的拍摄（包括非纸质档案）、激光三维立体扫描、音频、视频档案的数字化采集，本文结合电力企业档案管理工作的岗位要求，探析档案数字化的质量及安全性保障。

1 电力企业档案管理工作的岗位职责

电力企业档案管理工作的岗位职责，既有档案管理工作岗位的一般要求，也有其行业的特定职责，具体来说，主要有以下十个方面：一是负责综合档案室日常业务管理工作，根据上级主管单位档案管理阶段工作目标，制定本单位档案工作任务安排。二是负责局综合档案库房及档案安全管理工作。三是负责局科技档案收集、检查、保管、统计、提供利用、鉴定销毁工作，负责变电站、小型基建工程竣工档案的管理工作。四是负责项目档案工作交底，参加档案中间检查、竣工档案内部验收。五是负责收集、整理档案利用典型实例。六是负责做好全宗卷编制及管理工作。七是负责开展档案信息资源的开发利用及编研工作。八是负责全局各职能部门和区局档案工作指导、监督、检查、培训等。九是负责局档案评价迎检及局属各部门、各单位档案评估工作。十是统筹、协调本组相关工作。由此可见，对原始信息的收集、检查、保管、统计是档案管理工作的基本要求，而负责变电站、小型基建工程竣工等档案的管理工作是电力企业档案管理工作的特定要求。

2 电力企业档案管理数字化的质量控制

质量控制，即为达到质量要求所采取的作业技术和活动，它是为了监视质量形成过程，消除质量环节上所有引起不合格或不满意的因素，以达到质量要求，档案工作的特点要求在档案数字化过程中，必需对其进行质量控制。具体来说，电力企业档案管理数字化的质量控制主要包括优化数字化方案、正确选择数字化软件、制定标准、确定参数、及时检验与评估。

2.1 优化数字化方案

数字化方案制定直接影响档案数字化的质量，档案数字化方案主要包括档案数字化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤等，优化数字化方案是档案管理数字化质量控制的首要。

2.2 正确选择数字化软件

数字化软件的种类繁多，各具特色，因此，在选择时，要对其进行广泛调研，并结合各单位自身的特点选对软件，选择适用的数字化软件是控制档案数字化质量的一个重要环节，对之后的工作能起到事半功倍的作用。

2.3 制定标准、确定参数

档案数字化质量控制过程中的关键环节，是制定标准和确定参数。目前，国家已经制定出了档案数字化的国家标准，电力企业可根据自身特点制定出适用的标准。

2.4 及时检验与评估

检查、监督、验收及评估是整个质量控制的最后一关，档案数据库建设的成功与否取决于它。检查的对象包括设备、人员和工作流程三个方面。监督就是要不断发现问题并针对所发现的问题提出解决方案，若有解决不了的问题则上报上级主管部门。验收分为粗验和细验，粗验主要由自动验收软件完成，细验就是在自动验收软件验收的基础上，分别对每个画幅进的完整性、清晰度、重页、拼页等进行检查。评估就是对整个数字化过程中，档案的扫描质量、档案信息的真实完整性、档案数字化成果的网络利用效果等进行综合测试和评价。

3 电力企业档案管理数字化的安全保障

安全保密工作是档案工作的重要内容，档案数字化的安全保密控制，就是要保障档案实体、档案信息和数据的安全，避免出现泄密问题。安全保密控制是档案数字化过程中应优先考虑的问题。数字化安全保障是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保障主要包括建立严格规章制度、确立网络安全保密方案、加强安防系统建设。

3.1 建立严格规章制度

进行数字化处理的档案中包含程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度，通常包括：档案数字化系统及设备使用的安全保密规定，数字化加工人员选择和管理办法，数字化加工场所安全保密方案，档案数字化设备的安全管理制度，参与人员身份识别管理制度，访问控制规则设置的规定，密码密钥的保密管理规定，扫描员、系统维护员、扫描质检员、系统安全员、档案保管员、值勤警卫工作职责等。

3.2 确立网络安全保密方案

首先，所有的操作必须在一个封闭的计算机网络中进行，与所有的外网物理隔断；其次，档案数字化客户端计算机及服务器必须存放安全，做到防火、防水、防震、防暴、防外来人员进行物理破坏和盗取，还要防止外界电磁场对数字化网络系统各个设备的电磁干扰，防止由于计算机、服务器及其他网络设备电磁辐射而造成的泄密事故，保证数字化加工工作在安全保密的环境中进行；最后工作人员（即直接接触档案数字化系统的人员）进入系统前必须进行身份鉴别，防止非法用户的进入。

3.3 加强安防系统建设

安防系统是安全保密的重要保障。包括门禁系统、防盗报警系统、闭路（带红外）电视系统、消防报警及自动灭火系统、恒温恒湿空调系统等，以保证整个加工场所的安全防护。

4 结 语

伴随着时代的l展，电力工程行业在不断壮大，然而传统电力企业档案管理模式已然难以适应，在未来发展时期与时俱进采用新的档案管理模式，档案管理数字化将是电力企业档案管理工作的内在要求。

主要参考文献

[1]陈秀菊.电力企业档案管理一本通[M].北京：中国电力出版社，2016.

第8篇：数字化档案室建设方案范文

关键词：信息化 职称材料 材料归档 信息技术

如今信息化技术的进步速度越来越快，职称评审也逐渐向着信息化的方向发展，目前我国很多地区都已经对此进行了实践，例如在职称申报评审过程中，一些地区建立了申报信息数据库以及申报人员基本信息数据库，另有一些地区对申报评审材料实施了数字化扫描，还有一些地区建立了评审结果数据库， 这表示信息化技术在职称材料归档和管理中的应用已经越来越广泛。然而我国职称材料归档工作尚且是初步实现信息化，还有一系列问题需要探究，只有深入分析并处理这些问题，才能切实做好职称材料归档工作。

一、职称评审信息化内涵及特征

所谓职称评审信息化，主要就是利用计算机技术以及网络技术，通过职称申报评审管理系统，使职称申报、评审等各项工作实现数字化。职称评审信息化的特征主要包括以下几个方面：

首先，职称评审信息化具有数字化、无纸化特征。在开展职称评审信息化建设之后，申报、评审等环节中涉及到的各种文件和材料，将会逐步采用数字化材料，例如鉴定及评价意见、业绩成果类证明材料等等，都将采取电子文件的形式，通过计算机系统，就可以浏览和检索各类信息。除此之外，职称申报、评审等各个流程都将采用计算机系统进行处理，所有工作都要在计算机网络平台中来完成。

其次，职称评审信息化具有标准化、规范化特征。在实现职称评审信息化之后，为了保证信息材料的规范性，并确保各项工作的合理性，势必要会对各项信息的内容、含义、大小、格式、处理流程做出统一的规定，因此职称评审信息化具有标准化、规范化特征。

再次，职称评审信息化具有高效化、现代化特征。一旦实现职称评审信息化，那么对于申报职称的人员而言，在实际申报职称的过程中，无需再复印大量的材料。例如申报表、辅助证明材料等等，整个申报过程将会通过计算机系统来完成，填写和修改会更加方便，申报效率会大大提高。而对于组织申报、评审等工作的基层单位而言，在实际工作重也会大大节省人力和时间，材料审核、管理等工作会更加快捷高效。对于评审专家而言，在实现职称评审信息化之后，其开展评审工作时也会更加便捷，只要通过评审管理系统，就可以实现材料的检索、审阅等工作，并且可以通过计算机系统来实现网上表决以及在线讨论。

最后，职称评审信息化具有共享化、网络化特征。职称评审管理系统可以满足个人、单位、各级评审组等各方的需求，信息化技术的应用，实现了大范围内的信息共享。

二、职称评审信息化对档案工作的影响

实现职称评审信息化之后，必然将对档案工作产生很大影响，例如职称材料归档、管理等等，笔者在此深入剖析职称评审信息化对职称材料归档的影响，对归档管理模式的影响以及对档案管理人员的影响。

（一）对职称材料归档的影响

职称评审实现数字化之后，各项纸质材料将会逐渐被取代，各种信息和材料都将向着数字化的方向过渡，在此情况下，现行档案与数字化档案的接轨问题将十分突出，职称申报评审材料大致可以分为三种，一是业绩成果类材料，二是资格证明类材料，三是申报表类材料，各个档案管理部门都需要将材料进行归档，例如省级主管职称评审工作的职改办，需要将所有职称申报评审材料进行保存和管理，而基层单位则需要将晋升人员的申报表进行保存和管理，并且要分别归入单位的综合档案以及个人人事档案，就目前来讲，人事档案普遍都是纸质材料，当实现职称评审信息化之后，各项档案材料都将实现无纸化和数字化，这样一来，传统档案和数字化材料的接轨将会面临很大难度。

另一方面，职称评审实现信息化之后，需要归档的文件将全部变成电子文件，如此一来，电子文件的收集、分类、编目、整理等环节势必都要采取新的工作标准，这无疑会对职称材料管理工作带来一定的影响。

此外在纸质材料变成电子文件之后，材料安全也面临着新的问题，例如在网络的运行过程中，可能会遇到黑客或者病毒的攻击，一旦遭受攻击，如果安全措施存在漏洞，就会威胁信息安全。

（二）对归档管理模式的影响

在传统的职称材料归档工作中，归档管理的对象普遍是纸质档案材料，并且管理模式已经十分规范和完整，在实现职称评审信息化之后，归档管理的对象变成了电子文件，同时文件的载体变成了磁盘或者光盘，在此情况下，必然会对职称材料归档管理工作提出新的要求。

（三）对档案管理人员的影响

运用信息化技术之后，对档案管理人员提出了更高的要求，需要档案管理人员具备更高的专业素养，不仅要具备档案管理相关的专业能力，同时还必须具备一定的计算机操作能力，甚至需要档案管理人员懂得维护网络安全，由此可见，实现职称评审信息化之后，将会对档案管理人员提出新的要求。

三、信息化背景下职称材料归档管理的策略

随着时代和技术的发展，职称评审信息化固然是大势所趋，因此必须要做到主动适应，要积极探索职称材料归档管理工作的新策略，个人认为，在信息化背景下，职称材料归档管理工作一定要与时俱进，积极创新工作策略。

（一）双套制策略

应用电子文件之后，其传输、处理、和共享方面的优势十分明显，可谓是传统纸质文件无法比拟的，但是在原始记录性、法律凭证效用、长期安全保存等方面，纸质档案又比电子文件更具优势，因此笔者认为，目前纸质材料和电子文件应该并存，逐渐形成良性循环，换言之，就是要采取双套制，以此来解决电子文件与纸质档案之间的矛盾，在管理电子文件时，应同时印制纸质材料，将纸质材料和电子文件同时归档，这样一来，可以同时发挥出电子文件和之纸质档案的优点，既能够满足信息共享的需要，同时也能够满足法律凭证作用以及安全保存等要求。

为了切实落实双套制，应该在职称评审管理系统中增加档案管理模块，进而保证职称材料归档工作的规范化，此外在职称评审管理系统中增加档案管理模块之后，进而可以将材料归档工作作为职称申报评审中的必要流程，使材料归档工作成为了一个必选项。另外要实现职称材料的脱机保存，材料归档工作是职称申报评审中的末尾环节，当归档信息审核完成之后，应该通过档案管理模块的功能，印制纸质材料，并制作光盘，这样一来，即使脱离职称评审管理系统，也可以对各项档案进行查阅。

（二）实施分级保管

就现阶段而言，职称材料归档管理工作应该积极实施分级保管，主要为省级职改部门档案室、基层单位档案室、人事档案室三个层级。

首先，对于省级职改部门档案室而言，由于省级职改部门是三个层级中的最高机构，因此省级部门应该担负制定职称政策、组织申报及评审、处理违法违规现象等职责，此外省级职改部门档案室中汇总的材料最具权威性，同时也最为全面，因此应该为各个申报者印制纸质档案，其中包括业绩成果材料、资格证明材料、申报表等等，之后应该严格依照纸质材料的归档管理要求，严格做好归档工作。在保存期限方面，应该因人而异，对于获得晋升的人员，其相关档案材料应该长期保存，对于未获得晋升的人员，其各项档案材料实施短期保管即可，达到保管期限后即可鉴定销毁。

其次，对于基层单位综合档案管理部门而言，由于是申报人员的工作单位，因此要采取双套制，严格做好职称材料归档管理工作，要保管好省级职改部门制作的数据光盘，同时要保管好本单位获得晋升人员的相关纸质材料，严格依照纸质材料归档管理要求进行保管。

再次，对于基层单位的人事档案室来讲，职称材料是人事档案中的重要部分，是各个工作人员发展和成长的见证，因此人事档案室一定要将职称材料归档管理工作落实到位。另外人事档案室与综合档案室相比，工作性质和材料管理标准都存在一定的差异。

（三）前端控制策略

职称评审信息化实现后，档案管理工作需要树立超前意识，坚持前端控制的工作原则，确保职称材料归档管理工作能够高质高效的进行。各级职改部门的相关领导应该充分重视职称材料归档管理工作，将其作为职称评审信息化建设中的重要一环，将职称材料归档管理工作例如工作计划。而各级档案工作业务指导部门，应该积极探讨新时期材料归档管理工作面临的问题，进而提出科学的指导建议。档案管理干部也要不断提升自身的专业素养，积极转变工作观念，要充分人情职称材料归档管理工作的未来发展势头，积极探索有效的工作方案，树立前端控制观念，保证工作的主动性。

职称申报评审工作在社会发展中具有重要作用，随着时代的进步，信息化技术的应用已经越来越广泛，在职称材料归档管理工作中，也要逐渐运用信息化技术，以此来促进工作效率和工作质量。目前在国内很多地区，已经开展了职称评审信息化建设，信息化技术的应用，推动了职称材料归档管理工作的改革和创新，然而也为职称材料归档管理工作带来了一系列影响，为了切实解决这些问题，本文在此剖析了职称评审信息化对职称材料归档的影响，在此基础上探讨了信息化背景下职称材料归档管理的策略，希望本文内容可以为相关工作开辟思路。

参考文献：

[1] 李殷青，丘如华.信息化背景下职称材料归档的思考[J].兰台世界，2011，12.

第9篇：数字化档案室建设方案范文

2012年4月28日，江苏省档案局印发了《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》，要求各市档案局、省级机关各单位，结合本地区、本单位实际贯彻执行。如今，江苏省法院系统已全面迈入档案数字化进程中，苏州市吴中区人民法院亦紧跟步伐，持续走在全省前列。2008年，吴中法院获得了江苏省第一批档案五星级称号，并于2010年顺利通过复查。为更好发挥档案资源服务审判、服务社会的职能作用，吴中法院于2012年全面启动档案数字化工作。一方面对库藏的历史档案集中进行数字化加工，建立数据库以备连网。截至2014年底，该院共扫描各类档案186492卷、314546册，对库藏所有经济、执行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗进行了数字化扫描，顺利完成当前档案信息化建设的目标。另一方面对在办案件实现“即收即扫”同步数字化，以备办案过程中的查询利用和共享。扫描公司特派专员进驻档案科，书记员整理材料完成后直接交付扫描专员进行信息化处理，以保证信息档案的即时性，借查阅卷宗均实现电子化。该院的具体做法是：一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作，多次召开会议，听取汇报，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下，抽调人员充实档案科力量，拨出专款，优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作，并督促该公司严格按文件要求备案；及时安排工作场地，安装现场监控系统，制定详细工作方案，签订协议，细化任务,落实责任；工作过程中加强督促检查，发现问题及时沟通解决，确保扫描档案完整清晰，挂接及时有效，实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时，强化分工合作，密切配合扫描公司开展工作，每天从库房调档、归档数百卷，并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持，扩大数据库容量，以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下，吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。

二、法院档案信息化建设的优势及存在的问题

相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理，法院档案信息化建设有三大优势。第一，提高查询便捷度。档案数字化，是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上，其优势在于不易遗失损毁，复制、转移及查询方便快捷，大大保障了档案的安全度和使用便捷度。第二，提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用，建立一体化的档案信息化管理体系，把档案管理纳入局域网建设总体格局中，减少人力、物力、财力资源的占用，既便于管理，又能够实现资源高度共享，从而扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。第三，降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库藏档案“爆满”的问题，随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用，档案信息的储存量大幅提高，存储密度大大高于纸质档案，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，易操作。但在法院档案信息化实际操作中，也难免遇到一些问题。首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪，特别是一些工作年限长、年龄较大的干警，对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯，对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，仍旧要求借阅纸质档案，造成电子档案的“有而无用”。其次，档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟，其稳定性、实用性还有待加强，软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。再次，数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生，以江苏省法院采用的办公系统为例，档案数据由信息管理系统转入档案管理系统，或由办公管理系统转入档案管理系统，需要二次加工，再次录入难免出现一定比例的人为误差，不能完全确保档案的真实性和准确性。最后，专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院诉讼档案的扫描工作，大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理，这些员工精通数字化扫描工作，但对法院本身的工作全无了解，对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念，也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

三、完善人民法院信息化建设的建议

第一，加强档案工作与使用人员的培训。一方面，根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点，对法院档案部门人员进行培训，另一方面，对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外，要抓好档案的安全教育和维护教育工作，使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时，树立档案安全负责的意识，已有扫描电子档的诉讼档案，均不再以实体借阅形式对外借卷，尽量降低档案安全管理的风险。第二，建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术，照片修复技术，电子信息回复技术，计算机录音处理技术等，为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。第三，加强财力和人力支持。要将法院档案信息化纳入法院信息化建设总体规划之中，从诉讼信息集成、服务审判一线的角度出发，统筹兼顾，相辅相成，互为作用。拨放一定资金专门用于档案安全维护，用以更新先进的档案保密系统，增加档案信息化软、硬件设备。