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关键词:海尔集团 管理 制度
海尔以一个名不见经传的作坊式民营企业,以其惊人的发展速度成为目前我国家电企业的排头兵,并向着世界500强的目标发起进攻,其成功经验就在于科学的管理模式和企业的团队精神、创新精神。纵观其发展历程,不难发现海尔遵循的“言必行、行必果、持之以恒”管理观念是企业成功的致胜法宝。
1 从基础抓起,以制度管人,根治顽症
张锐敏曾说过:管理无小事,企业管理是要天天进行的日常事务,很多都是很具体、很繁琐、很微小的工作。如像日常生活中铺床叠被之类不起眼的小事。然而,这些事情表面上看起来似乎无碍大局、无关紧要,但从管理工作角度上看都是大事。管理是个系统工程,管理的每个事件无论大小都是具有关联性,事事相连、环环相扣,一件小事失控必然影响大局;一步失误,步步被动,其危害就大了。这就要求我们这些企业的管理人员首先从基础管理工作做起,从大量常规的例行的工作标准抓起,决不能对员工从工作标准的单薄意识听之任之。这就像一个木桶到底能盛多少水,取决于桶壁的那块最低的木板。因此,要提高企业的整体管理水平,必须把限制整体水平的那些薄弱环节作为重点来抓。将基础管理抓好,将例行工作做好,做到抓反复、反复抓、抓重点、抓提高。对出现的问题及时解决,防止出现将问题积攒成堆或出现重大问题后才去抓,只有持之以恒,管理工作才不会松动下滑。尤其是对于在别人眼里看来是微乎其微的小事,更要较“真”。比如服务员在打扫餐厅时,地面虽然擦得很干净,但把墩布随便找个角落一扔,在一般人眼里,墩布毕竟是打扫卫生的工具,不管放在哪儿,无碍大雅,但要细究起来,问题就不那么简单。为此,我们专门制定了各项规范,大到服务态度、行为准则、仪容仪表;小到墩布该往哪放、怎么放都做了详细规定,并将这些细微琐事列入考核范围之内,推动了各项工作的制度化、规范化。
制度是用来约束人的,但必须符合实际。服务区虽明文规定员工偷吃自助餐予以处罚,但有一段时间,员工偷吃自助餐的现象仍非常严重。为此,我们专门召开会议,深入剖析为什么会发生这种现象,相应的责任人是谁;怎么纠正这种现象;怎样预防这种现象。通过倾听职工心声,发现我们的工作中确实存在不足之处。为此我们适当延长了打饭时间,保证让上夜班的员工能够赶上吃早饭,同时又加大了对偷吃自助餐的惩罚力度及相关责任人的连带责任,从根本堵塞了产生这种现象的漏洞,使规章制度显得富有人情味,保障全体员工争当权益不受侵犯,把违反规章规定的人真正处罚的心服口服。
张瑞敏曾一针见血的指出:中国人做事最大的毛病就是不认真,做事不到位,每天工作欠缺一点,天长日久就成为落后的顽症。如何才能解决这一顽症呢?通过制定一套管理制度,要做到领导在与不在,企业都能照样良性运转,即要求员工每日把工作实施结果与计划指标对照、总结、纠偏,达到对工作过程中日日控制与事事控制的目的,形成一种:总账不露相,事事有人管,人人都管事,管事凭效果,管人凭考核的良性机制,从基础管理的薄弱环节狠刹了影响企业发展的顽症。
2 言必行、行必果、持之以恒
不管是大企业、小企业、国营企业还是私营企业,每个企业都有一套自己的规章制度,规章制度挂了一墙又一墙,然而到底有多少规章制度可以执行下去,就不那么乐观了,海尔的可贵之处就在于他能“言必行、行必果、持之以恒”。
所谓“言”,作为一个企业就是规章制度;所谓“行”,就是严格执行规章制度;所谓“果”,就是遵守与违犯规章的正负激励机制。说白了,也就是按照规章制度执行,就保你的饭碗,不按规章制度执行,就处罚你,这本来是保障企业正常运行的最起码的制度,但大部分企业不能够良好的执行下去。刚开始执行的还好,后来就慢慢的淡忘。这就需要我们认真学习,借鉴海尔的成功经验,强调制度建设,强调制度的可操作性,使企业的各项规章制度真正具有权威性、约束性并使之能够真正落到实处。要求全体员工必须自觉遵守自觉维护,谁违犯谁就无一例外的承担相应的责任,受到相应的处罚。服务区推行的末尾淘汰制,在试行阶段也曾收到很大阻力,有一位员工因为年龄超限不能胜任工作,在投票时被淘汰下来,由于地方势力的干涉,该员工迟迟不能被辞退,服务区在做好困难下岗职工前提工作后,果断的将该员工辞退,维护了制度的尊严,推进了“人治”化到“法制”化管理的进程。
什么叫不简单?把别人认为简单的事一次次做下去就叫不简单;什么叫不容易?把别人认为容易的事千百遍的做正确就叫不简单。自然规律的法则告诉我们,越是容易做到的事越容易被忽视,具体到企业管理中也是这样,遵章守法本来就是员工应尽的义务,并不存在讨价还价的余地,现实生活中,这种事时常发生在我们身边,所以也就见怪不怪了,比如说,某个员工违反了有关纪律,你若处罚他,他一准会说:我就犯了这么点小事,你就处罚我,也太那个了。这种情况下,管理者往往会顾及到情面或其他因素而高抬贵手,可曾想,就是你这高抬贵手,一碗水端不平,为以后的工作埋下了隐患,也为企业的管理工作埋下了祸根。这就要求我们管理人员在管理制度面前不动摇,以刚性的法制管理推进员工的遵章守纪观念,激发其发自内心的贯彻执行规章制度的自觉性,培育员工的工作热情和工作责任感。我们编篆印发的《员工手册》,专门组织培训和测试,结合岗前、岗中培训,使各项规章制度深入人心,并利用每天岗前点评的机会,有针对性的对仪容仪表、文明服务、劳动纪律等相关内容加以强调,使每位员工始终绷紧一根弦,时刻感受到制度的约束。只有形成了“言必行、行必果、持之以恒”的管理模式,充分调动广大员工的创新精神,才能不断开拓企业发展的新领域。
3 以人为本,以服务求发展,树企业品牌
海尔的成功经验告诉我们,企业的腾飞和发展,首先要有一套成功的管理理念,还要有“质量是金”的经营理念,结合服务区的实际情况,我们在借鉴海尔管理模式的同时,必须把质量战略作为企业经营的保证。
服务区作为服务性行业,服务质量是企业赖以生存的关键所在,如何提高服务质量是我们管理人员和全体员工应该认真思考的问题。所以,我们应该从管理层入手,查根源、找差距。首先是管理者的认识问题,个别人存在着“差不多就行了”的想法或是日常生活中发现不了的问题,其实这就是最大的问题,是重复出现的问题、是作风问题。应该清醒的认识到:首先是奖的问题,简单的采取以罚代管解决不了问题,只能使问题越堆越大,要知道:人只要被迫做事,就必然会以不服从或不好好干来维护自己的尊严。这就要求我们尊重员工、相信员工,发挥他们的积极性,让他们自己管理自己,只有把广大员工的工作积极性充分调动起来,我们的服务质量才能上去,效益才能提高,企业腾飞和发展才有希望。
南宫服务区自开业以来,就以“一流质量、一流服务、一流管理、一流效益”作为经营宗旨,通过近几年的努力,取得较好的社会效益和经济效益,树立了良好的社会形象。今后,我们将以更加文明、优质、高效的服务奉献社会。
参考文献:
[1]胡咏.跨国战略与领导之道[M].海南出版社,2002.
关键词:现代企业 行政管理 效率 思考 问题
一、引言
(一)企业行政管理效率的含义
企业行政管理效率是指衡量企业行政管理部门及其工作人员,按照企业行政管理有关规章制度,行使行政管理工作职责效果的重要标准,体现在企业行政管理部门和行政人员的具体执行活动中。
(二)企业行政管理特点
1、目标上的实效性
企业行政管理的主要目的是为了最大限度的激发企业员工工作的积极性、主动性以及创造性,以便可以最大限度的提升企业经济效益,推动企业产生规模的扩大。
2、管理构架上的层级性
企业决策层和执行层是企业内部组织结构中最重要的两个层级,企业行政部门主要位于这两个部门之中,起着对上传递员工意见,对下传递企业决策层意志和思路的作用。
3、时效性
随着企业之间的竞争日趋激烈,信息的时效性对企业决策有着重要的影响,企业行政管理就是要在工作中,及时的向上级部门传递各个信息,尽量减少执行过程中信息的损失与延误。
二、影响企业行政效率的主要因素分析
(一)行政管理人员素质较低
企业行政管理作为企业管理中的一个重要组成部分,对企业发展有着重要影响,但目前,我国企业行政管理人员素质较低影响了企业行政效率的提升,在很多企业由于企业管理者不重视等原因,企业行政管理人员在素质方面存在着知识能力较低、业务水平低下以及服务意识不强等问题,这些问题会导致行政管理人员在工作中无热情、无积极性、无责任感,这就直接制约了企业行政管理效率的提升。
(二)行政机构设置不合理
在我国有些企业,由于缺乏正确的认识,在行政管理机构设置上存在着诸多的问题和不足,如机构设置过于庞大而且非常臃肿,由于行政管理机构过于庞大,导致“政出多门”,一些命令、指令更不不能有效的传递,从而是下面部门难以快速、正确的去执行企业上级部门的决策,进而就会影响企业行政管理效率的提升。
(三)行政规章制度不健全,而且执行不力
企业行政效率的提升离不开各项行政规章制度,行政规章制度是提高企业行政管理效率的基础,但目前我国企业在行政规章制度方面存在的问题有:一是行政规章制度不健全。有些企业的行政规章制度可能是全盘照抄大型企业的行政管理制度或者行政管理制度是几年前的,这些规章制度根本不能适应企业发展的需要;二是规章制度执行不力。有些企业行政规章制度只是形式工程,形式大于实质,只是为了用于应付上级部门或者领导检查而用,平时很少去严格按照规章制度来办事。
三、提高我国企业行政管理效率的对策
(一)提高企业行政管理员工素质
对于我国企业如何建立一支高素质、高水平的行政管理人才队伍,主要做好以下两个方面:
1、企业领导要重视。我国每个企业都面临着激烈的市场竞争,企业领导不能只关注可以提升企业经济效益的销售人员、研发人员以及生产人员等,更要有战略眼光,企业的长远发展离不开行政管理的支持,而提高企业行政管理效率就需要不断提高企业行政管理人员的各方面素质,因此,企业领导要从思想上重视行政管理人才队伍的建设,为行政管理人才队伍的建设营造一个良好的环境。
2、做好行政管理人员的培训。培训是老板送给员工最好的礼物,培训不仅可以留着员工,更可以为企业发展提高智力和人才支持,为企业长远发展打下坚实的基础,因此,我国企业要重视对行政管理人才的培训,可以定期或者不定期的组织员工进行培训,如笔者所在的企业,企业每年都会组织企业行政管理人员进行进修,这样才能不断提高企业行政管理人员的专业知识和素养。
(二)建立合理的行政管理模式
合理的企业行政管理要有符合企业内外特点的组织机构,进而保证企业有关决策能得到迅速贯彻,达到行政管理目标。为此,企业要想建立合理的行政管理模式,应该从以下两个方面入手:一是建立合理的行政管理模式必须从企业实际出发。各个企业都有自己的特殊情况,在建立适合企业自身的行政管理模式上一定要从企业的实际情况出发,这样才能建立合理并适合企业发展的行政管理模式;二是按规范化要求,适当调整企业行政管理部门,按实用性和科学性的原则合理建立行政管理系统。
(三)建立完善的企业规章制度,并且严格执行
企业行政管理效率的提高,加强企业行政管理规章制度建设非常重要和关键。为此,企业应该建立完善的企业规章制度,从企业自身实际情况出发,建立各项适合企业的行政规章制度,以法律和规章制度的形式来促进行政效率的提升。此外,如果不严格执行这些行政规章制度,而只是挂着墙上,就失去看行政规章制度存在的意义,因此,对制定好了的行政规章制度,企业领导应该要求企业各部门或者单位严格严重规章制度来办事,对不严格执行规章制度的部门或者个人要严肃处理,决不能有半点姑息,只有维护了行政管理制度的权威性,在工作中严格按照规章制度来办事,才能真正的提高企业行政管理的效率。
参考文献:
[1]李赞.浅谈企业行政管理[J].今日科苑2007.20
一、存在的主要问题
在房地产开发企业发展过程中,内部控制有着重要的作用,不断健全内部控制机制能够有效保障房地产开发企业的可持续发展,而缺少健全的内部控制机制将会带给房地产开发企业巨大的发展隐患。当前,我国部分房地产开发企业过分强调企业发展规模的扩大,却忽视内部控制机制建设,导致其内部控制工作存在很多问题。
1. 房地产开发企业管理层没有充分认识到内部控制的重要性
企业内部控制是通过内部各要素间产生的相互作用来保障企业的稳步发展。但是,当前部分房地产开发企业管理人员没有对内部控制形成充分认识,主要表现在为以下几点:① 把内部控制机制简单的看作企业规章制度。这种对内部控制的认识是极为片面的,实际上,内部控制机制不但包括企业各项规章制度,还包括怎样保证规章制度成为企业员工的办事准则,确保企业各项业务是按照规章制度进行办理的。② 认为企业内部控制机制是对上级与下级、品级之间的制约。该观点违背了企业内部控制过程中制约平衡的基本原则,企业开展内部控制工作,不但是上级对下级的层级管理,也是下级对上级的逆向监督,完善内部控制机制能够有效约束体制内全体人员的权利。③ 认为企业内部控制就是简单的对员工违纪行为进行处罚。该认识只是从内部控制措施的表面现象出发得出的结论,没有认识到处罚只是一种手段,而企业开展内部控制工作的最终目的是避免错误与危机情况的发生。
2. 房地产开发企业没有形成完善的内部循环机制,在人员配备方面不合理
健全的内部控制机制的基础是形成完善的内部业务循环。当前,我国房地产开发企业大多数具有较大的经营规模,很多还拥有众多子公司,各子公司在各自的地域或者细分市场中自主性极大,即便是集团公司存在业务流程方面的规章制度,但是因为缺少必要的控制与监督,导致各子公司没有按照企业制度要求开展工作,对业务循环流程进行随意的更改,造成了企业内部业务循环机制被人为的破坏,违背了企业开展内部控制工作的基本原则。此外,房地产开发企业在人员配备方面还存在不合理情况,企业一般对市场开发与基础建设较为重视,却容易忽略人力资源与财务的管理工作,直接导致房地产开发企业中,楼盘开发与市场销售工作人员所占比例过大,同时无法很好的限制员工权利,对企业内部控制机制建设产生了不利影响。
3. 房地产开发企业对行业风险评估不充分
房地产行业在获取高利润的同时还存在高风险性,当前我国房地产市场呈现出持续火爆的局面,造成很多房地产企业管理人员没有对行业风险进行充分的评估,无法在房地产开发过程中保持谨慎态度,部分房地产开发公司管理人员认为开发就会盈利,在这种错误观点的引导下,大批房地产开发公司扩张速度过快,从银行中进行大量贷款以维持楼盘的大批量开发,如果国家政策发生变化,或者经济形势发生改变,很可能导致这些企业资金链的断裂,影响房地产企业的可持续发展。
二、主要对策
房地产企业中,内部控制工作有着重要的意义,要想使我国房地产开发企业进行内部控制的水平得到有效提升,需要做到以下几点。
1. 房地产开发企业的管理人员应对内部控制形成全面、正确的认识
当前,房地产开发企业的管理人员没有对内部控制形成全面、正确的认识是导致其内部控制工作出现很多问题的主要原因。要构建起全面的内部控制机制,首先,房地产企业全体员工应对内部控制形成正确的认识,积极参与到内部控制工作中来,通过有效措施保证房地产企业内部每一位员工能够根据规章制度与规范流程进行办理,保证各项业务都有实际负责人,保证企业能够有效约束每一位员工的权利,保证房地产企业在激烈的市场竞争环境中取得稳步的发展,保证在做出每一个决策时都经过了全面的分析以及慎重的考虑,以奠定房地产企业可持续发展的坚实基础。
2. 健全内部循环机制,完善企业人员配备
要想使房地产企业内部控制得到完善,需要从企业业务流程出发,通过健全业务循环机制实现对各员工间权利的有效控制,以充分发挥制约作用。当前,我国部分房地产企业没有建立起完善的业务循环机制,部分部门与员工存在权利过大的情况,在对相关业务进行办理的过程中没有按照公司制定的规范业务循环流程办理就能完成,使房地产企业内部控制工作面临巨大的潜在风险。针对这种情况,房地产企业需要对内部业务循环机制进行不断完善,重视对部分部门与员工的监督工作,确保企业每一项业务都严格按照公司制定的规范业务循环流程进行办理。此外,房地产企业还应完善其人员配备,不断增加财务工作人员的数量,并提升其地位,保证财务工作人员能够对各部门执行内部控制工作的实际情况进行监督。
3. 对行业风险进行全面的评估
精细化管理是一种理念,一种文化,它是社会分工精细化以及服务精细化对现代管理的必然要求.后勤精细化管理就是把“小事做细,细事做精”,落实管理责任,将管理责任具体化、明确化;它是一种“用心工作,爱心育人,真心服务”的育人品德在学校后勤管理中的具体体现.其目的是,把平时看似简单、容易的事情用心、精心做好.这就要求每位后勤工作人员对工作负责、对岗位负责.在日常工作中,做任何一件事的每一个步骤都要精心、每一个环节都要精细,使每一项工作都成为精品.精心是态度,精细是过程,精品是成绩.因此,在目前条件下,推行后勤精细化管理,就是要把后勤的各项管理工作做细、做精、做实,以达到节约资源、提升学校品味、提高师生幸福感、推进幸福校园建设的目的.
2实现后勤精细化管理必须完善组织架构、规章制度,明确岗位职责
在实行后勤工作精细化管理的过程中,组织架构要清晰、有序,既要有宏观的规章制度,又有要细化的工作手册.制订政策、制度要科学化、精细化、完整化,全校宏观制度的制订要与国家、政府层面的政策相一致,且要与全校各个部门的制度不冲突.如果各部门之间的规章制度不明确,甚至相互矛盾,就可能产生管理无序、扯皮、推诿、内耗等现象,使领导头痛、管理人员烦恼、员工抱怨、工作效率低下.要根除这些管理顽症,一是组建适应学校后勤发展的组织架构;二是清晰界定各部门的职责;三是把各个部门的职责细分到各个岗位,并制定《岗位职责指导书》.制订《岗位职责指导书》时切忌“千岗一面”、大同小异、泛泛而谈,要结合后勤工作业务流程,专业、具体地描述岗位的工作权责,实实在在地指导不同岗位的员工履行职责、开展工作.只有这样,后勤工作人员才能在具体工作中处处为对方考虑,才能提升师生对后勤工作的满意度,进而提高幸福感,推进幸福校园建设.
3实现后勤精细化管理的重点在规范过程管理
要在对后勤工作调研的基础上,量身定做精细化管理方案,包括精细化管理调研、精细化管理策略、规划设计、精细化职能管理、精细化管理实践,制订的方案要切实可行.精细化管理实施过程中要落实管理责任,将管理责任具体化、明确化.后勤管理部门要按照“事事搞标准,处处严要求,工作无差错,小事不放过”的精细化管理要求使管理人员尽职、尽责,工作日清日结,要对当天的情况进行反复检查并归纳总结,发现问题及时纠正、处理.后勤管理人员要抓落实、抓执行,提高后勤部门的服务质量和工作效率,降低成本,全面实现工作目标精细化、工作任务定量化、工作责任明确化、工作过程流程化、工作制度标准化、工作运行经济化,即将复杂的事情简单化、简单的事情流程化、流程化事情定量化、定量的事情信息化.规范过程管理,提高后勤工作人员的工作积极性,进一步推进幸福校园建设.
4以人为本实践后勤精细化管理
不过这一次,你要尝试一些新鲜做法。你将团队召集到一起,给大家提供空白即时贴,让他们两两讨论。你当场抛出一个问题:“如果有些愚蠢的规章制度妨碍了你的工作,使你无法更好地为客户服务,而你现在可以废除或改变这些规定,请将它们列出来。”
大家也许会瞠目结舌地望着你。这时候不妨推他们一把:“只有十分钟!抓紧时间!”十分钟之后,大家也许会要求增加时间――因为荒唐的规定不胜枚举。他们的思绪如火山喷发,这时千万别打断他们。员工如此投入的情形毕竟不多。不过,你得提醒他们政府规定属于红线,不可改动。除此之外的一切制度都属于绿色规章,可以公平考量。
当各小组列出愚蠢规定后,让每个人将自己最反感的规定写在即时贴上,然后在白板或挂图纸上画一个2×2的方格图。
纵轴代表废除规定的难易度,横轴代表废除规定对公司的影响(从低到高分布)。让员工将列出的规定标在最合适的象限内。告诉他们标注位置没有对错之分,因为各人依据的都是自身视角。如果他们觉得某个规定容易废除而且效果明显,就应当标在右上角的象限内。如果他们认为某个规定难以废除,而且即使取消,对整个公司的影响也微乎其微,就应当标在左下角的象限内。
这时,你会获得一张视觉效果图,上面列着员工希望废除的种种规定。你看看其中是否有一些规定反复出现?如果有,就说明应当对这类规定重新评估。
对于右上角象限中的规定,由于它们容易废除,又效果显著,所以应该立即被列为修改对象,你能很快看到改进结果。在鼓励员工公开讨论这些规定时,要客观地倾听各方意见,克制自己的辩解冲动。大多数公司发现,饱受抨击的其实并非真正意义上的规章制度,而是某些令人讨厌的繁琐程序,例如没完没了的会议或电话会议,多此一举的报告或层层叠叠需要签字的材料。
现在到了关键的行动时刻。让员工自行投票表决哪些规定应当废除,然后当场实施。如果可能,不妨同时废除多项规定(或者先进行试点,取消某规定几个月,并声明如果没有人希望恢复这项规定,就永远废止)。这将使你的员工倍感惊喜。不仅如此,这样的行动还发出了一个强烈信号,即你在倾听员工的心声,并努力改善大家的工作体验。
工作程序如果合理实施,各项必要任务将得到统一与简化,公司将运转顺畅。然而,程序过多的话,将抑制创新火花――这种情况如今非常普遍。我们经常看到:会议绵绵不绝,却总是不能取得阶段性成果;大量的邮件发出只是为了证明决策的合理性,但需要耗费大量时间阅读;工作报告所描述的行动计划简单明了,但其实需要更多的时间才能实施。如果你以提高效率为名,采取了繁琐复杂的程序,不妨将其废除,这会给你带来简单的解决方案。
前些日子一些朋友在留言簿上提到如何写企业规章制度的话题。Zhou在企业“规章制度”的制定的实践中上借鉴“立法的技术”,这是有启发性的经验,不知能否加以总结,写出来给大家一起分享一下:-)但是,从更全面的立场上去看,如果把“规章制度”看作是企业内部的“法”,这个思路却是局限的。下面是一个简单的讨论。
从规章制度到文件
“规章制度”这个词本身的含义比较狭隘。我们从企业的“文件”这个角度来考虑,企业内的文件包括程序性的,约束性的,技术性的等不同类型,与“法律”相比,在企业的文件中,只有“规定性”的那一部分比较类似,在制定方法上的可借鉴性也多一些,例如考勤制度,着装规定等等,这部分,也是最适合称为“规章制度”的。数量更多的企业内部文件,例如业务流程,工作方法指引,作业方法与标准,各种技术文件,标准或规范等等,都不适合用“规章制度都”这个词来概括。
制定企业文件与立法
除去那少数的“规定”部分,企业的文件由专门部门制定,这本身就有可能导致最多见的问题,就是“本子与实际脱节”。针对这个问题,一个很好的思路就是,尽可能由执行(包括管理与被约束或实施者)自己或直接参与编制,而不象“法律”那样,要立法、执法分离。
基本上我把大部分的企业“文件”制定看作是管理者自身对应当什么,怎样做的总结与回答,而不是由一群“只说不做”(请不要把这个词简单看做贬义)的人以立法的立场做出来的企业“内部法”。制定企业内部文件的过程,就是探索总结企业如何管理,如何运做等的过程,写下来,只是这个过程中的一个特殊的环节,而且,这是一个滚动的,无止境的过程。
企业的文件,某种意义就是为“改变”而做,这和“法”也许不一样,不知大家是否体会过个中意味?
远一点的话题
这里可以引发出一系列很深刻的话题,例如社会的“民主制度”与企业制度的比较。又如,可以用“民主”的精神与方法来制定一个企业的“分配制度”吗?(“公有制”本身在某种意义上就是一种回答)。关于这方面,有很多有趣的话题,但难免会沾染一些有“政治”色彩。我宁愿讨论更实际的问题。
实实在在的话题
写多少最合适?这是所有认真“写”过企业内部文件,尤其是管理文件的人都会遇到的,争论最多的一个基本问题。写得过细,可能成为繁文碌节,但过于简单,又可能导致公说公有理,婆说婆有理;对管理者而言,要在这个问题上把握适度的分寸,其中基本原则之一,就是要看相关员工的素质,还是那句话:
对高素质的人群,少给规则,多讲原则;相反对低素质的人群,多给规则,少讲原则。
好与不好
什么样的“规章制度”好,什么样的不好?讨论这个问题不能离开企业本身在市场中的表现。从学习的角度,不妨改变一下思路,不是去问哪些企业在这方面有好的经验和效果(这很容易落入文赎主义的陷阱),而是去寻找、研究那些在市场中表现优秀的企业,看他们是怎样运用“规章制度”的?
从局部,技术性地看,文件“好不好”的基本度量,主要看它被执行的效果和程度。如果将执行后的效果,纳入到总的管理表现/绩效的评价中去,那么,在这样的前提下,“被执行的程度——与实际运做符合的程度”是一个重要的,可直接拿来度量文件好不好的硬指标。以我的经验和理解,这是一个非常实在的,具有可操作性的方法,也是企业实践中,实际有效的方法。
关于这一套方法和思路,在ISO9000中体现得很充分。
关键词 安全五步作业法
“安全五步作业法”就是把工作中的各项安全注意事项通过合理地划分为五个循序渐进的步骤,这五个步骤既各自独立又互相推进,相互交叉。既可以把整个项目作为一个工作单元按照“安全五步作业法”进行推进,也可以把一个项目中各重要环节按照“安全五步作业法”推进,也就是说在一项作业中五步法是相辅相成、不可形而上学地把各个步骤严格孤立,那样对工作不但起不到安全督促,反而会成为工作的拖累。
第一步:安全确认
安全确认包括作业前安全现场确认、方案研讨、安全预想、安全教育等,主要目的是在作业前把作业过程中的安全确定因素和不确定因素进行系统预想,制定对策,做到有备无患。
安全现场的确认主要是指组织者或管理者在进行一项作业之前,一定要清楚作业现场的安全状态,并把这些现场信息通过一定的形式准确无误地传达给作业者,使他们对要进入的工作场地有一个清楚地认识,在思想上对环境给安全生产造成的不利因素有充分的认识,为安全措施的制定提供第一手现场信息。开工前这一环节主要由项目组织者或基层管理者完成,在工序中间这一环节主要由操作者完成。
方案研讨主要是指针对方案在作业现场施工中会出现哪些不利的因素,怎样把作业目标和现场环境做到有机的结合,实现安全高效。在设计方案中对于环境因素考虑不周的要结合实际修订。这一环节主要工作由管理者或者组织生产者完成。
安全预想主要是指在一项作业或一道工序开始作业前,结合现场安全环境和方案施工中可能出现的人员配合、环境限制、工器具使用、材料使用等可能出现的正常变化和不利变化都要做出充分的考虑,并对这些变化提出对策,在出现这些情况后,我们现场的操作工就可以借助日常掌握的安全技能、安全演练等采取最合适的应对措施,使我们在应对不利因素占主导的情况下仍能够保证安全、降低损失。这一环节主要由生产直接组织者完成,最好的办法是由参与者共同沟通完成,安全预想会更到位、无疏漏。
安全教育就是指任何工作都需要落实,落实的首要条件就是要拥有充分的应对技能,那么就是要借助安全教育把管理者对生产中可能出现的问题和对策给操作者交底,有针对性地部署,从而使操作者先掌握安全要领后作业。这是管理者与被管理者交流的一个非常重要的环节,只有做好这一环节,安全检查、方案确认、安全预想才有得到了落实的基础。
安全暂停5秒,也就是操作者说在任何作业之间先暂停作业5秒,进一步对作业环境的安全、工器具安全、周围人员安全、安全措施的采取等进行确认,也就是风险辩识。是指系统地对施工现场进行分析,辨识出危险、有害因素存在的部位、存在的形式(正常、异常、紧急)以及有可能发生事故的途径及其变化规律,从而确定是开始作业还是进一步制定和实施有针对性的控制措施。
安全确认这一步非常关键,是干每一项工作的基础,俗话说“基础不牢、地动山摇”,所以基础不牢的工作在安全方面是无法想象的。这些事项根据对环境的熟悉程度、业务的熟练程度、作业人员的技能熟练程度等会有不同,具体到应用中包括作业中环境变化的确认。
第二步:工器具、材料准备、手续办理
“兵马未动,粮草先行”这句话从泛意上理解就是强调做任何工作之前,周密细致的准备工作的重要性。军队打仗需要良好的后勤保障。同样,要做好一个项目、干好每一道工序,也需要对我们这个项目或工序中所使用的材料、工器具、材料甚至后勤服务进行周密详细的核算和准备,只有不漏项地做好各种准备,才能保证工作的安全高效进行。这项工作要按照标准进行核算,预留安全空间,要充分考虑到应急救援物资、材料、工器具和安全措施器具的准备。
手续办理,这是开工前的必备。一项工作的开展,一方面是作业的合法性问题;二是不可能是孤立的,都会或多或少地影响到其他部门、人员、环境等。这就要做好各种沟通,按照规定该书面的要书面手续,保证作业合法;简单的也要进行口头沟通,也就是告知义务。
第三步:安全措施到位
安全措施到位包括安全防护、安全监护、应急工器具等。
安全防护是指针对这项作业中,通过安全预想对有可能造成工作中人员伤害、设备损坏、环境变化等采取的防范措施,是由操作人员根据安全措施要求进行的。如电工作业悬挂禁动牌、钳工作业的安全帽、高空作业的安全带等。
安全监护是实现施工现场安全生产最为关键的环节,是施工现场安全管理的最后防线,做好这一工作,可进一步减少现场事故隐患,及时发现和纠正施工作业人员不安全行为,避免事故的发生,保持施工现场始终处于安全可控状态。是由制定的项目安全负责人、现场管理人员等实施。
应急工器具是指在某项作业过程中可预知的一些基本应急备品,如动火作业中的灭火器,酷暑天气下作业的人丹、十滴水,钳工作业中的创可贴等,这些备品可以是现场发生意外后得到有效控制,避免事态的扩大。
第四步:按规章制度作业
规章制度指由企业有权部门制定的以书面形式表达的并以一定方式公示的非针对个别事务的处理的规范总称。首先规章制度必须出自企业有权部门,或经其审查批准,其次、规章制度必须按照企业内部规定的程序制作,如果法律对企业规章制度的制定又规定了特定的程序,必须遵循该程序,再次、规章制度必须向劳动者公示,第四、规章制度是规范,是有关权利义务的设定,非针对个别人个别事件。劳动规章制度是规章制度中的一类,制定劳动规章制度既是用人单位的权利又是用人单位的义务。无论从用人单位的运作、发展和强大来看,还是从履行企业法定义务的角度看,建立和完善企业规章制度都有必要性。
正确认识按章作业,按章作业是各项规章制度落实的最最重要的环节,再系统的培训教育、再周密的安全预想、再具体的安全措施,没有按章作业的落实,一切都是空谈。不同的行业、不同的作业环境,都有不同的作业要求,有不同的规章制度。但相同的是,这些规章制度的得来,都是一件件血的教训换来的,所以都是我们工作安全的保护神。我们日常工作中习惯性违章可能一次次侥幸逃脱了事故的惩罚,但海因法则告诉我们,幸运往往与死神是在并肩前行的,当两个违章、三个违章同时发生的时候,事故离我们还会远吗?
管理者对规章制度的执行要遵循警示性原则、公平性原则和即时性原则。警示性原则:碰到火炉就会被灼伤。就是说从总经理到基层员工,只要是公司员工,不管职位高低,都要把制度作为不可逾越的标准,并充满敬畏之心,任何人都不能违反制度,否则将受到惩罚。公平性原则:不论谁碰到火炉,都会被灼伤。就是说制定和执行制度时,无论是对公司高层,还是对普通员工,大家遵守的标准是一致的,制度面前人人平等。这也是一个公司文化的体现。即时性原则:只要一碰到火炉,就会立即被灼伤。说的是当有人违反公司制度时,处理起来要迅速果断,以达到及时纠正错误的目的。如果对经常违反制度的现象听之任之,不给予及时处理,时间久了,制度就会丧失应有的权威,在大家心目中就如同没有一样,甚至会牵连到所有制度的执行。
操作者对制度的执行要做到自觉、自愿执行。特别是安全规章制度,那是对操作者最大的保护,而不是制约。制度的束缚往往是让人感到不自在的,可是这种不自在同时又给我们最大的保护。就像法律不能给人人以自由,但能够给人们最大的保护一样。我们对事物的认识往往有限,只有通过规章制度、事故案例等更全面地了解工作中可能存在的风险和应该采取的正确措施,更好的知道哪些该做哪些不该做,只有认真执行这些规章制度,我们的生命安全才有保障,我们才有权利去追求幸福,给家人、朋友以幸福。
第五步:现场清理。
作业过程中和结束后,应按照检修作业工艺标准,随时进行现场清理,保持良好的作业环境和安全秩序,做到工完、料净、现场清。作业结束后,及时恢复检修设备或区域安全防护设施,不留事故隐患。各类检修清理作业结束后,能对整个检修清理全过程进行评审,并提出改进建议,建立记录。
俗话说的好:“良言一句三冬暖,恶言一句暑天寒”,这句简单的俗语从侧面反映出了激励所带来的促人进步的催化剂作用。
一、物质激励和精神激励同步跟进
人的需要是多方面、多层次的,是相互交叉和融合的。人们的众多的需要大致可归结为物质需要和精神需要两个大的类别。从满足人的物质需要和精神需要出发,激励方法也理所当然地可分为物质激励和精神激励这两大类型。
物质激励是用实物或奖金等形式进行奖励或惩罚,以影响人们行为动机的方法。而精神激励主要是从精神层面来激发人们的行为动机的方法。精神激励包括的方式比较多,主要有表扬激励、批评激励、期望激励、榜样激励、荣誉激励等。
在学校管理活动中,物质激励和精神激励孰重孰轻?有人认为,当前教职员工的待遇还不高,物质激励比精神激励具有更为重要的现实意义。也有人认为物质激励不是一帖良药,尤其是对于具有安贫乐道、甘于清贫的优良传统的中国知识分子而言,更是如此。坚持精神激励为主是由知识分子的心理特点、教师的职业特征以及激励效果的自身特性所综合决定的。
其实,物质激励和精神激励根本就不存在一个孰轻孰重的问题,而是一个两者需要同步跟进、不可偏废的大问题。尤其是,我国目前还处在社会主义初级阶段,人们的物质需求和精神需求都还需要得到更进一步的满足。在这种背景下,强调物质激励和精神激励双管齐下,就可能更准确地把握事物的本质,因而具有更重要的价值。
华东师范大学俞文钊教授,在长期的心理学研究基础上,提出了一种同步激励法的主张。这种观点强调,只有把物质激励和精神激励两者有机地结合起来,综合地加以同步实施,才能取得最大的激励效果。同步激励法的关系式可表达如下:激励力量=(物质激励·精神激励)。该表达式表明,只有当物质激励与精神激励都处于高值时,才有可能获得最大的激励力量。两者只要有一个处于低值,就不能产生最佳的激励效果。同步激励法即是我们所说的物质激励和精神激励双管齐下的一个简要的最好的表述。它不是物质激励和精神激励的简单拼凑和相加,而是一种有机的融合。
二、情感激励和制度激励相辅相成
情感激励,有人称之为关心激励。这种激励不是以物质利益或精神理想为刺激工具,而是通过建立起一种人与人之间的和谐的良好的感情关系,来调动工作积极性的一种激励方法。情感激励是一种人情味很浓的管理方法。这种方法的最大特点就在于关心人、爱护人、帮助人、尊重人,使被管理者处处感到自己受到重视和尊重。教育系统是一个知识密集、文化层次相对较高的社会组织,广大教职员工对于尊重的需要、关心的需要就更为强烈。要调动他们的工作积极性,激发其工作热情,离开情感激励是难以达到其目的的。实施情感激励要注意以下几点:①要有人情味。一方面要坚持原则,按章办事;另一方面要三分含情,七分叙理,做到情理结合。②对教师要一视同仁。不能厚此薄彼或者带有色眼睛看人。③学校领导者对自己要严格要求。处处做教师们的楷模,廉洁自律,不计得失,敢挑重担。
制度激励(竞争激励),是指通过教师任用制度和管理制度所产生的“危机效应”和“竞争机制”,激发和调动教师工作积极性。从宏观角度来看,我国现在已经开始全面实施教师全员聘用合同制。教师职务废除了“终身制”,教师出现了“危机感”,激励就会自然产生。从学校内部来看,必须注意发挥规章制度的激励作用。一方面,学校的各项规章制度都与教职工一定的物质利益相联系,因此对教职工的消极行为是个约束。另一方面,规章制度又为教职工提供了行为规范和社会评价标准。教职工遵守规章制度的情况,还与自我肯定、社会评价等精神需要相联系,因此,其激励作用是综合的。发挥规章制度的激励作用,首先要建立健全规章制度,做到有章可循。其次要有章必循,不管教职工愿意与否,都必须按要求去做,促使教职工养成自觉遵章守纪的行为习惯和认真负责的工作态度。最后,要贯彻制度面前人人平等的原则,做到违章必罚。不论是谁,只要违章都必须受到惩处。只要坚持认真执行,规章制度对教职工不但能起到约束作用,而且能起到激励作用。
在当前的学校管理活动中,重规章制度建设,轻情感激励的弊端比较突出。部分学校管理者成天忙于制定各种形式的规章制度,以至于乐此不疲而眼中无人。更有甚者,少数管理者拒绝与广大教职员工接触,不深人实际去了解他们的疾苦和需要,把企图依靠手中的权力和各种限制性措施,来达到压服教职员工的目的。显然,这种管理很难取得高效率的效果。
三、正激励和负激励适时适度
正激励即奖励。负激励即惩罚。正、负激励是学校领导者依据学校和有关部门所制订的各种科学、合理的规章制度,对教职员工的思想和行为所做出的一种肯定和鼓励或否定和批评、制止和反对,从而有效地调动教职员工的工作积极性的一种管理方法。表扬、赞赏、晋级和批评、处分、开除等就是正激励和负激励的一些常见形式。正、负激励之所以重要并受到学校领导者的青睐,这是因它们具有调动教职员工的工作积极性这一属性决定的。正激励和负激励可以从正反两方面调整人们的行为动机,起到双管齐下的作用。
另外,根据斯金纳强化理论,负激励应以过程性激励为主,消除人们的侥幸心理,自觉克服不良行为。而在运用正激励方法时,为了避免人们对奖励的期望值不断增高或对奖励习以为常,管理者应采取间断的、时间和数量都不固定的奖励。再者,由于负激励在运用中容易产生挫折心理和不良行为,应该慎用。在实践中,应把正激励和负激励巧妙地结合起来,因人、因时、因地而异。一般坚持以正激励为主,负激励为辅。学校管理者在运用正、负激励时,必须注意:
(一)关注时效性。
奖惩的激励效应是与奖惩是否及时有密切联系的。行为修正激励理论告诉我们,只有将行为的结果及时反馈给个人并给予奖惩,这样才能在客观上起到激励的作用。否则,就不能产生激励效果。
(二)把握奖惩度。
学校管理者在运用正、负激励时应谨慎考量,要特别注意奖惩是否适度这个问题。恰当的奖励,应使受奖者觉得受之无愧,教职员工觉得受奖者真正值得奖励。同样,惩罚的轻重也要与不良行为的性质及其危害程度相当。轻描淡写不对,从重从快也不行。前者难以引起教职员工的心理反应。是无效惩罚;后者惩罚过重,容易引发人们对受罚者的同情,导致教职员工的逆反行为,达不到激励的效果。
(三)注意频率。
频率即激励次数的多少。尤其是对正激励而言,频率不一定是越高,激励效果就越好。要根据工作的性质和复杂程度、教职员工对激励频率的适应性、学校经济承受力等因素来确定。如果对学校的各项大小工作,一律采用高频奖金激励,久而久之,奖金也就失去了激励作用。
四、个体激励和群体激励不可偏废
个体激励是以教师个人为激励对象,对教师个体进行激励的激励方法。群体激励是以教师群体为激励对象。对教师群体实施激励的方法。个体激励强调的是个人的成绩和努力;群体激励关注的是教师群体的作用和贡献。
那么我为什么会把这三个词联系在一起呢?请先来看一下这三种身份的概念。
管理人员:管理人员是指在组织中行使管理职能、指挥或协调他人完成具体任务的人,管理人员工作绩效的好坏直接关系到组织的日常经营状况以及企业的成败兴衰。
钟馗:中国民间传说中能打鬼驱除邪祟的神--赐福镇宅圣君,民间常挂钟馗的像。春节时钟馗是门神、端午时钟馗是斩五毒的天师,钟馗是中国传统诸神中唯一的万应之神,想福来福,要财得财,有求必应。
门神:门神系道教因袭民俗所奉的司门之神。在我们中国,可以充当门神的人物有很多很多,主要有:关羽和张飞,佛教的四大天王以及韦驮护法与伽蓝护法,张、黄、蘇、李四将军,王天君和马天君,神荼和郁垒,方弼和方相这哼哈二将以及《封神演义》当中的郑伦和陈奇,秦琼和尉迟恭,青龙和白虎,赵云和马超、马岱,薛仁贵和盖蘇文,孙膑和庞涓,白起和李牧,扶蘇和蒙恬,秦三世和楚义帝,孟良和焦赞,燃灯道人和赵公明,姚期和马武,魏徵和徐茂功,赐福天官和刘海,加官神和晋禄神,和合二仙,玄坛真君与五路财神,关胜、关平、周仓,徐延昭与杨波,裴元庆和李元霸,岳飞和温琼,岳云和狄雷,赵匡胤和杨衮,胡大海和常遇春,还有就是刚刚才说到过的锺馗。但在这些门神当中,流传最广的,也是最受百姓欢迎的,当属秦琼和尉迟恭。
介绍过这三种身份的性质之后,大家应该可以看出他们的共同点与差异了。他们的共同点,就是都有监督作用,管理人员监督的是自己所管辖范围内的员工,门神当中的秦琼和尉迟恭监督的是各路牛鬼蛇神,钟馗监督的是路上闲逛的魑魅魍魉。同时,他们在都具有监督作用的共同点之外,还有些微小的差异,大家可以静下心来仔细的分析、推敲一下他们之间的差异,笔者认为,管理人员和钟馗之间的差异还是很小的,但管理人员、钟馗与秦琼和尉迟恭之间的差异还是很明显的,差异就是门神只能贴在门上吓唬各种小鬼,而管理人员和钟馗可以主动的出去“捉”。管理人员可以去捉违反公司规章制度的违规人员,然后给予这些违规人员相应的处罚,钟馗可以去捉那些违背了天条的各路小鬼,将神话传说当中的各种人物与现代管理制度相结合,还是很有趣的。
笔者曾经在一本杂志上看到一个观点——说国人的奴性比较强,笔者认为确有些道理。
举一个真实的例子。
笔者就职的公司,因为餐厅的场地有限,所以每天午餐时都要请就餐人员分别按时段就餐。简单的要求就是:一线人员在每天的11:30分开始就餐,二线的管理人员要求在每天12时开始就餐。同时,这两个所要求的时间不得提前,为什么不能提前去餐厅就餐呢?因为如果早于11:30分去餐厅就餐,饭菜还没有准备好,大家都拥进餐厅会给餐厅的工作人员带来不便,同时,也不利于保持餐厅的卫生状况。如果早于12时就去餐厅就餐,11:30分去的一线人员就餐还没有结束,会造成餐厅的混乱,只有遵守一线人员11:30分开始就餐,二线管理人员12时开始就餐的管理规定,才可以实现既不影响餐厅人员按时开餐,又不影响餐厅就餐秩序的基本要求。
但是,这个基本的小小的要求,如果没有管理人员的死看死守,仅凭着员工自觉遵守,是几乎永远都无法实现的。
这个按时就餐的通知以文件的形式公布之后的前两天,公司的员工遵守的都还不错。
一线员工基本没有早于11:30分去就餐的,二线的管理人员也可以做到不早于12时去餐厅就餐,但从第三天开始,大家就把三天前公司的要求抛在脑后了。食堂管理员私下里和笔者说:“领导,你抽空去楼下餐厅看看吧,得管管了,现在每天11:20楼下餐厅的窗口就得排上20多人的队了!”“哦?这样!好,我明天中午去楼下看看,如果有必要的话,就按制度的要求处罚几位,不然大家记不住公司的要求。”笔者这样回答食堂管理员。
第二天,为了解决昨天食堂管理员向笔者反映的不按时就餐的问题,笔者在中午时放下了手头的工作,带着《行政处罚单》在11时15分走进了公司的餐厅。食堂管理员所言果然非虚,刚过11时20分,就有两名公司车间的同事走进了食堂。笔者问他们二位:“你们没看到公司关于按时就餐的规定么?”他俩满脸通红的同时哑口无言,笔者说“抱歉了,我只能按照公司的规定,对你们二位每人处以5元钱的罚款,国有国法,家有家规,你们违反了公司的规章制度,我不能,更不能践踏规章制度,你二位就当一人消费5元钱吃顿中午饭吧!希望你们下次不要自费进餐,谢谢支持!”这二位亲爱且可爱的同事自知理亏,什么都没有说,也没有争辩也没有请笔者手下留情,转身退出了餐厅。他们二位走出餐厅之后,后面再没有一位同事提前进入餐厅,想是笔者在餐厅进行违规处罚的消息被他二人给走漏了!
自打这次笔者对违规人员进行了处罚之后,餐厅的秩序着实是好了几天。好到什么程度?好到11点30分之前,即使有提前收工的同事可以就餐,也不敢进入餐厅等候,宁可在餐厅外面等着,也绝不踏进餐厅一步,那时的餐厅,真的就和“雷池”一样啊!11点30分之前,餐厅外面全都是等候进餐的同事,11点30分一到,大家立刻有序进入餐厅排队等候就餐,而且排队的过程中没有一位插队、加塞儿的同事,那真是可以用一句成语来形容——秩序井然。
但是好景不长,这种美好的秩序井然现象,只持续了短短的不到一周时间就又变成“涛声依旧”了!笔者因为分管工作较多,没有办法每天都下楼去餐厅,监督大家遵守就餐要求时间的落实情况,因此在五个工作日之后,食堂管理员再次来找笔者说:“领导,你还得下去看看,这几天餐厅的就餐时间又没有人遵守了!”笔者呢,没有办法,只好再一次拿着《行政处罚单》走进餐厅。公司的同事们,还是很聪明的!11点22分,公司餐厅的玻璃门外面闪过了一双眼睛,快到笔者这裸眼5.0的视力水平都没有看清是谁!虽然没有看清是谁从餐厅玻璃门外闪过,但是笔者却听到了一句清晰的话语“领导在里面呢,不能进去!”听到这句话,笔者是哭笑不得啊!这帮可爱的同事,他们改变打法了,他们开始有预谋、有组织、有分工的看着笔者了。没有办法,只能接受这个现实。这,也许是企业的一种无奈,或者说,是企业的一种悲哀。
正因为这种现状和无奈,致使笔者在某一天,再次下楼去餐厅检查就餐时间落实情况的时候,突然有了一个这样的想法,既然笔者在餐厅就可以秩序井然,既然笔者在餐厅就没有人插队、加塞儿,那就去婚纱影楼做一个笔者的喷绘照片挂在餐厅墙上呗!咱多花点儿钱,咱做个大的,咱做个比真人还大的,花不了几个钱不就把监督就餐时间的问题解决了么!把笔者的喷绘照片挂在餐厅的墙上,就像年节时在门上贴门神一样,用笔者的照片把那些企图违反公司规章制度的“小鬼”吓跑,笔者,老刘,也当一次公司的“门神”!或者,笔者也可以当一次钟馗,发挥一下“捉鬼”的职能,把上次那位玻璃门外以迅雷不及掩耳之势闪过的仁兄逮出来。哈哈!多么有趣的一个想法啊!”
这只是一个故事,一个真实的故事,这不是神话传说,是一个实实在在的企业管理当中存在的问题,也正因为有了笔者亲身经历的故事,才有了笔者所提出的疑问——管理人员是钟馗还是门神?管理人员,钟馗以及门神的定义,笔者在本文的开头已经向大家做过介绍了,在此不再赘述。笔者说一千道一万,其实目的只有一个,应该如何解决当前企业当中存在的员工自觉程度不够,需要死看死守监督要求落实结果的实际问题。
多数人,大多数的人,都是自觉程度不够的,都是需要被监督的。但是,不能用管理人员的喷绘照片去监督啊!不能往公司门上贴门神去监督啊!不能请天师钟馗去监督啊!管理人员应该如何解决监督落实结果的要求,请听笔者下面的一些建议和观点。
笔者认为要解决管理工作当中的死看死守现象,首先要把拟订规章制度作为工作重点。规章制度的拟订要规范,要细致,要全面,要没有空子可钻,要明确奖励办法及罚则,要确定一项制度要求的开始和结束时间。为了使各位同行可以更加明晰的了解笔者所说的这第一个建议,笔者再给大家讲一个真实的故事。
作为公司的行政管理人员,笔者的工作内容之一就是拟订、完善公司的规章制度。按照公司的要求,某些行政岗位的工作人员,在产生加班时可以按照加班的工作时间折算存休,不计算加班费用。这是一个在笔者未到公司之前的规章制度,笔者就职于公司之后,说实在话,并没有发现此条规章制度有何不妥之处。但是在后来的某一天,问题自然而然的出现了,因为公司的某些员工发现这条规章制度有一个空子可钻。空子在哪里?空子就在规定了可以存休的同时,没有规定不可以必须先有存休然后才能休息。所以,某些聪明的同事就在自己有个人事情需要处理时,只和本部门的主管领导打个电话告诉一声说:“领导,我先休息了”,之后就心安理得的办自己的私事去了,待私事办完之后回到公司上班时,再在公司多呆上那么几个小时,报个加班把已经休过的时间补回来,这是一个多么有创意的做法啊!这是一位多么聪明的同事啊!古人云:“闭门常思自己过,闲谈莫论他人非”,在这个真实的故事发生之后,我不断的反思自己的行政管理工作做的是否完善,反思之后的结果就是——作为一名行政管理人员,必须在拟订规章制度时,力争做到尽善尽美,做到滴水不漏,做到没有空子可钻,不然,就会给一些聪明的人,一些别有用心的人造成可乘之机。
第二个关于解放行政管理人员自己,又不影响公司规章制度执行的建议就是充分授权。公司的高级管理人员,可以将行政处罚权授权给有责任心的,敢于坚持原则的,工作时间相对宽松的一般管理人员。在前面笔者所说的食堂事件出现之后,笔者在公司设置了一个“督导员”岗位,将公司一名老职工的工作内容定性为“公司督导”,同时授予该员工行政处罚权。这位公司的老同志在公司就职时间超过十年,对公司的了解程度比笔者还要全面,而且他本人性格刚直,处事公平,敢说敢管,敢于坚持原则,平时他的工作内容不是很多,工作的闲暇时间他经常自发主动的去公司餐厅帮忙,笔者认为他是替代其监督公司用餐管理规定的最佳人选,因此在要求他监督公司用餐管理规定的同时,赋予他行政处罚的权利,可以代替笔者对违反公司规定的人员直接进行处罚,此举公示之后,食堂再无违反规定的现象出现,而笔者本人,也因为找到了合适的“门神”来替代自己,而解放了自己的有效工作时间。
最后,就是要将监督检查工作定性为“常态管理”工作内容,在拟订好完善的规章制度,充分对合适人选授权的同时,要定期或不定期的抽查相关工作的落实情况,要通过抽查来促进监督检查工作的有效进行和落实。定期和不定期的抽查,可以使企图钻空子的聪明员工摸不着管理人员出现的时间、次数和规律,既然摸不到“天师钟馗”出现的时间、次数和规律,又害怕自己因为违规而被“天师钟馗”擒住,那就只有老老实实地遵守公司的各项规章制度和管理要求这一个选择了。这三项“组合拳”同时打出,管理人员就可以将“钟馗”以及“门神”的“神力”集于自己一身,就可以在解放自己有效工作时间的同时落实监督检查工作。
说了这么多,管理人员到底是“钟馗”还是“门神”呢?
笔者认为,管理人员即是“钟馗”又是“门神”。规章制度公示、之后,需要监督、检查规章制度所要求的落实结果时,管理人员是“门神”,要时刻从合适的角度去观察规章制度的执行情况,要“贴在”或“挂在”合适的地方发挥威慑作用。当有极个别聪明的员工违反了规章制度之后,或即使没有事实违反规章制度,但将要违反规章制度的苗头出现之后,管理人员必须发挥“钟馗”的作用,将这些有可能影响公司正常运营的“小鬼儿”抓出来,对他们按照“天条”进行严肃的处罚,以便于公司的运营工作正常开展。同时,通过这种奖励先进员工,处罚后进员工的行政管理手段,提高公司员工的工作积极性,规范公司员工的日常行为,提升公司的整体管理水平和标准。