电子化档案管理精选(九篇)
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第1篇：电子化档案管理范文
中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）03-0332-01
一、招投标业务电子档案管理当中存在的问题分析
传统的招投标业务档案管理以纸质为主，无论是保存还是借阅管理都存在着诸多不便，加之许多单位对档案管理工作的重视程度都不够，使相当数量的档案管理环境完全达不到要求，导致档案霉变、虫蛀甚至是丢失。目前，招投标档案管理主要存在以下几个方面的问题。第一，管理水平相对而言不高，如多为手工整理，随意堆放，导致借阅和查询都非常有困难；档案档号的编排不规范；档案管理的制度以及人员配备都不齐全。第二，档案量大和管理的力度不匹配，招投标大量进行，尤其是招标机构内更是大量囤积资料，使得档案管理成为严重的工作负担，长达十几年的保存期更是给相当数量的机构带来极大的管理负担。第三，完整性上达不到要求，归档的档案本应完整记录整个项目在招投标活动当中的记录，但是实际当中是很难做到完整的，尤其是在传统的模式下时，基本上是完全不可能将所有的文件都一并入库的。
二、招投标业务电子档案管理的必要性分析
传统档案工作当中以纸质文件为主要对象，在文件形成之后进行必要的立卷和归档，已经形成完整的工作流程、管理制度和工作方法，随着现代科学技术以及电子信息技术的飞速发展，电子档案管理成为档案管理急需适应和应用的一种新模式。在电子档案当中，除了传统纸质文件的保存以外，还会有海量的电子文档、照片以及视频等，纳入到档案管理范围之内，但是发展到目前为止，总体上仍然套用的传统档案管理模式。
电子档案是由招投标业务阶段所形成的全部电子文件所组成，记录的是全部业务工作的历史记录，包括文字和声像等，这样一些材料是后续的监督检查当中不可获取的资料，通过对档案资料的审查和了解，才能够最大程度地还原当时招投标的真实过程。电子档案依靠于计算机和网络技术，有很多优势，如能实现远距离的传输和海量储存、资源的高效共享、携带和查阅等，这些都是传统档案管理模式完全无法实现的。l展到目前为止，全国范围内都在进行电子招投标的推广和使用，电子化档案管理的实现也将开始成为体现招投标电子化水平的重要标志。
三、招投标业务电子档案的管理措施分析
1.规范保存年限
在招投标活动中，会涉及到较多方面的单位和人员，如招标单位、投标单位、招标单位、行业主管部门或者是政府服务部门以及监督机构等，招投标业务首先就是会形成较多的档案类文件，其次就是针对于同一内容往往所形成的资料和需要存档的文件也是不尽相同的，这就意味着，在实际管理工作当中是不可能将形成的所有文件全部都存档起来的。加之资料保存期方面的规定，更使招标单位或者是交易服务单位等交易量大的单位不可能将全部资料都保存起来，针对于此，在进行档案管理时要严格按照归档范围和保存年限来进行控制与保存管理。
2.电子档案的管理要点
电子化的管理方式对于档案管理工作而言是非常有利的，一是储存量大，二是查询快速简便，三是便于规范管理。但是在管理过程当中需要注意以下几点。第一，考虑到电子招投标业务当中的流程都是在网上进行，包括业务审批和备案、网上投标报名和网络投标、评委的抽取与开评中标等，在对电子档案进行管理时，有必要选择上述一些关键的节点来进行资料的整理与收集，同时保证资料文件的真实可靠性，这些都是非常重要的。第二，电子文件信息的储存于保护。电子档案的优势较多，但也并不是完全没有缺陷，首要的就是考虑到电子信息与载体可分离所导致的文件信息可能被盗窃、修改甚至是删除和销毁等。发展到目前为止，电子信息的保护措施已涉及到较多方面，如防火墙、数字印章、数据加密或者是存取权限的控制等，但是要保护电子信息不受损害仍然是一个任重道远的过程。第三，要考虑到归档后电子档案载体介质的寿命问题，需要对档案保存期未满而介质保存期将至的电子文件进行必要的复制和备份。
3.电子档案的文件识别问题
科学技术和网络技术的飞速发展使得无论是电脑软件还是电脑硬件技术都不断的提升和创新，而作为历史见证的电子档案很重要的一点就是要随时能够被调阅和识别，这一点对于招投标业务的电子档案而言是非常关键的，也可以认为就是招投标电子档案的特殊之处所在。电子档案的文件识别问题主要体现在两个方面，一方面是应用软件更新，导致低版本的文件无法兼容和被识别，另一方面是硬件和新的计算机配置不兼容，无法读取储存高达十年以上的软盘文件。
四、结语
电子化的招投标是必然的趋势，电子化档案管理也是电子化招投标不可或缺和忽视的组成部分，也就是档案管理学领域内需要拓展研究的部分。针对于此，建立完善的电子档案管理制度，对电子档案完整性、安全性和可用性的保障都是非常有效的，对于电子招投标业务的发展水平同样有着促进作用。
参考文献
[1] 程亮宏，黄玉英.浅议建设工程招投标电子档案的科学管理[J].宁夏党校学报，2009（3）：125-126.
第2篇：电子化档案管理范文
一、文书档案管理信息的电子化优点
1.使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。
2.提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。
3.电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。
4.信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。
二、文书档案管理信息的电子化缺点
1.档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。
2.网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。
3.电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。
4.文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。
三、解决措施
第3篇：电子化档案管理范文
〔关键词〕人员技术档案管理；电子化
〔中图分类号〕R197.3〔文献标识码〕A〔文章编号〕1002-2376（2016）03-0097-03
实验室专业人员技术档案是实验室的技术性档案资料的重要组成部分，专业人员技术档案包含了实验室人员的学历、工作经历、专业技能、所受培训、工作业绩、科研成果等各个方面，是实验室人员整体情况的最直观、最真实的综合体现。人员技术档案不仅反映了实验室人员个人的技术能力，也是一个实验室技术能力的体现。实验室建立完善、有效的专业人员技术档案，是对实验室认可准则规定的遵守，在实验室评审和认可机构对实验室能力认可的过程中是不可或缺的证明材料。同时，完善且便于查询的专业人员技术档案可以提高质量工作的管理效率，对质量管理体系的持续有效运行也发挥重要的作用。想要获得完善且便于查询的专业人员技术档案，加强专业人员自身对专业人员技术档案的认识，实验室应从以下方面着手。
1完善的制度
专业技术人员档案的管理不能仅仅依靠简单的收集，保证不遗失。还需要完善的制度，依靠专业的档案管理技术，建立档案管理的制度。专业技术人员的档案管理应设立归口部门，配有专职或兼职的人员负责，规定职责，建立人员技术档案管理制度和相关的程序文件或作业指导书，做到职责明确，有章可循。实验室的人员技术档案管理的归口部门一般为质量部或人力资源部，收集部门为科技管理相关部门、质量部和人力资源部等，实验室应在质量管理手册中明确各部门的职责，并配套编写相关的程序文件。特别是对专业人员技术档案本身如归档范围、留存期限以及保存要求等做出详尽的规定。
2完善的内容
CNAS-CL01:2006《检测和校准实验室能力认可准则》5.2.5条款：“实验室应保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验的记录，并包含授权和/或能力确认的日期。这些信息应易于获取。”根据文件要求，人员技术档案至少包含专业人员的教育背景（如学历、学位证明）、工作经历（如职称证明、证明专业技能和经验的记录或能力确认证明）、培训、考核证明资料、授权和资格确认以及取得的证书、技术水平证明材料等内容。
2.1教育背景
CNAS的各领域应用说明对专业人员的教育背景提出了相应的要求，表1以医疗器械检验实验室为例，列举了医疗器械检验领域涉及的应用说明中对专业人员的教育背景及工作经验要求。当然，实验室人员在工作中进行了继续教育，也应及时将继续教育的学历学位证书等证明材料归入专业技术人员的档案中。
2.2工作经历资料
实验室人员在进入实验室工作前具有其他工作背景，如果之前的工作经历与本实验室现有工作相关时，实验室在建立人员技术档案时应收取之前的证明资料，如工作履历、聘书、职称证书等。这些证明材料可以证明专业人员的相关工作时间，弥补教育背景的不足。在特殊岗位授权时，专业人员技术档案可以起到关键的查询作用。
2.3培训证明资料
实验室的专业技术人员在专业相关工作期间，为维持或增强技术能力，必须接受符合岗位要求的培训，获得相应的培训证书或者上岗证书。以医疗器械检验领域实验室为例，专业技术人员应取得的上岗证书，见表2。需要注意的是，很多培训证书是有有效期的，需要对人员资质进行维持。另外有一些内部培训，是没有证书的，证明材料为单位的培训记录表。
2.4授权和资格确认
本部分包含了专业人员上岗授权和持续授权的证明材料。CNAS-CL01：2006中5.2.5规定：“实验室管理者应对特定人员进行授权，”特定人员包括：样品管理人员、抽样人员、检测和校准人员、报告签发人员、特定设备操作人员以及提出意见和解释的人员等等。这些人员的授权文件也应保存在人员技术档案中。由于实验室人员工作经历的增加，实验室能力范围不断的扩充，专业技术人员的人才流通等因素，专业技术人员的授权能力也是每年都在变化中的，如何维护专业技术人员的授权与资格确认，是专业人员技术档案管理的一大难点。很多实验室采取建立专业技术人员的年度授权书的形式，虽符合CNAS对实验室评审的要求，但并不利于个人技术档案的查询，因此电子表1医疗器械检验实验室人员教育背景、工作经验要求分析化的授权书即成为了必要的补充手段。
2.5科研成果
实验室人员的科研成果如科研项目、标准编写、文章发表等也是专业技术人员的能力表达方式中不可或缺的部分。其证明材料也是最难收集的，需要依靠专业人员本身的意识和实验室各个相关部门的配合。
3有效的实施
目前，专业人员技术档案收集的渠道主要分为实时收集和集中收集两种方式。实时收集指个人日常取得的有关专业技术证明和业绩成果材料，如学历证书、资格证书、论文、专著、科研及培训教育形成的材料等，及时收集。这需要技术档案管理人员的细心与耐心。集中收集指集中在年终考核后一次性收集。这需要部门间的配合。经过多年的摸索，很多实验室都建立了自己的收集模式。以我实验室为例，专业人员入职后，人力资源部即会将人员的教育背景资料、工作相关资料转到质量部进行预建档，待专业人员完成室内考核转正后，正式建立该人员的技术档案，并集中收集该人员自入职到转正期间的培训、能力授权等相关资料归入专业技术人员档案中。然后转入实时收集的模式，随时根据人员情况更新完善人员技术档案。在建立和收集过程引入人员技术档案的电子化管理，将技术档案编写电子目录并将证明材料电子化作为附件上传，方便统筹规划专业人员的继续教育、职业发展规划，专业技术人员也可以实时掌握自身的技术档案情况。专业技术人员离职后，人员技术档案转回人力资源部与人事档案合并归档。当然，每个实验室的实际情况不一样，只要保证可以收集到技术人员完整的技术相关证明资料的运转模式都是可以被接收的。
4存在的问题
专业技术人员对技术档案认识不足。专业人员技术档案是一个不断变化的有机体，它伴随着专业技术人员的职称晋升、绩效成果、培训教育、科研及、年度考核等个人工作能力及业务水平的整个过程，不断产生的证明材料，在这些证明材料不断补充的过程中，包含了该专业人员的多方面多层次的发展。长期以来，部分专业技术人员对技术档案认识不足，档案意识比较薄弱，将个人的技术材料自己保留，不提交归档，致使档案收集归档欠缺完整性或造成遗失。给个人查询以及单位统筹职工能力发展带来了困难。档案管理人员专业知识薄弱。档案管理的工作是一项专业性和技术性很强的工作，但很多单位专业技术人员档案的管理人员为兼职，没有经过档案专业正规培训，专业知识薄弱，档案管理经验不足，很难专心钻研档案管理的相关知识，简单的将档案管理工作等同于保管材料，只有人员职称晋升、评优等需要才查查资料，认为只要档案不遗失就可以了，这势必会造成档案资料收集不齐全、分类不规范的弊端。档案的查询。专业人员技术档案的保存一般为按入职顺序，每人一档，档案中按材料的自然顺序收录进档案。以前的查询仅能依靠翻阅纸质档案，但这个方法有很多弊端，如查询不方便，仅能够纵向查询一个人的档案，不能够横向查询单位整体的人员档案情况，还有纸质档案常常翻阅会增加破损、遗失率。
5解决问题的对策与方法
第4篇：电子化档案管理范文
关键词：事业单位；人事；档案管理；电子化建设
档案管理工作属于企业及事业单位工作之中十分重要的组成部分，其中，人事档案记录了人才流动情况，记录人员工作履历，学业以及和人才相关的内容，这些信息对于事业单位进行人事调动，以及员工职位升迁工作都有重要意义。因此，本文从档案管理的角度，分析档案管理工作存在的问题，并且在此基础上探索未来的事业单位进行人事档案管理电子化建设有效路径。
一、事业单位中人事档案管理存在的问题
(一)档案管理电子化程度低
档案的电子化管理不仅能够简化档案保管工作的流程，还能够提高档案管理工作的工作质量，但是现阶段大部分行政事业单位并没有实现人事档案的电子化管理，这类问题主要集中表现在档案管理软件以及硬件设施较为落后上。人事档案的电子化管理工作不仅需要事业单位相关领导的足够重视，还需要事业单位其他部门的主动配合以及相关软硬件配套设施的支持，只有获得相应的设施以及人员的配合支持，档案电子化管理工作才能够顺利开展。但是目前很多行政事业单位缺乏对档案电子化管理工作的足够重视，与此同时对于档案管理的建设工作也缺乏足够的人员和资金支持，另外，事业单位并没有针对档案电子化管理建设工作建立独立的部门管理体系，用于档案建设的资金无法支持正常的建设工作，即便是有足够的资金支持，许多事业单位并没有将资金的使用效率发挥到最大，这些问题都在一定程度上限制了电子化档案工作的建设发展效果。
(二)档案电子化管理工作人员不足
任何集体要想实现长久的发展都离不开相关人才的支持，同样事业单位要想提高电子档案管理效率，建立电子化档案管理工作体系就必须要有足够的人员配备。目前，在很多事业单位内部不仅缺少对档案电子化工作的资金支持更缺少相关的专业人才储备，缺乏具备理论和实践经验的专业档案管理人才。现阶段很多事业单位内部负责档案管理工作的人员年龄普遍偏大，创新能力和接受新事物的能力明显不足，甚至在一些事业单位中并没有专门的档案管理部门，主要由人力资源部门负责相关的档案管理工作，由于人力资源管工作者往往缺乏专业的档案管理知识，更缺乏专业的档案管理培训经验，在档案管理工作上认识不足，这样无疑降低了档案管理工作的工作效率和质量。因此，档案管理人才的缺乏已经成为制约事业单位档案电子化管理工作的关键因素。
(三)档案资源开发与利用不足
随着互联网信息技术的不断发展，电子化管理工作涉及的范围也越来越广泛。在事业单位的档案管理工作中，档案工作者需要拥有一定的权限并且对单位内部员工的相关资料信息有一定的了解，基于这样的需求导向，档案管理工作的流动性需求也随之明显提升。现阶段要想破解档案管理工作的流动性需求就必须要加快推进档案管理电子化建设工作，以此提高对档案资源的利用效率。然而根据目前事业单位发展的普遍情况来看，在电子化建设过程中往往会出现难以满足档案管理工作流动性需求的问题，档案资源共享程度不足，整体利用效率低下，因此档案管理工作质量必然提高，促使档案资源的共享程度不断提高，促进档案管理的发展。
二、事业单位人事档案管理的电子化建设
事业单位在人事档案管理的过程中，需要注重电子化的建设，电子化能够大大提高档案管理的效率，降低人力物力以及资金的投入，在保证档案管理质量的基础上，能够有效的提高档案管理效率，以下从三个方面进行了分析：
(一)提高档案管理系统电子化建设速度
事业单位要想加快档案管理的建设工作就必须要提高对档案管理系统的重视，对此单位内部必须要提供足够的资金和人力支持，了解当前档案管理工作的主要建设方向，重视档案管理工作的针对性和具体性建设内容。事业单位要在充分调查研究的基础上，加快档案管理系统的智能化和先进化建设，提高系统和档案管理工作的融合度。另外事业单位还要对档案管理系统进行加密处理，防止人员信息的泄露。
(二)重视档案管理工作的软硬件建设
为了确保档案管理工作的可持续发展，事业单位必须要重视档案管理的软硬件设施建设，加强对电子化管理工作的宣传力度，获取单位内部各方人员对软硬件设施建设的支持，提高档案管理电子化设备的配备水平。同时，单位内部还要安排专门的机构和人员负责相关的档案管理工作，推动档案管理部门的层次化以及细致化建设，规范案管理工作流程，确保单位用于档案管理建设工作的资金能够用在实处，发挥其应有价值，从整体上提高档案管理工作的实力。
(三)引进档案管理电子化专业人才
根据目前事业单位档案管理工作存在的主要问题，吸收和培养专业的档案管理人才已经成为目前提高档案管理工作质量的重要手段之一。对此事业单位内部要建立完善的人才培养机制，对档案管理人员进行定期和不定期的培训，还要建立相应的考核制度，考查其相关的专业知识和实践技能。另外事业单位还可以通过人才引进的方式，提高单位档案管理工作者的整体素质，推进档案管理工作的快速发展。
三、结语
综上所述，在事业单位的人事档案管理之中存在诸多问题，主要包括档案管理电子化程度低、档案电子化管理工作人员不足、档案资源开发与利用不足。因此，应当提高档案管理系统电子化建设速度、重视档案管理工作的软硬件建设以及引进档案管理电子化专业人才。
参考文献：
[1]蒋荣蓉.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2013(19):182.
[2]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地,2014(S1):131-133.
[3]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014(3):86-87.
[4]王静.浅谈做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2014(17):81-82.
第5篇：电子化档案管理范文
一、档案信息电子化的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
二、档案信息电子化的现状
1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3、档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、推行档案电子化管理的几点建议
当今世界已步入信息化的时代，档案工作也必然要进入数字化发展阶段，以数字化采集技术为手段，以档案业务管理系统为依托，向档案电子化管理发展将是必然趋势。要加强档案的电子化管理，首先要提高认识，增强做好电子档案管理的责任感和紧迫感，站在历史文献的高度看待电子档案管理的现实意义，借鉴正式文件管理的方式和方法，全面提高电子档案管理的质量和效果。
1、积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍，如计算机专业人才，对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大教育投入，对与档案管理工作有关人员，进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训，使他们掌握电子档案管理的基本知识技能，解决电子档案管理人才缺乏的现状。
2、及时做好硬件设备的更新维护。由于计算机不断地升级、更新、换代，对所有的电子档案来讲，它在形成时所依赖的技术，往往是已经过时的技术，这是科技进步所带来的必然结果。因此，电子档案也要不断地“迁移”、“复制”，以适应新的“生存环境”而不被“淘汰”。同时，还必须对其所依赖的技术及数据结构和相关定义参数等加以保存，或采用其它方法和技术力加以转换，防止新技术不能处理旧问题情况的发生。
3、建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度，统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容，定期整理、分类归档、专人负责、妥善保管，避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散，确保历史档案资料的完整。
第6篇：电子化档案管理范文
【关键词】档案信息电子化安全管理
1 档案信息电子化安全管理的现状
1.1 档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化安全管理的进程。
1.2 在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
1.3 标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
1.4 档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化安全管理了。
2 档案信息电子化安全管理的发展趋势
办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化安全管理是档案利用工作发展的必然趋势。
3 档案信息电子化安全管理的益处
所谓档案信息电子化安全管理，就是以馆 室藏档案资料 纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
3.1 可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆 室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。
3.2 缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题―选材―编辑―出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化安全管理，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3 档案信息电子化安全管理，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
3.4 档案信息电子化安全管理，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。
3.5 档案信息电子化安全管理，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的变化和要求，使现在的劳动电子化，为将来“信息高速公路”中有一束档案信息打下基础。
4 档案信息电子化安全管理的拓展服务领域
4.1 信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。
第7篇：电子化档案管理范文
地名档案是指在地名管理工作中形成的记载各个地理实体的标准名称及与其相关的图文声影像等信息材料。它是国家民政系统的一种专门档案，也是国家档案的重要组成部分。地名档案以地名调查、编研、科学研究、开发利用等为主要内容，从不同角度以不同形式直接而全面地记载了地名的社会现象、语言现象、历史现象、地理现象以及地名的空间分布情况等。
随着社会经济的发展，办公自动化水平的不断提高以及电子信息化产品的不断增多，社会上出现了大量的电子化地名档案信息资料。地名档案电子化建设不仅是信息时展的客观要求，也是地名档案信息化管理工作的必然选择。地名档案电子化管理主要是采用网络、计算机、信息技术手段，以地名档案资源为管理对象，运用档案管理学最新理论，开展地名档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。收集环节主要是将纸质资料和电子资料统一制作目录，核对后归档。整理环节是依托计算机信息网络，标明柜号、编号、序列号等档案电子信息，通过建立数据库信息系统，实现图形化管理。保管环节主要是采用常规保存，在搬运、移送资料时，做好电子信息登记、备注，以便日后跟踪查询。开发和利用应属同一环节，根据实际应用开发。
地名档案电子化管理打破了传统的实体档案管理模式，通过扫描、压缩、转化、传输等技术手段转换成数字文件、图片、音像及图形等的数字化信息，并充分利用数字识别和分级存储等高科技手段将有关电子档案信息存储在光盘、磁带、数据库等各种大容量存储介质上，同时可将有关数字地名信息到局域网、国际互联网等传播媒介上，满足广大使用者通过各种便捷的查询手段快速检索和应用到所需要的地名电子档案资料，从而实现地名档案信息电子化的管理与应用。地名档案电子化的管理不仅打破了利用上的时间、空间限制，而且能够通过网络使地名档案信息进行异地传输和利用，最大限度地实现地名档案资源的共享，还便于通过计算机进行快速检索与利用，促进各种高科技技术在地名档案管理中的应用，进而推动地名档案信息资源的综合开发利用。地名档案电子化可以充分发挥网络的作用，使地名档案网站成为档案宣传和档案信息服务的社会窗口，通过不断丰富地名档案网站的内容，为社会各界提供网上搜索和利用服务，进一步发挥地名档案信息资源服务社会的作用。
二、地名档案电子化管理的要点
1.电子地名档案信息的采集
现有地名档案多半是纸质档案，占用储存空间大、纸张易受潮老化、不便长久保存，为了提高地名档案的存储和管理效率，地名档案采用电子化管理是适应网络时展的要求。电子地名档案信息主要有三种来源：传统档案的电子化、从业务部门接受的电子文件和网络上具有档案价值的相关信息资源等。地名档案工作者应与城建部门建立密切友好的合作关系，及时了解城市总体规划，做好记载和信息采集工作。信息数据包括文本、图形、图像、影像、声音等形式文件，主要记载地名名称、汉语拼音、来历、变革、具体方位、行政辖属、功能、历史事件等信息。对地名档案进行电子化时，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术。电子档案管理部门应和信息形成者签订协议，对移交信息的格式、范围等作出规定。
2.电子地名档案信息的处理
地名档案的管理具有动态性，随着城市化和现代化建设的发展，不断出现新的地名信息，同时一些地名也在不断的消失，地名档案管理工作人员需要随时更新地名档案内容，并对这些内容的真实性、完整性进行鉴定与保存。地名档案管理工作人员在处理消失的地名时，应将其档案从行政区域地名类别中列出，作为历史地名单独存放，以备查考，对于原存放档案的位置及编号，可以用新地名编号来补充。对那些更新的地名应将其原档案材料与新的地名材料一起归档，并在备注表上写明更名原因与时间，这样便于查找和利用。
3.电子地名档案信息的查询
地名档案管理电子化的核心是应用计算机，对地名档案进行组卷、编目、分类，代替部分手工管理的程序。电子地名档案具有多种查询途径、强大的检索功能，能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化;能根据用户需要设置检索类别，如目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等;能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理。
4.电子地名档案信息的
电子地名档案信息的是面向有针对性需求的服务对象。电子地名档案管理部门可以通过多种方式进行信息，包括：对各立档单位及相关业务部门提供文件传输、检索和利用等;对大众用户提供网上查询和搜索等。
5.电子地名档案信息的安全
随着现代化的发展，电子地名档案信息的载体种类越来越多，这就对档案的安全保护措施提出了较高的要求。电子地名档案信息的安全包括硬、软件系统的安全，网络安全，信息安全和用户利用的安全等。运用现代科学技术成果对电子档案信息进行预防性和治理性安全保护是一种有效的措施，在有限的权限范围内读取和下载电子地名档案，保证档案信息不被滥用。
6.电子地名档案信息的保存
传统地名档案的基本功能是收集具有保存利用价值的档案，存储、开发并提供利用。在传统环境下，纸质地名档案的长久保存并不是档案管理工作人员面临的最突出的问题。而在电子环境下，地名档案信息对于硬软件的存储媒介具有极大的依赖性，但在高科技技术快速发展的当今社会，硬软件更新换代的速度又非常快，常出现当前的硬软件无法读取之前的电子信息;另外，硬软件之间又存在着一定程度上的不兼容技术问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此，电子地名档案信息的长久保存成了电子地名档案管理工作人员面临的一个突出的问题。
三、地名档案电子化管理的发展趋势
1.电子地名档案的归档系统建设与管理
利用先进的科学技术研究成果，收集地名数据库信息，通过信息系统建设，将电子地名文件在网络中进行传输、整理、归档与提取运用，从而实现电子地名资源与多媒体的链接，信息的共享。地名档案管理部门可根据实际需要公开必要的地名信息，集中向社会提供利用，运用用户身份认证、电子签名等技术手段，保障电子地名信息的真实性、完整性和长期可用性。
2.电子地名档案统一的管理与服务平台建设
电子地名档案的标准化和规范化是相辅相成的两个方面，设计一套统一的电子地名档案管理标准，包括电子地名档案形成的标准、电子地名档案存储与归档的标准以及电子地名档案利用的标准等，从而增强电子地名档案服务平台的管理能力，提高网络化服务的能力， 提高服务管理的现代化水平。
3.电子地名档案资源规范使用的标准化建设
地名档案管理部门有责任有义务整合辖区内的地名资源，根据《地名信息分类编码》、《地名信息基本术语》等标准，结合当地地名管理的规范，利用多种形式通过多种渠道向社会广大群众宣传地名使用规范，面向社会提供集中的咨询和查询服务。
4.电子地名档案的编研和信息资源的开发利用能力建设
大量地名档案的电子化处理和管理信息系统功能的完善，为电子地名档案的编研创造了良好条件。充分利用搜索引擎技术，可以有效建立与主题、内容关联的信息聚合，这将大幅提高电子地名档案的可用性;通过深度数据统计分析，能够从电子地名档案中提取出大量有价值的信息资源。
5.电子地名档案信息服务网络建设
第8篇：电子化档案管理范文
1 电子档案管理的作用
电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。
1.1 管理电子化
在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。
1.2 资源扩展智能化
往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。
2 从操作内容分析电子档案管理的优势
2.1 真实性
相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。
2.2 操作性
传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。
3 从操作环节分析电子档案管理的优势
3.1 鉴别整理
传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。
3.2 存贮
传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。
4 信息技术在电子档案管理中的改进
4.1 提高电子档案信息的安全性
将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。
4.2 提高档案信息电子化的覆盖率
目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。
第9篇：电子化档案管理范文
关键词：文书档案；管理；电子信息化
电子信息化管理是指借助计算机设备及其软件系统对电子文件进行管理。通过将不同类型的文书档案存储于数据库，赋予不同人员查阅权限，建立基于电子信息化管理系统的文书档案自动收集、记录和存储的管理系统，可为文书档案信息查询提供可靠保障。与传统的纸质文书档案管理模式相比，文书档案电子信息化管理不受时空限制，存储所需空间更小，有利于提高管理效率，降低管理成本。近年来，随着OA办公系统的日益普及，电子信息化管理发展迅速，文书档案管理模式发生了很大变革。通过探索新思路、树立新理念、掌握新方法，有利于进一步提升文书档案电子信息化管理的能力和水平，促进新时代文书档案管理体系更加完善、科学。
1文书档案电子信息化管理的意义
1.1管理效率显著提升。文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术，以及数据库管理平台，实现文书档案生成、归档、管理的自动化，相较于传统的纸质档案管理模式，文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作，在档案信息化管理系统中进行即可，极大地提升了文书档案管理的效率和效果。1.2信息共享越发便捷。文书档案电子信息化管理，基于计算机信息系统及设备，对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化，随着网络信息技术的应用，电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅，且可以通过计算机网络技术的应用，实现文书档案管理系统间的互联互通，突破了文书档案管理的时空界限，实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。1.3电子文件保存稳定。纸质文书档案管理受高温、高湿、氧化剂等外部环境影响，保存寿命难以与电子文件模式下的电子文件管理相比。随着电子信息技术的换代更新升级，在存储、读取电子文件信息时，可根据系统兼容要求和光盘、磁盘、U盘等不同电子载体特点，实现电子信息的实时存储、传输和读取，具有较强的安全稳定性。1.4文件传递速度更快传统管理模式下，文书档案的传递速度主要依靠邮政系统、机要邮寄等形式，文件传输受距离长短影响较大，给档案存档、检索以及利用等造成极大不便。随着计算机信息网络技术的应用，文书档案电子信息化管理可借助网络渠道，利用网络技术进行传输，极大地提升了文书档案传递的效率。
2文书档案电子信息化管理的原则
随着计算机信息网络技术在办公系统中的深入运用，文书档案管理的方法、范围以及手段均发生了很大变化，也深刻地影响着文书档案管理的形态。为使文书档案电子信息化管理更好地适应社会发展现状及要求，应坚持三个原则。2.1规范性。所谓规范性，是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、收集、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关规定，从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件收集、整理标准等方面，建立规范、相对固定的管理模式，确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。2.2效益性。在社会主义市场经济条件下，应把握效益性原则，即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状，积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求，始终坚持效益优先的原则，更好地将新的管理模式和管理机制运用于文书档案管理中，求效益，重服务，更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。2.3安全性。电子信息化管理模式下，文书档案管理所面临的形式和要求均出现了巨大变化，安全性成为文书档案信息化建设必不可少的考量因素。应根据文书档案载体、形态等发生的这种变化，采取切实有效措施，确保电子档案信息的安全、保密。一方面，电子文件主要是由计算机等电子设备形成，并且随着电子设备系统的更新升级，电子文件的存储环境发生深刻变化，电子文件管理要积极适应这一变化，确保电子文书档案长期可用。另一方面，应确保电子文书档案管理网络软件系统的安全性。电子文书档案通过办公OA等软件系统行文、收集、管理和归档，应防止网络环境下的黑客、病毒等构成的电子文书档案管理系统的安全威胁，积极构建新的档案安全存储、管理和利用网络平台，强化安全防护措施，确保电子文书档案安全。
3文书档案电子信息化管理存在的主要问题
3.1管理体系不够完善。随着办公OA系统等电子信息化管理系统在日常办公中的普及，电子文书“双轨制”管理模式逐渐朝着“单轨制”转变，但从实际应用来看，文书档案管理系统与办公系统应用管理不够完善，相关的电子文书档案收集、存储、鉴定、利用，以及管理等方面的体系还不够完善。3.2管理媒介不够全面。电子信息化系统在后期的运行过程中，无论是软件系统还是硬件设备均需要长期进行同步升级、改造，尤其是随着大数据、云计算、云存储技术的应用，电子信息技术系统所管理的文书档案及所要处理的对象不同、要求不同，无论是存储媒介还是利用媒介等都有待进一步完善。3.3管理系统衔接不畅。文书档案电子信息化管理系统衔接不畅：一是人员衔接不畅，表现在文书起草、管理者与档案管理者缺乏必要的沟通，归档文书常常不符合归档标准和要求；二是办公系统与档案管理系统之间衔接不畅，电子文书难以直接实现存储和归档。3.4管理路径不够适配。电子信息技术应用于文书档案管理，能够实现不同密级文书档案的即时识别、即时存储，但从当前电子信息化管理现状来看，电子信息技术还不具备这一功能，还需要档案工作者进行识别，文书档案信息分辨还存在精准性不高等问题。
4文书档案电子信息化管理的措施
4.1不断完善管理体系。文书档案电子信息化管理体系的完善应从三个方面入手。4.1.1完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规，结合文书档案管理实际，建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。4.1.2完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要，为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。4.1.3完善系统结构。根据办公OA系统应用实际，建立与办公OA系统相适配的档案管理接口，保证系统功能的可扩展性，满足后期电子文书档案信息化升级的实际需要。4.2及时升级管理媒介。文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介，应根据文书档案信息化管理实际需要，及时做好媒介系统升级。一方面，做好文书档案数据库升级管理。可选用SQLServer架构建设不同保密等级的数据库，并对其进行编号，实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面，升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多，不同文书档案类型查询频率、程序不同，可将虚拟服务器与物理服务器相结合，其中，虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息，而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外，积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用，提升文书档案电子信息化管理效率。4.3确保管理系统衔接。管理系统的衔接主要包括两个方面：一是人的衔接。机关企事业单位档案工作者应增强工作的主动性，提前介入，建立基于文书全生命周期质量管理，与文书起草等部门做好对接，提升文书档案质量。二是系统衔接。积极构建基于办公OA系统与档案管理系统相衔接、畅通的档案管理体制机制，使文书处理部门利用现代办公系统和办公软件时，充分了解和遵守档案管理规章制度，严格按照电子信息系统的设置和要求，做好文书档案电子化收集、存储、查询和利用等项工作。4.4做好管理路径适配。从文书档案电子信息系统的运行模式、档案人员的业务素养等方面，确保文书档案电子信息化管理路径的适配性。一方面，从事文书处理工作人员应熟练掌握电子信息系统的操作流程、方法，确保严格按照系统要求管理文书档案，相关参数规范、科学。另一方面，档案从业者以及文书管理者应掌握一定的计算机信息技术、档案理论知识和公文办理常识等，提升自身综合业务素养。
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