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(一)有利于医院档案管理的规范化、制度化、科学化
目前,医院人事档案的管理仍然以纸质存档为主,由于档案室空间有限,加之档案数量庞大,导致医院档案的整理、更新工作开展十分不便。而且由于档案表格填写内容缺乏制度规范,导致不同医院填写的档案资料不同,增加了医院档案实施规范化管理的难度。现代信息技术的应用给医院人事档案管理升级带来新思路,对于减少档案占用空间,实现档案管理的规范化、制度化、科学化极为有利。
(二)有利于医院人力资源的合理配置
人事档案是记载个人经历、德才水平、品德作风、工作表现、奖惩情况、历史背景及其经历等的重要文件。大多数医院仅将人事档案作为人力入职的凭证,忽视了人事档案在人力资源配置方面的作用。实现医院人事档案的管理信息化,有利于医院人力个人档案信息的动态更新,有利于医院人力资源的合理配置及考评机制的不断完善。
(三)有助于改善档案的管理方式
传统的纸质档案管理不仅占用大量的空间,而且在档案的归档、整理、更新、查阅等方面都存在很大难度,加之纸质档案容易破损,日常维护工作较为繁琐。实现人事档案的信息化管理,不仅可以节省空间,而且可以大大提高医院人事档案的记录和检索效率。只要借助于电脑软件就可以实现档案信息的更新和查找,省去了以往重新填写、誊抄表格的一系列繁琐程序,改善了医院人事档案的管理方式。
二、医院人事档案管理信息化建设的风险
目前,医院人事档案信息化管理仍处于初级阶段,在技术处理、专业人员配备等方面还存在一些难题,尤其医院人事档案涉及个人隐私,如何确保医院人事档案在信息化的过程中不受到非法侵害,是医院人事档案管理信息化建设中的重点和难点。为此,要全面了解医院人事档案信息化管理的各种风险,具体如下:
(一)档案管理系统的安全风险
医院人事档案信息化管理固然方便快捷,但是档案管理系统的安全风险不容忽视。由于医院人事档案信息化管理建设处于初级阶段,尚未开发专门的档案管理系统软件,多是借用现成的系统软件经过改良后进行档案信息处理,档案尚未实现全部信息化,先进的加密技术、访问控制技术、防火墙技术尚未应用,导致档案管理系统容易受到计算机病毒、恶意软件、黑客等的袭击,档案管理系统一旦瘫痪所造成的损失将是不可估量的,所以,充分认识档案管理信息化建设中存在的安全风险,并加以防范乃当务之急。
(二)档案信息化管理中的人为风险
有些单位对于档案管理重视不够,在人员配置方面不足,经常调用护士充当临时档案管理人员。但在档案信息化管理建设过程中,任务繁重,临时调用的档案管理人员由于业务水平不高,导致档案在信息化处理过程中内容不完善、遗漏、错误的现象频频发生,影响了档案信息化管理升级的步伐。另外,一些档案管理人员,利用职务之便,在档案信息化的过程中,进行信息造假,谋取私利,增加了档案信息化管理中的人为风险。
(三)档案信息化管理的技术风险
医院人事档案的信息化管理不是简单的将纸质的人事档案资料电子化,而是在人事档案规范化、标准化、电子化的基础上,运用先进的数据仓库技术、数据挖掘技术,建立分层档案资源中心,进而对数据进行相关分析,为各部门提供有价值的数据报告。而现在医院人事档案的信息化管理仅仅处于档案资料的电子化和简单统计阶段,档案管理人员在技术处理方面缺乏经验,甚至不知道如何进行档案数据的信息化处理,在数据处理技术的选择和应用上还存在一定难度,同时也增加了操作风险。
三、应对医院人事档案信息化管理风险的有效策略
针对医院人事档案信息化管理建设中存在的风险,可采取如下措施:
(一)树立医院人事档案的现代化管理理念,健全档案管理系统
医院管理人员首先要明确医院人事档案信息化管理的重要性,树立现代化的管理理念,同时明确医院人事档案管理信息化是医改的必经之路。其次,投入必要的人力、物力,健全档案管理系统,引入加密技术、防火墙技术、访问控制技术等,将档案管理系统遭受计算机病毒、恶意软件、黑客等袭击的可能性降到最低。最后,提高档案管理人员的安全防范意识,定期进行软件系统升级及病毒的查杀,提高医院人事档案信息化管理的安全性。
(二)加强医院人事档案管理人员培训,减少档案管理人为风险
医院人事档案管理信息化的过程中任务繁重,需要大量的人力支持,但原有的档案管理人员由于年龄、学历等原因,在档案信息化建设工作中有些力不从心。因此,可通过开展培训、参加讲座、业余学习等方式,积极组织职工学习《档案法》及人事档案升级工作一系列文件精神等,提高档案管理人员的信息化管理能力。同时,增强档案管理人员的职业责任感,在档案信息化过程中,务必保证人事档案信息的真实性和完整性,有效抵制各种非法利益贿赂,减少档案管理的人为风险。
一、医院档案管理信息化建设的重要性
(一)有利于保证医院档案信息化管理的医疗工作。在对医院的研究过程中发现医院在发展的过程中,医院内部的信息档案对医院的发展起到非常重要的作用,这就需要对医院的信息档案进行合理的管理。而且对医院的整体结构来说,最主要的任务就是医院内部的医疗服务,这就需要对医院内部的医疗服务进行一个合理的档案归纳,这样在患者进行治疗的过程中能够有充分的档案对自身的身体状况进行阐述。但是传统的档案管理模式对这些档案并不能做到良好的管理,因此这就需要在原有的基础上进行有效的创新,只有这样才能真正的实现患者对档案的查询能够做到及时和迅速。另外实行医院档案管理的信息化不仅能使得患者对自身的病情有一个全面的了解,还能为医生在对患者进行治疗的过程中提供可靠的依据,进一步实现在对者进行顺利治疗的过程中,提高对医院内部信息档案的管理。
(二)有利于促进医院内部管理工作的开展。对医院实施现代信息化的管理,不仅能对档案进行管理,还可以对医院内部的工作人员有一个有效的管理。开展信息化档案管理对提高医院内部工作人员的思想道德素质起到非常重要的作用,而且在进行信息化管理的条件下建立医院内部员工的奖惩制度对医院的发展起到不可忽视的作用。
二、医院档案管理信息化建设过程中存在的问题
尽管这种信息化管理在医院的发展过程中发挥非常重要的作用,但是并不能说明这种信息化管理就完全不存在弊端。在研究过程中发现这种信息化管理模式在医院的发展过程中还存在一些问题,在这里笔者就对医院档案管理信息化建设过程中存在的问题进行详细的说明。
(一)医院基础设施不到位。尽管现在已经有部分医院开始实行信息化管理,但是在技术和设施上面还有很大的缺失,而且医院对信息化管理的重视程度并不是很高,这些问题都会导致现在医院内部信息化管理不能得到良好的发展。在对信息化去管理的过程中大多数都需要使用计算机,这是因为只有通过计算机才能对相应的数据进行有效的处理。但是目前医院内部对计算机的应用还存在一些问题,这就会降低医院工作人员对医院档案处理和归纳的速率。
(二)管理制度不够规范、管理范围不够明确。由于医院的档案信息化管理还存在着建设体制不完善、分工职责不明确、构建机制不健全的情况,进而不能很好的对档案信息进行统一管理,导致相关的档案信息法律规范不够完善。另外,信息安全技术不具有管理性、技术性以及业务性的特点,导致其信息化管理技术以及制度不够完善。
三、加强医院档案管理信息化建设的有效措施
简单来说,也就是对档案信息进行分类、排序、编目、检索以及归档保存的各个环节中,通过运用先进的信息化技术,方便对其进行应用和查询,并将以往的纸质管理方式转变为电子管理方式。
(一)加大医院档案软件与硬件设施的建设力度。目前,在我国的大多数医院中,其档案资料主要运用纸质和照片两种形式。这两种形式受到通风因素、温度因素以及防火因素等因素的影响,会给医院的档案管理库房带来不利的影响。另外,考虑到档案存储的空间比较大,不能有效地将档案的指标进行永久保存。因此,在对档案信息化进行建设时,建设软件和硬件设施是十分有必要的。其中,硬件设施指的是计算机设备、多媒体技术设备、录入系统以及存储设备等,例如复印机、照相机以及扫描仪等;软件设施指的是档案的管理软件以及文件,例如建设的档案查询系统、数据库软件、信息安全软件以及计算机操作系统软件等。
(二)保证档案管理的数字化建设。虽然大多数医院已经有十多年的发展历史,但是其还是运用纸质的形式对档案进行管理。因此,为了实现档案管理的信息化,首先,医院通过运用数字化的方式制定相关的文件规范,将其保存为电子文档;其次,对于已经保存过的医院档案管理资料来说,对其进行重新录入工作,有效的保证档案管理实现数字化。由于大多数医院没有很好地意识到档案管理工作的重要性,进而导致医院的档案管理人员比较缺乏。档案管理人员主要以兼职类型为主,专业性不强。因此,加强对医院档案管理人员的信息化培训工作是十分有必要的。
[关键词] 人事档案; 人事管理体系; 信息化
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)012- 0089- 02
近年来,随着医疗卫生事业单位人事制度改革和医疗体制改革的不断推进,医院的管理更加科学和规范。而人事档案管理作为医院重要的信息资源,是医院所有工作人员的经历和社会实践的重要记载,是非常重要的人事信息资源。利用电子信息化手段来实现人事档案管理的改革,对于优化人事档案管理,更好地为人事管理服务来说,非常必要。
1 信息化人事档案管理的优缺点
传统的人事档案管理存在着很多漏洞,譬如管理方式陈旧,缺乏系统管理,人事档案随意放置,缺乏保密性,容易丢失;档案管理人员缺乏主动性,档案管理意识薄弱,档案更新不及时或档案文件填写随意或不完整。这些都制约着人事档案管理在现代社会高速发展下高效的为医院服务。
人事档案信息化,通过网络可以实现资料信息共享,利于医院各部门在人事方面的协作,合理利用人才,实现人事档案的高效利用,体现人事档案的价值,更利于医院的人事管理。电子化的人事档案存储在电脑里,在进行添加或修改时,只需要简单地搜索一下关键词就可以新建或打开某个员工的所有资料,相比纸质档案更快捷方便,且能够在最快的时间里,实现人事档案的更新。另外,人事档案管理系统内包含的资料相比纸质资料来说更加完整,不容易缺失,也更安全,纸质文档如果管理不善很容易被人翻阅,而电子文档在电子计算机安全机制之下,只有拥有管理权限和查阅权限的人才能看到人事信息。另外,可以实现人事档案的备份,当电脑故障了也不会丢失信息,而纸质文档一般只有一份。
电子信息化对于人事档案管理也有不足之处,由于电子计算机文档的信息修改时可以不留痕迹,资料的真实性往往成为人们担忧的焦点;电子文档的高效率,带来的是一份很小的文档就能包含很多信息,倘若档案管理系统出现安全隐患,将会给人事信息带来灾难,所以系统的安全性,一直是困扰档案管理信息化的一个问题;电子文档的可靠性不高,人们长期也来对于电脑信息的可更改和不稳定根深蒂固,所以电子文档的信息往往会被认为是虚假的,或不能作为凭据[1]。
2 构建高效的人事档案管理系统的措施
人事档案管理的信息化对于医院人事工作的发展作用重大,可以更好地实现人力资源的合理有效分配,笔者认为,要建立高效的认识档案管理系统,必须做到以下几点。
2.1 提高人事管理工作人员的专业水平
人事管理工作人员的档案管理意识在人事档案管理信息化中至关重要,是实现高效管理的基础。医院应该引进专业的人事管理人才,并通过一系列的培养计划来使其成为适合医院人事管理的专业人才。不仅具备熟练运用计算机进行人事档案信息管理的能力,还要熟悉医院人事结构及管理方式。由于人事档案信息对于医院来说是保密信息,就要求人事档案管理人员,必须具备优秀的信息保密素质,在没有完整的信息资源查阅权限的情况下,不可以泄露任何信息给任何人。
2.2 建设高效的人事档案信息化平台
根据医院对不同专业人才的需求和管理方针,建立适合医院引进人才、提高管理效率、降低管理成本的人事档案信息管理平台,这是人事档案信息化的具体实施内容[2]。在构建这个平台的过程中,笔者认为最重要的2点是:
(1) 人事档案信息数据库。信息库内的信息是真实反映所有工作人员工作能力的内容,是其经历的真实写照。为医院发展而建立的人才储备库,应该拥有传统人事档案不能比拟的信息,应该是除了每位工作人员的基本信息外,还要与其他信息相联动,应该包括医生的医疗档案、护士的执勤档案等等所有其工作内容,反映该员工的工作能力的一切数据都能够成为其人事档案的一部分,另外,一些陈旧的纸质文档,也应该通过电子扫描等方式添加到数据库之中。建成能实现数据输入、数据整理、数据修改(权限允许下)、信息检索等多个功能的档案数据库[3]。
(2) 信息检索平台。根据医院的要求而设立强大的检索功能,可以从不同的入口进行检索,对于不同的关键词设立不同的存储字段,以方便检索,方便信息对比和查阅。通过此检索平台能够快速地找到最适合某个岗位的人,或是推荐人选,以其人事档案数据库内数据为依据而进行计算,避免出现人事管理中的舞弊现象。各个科室主要负责人能够通过检索平台对该科室的人员人事档案进行查阅,为他们平时的人员管理提供数据,方便他们提高科室人员素质和专业水平。
2.3 建立合理的人事档案管理制度
人事档案信息化管理并不能改变人事管理办法,传统的人事管理办法也不会在推出信息化管理后就发生极大的变化,毕竟很多的人事管理方法很难直接通过计算机语言来实现,所以应该建立一套适合传统人事管理办法的信息化档案管理制度,以达到辅助人事管理的目的。
2.4 重视人事档案的更新和维护
人是档案信息化管理平台毕竟是一个不断更新的系统,需要档案管理人员实时地进行更新和维护。工作人员的工作能力在这个方面是最关键的地方,档案管理人员要拥有极强的档案管理意识和高尚的人格。不仅仅要准确完整地录入每一条信息,还要及时更新每一条需要更新的信息,并对数据库进行维护,以保证其准确性和完整性。更为重要的是懂得人事信息安全性的重要,能够确保数据库的安全,服务器的安全,保证服务器不受外部攻击以及服务器的稳定运行[4]。
3 结 语
综上所述,人事档案信息化管理体系的构建对医院人事管理是极为重要的,运用现代档案管理理论与人事档案信息化管理系统,专业的人事档案管理人才、动态的人事档案管理、全方位的人事档案数据库、高效的信息检索系统、完善的档案管理制度,有效地为医院的人才交流提供可用信息,为医院人事管理提供更多更科学的依据。
主要参考文献
[1] 年庆娟. 浅析医院人事档案资源的信息化管理[J]. 中国管理信息化,2012(14):94-95.
[2] 衡明慧. 关于医院人事档案信息化建设的思考[J]. 黑龙江档案,2012(5):39.
摘要医院档案信息化建设的最终目的便是使档案信息得到更好更全面的利用,以此来满足医院各方面的需求,为医院服务病人以及更好的发展创造有力条件。本文通过对知识管理进行概况分析,从知识管理的角度探讨医院档案信息化建设的重要性以及相应的建设措施。
关健词知识管理医院档案信息化建设重要性措施
随着信息化时代的发展,信息化技术对各行各业都产生了深厚的影响,而信息化作为现代医院档案管理的重要考核标准之一,其信息技术直接关系到医院档案管理的效果以及服务水平,现阶段,根据知识管理对医院档案实行信息化建设,不仅有利于医院档案的管理以及信息资源利用,同时对于行业的发展也有一定的促进作用。
一、知识管理的概况
知识管理具体指的是在组织中构建一个量化与质化同时兼备的知识体系,让组织中的资讯与知识,通过获取,创造,分享,整合,记录,存取以及更新等过程,达到知识不断创新的目的,并反馈到知识体系中,使个人与组织的知识得到有效的积累,从系统的角度进行思考,从而有助于组织的智慧资本做出正确的决策,以适应市场的不断变迁[1]。
而根据医院来对知识管理进行分析,就是以人为中心,以信自作为基础,以知识创新作为目标,将知识看成是一种可开发资源的管理思想,简单的分析,就是在人在管理过程中对其集体的知识与技术的捕获与应用的一个过程,其目的就是让信息的处理能力与知识创新能力能够有效的结合,从而找出其结合方式,并在整个信息管理过程中以实现知识共享为目标,以恰当的时间将恰当的知识传递给最恰当的人,从而最终使其做出恰当的决策。
二、医院档案信息化建设的重要性
在如今的互联网时代,医院档案信息化建设不仅可以实现医院自身的档案信息系统化,同时医院也可以通过此平台开展益民工程,树立医院自身的良好形象,提升医院的经济效益,如今随着英特尔网络的崛起发展,使医院的档案工作伴随着发展机遇的同时也面临着更多的挑战,通常情况下档案信息的收集,整理,存储以及利用其本质上就是信息资源的生产加工,是一个完整的信息产业体系,而档案信息作为一种特殊的知识结构,其在人类社会的发展进步中起着不可替代的作用,就医院而言,病人的档案信息准确与否,利用是否全面,直接关系到病人的疹断效果以及治疗情况,因此医院的档案信息化建设是医院档案工作发展之下的必然趋势,同时也是工作重点,其发展建设的情况也势必会影响到医院的现代化管理。
三、基于知识管理下医院档案信息化建设的几点措施
在知识管理的背景下,医院档案信息化建设的措施需要从档案工作的技术层面进行分析,具体如下:
(一)建立电子档案信息库
通常情况下,医院的档案室由于空间狭小,里面许多关于医疗,教学,科研等具有重要价值的活动内容资源没有得到充分的利用,而档案信息化建设实现了档案信息资源的无限储存性,也就意味着可以无限度的收集医疗信息资源而不用担心储存问题,因此首先要建立一支具有专业技术水平的信息管理人才队伍,能够在关健时刻及时找出档案库中需要的信息资源,同时要对档案进行科学的分类,录入并管理,解决传统档案管理中立卷难,工作效率低下等问题,医院档案信息化建设实质上就是建立电子档案信息库,利用电子设备空间的无限性来完成档案息化的建设。
(二)建立与发展声像档案
通过声像档案可以将一些临床,教学,科研活动内容等完好无损的保留下来,一般情况下医院的档案信息具备多层次,多结构以及多视角的特点,为了使这些档案信息的存在意义与价值能够可视化的体现出来,可将最有意义的一个瞬间镜头或者一段画面通过录像的方式记录下来,这样声像的记录方式其价值意义远远大于单纯的文字记录,虽然医院的声像档案较之文字档案要少,但其特过殊的证明作用却是文字档案所不具备的,其可视性以及感观性是文字档案不可替代的,因此建立与发展声像档案也是医院档案信息化建设的重要手段。
(三)利用互联网共享档案信息
随着互联网的发展,大量的网络信息铺天盖般的向着网民冲击而去,而且随着电脑与移动电话的普及,医院的档案信息资源从以前的封闭状态过渡到现在网上资源共享,这就是医院档案信息化建设的有力证明。利用互联网的特性将其作用发挥出来,然后构建医疗信息平台,以此开设信息服务窗口,不仅可以医院单位的服务水平,同时对于医院的声誉也可以相应的得到提升,而且随着医院档案信息化建设的逐步完善,医院档案信息的管理对于医疗改革来说也会起到一定的促进作用。
四、结语
在知识管理的条件,医院的档案信息化建设具有重要意义,不仅关系到医院医疗水平的提高,同时对于医院的健康发展也起到了一定的监督促进作用,而且通过建立电子档案信息库以及声像档案等方式可实现医院档案信息化建设的目标,达到资源信息共享的目的。综上所述,本文通过对知识管理进行概况分析,从知识管理的角度探讨医院档案信息化建设的重要性以及相应的建设措施,以期对我国的医院档案信息化建设提供相应的参考意见。
参考文献:
论文摘要:安全监察是生产安全一项很重要的环节,但在施工现场,作业人员对安全监察人员存在不同程度的反感心理。各种重于形式的活动偏多、项目应接不暇、本位思想严重、外行监督内行、人情关系等是逆反心理所产生的原因。
在安全管理中,安全监察是一项很重要的环节,但监察与被检查一直是矛盾的,特别是在施工现场,作业人员对安全监察人员存在不同程度的反感,这样的逆反心理对安全管理起着不小的负面作用。
1.具体表现
施工人员中凡是提及安质部,首先就会想到“罚款”的概念,对违章和事故进行处罚虽然是安质部的职能之一,但在职工中形成 “安全监察人员就是罚款人员”的认识却是非常有害的,这是职工存在逆反心理以及安全监察人员工作方式不正确的表现,以下两种现象比较典型。
1.1作业现场不够规范,作业人员的安全意识淡薄,认为安全管理的要求“繁琐、多余”,对安全监察人员存在抵触情绪,甚至轻视安全监察人员。产生原因包括以下几个方面。
1.1.1这种心理大多出现在具有丰富施工经验的老职工中,个别老职工资历深,工序熟悉,又没有发生过大的事故,自满心理较重,认为规章制度“太口嗦”,在接受监督检查时“不服气”,产生很重的逆反心理。
1.1.2个别安全监察人员业务不熟悉,工作经验少,不全面,难以发现深层次的违章行为,只在“戴没戴安全帽”上下功夫,对各类施工,包括现浇梁施工、既有线施工、挂篮施工等较复杂的施工需要完善的安全措施了解不全面,对施工现场安全生产缺乏指导作用,导致施工人员不服气。
1.2惧怕安全监察人员,唯恐避之而不及,产生原因如下。
1.2.1施工人员业务技能较差。这当中又有两类人,一部分人业务素质虽差,但态度认真,安全意识较强;另一部分人不仅业务素质差,而且态度散漫,在施工中违章不断,并且不知道哪些做法属于违章。这些人对安全监察人员存在惧怕心理,同时也有反感心理。
1.2.2安全监察人员进行监督检查时态度蛮横,有特权思想,处理情况时不认真听取当事人意见,看法主观、武断,导致施工人员产生.“惹不起还躲不起?”的思想。
2.逆反心理攘合分析
以上两种表现比较典型,也是施工作业层经常出现的心理表现,但逆反心理的产生有多层次的原因,产生逆反心理的层面也不仅仅局限于施工作业层面。安全管理是全体职工都必须参与的综合管理行为,每一环节的断裂都会导致整个安全工作的重大损失,下面从三个方面对安全工作中的逆反心理进行分析。
2.1管理层
领导高高在上,不了解实际情况,贪大求全,盲目拔高,制定规章制度脱离一线施工职工实际水平;规章制度、各种重于形式的活动偏多,项目应接不暇,就引发烦躁、逆反心理,致使每项活动都达不到应有的效果。这是造成职工逆反心理的一个很重要的原因,也是必须加以杜绝的现象。
2.2执行层
个别施工单位领导本位思想严重,认为施工单位是“自己的天下”,一切自己说了算,一旦安全监察人员进入其“领地”进行监督检查就很不舒服、仿佛自己的权威受到了挑衅,不但对安全监察人员的工作不配合,而且带头发牢骚,特别是面对比自己年轻、工作经验少的安全监察人员时,表现更明显。
这种现象的后果相当严重,“领导松一尺,职工松一丈”,这种领导往往带坏一个作业队、一个项目甚至一个单位的风气,是很严重的安全隐患。
2.3安全监察人员自身
2.3.1业务技能差,不能赢得大家的尊重。个别安全监察人员业务技能差,又不注意学习。出现外行监督内行的现象,并没有谦虚、谨慎的工作态度,这是导致逆反心理的一方面原因。
2.3.2人情关系重,办事不公正。对和自己关系密切的人或单位 “网开一面”,对和自己关系一般或有矛盾的职工或单位“要求很严,罚款很重”,看起来办事公正,其实是借机报复。 2.3.3工作态度不端正,罚款凑数应付领导,并存在“老好人”思想,在安全生产工作中,缺乏指导作用。个别安全监察人员工作态度不端正,不是出于提高安全管理实际水平的目的进行工作,而是应付差事,往往以罚代管,忽视作为一个安全监察人员的指导作用,这种表现往往造成安全管理的浮躁心理,逆反心理,表面上抓的很紧,实际上对职工心理没有好处。
3.对策
3.1管理层
3.1.1管理人员,包括安全监察人员,必须端正自己的心态,首先戒除自身的浮躁心理,工作的出发点与归宿应该是提高本项目或本单位的安全管理水平,实现各项安全目标。那种“拉大旗、扯虎皮”遭声势,应付上级的工作方式必须杜绝。
3.1.2多下现场,多接触实际情况,一定要对项目的安全管理水平有一个客观的认识,在这个客观认识的基础上的管理才是有效的安全管理。
3.1.3勤学业务,多与工作经验丰富的老职工交流,一方面了解作业人员的真实思想与难处,另一方面用谦虚谨慎的态度进行交流、请教,不仅提高了自身素质,扩大了知识面,而且密切了双方的关系,不仅消除了逆反心理,而且营造了一个团结融洽的工作环境,对安全管理的促进作用会效果明显。
3.2执行层
安全监察人员在日常工作中,必须与其他各部门加强配合与协调,取得各部门的支持。有不同看法时,要充分讨论,特别是处理事故、划分责任时,尤其要注意认真听取各方意见,燕得大家的理解与尊重、树立自己的威信,才能在安全管理中理顺各种关系,得到各部门的理解与支持,同时避免部门之间的矛盾。
3.3施工作业层
3.3.1对于施工作业层出现的轻视安全监察人员的现象,除了安全监察人员对老职工应该表现出足够的尊重、努力提高自身的业务素质外,一定要重视项目、班组安全活动的重要性,重视宣传教育的作用,特别是各类事故通报,一定要定期学习,使其明白即使资历与业务素质都很高也不是杜绝事故的资本,越是老师傅越是要树立比其他职工强的安全意识,不仅保证自身安全,而且要带好头。
一、人事档案管理信息化建设的必要性和作用
近年来,社会信息化进程逐渐加快,信息资源成为人类社会经济活动的重要战略资源,而人事档案作为个人成长历史的重要载体,其在人力资源管理中的重要性日益凸显,加上信息技术的发展和人事档案管理开放化、社会化转变,为人事档案管理信息化建设提供了条件,这是时展的必然趋势,也是我国信息化管理工作的迫切需要。
人事档案信息化管理主要以计算机技术和网络技术为支撑,改变了传统的以纸质承载重要信息的方法,档案信息通过电子文件保存在计算机内,不仅能够为人事管理提供全面信息,还能有效避免信息的丢失,可见,进行人事档案管理信息化建设对于保证档案信息的安全、提供档案资源利用率具有重要意义。
在人事档案管理中必然会涉及大量新信息,通过网络可以加快更新速度,对本部门管理范围内的档案信息进行实时更新,实现资源共享,消除传统纸质信息更新的繁琐工作,降低工作人员的劳动量,使管理人员有更多时间扩充知识,有利于提高工作人员的业务水平,信息数据库上有关于员工和干部的最新考核信息,这些能够为领导的选拔决策提供帮助,因而,人事档案管理信息化建设是节约劳动力、加快信息更新速度、提高信息资源时效性的必要途径,有利于提高人事档案管理水平,提高工作效率和工作质量。
人事档案信息化管理中,对于档案的查询、修改、更新等都是在计算机上进行的,有效避免了对原始档案的破坏,保证了原始档案的权威性与客观性。每个人都有人事档案知情权,人事档案信息必须建立在尊重员工的基础上,只有档案信息得到员工的知情和认可,档案才更具有使用价值,通过信息化建设,在进行人事档案管理时,可以通过网络使员工了解自己档案,并对员工的疑义给出解答,有利于消除矛盾,体现了人性化服务。因此,人事档案管理信息化建设是提高人力资源管理水平、创建和谐劳动关系的重要手段。
二、加快医院档案管理信息化建设的主要路径
为改变医院档案管理现状,实现医院档案管理的数字化管理,是档案管理适应社会信息化发展的必然要求,也是全面提升档案管理服务的必然选择"加快档案管理信息化建设,需要从更新管理念,提高管理人员业务素质,把信息网络技术应用到医院档案管理当中,采用与档案管理相关的信息技术及软件系统,形成一个覆盖医院档案管理全过程全方位的信息网络平台,实现档案管理的资源共享。
(一)更新管理理念,是加快医院档案管理信息化建设的关键
医院的不断发展,业务技术水平的不断提高,根本上是要树立医院现代化管理的意识,实现医院档案管理现代化就必须更新管理理念,适应新形势下的医院管理的新要求。加快信息化建设,彻底改变传统档案管理以人工手动方式的模式;加快信息化建设,缩小不同专业间的差距,充分发挥档案管理人员的作用;加快信息化建设功在当今,利在夯实医院的发展后劲。档案管理信息化可以彻底改变以前收集整理时间长、立卷归档繁琐、查询利用效率低的落后状况。用现代化的管理理念和手段,使档案管理的信息化工作与办公室工作的制度化同步发展,以实现文档一体化的管理,适应信息化时代的要求,增强医院档案管理的时效性,提高档案查询、利用、开发的有效性。
(二)提高档案管理人员的业务素质,是加快医院档案管理信息化建设的重要保证
档案管理人员是医院档案工作的主体,档案管理质量与水平与档案管理人员业务水平和综合能力密切相关,加快档案管理人员业务水平的提高刻不容缓,只有不断提高档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法、现代的管理手段,才能快速的推进医院档案管理的现代化,才能适应医院档案管理信息化的要求。只有把档案管理专业知识与计算机技术相结合,才能加快建设信息化建设,促进档案信息资源库和数据库的完善,把分散的档案信息和数据进行统一管理,提高档案管理的服务效率。
(三)采用现代化的信息技术是加快医院档案管理信息化建设的必要手段
医院档案管理现代化的标志就是信息化建设。医院档案管理的信息化就是将计算机技、通讯技术全面的运用到档案管理之中,以获得最好的管理结果和最佳的工作效率,从而改善档案管理的工作现状,加快档案管理信息化建设,冲破档案利用的种种局限,从封闭走向开放,利用档案信息的独特优势为领导决策和医院管理提供支持。
关键词 西安市 信息技术(IT) 从业人员 亚健康状态
亚健康状态是由前苏联学者Berkman在上世纪80年代中期研究发现,指除了健康状态和疾病状态之外,人体还存在着一种非健康非患病的中间状态,称为“亚健康”(sub-health),也称“第三状态”[1]。
根据不完全统计,我国目前有75%的人处于亚健康状态,15%的人处于疾病状态,只有10%的人处于健康状态[2]。而IT行业由于其工作特点和工作环境决定了其从业人员身心健康受到很大的影响,据统计全国大约70%的信息技术(IT)从业人员存在亚健康状态[3],如何提高IT行业人员身体健康水平,减少国家人才资源的巨大损失,是当前急待解决的问题。
一、研究对象及研究方法
(一)研究对象
以西安高新技术产业区信息技术从业人员的健康状况为研究对象,男性39人,女性13人。
(二)研究方法
除了查阅文献资料,笔者还向西安高新技术产业区的IT行业发放问卷80份(收回有效问卷52份),并对回收的调查问卷数据采用Microsoft Excel软件进行处理。
二、研究结果
(一)亚健康状态调查总体情况
在被调查的52名信息技术从业人员中,亚健康状态普遍存在且比较严重,其发生率为90%,重度亚健康者占总人数的66.5%,这说明信息技术从业人员的健康问题不容忽视,而亚健康状态发生率(男性为92.3%大于女性的84.6%)及程度(重度亚健康百分比里,男性为71.8%,女性为61.5%)均为男性高于女性。
(二)亚健康程度
本次调查涉及社会适应、社会支持、心理症状、情感维度、认知、精力、器官功能、运动功能、身体症状、总体评价共计10个维度;各维度基础得分相加产生社会亚健康、心理亚健康和生理亚健康等3个子量表。
(三)亚健康状态的主要表现
据统计,信息技术从业人员的亚健康状态表现发生率位居前5位的是:睡眠不良、疲乏无力、精力不集中、记忆力减退、食欲不振。此外, 头痛、头昏、抑郁、便秘等发生的情况也比较多。
(四)发生亚健康状态的原因调查
工作时间长且任务重,工作压力,自我调节能力差,具有例如抽烟、喝酒、熬夜、加班等不良的生活习惯等都是造成亚健康状态的主要原因。此外,信息技术从业人员对自身的健康关注不够,也容易出现亚健康状态。
三、讨论
在问卷的三个子量表的得分情况及程度中显示,亚健康状态不单单是由于某一个环节出现问题,而是共同作用影响。因此,我们做对亚健康状态的调查与分析,必须将社会、心理、生理这三项因素综合起来。
(一)社会因素
由于社会竞争激烈,工作压力、工作任务变得更加难以应对,生活节奏加快,人际关系更为复杂等都成为了造成信息技术从业人员亚健康的重要因素。在社会支持方面,从业人员普遍认为人际关系非常紧张(32人处于重度程度),这不仅增添了自身的心理压力,而且还会产生消极的工作生活态度,使他们处于亚健康状态。在社会适应方面,我国人口基数庞大、各种污染日益加重,空气质量下降,长期处于这种环境,人体的细胞不能发挥正常生理功能,进而破坏人体的代谢平衡,从而导致各种疾病。
(二)心理因素
由于竞争日益激烈,日积月累的工作压力,不和谐的人际关系,以及对未来的焦虑等,都在无形中使从业者产生不良的心理症状从而造成心理亚健康状态。绝大多数人都会因为处理不好人际关系、对自己工作状况的不满、对未来的迷茫与不自信等原因产生焦虑的情绪,进而影响了正常的工作与生活。
(三)生理因素
在组成生理亚健康子量表的各维度中,器官功能的得分情况与程度最为严重,中度和重度亚健康状态的人数总和为46人,约占总体人数的88.5%。这是由于信息技术行业的工作特点所造成的。因为必须每天久坐于电脑之前,长时间面对高亮度的显示屏,眼睛必然会感到疲劳;而长时间的同一坐姿,还可能诱发颈椎、腰椎等骨关节的病变。所以,我们必须对自身的生理健康状况加以重视,以防患于未然。
四、建议
针对生理、心理、社会方面这三个方面所出现的问题,笔者提出以下建议:
(一)加强保持健康的知识宣传,注意养成有规律的饮食和生活习惯。
(二)公司管理应给予足够的重视和充分的时间,使信息技术从业人员能够投入到体育健身活动中。
(三)做好定期体检工作,要对自己的身心健康状况足够重视,防患于未然。
五、结论
本次研究结果显示,信息技术从业人员的亚健康情况十分严峻。亚健康人群比例大(约占总体的90%),亚健康情况严重(重度亚健康者占总体的66.5%);且男性(重度亚健康人数所占比例为71.8%)比女性的亚健康状态程度更加严重。可见在信息技术(IT)从业人员中亚健康状态的情况不容乐观,必须引起我们足够地重视。
参考文献:
[1] 何裕民.关于亚健康:一个新领域命名的商讨[J].医学与哲学.2000,21(61):47-48.
【关键词】信息不对称; 原料生产; 监管
“民以食为天”。食品的质量安全与人体健康、生命安全有着极为密切的关系。食品安全一直是人类发展关心的话题。随着我国经济社会的进一步发展,人们对食品安全也越来越重视。近几年来,食品安全事故频频发生,三聚氰胺、苏丹红、瘦肉精、“染色馒头”、地沟油等事件更是引发了中国老百姓对食品安全的集体不信任,也引起了我国政府的高度重视。食品安全是关系人民群众身体健康和生命安全的大事,而食品质量监督检验机构是食品安全的重要守卫者。监管人员要以对人民群众高度负责的精神,加大监管力度,严把食品安全关,确保广大群众都能吃上放心的食品。
《食品安全法》明确规定,食品生产者采购食品原料、食品添加剂、食品相关产品,应当查验供货者的许可证和产品合格证明文件;对无法提供合格证明文件的食品原料,应当依照食品安全标准进行检验;不得采购或者使用不符合食品安全标准的食品原料、食品添加剂、食品相关产品。食品生产企业应当建立食品原料、食品添加剂、食品相关产品进货查验记录制度,如实记录食品原料、食品添加剂、食品相关产品的名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容[1]。质监部门通过日常对企业的原料进货查验记录、生产过程控制记录等的查验,督促企业按照有关法律、法规、标准的有关规定,依法生产,规范生产活动,督促落实食品质量安全主体责任。
虽然我国已经有了一些关于食品安全的法律法规,但是
基金项目:天津师范大学大学生创新创业训练计划项目:“基于信息不对称理论的食品安全监管体系构建研究”(2012023)
作者单位:300387天津师范大学政治文化与政治文明建设研究院
食品安全问题的现状不容乐观,在食品的原料生产过程中仍然存在着许多问题。
一、存在的问题
1.农产品的生产者和养殖者存在违法行为
农产品的生产者和养殖者经常违法使用高毒高残留农药、抗生素、瘦肉精和激素等;违法使用食品添加剂和非食品原料生产加工食品;非法、超范围、超用量使用色素、防腐剂等食品添加剂;违法使用不合格原料生产加工食品,掺假制假,如使用发霉变质原料、过期产品、病死畜禽肉等。这些行为都对我国食品安全带来了极大的隐患。除此之外,我国还出现了一些在发达国家出现的食品污染,如在我国多个省份流行的大肠埃希菌等。在一些工业较为发达的地区,许多高污染企业不能按照有关部门的要求正常使用水污染物处理设施,而是直接将废水未经处理就排放至江河湖海甚至居民水源中,对人类的生命健康造成了直接影响。随着新技术、新工艺和新资源的不断发现并应用,我们的食品安全同样也面临着新隐患。转基因技术的应用、化学合成添加剂等新的食品添加剂的出现、食品新型包装材料所使用的化学材料等现象都应引起我们的高度重视。
2.信息不对称所导致食品安全问题
在食品安全问题中,其实许多方面都是由于信息的不对称所引起的。在食品方面的市场交易中,企业作为生产者,在信息方面拥有绝对的优势,对可能出现的问题和缺陷十分了解;销售者与生产企业相比,信息的拥有方面处于相对劣势的地位,但是依然可以根据自己的经验去了解产品的情况;而作为最广大群体的消费者,由于对产品信息缺乏了解的途径,就使得消费者不能准确辨别食品质量的优劣,一些消费者在贪图便宜的心理的驱使下,甚至还会选择一些价格便宜的低质量产品。一些生产者常常利用自身的优势,使用、滥用非法添加物以及食品添加剂,这对消费者的身体健康存在严重的影响。信息不对称问题成为我国食品安全生产加工中的重大问题,也是我国食品安全社会监督中最大的问题。
3.法律惩处力度较小
2006年出台的《农产品质量安全法》对之前的相关法律进行了很大的整理、修改和完善,但其惩处力度仍还不足,多数情况下的处罚以罚款或停业整改为主,这些惩处不足以震慑违法者。相比较国外的发达国家,他们严厉打击出现食品安全问题的企业,天文数字的罚款常常令商家无力支付,甚至陷入倒闭的境地,如此严厉的刑罚对不法供应商具有更高的威慑力,使其不敢再进行违法犯罪行为。
4.执法责任制不够完善,执法力度不足
当前,农产品安全监管权责不清是责任追究制度很难落实的重要原因之一。诸多行政部门都负责食品安全的具体事务。但是,大家都会争着抢着管那些对自身有利益的问题,而一旦真正出现了问题,却又会出现谁都不愿负责的局面。这样就严重影响了执法监督的权威性。此外,执法者自身也存在一定的问题。有些执法人员害怕得罪人,在执法行动中就会缩手缩脚;有的执法人员法律观念不强,就会导致野蛮执法的出现;还有的执法机构或执法人员实施重惩处而轻批评教育、重行政处罚而轻法制制裁。此外,大量的农业执法人员来自于专业技术领域,他们自身缺乏执法经验,执法水平和执法方式都有待进一步提高。
5.农产品质量检验标准及质量检验体系有待完善
我国现行的农产品质量安全标准体系很多是在上世纪七十年代制定的,当时我国农产品农药残留量比较高,而现在随着经济的不断发展,该标准体系执行到现在却没有进行较大的修订,一些食品标准项目指标陈旧落后,已经明显不符合现在的检测标准。政府部门在一些标准体系建设方面的落后,也严重影响着我国农业标准化生产、监管等工作的进行。目前我国大范围的快速检验体系还未建成,农产品质量监管的技术手段还没有完全发挥出它应有的作用。
6.食品原料生产检测设备差,检验检测水平较低,科研经费投入少。
在我国,国家质检总局、食品药品监管、农业部、卫生部等多个政府部门都有食品安全检验检测机构,各种检测机构职能叠加,使得本来稀缺的检测资源更加捉襟见肘,影响了食品安全的震慑威力和监督力度。在国外,基因探针等新的高科技检验检测手段已经应用在众多实践之中,而在我国却仍主要用于科研单位。在经费投入方面,我国与国外相比,更是少得可怜。
7.农产品市场准入门槛较低
农产品贸易的最后一道门槛是农产品市场准入制度,但目前我国还没有健全的市场准入制度。对于那些不集中的农贸批发市场,我们管理起来难度更大。我国还没有一个清晰完整的管理层次和体系,目前只有一些零散的法律法规散布在各级政府部门的规章规范之中。我国目前的市场准入制度还不够完善,这就直接导致了我国农业一体化程度较低,一些农产品市场主体在自己的生产经营活动中未能受到有效的监督。虽然上海、广州、北京等一些大城市已经初步建立起了农产品市场准入制度,但是该制度目前还不够完善,并且在全国范围内还未能建立起统一的格局。要想解决食品安全问题,我们要从全面抓起,从根本抓起。我们要重视食品原料的卫生质量监管这一环节,构建食品安全防护体系,建立统一、完善并具有统领能力的长效监管机制。我们要保证食用农产品和生产食品的原材料质量,加强对农资、农药的监管;加大对农药生产企业的监管;加大对食品原料、添加剂生产企业的监管,切实维护广大人民群众的健康安全。
二、对策及措施
1.正确全面地进行食品安全宣传
作为市场主体的企业,在食品安全问题的整个过程中,应树立起自己的第一责任人意识,监督企业建立相关的企业内部规范,树立正确的企业形象,加强企业自身的道德建设。对于分散程度较高的小作坊经营者,更应该引导其扩大自身的生产,坚持诚信守法的原则,加强自身的食品安全意识,我们还要指引整个食品行业共同去营造一种和谐的食品环境,最终提高食品的安全质量。
2.建立健全食品安全监管体系,从食品生产源头进行治理
各级检验监督机构都要对食品企业进行登记造册,对企业进行规范管理,全面建立起食品企业档案,努力做到随时有据可查。我们要加强对食品添加剂、食品原料、包装材料、食品用工具、消毒剂和食品标签等全方位的监管,逐步完善对食品原料生产领域的安全监管体系。我们还要建立健全安全风险监测分析和预警制度,提高原材料生产环节的安全监测、分析与预警的水平和能力。争取实现食品安全监管的早发现、早控制和早处理。
3.加大监管监测力度,对生产者进行动态跟踪监管
我们要加大监管监测力度,对生产者进行动态跟踪监管,对农村与城乡结合部等监管薄弱地区进行重点监管,加强对各面的监管。大力加强对违法滥用食品添加剂、违法滥用药等行为的打击,积极引导小作坊式生产者完善其食品生产条件,建立起更加行之有效的监管模式,落实好日常监管工作。
4.加强监管执法人员的教育和培训,加大部门间联合执法力度
目前,食品安全检验检测的工作人员总体水平还不够高,要大力加强监管工作人员的教育和培训工作,提高监管工作人员的整体素质和专业水准。进而积极协调各监督执法部门,加大联合执法力度,提高其执法效率。
5.加强有关食品安全信息的透明度
现阶段许多食品安全问题都是由于信息的不对称所引起的,面对此类情况,我们应加强信息的透明度,加强社会对生产者的监督。生产经营者和监管机构及时向市场昭示相关信息,建立起滞后性信息的修正机制,以便于社会公众及时准确地了解食品的相关信息。
参考文献
[1]食品安全法,2009, 第三十六条.
[2]卢莉杰. 我国食品安全生产加工环节的政府监管研究[D]. 河南大学,2012.
[3]张智涵,温志强.食品安全保障体系中的政府责任缺失分析[J]. 科技致富向导,2011,24.
【?P键词】流动人员;人事档案管理;信息化
【Keywords】mobility personnel; personnel file management; informatization
【中图分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2017)06-0011-02
1 引言
随着现代市场经济的快速发展,流动人员的规模不断扩大,传统的人事档案管理模式已经无法适应这种新的形式,人事档案管理工作改革势在必行。同时,现代信息技术的快速发展,为流动人员人事档案实现电子化转变提供了重要的技术支持。流动人员人事档案信息化管理建设的主要目标是基于现有的信息化基础设施以及原有的纸质档案资料,实现档案信息化管理的过程。但是由于各种原因的限制,导致流动人员人事档案信息化管理建设工作受到了较大的阻碍,档案资源利用效率不高。因此,需要进一步加强对流动人员档案信息化管理建设的研究。通过体系的建设解决当前流动人员人事档案信息化管理建设存在的各种问题,全面提升档案管理服务水平,整合各方面资源,提升对档案资源的开发和利用,将其作用最大限度地发挥出来。
2 流动人员人事档案信息化管理建设存在的问题
2.1 信息化建设资金投入不足
当前,对于流动人员人事档案信息化管理的硬件配备相对较为落后。首先,资金缺乏是最主要的因素,从目前来看,随着单位规模的不断扩大,流动人员数量不断增加,流动人员人事档案信息化管理工作中会涉及大量数据的存储、共享以及安全等方面的问题[1],因此,对基础的网络设备和存储设备提出了极高的要求。但是要想满足这些要求,需要大量的资金购置新的设备或者升级原有的设备。而单位本身具有明显的社会服务属性,其经费来源主要依靠政府的拨款,这些资金远远无法满足单位购置新的档案管理设施、设备的需求,对实现流动人员人事档案信息化管理建设工作产生了极大的限制。
2.2 档案信息化设备配置不合理
就目前来看,流动人员人事档案信息化设备的配置缺乏合理性,其中仍然大量使用老旧设备,系统标准不兼容。同时,在新设备的采购方面,存在错误的投资倾向,部分机构并未考虑到档案信息化管理的特殊属性,仅仅将资金应用在投影仪、触摸屏等电子化设备,导致资金严重浪费,难以满足流动人员人事档案信息化管理的实际需求。
2.3 信息化人才缺乏
当前,流动人员人事档案信息化管理队伍主要由传统档案管理人员构成,很多人员缺乏信息化方面的专业知识和技能。因此,在实际档案管理信息化工作中,大部分管理部门在开展信息化相关工作时,会将项目外包出去,导致其无法从整体上把握整个计划工作。同时,档案管理部门的领导虽然具有较强的信息化意识,但是由于自身信息技术知识的限制,无法对流动人员人事档案信息化管理建设工作制定统一的规划。
2.4 缺乏法律法规支撑
健全的法规是流动人员档案管理信息化建设的基础保障。但是从当前的实际情况来看,关于流动人员人事档案信息化的相关法规较少,使流动人员档案信息化管理建设工作受到了极大的限制。由于各个地区单位流动人口档案信息化管理建设存在较大差异,因此,相关的法律需要充分把握各个地方的特点。同时,地方出台的流动人口档案信息化规范与标准也与地区实际情况不符,很多管理规范仍然沿用上级标准,缺乏因地制宜的法规细则,缺乏可操作性。
3 流动人口人事档案信息化管理建设对策
3.1 增加资金投入
地方政府及相关部门应该进一步提升对流动人员人事档案管理的专项资金拨款,将地方信息化及电子政务建设规划内容纳入财务重点规划,同时还需要进一步发掘资金来源渠道。由于政府财力较为有限,企事业单位需要将流动人员人事档案资金需求纳入年度预算,并且充分调动社会各方面的支持,筹集更多的资金用于流动人员人事档案信息化管理建设工作。
3.2 优化基础硬件设施配置
随着信息化时代的来临,各类信息设备的更新换代速度进一步加快,因此,在早期建设上,应该优先考虑重要的基础设备,首先需要充分考虑档案工作的实际需求,并且考虑现有资金条件,挑选最具价值的设备;其次,需要在保证新设备有效利用的基础上,将老旧设备的作用充分发挥出来。
3.3 提高信息化人才素质
当前,流动人员人事档案信息化管理建设专业人才普遍较为缺乏,针对这一问题,首先需要通过讲座、培训等方式实现对档案管理人员专业知识的培训。其次,需要进一步完善档案管理人员的从业资格,确保档案管理人员能够胜任流动人员档案信息化管理工作。第三,利用研讨会、交流会等形式,为档案管理人员创造交流学习的机会[2],进一步提升档案管理人员的管理经验和专业技能,通过比较和借鉴进一步拓展自己的事业,更具针对性地总结日常工作,不断成长。另外,高校作为培养档案信息化专业人才的重要基地,应该充分发挥作用,在档案管理专业教学中进一步增加计算机课程、信息化技术课程等所占比例,在档案管理研究生教学中也??该提升信息化方面的教育内容,全面提升档案管理人才的信息化水平,为企事业单位流动人员档案管理工作岗位输送更多专业信息化档案管理人才。
3.4 健全信息化法规制度建设
当前,流动人员档案管理法规中专门针对信息化方面的内容较少,需要尽快出台相应的法规制度,相关部门应该针对地方企事业单位流动人员人事档案管理的特点制定相关的行政法规,为地方流动人员人事档案管理工作的信息化建设提供相应的法律保障。地方法规的设立需要充分考虑区域流动人员档案管理工作的特征和局限性,找到当前本地区信息化法规的空白,提升法规的可操作性。同时,流动人员档案管理信息化的相关法规和标准,应该明确具体管理对象以及相关的权利义务和法律责任。并且法律制定需要在小范围试行,然后不断完善,确保其可操作性和适用性之后再进行大范围正式推广,从而构建一个可行性强、实效性强的流人员人事档案信息管理法律法规体系。
3.5 加强档案信息资源的开发利用
流动人员档案信息化管理建设的最终目的是为了档案信息资源的开发和利用。首先,企事业单位应该建立流动人员档案信息查询数据库以及档案信息目录数据库,方便对各类数字化档案进行归类整理,利用档案知识对档案工作进行指导。其次,加快流动人员档案数字化工作的进程,由于纸质档案的数量非常庞大,企事业单位的人事部门必须进行批量的数字化转化,可以利用高效扫描仪对各类纸质档案进行数字化转化,特别需要注意的是要进行高分辨率的扫描,确保档案数字化后的质量。另外,各部门应该建立统一的档案数字化格式标准,确保各部门档案的有效整合,企业内部还需要构建一个整合的信息平台,全面提高流动人员档案的利用效率。