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(1)完善管理制度,加强责任考核。完善管理制度,规范物资的收、发、存管理。回收废旧物资,变废为宝。制定废旧物资管理制度,清理积压物资,减少库存。公司对库存物资按照质保期及库存时间进行分类清理,重点关注质保期敏感的物资和超过一年未领用的物资,分析库存结构和积压原因,寻找对策,最终完成积压物资出库,有效盘活库存,降低库存积压与报废、贬值的风险,同时也为物资计划提供依据。根据“EAM管理考核规定”制定物资管理考核细则,依据考核细则,每月对各部门从物资计划提报、物资验收、物资领料等方面进行对标分析,对计划准确度低的部门予以考核,激励使用部门提高计划提报的准确性和及时性。(2)合理储存物资,规范物资的收、发、存管理。一是规范物资验收工作,加强仓储管理人员专业知识培训,提升物资质量管理的水平,严格按照验收标准对安防用品、劳保用品、电气产品、气体、危化品等等进行验收,做好质量把关与跟踪工作;二是严格管理物资出库,坚持“先进先出”的原则,严格按提报计划、消耗定额发放材料,确保存货合理、周转快速;三是科学保管在库物资,根据实际情况和物资的类别、用途、规格型号等科学地设置库区,合理储存物资,严格按照《物资保管保养标准》开展保管的工作。(3)做好采购数量计划。企业之经营始自购入原料、物料之后,经过加工制成产品或经组合装配成为产品,再透过销售过程获取利润。其中如何获取足够数量的原料、物料,即是采购数量计划的重点所在。因此,数量计划乃是为维持正常的产销活动,在某一特定的期间内,应在何时购入何种材料多少的估计作业。此项数量计划应达到下列的目的:第一,预估材料需用数量与时间,防止供应中断,影响产销活动。第二,避免材料储存过多,积压资金,占用堆积的空间。第三,配合公司生产计划与资金调度。第四,使采购部门事先准备,选择有利时机购入材料。第五,确立材料耗用标准,以便管制用料成本。(4)加强企业信息化建设,完善物资管理图文信息系统。公司要及时更新露天矿系统物资备品配件的详细信息,形成涵盖制造商、供应商、采购、使用等详细信息的物资供应链;收集了物资基础信息、图片、系统图、采购信息、仓储信息等,达到信息全面、适时、图文并茂的效果,形成由物资管理图文信息系统、资产管理系统(EAM)、网上招投标平台、供应商管理系统构成的物资管理系统框架,实现企业物资管理工作的标准化、科学化、专业化和精细化,提高物资计划管理人员的工作效率和计划提报的准确性。(5)进行物资管理的信息化建设。由于物资管理系统本身的复杂性和繁琐性,所包含的物资种类众多,要让物资管理工作提高到一定的层次,做到系统化、规范化和网络化,必须采用信息化手段,把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳入网络管理之中,有效地利用共享信息资源,改善企业管理环节。先进的网络技术和信息技术的使用不仅可让对企业物资管理更为便捷,同时也可以实现企业内部和外部信息的有效沟通,让企业及时获取市场信息。
市场经济下加强企业物资管理的措施
(1)加强对采购计划的管理。为了准确掌握生产物资总需求,合理组织货源,有效使用流动资金,发挥规模经营优势,努力降低材料采购成本,提高经济效益,必须加强物资计划管理工作。物资计划管理是物资供应部门管理工作的基础,它是依据仓储量、用量、渠道、价格等制定的,是以季度计划为准执行的,是考核计划执行情况的主要依据,通过物资计划管理,发挥物资供应部门的主要渠道优势,规范市场主体物资计划采购行为,提高供应环节的经济效益,及时均衡地保证煤炭企业生产的物资供应,实现最少的资金占用和劳动消耗。(2)强化企业的物资采购管理。在企业的物资管理工作中,其关键就是物资的采购环节,因为其不仅需要保障企业正常的物资运转,同时还需要肩负着为企业弥补企业的成本漏洞以及防止企业的隐形利润出现流失而导致企业盈利能力下降。在目前的经济环境之下,企业的流动资金的总量以及其周转率等都是关乎企业命脉的重要部分,如果想要保证企业的健康发展就需要强化物资的采购管理来提升其采购资金的周转率。在企业进行物资采购之前,首先需要多方位的信息评估工作来明确企业生产所需要的物资具体数量以及其技术要求,通过对供应商的技术能力以及物资设备状况等进行深入的了解,同时结合市场需求来选择最优的物资供应商。同时企业还需要明确其物资管理制度并且进行严格的执行,这样才可方便企业采购资金的运转来实现企业效益的最大化。(3)健全制度,逐步完善采购管理的运行体系。在贯彻执行国家经贸委九号令的基础上,结合实际完善管理制定。针对目前企业物资采购中存在的一些腐败现象,企业要进行更为有效的制约监督制度建设,通过将企业在物资采购以及付款环节和验收环节等进行分离来实现采购信息的公开化和透明化。同时,加强企业采购部门与其他部门的合作,实现科学管理。由于物资管理系统本身的复杂性和繁琐性,所包含的物资种类众多,要让物资管理工作提高到一定的层次,做到系统化、规范化和网络化,必须采用信息化手段,把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳入网络管理之中,有效地利用共享信息资源,改善企业管理环节,实施有效控制与全程管理。(4)进行物资管理的信息化建设。在企业管理中物资管理是一个重要的部分,在信息时代中就需要护结合信息化管理来对企业物资实现科学化管理。因为物资管理是一个很复杂又很繁琐的过程,所以针对现在的随时处于变化中的市场环境,企业必须要在物资的采购以及使用等环节实现信息化的管理来实现创新。先进的网络技术和信息技术的使用不仅可以让对企业物资管理更为便捷,同时也可以实现企业内部和外部信息的有效沟通,可以让企业及时的获取市场信息。面对当下经济的复杂形式,企业可以将对物资的管理看作是企业新的经济增长点。(5)加强对企业物资储备的管理。目前随着我国电子商务的快速发展以及物流交通网络的发展,在企业中物资储备占据生产资金的比重不断下降,但是在企业的生产环节却是一个必要的环节。对于企业来说,如果想要降低流动资金的占有率就需要对此进行科学的物资储备管理。对此,第一需要严格的建立物资储备管理制度,在物资的入库和出库阶段需要进行品种以及数量和规格上的严格审查;其次就是确定一个物资储备的额度,这样才可以保证企业的物资贮备量更为科学合理。因为对于企业来说并非是物资储备越多越好,也不是越少越好。对于企业来说物资储备过多会导致其占用大量的资金,同时还对增加企业对物资进行管理中的费用,而物资储备过少的话一旦市场中出现变化就可能影响到企业生产的连续性,这就给企业带来重大的经济损失。第三就是对于企业来说,对于物资的管理需要进行对储备量进行实时的监控,通过信息化建设来更新数据。
关键词:机电物资;设备管理;成本控制;管理效益
一、工程概况
锦屏一级水电站工程主要任务是发电,并结合汛期蓄水兼有减轻长江中下游防洪负担的作用。水库正常蓄水位1880m,死水位1800m,正常蓄水位以下库容77.65亿m3,调节库容49.1亿m3,属于年调节水库。电站装机6台,单机容量600MW。
本工程枢纽建筑物主要由混凝土双曲拱坝、右岸泄洪洞、右岸引水发电系统及开关站等组成。双曲拱坝最大坝高305m,坝体混凝土量约528万m3。工程等级为Ⅰ等工程,主要水工建筑物为1级。
二、锦屏一级水电站机电物资管理的方法
2.1锦屏项目的机电物资管理特点
自锦屏一级水电站工程开工以来,锦屏一级项目部在锦屏工程中承担了5个工程项目的施工。除锦屏一级水电站大坝右岸工程正在施工,前期表现为多个工程项目齐头并进,抢工期,争速度;后期则是工程项目规模庞大。所以工程项目的机电设备投入和物资材料的需求量非常大。由于工地地处偏远,运输困难,施工场地狭窄,仓储设备有限,加上施工部位分散,战线长,机电物资的管理难度增大,前期有一定程度的混乱。
项目部遵循公司的管理理念,落实公司的管理要求,根据锦屏工地的实际,着力在机电物资管理规范化、程序化、标准化建设上下功夫。建立和完善了一整套适合锦屏实际、满足施工需要、节约成本费用的制度体系、操作程序和执行标准。机电物资管理跃上了新台阶,取得了明显的管理成效。
2.1锦屏项目部的机电物资管理制度
锦屏一级水电站项目部的机电物资管理严格执行三个约束性的文件:
即《中国葛洲坝集团第二工程有限公司项目管理细则(试行);物资管理办法(试行)和设备管理办法(试行)》。
锦屏一级水电站项目部按照文件提出的要求,逐条逐款对照锦屏的机电物资管理现状,逐项落实。出台了《设备管理办法》、《设备安全管理办法》、《外协队伍设备安全管理办法》、《车辆外协维修管理办法》、《机械设备事故处理实施细则》、《设备维修保养制度》等设备管理规章制度。物资材料方面有《物资管理办法》、《油料管理办法》、《火工材料管理办法》、《办公设备管理办法(暂行)》、《机电物资部设备、物资招标采购评标办法》、《废旧物资处理管理办法》、《施工用电管理办法》等。
三、锦屏一级水电站机电物资管理成本费用过程控制
3.1机电物物资管理单机核算控制
锦屏一级水电站项目部在设备使用上实施了单机核算管理办法,这就是“定人、定机、定岗位”和机长责任制,通过各项管理制度在单机上得到落实,使设备的安全操作、例行保养、日常维护和单机成本核算的工作在单机上展开,责任明确,投入产出明确,设备完好率明确。单机结算的结果与机组人员的绩效挂钩,有明确的标准,经过机电物资部、计划合同部的综合考核,依照考核结果分配。
项目部实行的单机核算方法,其核心是“三个明确”。
一是明确单机的产出;
二是明确单机的消耗;
三是明确消耗标准。
单机产出的考核,是以单机一个月里完成的工作量,如台班、方量,乘以内部台班单价或者方量单价,得出单机月产值。单机消耗主要考核四个指标:一是油耗多少,二是配件消耗多少,三是轮胎消耗多少,四是人工费多少,消耗都以实际消耗统计。项目部规定了单机油耗、配件、轮胎等各种消耗标准,如规定大车油耗每车公里0.8~0.9升;配件每车公里消耗0.68元;轮胎每车公里消耗1.2元。这样,月单机产出减去月单机实际消耗,就可以得出月单机的实际盈亏。项目部以核算出的盈亏数额,用绩效工资的方式反映在单机核算后的个人收入中。
3.2精确调度设备提高设备使用效率
锦屏一级水电站项目机电物资部每周组织召开一次设备管理专题会,集中解决一周里机电设备现场运行存在的问题,对上一周的修理、保养计划执行情况进行总结,对未完成的计划进行分析,提出解决方案;同时,制订出下周的修理、保养和配件计划,机物部对执行情况全程监控。
项目部在各合同项目的设备配置、管理上实行了动态控制,充分利用现有设备和社会设备,用租赁的方法,把设备投入降下来。项目部进行社会市场行情调查,比较设备效率,加强协作队伍的监管力度,精确计划,充分利用社会资源来满足施工生产需要。项目部对完成任务的设备及时进行调、退、封,不闲占设备增加费用,取得了较好的使用效果。
项目部根据实际,将部分反铲、奔驰重卡、钻机等设备以租赁的形式给外协队使用。这样做,可以提高这些设备的使用效率,遏制住这些设备的亏损趋势。如业主提供给项目部的进口钻机,每台价值在200多万元,由于项目部缺少此类钻机的操作手,而外协队又恰好有很出色的操作人员,以租赁的方式更能让设备尽快发挥效率,避免每台钻机月使用费5万元的沉重压力,避免亏损风险。
四、加强机电物资现场管理和控制
4.1加强机电物资合同管理
项目部对物资实行了单项工程统一计划管理。项目部实行了需求总计划和年度、季度、月份和周计划编制。材料需求总计划由各单项工程限额计划汇总而成,是项目的总控制计划,以上两者均由工程技术部编制。限额计划是单项工程材料供应的数量,按时间分段控制,每周限制须用的材料数量。年度、季度、月份和周计划由前向后精确滚动编制,物资计划严格与施工生产进度计划一致,因变更可以及时调整。物资计划要经过工程技术部部长审核,报项目总工程师批准。
项目部对重复使用的周转材料实行租赁管理。我们对钢管、扣件、方木、板材一类能够重复使用的材料,对内对外实行租赁。租赁材料返库严格检验,损坏和短少都要赔偿。租赁使材料管理的效益更加直观。项目部对材料实行了统一仓储管理。统一仓储管理促进了工程项目管理水平整体提高。
4.2加强机电物资采供管理确保畅通
锦屏一级水电站项目部按公司要求,成立了由主管领导和各职能部门组成的招标小组,除业主供应的材料外,凡10万元及以上的机电设备、物资材料采购,都要由招标小组决策,签订合同后,要接受有关部门的监督。
项目部按公司要求建立供应商档案,通过书面调查、实地考察、间接寻访和供应方自荐等方式,填写《供应方调查表》,经审查合格者进入《合格供应方名册》。《合格供应方名册》实行动态管理,不合格的将注销其合格供应方资格。一年内不得录用,项目部规定的采购原则有:成本效益原则;产品质量和服务质量原则;供应及时原则;公平公开,优中选廉原则。
结束语
机电物资管理的关键环节就是工程项目成本核算,是一项综合性管理工作。锦屏一级水电站项目部成立了成本管理小组,各职能部门按照职责和成本进行控制,财务部门进行监督,形成了机电物资综合管理机制,共同把机电物资的成本控制在合理范围之内。锦屏一级水电站项目机电物资成本管理通过系统工程,通过实行全员、全方位和全过程的管理,提高设备效率、优化工艺和优化操作、实现了节能降耗取得了良好的经济效益。
参考文献
1、管理学(第七版)[M],[美]斯蒂芬.P.罗宾斯著,中国人民大学出版社
关键词:物资管理;成本;核算;委派制
中图书分类号:F532 文献标识码:A 文章编号:1006-8937(2012)32-0071-02
随着国内铁路市场的萎缩,铁路施工企业对提高物资管理质量、降低物资消耗成本的要求越来越迫切。本文从目前铁路物资管理状况出发,结合财务委派制的特点,提出了新的物资管理模式——物资管理委派制。
1 铁路施工企业物资管理存在的问题
①现行的人事关系阻碍物资管理职能的发挥。目前铁路施工项目物资部门的组建及人员的配置基本上采用“上级物资部门推荐,项目经理选择”的体制。这种体制下物资人员的人事、薪酬均在项目,导致物资人员必须以项目领导为中心,听从项目领导决策,公司的成本管理也一定程度上服从项目的进度管理,物资管理职能无法充分发挥。
②适应现场的物资管理制度缺失,没有符合项目特点的管理办法。“没有规矩不成方圆”,制度是项目物资管理的基本依据。项目物资管理中往往只是被动的使用上级公司的相关管理制度,没有制定符合现场特点的规章制度,或是只有存在电脑中应对公司检查简单的规章制度。物资管理制度的不完善或缺失,一定程度上造成了现场的物资管理混乱。
③项目物资机构人员配置不到位,人少活多,只能被动管理。科学的物资管理至少应设物资主任、库管员、材料员、信息员4个职务。现场为了降低成本,往往缩减了物资人员编制,根据项目工程量大小往往只设1~2名成员进行物资管理。人员的严重不足,造成了物资的粗放式管理——白天手忙脚乱的应对凌乱复杂的业务管理,晚上气急败坏的应付内业管理。致使管理人员人困马乏,成本控制不到位,上报的物资数据失真。
④项目物资人员薪酬不高,管理缺少激励机制。1个人做2种甚至3、4种职务,而管理人员的收益甚至还达不到作业队收益的平均水平。这种情况下,项目物资人员对现场物资管理也就力不从心。这种身兼多职、缺少激励机制的物资管理模式,在物资成本核算上不容易取得理想效果。
⑤项目决策层及各个部门认识不到物资管理的重要性。项目决策层认为它只是采购供应的部门;财务部门认为它是花钱的部门;技术部门认为它是跑腿的部门;作业班组认为它是给自己备料的部门;而物资人员对自己部门的评价是“说了不算的”、只有管理职能但没有管理能力的部门,比如:选择供应商的能力不足;采购行为缺乏计划依据;出库物资没有具体的限额领料单等。由于对物资部门重要性认识的不到位,导致与项目决策层及各部门间的沟通很困难,往往造成物资管理被动的局面。
⑥项目人能征善战,但缺少系统的成本核算。铁路工程是系统工程,应该科学的统筹施工、全面的降低消耗、系统的核算成本。而目前实际情况是,项目施工前期往往松松散散,后期迫于工期的压力,不惜代价的调动了一切人、财、物力去保证开通。结果每个项目虽然都能完美的开通,但付出的代价也是巨大的。系统工程没有做到科学的计划、系统的管理,也无法达到系统成本最优的目标。
2 物资委派制及其特点
2.1 物资管理委派制
计划经济时代,铁路物资管理采用“物资公司制”;市场经济时代采用了“公司的物资部门制”;在新世纪、新形式下,为了进一步规范铁路项目的物资管理工作,强化物资负责人成本约束机制,提高物资信息质量,保障物资人员合法权益,培养锻炼物资干部队伍,应该建立符合施工企业特点的“物资管理委派制”。
2.2 物资管理委派制的特点
为了使物资管理人员排除现场工作的干扰,物资管理委派制至少应该具有一下特点:现场物资人员的人事管理直属于公司;项目推荐、公司物资部选择委派的部门组建形式;配备专业素质的物资主任、库管员、材料员、信息员等;制定科学的物资成本管理制度,量化降低成本的指标;委派工资及效益奖金由公司发放;现场物资人员只对公司级的物资管理部门负责。
3 物资管理委派制配套的运营机制
为了保证物资管理委派制能持续推行和运营,必须建立配套的物资管理运营机制。主要应包括以下几方面。
3.1 目标成本管理制
如果说委派物资人员能解决的是物资管控项目最中心人的问题,那么,目标成本管理制就是赋予委派人员的“尚方宝剑”。这个制度是物资工作顺利开展的基本依据。
3.2 规范的物资管理制度
规范的物资制度是现场各项工作顺利开展的具体依据,物资制度中至少应包含针对项目实际情况制定的物资管理细则、量化的部门职责和各岗位职责、量化的物资成本指标和要达到目标的考核奖罚尺度、节能减排管理制度、工机具管理制度等。
3.3 集采和限额领料制
集中采购和限额领料属于物资管理业务中收、发两条线最关键的管理流程。
3.3.1 物资集采制是“开源”管理
目前项目物资供应基本上有三种形式:甲供物资、甲控物资、自采物资。我们能具体管控的只有自采物资。对于自采物资,我们可以具体划分为以下两种形式:主材由公司招标集采;劳保、二三项料等现场急需零星料,由项目指定当地供应商集采。这样就可以从价格上控制住项目成本,所以集采制是一种有效的“开源”管理。
3.3.2 限额领料制是“节流”管理
限额领料制是指把技术部编制的限额领料单作为物资部门发放材料、作业队领取材料依据的一种管理制度。这种管理制度,可以有效的节制作业队施工的浪费、可以督促技术部门需求计划的及时更新,关键是可以保障物资部门采购计划的实时更新,保障物资的经济供应。所以,限额领料制是一种科学的“节流”管理。
3.4 付款流程的联签制
付款流程的联签制度体现出了诸多优点。项目物资申请的权利可以规范合同执行情况,保障物资的及时供应;项目财务审核的权利,可以监督物资管理活动;项目负责人审批的权利,可以保证项目整体利益;公司物资部复核的权利,可以监督、规范委派项目目标成本管理的情况;公司财务的复审权利,可以监督、规范委派项目目标核算管理的情况;总会复批的权利,可以保障公司的整体利益。这种制度,建立了科学的付款流程,淘汰了过去的“一支笔”。
3.5 建立集成化的物资信息制
目前,物资信息化已经开始引起铁路施工单位的高度重视。物资信息化首要解决的问题是公司内部物资的工作繁杂、信息孤立和内容失真的情况。
建立集成化的物资信息制度,关键在于建立集成化物资信息管理模式。集成化物资信息管理模式,就是将物资信息处理与计算机网络技术结合起来,通过信息的收集和处理,把物资管理和业务管理融为一体,把物流、信息流和资金流等进行集成,使公司的生产效率和经济效益,以及管理能力、应变能力等得到有效提高,它是一种新型的物资管理模式,可以极大地适应铁路施工现场的个性化需求。集成化物资管理模式可以极大地帮助公司物资部门对下属各项目进行实时监督和控制管理,帮助企业的物资管理达到更高的水平。所以集成化的物资管理应该是科学的、系统的、公开的,它不但可以减轻物资信息收集的劳动强度,还能加强物资信息的实时监控,避免物资信息失真。
4 科学的委派制对项目物资管理起到的积极作用
①独立的人事制度及收益政策,利于从基层克服物资管理混乱的现象。项目的物资管理是记录和披露其经济活动成本情况的主要手段。通过实施物资管理委派制,使物资管理人员不再受项目管理当局的控制,独立实事求是地依据物资管理办法和相关制度进行物资核算,能从基层克服物资管理混乱的现象。
②利于制定适应项目管理要求的物资管理制度和物资人员岗位职责。依据公司物资管理规定及委派人员的特点,科学的制定适应于项目的物资管理制度及岗位职责,有利于物资人员主动的开展各项工作。
③利于物资管理水平提高。科学的管理制度、有针对性的岗位职责及专业素质的物资人员的配备,可以把物资管理水平迅速提高。
④具有激励机制的收益制度,势必促进物资成本的降低。委派人员的委派工资只能满足基本的物质需求,而降低项目成本,赢得可观的奖金才是委派人员精神享受的需求。追求精神需求越迫切,降低成本的决心就越大,思路才能越广,措施才能越有力,成果才能越明显。
⑤物资管理委派制势必引起各个部门高度重视。物资部门只有做好了管理,做出了成绩,才能竖立威信,才能受到其他部门的认可。有了物资委派制物资部门不在是领导眼里单纯的采购供应部门,而是科学管理核算的部门;有了物资委派制物资部门不再是财务眼里花钱的部门,而是靠业务能力“追求精神享受”的部门;有了物资委派制物资部门不再是技术部门眼中跑腿的部门,也不再是作业班组眼里给自己备料的部门,而是限额发料,开源节流,保障物资经济供应的部门;有了物资委派制物资部门也不再认为自己是没有管理能力的部门,而是能科学管理、保障供应,督促、配合其他部门搞好成本核算、降低项目成本的重要的部门。
⑥利于科学的核算物资成本,系统的开发利润源泉。科学的物资委派赋予了委派人员不受干扰的管理权力,利于物资部门充分发挥管理能力,极大的降低物资成本。这时,拥有经济头脑、能征善战的项目人,势必会以利润的巨人矗立于铁路建筑领域的不败之地。
⑦利于促进和提高物资人员的业务水平及经济管理水平。派出的物资人员本身应具备一定的文化素养和业务水平,通过相应的业务考试及考核,才能具备被派出资格。这样就增加了物资人员的竞争,必然激励物资人员学习的积极性,从而提高业务水平。同时物资管理委派制可实行定期轮换,不同项目有不同的管理模式,对物资人员的管理水平也是一种促进,利于提高物资队伍的整体素质、规范物资管理工作。
5 结 语
总之,物资管理的基本职能是保障供应、降低成本。长期以来各级领导对物资管理工作寄予很高的期望,但实际现场效果并不理想。实行物资管理委派制后,由于委派物资人员独立于为之服务的项目组织之外,且直接归属项目组织的上层管理部门,使物资管理形成相对独立管理的权力,物资管理才能发挥真正的作用。
现行医院会计制度将医院定位于行政事业单位,对医院而言,面临当前激烈的医疗市场竞争,以全成本核算带动医院管理,提高经济效益是医院适应市场经济发展的必然趋势,也是医院医疗服务体系进入市场参与市场竞争的必然结果。从医院的管理模式看,医院虽定位于行政事业单位,但医院的管理是企业化管理的事业单位,是实行独立核算、自负盈亏的经济实体,会计核算更加趋同于企业化,既要核算药品、器械、部门等成本,又要确定收益的产生以及盈利的实现,以保证经济活动的持续进行。因此,医院会计的成本核算按照管理的要求划分为院级、科级、单病种以及单项成本等成本核算模式,这种模式也是目前大多数医院开展成本核算的主要形式。目前,有相当多医院的成本核算工作仍处于初级阶段,成本会计核算管理模式单一,仅仅围绕院级和科级成本核算的某些项目而进行,而没有真正按照成本核算管理的要求进行。其中院级成本核算是以会计科目分类进行,反映全院各成本项目的总体情况和会计信息对外上报情况;而科级成本核算仅仅是作为业务科室奖金分配的一种措施。在科级成本核算中,因没有专门的成本核算人员,加之科室管理者对成本、费用认识不够,导致科室在确认费用归属方面不规范,成本费用分摊的随意性大,涉及的人为因素多。使科室成本、费用的管理缺乏科学性、系统性,从而造成科室成本核算不实、不准,使院、科两级在利益的界定和利益的分配中矛盾重重,也给医院的财务状况带来了一定的财务风险。
2 实行成本核算,严格成本控制的关键点
2.1 建立医院成本核算管理体系、完善成本控制制度
医院成本核算管理是全员参与的一项经济管理的系统工程,涉及面广,医疗服务成本复杂,医院和科室之间联系密切,综合性强,需要各部门分工协作,共同配合。划分成本核算单位,是进行成本核算与管理的关键。对此,医院应设立一系列相关配套的成本核算管理机构。如:建立经济成本核算中心、医疗收费价格管理小组、固定资产清产核资小组、固定资产报废审批小组,设立科室或部门成本核算员,从而为医院和科室成本核算管理的良好运行奠定基础。医院在建立成本核算管理体系的同时,还应该建立一套与之相适应的核算管理制度,如:《采购与付款管理办法》、《成本核算管理实施细则》、《成本费用归集与分摊标准》、《院科成本测评考核办法》、《固定资产管理细则》、《资产清查核对制度》、《医院收费定价与管理规定》等。另外,科室或部门在医院制定的规范制度下,还要根据本科室或部门的实际情况,制定出相应的具体细则,以便更好地开展科室或部门成本核算,从而完成各项成本目标,使科室或部门的工作质量和效益都有所提高。
2.2 做好成本核算原始数据的搜集、记录和归集。建立成本核算分析报告制度
原始数据是反映医疗服务活动的原始资料,是进行成本预测、编制成本计划、进行成本核算、分析消耗定额和成本计划执行情况的依据。所以,医院要组织成本核算人员会同各相关部门,认真制定出既符合成本核算规定,又符合各方面管理需要,既科学又简便易行,讲求实效的原始数据登记、归类、传递、审核和保管制度;以便正确及时地为成本核算和其他有关方面提供翔实的资料和相关的信息。
建立医院成本绩效分析考核报告制度,是开展成本管理与核算的重要内容之一,也是成本管理反馈的主要途径。成本绩效分析考核报告的内容,应该符合医院的实际状况,并且能反映和说明一定的同题。其成本绩效分析考核报告应包括以下内容:(1)管理目标实际完成了多少和应该完成多少,和上期比较是增还是减或者相一致;(2)实际和上期两者之间产生的差异,是谁的责任;(3)分析发生差异的原因;第四,奖励与惩罚所采取的措施以及如何杜绝偏差的产生等。 2.3 提高信息网络对成本管理和质量控制能力
由于医疗服务涉及面广,其专业分工精细,各学科和保障部门之间的联系密切复杂,加上医疗服务成本核算数据庞杂,若用手工统计核算,工作量大且不准确。因此,医院要适应知识经济、网络经济时展的需要,运用现代计算机网络实现成本核算管理的网络化、信息化、自动化、科学化。要在医院建立一套功能完善、包括成本核算管理功能的计算机模块系统,在模块系统中应包含在临床科室设立的“医生工作站”和“护士工作站”,还应包含各临床和医技科室的检查治疗发生地、各实物管理库房、行政后勤部门、各收费结账网点及账务核算管理处等,并实行联网,争取最大限度地实现成本核算数据的收集、存贮、传输、汇总,以便对取得的数据及时、准确的分析。从而使科室和部门之间便捷、共享成本核算数据,使全院成本核算管理的质量和效率不断提高。
2.4 降低采购价格。加强物资管理
随着医疗技术的进步,各种设备、材料在医院总成本中所占的比重越来越大,有效的物资管理在医院成本控制中变得至关重要。目前,医院应该主要通过以下三个方面降低物资采购成本:(1)通过集中采购、联合采购等方式降低物资采购成本,尤其是在大型器械采购中联合多个单位或参与政府的批量采购可以降低采购成本,并能为医院节约大量的资金。(2)加强材料的库存管理,减少浪费与损失。通过引入计算机网络系统,提高物资管理的人出库制度以及盘点工作的效率。尝试直接将药品、物资供应实行托管。减少医院的管理成本。(3)加强诊疗过程中消耗材料的使用。通过设立药品、消耗器材的使用标准,给药剂量、途径、手术方式的改进达到在保证医疗质量的同时,合理使用药品及消耗材料,降低成本。
电网企业属于资本密集型企业,电网设备类固定资产占总资产的70%至80%,折旧费占输配电成本的50%左右,如何确保电网基建工程及时、准确转增固定资产是提高电网企业会计信息质量和财务管理水平的关键,虽然在省公司层面已建立按月跟踪和全省通报工程竣工决算进度机制,将竣工决算及时完成率纳入年度重点工作任务组织绩效考核,但仍然存在工程竣工决算工作不及时,大量工程竣工决算挤压,无法及时、足额转增资产情况。本文以地市供电局基建工程财务决算管理为例,谈谈在供电局层面如何规范和加强基建工程竣工财务决算工作,促进工程竣工财务决算工作有序进行,避免工程竣工决算积压和超期现象发生。
二、电网基建工程竣工财务决算管理存在问题
(一)电网基建工程同期竣工项目多、竣工决算流程长、配合部门单位多,工程初设深度不够,预算、结算审查不到位、不严格、审查质量不高造成工程竣工决算进度滞后。电网基建工程完工后需要经过固定资产暂估入账、甲供物资结算、工程竣工结算初稿编制、工程竣工结算审计、工程竣工结算批复、工程竣工财务决算编制、工程竣工财务决算审计、工程竣工财务决算批复等8个环节,涉及建设单位计划、工程、物资、审计、财务等部门和施工、监理、设计、物资供应商外部单位,以及省公司工程、审计、财务等上级部门,工程竣工决算流程长,涉及管理部门单位多,特别是近些年来电网基建工程建设任务重,工程部门管理相对薄弱,工程完工后及时、准确转资已成为一个长期、重点、难点工作任务。
另外,建设单位系统性思考不足,对造价管理认识不深,基层领导对造价工作重视不够,造价管理队伍不稳定,审查方未坚持公平、公正、公开原则,未真正做到对工程建设流程和结算依据文件合规性、合法性与合理性的严格把关,某些费用仅凭建设单位的一个电话或者口头协议就同意列入工程结算中,没有任何票据或者合同作为依据,造成费用审核增减随意性大,审查流于形式化,造成预算、结算、决算报表不对应和脱节,影响决算完成进度。
(二)工程预算、结算、决算报表未能有效对接和对应,造成工程竣工决算编制困难。现行预算、结算报表与财务决算报表存在口径不一致的地方,不能与财务决算报表和会计核算一一对应,决算报表编制时需要调整和转化,且工程预算、结算编制时未考虑固定资产实物和价值管理要求,建设移交些资产不确定,给竣工财务决算编制带来困难。工程管理部门根据合同开展结算,而合同又不及时履行变更手续,合同与财务实际发生存在差异,导致与财务不衔接,工程结算甲供物资与财务列支物资存在差异,数量、规格型号、名称存在不一致。
(三)受外部环境影响,工程建设重安全、质量和进度,不重视造价管理,造成主体工程完工后大量费用未定和审批程序未履行,影响工程决算进度和工程完工交付使用资产信息质量。部分工程建设进度快,主体工程已完工,但尚有征地、尾工工程未完成,甚至工程完工后施工图预算未批复,而相关设计变更也未出具,此外,工程竣工财务决算周期短,项目管理、生产运行等部门对资产形成重视度不够,重按期无缺陷投产轻资产移交管理,未参与设备的投运验收及现场实物清点,未及时创建设备台账,加之审计中介对交付使用资产也不够重视,难以保持设备台账、资产卡片及实物的信息一致,影响工程竣工决算报表质量,造成工程暂估转资、结算、决算编制、审计、上报等环节环环失控,影响移交资产的准确性。
(四)物资调拨单、出入库、入账、结算工作滞后,严重影响工程竣工结算和财务决算工作进度和决算金额的准确性。物资管理滞后一方面是农网工程物资零星、量大、管理链条长造成,另一方面是物资制度不完善、物流各环节相关部门管理不到位引起。存在物资管理流程不畅、不闭环,物资管理台账不完善,物资实物管理与价值管理不能有效衔接,物资部门出入库手续滞后,不能实时掌握实物流与资金流状况。物资出入库不及时,施工现场物资移交失控,现场物资直接由厂家移交给施工单位,存在物资部门和项目管理部门缺位现象;物资对账、盘点、清理工作未及时开展。加之业主项目部和施工单位对领用物资管理不到位,容易造成物资漏列和差异发生;随着网省公司深化推行统签统付的情况下,物资入账与实物入库、领用很可能会更加不同步,难以避免差错和漏列工程成本发生。
(五)工程、物资、财务信息化水平不高,造成工程竣工决算进度滞后。目前,相关工程管理部门均建立了管理信息系统,但系统功能应用不完善,各信息系统间信息不共享,在工作量呈几何级数递增的情况下,信息系统不能带来管理效率的提升,部分系统功能成为负担,部分信息需在不同系统录入,且可用性不高,比如,物料管理系统不能与财务互联,新老系统均在使用,数据重复和冗余,给物资核对和清理带来困难,影响工程物资及时清理和结算。
三、电网基建工程竣工财务决算管理举措
在基建工程竣工财务决算编制流程管控中,财务部门要充分发挥基建工程竣工财务决算的统领作用,主动向基建、物资管理部门靠拢,充分运用Excel功能,固化表单,实现工程结算报表与财务决算报表无缝对接,缩减各环节等待时间。主要做法有以下几个方面:
(一)制定考核实施细则,建立督办机制,按红、黄、绿灯预警,动态跟踪决算工作进度,不等不靠,实现竣工决算工作“零等待”。
以甲供物资结算及时率、工程竣工结算编制及时率、工程竣工财务决算编制及时率、工程竣工结算及财务决算审计及时率和工程竣工决算上报及时完成率等五项指标设置基建工程竣工结算及财务决算考核管理体系,制定《基建工程竣工结算及财务决算考核管理实施细则》管理办法,明确各责任部门负责按下表规定的时限提供竣工结(决)算相关文件和资料,与监察审计部联合建立了竣工结算和财务决算进度通报、预警及考核、定期召开工作例会和督办机制。
在制度建立的基础上,以工程竣工结算及财务决算完成情况进度表为依托,对邻近各环节完成时限7天的项目显示黄色预警,对超完成时限项目显示红色预警,其余项目显示绿色可控,并相应显示节约和超时天数,确保竣工决算各环节工作实时监控。工作中,充分利用工程结算批复环节不可控等待时间,在工程结算报告初稿提交一个周内完成工程竣工财务决算初稿编制和上报审计工作,并在工程结算审定后立即报送竣工决算报告送审版,基本实现了工程结算批复立即出具审计报告和上报竣工财务决算请示,确保了竣工决算编制、审计、上报决算请示等环节“零等待”。
(二)做好工程项目日常财务核算和管理工作,节省账务清理和竣工资料收集时间。
改变过去财务部门在编制基建工程财务决算需要对基建项目账务进行全面清理,在调整会计差错的基础上编制基建工程竣工财务决算模式,建立基建会计核算业务作业指导书,对每一项业务的摘要、方向、科目、附件、现金流量等内容进行了规范,同时制定了会计业务差错考核办法,加大会计凭证审核力度,提高了账务处理的准确性,有效避免决算编制全面清理账务的重复工作。在“银行存款”、“库存现金”、“预付账款”、“应付账款”科目中按“基建项目”设置辅助核算对象,增强财务信息系统数据的分析与运用能力。
(三)固化表单和公式链接,基本实现工程结算报表与竣工财务决算报表无缝对接。
在工程竣工财务决算编制过程中,通过建立竣工决算编制底稿对接关系,固化了工程结算报表和竣工财务决算报表格式,充分利用Excel公式、链接、查找替换功能,实现了高效编制工程竣工财务决算,有效缩短了报表编制和修改时间。
(四)工程完工后及时办理物资出入库和入账手续。
针对省供物资调拨单传递严重滞后问题,认真做好物资到货清理工作,对未入库物资采取暂估入账和先行结算,避免等待物资调拨单而影响工程竣工结算进度。
石油企业物资部门采购物资质量的好坏,对保证生产建设项目、工程质量,降低生产成本,提高经济效益,有着重要的意义和作用。多年来,采购物资质量问题一直是比较敏感的话题,其牵涉面广,工作难度大。要从根本上杜绝假冒伪劣产品流入油田生产领域,就需要着力强化物资质量监控,严格质量监督和约束。本文以中原油田为例,对油田企业物资采购质量监控工作进行了积极的探索。
1、完善质量工作运行机制
1.1完善规章制度。修订完善了《物资质量管理实施细则》、《物资质量管理责任追究办法》、《计量管理办法》等制度,对物资采购、质量监造、检验验收、保管保养、不合格物资处理、质量监督考核等工作进行了明确和规范,物资管理制度做到全过程、全覆盖。对物资质量实行量化指标管理,纳入经营管理、“三基”工作同步考核,确保物资质量管理制度落实到位。坚持将物资质量管理指标纳入油田降本增效项目管理,明确各业务部门产品监督抽查合格率、标准采用正确率、凭证采购率、入库物资质量检验(验收)合格率等绩效考核指标,考核结果与月度绩效工资挂钩,形成了比质量、赶先进、创效益的良好态势。
1.2优化管理模式。结合中原油田物资管理实际,建立了“三级物资质量管理模式”,物资供应实行物资部门入库检验验收、技术监督部门质量监督抽查、生产单位使用前检验的工作机制,做到了物资采购、入库检验、使用过程全面监管。对入库检验、质量监督、质量回访等业务流程及报检程序进行优化改进,统一规范计划、采购、质检、发料等标准业务文本,为实施采购质量评价和管理责任追溯提供了依据。建立采购质量协同共管机制,组织优选采油、钻井、设计、工程、地质、科研等方面的专业技术人员,成立油田物资采购专业评委,参与重要物资采购招标和联合谈判,对采购物资的技术性能、制造工艺、生产配套等方面进行技术论证和综合评估。
2、强化质量过程控制,提高采购物资质量水平
2.1强化入库物资质量控制。严把必检物资检验关口,按照物资料性和在生产中的重要程度,组织编制油田《必检物资目录》,固化在ERP系统中,实现了系统自动识别、即时报检,保证了油田生产本质安全。严把一般物资入库质量关口,在物资到货验收时,认真核对数量、标识和随货资料等,控制好每一个环节,把好每一个关口,防止不合格产品流入生产领域。同时,加大物资保养工作力度,根据不同物资的料性,制定切实可行的保养计划和措施,坚持保养经常化,保持库存物资质量状况良好。严把质量监督抽查关口,每月制订在库物资质量监督抽查计划,要求抽检率不低于在库物资的11%,年度抽检覆盖率达到100%。
2.2加强重点物资质量治理。针对生产单位反映问题突出、质量监督抽查发现问题的物资,纳入重点物资治理范围,建立重点物资治理目录,实行动态监控和重点治理,通过深入开展调查,剖析问题原因,制定专项措施,跟踪治理结果,对质量改进合格的物资从重点物资治理目录中予以删除,对质量改进不满意的物资持续跟踪督查,并对新出现质量问题的物资纳入目录管理。先后对油田化学剂、压力表、水表、管钳、三角带、橡胶制品、油漆、阀门等15项物资质量进行了专项治理,通过采取责令整改、暂缓采购、改进工艺、引入竞争等措施,有效提高了此类产品的质量。
3、夯实质量基础工作
3.1提升物资质检能力。一方面,加大物资质量检测技术和设备投入,更新高中压阀门检测装置,配备新增化工产品、专用管材检测仪器,提高了对油田重要、关键物资的质量检测能力。另一方面,注重加强队伍素质建设,采取举办质量管理培训班等方式,提升质量管理人员业务技能。
Xie Huaxing;Fu Yongqing;Yan Liming;Yang Dongmei
(Fujian Electric Power Technical College,Quanzhou 362000,China)
摘要: 在ERP管理系统中,供应商管理是核心,只有将供应商管理好了,电力物资企业ERP物资管理模块才有了坚固的重心。本文从供应商调查、考核、激励与控制等多角度进行探讨,得出实现供应商有效管理的方案,以达到电力物资企业与供应商的双赢。
Abstract: In the ERP management system, supplier management is the core. Only good supplier management would electric supplies enterprise ERP Material Management module have a solid center of gravity. This article has a dicussion with the supplier survey, evaluation, motivation and control of multiple perspectives, comes to the programe to realize effective management of suppliers to achieve a win-win business between power enterprises and suppliers.
关键词: ERP 供应商管理 考核 激励
Key words: ERP;supplier management;evaluation;incentive
中图分类号:F274 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2011)14-0122-02
1问题提出
对电力物资企业来讲,引入ERP系统是企业管理水平再上新台阶的需要,在ERP系统中,居其核心地位的是物资管理、人力资源管理和财务管理,而在物资管理中,供应商管理是核心,只有将供应商管理好了,ERP物资管理模块中所包含的计划管理、采购、库存管理才有了坚固的重心。
ERP系统中供应商管理分为供应商调查、考核、激励与控制,以实现电力物资企业与供应商的双赢,达成科学、规范和透明的管理目标。因此,对供应商管理来说,基础是我们对供应商的合理调查,然后在此基础上,对供应商选择、考核、评估,本文将对此进行探讨。
2初步供应商调查
所谓初步供应商调查,是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品,能提供多少,价格如何,质量如何,市场份额有多大、运输进货条件如何。
2.1 供应商调查的目的初步供应商调查的目的,是为了了解供应商的一般情况。而了解供应商的一般情况的目的,一是为选择最佳供应商做准备,二是为了了解掌握整个资源市场的情况,因为许多供应商基本情况的汇总就是整个资源市场的基本情况。
2.2 供应商调查的特点初步供应商调查的特点,一是调查内容浅,只要了解一些简单的、基本的情况;二是调查面广,最好能够对资源市场中所有各个供应商都有所调查、有所了解,从而能够掌握资源市场的基本状况。
2.3 供应商调查的方法初步供应商调查的基本方法,一般可以采用访问调查法,通过访问有关人员而获得信息。例如,可以访问供应商单位市场部有关人员,或者访问有关用户、或有关市场主管人员,或者其他的知情人士。通过访问建立起供应商卡片,实施供应商档案管理。
3供应商考核
电力物资供应商考核主要是指供应商签订正式合同以后正式运作期间对供应商整个运作活动的全面考核。这种考核应当比试运作期间更全面。主要应从以下几个方面进行考核:
一般从企业资信、销售业绩、质量情况、服务水平、履约情况等指标体系进行考核,各类产品具体、量化的评审细则另行分别制定。
3.1 企业资信包括:①注册资本;②银行资信等级;企业财务情况;主要考核供应商履行自己的承诺、不故意拖账、欠账的程度。
3.2 销售业绩包括:①销售业绩;②当地年销售额。
3.3 质量情况产品质量是最重要的因素,在开始运作的一段时间内,主要加强对产品质量的检查。检查可分为两种:一种是全检,一种是抽检。全检工作量太大,一般采用抽检的方法。质量的好坏可以用质量合格率来描述。包括:①物资供应合格情况;②厂商质量保证体系;③产品在系统运行情况。
3.4 服务水平表现在:能对顾客高度负责、主动热诚认真服务,并且售后服务制度完备、服务能力强。包括:①零星供货完成能力;②售前及售后服务水平;③服务响应时间;④销售人员的服务态度及水平。
3.5 履约情况包括:①供货的及时性;②客户投诉情况;③以住合作情况。
3.6 合作年限
3.7 配合度主要考核供应商的协调精神。在和供应商相处过程中,常常因为环境的变化或具体情况的变化,需要把工作任务进行调整变更,这时可以考察供应商在这些方面积极配合的程度。另外如工作出现了困难、或者发生了问题,可能有时也需要供应商配合才能解决。在这样的时候,都可以看出供应商的配合程度。
考核供应商的配合度,主要靠人们的主观评分来考核。主要找与供应商相处的有关人员,让他们根据这个方面的体验为供应商评分。
4供应商的评级、激励与控制
在供应商使用的初期,电力物资企业的采购部门,应当和供应商协调,建立起供应商运作的机制,相互在业务衔接、作业规范等方面建立起一个合作框架。在这个框架的基础上,各自按时按质按量完成自己应当承担的工作。在日后供应商使用的整个期间,供应商当然尽职尽责,完成企业规定的物资供应工作。采购企业的采购管理部门应当按合同的规定,严格考核检查供应商执行合同、完成物资供应任务的情况。既充分使用、发挥供应商的积极性,又进行科学的激励和控制,保证供应商的物资供应工作顺利健康地进行。
为了保证供应商使用期间日常物资供应工作的正常进行,要采取一系列的措施对供应商进行激励和控制。[1]供应商激励和控制的目的,一是要充分发挥供应商的积极性和主动性,努力搞好自己所承担的物资供应工作,保证本企业的生产生活正常进行;二是要防止供应商企业的不轨行为,预防一切对企业、对社会的不确定性损失。激励和控制往往是并存不可分割的,一些激励措施可能同时又是一种控制措施。因此我们觉得对供应商的激励与控制应当注意以下一些方面的工作。
4.1 逐渐建立起一种稳定可靠的关系企业应当和供应商签订一个较长时间的业务合同关系。时间不宜太短,太短了让供应商不太完全放心,从而总是对本企业要留一手,不可能全心全意为搞好企业的物资供应工作而倾注全力。只有合同时间长,供应商才会感到放心、才会倾注全力与企业合作,搞好物资供应工作。特别是当业务量大时,供应商会把本企业看作是它自己生存和发展的依靠和希望,这就会更加激励它努力与企业合作,形成一种休戚与共的关系。但是合同时间也不能太长,一般以一年比较合适,如果合适,第二年继续,可以再续签。第二年不合适,则合同终止。这样签合同,就是既要让供应商感到放心,可以有一段较长时间的稳定工作,又要让供应商感到有危机感,不要放松竞争进取精神,才能保住明年的工作。
4.2 有意识地引入竞争机制有意识地在供应商之间引入竞争机制,促使供应商之间在产品质量、服务质量和价格水平方面不断优化而努力。例如,在几个供应量比较大的品种中,每个品种可以实行角制。所谓角制,就是一个品种设两个供应商,一个角,作为主供应商,一个角,作为副供应商。在运行过程中,对供应商的运作过程进行结构评分,一个季度或半年一次评比,如果主供应商的月平均分数比副供应商的月平均分数低,就可以把主供应商降级成副供应商、同时把副供应商升级成主供应商。
4.3 召开供应商年会,与供应商建立相互信任关系疑人不用,用人不疑。当供应商经考核转为正式供应商之后,一个重要的措施,就是要不时地随机抽检一下,以防供应商的质量滑坡,影响本企业的产品质量。一旦发现了问题,就要增大抽检频次,进一步加大抽检的强度,甚至取消免检。通过这种方式,也可以激励和控制供应商。此外,建立信任关系,还包括在很多方面。例如定期地召开供应商年会,交换意见,研究问题,协调工作,甚至开展一些互助合作。特别对涉及企业之间的一些共同的业务、利益等有关问题,一定要开诚布公,把问题谈透、谈清楚。要搞好这些方面的工作,需要树立起一个指导思想,就是“双赢”。一定要尽可能让供应商有利可图。不要只顾自指导思想,就是“双赢”。一定要尽可能让供应商有利可图。不要只顾自己,不顾供应商的利益。只有这样,双方才能真正建立起比较协调可靠的信任关系。这种关系实际上就是一种供应链关系。我们的工作,实际上就是一种供应链管理的工作。
4.4 建立相应的评级、监督、奖惩措施在建立起信任关系的基础上,也要建立起比较得力的、相应的监督控制措施。特别是一旦供应商出现了一些问题或者一些可能发生问题的苗头之后,一定要建立起相应的监督控制措施。根据情况的不同,可以分别采用以下一些措施:
对供应商采取评级分类及奖惩措施。供应商评级由高到低可分为优良、合格、不合格三大类。具体分值可为:优良≥90分;70<合格<90;不合格≤70。(若入围厂商的产品一年内销售额未达一定比例,将直接列入不合格供应商)。
优良供应商,其奖励措施可为:有资格参加公司系统内组织的所有相应产品的采购活动并推荐至省公司;保证货款优先支付;定期举行交流合作洽谈会,分享合作经验;连续三年被评为特级供应商的,可发展为长期战略合作伙伴,并与之签订长期合作协议。
合格的供应商,其奖励措施可为:有资格参加公司系统内组织的所有相应产品的采购活动;对供应商进行跟踪辅导,使之发展为优良供应商;增进沟通,不定期举行交流合作洽谈会;
不合格的供应商,其惩罚措施可为:本年度不邀请其参加公司系统内组织的所有相应产品的采购活动;原则上一年内停止向该供应商订货;将不合格供应商的信息在系统内通报并报送上级电力物资公司及相关部门。
关键词:完善物资质量管理 配送管理 实践探索
0 引言
胜大物资供应自2009年7月归口以来,在公司领导、供应处各部门领导的正确领导和全体干部职工的共同努力下,紧紧围绕胜大发展目标,紧密贴近胜大生产实际,贯彻落实油田物资供应管理工作理念,以“强化管理,规范运行”为工作主线,着力提升管理水平。下面将主要工作开展情况汇报如下:
1 归口至今物资收发存业务情况
1.1 归口时的情况
根据“关于胜大集团公司物资采购供应归口管理的意见”中要求:物资需求计划方面,胜大集团公司生产所需要的钢材、油料、化工、劳保等大宗通用物资以及钻井和采油设备、配件等物资,必须报物资供应处统一实施采购。物资采购管理方面,对于胜大集团公司下属几个面向社会企业的的生产急需特殊品种物资采购,物资供应处每月核定部分自购资金指标,由管理局财务资产部核拨资金予以解决;下属的面向社会企业经营的不属于56大类物资范围内的农副产品,由胜大集团公司向管理局财务资产部申请资金自行采购。
1.2 归口后物资用料品种
涉及钢材、木材、水泥及建筑材料、煤炭、原油加工及石油制品、化学原料及化学产品、油漆涂料、天然橡胶、橡胶制品及塑料制品、劳保用品、杂品、石油专用设备等共30个大类。
1.3 归口后物资发料情况
2010年度发料、2011年度发料、2012年度较上年均有大幅度的提高。
2 完善物资质量管理和配送管理的实践探索
2.1 加大物资供应管理工作理念的宣贯力度
积极贯彻落实中石化物装部、供应处各项会议精神,组织物资供应干部职工层层传达、深入学习会议精神。坚持油田物资供应管理实行“归口管理、集中采购、统一储备、统一结算”的管理体制,为宣贯主导。定期安排物资供应工作,总结重点工作运行情况,推进各项工作有序运行。定期对主要用料单位单位进行物资管理检查,推动各单位物资供应管理规范化。
2.2不断完善物资供应管理制度建设
结合胜大集团实际和油田物资管理要求相继制定了胜大集团物资供应管理规定、胜大集团物资供应管理绩效考核办法、胜大集团外部市场物资采购供应管理办法、胜大集团物资配送实施细则、胜大集团供应商动态量化考核办法。指导各单位物资供应规范管理。
2.3持续加强物资需求计划管理
年度需求计划方面,供应部门建立供应领料物资物资消耗数据库,计划员建立有所辖物资消耗台账,逐步摸清所涉及物资消耗规律。按照相关单位的生产规模、年度投资计划等,结合年度物资消耗规律,能够做到每年9月份完成本单位下年度物资需求计划部分编制,经本单位相关部门和领导审核后提报物资供应处。
季度物资需求计划编制与汇总上报方面。依据本单位季度生产和投资安排,结合物资消耗数据库和个人消耗台账,每季末25日前,编制下季度物资需求计划,经本单位相关部门和领导审核后以书面形式于30日前提报物资供应处。
2.4不断完善质量管理和配送管理,强化过程控制
配送管理方面,我们根据用料单位实际需求,按照物资种类、数量、料性,合理安排行车线路,组织协调二级配送业务实施,保证了配送物资及时、准确送到用料现场。确保了物资安全。在基础资料管理方面,建立有完整的物资配送台账,确保物资去向明确。定期对基础资料管理情况进行检查,保证资料、台账准确率、完整率达到100%。以达到强化过程控制的目的。
质量管理方面对所有物资部门保管和兼职质检员严格检查物资合格证是否有效有效,标识标注是否齐全,质检资料记录齐全准确,对物资检验所已进行检验的物资,进行外观检验。对直达物资由保管员到现场抽检,三级单位技术人员进行质检,确保产品的标识标注、质量证明书、检验报告及随机配件齐全、有效,办理完质检和发放手续后方可使用。物资质量信息反馈邮箱,畅通质量信息绿色通道,每季度定期开展质量回访。
2.5切实提高物资价格管理水平
通过对宏观市场环境、物资市场行情、原材料价格走势等方面的关注,紧密结合市场形势和供应价格变化月度价格信息报告。
2.6积极参加全员岗位练兵活动,提高人员素质
按照处的有关要求,结合胜大实际情况,积极参与网上注册和自测自练的自助培训学习,及时根据更新题库,组织员工联系,营造了良好的学习氛围。
结合胜大物资供应管理工作实际,除参加油田统一培训外,以中国石化物资供应管理和采购技术指南、采购管理为载体持续加强内部学习,加大了物资管理基本知识和管理制度和业务知识的普及培训力度,提升了业务人员的综合素质。
3 胜大集团集中采购方面的特殊情况
现有几家建筑施工单位:都是独立法人单位,根据调研分析,各家承揽工程比较分散,用料计划性方面普遍很差,从计划到供料一般3—5天;应甲方的要求,经常调整施工顺序,变更用料计划;为节约成本,钢材、砂石料、水泥直接送达工地现场,而由于大部分工地现场场地受限,不能存放大量材料,经常是量小多批次。所以很难按照油田材料计划管理的要求运行。
3.2油田内独家使用的特殊品种物资采购问题
几个主要生产面向社会生活市场的产品的单位,所需原材料基本上在油田范围内独家使用。还有几家是中石化A类供应商。他们生产的产品所需原材料在油田范围内也是独家使用的特殊品种。主要原材料在油田只有我们独家使用,而且这些原材料在市场上价格波动频繁,有的物资有时一周之内升降幅度很大,且由于订单的原因导致计划性较差。
比如在油田内部,只有胜大使用镀锡薄钢板为主要原材料。主要产品气雾罐,完全面向社会,市场竞争充分,利润极薄,因此对原材料价格极其敏感;目前国内马口铁行业内竞争也很激烈,市场现货价格根据市场情况随时变化,厂家基本是月度定价。目前的采购状况只能是:在市场相对低价稳定期定货,在市场高价时,主要从现货市场应急采购。采购周期极短,付款方式很难协调,厂家变换频繁。为了成本、订单材质的要求,需要使用符合自己需求的供应商。而主体企业网络内这方面的供应商很少,很难形成竞争机制,而为了从竞争中取优,供应商还需要不断地增减变化。这些单位普遍存在:独家使用、生产订单无法预计,用料计划性很差,而且量小、多品种、多批次等情况,这些诸多生产经营中的现实情况严重制约着这些单位统一执行油田集中采购工作的运行。
关键词:设备物资;质量监督管理;电网安全运行
1入网设备物资质量监督管理的背景
近年来,电力设备设施生产厂商所需原材料一路攀升、人工费用逐年提高、管理成本节节攀升。国家电网公司实行物资集中采购率达到100%,供应商之间竞争愈演愈烈,一些供应商为了在竞争激烈的集中招标中拿到订单,不惜采取一切手段降低生产成本。如采取降低原材料购置成本、减员增效、缩短管理链条等手段。上述原因导致入网物资设备质量明显下降,给电网安全运行造成隐患。
2主要做法
2.1组织体系建设
为落实国家电网公司物资集约化管理的战略,推进物资质量管理不断深化,东营公司成立了质量监督工作领导小组,根据国家电网公司物资集约化战略,提出东营公司质量监督工作的整体部署和管理目标,指导、协调质量监督管理中的重大问题,监督检查质量监督工作落实情况,推进各项工作的全面开展。
2.2队伍建设
东营公司在组织体系建设的同时,重视人员队伍的培养,对质量监督相关单位和部门员工的设备监造专业知识培训并进行业务考试,考试合格后颁发执业证书,作为东营公司质量监督工作具体实施的后备力量,实现兼职监理工程师持证上岗,合理利用东营公司兼职监理师和社会技术资源,共同实施对供应商产品的质量监督工作。每年开展质量监督工作培训,宣传国家电网公司新的管理理念和管理思路,不断学习创新,保证质量监督工作人员业务素质与时俱进。
2.3常态化机制建设
物资质量监督人员按时参加东营公司的安全生产例会,参加公司每月召开的质量监督与供应商关系管理月度例会,建立与生产、基建、营销、物资等部门和单位的横向沟通机制,以及与项目管理部门、施工单位等上下联动的纵向机制,深化设备材料质量监督主体责任的落实。常态化机制的建立充分调动基建、生产、营销、物资等各环节的力量并使得信息高度综合和集中,使得每次抽检的结果分析都能全面和客观,每次问题处理都彻底、及时,保证质量监督工作取得良好的效果。
2.4考核机制建设
结合山东省电力公司物资质量监督管理有关规定,根据《山东省电力公司供应商不良行为处理实施细则》及东营公司有关制度,制定了《国网东营供电公司物资质量监督管理考核办法》。物资管理部门每月组织相关部门召开月度例会,对各单位月质量监督工作完成情况予以通报,并按照指标得分进行排名,考核机制的形成有效地提高各单位的工作积极性,壮大质量监督人员队伍,改变原来参与性不强、工作质量不高的弊端,为保障质量监督工作的顺利开展起到积极作用。
2.5监造工作管理
保证主设备质量,公司监造工作由物资部门统一管理,监造范围除严格按照公司要求的范围实施外,扩展了110kV变压器、电抗器、断路器、组合电器四类产品,均通过招标方式选择中标的监理公司进行监造。对于220kV及以上电压等级的其他设备类产品,由物资部门组织项目单位结合厂内出厂试验进行关键点见证。保证监造质量,杜绝监造不力,缺岗,漏监等情况,对驻厂监造组进行“飞检”,并根据“飞检”结果对监造组进行评分,评分标准涉及内部管理、监造人员配置、档案文件管理、监造过程管理、监造文件编写以及信息沟通管理等多个方面,根据年度工作情况进行综合评价,评价结果作为下一年度的参考,保证主设备的驻厂监造工作实效打下基础。
2.6抽检工作管理
结合东营公司实际情况,按照电压等级及项目需求单位对抽检实施单位进行划分,220kV及以上电压等级工程项目,公司组织质量检测中心或送第三方检测机构进行抽检,110kV及以下工程项目由各项目需求单位组织抽检。充分利用公司资源,避免到货高峰时任务扎堆,人员不足的情况,充分调动各项目需求单位的积极性,保证抽检工作的实际效果。
2.7安装调试阶段的质量管理
物资安装调试阶段,质量监督人员对设备安装、调试过程中的质量控制,主要内容如下:(1)监督设备基础、预埋件的施工及检测工作。(2)对设备安装中的隐蔽工程进行检查验收。(3)在设备安装过程中进行旁站监理,监督设备安装的工艺过程和关键工序的施工。
2.8运行阶段的质量管理
在设备安装、调试完毕,已交工验收后,按正式生产条件和规定的期限运行,通过运行数据记录与设计要求对比,检查生产设备的设计、制造、安装和调试的设备连续正常运行的可靠性和稳定性。
3实施效果
3.1提高入网设备物资质量
通过不断探索发现部分设备制造过程中的质量问题。例如,在配电变压器的抽测中,发现诸如空、负载损耗超标、漏油、防腐涂层偷工减料等多种质量问题,有些问题情况较为严重。对线缆类装置性材料的抽检中发现问题较多,主要为导线节径比、线密度、直流电阻不符合要求等。针对发现的问题都做了妥善处理,通过对供应商不同程度的处罚,提高了供应商的质量意识,保证了入网产品的质量。
3.2“四位一体”有效联动机制初步形成
深入开展供应商产品质量监督工作以来,一直将质量监督工作与招标工作及供应商关系管理相结合,改变了原来各部门衔接不够紧密的多头管理模式,逐步形成了质量监督与合同、招标及供应商关系管理“四位一体”的有效联动机制。
3.3产品质量监督链条形成
抽样检测结果作为供应商绩效考核的一部分计入考核,供应商现场实地认证结果作为招标部门评标的重要参考,这一联动机制形成了以检测为手段,以数据为支撑,以提升中标供应商水平为目的的环环相扣的产品质量监督链条。