电子档案管理基础精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理基础范文

一、电子病历档案中存在的安全性风险因素

（一）外部环境

在电子病历档案管理环境中，各种因素下产生的自然灾害、磁场干扰以及温度变化都会对计算机储备载体性能造成影响，从而使计算机结构发生变质，导致数据丢失以及图像失真。因医院电子病历档案中包含的内容较多，每天的信息流动量也较大，使得电子病历档案管理的储备电脑一直处在扰的状态下，若是没有对其采取有效手段进行防护，就较易使电子病历档案遭到损坏。

（二）电子技术

这里所说的电子技术，并不是人为控制下的电子技术因素，虽然医院在实施电子病历档案管理后，使病历档案管理工作变得十分便捷，但是因电子信息技术本身存在较多缺陷以及漏洞，会使医院电子档案存在被盗用以及非法增删的危险。电子病历档案主要是依赖计算机系统所存在的，另一方面，因电子信息技术发展速度较快，唯有不断对计算机硬件以及软件进行更新，且运用高级程序对其进行保护，才能保证电子病历档案可以得到有效的保护。

（三）管理手段

管理手段指的是电子病历档案的管理人员以及相应操作人员对病历的篡改以及破坏等情况。在一般情况下，发生此种状况的主要原因主要可以包括以下几种：蓄意破坏、操作不规范以及管理疏忽。其中蓄意破坏是因操作人员可以从中获得较大利益，进而通过一些非法手段对电子病历载体以及系统进行的恶意破坏。

二、针对电子病历档案的安全防范手段

（一）优化外部环境

首先要做好前端的外部控制工作。前端控制管理手段具有现代化的管理理念，在对前端控制管理有效实施后，可以快速提升管理效率，优化功能配置。同时前端控制也可同样建立在文件保存生命周期的理论上，即将电子档案保存、形成以及销毁等阶段融合在一起。具体管理过程为在对电子档案实施管理时，结合具体要求或是目标对管理手段进行科学、规范的整合，从而使电子病历档案在形成阶段所需功能尽量通过前端管理手段实现，还要将各个环节下的不同业务需要实施重复性操作，使其能够提前实施。依靠这些方法不但可以减少滞后作业以及重复作业量，还能有效提升工作效率。

第二，实施支出以及风险平衡式管理在对电子病历档案管理过程中，本身就会存在较多的风险性因素，但是我们要明确一点，无论我们怎样降低风险发生几率，风险都会存在，也就是说，我们若想将风险性几率降低到零是几乎不可能的。因此，在实施风险管理过程中，要充分保障支出以及风险因素之间的平衡性，其中主要表现在以下几个方面：第一，在对风险控制过程中，是需要消耗一定成本的，维护成本消耗有时比电子病历档案管理受到损坏的费用更大，此时说明电子档案管理是非常不恰当的；第二，因绝对保证电子病历档案的安全性是几乎不可能实现的，因而要有选择性地对电子病历档案实施风险控制，并将剩余风险控制在合理范围之内。在对电子病历档案承受风险性进行考量的过程中，首先要对其成本预期进行控制，若是风险控制成本比损伤成本大的话，可以适当考虑接受风险。

（二）提升电子技术水平

在对电子技术水平提升过程中，要采取静态保护以及动态管理相结合的方式。对系统管理理念进行明确，并重视电子档案周期中各项活动之间的衔接性，使电子档案管理的总体性以及整体性可以充分结合在一起。其中电子档案风险管理主要包括静态以及动态两种风险管理方式。静态风险管理是指对传统档案实施的安全维护工作，具体指的是在对传统档案实施安全维护的过程中，强化对电子档案载体的管理以及库房管理工作；动态风险管理是指将电子病历档案从档案库中逐步延伸到库房之外，因此更加重视对电子病历档案的风险管理工作。

（三）管理手段控制

电子档案管理人员可以对数据内容进行更改，同时具有不同权限的管理人员也能对病历实施调取和更改，但是因人为操作具有不可避免性，因而这就需要我们要不断加强对档案管理人员的培训力度，提高其对风险的防范意识以及抵御外来诱惑的能力，防止出现违反职业道德行为的出现，第一我们要强化对档案管理人员的培训力度，多学习一些相关专业知识以及法律文献，有效提高档案管理人员的专业素质以及道德水平；第二，加强各个医院间的人员交流，培养复合型人才。

第2篇：电子档案管理基础范文

随着现代科学技术的不断发展，以及电子档案的不断增多，其带给档案管理工作更极大的挑战。在新的时代背景下，档案管理工作者已经逐步认识到纸质与电子档案管理之间的互补性，意识到只有实现两者的共同进步才能应对时展带来的挑战，并有效提高档案管理工作的有效性。

基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。

二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题

（一）电子存档的滞后

虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。

但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。

电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。

（二）两种档案的内容不相符

在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。

在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。

三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补

（一）及时做好归档整理工作

众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。

首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。

明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。

（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质

与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。

此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。

这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。

这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。

（三）加强监督与核查工作

最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。

一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。

另一方面，管理者需要加强对电子档案管理的核查工作。这就需要技术能力较强的员工担当此工作，要根据软件和系统的痕迹对电子档案进行定时的核查，确保电子档案与纸质档案相一致，提高档案管理工作的质量和效率。

第3篇：电子档案管理基础范文

关键词：电子档案；管理；问题；解决对策

中图分类号：G642文献标识码：A 文章编号：1003-2851（2011）07-0-01

一、电子档案管理中出现的问题

1.电子档案管理中的接收格式不一致，导致电子档案难于统一化管理。由于各单位形成档案和处理档案的方法格式不一致，且各地区之间、单位之间使用不统一的软件，所以同一项目所形成的电子档案格式也就不一样，这样增加了电子档案统一化管理的难度。

2.电子档案的管理存在缺乏原始性、真实性和完整性。电子档案的内容与形式是相对独立的，内容没有固定形式并且变化大，档案管理部门对其进行检验时，很难判断电子档案的原始性、真实性和完整性。这样使得电子档案信息内容的错误率远高于传统档案容易被复制，甚至被篡改后不留任何痕迹。电子文件是处于流动状态，储存方式多样，所以容易造成信息的缺损，导致电子档案的不完整。

3.档案管理的标准化进展缓慢，并且计算机技术尚未大规模应用于档案管理，制约了电子档案文件的整理与归档。档案管理的标准化是对全系统实施计算机管理的前提与基础，但是各单位、各地区没有从全局利益考虑档案工作的规范化对未来档案电子化的影响，制定了不同的实施方法，使得档案管理工作的标准化、规范化难以实现。并且很多电子档案的管理人员没有受过关于使用和保存电子档案的系统教育，不能熟练的使用电子档案软件，所以不能充分发挥电子档案管理的便利作用，从而制约了电子档案文件的整理和归档。

4.电子档案信息安全问题亟待解决。由于我国已经步入了全球化、信息化和网络化的时代，换句话说就是我们使用了全球性、开放性、共享性、动态性发展因特网，电子政务系统的政府公文通过因特网和流转，所以电子档案信息通过网络传送时容易被窃听、泄密、篡改和伪造，甚至电子档案在发送、接收、保管、归档时会面临病毒的入侵，对黑客高手防不胜防，使电子档案信息的安全存在严重的威胁。

二、针对电子档案管理中出现的问题提出解决对策

1.建立电子档案管理中统一的接收数据格式，推广使用相同的电子档案管理软件。建立统一的电子档案模板，采用通用、统一的文件格式，形成统一的接收数据格式，并推广应用到各个单位和各个地区，从而保证电子档案管理建立的统一性，减小电子档案统一化管理的难度，保证电子档案的长期可读。

2.采用有关的技术措施，保证电子档案管理的原始性、真实性和完整性，提高电子档案的可信度。具体可以采取的措施有：使用背景信息和元数据，作为检验电子档案管理的原始性、真实性和完整性的依据；使用签署技术，如光笔签名、数字签名；实行消息认证和身份验证，存储该用户的相关资料，在使用时必须进行认证；推行一种访问控制技术――防火墙技术，在本机构和其它系统网络之间设置障碍，防止非法访问，盗窃机要信息和专利信息；使用加密技术和档案备份。这些措施的采用有利于保持电子档案文件的原始性、真实性和完整性，增加人们对于电子档案的信任，使其能够为更多的人、更多的单位有效利用，并且放心使用。

3.加快培养精通计算机技术的档案管理的专业人才，并且重视和加强对现从事电子档案管理工作人员的培训。培养人才时，加强他们对计算机知识、电子档案管理专业知识和思想素质的学习，使他们精通计算机技术、熟悉档案管理专业知识、热爱档案事业、素质高、责任性强，为电子档案管理奠定坚实的人才基础。对现从事电子档案的工作人员进行培训，增强他们的档案管理专业知识，提高他们的素质，同时让他们与时俱进，熟悉和使用计算机进行档案管理操作，做到档案管理现代化。

4.建立健全维护电子档案文件真实和安全的法律法规，制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范，使各单位、各地区统一使用，推进电子档案管理的标准化进程。在电子文件的形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有可能被更改或者丢失，所以通过法律形式将电子档案管理和利用标准进行规定，使人们能够自觉地遵守这些规定，建立健全相关的法律法规和管理制度，者有利于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全性。同时在各地区、各单位，电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、分类、排列、保存等各个环节用标准和规范确定下来，使电子档案得以科学、有序、规范地管理，为电子档案的统一化管理奠定基础。

三、结语

我国处于这个信息时代，为了适应社会的需求，促进档案管理的有效管理，提高档案管理的效率，档案管理面临一个重大的转变――由纸质档案管理向电子档案管理转变。这对档案管理人员提出了更高要求，他们要转变原有的管理模式和思维模式，对电子档案的管理进行系统的学习和运用；这也对我国研究档案管理的人员提出了挑战，他们需要不断地研究、探索电子档案管理中出现的问题，并且要及时给出措施，改进电子技术，解决这些问题，保证电子档案文件的原始性、真实性、完整性、安全性和有效性，使档案资源得到安全可靠的保护，并且能够准确地、快速地向社会提供有用的信息资源，为电子档案管理的发展成熟奠定技术基础，从而促进社会经济建设的稳步发展。

参考文献：

[1]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用[J].安徽科技,2008,(10).

[2]席美珍.论高校档案管理中电子信息技术的应用[J].才智,2011,(7).

第4篇：电子档案管理基础范文

统一身份验证和统一权限管理的电子政务公共平台的成功建设，使得上海徐汇区电子政务建设走在了全国前列。徐汇区内各委办局的电子政务系统在提高政府机构行政效率的同时，产生大量的电子文件和过程文档。对于电子政务系统产生的电子文件和过程文档，根据国家和地方档案管理相关法律、法规的要求，必须加以及时归档，并进行相应的后续档案管理。因此，如何建设基于电子政务系统的一体化档案管理综合服务平台，成为徐汇区电子政务建设所面临的迫切问题。

区县一体化档案管理

综合服务平台需要解决的核心问题

建设区县一体化档案管理综合服务平台，需解决的核心问题概括起来，主要包括：

1. 一体化档案管理综合服务平台内部各系统之间的关系

区县一体化档案管理综合服务平台由若干子系统（区县档案局门户网站、文档一体化系统、电子文件子系统、档案管理子系统以及公务员档案综合信息服务平台）组成。这些子系统共同构成区县一体化档案管理综合服务平台，它们彼此之间在数据、档案内容、业务流程上都有横向或纵向的联系。因此，如何处理子系统之间的关系，是建设区县一体化档案管理综合服务平台必须解决的首要问题。

2. 按卷整理向按件整理的转换与过渡

根据国家规定，文书档案的整理包含按卷整理和按件整理两种方式，各单位可根据现有档案整理基础或文件材料形成规律，任意选择其中一种方式，但两种方式不能混淆和同时使用。上海徐汇区档案局在过去的工作中，以按卷整理的方式对档案进行归类整理。但在政府机构逐步采用信息化手段进行工作后，为了便于对电子政务系统中产生的各类电子文件（档案）进行管理，按件整理的方式显然更适合。因此，基于电子政务的区县一体化档案管理综合服务平台的建设，一方面要保证从按卷向按件转换的过程中，“卷”、“件”两个阶段的良好衔接；另一方面也要保证对以往按卷处理的档案的有效利用。

3. 现行文件和档案文件的管理

根据文件生命周期理论，文件从形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中，文件先后表现出三种明显不同的价值形态，文件生命周期也因此而划分为文件的现行期、半现行期和非现行期三个阶段。在区县一体化档案管理综合服务平台中，系统将政务文件定义为文件、现行文件和档案文件三种类型。对于现行文件和档案文件，由于文件实体的存放位置不同，其管理方式也存在着差异，因此，一体化档案管理综合服务平台应针对现行文件和档案文件的不同特征，提供不同的管理模式。

4. 系统整合

在区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设中，需要考虑档案服务平台与以下几个系统的整合：与区县一体化电子政务公共平台的整合、与区县各委办局电子政务应用系统的整合、与市级档案局管理系统的整合。

5. 信息与资源的共享

区县一体化档案管理综合服务平台的建设，必然涉及用户、权限、日志管理、模块管理等基础功能。为了实现档案管理平台与区县一体化电子政务公共平台的完全整合，同时，也为了使档案管理综合服务平台成为区县一体化电子政务公共平台的有机组成部分，区县一体化档案管理综合服务平台的规划和建设，应遵守区县一体化电子政务公共平台的建设要求与标准规范，在区县一体化电子政务公共平台的基础上，实现档案管理。

6. 信息公开

区县一体化档案管理综合服务平台的设计，应遵循国家和地方政府的相关法律、法规的要求，为政府机构、企事业单位和公众提供安全的信息公开服务。

7. 数据交换

区县一体化档案管理综合服务平台涉及的数据交换，主要包括区县档案局信息网站的“数字档案馆”与档案管理系统之间进行数据交换、各委办局档案室与区县档案局之间的数据交换。

区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构模型

以上所述核心问题为基本目标，在顶层设计思想的统一指导下，以徐汇区为例，规划区县一体化档案管理综合服务平台的总体架构。徐汇区一体化档案管理综合服务平台，由“五横二纵”的体系结构组成。“五横”是指从面向用户逐渐深入系统核心应用，系统分为五个层次，包括服务渠道层、应用服务层、服务支撑层、档案信息资源层和基础设施层。“二纵”是指徐汇区一体化档案管理综合服务平台建设中，贯彻始终的管理保障体系，由管理机制、绩效体系、标准体系和法规体系组成。

服务渠道层由档案局门户网站和档案综合服务系统组成。通过服务渠道层，实现了徐汇区档案局面向公众、企事业单位、政府公务员的服务前端、业务渠道和客户端的整合。区县一体化档案管理综合服务平台的主要应用系统集中在应用服务层，由档案局管理系统、电子文件数据中心、文档一体化系统等三大系统组成。

服务支撑层的主要作用是通过实现应用系统所共有的、与业务无关的技术需求，为应用服务层提供基础服务。服务支撑体系由四大技术平台组成，即门户支撑、认证授权、信息交换、基础服务。

应用支撑层的设计和构建，突破了传统的信息系统开发思路，使电子政务建设，从以各部门自建自用为特征的分散建设模式，转变为一体化、集约化为特征的整体建设模式，从根本上提高了档案管理信息化建设的水平和质量。

档案信息资源层的主要目标是建立政务档案信息资源体系，加强政务档案信息资源的管理、开发和利用，保证信息资源的共享和整合，支持信息资源的交换。档案信息资源系统通过数据管理系统进行政务信息资源的采集、更新和共享，建立若干个与档案管理相关的政务信息资源库，形成统一的信息资源目录体系，为政府各部门、企业和社会公众提供信息服务。

基础设施层主要包括网络基础设施、硬件及系统软件等基础设施。

为了保障区县一体化档案管理综合服务平台的顺利实施，需要从管理机制、绩效体系、标准体系、法规体系等方面，建立相应的机制。

基于政务文件生命周期的档案应用服务系统功能模型

根据区县档案局的工作特点，同时结合电子政务环境下政府公文的产生特点，针对政务文件的文件、现行文件、档案等三种方式，区县一体化档案管理综合服务平台的应用服务层由三大系统组成：文档一体化系统、电子文件数据中心、档案管理系统。

区县档案管理的一体化管理的流程，主要体现在区县各委办局档案室利用文档一体化子系统收集、归档、整理、编目、利用、统计、上报、移交档案；移交的档案上报至区档案局电子文件子系统中，这部分档案为现行文件，档案局对这部分文件进行目录及全文信息的接收、进馆整理、编目、利用、统计、鉴定；根据档案法规定，对电子文件系统中的经过一定年限的档案，在进行实体进馆的同时，把相关档案提交至档案管理子系统中进行管理，同时建设的区县档案局（馆）信息网站和公务员档案综合信息服务平台中的数据，由电子文件子系统和档案管理子系统中的数据构成。

电子文件数据中心子系统和档案管理子系统在功能上没有明显区别，系统设计的主要目的是为了符合国家对于在档案实体未进馆之前需要在档案局备案的规定。电子文件数据中心子系统的管理对象是区县各委办局在档案实体未进馆之前的电子文件，档案管理子系统的对象是档案实体进馆之后的归档管理。

1. 文档一体化系统：实现电子文件的在线归档

文档一体化系统的主要作用是完成区县一体化电子政务公共平台中各委办局的电子政务系统所产生的电子文件的在线归档。

由于不同的委办局电子政务应用情况的差异，文档一体化的处理方式也各不相同，主要包括以下几种情况：

（1）各委办局有各自的电子政务系统，且开发商提供开发接口。

（2）各委办局有各自的电子政务系统，且原开发商开放数据库结构。

（3）各委办局有各自的电子政务系统，原开发商不开放数据库结构。

（4）各委办局没有自己的电子政务系统。

2.电子文件数据中心：实现归档后电子文件的统一数据交换和数据存储

电子文件数据中心与文档一体化系统紧密关联。文档一体化完成电子文件的在线归档后，电子文件数据中心对归档后的电子档案数据进行统一的数据交换和数据存储。

根据电子档案的不同状态，电子文件数据中心由以下主要功能模块组成：电子档案在线归档、电子档案管理、电子档案使用。

数据交换是电子文件数据中心的核心功能，包含数据交换标准、数据交换接口、数据传输。电子文件数据交换的结构，如图所示。

数据交换需要基于统一的数据交换平台。根据制定的交换标准，各委办局业务系统产生的电子档案数据被封装后，通过加密传输到数据交换平台，由数据交换平台根据需要进行数据格式转换，再通过消息机制、消息路由，将数据发送到档案局内网的数据交换前置机上，由数据交换前置机确认数据的完整性和准确性，然后对数据解封装，发送到电子文件数据中心的数据库进行保存。

在以后的电子档案使用过程中，电子档案的申请请求和电子档案的反馈传输也都通过同样的方式进行传输交换。

3. 档案管理系统：实现归档后电子文件的综合管理

电子档案管理系统是对在线归档后的档案数据做统一的管理，包含电子档案目录管理、电子档案数据管理、授权管理、系统操作日志、档案使用日志等。

电子档案目录管理能够对电子档案的目录进行管理，可以增删、修改、调整目录，能够整理目录下的归档档案，建立索引，方便对档案的全文检索。电子档案数据管理能够对电子档案数据库进行管理，并完成档案清理、档案导入／导出、数据库备份等操作。授权管理则对归档后的电子档案进行统一的权限管理，再根据申请使用档案的情况，进行二次授权。二次授权的权限属于临时授权，只在一定的时限和范围内有效。系统操作日志对电子文件服务中心的重要操作做出详细记录，记录操作人、操作情况、操作时间、操作内容、设计档案编号。档案使用日志的管理对象是电子档案服务的日志记录，包含档案归档日志、档案的调用申请日志、档案的二次授权日志、档案的调用日志等。

参考文献：

①叶晗.论转型期的档案信息资源管理模式[J].档案学通讯，2007，3：31-33.

②姚磊.试论电子政务环境下电子文件中心的结构、原则和角色[J].图书情报知识，2007，3：68-69.

③蒋冠，何振.我国电子政务环境下的档案资源的整合与共享[J].档案学通讯，2004，6：44-47.

④张云超，邢宝凤.网络环境下档案信息特点及其管理模式[J].天津大学学报（社会科学版），2004, Vol.6, No.1：62-65.

第5篇：电子档案管理基础范文

【关键词】事业单位；档案管理；电子档案

引言

档案作为事业单位的基础工作之一，对于单位未来的建设发展有着不可取代的作用，档案管理的主要职能就是整理和规范档案资料，并且做好这些档案的管理，为单位制定下一步工作计划提供支持和参考。在社会信息化的背景下，电子档案也逐渐开始普及，在引入电子档案之后，单位的档案管理效率得到了明显提升，并为事业单位各项工作的开展奠定了良好基础。

一、事业单位档案管理中电子档案管理存在的问题

虽然目前大部分的事业单位都认识到了档案管理信息化的重要性，也开始普及电子档案，但是由于电子档案在我国发展时间很短，因此电子档案管理中依旧存在很多问题，下面针对这写问题进行具体分析：

1.电子档案安全问题。

电子档案主要借助计算机信息技术，利用计算机设备实现档案信息的搜集、传输以及归档，与传统纸质档案相比，电子档案在信息获取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，电子档案却存在很多隐患，电子档案在发送、接收过程中，很容易遭受到外部因素的影响，一旦病毒入侵，档案信息就有可能被窃取和篡改，进而造成十分严重的损失。

2.档案管理人员素质不高。

电子档案对事业单位档案管理者的要求更高，管理人员在具备了良好的专业素质之后，还需要具备较高的职业道德素质，能够自我约束，并且对计算机信息技术操作技巧和流程十分熟悉，这样才能够充分发挥出计算机信息网络的优势，从目前事业单位的档案管理情况来看，档案管理的工作量过大，内容繁杂，档案管理人员本身素质不高，无法将全部精力都投入到电子档案工作的研究上，另外，流动性是人力资源的显著特征，由于岗位人员流动比较严重，频繁的更换人手，也在很大程度上影响了电子档案管理工作的落实和发展。

3.电子档案管理不规范。

从目前事业单位的电子档案管理的情况来看，电子档案管理的不规范性比较普遍。档案管理人员对纸质档案比较重视，并且长久以来单位档案管理人员已经习惯了纸质载体，在引入电子档案之后，很难在短时间内彻底转变工作思路，也没有充分认识到U盘以及光盘、移动硬盘等电子档案载体的重要性与使用方法，这些载体与纸质载体相比，具有一定的不稳定性，但是目前管理人员没有进行规范性的管理，电子档案备份也没有及时进行，电子档案防范措施有些不规范，导致电子档案管理中存在很多漏洞。

二、事业单位档案管理中的电子档案管理

在分析了事业单位电子档案管理中存在问题之后，单位领导就必须要认识到强化电子档案管理力度的重要性，下面针对电子档案管理的措施进行分析：

1.保证电子档案在利用中的安全。

事业单位在进行电子档案管理的过程中，最重要的就是要确保电子档案的安全性，事业单位内部领导要强化档案管理工作人员的安全管理意识，由于计算机网络本身存在很多不稳定因素和不安全因素，因此必须要全面做好硬件、断电以及病毒入侵等方面的防御，并且电子档案管理者要全面掌握这些防范措施，减少这些不安全因素对电子档案安全管理的威胁。另外，档案立卷人员在档案存档过程中，必选秉持安全性原则，档案管理部门的办公设备与软件要及时更新、完善、升级，定期对电脑硬件进行检测和维修，做好计算机系统为安全防护工作，最大限度的提升电子安全管理的安全性。

2.完善相关法律法规。

法律法规的完善与健全是电子档案管理能够稳定运行的关键，也是人们行为与思想得以约束的保障。针对事业单位电子档案管理的情况来看，健全电子档案管理的相关法律法规是非常必要的。只有这样才能够加快电子档案管理的规范化与科学化的速度。具体来说，电子档案管理制度要从文件的制作、审核以及搜集等环节进行详细规定，同时每个单位根据自身的特点进行完善和补充，最终达到提升本单位电子档案质量与效率的目的，使电子档案管理有法可依，有章可循。

3.提升档案管理人员的综合素质。

在强化事业单位电子档案管理的过程中，必须要强化档案管理者的信息化管理理念，要帮助这些工作人员彻底掌握操作的规范与技巧，首先单位应该制定人才培训制度，定期开展人才培训活动，及时更新财务管理者的知识体系，强化其职业技能，另外，加大网络信息技术的宣传与普及力度，实现各种信息数据的分类与整合，这样才能够充分发挥出电子信息档案的优势，真正提升单位的档案管理效力。

4.完善电子档案管理的软、硬件设施。

既然是电子档案，那么必然需要借助各种计算机软件和硬件设备来实现，在这个基础上，单位必须要配置成熟的技术以及性能稳定的软件系统，不能使用盗版软件以及未知软件，单位要定期对计算机内网进行查毒，定期进行防火墙升级和杀毒软件升级。

结束语

我国事业单位在落实电子档案管理的过程中，必须要积极借助先进的管理技术与理念，同时以国家整体市场经济的发展趋势为背景，确保电子档案的安全性与完善性，单位应该积极培养新型档案管理人才，建立完善的档案管理制度与规则，这样才能够更加符合当前国家档案电子化建设的要求。

参考文献：

[1]刘晓焱.水库电子档案管理初探[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2015(12).

[2]王思南.民政社会救助中心电子档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务,2015(24).

[3]刘妍.论如何加强电子档案的管理与利用[J].办公室业务,2015(24).

第6篇：电子档案管理基础范文

【关键词】房地产档案 电子档案 信息化管理

一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析

传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：

（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。

（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。

（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。

二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求

综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：

（一）一体化信息资源平台的建立

根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。

（二）便捷查询利用手段的开发

房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。

（三）软硬件基础设施建设

硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。

（四）应用系统开发

首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。

三、结束语

综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。

参考文献：

[1]张莹.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2013，（8）：107.

第7篇：电子档案管理基础范文

【关键词】城建;信息化;电子管理

随着现代化科学技术的不断发展，档案电子信息化管理模式逐渐引起了人们的关注，因而在此背景下当代城建部门在发展的过程中应注重将其落实到实践管理中，完善档案信息管理形式，凸显信息时代档案管理优势，提升电子档案信息安全。以下就是对城建电子信息化管理的详细阐述，望其能为当代城建部门的健康稳定发展提供有利的文字参考，并带动其在发展过程中能培养更多专业化档案管理人员。

一、城建档案管理中存在的问题

就当前的现状来看，城建档案管理中存在的问题主要体现在以下几个方面：第一，城建档案管理建设重视度不足，即领导阶层在实施管理工作的过程中未意识到档案管理的重要性，继而导致城建档案管理在实施的过程中逐渐凸显出投入不足及制度不完善等问题，最终影响到了档案管理工作的服务水平;第二，管理水平较为落后也是城建档案管理中凸显出的主要问题，而此问题发生的原因主要归咎于技术层面的落后，从而致使信息查询及归纳等环节受到一定限制，无法有效发挥其功效。

二、城建档案电子信息化管理对策

（一）建设信息查询系统。在城建档案电子信息化管理中建设信息查询系统是非常必要的，对于此，首先要求城建部门在发展的过程中应通过信息整合的方式总结出档案管理中存在的问题，继而在此基础上构建相应的操作平台，并确保操作平台能与资料库形成一定联系，继而便于用户在对信息查询系统进行操控的过程中可及时获取自身所需信息。其次，由于信息查询系统的构建对城建部门软件开发水平提出了更高的要求，因而在此背景下为了提升软件开发质量，要求城建部门应注重与专业软件开发公司间的合作，同时依据本单位档案电子信息化管理现状引进相应的成熟软件，最终满足档案信息查询需求。此外，在信息查询系统建设的基础上保障系统信息的动态更新也是非常必要的，为此，应提高对其的重视度。

（二）提升管理人员综合素质。管理人员综合素质在一定程度上决定着城建档案电子信息化管理工作的实施成效，因而在此背景下各单位在发展的过程中应注重对专业化人才的培养，且应以高薪招聘的方式引进个人素质高且责任心强的管理人员，继而为电子信息化管理工作的开展提供有利的基础条件。此外，定期安排管理人员参加专业化的培训项目也是非常必要的，有助于管理人员在培训过程中掌握到现代科技知识及电子技术，并将其应用于实践工作环节中，提升整体档案电子信息化管理水平。另外，由于档案电子信息化管理工作的实施对管理人员知识掌握水平提出了更高的要求，为此，管理人员在原有知识的基础上应注重及时更新自身对相关知识的学习，达到良好的档案信息管理状态。

（三）构建网络管理体系。构建网络管理体系是城建档案电子信息化管理工作实施的有效途径之一，对于此，要求城建单位在发展过程中应结合管理权限，并基于逐层逐级的基础上构建城建档案局域网，继而由此缓解城建管理权划分中存在的问题。此外，在档案局域网构建的基础上应确保局域网间的有效连接，继而形成网络化管理模式，最终保障档案信息管理工作的有序开展。同时，网络化管理体系的构建亦有助于用户透过网络平台随时查阅自身所需的档案资料，为此，城建单位在发展的过程中应提高对网络管理体系的重视程度，且将其纳入到创新计划中，提升档案信息的整体利用效率。另外，在网络管理体系构建的基础上倡导市馆、县馆、部门档案室三级联网目标的实现也是至关重要的，有利于档案信息价值的发挥，因而应将其落实到实践管理中。

三、结论

综上可知，部分城建单位在档案信息管理过程中仍然存在着技术水平较低等问题，因而在此背景下，要求城建部门在实施档案信息管理工作的过程中，应注重对网络等现代化科学技术的引入，且从构建网络管理体系、提升管理人员综合素质、建设信息查询系统等途径入手，营造一个良好的档案信息管理环境，提升档案信息的整体利用效率，推动城建部门管理工作朝着更为健康稳定的方向发展。

第8篇：电子档案管理基础范文

1新时期电子商务档案管理的现状

正如同志所说：“档案是人类活动的真实记录，是党和国家事业发展不可缺少的方面，是人们认识和把握客观规律的重要依据，电子商务档案管理智能化事业是一项典型的功在当代利在千秋的可持续性发展的事业”。目前电子商务档案管理朝着智能化发展的过程中存在着或多或少的问题，这会直接导致企业的发展受到阻碍。由此可见可见，在新形势下加强电子商务档案管理工作十分重要，随着我国科学技术水平的不断提高，电子商务档案管理工作也需要逐步的完善，因此加强电子商务档案智能化管理工作是我们当前所面临的一项紧迫任务。

2目前电子商务档案智能化管理的特征

首先，与传统的档案管理相比较，电子商务档案管理具有自身的特征，其不是可以直观看见的，都是以光盘、U盘、硬盘等方法进行存储的，因此其网络性、虚拟性程度较高，电子商务的活动中信息存储和档案管理相同，都是虚拟的，例如：支付宝、网银、淘宝等广泛应用，都不需要开出具体的纸质的票据。换言之，电子商务中档案文本的管理都具有智能化、虚拟化的特征。其次，由于电子商务档案管理并不能够通过肉眼来定位，也不需要管理人员对档案进行管理和抄写，都是通过人工计算机智能模式来完成的，因此其存储形式、信息数字化程度都不同，这就导致了电子商务档案管理具有繁琐性、复杂性。最后，电子商务档案管理具有集体性、系统性。电子商务档案管理的数据信息不仅集中于一种文字或者数字上，而是能够实现全方位的信息储存，例如音频、音效、图表、视频、录音等。

3提高电子商务档案管理智能化水平的有效策略

一方面，电子商务档案管理工作应该严格按照国家下发的相关文件进行合理有效的归档，电子商务行业必须重视档案管理工作的重要性，尤其是要把电子商务档案管理工作作为行业发展重中之重，这样不但能提高电子商务档案管理工作水平，同时还能确保其朝着智能化趋势发展。因此在企业进行电子商务的过程中，电子商务行业要为企业与客户建立一种新型的沟通模式，让企业通过智能化管理方法，提高档案管理的质量和水平。从而提高企业的竞争力，实现经济效益和社会效益的最大化。另一方面，当前改革开放政策不断深入，这就要求电子商务档案管理也要与时代接轨，改变过去单一老化的档案管理模式，做到与时俱进。在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，朝着智能化趋势发展。电子行业必须及时变革电子商务档案管理方式，转变管理模式建立完善科学有效的管理体系，促进电子商务档案管理的建设。运用智能化存储数据，满足不同的客户要求，将电子商务档案所带来的社会效益和潜在的经济效益发挥到最大化，从根本上完善电子商务档案管理制度。在新时期下电子商务档案管理工作是电子商务行业重要组成部分，它对今后企业和行业发展具有十分深远的影响。因此电子商务行业要加快进行电子商务档案管理工作的改革、重视提高电子商务档案管理工作的水平和效率、提升工作人员的计算机水平和整体服务素质，使电子商务档案管理工作，真正发挥积极作用。

4结束语

第9篇：电子档案管理基础范文

数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：

（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础

病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：

1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。

2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。

3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。

（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：

1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。

2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。

3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。

（三）数据化病历档案室的实践

我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：

1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。

2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；

3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。

（四）体会

数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。

1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。

2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。