电子合同归档管理精选(九篇)

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第1篇：电子合同归档管理范文

关键词：合同档案；档案管理；措施

随着市场主体法制观念的不断增强，市场交易行为日趋规范，合同档案数量与日俱增，在不同领域发挥的作用日益凸显。笔者所在单位每年新增合同近3万件，累计已达26万余件，在合同档案管理的探索中积累了一些有益的经验，也存在一些需要探讨的细节问题。下面以中国联通河南省分公司为例，从三个方面对合同档案管理的做法进行梳理、探讨。

1 合同档案的收集

1.1 收集时间：合同档案有其自身的形成和运动规律，有的合同在几天或几周内即可履行完约定事项，比如办公用品的采购合同，有的合同履行时间较长，需要几年甚至更长的时间，比如重大建设项目类合同等，这些特点决定了合同档案的收集时间宜根据具体情况灵活掌握，不能等合同全部履行完毕再归档。为确保一个归档年度内的合同档案齐全完整，且不影响合同的正常履行，笔者所在单位采取了以下三种形式：一是每季度的第一个月定期收集上季度履行完毕的合同；二是根据合同履行进度，分阶段收集履行周期较长的重要合同，将合同原件在合同签订年度及时归档，提供复制件作为履行合同的依据；三是随时收集在签约仪式上签订的合同以及承办合同量较小的部门签订的合同，避免丢失损毁。

1.2 收集内容：合同档案的内容应包括合同审批、招投标、签订、履行、变更、终止、争议解决等与合同有关的文件材料，不能局限于合同本身，应做到齐全完整、不重不漏。[1]具体包括以下三个方面：

1.2.1 合同审批阶段的文件材料：包括与合同有关的技术背景资料、可行性论证、技术评价报告、招投标文件、审批文件、审签单等。[2]

1.2.2 合同签订阶段的文件材料：包括法人授权委托书、签字仪式声像材料、廉洁自律承诺书、公证书、合同书等。由于合同正本和副本在内容一致的情况下法律效力相同，但合同正本的签字、盖章必须是原件，合同副本则不一定，因此，合同归档时应以正本为准，只有在正本因某种原因缺失的情况下可以将副本归档，不应当将正本和副本同时归档保存。

1.2.3 合同履行阶段的文件材料：包括合同变更、补充协议、争议解决、法律诉讼、备忘录、项目验收等。

1.3 收集方式：合同档案的收集方式由合同档案的内容、性质、管理模式等所决定，但应从源头、过程进行管控，确保合同的收集齐全、完整。[3]

1.3.1 系统内合同的收集：对于通过合同管理系统进行审签的合同，笔者所在单位为确保合同及时归档，在合同审签流程中增加了档案部门管控环节，没有档案人员的归档确认信息，合同无法进入履行环节和合同款的结算，为合同档案的齐全完整提供了切实有效的管控手段。

1.3.2 系统外合同的收集：对于通过传统方式签订的系统外合同，在合同签字盖章环节由负责合同印章管理的人员牵头收集，如果本单位先加盖合同章，经办人应登记合同信息，并签字承诺待合同他方签字盖章后负责移交归档；如果本单位后盖章，直接在加盖合同章时留存一份归档。

2 合同档案的整理

2.1 合同档案的分类。现行档案分类方案没有将合同档案作为一个单独的一级类目进行管理，但不同规模、不同性质的单位在合同档案分类方面的做法却千差万别，有的将合同档案作为一个单独门类，并在档案管理系统中设置了合同档案模块，有的将合同档案归入不同的类目中。笔者认为，合同档案管理应遵循现行档案分类大纲，按问题或机构将其归入不同的类目，不宜单独作为一个独立门类进行管理，以维护现有分类方案的严整性，避免出现“平行类目交叉、上下类目互不从属”[4]的现象。同时，为便于合同档案的日常管理和开发利用工作，可借鉴文书档案中的发文汇集管理模式，将合同及其相关文件材料按所属类别归档，并将合同正本（或副本）按照合同流水号排列，进行独立管理。这样既不改变现行档案分类体系，又便于合同档案的日常管理、统计和利用，同时保证了工程、科研、设备等档案的完整性和成套性。

2.2 合同档案保管期限的划分。确定合同档案保管期限的基本原则是以合同本身的价值为依据，并兼顾其他因素。首先，属于不同档案类型的合同保管期限划分标准不同，比如文书档案是永久、30年、15年，科技档案是永久、长期、短期。其次，合同的履行期限是重要参考指标，合同条款规定的合同有效期是划分合同档案保管期限的重要依据之一。再次，合同标的涉及设备、土地等使用年限应作为考量因素。最后，考虑合同续签优惠条件等因素，根据设备的更新换代情况适当延长合同档案的保管期限。比如，再次采购同类型设备或其升级换代产品，可给予合同总价15%的优惠。避免片面夸大合同的重要性，将合同不分主次一律列为永久保管，也不应当有完全按照合同履行期限，履行期满即销毁的极端做法。可见，尽管鉴定合同价值并无具体标准可循，但只要善于综合各方面信息，运用全面的、辩证的、动态的观点看问题，就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。

2.3 合同档案的排序。合同档案整理时，无论按机构还是按问题分类，无论归入哪种档案类型和类目，合同档案的排序应遵循下列原则：首先，将与合同订立、变更、履行、终止等相关的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件进行整理。其次，按照结论性文件在前，依据性文件在后的原则排序，不宜简单机械地按文件形成时间先后顺序排列。最后，合同审签单上记载的信息反映了合同的起草、修改、审核等形成过程，相当于正式公文的定稿，应将其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原则以确保合同档案之间的有机联系、主次分明、条理清晰。

2.4 变更、续签合同的归属。合同变更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完毕时，由于一定法律事实的出现而使合同内容发生改变。文书档案中合同归档时一般以年度为单位，对于跨年度签订合同变更或补充协议不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于档案的统计；二是原有档案有统一的编号，插入文件时将造成编号的混乱；三是增加新归档合同需要调整档案盒甚至档案柜的位置；四是不便于合同档案的检索利用，例如，在2012年签订的补充协议，如果放到2009年度归档，可能造成检索失误。但按年度似乎又割裂了合同间的必然联系，正确处理方法是在合同备考表中注明相互关联合同档号及存放位置。

2.5 合同档案归档文件目录的填写

2.5.1 文件编号。不同单位的合同签订都有自己独立的合同审批流程和合同号的编制规则，填写文件编号时，应以本单位的合同号为准，而不是合同他方编制的合同号。

2.5.2 责任者。因合同的订立方为双方或多方，所以合同档案的法定责任者为两个或以上，且必有一方是本单位，归档工作中为了目录格式的美观和检索方便，合同档案的责任者应填写合同他方，便于查询和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的确定类似于联合行文，以最后一个合法签订人签署的日期为准，因为只有合同各方全部签字盖章后合同才能正式生效。

3. 合同档案的信息化建设

3.1 合同管理系统中电子印章的技术处理方法。一些合同量较大的单位都建设了合同管理系统，通过系统审签合同有利于严格控制流程，公开、透明、提高效率，但由于合同签订各方可能一方没有使用系统，也可能使用不同的系统，不太可能使用同一系统进行同一合同的审签，合同签署环节加盖双方电子印章在目前管理格局下难以实现，应通过不同方式履行完合同各方的审批流程后手工加盖合同章，将签字盖章页扫描后插入合同管理系统中的电子合同正本中，完成电子合同的签署流程，并形成完整的电子合同版本。

3.2 档案管理系统中合同档案的模块设置。根据前面分析，尽管我们不赞成将合同作为单独门类进行管理，但在档案管理系统中设置独立的合同档案模块便于合同档案管理。因为文书、科技等类型档案的著录项目不能完全涵盖合同档案的著录和检索信息，如，合同金额、合同类型、授权签约代表、合同对方等。但在编制档号时，仍然按照所归入的门类正常编号，并在备考表注明参见号。

3.3 合同档案的数字化管理。合同档案的数字化管理即利用OCR、存储、数据库等技术手段，通过数据交换、转存、扫描等方式，将不同载体形式的合同转化为数字化的档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享的工作机制。主要途径如下：

3.3.1 搭建系统桥梁。信息化水平较高、合同量较大的单位，一般都建设了网络版合同系统和档案管理系统，通过建立联网的系统间数据交换接口，实现已办结合同数据自动转换、存储到档案管理系统，直接实现合同档案的数字化管理。

3.3.2 下载转存数据。对于因经济、技术等原因无法建立系统间数据交换接口的情况，可以将电子合同下载后，通过原文管理的方式转存到档案管理系统，以实现合同档案的数字化管理。

3.3.3 扫描挂接数据。通过扫描、拍摄等方式，将纸质载体的合同转化为电子合同，并进行技术加工和处理，通过批量数据挂接方式，实现合同档案的数字化管理。

结语：SOX（萨班斯）内控检查和内部审计越来越严格，对境内外上市企业合同档案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同档案管理模式，强化合同档案规范化管理，有助于提升企业基础管理水平。

参考文献：

[1]袁俊玲.关于合同档案管理的若干思考[J].山东档案，2000（4）：4～5.

[2]张耘.合同档案的特点及其管理[J].山西档案，2000（4）：23～25.

[3]储玲.试论合同档案必须实现全面质量管理[J].机电兵船档案，2009（5）：33～34.

第2篇：电子合同归档管理范文

（一）住房公积金合同管理

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。住房公积金管理中心（以下简称“公积金中心”）作为独立的事业单位法人，在住房公积金的管理运作中往往需要以民事主体的身份对外签订各类合同。住房公积金合同管理是指公积金中心对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

（二）住房公积金合同管理中存在的问题

1.各地公积金中心合同管理部门设置不统一

法治意识较强的管理中心设置了专门的法规部门，有专门的法规管理人员从事合同管理相关工作；有的虽然不设置法规部门但设立了法规岗位，岗位职责中包括合同管理，但同时还疲于应付大量行政工作，无法集中、专注地从事法律事务工作；有的甚至不设法规岗位，仅由一般工作人员负责合同的具体签订工作。

2.住房公积金行业尚未形成法律人才库

目前全国各地公积金中心几乎都有法律专业人员，但目前尚未对这股法律力量进行整合，也并未搭建一个培训交流的平台。一些公积金中心疏于对这些人员的法律知识培训，这些人员由于平时的工作、生活与法律专业知识交集不多，导致原有法律知识的生疏，或出现知识老化、滞后的情况，从而实战能力匮乏，难以适应住房公积金合同管理中不断出现的法律问题。

3.法规管理人员和法律顾问尚未形成良性互动

目前的状况是，法规管理人员的专业素养和实践经验比不上法律顾问，但法律顾问又不熟悉住房公积金管理业务。所以一个操作性强、工作效能高的合同管理法律风险管理体系，应该由住房公积金内部法规管理人员与外聘法律顾问共同组成。

4.合同管理缺乏系统性

合同管理较规范的公积金中心制定了专门的合同管理制度和相应操作规程来对合同进行管理，但很多的公积金中心缺少真正的合同管理，其管理仅停留在合同的起草和签订方面，一旦合同签署后就疏于后续的管理评价，为以后产生严重的合同纠纷埋下了隐患。真正完整、系统的合同管理，应该是涵盖合同准备阶段、合同签署阶段、合同履行阶段、合同后续管理阶段，自始至终地关注并及时处理所有的相关法律问题，使法律风险损失降低至最小化的全过程、系统性的管理。

二、住房公积金合同管理中法律风险管理体系的建立

（一）形成合同管理工作机制

一是设置法规部门专门负责处理公积金管理中法律法规相关工作，不从事其他行政事务工作，保证工作的专一性。明确法规岗位的具体职责为依法行政、合同管理以及其他法律事务工作等。相关人员上岗条件需要有法律相关背景。

二是定期或不定期组织合同管理人员参加相关培训。通过建立合同管理培训长效机制来提高合同管理人员的业务技能，提升住房公积金合同管理水平，降低或避免可能发生的风险。

三是形成法规管理人员和法律顾问的良性互动。公积金中心要在选定律师时重在针对性强、能够有效解决问题，而不是仅仅看律师是否大牌。法律顾问需要通过与法规管理人员的沟通和交流，了解公积金业务发展的情况和需要解决的问题。

（二）建立健全合同管理制度

合同管理制度中主要应包括以下几个方面。

1.合同分类

根据公积金中心管理运作的实际情况，对住房公积金管理过程中对外签订的合同进行分类，以便有针对性的对各类合同进行管理。

2.分设部门

同时本着规范管理和权力制衡的原则，明确合同管理的部门及相应职责。可将合同管理部门分为承办部门、审核部门、用印及归档部门、资金收支部门及监督部门。

（1）承办部门是经济合同的主要责任部门，对合同中涉及本部门的专业内容负责，主要职责包括：对合同项目进行可行性分析或论证；调查相对方主体资格、资信、履约能力和标的物信息；在授权范围内参加合同谈判；拟订及修改合同，办理合同签署的相关手续；按约定的时间、地点和标准履行合同；保管合同及相关资料、建立相关台账和移交合同档案。

（2）审核部门是法规处，主要职责包括：参与合同相对方的调查、合同谈判；书面审查拟签合同条款的合法合规性；合同的履行中涉及法律纠纷的，及时与法律顾问取得联系并妥善处理；组织合同评价管理。

（3）用印及归档部门是办公室，主要职责包括：对完成审核、审批流程的合同按相关规定用印；负责对盖章后的合同设立台账进行管理并归档。

（4）资金收支部门是财务部门，主要职责包括：对合同中的资金收支条款进行审核并按合同约定和住房公积金财务管理相关制度进行相应操作。

（5）监督部门是监察部门，主要职责包括：对合同履行过程进行监督；对合同管理中出现的违纪、违规、违法问题进行调查处理并提出处理建议。

3.明确合同管理流程

可以将合同管理具体划分为四个阶段：合同准备阶段，包括合同前期调查、谈判、起草、审核等程序；合同签署阶段，包括合同签订、归档等程序；合同履行阶段，包括合同履行、变更或转让、终止、处理纠纷等程序；合同履行后管理阶段，包括合同监督、合同执行情况评价等程序。

4.制定合同管理操作规程

根据合同管理制度制定相应操作规程，明确各阶段的具体操作步骤和关键风险点，同时创新合同管理模式，将合同管理分阶段、全程采用电子化管理模式，充分利用信息系统对合同管理各个环节进行控制，规范合同管理，提高合同管理效率。

（三）提高合同管理水平

除了形成合同管理工作机制、建立健全合同管理制度，还要提高合同管理水平，具体到实践操作中就是要注意合同管理各阶段的法律风险防范。

1.合同生效前的法律风险防范

（1）合同策划风险

指在合同策划阶段存在的不能满足住房公积金管理目标的可行性风险。对于合同策划风险的主要控制方法：一是对合同项目进行可行性分析或论证；二是合同审核人员及时掌握本市政府采购目录及标准，以便在进行合同审核时进行比对检查；三是在合同管理制度中明确规定为了回避政府采购，将金额较大的合同拆分为金额较小合同的责任追究。

（2）合同调查风险

指在合同调查过程中对被调查对象做出不当评价的风险。要控制这类风险，一是要提高合同管理人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断；二是充分调查合同对象的履约能力和商业信誉。

（3）合同谈判风险

指在合同谈判过程中忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及谈判策略泄密的风险。控制合同谈判风险的主要方法：一是组建一支结构合理的谈判团队，谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，必要时还应当有相应的财务、审计、法律等方面的人员参与谈判；二是尽可能地争取后履行义务，从而为交易安全提供更多的保障；三是在整个过程中，强调并做好保密工作。

（4）合同审核风险

指在合同审核过程中没有发现或纠正合同不当内容和条款的风险。控制此类风险的主要方法：一是提高合同审核人员的专业素质，注重此类人员的岗前培训和知识更新培训；二是制定合同审核操作规程；三是实施合同管理责任追究制度等，划分合同承办部门和审核部门的责任。

（5）合同签署风险

指正式签署合同过程中存在不当行为的风险。控制此类风险的主要方法：一是每年进行法人授权，严格划分合同的签署权限，严禁超越权限签署合同；二是加强对相对方人权限的审查，比如查看对方有无委托授权书，确定人的权限是否合法有效；三是明确合同印章管理部门和责任，确保只为符合合同审批流程的合同文本加盖合同印章；四是采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章等。

2.合同生效后的法律风险防范

（1）合同履行过程中的风险

指在合同履行过程中存在的风险，主要表现为违约风险，即没有按照合同的约定履行义务。控制违约风险的主要方法：一是在合同中明确并细化违约责任；二是合理使用抗辩权分散风险、降低损害程度；三是通过对合同所涉及的各类法律规范依据的运用以及保留足够证据控制违约风险；四是通过合理运用继续履行、采取补救措施或者赔偿损失的替代责任，将合同损失降到最低。

（2）合同变更或转让风险

指在合同变更或转让过程中存在的风险。控制此类风险的主要方法：一是通过制定合同管理制度明确规定合同变更或转让的审批流程；二是合同变更或转让的内容和条款必须与当事人协商一致且进行书面变更；三是注重对合同变更或转让过程中相关证据的保存。

（3）合同终止风险

指在办理合同终止手续过程中存在不当行为的风险。控制此类风险的主要方法一是在合同中明确提前解除或终止权；二是通过制定合同管理制度明确规定合同终止的相应审批流程。

（4）合同纠纷处理不当的风险

指在处理合同纠纷过程中存在不当行为的风险。控制此类风险的主要方法：一是通过制定合同管理制度明确规定合同纠纷的处理办法和相应审批流程明确各类合同管理人员在合同纠纷处理中的责任；二是充分收集对方违约的证据，尤其在主动解除合同的情形下，要避免因处理不当，反而被证据显示成为自己一方违约；三是在违约责任与侵权责任竞合的情形下，合理地选择诉权予以适用，以更好地保护自身合法权益。

（5）合同后续管理中的风险

指在合同履行完毕或终止后管理过程中存在的风险，主要包括以下几种情况。

合同归档保管的风险是指在合同归档保管过程中存在的风险。这种风险主要包括合同丢失；合同被泄漏等。控制此类风险的主要方法：一是通过制定合同管理制度明确规定合同归档管理人员及相应责任；二是对合同保管情况实施定期和不定期的监督检查。

合同执行情况评价风险是指在合同执行情况评价中存在的风险。这种风险主要包括：合同签署后疏于后续的管理评价；合同评价范围和标准不科学，导致评价过程未能突出重点，评价流于形式等。控制此类风险的主要方法：一是制定合同执行情况的评价制度；二是建立合同执行情况评价的操作规程。

参考文献：

第3篇：电子合同归档管理范文

文章编号：1004-4914（2016）05-221-01

一、研究意义

生产档案作为基层研究所产品科研生产过程中的真实记录，不仅代表着产品生产过程的历史，也代表着我们单位生产运营的历史过程，更是促进我们单位事业持续有效发展的重要依据。生产档案管理工作已成为基层研究所基础性管理工作不可或缺的一部分，做好基层研究所生产档案管理工作意义非凡。

二、档案相关定义与分类

（一）定义

档案是指企业在研发、生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件。

档案是指反映企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。

本文所指的档案是橡胶与密封研究所批量或小批量生产密封剂、橡胶胶料和橡胶制品以及非金属试验室检测过程中形成的、具有保存价值的合同、原材料质量证明、生产流程卡、生产记录、检测记录等具有保存价值的文件材料。

（二）分类

目前基层研究所涉及档案按档案性质分，可分为科研生产档案和产品生产档案；按体系划分，可分为质量体系档案、宇航体系档案、实验室体系档案，本文研究的是产品生产档案和非金属试验室检测记录。

三、目前基层研究所档案管理工作中存在的问题

（一）档案意识薄弱

生产档案管理作为基础性管理工作往往引不起高度重视。一般情况下，基层研究所大部分人员致力于科研、生产的发展工作，生产档案工作最为基础性管理工作，往往不受重视，认为档案管理工作可有可无，这样容易导致归档不及时甚至档案缺失的问题。

（二）档案管理缺乏有效培训体系

目前基层研究所从事档案管理工作的均是兼职人员，绝大部分没有专业的档案管理知识背景，且人员流动性较大，而归档任务繁重，往往都是进行简单的档案管理过程培训，没有统一的档案管理相关知识培训，对于档案收集人员往往存在档案收集不全、整理不到位的问题，对于档案管理人员容易存在归档资料检查不全面、归档流程不清晰的问题。

（三）信息不对称

基层研究所目前归档范围主要包括生产档案和试验室检验档案，生产档案一般依据合同归档，兼职档案管理人员对实际应归档数量和合同履行率情况不了解，缺乏统一的信息检索平台，只能电话或邮件实时告知及时归档，对于实际应完成情况无法考核，这样容易导致部分合同未归档的情况。

四、如何做好基层研究所档案管理工作

（一）加强领导和员工重视程度

要想持续做好产品档案管理工作，必须提高领导和员工意识，领导的重视程度直接决定了档案管理工作的地位。首先，可以成立基层研究所档案管理小组，由研究所领导为组长，兼职档案员和各班组长为组员；其次，档案管理小组对每年档案管理工作进行部署，年初有计划、年底有总结，每季度各班组根据实际合同任务进行档案管理工作总结，并根据奖惩制度进行考核，提高档案管理工作的重要性；第三，定期组织各班组归档人员的沟通交流会，让从事档案管理工作的人员感受到该项工作的重要性和价值性，同时也能就实际档案管理工作中遇到的问题进行交流，切实提高档案管理从事人员的工作积极性和工作热情；第四，落实档案管理工作相关考核激励制度。通过考核激励，不仅能够起到约束作用，同时也能有效调动员工的主动性，提高工作成就感。

（二）建立档案管理工作培训体系

基层研究所档案工作细致、繁琐，档案管理工作人员的素质和业务水平在很大程度上决定了档案管理工作的质量和效率，针对目前基层研究所档案管理工作人员的设置情况，建立一个有效的培训体系至关重要。首先，加强岗前培训。基础研究所人员流动性大，但交接工作未必做到及时有效和全面，因此对于从事档案管理工作的人员必须进行岗前培训，让其熟悉档案业务流程。第二，加强档案管理知识（业务）培训。这个不仅要针对兼职档案人员，也要对全员进行宣贯，档案主管部门可以定期对基层研究所兼职人员进行相关知识培训，拓展兼职档案管理员的理论知识和业务水平，同时由兼职档案人员对其研究所各部门兼职归档人员进行知识宣贯，分层逐级提高全员档案管理意识。第三，不定期组织向外单位先进档案管理部门学习，了解先进档案管理经验和做法，并结合自身工作思考借鉴之处。

（三）运用管理工具进行档案管理工作

第4篇：电子合同归档管理范文

 

 

关键词:教育培训　电子文档　公文　档案　电子化

近年来，高校继续教育培训进入了一个快速发展期，随着其规模的不断扩大，在其内部产生了大量的公文和档案。由于教育培训领域自身所独有的特点，使得管理者对公文、档案的存取、调用要求更高。如何高效地处理这些公文以及有效、及时地使用这些档案，是目前高校教育培训工作中面临的一个重要问题。由此，文档的电子化成为迫切的需要。而随着信息技术、网络技术的发展，电子文档以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文档大量产生的同时，如何保障电子文档的有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。

一、概念及特性

文档，即公文和档案，公文是档案的前身，档案是公文的终结。电子文档即电子公文和电子档案，电子公文是由办公自动化系统生成，电子公文流转结束后就进入了归档环节，形成电子档案。电子文档就是单位在日常运作中创建、流转和最终生成的能为计算机识别和处理，并可在网络上传递的代码序列，包括文字、图表和图像等电子化文件。电子文档存储密度高、容量大、体积小，通过互联网技术可以在极短的时间里从任意地点进行查阅、调用，管理方便。但电子文档必须以计算机为媒介，对设备依存度较高，而且易于修改、复制、传播。

二、教育培训文档电子化的意义

(一)高校教育培训公文电子化的意义

高校教育培训的公文包括请示、资产请示、收文、报文、大型活动审批、合同审批及管理、信息审核及、通知、各类函件等，要求时效性强，需要准确、快速地完成。如果使用传统的手工方式完成，则费时费力，且易出差错。依靠网络信息技术对文档进行高效有序的电子化处理，通过电子公文传输、交换、共享，加快了公文流转速度，提高了办公效率和资源利用率，实现了跨平台的数据信息交换和信息共享，使各个层面的工作有机地联系起来。

1．办公效率大幅提高

电子公文与纸质公文的种类、要素、工作流程、归档等基本相同。高校教育培训工作的日常内部公文处理流程包括拟稿、审稿、定稿、签发、分发、催办、归档等，上级来文则有收文、登记、传阅、催办、督办、归档等，原来依靠传统的流转程序时，就拟稿、审稿、定稿程序就会反复几次修改，若是碰到领导出差的情况，只能等到领导出差回来才能签批，出差几天等几天，再呈报到下一位领导时，可能又因为别的原因而延误了批阅。这些严重地影响了公文流转的进程和速度，制约了教育培训工作的开展。而电子公文相比纸质公文来说方便、快捷、智能，依靠计算机强大的信息处理能力以及网络，不受时间和地点的限制，只要有互联网，随时随地就可签批。即使领导在大洋彼岸出差，也可以使用互联网络及时登录办公自动化系统签批公文。而且办公自动化系统具备了提醒和催办功能，从而极大地提高了办公效率。

2．加快了文件传递的速度和提高了安全性

传统的公文流转方式在向上报文或向下级部门发送纸质公文时，中间要经过很多人工操作环节，才能到达相关部门。因受时间、空间限制，阻碍了公文信息的效用。而且靠人工在传递过程中，遗失的情况时有发生。而电子公文通过办公自动化平台，利用计算机网络技术功能，无论是在制发上传文件还是向下级信息，都会在短时间内以点带面的形式信息，减少了中间环节，大大缩短了公文流转的时间，及时地传递了信息，其时效性能高的优势是纸质公文不可比拟的。而且杜绝了文件在传递过程中丢失的情况，大大提高了文件传递的安全性和时效性。

3．响应低碳、环保、节约的号召

采用无纸化办公的方式进行电子公文的流转，除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，还大大减少了纸张的使用。除此之外，还大大减少其他如印刷、笔墨等办公费用。这无疑是对倡导低碳环保生活的响应，为建设环保型、节约型社会贡献了一份力量。

(二)高校教育培训档案电子化的意义

1．提高档案管理工作的质量和水平

传统型档案以手工管理为主，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异。而电子公文转化为电子档案后，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求进行

编制开发的专用数据库，任何人进行操作和管理，其差异都很小，从而提高了档案管理工作的质量和水平。

2．文件信息得到充分交流与共享

多年来，高校档案一直采用柜架式保存和目录式管理，不仅占用了大量库房空间，而且查阅、利用非常不便。其管理、查询与利用需要在库房中进行，无法做到信息共享，更谈不上交流。这使得大量信息闲置于文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，而且原件容易损毁，还造成文件和信息查找困难。同时，由于传统意识的影响，国人对档案的重视程度不够，大部分人忽略了它的意义，而高校教育培训的档案管理有其独特的特点，即查询调用的需求非常频繁。档案电子化后，档案管理由案卷级可以深入到文件级甚至内容级，可以多用户共享档案信息，通过办公自动化平台，根据用户的不同职责设置不同的权限，分级共享信息。而且足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，既方便又快捷，使信息得以充分交流和共享。

3．便利的检索功能提高了档案文件的利用效率

在查阅纸质公文时要根据时间和空间顺序在公文档案中进行查找，如果年代久远则十分麻烦和费力。而高校教育培训档案电子化后，通过计算机网络技术功能，键入相关内容的关键字、词或类目、时间、地域等进行模糊或精确检索，就可以在几分钟内搜索到相关档案信息，并且可以保证很高的查全率和查准率。

三、存在的问题及当前应对方法

电子文档的普及为我们的工作带来了极大的方便，为高校的持续发展做出了贡献，但是在应用中还存在诸多问题尚需解决。以清华大学继续教育学院为例，在向上级报文时，还是只能使用传统的手工流转程序，整个高校在整体上并没有实行电子公文，也没有统一规范，二级院系只是各自为战，电子公文仅仅在院系内部使用，出了院系的文件流转还是只能依靠传统的纸质公文流转方式完成。在财务方面，报销凭证还是需要纸质文档且需领导签字才可生效完成报销，电子文档不具效力。另外，由于印章和签署是文件生效的主要标志，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。

鉴于以上原因，文档实行“两套制”是有必要的，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。对于只能是纸质文件流转的工作，事后再利用扫描仪等设备转化为电子文件进行存储。这也是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。从历史和现实两个角度看，以纸张为主要载体的传统型档案和以电子文件为代表的新形式档案，都会同时并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。

四、结语

总之，文档电子化是信息时展的必由之路，是高校教育培训发展的需要，是高校档案向信息化管理的必然趋势，也是提高高校管理水平和管理质量的重要手段。它革命性地改变了延续几千年的传统公文传递方式，其应用亦必然会越来越深入和普及，必能大力促进高校教育培训工作信息化的快速发展。而其完全电子化不可能一步到位，在工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展和实现。

参考文献

[1]杨中元.电子公文在高职院校办公室工作中的应用[j]. 职业, 2009,(15).

[2] 徐东升.信息化中电子文档的管理[j]. 成功(教育), 2007,(10) .

[3]马学华.高职院校电子文件管理应关注的主要环节[j].办公自动化, 2009,(6) .

[4]吴蓉蓉.电子档案管理的发展及普及探析[j].黑龙江科技信息, 2010,(28) .

第5篇：电子合同归档管理范文

一、航空制造企业中合同管理特点分析

航空制造企业主要指的是航空装备生产军工企业，其原材料的采购和产品的交付都需要按照军方的指令和计划进行。其所处环境并不是完全的市场环境，而且合同一旦出现差错，因风险的遭受将让航空制造企业及相关方受到的损失尤其巨大，在这种环境下，航空制造企业对于合同的管理十分重要。而且，航空制造企业对于原材料的生产及电子元器件的配套等基础的工业具有拉动作用，航空制造企业正在逐步地走向开放，走向市场，加强合同管理时防范企业市场风险的有力保障。

二、航空制造企业中合同管理风险分析

航空制造企业在合同管理当中的风险既与其他企业一样存在着常规的风险，又因其自身的特殊性，存在着个别风险，可以将这些风险概括为四个阶段，即合同准备阶段风险、合同签署阶段风险、合同履行阶段风险和合同终结阶段风险。在合同准备阶段其风险在主要是项目合同不符合或者对企业战略目标难以满足的风险，和对合同相关方调查不当引发的风险；在同签署阶段，其风险主要是在签署过程中不规范的风险，或者是对合同分送时送错及泄密的风险；在合同履行阶段，其风险主要表现为在合同一方对合同义务没有正确履行，或者合同变更时出现错误；在合同?K结阶段，其风险主要是合同档案保管出现差错，或者是没有综合评价等。

三、航空制造企业中合同管理风险控制应用

（一）合同签订阶段的风险控制

1.合同立项

在合同立项方面的风险控制主要是在合同立项时，对合同立项的名称、合同立项的类别、估算的金额以及项目信息制定合同的隶属关系等信息是必须录入的，这样可以对无计划或者无预算就签订合同的情况有所避免，进而实现了企业战略目标、合同策划目标和业务目标的一致性，进而对风险进行控制。

2.合同选商

在合同选商方面，首先会监理对人的管理数据库，它可以提供给相关方供应商的信息及客户的信息，并且具有评价功能和动态维护功能。在管理供应商目录时，其全面信息都可以在系统中查询到，且通过组织机构代码或者营业执照号作为唯一的标识，好进行动态维护。

3.合同正审

在合同正审方面，系统实现了合同网上动态审查目标，包括了价格审查、计划审查和领导审批等，将合同计划、价格和法律审查设置为系统的关键审查目标，通过对价格合规且合理性、合同计划的符合性与合同条款的严密性及合法性的审查，可以实现对合同审核风险的控制。

（二）合同履行阶段的风险控制

在合同履行阶段，其具体流程图可见图1。

通过图1，可以知道合同履行包括了合同履行状态的审查、填报实际履行情况等具体步骤。对于航空制造企业而言，在合同履行阶段的合同管理信息系统不但可以实现合同变更、合同违约等情况的申报，还能够对它们进行审批。而且，合同管理信息系统和企业财务系统的交换，可以让相关方充分明白合同收支款的动态信息。企业合同的领导能够对此进行检查，在发现问题时，可以及时对相关人员进行提醒。

而合同管理信息系统能够利用企业数据信息平台和财务系统的集成，有效地获得合同的资金交付状况，且将合同进展和约定的资金交付时间进行比对，在资金交付日期到来时，系统会发出自动提示。在对收款情况实施监控时，系统也能够获得凭证的信息，对收款时间、收款金额、收款单位等信息进行展示。在对财务部申请结算时，需要将结算申请单提交到财务部门，然后由财务部门进行汇总并进行审批。如果合同需要进行解除，那么在合同解除之后，之前的审查过程仍然可以得到保存。通过这些航空制造企业中紧密联系的措施，可以对合同管理的风险进行良好地控制。

（三）合同终结阶段的风险控制

合同的终结阶段，包括了合同的终止、履行评价和合同归档等方面。在对合同履行完毕之后，合同的管理信息系统会要求填写一些关于合同终止等相关的信息，且在此信息结束之后将合同转移到信息系统档案资料库里，以便让相关方进行查询。系统的履行评价功能，有利于合同履行评价的实施及责任追究制度的落实，进而对合同的风险加以控制。

第6篇：电子合同归档管理范文

由国家科技计划中安排实施，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术活动就叫国家科技计划项目。1982年，国家出台《“六五”国家科技攻关计划》，标志我国科技计划正式从科技规划中独立出来，到2014年，进入“十二五”时期。已有五大类，三十多种计划支撑着国家各个领域的科技需求。这些科研活动中（管理及实施）形成了大量的、具有保存价值的各种原始记录，承载信息的各种载体通过收集整理、归档、组卷的等活动形成的能够反映科研活动过程全貌的有机文件组合体，即为国家科技计划项目档案（以下简称项目档案）。作为组织机构在科技活动直接形成的、具有保存价值的信息记录，科技档案与一般的“技术资料”有本质的区别，是“一次”特定的科研活动中形成的原始的、完整的记录，是人类改造自然的产物，是具有创造性的成果和财富，是珍贵的科学技术资源，对于促进科学技术的进步、生产的发展和生产力的提高，具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。

二、课题制管理与项目档案管理内容的变化

为集中科研优势，保障国家科技计划项目的创新与成功，2002年，国家科技计划项目全面实行课题负责制，根据任务内容，鼓励跨部门、跨学科选择课题组成员，组成临时的研发团队，研发任务完成后，团队即解散。研发团队成为了项目档案管理的主体单位，项目负责人同时作为项目档案管理的责任人，承担项目档案管理的相关职责。

实现项目――课题管理模式后，档案管理变为以项目为牵引，收集的档案需体现项目管理的全过程，项目档案不再是简单的科技档案，而是围绕一个科研项目形成的全套科技文件的总称，体现从申请立项到成果验收全过程文件。包括了科技管理部门在管理过程形成的管理档案，以及主持、承担单位在研发过程中现成的管理档案和科研档案，这些档案包括了传统意义上的文书档案、财务档案和科技档案（基建档案、设备档案、研发档案等）。项目档案所涉及的过程和类别改变了传统的文书档案、财务档案、研发档案、基建档案、设备档案的分类设置模式，打破了学科间的界限。对于国家科技计划项目档案管理，国家目前无相关的档案管理规定，对于从事档案工作的管理人员而言，项目档案管理包括了行政和业务两个的层面的融合管理，是对传统档案管理模式的变革和挑战。

三、国家科技计划项目档案管理面临的问题

（一）主体多元化使项目档案管理过程复杂化。采用跨行业、跨单位组成大型的科研团队后，项目的承担单位由一家变为多家，项目管理及实施主体进一步多元化、复杂化。项目形成档案的主体多元化，包括了各级管理部门、主持单位、合作单位、协作单位等多种职能、多种性质的单位。由于国家现行科技档案管理模式对各主体之间的归档责任没有明确规定，加上单位之间的竞争、知识产权保护等多种复杂的关系，项目档案管理过程更进一步复杂化。

（二）科技项目档案管理规范建设滞后。随着国家大量科研计划项目的开展，科技部先后出台了一些列的管理规范，这些管理规范主要从科技行政部门的角度对项目管理过程提出要求，重点是科技项目的立项和验收管理，对项目档案的管理仅提出了要求但无相关的规范，国家科技计划项目管理依然按原来的科技档案管理模式进行。相比众多的科研项目管理规范而言，我国现行国家级科技档案管理标准仅5个：《科学技术档案工作条例》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《科学技术研究课题档案管理规范》、《国家高技术研究发展计划（863）文档材料管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。这些规范多是二、三十年前的标准，已不能满足各种类别的国家科技计划项目档案管理的需求。在国家行业标准未及时制定的情况下，基层管理部门急需制定单位科研计划项目档案管理相关的规章制度。

（三）传统科技档案管理的模式的融合与变革。由于我国目前尚无统一的项目档案管理模式，1998年前，国家科技计划项目档案是科技档案的一部分。各管理主体在各自科技行业主管部门的业务主导下进行，形成了专业性、种类和类别多样性、成套型和现实性等特点，这些特点的形成是科技档案作为科技、生产活动的记录和产物密不可分的。

传统的科技档案管理工作分为档案事业（行政）管理和档案业务管理两个部分，档案事业（行政）管理又称为档案宏观管理，承担这部分工作的是档案行政管理部门和各级专业主管部门。档案业务管理又称为档案微观管理，是以科技档案为对象的科技档案管理工作，承担这部分工作的是基层科技管理机构和科技专业档案馆，基本工作内容是科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和开发利用等项业务工作。

对于科研单位而言，科技档案业务管理活动通常是单位科技管理部门和档案管理部门共同参与管理下完成，文件的形成阶段主要受控于科技管理部门，档案管理部门负责制定相关的归档管理制度，形成的“科技文件”通过一定的归档制度收集、整理，鉴定后移交到档案管理部门即形成“科技档案”。事实上，受传统管理模式的影响，在科研课题按项目管理模式实施后，课题组成员成为项目管理的主体，管理人员（科技、档案）通常难以进入课题组，在项目实施（即形成档案）的过程中，科技管理部门主要负责项目的管理、实施、考评等一些列重要过程，重点是课题计划、进度、经费的管理，而档案管理部门无任何实质上的管理“权力”，难以发挥管科研课题管理（即科技文件形成）过程中的宏观管理功能，无法掌控“科技文件”的形成及流向，成为被动接收、埋头整理、提供利用的“服务部门”。被动收集的科技档案势必存在不系统、不齐全完整、质量不尽人如意等诸多问题。在科研课题项目管理模式下，宏观管理职能和微观管理职能没能在课题组、科技管理部门、档案管理部门之间有效融合，难以发挥科技档案管理职能，保障科研项目档案的齐套性与完整性。

四、新形势下国家科技计划项目档案管理应对措施

流体物理研究所是中国工程物理研究院下属研究所，成立于1958年，现有研究人员830余人，主要从事核武器和高新技术武器的研制。成立之初，研制任务主要由国家下达，随着我国科技体制改革的不断深入和我所科研实力的逐渐增强，我所科研任务逐渐多元化，除主体任务外，每年承担了各种类型国家科技计划项目数十个。随着国家科技计划项目课题负责制的实施，主持跨单位合作的项目越来越多，如何做好这些项目档案的管理，是基层科技档案管理部门面临的重要挑战。根据近几年国家科技计划项目管理的经验，笔者认为适应课题管理模式的变化，可以从调整科技文件归档范围、完善归档制度、明确归档职责、适时分段收集控制归档几个方面采取相应的管理措施保障项目档案收集齐全和完整。

（一）打破传统档案分类，调整文件归档范围。对于合作研制的国家科研计划课题，除要求编制上报国家的资料及传统科研技术档案外，其他合作单位、协助单位在项目实施过程中产生的不同归属范围的档案也应纳入主持单位档案管理工作范畴，主要包括以下内容：

（1）科技管理部门在立项、验收过程中产生的各种任务书、委托合同、项目验收确认书、经费预算书、项目审计文件等，主持单位在项目管理过程中形成的招投标采购文件、管理合同、各种审批文件等传统归属于文书档案和财务档案的文件。（2）建设单位在建设实验室过程中形成的设计文件、施工文件、竣工图、监理文件（下转第206页上接第239页）、验收文件等归属基建档案的文件。（3）承担单位在研发过接程中研制或采购试验装备形成的各种采购论证方案、安装、调试总结、使用说明书、产品质量证明文件等归属设备档案的文件。（4）试验任务单位在项目完成过程中形成的各种研究试验原始记录数据、各种技术采集的电子数据等科研档案、课题鉴定验收过程中形成的成果鉴定档案等。

（二）完善项目档案管理制度建设。基于科技计划项目的复杂性及其快速发展，而国家或行业层面档案管理相关标准和制度相对滞后，基础档案管理部门及时制定相应的规章制度，将项目各阶段产生的文件纳入归档范围，在课题实施之前明确提出档案管理要求是管理好项目档案的重要手段。通过近年的实施，这些归档管理制度在档案收集管理过程中充分发挥了事前控制的效果，对项目档案的收集管理起到了良好的促进作用。

（三）明确的档案收集职责并分段控制归档。明确采用课题组或者科研团队模式管理下的档案收集归档责任，包括明确科研团队与单位职能管理部门之间，各级行政管理部门与主持单位、合作单位、协作单位之间责任的划分与落实问题。

对于单位内部管理部门、课题组之间责任的明确，通常采用单位规章制度、任命文件等方式。如我所由所办统一管理全所档案工作，除了明确制定各类科研课题归档管理实施细则外，还对每个科研项目均任命项目行政负责人、技术负责人、子课题负责人、项目管理员、项目档案管理员等具体人员，各阶段责任人依照规章制度负责承担各阶段文件的产生、审查、批准和归档工作。课题完成后，文件归档情况除通常的结题情况考核外，还纳入部门年度目标考核，采用两种方式将课题组与单位的职责结合起来，落实到具体的工作中。

第7篇：电子合同归档管理范文

在目前的社会工作中，测绘工程有着重要而且广泛的应用，为了使得测绘工程的管理更加的科学，也为了使得管理的手段更加的具有针对性，根据测绘对象的差异，可以将其分为工程测绘、房产测绘、水利工程测绘等。就目前不同种类的测绘工作开展情况来看，无论是那种测绘工程，要实现其价值的充分发挥，都需要有管理信息系统的支撑，因为管理信息系统可以为测绘工程的开展提供规范和专业的实践标准，这样，其实践工作的效率和质量会有明显的提升。从这个层面上来讲，建设科学有效的管理信息系统十分的重要，所以本文就测绘工程管理信息系统的建设进行研究，目的是为测绘工程的可靠性提供管理保障。

关键词：

测绘工程；管理信息系统；建设

测绘工程在目前的社会生活中有着重要的应用，尤其是在工程项目的开展中。现阶段，我国正在积极的进行城市建设和社会基础建设，这些建设项目开发和规划需要在可靠的信息数据基础上进行，因为有了数据保障，项目的质量可以提升，项目的科学性也可以进一步的提高。测绘工作是获取工程信息数据的主要手段，保证测绘工作的持续和有效，需要相应的管理系统来支持，所以测绘工程的管理信息系统建设就变得十分必要。简单来讲，测绘工程管理信息系统是测绘工作开展不可缺少的重要组成部分，因此，积极的研究其系统结构，并实现系统的优化，对于工程建设来讲有着重要的意义。

1测绘工程管理信息系统的基本框架

1.1开发前期的准备工作

在测绘工程管理信息系统建设当中，首先要进行的工作就是开发前期的准备工作。就目前的情况来看，开发前期的准备工作是建立管理信息系统基本框架的重要内容，而要想框架结构更加的具有针对性，那么前期的开发准备工作就要从三方面进行：第一是对测绘企业生产管理以及各个环节的特点进行详细的分析。在明确企业特征的基础上构建具有针对性的管理信息系统框架，这样，管理工作的全面性会得到实现。第二是对应用系统进行定位。分析系统在企业管理中的应用地位，进而确定其规模的大小以及在管理中所处的地位。第三是对管理系统进行基本的模块划分。通过模块划分，管理系统各个模块的功能和责任更加的明确，系统应用的价值性会得到提升。

1.2生产管理

生产管理是测绘工程管理信息系统基本框架中的重要内容。从目前的表现来看，生产管理的目的是实现企业现代化管理的各个生产流程的控制，从而对生产关节的关系调整做出帮助。通过生产管理，企业的生产运行效率会得到进一步的提升。在生产管理中，有效利用信息管理的手段，可以使得整个管理实现信息化和透明化，这样，管理中的问题暴露会更加彻底，框架的应用价值分析也会更加的准确，整体框架的改进和分析效果会得到进一步的提升。简言之，生产管理作为测绘工程管理信息系统框架中的内容，强化其信息化运转十分的重要。

1.3合同管理

合同管理也是测绘企业管理信息系统框架中的一项重要内容。就实践情况来看，合同管理的主要任务有三个：第一是实现合同的签订。第二是实现合同部门的流转，第三是进行合同归档记录的跟踪管理。简单来讲，合同管理在整个管理信息系统当中有着突出的地位，因为测绘工程的开展需要按照合同项目来进行。

1.4资产管理

资产管理也是测绘工程管理信息系统框架中的一项重要内容。从现实利用的角度来看，资产管理主要是进行测量设备的有效管理。通过管理效率和质量的提升，降低对设备的占用，从而加强设备的利用率，并对设备的使用状况进行有效的跟踪。另外，对固定资产进行有效的统计管理，做好日常消耗品的领取以及使用记录也是资产管理需要重点注意的内容。

2测绘工程管理信息系统建设设计

在测绘工程管理信息系统建设工作中，科学的设计是必不可少的，而要实现设计的科学就要从以下三个方面进行设计的完善。

2.1生产流程结构设计

生产流程结构的设计是管理信息系统设计的一个重要方面，从管理的实效性考虑，此方面的设计有四部分内容。第一是任务的登记。任务登记的设计主要是对管理任务进行划分，然后分别设计在管理的各个环节当中，从而实现任务分配的目的。第二是技术设计。技术设计的目的是通过技术的分析和讨论评价技术的可行性，这样可以保证技术在管理中有最大的利用价值。第三是任务安排。在任务登记的基础上对登记任务进行安排，流程的运行会更加的具有目的性。第四是进行质量检测。通过质量检测，整个生产流程的结构运行效率和质量可以得到进一步的提升。

2.2客户需求结构设计

客户需求结构方面的设计主要包括了两项内容：第一项是移交客户。在测绘工程实践中，不同的工作需要由不同的部门进行处理，所以随着工程进度的进行，客户也需要进行相应的移交。第二是进行资料的移交。针对不同的客户会形成不同的资料，所以在进行客户移交的时候，资料也要进行相应的转移。简言之，在测绘工程实践中，客户的需求会产生不同，所以为了实现管理的科学化，需要在不同的部门间实现客户和相应资料的移交，所以做好这两方面的设计工作十分的有必要。

2.3用户结构设计

用户结构设计是测绘工程管理信息系统设计的另一个重要方面。就用户结构设计的现实应用来看，其主要分为用户管理、历史记录以及人事信息三个部分。用户管理主要指的是对测绘工程用户基本信息的管理，其中包含了用户的各类信息，实现管理的强化可以保证对用户信息的有效掌控。历史记录主要是进行管理历史的查询和检索。所以在此部分的设计中，需要进行检索方式等的有效设计。人事信息同样是用户结构设计中的要点，进行设计的优化有利于提升管理的效率。

3测绘工程管理信息系统建设的关键技术

在测绘工程管理信息系统建设当中，有两项关键的技术需要进行深入的研究和处理，其分别是基于工作流引擎的流程控制技术和基于活动目录的用户身份确认系统。流程控制技术的研究深入其目的是要实现管理信息系统的管理效率化提升，而用户身份确认系统的研究深入则是要提高管理信息系统的质量。简言之，在测绘工程管理信息系统建设中，要实现效率和质量的综合提升，就需要对关键技术进行研究的强化。

结束语

测绘工程管理信息系统对于测绘工作的开展有着重要的意义，积极的分析管理信息系统的基本框架，并就设计的基本内容进行研究，然后探讨系统设计中的关键性技术，这对于管理信息系统的全面性建设而言意义重大。

作者：安科 单位：济钢集团有限公司

参考文献

第8篇：电子合同归档管理范文

1.1合同管理意识淡薄，合同文本不严谨合同是当事人之间的一种法定契约，而合同管理则是合同履行的一种行为过程。很多高校负责人或基建负责人对《建筑法》、《合同法》、《招投标法》的有关规定不熟悉，只注重合同的签订形式，没有把合同管理纳入基建项目日常的管理之中，往往是合同一签万事大吉、束之高阁，没有将合同内容在相关管理部门和各层级管理人员中传达学习，致使各部门的管理人员不知合同的条款内容，更谈不上依据合同监督履行合同双方权利义务，出现了合同与管理分离的现象,增加了防范合同风险的难度，导致在合同履约过程中遭受到一些本可避免的损失。如该变更的没有及时通知、该签证的没有及时签证,给工程质量和进度控制带来了很大的随意性。合同是建设项目管理的核心，是处理项目实施过程中各种纠纷和争执问题的法律依据。因此，合同文本格式必须规范严谨，合同文字表述必须准确明晰，合同条款要素必须完整。可是，在实践中往往因各种客观或人为原因出现签订的合同文本不严谨、内容不完备或有歧义，这些容易产生歧义、误解或不完备的合同条款是引起合同履约纠纷的导火索。一旦出现合同条款争议、结算争议或索赔纠纷时，才发现合同要素不全、依据不充分，给高校依法寻求确凿有利的法律依据来保护自己的合法权益造成很大困难，最终造成“打掉牙齿往肚里咽”的投资风险。

1.2权利义务有失公正，合同履约不严肃合同特性之一就是平等互利性，但有些高校基建合同在签约中明显存在合同双方权利义务不对等的现象[4]。有的基建合同强调发包人权利和承包人义务的条款多，而不提或少提发包人的应尽义务和承包人的应享权利，使得双方权利义务明显不对等。有的基建合同在约定奖惩条款是强调发包人奖励的少和对承包人惩罚的多,使得奖惩明显不对等。这些看似对发包人有利，但实际不利，它会打消承包人的施工积极性，甚至有可能为合同履行埋下纠纷隐患。有些高校在基建管理过程中，双方合同履约意识淡薄，不认真履行合同或随意口头修改合同或违背合同规定，导致监理不严、变更不及时、随意签证等违约现象时有发生。还有的高校不按照合同约定支付工程进度款或工程竣工验收合格也不及时办理竣工审计结算手续，有的甚至是交付使用多年，审计结算却拖着没完成。有些全额垫资的承包人因资金短缺、工作人员不足或管理跟不上，不按操作规范组织施工，造成工程延期、质量低劣。有些签约双方出于友好协作关系,不履行相关奖惩条款，造价控制不严，致使结算价超合同价现象时有发生。

1.3承包人借照经营，违法转包分包多有些承包人认为:“政府工程赚钱容易帐难结，房地产开发商工程好接钱难赚”,因此就把目光盯在了高校建设项目。有的承包人自己不具备建设项目施工资质,就借用他人资质非法参加工程投标，瞒过招标机构和招标单位非法获得承包资格。这样，在项目实施过程中，由于承包商不具备施工组织能力和良好的施工技术水平，往往延误工期，质量达不到标准，拖欠工人工资、材料款和设备款，导致不能按期完工、无法验收交付。更有甚者，承包人借照经营，没有经济实力，非法拆借工程款，导致高校受到经济纠纷案件牵连，置高校于两难境地。有些承包人为了获得工程承包人资格，不惜相互串标、围标或低价中标[5]。中标后又觉得利润低微或有可能亏本，就将承包的建设项目以更低价格转包或非法肢解转包给一些不具施工资质或者根本没有资质的施工单位。这样多次肢解多次分包转包势必加大了高校施工管理的强度和难度。这样做的最终结果就是造成工程进度、质量、人员安全严重受影响,同时也增加了各种纠纷或事故发生的风险。

1.4合同管理脱节，信息化程度不高在基建合同管理过程中，应该是基建、计划财务、审计、纪检监察等职能部门共同监督完成并各自履行好自己职责。如基建部门对合同实行全面管理，计划财务部门应严格按合同控制进度款拨付，纪检监察部门应对工程质量及基建纪律重点监督，审计部门应对工程质量及进度款拨付等严格控制，但在基建合同的运行过程中,各部门间相互扯皮、相互推卸责任，管理脱节现象严重，部门间协作联动能力没有得到充分发挥。有些高校合同管理信息采集、存储和维护等手段落后，信息化程度不高[6]。首先是专业合同管理人才缺乏，其次是仍然采用手工方式签订合同、管理合同、处理合同信息，合同管理处于分散状态，合同归档不够。再次就是没有采用现代管理理念进行合同管理，对于电脑、扫描仪、摄影摄像等先进设备在合同管理中没得到充分运用。

2加强基建合同管理的措施建议

2.1提高合同管理意识，增强合同文本的规范性合同双方在签订基建合同时，一定要严格坚持基建合同的“”特性，对合同协议条款、通用条款、专业条款和附件等进行认真审查，签订全面准确、严谨规范、合法性和执行性强的合同文本，最好是选用各地建设主管部门的“合同范本”。要在合同签订履行过程中，增强法律意识，加强合同管理，加强合同执行过程中的风险防范意识。树立严格按合同规定办事意识，维护合同的严肃性，体现合同的法律权威和地位。减少合同纠纷，以确保充分执行合同中的权利和义务的当事人，保障建设目标的顺利完成。

2.2坚持签约双方公平性，杜绝违约纠纷发生签约双方权利义务平等合法是合同制定的一条非常重要的原则。对于重大工程项目尽量采用当地行政主管部门的规范合同文本，对于一般性工程可以双方协商制定，但不管采取哪种方式制定合同都应在保障高校利益的同时尽可能做到条款公正、公平、合理、合法、对等，同时也要明确禁止转包分包等要求,以更好地维护双方的合法利益。

2.3严格承包人资信审查，预防借照经营承包人的规模实力、企业信誉、人员管理水平等都影响建设项目的直接因素。因此，在工程招投标过程中，招标人务必对投标人进行严格的资信审查和实地考察。考察的主要内容包括投标人的法人资格、资质等级、固定资产设备注册规模、专业技术队伍、项目管理人员水平和类似工程项目业绩等,尤其是首次参加项目投标人或首次承建的承包人要更加慎重考察和筛选，以免决策失误。对曾经承建过本校基建项目的那些重合同、守信誉、施工质量好、工程进度快、管理规范的承包人可实行择优汰劣制度，在招标文件中用明确条款条件择优。只有这样，才可能选择最具实力的承包人，才可能避免借照经营，才有可能避免转包分包，为中标后顺利签订合法的施工合同做好准备。

2.4建立健全合同管理体系，提高信息化程度基建合同管理体系包括合同管理制度、合同文档和监控体系等。建立健全高校基建合同管理制度体系是完善高校基建管理的重要制度保障。要建立健全招投标文件审核，基建合同签订、审查、备案、履行到竣工审计结算等系列制度，使参与施工和合同管理的部门及相关人员能够有章可依，更好地严格按照规范和程序进行操作管理。建立合同文档信息电子管理系统是加强合同管理的重要手段。要按照“依据完整、归类准确、使用便捷”的原则，应用计算机应用软件编制适合本校的合同文档信息收录系统，及时收集招标文件、中标通知书、合同洽商、施工合同、监理合同以及设备采购、变更、索赔等相关信息，以记录项目建设的全过程。监理合同监控体系是加强合同管理的具体体现，合同监控主要是工程进度、质量、成本、安全和合同履行的监控。通过监控可以严格控制合同变更洽商事项，尽量规避不可预见的风险，适时调整投资分配、工期进度，更好地保障工期和质量。

3结语

第9篇：电子合同归档管理范文

2、建设具有特色的惩防体系。以打造“清泉”工程为载体，不断加强制度创新，构建教育、监督、预防、惩治“四位一体”的惩防体系。继续开展“三心”党风廉政教育，形成具有特色的廉政教育机制。进一步完善权力运行监督机制。深入推进对重点工程建设领域、重点民生领域、重要岗位干部的督廉、述廉、评廉工作，增强领导干部规范用权意识。深化行政权力网上公开透明运行和“点题公开”工作，以“阳光问政”促进权力规范。深入推进公有房屋租赁公开竞拍工作，建立网上监督管理信息化平台，实现公有房屋在线管理、网上竞拍，搭建“制度+科技”的预防腐败新机制。加大查办案件工作力度，严查发生在群众身边的腐败案件。

3、建立全区大督查工作机制。整合区纪委监察局、区委区政府督查室、纠风办的主要督查职能，成立区大督查工作领导小组及办公室，围绕全区中心工作、区委决策落实、领导批示事项、民生热点问题开展督查工作。健全督查机制，建立督查联席会议制度、督查会办制度、信息沟通反馈制度、应急督查联动工作机制、情况通报和考核奖惩等制度。在督查过程中坚持全面督查、重点督查、专项督查、过程督查和实地督查等方式方法，做到“四个结合”，即坚持督查与调研相结合、与优化经济建设发展环境相结合、与问责相结合、与考核相结合，使督查机制步入规范化、制度化轨道。

4、扎实开展西部农村基层党风廉政建设。建立健全西部农村纪律监督组织，在西部4个街道办事处成立农村纪检监察工作室，各村成立纪律监督小组。加强对农村土地流转与征用、强农惠农补贴政策落实、农村村务财务管理等工作的督查。组织好“勤廉双述”和“勤廉指数测评”工作。制定西部农村“三务”公开目录，扎实推行党务、村务、财务三务公开。加强对农村集体“三资”管理的督查，对群众反映强烈的“三资”管理和“吃空饷”问题开展专项治理。

5、持续推进“两个习惯”主题实践活动。通过开展“两个习惯”主题实践活动，提高全区党员干部崇尚法治、敬畏民意、规范用权、守正勤廉的意识，进一步养成“习惯在监督的环境下工作，习惯在法制的轨道上用权”的良好作风。加强守纪合法用权教育和规范。切实贯彻执行《关于建立重大事项决策守纪合法备案审查制度的意见》，提高广大干部守纪合法思想认识，增强依法依纪用权、主动接受监督的自觉性。开展领导干部“三晒”活动，即晒手中权力、晒阳光生活、晒个人重大事项，使领导干部真正做到思想健康，内心坦荡，生活阳光。探索建立干部勤廉公开评价体系，通过设置针对性较强的干部勤廉评价选项，搭建有效的勤廉评价系统平台，让更多的基层党员干部参与对领导干部勤廉状况的评价和监督。

6、积极开展积案化解工作。对积案进行细化梳理，分成ABC三类进行区别化解，即A类是人有合理诉求，近期可以解决的件；B类是人有合理诉求，但短期内无法解决或者因政策或其他因素暂时无法解决的件；C类是人无合理诉求，无理闹访缠访的件，对着三类件实行差别化化解。按照“分级受理、限期办结、逐级审查、严肃问责”的原则，建立积案复查复审工作机制，强调首办效果，上下联动，将一般问题在社区和街道办事处化解，重大问题在区化解。探索实施公开听证终结制度。强化督办措施，及时与人沟通反馈，及时做好息诉罢访的善后工作。对调查不深入、处理不到位、反馈不及时等导致案件难以化解的，严肃追究案件主办人责任。

7、认真落实重大事项决策守纪合法备案审查制度。督促各单位严格按照《关于建立重大事项决策守纪合法备案审查制度的意见》的要求执行本单位重要决策、重大突发事件、资产资金的使用管理、干部人事管理等7项内容的决策备案审查制度。强化监督检查，对各单位的决策、报备、公示等工作的开展情况进行考查评定，并纳入年度目标考核体系，对未按规定执行的单位严格落实责任追究。同时，抽调法制办、法检、审计、财政、建设等单位业务能力较强的人组成审查小组，提高审查的专业性和规范性。

8、扎实做好农村党风廉政建设四个“全覆盖”工作。进一步改变农村基层纪检监督力量薄弱的情况，深化农村基层党风廉政建设“四个全覆盖”工作。在贯彻落实《农村基层干部廉洁履行职责若干规定（试行）》的基础上，因地制宜，建立健全村务监督机构。将“四个全覆盖”与强化村务监督相结合，加大投入，完善“三资”信息化监管平台。通过“点题公开”，拓宽渠道，在街道、村、社区全面提升党务、政务、村务公开水平。结合“勤廉双述”工作的开展，强化监督，深化勤廉测评内涵。

9、进一步加强公房租赁公开竞拍规范化、信息化建设。推进公房竞租工作的信息化建设，加快“区公有房屋租赁信息化监督管理系统”的投入使用，实现房产租赁管理系统化、房产竞租申报审批规范化、房产合同归档管理数字化、房产合同到期预警智能化、竞租流程网络化、统计分析多维化、信誉等级分析自动化、租赁信息安全化，最大限度地发挥公有房产公开竞租监督管理工作事前预警、事中监管、事后分析的作用。进一步研发公有房屋租赁网上公开竞拍系统，逐步实现公房竞租工作的网络化、透明化，不断提高公房竞租工作的公平性。

10、继续深入开展“三重三廉”工作。在全区重点工程领域、重点民生领域、重要岗位领导干部中持续深入开展督廉、述廉、评廉活动。重点把征地拆迁、教育、医疗、扶贫救灾、住房保障等5大类重点民生项目，涉及行政执法、司法、资金管理、人事任免、物资采购等掌管人权、财权、物权的76个基层重点岗位，群众普遍反映强烈的农贸市场、学校乱收费、城市管理等5方面的问题作为“三重三廉”工作的重点，有针对性地加强监督检查，逐步解决群众反映突出的问题。

11、深入推进以“点题公开”为重点的党务公开工作。加强党务公开领导小组办公室对“点题公开”工作的督导，采取一周一调度、一月一通报和跟踪检查的方式，及时掌握各单位工作开展情况。通过加强宣传引导提高“点题公开”的影响力和党员群众参与的积极性，通过丰富公开载体拓展“点题公开”的渠道和覆盖面。探索建立网上“点题公开”系统，在线点题，及时答复，实现党员群众与政府机关在线“互动式”交流。制定“点题公开”工作意见建议收集处理反馈制度，不断提高实施效果。

12、开展民生领域专项治理。秉承“关注民生、服务发展”的理念，严格对财政资金、社保基金、征地拆迁、扶贫资金、惠农资金等民生问题进行监督检查。同时针对民生领域重要岗位、重点部门、重大事项等环节，实行重点检查、跟踪检查和明察暗访，对政务、村公开和涉及资金的分配使用、土地征收补偿、土地流转等群众关注的问题进行重点抽查。对各涉农社区特别是西部农村开展强农惠农资金专项清理和检查工作。

13、扎实推进行政权力网上公开透明工作。建立“定目标、定任务、定责任”三定机制，明确岗位责任，确保权力网上运行各项工作落实到位。在权力执行环节，切实履行首问责任制、服务承诺制、限时服务制和绩效考核办法。实行办理结果公示制、办理情况反馈制。加强线上电子监察与线下监督检查相结合，消除公开不及时、不完整、不连贯等现象。