数字档案管理精选(九篇)

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第1篇：数字档案管理范文

一、管理层面的对策

档案行政管理部门担负着全国或地方档案数字化工作的规划、部署、指导、协调和管理的职责，应将协调档案数字化或数字档案馆建设过程中的版权问题作为重要的职责范畴。

（一）将版权制度作为数字档案信息资源管理的重要手段之一

传统档案信息资源管理的手段，更多地偏重于行政、技术或经济等手段，而较少涉及法律手段。这主要是原先的档案信息管理空间一般限于现实档案馆中，相对于网络这个新的信息平台来说，产生的信息问题并不是太多，即使产生一定的问题所引起的权利冲突也不是太激烈，因此包括著作权法在内的信息法律调控手段的运用也自然较少。由于因特网的“互连”性，使得档案信息传播和交流更为频繁，空间范围也迅速扩大，因此档案信息权利人与利用者相互之间权利的平衡极易被打破，因此针对这样一个背景环境所采用的手段已不能主要限于原有的管理手段，法律手段的进一步介入已成为必然。

（二）积极关注数字化环境下版权的相关立法工作

为适应数字化时代的发展，我国在2001年10月修订的《著作权法》中增加了相关的条款，如在财产权利中增加“信息网络传播权”，增设了“技术措施保护”和“权利管理信息”等内容。《著作权集体管理条例》和《信息网络传播权保护条例》也分别于2005年3月和2006年7月开始实施。

版权制度的发展在一定程度上关系到档案馆等信息服务机构的网络信息服务，如原版权法中的“合理使用”原则是否能够延伸到档案馆网络信息服务，就是一个需要特别关注的议题。正式实施的《信息网络传播权保护条例》结合网络环境的特点，将著作权法规定的合理使用情形合理延伸到网络环境，开始给数字档案在信息网络传播权领域提供了一个“避风港”。《条例》的第7条中规定：“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等可以不经著作权人许可，通过信息网络向本馆馆舍内服务对象提供本馆收藏的合法出版的数字作品和依法为陈列或者保存版本的需要以数字化形式复制的作品，不向其支付报酬，但不得直接或者间接获得经济利益。”档案界今后应当关注网络环境下版权制度的发展，在国家相关立法活动过程中，正确反映档案部门或档案用户的诉求。

（三）加强数字化环境下版权知识的宣传与普及工作

档案界有一部分人员缺乏版权的相关知识。如有些人员对档案的所有权和著作权区别的不是太清楚，普遍存在一种观点，即“档案部门对档案的接收等于档案著作权的转移”。档案部门认为档案接收进馆，则档案的著作权也相应的转移至档案部门，档案部门有权对进馆档案进行使用。又如由于加强版权保护，在一定程度限制了人们的不合法使用，加大了档案数字化的成本，因此某些档案部门甚至认为版权保护可能会成为阻碍档案数字化工作的屏障，从而对在档案部门开展版权保护工作进行抵触；等等。对于版权相关法规知识，档案部门还基本属于“补课”的情形。而面对数字或网络环境中的版权法规问题上，档案部门则处于双重“补课”阶段。此外，由于档案的信息用户也有可能发生侵权行为，甚至会令档案部门为其侵权行为承担连带侵权责任。所以，如有必要可以在提供数字档案信息给用户使用时，普及版权的相关知识。

二、业务层面的对策

在数字档案管理中，具有版权状态的信息分为两种：版权或专有使用权是属于他人；版权或专有使用权属于档案部门。所以在档案馆的版权保护对策中，既要做到预防侵犯他人的版权，也要防止别人侵犯档案馆的版权。

（一）侵犯他人版权的预防

1.档案部门在对本馆馆藏范围内的档案进行价值鉴定的同时，进行版权的鉴定，确认档案信息的可著作权性。如果具有，再确认谁是版权的主体。如果确认的结果是涉及他人的版权时，再确认该档案的保护期限。如果确认属于保护期限未满、他人享有版权的档案，应当特别标明，避免发生侵权行为

2.当档案馆进行传统档案数字化转换时，应当关注版权的许可问题。

(1)对于大量公共信息的档案，如超过著作权保护期限或作者声明提供免费利用的档案信息，政府出版物，时事新闻等，由于基本无侵权之嫌，在数字化转换时可以优先考虑。但在使用过程中应依法尊重作者的署名权、作品的完整权等精神权利。

(2)对具有版权状态的传统档案，应当分析谁是版权的主体。对于所有权和版权都属于档案部门的档案，档案部门则可直接进行数字化转换；对于捐赠、征购的档案，是否受版权保护以及其版权是否转移应做到“事前明确化”，即与原档案的所有者签订合同，明确权利范围和义务。根据合同或协议，将版权转让于档案馆的，档案馆则有权对其进行数字化处理。

(3)对于那些档案馆不享有版权的档案，应当注意其行为是否属于“合理使用”，即仅限于为馆藏需要的转换复制，数量也必须受到严格限制，并只允许复制本馆收藏的作品。如果是为了网络传播的需要或者复制不属于本馆馆藏的档案信息，则超出了“合理使用”界限，应当征得版权人的许可，否则就属于侵权行为。

3.随着档案数字化的不断发展，档案部门即使十分注意避免侵犯他人版权，但要绝对避免侵权可能有时是不现实的。遇到被控侵权时，应当从容面对，可以主张侵权不成立的抗辩事由，如版权已过保护期、内容无版权的、作品为自己原创等理由。

4.档案部门应当关注我国著作权集体管理机构的建设动向。鉴于我国已对著作权集体管理作出了规定，这对于解决数字环境下的版权管理问题是非常及时的。但著作权集体管理制度的建立和完善是不能―蹴而就的，解决许可困难的问题也并非一日之功。因此，档案部门必须关注我国著作权集体管理机构的建设进展和所承担的职能。

（二）数字化档案版权的自我保护

在数字环境下，权利人主张权利也是成本高昂。所以，预防别人侵权显得非常重要。

1.借鉴《著作权法》关于汇编作品的相关规定，处理好档案数据库的版权问题。如果是档案馆汇编而成的数据库，只要其内容的选择或编排能体现出独创性，就可以作为一种汇编作品来进行保护。汇编人是档案馆，因而著作权属于档案馆所有。由于《著作权法》对汇编作品的保护仅限于作品的形式，不保护作品所含的创意，那些数据的获得、校验、编排等方面进行实质性投入的数据库暂时在我国得不到著作权法的保护。关于此问题，还有待于数据库法律保护的新发展，如欧盟所提出的数据库的特殊权利保护，就可以解决此类问题。

2.档案馆为了保护网站中档案信息的真实性、完整性和安全性，可以采取了一定的技术措施，防止数字档案被他人擅自访问、复制、操纵、散发和传播，并且方便数字档案版权的授权和使用监督。关于技术措施的法律保护，在我国修订后的《著作权法》中得到明确保护，且在《信息网络传播权条例》中进行了界定，即“指用于防止、限制未经权利人许可浏览、欣赏作品、表演、录音录像制品的或者通过信息网络向公众提供作品、表演、录音录像制品的有效技术、装置或者部件。”同时，第4条规定：“任何组织或者个人不得故意避开或者破坏技术措施，不得故意制造、进口或者向公众提供主要用于避开或者破坏技术措施的装置或者部件，不得故意为他人避开或者破坏技术措施提供技术服务。”

3.采用权利管理电子信息标识。为了标识本馆的档案信息，档案部门可以在数字化档案信息中嵌入权利管理电子信息，以警示他人。权利管理电子信息是有效识别著作权人的一种信息，同样在我国修订后的《著作权法》中得到明确保护，且在《信息网络传播权条例》中进行了界定，即“指说明作品及其作者、表演及其表演者、录音录像制品及其制作者的信息，作品、表演、录音录像制品权利人的信息和使用条件的信息，以及表示上述信息的数字或者代码。”同时，第5条规定：“未经权利人许可，任何组织或者个人不得进行下列行为：（一）故意删除或者改变通过信息网络向公众提供的作品、表演、录音录像制品的权利管理电子信息，但由于技术上的原因无法避免删除或者改变的除外；（二）通过信息网络向公众提供明知或者应知未经权利人许可被删除或者改变权利管理电子信息的作品、表演、录音录像制品。”

第2篇：数字档案管理范文

关键词：数字档案馆；档案管理体制；影响

当前社会，信息技术在不断发展，传统的档案管理体制远远不能满足现代社会的需求，所以，进行数字档案馆建设成为一种必然趋势。对数字档案馆进行一定的研究有利于促进数字档案馆的建设。数字档案馆建设既需要相应的技术支持，同时需要恰当的管理体制。在20世界90年代就已经出现了数字档案馆，这是一种更为先进的档案管理方式。通过资源共享促进资源的有效利用。在信息技术进程日益加快的现代社会，我国也要重视信息技术的发展，充分地对数字化进行利用，促进我国数字档案馆建设更加高效，提高档案管理的工作效率。

1 数字档案馆建设对档案管理体制的影响

1.1 提高档案的利用率

魍车牡蛋腹芾砉ぷ鞯闹匾内容是保管档案，主要的工作重心是防止档案的信息被泄漏。采用这样的管理体系充分地体现档案的价值。所以，档案管理工作应该保证档案信息储存完好，同时能充分地发挥档案的价值，将之前的档案管理工作转变为档案服务管理。数字档案馆的建设利用信息技术的优势使得档案利用效率提升，档案使用方式更加灵活，数字档案馆的建设突破了原有的档案管理的弊端，提高档案利用率。

1.2 改变档案管理职能分配关系

传统的档案管理使得档案的使用价值被限制，而数字档案馆假设有利于改变行政层级管理体系，借助数字档案馆的建设成果为利用者提供更加有效的服务。数字档案馆属于一个虚拟的档案管理系统，具有加强行业部门之间沟通与交流的作用，相对于传统的档案管理以收集为主的形式而言，数字档案馆的建设能提供更多的便利。再次，数字档案建设对档案管理工作中的相关职能分配产生影响。在传统的档案管理中通常由档案局进行统一管理，所有的档案管理部门从从属于这个系统。但是数字档案馆的建设需要档案管理的各个部门参与其中。档案管理工作不仅限于一个技术性问题，需要借助技术对整个档案管理行业进行管理与变革。

2 数字档案馆建设的具体内容

2.1 提高对数字档案馆建设的认识，实现数据共享

数字档案馆的建设规模不断增大，相关的工作人员要提高对数字档案馆建设的认识，意识到数字档案馆建设的重要性，促进思想转变。信息技术的发展，使得人员对档案的利用次数增加，为了满足人们的需求必须要完善相应的技术服务设施建设，找到一条更加便捷的查询途径。对技术进行不断地革新有利于提高档案管理工作的工作效率，使得数字档案管理中存在的问题得到有效的解决，最终做好数字档案馆的建设工作。其次，在数字档案建设过程中要实现资源的共享性，使得档案资源的价值得到充分地发挥。原来的档案归档只需要在档案馆里进行，数字档案馆的归档方式发生变化，在业务系统中完成档案资源的转移，并且不能被随意改动。因此，数字档案观要建立相应的网络管理系统，在管理系统中做好档案数据库之间的设置，包括储存信息、管理信息等硬件设备。

2.2 建立网络管理系统促进数字档案馆建设

在传统的档案管理方式中，档案管理人员习惯被动工作。而数字档案馆的建设需要求档案管理的各个部门都参与到档案管理中。相对于传统的档案管理工作而言，数字档案管理不只是一项技术性工作。相关的档案管理人员需要积极地参与到系统方案设计中，综合档案管理的实际情况以及现实需求，提出可行的建设性意见。数字档案馆的建设需要档案管理人员端正态度，提高服务水平，将数字档案建设的成效提供给人们使用。主动地与相关行业交流数字档案馆的事宜，在提供数字利用时，要重视信息的安全与保密性，不能在为得到允许的情况下将信息泄漏给其他的单位。

2.3 更新管理理念促进数字档案馆建设

数字档案馆管理系统主要提供收集、管理、储存与利用这集中功能，并对用户的权限进行管理，进行数据备份，维护档案数据的安全。档案工作人员的工作不只是对档案进行管理或保存，还要提供相应的服务。数字档案馆的建设需要档案管理人员进一步更新思想，利用数据平台为更多的使用者服务，所以，档案管理人员要树立“服务为本”的思想，提升自身的工作效率，为使用者提供档案查阅等服务。

2.4 培养高素质档案管理人才，做好档案安全保障工作

培养更加专业档案管理人才有利于促进数字档案馆建设稳定发展。由于数字档案建设是对信息的高度集成化过程，相应地对专业技术人员提出更高的要求，需要档案管理人员掌握信息知识与档案管理知识。所以，在数字档案馆建设过程中要做好人才引进与储备，定期地对档案管理人员进行培训，提高其专业知识水平。其次，数字化建设的档案资源更加开放，所以，档案管理人员要做好档案安全工作。在进行数字档案建设时要增强安全设置，对查阅资料权限进行分级设置，充分地利用数字系统做好相应的系统防护工作。

3 结语

总而言之，数字档案馆建设对档案管理体制的变革具有积极作用，能完善档案管理体制。数字档案馆建设还有利于促进我国的现代化建设。但任何事情都不是完美的，数字档案建设会为档案管理工作带来一定的挑战，因此，档案管理的相关部门要结合当前存在的问题以及数字档案馆建设发展需求，制定有效的对策，促进数字档案管理水平提高。提高管理人员对数字档案馆建设的认识，更新管理人员的思想，促进其树立“服务为本”的意识，为利用者提供更便捷的服务。其次，定期地对档案管理人员培训提高其专业素质，培养出更多的优秀人才。最后要建立信息管理系统，实现数据共享，做好相应的档案安全保障工作。

参考文献

[1]赵同瑛. 数字档案馆建设对档案管理体制的影响[J]. 档案天地，2014，06：41-42.

第3篇：数字档案管理范文

关键词：高校；数字档案；管理；可持续发展

一.目前高校在数字档案管理上面临的问题

1.缺乏成熟技术

目前各大高校应用的办公系统及其数字档案管理系统都具备一定的优势，但两者间却不能相互兼容，办公系统主要是用来传送文件的电子政务系统；而数字档案管理系统却是专门为档案管理开发的软件，两者不能兼容，不相往来，也导致档案管理工作者常常出现重复劳动的困扰。

2.缺乏安全性

当前高校使用的数字档案管理系统在安全性上缺乏保障，数字档案不能做到高度保密，也不能有效保障信息的完整性及真实性，这些问题正是数字档案管理系统缺乏安全性的表现。国家也应法规为数字档案提供安全保障。

3.缺乏高度统一的标准

即使国家出台了一些档案管理的标准法规，但法规出台的速度远不能赶上数字化在档案管理中应用的速度。如，目前高校使用的数字档案管理软件在开发时就缺乏统一标准，在档案文件的收发、管理以及各地区高校档案数据的对接等方面都存在标准不一的状况。

4.进入数字化的脚步缓慢

高校以往的档案文件都是纸质资料，这些手工制作的文件要全部转化为数字文件，是一项工作量巨大的工程，需要耗费很长的时间和大量的人力，而且在转化过程中必然会遇到许多问题，完成难度非常大。

二.创新是实现高校数字档案管理可持续发展重要手段

1.确保数字化设施的齐全性

高校数字档案管理工作必须要拥有完备的设施支持，这些设施包含了各种软硬件，如数据库服务器、文件扫描仪、数码相机、大容量存储器等硬件以及专门为档案管理开发的软件。高校数字档案管理使用的软件应具有多种功能和强大的适用性，以确保其能完成数字档案的整理、集中、分类、存储、搜索以及运用等操作，并能和多种操作系统及硬件平台实现完美契合，该软件也应具有较强的安全自控性能，并能与不同种类的数据库进行数据连接及互换。高校数字档案管理系统应用的软硬件设施应符合数字时代的要求，在数字化建设过程中可依据自身实际条件，投入相应的资金、人力，并确保建设完成的数字设施可以投入使用，进而确保高校数字档案管理工作取得稳步发展。

2.为档案数字化管理提供安全保障

随着计算机的应用范围的日渐广泛，人类社会逐步进入到网络信息时代，网络安全也逐渐引起人们的关注，种类繁多的木马、病毒随时威胁着计算机的安全，同时也为高校数字档案管理造成较大的安全威胁，因此高校数字档案管理的第一要务就是确保档案信息的安全性、完整性以及实用性。目前完善高校数字档案管理系统的方法就是转变以往的管理模式、管理方式、管理机制以及各项法规。当前高校数字档案管理工作应进行制度创新，并制定健全的档案管理、安全规定，资源共享是档案数字化管理的技术要点，在开放共享资源前也应制定一定的法规进行约束。

3.重视人才培养

专业人才是高校档案管理进行数字化建设的必须要素，档案管理者的个人素质将直接影响到档案质量及档案的数字化录入速度。档案管理员的作用是为档案信息和信息应用者间搭建联系平台，因此高校数字档案管理人员必须要具备一定的专业知识，尤其是掌握相应的信息技术，可以熟练的使用计算机等现代化先进工具，并能使用这些工具对档案信息进行数字化管理及操作。所以，高校应重视档案管理数字化建设人员的专业技能培训，并及时对其进行专业知识普及，以提高他们的业务能力，使其跟上时展的脚步，进而确保高校档案管理数字化建设工作能平稳向前推进。

4.确保档案管理数字化建设具备标准性与规范性

高校档案数字化管理规定要求档案在进行集中、整理、入档以及使用等操作时有较为规范、标准的系统软件作为技术支持。将纸质档案转化为电子资料后，档案管理部门应将其集中管理，并归纳到一个兼容性能强悍、可以运行多种基本软件的信息存储系统中，该系统也应具备转变文件存储格式的功能，进而确保电子文件能在高校校园网与数字档案管理系统间进行传送和使用，具备这一功能，是目前档案数字化建设工作的重大技术进步。

5.应尽快将以前的纸质文件实现数字化

档案实现数字化管理后，能有效提高人们对档案的应用效率，也有利于拓展档案的应用范围，因此，拥有档案管理经验丰富的管理者能确保档案数字化建设快速开展，并对数字化建设具有一定的积极意义。此外，应在遵守现存档案管理标准的基础上及时将尚未录入的档案数据进行数字化处理，其将使档案数据库具有更高的实用性。

三.改变档案管理的工作重点，使档案管理在模式上和服务理念上有所改进

1.转变档案管理的工作内容

信息技术被广泛应用到各大高校的档案管理工作中后，各高校怎样处理所生成的电子文件，并对其进行管理成为引人关注的重点问题。信息技术的应用使档案文件的生成、存储以及调用等操作变得更加简捷、便利，但在文件处理过程中有可能会出现重要文件丢失，垃圾文件被存储的状况。在这种现状下，如何有效鉴别文件的重要性、真实性以及可靠性，并将其采取最适宜、权威的方式存储起来显得非常关键。

有的高校在教育体制上出现了一些大的变革，其职能和教育科研等的范围和方式也发生了一些大的变动，相应的该高校档案管理形式也要做出一定调整。因此，我们应积极探寻本管理系统存在的内部联系及其和其他系统之间的连接关系，并依据高校教育和科学研究之间的联系，整合处理档案资源，以实现各大高校之间的资源共享，进而使用最小的投资取得最大的效益。所以，档案管理的工作重点要从实体文档处理转化到文档信息的生成全过程。

2.重视档案管理工作模式及其服务理念的转化

现下文件和档案之间在“关节点”上依然存在问题。档案管理只关注文档管理尾端工作，而在文件生成、传输以及保管等环节上没有发挥作用。为了避免这些问题再次出现，我们应转变以往的文档管理模式，将档案管理贯穿到文件的生成全过程，使文件从生成到入档都能实施有效管理。当然，档案管理部门的职能也应得到扩充，将主管档案搜集、入档转化为对文件实行全过程管理，并在档案形成的全过程中发挥出重要作用。

3.转化档案管理人员的角色

社会进入信息时代，对档案管理人员的工作内容也提出了新的要求，若管理人员忽视时展要求，甚至和时展脱轨，只将自己看做是资料的看门锁，将直接造成档案管理人员的社会地位受损。档案管理人员应将消极管理的态度变为积极参与，甚至成为审核文件一体化的一员。

小结

计算机技术应用范围的日渐广泛，为高校档案管理实现数字化提供了技术支持，因此高校档案管理工作人员应将高校信息资源的作用充分发挥出来，并在推进信息化的社会浪潮中，加大自身建设力度，进行准确定位，突破发展局限，和信息技术共同进步，为社会的发展贡献一份推动力。（作者单位：聊城大学东昌学院）

参考文献

[1]邹悦，高校馆藏档案数字化的建设问题[J]，档案天地，2011年02期

第4篇：数字档案管理范文

1 电子档案的特征

电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。

2 电子档案管理的难点

2.1 档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。

2.2 档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。

2.3 数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。

3 电子档案管理技术研究

电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。

3.1 原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。

（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。

3.2 数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。

（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言――文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。

4 结语

第5篇：数字档案管理范文

【关键词】数字化;档案;安全;管理

0.前言

当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗等方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于数字档案，还没有详细的操作性强的安全管理制度，管理人员往往在不经意间造成了数字档案管理的漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术发展迅速，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在数字档案管理的很多环节容易出现问题。数字档案的安全包括网络、系统、信息、物理等方面，因此，数字档案管理在网络、主机服务器、存储设备、系统软件、硬件等方面都应具有很高的安全保证、管理及防范措施。

1.物理安全

主要是指涉及到系统存贮的档案数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、档案数据存贮、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存贮策略等，以防止数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存贮介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪。操作系统和数据库管理系统的安全问题虽说主要是取决于软件供应商所开发的商品化软件的稳定性和安全的保障问题，但对于建立网络化档案管理信息系统，首要考虑的是选择什么样的操作系统来确保应用系统的安装和运行，目前主流的操作系统有Windows、MAC OS X和Linix，各有其优越性，安全问题也各有特点，关键是如何选择满足用户实际需求的操作系统和数据库管理系统。当然考虑档案元数据的存放规则和保管策略也是本阶段非常重要的问题之一，如数据库的分布式或集中式存放模式、数据的异地备份、电子数据格式的定期升级和保存介质的更换等，需要一定的保管制度来约束。这些都是在系统设计和具体实现的过程中需要综合考虑的关键因素，也是档案应用系统能够安全运行的根本保障。

系统的主要设备、软件、数据、电源等应有备份，并有技术和组织措施，能在较短时间内恢复系统运行。服务器的UPS电源要保证在停电后10小时内仍能保持正常工作。主要工作站的UPS电源要保证在停电后1小时内仍能保持正常工作。虽然上述问题在平常的电脑用户身上可能都会有发生，如突然断电造成资料未保存而丢失，存储介质损坏造成的资料遗失等，但对于档案管理来说，这些问题尤为重要。资料的遗失将会造成很严重的后果，因此，安全问题不容忽视。

2.网络安全

为保障网络功能的安全实现，数字化档案系统需要具备计算机病毒防治等功能。病毒的危害很多人也都感受过，轻则系统变慢，重则文件遗失，密码被盗，乃至系统瘫痪。档案管理系统不同于个人电脑或其他系统，由于档案有保密性，不能由外人随便查阅、修改。一旦数字化档案系统感染病毒，将会造成巨大的损失。因此，数字化档案管理系统必须采用国家有关主管部门批准的杀毒软件，适时地对服务器和客户端进行查毒杀毒。还应制定严格的防毒制度，不允许使用来历不明、未经批准的软件。

网络安全还包括访问的权限和修改的权限。修改的权限只能限定指定的档案工作者拥有，而访问权则应指定有该权限的用户拥有

3.提高管理人员的安全意识

在数字档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用、管理人员的安全意识方面的问题。很多安全问题的产生源于人为原因，因此，必须加强管理人员的安全教育，加大培训力度，提高安全意识。一是禁止在数字档案专用电脑上随意安装软件。因工作需要必须安装的软件，最好是正版软件，或者经专业技术人员检测不含任何病毒、插件等危险因素的软件。另外，不能再电脑上安装任何与档案管理无关的软件，以免造成不兼容或系统缓慢等问题。二是尽量减少或不使用U盘移交电子档案。U盘可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于U盘经常在各个电脑之间拔插，传播病毒的几率很大，因此，在数字档案的移交过程中，尽量减少U盘的使用。三是对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件，档案管理人员应该提高警惕，慎重处理来历不明或不清楚的文件。

【参考文献】

［1］赵洪彪.信息安全策略.北京:清华大学出版社.2004.

［2］汤道銮.论数字化档案馆建设.学校档案.2001,01.

［3］吴志宏.数字化档案的隐忧:数据失真.北京档案.2002.

第6篇：数字档案管理范文

档案数字化管理是网络时代的自身基本价值的功能需求，是这个时代档案工作的新使命。档案资源数字化管理因为要结合计算机技术的软硬件环境来实现，在整个管理过程中会凸现出数字化档案管理的种种优势与困境。本文分析了档案资源数字化管理面临的困境，提出了一些对策。

关键词：

网络环境；数字档案管理；优势；困境

现代信息和网络技术的飞速发展，电子政务建设的不断深入，电子文件已不单是一种新型载体，同时也意味着人类记录信息、传达和留存信息的方式已经发生了巨大的变化。在漫长的档案史上是另一次的重大变革。档案信息数字化、档案信息资源数据库、虚拟档案馆等的建设已经提到时代的议程。传统的档案管理模式已经逐步不再适应这个时代。

一、档案资源数字化管理是信息时代的大势所趋

在重视历史积淀的文化传统思想指引下，由于计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术飞速发展，这个过程中产生出来的数字化档案信息分散存储于不同载体、不同地理位置，唯有依托于计算机和网络链接的方式才能实现数字档案信息资源的及时共享。档案信息化建设迫在眉睫，首先应以运用为导向。随着社会信息化的扩大深入和政府机构服务社会的数字化需求，电子政务建设在不断地强力推进。这种行政方式的变革必定促使档案资源施行数字化管理。档案数字化管理必须在数据管理的基础上，围绕网络建设这个中心，完善各种业务信息应用系统，然后向纵深的网络化发展。档案资源数字化管理势在必行。

二、档案资源数字化管理的自身优势

一是存储于服务器、磁盘或者光盘等载体上的数字档案资源，受时空限制比较小，脱离实体档案，可以无数次的复制，携带方便。利用者只需获得访问权限，就可以随时实现异地调阅所需的档案信息。数字档案管理系统的运行已经涵盖了收、管、用、存四个阶段，可以实现在线收集，进行目录建库、在线接收、脱机接收、文件格式转换、档案征集等工作；实现在线管理，进行档案整理、编目打印、专题组织、档案鉴定、档案统计等工作；实现在线利用，进行档案检索、全文调阅、视频点播、照片档案浏览、档案出证等工作，无论是收、管、用、存哪个阶段，操作十分简单、便捷。档案管理员通过档案管理系统将数据进行著录、保管、利用就可以涵盖档案管理的全阶段。二是档案资源数字化管理非常有利于开发库存的档案信息资源。实现档案资源数字化管理后，各门各类数字档案信息资源通过系统检索，可以快速实现查找，并且系统自觉对信息进行优化，可以查找到的是相关联的问题或事件的所有数字档案资料，不再是单个的文件。这可解决和缓和档案文献的客观状况与人们实际利用要求之间存在的种种矛盾，极大地满足档案资源深层次查询利用与编研开发。三是确保部门案卷的质量。广东省广州市广播电视大学档案信息化建设初期结束后，各归档部门人员只需要将文件材料数字化后输入网络管理系统。档案室统一接收后，进行立卷编码保存。这样非常有利于收齐收全档案材料。同时也避免了档案室的档案管理员因为未能全面了解各部门的工作，而造成的关于材料准确性方面的断定失误，影响案卷质量。

三、档案资源数字化管理面临的困境

由于数据安全的要求，部署在局域网中的包含着全部档案信息数据的数字档案管理系统一般是与外网隔离的。但在目前普遍技术相对落后的条件下，数字化档案管理还面临着种种困境。一是档案资源数字化管理虽然操作方便、传递快捷、存储空间小，档案装具、档案安保系统却要相应的趋于半智能化或者智能化。一旦性能不稳定，劣势就会凸显，其真实性和保密性难以掌控。此外，存储在计算机里的数字档案信息资料可以在编辑修改时不留任何痕迹，一经修改后真伪难辨，业务操作主体的可信性、可审计性以及不可抵赖性就无法保证，数字档案的可据性就大受质疑。二是数字档案资源对存储载体依赖性相当强。档案资源数字化管理后，档案检索工具必须以计算机作为依托，数字档案信息对软硬件设备的依赖性会很强，不能像纸质文件直接读取。但是计算机更新换代非常快，造成早期形成的电子数据在新的软硬件环境中无法读取，还有的因为应用软件不兼容数据读取不了。档案资源数字化管理的条件必须尽快完备，才能适应外部环境的变化。否则，数据一旦丢失或遭受病毒的侵害，档案数字化管理势必成空。三是数字档案管理系统与其他业务信息管理系统并不兼容。比如广东省广州市广播电视大学教务处使用学籍管理系统和教务管理系统，人事部使用人事管理系统，财务部门使用财务管理系统，总务处使用资产管理系统，机关部室使用OA办公平台等。这些业务信息管理系统各自按照自己部门的工作需求来开发，系统设计单位不同，软件环境差异较大，建设模式与技术架构也不一致，产品接口不合标准，难以兼容，所形成的数据无法转换，无法完成数字档案数据直接在线迁移。文件归档、数据收集和录入由此滞后。四是我国目前采取的是“双轨制”和“双套制”文档管理模式。纸质文件与电子文件同步随业务流程在流转，最终两套归档。虽然这样做法有它自身的优势，但是技术的更新发展，观念也要相应地更新。文件以纸质形式为主的形势将逐步转向以电子形式为主，管理的模式也已经在悄然转型，未来我国势必实现以电子形式为主的档案管理模式。当然，管理模式的转型是一个相当长期的过程。五是档案资源利用率不高给档案数字化管理带来了阻力。档案管理的基本职能就是提供利用，主动为大众服务。这是档案管理应积极努力的方向，也是档案管理应具有的义务和职能。档案资源利用率不高，虽然这些年档案信息化建设有了加强，档案数据管理系统通过档案原件扫描、档案内容录入、档案编研等手段推行档案信息的网络利用。但很多单位档案管理人员信息化水平不高，人工纸质目录检索还是档案查询的主流手段。数字档案资源利用率总是得不到提高。

四、如何解决档案资源数字化管理过程中遇到的困境和难题

基于上文提到的种种情况，参照国内外最先进的技术手段，形成了一些想法，提出以下几点建议：一是优化档案资源数字化管理环境。档案资源数字化管理是一项系统工程，包含顶层设计、系统选型、软件开发、技术规范、全程参与、归档整理、存量纸质档案的扫描录入、增量电子档案的数据管理、多样化的异地备份、利用平台、数据安全等，硬件加软件的系统。通过档案资源数字化管理系统，来涵盖文件从生成、流转、归档到移交、保管、利用和销毁等全过程业务，实现身份统一认证，信息统一分类，权限统一分配，使不同体系的应用系统得以集成到一个统一的框架体系中，实现共享。二是实现互联互通，对接所有的业务信息系统。在目前这种各个业务信息系统各自为政的状况下，要实现现有的档案信息资源多网互联，多系统信息互通，首先必须实现各模块软件的紧密集成，搭建业务应用系统，实现数据的可视化管理和综合分析应用。通过建立业务组件，为各系统扩展提供接口。在档案资源数字化管理系统建设的推进中，建立起相关的制度，尤其是电子档案数据安全管理制度，来强化相应有效的推进机制，促进数字档案的建设。三是加快人才队伍建设。网络时代的档案管理要实现由过去的手工劳动密集型向以办公自动化为依托的技术密集型转型，必须有一支既懂计算机网络技术又懂档案专业的高素质、高技能的复合型档案管理人才队伍。这是实现档案信息化，与国家信息化建设相衔接的关键所在。

综上所述，档案数字化管理终将成为档案管理现代化的必经之道。针对档案管理数字化进程的现状，还需继续深入研究对策，逐步充分实现档案数字化管理的网络共享，早日实现纸质档案的绝大部分功能。

作者：傅永珍 单位：广东省广州市广播电视大学

参考文献：

[1]薛斌,马欢,薛文.我国高校档案信息化建设存在的问题及对策[J].科技资讯.2014（25）.

第7篇：数字档案管理范文

[关键词] 装备机关； 档案数字化； 信息系统

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 062

[中图分类号] G270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）05- 0108- 02

1 档案数字化及其发展现状

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。

近年来，随着我国基层档案工作规范化的推进和社会信息化整体进程的加快，数字档案室已成为城镇、社区和机关单位档案信息化建设的重要目标。2000年起，国家档案局、中央档案馆开始机关单位电子文件归档管理的试点工作[1]。在此基础上，2011年初制定的《全国档案事业发展“十二五”规划》要求“在试点基础上推动机关电子文件管理工作，加强对在办公区域相对集中机关事业单位建立‘文件（档案）管理中心’的指导”。一批国家部级单位以及北京、上海、杭州等地市级机关数字档案室试点工作的开展，在标准制定、数字档案管理系统推广、制度规范等方面取得了一定成绩，为机关数字档案室建设积累了宝贵经验。

要实现机关数字档案室的顺利运行，对传统档案进行数字化并对数字化档案进行高效管理，最重要的解决方案即是构建数字化档案管理系统。这种系统将开发先进的管理模块、软件和档案信息资源库，并强化档案行政管理职能，可以更加规范、高效地管理档案工作。数字化档案管理系统能够实现档案收集、管理、提供利用、上报移交、年检、业务指导及监督指导等功能，最大限度地满足档案部门管理、监督和指导的需求，使档案管理现代化迈上新的台阶。

2 军队装备机关业务档案数字化管理的内涵

军队装备机关业务档案数字化管理，就是在部队主管装备工作的各级机关，改变以纸质资料形式存储保管业务档案资料的传统方式，采用先进的信息技术，借鉴和运用档案数字化管理理论及先进方法，开发建设装备机关数字化业务档案管理信息系统，将部队各级装备机关日常业务工作及各专项活动中形成和积累的各种计划、方案、批示、报告、规章制度、法规标准、会议材料等文档资料及图片、视音频多媒体资料进行采集、归类、整理、维护，实现装备机关各种业务档案资料数字化存储与管理，并提供检索查询服务。通过数字化业务档案管理系统，可解决装备保障业务工作档案资料的积累、储存、管理、查询等难题，对装备工作的开展具有重要的辅助支撑作用。

3 装备机关业务资料管理现状及问题

军队各级装备机关负责本级部队军事装备建设与发展、使用管理、维修保障、器材筹供等装备工作，每年都会形成和保留种类复杂、数量庞大的工作资料。从内容上讲，包括年度业务工作文件、专项活动工作文件资料；从形式上讲，包括各类报表、文本文件以及图片、视频等多媒体资料。这些资料记载和反映了装备工作的发展，是装备保障业务工作的成果积累，对装备保障的建设发展具有重要作用，应给予安全存储和有效利用。

目前，装备机关文档资料的存储管理方式有两种：一是传统的以实物形式保存，手工立卷加纸质目录的档案管理方式在装备保障系统普遍存在。实物化的方式占用空间大、不利于储存管理和及时收集整理，容易造成文件失存，查询检索困难，已经不能满足文档资料储存管理需要。二是部分能够电子化的资料在各业务信息系统中分别生成和保存。部分业务信息系统生成的电子化文档分散存储于不同业务信息系统中，存档文件不能集中存放，查询不便，不利于对车辆装备保障工作文档的整体掌控和运用。

应用数据库技术，实现数字化档案资料管理是当前条件下文档资料管理的必然趋势。将装备文档资料全面电子化，并集中存放管理，有利于形成装备保障工作的历史积累，有利于文档资料的科学管理，能够显著提高资料信息查询使用效率。

4 装备机关数字化业务档案管理系统建设目标

装备机关数字化业务档案管理系统的建设目标，是采用先进的计算机技术建设基于数据库的数字化档案管理系统，将装备保障系统工作档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定等功能。系统应具有高可靠性和安全性，适应海量存储需求，易于管理和维护，并具备较高的开放性，即能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，与相关业务系统紧密耦合，使得业务数据能自动归档到系统中，提高工作效率。

5 装备机关数字化业务档案管理系统功能规划

装备机关数字化业务档案管理系统包含两大部分：档案资料数据库和档案资料检索维护系统。

5.1 档案资料数据库

装备保障档案资料数据库是以特定方式组织起来的文档资料数据集合。装备保障档案资料数据库由目录数据库、业务资料数据库、文档资料数据库、多媒体资料数据库组成。

（1） 目录数据库：将各类档案信息按照一定格式录入到计算机中保存形成的数据集。即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以备查询利用。

（2） 业务资料数据库：是装备保障业务数字资源的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将以纸质等载体形式存在的、需要存档的重要业务文件转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。具体包括：装备保障维修文档资料、器材筹措供应文档资料、训练工作文档资料、科研学术项目情况及文档资料、经费管理文档资料、专项重大活动文档资料等。

（3） 文档资料数据库：具体包括已经颁布实施的装备保障系统相关行政法规、规章制度、标准规范等的数字化文档。

（4） 多媒体资料数据库：业务工作或重大活动形成的需存档的图片、音像资料等多媒体数据集合。

5.2 装备保障档案资料检索维护系统

（1） 装备保障档案资料分类管理功能。能够进行装备保障档案资料数字资源分类管理，能够完成类别的增加、删除、修改和查询。

（2） 数字档案录入功能。系统能对文档、图片、音频和视频等内容进行录入、上传。在录入时可设立多级目录，分类存放各部门文件。用户端可上传、浏览文件，并可设定共享单位，指定共享、不共享或有限共享，显示上传时间及用户名。

（3） 数字档案检索功能。可以基于资料文件名、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录和关键字（主题）等属性组合搜索，从海量文档中快速准确定位所需文档。支持联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，工作人员需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了成本。

（4） 统计功能。主要根据发文时间、资源上传时间、资料类别等进行统计。

（5） 用户级权限管理功能。系统应能够创建用户，并根据用户的不同等级，实现对访问各类档案数据的授权和管理，并确保用户不能越权访问数据。

（6） 系统管理功能。主要功能包括：系统数据的备份、查询用户登录系统情况等。系统管理功能的使用者是系统管理人员。

（7） 系统帮助功能。一是系统操作使用的电子教程，二是系统版本说明。

6 系统建设中的难点与关键问题

6.1 档案文件的系统分类

工作文件资料涉及装备工作的方方面面，既有业务资料，也有首长重要批示和讲话、上级机关下发的各类文件及法规标准、行政规范；既有手写文档资料，也有油印和打印资料，还有照片、音频视频等多种资料。总体数量庞大，种类复杂，需要按照档案电子化需求重新进行梳理分类，构建装备保障档案资料分类框架体系，为下一步方案管理和查询奠定良好的基础。

6.2 档案存储与检索技术

一是要科学设计各类档案资料的存储方式和存储结构，做到低冗余、全覆盖、安全高效；二是对于文档、资料进行存储时，是将其转换成图片进行存储，并没有直接存储该文件资料的全部文字性内容，同时音视频文件在存储时，存储的只是具体二进制文件，为了进行检索，还需要在保存文档时，对文档的主要内容进行描述，比如采用关键字方式对该资料（文档图片、音视频）进行描述，如何根据用户输入的查询关键字进行文档匹配，保证查全率和查准率，对查询结果进行排序，保证系统的检索速度等都是建设系统时需要研究的内容。

6.3 档案资料数字化过程控制

将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好收藏文件情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、数量、档案信息利用等基本情况。其次要制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。档案数字化过程要实施全程控制，要对文档资料做全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：一是数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。二是数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。三是数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要有非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。

第8篇：数字档案管理范文

关键词：数字档案馆；知识管理；知识服务

1档案知识管理的服务方向

知识管理的核心是通过对知识本身的管理（包括显性知识和隐性知识的管理）和对知识过程的管理(包括知识生成、知识积累、知识分类、知识整理、知识组织、知识挖掘、知识开发、知识服务、知识共享、知识交流和知识评估等)，充分挖掘知识的内在潜力，提高创新能力。

2档案知识管理的服务模式

2.1主动式知识服务模式：通过档案用户需求建模，删除与主题无关的知识资源，提高知识资源的筛选效率，为档案用户提供全过程、全智能化的主动式知识服务。2.2交互式知识服务模式：依托信息管理平台，通过跟踪服务，发现和挖掘用户的潜在需求，以主动提问的方式引导用户更有效地利用知识。2.3推送式知识服务模式：充分发挥知识库中知识地图的效用，记录和分析用户以往的检索需求，通过知识单元之间的语义关联自动发现相关需求，定制性地推送急需的知识资源。2.4导航式知识服务模式：面对海量的档案知识资源，需要通过导航式的服务方式为用户提供服务。

3档案知识资源的科学规范管理

各类知识资源的科学规范管理不仅能真实反映企业发展历程，而且对有效保存企业知识，实现企业知识共享，提供有效信息服务，保持企业核心竞争力等方面起到了重要基础保障作用。3.1重视核心知识资源的科学规范管理，保证归档文件的系统完整、安全可靠与长期可读。3.2加强电子档案管理：严格执行国家相关标准和规范《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)，确保电子文件的标准统一，格式一致，数据规范等。同时综合管理信息平台的应用，保证了对电子文件的全程控制。3.3做好纸质档案的数字化工作。首先要进行重新鉴定。根据本单位实际，将永久、长期和短期档案进行一次全面系统鉴定，剔除无保存价值的档案。其次，做好优选工作。把利用率高、价值高、社会需求大的档案优先数字化，进行全文录入。最后，要建立档案目录数据库，方便检索。在数字化工作中，要严格遵循规范性、安全性和效益性原则。

4建立符合用户需求的档案知识管理体系架构

4.1获取与转换：从用户角度进行组织建设，围绕企业生产经营、管理决策等核心工作，尤其是重点项目的需求，先建选题目录数据库，按照主题或专业等多种分类原则；后建选题内容数据库，采集相关数字信息，并按照知识化管理的要求进行加工处理，转换成结构化数字信息，包括信息整理、格式转换、知识分类、知识编码等过程。4.2挖掘与发现：构建档案信息数据库、数据仓库和相关知识链接，实现档案信息资源的整合、组织、存储和更新。同时利用先进的隐性知识挖掘工具，将信息管理系统中的元数据信息、背景数据和用户信息作为一个集合体，从中发现隐含的有规律的信息，应用特定的算法工具，找出相关的知识联系。4.3分类和建模：按照分类标准构建有序化的数字档案信息资源分类体系。充分利用专题数据库的功能优势，立足用户需求建设企业各类知识库，如院史库、文档库、资料库、规章制度库、荣誉库等，成为企业知识资源管理与知识服务平台,实现集成化和智能化管理。在检索方面实现了目录检索，全文检索和空间检索，提高了档案的查全率和查准率。4.4反馈和更新：用户反馈就是判断、评价知识的价值，将有用的知识信息输入知识库。用户可以将知识服务过程中的任何问题提供给档案管理员，并提出意见和建议。这样有助于更好地挖掘用户需求，提供有针对性的服务，将隐性知识显性化，并转化为生产力，具有高边际效益，成为知识服务的重点。

5知识服务的有效应用

5.1专题服务。充分利用数据库技术进行整序和知识重组，将档案的历史价值体现出来，形成知识密集型的服务内容。档案编研员通过对档案用户的需求偏好分析，查阅相关档案资料编撰成为系统性强，参考价值高的专题。利用电子档案举办展览，形式新颖多样，纸质、照片、录音、录像、实物档案等都可以通过数字化后完整地展现其原貌，使展览内容丰富，有身临其境之感。5.2咨询服务。数字档案馆咨询服务是利用现代化服务软件，包括电子邮件、留言表单及在线实时通讯等，解决档案用户在寻找相关信息和知识过程中遇到的各种问题，帮助其更好地利用馆藏资源，找到所需的信息和知识，实现有一定深度和知识含量的服务。

6促进信息共享与知识创新

知识库建设是在数字化前提下，向网络化、合作化和集成化方向发展。创新信息资源建设模式，实现实时通讯、协同工作、共享文件等功能。充分发挥专业用户的作用与积极性，同时加强馆际间的交流与合作，实现网络信息资源共建共享。

7对企业知识管理者的新要求

7.1在知识层面上，要兼备档案学专业知识及相关学科知识。对数量庞大的档案进行科学管理，具备发现和寻找信息的能力；组织和管理信息的能力；评估和传递信息的能力。不仅让用户更有效率地使用档案资源外，还可根据档案提供者的背景资料，找到该主题领域内的知识专家，进一步实现企业知识的交流和共享。7.2在技能层面上，要具备信息管理技能与沟通协调能力。知识库建设是数字档案馆的中枢工程，是成功实施知识管理战略的先决条件之一，其规划、实施、管理、维护、标准建设等都需要相关人员具备较高的综合素质，不仅要熟悉馆藏，还要掌握数据库管理的基本技能和业务流程。加强知识管理的培训和学习，营造合作与研究的环境和氛围。7.3在态度层面上，要具有良好的人格特质。知识管理者具有敬业精神，工作细心、耐心，工作积极主动，乐于学习新知识，有一定的创新能力。总之，在大数据时代晨曦初现的当口，档案部门在创新性地开展知识管理建设工作中，为社会提供了一种全新的服务模式，使档案管理工作真正适应知识经济时代的要求，为企业的发展做出更大更多的贡献，不断开创档案工作的新局面。

参考文献

[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,2003:253.

[2]徐欣.浅谈档案馆档案资源的建设[J].档案学通讯,2006(1):82-84.

[3]章小波.基于企业知识管理的档案人员角色研究[J].档案学通讯,2007(1):21-24.

[4]薛匡勇.现代档案观研究[J].档案学通讯,2006(2):17-20.

第9篇：数字档案管理范文

【关键词】数字档案馆；数据；管理；平台；开发；应用；云服务；云计算

目前的数字档案馆，最普遍的管理平台即云计算平台，本文就云计算在数字档案管理平台中的开发与应用、构架及实施做出综合性分析。让用户看到以云服务为平台的数字化档案管理对未来这一领域发展的深远影响。

一、云的概念普及

云计算是以互联网为依托发展起来的虚拟化技术，最早云计算的出现是为了解决大型、复杂性的计算，云计算的技术可以说是网格计算、并行计算、效用计算与分布式计算的综合演进。为用户提供无限的网络资源，甚至可以按需定制，在软件架构方面提供了极大的方便。云计算有如下几个特点：即稳定性强、灵活的可扩展性、安全的虚拟化存储、良好的通用性及体贴的按需服务。

二、数字档案馆统一数据管理云平台的优势

（一）技术优势

在当今数字化概念的狂潮中，档案管理的技术手段也在不断向前推进，原始的档案信息资源也凸显出了不足，如建设成本较高，建立标准不规范，数据共享困难，软件使用跟不上，管理混乱，备份能力有限等各种问题。云计算的技术应用了分布式的处理方式与虚拟化的技术，有效地将原始的物理服务器变为若干虚拟服务器，以这样一种服务器集群的方式向管理系统提供统一访问模式，这种模式对信息安全起到了极大防护，也可以避免客户因为硬件故障而丢失数据（如图1）。这种方式对整个档案馆的意义颇为重要，可以充分调动服务器与网络的资源，既避免了硬件浪费，又极大地降低了资源成本。

图1 服务器集群，若干虚拟服务器

图片来源：百度图片

（二）基础设施优势

原始的档案馆建设是以手工的形式，极不方便，之后，随着数字化的普及，档案馆花费了大量资金购买一些硬件设备，但这些硬件的维护成本非常高，需要定期更换维护，随着信息量的增加，可能还需要扩容，给档案馆的建设与管理带来了极大不便。随着技术的发展，现在的云计算服务平台对档案馆平台内硬件资源实行统一管理、统一规划与分配，它利用服务器的强大的集群模式实现了大数据处理与计算的功能，使得原有资源在云服务平台的整合下，变废为宝，既解决了硬件闲置的问题，也充分调动了资源的共享。

（三）信息管理优势

云计算平台对资源采用分布异构的模式，即资源池与集中整合管理，将异地信息也归入其中，避免资源的重复操作。同时，这种方式让各个档案馆之间的资源合理化、特色化。是是原始的数字档案馆无法照顾到的方面，是非常大的优势。

（四）使用服务优势

服务优势指云服务平台实现了各个终端之间的信息共享，如PC端、App端、网络电视端等，这些终端可以随时接入服务，读取所需信息，使档案管理的服务变成了不受空间、时间限制的无缝对接服务，在最大程度上满足各个背景与用户的需要，提供更深层次的数据分析管理与信息挖掘。（如图2）

图2 云服务平台在各个馆之间都可以实现共享

图片来源：百度图片

三、数字档案馆数据管理云服务平台的开发

（一）管理层

管理层的开发是非常重要的部分，是数字档案服务这个平台的核心。这部分主要负责权限认证的制定、安全管理、平台的资源分配、进程中管理以及用户基本管理等。管理层要根据用户的需求，对计算集群的技术提供档案管理服务、公共档案信息服务、个性化定制查询、原始件传递、专题消息推送等各种应用类的服务进行处理。

（二）应用层

这个层面可以说是整个平台中要开发的最高层，这个平台的功能在未来会以web网页的形式呈现给用户作为用户提供信息与服务的基础平台。

（三）数据层

数据层的开发是管理软件的中间层，这个层面的开发要保证各个成员馆之间安装了有效节点，而他们只要在安装后即可享受方便的云服务支持。以中间件技术模式构成的云服务平台对这些云里的档案实行统一管理，并实时监测节点，保障节点无故障，如若某一个节点出现了问题，技术层面会即时屏蔽以保证平台的正常服务。在开发时，要保证用户在这一层面的服务提交后，云平台即可以将信息抓紧、整合，将有效信息快速反馈给用户。

（四）基建层

有了云服务平台的技术，并不是就可以完全抛弃原有的基础设备，档案馆在基础设施方面还是要提供基础。不同的是，通过整合虚拟化集群使原有的硬件与软件都实现了功能的最大化。通过云嵌入终端将PC、存储设备、网络资源以及硬件等共同联系起来，形成了一个强大的云资源库。

四、数字档案馆数据管理云服务平台的应用

（一）资源采集

当我们开发好一套云的数据管理平台，就可以从各个节点之间发出需求，如PC端设备、App端等，让云数据管理平台将需求整合，快速反馈给需求者。

（二）档案整合

一个档案馆最重要的部分即是档案资源，这部分在应用过程中应该尽量做好基础数据收集，可能这个过程较长，但我们可以利用云数据管理平台的强大的信息能力进行上传，让云计算实现数据的共享。协调各个节点的布局，突出各个节点的优势，避免重复建立。

（三）信息安全

信息安全是档案管理中最为重要的一环。云数据管理平台有专人对数据管理、分配与实施，且同时有安全监测，所以信息安全的不确定性已经几乎为零风险。如果有特殊情况发生，那么云服务的特点也可以提供保障，因为云服务的备份功能已经将一份数据虚拟为若干份备份在不同的节点，信息不会丢失与遗漏；同时，云服务的信息池功能也很好的保障了信息的安全性，因为每个信息都以碎片的形式投入信息池，他人很难根据碎片找到整条有用信息，这大大提高了信息的安全性，为档案管理多了一份保护。

五、结语

用户通过云数据管理平台了解了数字档案在日常中的应用，对云服务平台的便利与好处有了更深层次的理解，在未来，用户仅需要在网页中提交需求，云数据管理平台就会在后台用云计算的方式快速匹配出所需信息，还可以对数据进行进一步挖掘、提取、分析、整合，将最有价值的信息准确提交给用户。云数据平台的应用，不仅在硬件与软件上提升了档案管理的效率，也在客户需求上提供了非常准确的信息传递作用。

【参考文献】

[1]彭小芹.云计算环境中数字档案馆服务与管理初探[J].档案学研究，2010（6）.

[2]吕元智.国家档案信息资源“云”共享服务模式研究[J].档案学研究，2011（4）.

[3]袁.云计算环境下数字参考咨询服务模式构建[J].情报科学，2010（4）.