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关键词:科研项目经费 预算管理 管理误区 经费绩效
研项目经费预算管理是对科研项目经费进行预算编制、预算执行、预算控制和预算考评等系列管理活动的总称,是科研项目经费管理的重要内容。建立与科研活动规律相适应的科研项目经费预算管理机制,强化科研项目经费预算管理,对遏制科研经费腐败、促进科研事业健康发展起着举足轻重的作用。
一、科研项目经费管理的内在要求――预算管理
科研项目经费预算根据项目研究目标和任务编制,具有一定的刚性和权威性,一经确定原则上不得随意调整。科研项目经费预算管理不仅是科研项目管理的自身需要,也是科研项目经费管理的内在要求,其作用主要表现在四个方面。
(一)明确和细化科研工作目标和任务
科研项目经费预算管理的起点是编制经费预算。编制科学合理的科研项目经费预算,需要将科研项目的总体目标和总任务分解、落实到各个研究阶段,明确项目研究周期内各个时期的具体研究目标和任务,以及实现目标所必需的实施途径和应采取的措施,并据此确定各个时期的费用开支项目和数额。通过预算编制,不仅更加清晰地反映科研项目实施的整体框架,而且也明确和细化了项目研究进程、各阶段应完成的研究任务以及预期发生的费用支出,确保研究计划目标明确,研究进度与经费支出相互对接,通过经费支出反映项目研究进程,敦促阶段性目标的实现,最终促成总目标的顺利实现。
(二)整体规划经费支出依据和标准
科研项目经费预算将科研计划与经费管理相融合,根据项目研究需要测算完成阶段性目标和总目标所需的各个支出项目,整体规划经费支出范围和标准,明确项目研究周期内各个阶段的经费支出细目及所需经费额度,并据此作为经费支出依据和标准,按照项目研究进度实施经费预算,使得项目研究过程中的各项费用支出有据可依,确保科研人员按计划、按规定使用项目经费。
(三)动态控制项目研究进程
科研项目经费预算管理通过对项目各个阶段的经费预算执行情况进行计量、对比,及时提供经费支出实际偏离预算的差异数额,通过经费使用进度了解项目研究进度,掌握项目研究实际进度与计划进度的偏差,分析原因并据此进行及时纠偏,实时调整项目研究方案,动态控制研究进程。通过经费预算执行情况动态监控与分析,实现对科研项目的实时、动态管理,促使各个阶段的工作符合实现项目总体目标的需要。
(四)有效考评项目绩效
科学合理的科研项目经费预算既是经费支出和控制项目研究进程的依据,也是对项目绩效进行考评的主要依据与重要标准。项目绩效考评包括过程性考评和终结性考评,过程性考评是项目实施过程中对阶段性目标和任务完成情况的考核与评价,终结性考评则是项目终结时对总目标与总任务完成情况的考核与评价。考评项目绩效时,将取得的科研成果数量、水平以及产出的社会经济效益与经费预算执行情况结合起来进行综合评估,依据评估结果奖优罚劣,促进科研项目经费合理、规范、有效使用,推进项目总体目标保质保量按时完成。
二、科研项目经费预算管理现状
(一)预算准确性差
当前,科研项目经费预算主要由科研人员编制,高校科研管理部门和财务管理部门极少参与预算编制工作。科研人员普遍缺乏对预算重要性和严肃性的认识,预算编制意识淡薄,预算编制常识匮乏,经费测算缺乏科学依据,往往仅凭经验估算或随意拼凑数字,经费支出预算与项目研究内容及进程脱节,经费预算严重脱离项目研究实际,预算编制不规范,经费支出结构安排不合理,预算准确性较差。
(二)预算执行不严
许多高校缺乏预算管理意识,经费预算流于形式,中途预算调整不向项目下达部门申请核批,经费报销不以项目立项时批复的预算为依据,不按照预算支出结构和额度使用经费,部分项目负责人用个人、家庭乃至他人的消费发票(如餐费、车票、汽油费、过路费、电话费等)套取科研项目经费,用学生的名义冒领劳务费,经费预算编制与执行出现两张皮,经费实际支出严重脱离批准的预算支出范围和标准,预算执行缺乏刚性。
(三)预算监控不力
高校科研管理部门和财务管理部门缺乏对科研项目经费进行监管的意识和意愿,科研项目经费管理往往以“宽”相待,日常报销审批不以经费预算为依据,除明显违规外,一般都给予报销,致使部分经费用于非原预算所列开支范围。此外,财务管理部门对科研项目经费支出数据很少进行定期收集和整理,平时无法知晓预算执行过程中各项支出是否偏离预算以及偏离是否属于正常,直至项目结题时才发现经费支出范围及额度与经费预算相距甚远。
(四)预算考评缺失
项目主管部门在组织项目结题验收时不重视经费预算执行实效,不对科研项目经费实际支出与预算是否相符进行考核,不对经费实际使用差异进行分析,没有将项目研究成果与预算执行情况结合起来进行综合评估,缺乏科研项目经费绩效考评奖惩机制。同时,忽视科研项目经费决算,缺失结余经费处置办法,结余经费往往由项目负责人自由支配使用,经费预算形同虚设,结余经费使用与管理放任自流。
(五)内部审计乏力
高校审计部门很少对科研项目经费进行专项审计,尤其缺少对科研项目经费的结题审计,经费预决算流于形式,导致经费支出与项目研究关联不大,真正直接用于课题研究的费用甚少,编制虚假预算套取项目经费、未经批准调整预算、擅自扩大开支范围、结题不结账等违法违规行为不能得以及时发现和纠正,科研项目经费管理、使用和绩效得不到有效的审计监督。
三、科研项目经费预算管理误区
(一)重项目立项,轻经费预算
项目立项数量和立项层次直接关系到高校科研工作绩效,是衡量高校科研实力和学术水平的重要依据。高校科研项目管理过程中普遍重视科研项目立项、轻视科研项目经费管理,编制经费预算更多是为了争取项目,怎么对申报有利就怎么编制经费预算,无论是项目负责人还是高校经费管理部门都没有认识到经费预算的严肃性和重要性,不仅经费预算的真实性、准确性和效益性得不到保障,而且致使预算批复后可执行性差。
(二)重经费支出,轻预算执行
经费支出与预算执行相互分离,项目负责人普遍认为经费是自己通过项目申报争取来的,只要保质保量按时完成项目研究任务,项目组就可以自行支配经费,主观上排斥学校经费管理部门对项目经费的管理和监督,项目经费预算书基本被搁置一旁,日常经费报销盲目随意,多个项目的经费混淆使用,重经费支出、轻预算执行的现象普遍存在。同时,高校科研管理部门承担科研项目管理责任,主要负责项目合同审查、项目中期检查和结项管理等工作,重点关注项目立项数量和层次;财务管理部门承担项目经费的财务管理责任,主要负责科研项目经费的财务管理、会计核算和结算报销等工作,重点关注票据的真实性、合法性。对于经费支出是否符合预算允许的开支范围和开支标准,基本处于无人管理状态。
(三)重项目结题,轻预算考评
项目不按时结题涉及到课题撤销、经费冻结和以后申报资格的取消,无论是高校科研管理部门还是项目负责人都高度重视项目的结题工作。但项目结题验收的重点往往放在项目任务完成情况的评审,缺少对项目经费开支差异进行分析,验收指标主要包括取得的技术成果、发表的论文、获得的专利授权、获奖以及研究成果被采纳情况等,极少结合经费预算执行情况对项目绩效进行考核评价,更没有对科研项目经费绩效进行奖惩,结题不结账成为常态。
(四)重经费额度,轻经费监管
经费额度是衡量高校科研学术水平和科技服务实力的重要依据,出于激发教师科研积极性、提升学校科研综合实力的需要,各地高校普遍存在重经费额度、轻经费监管的现象,高校科研项目管理的重心放在争取项目和经费额度上,思想上不重视科研项目经费的监督管理,对经费预算是否真实、经费是否按预算(合同)使用、预期经费效益是否达到、项目经费是否真正用于科研等情况缺乏应有的审计监督。
四、强化科研项目经费预算管理的对策
(一)强化预算意识,规范预算编制
提高预算意识是强化科研项目经费预算管理的基础。根据科研项目经费预算同时涉及科研领域和财务领域两方面知识的特点,加强对科研人员进行科研项目经费管理文件的宣传教育,开展经费预算知识普及活动,提高项目负责人的经费预算意识和预算编制能力,规范经费预算编制流程,科学合理地编制科研项目经费预算。编制科研项目经费预算的具体办法是:以项目研究内容、研究目标和技术路线为依据,将项目实施过程中所必需的费用都明确列入预算,并对各项费用的主要用途和测算依据进行详细分析,经反复讨论、调研测算、调整数据,根据科研项目经费管理政策要求和项目研究实际需要预算各个支出项目,科学、规范地编制经费预算,提高经费预算的规范性和准确性。
(二)加强预算审核,把好经费预算关
把好经费预算关是强化科研项目经费预算管理的前提。通过建立科研项目经费预算评审机制,对项目研究周期内各项费用组成内容及其开支标准的合理性、合法性和效用性进行评审,提高经费预算的精准性。具体办法是:成立预算工作领导小组,组建预算评审专家信息库,组织专家依据相关经费管理办法和项目任务及目标对预算的目标相关性、政策相符性和经济合理性进行审议和评价,找出存在的问题并督促其调整改进,不断提高预算编制质量,确保经费预算在符合经费管理相关政策要求的同时,既能满足项目研究工作实际需要,又能有效提高经费使用效益。
(三)增强预算执行意识,强化预算约束力
加强预算执行管理是强化科研项目经费预算管理的关键。通过严格执行科研项目经费预算控制制度,切实维护预算的严肃性和权威性,严格按照批复的预算支出范围使用经费,使每一项费用支出都有据可查,确保经费预算执行与批准的预算支出范围和经费额度保持一致,增强预算执行的刚性,强化预算约束力。具体办法是:经费报销审批严格以经费预算为依据,定期对科研项目经费预算执行情况进行计量、对比,及时提供实际偏离预算的差异数额,实时监控预算执行情况,确保经费支出的计划性和合理性。对超预算使用的科研项目经费,高校科研管理部门及时提醒项目负责人进行原因分析,因正常偏离确需调整项目预算的,协助项目负责人按规定程序向项目下达部门申请预算调整;对于非正常偏离的项目,要求项目负责人采取措施适当调整项目支出,及时改进经费使用状况,提高预算执行率,尽量使项目研究工作符合项目研究目标的需要。
(四)建立预算考评机制,发挥预算管理作用
开展预算考评是强化科研项目经费预算管理的推力。通过建立预算考评机制,对预算执行结果及其项目研究成果进行客观的考察和评价,按其优劣给予奖惩,一方面强化预算执行的重要性,另一方面增强预算对项目研究的指导作用,在合法、合理、有效使用科研项目经费的同时,确保项目研究进度和研究质量。具体办法是:以经费预算为基础,对预算执行情况进行全过程、全方位监管,加强预算执行分析,考评预算完成情况,分析经费使用差异,建立奖惩激励机制,促使项目负责人努力按照预算要求完成项目研究任务,顺利实现项目研究目标。同时,规范结余经费管理,制定结余经费处置办法,明确规定结余经费的归属和用途,规范结余经费支出,避免经费管理盲区,有效发挥预算管理作用,提高经费绩效。
(五)树立审计监督意识,加大经费审计力度
实施审计监督是强化科研项目经费预算管理的保障。通过加强对科研项目经费的审计监督,促进预算执行力的提高,确保科研项目经费有计划地合理、合规、有效使用,增强预算管理实效。具体办法是:项目主管部门加大对科研项目经费进行立项与结题审计,重点抓好预算编制和决算审计,强化经费预决算管理,努力提升预算管理水平,确保经费使用效益;高校则要转变理念,将科研项目经费纳入内部审计范围,审计部门全程介入预算编制与执行过程,强化项目经费的结题审计和效益分析,对重大科研项目或经费数额较大的项目实施跟踪审计,充分发挥内审监督作用。Z
参考文献:
【关键词】目标管理法;科研项目;SMART原则
0.引言
项目管理在被正式定义之前,人类就已经开始了有组织的活动,并执行了一些让后人叹为观止的大型项目,如中国的长城,埃及的金字塔以及古罗马的尼姆水道等。现代项目管理通常被认为是第二次世界大战的产物,二十世纪四五十年代,美国研制原子弹的曼哈顿计划、北极星导弹计划及阿波罗登月计划等国防和军工项目推动了现代项目管理的发展,建筑工程及工业生产等行业则使项目管理有了突破性的成就。二十世纪七十年代后,项目管理已经广泛应用于企业的生产研发等管理领域,特别对于高新技术企业而言,科研项目工作已经成为决定企业技术能力、市场竞争力及可持续发展的基础。
1.科研项目的特性分析
1.1 临时性
科研项目必须有明确的起止时间要求,即研究周期,当科研项目预期成果实现,或因不能达到预期目标而终止时,项目就结束了。临时性并不意味周期短,研究周期的制定应当根据立项的输入材料如合同、市场需求等进行合理制定。
1.2不确定性
在立项阶段,科研项目的工作范围、进度计划、经费预算、人力资源等内容已经初步确定,但随着项目的向前实施,前期各种模糊的信息不断明确,预算、进度计划等可能会发生变更。
1.3独特性
科研项目应该有明确的目标产物,如新产品、新工艺、新服务等。即便有同样的目标产物,不同的研究背景、实施过程、应用对象等都使每个科研项目具有自身的独特性。
2.目标管理方法简介
目标管理法(MBO,Management by Objectives)是由管理学大师德鲁克在其著作《管理的实践》中首次提出,被认为是德鲁克最重要、传播最广的理论。
目标管理法以目标的设置与分解、过程实施及完成情况的监督检查、奖惩为手段,通过成员的自我管理来实现目标的一种管理方法,其精髓是:明确、一致的目标;可观察且可衡量的过程结果。MBO可应用于企业管理、项目管理、生产管理等领域,是一种有效的管理方法。实施MBO应遵循SMART原则,所谓SMART即是:Specific--目标必须是具体的;Measurable--目标必须是可以衡量的;Attainable--目标必须是可以达到的;Relevant--目标必须和其他目标具有相关性;Time-based--目标必须具有明确的截止期限。
3.目标管理法在科研项目管理中的应用
结合上述分析,科研项目可以理解为:在限定的时间、人力资源及经费预算完成既定任务目标的科学研究活动,其成果具有独特性。科研管理过程包括申请立项、过程管理、监督检查、成果鉴定、结题验收等方面。同时,从科研项目本身的特性可以得出,科学研究活动具有一定的风险性,可能出现不能完成预期目标、经费预算超支、研究周期被动延长的情况。正确识别风险、合理规避风险可以节约成本支出、减少合同纠纷等。目标管理法则为科研项目提供了一种以目标为导向的管理手段,采取目标层层分解的方法,应用在科研项目过程控制的各个阶段,可降低实施过程中的不确定因素及潜在风险。
3.1确定工作范围
工作范围的输入材料有:合同、任务下达书、客户需求等。输入材料中的重点内容是成果的特征描述。在立项之前,应当通过专家来判断这些特征描述是否可以在规定的时间完成,相应的技术方案是否可行等,待以上问题获得通过后才能批准立项,对应的输出材料是工作范围说明书,内容包括:明确的起止时间、具体的成果形式、可量化的技术指标。
3.2制定进度计划
进度计划的输入材料有:合同、任务下达数、客户需求、工作范围说明书等。进度计划是全周期的,根据任务细化程度一般分为一、二、三级计划,必要时可以再细分为四、五级计划等等,采用WBS、PERT和GANTT图方法,可用MS PROJECT软件进行编制,计划的制定由上往下,计划修订由下往上,上层计划是下层计划的约束条件,下层计划必须支持上层计划。
制定进度计划时要结合SMART原则,按以下步骤实施:(1)分层:根据科研项目的结构设置,建议按照“课题--任务--工作单元”的模式进行分解,并分解至无法分解的最小单元,按照从上到下顺序编制。(2)10个工作日:任务分解过程中,最小分解单元的工期应控制在10个工作日。(3)责任到人:任务分解过程中,最小分解单元要能够落实到具体的个人,如存在由多个个体共同承担的分解单元,应再次细分。(4)风险分解:任务分解过程中,对已识别的风险较大的工作,应进行再次细化分解,以便及时制定风险缓解及补救措施。(5)任务关联:在使用Project软件进行计划进度编制时,必须对任务之间的关联性进行设置,同时要标示出里程碑事件,即关键节点。
3.3监督检查
工作范围及进度计划制定后,即进入实施阶段,作为科研管理部门,最重要的工作是过程监督检查,并负责协调解决实施过程中出现的问题。监督检查的输入材料有:工作范围说明书、进度计划。
定期检查制度。根据进度计划及工作范围说明书,定期对项目的进度完成情况进行检查,及时发现实施过程中出现的问题及偏差,协调公司资源予以解决,同时要编制检查报告,对各阶段目标的完成情况进行通报,并根据相应的奖惩制度进行考核。
3.4变更控制
变更可能造成研究周期延长、成本增加等风险。在实施变更前,应由课题负责人提出申请,说明变更理由,必须经专家审议,确保预期目标能够实现方能实施变更,同时必须根据变更内容对工作范围说明书、进度计划等进行修正,并保留变更记录。
3.5课题验收
课题验收的输入材料有:工作范围说明书、进度计划、监督检查报告、变更记录等。在前面各个阶段,已明确了课题成果形式、数量、性能指标等具体内容,在验收时应由专家对这些内容进行验证,通过后即完成课题任务,在移交课题成果及资料后课题结束。
(一)科技项目产学研结合不密切,成果转化率低与国外大多有企业公司的研究机构进行科研项目不同,在我国实施承担科技项目研究的大多是科研院所、高校等专门的纯科研机构,这就导致了科研产出与生产实践的脱节。我国目前的科学研究大多陷入了一种只出不用的怪圈,很多科技项目立项后,研究出成果,提交一个项目报告,发表几篇论文就算完结了,没有人关心项目成果是否真正实施应用。这种怪相与我国的科技项目评价机制有很大关系,现有评价缺失成果转化评价[1],使得项目研究者往往不关心转化成果,只关心评价评奖,白白的使许多能产生良好生产效益的成果不得应用,使得科研项目的意义本末倒置,造成资源浪费。
(二)科技项目奖惩设置不明,竞争动力不足科技项目的承担者往往是一个单位或是一个课题组,具体落实到研究组内的各个成员,科技项目取得研究成果后,得到的科技项目奖励不是归属于实施者个人,而是归属于项目承担单位,而当项目实施中出现问题时,又是对单位进行归责,对科技项目实施的具体个人来讲,其风险性与效益性都很小,这就使得一些研究者研究动力不足,缺乏尽责意识。
二、我国科技项目管理机制的完善
(一)加强科技项目审查,引入事前评估机制科技项目管理机构在审查立项时,要综合考虑项目的研究进行价值,考察国内相关研究项目的立项情况,避免低水平重复立项现象的发生。引入事前评估机制,对项目的风险性、实施性、可行性进行评估,保证项目在立项上的新颖性和创新性。
(二)加强项目实施监督,提高研究实效科技项目立项后,为保证取得良好的项目效果,就要对科技项目的实施情况进行监督,特别要加强对项目进行中的审查监督,形成内部监督机制,预防捏造数据和篡改实验结果的行为发生。监督不仅仅是短期的,形式化的,而应该是全方位的,有时效的监督。
(三)形成产学研结合链条,促进科技成果转化现代科学项目的研究应着眼于科技成果的实施与产出活动中,要采取多方面措施促进科技成果向生产力的转化,以实现科技项目的真正意义。鼓励企业参与到科技项目的活动中,鼓励企业与科研院所相结合,积极研发采用新技术,在税收上对新技术企业予以优惠。把推进高新技术产业化作为调整经济结构、转变经济增长方式的一个重点。积极发展对经济增长有突破性重大带动作用的高新技术产业。
关键词:企业 科研经费全过程管理 核算 问题 措施
众所周知,科学技术正逐渐成为经济社会发展的决定性力量,从科学技术是第一生产力,到科教兴国战略的实施,再到当今知识经济时代国家创新体系的不断完善和发展,无一不体现着国家对科技术事业的关心和关注,科研所作为我国主要的科研机构,逐渐受到了国家和政府的关心和重视,而科研经费是支撑科研活动的重要物质保障,所以科研经费的管理问题目前成为相关专家和工作人员重点研究的课题之一,然而随着科研经费规模的不断扩大,国家对科技成果转化的科技项目支持力度不断加大,合作研发是科研院所特色之一,科研院所负责运用研究,高校负责基础研究,生产企业负责项目的运行,科研经费的全过程管理中存在的问题也逐渐凸显出来,所以本文就企业模式运行的科研院所的科研经费全过程管理中存在的问题进行了研究,分析了产生问题的原因,并且以我公司现行的状况为例,提出了切实可行的促进企业科研经费全过程管理模式高效运行的措施。
一、企业科研经费全过程管理工作中存在的问题和不足
(一)科研经费预算编制环节不严谨
科研经费预算编制环节作为企业科研经费全过程管理的基础,对后期科研经费的管理工作起着十分重要的作用,在科研经费预算编制环节存在的问题主要表现在三方面,其一,预算编制环节目标不一致,即科研项目申报的目标与科研预算的效益目标不一致,课题经费预算由项目组研发人员负责编制,由于研发人员对经费管理的相关规定不熟悉,对预算依据把握不足,容易出现小支出,大预算的现象;其二,编制过程过于独立,缺乏沟通和协作财务人员未能直接参与预算编制,导致预算不准确实际执行时出现较大偏差、实用性和适用性降低等问题的发生;其三,预算编制工作存在随意性,容易造成资金的浪费,影响了科研活动的顺利开展。
(二)科研经费执行环节不严格
虽然现阶段企业模式运行的科研所在科研经费执行环节改变了事业单位科研经费执行过程中独立性比较大的模式经费使用得到一定程度的监管,但科研项目仍实行课题组负责制,课题负责人仍有权支配项目经费,对经费进行随意调整,造成财务核算科目与经费预算科目出现偏差,使财务部门对项目支出的监督无从下手,而且还会由于人为因素造成不必要的风险和损失,不利于科研经费全过程管理工作的高效开展和运行。
(三)科研经费核算环节不科学
2011年科技部出台了“关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费办法若干规定的通知财教【2011】434文”,根据该通知院所规范了经费的管理及核算,但是仍有合作企业未按规定对经费实行独立核算,对如何利用财务软件实现核算要求掌握不到位。此外生产企业相关的财务及参与的研发人员对经费管理意思较差,导致经费核算结果不准确、不实用,而且还容易出现信息失真等现象,严重影响了项目验收结题。
(四)项目验收环节存在的问题
经费验收是科研项目结题验收的重心环节,只有经费验收通过才可进入下一步的技术验收。而现阶段科研经费验收环节依旧存在一些问题,主要表现在以下几点,首先支出费用缺乏支持依据,如测试费用未附可支撑的测试报告;会议费用未附会议通知及参会人员签到表;大额的材料、设备购置费未附购置合同;突击用款也是经费使用中的一大因素;另外,合作单位经费不安规定进行独立核算,这些都对项目验收产生不利的影响,降低了项目验收的工作效率和工作质量。
(五)合作单位经费监管不严格
为了推进项目的进度,更加高效高质的完成既定的科研项目,科研院会与相关的单位进行合作,但是在这个过程中容易出现经费监管不到位的现象,一方面合作单位间的合同不够严谨和细致,在项目执行的过程中由于二次续费或者超预算支出的现象导致资金的浪费和损失;另一方面,对于相关的票据没有及时的核算和审核监督,容易由于人为因素造成不必要经费损失。
二、企业科研经费管理中存在问题的原因
通过上述对目前以企业形式运行的科研所中科研经费全过程管理工作中存在问题的分析发现,上述问题的存在不利于科研所的可持续发展和进步,究其原因,主要表现在以下三个方面,首先科研项目管理与财务管理存在存在两条线的现象,缺乏明确的分工和严格原则和规范;其次,研发人员缺乏相关的财务知识,对经费管理的相关规定不熟悉,对预算编制的严肃性认识不足;最后,在对科研项目经费进行全过程管理的过程中,缺少信息化的管理方法,缺乏风险预警机制,工作人员的压力比较大,工作热情和工作积极性比较低。
三、促进企业科研经费全过程管理模式高效运行的措施
如上所述,企业形式运行的研究所科研科研经费的全过程管理工作中存在科研经费预算编制环节不严谨、科研经费执行环节不严格、科研经费核算环节不科学、科研经费验收环节等问题,针对上述问题,笔者以工作公司的实际运行状况为例,提出了几点切实可行的措施。
(一)实际工作总结
秉承“创新为本、顾客至上”的经营理念,中国电器科学研究院有限公司院始终以“满足国家、行业、企业的需求”为己任,在对科研经费的全过程管理过程中也将事前预算、事中控制和事后审核评价相结合,采用现代化的科研经费全过程管理方法,及会计电算化和作业成本法等现代的经费管理方法于一体,鼓励整个企业的工作人树立终身学习的意识,不断的提高自身的专业知识和专业技能,形成了从上而下,从下而上的全过程经费管理体系。
通过严格的科研项目经费全过程的管理和控制,公司现阶段的成功案例比较多,包括典型高端家电低碳生态设计与制造技术及应用、家电产品绿色制造技术集成开发与示范应用子项目、制冷类家电易拆解及新材料替代设计技术等项目,对于我国科学事业的发展和进步做出了一定的贡献,在一定程度上促进了我国经济的发展和进步。
(二)措施
1、建立健全科研经费管理委员会
建立健全科研经费管理委员会能够使科研项目真正做到“投而有效,放而有度,行而有序,管而有法”,所以就要求一方面要加强科研经费管理委员会各个成员之间的沟通和交流,相互监督和协作;另一方面要加强各个相关工作人员的责任意识,提高自身的综合素质,强化科研经费管理工作。
2、完善科研经费全过程管理制度规范
完善的制度规范不仅需要包括事前预算、事中控制以及事后审核和评价工作的各个环节,还需要建立健全相关的奖惩机制和监督机制;对于“十二五”、“864”“973”等国家科技公关计划科研项目和广东省重大科研项目的课题经费管理,要认真执行国务院和各项经费管理办法,进而从根本上约束和管理科研项目经费。
3、建立切实可行的资金“跟踪问效制”
建立切实可行的资金“跟踪问效制”,需要对每一笔科研经费,有关部门,包括资金监管部门和项目主管单位,都要进行事前、事中、事后监控与“跟踪问效”,尽可能地对每一笔科研经费从审批、拨付到使用各环节上都进行“跟踪问效”,进而有效的缓解资金浪费和项目不实等现象的发生。
4、强化科研经费的核算工作
强化科研经费的核算工作需要对科研经费的支出和收入进行科学合理的核算,就目前形式来看,科研经费的来源渠道比较多,情况复杂,各类经费使用的差异性也比较大,而且涉及到科研业务费、实验材料费、仪器设备费、实验室改装费以及通讯、网络费等,所以一定要采用现代信息化的经费核算方法,根据不同的经费来源和不同的科研项目进行专项性的核算和管理、控制,从根本上提高科研项目经费核算工作的工作效率和工作质量。
5、强化合作单位经费监管力度
强化合作单位经费监管力度能够有效的提高资金的利用率,加快相关科研项目的推进和发展,强化合作单位经费监管力度可以从以下几个方面出发,第一要在签订合同细化相关和规范相关的制度规范和经费核算指标和方法;第二要项目负责人要及时的掌握相关合作单位项目的进展和经费的执行情况;第三要加大对外拨款的审核力度。
四、结束语
总之,随着近年来财务活动的日益复杂化和多样化,以企业模式运行的科研研究所在接受了更多的发展机遇时也需要应对更多的风险和压力,虽然企业相关的领导和工作人员已经通过完善原有的组织结构、提高相关工作人员的综合素质以及完善相关的制度规范等措施来提高企业科研经费的全过程管理能力,但是在实际发展和运行的过程中依旧存在一些问题和不足,所以及时的根据企业现行的状况和战略目标提出切实可行的促进企业科研经费全过程管理模式高效运行的措施是十分必要和重要的,也是需要相关工作人员一直努力的方向和目标。
参考文献:
关键词:财务管理;农业科研;问题;对策
农业科研工作有别于其它行业,农作物特殊的生长习性决定了农业科研工作的季节性强、周期性长,为科研经费的科学预算增加了难度。随着国家对农业投入力度的不断加大,农业科研项目资金来源渠道呈现多元化,农业科研事业单位的科研经费逐年增加,国家对科研单位的财务管理也在不断加强。但是,农业行业的特殊性、农业科研单位的公益性以及农业科研工作者忽视财务管理在项目经费使用中的重要性,一直以来限制了人们对农业科研事业单位财务管理本质的正确认识和科学把握。作者结合自己的工作实践,分析了近年来农业科研工作中财务管理存在的主要问题,提出了相应的对策和措施。
一、现行农业科研工作中财务管理存在的主要问题
1、经费预算不够科学,导致实际执行存在困难
一些农业科研事业单位对财务预算管理观念仍比较淡薄,对财务管理的思路还停留在过去对资金的管理,忽视年初对年度资金预算计划的科学制定,造成实际收支与预算相差较大。尤其是申报科研项目时,大多以课题组为主组织,编制的项目预算与单位科研发展整体需求有偏差,执行过程中单位总控度差,预算与实际需求差距大。
2、挤占挪用成为弥补经费缺口的普遍现象
为了筹集资金,几乎所有的单位都不同程度地把手伸向科研经费。尽管国家有关部门三令五申,但在生存的压力下一些单位还是绞尽脑汁,巧立名目,或以提取管理费的名义改变资金用途,或直接挤占挪用科研经费,想方设法把科研经费变成基本支出经费,使得原本并不复杂的科研经费管理变得十分复杂棘手,财务问题层出不穷,而且积重难返,不仅使科研项目的执行效果因经费问题大打折扣,而且容易滋生腐败。
3、科研经费预算执行有待规范
科研项目课题负责人管理制度决定了其经费管理使用的自,但这种自是相对的、有前提的,是相对于过去单位对科研经费管得太多、对科研活动干预过多而言的,是科研经费管理规则框架下的经费使用自主,真正的落脚点是赋予课题负责人组织科研活动的自。实际工作中,部分课题负责人将经费管理使用的自理解成了经费的所有权,将科研经费当成了“私有财产”,要不要花,如何花,一个人说了算;科研管理部门只注重立项和验收的组织,很少关注预算执行过程。科研人员只专注怎么出成果,如何争取到经费,在他们的理解中,预算是做给立项阶段的评审看的,不是用来约束自己执行。科研圈内甚至流传着“只有申请不来的项目,没有结不了项的课题”。最终使科研人员对科研经费预算的严肃性产生认识误区,视科研经费预算为摆设,认为财务人员对科研经费使用规范性的担心是杞人忧天,经费使用比较随意,预算与执行存在较大偏差。
4、科研经费使用矛盾较多、效益也较低
科研项目计划实施课题制后,实行全额预算,细化了科研项目预算编制,实行预算评估制度,这对科研人员的管理水平提出了更难更新的要求。首先,科研人员普遍感到预算编制过细过严过紧,编制口径不一,较难应对。第二,农业科研具有周期长、季节性、复杂性等特点,立项时的预算很难全面覆盖农业科研全程中的需求,也很难预测可能发生的变化。第三,争取科研项目“广种薄收”,使得科研项目预算编制金额按“广种”编制而预算执行情况却是“薄收”,这就使得科研项目预算编制金额与预算执行相差较多,这是预算编制所不允许的,预算编制的严肃性与争取科研项目的“广种薄收”概率相矛盾。科研项目支出报销问题也较多:从主观上看,科研人员观念与国家当前的财务管理制度不尽适应,部分科研人员,认为拿到科研经费后,只要与科研活动有关想怎么花就怎么花,与当前国家有关科研项目经费管理的要求相矛盾。从客观上看,在项目经费划拨和任务管理两条线机制下,科研经费的支出和报销存在不少问题,一是项目启动时经费与任务不匹配,要么经费下拨迟滞,科研任务无法按计划实施,往往错过最佳时节,延误时机;要么项目任务下达迟滞,经费先到帐但归属不清,无法支出。两种情况都导致科研经费不能及时有效支出,科研工作不能按计划进行,这一状况尤其对农业科研项目的影响极大。二是项目实施过程中,财政部门要求在限期内将预算执行到一定比例,严重脱离科研活动实际。为了完成指标,只能突击花钱,这样势必造成违规报账、财务控制薄弱、科研经费损失浪费等隐患。三是部分切实发生的费用难以报销。如从事农业经济研究的科研人员谈到,下乡蹲点、调查、试验时支付给农民的费用以及农业软科学研究需要购买的大量数据,往往很难取得正规发票,报销困难。
二、加强农业科研工作中财务管理的主要对策
1、科学编报预算,严格预算执行
农业科研事业单位财务管理的目标,是充分发挥财务部门的基础性、服务性、保障性作用,只有建立科学合理的财务资源配置机制,才能有效利用财务资源。一是建议加强“三建”制度的建设,从源头上抓预算工作。即,建立管理制度,明确分工职责(项目组、单位、主管部门),充分考虑单位的发展;建立财务审核制度,确保预算的合理性,提高执行力度;建立项目储备库制度,提前谋划,按照项目性质充分、综合考虑科研预算。二是建议落实好“三抓”工作,即,抓政策依据,强调按制度办事、按程序办事,切执行预算制管理,有效避免预算执行“出轨”;抓管理制度,完善报销手续,提高监督力度;抓责任主体,明确责任主体,制定奖惩措施。
2、合理增加农业科研单位的事业费
为了保证农业科研人员能够专注农业科研工作,不要因为经费不足而影响核心工作,或为了维持现状,将科研经费变向支付,影响了科研工作的成效。为此,建议财政部门合理保证科研单位正常的事业费,保证开展科研工作的基本条件,同时调整农业科技项目立项与管理机制,增列与农业科研工作有关的费用支付名录,便于科研人员的合理支付,保证科研工作正常开展,较好地控制了科研经费使用的“改头换面”。
3、加强科研经费财务管理人才队伍建设,探索财务人员参与科研过程的管理模式
国家财政和科技管理体制改革不断推进,改革举措层出不穷,部门预算、政府收支分类、非税收入管理、政府采购、国库集中支付、科研经费课题制管理等一系列改革,对科研经费财务管理队伍的要求越来越高。财务人员要有坚定的政治信念,树立科学的世界观、人生观、价值观,发扬敬业奉献精神,廉洁自律,淡泊名利,守得住清贫、耐得住寂寞,同时要敢于坚持原则,客观公正,依法履行监督管理职责。科研项目经费是农业科研单位除财政基本支出拨款以外的最主要的经费来源,财务人员应树立为科研服务,为科研人员服务的观念,加强综合能力和素质的培养,不仅要丰富财经领域的知识和经验,也要加强相关知识的学习,熟悉科研方面的基本常识,了解科研过程,把握科研规律。从专业的角度思考科研工作的实际需要,把握科研工作与财务相关的重点、难点,提高对工作中复杂问题的分析、判断、解决能力,通过科学的管理,优质的服务,赢得科研人员的 理解、信任、尊重与支持。探索财务人员参与科研过程管理的模式,财务人员参与科研过程管理的观点并不新鲜,对此项目主管部门有要求,财务部门认为有必要,科研实施主体总体上也欢迎,但始终落不到实处。原因有很多,但根本在于缺少可操作的规则,不单单是对财务人员参与科研全过程的方式、内容以及权利义务作出界定,对科研人员也必须同时具有约束力。建议每个科研项目要吸纳1名财务人员作为课题组成员参加课题组,研究讨论项目申报指南,参与经费申报预算编制,跟踪监督经费预算执行,提供经费预算执行过程中有关财务方面问题的咨询服务以及意见建议,协助解决有关科研经费预算执行中的实际问题,配合整理结题财务验收资料为科研项目的财务审计验收提供技术支撑,督促项目结题后财务结账手续的办理等等,对项目的财务检查及审计验收提供技术支撑。
4、提高科研经费使用环节中的财务管理效益
财务管理人员与科研管理人员要适应国家宏观层面对科研项目经费预算管理的新要求,形成新的科研项目经费管理理念。财务人员与科研人员要密切配合,满足科研人员了解和掌握科研经费预算执行情况的需要。同时,科研人员要及时向财务人员提供项目经费预算、执行等过程中的所有经费信息,便于财务人员更好地管好科研经费。只有这样,才能进一步加强科研项目经费预算管理,严格执行国家财经纪律,合理使用项目经费,提高科研项目经费的使用效率和效益。
另外,开发利用农业科研事业单位的网络,建立科研项目管理的信息资源,使用专门管理科研经费的软件,从立项到Y题对每个科研项目的经费进行全程、实时、程序化管理,财务人员和科研人员都能随时查看经费使用状况,了解经费去向,依据项目计划任务书所列支出进行动态实时监控,及时发现问题并加以纠正调整,要求便于管理,也便于项目验收,这是确保科研项目的经费使用合理有效的关键所在。
参考文献:
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[关键词] 民办高校;科研经费;财务管理
doi : 10 . 3969 / j. issn . 1673 - 0194 . 2015. 05. 036
[中图分类号] F230 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2015)05- 0067- 02
民办高校大多由于建校较晚,软硬件基础差,科研力量薄弱,纵向经费拨款有限,科研投入主要靠学校自筹。学校存在对科研经费管理重视不够,会计控制弱化、管理平台落后、效益不高等现象。现就如何提升民办高校科研经费财务管理水平浅谈若干点看法。
1 民办高校科研经费存在的问题及原因
1.1 科研经费管理意识淡薄,组织机构不健全
民办学校特有的办学体制下,科研经费渠道单一,数额较少,因此,普遍对科研经费管理存在着“重争取,轻管理”的客观实际。科研管理部门往往由教务处派出人员兼管,不甚专业。财务部门对科研项目不知情,对经费去向不过问,这些现状难以适应民办高校科研经费科学管理的需要。产生这些问题的原因:①民办院校起步晚,科研实力弱,纵向经费较少,导致科研经费管理意识淡薄。②大多民办院校职能部门少,存在身兼多职现象,管理粗放。
1.2 研经费管理责任制度形同虚设
按照国家规定,高校科研管理由科技处、财务处、课题组负责人共同承担。由此在三者之间形成互相依托、分工合作、责任分担的管理机制。但现实情况是多数民办高校财务部门难以获取科研项目的信息资料,更难以对科研课题经费支出的情况、结题成果进行分析,根本谈不上参与科研前期预算制定、中期开支去向、后期结题及决算的监督管理工作;科技处与财务处没有会商机制;课题组脱离了财务监管。科研经费管理责任制无法有效落实,出了问题往往财务部门背黑锅。主要原因有:①民办高校科研经费管理经验不足,未形成一套规范且高效的管理体制是根本原因。②课题组缺乏对科研经费意义的认识,主观上不愿意受财务部门约束。
1.3 科研经费财务管理制度不够健全
(1)存在挪用、侵占经费现象。个别课题组责任人借协作科研之名,把科研经费挪作他用或转入关联单位,最后中饱私囊。
(2)存在经费结构错位,支出混乱现象。大部分科研项目中的差旅费、餐饮费、劳务费占比较大,真正用于科研开发的费用占比较低。报销票据存在“失真”的现象:如发票开具时间不在科研活动时间范围内或者未附购物清单;使用收据、假发票等票据不规范行为;科研管理部门审查松懈,财务部门会计科目不明细,把关不严,这都给一些部门违规核销有机可乘,甚至报销与科研业务无关的汽油费、过路费、停车费等。
(3)存在“结题不结账”现象,造成资金沉淀。民办高校缺乏结余经费处理规定,管理松懈。有些项目已终结,但部分项目负责人总是想方设法用完结余资金,把项目结余资金用于部门旅游费、通讯费、家庭消费等方面。由于结账时限制执行不严,常常出现“马拉松”式的报销问题。不仅影响到财务日常账务管理还造成了大量科研经费闲置沉淀,甚至人为贪污浪费。
(4)固定资产管理失控。名义上存在着科研管理部门、院所、财务部门等齐抓共管,实际上共管缺位。购置后的科研仪器设备等资产大部分由课题组保管使用,甚至成了私人财产,在科研人员工作调动时,缺乏严格的资产交接手续,物随人走。科研投入的固定资产财务无记账,处于失控状态。
导致这些问题的主要原因在于:①财务缺乏监督检查能力。财务部门对科研项目的运作过程不熟悉,获取的信息不对称,也难以监督科研经费的预算执行情况。对固定资产管理更是无章可循。②费用支出约束性差。科研经费如何运用,科研管理部门一般不管,财务部门也只有流水账,绩效评价更是无从谈起。因此,科研经费不规范开支严重、甚至产生。③人情因素干扰,财务控制职能弱化。财务部门即便有科研经费时限结算制度,但实际执行中由于人情因素干预,总是执行不力,造成报销拖延。
1.4 缺乏科研经费使用的绩效考核制度,资金使用效率低
民办高校的科研经费绝大部分来自学校自筹,每年经费预算较少。抢报科研项目申报成了各个学院普遍的例行“公事”。而对应项目研究的结果却鲜有奖惩措施,这就导致“有申报无汇报”的现象。申报项目落后,科研结果应付了事,浪费了科研资源。这些主要是因为缺乏对科研过程及结果的绩效考核制度,客观上造成为申请科研经费而申请经费的现状。
1.5 没有信息管理平台,监督管控不力
多数民办高校没有建立科研项目预算管理系统网络信息平台,财务部门根本不能及时了解科研项目资金的最新使用情况,何谈风险监控。学校也没有建立三方商讨机制,科研资金使用全凭项目负责人一人管控,没有了过程监督,最后结算很难避免出现支出混乱,马拉松结算等现象。就是因为缺乏信息共享平台,监督技术难道大。
2 提升民办高校科研经费财务管理水平的举措
2.1 重视科研经费的管理,健全组织管理机构
随着民办高校进入快速成长期,其承担的科研项目逐步增多,纵向科研经费呈现增长趋势,科研经费已经成为学校重要资金来源之一。因此高校领导要重视科研经费使用效率,健全组织管理机构,健全科研立项、成本核算、项目预算、合同审查等岗位职能,加强会计控制;财务与科研管理部门建立协调机制;为科研经费的管理奠定组织基础。
2.2 财务部门在科研经费管理责任制中要扮演主导角色
财务部门负责科研经费的财务管理和会计核算,指导项目负责人编制项目经费预算,审查项目决算,监督、指导项目负责人按照项目合同约定,以及有关财经法规在其权限范围内使用科研经费。从科研立项、资金划拨到位开始,财务部门要对资金统一管理,分账核算,专款专用。要与学校科研管理部门密切配合,定期对科研购置设备进行资产清查备案,对资金去向进行跟踪。还要加强对科研项目经费绩效审计。财务人员要了解科研工作的相关业务信息,与科研管理部门一道参与科研项目管理的全过程,包括参与绩效考核,充分发挥财务管理的监督职能。
2.3 完善科研经费财务管理制度
(1)认真执行财务报销制度。财务要用公示的方式明确科研经费的开支范围、开支标准、核销流程及要求,明确经费审批权限,减少科研人员报账的无序性、随意性;严格按照核销标准执行,打消票据作弊侥幸心理;相关领导要重视科研经费的科学管理,减少人情干预财务制度。
(2)区别对待不同类型的经费使用办法。针对科研项目的学科特点,组织专家团队核算项目成本,科学预算,不搞一刀切,明确规定不同性质科研经费的使用原则和方法,对其中的经费使用核销明细作出严格规定,使得管理工作有章可循。
(3)严格结题时限。根据教育部、财政部《关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见》,原则上项目负责人应在科研项目结束或通过验收后6个月内办理结账手续。对无正当理由逾期不办结账手续的科研项目,财务处根据学校管理办法予以结账,直至冻结资金。
(4)明确固定资产归属。凡使用科研经费购置的固定资产,须纳入学校资产统一管理,办理固定资产入账手续。项目结算时要持有《固定资产清单》及移交、保管情况方可进行课题结算。
(5)为了预防项目组或个人利用学校的设备和技术等资源私自换取横向收入,防止学校资产流失,项目结题时财务部门必须审核确认所有与财务收支相关的数字后,才能出具报告。要保证科研经费能够“好钢用到刀刃上”。
2.4 财务与科研部门携手建立并完善科研项目绩效考核制度
(1)产出绩效考核。具体选取以下指标:科研人员数量、科研支出经费、专著论文数量及质量、鉴定成果数、技术转让收入等方面考核评价,在政策上加大对在科研工作中做出突出贡献的科研人员的奖励力度。对于科研水平低,项目效果差的则采用惩罚措施,比如按比例核销经费,减少下一年度的申报项目数量和资金预算等,对于弄虚作假的甚至可以停止科研项目经费的申报,达到奖优罚劣的目的。通过绩效考核和评价,提高科研水平和资金综合使用效益。
(2)扩展评价对象。实行个人与项目组相结合的科研经费绩效评价方式,鼓励内部竞争,形成将个人利益与项目发展紧密结合的良性循环。
(3)公示考评结果,形成相互监督,相互学习,积极向上的科研氛围。
2.5 建立财务―科研信息管理平台
向先进院校学习管理,建立科研项目预算管理系统和财务信息查询系统为一体的“财务―科研信息管理平台”。将科研项目预算审核、经费支出、查询、决算结题等业务实现信息化管理,实现各职能部门的信息数据共享,形成一个动态的信息查询平台。各职能部门通过信息平台对科研经费进行动态查询、统计、分析和管理,方便及时快捷获取准确完整的科研项目信息,促进各环节的相互协调和制约。科研及财务部门根据网上数据信息,对项目的进展程度和费用使用情况进行监控,对不规范的费用支出要及时踩刹车,实现科研经费的全过程监管,从而提高科研经费的综合使用效益。
主要参考文献
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学报,2005(4).
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关键词:项目经费;高校;管理使用
项目科研能力是衡量高校综合能力的重要指标,高校科研项目是高校进行团队建设、提升项目科研能力的主要形式,而项目经费是高校开展科研项目活动顺利进行的重要保障。项目经费的管理使用是高校项目管理的重要部分,更是贯穿整个项目的主要内容。知识经济时代的新要求,使国家政府对高校科研投入日益加大,高校项目经费的管理模式等也开始转向专业化、精细化管理。实施项目经费管理,就是制定标准、配置资源、实现有效内部控制、提供准确数据等一系列的管理过程,为高校完成科研目标和实现效益提供了有力的指导。目前,经批准的项目预算不可以调整,以确保高校项目经费确实用于科研。然而,随着项目经费来源的多元化和项目管理规模的扩大,原有的项目经费使用模式已经不适用于当前的要求,高校项目经费的管理使用过程中一些问题日益突显出来。
一、项目经费管理使用的现状分析
1.重立项,轻管理
一些高校内部单位在项目立项批准实施后,能够迅速开展项目,加强项目过程控制,但对项目经费的管理使用不够重视,不能严格按照规定进行经费预算,没有重视项目过程中的成本控制,没有在项目结束时进行项目效益评估,有时还会有项目重复建设的现象,严重浪费了资源。高校对项目经费的管理使用普遍不重视,认为项目经费属于科研人员和课题组所有,学校没有必要干涉,高校并没有真正地重视项目经费的管理使用工作,没有建立明确的管理责任制度等,这严重影响了项目经费的使用效率,容易造成资源的浪费
2.管理体制不健全
一是过度行政化。项目经费由行政部门掌握和主导,科研项目进程完全按照上级指令进行,项目经费管理缺乏规范性并且效益低下,容易造成项目经费使用的浪费。由于行政化程度较高,所以容易忽视长期投资。二是项目预算管理不科学。高校项目人员财务知识不过关,项目预算混乱,不能真实反映项目经费的支出,预算金额的审核专业性差,项目经费的分配随意性较大。三是项目与经费管理脱节。一般高校对项目经费的可使用范围有较明确的规定,经批准的项目经费使用编制是不允许变更的,但是在实际中,预算资金随意使用的现象相当普遍,甚至有些超出了高校项目经费管理使用规定的范围,经费支出比例不严格执行,自行调整项目经费支出比例现象普遍,导致决算与预算不一致。
3.使用管理不严格
争取科研项目经费是高校科研项目管理部门考核的重要指标之一,为了鼓励争取科研项目经费、提高学校地位,有的高校甚至不要求财务人员及时有效监督项目经费使用的合理性。某些高校项目经费分配实行名义上平均,支持低水平重复建设,造成项目经费浪费。某些高校一个科研项目团队有时同时承担多个科研项目,项目经费混用、私自挪用现象普遍,科研项目经费的管理和内部控制形同虚设,项目固定资产利用率低。科研固定资产包括最初购置的固定资产及在科研项目过程中形成的固定资产。最初购置科研项目固定资产时虽然已经登记入账,但实际上验收入库方面和日常使用管理方面都不到位,科研项目中购置的图书、设备等一般由科研项目组自行保管和使用,科研项目完成后一般不会统一上交或者统一管理,科研项目固定资产流失较为严重,难以实现资源共享。
4.监督审查机制缺乏
高校项目经费的管理使用是由科研部门连同财务部门共同把关的,但是由于缺乏高质量的监督审查工作,高校对项目经费的监管难以到位。科研项目管理部门规定的科研项目经费管理制度缺乏科研项目经费管理使用效率的内容,而财务部门不重视预算,严重缺乏对科研项目经费的监督和审计,缺乏对科研项目经费使用的合理有效性监督,造成项目经费管理混乱。缺乏有效监管造成高校项目经费支出周围环境不力和科研项目经费的随意性,部分高校通过一些手段将应用于科研事业项目的经费用作他处,造成项目经费的流失和浪费。
二、加强项目经费管理使用的重要性
1.项目经费是反映高校科研水平最直接的指标
项目经费的使用情况可以直接反映出该项目的研究落实情况,这就决定了项目经费管理是管理者与研究人员进行相互沟通的重要环节,高校在现阶段获得科研项目的水平和项目经费的多少成为评判科研综合实力的重要依据。因为项目经费管理使用情况能够充分反映项目研究落实情况,因此不但客观上成为各相关人员的沟通工具,也有利于财务管理及相关部门掌握该项目的现有进度。
2.项目经费管理涉及面广,联动性强
在贯穿项目全程的各项管理中,项目经费管理的持续时间最久,具有一定的政策性,与项目的其他环节联系紧密。目前高校为了提高项目经费的管理使用效益,采用统一领导和集中管理的财务管理理念,将各种项目经费由学校财务部门进行统一管理,这就要求对项目经费的管理要能够贯穿整个科研过程。通过技术手段使有限的项目经费发挥效益最大化,是每个高校应该日益重视的问题。项目经费管理有着独特的特点,这就使得项目经费管理成为科研过程中最具有带动作用的重要环节。
3.项目经费管理是高校实现长远发展的有效激励手段
项目经费管理具有激励和约束的功能,它既能有效约束相关人员遵守有关规定,使项目组做到自律,又能在充分调动相关人员积极性的情况下保质保量地完成该项目研究。恰当的项目经费管理不仅可以降低不必要的开支,高质量地完成项目任务,而且能够最大限度地带动项目管理体制的变化,提高项目管理的科学规范程度。目前各方对项目经费的投入日益增多,因此项目经费的管理也必须科学合理,从源头、过程和结果分别加强控制。项目经费管理的合理程度,直接关系到高校的科研水平和学科建设等方面,关系到高校的可持续发展。积极探索项目经费管理的新模式,提高项目经费的使用效率,有利于整个高校水平和地位的提高。
三、加强项目经费管理使用的措施
1.建立健全项目经费管理使用制度
完善的制度是各项工作顺利开展的前提保证。只有建立全面实用的项目经费管理使用制度,项目经费管理使用工作才能顺利开展,项目经费才能得到合理使用。建立项目经费管理使用制度的过程中,要结合实际情况,针对不同种类研究的不同特点,对项目经费实行分类管理并且加强使用和监督,明确奖惩措施。要充分了解国家相关法律政策,严格遵守相关法律法规和相关规章制度,对项目开发过程中的不合理经费使用进行严格内控,要实现通过项目提升学校科研能力,并且注重社会效益和经济效益,要基于学校研究发展方向,充分听取学术委员会成员和项目组的意见,保证项目研究的实际资金需要,避免项目经费的浪费。总之,完善的高校项目经费管理使用制度是高校提升科研能力的基本保障。
2.加强会计工作,完善项目经费管理
各个部门应该加强相关法律法规的宣传力度,让项目成员充分认识到遵守相关法律法规制度的重要性,自觉遵守相关制度。可以通过各种形式进行广泛宣传,督促项目人员合理使用项目经费,以便提高项目经费使用的效益。项目财务人员在核算时,应着重加强对项目经费支出的审核,坚决制止不合理的项目经费支出,并且规划相关法律法规的宣传工作。高校财务部门应该提高利用信息化管理的手段,统一将各项目的相关财务信息加以整理,可以建设网络平台供项目相关人员查询,以充分了解各项目经费的账面情况,加强共同管理项目经费工作的参与性。
3.创新信息披露方式,进行实时动态管理
高校项目经费管理使用的精细化需要有一定的现代科学信息技术作基础,以改善项目经费管理使用的信息披露模式。首先,要根据项目经费预算,用专业信息技术软件对各个项目的经费使用实行分项管理,并且做到项目名称、负责人等相关信息与软件上的信息一致。项目内的资金变动、开支情况可及时通过信息管理平台实时动态反映。各部门各负责人应该设立相应的查询项目权限,在信息管理平台上可以对项目经费管理使用进行实时动态观察和管理,项目经费的使用情况也能及时得到反映,及时发现执行过程中可能出现的各种问题,以便能够及时有效解决。
4.发挥内部审计的监督作用
监督是各项制度得以进行的保障。高校项目经费管理部门要把管理和监督职责放在重要位置,建立起专业化的项目经费监督管理制度,切实加大各项目的监督力度。日常管理项目经费使用的相关人员要认真履行日常项目监督管理责任,加强对在研项目的财务管理和核算工作。其中进行审计是高效的监督手段,因此要充分发挥相关部门的审计职能,加强内部和外部的审计,这样可以发现项目经费管理的风险源头,及时排除潜在隐患,有效制止项目经费管理使用中不规范行为的发生,提高项目资金管理水平,提升项目的经济效益。若在审计过程中发现问题,要严格依法办事,视其情节和后果依法采取惩治措施,并且记录在案,将这些记录作为日后考核和申请项目经费的重要依据。
四、结论
如何管理好高校项目经费、制止高校项目经费管理使用中的弊端、提高高校项目经费的使用效率、实现科学规范的项目经费管理体制,直接关系到高校整体工作的开展和科研能力的提高,应引起重视。针对高校项目经费管理提出明确的原则和要求,可以有效推动高校的项目经费管理工作。高校应结合个性和特点,探索适合自身发展的项目经费管理规章,用以提高项目经费的使用效率,从而为高校科研质量和水平的提高提供有力保障。
参考文献:
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财政科研项目支出(以下简称“科研项目”)是为了完成特定的科研任务或科研事业发展目标,财政预算专项安排的支出。科研项目绩效管理是指通过合理设定项目绩效目标、对项目实施过程中资金支出情况的效益性、效率性和经济性及绩效目标的实现程度进行评判与调整,对项目支出资金的使用情况进行监管,最终通过考评结果为下一年度的财政预算管理和项目管理工作提出意见和建议的全过程管理。可见,财政科研项目支出的绩效管理既不同于传统的结题验收、也不同于一般的财务检查,更强调投入产出的全过程管理。从推进传统预算向绩效预算转变的角度看,科研项目绩效管理具有以下特征:1.科研项目资金投入对象和方式多元化。财政科研项目支出是一个比较宽泛的概念,包括按照政府收支功能分类中“科学技术”类下的全部项目支出。按投入对象的主体分,既包括直接的科研项目,如自然科学基金、国家重大科技专项等,也包括以人为支持对象的人才培养和引进支出,还包括科研基础设施的建设和运行支出、如对国家重大科学工程以及野外台站的运行支出;按创新类别分,包括基础研究、应用研究和科技成果的转移转化。从资金投入方式上看,既包括前补助也包括后补助,既包括全额资助也包括单位匹配等不同方式。2.科研项目绩效评价指标多维度、全方位。基于财政科研项目多样化的投入对象,不同的科研项目产出和成果的形式是不同的,因此项目绩效评价指标设定也应多维度、全方位。既可以按照投入主体设定,也可以按照创新类别设定。财政科研项目指标设计上应突出科研成果、人才培养、咨询建议、科研服务的数量及质量、科研成果的国内国际地位以产生的社会、环境、经济效益等。不同维度、不同类别的指标赋予不同权重的考评分值。3.科研项目绩效评价方式、标准等错综复杂。首先,科研活动本身是一项公共行为,单一的量化的绩效标准或评价方式,必然不能准确反映公共行为的综合运行情况。其次,有的科研活动效益是需要经过一段时间才能体现出来的。如对人的支持,往往要经过长期历练和经验积累才能真正发挥其潜能;科研设施建设周期较长,其运行更是一项持续性的工作。因此部分科研项目效益与预算周期不匹配。最后,科研项目具有不确定性,科研试验失败是正常现象,不能简单的认为失败了的试验是没有价值、无效的。再者,科研活动的根本在于创新、突破和引领前沿。因此科研项目绩效评价标准不能仅局限于历史、同行或者计划标准。
二、财政科研项目支出绩效管理现状
我国自2003年推行绩效评价试点工作以来,在摸索中不断前行,通过十几年的不断积累,在科研项目支出绩效管理方面总结了一些经验,取得了一些成绩。但整体上仍处于起步阶段,也存在一些亟待解决的问题。1.绩效管理取得的成绩(1)注重顶层设计,建立了相对完善的预算绩效管理制度。国家预算绩效管理工作的顶层制度设计不断完善,初步形成了以《预算法》为龙头、以《预算绩效管理工作规划(2012-2015年)》为路线图、以《财政支出绩效评价管理暂行办法》为操作指南、以《中央部门预算绩效目标管理办法》为抓手的制度体系,加强了对财政支出绩效评价工作的全过程指导。财政部教科文司在2005年就印发了《中央级教科文部门项目绩效评价管理办法》,指导科研项目经费的绩效评价工作。各个科研部门也相应完善了自身的预算绩效管理制度体系,如中科院在2009年就制定了《中国科学院财政资金项目绩效考评实施办法(试行)》;十二五期间,更是推进实施了《重大产出导向的资源配置体系》,将资源配置和研究所评估紧密结合。(2)绩效理念深化,绩效管理范围不断扩大。纳入绩效管理的资金规模是绩效管理推进程度的重要体现。2013年,中央部门“二上”预算纳入绩效目标管理的项目达到1182个,涉及资金约709亿元,比上年增加了195%。[1]基本实现了“横到边、总到底”的全方位覆盖计划。在财政部的不断推动下,2015年,全部项目支出都要随同部门预算填报绩效目标,纳入绩效目标管理的资金已经达到100%。随着三年滚动预算管理的实施,绩效管理将实现与项目管理的同步化,按照“谁申请资金,谁编制目标”的原则,明确责任、提高效益,加强过程管理。(3)创新评价模式,引入第三方评价机制。保证评价质量的重要因素是评价的独立性。第三方评价财政支出绩效的本质是真正的公共治理,它不但是体现民主和民意的一种理性方式,而且找到了公众有序参政议政、参与财政管理(监督)的制度化渠道[2]。在科研项目的绩效评价中,招标第三方中介机构是常用的方式。中介机构根据委托方制定的评价方案,独立组建评价技术团队,独立收集和分析评价信息,独立开展现场核查及满意度调查,独立做出评价结论等。事实证明,聘请中介机构能够在较短时间内,形成客观规范的财政支出绩效评价结果,有效提高绩效评价的公信力。(4)增强责任意识,切实提高财政资金使用效益。通过设定明确可衡量的绩效目标,科研资金使用部门更能清楚地确定项目支出要实现的社会和经济效益。通过绩效评价,考核项目实际完成情况和取得的成效,并与下年度预算安排挂钩,用财要问效、无效要问责,在一定程度上强化了科研项目承担单位的自我约束意识和责任意识。特别是在当前国家努力打造和谐科研环境下,绩效管理是提高科研资金安全有效使用的内生动力。2.财政科研项目绩效管理存在的主要问题(1)项目管理与绩效管理未能实现有机融合。科研项目管理流程基本分立项论证、执行和验收三个阶段。立项论证内容主要有立项意义、立项目标、技术路线和项目预算,而忽视了预算绩效关键内容。项目目标与绩效目标是存在一定的差异的,项目目标一般要求合理性,即政策相符、职责相关、实施必要、目标明确。而绩效目标除合理性外还要求明确性,即目标的细化程度、指标值的清晰度、与计划的对应程度和资金与任务的匹配程度。目前,往往在论证环节资金与任务的匹配程度是缺位的,根本原因是“以钱定事”的预算分配制度没有完全转变,项目预算一般按照资金提供方的财力可能,既有高于成本也有低于成本的可能性。因此,为后续的支出绩效评价带来一定的困难。执行管理环节项目执行强调项目预算执行率、项目任务完成度,项目预算总额一般不变,检查或评估时间不确定。而绩效过程管理强调的是业务和财务管理制度的健全性、执行有效性和目标控制及财务监管,下一年度预算与上年项目绩效目标实现程度挂钩,绩效过程管理是持续的。目前,多数科研项目管理的各类财务检查和评估活动没有和绩效管理工作统筹结合。验收环节是项目任务期结束后对项目的完成情况和资金使用情况进行的一次性检查,绩效评价可以在项目执行中期、后期或按照年度进行,绩效评价的内容也要比项目验收审查的内容复杂、全面。(2)完善的绩效评价指标体系尚未建成。一是,没有按照科研资金投入对象设立分类指标体系。目前,财政科研项目支出绩效评价评价指标体系主要是参考财政部印发的《预算绩效评价共性指标体系框架》,但是绩效评价是涵盖不同行业和不同领域的,相应的绩效指标体系也应该有所差异。现行的个别指标体是不适合科研项目使用的,例如成本节约率、经济效益等。二是,绩效评价指标以定性为主、量化不足。当前,财政科研项目使用的三级评价指标主要有17个,其中定性指标12个、定量指标只有5个,定量指标是资金到位率和到位及时率、实际完成率、质量达标率和完成及时率。在以定性评价为主的指标体系下,很难客观评价财政支出的实际绩效。(3)绩效评价配套系统尚不健全。一是,评价方法比较单一。我国目前的绩效评价方式主要是借鉴美国“项目评价工具”(ProgramAssessmentRatingTool,PART),但是财政科研项目布局及管理方式错综复杂,评价方法应多借鉴绩效评价成熟国家的经验和做法。二是,中介机构评价具有一定的局限性。科研项目具有前瞻性、专业性和不确定的特点,且研究领域广。中介机构对项目的熟悉程度存在较大的不足,尽管可以通过聘请专家的方式予以弥补,但是所聘请的专家是否是小同行,也为客观评价项目带来一定的局限。三是,绩效评价信息共享平台尚未建成。完备数据库是切实推进绩效评价工作的技术保障,财政科研项目的绩效信息平台缺位,无法实现绩效目标申请与审核、项目库、评价指标库、专家库、资料档案库等的全方位、全过程的信息技术支撑。(4)没有形成有效的激励约束机制。实施预算绩效考评,最终目标是为了将财政支出的评估结果用来分析社会纯公共物品的供给效率与效益,即在预算安排上要与绩效评价结果紧密结合。但目前,一方面,财政部门并没有单独设置绩效奖励经费,即使科研部门资金分配与预算挂钩,也只能在现有预算盘子内采取此消彼长的方式调整安排;另一方面,绩效评价费用需由项目经费或部门公共运行费承担,但项目是没有绩效评价费用预算科目的。因此,无论从资金分配上还是从财务核算上都给单位带来了困扰,科研项目自主评价的动力不足。
三、关于改进科研项目财政支出绩效管理的建议
关键词:高校;科研经费;管理;问题;对策;制度
随着经济体制改革的深入,国家对高校科研经费的投入逐年增加,高校作为知识密集型的单位,自身所承担的科研项目也越来越多,同时在国家科研工作系统中所占的位置也越来越重要。为此,高校获得了大量科研经费,但由于各种原因,多数高校并没有能够对其进行有效的管理,这使得高校的科研经费利用率和效益不高。
一、高校科研经费管理存在的问题
(一)对科研经费没有正确的管理意识
在国家为高校投入大量的科研经费以后,学校本身并没有重视对这部分资金的管理,管理者的管理意识比较淡薄,同时也没有将科研经费的管理作为重要事项列入财务管理的项目当中。特别是对科研经费支出的管理过于宽松,认为科研项目是教职工个人承接的,经费支出应由个人自行决定,费用支出报销时财务审核相对较松,造成大量资金快速流出学校。因管理者欠缺严格的管理意识,致使高校的科研经费利用率和效率低下。
(二)对科研经费缺乏规范的管理
很多高校对科研经费都缺乏规范的管理,很多情况下,用科研经费购置回来的设备往往无法满足科研项目的需要,后期仍然还要投入大量的资金来采购设备,这就使得科研经费严重短缺;另外,用科研经费购买的设备、固定资产一般都仅仅交由使用部门或者课题组来进行保管,甚至有的项目负责人(项目组)用科研经费购买自用的设备或材料。在这样的管理方式下,有的设备和材料就会变成个人或家庭的财产,无法达到科研经费使用效率和效益的最大化,造成科研经费的浪费和国有资产的流失。
(三)科研经费的管理制度不完善
部分高校的科研经费管理、监督、考核等制度不健全,很多科研项目的支出不合理,管理者也没有进行实时的监督与核查,更没有对科研项目进行绩效考评,使得有限的资金很大一部分都没有利用到科研项目当中去。部分科研项目的负责人也没有根据实际情况来填写结题报告,为了将不符合要求的支出更改为符合要求的支出,采取了调账等不合规的方式,有的甚至采用虚假发票套取资金。还有一些科研项目本来已经结项,但是学校却并没有及时对已经结题的科研项目经费进行审计,或者由项目负责人(项目组)自行聘请资质较低的中介机构进行审计,敷衍了事。
(四)科研经费管理人员的素质不高
大部分高校的科研经费管理人员是没有相关专业知识的一般工作人员,或者是由科研项目负责人自行管理的。因为工作人员的不专业,让科研经费的流向不明确,账目与实物往往严重不符,而且经费的利用率较低。还有一些工作人员在面对各项科研项目积淀资金、剩余资金的归并使用等各项工作的时候,因为专业能力不够,往往会觉得难度太大,所以无法胜任,造成科研积淀资金长期闲置,不能发挥应有的效益。
(五)科研项目重复购置设备,浪费现象严重
高校科研项目经费使用一般是由课题组来进行审批的,当科研经费到账、学校在提取一部分的管理费后,剩余的经费则全部交由课题组,项目所需设备购买、委外加工等一般是由课题组来决定的。但是由于管理制度、管理方法相对滞后,使得很多的设备都重复购置了,而另外一部分设备却长期闲置,这使得设备的利用率相对较低,浪费、损失现象严重。
(六)科研项目管理与经费管理脱节
很多高校的科研项目管理、经费管理都是由两个部门来完成的,项目管理由课题组或者科研管理部门来进行,而经费管理则是由财务部门来负责的。因为管理的范围不同,目标也不一致,因此各个部门仅仅只关注自己的管理范围,对其它的事情不能深入了解。同时,部门与部门之间缺乏沟通和交流,导致管理过程中出现一些问题,比如课题组只注重争取项目,获得成果,却没有重视经费的合理性使用。财务部门仅仅只注重科研经费的收取和费用支付,对科研项目立项、申报和批复等过程不了解,因此无法对科研费用进行合理的管理和监督。
二、高校科研经费管理的对策
(一)完善科研经费管理工作机制
1.明确相关责任,强化管理监督:学校是科研经费管理的责任主体,校(院)长对学校科研经费管理承担领导责任;院、系、所是科研活动的基层管理单位,对本单位科研经费使用承担监管责任;科研项目负责人是科研经费使用的直接责任人,对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。学校要建立健全“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制,合理确定科研、财务、人事、资产(设备)、审计、监察等部门的职责和权限,完善内部控制和监督约束机制,确保经费使用权、管理权和监督权的有效行使。
2.设立专门机构、提升管理服务能力:大部分高校设有科技(科研)部、处,未设立的,应委托相关部门负责,作为科研经费管理服务机构,配备专业的财务、科研管理人员,负责协助、指导项目申请人项目立项、经费预算编制、合同(任务书)签订等具体工作,提供从项目到款通知及具体项目经费分配、预算执行进度通报、经费使用建议、预算调整、结项报告编制、外部沟通协调等全过程服务,会同学校有关部门做好政策咨询、业务培训、科研合同管理、技术市场登记、税费减免等相关工作。建立科研经费管理服务人员业务培训制度,加强科研项目经费管理,提升管理服务的专业化水平。
3.加快科研信息系统建设、提高信息服务水平:学校要统筹规划,整合现有信息资源,完善系统功能,建立校内科研、财务等部门和院、系、项目负责人共享的信息平台,实现科研项目从申报、评审、立项、执行到验收的全过程数字化管理与服务,提高信息管理水平,提升服务质量。
(二)完善高校科研经费管理制度
高校要根据目前科研费用管理中存在的一些问题,按照国家的相关规定,结合高校自身的实际情况,完善和建立相关的管理制度,对科研经费进行严格的管理。首先要规范科研经费的收入与支出,科研经费收入要做到及时、足额入账,任何人不得挪用、挤占。科研经费支出要根据项目批复预算和合同(任务书)的要求进行严格的审核,必要时应要求项目负责人提供明细单等有效证明,杜绝用虚假票据套取资金。依据有关规定发放给个人的劳务性费用,要严格审核发放人员资格、标准,采用个人信用卡支付,不得用现金支付。科研项目的外拨经费支出应当以合作(外协)项目合同为依据,按照合同约定的外拨经费额度、拨付方式等严格执行,项目负责人应对合作(外协)业务的真实性、相关性负责。严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人,严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出,严禁将科研经费挪作它用或设立“小金库。涉及国有资产(包括知识产权等无形资产)的采购、使用和处置管理,应按国有资产管理相关规定办理手续,不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有国有或利用国有资产谋取私利;其次,高校还要根据科研项目的级别、科研经费的到账额度及完成效果等情况来考核相关人员的工作,这样才能起到较好的效果;最后,高校的审计部门还应该对科研项目的立项、签订合同、经费支出、结项验收等全过程进行监督,并且实施合理的专项审计,如果审计的过程中发现了问题,应及时的督促改正,以使科研经费的管理更加的合理、科学。
(三)加强高校科研经费的预算管理
预算在科研经费中是非常重要的,预算管理必须贯彻于科研项目的立项申请、费用预算、项目执行、支出控制、项目结项及审核的全过程。因为科研项目具有一定的专业性,因此在实施预算工作的时候,高校必须将财务部门、项目组、项目负责人、科技(科研)部门组织起来,成立一个预算小组,结合科研活动的特点和实际需要,按照目标相关性、政策相符性和经济合理性的原则,科学、合理、真实地编制科研经费预算。还要建立科研经费预算审核和评审制度,保证科研项目经费预算的严谨性和合理性,科研经费预算经申报、批复后,原则上不得调整,因市场情况或国家政策变化确须调整预算的,应按规定程序进行申请,经批准后方可调整。同时,高校还要将科研项目的预算费用公开,接受广大师生员工的监督,以防止科研经费使用过程中重大违规行为的发生。另外还要落实责任制,将科研经费管理的责任落实到相关工作人员头上,这样就能避免越俎代庖或者推卸责任的情况发生。
(四)注重科研经费结余的管理
对科研项目的结余经费也要进行严格的管理,当科研项目规定程序实施了验收结项后,结余的经费不应长期挂账。因为科研经费是国家拨付的或利用国家资源承接实施的,如果没有使用完毕,按规定需上交财政或上级单位的,必须及时上交;不需要上交的部分,学校应该根据实际情况进行合理的分配,属于个人的部分,应及时支付给相关人员。属于学校的部分应纳入学校预算,统一管理,充分发挥科研经费结余资金的使用效率,促进学校事业的发展。
(五)建立合理的奖惩制度
高校是推动科研技术进步的重要基地,同时也是人才聚集的地方。高校应该利用自身的优势,建立合理的激励制度,设立科研奖励基金,对获得省部级及以上科技奖项的,或者对学校科研项目有较大贡献的科研人员给予适当的物质奖励,并为其科研成果的推广应用和产业化给予必要的扶持。同时,对于不按规定使用科研经费的或者在承接科研项目过程中给学校造成经济及名誉损失的,应给予相应的处罚。这样才能够充分的调动学校教师、科研人员、学生的积极性和创造性,使学校科研工作得以良性循环,并促进学校事业的发展。
(六)加强科研经费购置的固定资产管理
固定资产的管理和使用也关系到科研经费的利用率,因此必须加强对科研经费购置的固定资产(设备)的管理。任何经费购置的固定资产必须纳入学校资产管理的范围,进行统一管理和调度,采用信息化手段提高学校资产管理效率;对固定资产的申购、入账、报销、使用、维修、报废等建立完善的管理制度,以保证固定资产的账账、账实相符;对校内各院系、专业、部门使用的固定资产(设备、设施)实行统一调配或者相互租借,实现资源共享,提高固定资产的使用效率和经济效益。
三、总结与体会
随着社会的进步,科技不断的进步,为了使科技能够更好服务于经济建设,国家实施了“科教兴国”的战略,每年拨付大量的科研经费给高校。但一部分学校的科研经费使用仍然不合理,这直接影响了学校本身的科研效果。为了提高学校科研项目经费的使用效率,高校必须采取合理的措施,严格执行科研经费监督、管理制度,只有这样,才能充分的提高科研经费的使用效率和效益。
参考文献:
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