档案信息电子化精选(九篇)

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第1篇：档案信息电子化范文

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

第2篇：档案信息电子化范文

【关键词】信息电子化 特点 存在问题

【中图分类号】D630.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0332-01

一、档案信息电子化的特点

1.能够充分的利用和发挥计算机的功能，提高其利用率。就目前而言，一些基层的档案馆、室对于计算机的应用比较单一，有的甚至只用于档案著录或文件打字贮存，这样就造成了人力、物力财力和时间的极大浪费，致使现代化的设备不能发挥其真正的作用。

2.对于二次文献信息要缩短其加工时间，提高档案信息的时效性。以前的手工信息加工时采用：选题――选材――编辑――出版的工作模式，这种被称作慢工出细活的工作方式，会造成文件资料形成到“二次文献信息”的开发时间过长，导致信息的实效，并严重影响了档案信息的应用价值，档案信息的电子化能够使编者直接利用档案，然后利用电脑功能去完成信息加工工作程序，以便于快捷的出版二次文献。

3.档案信息电子化，能够实现信息的一次投入多次产出，并且改变信息加工工作总是受到经费限制的格局。由于手工编研信息成果出版的费用较高，现在以及以后相当长的一段时间内，国家不可能会给档案部门拨较多经费进行信息编辑，依靠自身解决也是困难重重，一旦纠结不好就会使档案工作者的工作成果变成徒劳。

4.档案信息电子化，电子化的信息可以多份拷贝，并将拷贝成果送到领导及各个部门，这样有利于扩大信息的社会影响，并且扩宽了其服务范围，从而提高了档案部门的地位。

5.档案信息电子化，有利于档案信息与个方面信息技术结合。我国的“信息高速公路”项目已经进入了去不阶段，档案事业要针对这方面的动向，提前拿出对策与方针，使档案工作能够适应这一客观形势的变化和要求，现在的劳动电子化，将为后来的“信息高速公路”中档案信息的完善打下基础。

二、实现档案信息电子化存在的问题

办公自动化改变了传统的办公手段与方式，原来以纸质格式承载的各类文件及其他文字、数据资料逐步被以计算机为依托的电子格式所替代，从而产生了大量的电子文件。如何对自动化办公过程中形成的电子文件进行流转、归档、存储、进馆、利用等环节进行有效管理和有机结合，已成为档案部门迫切需要重点解决的问题。把档案工作带人了自动化与网络化的新阶段，加快档案信息电子化建设，实现档案工作各个环节的电子化，是大势所趋，也给文件与档案管理带来了巨大的变化。本文对文书档案电子化管理的现状和对策作一些研究。目前，在我国办公自动化虽然逐步已普及，但尚未完全社会化，而档案电子化管理在我国是随办公自动化之后的后起事物，并且在目前我国生产力水平不高，科学技术相对落后的条件下，完全实现电子化档案管理还存在着各种各样的问题和困难，特从以下几点做出分析：

1.软件没有信息管理功能缺乏通用性各档案部门使用的计算机软件不能互用，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果制约了档案信息电子化的进程。

2.在我国数据交换的机读目录档案系统至今还没有得到完善，档案信息系统和网络建设形式各行其是层次不一规范性开发性共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3.标准化规范化工作有待提高，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化，但由于历史原因馆室收藏档案业务基础差案卷质量不高特别是各类档案的著录细则相容性不强系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准仅着眼于某一个馆或某个专业系统无法全面实施推广统一标准这也制约了档案信息工作电子化。

4.档案的技术标准组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档文件资料是磁盘光盘现行的档案整理分类方法著录标准及有关规定所不能完全适应。

5.电子档案在其形成存贮和共享利用等各个环节中都会存在各种类型和各种层次的安全问题，在网络环境下数字档案信息化应用过程中存在的安全隐患问题表现在数字档案网络化、应用基础环境、技术方案应用系统和设备故障，这四方面无论哪一方面存在问题都会导致数据完全丢失或者系统无法保持原有的有序的存贮状态，这样所造成的危害和损失都是非常大的。

6.档案信息管理人员的素质有待提高，实现档案信息电子化首先管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平不能仅仅满足于一般的计算机操作。

三、对档案信息电子化存在问题的思考

1.实行档案信息馆藏传递网络化。实行档案信息馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势，激发了档案建设电子档案馆的热情。电子档案馆是一项庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术作保证。在目前我国档案界，许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难不仅仅是资金不足，其实数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外还有许多难题，其中既有技术因素也有非技术因素，要实事求是地分析现状逐步解决我国档案信息管理工程的数据压缩，数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等技术和应用软件中存在的问题。

2.搞好电子文件的收集归档工作。电子档案馆的档案信息资源设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档，对于后者它是今后电子档案馆建设的基础，做好电子文件的收集归档工作就成为电子档案馆建设的重要前提和步骤。因此从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件，进行全面系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施，以保证归档文件的真实完整和有效，如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真，做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。

第3篇：档案信息电子化范文

1档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。

3标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

4档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

5档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

二、档案信息电子化的发展趋势

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

三、档案信息电子化的益处

所谓档案信息电子化，就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：

1可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题—选材—编辑—出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。

3档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，企望国家给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

第4篇：档案信息电子化范文

［关键词］文书档案 信息电子化应用 存在问题 应对方法

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用信息电子化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。

一、应用信息电子化的文书档案管理的优点

1.办公效率大幅提高

计算机强大的信息处理能力也是正确运用信息电子化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

2.文件和文字信息得到充分交流与共享

在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

3.电子文件保存的稳定性

与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

4.提高了文件传递的速度和安全性

日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用信息电子化的文书档案管理存在的问题

1.电子文件保密性受限制

电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

2.对档案综合管理人员要求高

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

三、几点应对方法

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。

1.信息化系统内、外网隔离

在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

2.提高档案人员的综合素质

一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

四、结束语

文书档案的信息电子化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。我们在充分享受网络信息电子化方便、快捷的同时，更要时刻注意维护系统信息的安全。

参考文献：

[1]徐莉：浅谈文书档案的计算机管理[J]．平顶山师专学报，2001，5

[2]裴承志 奥多：办公自动化与文书档案管理[J]．中国冶金教育，2002，2

第5篇：档案信息电子化范文

[论文摘要] 随着全球和国内信息化技术的广泛应用和城市经济的飞速发展，现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，加快城建档案信息电子化数字化建设，已成为城建档案事业发展的必然要求。 

追溯档案部门应用电子计算机的历史是在上世纪70年代，随着信息技术的发展和应用水平逐步提高。建设部2004年批准了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》，为我国全面实现城建档案信息处理和管理的现代化做了准备。 

 

一、城建档案信息电子化数字化的现状 

城建档案馆大多在上世纪80年代初建立，80年代末期由芜湖城建档案馆率先试点开始了探索建立档案计算机检索系统。90年代中期部分特大城市城建档案馆开始建立自己的mis系统，并开始了档案原件电子化工作。所应用的操作系统由dos转向wondows，数据库也由最初单机版的dbascii转向支持局域网操作的foxpro，继而向大型数据库发展。现在部分城建档案馆建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，我国城建档案信息化应用总体上还处于初步发展阶段。这一现状与实现电子化数字化管理的要求不太适应，与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远。这集中表现在： 

1.城建档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性 

各基层城建档案馆、室使用的计算机型号、系统软件各异，开发的管理软件不能互用，著录标准不同，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和领导决策，也不便于编研，这制约了城建档案信息电子化、数字化的进程。 

2.建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录 

各城市城建档案信息系统和网络建设形式、深度不同，规范性、开发性、服务性、共享性较差，建设部至今还没有建立一个系统的用于数据交换的机读目录，不能适应城建档案信息资源共享、管理软件共享的要求。 

3.城建档案的标准化、规范化工作有待提高 

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，特别是各类城建档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。此外城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。 

4.城建档案信息网络技术有待提高 

城建档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档城建工程文件资料和图纸是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定不能完全适应。城建档案信息安全保障体系的建设还不够完善，网络技术有待提高。 

5.城建档案信息管理人员的素质有待提高 

实现档案信息电子化，首先要有具有现代化知识的人，管理人员要有较高的专业知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中城建档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。 

6.各地城建档案部门应用软件系统跟不上现实的需求 

各地城建档案部门各自为政地开发设计应用软件系统，重复开发导致浪费了大量的人力和物力，并由于现代信息技术的飞速发展导致了技术落后，跟不上现实的需求。 

7.城建档案网络建设资金缺乏 

数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致建设迟缓。 

二、城建档案信息电子化的发展趋势 

现代办公自动化、无纸化的发展趋势，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件资料、照片和图纸等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的电子化数字化档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。那么，城建档案馆的发展方向就应该是： 

1.建立、健全城建档案馆藏档案数字化。 

2.健全和开展城建档案电子化接收和管理。 

3.建设有着各地方特色城建档案的数据库，能更好地提供专业信息和专业服务，并传承承载着中国地方各自悠久历史的建筑的文化。 

4.建立真正的高效率的数字化城建档案馆，并做到多城市多馆互通互用。 

5.向专业特色的城建档案馆发展，向社会提供网上查询利用。 

 

三、城建档案信息电子化数字化的作用 

所谓档案信息电子化，就是把馆、室所藏档案资料以纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有： 

1.可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前多数基层城建档案馆室对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，利用低效率，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。 

2.缩短城建档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。利用者可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。 

3.城建档案信息电子化，可一次投入多次产出，节约经费，信息成果可多份拷贝。并能长效保存信息。 

第6篇：档案信息电子化范文

【关键词】城建档案电子文件; 存在问题; 措施

【 abstract 】 along with the rapid development of digital information, modern office has gradually in automation, paper records and electronic archives coexistence, the development trend and electronic files became an important form of the archives management. So to strengthen the construction of the municipal files electronic information, has become a cause of the municipal files the inevitable requirement of the development of and important content. This paper to electronic records management in analysis and put forward countermeasures.

【 keywords 】 electronic file of the municipal files; Existing problems; measures

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：

为了加强城建档案电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，2007年9月5日建设部了《建设电子文件与电子档案管理规范》,并于08年1月1日起实施，使城建电子档案有了统一规范，进一步促进了电子档案的有序发展。所谓城建档案信息电子化，是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

城建档案馆是接收、征集城市规划区范围内的城市建设档案和资料的重要基础，城建档案具有涉及部门复杂性、文体格式多样性、载体大小多样性等特点。因此纸质档案和电子档案一起保存必有诸多优点。一是减少了纸质档案的破损率，保护档案原件的完整性；二是增加了档案查阅的效率，减少人力、物力的浪费；三是增加了复制质量的可靠性。电子档案的重要性显而易见，但事实上，由于各地、各馆之间存在差异，电子档案的发展很不均衡。

一、城建档案信息电子化管理存在的问题

（一）馆库存储超负荷，电子档案发展缓慢。随着城市建设迅猛发展，城建档案馆接收的纸质档案越来越多，逐步形成了馆藏与存储空间不足的矛盾。我馆成立于1989年，从建馆初期的几千卷到如今的几万卷，并且随着建设工程的逐年增加，馆藏的档案也在快速增长，而计算机在档案工作中没有发挥其应有的作用和价值，只停留在档案信息输入、简单检索调档上，档案利用基本是以纸质档案为主，电子档案为辅，档案管理的信息化发展滞后。

（二）城建档案信息网络技术不能与时代同步，城建档案的标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于各地馆、室的档案业务水平发展的不均衡，案卷质量不高，各类城建档案的著录细则、系统软件相容性不强。城建档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个工作流程，缺少一个统一规范、统一标准，制约了城建档案信息工作电子化的应用和推广。部分城建档案馆虽建立了自己的网站，但内容仅限于馆藏、内设机构的职责和办事流程的介绍，电子档案没有真正实现信息化、网络化，造成档案工作效率低。

（三）档案信息电子管理人才的缺乏阻碍了电子档案工作的发展。随着高科技信息时代的到来，引进高端技术人才提高城建档案信息管理，实现档案信息电子化成为重点工作。但由于多种原因造成许多档案部门严重缺乏现代高技术人才，大部分档案人员现代技术水平偏低，只能满足于一般的计算机操作运用，即便是引进了现代化设备，也不能充分发挥其作用，更谈不上档案信息电子化了。

（四）忽略了电子档案的特性，城建档案信息安全得不到保障。电子档案与纸质档案有着十分重要的区别，一是电子档案的原始性不易判断和确认；二是电子档案的易更改性、易消失性。电子文件在起草过程中，操作不当就会就造成电子文件的损害或涂改甚至消失掉，直接影响电子文件原始依据的作用。三是由于电子档案的易改性和信息共享性造成档案的不安全性。如果忽略了电子档案的特性，对档案没有采取有效的保护措施，电子档案可以做到在网络的任何终端上去读取、更改于网络某一设备上的电子文件。其次电子档案的存放不当也将造成电子文件的安全隐患。

（五）城建档案信息电子化建设资金缺乏，制约了电子信息化发展。数字化、电子化所需相应计算机、存储、输入输出等硬件设备的大量资金投入，超出通常城建档案馆室所能承担的资金范围，常需要上级政府部门拨款，因此导致电子信息化建设发展迟缓。

二、城建档案信息电子化管理采取的有效措施

随着信息时代的到来，对城建档案的收集、管理、保存、查询、利用都提出了全新要求，而城建档案电子归档管理是一个以城建档案信息为核心内容的综合信息资源库。如何使电子档案进一步得到提高、利用，需采取以下措施：

（一）健全和开展城建档案电子化接收和管理工作。建立电子档案统一接收数据格式，充分开发和利用城建档案电子归档管理利用系统，对档案电子信息管理实行规范化和标准化。档案部门在接受收电子档案文件时，要对文件进行本单位规定的统一格式进行转化，以统一的格式存储电子文件，从根本上把好城建电子文件接收的入口关，确认其操作正常才接收，并定期对电子档案进行维护和检测，便于档案管理和信息资源利用。

（二）采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。

一是做好全程电子档案管理工作。在工程建设期间，城建档案业务指导人员应不定期到建设单位、施工单位和监理单位，对建设工程档案资料收集、整理、归档工作进行检查，结合工程特点，深入施工现场，帮助解决建设过程中出现的问题，保证城建电子档案的真实性、完整性和长期可读性。

二是加强城建电子文件的保管工作。电子档案本身固有的特性使得它与传统纸质档案的保护不完全相同。由于计算机和网络存在着许多不安全因素，必须保护城建电子档案的内容安全可靠。由于电子档案对软硬件和载体具有很强依赖性，因此必须购买质量好的磁盘或光盘进行刻录保存，以保护其能够长期处于可存取、可提供利用的状态。同时要对电子档案采取不同种形式进行保存，对重要文件实施备份，确保电子档案的安全性。此外，还应考虑库房设备、温湿度调节、载体材料的耐久性等问题。

（三）加强对电子档案管理知识的培训，提高档案从业人员职业素质。一是加强对单位职工的电子档案业务培训，组织档案人员去外地学习有关电子档案管理经验,提高档案人员职业素质，二是定期举办培训班，对建设、监理、施工、设计等单位相关人员进行培训，加强电子档案的接收质量。

（四）加大城建档案网络建设资金投入，努力建成数字化档案馆。电子文件从形成、传输到存贮都是通过计算机实现的，所以电子文件与计算机系统中各种设备有着密不可分的关系，也可以说计算机是生成电子文件的前提和基础。离开计算机的软、硬件平台，电子文件既看不见也摸不着。这就决定了电子文件对设备的依赖性。因此要积极与上级主管部门协商争取更多资金来购置设备，为数字化档案馆打下基础。城建档案电子归档管理是充分建立在现代信息技术基础上，利用计算机、多媒体、网络通讯及数据库等技术，通过网络通信技术实现档案信息的网络化存取以及信息的分布式管理，实现信息利用的无空间、无时间限制。通过充分利用城建档案信息网络技术建成数字化档案馆，真正实现档案数字化、存储海量化、结构合理化、形式多样化、技术标准化、管理科学化、信息社会化、业务网络化，满足社会各方面的需要，使档案馆成为无形观念上的信息“基地”和“中心”

（五）做好城建档案电子文件异地备份工作。为了提高城建档案工作应对地震、台风、雨雪冰冻等自然灾害和突发公共事件的能力，确保城建档案安全，充分发挥城建档案在各类灾害、事故的灾前预防、灾时应急和灾后修复等工作中的作用，各地城建档案馆要在做好馆藏档案数字化建设的基础上，加强与同城、其他省市建设（规划）行政主管部门之间的联系与协作。通过同城之间、省市之间的协作，积极开展本地重要城建档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作。

第7篇：档案信息电子化范文

【关键词】文书档案 信息网络 电子化

为提高文书档案管理的效率，改变文书档案管理方式，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学化管理，要提高文书档案管理水平，就必须采用新的管理方式和方法。要有创新意识、更新观念，建立档案信息网，将档案的实体管理上升为更高层次的档案信息网络化管理，目前国家档案局提出了文书档案管理的改革――文书档案管理信息的电子化应用，并开发出一系列档案管理软件，有些企业还自行开发出适合自己的档案管理软件来提高文书档案管理的水平，使档案信息资源开发真正的做到方便、准确、快捷，实现档案管理信息化的最终目标。下面就采用计算机进行文书档案管理信息的电子化的优越性谈一点我个人粗浅的认识。

一、操作方便，简单易行，便于管理，稳定性强

在计算机管理信息系统中，运用信息系统的自动分类功能，档案部门根据归档的要求，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上分门别类地记录下来，转化为电子档案，非常便于管理。由于每个人在实际工作中需求不同，根据自身的需求我们可以将将电子文件选择不同的工具来用于储存。比较常见的一些例如：光盘、移动硬盘、U盘、网盘等。这些均受外界环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

二、容量大，体积小，节省空间，保管经济

传统的纸质档案需众多的库房和装具来进行存放和保管，电子信息档案由于采取电子数码技术进行压缩，比较一些常见多用的技术有：光盘技术、扫描技术、缩微技术等等电子高科技广泛的应用于工作当中，这样一来就非常有效的增加了档案信息的存储量，电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的，可以通过数字化的整合将一个档案馆几十年、甚至上百年的馆藏信息都存储在载体中，使用者可以在任意地点、任意时间进行档案查阅。对存放场地要求相对较低，不需要耗用大量的人财物力。所以，它的特点是容量大、体积小、节省空间，保管经济。

三、能够有效加强档案编研工作，提高编研质量

文书档案管理信息的电子化的应用也促进了档案编研工作进程，把档案编研工作的档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转化为提供综合档案信息的高层次服务，通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案电子信息成品，向社会提供报务，使利用者直获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进企业各项工作的发展，它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作力度，下真功夫编写出一些时效性、特色性、专业性、实用性较强的档案信息资料的编研成果，确保编制出适合企业和社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量，实现档案信息增值，最大限度地满足企业和各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

四、能够有效改善、提高了案卷质量和目录编制质量

在实际工作当中文书人员使用信息管理系统，可以在很大程度上提高组卷的效率以及质量。这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，这样一来不但是克服了组卷的随意性，而且还能够起到确保归档材料的完整齐全的作用，既科学又规范。文书人员，可以根据计算机所列的清单确定归档文件，既能够防止遗漏，还能够确保案卷的原始性以及真实性。 使用计算机文书档案管理系统，可使目录的编制更加的规范、更加的便捷，录入存储的连贯性强，促进后续工作的跟进，而且还能提高编制速度，对错误或缺失信息可以随时修正、补充、增删，制成的目录册资料美观、简洁，用时信手拈来。

五、提高办公效率，检索神速，提升了文件传递的速度和安全性

计算机具有极快的运算速度和强大的信息处理功能，利用计算机整理文件，不仅可以收到事半功倍的效果，而且由于电子档案建立了完善的检索体系，最大限度地揭示档案信息。通过多种查询手段：文书人员可以从模糊查询，组合查询，分类查询这三者当中进行选择，从而选取最切合实际的查询方式，然后在档案库中进行检索，以找出有用的档案信息，因此，实现即时的查询、检索神速，加快了业务处理的速度，真正达到了简化整理、深化检索的目的。在应用计算机网络技术层面上，直接通过网络进行传递，从而根据工作的需求不但实现了可以随时随地的进行文件收发，而且还进一步的提高了文件传递的安全性，与此同时还更加节约了时间，既降低了人为因素的影响，又可发挥计算机管理优势，效率显著。

六、网络传输，实现信息资源的共享

在传统的手工操作中，普通的文书传递方法主要是通过工作人员只手互相传递，这种陈旧的方法不仅造成资金以及资源方面的浪费，在一定程度上造成文件和信息查找困难。在传阅的过程中，时间延误或文件丢失的情况时有发生，给档案管理人员归档和其他人员检索带来很大不便。公文网络传输，直接依靠先进的网络工具，网上适时传阅办理，可以在瞬间完成大容量信息的传递，不仅提高了流转速度，还有效保障了文书的安全，加快了现代社会工作节奏，它所起到经济效益和社会效益是不可估量的。档案部门通过网络联接，人们可以通过协议进行网上检索，利用更加便捷，提高了部门之间的了解、交流、协调、增强了业务联系，实现电子档案资源共享和高速传递，从而使档案资源得到更广泛地开发和利用。

这与目前提倡的――改进工作作风“八项规定”具体内容中的“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”的精神遥相呼应。

七、有利于档案管理的不断创新

配备档案管理所需要的计算机，扫描仪，光盘刻录机，互联网设备等现代化办公设备，运用这些设备来缩微档案资料，进行数字化，科学化处理及保存。为此，各级政府和单位不断加大现代信息化产业数字的投入，力争更多的经费，加大硬件设施建设和软件的升级。为档案部门利用现代化的档案管理模式，挖掘各方面的潜力，发挥自己的专业水平来存储大量的档案资源，有效的利用信息技术，来满足社会各界的需要，并将这类档案管理转化为经济效益，通过这些信息技术广泛运用，给档案工作注入新的活力和生机，创造出更为可观的社会效益和社会价值，为档案工作现代化，信息化的继续发展提供有力的保证。

八、强化了服务职能，提高了服务社会的能力

由于电子信息档案传输速度较快，资料上传、下载、传输管理过程便捷，能够确保其安全性，最大限度地满足利用者的需求。在服务内容上做到紧跟社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高质量档案信息。使之成为一个面向社会，面向大众，为广大人民群众服务的信息中心和文化阵地。在服务形式上做到上门服务、档案信息上网等多种形式并用，极大提高了档案管理工作服务社会的能力。

总之，为了更好的开发利用文书档案，就必须与时俱进，用信息化、科学化的头脑来改变和提高管理水平，提高和强化全社会档案利用的意识，普及档案知识，向社会传递档案信息，做到与时俱进，不断把新的技术应用于文书档案管理中，积极推广文书档案管理信息的电子化应用，从而才能不断提高文书档案的利用率，有效提升档案管理整体水平，使之更好地为企业的生产、管理、决策提供高质量的档案利用服务。

参考文献：

[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：62.

[2]周晖蓉.高校文书档案管理中存在的问题及其对策[J].边疆经济与文化，2010（5）：188.

[3]李春竹.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2009（21）：218.

[4]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008（6）：174.

第8篇：档案信息电子化范文

关键词：档案管理；电子信息化；措施；途径

1 档案管理电子信息化的优势分析

1.1 大幅提高了办公效率。档案管理电子信息化的最大优点是计算机的信息处理能力非常强，通过计算机软件对档案信息的处理，对文件资料的收集、统计、分类、存储和查阅等工作都变得非常方便、有序，避免了人力、财力、物力的过多浪费，提高了档案部门的工作效率；同时使二次文献信息的加工时间缩短，进而使得档案信息的时效性得以提高；档案管理电子信息电子化还能够实现一次投入、多次产出，其信息成果可以进行备份且允许任意的拷贝。

1.2 文件和文字信息得到充分共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。

1.3 增加电子文件保存的稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要。选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存u盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

1.4 提高了文件传递的速度和安全性。在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。

2 档案电子信息化管理的归档要求

在电子文件的归档过程中，应注意登记电子文件的容量及形成时间，特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分，因为文件只要修改其存储容量、时间，则和原来的文件是不一致的，这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改，如果发现文件被修改，应及时寻找原因，防止类似情况再次发生，并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩，当发现文件被加密时，应及时和文件形成者取得联系，给予解密。对压缩的文件，由于压缩工具众多，一人一个方法，不利于档案的提供利用，建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上，这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。归档拷贝的份数，一般为二套，分别存放在不同的地方，如果某些电子档案利用率特别高，可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误，但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的，这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间，档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案，在经济能力允许的情况下，可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。

3 电子档案的保管和维护措施

电子档案的保存，首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境，一般是指脱机存储而言，因而要达到有关要求如归档光盘应直立排放，严防变形，不得擦洗、划刻、触摸盘片的处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中，有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中，防磁柜平时尽量少开启，防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境，不仅可以延缓载体的自身老化，而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。电子档案载体，特别是磁性载体，极易受到保存环境的影响，即使在良好环境下，也难免不发生信息丢失或读取错误的现象，这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致，所以对保存的电子档案，应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保管情况、光盘驱动器的发展和兼容情况、计算机操作系统变化情况、硬件环境的变化情况而定，当上述四个条件任何一个发生较大变化时，应考虑有必要进行转存，转存时特别要注意选择最新型号的光盘、驱动器、计算机操作系统和硬件环境，这样下次转存的时间间隔可长一些，同时原光盘至少应保存一个转存周期，以防万一。

4 实现档案电子信息化的途径

4.1 档案信息数字化。档案信息数字化是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式，进而形成了新的文件和档案。称为电子文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快、多种信息集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性，使人们获得与处理档案信息的方式发生深刻的变革，档案信息的检索查询和提供利用更加方便快捷，可使档案信息实现资源共享化，更大限度的满足企业对档案信息利用的需求。实现了档案信息数字化就为档案信息网络化打下了基础，档案信息数字化是实现档案电子化的有效途径。

第9篇：档案信息电子化范文

进入21世纪以来，随着全球化、信息化和网络化的发展，现代信息化技术得到突飞猛进的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，对档案电子管理和信息化建设而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的。

一、档案在信息化建设中发挥的作用？

档案是社会发展的“记录仪”，是社会信息的“储存库”。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。它是一项技术基础工作。尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。在学校档案管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。？当今社会正步入一个新的技术革命新时代，档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，档案管理电子化、信息化管理势在必行。？而信息化技术就彰显出独特的魅力。

二、实现档案电子化是时代必然要求

当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术的结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。所谓电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，这给档案管理带来了一次革命性的挑战，档案工作者只有对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

（1）文件记录方式多样，变化性大。传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作效率较低，而且受传统归档方法的限制，查阅检索较为不便，难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷地进行存储归档。？

（2）与传统的纸质档案相比，电子档案信息具有非直读性的优点。电子档案以数字编码将内容记录在载体上，如磁带等磁性载体上记录信息的“磁畴”极性是物质内部的物理特性，无法直观看到；光盘载体上记录信息的斑点是由激光刻写的。此外，电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密等技术处理，所以即使有相应的设备，如果不解压、解密也不能读取其存贮的内容。？

（3）电子档案对元数据和背景信息有很强的依赖性。一方面电子档案的元数据必须依附在文件信息中，否则将无法恢复电子文件的原貌；另一方面，电子档案的前身是电子文件，其传送往往是在网络上进行，操作者互不见面，体现背景关系的信息直接反映在电子文件上的可能性较小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或补充这部分背景信息，将会给将来的档案的有效利用带来隐患。

（4）电子档案减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作效率。在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，在提高归档质量和检索速度的同时，也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

三、当前开展档案信息化建设的主要不足

（一）软件开发多头现象还比较严重

存在以下现象：一是上级机关开发的软件往往不能满足下级机关的实际工作需要，单靠行政手段予以推广。而下级机关为满足本单位的工作需要自行开发软件，其个性有余，共性不足，缺乏标准。二是一个单位运用多套系统进行数据录入，技术上难以解决数据整合，造成操作人员重复劳动，档案信息收集整理困难重重。存在上述现象的原因：一是缺乏详细明确的规范化标准和实施细则，使软件开发工作混乱无序。二是缺乏权威机构牵头，造成软件开发重复和浪费。就档案信息化建设而言，要围绕全国档案信息化建设的目标、任务和原则来开展工作，要严格遵照权威机构的档案信息化标准开发软件、建立数据库。

（二）部门重视程度存在不平衡

业务部门对档案信息化建设的态度还存在可有可无的想法，在软件开发过程中部分同志还存在等和靠的想法，不肯在提供需求和测试中付出太多精力。技术部门的软件开发队伍不够稳定，人力不充分，不能及时解决系统使用中发现的不足，及时加以完善。档案管理部门因人员、经费等原因，只能忙于日常工作，难以在宏观上积极引导。

（三）复合型人才不足

目前，既懂技术，又懂业务的复合型人才不多，信息化建设往往需要人才合作才能完成，工作中由于沟通困难消耗精力比较大，影响工作效率。就档案信息化建设而言，要选拔和培养具备精通档案管理专业、熟悉本单位业务流程、掌握基本的计算机管理知识，能准确提供软件开发需求，与计算机专业人员能熟练沟通、有丰富的实践经验和较强的事业心的档案管理干部。

四、对今后开展档案信息化建设的展望

（一）总体规划，分步实施

档案信息化在我国是一项新事物，目前并没有形成一套较完整的理论，没有一个档案现代化、信息化的指标体系。国家档案局2002年《全国档案信息化建设实施纲要》中提出，档案信息化是以资源建设为核心、信息网络建设为基础、信息法规、标准为保障的综合体系，是一个很复杂的系统工程，绝非轻而易举。需要资金，需要人才。我们要科学地进行档案信息化建设首先必须对其有一个基本正确地的认识，这样才能克服盲目性，避免在资金、人力、物力和时间等方面造成不必要的损失。我们要认真分析研究，按照上级和院信息化总体目标和阶段要求，着手调研、制定未来的档案信息化建设目标和发展规划，使档案信息化与院信息化保持同步发展。同时，要清醒地认识到档案信息化不是一蹴而就的，必须制定详细、周全的实施方案，分批分阶段地实现。