智能化档案管理精选(九篇)

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第1篇：智能化档案管理范文

关键词：档案管理；智能化管理；发展趋势

中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：1672-3198（2013）08-0164-01

1计算机时代下的智能化管理

随着信息时代的到来，计算机技术已经运用到档案管理之中，使得档案管理具备了硬软件基础，如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门，而在查询、利用、存储等一系列的应用中，都建立了软件支持，如联机数据库、网上信息咨询平台等，这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下，如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来，这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件，刺激了档案数据库中信息资源的建立。

从档案管理自身发展来看，其一，随着信息化时代的到来，档案管理的数量、种类不断增加，其形式不断发生变化，如现代的电子档案、数字档案、快照档案等，这就刺激了原来的档案管理方式的改变；在人类知识化的今天，档案容量不断增加，其内部信息量的增加，必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证，而要实现对新形式、新内容档案的管理，必须借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人们的知识容量提升，对知识的要求量远远超过以前，这就要求具备大容量的共享信息，而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台，这就利于实现档案价值。其二，现存档案自然老化、人为损失的现象严重，而采用智能化档案管理方式，可有效保护档案原件、延长档案寿命，同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险，并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理，这对保护原档案起到了积极作用。

2档案管理智能化发展趋势

2.1智能化存储

与传统的档案管理方式相比，智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征，其改变了传统的纸张、书本档案库形式，依靠智能系统运行智能存储管理软件，来支持多种文件和操作系统，以实现存储资源的虚拟化。计算机智能化存储其最重要的特征就是信息容量性，在现代档案信息大容量的环境下，计算机以数字化、程序化的存储方式，缩小信息空间，以数据库、内存等形式，将信息进行存储，这就提升了信息的存储空间。其二，提升存储设备之间的信息联系，并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能，有效提升了档案管理的安全性，实现了档案保存的完整性和信息的全面性，利于实现档案使用价值。

2.2智能化检索

随着计算机技术的发展，文献检索的智能化特征越来越明显。在现代档案管理中，答案存在的形式越来也多，既有文字、数字，也有图文、声像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存储信息，也有异地存储信息，而要获得相关性的信息，仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用，而在智能化管理条件下，计算机将档案信息进行归类后进行整体性存储，在检索过程中，以文献、检索词等信息为基础，对文献进行分类排列，这就提升了文献检索的准确性和范围性，使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献，而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类，突出了文献的重要性和性能，进而提升了文献选用率。

2.3智能化应用

档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些专业性、科研型共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径的拓展，有效提升了档案管理的价值。

3提升档案管理职能化的措施

3.1完善管理机制

各种档案信息资源都存在一定的逻辑性，在信息录入后，就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系，在进行计算机网络化管理中，一定要将其进行统一化规定，从而提升数据库的完整性和安全性；制定统一性标准，管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标，这就要求进行规范性的制度约束，强调各个管理部门与管理信息的链接性，以实现档案信息网络畅通无阻。

3.2巩固保障因素

在进行硬软件建设中，要加强专业数字化设备的设置，实现配备的统一性，实现硬件设备的型号统一、购置统一、内部系统统一；充分利用设备功能，实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能，为智能化档案管理提供有效保障。

3.3提升人员素质

加强档案管理人员的专业技能培训，面向档案管理的基本技能与计算机技能，尤其是计算机系统和网络安全防护知识，保障管理工作的信息安全性和工作的科学性；注重基础性工作管理，加强收集、整理、保存等环节的协调性，保证档案管理质量化；加强素质教育与培训，促使工作人员树立良好的岗位意识、职责意识和服务意识，提升档案管理智能化的质量。

参考文献

[1]王秋霞，徐忠勇.档案信息数据库建设原则研究[J].档案学研究，2011，（02）.

[2]邹吉辉.论档案信息检索智能化趋势[J].浙江档案，2010，（04）.

第2篇：智能化档案管理范文

关键词：国土资源；电子档案；管理；智能化

中图分类号：F301.2；G271 文献标识码：A 文章编号：1674-0432（2013）-04-0054-1

0 引言

近些年来，电子信息技术的发展为人类的生活带来了极大方便，丰富了人们的商务活动。目前，利用网络开展交易已经成为人们购物交易的重要组成部分。在传统的交易管理中，所产生的各种合同档案等手续，将逐渐被电子文本所取代，这就给传统的交易档案管理思想带来了挑战。电子档案的逐渐增多，为档案的管理带来了极大不便，采用现代化的电子档案智能化管理，逐渐成为电子档案管理的新趋势。

1 电子档案管理的特点和现状

电子档案管理不同于传统的档案管理，纸质的文件逐渐被电子文件所取代，而电子文档具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。首先，电子档案主要发生在虚拟的网络空间中，并且电子档案的各个环节产生的交易记录和交易信息具有虚拟性。在进行电子交易时，会产生很多虚拟的电子档案，其档案管理数量多，虚拟性强，在管理上存在着一定难度。其次，电子档案具有复杂性，电子商务档案通过数字信息直接存储在存储介质上，人们无法用肉眼识别文件信息，只能借助于计算机才能进行阅读和记录。同时，存储在介质上的信息不尽相同，这在客观上就造成了电子商务档案信息的复杂性。最后，相对于单一的纸质档案，电子档案信息具有集成性，很多复杂的电子信息可以存储在同一份存储介质上。因此，在管理电子商务档案时，要针对其档案特点进行合理的管理。目前，随着计算机系统的发展，电子档案管理正在朝着智能化管理方向上发展。

2 国土资源电子档案管理智能化趋势

2.1 电子档案信息存储的智能化

电子档案的存储和查询以及改写都需要依赖于计算机和网络系统。电子档案的智能化存储主要是通过计算机的运算和控制功能存储到相应的存储设备之中。智能化的电子档案信息存储系统，通常能够实现存储资源的透明式管理和访问，同时还要能够完成存储资源的虚拟化和统一管理，分级存储管理，存储安全控制和存储设备安全预警等一系列功能。在未来，智能化的电子档案信息存储可以集存储与管理与一体，能够保证存储的数据能够被应用系统安全访问，并确保数据在系统出现故障时可以迅速恢复。对电子档案而言，电子档案信息存储智能化可以有效提高存储系统的实用性和可靠性，能够及时发现存储系统的运行故障，及时保护数据不受损坏。总之，智能化的电子档案信息存储功能，将会提高整个电子档案的管理。

2.2 国土资源电子档案信息检索的智能化

电子档案信息管理智能化不仅包括电子商务信息存储智能化，还包括电子信息档案检索智能化。电子档案信息的检索在电子商务信息智能存储的基础上，以文献和检索词的相关度为基础，按照相关度进行匹配排序，在结果排序的同时考虑相关性和重要性，使相关性分析更为准确，更能将与用户愿望最相关的文献排在前面，提高电子档案信息检索的效率。随着科学技术的进步，电子商务档案智能化信息检索将会更加人性化，利用人工智能开展电子档案信息检索会提高电子档案的管理，为电子档案管理提供更为智能化的、人性化的管理。

2.3 国土资源电子档案应用的智能化

电子档案的智能化存储和智能化查询为电子的顺利进行提供了重要的作用。借助于电子档案信息，智能化的存储和查询系统可以为企业提供较为便利的数据分析和信息整合。首先，智能化的管理可以有效的将相关资源进行整合，建立相应的数据库，为企业的营销策划提供数据支持。其次，在进行企业客户资源管理同时，智能化的电子档案信息管理可以提供智能化的客户关系管理系统，通过智能化的客户管理系统来加强对客户的服务质量，提高客户的满意度。最后，电子档案智能化管理中，智能化的数据分析和资料查询将会大大节省国土资源档案管理员工的工作量，提高的工作效率。

参考文献

[1] 张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（6）.

[2] 姚凤臣.电子商务档案管理的智能化趋势探析[J].华章，2012（19）.

[3] 陈一红.电子商务档案管理面临的问题及其对策[J].档案，2011（6）.

[4] 沈江胜.关于电子商务档案管理的两个问题[J].黑龙江史志，2012（12）.

第3篇：智能化档案管理范文

城建档案工作是城市规划、建设和管理过程中一项重要的基础工作，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法检查的重要依据。城建档案是城市建设的历史记录，是城市可持续发展的重要生产要素、无形资产和社会财富。城建档案在进行社会管理、提供公共服务、保障城市生产生活秩序、维护城市安全、应对城市突发事件等工作中具有非常重要的作用。新时期城建档案管理工作要做到“为事业而为”，“有为才有位”，才能充分展示城建档案管理工作在公共事务管理中的位置和作用。

坚持“依法治档”

城建档案管理工作只有在法律法规保证下才能实现可持续发展。以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《工程质量管理条例》等国家层面的法律法规以及各省市出台相关的政策法规，为我们做好城建档案管理工作提供了强有力的法律支撑。在实际工作中，一是要加强法律法规的宣传，使建设、施工、监理部门明了向城建档案管理机构按质按量及时移交城建档案是应尽的法定义务，改变建设单位“一重、一轻”（即重视抓工程项目的建设，轻城建档案归档报送）的现象。二是要推行档案管理从业人员资格培训考试、资质认证制度，不断提高基础档案人员综合业务素质，纠正建设单位对档案人员安排的随意性，确保从业人员相对稳定。三是积极推进城建档案的执法检查。城建档案执法工作不仅是贯彻执行城建档案法律法规的有效手段，而且是城建档案行政管理部门依法行政的重要形式，同时又是促进各单位依法管档、确保档案安全与完整，为国家积累档案信息资源，提高档案管理水平的重要环节、因此，各单位要充分认识城建档案执法工作的重要性，把城建档案执法工作落到实处，常抓不懈。

明确“身份”，确定性质

城建档案馆是各级建设、规划行政主管部门所属的事业单位。2000年我馆经市人民政府批准成立“天津市城建档案管理处”，与城建档案馆合署办公，实行“两块牌子，一套人马”。从形式上赋予了城建档案事业机构以管理职能，履行市政府管理城建档案工作专门机构的职能，但由于“身份”问题，其行政管理职能在实际工作中难以得到很好的体现。当前国家正在启动新一轮的事业单位分类改革，其中具有行政管理职能的事业单位可按“参公”管理，城建档案馆虽归口城市建设、规划行政部门管理，但并不是一个部门的档案馆，而是国家专业馆。城建档案工作是面向全市的，城建档案不仅产生于某一个系统，而且涉及到许多系统的专业领域，这就使得城建档案的范围极为广泛。随着城市建设的发展，新的公共市政事业的兴起，其范围也在不断扩大，城市建设内容有政治、经济、军事文化，有物质文明建设，还有精神文明建设等，而且这些内容都是互相关联的，城市建设各方面的问题关系到各行各业，而各行各业的问题反过来又影响到城市建设的不同方面。这就决定了它具有综合性的特点，决定了城市建设具有内容庞杂，广泛性强的特点，管理的是城市规划、建设、勘察、设计、地下管线等重要工程档案，如果没有其赋予城建档案行政管理职能，必然会影响到城建档案事业的发展。因此，在这一轮事业单位分类改革中，国家层面，省市层面建设、规划行政主管部门应积极主动向各级编制部门反映城建档案馆的工作职能，力争纳入“参公”管理。这样，一是有利于职工队伍的稳定，解决职工的后顾之忧，二是有利于吸引人才，三是解决了单位的经费列支渠道，四是有利于有效实施行政管理职能。

充分发挥城建档案信息资源作用

城建档案作为社会共享的信息资源，是社会发展和城市建设过程中不可缺少的宝贵资源，城建档案工作不仅是收集管理，关键在于利用，把“死档”变成“活档”，更好地发挥城建档案信息服务城市建设发展，服务于政府决策，服务工程建设项目，服务广大人民，这样才能不断提升城建档案管理工作在社会公共管理的地位。

要充分利用行政措施和法律法规手段加大接收力度，由于城建档案产生于不同的行业各部门，特别是地下管线档案，涉及单位多，执行标准也不尽相同，资料保管各自为政，很难形成共享的社会资源。仅凭城建档案馆工作人员为建设单位提供业务指导服务来取得建设单位理解和支持是不够的，要辅以相应的措施配套，把工程建档服务放在首位，采用提前介入，现场指导，跟踪管理等多种方式，从工程建设的源头抓起，做到工程建档与工程开工同步，档案整编与工程进展同步，档案验收与工程竣工验收同步，使建档的指导、检查、监督贯穿于工程建设的全过程，才能扭转城建档案接收难的局面，确保城建档案最大限度地接收进馆。同时，广泛征集、收集具有保存价值和地方特色的档案资料进馆，不断丰富优化馆藏，提高其利用价值。

1、合理制定归档范围，精简接收内容

全国的城建档案馆在开展城建档案特别是工程档案管理工作时，都根据本地实际情况制定了进馆范围和归档内容，作为工作的依据和标准。建设部2002年颁发的《建设工程文件归档整理规范》也对建设工程的归档内容作出详细的规定，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件六个部分共计200多项，信息量巨大。但是通过工作实践证明了一点，有些归档文件中包含的信息大量重复，比如，天津城建档案馆接收的工程档案里，大多数工程准备阶段文件和规划审批管理档案中的文件重复；通过对档案利用情况的统计对比分析，相当数量的施工文件，比如混凝土抗压强度实验报告、隐蔽工程验收记录等文件的利用率几乎为零。这其中很大的原因是重复归档，多套保管。另外，施工文件里包含的各类信息的结果在监理、竣工验收等文件和竣工图中有所反映，产生了信息交叉。

针对这些情况，我们认为：随着城乡建设的不断发展，城建档案工作者们有必要重新审视和制定新的建设工程进馆范围和建设工程文件的归档内容，提高工程进馆的标准，大量减少接收进馆工程的数量；精简建设工程文件的归档内容，减少接收档案的数量。双管齐下，并且形成一个长效机制，长期坚持下来，就有助于改变库房容量紧张的局面和现象，让城建档案馆成为真正意义上的永久保管城建档案的基地。

2、档案接收工作与利用工作接轨

丰富馆藏是利用工作的基础，而档案的接收是丰富和优化馆藏的唯一途径。所以要注重强化档案接收，抓住重点，超前控制，围绕馆藏档案的利用热点来指导和进行档案接收工作，才能逐步完善馆藏档案的结构。城建档案馆作为一个地方档案事业的重要组成部分，其历史使命在于服务这个地区、这座城市，通过服务来发展、壮大自身，所以其发展动力也来源该地区、该城市。为此，要优化馆藏,就必须面对和置身于能丰富自身的这座城市,吸收其能全面、生动反映地方现代化城市建设的各种信息资源。因此，为了更好地服务社会进步和城市发展，城建档案馆在摸清自身家底的同时，必须着手制定接收规划，强化接收工作，抓住馆藏档案的服务热点来制定接收城建档案的重点，并确定超前控制的工作思路，严格把好进馆关。

3、加快城建档案信息化建设市利用手段

城市建设的不断发展使城建档案呈几何数增长，其拥有的信息量急剧膨胀。而计算机技术、网络技术、通讯传播技术以及多媒体技术的互相渗透和融合，为城建档案数字化建设提供了可能。城建档案只有通过这一现代化手段，促进城建档案资源的开发利用、保存和传递，使社会更广泛的了解城建档案，更方便的使用城建档案，更加深刻认识城建档案的作用，使城建档案工作从“默默无闻”中走出来，使城建档案信息从“静态”、“封闭半封闭”的状态下“动”起来，我们的工作只有在社会上有了知名度，才能有地位、有价值。

第4篇：智能化档案管理范文

关键词:档案管理;技术;文件

中图分类号:G27文献标识码:A

文章编号:1009-0118(2012)09-0248-01

一、摩尔定律下的硬件发展

摩尔定律,是由因特尔创始人之一的戈登摩尔提出来的。其内容为:当价格不变时,集成电路上可容纳的晶体管数量,约每隔18个月就增加一倍,性能也将提升一倍。换言之,每一美元所能买到的电脑性能,每隔18个月就要翻两倍以上。这一定律虽然没有那么精确,但是却深刻地揭示了现今电子科技发展的惊人速度。作为全球最大的处理器研发厂商,因特尔在2012年了22纳米的处理器,使得计算机的性能再次得以大幅度提升。而CPU的研发只是硬件的一个标志,实际上目前的硬盘技术、显卡技术等都得以了长足的进步。

在现代化的档案管理工作中,从文件生命初始产生,到文件归档和档案的保存和利用,都难以离开计算机软硬件系统。因此我们必须充分重视硬件发展给档案管理事业带来的便利和进步。但是面对市场上庞大的软硬件供应商,很多单位的采购人员都无从选择。在此有必要讨论一下在档案管理现代化中对硬件采购的要求:

(一)前瞻性。在摩尔定律之下,计算机硬件发展迅速,而我们在使用中也不可能经常性更换机器,因此在采购硬件时必须要有前瞻性,以满足在未来时期的硬件需求,但同时也必须注重成本的控制,这样就要求我们购买的是性价比较高的产品。

(二)适用性。每一个不同级别的档案馆、企事业单位的档案管理机构,规模与功能都各不相同,对配套软硬件的需求也就各不相同。其在采购软硬件时要考虑到自身的情况而进行定夺,适用于自身即可,以避免出现性能浪费和性能紧张的情况。

(三)稳定性。在采购系统时还要考虑到系统平台之间的兼容性,这些都影响了整套档案管理系统的稳定性。新上市的系统往往会有BUG或者兼容问题,我们在管理工作中,要尽量避免出现问题,所以要从源头上就考虑系统的稳定性。

(四)易用性。我们的档案管理工作人员虽然大多具有很高的专业素养,但是并不都是计算机专业型人才,在采购系统时要考虑到系统对于大部分人都易用,这一点很重要,否则后期的维护和使用将遇到很大的困难。

二、档案管理技术的现代化趋势

(一)档案管理的数字化。目前档案管理的数字化可以分为两部分,一部分是其原始形态为非数字化,我们要对其进行数字转换;另一部分就是其从产生伊始就依托于计算机平台,直接以数字形式记录在案的。由于纸质文档在查阅和保存方面具有很多局限性,我们对纸质文档进行数字转换具有很强的现实意义。随着计算机的普及,对档案的管理已经逐步实现了数字化,这也是现代化档案管理的首要特征。数字档案管理具有易保存、易查询、容量大等优点,是传统档案管理的重要进步。计算机和网络是数字化技术的核心构成,随着其普及,目前我国各个档案管理部门都能实现基本的数字化。

(二)档案管理的自动化。在文档生命周期的三个阶段,可以由三个不同的信息管理系统完成其该阶段的任务,从而实现了档案管理的自动化过程。在电子办公环境(OA)下,可以将档案管理模块化,为每一个模块设计管理系统。如在档案产生初期,即文件阶段,应用电子文件管理系统,在文件的初始就对其进行自动记录保存,每一个模块无缝链接,自动记录文档的全部生命周期。在完成记录后,还要自动生成目录索引,以方便后期的查找,这是档案管理自动化的理想模型。例如上海通用汽车有限公司,在08年就完成了档案信息自动化管理,跻身中国信息化500强之列。

(三)档案管理的智能化。数字档案具有虚拟性、复杂性、继承性等特征,所谓智能化就是在数字档案管理过程中,利用计算机软硬件的配套系统,对档案对象进行可以代替某些人工服务的智能化存储、归类、分析等业务。从计算机硬件要求来看,智能化需求高兼容性的设备端口,以便与各类输出输入设备连接;其次还需要高扩展性的硬件平台,以适应智能化处理设备的添加;然后还要有很强的网络传输能力和存储能力。从计算机软件要求来看,贯穿于数字文件的生命周期,可以分为智能化的存储、访问、检索、数据分析、安全保护等几个模块。智能化的数字档案管理将节约大量人力物力,同时有效地提高办公效率。

三、档案管理技术现代化的要求

在21世纪的今天,我们处在一个科技迅速发展的新时期,我们在工作时要充分应用科技给我们带来的便利与进步,这是一个思想观念上的转变。这一转变,意味着档案管理的工作人员要接受先进技术与思想,学习现代化的档案管理技术。同时还要结合我国国情,坚持科学发展观,要有为我国档案管理事业的现代化奉献的精神,投入到社会主义现代化建设的大潮中。

另一点,档案管理还有研发和更新设备,学习国内外先进管理技术和经验,熟悉档案管理的硬件平台和软件系统,熟练掌握数字化档案管理的每一个程序,能够为其他部门的工作提供良好稳定的支持,实现档案管理人员的最大价值。

除此之外,还要进行定期的集中培训学习,并且与先进的档案管理部门要有沟通交流。

社会愈向前发展,所产生的档案资料就会无限增多,但如果我们能以现代化技术对档案进行数字化管理,相信定能化繁为简,使我国档案管理事业向前迈进一大步。

参考文献:

[1]高晓玲.谈如何实现企业档案管理现代化[J].企业导报,2011,(11).

[2]黄玉明.电子文件管理建设的需求分析[J].中国档案,2011,(2).

[3]阎淼.浅谈档案管理电子化[J].科学之友,2011,(9).

第5篇：智能化档案管理范文

【摘要】档案管理归根结底是信息资源的管理，如何对信息资源进行合理的管理受到越来越多企事业单位的重视，智慧档案管理就是在信息化的基础上产生的，并且成为新的发展趋势。

关键词 档案管理；智慧；信息化

互联网的飞速发展，使得信息的透明程度越来越大，智能化程度越来越高。档案管理显得越来越重要，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势。

一、新技术发展与数字档案馆的局限性

数字档案馆的产生，解决了传统档案存储的很多问题，比如存储的数量限度，传播的途径及安全性等等都有了很大的提高。给档案的管理工作带来了革命性改变。但是数字档案馆受很多因素的制约，有一定的局限性。在理念上，数字图书馆只是改变了外在的条件，但没有在管理方面实现真正的革命，只是依托信息化实现了档案本身的改革，并没有在管理档案实体上有革命性的进展。在技术上，数字档案馆相比传统档案馆，建立了多元化的享用中心，达到了信息镜像化，使大众利用起来更便捷，但是不能帮助管理人员对档案开展业务工作和信息筛选，无法按照档案信息用户的思维进行档案的管理。在资源上，数字档案馆信息资源受到传统档案馆档案信息基础的限制。它的核心资源是数字化的档案信息，还有原生态的电子档案。难以突破传统档案馆既有的局限性。

解决这个问题需要新思路，还需要研发新技术。档案部门在巩固数字档案馆的同时，还需要提升它的建设成果。采用云计算、物联网等新技术，建立智慧档案馆，并探讨如何实现档案管理的智能化。将档案信息化建设推向新阶段。

二、智慧档案的服务方向

智慧档案馆是在互联网、云计算等新技术的基础上构建的一个智能模块，这个模块可以实现管理的多元化，丰富档案资源，还具有自动感知和处置档案信息能力的功能，是一个提供档案信息泛在服务的新型虚拟档案馆。

智慧档案馆能够在数字档案馆的基础上，利用现代化的各种高科技，如采集终端和各类有线、无线宽带网络技术，把物联网、互联网和移动互联网等网络都联通起来，并时时采集档案的环境信息、档案变化的动态信息。使智慧档案馆在信息提取方面拥有绝对的智能化，并能随时对档案的资源进行反馈，对客户实现智能服务。

这里能最大化地发掘数字档案的资源和传播优势，在数字档案馆信息化的基础上，运用更发达的通信技术和科技手段，对档案的资源进行分析整合，并感知动态的档案信息。在对档案进行收集整理的时候，对用户的需求做出智能响应和智能支持。为档案馆中人与人之间的交流和沟通提供了更便捷和人性化的基础条件。

三、智慧档案管理的特点

智慧档案馆的智能化，不仅要在数字档案馆的基础上进行技术革新，还要在管理方面树立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，让档案的使用范围更加广泛。建立资源多元化，感知更全面，综合处置能力更强的档案室，建立更先进的档案管理体系。使档案的处理工作在一个综合处理平台就能完成。

（一）资源多元化，档案资源作为智慧档案馆的基础。决定着智慧档案馆智能化程度的高低，资源越多，涉及的信息越广，各个媒体和网站的信息都可以成为智能档案馆的信息构成。智慧档案馆的资源多元化，还体现在它的管理模式上，由于资源面广，不同的档案有时需要不同的管理方式，所以资源多元化又造成了管理多元化。

（二）感知更全面，感知是一种预测能力，是智慧管理第一要求。在智慧档案管理方面，既需要高科技的手段进行自动化管理，也需要管理人员拥有高端的管理策略。在将互联网和档案实体联系起来的同时，也需要对档案内容和档案管理信息进行交互式的信息交换和通讯。通过RFID 技术，可以实现对档案实体的感知、档案内容信息的感知、档案管理信息的感知。对档案内容的感知，通过识别数据，整合档案资源信息来抽取和挖掘档案的内容信息。对档案管理状况的感知，这主要是人为因素，通过管理人员的管理能力，管理技巧来智能化检测和评价档案的管理状态。

（三）综合处置能力更强。智慧档案的管理先进之处在于它具有完善的处理应对和反馈机制。将档案信息的需求特征通过解析和识别，对应相应的管理策略，利用管理人员的管理经验，对感知到的档案信息进行评价，进一步获得对档案信息的处置能力。提高了档案信息的保障机制和查全率。对档案管理业务工作需求的应对与处置，在档案实体和管理信息上得到了综合的分析。

建设智慧档案馆是一个长期的过程，更是一项复杂的工作。在技术方面，管理方面的软件方面都会遇到诸多问题。技术的发展和推进，让智慧档案馆的建设有了一定的基础保障，但在管理方面还缺乏很多政策支持和理论支持，法律规范也不是很完善，没有统一的标准和规范，在很多方面都不是很完善。

参考文献：

[1] 许德斌. 智慧城市新环境下的智慧档案[J]. 山西档案,2014（05）:72-74.

[2] 方雪. 智慧城市背景下的档案信息化[J]. 管理观察,2014（13）:51-52.

第6篇：智能化档案管理范文

【关键词】电子信息 工程建设 特点

1 前言

信息技术的应用主要包括有计算机硬件、软件、网络、通讯等技术。随着科学技术的不断发展，各种电子商品以及技术被广泛的应用在人们的生活、工作中，尤其是在工程建设方面，电子信息应用在工程建设中，对社会的发展有着非常重要的作用和意义。然而，电子信息作为一项长期的工程，其在发展过程中，对技术的要求非常高，需要的资金较多，操作的系统较为复杂等，所以，在实际操作过程中，相关管理人员应该建立科学的操作系统，进一步实现信息化的工程建设。

2 电子信息在工程档案管理中的作用及其特点

档案管理在工程建设中是一个非常重要的环节，具有独特的、不可或缺的地位，而电子信息能够作用于档案管理中涉及的设计图纸、工程文字叙述等重要的资料，对工程的建设起着推动作用。所以，在实际操作过程中，加强对电子信息管理，是提升工程建筑企业市场竞争力度的核心内容。电子信息在档案管理中主要是指电子文件、电子图表以及电子图书等，与常规的档案管理相比，电子信息档案管理的特点有以下几点内容：

（1）电子信息在计算机设备中才能够使用，所以，电子信息的储备是一个全方位、数字化的管理模式，其通过计算机的相关处理，实现工程建设中信息资源的共享。

（2）电子信息在工程建设中，不受时间、空间的限制，为人们提供便利的使用条件。

（3）在使用过程中，人们能够依据自己的需求对电子信息进行调整，其在使用的过程中随意性较强，通过电脑获取信息更加便捷、快速，为人们节省更多的时间。

（4）电子信息在使用的过程中，具有智能化、集约性等特征，电脑为信息的储存以及使用提供智能化操作的平台，电子信息的智能化是建立在先进科学技术的基础上。智能化操作是电脑技术发展的不然趋势，电子信息在使用过程中，能够实现对施工现场的真实模拟，使信息化处理更加科学、合理。

3 加强电子信息管理的有效措施

在工程建设的过程中，电子信息管理是非常重要且不可或缺的一部分。所以在实际操作中，应该及时储备好相关信息、合理使用以及科学处理等，为工程建设的顺利进行提供有力的保障[1]。

3.1 加强电子信息的存储

移动硬盘以及U盘是人们储存电子信息常用的工具，其在使用的过程中具有便于携带、移动等特点，适宜长期储存，且不受外界环境（空气、水、雾霾等）影响。但是，电子信息在工程建设中使用的时间还处于起步阶段，经验不足，所以，在使用过程中，相关人员应该考虑如何做好电子信息存储工作是非常必要的，对其进行复制、粘贴、云存储等，能够有效的预防信息的丢失，为电子信息的储存提供便利的条件。

3.2 健全电子信息管理体系

随着科学技术的不断发展，工程档案管理模式不断由直线发展成为平面结构，而电子信息的出现，使工程建设中的档案管理模式丰富多彩[2]。所以，在实际操作中，单一的平面管理模式已经不能满足人们的需求，人们应该不断建立健全的电子信息管理体系，实现工程信息的有效、科学管理。

3.3 合理规划电子信息归档

电子信息在归档储存的过程中发挥着非常重要的作用，相关人员应该认识到电子信息管理的内容以及必要性，对电子信息进行管理的过程中，应该专业化的对其进行储存和分类，确保电子信息的原始性，保证其正确、可靠性。

3.4 加强电子信息智能化管理

实现电子信息智能化管理是确保信息准确的有效途径，在工程建设过程中，电子信息智能化主要体现在信息的开发利用，结合施工现场的实际情况，不断吸收科学的管理措施，完善电子信息运行体系，进而实现电子信息管理的智能化，推进工程建设的现代化发展。

4 电子信息在工程建设中的发展前景

电子信息在工程建设中具有快捷、方便、容量大等优势，所以成为工程建设中非常重要的环节。电子信息的不断发展，推动国家经济建设的前进，使国家的电子信息不断面向全球的方向进军，电子信息的规模化以及网络普及化，决定着工程建设的发展前景。同时，电子信息还具有国际化的优势，被广泛的应用在各大工程建设中，并推其向国际化发展，使其成为电子行业发展的龙头。随着社会经济的不断发展，网络化的信息时代成为电子信息发展的必然模式，进一步推进信息化向工程建设中发展，推动工程建设的发展步伐，加快工程建设的进度，提高工程建设的效率，创造更多的经济效益。

5 结束语

电子信息在工程建设中主要的作用对于工程的档案管理，是工程建设中的核心内容，不可缺少。在工程建设中为人们提供有利条件的同时，其存在的问题也不断凸显，影响着电子信息在工程建设中作用的正常发挥。所以，在实际生活中，应该不断加强电子信息建设以及管理，实现工程建设的信息化以及现代化，充分发挥其作用，提高工程建设的效率，创造更多的社会经济效益。

参考文献

[1]许起宁.浅析电子信息在工程建设中的特点[J].电子信息与计算机科学，2013，04（07）：11-12.

[2]Camp.Analyzing about the characteristic of electronic information engineering construction [J].Journal of information science and technology，2013 and practices（56）：149-150.

[3]梁景双，王钧.浅析电子信息在工程造价管理中的应用[J].科技致富向导，2014，06（23）：77-78.

[4]Pennie.Electronic information in the application of construction project management analysis [J].Science and technology，BBS，2014，11（12）：95-98.

第7篇：智能化档案管理范文

关键词:档案管理; 信息化

Abstract: file refers to various forms of value state organs, social organizations or individuals directly formed in social activities, is put down phenomenon continuously reciprocating authentic records, become people repeated observation and study of historical phenomenon, the reliable basis to find the law of development of things. So for the healthy development of the archives management work of the modern enterprise system in our country plays a vital role in the. With the continuous development of economy, people increasingly interlinked, information has gradually become the main trend of the world economic and social development. The rapid development of computer technology makes people enter an era of information technology, whether it is from a number of areas of politics, economy, culture, science and technology, military or into every corner of human life, information technology has become the modern society and the modern people life indispensable tools. So the archives management informationization construction work related to the enterprise's progress, is to adapt to the development requirements of the times.

Keywords: file management; information

中图分类号：文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）

一、档案管理的内涵

档案管理也称之为档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编着等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。所以对于档案的管理工作无论是对国家还是对于现代企业制度的健康发展都起着至关重要的作用。

二、新形势下信息化的发展的必然趋势

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。在我国，“十一五”期间，我国信息化应用逐步深入，经济和社会效益明显提高。数据显示，我国医疗信息化、政务信息化和物流信息化市场规模持续扩大。此外，电力信息化、金融信息化、酒店信息化等也取得了显著进展。信息化对人们的工作、生活、学习和文化传播方式产生了深刻影响，促进了国民素质的提高和人的全面发展。在行业快速发展的同时，仍存在着突出的问题。在社会信息化、政务信息化与信息安全建设领域仍有不同程度的不足。相信随着我国政策的支持和产业问题的解决，我国信息化将进一步向着纵深方向发展。可见信息化不仅代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也代表着一个国家的科学技术水平和人民的生活水平。

三、做好档案管理的信息化工作势在必行

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和统一组织下，在档案管理活动中全面的应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供相应的利用服务。一方面，因为档案需要长久保存，为提高其存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、腐蚀以及火灾等灾害，无论是国家还是企业，每年大量投入文档的保管经费是在所难免的，而且因其无备份而又为每年不得不有的文档损失而担忧。另一方面，因为档案需反复被查阅，所以不可避免的存在原件受损或遗漏、丢失，从而给文档的保管与利用带来管理上的忧虑。可见，对档案管理进行信息化的建设工作，是一种既节省人力，又减少纸张的浪费保护环境，避免不必要的困忧的现代信息管理的手段。

要做好档案管理的信息化工作首先要：加强基础设施建设，比如计算机的配备，在档案管理上，运用计算机可以进行档案的整理、收集、编制、检索内容、相关介绍等工作。也同时可以用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。所以，首先要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。第二，要建设和完善局域网。使各项工作都形成网络化的工作模式，从而加强对档案的管理和利用。第三，加强档案的目录数据库的相关建设：形成档案信息系统和网络建设形式的统一，逐步适应档案信息资源共享的要求，加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入与保存，便于有需要的工作人员随时查、取。最后，加强档案信息化人才的培养，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新出更科学、更先进的管理方法，所以，要通过各种途径加强档案业务人员培训工作。从多方面提高档案业务人员的管理水平。

科学规范的档案管理做好档案的开发和利用工作，做好档案管理的信息化工作是时代的要求，可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

【参考文献】

[1]张峰，姜兴美.《信息化对档案工作的挑战及对策》.[J].《山东档案》.2000

第8篇：智能化档案管理范文

关键词：档案；管理；现代化；趋向

1 档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加安全、快捷。这是科技发展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。

档案资源共享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。如果把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋彼岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。

2 档案管理将实现缩微化、数字化

缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高清晰处理，其共同的特点都是以计算机进行识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进行智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，克服了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进行技术处理，使原始面貌还原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理发展的必然趋势。

3 档案管理将实现信息化、网络化

当今社会是一个信息社会，计算机技术和网络技术的普及应用，使地球变得越来越小，信息空间越来越大，没有“国界”，没有距离，“足不出户知大小”已成为现实。这不仅提高了整个社会的办事效率，而且也密切了整个社会的联系。这就为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。

目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的发展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的安全保密性大大提高。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的发展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。

网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播成本低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的发展而发展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目标已为期不远。

4 档案管理将实现多元化、智能化

随着新技术的发展，档案资源的载体已呈现多样化，除传统的纸质、图片、胶卷等载体外，已出现了光盘、磁盘等为载体的电子文件和数码音像制品。多种档案载体并存必然使档案馆藏多元化，传统的档案管理模式和检索方式已不能适应形势发展的要求，因此，档案管理设备必须首先实现现代化。

计算机技术特别是未来语音识别技术的开发与应用，将使档案的管理模式实现自动化、智能化。在新的管理模式下，将实现文档一体化，所有的档案信息都会被计算机自动接收，并按照设定的程序自动地进行分类归档。实现档案管理自动化、智能化，不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史，使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能，展现档案的自身价值，提高档案工作者的社会地位。

5 档案管理将实现社会化、市场化

其一，档案资源实行市场化管理，有利于档案“共存共享”的实现。档案资料是社会发展的“记录仪”，有着“鉴往知来”、服务当代、惠及后世的重要价值，是不能再生的信息资源。实行档案资源市场化管理，能有效地增强人们保护档案的意识，完善档案共享机制，实现档案的真正价值。

其二，档案资源实行市场化管理，有利于档案的开发利用。档案信息资源是反映历史的一面“镜子”，其有效地开发利用，有助于人们“鉴古知今”。

第9篇：智能化档案管理范文

[关键词]档案管理软件；业务流程；组合检索；分项统计；特性需求

[中图分类号]G640

[文献标识码]A

[文章编号]1671-5918（2015）24-0032-02

档案管理软件被广泛应用，大大便利了档案业务工作。在数据录入和检索利用方面，系统起到了巨大的作用，方便了目录的生成和信息的检索，提高了工作效率。但是随着业务工作的增加，系统在功能上渐渐跟不上需求，而用户对这些功能的需求日益迫切。档案管理软件的设计开发和优化升级，应当更加灵活、人性化、智能化。

一、档案业务流程

档案业务流程包括收集、整理归档、著录、上传数据、检索利用、统计分析等环节。业务流程中需要使用到档案管理系统的，是著录、上传数据、检索利用和统计分析这些环节。

（一）著录

著录，就是将档案实体整理编号以后，根据著录标准，将档案目录输入到系统中，包括一级、二级甚至三级目录；实体分类号；保管期限；标题、副标题；责任者；文种；页数；日期；文号；载体；型号；主题词；存址；全文等多个著录项。著录得越详细，在检索利用时，越能够查全、查准。苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理系统，包括了以上所有著录项，可以基本满足常规业务工作需求。

（二）上传数据

上传数据，有三种类型：①把word、excel等可以直接获取内容的电子文件复制粘贴到全文，相当于一个著录项；②将纸质档案扫描、实物档案拍照，形成电子文件挂接到对应的目录下；③将各部门移交的图片文件、音视频文件挂接到对应的目录下。其中，全文可以被系统识别，和著录项一样，一旦与检索字段相匹配，则被列入检索结果，提高档案信息的查全率。

苏州健雄职业技术学院所使用的案管理系统数据内容包含了这三种，在档案表中将这些数据具体划分为全文、电子文件、音视频文件。

（三）检索利用

为用户提供便捷的检索和全文查阅服务，是档案工作的重要环节。在检索界面输入关键字段，系统会根据关键字段遍览档案表中的信息。检索结果按照一定的顺序排列，用户可以在众多条目中找到所需档案。

苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理软件具备检索功能，但不能实现组合检索。系统只能接受一个检索词，符合一个条件的档案数量众多，在检索结果中找到所需档案比较费时。而且该系统不能实现模糊检索，检索字段必须小于或等于著录项所录入的信息，否则就显示0条检索结果，不利于检索工作的开展。

（四）统计分析

档案统计是对档案管理所开展的一项工作。一个单位可能接收到来自不同条线、不同要求的档案统计任务。以学校为例，每年开展一次年终档案工作情况总结汇报；每一学期也需要开展总结汇报；地方档案业务指导部门每年开展一次数据统计；教育主管部门不定期开展档案数据统计。每年总共开展4至5次不同类型的档案统计分析，如果没有档案管理系统，管理员必须根据不同的要求，手工清点、统计出这些数据，需要耗费大量时间和精力。而手工操作所获得的数据，不能保证其精确性。

苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理系统可以实现每个大类档案总数的统计，也可以显示每个一级目录下档案条目的数量，但是不能进行分项统计，每次都要结合手工操作来完成任务。

二、档案管理软件功能需求

在全面著录信息和上传相关数据的基础上，档案管理软件还应当具备组合检索和分项统计功能。

（一）组合检索

组合检索是相对于单个检索词而言的，运用单个检索词往往能够检索到所有包含该词的档案记录，而同时运用多个检索词，可以准确地查询到所需的档案记录，大大减少检索结果，保证查准率，提高检索效率。档案管理系统的组合检索功能，是指同时运用两个及以上的检索词，检索符合条件的档案记录。

组合检索在搜索引擎上有着广泛运用，搜索结果按照与检索字段的相关度排列，排除广告因素，用户可以选取排列靠前的搜索结果，从中提取所需信息。档案管理系统也可以借鉴这一检索方法，基于档案数据库开发组合检索功能，用户可以使用多个检索词，快速查找到符合这些条件的档案。随着时间的推移，单一检索所获得的信息量，也会越来越庞大，要从大量的检索结果中找到所需信息，将越来越困难，组合检索正好可以解决这一问题。

随着时间的推移和人动，搜索词也将越来不精确，档案管理系统可以进一步开发模糊检索功能，系统自动匹配相近词汇，将检索结果按照相关度进行排列，极大减少甄别信息的时间，还可以解决0条检索结果的问题。

（二）分项统计

分项统计常见于excel表格，是指根据若干项目中的某一项目进行数据整理与统计。而档案管理系统的分项统计，是根据用户需求，按照档案记录中的某些特征，对档案数据进行整理与统计，并输出统计结果。

这些“特征”，在档案著录环节已经输入到档案管理系统中，包含所有著录项的内容。用户可以根据需要，选取其中的一个或多个特征，利用档案管理系统实现智能化统计。

单项统计结果，往往只能统计出具备某一种特征的档案的总数。比如按照年度统计，则显示该年度各类档案的总数；按照大类统计，则显示某一大类的档案总数。业务工作中，用户往往不只需要统计年度或者大类，更多的是需要统计出某一年度、某一保管期限的档案总数或者某一年度、某一大类、某一保管期限的档案总数。比如需要统计2012年保管期限为永久的档案数量，需要档案管理员将2012年各大类中保管期限为永久的档案数目一一相加，才能得出数据。

分项统计功能可以根据用户需求，选取相应特征，对档案数据进行统计，输出结果，可以避免遗漏和重复，获得精准的数据。

三、档案管理软件特性需求

档案管理软件还应当具备一些优良的特性，使其更加容易适应不断应变化的需求。

（一）灵活性需求

灵活性就是对功能模块的可操作性，是指可以对系统进行升级、优化、改良，根据用户需求，开发、设置不同的功能模块，将这些模块进行科学组合，或留有一定的余地，由用户自行选择并安装运用。

苏州健雄职业技术学院所使用的档案管理软件，在应用之初，由于业务工作的有限性，软件功能显得比较充足。随着业务工作的增加和校园信息化建设的普及，该档案管理软件的某些功能已经不能满足用户需求，迫切需要对其进行优化升级，而系统本身的某些设置，限制了一些功能的运用，渐渐不能凸显档案管理软件的优越性。

（二）智能化需求

智能化依附于软件功能模块的预设，又高于灵活性的要求。智能化档案管理软件，应当可以根据用户的操作习惯和经常使用的功能，建立快捷方式和便捷通道，实现便捷化操作。还可以接收用户功能诉求模块，系统接收后，可进行模块的增加和运行。