档案分类方式精选(九篇)

前言：一篇好文章的诞生，需要你不断地搜集资料、整理思路，本站小编为你收集了丰富的档案分类方式主题范文，仅供参考，欢迎阅读并收藏。

第1篇：档案分类方式范文

1 学生类档案不适合一人一卷

1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说，库房档案量净增15000卷，且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加，意味着档案员的工作压力加大。

1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理，即学生在校期间陆续产生的档案，要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。

1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件，归档时为满足不同案卷需要，该份文件须重复归档N次。

1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广，这些材料价值不同，本应确定不同的保管期限，但因为是一人一卷，只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。

1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生，须增加分类层级，有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息，甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多，不利于管理。

2 学生类档案分类组卷需考虑的问题

2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程，而是“变零为整”的过程。正因为如此，学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源，从档案保护和管理工作延续性角度考虑，笔者认为，在制订分类组卷方案时，应充分利用原有管理基础。

2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年，既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量，现已达成共识并形成习惯。为延续下去，就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门，确定组卷方案时尤其要注意这一点。

2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度，

使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大，涉及学生人数众多，利用价值大，这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用，都要耗费档案员很多时间与精力。因此，在不影响利用的情况下，学生类档案更有必要实行简单化管理。

3 学生类档案的分类、组卷与管理

3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》，高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类，依其形成领域被分散保管在10大类档案中，从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后，从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发，笔者认为，在设置学生类档案二级类目时，应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。

各校可根据本校学生档案组成的实际情况，调整二级类目设置，比如基建、产品、设备、出版等类别，如确系无学生档案形成，可不予设置。

3.2 按文件问题特征组卷。从组卷方式统一性来看，高校10大类档案大都采用了问题特征组卷，学生类档案也应该采用问题特征组卷；从问题特征组卷的灵活性来看，问题的概括可大可小，方便档案管理者根据学生档案数量的多少酌情组卷；从学生类档案的特点来看，学生类档案因数量大，组成复杂，来源渠道多，不适合按照文件时间、文件名称、文件作者等特征来组卷。为保证学生类档案组卷质量，不排除必要时灵活使用多个文件特征进行组卷。

第2篇：档案分类方式范文

知识管理对于我们而言，是一个比较艰巨的挑战，需要我们具备较为专业的知识背景和知识辨识能力。知识相对于资讯（信息）来讲，其哲学高度和理论深度都有所增加。知识不再是一个一个的个案，而是具有普遍正确性的概念集合，它依赖资讯而产生，它代表每一个具体的资讯个体，同时又不是每个资讯个体的具象。它是一系列同类个体的规律性总结和推断，并经检验为正确的结论。有学者基于企业知识疆域，提出知识辨识的五项原则：系统性原则、协同性原则、核心性原则、有效性原则、可得性原则。这些原则在很大程度上契合后保管时代文件鉴定的基本原理，可以作为我们从档案材料和档案信息中提炼知识原则的参考。但这些原则只适合针对某一机构内部档案材料的知识提取。从档案工作知识管理的视角出发，某一机构知识疆域在某种程度上需要突破，需要横向或纵向的综合视野，提炼更宏观层面的知识理论。档案部门对知识的管理，可以比较明显地表现出显性知识和隐性知识的分类特征。显性知识较为直观，直接存在资料或者资讯中，对此我们所需要进行的工作有两个方面：第一，知识的辨识工作。对于知识和其他资讯共存的情况下，我们应当辨识出哪些属于知识层面，哪些只是资讯；第二，知识的提纯工作。在知识和资讯共生的情况下，我们应当可以将知识较为单纯的提炼出来，尽量减少其他噪音影响。较为复杂的是隐形知识的管理。顾名思义，隐性知识是隐藏于资讯甚至资料背后，位于难以直观感知的深层次位置。对于隐性知识，我们更加需要归纳和推理的能力。隐性知识的复杂性在于，我们所面对的是难以探知其规律性的“现象”个体，有的知识可以从单份文件或者资讯中提取，有的则需要两件甚至更多的系列资料才能总结其中的知识和规律。从这个角度说，档案管理部门不再单纯是信息的集散地，而是知识的加工厂。

二、知识管理模式：知识库的建立与知识管理平台的建构

我们曾经建立了档案库、信息库，以满足人们对档案材料和档案信息的需求。知识库所储存的不是一个个的实体和信息，而是一个个的知识单元和知识群落。知识库和信息库、实体库；知识管理和信息管理、实体管理是并行的几种数据库和管理模式，知识的管理和信息的管理一样，不是事实上的实体管理，更多的是一种逻辑的管理。尽管从实体到信息再到知识在对象上逐渐趋向高端，但并不是对原有管理模式的取代。至少在目前来看，三种管理模式都是必须保留而且应当高度重视的。

1.知识库的层级

知识库作为来自档案的知识保管地，与档案库一样，应对知识分类分级管理。笔者以为，对于知识的分类，完全不同于档案的分类，同时，由于知识管理的逻辑管理性质，我们也不必局限于一种分类方式，多种分类方式共存，将更有利于贴近社会公众的知识获取渠道，有利于知识服务和知识共享。知识的分类方式，主要有以下几种：

（1）按领域划分：可以分为哲学知识、社会科学知识、自然科学知识。

（2）按用途划分：可以分为科学知识、技术知识、文化知识。

（3）美国俄亥俄州立大学教授Towers等将知识作如下分类：描述性知识、规范性知识、实践性知识、形式性知识。

（4）世界经济合作与发展组织把知识分为以下四种：知事类、知因类、知能类、知人类。以上列举几种分类方式，并不能够完全适应各级各类档案馆的实际馆藏情况，可以根据自身特点选择合适的分类方式进行知识库的建构。当然，分类也不能止步于此，各类下还可根据实际情况增加属类，对知识进行细化分类，从而建构层级分明、属类完全的知识库体系。比如在一级分类采取按领域分为哲学知识、社会科学知识和自然科学知识，那么在其下还可以按照学科进行进一步的二级分类；如果一级分类按用途分为科学知识、技术知识和文化知识，其下还可以按行业进行下一步的分类。通常来讲，一级分类、二级分类以及其下的属类应该具有合逻辑的对应关系。

2.知识管理平台的建构

建构知识管理平台应该实现以下管理功能：

（1）知识管理、知识检索与知识服务的兼容。知识管理平台作为知识管理操作的基本工具，它至少必须具有知识的管理、检索和服务等功能。知识管理功能是知识管理平台的基本功能，通常来讲，它应该建立在知识库建构的知识分类体系之上，与知识分类层级相对应，建构知识管理功能程序。同时，对于采取多种分类方式的知识库，应同样具备多种分类管理体系。知识检索功能与信息、档案材料的检索功能有所不同，除了与信息、档案材料相同的标识或者关键词的机械匹配之外，知识检索还要具有语义、内涵、概念等方面的拓展。知识与信息相比，从利用者的角度讲，其差异知识更多的在于理解而非表述，同时，知识群落、知识单元所蕴含的信息量更大、更深层。因此，必须对检索工具的功能进行前述拓展才能提高检索工具的精准度，提高查全率和查准率。知识服务即是在此平台上实现利用者对知识的直接或间接利用和获取。知识服务是此前一系列工作的最终目的，也是前期工作效果的检验。所以，在知识管理的最后环节，我们一方面要注意知识服务的提供质量，另一方面也要注意收集利用者的信息反馈。

第3篇：档案分类方式范文

一、档案信息化建设的历程

从全球看，档案信息化建设从20世纪50年代开始，以美国为首的西方发达国家开始尝试应用计算机技术对档案信息进行处理，实现不同程度的自动编目和检索。到了20世纪90年代初，美国建成了档案信息导航系统(NAIL)，在全球掀起了档案信息化建设的浪潮，世界各国纷纷开始加入档案信息化建设的大潮。我国也在这股浪潮的影响下开始了档案信息化建设，2002年国家档案局制定了《全国档案信息化建设实施纲要》。从此，全国各地区、各行业开始了轰轰烈烈的档案信息化建设。2003年，青岛市数字档案馆启用，深圳市数字档案馆二期于2008年通过成果鉴定，2004年，全国第一个企业数字档案馆――江苏省电力公司数字档案馆正式投入使用，档案网站更是如雨后春笋般涌现，各地的档案局、档案馆纷纷建立了自己的档案网站，档案工作开始进入了信息时代、数字时代。

为了加强对档案信鼠化建设的规范、统一，国家相继出台了许多档案信息化建设业务标准规范和技术标准规范。业务标准规范定义了档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》、《电子文件归档及管理规范》，以及国家档案局正在制定的《电子邮件公文归档与管理规则》、《档案数字资源加工规范》、《电子文件元数据标准》、《电子文件档案著录规则》、《电子文件保管期限表》、《电子文件档案鉴定标准》等。目前正在制定的档案技术标准有：《档案信息应用系统技术标准》、《档案信息数据存储、压缩格式规范》、《数据加密算法规范》、《数字水印标准》、《电子文件／档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》等。

二、档案信息化建设中遇到的问题

我国档案信息化建设虽然取得了不错的成效，但其中也存在不少问题。首先，国家档案局制定的《全国档案信息化建设实施纲要》，明确了档案信息化建设的目标和任务，但是实施纲要只是给出了档案信息化建设的基本原则，而具体的业务规范和技术规范制定相对滞后，很多与档案信息化建设相关的业务规范和技术规范还没有制定或正在制定中，导致档案信息化建设过程中缺乏统一的标准。

其次，对档案信息化建设认识不足，不少人将档案信息化建设与档案数字化等同起来，认为档案信息化建设就是将馆藏档案数字化处理后上网，提供检索和查阅。

第三，目前的大部分数字档案系统普遍注重的是业务层面的整理功能，利用功能则主要表现为在线查阅和借阅登记等，基本上是将手工整理档案搬到了计算机上，这样的数字档案系统只能算是档案辅助整理系统。

三、档案信息化建设中企业数字档案系统的建设

信息化时代，信息平台正成为企事业单位业务运行的基本方式，对档案管理活动而言，面临着思维方式、管理方式的改变，档案管理系统亟待需要从数字化档案整理系统向数字档案管理系统转变，具体表现为：

1.建设一体化平台，整合信息资源，实现系统之间信息交换。江苏省电力公司按照国家电网公司信息化建设要求，构筑了企业级一体化信息集成平台，统一数据交换方式，数据可以实时交换。各专业应用系统从几百个整合到8大业务应用系统，各业务应用系统之间数据交换已初步建成了“纵向贯通，横向集成”。信息化建设规范化为档案管理系统与各业务应用系统之间实现数据及时交换提供必要基础，为实现档案前端控制提供条件。档案管理者需要超前提出档案专业管理要求，建立档案对各业务系统数据标准，才能保证归档的源数据真实完整准确。

2.加强档案管理工作，实现业务监督指导职能。《档案法》第一条明确了档案管理的目的是“加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务”。目前数字管理系统多数停留在档案整理功能，可以达到查阅利用，但档案的管理和收集工作尚不足。因此，数字档案管理系统应当将档案管理的手段和收集要求纳入信息化管理手段，明确单位或部门职责，明细划分归档范围。在信息化的条件下，将档案管理和收集工作纳入信息化管理过程推进档案管理方式改变，也促进档案管理者重新认识原有档案管理方式存在的缺陷，促进档案管理职能划分更加合理，收集管理更加细化，有利于企业实现精细化管理，实现档案管理工作从粗放式管理向精细化管理方式的转变。

3.加强标准化建设，统一电子文件格式，实现永久保存。目前的数字技术还不能彻底解决电子文件的真实、永久保存问题，但是一个企业每天都会大量地产生各种格式的电子文件。档案部门应站在全局的角度，根据国家标准《电子文件归档及管理规范》，结合本单位的实际情况，制定电子文件归档及管理规定，明确归档电子文件的格式、大小、尺寸，制定电子档案元数据标准，使电子文件能够脱离原有的软件和存储介质长期保存，并将这些标准通过数字档案管理系统固化，从而确保归档的电子文件统一、规范、真实，达到永久保存的目的。

4.追根求源，挖掘数据库文件归档，便于今后分析利用。由于企业信息化的迅速普及，大量的企业应用系统覆盖了企业的各个专业、各种流程环节，大量的数据以数据库记录的形式存储在各个应用系统中。这些数据大部分是中间数据，并不是需要归档的数据，但是具有归档价值的数据也同样隐藏在数据的海洋中，他们是从这些数据的海洋中经过计算、汇总、统计的结果数据，且他们往往并不独立存在。作为档案管理部门。需要将档案管理的触角前移到各个应用系统中，明确各个应用系统中应当归档的数据范围、数据要求，并以不可更改的文件格式通过归档接口或服务发送到数字档案系统。这样做的效果，一是避免了归档的数据文件依赖原有的数据库系统和应用系统，甚至系统的运行环境；二是确保了应用系统中具有保存价值的数据不会被丢弃。一个应用系统稳定运行后，系统中产生的具有保存价值的数据相对稳定，通过在各个应用系统中固化归档流程节点和归档数据，能有效保证企业归档数据的齐全性；三是相当一部分数据通过系统自动生成和归档，减轻了档案人员的收集工作。

5.使数字档案系统成为档案专家系统，真正成为档案管理人员的帮手。可以将企

业的归档范围通过分类固化在档案系统中，不仅方便档案人员在归档时查找，同时可以通过系统检查和比对，生成归档范围内应归档但还没有归档的文件资料目录，便于档案人员催交，确保应归档的文件资料的齐全完整。江苏省电力公司数字档案馆系统在工程档案管理中，将电力工程中应当归档的文件资料整理成一个规范的工程档案模板，不仅确保了工程文件资料的齐全完整，同时对档案人员的归档整理也起到了规范和指导作用。

第4篇：档案分类方式范文

【关键词】归档文件；整理规则；国有企业

2015年10月25日，国家档案局了新修订的《归档文件整理规则》（DA/T 2 2 - 2 0 1 5），代替《归档文件整理规则》（D A / T22-2000），并于2016年6月1日起施行。新《规则》的适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料，调整了归档文件分类方法，增加了归档文件的组件和纸质文件修整、装订、编页、排架要求，增加了归档文件档号结构和编制要求，将室编件号和馆编件号统一为件号，并在附录中增加了归档章示例和直角装订方法等内容。新《规则》的推行适应了档案信息化建设的发展需要，对企业尤其是国有企业整理归档文件的指导作用更具针对性和适用性。

一、新《规则》的优点和特色

（一）适应信息化建设要求，将电子文件管理纳入新《规则》的适用范围。随着信息技术的飞速发展，电子文件逐渐成为国有企业档案的重要组成部分。新《规则》明确提出了对归档电子文件的组件、分类、排列、编号、编目要求，整理方式与纸质文件保持一致，实现了“双套制”保存的统一性。同时新《规则》提出归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，目前参照《数字档案室建设指南》（2014年）《电子文件归档与管理规范》（GB11894-2002）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）等标准执行，给国有企业电子文件归档管理指明了统一、明确的要求。

（二）支撑前端控制理念，文件的整理要求前置至文件形成环节。新《规则》对归档文件的分类方法做了详尽的说明，一般采用年度―机构（问题）―保管期限、年度―保管期限―机构（问题）等方法进行三级分类，尤其对按机构（问题）分类做了明确说明：“机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。”结合多数大中型国有企业采用部门整理的方式整理归档文件的实际情况，新《规则》提出的分类方法适应部门整理的需要，使文件的形成（承办）部门能够明确按照《规则》对文件整理的要求整理归档文件，为档案管理的前端控制提供了支撑。

（三）明确细化质量要求，对文件的修整、装订等操作有了明确具体的要求。新《规则》提出在归档文件装订前应对不符合要求的文件材料进行修整，并明确要求对于破损文件，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）的要求予以修复。对于归档文件的装订，旧版《规则》未提出明确的装订方法，而新《规则》要求装订材料与保管期限要求相匹配，对于永久保管的归档文件，采用线装法，对于定期保管的归档文件，根据是否需要向综合档案馆移交的情况，选择线装法或者使用不锈钢夹或封套。这样企业在进行归档文件整理时，可以选择既符合标准要求，又满足实际需要的装订方式。

二、新《规则》在国有企业中的实施

（一）组件（件的组织）。新《规则》丰富了“件”的构成，基本涵盖了归档文件的种类。与老《规则》相比，有下列三种情形：1.新增情形。正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。2.重新规定的情形。来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。.略有变动的情形。文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。在国有企业文件材料中，规章制度、工作简报、会议记录等文件是常见的归档文件形式，而对于国有企业收发的各类文件材料，均有统一的文件处理单或发文稿纸，新《规则》增加了这类文件材料的组件排列方式，档案人员在整理文件时，尤其是在文件材料形成时按照组件要求形成文件，使文件材料在形成时就能够满足归档文件的质量要求，将文件材料的整理工作前置，节省大量工作时间。

（二）文件分类方法。国有企业内部组织机构基本稳定，内设部门职责分工明确，其活动内容准确地反映了企业的业务职能。同时随着业务扩展，新兴文件种类越来越多，问题分类法逐渐不能满足文件整理的需要，所以多数国有企业采用部门整理方式，按照“谁形成、谁整理”的原则，明确归档责任。新《规则》指出：“采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门”，该要求与文书档案部门整理方式的要求相一致，使国有企业开展文书档案整理实现了有据可依。

（三）档号编制内容。档号是以字符形式赋予档案的一组代码，用以固定和反映档案排列顺序，是在全宗中的位置标识符号。在国有企业实际的档案管理中，一方面为实现不同门类档案整理方式的统一性，另一方面在已使用的档案管理软件中进行文书档案整理时，已使用档号作为文件的身份标识，以方便定位和查询。由于在旧版《规则》中没有涉及档号内容，各企业根据各自工作实际自行设置档号规则，造成档号编制的混乱。新《规则》增加了档号编制原则、档号结构和档号编制方法等档号内容，是落实深化检索的一项重要措施，更方便了对文件的定位和查找，使企业编制档号能够按照统一格式进行，遵循唯一性、合理性、稳定性、扩中性、简单性的原则。

编制档号也是对不同门类档案进行统一管理的前提。根据新《规则》，档号的机构宜为：全宗号-档案门类代码・年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“・”隔开。对于采用机构分类法的企业，对于各职能部门已设置部门代码，文书档案档号的结构可设置为：全宗号-WS・2015-Y-01-0001。全宗号为档案馆给立档单位编制的代号，WS・2015为2015年度的文书档案，Y表示保管期限为永久，01为企业设置的办公室的部门代码，0001为单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，即件号。档号中“档案门类代码”项的使用，使新《规则》不仅适用于文书档案，也可适用于其他门类的档案，保证了所有档案档号的唯一性，实现了不同门类档案的统一管理，便于接收、利用、统计、检索等工作。

（四）文件装订方法。旧版《规则》中对文件的装订要求比较模糊，仅要求装订材料应符合档案保护要求，对装订材料、方式未做具体的规定。目前，企业中常见的文书档案装订方式有线装法、粘贴法、不锈钢钉装订法三种。线装法一般是指“三孔一线”装订方式，操作繁琐，面对企业日益增多的归档文件，线装法显得过于落后，但从保护档案的角度来讲，线装法依然是目前最好的装订方法。粘贴法成本低，适用于纸张较少的归档文件装订，但存在可逆性差，复印及扫描时拆除不便的缺点。不锈钢钉装订法相对简单，但对材质要求较高，必须采用优质的不锈钢钉，存在的缺陷是不能直接使用微波消毒，微波消毒前需拆除不锈钢钉以防引起火灾。新《规则》要求装订材料与保管期限要求相匹配，对于永久保管的归档文件，采用线装法，对于定期保管的归档文件，根据是否需要向综合档案馆移交的情况，选择线装法或者使用不锈钢夹或封套。这样企业在进行归档文件整理时，只需要对永久保管的归档文件采用线装法，而对于不需向综合档案馆移交的定期保管的档案，则可以采用不锈钢钉装订法，可节省大量操作时间。

三、总结

国有企业档案是企业的重要信息资源和知识资产，企业的不断发展对档案工作提出了新的问题和挑战，也向档案管理工作提出更高的要求。新《规则》在结构和内容上比旧版《规则》都有很大的变化，细化了归档文件的整理流程，明确了归档电子文件的整理要求，对国有企业做好归档文件材料和电子文件管理工作具有很强的指导意义。

【参考文献】

[1]丁德胜.《归档文件整理规则》修订背景、思路与内容（之一）[J].中国档案，2016（10）：26-27.

[2]龙建强.新版《归档文件整理规则》修订内容浅析[J].机电兵船档案，2016（01）：44-45.

[3]杨长利.对新《归档文件整理规则》的理解和认识[J].云南档案，2016（02）：28-31.

[4]李拾芝，李顺姬.《归档文件整理规则》修改内容解读[J].兰台内外，2016（03）：78-79.

[5]王赛春.《归档文件整理规则》DA/T22-2015与DA/T22-2000的比较[J].档案与建设，2016（06）：79-80+83.

第5篇：档案分类方式范文

关键词：电子档案；存贮；索引；快捷查找；信息系统；档案管理

中图分类号： TP311 文献标志码： A 文章编号：1009-3044（2017）05-0201-03

Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.

Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management

1 前言

P者所在单位属两地办公，以往台办公室档案管理员对单位各部门的档案主要以传统的用档案盒贴标签后装纸质文档逐一分年分类分柜两地存贮，早些年的不常用的档案放在异地，近年的常用的档案放在本地，但偶尔又要查找早些年的档案，这样单位的档案管理员又要坐车到外地的档案室查阅，浪费大量时间和精力，办事效率也得不到提高，这种落后的不直观的档案查阅方式带来的是档案信息查阅不及时，浪费大量纸张、时间和人力，有时档案纸张遗失，损坏，也导致档案信息的不完整性，这种档案管理方式的弊端迫切要求笔者所在单位必须改革电台档案资料存贮并索引的方式，而用计算机从内网控制多媒体触摸查询系统来分年分类存贮并索引查找电子档案的应用正好能满足笔者所在单位的需求。

2 多媒体触摸查询系统简介

2.1 触摸屏查询系统应用

触摸屏查询系统是集先进的触摸屏、工控、计算机等技术于一体，可实现公众信息查询，配以指纹仪、扫描仪、读卡器、微型打印机等外设，可实现指纹考勤、 刷卡、打印等特定需求。触摸屏查询系统通过先进的多媒体制作工具，将文字，图像，动画、高清晰视频，音频，电子文件，Internet 信息等多媒体资料多种信息进行整合应用，用国际最先进的触摸技术，集成手写功能及计算机网络技术，以多媒体触摸屏方式交互查询，使用方便、快捷，形象生动。让用户能够在短时间内查到自己所需的资料，它触摸精确度高，反应灵敏，结合液晶显示器优异的超大显功能，生动地一体地展现给公众，带给观众最大的视觉冲击和前所未有的触摸感觉。

2.2 触摸屏特点

触摸屏查询系统采用全新进口工业级液晶屏，全五金+型材外框设计，工业级烤漆工艺；超宽视角，高对比度、高亮度、高分辨率，画面色彩的层次感强，体现图像细节；16.7M 色彩，色彩显示准确、丰富、逼真，响应时间短，画面无拖影；节能环保能耗低、发热量低，适合于长时间连续工作；采用灵敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的红外触摸屏；触摸屏防尘，防静电，防眩光，防干扰及耐磨设计，支持多点触摸；结构设计适合壁挂式、桌面支架方式安装。

2.3 触摸屏查询系统基本参数

3 电台档案索引并存贮系统设计方案

3.1 笔者所在单位早期档案索引并存贮的方案

笔者所在单位早期采用Word2003软件分年分类建立档案索引目录；再用扫描仪扫描文档保存为.jpg 或.pdf格式的图片；将扫描的图片插入新建的Word2003文档中，另存为相应档案的抬头名称以方便索引查找；最后在档案索引目录上建立超链接指向，指向对应的插入扫描图片的Word2003文档中。一般电台档案管理员都会用移动硬盘定期备份两份所有档案的文件以备灾难性恢复。当电台档案管理员要查找某年某类的档案时，首先通过Word2003软件打开相应年份的档案索引目录，找到相应分类，打开Word2003软件查录功能搜索关键字就能找到相关的档案索引目录，用鼠标点选自己要找的那条档案目录，就能超链接到指向的插入扫描图片的Word2003文档，这样就能了解该档案的内容同时也可进行在线打印。但这种方法不够直观。

3.2 笔者所在单位现在采用的档案存贮并索引的方案

近年来触摸屏查询系统被各行各业广泛应用，其功能也十分强大，笔者结合本单位两地办公的特点，设计了方便两地快捷、直观查阅的档案存贮并索引的方案。如下图1：

在本地档案室，档案管理员首先在本地档案服务器1上安装飞扬综合档案管理软件。接着进行第一步，将纸质档案清理分年分类再分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案，30份装一盒。然后档案管理员用飞扬综合档案管理系统进行如下操作：第二步，在档案管理中建好每年的文书、科技、会计、特载档案等收发文库；第三步，先进行文件登记，建好每年的收文库、发文库，再从台办公室拷贝出每年的收发文目录导入到文件登中。第四步对每年收发文进行立卷归档，打开已导入的相应年份的档案目录，按档案保存规定划分为相应年份的永久或30年或10年保存期限档案。第五步，根据立卷归档的划分，将每年的目录导入第二步中建好的文书、科技、会计、特载档案等收发文库。最后是进行档案的挂接，打开装档案盒，用扫描仪扫描出档案的图片，然后在飞扬综合档案管理系统中的所有业务下，档案管理中的扫描路径设置中操作档案挂接。这些准备完成后，如图1连接好设备，并按图1设置各设备IP地址在同一网段。进行如下操作：

在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1远程访问控制触摸屏查询系统1，在触摸屏查询系统1上安装多媒体触摸查询系统服务器软件，这样档案管理员就可以通过多媒体触摸查询系统建立角色、用户及授权，然后进行触摸互动节目制作，分年分类建立好档案的索引目录和显示版块，然后再上传相应档案扫描的图片，设置好触摸显示的关联。这样档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统1上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统1这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案了。

同样，在本地档案室，档案管理员通过本地档案服务器1经交换机1，经电信专网（内网），经异地档案室的交换机2，远程访问控制触摸屏查询系统2，进行如上同样的操作，使得经档案管理员不仅可以远程访问触摸屏查询系统2上的内容，其授权的用户也可以直接在触摸屏查询系统2这个显示终端上使用用户名登陆并直观的查询想查阅的档案。

为了数据安全，档案管理员在异地档案室还安装了一台备用的异地档案服务器2，其上数据与本地档案室服务器1上一样，都可通过专网相互访问控制同网段的设备。

4 结束语

笔者通过设计，让档案管理员可以通过本地档案服务器1或异地档案服务器2，经内网访问控制同网段的触屏摸查询系统1或2这两个显示终端，并在其上进行对相应的档案索引目录和档案原件扫描图片间的触摸互动节目制作，既分年分类存贮档案图片又可以直观地索引查找想查阅的档案，这一方式妥善保证了文档的完整性，节约了纸张，方便快捷查找，提高了电台档案管理员的办事效率。

参考文献：

[1] 邵新春. 档案存放地点索引[N]. 北京档案， 2002（1）.

[2] 傅白云， 王芹. 浅谈海南地方文献资料索引的现状[J]. 农业图书情报学刊， 2011（7）.

[3] 黄宝春. 高校二级学院档案管理规范化的几点思考[J]. 云南档案， 2008（7）.

第6篇：档案分类方式范文

一、档案管理中信息化建设存在的弊端

（一）缺乏明确的制度标准如今我国城乡居民的参保人员在进行信息资料填写过程中，没有统一的填写标准，全国各地的城乡居民各行其是，有的使用纸质版、有的利用电子版，也存在两版并行的状况。档案管理缺乏标准的管理制度，导致在日常的工作管理中，保险档案资料不规范，查找困难。

（二）档案管理工作量剧增我国的城乡居民因经历过制度改革，人员工作变动较大，导致人事档案不断增加，为退休人员保险待遇获取工作增加了难度。同时，原来的档案管理偏单一简单化，侧重对退休工作人员的退休金进行管理，但是现如今在改制的背景影响下，城乡居民社会的福利待遇不断增加，养老保险档案需要与社会保险、医疗保险进行对接，多元化的应用方式加大了养老保险档案管理人员的工作难度。

（三）缺乏专业的管理团队因我国的养老保险机制起步较晚，一些社保经办机构领导层及城乡居民管理人员对档案的管理工作缺乏重视，导致档案管理人员的专业能力不高。只有在管理人员具备较高档案管理的知识水平，并对管理流程及内部结构充分了解基础上，才能提高日常管理工作的质量。但是目前团队组建多采用临时抽调的方式，临时加入的工作人员并不具备档案管理的知识及经验，使其容易在日常管理中出现问题。

二、信息化技术在档案管理工作中的优势

（一）提升工作人员工作效率要运用信息化手段对档案进行管理。信息技术的使用不仅可以满足档案数据收集的需求，而且可以为档案提供智能的搜索空间，完善了档案管理的操作步骤，优化了档案存储的工作方式，提高了档案管理的操作质量。改善档案管理人员的工作效率，从而实现了科学、高效地进行时间管理。

（二）存储调取方式安全便捷通过信息化手段储存起来的电子档案根本不会受到自然环境和人为失误导致的负面影响。同时，信息化技术可以备份电子档案，日常工作中的办公设备就可以做到这一点，就可以实现档案的连续性、稳定性、便捷性，从而为城乡居民养老档案管理的稳定、快速发展提供了有力的支撑和保证。

三、养老档案保险管理信息化策略

（一）建立信息化管理方式建立科学的信息化管理体系可以有效解决档案管理人员压力过大的问题。工作人员在日常工作中需要根据档案的应用需求或内容进行科学的分类，方便档案的使用。针对参保人员的个人信息，可以使用编号的方式进行科学的排序及保管，通过科学有序的分类满足档案的多元化利用，降低管理人员的工作量。管理人员可以根据社会保险法、档案法制定档案分类的大纲，完整的管理体系，严格按照操作流程进行档案的收集、整理、保管、移交及存档工作。随着档案信息不断增加，管理人员可以积极引入现代化信息技术，实现养老保险档案的信息化管理。通过信息化的管理手段不仅可以降低日常管理的难度，也可以增加档案的存储年限。工作人员可以利用对数字化的保险档案进行分类、保存、排序以及调取，减少人工操作造成的失误。采用信息化的管理方式将参保人员的信息上传到云端，可以有效避免档案被他人窃取，安全性能较高。

（二）建立健全的档案制度标准城乡居民建设中，需要注重养老保险档案管理细则，明确参保的过程。根据参保流程和权益，重点分析广大群众的切身利益水平，实施全面的档案管理制度优化。通过信息搜集、整理、掌握相关数据资料，制定统一的收集标准。通过档案收集整理工作，严格掌控质量关系，对资料进行完整、齐全、科学的统一管理。通过掌控相关档案管理的规律，对档案的安全质量存放进行操作处理，确保档案的完整性和有效性，明确档案存放通风、干湿度适宜、禁火等操作。

（三）建立标准化管理平台全面推行城乡居民养老保险档案建设实现数字化、信息化的安全管理，确定档案数据管理体系的标准有效性。通过管理过程分析，对电脑、网络、数字信息进行融合，注重提升城乡居民档案养老保险建设管理，实现全国参保对象信息数据的有效共享，结合相关信息参保流程，实施系统数据的平台查询分析。

第7篇：档案分类方式范文

从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

第8篇：档案分类方式范文

从电子文件形成的过程和特点看，电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。 这是《中华人民共和国档案法》有关规定的要求，也是电子文件形成部门的必然选择。

现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快， 许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的电子文件也有应用软件不兼容的问题。 每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。所以，电子文件归档工作要走社会化管理这条路，由专业的档案部门去管理。

电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应， 因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

电子文件档案化管理

那什么是电子文件档案化管理呢？电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案部门为信息存储单位提供信息查询功能，并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。

因此，电子文件档案化管理是由电子档案部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取社会化、自动化、标准化、网络化管理，它不由文件形成部门或其它非专业部门来管理电子文件，也和传统的档案管理方式有所区别。

电子文件档案化管理与传统档案管理的区别

首先，电子档案的归档时间与传统档案不同。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过网络传送给档案部门，并用电子数码签名封签认证，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

其次，电子文件的归档方式与传统档案不同。电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定， 某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护， 保证文件在传输、处理过程中不会出现错误， 以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性， 保证电子文件的法律凭证地位。

第三，电子文件在保管方式上和传统档案有差异。电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。 档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合， 档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、 统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

第四，电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词， 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件， 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

第9篇：档案分类方式范文

一、档案目录体系与政务信息资源目录体系的现状及其问题

由于档案目录与政务信息资源目录形成与发展的技术基础不同，所属部门不同等因素，我国于2007年正式的《政务信息资源目录体系》与我国的档案目录体系相对独立，是对同一事物所处不同阶段进行的独立编目。在当前的电子政务和信息化环境下，档案目录体系与政务信息资源目录体系仍未有效协同工作。这一现状可带来以下问题。一是浪费资源。如对相同信息分别编目，重复著录，造成人财物等资源浪费。二是影响信息资源开发利用整体效益。一方面，由于编目标准存有差异，影响著录信息的一致性，在一定程度上割裂信息资源的内在联系；另一方面，如不将档案目录体系与政务信息资源目录体系建立关联，政务信息资源中应归档或已归档的政务信息在进入档案馆保管阶段，经档案馆编目录管理和控制之后，不易再通过原利用体系独立对其进行查找利用，进而影响信息资源开发利用的整体效益。三是不利于对档案资源的前端控制和全程管理。进入电子文件时代，档案部门实现文档一体化管理，同样可以借鉴目录控制思想，?τ?归档和尚未进馆档案进行前端控制和全程管理。由于档案目录体系与政务信息资源目录体系之间尚未建立有效关联，档案目录的潜在管理功能仍未充分发挥。

二、档案目录体系与政务信息资源目录体系交互融合的可能性

（一）二者具有内在联系

档案目录体系与政务信息资源目录体系都在一定程度上运用了目录控制的思想，将目录作为组织管理和检索利用信息资源的一种基本机制。都可以通过在微观上著录、标引、规范控制和在宏观上利用选择、描述和检索控制等手段，实现对信息资源的整合、管理、发现与定位，协调和引导信息资源的流动和有效利用，以解决信息组织、分类、存储、检索、定位、获取等问题。正如文件与档案的关系，政务活动中产生的经过鉴定具有保存价值的政务信息，可以通过政务专网或其他方式直接转变为电子档案全文信息。根据信息生命周期，这两个目录体系的编制在时间轴线上虽有先后之分，但具有同源性的信息资源将这两个目录体系紧密地联系了起来，且因其编目对象的同源性而具有交叉关系。

（二）二者在构成方面具有相似之处

1.技术总体架构具有相似功能。政务信息资源目录体系技术总体架构包括信息库系统和目录服务系统。信息库系统由政务部门的共享信息库、目录内容信息库和目录服务中心的目录内容管理信息库、服务信息库组成。目录内容服务系统由共享信息服务系统、编目系统、目录传输系统、目录管理系统、目录服务系统组成。目录服务系统基于目录内容服务信息库，向用户提供目录内容查询检索服务。与之比较，虽然在档案目录体系中尚无信息库系统和目录服务系统等称谓，但是档案目录体系同样具有类似的系统及相对应的功能，亦可实现对档案目录内容的存储、管理、提供查询检索服务等功能，亦有编目、管理、更新、维护档案目录内容和档案目录载体，以及提供目录内容查询检索服务等内容。

2.管理架构涉及相似角色。政务信息资源目录体系管理架构包括政务信息资源目录体系使用和管理的3个角色、6项活动。3个角色是政务信息资源目录的提供者、管理者和使用者。6项活动包括规划、编目、注册、管理、服务、使用。在档案目录体系中，也包括档案目录的提供者、管理者和使用者3个角色，只是各个角色在各自目录体系中的管理职责、管理环节、管理环节与角色的关系有所差异。

（三）二者的提供利用服务方式存在共性

政务信息资源目录内容服务形成与提供流程包括准备、编目、注册、4个环节。档案馆提供档案目录内容服务需经过接收、编目、审核、提供检索利用等环节。二者虽有差异，但均需经过对信息资源的汇集、编目、审核等过程，向用户提供目录服务。二者在定位和利用信息资源方面也都包含目录查询和信息获取环节。一般情况下，档案用户可以基于浏览器等客户端查询开放档案目录及部分特定的档案目录内容，这与查询政务信息资源目录的方式类似。不同的是，档案目录服务和档案提供利用服务在很大程度上受时空限制，档案利用者仍需到档案馆在相关工作人员的帮助下查询档案目录内容，并获取所需的档案信息。

（四）二者具有建立映射关系的先决条件

两个目录体系交互融合的一个必要条件是能够在二者之间建立一定的映射关系。档案著录项目与政务信息资源目录体系核心元数据在提供的检索点、著录选择等方面具有共性，这两个目录体系中都可按主题分类信息资源，且分类原理基本相同，具有建立映射关系的先决条件。

1.档案著录项目与政务信息资源目录体系核心元数据都是用于揭示和描述信息资源特征的记录事项，都是编制信息资源目录和检索利用信息资源的基础，二者可提供的检索点具有明显的交叉重合，如信息资源名称、信息资源摘要、信息资源提供方、信息资源日期、关键字等核心元数据与档案著录信息中题名、提要、责任者、时间、主题词或关键词等，可以通过技术等手段进行转换，尤其在信息资源名称与题名、摘要与提要、关键字与主题词或关键词、类目编码与档号、信息资源标识符与分类号等之间都具有建立映射关系的可能性。

2.二者都可按主题将信息资源分类，且分类原理基本相同，即通过对信息内容进行分析、提炼，将分析结果与类目表中的具体类目进行对应，进而确定所属类目及分类标识。不同的是，对档案著录条目进行主题分类主要依据《中国档案分类法》《中国档案主题词表》《档案分类标引规则》等，而政务信息资源主题分类的依据主要是《政务信息资源目录体系第4部分：政务信息资源分类》附录中明确给出的《主题分类类目表》，二者在类目设置、标识等也有一定差异，但这些同样可以借助技术手段解决或减少其差异对建立相互关联的影响。

三、档案目录体系与政务信息资源目录体系的融合方式

（一）构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台

档案目录体系与政务信息资源目录体系交互融合的前提是，而不是试图将这两个目录体系合二为一。因此，调整政务信息资源目录体系，使之与档案目录体系的建设规范相一致，或是调整档案目录体系，使之与政务信息资源目录体系框架、技术要求、元数据标准、分类标识、管理要求等规范相匹配，似乎都不适宜。本文认为可以充分利用这两个目录体系之间的内在关系、共性及建立映射关系的先决条件，尝试构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台，实现协同工作，在电子政务和政务公开不断推进的同时，尽可能地满足社会公众在社会经济、政治、科学、文化等各方面的信息利用需求，并进一步加强信息技术在档案目录编制及服务中的应用，促进档案信息资源开发利用。其做法主要是通过网络技术将档案目录数据库与政务信息资源目录数据库连接起来，再利用网络通讯实现用户对数据库的访问查询。如?D1所示。

在构建的档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台中，档案目录数据库与政务信息资源目录数据库仍可相对独立，并能够实时更新目录数据。二者可通过网络服务器中的信息处理系统与用户端进行交互。用户可以通过信息处理系统查询档案目录与政务信息资源目录。网络信息系统可满足不同权限用户异地查询需求，并使用户可以有针对性地选择或是由系统自动选择检索档案目录信息，或是政务信息资源目录信息，或是同时检索档案目录信息和政务信息资源目录信息，以得到更为充分完整的信息线索。通过构建档案目录与政务信息资源目录一体化服务平台，实现档案目录体系与政务信息资源目录体系的交互融合，不仅有利于实现信息交互与共享，而且有利于节省资源，并实现档案目录信息的网络化服务。

（二）需注意的几个问题

1.检索质量。档案著录项目与核心元数据在含义、编排组织、条目涵盖范围、特征等方面存在差异，如不能严格定义映射关系，可能导致映射不清，扩大或缩小检索范围，从而影响查全率和查准率等检索指标。因而保证检索质量关键是解决好档案目录数据与政务信息资源目录数据的映射问题，包括定义传统档案著录项目与政务信息资源目录体系核心元数据的映射、档案元数据与政务信息资源目录体系核心元数据的映射，以及传统档案著录项目与档案元数据之间的映射等。还需考虑在数据转换中可能出现的数据内涵不一致、词语与代码规范不一致等一些不相匹配的情况。

2.档案馆内各目录数据库之间的系统关联。档案馆还需进一步将各层级、类别的目录数据库系统组织关联起来，充分发挥、扩展如档号等著录项目功能，以利于实现两个目录体系的双向映射，降低检索的复杂度，保证检索质量与效率。