档案管理制度细则精选(九篇)
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第1篇：档案管理制度细则范文
关键词：档案管理；大集团企业；管理体系
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2014）2-0072-02
F集团有限公司成立于1980年，是与特区同龄的总部经济企业，是某市目前仅有的两家总部经济企业之一。从成立之初的3 000元起家，最初的5人房地产经理部开始，到2010年底，F集团以房地产开发为主，以住宅地产、商用地产、物业管理服务、国际化教育配套、公益性生态环境建设、汽车贸易销售、创意文化传播等多元化全面发展的全价值链，形成房地产开发、金融投资业务、文教旅游业务、城市综合服务业四大业务板块，发展成为一家多元化控股企业集团，拥有资产总额550亿元，净资产250亿，员工总数超过5 000人。
随着资产规模不断发展壮大，市场上多元化的战略机遇层出不穷，F集团下属企业数量日益增多，到2013年止，拥有超过80家控股或全资子公司。但是由于发展迅猛、组织架构过快膨胀，内部来不及配备像样的档案管理工作队伍，仍停留在相对随意性和粗放化管理，导致了尽管集团总体上步入高速发展成熟期，而在档案管理方面则相去甚远。在现代企业管理下集团公司档案管理工作指的是集团公司档案的宏观管理和档案业务的内部微观管理。本文着重于构建集团公司的宏观管理体系。
1 F集团档案管理体系构建的总体目标和管理架构
1.1 F集团档案管理体系的总体目标
根据不同企业所在行业特点及发展程度不同，通过对F集团档案管理现存问题的综合分析，借鉴先进企业档案管理经验，结合F集团未来发展规划，我们提出了档案管理的总体目标：建立F档案信息中心，高效安全利用信息资源，力争一级甲等管理标准。
1.2 F集团档案管理体系的架构及主要内容
根据已经制定的档案管理体系的总体目标，结合F集团档案管理现状和特点，在综合评估适应未来管理需要的各项管理制度的基础上，提出了档案管理体系的架构及其相关内容。
1.2.1 体系组织架构
集团下属各分公司设专门档案管理员，每个管理员负责不同的管理工作。
1.2.2 管理职责定位
集团档案管理员：以编章定规、监督检查、指导服务为主，分类整理以集团名义发文呈文的所有资料及被委托档案。
下属公司档案管理员：分类整理档案，统筹指导分支资料员，参照集团规范编制细则，接受集团档案室监督指导。
分支兼职资料员：收集、简单整理资料，登记台帐，定期移交档案室审核入库。
1.2.3 管理模式与主要业务流程
①管理模式：统一领导、分级管理、统一方式、定期报备。“统一领导”是指集团档案室负责履行集团档案工作的宏观管控职能。“分级管理”是指以公司为单位实行档案集中统一管理；由于公司的所有制、规模、管理形态及经营范围的不同， 可以建立自己的档案管理机构， 也可以委托集团公司档案室集中统一管理。“统一方式”是指“集中统一管理”的形式统一化；即由集团统一制定档案管理制度和相关标准，各子公司根据本单位实际情况，制定档案管理办法或细则；参照集团的档案分类方案示范文本，编制档案分类方案；与集团统一管理方式，如统一呈批文件台帐，或购买同一档案管理系统进行数字化管理等。“定期报备”是指定期将本公司档案管理信息上报集团备案。
②档案宏观管理流程如图1所示。流程描述了文件资料从收集、整理直至审核、入库的归档过程。
③F集团档案管理相关配套管理政策。为保证体系顺利运行，还需要一系列配套的制度支持和完善该体系，包括档案工作责任追究制度、文书档案管理制度、基建管理制度、专业档案管理制度、声像档案管理制度、档案归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案查阅、借用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度、档案库房管理制度等，还要编写业务规范，如文件档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案管理应急预案等。
2 F集团档案管理实施方法和步骤
①摸底调查，目的掌握企业档案的具体情况。包括档案载体的基本构成和通常流向、常规业务档案、行政管理类档案及涉及商业机密的技术档案等门类，以及相关管理人员的流动频率等基本情况。
②考察学习，借鉴经验。由集团领导带队，档案相关人员参加，到档案管理水平先进的企业学习。
③召开集团档案知识普及培训，着重增强全公司特别是高管的档案意识。可内训，也可邀请外聘老师。
④成立集团档案工作领导小组，隶属于集团档案室管理，小组配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，为各公司档案人员提供一个经验交流的平台和机会，每年开展经验总结、学习交流、外出学习等活动，增进档案同行的互相了解、沟通，共同提高管理技能和水平。
⑤编制“档案管理体系人员名单”台账，并根据人员变化情况随时调整，不间断地保持与各单位有关人员的业务联系，随时解决他们遇到的各种难题，使档案在所有的企业中能够有人管，确保日后与集团总体发展同步、不滞后，及时准确记录集团发展的每一个足迹。
⑥定期召开档案工作例会，搭建沟通信息、互相协调的平台，及时发现、提出问题，展开讨论，商定对策。
⑦完善的档案管理制度和业务规范，编写集团档案管理工作指南。结合档案工作实际，根据《广东省企业档案工作规范测评标准》要求，参考档案局的《房屋建筑工程竣工档案验收整理指南》、《市政工程竣工档案验收整理指南》、《机关文书档案归档范围和保管期限表》等业务指南，建立一系列相应的档案管理制度，从制度上明确规定文书、基建、设备、声像等档案的归档范围和要求。同时把集团公司文件的形成、积累、归档纳入工作程序中，纳入工作计划管理中，纳入有关人员的岗位责任制中。完善动态管理，落实奖惩工作，确保集团公司档案材料的完整，更好地为集团各项业务开展服务。
⑧根据新规范标准，选取时间节点，回溯调整历史文档，严格要求新生文档。
⑨进行档案软件需求调查、分析评价确定功能、筛选所需档案软件；选取试点实施档案软件信息化，逐步推广。在系统中，文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程、设备档案通过在线系统、离线客户端进行多个项目、设备的收集、编目等工作，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。集团档案管理人员对归档文件进行明晰化、系统化的梳理，在做好集团文件分类的基础上，实现以某个知识为主题，分析与其他知识在横向上纵向上的关系，将归属于不同分类的档案在逻辑上组织和联系起来，充分实现档案资源的共享。
⑩主动邀请档案局领导视察，为集团档案室申请评级做准备。
3 实施保障措施
①加强教育与宣传力度，做好全面动员工作。推进集团公司档案管理是涉及集团全局的系统工作，是贯穿从管理层、到各职能部门和业务部门、直至相关一、二级子公司的全员性的工作，需要全员参与，所以在集团内部加强全面档案管理的宣传力度，对档案管理的重要性、必要性进行大力宣传，强化全体员工的档案知识教育和培训工作。
②集思广益，广纳良言，保障信息畅通，不断完善档案管理的过程。档案管理是一个持续，不断反馈，不断完善的过程，是一个动态的循环机制，只有开始，没有结束，在实际工作中会随集团业务的变化而接触到不同的行业，因此需要良好的沟通渠道，上下通达，及时调整或编制新的档案管理规定和要求。
③加强档案管理专业人才队伍建设，不断提高档案管理的专业化水平。由于集团业务繁杂，涉及行业广泛，所以不仅要求档案人员是档案管理的专业人才，还应是了解企业多方面知识的通才。只有掌握了相关行业知识，档案人员才可严把质量关。
④严格责任、强化执行，加大考核力度，建立考核问责机制。为确保档案管理各项制度落到实处，将档案管理绩效与岗位职责、责任追究制度相结合，将工作考评与档案管理挂钩，建立一套科学有效的评价和激励机制，以保证在员工内承受度下顺利实现。
⑤强化档案管理与其他业务管理体系的有机协同。档案管理体系并不是孤立的管理体系，很难将它单独模块化，它是一项涉及各项管理活动的系统工程。因此，这项工作虽然由集团档案室负责统筹推进，但是要将其渗透到各个管理层级、各业务管理岗位的具体业务管理者工作中去，融入到集团的整个管理系统中去。作为集团档案管理者，必须扩宽管理视野，及时更新知识结构，扎根集团各行业档案工作中，努力探索完善档案管理体系结构，实现集团档案信息价值的最大化。
参考文献：
[1] 王伟新.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.
第2篇：档案管理制度细则范文
（一）对于医院档案管理工作重视程度不足
医院管理部门对于医院档案在学术研究、行政管理以及临床应用等方面的重要作用认识不足，没有充分认识到档案资料这一信息资源的重要意义，因此造成了医院内部的档案管理意识薄弱，档案资料的收集整理不完善，档案资料零星不全，难以有效的借阅查询利用。
（二）医院档案管理的现代化水平不高
当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）医院档案管理信息化水平较低
造成医院档案管理工作效率较低的主要原因就是由于医院档案管理工作的信息化水平不高，虽然采用了计算机录入的档案记录方式，但是档案在收集整理、归档保存、检索查询等管理流程方面的信息化程度不高，档案资料的数据库平台建设也不完善，造成了档案资料的管理效率与管理质量不高。
（四）医院档案管理的安全性相对较差
由于部分医院对于档案安全管理重视不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密档案资料的泄露。特别是对于一些涉及到病患隐私的档案资料，缺乏完善严密的档案管理制度，对于一些过期需要销毁的档案卷宗也没有及时的进行销毁，这也是档案管理工作中需要重点解决的问题。
二、现代化的医院档案管理对策研究
（一）完善医院档案管理制度体系
医院档案管理制度对医院档案管理工作具有指导性的作用，是医院档案管理工作的基础依据。建立现代化的医院档案管理体系，基础条件就是建立标准完善的医院档案管理制度体系。首先，档案管理部门应当结合医院的实际情况，制定档案管理工作标准以及管理模式，重点整合、共享管理资源，确保档案管理工作的顺利开展。其次，完善各种档案管理工作具体管理制度的制定，尤其是对于档案分类管理标准、档案整理标准、档案著录标准、档案保密管理要求、档案信息化管理制度等内容，确保医院档案管理工作在资料整理、归档保存、数据录入、检索查询等不同阶段工作的实施均有据可循。最后，应该制定医院档案管理工作的标准化流程，在档案的归集、整理、立档、目录编制、查阅以及销毁等不同阶段制定完善的工作细则，确保医院档案管理工作的有序开展。
（二）强化医院档案管理意识，提高档案管理的整体业务水平
首先，医院管理者应该充分认识到医院档案管理工作对于医院正常管理以及发展的重要作用，重视档案工作的开展。增加资金投入重点确保医院档案管理工作经费充足、设施齐全、人员岗位设置合理，为医院档案管理工作的顺利实施开展提供良好的条件。其次，应该强化对于档案管理工作人员的培训教育，提高档案管理工作人员的日常归档意识与档案管理业务水平，结合采取定期考核、责任管理以及奖惩制度，通过对档案管理工作人员的管理实现档案管理工作的科学化、规范化、制度化以及现代化。
（三）采用信息化的管理模式，提高档案管理的服务水平
提高医院档案管理工作效率与工作质量，实现档案资料的有效整合与共享，必须完善档案信息管理系统建设，并将其作为档案管理工作的主要平台，这也是提高医院档案管理的开发利用以及使用服务水平的关键措施。档案管理部门应当结合信息化的档案管理手段，充分借助信息化管理在数据资料准确、资料处理高效方面的优势，将医院的档案管理工作流程进行信息化的改造，通过档案资料管理信息系统对档案实行统一管理，通过信息系统实现档案材料的及时收集与更新。借助于资料数据库信息数据平台，完善行政档案、人事档案、财务会计档案、药械设备档案以及医疗档案等子模块建设，促进内部档案资料信息的准确性与流动性。同时对于没有保密要求的资料，将数据全面整合作为共享，向授权用户提供网络远程查询服务，真正提高档案资料管理服务水平。（四）完善档案管理的保密工作保密工作是档案管理的重要环节，特别是医院档案资料中由于部分涉及到科学研究以及病患隐私的资料，需要妥善的进行保密管理。对于档案资料的保密工作，应该严格按照国家档案管理工作方面的法律法规，执行档案管理制度。绝密档案与非绝密档案严格分开管理，绝密档案必须设置完善的安全管理措施，明确保管期限与保密期限要求，确保保密工作的实效。对于超过保管期限的档案，应该超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限提前编制销毁计划及清单，经过审核批准后及时进行档案销毁工作，并在销毁档案清册中进行详细的记录，同时注销销毁档案的在册目录。此外，应该注重提高档案管理工作人员的保密意识与工作作风，对于泄密问题严查责任人，并及时解决泄密问题造成的影响，实现档案管理工作的严格与标准。
三、结语
第3篇：档案管理制度细则范文
【文章编号】0450-9889（2017）04B-0014-02
学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在开展中小学学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，这些材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证。随着国家学生资助工作的深入开展，学生资助档案已然成为中小学档案中新的组成部分，同时也是重要的组成部分。对中小学学生资助档案管理规范化的研究和探索已成为档案工作者新的研究任务之一。
一、南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理现状
我们设计了“南宁市学生资助档案管理情况调查问卷”，并面向南宁市各县（区）资助管理人员、县（区）教育局及各学校的档案员、兼职档案员开展问卷调查。通过对调查结果的统计和分析，发现南宁市中小学（含中职学校）学生资助档案管理有以下几个亟待解决的问题。
（一）缺乏学生资助档案专职管理人员。经调查统计，资助工作中各学段配备专职档案员的占 12.2%，资助工作人员占 53.1%，兼职档案员占 18.6%，其他占16.1%，其中幼儿园没有配备档案员及资助人员。在南宁市，大部分中小学（含中职学校）的资助办设在政教处（学工科）或教务处（科），仅配备 1 名资助工作人员，没有配备专职的资助档案管理人员。资助工作人员只负责资助业务工作，不负责资助档案的整理，将资助档案以散材料的形式移交给档案室，增加了档案室的工作量和工作难度。
（二）缺乏学生资助档案管理意识。主要表现为：学生资助业务工作完成以后，没有将形成的资助档案资料整理后移交档案室。调查结果显示：按年度（学年）整理，次年主动移交的占 34.6%；按年度（学年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在资助办的占 6.2%；未整理，堆放在杂物间的占 5.2%。
由此可见，超过 60% 的中小学在完成资助业务工作后，把学生资助工作材料仅视为“材料”，而不认为是“档案”。通常只是把资助工作材料按照评估迎检的方法和要求进行汇总整理，形成备检材料，以备上级资助办、审计部门验收检查。
（三）缺乏学生资助档案管理专业知识。学生资助档案在形成和管理的过程中一般经由两类人员管理。一是资助工作人员。现有的大部分资助工作人员存在重资助业务、轻档案管理的思想，忽视档案工作。他们多次接受资助工作的培训，熟悉、精通资助业务，但没有经过专门的档案培训，缺乏资助档案管理的专业知识，导致资助档案收集不齐全、整理不规范。二是档案工作人员。档案工作人员具有丰富的档案管理专业知识和工作经验，但对资助业务工作不熟悉甚至不了解。在资助档案管理工作中不能准确鉴定资助业务工作资料是否具备归档价值，不能准确划分资助档案保管期限。同时，由于资助档案出现的时间短，上级档案部门和教育行政主管部门尚未出台专门的资助档案管理细则，在近几年的档案业务培训中，并未涉及资助档案管理的内容。
（四）缺乏统一的学生资助档案管理细则。学生资助档案是学校档案的新类别，出现的时间较短，广西尚未制定统一的管理细则。各中小学校学生资助档案的归档范围及保管期限不一致，整理方法和要求不统一，容易造成档案材料收集不齐全、遗漏，保管期限划分不科学、不规范、杂乱无章，破坏了资助档案材料之间的有机联系，严重阻碍了档案整理工作的顺利开展。
二、学生资助档案管理规范化对策
（一）加强学生资助档案管理工作队伍建设。一个完整的学生资助档案管理工作队伍应该由三类人员构成。一是学生资助业务工作人员。隶属于学校资助办。负责完成资助业务工作后，按照资助业务工作的流程和要求收集资助档案材料，为资助档案管理工作打下良好的基础。并在资助档案管理工作中对档案工作人员提出合理化的建议，如确定分类、保管期限、卷内文件排序等。二是兼职资助档案管理人员。隶属于学校资助办。负责按照?n案整理的工作要求对资助档案进行初步整理，并按年度（学年）向学校综合档案移交资助档案，保证资助档案完整齐全、归档及时，做好资助业务工作人员和学校综合档案员的助手。三是综合档案员。即学校综合档案室的工作人员。主要职责是按照档案管理工作的原则和要求，接收资助档案，并编入学校综合档案，做好资助档案的整理、保管和提供利用工作，充分发挥资助档案的作用。
资助档案管理工作队伍可结合学校的实际进行配备。按照资助工作的内容和特点，学校资助办可设在政教处（学工科）或教务处（科），按照在校生人数配备 1 至 2 名资助业务工作人员。资助种类少、业务工作量小的，可由资助业务工作人员兼任资助档案管理员，同时负责资助业务和资助档案的初步整理工作，如普通中小学等；资助种类多、业务工作量大的，可专设 1 名资助档案管理员，负责对资助档案进行初步整理，协助资助业务工作人员和学校综合档案员的工作。
（二）加强资助档案管理专业知识培训。普及和强化资助档案管理专业知识的有效方法是加强资助档案管理专业知识培训。通过培训，增强资助档案管理意识，强化资助档案管理专业知识，提升资助档案管理水平。
资助档案管理专业知识培训的最好方法是由上级档案部门和资助业务部门联合举办，如南宁市档案局和南宁市中小学资助管理办公室联合举办，也可以由南宁市教育局主办，邀请南宁市档案局的专家做讲座和指导。
培训内容要以资助档案管理专业知识为主，辅以资助业务知识。通过介绍资助业务知识，帮助档案工作人员理清思路，理解领会资助档案管理专业知识。培训要把理论知识培训和实地参观交流结合在一起，每次培训可安排一次优秀档案馆（室）的参观交流，邀请优秀档案馆（室）的馆员来进行交流，传授经验，以提高档案工作人员的实践操作水平。
培训时间应保持每学年（年度）一次，这样既能保证资助档案管理专业知识随时更新，又能解决资助档案管理工作队伍因更换人员引起的业务交接不到位问题。
（三）制定统一的?Y助档案管理细则。具体如下：
1.确定收集范围。学生资助有免学费、国家助学金、自治区政府教育奖学金、南宁市政府教育奖学金、大学新生资助、师范生生活补助等几类，不同的资助形成的档案材料不同。学生资助档案的收集范围应该根据资助种类确定，不同的资助项目确定不同的收集范围。收集范围主要有各项学生资助业务的政策文件、学生申请及各种证明材料、公示材料、审批文件、资助业务工作各环节的报表、账册等。
2.划分保管期限。学生资助工作是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及国家财政资金的使用和管理，因此，学生资助档案的保管期限应设定为永久和 30 年两种。在对资助档案材料划分保管期限的过程中，应结合学生资助工作的要求，根据资助工作环节来划分。学生申请及各种证明材料、审批文件、各种报表、账册等重要的资助档案划分为永久；公示材料划分为 30 年；上级下达的政策文件因是普发性文件，建议划分为 30 年。
3.明确整理要求。学生资助档案每学年（年度）移交一次，应在本学年（年度）结束后 3 个月内归档。
采用“学年度（年度）―资助业务种类”分类法进行分类、整理。每一类资助业务档案的卷内文件按照“业务工作环节―材料形成时间”方式进行排序。
以件为单位进行整理，一份文件、材料为一件。每件档案的装订顺序、装订方法和要求与文书档案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前、复印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文种版本在后（特殊规定除外）。使用棉线装订，卷内材料装订时要去掉金属物。采用“三孔一线”的装订方法。
第4篇：档案管理制度细则范文
一、我国民政档案工作的现状。
我国民政档案工作是以《中华人民共和国档案法》与《档案实施办法》为依据全面展开，为规范管理民政档案工作，为社会提供相关档案资料，能够服务于广大民政对象，必须加强对于档案工作人员的思想教育，加大档案基础建设的投入。现阶段我国民政档案工作是以部门为单位，由科室人员进行相关档案资料的收集、整理、保管与移交。
为了有效提高档案管理的水平，改善保管档案的条件，目前省地（市）级民政部门的档案按照类型的不同，可以分为文书、基建、财会、照片及声像档案等；按照登记类别不同可以分为收养、社团管理、涉外婚姻（含港澳台及涉华侨同胞）、地名及勘界档案等。我国的民政档案资料实行着统一化的管理制度，为便于在日后工作中能够快速便捷地查阅及利用，专职专柜、分开存放是目前档案资料保管的基本方式。
二、民政档案工作存在的问题。
随着我国民政工作的不断展开，民政档案资料日积月累，除了建立起相关的档案资料管理制度，严格执行档案资料分类大纲外，还需要对较规范、较专业的档案资料进行分门别类立卷归档。指定相关管理人员，对于较少使用、年限较长的档案资料进行定期整理与封存。虽然在全国民政档案工作的开展中也取得一定的成绩，但在工作进行中也存在着一些薄弱环节，现归纳如下：
1.上一级的民政部门疏于对相关档案部门的管理监督。目前全国民政部门虽有定期开展相关专业的档案检查，但只停留在提供指导性建议的层面上，而对于相关政策的实行还需要有硬性的要求。
2.对于专业化档案资料的管理制度有待加强。目前地方性民政部门只按照文件的归档制度来管理档案，对于档案的查找、借阅及保管没有更详细的管理制度。而专业化专门类的档案管理细则的缺乏，使得更多专业化的档案资料无法得到全面性地统一管理。
3.民政档案资料保管条件的不足及相关管理人员知识的欠缺。在我国大部分县级以下民政部门都无法提供专门的档案资料保管场地，只用一两间办公室来替代，无法做到档案管理的防潮、防虫、防火工作，不利于长期档案保管。而管理档案人员知识水平的欠缺，也直接影响着档案管理的水平。
4.档案管理信息化水平有待提高。为了能够全国联网方便查找相关档案资料，势必需要进行档案资料的信息化管理，而由于二三线城市无法建立起多媒体的档案信息，开发档案软件的水平有限，使得全国民政档案资料共享脱接，势必造成资源的浪费。
三、改进民政档案工作的方法。
虽然以上的问题存在着多方面的原因，既有民政部门对于档案工作的不够重视，也有相关档案管理制度的不健全，档案保管条件与管理人员知识不足，及档案管理信息化建设的欠缺等。倘若这些问题不采取措施予以改进，势必会对民政部门今后的各项工作展开，造成一定的影响。所以，我们应当正视目前存在的问题，积极采取相关措施，改进民政档案工作的方法。
1.加大对各级民政档案工作的监管力度，履行其管理职责。根据《档案法》的相关规定，档案管理工作遵循着统一管理、分级监督的原则。为此，各级相关民政部门应认真贯彻落实国家档案相关法律法规，在指定范围内对民政档案工作进行必要的监督与指导，加大对档案部门的监管力度，履行相应的管理职责。同时作为各级民政档案部门，应积极主动地配合其监管部门的工作，建立起相应的档案管理岗位责任制，实现目标管理化，保证档案管理工作有条不紊。为了更好地发挥其应有的作用与效益，应不断深化对民政档案工作重要性的认识，使档案管理工作步入制度化与规范化。
2.建立完善的专业化档案管理制度，提高其工作效率。只有建立完善的档案管理机制，才能更好地进行民政档案管理工作，制度的建立是根本。针对目前档案管理的方法，可以制定包括档案的收集、保管、归档、借阅、保密及销毁等制度，对于档案管理人员有相应的岗位责任制度，由此才能促进民政工作的开展。全国各级民政部门应针对档案的种类进行分类式管理，比如机关文书、财会档案等，就需要运用到专业化的知识进行档案管理，目前国家民政部门与档案局也已相关专业档案管理文件。而为了提高档案管理工作的效率，必须建立起档案管理考核机制，并同其它民政工作一并纳入考核项目中，只有如此科学地规范管理民政档案资料，才能让民政档案工作得到提高。
第5篇：档案管理制度细则范文
关键词：高校人事档案管理 服务意识 信息化管理
高校的人事档案是高校的人事部门对于高校的人才进行有效管理的重要依据，在高校的人才的培养、选拔、任用中发挥着重要的作用。各个高校一定要重视人事档案的管理，在日常的工作中严格按照人事档案的管理制度对于人事档案进行有效的管理，以促使管理人员更加全面、真实的了解高校的人才，以便能够充分发挥教职员工在高校日常管理和教学中的作用，以促进整个高校的教学和科研水平的提高。
1高校人事档案管理存在的问题
1.1档案管理不规范
我国各个高校对于档案管理部门普遍存在着偏见，学校的领导没有认识到档案管理的重要性，将一些不具有档案管理的专业素质的人员安排到档案管理部门。档案管理部门的工作人员很多人根本不了解整个档案管理的操作流程，有些人甚至有资料上的污点，在思想上对于档案管理的工作十分排除。在日常的方案管理上十分随意，没有按照档案管理的规定按照不同人员的档案进行分门别类的管理，甚至在档案资料的制作上经常会出现格式上的错误，出现许多有歧义的个人信息。还会管理不善丢失教职员工个人资料的情况，这严重影响了高校的人员管理。
1.2管理条件落后
目前，我国很多高校的档案管理依然采用传统的使用纸质资料记录人员的信息，在档案柜内集中保存的档案管理方式，这种管理方式程序十分繁琐，还会出现很多的资料流失的现象，不利于高校的人员管理。在档案的管理方面主要存在着以下的问题：第一，人员的流动性大，大部分高校都缺乏专门的档案管理人员。第二，档案管理的信息化水平比较低，不利于提高档案的管理效率。第三，档案的查阅程序比较繁琐，需要经过部门领导的审批，使个人档案的利用率比较低。
1.3人事档案管理人员的专业技能普遍不高
人事档案的管理具有一套严格的操作流程和技巧方法，档案管理人员需要具备档案学的知识，并有极强的知识运用能力。我国目前的档案管理的人才十分稀少，加之高校的领导对于档案管理工作的轻视，在档案管理部门安排了很多缺乏档案管理的专业技能的人员，对员工的档案管理比较随意，缺乏档案管理工作的严密性、连贯性和真实性，对于档案的利用造成直接或者间接的损害。
2高校人事档案管理存在问题的根源
2.1高校领导对于档案管理的重要性的认识不足
在我国高校的各个部门对于人事档案的管理工作十分轻视，对于人事档案管理的重要性的认识不足，是导致高校人事档案管理存在问题的主要原因。由于很多领导并不是档案管理的专业人员，对于档案管理的流程、方法不是很了解，在加上受到传统的高校人事管理可有可无的思想的影响，对于支持人事档案的管理缺乏主动和热情，使得人事档案管理的资金和人员投入方面出现了不足，很多档案管理的基础设施不完善，严重影响了高校档案管理工作的进展。
2.2档案管理的规章制度不健全
由于我国大部分高校缺乏档案管理的专业人才，很多管理人员的专业水平不高，并不能根据国家档案管理的相关规定和高校目前档案管理的实际情况制定出科学合理的档案管理制度，使得在档案管理过程中由于没有明确的管理制度和操作规定，在档案管理的操作中具有随意性。
3加强高校人事档案管理制度与模式创新的主要措施
3.1加大宣传力度，增强人事档案管理意识
加强高校人事档案管理制度与模式创新对于促进档案管理工作的顺利进行有着十分重要的作用。可以通过加强各个部门的档案管理意识，促进档案管理工作的顺利进行，需要做到以下几个方面：
3.1.1提高人事档案管理人员的档案管理意识要使人事档案的管理人员充分认识到人事档案管理工作的重要性，改变传统的“重藏轻用”的思想。在提高自身档案管理水平的同时，对于档案管理进行有效的创新，要紧跟时代的发展步伐，积极关注档案管理领域的新的动态新的信息，以实现档案管理的与时俱进。
3.1.2加强档案管理的重要性的宣传，普及档案管理的知识加强档案管理的重要性的宣传是促进财务管理有效进行的重要措施，通过宣传教育可以增强教职员工对于档案管理的重要性的认识，使人们了解档案管理的具体细则。对于高校的工作人员进行财务管理常识的宣传，为档案管理人员顺利进行管理工作提供良好的保障，使其理解档案管理对于学校选拔人才的重要作用。
3.2创新管理方式，提高人事档案管理的信息化水平
近几年，随着信息化水平的提高，人事档案的信息化管理已经成为未来人事档案管理的主要的发展方向。为了适应信息化时代的发展要求，各个高校要切实建立以人事管理为主的人事档案数据库，并且通过网络实现资源的共享，提高人事管理的水平。
3.3规范管理制度
为了使人事管理工作更加规范需要做到以下几点：第一，建立规范合理的人事档案管理制度，使人事档案管理人员在工作中有一定的规范和准则做参考。第二，加强管理制度的宣传，人事档案管理制度不仅要人事档案管理人员严格遵守，还需要全体的教职员工共同监督和遵守。第三，加强人事档案管理的安全保密工作。
4总结
人事档案管理工作是促进高校教学水平不断提高的重要保障，在高校的人才任用和选拔中发挥重要的作用。为了提高人事管理水平，学校的教职员工要认识到人事管理的重要性，不断创新管理方式，规范人事档案管理制度，提高人事档案的信息化水平，促进高校人事档案管理的不断发展。
参考文献：
[1]王云庆,李晓丽,武丹.关于创新人事档案管理制度与模式的探索[J].中国人力资源开发,2007,(4).
[2]董洁.信息时代高校人事档案管理的研究[D].山东大学,2008.
[3]宋绍梅.创新高校人事档案管理模式的思考[J].中国科教创新导刊,2013,(34).
第6篇：档案管理制度细则范文
关键词：人事档案；管理现状；解决对策
随着市场经济的快速发展，企业竞争日趋激烈，而企业间的竞争归根结底是人才与技术层面的竞争。拥有了人才便拥有了较强的竞争力，这使更多的企业单位越来越重视人力资源管理工作。人事档案管理属于人力资源管理中的重要组成部分。它为企业评价人才提供了有效的依据，也是对人才进行相应管理与待遇提供的重要凭借措施与手段。因此，人事档案管理无论是对企业还是对个人均有着非常重要的意义。
1 人事档案管理工作的重要性
人事档案属于社会公共信息中十分重要的一个组成部分。它能够证实个人的学历、经历、技术职称、社会关系以及奖惩情况等。从人力资源开发与管理的角度来看，人事档案在个人求职与企业求才时发挥着重要的作用，能够提供很多真实、全面的原始资料。对于个人来说，人事档案也非常重要，能够反映出个人不同时期的人生轨迹，因此，也是个人学习经历与工作经历的重要凭证[1]。此外，人事档案管理部门可据此为职工提供下列服务：（1）提供婚姻状况证明；（2）办理护照或港澳通行证的政审手续；（3）为职工代办申报职称；（4）为职工代缴相关养老保险、失业保险以及大病医疗统筹，工资调整等；（5）为流动人员提供身份认定与办理社会保险。
2 人事档案管理现状
随着社会的发展，人事档案管理工作得到了一定的发展，不少单位已实现了档案管理信息化，极大节省了人力与物力。相对于私企来说，行政机关事业单位对人事档案普遍较为重视，因此，人事档案管理也更为规范。不仅对人事档案管理员的综合素质进行了严格把关，而且还建有专门的档案管理人员的相关档案。很多私企由于不具备人事档案管理资格，加上对这项工作不重视，人员流动频繁，断档问题比较严重。
3 人事档案管理存在的问题
（一）对人事档案管理缺乏足够的重视
部分企业领导更看重经济效益，将人事档案管理当作事务性工作。在他们看来，这是一项附属工作，只要做到档案不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。在这种错误意识的影响下，不少企业都不重视人事档案管理工作，导致档案工作无计划、无安排，缺乏经费、人员方面的保障。有的单位直接将一个简陋的办公室作为档案室，室内保管条件差，档案霉变、返潮、虫蛀等问题时有出现，极大影响到档案的完整性。
（二）管理制度有待进一步完善
当前，很多人事档案管理部门仍是将《人事档案材料收集归档规定》作为工作的主要依据。但在工作实践中未根据自身实际制定相应的管理细则，导致制度执行力差。部分单位即使出台了相关配套措施与管理细则，但却没有认真执行。这导致人事档案管理工作缺乏相应的力度，具体表现为收集归档资料不完整、不真实；收集归档工作被动、不及时；一些人事档案材料在内容与形式上雷同度较高，无法准确客观地反映出个人的真实情况[2]。
（三）档案管理人员业务水平偏低，管理方式滞后
很多单位未配备专职的人事档案人员，往往是采用兼职的方法来应付。兼职管理人员工作变动频繁，加上未接受过专门的业务培训，导致档案管理水平偏低。他们既不熟悉档案资料的收集、整理、归档、装订等业务，也对档案管理缺乏足够的重视。另外，他们很多都身兼数职，对档案工作投入的精力也十分有限，直接制约了档案管理水平的提高。目前，档案管理方式也比较滞后，仍以手工方式调阅档案。档案被反复调用后，加上阳光多次照射后容易使纸张变黄变脆，字迹模糊，从而降低了档案的完整性与安全性。
4 加强人事档案管理，提高档案管理水平
（一）增强档案管理意识，完善档案管理硬件设施
企业领导必须充分认识到人事档案管理在企业发展中所发挥出的积极作用，将其摆在重要的位置上。同时，将其融入到企业文化中，利用各种有效的宣传手段在企业内部宣传人事档案的重要性，让广大干部职工了解到人事档案对个人、对企业有哪些意义，人事档案管理的主要方法，使其主动配合好人事档案管理工作。另外，企业还应重视档案硬件设施的建设，加大资金投入，建立专门的人事档案管理库房，配备铁质档案柜，并做到库房、办公室、阅档室分开。同时，库房内必须配备消防设施、空调、防潮设备，做好防火、防潮、防高温、放光、防虫、防盗等工作。
（二）建立健全人事档案管理制度
随着我国人事制度改革的日益深化，对人事档案管理工作提出了新要求、新目标。因此，企业必须强化档案管理意识，并重视相关制度建设，实现人事档案管理的规范化、合理化。首先，根据《档案法》、《干部档案管理条例》、《档案整理工作细则》等档案管理制度，并结合企业自身实际情况出台人事档案管理的相关配套制度以及实施细则，完善查（借）阅制度、收集归档制度、鉴别核对制度、补充材料制度、保管保密制度等[3]。同时，要明确岗位职责，实现责任追究制，确保各项制度得到严格执行，从而使人事档案管理工作有章可循、有法可依。
（三）加强人事档案队伍建设，提高管理水平
档案队伍必须从兼职型向专业型转变，要安排作风好、责任心强、专业水平高的人员从事人事档案管理工作。定期进行专业培训，系统学习档案管理理论知识与操作技能、计算机操作技能等，以更好地适应档案信息化管理的需要。同时，还要经常学习关于档案的相关法律法规，增强档案法制意识。可为档案员提供继续深造的机会，为企业培养更多专业型档案人才。另外，要改善档案员的工作环境与薪资待遇，为招揽人才、留住人才打好基础。采用激励机制，并大力宣传先进典型，充分调动档案人员的工作积极性。
（四）加快人事档案信息化建设，实现档案管理信息化
随着网络信息时代的到来，传统的人工管理模式早已无法满足人事档案管理的要求。因此，必须加快人事档案管理电子化的进程，配备计算机、管理软件，建立健全人事信息数据库等，实现人事档案的电子化与无纸化。同时，依托办公自动化网络系统，为有关部门与个人提供人事档案信息服务。
（五）提高对人事档案材料的利用率
在做好人事档案管理的同时，企业还要增强服务意识，提高对档案资源的利用效率，使其发挥出更多的效用。首先，必须将档案利用的工作理念贯穿到档案管理的整个过程中，从而为档案利用工作做好铺垫。其次，对人事档案材料中涉及到的重要内容要有选择性的保留，并对某些内容进行相应的补充。根据“准确、适度、保密”的档案查阅三原则要求，为相关部门与个人提供多元化的档案利用服务。合理公开部分人事档案，为企业管理层选择更多优秀人才提供参考依据，也满足了个人的知情权。同时，在人事档案管理信息化与网络化的进程中，还应加强对人事档案资源的异地共享。对拥有档案保管权利的部门赋予相应权限，允许其通过网络查阅相关档案资料，而不具有权限的单位则无法查阅资料。此外，还应逐步建立人事档案信息化管理标准，实现对人事档案信息保存、交换、传递的标准化管理。
参考文献
[1]陈亚兰.试论人事档案管理工作的重要性[J].中国市场，2012，35（14）：169-170.
第7篇：档案管理制度细则范文
关键词：档案；不动产登记；不动产登记档案
2018年，新组建的中华人民共和国自然资源部，开始对不动产登记档案实施集中管理。不动产登记档案是指在不动产登记工作中形成的具有保存价值的各种形式各种载体的原始性凭证和材料。不动产登记档案客观、全面、真实记录了工作过程中的各种活动，对于不动产各项工作的开展具有重要的参考价值和指导意义。
1不动产登记档案的特点
1.1复杂性。不动产登记主要涉及土地、海域、房屋及林木等定着物，涉及的部门和内容多。从不动产登记的类别来看，包括首次登记、变更登记、注销登记、查封登记等；而从具体不动产权利来看，《不动产登记暂行条例》中明确了十大类适用不动产登记的权利，包括集体土地所有权、建设用地使用权、地域权及宅基地使用权，等等。可以看出，不动产登记工作本身就比较复杂，而从不动产登记的具体运行来看，各项工作的程序也十分复杂，譬如，房屋登记工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋销售面积等，需要搜集记录大量的内容和数据。而我国疆域辽阔且人口众多，不动产登记工作十分复杂，相对应档案管理工作也具有复杂性，管理难度大。1.2动态性。市场经济快速发展，不动产交易成为市场交易的一种普遍形式，最为常见的即商品房交易。有交易就会涉及不动产产权的变化。不动产登记工作是动态发展的一项工作，需要即时更新相关的信息，以确保信息的准确性，从而确保产权人的合法权益。基于此，不动产档案同样需实时更新，真实客观地反映不动产交易的各项活动，档案管理工作要求及时、全面、客观、真实。1.3专业性。从专业性的角度来看，不动产登记档案具有其独特性，是一种特殊的专业档案，2016年，《不动产登记暂行条例实施细则》颁布，其中第六章第九十四条明确了不动产登记档案的具体内容：一是不动产登记簿等不动产登记结果；二是不动产登记原始资料，如申请人身份材料、登记原因等。［1］可以说，不动产登记档案存储了权利人的所有登记信息，能够为相关职能部门和个体用户提供不动产登记信息、出具相关证明，相比于一般的文书档案，不动产登记档案具有较强的专业性。
2不动产登记档案管理的问题分析
2.1管理难度比较大。不动产登记档案管理难度大主要源于三点原因：一是档案意识薄弱。不动产登记档案以法律的形式明确了物权所有者的权利，能够保护物权所有者的合法权益。但在档案管理的实际工作中仍存在意识不强的问题，部分单位并未出台符合工作实际的配套管理制度，档案管理缺乏规范性。二是配套设施不完善。互联网+时代，档案的信息化建设、数字化管理成为发展趋势，但由于资金问题，部分基层管理部门仍存在基础设施和设备不健全的问题，这不利于档案的规范化管理。三是档案数量与日俱增。随着市场经济的繁荣发展，城市规模不断扩大，房地产市场十分活跃，不动产管理活动在社会生活中发挥着越来越大的作用，也造成了各种不动产档案资料的不断累积。［2］发达省份的市级单位产生的不动产档案存卷可能多于100万卷且资料分散保存在各个不同的部门，难以实现档案的统一规范化管理。2.2信息更新不及时。前文已经提到，不动产登记档案工作具有较强的动态性，随着我国房地产市场的繁荣发展，不动产交易的数量和频次与日俱增，房产权属的变更成为普遍现象，这就要求不动产登记档案管理工作做到信息的即时更新，以确保信息的准确性和真实性。但从不动产登记工作的实际运行来看，全国范围内每天的交易次数多，可能存在应发生变更的不动权属，但不动产档案尚未紧随权属的变更而即时更新数据，这样就可能造成后期产生法律纠纷问题。此外，随着经济和社会发展的需求，国家的土地政策也历经了多次改变，由于档案意识薄弱或者专业人员不足等原因，不动产登记档案信息更新不及时，从而产生系列后续问题。2.3管理格局不成熟。不动产登记档案涉及的内容十分广泛，既包括自身各档苑论坛类业务工作行程的档案资料，还包括从不同部门，如农业部门、林业部门、房管部门等移交过来的档案资料，形成了一个十分庞大的档案信息资源库。目前，不动产档案管理工作主要由自然资源和规划部门负责，能够有效解决城镇化建设中住房拆迁安置补偿问题和市场经济中房地产交易问题。但不动产登记档案涉及多个部门，部分领域不动产登记档案工作机制尚不成熟，仍存在收集不齐全完整、保管不规范等问题，这就给不动产登记档案的规范化管理带来了不良影响。如何进一步完善管理格局，逐步实现不动产登记档案的统一规范化管理值得探究。2.4数字化管理不健全。“互联网+”时代，信息技术快速发展，“互联网+不动产登记”大大提升了不动产登记工作的效率，但给不动产登记档案管理带来了冲击，主要体现为三个方面：一是不动产登记机构更加注重精简流程，业务部门完成登记后，未即时与档案管理部门完成有效对接，由此造成业务工作与归档工作脱节。二是“互联网+不动产登记”，此种工作方式能够实现“不见面审批”，推行“无纸化办公”，但部分机构忽视电子文件的归档，只是在业务系统中完成信息的相关登记，并未完整保存好业务过程中形成的各类电子文件，导致登记材料缺失影响正常归档。三是“互联网+不动产登记”形成的档案资料包括纸质和电子两种载体，相比于传统的纸质档案管理，档案管理的手段和方式均需进行调整。［3］
3不动产登记档案规范化管理探析
3.1参照相关标准，完善管理制度。完善的管理制度能够为不动产登记档案的规范化管理提供执行依据，为实现档案管理的规范化、科学化、现代化，各省市职能部门均结合自身不动产登记工作实际出台了相应的管理规范。譬如，2019年，湖南省不动产登记中心制定的《不动产登记档案管理规范》正式，立足湖南省不动产登记工作实际，明确了不动产登记档案的分类标准、归档范围及保管期限等相关规范，［4］对于推动省内不动产登记档案的管理具有重要意义。职能部门出台的相关管理规范在档案管理方面发挥着重要作用，完善相关管理制度要参照相关的标准，如《中华人民共和国档案法》《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》等，这些是开展不动产档案管理工作的重要参照标准，在遵循法律法规的前提下，要以上述规定标准为主要指导依据。3.2理顺工作机制，实施动态管理。不动产登记档案具有较强的实时性，需要进行动态管理，保障产权人的合法权益。实施动态管理需关注三点内容：一是实现业务工作与档案工作的无缝对接。不动产登记工作本身就具有动态性，任何环节的变动、任何信息的更改均会影响档案，档案管理工作要紧随业务工作的进度适时更新相关信息。二是明确各职能机构的职责。不动产登记档案管理工作涉及多个部门，各部门之间应强化交流，对档案管理工作进行统一规划，明确各职能部门在档案管理中的作用并督促落实各项工作，确保档案收集的齐全完整。三是要强化档案意识。通过宣传教育进一步强化产权人、业务办理人员和档案管理人员的档案意识，各参与人员意识到档案的重要性有利于实现各方的良性沟通，有利于做好档案数据的更新工作。3.3掌握核心技术，推进数字管理。“互联网+”时代，不动产登记档案面临新的机遇与挑战，档案管理的模式需要进一步完善以适应不断变化的形势。不动产登记档案管理机构应充分运用大数据、云存储等先进技术，实现档案的智能化管理。推进数字化管理可以从三个方面着手：一是逐步推进传统载体档案的数字化建设。将以前遗留的纸质载体档案进行数字化处理，采用OCR识别技术将数字化形成的图像文件转化为文字文件，实现档案的全文检索。二是建立不动产登记档案管理系统，实现各业务系统与档案管理系统的有效对接，用大数据思维管理档案，档案的收集、利用等各项工作均实现在线办理。三是注重信息化人才的引进与培养。不动产登记档案的数字化管理是一项系统工程，是一个持续性发展的工作，需要专业的人才作保障。
在人才引进阶段，注重考察人才的专业技能、信息技术及职业素养。此外，注重人才的培养，系统开展专业技能、信息技术、知识结构和服务理念等方面的培训，以更好地适应不动产登记档案管理工作出现的新变化和新需求。
参考文献：
［1］不动产登记暂行条例实施细则［EB/OL］.［2020-08-30］.
［2］王小童.不动产档案的集约化管理思路和策略分析［J］.兰台世界，2019（9）：73—75.
［3］韦宇珉.基于“互联网+不动产登记”档案管理探析［J］.城建档案，2019（6）：54—58.
第8篇：档案管理制度细则范文
随着人们生活节奏的不断加快、信息科技的不断发展以及办公条件日益自动化，使得档案管理电子化已成为不可阻挡的趋势。顾名思义，电子档案是指将人们所需要记录、保存的信息、内容，以文字、图表、数字、图形等方式记录在计算机上面，并将其制作成可供人们阅读、传输以及处理的电子文件。但是，电子档案并不是无懈可击的，如果没有做好十足的安全措施，它将很容易丢失、被篡改。因此，这也意味着电子档案是不能够完全的取代传统意义上的纸质档案在人们生活中的重要性。但是，电子档案给人们生活和工作所带来的便利性，却是传统纸质档案不能替代的。
1 档案管理电子化的现状及问题
1.1 没有统一的档案管理系统
由于目前我国的档案信息管理系统和网络建设形式没有统一的标准，没有建立数据交换的机读目录档案系统，使得其在层次、规范上具有较大的差异性，从而导致其开发性、服务性和共享性较差，不能真正意义上的实现档案信息的资源共享。
1.2 缺乏通用性，不能对其进行统一的信息管理
众所周知，我国档案管理电子化兴起的时间还比较短，因此，还存在着较多的问题，其中缺乏通用性就是其存在的问题之一。同时，由于目前各公司和单位所使用的计算机型号、规格不统一，且档案管理的软件存在较大的差异，使得各公司之间的资源不能实现共享。而且，目前也没有一个软件能够使其既能够应用于文件检索，又能够对所有文档进行统一的档案信息管理。由于这一缺陷，给档案的信息管理工作中的快速编辑带来了巨大的困挠，也使得我国档案管理的电子化发展受到了极大的阻碍，给其发展带来了巨大的挑战。
1.3 缺乏标准、规范的档案管理工作
档案信息管理要想实现标准、规范的电子化，就要先做好档案管理工作，并使其标准化、规范化。但是由于传统纸质档案管理不规范、档案质量不高，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性较差，因此，每个档案管理系统只能根据自身的需求对其进行归纳，从而使得档案管理工作缺乏统一的标准和规范。
2 相应的解决对策及路径
2.1 建立统一、完善的电子档案管理制度
为了未来能够更好地发展电子档案管理制度，建立一个统一、完善的电子档案管理制度将是目前的档案管理工作的首要任务。为了建立统一、完善的电子档案管理制度必须要做好以下几个方面：首先，应该规定一个统一的电子档案制作、收集及归纳的标准，让每一个需要进行档案管理工作的企业和单位都能够有标准可依，从而按照标准进行管理和工作；其次，要对所制作的电子档案进行整理、分类、归纳以及总结，使其能够方便人们的使用和查询；最后要安排专人对其进行保管，以防其因工作的调整、计算机的损坏、工作的交移过程等原因而造成的档案的丢失、遗漏、损坏、被篡改等问题，确保档案资料的完整性。
2.2 建立电子档案的资源共享平台
建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。
2.3 加强对电子档案管理人员的技术培养
对于当前的电子档案管理工作者主要有两个来源，一是拥有专业计算机知识、技能的人才所担任的，另一种是企事业单位现有的电子档案管理人员。对于拥有专业计算机知识、技能的人才，一般需要单位从外部进行招聘，并对其进行相应的短期培训，使其了解本企业单位的实际情况，并很好的适应工作的需要；对于现有的电子档案管理人员，要加大培训的投入力度，让其能够掌握系统、全面的电子档案管理所需的基本知识、计算机知识等技能，从而解决电子档案管理人员短缺的问题。
2.4 做好硬件设施的维护、更新工作
由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。随着电子信息化的不断发展，档案管理电子化已成为未来办公的必然趋势，因为它不但能够提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还能大大的减少文献再次加工的时间的浪费，提高档案信息的时效性，因此，可以说档案的电子化对于我国的档案管理工作意义重大，必须要加大对其的研究力度，使其能够最大限度的为我国的档案电子化带来益处。
第9篇：档案管理制度细则范文
高校图书馆的档案是非常重要并且珍贵的文献资料，对高校未来的发展有着不可替代的重要作用。但随着社会的发展和诸多工作的展开，高校图书馆档案管理工作存在的诸多问题渐渐露出水面，面对这些问题，如何结合现状和发展形势提出行之有效的解决措施，是摆在高校图书馆面前的一个重要研究课题。
1 高校图书馆档案管理工作的现状
1.1 高校图书馆档案管理概况
随着数字技术的发展，我国绝大部分高校都已建成电子图书馆，完成了数字档案的建设。各高校也根据自身的实际情况制定出了相应的图书馆档案管理方案，利用信息化的数字处理系统使得图书馆的档案归档、整理、保管、利用、统计等各项工作都更加规范化、制度化、简便化。利用电子信息技术管理，是档案的分类、编制、检索的效率都得以大幅度的提高，与此同时也是图书馆档案管理的工作效率也得到大幅度的提升。
1.2 高校图书馆档案范围与分类
人事档案、行政类档案、资产类档案、业务档案、党群档案等是图书馆档案管理工作的主要内容。人事档案主要是高校职工的学历证明、奖罚情况、培训材料、职务申报材料等。行政类档案主要是简报以及记录，如会议记录、工作简报、《中国索引》、图书馆通知与通报、图书馆通讯等。还指科研教学管理和馆史，如图书馆扩建、新闻报道以及馆庆等等，还有教学管理、项目管理、学位建设等等。部分行政档案还指国际国内交流与合作。资产类档案主要指图书馆内的储存设备、仪器设备等固定资产，如电脑、书架、监控、扫描仪、打印机等等。业务档案主要是图书馆的建设和发展状况，图书馆的安全工作、读者服务工作、交流工作等。其他档案工作其他图书馆赠予的有价值的资料、图书馆活动中所留下的影像资料、奖品、照片等等。
2 高校图书馆档案管理工作中存在的问题
2.1 对图书馆档案管理工作的重视不够、意识淡薄
目前，大多数高校图书馆都存在着管理意识淡薄、管理观念落后的问题。这表现在以下方面：高校的相关领导没有足够重视图书馆的档案管理工作，认为抓教学以及搞科研才能带动高校的发展。对于图书馆的档案管理工作，无论是设备还是人员的投入都远远没有达到实际需求，严重限制了图书馆的档案管理工作的发展。他们一般认为图书馆档案管理工作就只是简单的对档案进行保存与装订，而没有站在归档后的利用以及查询的角度去看待档案管理工作。
2.2 信息化落后，管理人员素质不高
当代社会，任何行业的发展都离不开信息技术的支撑，而目前大多数高校图书馆档案管理工作还拥有着相对落后的信息技术，图书馆档案管理人员的素质也普遍不高。首先，图书馆档案管理设施的匮乏阻碍了图书馆档案管理的信息化建设。其次，高校往往是在教学和科研工作上引进高素质人才，而对于图书馆档案管理工作的人才引进方面却显得比较吝啬，而且年龄结构也不是特别的合理，档案管理人员年龄普遍偏大，因此档案管理人员思想保守、对信息技术的掌握程度有限的现象在高校图书馆的档案管理工作中比较普遍，故而阻碍了高校图书馆档案管理的信息化建设和健康的发展。
2.3 管理模式落后，档案管理制度不健全，
各高校图书馆都有着自己的档案管理制度和管理模式，但大多数高校图书馆的管理制度都比较陈旧，也没有随着时代的发展而适当的修改完善，导致过时、与实际工作脱节的现象出现。这与高校图书馆没有形成统一的档案管理工作有关，图书馆档案管理部门与各学院各部门之间缺少有效的对接和沟通，致使归档环节出现各种不合规范的现象。第二点是图书馆的档案管理工作没有根据时代的发展而修整完善，也就是说没有做到与时俱进。如档案管理工作的信息化建设、系统的升级等等都对档案管理制度提出了新的要求，所以要对既有的制度进行修订、完善，使其更加规范、更加健全。
3 高校图书馆档案管理工作问题的解决对策
3.1 提高意识和重视程度
意识是行动的先导，所以在档案管理工作中首先要改变管理者的意识，彻底改变过去重视不足、认识不够的局面。要做到这一点，第一步是做好宣传工作，是整个高校上下都重视档案管理工作，让档案管理工作深入人心。然后，档案管理者要自觉提高自己的意识，改变落后的观念，时刻意识到图书馆的档案管理工作直接影响到广大师生的切身利益和有关工作的顺利展开。最后，学校广大教职员工以及各个部门都应该主动配合图书馆档案管理部门的工作。
3.2 加强档案管理队伍的建设
任何工作都不能忽视人才队伍建设这一环，高校档案管理工作也是一样，培养和引进高素质的档案管理人才是档案管理工作高校开展的有力保障。加大力度引进高素质的档案管理人员是高校首先应该做的，使档案管理人员思想保守、业务能力不达标、年龄结构不合理的现状得到改善，充实并壮大档案管理队伍。然后，高校还应该在引进高素质人才的基础上加强对既有管理人员的培养，通过政策保障来使管理人管参加业务培训、深造，是管理人员真正适应图书馆档案管理工作的工作需求。
3.3 建立先进的管理模式和健全的档案管理制度
推动管理工作最行之有效的内核动力就是制度，对于完善高校图书馆档案管理工作，一套健全、系统的管理制度是必不可少的。所以，高校图书馆要想提高档案管理水平，就必须建立起一套健全的、系统的、行之有效的档案管理制度。首先，图书馆的档案管理工作要有学校的领导来亲自抓，并成立系统的组织机构，各学院、各部门与图书馆档案管理部门要建立起结合管理模式，责任到人，明确分工，做到对接通畅、收集及时、归档顺利。其次，图书馆档案管理制度要与时俱进，根据时代的发展调整管理细则，创新管理模式，使工作效率得到提高，为广大师生作出更好的服务。
3.4 提高档案的信息化水平
当今时代，信息化已经在人类生活和工作的各个领域都发挥着不可或缺的作用，图书馆的档案管理工作如果没有信息化工具来管理，必定会是图书馆档案管理工作的发展止步不前。因此，高校应该加大图书馆档案管理工作的信息化建设，从设备、软件、管理方式等多方面投入、引进，将现代数字技术积极的应用于图书馆档案管理工作中，共建共享档案资源信息，最大限度的发挥档案管理的信息功能。
