高效办公方法精选(九篇)

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第1篇：高效办公方法范文

【关键词】办公室；档案管理；效率；方法

一、办公室档案管理原则及要求

档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。

（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。

（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。

（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。

（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。

二、 办公室档案管理存在的共性问题

（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。

（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。

（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。

三、改善办公室档案管理效率的方法建议

（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。

督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。

（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。

（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。

【参考文献】

[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.

第2篇：高效办公方法范文

关键词：医学院；班主任；大学生

一、低年级医学生班主任要以加强自身修养为前提

班主任要树立自己的威信，首先要为人师表，做堂堂正正的管理者，培养优秀的大学生。更要切实从学生的角度关怀学生，为学生解决实际困难，获得学生的信任。要有真才实学，班主任本身的科研和教学工作要扎实，这样的班主任才能让学生信服。要塑造自身的人格魅力，这是需持之以恒的过程，具有端正的品行和文明大方的言谈举止，同时在处理问题时公正沉着，才会使学生以班主任为楷模，凝聚在班主任周围。

二、低年级医学生班主任要以提高医学学习兴趣为辅助

班主任大多数都是医学专业的教师，要利用低年级医学生热爱医学专业，树立起一种为人民生活幸福而刻苦学医的使命感，热爱医学，甘愿为医学事业献身的责任感。低年级医学生，刚从中学生“脱胎换骨”而来，绝大多数对医学知识一知半解或一无所知，也有的同学因本身不是自愿学医的，曾对本系一年级的医学生作调查，数据结果说明没有自愿报读医学专业的同学比例较大，因而他们对医学专业还缺乏一种兴趣。因此，班主任必须注意教育学生，培养低年级同学热爱医学专业，帮助他们培养对医学的兴趣。所以，班主任在做思想工作时，必须注意培养他们热爱医学专业。只有热爱医学专业，才能调动自觉学医的积极性，真正地掌握医学的基本知识、基本理论和基本技能，并且不断改进学习方法，扎扎实实地学习，从而达到去解除病人的痛苦以及为人类的健康服务。关心学生的实际困难，帮助解决生活中的各种困难，又要严格要求他们，把他们培养成合格的医务工作者，要培养他们热爱劳动，养成遵纪守法的习惯。因此，我们一定要重视教育医学生们遵纪守法，使他们在走上工作岗位前就养成良好的行为品德。

三、低年级医学生班主任要深入低年级医学生生活是关键

低年级学生是刚刚离开家庭、跨进校门不久的学生，班主任作为学校派出来指导他们的导师，既要对他们更多的关心，又要对他们提出严格要求；既要帮助他们尽快去掉依赖性，学会独立生活，又要督促他们遵守纪律，遵守学校各项规章制度。班主任要学会“两手”都要抓的办法，既要了解班主任始终要以培养医学生全心全意为人民服务的思想作为一切工作的基础，各种方式的思想政治教育工作，都应围绕这个基础进行。医学是同人类生命打交道的科学，医学工作的目的就是为了人类的健康，使病人减去痛苦，早日康复。班主任在做医学生的思想政治工作，严格管理医学生时，特别要注意循循善诱，注重帮助他们确立全心全意为人民服务的思想，帮助他们明确医学专业是把人的生命和健康作为研究对象的，学习医学就是为了人民的健康，就是要全心全意为病人服务。如果没有全心全意为人民服务的思想，没有优良的道德品质，就谈不上关心和体贴病人的痛苦，谈不上献身于医学。

四、建立良好的班风是重点

班风是指一个班级的精神面貌，它是一种氛围、一种无形的力量。抓好学风建设，学生以学为主，一个班学习搞好了，会带动其他各方面的发展，所以学风建设是班风建设的主题。由于兼职班主任具有专业优势，在学风建设方面一定要发挥积极的作用。学风建设应以巩固专业思想为主线，充分激发学生的主观能动性，确立学习的最佳目标，建立切实可行的互助和激励机制，提升全班整体学习的能力和水平。一个班主任在接管一个低年级新班的时候，第一次班会上就应提出如勤奋、求实等班风描述，在班会上进行讨论，然后正式，并在每次班会上以不同的形式重申，亦可以提议让学生在笔记或者教材上标记相关班风，这样不但可起到时时提醒的作用，还可让同学们感觉到他们是具有相同标记的班级团体成员，以此提升凝聚力。班主任要了解低年级医学生的思想政治情况。和其他学生一样，经历了从中学到大学的变化，生活和学习会产生各种不适应。表现为：生活上，他们未能摆脱中学生依赖于家庭和老师的模式，不能很好地独立生活；学习上，自学能力较差，同大学老师的授课模式之间存在着予盾；思想上，随着接触到的多样化意识形态，也使他们产生多种困惑和心理不平衡。多次听到低年级医学生抛出这样的怨言，老师上课速度太快了，这么多的内容怎么学才能完成，第二天又如此。其实，老师在课堂上讲的速度并不是很快，而是只点出了纲要，提出主要的思路和基础知识，让学生们在自学时能较快地掌握知识。随着大学的生活丰富化，图书视野开拓了，低年级的医学生接触的思想意识形态会越来越多，这时侯，他们还缺乏判断哪种意识形态具科学性，同时，对中学时期已学习的理论还未深入地理解。一旦当他们看到的意识形态与相抵触时，就会产生了困惑，如果失去正确引导，他们就会失衡，甚至怀疑的科学性。作为班主任，在工作中就必须充分了解低年级医学生们这些实际情况。然后有针对性地进行教育，诱导学生健康成长，有计划、有步骤地进行思想政治教育，与政治辅导员和马列课教师相配合，共同帮助学生确立的科学的人生观和世界观，养成良好的思想品德素质，帮助学生们提高分析问题、解决问题的能力，促进学生们健康成才。

总之，班主任加强对低年级医学生的思想政治工作，是可以大有作为的，具有其特殊作用的。从低年级起就把工作做好做扎实了，也就为培养合格的医务人才打下了良好的基础。

第3篇：高效办公方法范文

关键词：机房；虚拟化；维护

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）02-0035-02

1 当前学校计算机机房管理中存在的普遍性问题

1）教学系统缺乏稳定性：一是当前的操作系统都存在着一个通病，即在连续工作一段时间后，会产生大量的垃圾文件和碎片文件，导致计算机运行速度变慢和容易死机；二是由于学生在上机时存在误操作、软件Bug等问题而造成系统的不稳定；三是不可预见的计算机病毒的传播破坏容易对操作系统带来致命打击。

2）维护工作压力有增无减：学校计算机的数量少则上百台，多则上千台，而机房管理员往往只配备1-2人，这些管理人员中，大部分还是已然有教学任务的，有些甚至还同时兼任班主任。而在计算机机房维护中，时常需要进行软件安装、升级，系统维护、更新等。特别是随着计算机技术的发展，许多考试都已实现无纸化，各个考试平台的特性不尽相同，这更大大增加了计算机房的维护难度和强度。

3）数据和系统安全形势依然严峻：数据和系统安全方面主要有如下几个方面：一是来自软件自身的漏洞。当前的操作系统中无论还著名的Windows、Linux，或者是自行开发的专用系统，都不可避免的存在或多或少的漏洞，这些漏洞都可能成为病毒的寻找对象。二是来自内外部的恶意攻击。为了满足一体化教学需要，现在机房几乎都与外部internet连接，这样就会大大增加计算机被攻击的风险，特别是现在几乎都是宽带网络，也给攻击带来了很大便利。三是来自机房环境的隐患。机房的环境的灰尘、温度、湿度以及静电等，都会给计算机安全带来一定的影响，尤其是当前的部分学生不懂爱惜，经常会将食品袋往机柜里塞，导致线路被老鼠咬断等，也使得数据和系统的安全面临很大的挑战。

4）系统架构缺乏灵活性：随着信息化的发展，对学校的教学平台会提出更多更高的应用更新需求，这就势必导致系统和软件的频繁更新，况且更新是需要逐台逐个进行，这需要非常多的时间和精力。其次，在多教学环境方面，一台电脑通常需要安装多个操作系统，这就很可能会导致系统的不兼容等，从而导致系统的不稳定甚至是崩溃。

5）集中管理与个性化教学冲突：不同的课程对操作系统和应用软件的需求是不相同，特别是软件的不断更新。多教学任务、个性化教学也要求不同系统环境的快速切换，不可能在每个老师上课前再部署各种系统教学环境。以往的如还原卡、系统管理软件、网络Ghost都不能很好满足每个课程的需求。

2 Phantosys幻影桌面虚拟化平台应用在计算机机房管理中的实现

Phantosys能够在保证桌面运行速度、效能、软硬件兼容性以及用户体验和习惯的前提下，确保桌面运行的效果和传统的计算机没有任何差异，有效的提升了对机房管理效率，且具有更高的灵活性、业务弹性，使得资源利用率、数据保护能力和安全方面大大提高、同时还能大幅降低资金成本的投入。

2.1 服务器端软件及客户机端软件安装

1）先对Server硬盘进行分区、格式化，务必确保是NTFS格式。安装Windows Server系统和硬件驱动、防病毒软件等。

2）安装Phantosys Server端硬件驱动及Phantosys License USB Key设备驱动。

3）安装Phantosys Server端软件。运行Phantosys安装光盘上的安装程序，按提示进行主服务器的安装，完成后进行运行设置。

4）客户端安装。在安装客户端前要确认以下几个问题：（1）、确认软件的版本是否对应；（2）、确认客户端PXE网络启动功能正常；（3）、确认服务器与客户机之间网络连接正常；（4）、客户端系统盘必须为第一分区，且为NTFS格式。在客户机端Phantosys Client端程序。

2.2 设置模版客户端

1）新增计算机。完成安装客户后，将Phantosys Server开启。然后再将安装好的操作系统和Phantosys客户端软件的客户端接入网络并开机，在Phantosys Server的控制台在“计算机”选项卡位置，为该客户机建立一个对应的计算机名称。

2）将新增的计算机添加到ROOT节点。初次设置Server还必须将刚建立的模版客户端对应的计算机添加到目标系统盘群集文件的ROOT节点下。说明一点，需确保这台模版客户端的计算机节点的“复原模式”为“手机”，并且“本地硬盘缓存功能”为“否”，只有这样才能保证之后进行的上传操作不会出现问题。

2.3 上传模板操作系统

1）分区格式化网络系统盘。在开户Phantosys模板客户端双击操作系统托盘里的Phantosys的图标，打开Phantosys客户端程序，选择需要上传操作系统的目的群集文件，按系统提示安装完新找到的硬件驱动程序。

2）上传客户端操作系统。点击上传按钮，点击创建的分区所分配盘符，选择上传方式，确定后即开始上传本地硬盘的操作系统到系统盘群集文件的节点上。正常关闭这台模版客户端，回到Phantosys Server上，在模版客户端的计算机节点上生成一个新的群组节点，即可将其派送给其它客户端使用。

3 Phantosys幻影桌面虚拟化平台应用在计算机机房管理中的效果

笔者在工作单位的 7个机房进行Phantosys系统的部署，取得了理想的效果。

1）工作效率大大提高：每个机房的系统安装、调试、管理、维护、升级都是机房管理员在服务器上统一实现，客户端不需要做管理、维护工作，实现了系统管理员单点控制整个网络系统，和不同系统的快速布署，从而大大节省系统的部署时间，降低人力资源费用和管理成本，真正提高管理工作的效率。

2）教学环境随需部署即时得到：随着教学对系统的不同要求，特别是无纸化考试、社会化考试环境的要求，需要不同的系统环境，有些需要XP，有些需要Win7，有些需要Linux系统。我们在7个机房布署Phantosys系统后，利用Phantosys的多镜像多节点功能，很好的建立了弹性灵活的教学系统环境，不仅能够有效提升教学效果、节省系统配置时间，电脑在重启后可方便切换到不同的桌面应用环境中。

3）实现机房系统快速恢复：计算机经过使用经过Phantosys 桌面虚拟化系统改造后，可以利用系统强大的灾难快速恢复功能，进行系统还原，机房客户端如遇到中毒、系统文件损坏时只需要在服务器复原节点即可，用户只需要重新开机就可恢复到安全干净的健康环境。

4）利用率资源大大提高：鉴于系统的兼容性考虑，目前大多数学校的教学机房都是单一环境，因此每个机房的软件和应用环境安装都被相对固定，导致设备资源不能充分共享，也给机房排课管理带来很大的不便，一定程度上造成了资源的浪费。通过桌面虚拟化后，极大的改善了这种情况。如：以笔者工作单位为例，在改造前，每位专业老师的上机率仅为33.3%，即按每周18课时算，只能安排6周左右的上机时间。而改造后，在不增加设备的情况下，上机率可达到60%以上，增加了近一倍。

4 总结与探讨

Phantosys作为一款高效的资源管理系统，重新定义了一个新的桌面虚拟化架构概念，所带来的效益是显著的。对学校而言，它使得计算机资源的充分共享变得更为现实。对于管理员而言，它极大的降低了机房的管理难度，压缩了维护时间。对于学生而言，它使得学生在上课时，可以接触到更多的软件，有利于学生使用多种工具去解决学习任务中遇到的问题。

然而，再华丽的衣裳也有瑕疵。随着Phantosys的推广，其存在的一些不足也会显现出来。如：有报道指出，使用Phantosys似乎会使得系统容易蓝屏，但是否真的和Phantosys有关以及其导致蓝屏的原因目前尚未有明确的定论，需要在今后的实践中进一步探讨。

参考文献：

[1] 姜涛. 技工院校计算机实训室管理探析[J].现代企业教育， 2011（11）：78.

[2] 陈洪波.计算机管理技术分析与研究[J].山东工业技术， 2015（3）：170.

第4篇：高效办公方法范文

关键词： 高校 班主任 柔性管理

一、引言

随着社会不断发展进步，“以人为本”的民主化观念深入人心，以及高校素质教育和个性化教育的推进，都呼吁在学生管理中引入柔性管理方法。班主任是学生工作中最基层的管理者，如何使用恰到好处的柔性管理方法，发挥学生的积极性和主动性，使他们自我激励、自我管理，从而健康、全面地成长，具有重要的意义。

二、柔性管理的内涵

（一）柔性管理的含义

柔性管理概念源于企业管理，是相对于刚性管理而言的，是把组织意志变为人们自觉行为的一种“以人为中心”的管理［1］。对大学生采取柔性管理方法，即依据高校内部共同价值观和文化、精神氛围进行的人格化管理，通过非强制性方式，在学生心目中产生一种潜在的说服力，从而把社会、家庭、高校对学生的期望变为学生的个人自觉行动［2］。

（二）柔性管理的特性

柔性管理强调以人为本，尊重人的价值和尊严，强调依据人的心理和行为规律，通过精神激励、沟通暗示等人性化方法，激发人内在的潜力，调动其自我管理、自我约束的自觉能力，达到高效管理的目的。因此，柔性管理具备以下特性：一是内驱性，指依靠内心深处激发的主动性；二是情感性，指通过发挥情感的凝聚功能、柔性力量；三是持久性，指柔性管理发挥的效力深刻稳定。

三、班主任工作中采用柔性管理方法的必要性

（一）新时期民主化、人本化学校管理理念发展的选择。

随着社会文明的发展及民主政治建设的不断推进，人们要求民主、平等的呼声越来越高。作为具有高学历、高素质的大学生群体，民主意识更强，更有被尊重、被肯定的心理需求。另外，近年来高等教育的大众化发展趋势和收费制度的改革，一方面造成其精英教育功能退化，使得精英教育中尊崇意志统一、大学生绝对服从的现象弱化，另一方面还使大学生主体意识加强［3］，逐渐形成学校为其服务的观念。柔性管理方法符合这些趋势的要求，是契合当前学校民主化、人本化管理理念的最佳选择。

（二）满足素质教育、个性化教育需要。

素质教育着眼于受教育者及社会长远发展的要求，促进人的全面、自由、个性化发展。近年来，素质教育在全社会广泛推进，高校作为高素质人才的培育场所，得到国家教委、教育专家的普遍关注。另外，社会对人才的要求更趋于多元化，对那些能充分展示个性和才能的人才倍加重视。以上因素，都决定了在高校学生管理中，需要实施柔性管理，充分调动学生自我管理的积极性，给予每位学生充分发展个性的空间。班主任作为大学生最亲切的老师和朋友，在日常工作中更应把握柔性原则，获得最佳效果。

（三）由新时期大学生的自身特点所决定。

当代大学生绝大多数出生于上世纪80年代，是典型的“80后”，并且其中很多是独生子女。一方面，他们文化素质比较高，具有较强的独立自主意识，并具备强烈竞争精神，实现自我、得到肯定的意愿十分强烈。另一方面，他们性格较孤傲、固执，会有逆反心理，而长期以自我为中心也导致其缺乏集体主义精神。大学生的这些个性特点，要求班主任在工作中采取柔性管理方式，动之以情、晓之以理，注重沟通艺术，诚心相待，有利于获得学生的认同和配合，才能取得良好的效果。

（四）配合刚性管理的需要。

长期以来，高校实行刚性管理，在达到规范化、制度化管理目的外，也抑制了大学生自我管理、自我激励的积极性，还压抑了大学生的个性自由化发展。柔性管理与刚性管理相辅相成，是刚性管理必要的补充和完善。班主任在工作中，适时使用灵活性的柔性管理方法，有利于弥补刚性管理的不足。

四、新时期班主任工作中采用柔性管理方法的途径

（一）班主任应加强自身建设。

1.注重自身素质的全方面提高。

在教育中，身教往往重于言教。班主任作为最贴近学生学习生活的老师，必须重视自身形象的完善。一方面要注意加强文化素质培养，丰富自己的专业知识，吸取哲学、艺术中的精髓，不断扩展视野，更好地服务于学生。另一方面要时时加强责任心、敬业精神的培养，热爱工作、踏实进取、勇于创新等都能塑造良好的为人师表的人格形象，提升人格魅力，这样才能使学生产生敬佩感、信赖感，从而达到育人的目的。

2.抓紧教育理论和教育方法的更新。

随着社会不断进步和西方教育理念的实时交流，我国国内传统的教育理念和方法都在更新中。班主任应注重学习教育学、心理学、管理学等各方面知识，了解最新教育理论和方法，博采众长，更好地管理班级和学生。

（二）班级建设中多元的柔性管理方法

1.培养和谐温馨的班级氛围，增强班级凝聚力。

（1）培养学生间亲切、互助的友情。学生们来自五湖四海，个性差异性大，应尽全力让全班同学融入新集体，充满凝聚力。在日常学习生活中，通过召开宿舍内讨论会，举办班级征文、节日草坪晚会等给予同学们沟通思想、发挥特长的平台，加深彼此认识；开展丰富的课外文化活动，如班级间、年级间的篮球足球友谊赛，加强全班共同拼搏的凝聚力。

（2）建立平等互信的师生关系。班主任要用心真诚，善于沟通。通过平等的对话和交流，了解学生所思所想，并尊重其建议和意见，这样有利于获得学生的理解和支持，实现管理高效化。具体可以通过班级群QQ、群发E-mail、飞信等，还可以多参加班级集体活动，与学生打成一片，共同分享激动和喜悦，拉近心灵距离。

2.营造公正公平的竞争环境，树立积极向上的班风班貌。

（1）鼓励能力强、热心肠、喜锻炼的同学。班主任要具备一双慧眼，将有潜力的同学挖掘出来，并鼓励他们在个人发展、院系活动、担任班干等方面发挥积极作用，给其他同学树立榜样，给班级注入活力。

（2）重视班干部的推举和选拔，做到公开、公平、公正。可以先采取学生自荐、推荐等方式，了解竞选者的具体情况；再召开班会，让竞选者发表演说，表明今后的工作思路和设想；最后通过学生投票选举，任命班干部。

（3）将学生放在主体地位。在平时，时时注意培养学生的主人翁意识和责任感，营造自我锻炼、自我管理、自我激励、自我完善的环境，鼓励学生共同参与管理、参与决策。

（三）针对不同学生采取不同的柔性管理方式

1.合理利用班干部。

班干部既是受教育者，又是教育管理的基层组织实施者［4］。他们是班集体的中坚力量，是各项工作的具体组织领导者，更是班主任进行教育管理的助手和依靠。因此，班主任在调动班干部积极性、发挥班干部骨干作用时，需要注意以下几点：首先，给予班干部充分的信任和相应权力。在落实工作时，放手让班干部打点，而不是包办或下命令，这有利于调动其积极主动性，使其在同学中树立威信的同时，得到挑战和锻炼。其次，根据班干部的各自特点给予指点引导，或在其遇到困难时给予及时帮助，这都利于班干部快速成长。比如有的班干部雷厉风行的作风可能导致同学关系紧张，需要提醒其灵活变通；有的班干部工作认真细致但效率偏低，需教他改进方法，等等。最后，注意在班干部队伍中树立团结一心的风气，积极了解每位班干部的思想动态，消除班干部之间的误会，使队伍具备紧密凝聚力。

2.后进生的管理。

班主任对后进生进行管理和帮助时，要了解其个性特点，采取最适宜的方法才能事半功倍。

（1）注意肯定成绩和优点。当代大学生有强烈的被肯定、被认可的心理需求，班主任在指出后进生的不足之前，应对他的成绩和优点表示诚恳的肯定，才能使其感到满足和安慰，进而接受批评教育。

（2）保护后进生的自尊心，并注意批评的艺术。当代大学生自尊心很强，猛烈而直接的批评往往效果不佳。班主任饱含真心和情感，通过间接、婉转的语言，对后进生适当点拨，效果更好。

（3）加强鼓励和引导。后进生往往不是由智商、能力问题造成，而是由能动性未得到合理发挥或丧失信心所致。班主任对他们进行鼓励，循循善诱，有助于帮助其树立信心，克服懒惰、自卑等缺点，产生强大的动力，逐渐展现新的面貌。

3.关注贫困生。

高校贫困生是一个特殊群体。他们一方面比普通学生更自强独立、踏实勤奋，另一方面心灵更脆弱敏感，自尊心过强但又有些自卑，语言表达能力、自我表现能力较弱。在新生入学后，班主任应通过查看学生资料，了解这部分学生的生源地、家庭成员、家庭收入等具体情况。然后通过拉家常等充满人情味的方式快速拉近与他们的距离，使他们敞开心扉，把班主任当亲人、当朋友，说出自己的想法和忧虑。班主任在此基础上要尽快解决贫困生的困难，使其安心学习生活。在四年的工作中，班主任要常与他们沟通思想，交流感情，帮助他们解决思想上、生活上、学习上各种问题的同时，还要鼓励他们参与各种集体活动，加强自我挑战，这都有利于增强他们的自信心，使他们积极健康成长。

五、结语

总之，班主任通过加强自身建设，发挥人格魅力，并在班级建设中采用多元的柔性管理方法，同时还根据学生的各自情况实施不同的柔性管理，有利于在师生间建立良性互动机制，激发学生的积极主动性，让他们在平等和谐的环境中健康、全面、个性化地发展。

参考文献：

［1］郑勇.柔性管理：高校学生工作的理念与行动［J］.江苏高教，2006，1：86-88.

［2］牛军科.高校学生教育和管理中应提倡“柔性管理”［J］.内蒙古师范大学学报（教育科学版），2004，7：50-52.

第5篇：高效办公方法范文

关键词：高校;兼职班主任;工作方法

中图分类号：G645 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）42-0017-02

大学是人生的一个特殊阶段，是学生从学校走向社会的过渡时期，因此大学生活对于学生来说特别重要，而学生能否过好大学生活，与班主任的管理工作有很大的关系。国家教育部发文《加强高等学校辅导员班主任队伍建设》中指出：学生辅导员和班主任是高等教育教师队伍的重要组成部分，是高等教育开展大学生思想政治教育的核心力量[1]。为了加强本科生的思想政治教育及专业发展，我校要求专任教师担任本科班级的兼职班主任。笔者根据担任兼职班主任期间的工作经验以及对大学班主任管理工作的看法提出几点思考。

一、现代大学兼职班主任的工作特点

我校为加强学生工作，在专职学生辅导员的基础上再选派一批教学优秀、热爱学生工作、具有良好组织管理和思想政治工作能力的专职教师兼任本科班级的班主任，协助年级辅导员管理本科班级，包括指导学生学习、了解学生生活、健康、心理状况、参与学生课外活动等。

1.现代大学生个性化强，工作难度大。随着现代科技的快速发展，网络普及率极高，大学生获取信息的途径从图书转向网络，大数据大信息的冲击洗礼促使现代大学生的思想活跃，个性化强。大学的开放式教育使他们喜欢彰显个性、标新立异，这样虽然能给班级带来更大的活力，但同时也更容易形成叛逆，加之当前的大学生多数为独生子女，唯我独尊和以自我为中心的个性特点是班级矛盾的产生根源，且长期的养尊处优导致学生在生活自理能力和心理承压能力方面都比较差，班主任作为班级的直接管理者既要融合学生的优点增强班级的凝聚力，又要照顾学生情绪合理引导，这就给班主任开展工作带来了较大的难度。

2.外省市生源增加，工作需要更细微。随着学校向综合研究型大学的发展，来自外省市的生源招收量逐年增加，地域也由湖南逐步扩大到全国各省。外地学生在语言交流、生活习惯、气候环境以及风俗信仰等方面都有一定程度的差异，尤其是学校每年都招收一定量的和新疆学生，这些学生母语并非汉语给他们的生活和学习带来极大的不便，在融入班级大集体时有较大的困难，甚至因为风俗习惯等问题造成同学间的纠纷，这就需要班主任特别关注这些学生，工作要做得更细微。

3.学生对新环境的适应能力差。学生在入学以前，一般对大学的环境会有种种美好的憧憬，而当他们走入校园，看到校园的环境与他们想象中的不一样时，会产生种种失落感。到了大学之后，来自五湖四海的学生重新组合成了一个班集体，因为大部分学生原来在班里可能都是尖子生，而到了大学的新班级后，别的同学与自己学习成绩都相差不大，要让他们认识到这个事实并鼓励他们努力学习，重新发展。并引导他们处理好竞争与合作的关系，最终形成良好的班风，成为一个团结、奋进、向上的班集体。好多大学生在进入大学以前都是住在家里，而在进入大学之后基本都要面对住校的问题，而住在一个宿舍的同学可能在习惯、性格各方面都有差异，宿舍就像一个小家庭，这个家庭的温馨和谐是最重要的，如果因为各种小事矛盾不断，那么势必会影响他们的学习和生活，因此，大学班主任应该引导学生友爱、互助、宽容、理解，尽量培养他们早睡早起的好习惯，让他们形成处处为别的同学考虑的意识[2]。

二、大学兼职班主任的主要工作任务

大学在每个年级配备专职铺导员的同时还给每个班级安排一名负责大学课程教学的专职教师担任兼职班主任，其目的是在加强思想政治工作的同时充分发挥专业教师的优势为学生管理和教学工作的诸多方面起到积极有效的作用。

1.建立学生档案，及时掌握学生动态。大学是个开放性学习的场所，班主任工作不仅仅是针对于学习成绩，更重要的是要培养学生全面发展的素质，要了解学生只有深入到学生生活之中，了解学生心理特点和兴趣爱好，从课堂、班级活动、寝室文化中与学生多接触，才能根据学生的心理动态针对性地开展工作。学生信息档案的建立是开展班主任工作的基础。作为班主任要从新生报到开始积极与他们接触，我校要求所有兼职班主任参与到迎新工作中，及时召开新生班会，第一时间与每一位学生交谈，掌握他们的性格特点，了解家庭状况，建立完整的班级学生档案。对特点鲜明和有困难的学生做得心中有数，让学生能够抓住机会展现的特长，更好地为班级服务。

2.开辟途径与学生进行沟通和交流。交流和沟通是班主任与学生相互了解的关键。大学的班级不同于义务教育的班级，学生有更多的自由支配时间，除了上课，班会是凝聚班级和相互交流的机会，作为班主任要积极组织和参与到班会当中，与学生交流学习心得，了解班级发展现状，及时解决班级出现的问题，听取学生的意见和建议。大学的课外活动和团体活动开展较多，班主任可以以朋友的身份参与到学生活动之中，在活动中与学生相互协作、共同努力一起见证成功、享受快乐，从而让学生放下戒心愿意与老师交心。同时建立班级QQ群对学校政策的上传下达，组织班干部开小会进行班级日常的汇报，及时了解学生的学习生活近况，掌握他们的思想和心理变化，对出现困难的学生进行个别谈心帮助他们排忧解难，进行正确引导。

3.重点关注困难学生和特殊群体。地域差异和城乡差异造就了一个班级中会存在部分困难学生和特殊群体。对于家庭经济困难的学生，班主任要树立他们的自信心，可以通过学校和社会资源帮助他们获得勤工俭学的机会，让他们相信知识和勤奋可以改变命运，同时合理掌握奖、助学金的分配向这部分学生倾斜;对于学习成绩差的学生，班主任可以督促班干部进行监督，以寝室为单位安排帮扶，并通过与学生的一对一谈心，找出原因，针对性地进行引导;对于存在某种特殊情况的学生，班主任应该特别关注，引导他们保持积极乐观的心态，并要求班干部和寝室同学给予更多的帮助;对于新疆等少数民族地区的学生，班主任要要求班级同学尊重别人的宗教习惯，平等对待并帮助他们积极融入到班级中。

4.加强班级干部的培养。班级干部是班主任管理班级工作的得力助手，对形成正确的集体舆论和优良的班风、学风有重要作用[3]。大学班级管理中兼职班主任更多地是起到引领作用，真正的管理实施离不开班干部的努力。所以班主任要培养、选拔、建立一支组织能力强、愿意吃苦、乐于奉献的班干部队伍作为班级的领导核心。首先在班干部的选拔过程中班主任要进行监督、引导，通过自主竞聘结合学生的特点合理安排责任岗位，并对班级管理工作进行及时的总结，奖惩结合加强学生骨干的培养，充分发挥他们在班级建设中的表率作用，从而增强班级的凝聚力。其次要树立平等意识，处理好学生干部与学生的平等关系，培养他们懂得广泛征求同学们的意见和敢于承担责任的意识。再次，要形成竞争意识，让所有学生都有机会参与到班级管理中来，班干部实行一年轮换制，每个任期结束后都要进行述职报告，肯定成绩并指出不足，同时鼓励能者为先，竞争“上岗”，充分调动班级学生的积极性，增强班级的凝聚力。

三、结语

当代大学生的培养需要更加切合社会的实际需要，作为高等教育工作者，要适应时代的需要，引领学生在学好专业知识的同时注重个性发展，作为大学班主任必须提高自身的综合素质，找准角色定位，掌握工作方法，为学生提供良好的学习环境。

参考文献：

[1]张建中，何双双.对大学班主任工作的若干思考[J].南阳师范学院学报：社会科学版，2013，（2）：67-69.

[2]石达友，黄思秀，陈晓梅，等.如何做一名当代的大学班主任[J].科技资讯，2010，（34）：175-176.

[3]刘会云，李永强.浅谈大学班主任工作[J].中国电力教育，2011，（191）.31-32.

Discussion on the Method of Teachers as Part of the Work of Class Adviser in Universities

SONG Zhen-yan，LIU Xiao-dan，LI Ping，CHENG Shao-wu

（College of integrated traditional chinese and western medicine of Hunan university of chinese medicine，Changsha，Hunan 410208，China）

第6篇：高效办公方法范文

摘 要：图书馆办公室起着承上启下、沟通调节的作用，在管理中起着非常重要的作用。本文通过图书馆办公室对图书馆的管理所起到的作用，表述了办公室的重要性；同时对传统图书馆服务方法的变革，如何有利于图书馆的管理服务进行阐述。

中图分类号：G250 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2012）03-0092-03

收稿日期：2012-04-09

作者简介：相前（1978-），连云港职业技术学院图书馆馆员。1 前言

传统图书馆的管理模式主要是以书籍的收藏和管理作为重点，相应的建筑设施也是以易收藏、易管理为要求。随着信息化及网络化进程的不断加快，当代大学生对信息的需求和来源也发生了很大的变化，馆内书籍已无法满足学生对信息的需求，因此，高校图书馆必须对管理模式和服务方法进行变革，扩大服务范围、及时更新信息、提高管理和服务水平，满足大学生对信息和知识的需求，最大限度地发挥图书馆对学生教育的作用。而在图书馆管理服务的变革中，图书馆办公室的作用和服务方法的变革至关重要。

2 图书馆办公室的作用

高校图书馆作为构成高校教育系统的组成部分，是由多个业务部门组成的图书馆管理服务系统，是一个有机的整体。而图书馆办公室则是负责综合协调各个层次、各个方面工作的办事机构，对图书馆的整体起着综合管理的作用，主要负责图书馆的规章制度的修订、进行内外联系、协调馆内业务、接待来访参观、人事管理、图书管理和收藏、设备管理和大量的行政事务，并且将认真贯彻执行党和国家的各项方针政策以及学校的办学任务，因此，办公室工作涉及到图书馆的各个方面，是保证图书馆正常运行的不可忽视的重要环节。

2.1 图书馆办公室的综合管理作用

图书馆办公室虽具有一定的专业性,但区别于其他各业务部门,它不直接承担业务工作,而是协助馆领导处理图书馆的全面工作，它的工作范围广泛,起着承上启下、沟通内外、联络各方的枢纽作用［1］。因其职能与其他部门不同，涉及的工作不仅包括图书馆的日常业务和行政管理，还包括对馆内各个部门的组织协调工作，不仅要认真执行领导安排的任务，还要对来馆的学生负责，其工作具有一定的综合性。

2.2 图书馆办公室的服务作用

图书馆办公室的工作还具有一定的服务性，对内办公室要为领导提供全面、准确的资料，配合领导完成如接待类的工作，为馆内的工作人员提供后勤保障；对外办公室为学生提供一定的服务，诸如介绍书籍、办理借记工作、提供阅读环境等，同时为外来读者办证以及处理突发事件。

2.3 图书馆办公室的规范作用

图书馆办公室的工作之一就是负责全馆规章制度的修订、宣传、监督执行。因此，办公室对馆内的工作制度、工作内容、工作程序、工作方法以及相应的标准和要求进行了统一的规定，使馆内工作能够有序的进行。

2.4 图书馆办公室的协调作用

图书馆办公室因其所处的特殊位置，承担着领导与工作人员、领导与学生、工作人员与学生之间的协调任务，在他们之间起到了桥梁和纽带的作用。

2.5 图书馆办公室的创新作用

处在新的历史发展时期,高校图书馆改革与发展的任务十分繁重。要求办公室工作人员克服工作简单化、程序化,陈旧保守的思想,树立创新才能发展的观念,积极探索,改革创新,优质高效地为图书馆党政领导提供决策支持,为各部门工作的协调提供保障,为读者服务工作的井然有序提供条件［2］。

3 图书馆管理和服务方法的变革

3.1 传统的高校图书馆办公室管理

随着网络信息的不断发展，信息的增长速度不断加快，信息来源也越来越多，信息的资源开始从纸质载体向电子、网络载体转型，传统的图书馆管理模式和服务方式已达不到大学生以及其他读者的需求，为适应这种转变，图书馆的管理由馆内向馆外延伸，使得高校办公室的管理模式、服务模式和理念都发生了很大的变化。

要完成这种转变，我们必须认识到传统高校图书馆办公室的特点以及不足，才能从根本上完成这种转型，传统高校图书馆办公室具有以下几个特点：

3.1.1 服务的封闭性

高校图书馆，在长期的发展中，致使图书馆办公室形成了为特定的区域、特定的范围、特定的人群服务的模式，加上因人员、服务的有限，使得不能发挥更大的作用。

3.1.2 服务的滞后性

图书馆在发展过程中，其管理模式以及体制也是随着图书馆的发展而逐渐确定的，其馆内工作人员大多是由上级安排，在最初的发展中，起到了很大的作用，但是随着信息化、科技化的发展，以及图书馆自身的发展，传统的办公室管理服务模式已不能满足社会和学生对信息的需求，效率低下，已滞后于图书馆的发展。

3.1.3 服务的被动性和单一性

传统的办公室服务大多是被动的，其服务多是在得知上级任务、部门反映、学生反映之后才开始的，具有一定的被动性，而且图书馆办公室的服务对象相对固定，与校内的其他部门较少来往，获取信息的渠道以及方式也仅限于办公室，因此还具有一定的单一性。

因此对图书馆办公室进行变革，主要从管理模式和服务方法上进行变革，才能使图书馆更好地服务于社会、服务于读者。

3.2 对传统图书馆办公室管理的变革

3.2.1 改变服务理念，提供个性化服务

高校图书馆作为高校信息资源和知识的存储地，不仅要储存好馆内的书籍和多媒体资源，要使图书馆的利用率得到提高，就必须转变传统的服务理念和方法。办公室在做好馆内文献借阅、咨询服务的基础上，还应当根据不同专业的学生或学生的兴趣爱好，提供不同的信息服务，并且根据以下信息需求的特点，提供信息服务：①随着科技的发展，信息的载体逐渐多元化，如书籍、电子、网络、声像光盘等，已形成了多媒介并存、相互补充的信息资源。②随着信息资源的不断增多，读者对信息的需求范围随着时间、地域的不同，对信息的需求范围也在发生变化。③随着信息资源的来源不断增多，信息的内容也非常丰富，读者对信息的需求不仅需要近期的，而且对回溯性的信息资源也有很大的需求。

因此，高校图书馆应逐渐完善图书馆的软硬件设施，实现信息资源的集约化，根据图书馆资源的丰富性和读者需求资源的广泛性，使图书馆办公室在管理和服务上做到有针对性地开展服务，为读者提供更好的信息资源。

3.2.2 转变服务方式，提供人性化服务

传统高校图书馆办公室的服务主要是等待大学生进馆借阅图书，并且受到人员、经费、设备、体制的限制，使得高校图书馆办公室的服务变得被动。因此，应采用主动的服务方式，为满足大学生和社会读者的信息需求，提供全面有效的信息服务，使图书馆的效益最大化，并主动与其他服务机构之间形成信息互补的机制，互通、共享资源，形成社会化的网络信息服务体系，并发挥网络优势，通过邮件、传真等方式，为读者提供人性化、信息化、网络化的信息服务。

3.2.3 整合信息资源，提高服务水平

随着现代网络技术的不断发展，高校图书馆面临着巨大的挑战，要实现图书馆的价值，必须以读者为中心，从读者的需求出发，整合信息资源，提高信息利用率，首先办公室应将图书馆自身所具备的资源，包括书籍资源、电子资源、视听资源进行整合，并将其内容进行不同层次的划分，以满足不同需求的读者，提高信息资源的有效利用率；其次，通过计算机网络技术，建立虚拟图书馆，并按一定的主体，将不同的资源按类进行整合，满足对不同信息的需求。因此，图书馆应在最短的时间以最高的效率，通过采集、收录、管理、存储的方式，将信息资源分层次地进行整合，方便读者对信息的搜索和需求。

3.3 对传统图书馆服务方法的变革

3.3.1 改善服务方式，提高服务效率

高校图书馆在长期的发展中，办公室对图书馆内的书籍文献主要是通过手工操作，进行登记、分类、编目等，随着网络的发展，建立了图书馆网站，进行虚拟图书馆操作，在网页上设立导航，对学科、专业、主题等进行分类，利用网络检索，使读者能够更快地找到自己想要的信息，并对网络信息进行共享建设，通过虚拟图书馆，提高资源的利用率。

3.3.2 利用网络技术，创新服务平台

当今世界是一个信息化的时代，网络技术已深入各行各业，网络已是生活中不可或缺的一部分，现代高校图书馆的服务平台，已是集书籍、多媒体、网络为一体的综合性系统，对于高校图书馆的发展，必然与网络密不可分，因此，图书馆办公室应在网络技术的基础上，加强信息导航与信息内容的开发整理，整合信息化流程，利用网络信息的快捷性和方便性提供更好的信息服务，逐渐向网络化发展。将图书馆的信息资源进行整合，建立一个共同的服务平台，利用图书馆的先进设备和网络技术开发数字化的信息资源，提高信息服务的效率。

3.3.3 创新管理制度，提高服务质量

传统高校图书馆办公室的主要职责是对图书馆内的信息资源进行管理，并尽可能多的将信息资源提供给学生或读者，随着时代的发展，学生或读者对信息资源的获取渠道也越来越多，但是往往找不到自己想要的资源，因此，高校图书馆要为学生或读者提供及时、有效、具有针对性的信息资源，首先必须要对图书馆办公室的管理制度进行创新，才能够解决本领域较为深层次的问题。为了达到更好的服务效果和效益，应做到以下几点工作：首先，要了解大学生或读者的需求，办公室可以组织定期调查。其次，对有关的学科信息资源进行搜集和整理，建立数据库，并利用网络技术提供导航，方便读者搜索和提供更全面的资源；再次，对于建立起来的信息资源数据库，应加强宣传和培训，让大学生读者及相关的读者了解信息资源数据库的使用方法，并开设相应的咨询服务台；最后，加强与学院的其他院系的合作，并为相关的院系提供相应的学科资源，提供相应的咨询服务和业务指导等。

3.3.4 加强沟通交流，提高工作效率

高校图书馆的建立，是为了给大学生或相关的读者提供有效的信息服务，其本质就是服务学生或读者，因此，图书馆办公室应将工作的重心放在服务学生上，同时，为了增加学生或读者对图书馆的了解，应让学生或相关的读者参与到图书馆的管理中，因为他们最了解读者需要什么样的信息和服务，因此加强与学生和相关读者的沟通与交流，可以增进相互的了解，有利于提高工作效率。并建立相关的反馈机制，搜集读者的需求和建议，对图书馆的管理进行调整，提高服务质量，改善服务内容，满足读者需求，提高工作效率。

4 结语

高校图书馆办公室的工作是图书馆管理中的重要组成部分，做好办公室工作，对于提高图书馆的服务质量至关重要，随着网络技术的发展，图书馆的管理方法也在不断变化，只有不断提高图书馆的管理水平和改善服务方法，才能提高图书馆的服务质量，并根据现代图书馆的发展要求，将高校图书馆建设成为适应网络化、信息化的数字图书馆。

参考文献：

［1］ 刘华梅.怎样做好图书馆办公室主任工作［J］.图书馆建设,1999(3).

［2］ 黄美英.高校图书馆办公室管理工作探讨［J］.黎明职业大学学报，2008(3).

第7篇：高效办公方法范文

随着计算机技术的飞速发展，尤其是网络技术的超速发展，带动了信息的广泛交流甚至导致了信息爆炸，“信息时代”这一词汇似乎己经被普遍接受。因此，无论是对于一个国家还是对于一个企事业单位，如果要在未来的社会中获得发展，掌握信息技术已变成一个基本要素。

当前，许多学校计算机的普及率正在不断的提高，在一定程度上提高了各部门的办公效率。随着校园计算机网络的建立，其日常的业务、公文管理等信息量不断膨胀，低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐，依靠人工手段及时对大量的信息进行收集、整理和分析是难以做到的，只有改革传统的办公方式，充分利用先进的办公技术，逐步实现信息管理现代化，才能提高办公效率以适应形势的发展，为信息的上传、下达提供极为生动的通信方式。

本文设计的信息管理平台，主要实现以下功能：1．信息管理2．邮件管理3．学生管理4．教师管理5．会议管理6.通讯录7.时间提醒等七个模块。此平台的搭建能够为较好的提高高校教学单位日常的行政办公效率，具有一定的实用性。

关键词：自动化；C/S；办公自动化；信息管理现代化；办公效率

3系统设计分析

3.1办公自动化的概念

办公自动化(OA:OFFICEAUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企事业单位的管理和决策提供科学的依据。一个企事业单位实现办公自动化的程度也是衡量其现代化管理的标准。

虽然诸如Lotus1-2-3和MSOffice系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息，从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力是非常巨大的。

3.2需求分析

对一个软件项目而言，在目标确定后，完善的需求分析对软件开发的成功是极为重要的。本系统采用面向对象的思想来完成对问题空间和用户功能需求的“理解”、“表达”和“验证”工作，以问题空间的对象为主体和线索来把握和描述用户的功能需求，将属性和方法作为一个整体来处理。

第8篇：高效办公方法范文

关键词:管理信息系统；办公自动化；应用

中图分类号：TN948.61文献标识码：A 文章编号：

1、引言

21世纪是一个高效率、高科技、信息化的时代，办公自动化是实现办公高效率的基础。随着现代信息技术、网络技术、计算机技术的飞速发展，为办公信息系统的建设提供了非常先进的技术手段。当代经济社会的高速发展，为能够全面、准确地反映在信息社会和网络经济环境下办公自动化的时代特征，对管理的网络化、信息化都提出了新的要求。本文针对如何通过完善管理信息系统，使管理办公自动化，提高办公效率。

办公自动化这一概念的含义是在办公体系中综合运用现代电子科学技术和管理理论，融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，信息采集、传递、处理自动化和决策方法科学化。办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。企业网上办公自动化将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。

2、信息自动化管理

传统的企业信息系统通常是基于数据库开发的一个独立系统,所以对于计算机操作不是很熟悉的新员工来说培训工作是在所难免的。管理信息系统（Management Information System，简称MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。管理信息系统油决策支持系统（DSS）、工业控制系统（CCS）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口组成。

办公自动化（OA）系统提供信息化手段解决企事业单位、政府机关繁琐的日常事务处理所造成的人员成本、办公成本居高不下而办事效率低下等问题，实现单位内部各个岗位上的工作人员的协同交流，整合单位内、外各类信息系统和信息资源，实现通用日常办公流程的高效管理，同时用户通过系统提供的丰富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具体业务的办公环境。派得办公自动化（OA）系统真正实现了政府及企事业单位无纸化、无距离远程协同办公的新概念。

OA办公系统与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成。OA办公系统有五大特性包括：开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。只有具备开放性的OA办公系统，才能与其他信息化平台进行整合集成，帮助用户打破信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。从万户OA在诸多用户中的表现来看，其在开放性、易用性、严密性、健壮性和实用性上达到了极致。

3、信息技术与办公自动化

信息技术是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术”。也就是说信息技术是延长人的思维器官处理信息和决策的功能，利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、利用以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。

办公自动化，office automation，简称oa，是将现代化办公和网络联系起来，结合在一起的新型的办公方式，是当前比较具有生命力的技术，是社会信息化的产物。随着中国加入WTO及全球经济一体化进程的加快，世界经济已由工业化经济逐步进入网络信息化时代。在信息时代来临之季，各企业都紧跟时代的脚步，转变着企业的经营模式、管理模式，从传统的人工管理体制，向信息自动化管理体制过渡。与此同时，企业的传统式的办公管理模式也在逐步向自动化办公管理模式转变。网络自动化办公系统就是在这样的大背景下应运而生的。

办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国OA经过80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。

4、信息自动化管理在办公发展中的应用及特点

对于办公室及办公自动化发展，相信很难有一个准确统一的构思和描述，所谓智者见智，仁者见仁。但从信息技术的发展趋势所见，本人认为信息技术在办公自动化的发展具有以下几个特点：

4.1办公的非专业化

在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然作出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择。

4.2办公自动化的内涵和外延

从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，应该是一信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的，通过办公自动化，可以优化管理组织，提高效率，协同办公能力也得到增强。强化决策的一致性。办公自动化基础是对管理的理解和对信息的积累，技术只是一种手段，必须熟悉业务，对管理有深刻的理解，才会发挥办公自动化的作用。当然办公自动化离不开软件，硬件只是一个坏境保障，数字化办公在保障安全性的前提下，进行共享信息。 我国的网络工程建设逐步完善，对办公自动化起了一定推动作用。

4.3无限的无线办公场所

随着像Wi-Fi等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频会议等应用得到了一次技术性的飞跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。

4.4视频技术的大量应用

未来办公室的另一大进化是大量视频技术的利用，视频的感性表现力大，所以在重要场合中被使用，随着视频技术和压缩技术的发展，诸如视频会议等得到大力推广。在微软总部举行的未来办公用品展上推广之一就是通过摄像头全方地看到与会者参加会议的情况，甚至还可以看到每一位发言人的面部表情，并进行互动式的讨论。

5、结语

一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

随着信息技术的快速发展，让我们看到了未来办公室的发展方向。我们相信，未来的办公室能以人为本地不断进化，灵活地组织，能够实现更快的决策。同时，这种全新的办公室将会提供我们更为顺畅的工作环境，创造有个性而且多样化的工作方式。

参考文献：

[1] 办公自动化概论[M]北京清华大学出版社，2004 8

[2] 办公自动化技术与设备[M]西安西安电子科技大学出版，2006 4

第9篇：高效办公方法范文

1．问题的提出

随着计算机及网络技术的飞速发展，Internet/Intranet应用在全球范围内日益普及，当今社会正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大。各级政府、大公司和大企业凭着雄厚的资金和人才优势，加快了信息化的步伐，建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高了效率，增强了竞争力。与此同时，越来越多的中小企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，正打算或正在建立符合企业特色的办公自动化信息系统。但是，这些中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，同时，其经济实力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。那么，中小企业应如何建设办公自动化信息系统？本文以采用一种结合C/S和Web的方式开发的中小企业办公自动化系统为例讨论办公自动化系统的设计与实现。

2.用户需求分析

办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标，这是系统建设的重要环节。

中小企业需要规模相对较小，但其在功能上对系统的需求却是全面的。大体可分为：一方面是通过收发电子邮件为主的方式，与其它员工交流各种信息，基于工作流的方式实现诸如请假申请、物品申领审批过程；员工管理个人日程安排，各种图书资料的查阅等日常办公功能。另一方面则是面向公司办公业务方面的业务管理功能。即完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

在软、硬件方面对系统的需求，由于中小企业信息化水平比较低，软硬件配置较差；而且资金实力并不雄厚。所以其对硬件的配置要求是尽可能的低，对软件配置的要求则是系统最好是基于日常办公软件如OFFICE系列上的应用系统，这样既不用花大量资金添置软件，员工又较容易学会使用应用系统。

在开发方式上对系统的需求，由于中小企业的经济实力有限，应着重考虑投入/产出比问题。一般商业软件是无法满足上面的要求，而从基础语言开始开发成本高、周期长，更不现实；因此利用现有软件进行改进，即二次开发，通过对几个商业化软件功能进行修改、增删和开发来实现中小企业建立具有自身个性的办公自动化系统。即通过系统集成的方法来将各个功能集成为一个整体发挥作用。即通过两次开发的方式来实现降低成本、节约开支、提高效率。

3.系统设计

3.1系统基本目标

3.1.1实现办公规范化和制度化

绝大多数中小企业由于办公自动化起步较慢，大多数还停留在使用没有联网的计算机和MSOffice系列应用软件来提高个人办公效率，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。因此，中小企业建立办公自动化系统就是要使办公方式规范化和制度化。即企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据；从而提高效率，增强企业的竞争力，使企业能够在激烈的市场竞争中取胜、不断发展壮大。

3.1.2管理多种数据类型

中小企业规模较小，但其办公自动化信息系统所包括的范围应该是整个日常办公和部分企业业务。因此，其数据量相对大企业、大公司虽然比较少，但是其数据类型并不会比大企业、大公司少，不仅包括日常办公所产生的各种数据，还要包括业务办公所产生的各种数据，有些中小企业业务数据涉及大量的图形数据；这些数据既有规范的、结构化数据又有不规范的、非结构化数据，中小企业办公自动化信息系统就是要科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的"无缝"联接，保障数据的一致性和安全性。

3.1.3系统设计的先进性

办公自动化系统应在开发出来时在技术上应具有一定的先进性，代表当时办公自动化信息系统的先进水平，这样才能使系统在建成后一段时间内，不会因技术的落后而需要大规模的调整，并且能够跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时要求系统对计算机硬件要求不能太高，运行速度要快。因为中小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬件、软件，短时间内对系统进行全面升级；另外，大多数中小企业经营规模经常变化、人员经常流动。系统应能够适应企业的不断变化，应具有可扩展性、易升级性和开放性。

3.2系统结构设计

在办公自动化系统开发中，基于Web技术的开发方式正以其特有的跨平台、统一美观的界面、简单的操作、开发的系统容易升级、系统开发时间较短，成本较低越来越受到欢迎，但是这种系统具有传输速度较慢，不利于大数据量的传输的缺点。而这正是基于C/S结构的开发方式的优点所在。

本实例以某一地产策划公司自动化系统为例。本系统主要有二个方面的内容：一是日常事务管理；二是业务事务管理，针对公司核心业务是地产策划，以项目为单位进行运作。而在业务事务中要涉及大量图形数据（如地形图和规划图等）。因此本系统开发采用一种结合C/S和Web的方式。利用Web完成日常办公和某些需要远程通讯的业务，而C/S结构可以在局域网内实现特别功能和大的业务数据(如图形数据)传输。

服务器以WindowsNT为操作系统，Oracle、SQLServer或MSAccess为数据库，Exchange作为邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者，IIS实现Web。

客户端以Windows98/95为平台，用Outlook进行邮件接受、发送以及它的浏览窗口进行网页浏览，MSProject进行项目规划，Word进行文档编辑，AutoCAD进行地图编辑浏览。

首先，确定以Exchange为基础建立C/S结构网络，并辅以IIS。客户机上采用Outlook为基础平台软件，由于它本身既是Exchange客户程序又具有网页浏览窗口实现了二者的无缝联接。然后在Outlook基础上对其它程序进行控制，并构造各程序数据的流通桥梁；最后各部分数据尽量存储在数据库中，用数据库对各种类型数据实现进一步集成。如图1：

图1系统集成结构图

图1系统结构图

①通过VBA6利用OLE、API等技术对客户端多个应用程序进行集成形成自己的系统；

②Outlook通过浏览窗口访问WebServer并通过它访问数据库；

③Outlook通过ExchangeServer进行邮件发送和接收；

④Word访问数据库中的文档；

⑤MSProject通过数据库实现资源数据共享；

⑥AutoCAD访问共享图形数据。

3.3系统功能设计

中小企业虽然员工较少、规模较小，其办公自动化系统的功能也有其自身的特色，不仅包括企业日常办公的常用功能，还包括日常办公中的许多小功能；同时还包括部分业务办公功能。

本实例在充分进行用户需求分析的基础上把系统划分为八个子系统：日常管理分行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、公告板和电子邮件，业务事务则为项目管理，另外还包括系统维护。如图2：

图2

.行政管理功能。公司行政方面的各种功能，包括考勤管理、会议管理、用餐管理、传真管理、复印管理，用车管理等。

.人事管理功能。公司人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训管理，客户信息管理等。

.文档管理功能。包括各种档案管理、各种业务信息管理和图书管理等。

.工作管理功能。包括员工个人日志、个人工作报表和员工考核等。

.电子邮箱功能。包括收发企业内部电子邮件等。

.公告板功能。企业内部的论坛和通知等。

.项目管理功能。与公司业务相关的功能。包括项目小组成员选择，项目情况查询和项目成果监控等。

.系统维护功能。包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。

由于本系统是采用Web和C/S相结合方式开发的。因此在功能模块的使用上则相对较灵活，可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。例如：用餐管理功能则只提供给行政经理；客户信息管理功能则只提供给人事经理和总经理；而项目管理功能则提供给经常参与项目运作的项目小组成员，而行政经理和人事经理则不提供此功能。采用这种方式提供功能既方便员工使用本应用系统又有利于系统的安全性，保证员工不能越权操作。正好适应了中小企业员工流动性大、员工的职位变化快的特点。

本系统在有30多名员工的该地产策划公司运行良好，使公司的运作完全规范化和制度化。简洁明了的登录界面增强了系统的安全性；特别是行政管理子系统中的用餐管理、考勤管理和用车管理等功能大大提高了工作效率；工作管理子系统的个人日志、工作报表和员工考核功能既有利于员工提高工作效率，又有利于领导对员工进行全面而准确的考核；项目管理子系统则对企业核心业务是以项目以单位的地产策划进行了规范化管理；而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能增进了员工之间的交流与合作，活跃了企业的文化氛围。

5.结束语

本文通过一个采用Web技术和C/S结合方式开发的中小企业办公自动化系统实例分析了中小企业办公自动化系统的设计与实现。采用这种方式既发挥了Web技术的优势，使信息流转、信息、查询和维护更加方便；系统的功能扩展和规模扩展更加便利；系统开发速度更快、开发成本更低；又发挥了C／S结构有利于大数据量（如图形数据）的传输的优点。这种开发方式更加贴近中小企业的实际需求，也符合中小企业的实际情况。既满足中小企业对日常办公的需要，又满足其对业务办公的部分需求。另外，采用这种开发方式充分考虑了投入／产出比，节约了成本。而且，采用这种开发方式开发的办公自动化系统具有良好的扩充升级功能，能够适应企业未来发展的需要。

参考资料

(1)邝孔武、王晓敏编著，信息系统分析与设计,北京：清华大学出版社，1999