档案管理的问题及措施精选(九篇)

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第1篇：档案管理的问题及措施范文

在新时期，企业的发展至关重要，一些大型机械设备、大型精密仪器进入各大企业单位，这些设备仪器档案在企业设备管理中有着突出的作用。设备仪器包括外购设备仪器、自制设备仪器、特种设备仪器和信息设备（计算机软、硬件）四大类，设备仪器档案一般是指能够反映设备仪器的计划选购、开箱验收、安装调试、运行维护和改造各阶段全貌的、具有保存价值的各种文字、图表、图册等不同载体类型的信息记录。设备仪器档案作为项目档案的重要组成部分，直接关系到相关项目的竣工验收。

1.设备仪器档案管理的重要性

2006年国家档案局、国家发改委联合下发了《重大建设项目档案验收办法》（档发?z2006?{2 号），对建设项目包括设备仪器档案的管理提出了详细、明确的要求。并在“总则第四条”中指出：“项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。设备仪器档案在管理上有其特殊性，企业在发展的过程中逐渐认识到，加强设备仪器档案管理，规范工作流程，是提升项目质量，保障项目顺利竣工验收不可或缺的重要环节。

2.设备仪器档案管理中存在的问题

设备仪器档案在形成的过程中，涉及到的单位比较多，管理起来相对要复杂，也会出现一些问题，主要的原因是对档案管理制度宣传力度不够，还有也是因为档案管理工作不能直接产生经济效益，所以档案工作也没有受到应有的重视，下面从几点总结仪器档案管理中存在的问题：

2.1缺少实际档案管理制度与规范

《重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》是项目档案管理工作的指导文件，但在实际的工作中，却缺少执行有力的制度与规范。很多企业的档案管理员都是兼职的，并不十分了解档案工作。单位也没有具体可行的档案管理制度，没有针对企业本身制定具体的操作手册和实施细则，以致于档案管理员在执行过程中出现偏差。

2.2保管方式不合理，没有成套管理

《重大建设项目档案验收办法》中明确规定，项目档案需要实行统一管理，即对设备仪器档案按“成套性”原则进行管理。购置设备的流程是从购置申请的提出到最后入库使用，其中会产生“计划”、“开箱”、“安装”、“维护”等不同阶段的各种记录。有些单位，根据本单位的职能设置，把应按单台套管理的设备仪器档案分成两块分别保管：一块是前期的购置请示、批复、招、投标书等；一块是设备仪器的随机资料、使用说明书等。虽然两大块合起来看，收集比较全面，但未能体现设备仪器档案单台成套的整理原则，不能全面地反映设备仪器在项目建设过程中的历史全貌，也不利于后期的利用。

2.3 档案整理不规范

设备仪器档案整理不规范主要有（1）随机软（光）盘与纸质文档混放在一起；（2）外文资料没有将题目、目录等翻译成中文；（3）卷内文件排列顺序混乱；（4）案卷中存在不符合档案保管要求的装订物。

3.企业设备仪器常见问题的解决措施

3.1.建立有效的过程控制管理机制

建立良好的企业设备仪器档案过程控制管理机制，首先就要了解、掌握企业设备仪器档案的形成特点与文件材料流转特点及规律，企业设备仪器档案形成于设备仪器购进时的开箱验收，那么开箱验收阶段就是我们加强过程控制管理的切入点，因此，加强档案人员参加设备开箱验收机制的实施就是设备仪器档案过程控制管理的最好手段。在实践工作中档案工作人员可通过把握以下几点来保证制度的实施：（1）做好档案人员参加设备开箱验收工作重要性的宣传工作，可通过部门领导帮助沟通协调、上交提案及下发文本通知等多种形式，力争做到档案人员及时参加设备开箱验收。（2）明确开箱验收的目的，档案人员参加设备仪器开箱验收的目的是保证应归档的设备仪器随机文件能全部及时归档保存。（3）明确开箱验收的范围，档案人员参加开箱验收应该限于有归档价值的设备仪器的开箱验收。（4）验收过程中做好设备仪器随机各种文件材料的登记

3.2明确不同阶段各部门的职责，确保设备仪器档案的齐套

设备仪器的购置从立项申请到竣工验收，一般有四个阶段，即计划阶段、采购阶段、开箱验收阶段和使用管理阶段。在这四阶段中，各相关部门分工不同，职责也不同，在项目档案管理上，也应承担相应的责任。在立项阶段，资产管理部门应负责收集本阶段形成的文件材料，如“购买设备仪器的请示、批复”等。

在采购阶段，采购部门应负责收集归档购买设备仪器的招、投标书，合同，协议等。特别要注意的是，合同、协议一定要归档原件，必要时，采购部门应根据实际情况，增加合同签订的份数。在开箱验收阶段，设备仪器的兼职档案员应参加设备仪器的开箱验收，收集开箱验收及安装调试过程中产生的文件材料。在使用管理阶段，资产管理部门应协调设备仪器的使用部门，及时归档在设备的培训、使用、维护等过程中形成的文件材料。

3.3设备仪器档案的整理工作

（ 1） 分类要科学。分类必须符合本单位的生产、工作性质与特点：根据本单位生产规模的大小， 主要生产设备的多少， 以及本企业的体制结构， 灵活地选择合适的分类方法。简单地、机械地搬用别单位的现成分类方法是不适宜的。

（ 2） 组卷要遵循设备仪器文件材料的形成规律， 保持卷内文件材料的系统联系， 便于档案保管利用。与设备仪器关系密切的管理文件材料， 如设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让、固定资产折旧管理以及其他综合性文件材料， 应列入设备仪器类中组卷。设备维修中形成的文件材料单独组卷， 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。

（ 3） 案卷和案卷内文件材料的排列应有机联系。设备仪器类案卷可按设备依据材料、外购设备开箱验收（ 自制设备的设计、制造、验收） ， 设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图祥在后。

第2篇：档案管理的问题及措施范文

[关键词]档案管理；高校；推进

档案的形成需依据两个关键的决定因素，即某人参与社会活动且同时伴有原始记录的生成。无论是对于我国国家机构、单位或社会团体，还是对于个人，我们每天都在参与社会活动，与自己活动相关的语言、图像甚至声音作为原始记录成为个人档案形成的主要内容。近年来，随着档案工作在高校日常管理工作中的地位不断上升，高校档案管理水平与质量直接影响了办学，为此，工作进展中出现的一系列问题应得到管理者的重视，从而为有效推进档案管理工作的进程探讨出相适应的方法。

1.高校档案管理工作的重要意义

据有关文献指出，高校的教学、管理以及科学研究均为档案形成的条件，这三项活动对高校档案管理工作的发展具有尤为深远的现实意义。此三项活动为高校档案管理工作的持续进行奠定了基础，在其影响之下，高校的教学研究有数据可依，且为教学改革提供必要依据，因此，高校档案的形成离不开教学、管理及科学研究。

基于高校档案管理能为编史修志提供符合实际的材料，为教学评估与评价提供原始数据，为教职员工宣传教学教育提供有力素材，因此，高校档案管理的正常运作是高校教学教育得以持续发展的先决条件，具有促进作用。回顾性分析，随着我国进入法治社会后，社会制度得意进步与发展，人们的法制意识及观念得到加强，人们为解决问题不再使用随意且无科学依据的处理手段，渐渐养成依据规章制度办事、解决社会问题的良好观念。对于高校而言，档案真实反映高校教学研究与依法治理学校，为教职员工定期商讨办学治理提供依据，对工作的进行具有查看并考究的价值，意义十分巨大。档案就好比如会计凭证，具有权威性、真实性，为高校教学建设、科学研究、教学质量评估与评价、师生管理等各个管理项目的开展提供参考数据。高校档案管理工作是否得以正常运转，需同时满足：高校所有项目的管理工作中产生的有关文件需符合实际，文件的建立需规范，内容需真实，这是档案形成的最基本要求。高质量的高校管理工作是高成效档案管理质量的主要保障，档案管理工作的不断优化，能加快高校管理工作进程，提升办学水平与质量。学生档案作为高校档案管理工作中的一部分，为学生毕业走向社会寻找工作提供原始数据信息，是最言简意赅的自我介绍，能在短时间内让面试单位抓住个人信息的要点，为尽快做出择员奠定基础。

2.我国高校档案管理工作普遍存在的问题

随着我国高校档案管理工作发展迅速，规模不断扩大，进而获取了卓有成效的效益。展望我国高校档案管理的发展趋势，因其接受西方先进管理理念的冲击，发展进程日新月异，在高校各项管理工作中都充分体现了自己巨大的影响力，但同时也出现了一些限制发展的问题。经我国高校档案管理工作研究者多年来的探讨，总结出几个尤为突出的问题，即：高校没有重视档案管理工作、管理手段缺乏创新且应用信息利用率有碍于提高、管理人员的管理素质与水平仍有待于提高、档案缺乏宣传与开放力度。

2.1高校忽视了档案管理工作

因各高校办学目标、办学历程、办学理念等不尽相同，导致我国全国高校的档案管理工作尚未全面形成统一，部分高校没有重视档案管理工作，管理缺乏科学的理念与实践行动，因长期持有档案管理不属于经济效益类的工作、形式上好坏对学校的经济指标没有任何影响的错误管理理念，管理者并没有正确认识档案管理工作的重要性，缺乏管理意识。因高校管理者对档案管理工作缺乏应有的意识，导致高校的教学教育、科学研究以及编史修志难以发展，其相关影响因素可以归结为管理者管理档案工作较为懒散、档案数据流失严重致使信息不全、收集的材料过于片面、统计数据缺乏必要的精准度。

2.2管理手段缺乏创新及信息残缺

我国经济发展提高了高校办学构建的能力，运用于档案管理工作中的方法与技术呈现多元化，且不断进步。目前，我国高校已普遍利用计算机技术对档案管理工作进行作业，大大降低了管理者的工作强度，进而提高效率。虽然我国早已实现了人机一体化档案管理的工作局面，但因我国利用网络技术档案管理的起步相对于西方国家较晚，与国外先进的管理技术进行比较，仍有待于完善并提高。我国大部分高校的档案管理工作处于落后的境况之中，工作运作机理采用计算机管理系统对档案进行分析、采用计算机的运行机制对档案文件进行编制，但用于档案数据管理的文库多以条目数据管理库为主，缺少照片、光盘、缩微及录音等全文数据库。此外，多媒体数据库仅仅占应用文库中的较小使用空间，使高校档案形式过于单一，缺乏声像档案，为高校处理并利用档案加大了难度[1]。新世纪下，我国的现代技术尚且落后于西方国家，难以实现高校档案管理者工作的诸多需求，因而制约了高校教学教育事业的发展进程。

2.3档案管理者专业素质低下

因档案管理属于专业层次、技术层次都相对于较高的政策性工作，对管理者的专业素质要求极高。为使管理者能掌控这项工作，首先要求管理者具有正确的工作态度及良好的心理素质，同时应具备良好的思想道德修养及专业素质。因大部分高校对档案管理工作缺乏应有的关注力度，致使其没有重视管理者的培训、再教育等项目活动，所以档案管理人员的专业水平往往不高，从而影响了档案管理质量[2]。尤其是我国处于新世纪阶段时，因高校普遍利用计算机系统对档案管理工作进行统一作业，档案管理者习惯于人机一体化的工作模式，致使其在工作过程中缺乏与人交流，从而影响了档案潜在作用的发挥。

3.有效管理措施

3.1档案信息化建设

我国早已步入信息化高科技时代，随着计算机与网络的进步与发展，近年来数字化拓宽了上升空间，为高校档案管理工作者高效率完成作业奠定了基础，其在高校管理工作中具有举足轻重的作用。目前，信息化技术在我国高校档案管理工作中已得到广泛使用与推广，管理者应用于工作中的方法得到了改进，不断与国际接轨[3]。因科学技术的进步能带动社会的发展，进而也影响了高校档案管理工作的进程，高校应充分利用我国信息化高端技术的优势对档案进行有效且科学、合理的管理，借助信息化时代为档案管理提供各种切实可行的技术全面提高管理工作的水平与质量。现阶段应用于档案管理工作中的信息化技术呈现多元化，例如，为完善档案管理储存工作，高校可加大设备的投入力度，利用网络与监控技术相结合的信息化技术对已整理好的档案进行保管；利用信息化时代的数字化、光线技术提高档案的传播速度。

基于高校档案管理具有整体统一的特性，要求高校档案管理者首先是单机单一管理，其后是连贯管理，利用网络覆盖面宽广的特点对单机管理进行整合，依次对档案卷宗、档案文件目录、档案全文信息进行整合管理，统一采用网络进行管理。

3.2提高档案信息资源开发力度

经档案管理研究人员总结，提高档案信息资源开发力度需满足于以下两点：（1）档案信息资源是否完整能决定能否为高校各管理项目的开发与投入使用奠定基础，因而，档案管理者应着重于信息资源的开发，合理的控制开展力度与进程，为高校上层阶级利用档案材料提供有力保障。研究证实，档案存放馆与档案立卷部门应相互协调工作，明确各自的工作责任并坚守职责，杜绝一切对档案立卷与储存造成影响的因素，降低档案信息资源出现不完整的机率，从而为确保档案的完整性提供保障，为高校实施各项管理项目提供依据[4]。例如，高校定期进行教学教育评估与评价工作离不开对档案信息的查阅，学校上层决策者利用档案分析即将实施的管理项目是否与档案中记载的相类似的项目存在共同点，以便于及时进行修整，研讨出具有创新性的管理项目。（2）为实现档案管理面向可持续方向进行发展，档案管理者采用编写与每一期、每一届档案相对应的参考资料进行划分类别，为使用者带来便捷，避免重复查阅，从而提高上层阶级的查阅速率。

4.结语

以上论述，高校档案管理作为学校重要的工作内容之一，应不断总结管理过程中预期将出现的问题，对问题进行分析，为解决相关问题提供切实有效的对策。充分利用目前高新信息化技术，对档案管理工作实行信息化建设，实现档案管理与时俱进的发展局面。

参考文献：

[1]周波.浅谈高校档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技信息，2010，03（11）：105-106.

[2]饶素华.高校档案工作存在的问题与对策[J].云南档案，2010，15（09）：156-157.

第3篇：档案管理的问题及措施范文

关键词：电力系统；档案管理；问题；措施

中图分类号：G271文献标识码： A

随着我国改革的不断深入，电力系统各项建设也取得了令人瞩目的优异成绩。档案是电力系统建设与发展过程中的重要组成部分，能否对档案进行现代化管理，提高档案管理人员的综合素质，是当前电力企业发展的重要基础。

一、电力系统档案管理中存在的主要问题

1、行业标准较笼统

电力系统档案管理是一项巨大的工作，涉及面较广，对相关技术标准和规范要求严格。在电力系统档案管理领域，尽管国家颁布了一系列的技术规范和标准依据，入《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《建设工程文件归档整理规范》（GB/T5032228-2001）、《建设工程监理规范》（GB50319-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）。虽然这些技术规范和标准依据在一定程度上能够指导电力系统档案管理工作，但规定仍较笼统，依据不全面，未能在有关具体操作上进行详细规定，这也导致了档案管理缺乏操作性等。

2、缺乏具有规范性、科学性的管理制度体系

由于电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，存在各施工单位归档工作的要求和做法不一致现象。在工程建设的前期阶段，在开工建设前设计单位已开始产生档案，但由于设计工期紧，设计单位经常出现未按要求进行工程档案的管理。设计方案不规范变更，为档案管理和利用埋下了隐患。工程施工阶段由于施工单位对档案管理工作的轻视，导致基建档案的施工记录不够详细、完整。对于升版、后补图纸，无专人进行管理，即使有管理人员，也会存在因临时更改文件的突发性和不确定性导致图纸文件得不到更改，最终使得失效文件继续流转下去。工程验收档案交接阶段，验收交接档案蜂拥而至，面对大量的工程档案，验收时间紧，任务重，最终导致档案人员不追求工程档案的价值性，对于档案的正确性没有时间核查，甚至对于重要资料没有存档的现象。

3、管理人员的业务素质和专业水平不高。

随着国家电网建设网架的不断扩大和加强，电压等级的不断升高，输送电力能源的任务不断加重，档案服务的范围也在不断扩大，档案工作的手段也更加现代化。但在实际中，许多档案管理人员缺乏对档案的编制与管理能力，仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等，使得原本珍贵的信息尚未发挥作用。档案资源效应形同虚设。档案相关的政策、规定、专业业务知识的及时学习，缺乏积极主动地开展工程档案收集工作。档案管理不够专业化，缺乏在每一项建设工程开工与结束之间，与工程项目管理、施工等部门沟通现象，更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态，参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动。

4、对档案管理的创新意识不够。在信息化迅猛发展的今天，很多电力企业还没有使用数字化档案管理，导致电力系统的档案不能得到有效和长久的保存，造成重要的档案遗失，无法查找，造成很大的损失。

二、解决电力系统档案管理问题的措施

1、建立健全管理的制度体系

为了提高档案管理的有效性，要实施一整套统一的、科学的以及实用性强的档案管理制度与方法，确保档案管理工作有秩序、有规划地进行。根据电力系统项目特点和基建档案管理要求，各参建部门都应设立相应的档案机构，配备专职档案人员，明确各自管理职责，建立电力系统档案管理网络体系，深化职能，加强各工程人员和档案人员之间的业务交流和工作沟通。做好电力系统档案管理工作，建立电力系统档案管理机制。根据档案管理法律、法规制定相关管理制度，做到集中管理、集中规划，将档案的一切管理工作走向标准化与规范化。要不断完善工程的管理制度，当电力工程开工的时候就进行档案的管理工作，并要紧跟工程的进度，在电力工程竣工的时候，档案工作也要同步进行，在这一过程中，一定要保证项目档案的完整性与准确性，在事前、事中、事后都要进行严格的控制，通过各种有利的机会对电力系统的资料进行广泛的收集与整理，遇到不合理的地方要及时进行修改与整顿，保证档案资料的有效性。另外需要注意的是的档案的管理人员要与电力工程施工部门及时进行沟通与交流，确保施工档案的顺利移交，可以通过定期会议或者到现场指导的方式加强学习与沟通。

2、将电力工程档案管理工作纳入电力工程项目管理

电力工程档案工作与工程建设进程同步，建设项目申请立项时，即开始电力工程档案文件的收集、整理、审查工作，建设项目竣工验收时，完成项目文件的归档、验收工作，从工程建设源头控制基建档案管理质量。建立工程合同制、监理制、契约制等约束机制，在签订合同时，明确需移交的电力工程档案材料数量、套数、归档时问和质量要求等事项，并规定工程款的百分之五作为电力工程档案归档的准备金，不提交齐全完整的电力工程档案不予付款，有效的控制、监督、检查电力工程档案的质量。采取电力工程档案工作纳入基建工程计划中，纳入工程规章制度中，纳入岗位责任制中;电力工程档案工作与工程立项同步，与工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。

3、提高专业档案人员素质

随着电力系统档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，在档案管理这方面不仅要有档案专业人员还要有工程建设、监理、设计等专业技术人员以及其他相关专业人员等，不同专业人才的相互配合高效地利用现代化的专业技术知识，使档案管理工作高效进行。这就要求档案人员必须加强业务培训，，在完善本专业能力基础上，积极提高电力系统档案管理水平，做到合理的规划、分类与管理。因此，在电力系统建设档案管理工作中，首先要提高专职档案人员的素质，学习工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识，一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面档案管理人员还要经常走进工程施工现场，把握工程建设进程，主动参与到工程建设验收与评审活动中。要根据工程建设的变化做好资料变更记录，要以全身心的注意力观察工程建设的变更动态，对于需要变更的资料要及时提出修改意见，使电力系统档案管理工作有秩序、有规划地开展起来。同时，要完善兼职档案人员网络体系，增强企业员工档案意识，要将档案管理工作切实归入企业管理工作中，主动更新知识结构，使档案资料发挥对企业的发展的服务作用。相关的档案工作人员要注意掌握档案管理方面的法律法规，不断提高自身的职业道德水平，实现档案信息资源对企业的经济效益的服务。

4、进一步加强电力建设工程档案信息化管理

当前，很多企业已经完成了档案工作的数字化管理，也就是在档案管理中应用数字化技术和网络技术，实现纸质载体向数字栽体的转化，并能够在网络中传输，完成档案的信息化建设与管理。但是在实施档案工作数字化的同时，应该对档案进行好类别规整，进一步完善档案数字化管理中的各类体系索引，使档案的数字化实现质的飞跃。

三、结束语

电力系统档案管理是电力企业管理的重要组成部分之一，关系到我国电力经济的发展，在新形势下，应当不断提高电力系统档案管理的信息汇集，不断地提高档案管理的水平，才能有效地减低管理的风险，促进电力工程建设稳步的发展，为我国经济建设的健康发展保驾护航。

参考文献

[1]陈加芳.对电力工程档案管理问题的思考[J].安徽电气工程职业技术学院学报,2011（01）.

第4篇：档案管理的问题及措施范文

[关键词]档案管理;信息化;问题;措施

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0327-01

1、信息化管理对企业档案工作的意义

1.1 有利于企业提高效率，降低管理成本

相对于传统档案管理模式，档案现代信息化通过信息资源开发利用效率和扩大信息资源开发利用范围，能让企业以较高的工作效率及较低的成本进行充分利用资源，节约产品的开发费用，促M企业快速发展。

1.2 促进了信息资源的流通利用和共享，增强企业核心竞争力

企业为实现与下属各企业、部门之间信息资源的流通利用与共享，建立了多部门的局域网，各部门通过网络办公自动化系统进行了档案信息微机标准化著录工作，建立了目录级数据库，对部分档案进行了档案原件的计算机扫描，形成了比较丰富的数字化信息资源。

1.3 促进组织结构优化，业务流程更加先进

档案信息管理中大多采用电子文件，企业按照各种业务流程、各个管理层次的权限予以信息支持。传统的组织结构被精良、敏捷、具有创新精神的扁平化“动态网络”结构所取代。计算机系统将取代中层监督和控制部门的大量职能，加强决策层与执行层的直接沟通，从而减少了管理层次，实现了动态管理，使信息沟通畅通及时，发挥出了流程化管理的最佳效率。

2、企业档案管理信息化建设存在的问题

2.1 思想观念的滞后直接制约了档案管理信息化建设发展

近年来，我国科学技术水平有了不断的进步，但是我国诸多档案管理人员的思想观念依旧停留在传统制度中，他们认为档案管理只不过是为了实现“管理”而管理，缺少相应的开发观念与服务意识，认为只需要管理到位就行了，然而这些传统思想阻碍了现代档案管理信息化建设水平的提高。

2.2 基础条件薄弱，技术、资金不足

档案管理信息化建设对于企业基础条件、技术、资金的要求很高，很多企业尤其是中小型企业很难做到基础条件、技术、资金的高水准，加上缺少相应的设备以及技术支持，导致企业对于档案管理信息化建设深度以及力度不够，给企业档案管理带来不便。

2.3 档案管理人员素质亟待提高

企业档案管理正处于由传统档案到现代信息化管理的过度时期，企业档案管理人员需要的是具备高素质的复合型人才。而现有的档案人员大部分技术水平偏低，单纯熟悉计算机操作已远远不能满足现代档案信息化的处理要求，即使企业拥有现代化的信息处理设备也不能充分发挥其功效，造成资金设备上的浪费。所以加强企业档案管理人员的技术培训，不断提升其专业技能与素养，并对信息化专业人才加强储备是企业信息化建设的重要保障。

3、加强企业档案管理信息化建设的有效措施

3.1 完善档案管理信息化制度

企业要从思想上重视档案信息化管理，利用现代信息资源，结合企业现状，不断完善档案管理信息化制度，规范人们的日常工作行为，提高档案管理工作水平。首先，建立档案管理工作制度，明确档案管理内容和目标，并严格按照要求进行工作。其次，实行工作责任制度。把档案管理工作明细到个人，实行个人责任制，一旦出现问题可以及时的找到人并采取相应的措施。最后，要加强各部门的协作。企业内部各部门要配合档案管理工作，科学、合理的利用信息资源。

3.2 加强电子档案管理

企业档案管理信息化建设的重要表现形式就是建立电子档案，因此要加强电子档案管理。电子档案管理主要内容有：对电子档案的接收、保管、利用的技术及手段进行研究，制定行之有效的管理办法，达到电子档案管理标准化和规范化的目的。现代社会是一个信息爆炸的时代，档案管理形式多样，比如录音档案、照片档案、视频档案等，需要对不同类型载体的档案进行转换，要加强对电子文件的搜集、整理、建档、保存、管理等一系列工作，方便信息的检索，实现资源共享。

3.3 完善信息网络，实现资源共享

企业要积极利用现代信息技术，不断完善信息网络，实现资源共享。首先，建立统一的档案管理信息化平台。加强企业内部各部门之间的信息交流和沟通，建立企业内部统一的档案管理网络平台，实现各部门间的信息互通和共享，方便员工根据自身情况进行信息检索，为部门领导决策提供参考。其次，建立对外档案管理网络平台。现代信息日新月异，企业要时刻关注社会信息，积极走入市场，及时更新档案信息和掌握市场行情，实现档案信息的共享，提高企业市场竞争力。

3.4 加强档案管理信息化安全建设

企业档案管理信息化的最大特点就是利用计算机网络，而现代网络环境比较复杂，会受到病毒、垃圾信息等不良因素的影响，所以要加强企业档案管理信息化的安全建设。首先，档案管理人员要树立安全意识，严格按照工作标准执行，定期对档案信息进行检查，及时发现问题并采取相应措施解决，避免留下安全隐患。其次，利用最新技术加强档案信息化安全管理。加强网络安全体系构建和完善，建立防火墙并定期进行检查和杀毒，也可以进行网络访问限制，比如说身份认证、访问受限等，同时对重要文件进行备份保存，避免出现重要信息丢失而无法找回现象。总之，企业加强档案管理信息化建设，必须要做好信息安全管理工作。

3.5 加强档案管理法治化建设

我国从改革开放先后了许多政策用来改善档案管理工作。法制化是管制档案管理工作的根本，要做好档案管理工作就必须要依法管制，达成档案管理的制度化。象更新的形势对档案管理人员在业务水平、知识水平及管制操纵能力等方面都说明了新的要求。档案事业的拓展必须坚持按依法管制的道路，唯有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥原有的作用。为了增强对档案的管制和搜集、整理工作，更方便地保护和使用档案，《中华人民共和国档案法》就此产生。

档案管理作为一个体系严密的管制科学，是我国经历千载的智慧成果。尤其是最近几十年，伴随信息化的来临，加速了网络化、数字化体系发展，档案信息化的管制已经逐渐变成档案管理运行的新目标，变成当代企业管制发展的主要标志。

3.6 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员作为档案管理的参与者和执行者，其素质高低直接影响到档案管理水平高低，因此打造一支优秀的档案管理团队是十分必要的。首先，提高管理人员的专业素质。企业要定期对档案管理人员进行专业培训，比如档案管理理论知识、计算机应用、现代档案管理手段等，让管理人员拥有丰富档案管理知识，且实际操作能力强，切实提高管理人员业务能力。其次，加强管理人员的沟通交流能力。加强各部门档案管理人员的沟通和学习，实现信息资源的互通共享，提高企业整体档案管理水平。最后，实行考核及激励机制，提高管理人员工作责任感和积极性，鼓励管理人员进行创新，切实提高管理水平。

第5篇：档案管理的问题及措施范文

【摘要】本文将主要以档案管理工作存在的不足为切入点，对其完善措施进行简要的介绍和分析。

关键词 档案管理；问题；措施；规范化

鉴于档案管理工作对于我们各项工作开展具有重要的现实意义，使得档案工作一直以来都是社会关注的重点。随着社会的不断进步和发展，在档案管理工作中采用信息化技术已经成为了时展的趋势，但是如何促进档案管理的信息化建设，使其能够得到进一步发展和提升却成为了社会关注的重点。从某种程度上来说，档案信息化的建设力度在很大程度上影响着档案管理工作的效率和质量。

一、档案管理在工作中的重大作用

（一）行政管理方面的作用。对于行政部门的日常工作来说具有直接的影响。通过档案管理工作，能够有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）项目运营方面的作用。档案是企事业单位经营管理活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司的品质管理、项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。

二、档案管理工作存在的不足

（一）对档案管理的重视程度偏低。档案管理工作相较于企事业单位其它类型的工作而言是一项默默无闻的工作，很多高层管理人员对档案管理工作的认知还停留在抄抄写写上，无法认知到档案工作对企业运营管理带来的重要影响。但实际上，人事档案可以反映出企业员工的工作经历、社会关系、业务能力等方面的原始记录；会计档案可以反映企业的财务运营状况；文书档案可以反映企业的历史发展沿革、业务工作状况等等。另一方面，档案为监督部门的监督检查工作提供合理的理论依据，这就使得档案管理工作具有重要的价值。现阶段，虽然部分企业已经初步建立起了档案管理系统，但分类混乱、管理不善等现象仍然普遍存在，对档案的价值和作用产生了严重的影响。

（二）档案工作人员素质有待提升。经济高速发展的今天，人才在企业中的作用也越来越明显。随着信息化建设的发展，我们更加意识到对于一个企业的档案管理工作以及信息化构建而言，档案管理工作者的自身素质在很大程度上起着重要的决定作用，这就要求我们在进行档案管理信息化建设的过程中应当注重人才的培养，不断提升档案管理工作者的专业素养和综合素质。但是从当前的情况来看，档案管理工作者的现代化专业能力普遍较弱，也缺少足够的专业知识，在这样的情况下，即使引进了现代化的管理设备，也很难得到充分的应用与发挥，这些都是需要在未来工作中必须重视和努力解决的问题。

（三）档案管理信息化程度不高。随着科技的不断进步和发展，信息化技术已经逐渐渗透到我们生活中的各个领域。信息化是档案管理工作未来发展的重要方向。从当前的档案信息化建设上来看，大部分企事业单位建立了内部的OA（办公自动系统），配备了现代化的管理设备，为档案信息化管理提供了必要的硬件环境，有的还配备了档案信息化管理软件系统。但由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，有的企业档案工作仍停留于传统的纸质档案阶段，或介于传统与现代信息化两种工作方式之间；有的企业所使用的档案软件通用性差，档案软件升级改造后，档案信息很难有效移植；有的企业的办公自动化软件与档案管理软件未实现对接，致使办公自动化系统中的文件数据不能自动转成档案数据，需要人为地在档案管理系统中手工地输入档案数据，极大地增加了档案工作人员的工作量。

（四）档案管理制度有待完善。档案管理制度的不健全也是影响到档案管理工作的重要因素。就当前的发展情况来看，很多企业由于受到种种客观因素的制约，缺少专门的档案管理设施，而专门负责档案管理的人员存在很大的数量缺口，档案管理人员无论是在数量上还是质量上都不能很好地满足档案管理工作的需要，普遍存在无档案室、无档案制度等混乱现象，没有根据自身的实际情况来建立起相应的档案管理制度。在这种环境下，虽然企业也能够开展相应的档案管理工作，但是此时的管理工作显得更加杂乱无序，档案破损以及遗失等现象在所难免。

三、档案管理问题的相关完善对策

（一）提升档案管理的重视程度。首先，企业管理层应当逐渐提升对档案管理的重视程度，在思想上要认识到位。在档案建设与管理工作的开展过程中，应当使相关领导重视起档案管理工作，为档案工作的持续、有效开展提供重要保障。要想使档案管理工作能够在短时间内取得相应成果，提升管理质量和水平，推动其信息化建设。同时，还要重视起人才的培养工作，努力提升档案工作人员的专业能力，丰富其知识储备，使其能够对现代化的技术手段加以熟练掌握，促进档案管理工作效率和质量的提升。而相关企业在人员的选用上也要予以严格要求，不断完善和强化档案管理工作者队伍。在日常的工作中，加强对档案管理人员的培训，使其能够对现代化的档案管理知识和技术加以熟悉和掌握，提升档案的管理质量。针对档案管理的工作需要，对档案管理人员进行定期的培训与考核，使其能够对档案管理工作的内涵以及相关流程具备清晰的认识能力，提升单位的档案管理水平。

（二）加强档案电子化信息资源建设。信息化已成为档案管理的未来发展趋势，而档案作为我们记录事件和信息的重要载体和媒介，也直接见证了信息化技术的巨大影响。通常情况下，档案信息化是指将信息技术应用到档案信息资源的管理、开发和应用上，促进档案管理水平的提升。为此，在档案的管理工作上还应当跟上信息化的发展脚步，对于现代化的信息设备和手段加以积极应用，摆脱传统的档案管理模式，促进档案管理工作效率的提升。一是要重视电子文档资料的归档工作，统一计算机的规格型号，统一软件的使用，利用计算机和扫描仪等设备将纸质档案数字化。二要加大档案管理软件的开发与利用，注意软件的通用性、对接性，实现档案数据的完全、自动导入与对接。三要建立起全文数据库，以便档案数据的查询、统计、检索和利用，逐步实现室藏所有档案案卷级、文件级目录计算机检索，实现档案信息数字化。

（三）提升档案管理人员的综合素养。要想使档案管理工作能够在短时间内取得相应成果，提升管理质量和水平，推动其信息化建设，我们还要重视起人才的培养工作，努力提升档案工作人员的专业能力，丰富其知识储备，使其能够熟练掌握现代化的技术手段，促进档案管理工作效率和质量的提升。而档案管理部门在人员的选用上也要严格要求，不断完善和强化档案管理工作者队伍。在日常的工作中，加强对档案管理人员的培训，使其能够熟悉和掌握现代化的档案管理知识和技术，提升档案的管理质量。

（四）健全完善档案管理制度。不断健全和完善档案的管理制度，为档案管理工作提供方向指引。企业应当立足于自身的具体情况制定完善的档案管理规定，建立有效的管理机制和程序，建立健全档案人员岗位责任制，对档案管理人员的责任和义务予以明确；建立健全档案管理的收集、归档、移交、管理和利用制度，尽可能地细化、明了和具有可操作性，使档案管理工作做到有章可循、有章可守。

四、结语

针对档案管理工作的杂乱现象，我们还应当制定出切实可行的统一标准。对于档案管理的未来发展来说，要想提升档案管理质量和水平，促进档案信息化建设，制定相应的规范和标准是必要的前提。目前档案管理信息化正处于初级阶段，很多方面仍然有待完善和提升，而规范和标准则是所有工作的依据，并且规范和标准的建设方面也正属于档案管理工作上的薄弱项。因此，在未来的发展中，我们应当着重于档案信息化管理的标准制定上，改善不足，实现优化。

参考文献:

第6篇：档案管理的问题及措施范文

关键词:医院图书馆档案管理问题改进措施

1 医院图书馆档案管理工作中存在的问题

1.1 重视不够

在我院相当多人对档案管理的认识都存在一些误区，不重视、不注重图书馆人员的素质提高。只是一些快退休人员、无专业人员管理，更无高校图书管理的高级专业人员，认为档案管理就是保管的事务性工作，不是医院的主要工作，不能给创造经济效益，只要医疗、教学、科研不出问题就行了，所以无适应现在的管理需求，只想以医疗为主即可。

1.2 主题不明确

按主题进行部分设置，我们缺乏对的采集、整合、传播，突出信息咨询服务都不够，没有按图书档案的分类、编目、存档、归类等工作，应提升管理效能。按主题进行图书馆组织创新，实质是充分发挥专家型馆员的学科“领头羊”作用，同时也迎合了教学图书馆各项业务之间相应交叉、渗透的发展趋势。

1.3 管理人员素质有待提高

现有的图书管理人员不仅缺乏专业的图书档案管理知道和工作经验，而且层次也普遍较低，到图书档案馆工作只是暂时的，把之当作工作发展的跳板或是临时“栖息”地，一旦有更适合自己发展环境和迁升机会则会另寻高枝；有的管理人员享受着管理员的待遇而不参与管理工作，这种严重的消级作用，极大地影响了团支书档案管理专业团队的纯洁和稳定，更不可能为医院发展提供高质量的服务。

1.4 管理不到位

在医院，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，主要表现在几个方面:

一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理工作。医院日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

二是对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。

三是少数医院没有专用档案室，档案无法集中管理，缺乏保护措施，不利于档案的管理。

1.5 利用不充分

图书馆是医院配职单位，图书馆的工作会产生的大量具有保存价值的档案材料，为领导决策、业务工作和科研的重要资料。充分利用已收集的档案资料，对图书馆的发展有着十分重要的作用。但由于档案管理意识落后，许多医院的图书馆的档案管理基本上都属于重藏轻用，造成了图书馆档案资源的浪费。

2 改进医院图书馆档案管理工作的措施

2.1 指定专职档案管理人员并提高其素质

医院一方面要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作；另一方面也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。

2.2 配备先进的软硬件设施设备

硬件是提高医院档案水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入医院基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，按需配置计算机、打印机、扫描仪等现代化办公设备。在软件方面，应安装档案管理软件，把档案录人计算机，建立电子档案，极大地提高图书馆档案管理中存储、处理、开发利用档案信息的能力，以实现图书馆档案管理的现代化。

2.3 科学分类

科学分类就是按照档案部门的要求，根据图书馆的实际情况，按部门、内容等，分成不同类别。

一是党群类。包括上级文件、院内文件、规章制度等。

二是业务类。包括各业务部门的报表、科研项目、各类活动等。

三是人事类。包括职称晋升、科研、考勤、考核、职工培训及进修情况等。图书馆的档案收集通过科学分类，便于系统地查找利用。

2.4 电子归档

档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。

2.5 提高服务水平

医院图书馆是医院的重要组成部分，也是医院档案的重要组成部分档案管理工作不是一朝一夕的工作，而是一个漫长的从观念到技术再到实际应用的过程，是医院基础建设的一部分。在医院的横向比较过程中，除了医疗护理科研，现代化的管理方式也是医院综合能力的集中体现，因此图书档案管理工作对医院的整体实力是非常重要的做好医院图书馆档案工作，对于提高图书馆的管理水平、医院的医疗、护理、教学和科研都起着十分重要的作用，对于三甲医院更是不可忽视的重要指标。

参考文献：

[1]郭国庆主编.市场营销学通论.北京:中国人民大学出版社;1999.

[2]李学民.拓展图书馆工作读者服务的新钡域（图书馆论坛）.2000(2)．

第7篇：档案管理的问题及措施范文

关键词：新时期；电子档案管理；存在的问题；应对措施

前言

在信息化时代背景下，传统的纸质档案管理已不能满足新时期发展的需求，因此必须对其进行优化和改革。电子档案管理是一种现代化的管理模式，主要是运用计算机来完成对电子档案的生成与管理，在设备载体中以数码的形式进行存储，还能在计算机上对档案信息进行阅读与处理。传统所使用的纸质的档案管理方式极易造成档案丢失或者缺失，但是电子档案管理模式不仅能使档案的保存时间有效延长，还能提高其检索效率，令使用者的查询时间大大减少。在使用电子档案管理时也不断有问题或者缺陷显露出来，这些问题在一定程度上会对档案管理现代化进程的发展造成影响，因此，我们应当对其给予重视，积极寻找科学有效的解决措施，以保证电子档案的健康发展。

一、新时期电子档案管理中存在的问题

1.档案的完整性不高

在我国很多电子档案管理企业中，由于其管理体系尚未完善，所以极易在档案管理过程中使其真实性、原始性和完整性受到影响，从而降低了档案的利用价值。独立性和变化性是电子档案内容的特点，电子档案并不是固定不变的，档案管理人员会随着发展变化而对其进行修改，但是却没有对其进行校验，导致电子档案缺乏真实性和准确性。档案管理人员未能按照要求严格地对电子档案进行校验和审核，对于很多错误信息未能及时发现和修改。另外，电子档案的安全系数不高，比起纸质档案管理，更容易被篡改。电子档案不完整的原因主要是其具有较高的变化性和流动性，且储存方式多样，缺失现象的发生率较高[1]。

2.管理软件缺乏统一性

我国对计算机软件进行研制的速度远远慢于硬件的发展速度，所以电子档案管理工作中所使用的软件无法使档案的存储需要获得满足。特别是在档案共享方面，因为各个地区或者单位之间所使用的档案管理软件不同，所以在档案利用和共享方面就存在了阻碍，也对电子方案的发展造成负面影响。

3.档案内容的保密性不高

目前计算机网络的开放性较高，如果在网络上某一个设备存储电子文件，那么使用任何终端设备都能将其索取到；在某一个终端所存储的电子文件也可以通过网络对若干个终端进行同时发送[2]。这样就会严重威胁到部分具有保密性的电子文件的安全。

4.档案极易被删改

由于电子文件的生成是在计算机上进行操作的，所以形成过程中不会留下痕迹，而且单位负责人也不需要对材料进行进一步的签发，这样就会导致难以确定材料的权威性和真实性。若出于自身或者其他目的，部分操作人员在计算机上对电子文件进行删改也很难被发现。

5.档案保管的长久性有待改善

大部分企业都将计算机和网络作为重要的工作工具，实现了无纸化，将工作中的信息以及决策等资料都存储于网络，只要在需要信息的时候移动鼠标就可轻易获得，在提高工作效率的同时也简化了档案管理工作的归档和存储，有利于信息使用的方便性。但是，由于档案管理全都依靠网络进行，在计算机受到病毒或者黑客的入侵、网络系统瘫痪等情况下，极易损毁、丢失电子文件信息，给企业带来不可估量的损失。

二、新时期加强电子档案管理的措施

1.不断更新自身的管理观念

电子档案管理部门应该对电子档案进行大力开发与宣传，使人们对电子档案的认识获得提高。过去我们都是使用纸质档案，随着科技的发展，电子档案得到了越来越广泛的使用，已成为目前最新型的方案管理形式。有部分档案管理企业或者工作人员对电子档案认识不全，未能对其使用给予重视，所以必须通过大力宣传使各个企业或者工作人员对电子档案的重要性和优越性获得充分认识，从而树立具有现代化的管理观念，这样才能促进电子档案管理工作的顺利开展[3]。

2.加强对档案管理人员的培养

新时期对档案管理人员的要求也在不断提高，档案管理人员除了对档案业务进行熟悉外，还要掌握一定程度的计算机专业知识。因此，必须加强对档案管理人员的培养，包括计算机专业知识的培养和专业素质的培养，以提高他们对档案业务的热情和职业道德素质。在培训计算机知识的同时，可通过招考或者深造等方式对高、尖、精的计算机人才进行选拔与培养，令他们在精通计算机的同时，还热爱档案事业，对档案业务有一定的熟悉程度，能操作与开发软件。

3.完善电子档案管理政策

在形成、处理、归档、管理和利用电子文件的各个环节，文件内容都有可能会更改与丢失，就算管理人员具有熟练的操作技术也需要根据相关管理措施来使其规范化。所以，建立完善的规章制度对电子档案真实性、原始性和安全性是非常重要的。对于电子档案的管理和在电子档案管理系统中所进行的各种操作，应该有一套采用法律的形式针对其管理标准等相关规定进行制定，让工作人员能够了解这些规定并遵守，这样就能使电子档案的各种操作都是合理、合法的[4]。

4.保证电子档案管理的完整性

运用现代化的技术措施对电子档案管理的真实性、原始性以及完整性予以保障，从而使其可信度获得提高。管理人员可通过背景信息和元数据对电子档案管理的真实性、原始性和完整性进行检验；或者实行身份验证和消息认证对用户的相关资料进行存储，在使用资料的时候也必要要通过认证才能索取资料；运用数字签名、光笔签名等签署技术；运用防火墙技术设置障碍于机构与其他系统网络之间，避免非法访问或者盗窃专利、机要信息；对电子档案进行备份或者实施加密技术等。以上措施的使用都有助于电子档案管理真实性、原始性和完整性的保持，提高人们对电子档案管理的信心，让更多的人和事业单位能够更加放心的使用。

5.设计并使用可靠的存储技术

与传统纸质档案管理不同，电子档案管理的核心工作是信息存储的安全性。纸质档案管理的存储有专门的档案管理室，通过请专人对档案进行管理与保护等使档案的安全性获得保障。而电子档案管理是采用互联网传递与共享数据，因此，电子档案管理的安全性在考虑到单个计算机上的数据存储安全外，还要根据互联网的特性设计并使用分布式的数据存储技术[5]。按照一定的策略以及算法分布式将电子档案的数据存储于远程地方，同时还要对所有数据进行备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后快速地将数据恢复。

结语：在信息化飞速发展的新时期，电子档案管理已取代了传统的纸质档案管理，虽然该管理模式具有明显的优势，但是在实施操作过程中，其权威性和安全性问题仍然需要我们给予重视。档案管理人员对电子档案管理的重要性必须要有充分的认识，针对管理工作中存在的问题做到及时发现并予以解决。这不仅能提高电子方案管理工作的可靠性与安全性，还能促进其健康发展。

参考文献

[1]樊风智.电子档案管理工作中存在的问题及对策[J].内蒙古科技与经济，2014（20）：85.

[2]徐琅.浅谈新时期的电子档案管理工作[J].现代企业教育，2014（18）：17-18.

第8篇：档案管理的问题及措施范文

关键词：人事档案；管理；问题；措施

煤矿企业人事档案工作是管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。

1 煤矿企业人事档案管理中存在的主要问题

人事档案管理工作在长期的实践中，积累了丰富的经验，形成了一定的管理模式。但旧的煤矿企业人事档案管理模式与市场经济体制环境下煤矿企业发展对人才管理的需求不相适应的种种弊端已显露出来。主要有以下几个方面：

1.1人事档案管理模式单一

目前，我国煤矿企业人事档案管理大都采用干部人事档案管理模式进行，这种管理模式适合本单位内部人事档案来源比较单一，仅限于本机构人员，同时这种模式也方便查找和利用，涉及面比较窄，也很有利于人事档案的保密工作。煤矿企业人事档案还是要坚持统一由人事部门管理，以及煤矿企业人事档案工作也必须由煤矿企业各级组织、人事部门根据自己的管理权限负责某一级的人事档案的管理方式已经没有办法再适应煤矿企业职工的这种多样性的特点了。

1.2人事档案管理体制不全面

随着市场经济体制的建立，人们的思想观念发生了重大改变，煤矿企业在招聘使用员工的时候，更多地看重个人的能力，煤矿企业对员工的约束主要是靠合同、协议，而不是人事档案。员工如履行了合同、协议，即可自由流动，选择更适合自己的岗位。用工制度的变化以及人才之间激烈的竞争，出现了许多员工为求个人发展而从原来的单位跳槽到另一单位另谋出路的情况，而旧单位为维护本单位利益而不放其人事档案等情况，于是社会上就出现了“死档弃档”、“人档脱节”、“人质档案”、“档案克隆”、“虚假档案”的情况。加之煤矿企业人才流动较快，使现行的人事体制包括人事档案管理体制难以发挥其服务功能，因而也难以适应这类型煤矿企业灵活的用人机制需要。

1.3人事档案管理内容不够齐全

现代煤矿企业制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也要完善起来，要能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。煤矿企业是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的经济效益作为目标，这跟一般的机关干部的做法还是有很大的区别，所以煤矿企业的人事档案除目前的基本内容以外，还应结合煤矿企业自身管理需求充实一些内容。同时，通过调整煤矿企业人事档案的内容构成，才能形成具有煤矿企业自身特色的人事档案管理体系，而不是仅仅照搬干部人事档案管理体系。

1.4档案管理人员素质低下

由于受传统观念的影响，对档案管理的认识不足，重视程度不够。专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。随着当前煤矿企业规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

1.5档案运用中的价值不高

由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视煤矿企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了煤矿企业人事档案利用率的降低。

2 加强人事档案管理中的解决措施

2.1建立科学、合理的人事档案管理制度

在人事档案管理活动中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。

2.2建立科学的人事档案系统管理

人事档案的内容大同小异，它们之间虽存在着许多共性，但不同类别的人员由于他们的工作性质、社会责任、职业特点、素质要求、任用方式、考核内容、社会评价、报酬待遇等方面的不同，在人事档案内容上也必然存在着较大的差异。国家公务员的档案体现了政治要求，专业技术人员的档案侧重于服务社会、创新技术的业绩记载，中介组织人员的档案体现其诚信和非官方人员的特色。在同一个人的人事档案中也是有差别的，如有的内容可以进入公共信息体系，有的则只能处于高度的保密状态。根据这一情况，我们可以在信息化和市场化的基础上分类管理人事档案。根据不同类别的人员设计不同的管理制度，对档案的功能进行重新定位，增加反映个人个性特点和专业能力的资料，使人事档案更加贴近社会和用人单位的需求，提高人事档案的利用效率，提高人事档案的价值。

2.3 加强人事档案管理工作的正规化

人事档案管理工作的科学化、现代化既包括管理手段的科学化、现代化，又包括管理理念的现代化、科学化。管理手段的科学化、现代化，最终是要在煤矿企业中建立一个以煤矿企业员工人事档案信息为基础的员工信息系统。而这个系统的初步要求则是建立人机结合的技术性管理系统，实现人事档案的计算机管理。

2.4提高人事档案管理人员的素质

人才是煤矿企业前进、发展的动力，对于档案管理部门来说亦是同样的道理。在知识经济时代，在现代化程度不断提高的今天，引进高素质的档案人才是煤矿企业档案工作发展的必然要求。在引进高素质人才的同时，煤矿企业也应注重对现有档案人员的培训，使其适应新形势下的新要求，从而全面提高煤矿企业档案管理人员的素质。

2.5加强人力资源机构管理

培养人的重要途径是人事档案信息的提供，所以人事档案管理人员应认清形势，摆正位置，端正态度，增强服务意识，改变长期以来坐等上门的被动服务方式，增强服务意识，积极主动地为煤矿企业人力资源管理提供信息服务。人事档案管理服务于人力资源管理，促进煤矿企业人力资源管理，是煤矿企业知识管理的基础。

2.6建立网络化人事档案管理模式

档案管理要与时俱进，就要实现数字化、网络化的管理开放式的人才信息服务网络则为人事档案现代化管理构建了坚实的实用平台。这样，既可以提高效率，也可以降低社会管理的成本。

3 结束语

总之，人事档案管理工作是煤矿企业中不可或缺的管理工作之一，其改革已经提上了日程，在这一改变过程中，改变旧有模式，建立新型管理系统，借助现代化的技术与观念，全面开发信息资源，充分有效地利用人事档案的价值，从而促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。■

参考文献

[1]王英玮，周艳. 我国人事档案管理改革若干问题的思考[J]. 档案学通讯，2007，01：12-15.

第9篇：档案管理的问题及措施范文

1 当前文书档案管理的特点

1.1 档案的形成与文书工作有关

文书档案的形成本身就与单位的文书工作联系紧密，在单位中的行政内容，不仅包括文件收集整理、催收转发，还有文书转运、立卷归档。可以看出，档案就是文书经过一系列管理工作之后形成的，而文书工作也是档案成形的阶段，因此档案管理就是把文书工作当成前期的准备工作，在此基础上才能进一步加深对文书材料的利用程度，包括收集、鉴定、统计等途径。文书管理成效就体现在其内容、格式、质量上面，这些方面的完整度和齐全性都直接影响到后面的档案管理，文书是不是被及时全面地收集，并且按时立卷归档都体现在了档案管理的成效上，确保每一环节都已经落实到位。同时，文书管理部门应当负责把日立场工作中单位领导进行行政活动的有价值的资料统一收集、汇总，在分类、整理后及时归档。

1.2 完整收集档案资料并保存

在当前的大部分单位所开展的文书档案管理工作，针对的是那些已经在存在的事实、人物、文件等，而所谓的管理是借用一些载体来记录、分类、安放重要的信息内容。该项工作的重点就是确保文件在这一环节中的完整性、保密性，一定要让重要的文书档案在比较安全的地方安置存放，还需要注意所有文书的收集整理工作、编辑目录、分类成册等，合理、高效利用这些材料。

1.3 档案形式多样、内容繁多

我国现有的文书档案管理方式丰富多样，文书的内容也是非常繁杂，不但清晰记录着单位开展的各种工作过程，涵盖了行政、会议、技术等各方领域，还有主管各单位的上级领导部门签署的重要秘密文件、照片、视频、合同、权责书等，这里面既包含了纸质的文书材料，还包括电子数据信息，随着社会信息化程度越来越高，文书形式也会向多元化发展。

2 档案管理工作中存在的问题

2.1 未及时收集文书档案

通常情况下，单位的文书档案管理工作都是从收集内部工作中用到的重要文书材料开始，但又因为种种因素，导致一些部门未能及时公开相应的文件并提交给档案管理工作人员，给档案管理工作造成一定的困扰。正是由于这些工作部门之间不能很好地沟通协调，无法建立起有机合作关系，即便档案管理工作人员为了按时完成任务，不得不经常向其他部门催要文件资料，但由于这些部门确实需要在工作中用到相关资料，导致管理员只得妥协等待。拖延的时间长了之后，管理员就容易遗忘哪些文书没有收集归档，或者是文书资料没有在工作部门中得到妥善存放，甚至已经在使用中发生了遗失，这就是文书管理中非常严重的疏漏。

2.2 文书工作和立卷归档衔接不当

在逻辑角度来看，文书工作和档案管理之间是相互依存、相互促进的关系，从文件资料的收集、阅览、立卷、归档来说，档案管理工作其实就是文书工作在另一种方式上的延伸和拓展。实际工作中，文书和档案的管理分别是由不同的工作部门来进行的，容易在操作上形成不当配合。且文书使用人员缺少及时将文件资料归档的意?R，档案管理工作人员对资料内容也不甚了解，两者之间缺乏协商和沟通，致使文书档案管理工作经常发生脱节现象。另一方面，文件资料在收集处理环节中也不够科学，没有规范化的操作方式，如文件使用的纸张、装订、格式、版式等都存在或多或少的问题。何况，在一些文件资料使用量很大的工作部门中，文书人员没有明确文书归档的意义，未妥善收集文件、及时上交，导致很多资料缺失。

2.3 文书档案没有妥善保存

随着社会科技文化的繁荣发展，相应办公设备和技术也在不断进步，通过自动化方式来完成日常工作越来越普遍，信息网络的推广和使用在极大程度上增加了文书档案工作的效率，同时，新型电子文档形式的文书材料的整理、收集、归措施，与传统纸质文件的归档工作有很大不同，给档案统一管理工作造成了一定阻碍。纸质的文书不一定有电子版的资料存在，而电脑中的文书也没有全部打印出来，使得二者没办法一起整理成册并存档，给以后档案的调取、查阅带来了不便。

3 优化文书档案管理工作的措施

3.1 加强文书资料及时收集工作

文书工作应该先在相关部门中妥善使用，并按照文件编号、标题、文种等存放避免在使用中出现遗失。其次，档案管理人员也必须及时进行文书材料的收集工作，和各部门协调沟通，督促他们尽快将重要文书资料归档。最后，文书人员应该注意保护文件资料的完整性和规范性，纸张样式、格式内容、文体大小等都必须严格按照规定来执行，需要起草、修改、转抄的文件要保证信息安全和书面整洁，收发相应资料要登记，缺少的部分及时找回。

3.2 做好文书工作和档案管理的衔接

文书是档案的基石，提高文书质量是优化档案管理的关键，加强单位内部的协调配合工作能够起到至关重要的作用。档案管理工作人员要多和其他部门人员沟通交流，了解文书使用情况，提醒他们及时归档，保证文书完整。此外，档案管理部门和文书工作部门之间应该定期互通信息，掌握对方的最新动态，提高文书的收集归档效率，并将文书价值发挥出来。

3.3 完善相应文书的收集归档制度

档案管理部门在做好纸质文件收集归档工作的时候，还要加强对电子资料的收集保管。明白电子资料的重要程度不亚于纸质文件，建立完善的电子资料管理制度，及时妥善收集、整理相应资料，处理好电子材料的格式和大小，并按照一定的关系和结构分门别类、归纳成册，方便日后统一管理和查阅使用。