档案室设计要求精选(九篇)

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第1篇：档案室设计要求范文

医院综合档案室建设是做好医院档案管理工作的基础，如何建设成能够涵盖石家庄市第四医院三个院区文书、基建、设备、科技、荣誉等多方面档案信息的综合档案室，充分发挥档案管理工作科学化、现代化作用，是新时期石家庄市四院综合档案管理工作急需解决的问题。

一、医院档案管理现状

1.档案室面积受限。石家庄市第四医院始建于1956年，是河北省唯一的三级甲等妇产医院，年门诊量80万人次，住院量3.6万余人次，年分娩近2万人次，遥居河北省各医疗机构之首，是省会最具影响力的品牌医院之一。但由于医院地处市中心，占地面积不足12亩，建筑面积2.68万平方米，档案室规划面积较小，发展空间受限。

2.医院档案用房不固定。随着医院各项业务的发展，特别是二胎政策的放开，医院门诊及住院人次与日聚增，为了保障医疗业务用房，行政用房全部改造为医疗用房，档案室随之迁移，同时由于档案资料不断增加，档案室管理难度增加，服务水平受影响。

3.档案室信息化设备不完善。各院区档案室分散，档案室设施较简陋，虽然医院很重视此项工作，不断加大资金投入，持续改进档案室设备设施，但终因环境受限，科技、设备等档案不得就近单设档案室管理，增加人力物力，事倍功办，档案室综合服务能力和水平受到制约，档案综合管理缺乏深入研究的基础环境。

二、对档案管理存在的问题及分析

1.档案管理重视程度不高。由于综合档案管理工作不直接产生经济效益和社会效益，医院普遍存在重视临床病例的档案管理，而忽视综合档案管理现象，主要表现：一是在年度目标管理工作中没有将综合档案纳入医院管理体系中；二是医院投入到综合档案管理的资源不足，现代化设备配备不足，档案库房普遍存在布局不合理。

2.档案管理执行权限界定不清。我院档案管理工作还处于相对独立的管理状态，没有形成共同管理的工作架构，如设立综合档案管理领导小组、收集鉴定小组、销毁鉴定小组等，以致除档案部门以外的管理人员对档案管理权力执行的内容、范围界定不清。

3.档案管理制度有待健全。目前我院部分档案资料散落在各职能部门各自保管为主，医院只制定了院内规章制度，没有明确的档案管理办法和未形成系统化的综合档案分类编号方案，管理较分散。首先，由于档案管理工作没有切合实际具体化，职能部门对本部门的档案管理职责理解不清晰。其次，没有规范综合档案收集标准和范围，许多本应纳入管理的档案得不到完整的保存，甚至在人员岗位变动时，由于工作交接不清至档案资源流失。最后，没有统一的档案目录标准，职能部门只是根据各自的理解和使用习惯对档案资料进行简单整理，造成医院档案目录不统一，查找困难。

4.档案工作效率低。首先，档案工作与个人年度工作目标责任考核、工资等不挂钩，人员积极性差，尤其是职能部门档案兼职工作人员对综合档案管理工资制度和知识关心程度不够。其次，档案管理人员未及时掌握档案管理的新知识，综合管理仍沿用传统方法，造成收集的档案资料可利用率低，档案查阅时间长等问题。

三、解决办法及措施

2016年5月，在市政府的大力支持下，石家庄市四院新院区已完成主体建设，新院区总建筑面积128000平方米，规划、设计及建设省市一流的科学化、现代化的综合档案室已列为医院重点工作计划。因此，针对目前医院综合档案建设及档案管理工作现状，笔者作了以下几点思考：

1.完善综合档案管理组织架构。要建立综合档案管理办公室，根据医院管理架构建立由各职能部门共同组成的档案管理组织，列出档案组织的不同职权，明确考核量化标准，逐级逐人落实，确保档案各项规章制度执行顺畅。建议成立“综合档案室建设项目攻坚小组”，由院长任组长，由院办室、设备处、基建办、科教处等处室主任为成员，重点研究综合档案室的建设项目，把档案的收集、保管、移交、利用等集中管理起来，指导、督促各部门按时、按质、按量移交档案资料。

2.提高综合档案管理意识。要采取各种方法增强档案管理人员的管理意识。首先，加大宣传力度，通过举办各项活动提高医院员工对档案工作配合度和支持度；其次，主动为医院决策层提供有价值的档案数据，加深医院领导对档案工作重要性的认识；最后，建立档案管理奖惩制度，将档案管理工作与档案管理专、兼职人员的年度考核成绩挂钩，提高相关人员对待档案工作的热诚度。

3.健全完善综合档案管理制度。首先，医院要根据自身实际，有针对性的制定一套健全医院综合档案管理分工办法，明确职能部门的档案管理职责、权限和移交流程等；其次，医院要形成完善的综合档案工作手册，详细列明各门类档案定义、收集范围、目录标准、保管期限，方便职能部门区分档案资料，保证医院的历史能在档案中得到真实、全面的记录和延续。

4.强化综合档案室软、硬件配备。组织参观学习国内先进档案室建设与管理经验，并结合医院多院区一体化管理的实际情况，研究制定综合档案室建设方案，按照《国家二级档案室建设标准》、《石家庄市单位机关档案室建设的一般要求》，确定综合档案室选址、建设标准，科学合理设计档案室。同时争取上级相关部门支持，加大资金投入。按照现代化、科学化、信息化标准优化硬件及软件设备设施的配备，确保综合档案室可容纳三个院区档案保管、检索、利用，实现三个院区档案信息资源共享。同时，加强档案队伍建设，做好档案知识培训及岗位练兵工作，提高档案人员的业务素质，确保岗位职责清晰。

5.加强综合档案电子化建设力度。电子档案是新时期档案建设的重要内容，医院在利用好电子档案的同时严格按照电子档案管理规定，加强电子档案建设力度，首先，要按电子档案归档要求，既快制定电子文件归档制度和办法，明确电子档案管理要求，规范电子档案移交要素及格式；其次，利用现代化技术达到电子档案可认证的目标，例如二维码技术、电子印章等，确保电子档案唯一性、真实性；最后，按音频、图像等区分电子文件存储载体，并按年份集中备份，确保档案保管质量。

第2篇：档案室设计要求范文

南京市住建委以电子政务的全面建设与深入应用为契机，将数字档案室建设作为一项系统工程，全盘考虑，统一部署，既重系统开发又重档案信息资源基础建设，既重建设成果又重利用效果，探索了一条电子政务日益纵深的新形势下政府部门民生档案资源管理与利用的新途径。

建设背景

近年来，随着南京市城乡建设的突飞猛进和房地产市场的蓬勃发展，随着大部制改革和行政职能的优化整合，南京市住建委承担了统筹城乡建设、落实住房保障和推进建筑及房产行业发展的重要职责，积累了大量行政文书档案及城建、住房保障、房产等民生档案资料，档案年累积量达20余万件，住建委档案管理的工作与任务日益繁重。而随着信息化技术在南京住建委办行政办公及业务审批等领域的不断渗入，工作人员对档案信息利用的时间、空间和手段等观念也发生了根本的转变，利用者越来越要求不受时间和空间的限制而快速获取所需要的档案信息。

建立数字档案室正是改变过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，使工作人员可以足不出户就能从网上利用档案，是实现档案信息资源高度共享的有效途径之一，是实现住建委档案信息资源共享的必然要求。“十一五”以来，南京市住建委不断加大信息化资金投入，大力开展“数字房产”、“数字城建”建设，建成了全委共享共用的0胁公自动化平台和电子政务综合平台，实现了住建委机关及33家委属事业单位行政公文、业务流程审批的网上电子化运转，实现了单位部门及相关业务间的协同办公，为数字档案室的建设提供了必要的基础平台和数据支撑。

技术路线

南京市住建委数字档案室基于前端控制的建设理念，秉承文档一体、馆室一体的宗旨，将数字档案室的建设纳入到南京市住建委电子政务规划及建设的总体格局之中，把数字档案室作为全委电子政务建设中一个必不可少的数据归集利用环节，紧密围绕档案资源整合与共享、异构档案数据信息管理、档案信息规范与安全、档案信息化技术应用等问题开展，以确保数字档案室的可持续扩展及应用，同时，数字档案室全方位考虑南京市住建系统行政及业务档案管理及利用等多方面需求，借助文档管理的最新技术和概念，充分发挥住建委自动化办公的软硬件优势，有效整合全委各类散落的档案信息资源，建成了南京市住建委统一的行政业务档案管理平台。

1　技术架构

为便于与OA平台、各业务应用系统实现无缝集成，充分保护住建委现有信息化建设投资，数字档案室完全基于B／S模式及业界领先的J2E E架构，采用了JAVA、JSP、Servlet、Web Service、XML等编程技术，技术模式非常易于系统升级和向今后的先进技术实现迁移。

整个数字档案室参照MVC进行设计，将存储层、数据逻辑层、业务层、表现层分离，不仅在功能上容易扩充，在系统实施时也可以根据用户的实际情况进行灵活部署，技术架构图示如图1。

2　应用架构

数字档案室应用架构通用灵活，可满足不同层面各类管理及使用人员的需求，图示如图2。

3　异构数据整合

数字档案室通过Web Service标准接口对非结构化档案信息及来自不同业务系统的异构数据库档案资源进行整合，将住建委机关及33家委属事业单位的各类行政办公档案、业务审批档案、多媒体档案、实物档案等全部纳入统一管理，实现了各类档案信息资源整合及异构分布式档案数据的管理如图3。

4　插件式开发模式

数字档案室采用组件插拔式开发模式，可根据用户要求进行定制挂接，增加或减少功能模块时只需进行适当的配置即可，不需对系统程序进行任何调整。组件插拔式开发模式使整个数字档案室成为一个开放平台，当增加新的业务功能时，只需对新增功能进行测试，新增模块的运行不会影响到系统其他模块，使开发周期大大缩短。插件式开发模式示意图如图4所示。

5　安全保障体系

为确保数字档案信息的安全，建立了住建委数字档案N,g安全保障体系，通过权限控制、加密存储、网络控制等实现对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制，同时，系统可通过日志管理、在线监控、介质预警等技术手段充分保障对档案调阅人员的有效监管。系统安全保障体系如图5所示。

6　CA身份认证

根据南京市政府办公厅2009年《关于加快我市网络信任体系建设的实施意见的通知》精神，为确保网络和信息安全，有效避免密码篡改及恶意攻击等行为，南京市住建委数字档案管理平台于2009年12月正式启用了CA身份认证，实现了数字档案管理平台与江苏省电子政务CA认证中心的对接，有效加强了档案室使用人员的安全控制，避免了密码篡改及恶意攻击等行为。CA身份认证示意图如图6所示。

7　全文检索引擎

数字档案室内置全文检索引擎，以Unicode编码为索引核心，具有多国语言处理能力，通过信息索引相关算法，将异质信息源进行整合，对非结构化文件、结构与半结构化的信息提供快速检索服务，全文检索引擎支持词索引、同义词检索、中英文容错等特性，支持HTM、HTML、TXT,DOC、PDK PPT,XLS、WPS等格式文件的全文检索。

成果与成效

数字档案室自2007年实施上线以来，运行正常，各使用部门反映良好，所取得的各项阶段性成果也得到了各级部门领导的认可和肯定：数字档案室有效整合了原有散落在各单位部门的档案资料，提供了便捷高效的数字档案查询利用平台，切实提高了查档效率和档案管理人员的服务水平与质量；大大降低了档案信息的维护成本，保证了档案数据的准确性、有效性和安全性；档案信息化技术的应用扩大和丰富了档案管理的范围与界限，使档案管理系统逐渐发展成为南京市住建委电子政务综合平台的数据存储中心，使全委的电子政务向全面纵深发展更近了一步。

截至目前，数字档案室已归档案资料已达165万余件，各部门07年以来业务档案巳及时归档并进行了规范整理，机关05年以来行政档案已归档入库并进行了规范整理，委属单位08年以来行政档案已归档入库并基本整理完毕。数字档案室应用成效如下：

1　实现了“文档一体，馆室一体”

数字档案室与OA办公自动化系统及住建委各类业务系统无缝集成，使行政及业务数据可自动归档，实现了文档一体，且可对已归档的行政文书及业务档案资料依照现行档案管理、著录、移交规范进行整理并形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交，实现了馆室一体。

2　实现了档案资源的整合与共享

有效整合了原有散落在各单位部门的档案资料，建立了涵盖住建委行政办公、城建、房地产市场、房屋拆迁、物业管理、房屋安全鉴定、住房保障、白蚁防治管理、公房管理、危旧房改造等各类档案的专题目录数据库，并将与住建委有关的各类音频、影像、实物等档案资料统一纳入数字化管理，实现了行政办公、业务、实物等各类档案资源的整合与共享。

3　实现了异构档案数据信息的管理

数字档案室通过标准接口的方式对各类非结构化档案信息和来自不同业务信息系统的异构数据库档案信息进行整合，纳入统一管理，实现了各单位部门对其所分管各类档案资料从生成、采集、加工、利用，到归档、整理、编目、借阅、鉴定、销毁等整个生命周期的管理。

4　确保了档案数据的规范与安全

数字档案室符合国家档案局、江苏省档案局及南京市档案局各项规范标准的要求，并通过各种技术手段建立了住建委数字档案信息安全保障体系，保证了档案数据的准确性、有效性和安全性，扩大了档案管理的范围，实现了对档案数据的使用、存储及传输安全的有效控制及监管。

5　促进了政府政务信息的公开

数字档案室实时接收来自办公平台及业务系统的大量第一手的新鲜档案资料，工作人员足不出户便可调阅相关档案资料，改变了原有手工被动的查档方式，为及时公开与公布涉及城建及房产等民生信息奠定了坚实的基础，政府工作人员可随时调阅相关档案卷宗，群众百姓也可依据依申请公开目录查阅所需档案资料，切实做到了信息公开、有据可查。

创新点

1　前端控制，全程自动化管理

数字档案室将系统、协调和前端控制的思想贯穿于档案系统设计、运行全过程，采用业界主流的技术架构与软件技术，实现了数字档案室与OA平台、电子政务平台及其他各类业务信息系统的无缝集成，使档案工作超前介人行政公文及业务信息的形成阶段，变被动为主动，实现了电子文件与电子档案的全程自动化管理。

2　用户分级，全生命周期管理

数字档案室分别面向普通用户、档案管理人员及系统管理人员提供多层面的、全方位操作平台，面向普通用户提供方便的档案信息检索利用平台，面向档案管理人员提供档案信息整理编研平台，面向系统管理人员提供维护监管与权限控制的平台。数字档案室灵活便捷，可根据不同用户的操作习惯定制相应的操作界面，大大减轻了不同层次档案管理及利用人员的工作量，实现了档案信息从收集、整理、利用、监管等全生命周期的数字化管理。

3　安全灵活，建立强大保障体系

数字档案室通过集成全文检索、加密存储、cA身份认证、授权控制、文件控制、日志跟踪、在线监控等先进的信息化技术，使数字档案的安全性与灵活性提升到一个新的层次，建立了数字档案信息的强大安全保障体系，充分确保了数字化档案资料的安全和保密要求，实现了对档案信息利用、存储及传输的有效安全控制。

4　文档馆室一体，永久真实保存

数字档案室以电子政务的纵深应用为依托，在确保与传统档案管理模式的有机衔接下，充分发挥现代化信息技术的优势，实现了“文档一体，馆室一体”，档案目录与档案内容可随时查询与移交，且移交后原档案产生部门仍可在数字档案室中随时调阅其所有电子档案资料，突破了传统档案管理的模式，实现了海量电子档案信息的集中管理及电子档案的永久真实保存，探索了一条新形势下政府部门民生档案信息管理与利用的途径与方法，为档案信息的深度开发利用及政务公开奠定了良好的基础。

问题与展望

经过近年来的探索与实践，南京市住建委的数字档案室建设虽然取得一定的成绩，但在建设及应用过程中仍然遇到诸多问题与困惑，传统体制的惯性及前瞻性规范制度的缺失都为数字档案室的进一步深化与扩展带来了―定阻力。

1　进一步提升与其他信息系统的集成度

数字档案室建设及应用水准有赖于O.A办公系统及其他各类业务系统的信息化程度，数字档案室的持久的生命力亦源于各类信息系统实时不断的数据支撑，如何进一步提升数字档案室与各类信息化应用系统的集成度是今后档案信息化的重点，在今后的信息化建设过程中，务必要将各类新建信息系统与数字档案室有机融合确保数字档案室成为有源之活水。

2　继续拓展深化民生档案资源的开发利用

民生档案信息的采集与管理最终目的是为了更好地服务社会与公众，虽然南京市住建委数字档案室建设取得了初步成效，但目前数字档案信息的使用与利用仍主要集中在单位内部，并没有真正扩大到社会与公众，在数字档案深度综合开发利用方面尚有较大提升空间，今后的工作中，要不断拓展深化档案资源的开发利用，使各类域建及房产民生档案资源充分发挥其应有的作用。

第3篇：档案室设计要求范文

[关键词]综合档案管理；基础设施建设素质；现代化管理

随着社会主义市场经济的不断完善和发展，人们的档案意识也不断增强，对档案工作的地位和作用的认识也逐渐深入，对综合档案室的档案工作也提出了更新更高的要求。各级综合档案室要随着档案工作的不断发展，切实做好综合档案室的建设工作。

一、加强对综合档案室工作的领导

各级行政部门要根据《档案法》等有关文件，认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，用战略的眼光和现代管理的观念，制定符合档案管理工作的法律法规，以便统一遵循。各个系统、行业都要遵循档案集中统一管理的原则，制定适合本行业档案形成的特点，内容成分，制定本部门档案管理的保管期限表。加强档案工作的宣传，使广大的人民群众真正认识到档案工作的意义和作用，从中发挥档案应有的效用。积极支持档案部门工作，促进和提高综合档案室建设工作。各级各类档案室的工作都离不开领导的大力支持和帮助，为档案部门解决一些必备设备和用品，以便顺利地开展档案工作。

二、档案管理人员应具备的业务素质

档案工作是一项专业性很强的工作，作为一名档案工作者，必须熟知与档案工作密切的专业理论知识。

首先，要系统学习档案管理学，掌握档案专业知识是做好档案工作的前提。随着档案工作的不断改进和提高，档案学科的知识也在进一步的探索和扩展，同时要掌握相关学科的知识，如电子计算机应用技术，现代化管理离不开计算机，档案室工作正在朝着现代化管理方向发展，所以要求我们档案工作者要全面掌握与档案学科相关的专业知识。

其次，要有坚定的政治信念。档案工作者必须具有良好的政治素质，必须有坚定的政治信念。要树立正确的世界观、人生观、价值观，恪守档案工作纪律，贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密。要热爱自己所从事的档案工作，有高度的责任心，有浓厚的学习与工作兴趣，要树立全心全意为人民服务思想，甘当默默无闻的奉献者，任劳任怨、爱岗敬业、埋头苦干、尽心尽责地做好档案工作。

最后，要树立信息意识。在信息化社会，档案作为信息资源的组成部分，档案工作者应增强对其信息性的认识程度，提高辨别水平和处理能力，增强开发档案信息资源的意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求。还要树立市场意识，在市场经济环境下，找准位置，发挥作用，根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，积极开发档案信息，主动与市场经济接轨，以直接或间接的方式参与为市场经济服务。档案部门只有树立起良好的社会服务意识才能最有效地提高社会的档案意识，档案的价值才有可能最大限度地发挥其作用。

三、加强档案室的基础设施建设和现代化管理

综合档案室建设工作应有一定物质条件作保证，各个机关、企事业单位，要投入资金为档案部门购置一些必要的设备，有利于开展档案工作，档案室的库房建设应列入各个单位基本建设规划，逐步改善工作条件，以保证档案的完整与安全。档案事业发展要与社会发展同步，与办公自动化水平的提高相协调，档案工作在信息化时代的发展必须依靠现代科技。

电子计算机具有高效率的信息处理功能，能以极快的速度读入、存储和输出数据。因此，档案工作的档案资料统计、库存管理、编目与检索及档案系统的行政管理均可以运用计算机技术，实现微机化管理。当前，在这方面还存在很大差距，计算机管理系统功能实现的目标运行机制还只限于档案室内部的案卷级和文件级的编制、统计与检索等基础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着归档数量的增加，档案利用量也将成倍增长，必须加快档案管理技术的现代化进程。逐步运用现代技术，实现档案的高密存储，以节省储存空间、保护原件、方便传递和运用。根据各种档案的特点，采用先进的库房设备和档案保护技术以维持档案的完整、安全并延长其寿命。

四、要完善档案管理制度和措施

建立健全档案管理的规章制度是搞好档案工作的重要保证。根据国家档案局有关文件材料归档的要求，结合本部门档案形成的规律，特别要充分认识科技档案的重要性，逐步形成严格的立卷归档制度，如科技档案、科研档案。保护科研成果，是各个课题组的研究工作是否有自主的知识产权、是否有专利保护、是否侵犯了他人的权利都可在科技档案中得以验证。

科技档案完整的保存，即在维护本部门的知识产权中发挥了作用，更对科研项目负责人和参加者有重要意义，根据本单位的实际情况，借鉴先进的管理方法，制定档案工作规范、档案分类编目方法、归档范围及办法、保管期限、收集、借阅等管理规章制度，逐步加以完善。这些规章制度将有效地提高档案管理水平，促进档案管理工作规范化、科学化、标准化，提高档案工作效率，有力地推动档案工作的发展。

五、档案的收集与归档

管理好档案的重要环节是收集档案。档案的收集工作是提供利用工作的基础，档案的收集工作就是按照有关规定，通过接收制度和专门收集办法，把分散在各科室和个人手中及散失在社会等其他地方的档案，集中统一到综合档案室。

第4篇：档案室设计要求范文

【关键词】管理；档案；业务

我国地（州、市）、县（市、区）级城乡建设工作机构承担着城乡建设任务，在开展城乡设计、楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设中，形成了大量的业务技术档案。从新疆博尔塔拉蒙古自治州博乐市来看，各级城建部门对这部分本应构成城乡建设业务档案主体的档案采取的管理模式各不相同，有的是采用科存档案馆（室）存目录，有的则分散在科室，或由固定人员管理，或分散在个人手中。

一、城乡建设业务档案两级管理的原则

城乡建设业务档案两级管理是指在城建单位档案工作管理委员会的统一领导下，将城建单位形成的技术档案分为馆级、科级两级管理。

（一）将城建单位业务档案纳入馆级档案工作管理体系。同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应接受馆级档案工作管理委员会的统一领导，由馆级档案室负责具体组织实施。

（二）将业务档案分为馆科两级。对业务活动中形成的大量城乡设计、建筑、管网、道路、园林、河渠等工程档案分别为馆级业务档案和科级业务档案两个层次。

（三）馆级业务档案管理。凡划归的馆级管理的业务档案，由各科兼职档案员负责收集、整理、立卷，定期向馆档案室归档，交由馆档案室统一保管和提供利用。

（四）科级业务档案管理。凡划归为科级管理的业务档案，交科保存，由各科兼积档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。

二、馆科两级档案范围的确定

馆级动物防疫业务档案的划分及范围。在确定馆级业务档案的范围时，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为馆级档案，以确保馆存业务档案能够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看，馆级业务档案的范围有以下几个方面：1.业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、技术报告、编制说明及验证报告等。2.年度或跨年度的城乡设计、楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设等。3.年度或跨年度的总结城乡设计、楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设分析。4.楼房建筑、拆迁安置、管网、道路、园林、河渠等工程建设调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

三、两级管理的实施

（一）建立健全档案工作网络。两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是档案两级管理的组织保障。建立档案工作网络即在馆一级设立由主管馆长牵头、各科主任参加的全馆档案工作管理委员会，负责全馆包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。馆综合档案室则依据馆档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理馆级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。各科设兼职档案员，在馆档案室的指导下进行馆级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序地管理。

（二）建立切合实际的城乡建设业务档案管理制度。对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定动物防疫业务档案归档范围和归档制度时，馆档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科馆级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同馆级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分。第三，严格科级档案的保管及利用制度，任何个人不得将档案据为已有。

（三）加强对兼职档案员的培训和指导。各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案知识相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。

（四）推行责任制，加强考核。各级档案馆在推行工作目标责任制时，应将业务档案的立卷归档也明确列入管理中，制定相应的考核指标，定期对各科进行考核，与绩效奖挂钩，这是确保两级管理实施的十分重要的措施。此外，应将城乡设计、建筑、管网、道路、园林、河渠工程等业务材料的归档列入全馆业务人员年终考核评分标准中，从而真正确保业务档案的收集归档。

综上所述，将城乡建设业务档案实行两级管理，是档案馆贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合城乡建设业务工作的特点和需要，随着城乡建设业务档案管理实践的发展，它将会更加完善，一定会为各级档案馆业务工作的开展发挥重要作用。

【参考文献】

第5篇：档案室设计要求范文

1 领导高度重视，组织机构健全

安阳市农村公路管理处自1990年建处以来，一直临时租赁办公处所，未设综合档案室。2000年底搬入安阳市开发区交通大厦后，领导把档案管理工作作为基础工作纳入了重要议事日程，摆在了重要地位，明确一名副处长亲自主抓，开展档案上等级活动。成立了处档案管理领导小组；上等级后又专门明确一名办公室副主任为档案室主任，从事具体的档案管理工作。随后，各基层单位也都相应成立了档案管理机构和组织；并在档案资料比较集中的科室都确定了一名兼职档案联络员负责本科室档案资料的收集、整理，保证档案资料及时、准确、齐全地上交和收集。2001年档案达标上等级，成立了集文书、会计、科技等多种门类于一体的综合性档案室，获得档案管理科技事业省级先进单位。目前，河南省安阳市农村公路管理处档案室面积50平方米，档案完整率98%，查准率100%。据不完全统计，仅2001年至今，我处档案室接待档案查阅人员1800余人次，借阅原始资料3000余件，使档案资料得到有效的开发利用，有力地配合安阳市农村公路建设。

2 完善档案制度，提高管理手段

档案资料门类众多，纷杂繁琐，涉及面广，千头万绪，为了对档案室资料实施科学、有效管理，自2001年起先后制定了《文书档案管理规定》、《会计档案管理规定》、《档案保密制度》、《档案利用借阅制度》等制度，并编制了《借阅登记》、《档案目录》、《保密文件目录》、《收发文登记》等检索工具。并将一系列收集、整理、立卷、归档制度及借阅办法，制作成版面上墙，汇编成册，对各门类、各载体的档案实行集中统一管理，并纳入目标考核，加大管理力度，使档案管理科学化、制度化、规范化。

3 利用档案资料，服务公路建设

档案利用是我们工作中永恒的主题，在安阳市农村公路建、养、管理中，各级领导科学决策和在繁忙的公路工程建设过程中发挥越来越重要的作用。在公路设计、养护计划制订、资金划拨、土地交接等方面提供了数据和依据，避免了失误和纠纷。

3.1 档案资料是公路发展的缩影。近年来，安阳市农村公路管理系统坚持“统筹规划，分级负责；因地制宜，分类指导；建养并重，协调发展”的工作方针，实现了全市农村公路的又好又快发展。截至2013年底，安阳农村公路总里程达到7376.409公里，其中县道546.457公里，乡道2250.935公里，村道4573.422公里， 专用公路5.595公里，实现了乡乡通二级或三级路，所有行政村通水泥（油）路，全市已形成干支衔接、纵横交错、四通八达的农村公路网络。在安阳市农村公路建、养、管活动中，形成了大量具有保存价值的文字、图纸、声像制品等重要资料，真实地反映了安阳市农村公路建设取得的巨大成就。我们编制了农村公路发展概况，并为省公路局和市交通局编史提供了大量翔实的原始资料，受到河南省公路管理局的通报表彰；编研出版了《路之歌――蓬勃发展的安阳农村公路》、《安阳农村公路图集》等书籍和大量的反映农村公路建设成就的电视专题片，在社会上引起了广泛的好评。

3.2 档案对公路建设起着指导、监督和保证作用。安阳市农村公路档案资料对安阳市农村公路的规划、管理以及新、改、扩建工程等都起着非常重要的指导、监督和保证作用。例如，在2007年河南省安阳市3270个行政村全部实现“村村通”过程中，档案资料为安阳农村公路建设实现大发展，为安阳农村公路赢得“民心工程”、“惠民工程”等赞誉。

第6篇：档案室设计要求范文

近年来,为了适应我国深化改革的需要,档案工作一直在探讨档案资料的优化管理问题。卫生事业单位在档案的管理形式上,采取集中一个单位各个职能部门不同门类,不同载体的档案为一室的综合管理方法,是值得提倡与推行的一种比较完善的管理形式,是卫生事业单位档案优化管理的必然趋势。卫生事业单位为什么要实行档案综合管理?其优越性和必要是什么?一个单位在综合档案室的建设过程中会遇到什么问题?怎样才能尽快实现综合管理?谈一下自己的看法:

1 卫生事业单位实行档案的综合管理是档案工作的原则和性质所决定的,也是为了更好地贯彻《档案法》的需要

我国机关档案管理的原则要求是“集中统一管理档案”,实行综合管理后,档案室将各个职能部门各种门类,各种载体的档案进行集中统一管理,是对我国档案工作管理原则在具体工作中的贯彻和体现。1987年公布的《中华人民共和国档案法》第十条规定“对国家规定的应当立卷的档案材料,必须按规定定期向本单位档按结构和档案工作人员移交、集中管理,任何人不得拒为己有”。从《档案法》的规定中可以看出,档案室管理的不只是文书档案,它还应包括一个单位的政治、经济、文化、科研等活动中形成的全部档案。因此,它的管理形式不应当是孤立的,分散的,而应当是集中的,卫生事业单位的档案产生于单位的政治经济,文化科研等活动,如:党政工团组织在日常工作中形成的文书档案,财务部门产生的会计档案,基本建设中的基建档案,卫生科研工作者产生的科技档案以及各种活动中形成的录音,录象,照片等特殊载体的档案。这些档案材料真实地记录了一个单位政治、经济、文化、科研活动的历史真面貌,只有集中起来实行综合管理,才能维护单位历史真面貌。

2 实行综合管理有利于维护档案资料的完整系统与安全

保证档案资料的完整,系统与安全是档案工作的原则要求之一,建立综合档案室集中统一管理档案,能很好地保证一个单位全部档案的完整性,系统性与安全性。因为,在没有集中管理的单位里,档案资料多由各部门管理,管理人员多是兼职,由于业务生疏,特别是对文书档案以外的其他档案的保管利用方面,更是认识不清,不够重视,影响了工作。有的单位基建图纸,长期堆放在柜顶上,任凭光、尘、气等对档案的影响,致使整套图纸脏破不堪。另有的单位基建图纸由于没有专人管理,在向新办公楼搬迁的过程中,工作人员将这些图纸当作没有用的废纸丢弃,后被懂档案知识的人发现才将图纸捡回交办公室。几年后这个单位在改建扩建施工中,这些图纸起到了不可估量的作用。

3 科研档案不实行集中管理会散落在科技人员个人手中,容易造成因工作调动,退休等原因资料难以收回的现象

如有的专业人员在退休时不愿主动交出自己的资料,甚至将此作为达到个人某些愿望的交换

条件,实行综合管理后档案室及时收回应立卷保存的资料,避免了上述弊端。

4 实行综合管理还可以保证档案资料在同一项目中的有机联系

如基本建设中形成的档案资料除了设计图纸以外还有计划任务书,施工合同书,工程预算书等多种文书材料,在没有综合档案室的情况下会因各自规档范围不同形成两个流向,既图纸归了科技档案室,文书资料归了文书档案室,导致人为地分割了该工程项目的有机联系,影响了完整性与系统性。

5 实行综合管理有利与提高档案管理人员的业务素质,有利与档案资料的开发与利用

档案实行了集中管理后,档案室集中了一个单位的全部档案,档案管理人员由兼职变为专业,可以提高业务素质,资料由单一为多元,馆藏丰富了,在档案的收集,整理,保管,鉴定,统计,利用和编目等方面都会引起深刻变化,档案管理的内容多了,就迫使工作人员从多方面了解和掌握档案工作的方针,政策以及科技的管理方法,提高工效率。同时由于明确了服务方向,端正了服务态度,全面熟悉了馆藏内容,主动了解客观需求,编制先进的检索工具,有效地揭示馆藏内容,采取多种形式给单位提供信息,使档案资料在政治,经济,科研,文化活动中发挥重要作用。

6 实行综合管理有利于促进档案事业的发展

一个单位的档案实行综合管理与否。在档案事业的发展上有很大不同,在没有综合管理的单位里,由于管理人员多是兼职,档案数量少,没有专门的库房,门类不全,难以为单位的政治,经济,科研等工作提供有效服务,相反在实行了综合管理的单位,由于配备了专门的库房和与档案管理 相适应的工作人员,会把档案工作开展得有声有色,使人们认识到这项工作是单位不可缺少的一部分,从而提高了档案工作的地位,推动了档案事业的发展。

第7篇：档案室设计要求范文

关键词：医院；基建项目档案；管理

医院基建项目档案是医院档案的重要组成部分，是反映医院基本建设项目进程和医院历史变迁的重要记录。近些年来，国家、地方对医院建设的投入不断加大，许多综合性医院门诊量、住院人数不断增加，原有的病区规划不能满足现有需求，从而制约了医院的长远发展。因此，无论是在原址基础上进行改扩建，或者选新址重建，基建档案管理的重要性愈发凸显，基建档案管理的好坏，直接关系到医院整体建设的发展速度、成本投入，甚至建筑物质量安全。如何及时、有效、完整、系统的做好基建项目档案的收集整理工作，迅速为利用者提供服务，是现代档案管理工作人员的重要职责。

1 医院基建项目档案管理存在的问题

医院的建设规模不断扩大，但是对于基建项目档案的管理仍然存在不少的问题。

1、基建项目档案管理重视度不够，相关规章制度或缺乏、或陈旧。许多医院早期对于基建档案的管理与文书档案的管理一样，未进行区分。领导对于基建档案管理的重视度不高，造成基建档案资料保管缺失、分类不统一，不便于后期的查询、利用。没有指定专门的基建档案管理制度，或者制度过时、陈旧，已经不适用于现代基建项目档案管理，未针对本院的实际情况制定符合本单位发展建设规划的基建项目档案分类方案。

2、基建档案管理人员专业知识薄弱，缺少培训。一个档案管理员同时负责文书、基建档案的情况在不少单位都存在，文书档案管理员参加的固定培训基本都是针对文书档案管理的内容，不涉及基建档案管理。对于不少文书档案管理员来讲，基建项目档案管理的概念为零，认为按照文书档案管理即可，对基建项目从立项到竣工的各阶段内容不熟知，专业知识薄弱，造成基建档案收集不完整，查阅不方便、重要图纸丢失等情况，不利于医院未来发展建设的需求。

3、基建项目资料存放不统一，资料分散。基建项目竣工后，根据项目的实际情况，所有项目资料应由基建资料室收集、整理后移交医院档案室统一保管。但有的医院基建科不设专门的基建资料室与资料员，项目施工方对于基建资料的收集、整理重视度不高，造成基建项目资料存放不统一，分散的情况。

4、科室分工不明确，档案交接混乱。个别医院早期不设基建科，或者由院办公室同时承担基建建设管理，造成科室分工不明确。同时由于基建项目资料分散，档案交接过程混乱，甚至个别人员自己保管重要的基建资料，不明确档案的归档重要性。

5、基建项目档案管理信息化程度低下，甚至没有。传统的文书档案管理软件不一定不包含基建项目档案内容，即使含有基建项目档案管理板块，也不一定适用于不同单位。个别单位还在使用传统的Office软件录入基建项目档案信息，不便于后期的档案再利用。

2 如何做好医院基建项目档案管理工作

1、提高意识，加强对基建项目档案管理重要性的认识。

要想做好基建项目档案管理工作，首先医院领导要高度重视，医院成立基建项目领导小组，基建科下设基建资料室，指定专人负责基建项目资料的收集、整理工作。医院工程项目资料由医院档案室统一存档管理，需要向医院有关部门报送的档案，由医院档案室统一报送，资产管理（维修）单位需要利用工程项目资料，可以向医院档案室申领副本或复制。建设、勘察、设计、施工、监理等参建单位都应将工程项目资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，各单位应指定专（兼）职档案管理人员负责工程项目资料的收集整理工作。档案管理部门负责监督、检查、指导有关工作，做好对参建单位档案工作的日常业务跟踪和业务培训，并负责验收和接收归档工程项目资料。医院在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程项目资料的套数、质量、费用、移交时间和整理要求等项内容，设专门条款加以明确。

2、做好工程项目资料的收集整理工作

2.1工程项目建设过程中，主办单位、施工单位、勘察设计单位、工程监理单位、工程质量监察部门，应在各自的职责范围内搞好建设项目资料的形成、积累、整理、立卷、归档和保管工作。属于医院归档范围内的工程项目资料，有关单位应按规定及时整理，经项目部工程部门和医院运营部门审核通过后，移交医院档案室。

2.2工程项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理所承包工程的项目资料，交总承包单位汇总、整理。竣工时由总承包单位向主办单位提交完整、准确的项目资料。

2.3工程项目由几个单位分包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的项目资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

2.4项目前期可行性研究、设计基础资料、工程管理文件及设计单位等提交的设计文件、工程图纸、图表等资料，建设单位有关部门要在接收后的一个月内向档案室移交一套，以保证项目资料的完整。

2.5凡引进设备和技术的建设项目，要做好有关技术资料的收集、整理工作，有关技术资料均应交由档案室统一管理。设备的开箱验收必须有建设单位档案人员参加，项目资料原件由项目部登记后向医院档案室归档。

2.6医院的工程建设项目均要执行项目资料归档质量保证金管理办法。项目资料归档质量保证金与安全保证金一并由医院财务科按合同金额的3%预留，待项目资料移交验收合格，专职档案管理人员签字后，由财务部门配合落实，按医院《工程管理办法》的有关规定返还保证金。

3、明确归档范围和质量要求

根据《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局2006年颁布）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T/28）和医院的有关规章、标准的规定，结合医院实际，制定基建项目档案归档细则，明确归档范围和质量要求。归档的文件资料必须完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护和改扩建的需要。工程项目资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4、做好基建项目工程立卷工作

立卷应遵循工程项目资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时，工程项目资料应按单位工程组卷。勘察、设计、施工单位在收齐工程项目资料并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。专业档案员根据项目内容进行分类，管理性材料排在整个项目首卷，其余材料按照文件性质分别组卷。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

5、做好基建项目档案资源的开发利用

第8篇：档案室设计要求范文

关键词：档案；管理；研究

中图分类号：U673.2 文献标识码：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 国内档案工作发展现状

在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。

国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。

2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题

2.1 基本情况

我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。

2.2 存在的主要问题

分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。

（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。

（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。

3 档案综合管理模式的建设

为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：

3.1 档案工作组织体系建设

建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。

（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。

档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。

（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。

2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。

（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。

2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。

（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。

本院档案工作组织体系示意图如图1所示：

3.2 综合档案管理制度体系建设

制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。

2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。

3.3 综合档案管理基础设施建设

在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。

4 结论

当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。

参考文献

第9篇：档案室设计要求范文

一、城建档案是做好规划和设计的基础和依据

基层单位建设的整体规划是对本单位各种要素、现状、基本特点和发展趋势的全面、综合、科学、长远的预测和构想，而建设规划方案的形成又离不开城建档案的依据和信息支撑。有了城建档案提供的可靠依据做基础，才能够在短时间内顺利完成规划、设计等各项工作。同时，城建档案也是建设、施工的前提依据。

例如，该院为解决百姓手术难、住院难问题。2006年，经过筹划，决定投资2.6亿元筹建一座外科病房楼，占地1950平方米，建筑面积36010平方米，地上22层，地下2层，总高92米，设置床位634张。

但该院地处市中心繁华地带，发展空间极其有限。在设计初期，设计人员考虑到只能在拆除医院原有的食堂、职工宿舍楼、地下防空洞（建于50年代，构造特殊，后又改建为地下旅馆）等建筑的基础上才能建设。而这几座建筑物与新建外科病房楼相临只有不足16米的距离，要挖掘到地下30多米的地基其难度是可以想象的。施工人员更是发愁，怎样施工，才能保证四周楼房不受影响，保证地下管线不被损坏，保证相关人员及施工人员的安全。

如何在这样狭小、复杂的环境中打好工程的基础，使之能够承受如此之高的建筑，且四周临近的楼房又不受影响是设计决策的关键。而这就要求必须有原始的建筑物档案，包括地上、地下的管网图、结构图等作为凭证和参考，否则就无法准确设计和施工。如不精心设计、精心施工，极易造成楼垮人伤的恶性事件，造成巨大的经济损失和不良的政治后果。同时，如施工中不慎使四周建筑物的地下管网受损，则会造成医院正在进行的医疗诊治及手术工作的瘫痪。如正在透析的病人（平均每天50人）一旦发生停电停水，将会造成重大群体性事故发生，导致病人生命濒危。再如正在手术的病人（平均每天60例台）下不了手术台，将会造成重大医疗责任事故。外加周围有老干部病房楼、行政楼、家属楼等楼群建筑，涉及到复杂交错的地下管网（电缆、上下水管道、暖气管道、医用氧气管道等），必须有上述城建档案资料作为依据，方可进行可行性论证、设计和施工。为此，院领导责成院档案室全体人员全力以赴，尽快收集、整理了全院的所有基本建设档案，并保证在第一时间为外科病房楼的设计、施工提供相关图纸及资料，使之成为规划、设计和施工的科学依据、参考和保障。

二、城建档案是做好建筑物建设、施工、管理和维护的保证和依据

随着城乡经济的飞速发展，建筑物的现代化建设进程也不断加快。一个建筑物不但有地上地下的建筑结构，更重要的是地下电缆、给排水、天然气、通讯网络、人防工程等各项工程管网密集如织。在这种情况下，要对整个建筑设施进行科学有效地施工、管理和维护，就必须有完整、准确、系统的城建档案为依据。而在面对自然灾害、工程事故和一些突发性事件中，城建档案所提供的保证和可靠依据，一直发挥着不可替代的重要作用。

2007年6月18日（正值周日），外科病房楼建设施工方因打桩、挖掘地基，不慎把地下的排水管挖断，致使老干部楼和病房楼断水，也使正在施工的地基大量积水。院档案室人员立即到岗，迅速将相关的外管网线图纸查找出来，提供给基建科。施工单位以此为依据，以最快的速度查清了管网的标高、走向和精确位置，及时接通了管线，保障了供水。同时，快速恢复了施工，既节省了时间，又保障了工期。

8月，施工方不慎又将地下电缆挖断，造成全院各处室用电全部中断。医院一方面启动双回路电路供电，先解燃眉之急；另一方面，院档案室立即查找出全部与新建楼相临的楼宇之间的地下电网分布图，经过仔细查找、核对、分析，找出了原因，并立即制订了修复方案并加以实施。以使在以后的施工过程中，不再发生类似情况，以保障施工的进度不受影响。

仅就这一个新建的外科病房楼而言，在历时四年半的规划设计、施工建设、安全管理、竣工验收等过程中，相关人员多次到院档案室查找、借阅室藏的城建档案资料，累计达258人次，利用档案6669张次，节省可计算的建设资金近500万元，使外科病房楼这一民生工程如期完工并投入使用。

而对这项工程的成功建设起到保障作用的，是该院档案室人员及时准确地为设计人员、施工单位提供了原始的基建档案图纸及相关资料，为工程的设计、施工提供了科学的依据和保障。为工程的建设节省了时间、人力、物力和财力，为该工程打造省内优质安全文明工程、荣获中国建筑工程“鲁班奖”立下了“汗马功劳”。在此，城建档案发挥了关键性、决定性的重要作用。

由此可见，城建档案对基层单位基础建设的作用是依据性的、保障性的。同时，在一些时候也是关键性的、决定性的。有了它，会使复杂的、困难的事情变得简单、容易；有了它，会使长时间久拖未决的事情变得短期内迎刃而解；有了它更会使工作变得高效、快捷。因此，做好城建档案工作不仅要认识到它的重要作用，还要注重到它的形成特点。从把握作用着眼，把握特点入手，注意平时对本单位城建档案的收集与整理。因为：