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【摘要】事业单位的会计内控制度是随着经济发展而形成的一种合理的重要制度。它的作用是确保事业单位的会计结构能够稳定有效的运行,避免出现一些,责任推脱的状况。然而,由于对会计内部控制制度的重视不够和财务管理的混乱,很多事业单位的会计内部控制制度在现阶段运行过程中存在很多的问题,使得这一制度在事业单位中不能发挥它本身应有的作用。
【关键词】事业单位 会计内控 内控意识 财务管理
事业单位是由政府利用国有资产设立的,从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。事事业单位内部控制主要从货币资金、采购业务、资产管理这三个方面加以规范,建立一套切实可行的风险防范机制。在事业单位会计内控的问题,单靠国家出台的相关规范进行调整是远远不够的,每个单位自身情况的不同使得单位自身要对会计内控制度加以重视,结合单位的实际情况,遵循权责一致和相互制约的原则,从组织机构设置、单位内部监督机制和评价机制的建立健全等方面做进一步的努力。但是就现阶段而言,这些努力仍然没有彻底根除事业单位会计内控的问题。
一、事业单位会计内控中存在的不足之处
(一)事业单位没有形成足够的会计内控意识
在事业单位的会计内控制度中,单位内控意识薄弱是内控制度出现问题的关键原因。事业单位的负责人和工作人员具备良好的内控意识才能给内控制度的健全和实施提供良好的基础环境。然而,我国大多数事业单位的负责人缺乏对会计内控知识的基本了解,没有形成会计内控理念,甚至片面的认为,内控是其他部门的事情,会计只需负责把关财务工作。在事业单位中,会计人员所需要做好的只是本职业的工作,没有被赋予内控的职责也没有内控的能力。在这样的行业大环境之下,会计内控制度难以建立健全。有的单位虽然形成了较为完善的内控制度,但仅限于形式上而已,只是因为单位领导重视制度,只是为了响应上边的号召。这种情形下,会计内控也只是成为了纸上的制度,并不能发挥其应有的作用。
(二)会计内控制度不健全
随着内控知识的宣传和普及,部分事业单位已经形成会计内控制度,但是由于各方面的原因导致会计内控制度不够健全,缺乏一定的科学性和系统性。会计内控制度的不健全主要表现在三个方面:1.会计内控独立性比较弱,制度本身的规范还不够全面。在我国,很多事业单位中的会计内控机构是和单位的其他业务机构之间是平行发展的,内控人员由于自身职责原因和单位原因经常受到不必要的限制,缺乏一定的独立性。2.内控人员素质和能力达不到内控职业要求的标准,也没有实践经验和专业的知识技能,不能有效的做好内控的工作。内控制度的执行人员达不到内控的要求,内控制度当然也就无法实现预期的效果。3.事业单位中内控的方法普遍落后,跟不上单位的发展步伐。我国现在事业单位中会计内控的强化方式主要是账项基础审计和多种方法的混合使用,这种方法只是针对传统的单位制度形成的,无法及时有效的应对事业单位出现的一些新形势和新问题,更加不能对其进行有效的控制。
(三)事业单位内部财务管理混乱
近年来,事业单位财务管理预算控制方面虽取得了不错的成绩,但仍有不足之处。单位预算编制粗糙,没有细化到具体部门,预算执行过程中随意变更用途,预算缺乏前瞻性,一定程度上影响了预算的执行力度。很多时候单位财政还存在着超支的现状。并且在管理收支费用的时候,事业单位也没有严格按照规定执行的。盲目的财政管理和随意的收支管理无疑会给内控制度的实现带来很多困扰。
(四)事业单位内部监督力度不够
目前,大部分事业单位内部没有专门的监督审计机构。也有很多事业单位的内部监督审计机构形同虚设,不能真正发挥监督约束作用,不能给内控制度的运行提供及时有效的保障。事业单位内部的资金分布不平衡,偏向其他部门,忽视内控部门,也是内控制度得不到完善,不能有效发挥其作用的重要原因。
二、事业单位会计内控制度的强化方式
(一)强化事业单位内部的会计内控意识
强化事业单位内部的会计内控意识,首先要提高单位负责人的会计内控意识,同时还要加强对会计内控制度运行过程涉及的相关工作人员的内控工作培训,提高工作人员专业技能水平,明确其在工作中的职责。通过上述方式使得事业工作单位的工作人员认识到内控工作的重要性,做到提高单位的内控意识,发挥内控作用。
(二)建立健全事业单位会计内部控制制度和规范
完善的制度和健全的规范是一个机构合理有效运行的关键,事业单位内部的会计内控机构也是一样,只有建立了科W规范的制度规范,内控机构才能遵照规范合理的运行。这要求事业单位一方面把内控机构的管理规范化,把内控机构的运行制度细则化。这一过程中不仅要注意到传统的内控运行模式,也不能忽视计算机时代的内控网络化。另一方面,事业单位的会计内控要从事前控制、事中控制和事后控制三方面进行强化,把三种控制方式有机的结合起来,形成完善的纵向内控制度。
(三)在单位财务方面事业单位要做到预算的规范化
事业单位应该做到本单位的财务预算科学化、规范化,让单位负责人对本单位的财务状况有一个直观的认识,不能只是简单的做出你一份收支计划。在财务预算方面,一方面预算制定要有前瞻性和预见性,为预算执行打下坚实的基础;另一方面预算做出之后,要严格按照制定好的预算方案,管理本单位的财务,中途不得随意调整预算,确有需要调整的,要事先经过审批,严格预算执行。通过一系列的努力才能结束单位中混乱的财务管理状况。
关键词:行政单位 财务内控 制度建设
目前,行政单位的财务内控制度虽然取得一定的成绩,但仍有许多方面存在缺陷,如:财务制度不健全、会计核算不实、预算控制力差、财务风险防范能力偏低等,导致我国行政单位的财务内部控制管理的前景不容乐观。下面,我将对我国单位财务内控的现状进行具体分析。
一、行政单位的财务内部控制制度的现状
(一)财务制度不健全,会计核算不实
行政单位的财务内控制度不完善,会计基础工作不到位是现在普遍存在的现象。有些事业单位的业务流程不规范,过于简单化,许多非税收入没有严格按照收支两条线进行管理,致使国有资产流失严重,许多国有资产私有化。有的行政单位甚至私设账外账,虚设财务报表,产生各种违法行为。同时,没有严格遵照“不相容岗位相分离”原则,比如,有的单位记账人员与保管人员为同一人,给单位的管理工作带来不便,也为单位资产安全埋下隐患。同时,财务会计基础工作薄弱。许多单位会计人员专业素养偏低,业务能力不高,缺乏责任感和法律意识。在实际工作中,工作没有明确要求,缺乏健全的财务管理制度,没有制定规范的法律法规,财务制度随意性大,导致有的工作人员在财务核算上出现偏差,无法准确地追究相应的法律责任,财务报表的真实性和完整性得不到保障。
(二)资产、预算管理不足,忽视财务风险评估
在许多行政单位,资产管理不清晰,财务管理与资产管理不一致甚至脱节,财务人员对资产管理现状缺乏全面的认识和了解,导致大量资产不实,处于无人管理的状态,甚至有账无实,国有资产流失浪费严重。有的收入和支出管理不明确,随意扩大开支范围,虚报开支。单位预算没有计划性,有些预算措施也没有贯彻落实,现金使用管理缺乏严格的审批制度。另外,缺乏健全的财务风险评估体系。在行政单位,大部分领导干部享有特权,的现象屡见不鲜。考核制度不完善,从会计的角度看,考核指标的数字是通过单位的会计报表所得,可是,随着经济环境价格的变化,价格变动的市场时间是可以根据价格进行计算,即使在一张资产负债表和损益表上,资产形成的不同会导致报表时点上会计要素的价值与其账面价值的历史成本不一致,影响了资产增减变化的真实性。
二、改善行政单位财务内部控制的措施
(一)健全行政单位财务内部控制制度
首先,完善行政单位财务 内部控制制度,建立责任牵制制度,建立完善行政单位内部的稽核制度、内部审计制度和财务公开透明制度,明确划分职责权限,促使不同岗位进行相互监督。建立资产使用审批程序,确保资金来源、使用有帐可查。强化单位内部审计制度,单位领导需要加强对内部审计工作的重视,大力支持审计工作的开展,保障审计措施有效实行,确保使审计部门具有独立性,对审计部门审计人员严格审核,着重培养他们的责任心和法律意识,提高其专业技能水平。其次,加强会计基础工作建设。注重会计人员的素质教育,尤其是道德教育,会计人员应尽量使单位的财务信息全面真实、完整可靠。
(二)推动行政单位预算管理控制和风险防范体系的建立
科学的预算可以使单位资源得到最优配置,事业单位管理人员从思想上重视对预算的管理,制定严谨的科学的预算编制,对收入和支出实行统一管理,对各项目预算严格细则化,定期对预算的执行情况进行核查,发现问题及时提出改进措施,提高预算管理的控制绩效。
建立健全财务风险机制。首先,建立高效的财务风险控制的机制,加强对企业风险的评估与控制,对财务风险主要做到事前、事中、事后全程控制。事前对某一项目的风险和收益通过概念分析法、风险决策法等方法进行权衡、分析, 制定较大弹性的措施方案,从而有准备地预防意外。在生产活动中,运用定量分析法对财务状况进行观察、计算、监督,及时调整方案,力争将风险降到最低。对于已经发生的风险,需要整理相关资料,建立风险档案,总结风险经验,避免再次发生同样的意外。其次,加强对财务风险的制度控制,主要有约束控制、激励控制、事业单位财务管理制度等三个方面。内控制度面前人人平等,杜绝“特权”现象的发生,对于越权采购,有权拒绝受理,对于重大事项,集体探讨决定。通过绩效激励机制,可以有效地排除价格因素对单位资产价值变化的影响。另外,在单位建立完善的财务管理制度,包括岗位责任制度业务流程制度收入审核制度支出审批制度凭证查验制度现金管理制度票据管理制度会计核算制度考核奖励制度内部稽核制度和内部审计制度等。
三、总结语
综上所述,单位的财务内控制度对单位的发展有着不可替代的作用,促进了资金的使用效率,提高了内部控制的管理水平。但是由于单位内部财务信息复杂多变、信息掌握不全和管理人员思想的局限性,使得单位内部财务控制管理困难,所以,出现内控管理制度不健全、财务风险加大等问题。因此,各行政单位需要不断加快内部财务控制制度建立步伐,综合运用全方位、全过程的管理模式,不断地总结经验,探索创新,逐步改善财务内控制度,促使行政单位健康有序的发展。
参考文献:
[1] 晋建军.强化行政事业单位财务内控制度建设[J]. 中国经贸,2011.9(14):47-48
关键词:电网企业;财务内控;细致建立;成果
随着国家对电网公司的辅建设以及企业自身的发展,电网企业也必须通过塑造良好的企业形象来保证其发展战略目标的实现,内部控制管理就是塑造良好企业形象的有效途径和手段。本文从我国电网企业的财务管理现状出发,提出了财务内部控制操作细则的建设理论,并对具体实施和成果效益进行了整理。
1.电网企业财务管理现状
1.1发展背景问题
电网企业公司是在原国家电力公司部分企事业单位基础上组建的经营输电、变电、配电等电网资产的特大型企业。国务院批转国家经贸委的《国有大中型企业建立现代企业制度和加强管理的基本规范》,对法人治理结构、成本核算、成本管理、资金管理和财务会计报表管理等控制制度的有关内容都提出了规范性的要求,对内部控制制度寄予厚望。所以,公司以此为契机,通过细则建设来完善系统化控制,全面地抓好企业内部控制制度的建设。
1.2财务管理实效问题
电网企业在成立之初就建立了财务管理制度,但是随着市场经济的深化,很多管理制度已经落后,对于企业的总体调控能力也明显下降。由于电网企业已有了几十年的发展历程,积累了一定的内部管理经验,有一定程度、一定范围的内部控制制度,其财务管理的基本内部控制都有章可循。但是,其制度的建立过于分散,很多管理问题存在着不必要的重复,使得具体的管理人员不知道依循那种规则,这样就为有章不循、违章不究的不合理管理埋下了隐患。再加上,电网企业对于资金控制、采购业务控制、预算控制方面的制度规范不够完善,就是为资金使用的随意性创造了有力条件,甚至还会导致财产清查没制度、“决策”无民主、私设小金库等财务问题出现,为企业发展带来了隐忧。企业内部控制的系统化管理细则针对电网企业财务基础工作薄弱,内部预算制度简单,资金控制能力较低的问题,从企业发展的长远眼光出发,通过制定建设和系统化管理细则的控制实施促使企业进行管理创新,以完整有效的系统化财务管理实效内部控制制度改革的目标。
2. 电网企业财务内部控制操作细则解读
电网企业内部控制系统化管理程序细则是将财务内部控制制度创新为一系列具有控制职能的方法、措施、程序、细则,并予以规范化和系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。除此之外,保证单位内财务活动的合法性也是内部控制的目标。良好的内部控制虽然能够达到上述目标,但无论内部控制的设计和运行多么完善,它都无法消除其本身所固有的局限。内部控制操作细则的建立主要是预防财务管理过程中出现的问题,解决的内容包括:(1)成本效益控制管理的局限;(2)如果负有不同责任的职员忽视控制程序、错误判断、甚至相互勾结、内外串通舞弊等,往往导致内部控制失灵;(3)管理人员滥用职权,逾越控制,对设置或实施的内部控制不予理睬,也会使建立的内部控制形同虚设。所以,电网企业财务内部控制细则的实施能够使得人员管理更具有制约性,使得财务管理人员以廉洁、正直、有责任感的精神来进行管理,以便与财务系统化管理程序细则得以有效地实施。
3. 电网企业财务内部控制操作细则的实施
企业内部控制系统化管理程序细则的实施目标是确保电网企业经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性。其主要作用:一是有助于管理层实现经营方针和目标;二是保护单位各项资产的安全和完整,防止资产流失;三是保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性。电网企业财务内部控制操作细则的实施可以分为五个部分:制度细化、财务报告、资金控制、采购控制、预算管理。这五个部分的内部控制按其控制的目的不同,相互之间可能有些共享的部分,但是在制定细化的过程中都进行了明确的界限规定,具体来说可以分为资金控制和管理控制。资金控制是与保护财产物资的安全性、会计信息的真实性和完整性以及财务活动的合法性有关的控制;管理控制是指与保证经营方针、决策的贯彻执行,促进经营活动的经济性、效率性、效果性以及经营目标的实现有关的控制。资金控制与管理控制并不是相互排斥、互不相容的,有些控制措施既可以用于资金控制,也可用于管理控制。资金内控体系不仅有理论的推进,更在实际工作中,严格要求财务管理人员自觉按照内控体系所体现的精髓要求,构建起适合本企业的内控体系,同时,也应当看到,推进企业资金内控体系贯彻实施是一项艰巨的系统工程,必须要保持实事求是、脚踏实地的作风,精心组织、通力协作,将企业内控体系建设好、实施好,进一步促进企业提升管理水平和抵御风险的能力。
4. 电网企业财务内部控制操作细则应用成果
4.1经济效益成果
实施了电网企业财务内部控制操作细则之后,对各个部门都编制了预算计划,并且将计划于业务考评联系起来,所以员工都有了增收节支的意思,在企业上下形成增收节支、人人有责的良好风气,大家从点滴做起,自觉地对输电费管理、购电费管理更加认真负责,对于应收账款也是尽心尽力地做好调查,员工们基于自身的业绩考评考虑和成本控制考虑,心里多了份责任。同时各种目标任务责任制的落实,划定了责任归属,确立了各分管经理为各部门、下属公司的责任联系人。电网企业财务内部控制操作细则的规定下,企业内部的各分管经理陆续深入各分管部门、公司,研究查找控制点,制定具体方案,加强督查,全面部署落实细则的控制内容。另外,资金控制为电网企业带来了风险管理意识,旧的内控体系虽然个别地方也提到风险概念,但新的内控体系细致则全面引入了风险管理的概念,指出企业在业务梳理过程中,根据控制目标,应当充分关注并及时进行风险评估,以此确定相应的风险承受度。从具体的内部控制指引来看,系统化财务内部控制操作细则均列出了各个项目可能存在的资金使用风险,并指出防范风险的具体措施,为控制资金提供了更为真实有效的管理保证。总之,细致的建立使得企业全面财务管理的控制体系化, 内控制度深深扎根于企业并服务于企业。
4.2社会效益分析
电网企业财务内部控制操作细则为公司带来了巨大的社会效益,内部控制的系统化财务管理使企业通过创新财务发展模式,积极调整了财务管理结构,大力实施内部控制的财务经济管理,以管理实现了经济效益,自然就为企业赢得了社会效益。良好的财务管理环境成就了良好的投资创业信誉,这种企业信誉就是最有效的社会效益,同时也是企业巨大的无形资产。电网企业的财务管理彰显了效果,员工的价值思维就会贯穿始终,在内强调“低成本”运营管理,对外争创优秀财务政策的典范单位。依托国家的内部控制政策,积极部署内部控制制度的系统化政策工作,获得可信的财务管理经验和管理实效,这本身就是对国家财务政策的最佳证明,这种证明所起到的社会效益将会带动全电网企业进行财务管理制度调整,严格内控计划管理。
综上所述,电网企业财务内部控制操作细则能够为电网企业带来较好的经济效益和巨大的社会效益,应该在电网企业财务管理方面拓展开来,实现财务内部控制的有效性管理。
参考文献:
[1]常雪峰.谈如何建立和完善电力企业内部控制【J】.科技情报开发与经济,2008.3.
关键词:供电公司 财务精细化 管理
财务精细化管理水平,可能直接会影响到供电公司进行进行的整体决策,甚至于对供电公司未来的发展都会产生一定的影响,所以财务的精细化管理是供电公司的重要工作部分。随着社会经济的不断发展,供电公司的管理体制不断的进行改革,出现了一部分的财务管理问题,特别是县级的供电公司,存在许多出现财务风险的诱因,想要适应现代社会的快速发展,想要在激烈的竞争中站稳脚跟,必须实行财务的精细化管理,认真的做好财务的精细化管理工作,掌握公司内部财务的时刻变化,合理的进行财务的分配,科学的进行财务核算工作,建立完善的内部财务管理制度,为在激烈的社会竞争中立于不败之地打下坚实的内部基础。
一、财务精细化管理的内容
供电公司的财务精细化管理,顾名思义,也就是在法律法规的约束范围内,对供电公司的财务工作进行一系列的细分,包括工作流程、工作目标、工作规划以及决策等,并制定科学合理的管理模式。具体的内容有:对财务工作中的每一处、每一项都进行细致的划分,责任落实到人,这是财务精细化管理的基本要求,可以对财务工作过程中的每一个细节进行控制;对财务工作中的每一处、每一项都细致的制定相应的工作制度,以便工作时有章可循,有利于提高工作的整体质量;对财务管理工作中的每一处、每一项都要安排有关人员进行监督,用来保障每一个工作细节的质量,以便整体工作质量以及效果的提升;与财务工作相关的事件、细节、数据,都要做详细的记录,并进行统一管理,以便发现问题之后进行查询,提高解决问题的速度。
二、供电公司财务管理中所存在的风险诱因
(一)财务人员的专业水平偏低
在供电公司中有较多的非科班出身的财务人员进行财务的管理工作,甚至于有的还是半路转行,不但缺少财务管理工作的相关理论知识,进行财务管理工作的经验积累也相当的匮乏,更不用说与财务管理相关的其他知识了,更不够全面,所以他们对公司的财务风险认识有所不足。这些情况在县级供电公司中尤为严重。
(二)公司内部的财务制度不够完善
特别是公司的预算管理以及内控制度都不够健全,时常出现问题,比如说对预算管理根本没有一个全面的认识,也没有整体的概念,在进行预算编制时,没有基础资料的支撑,导致准确性相当差,另外公司的预算经常性的执行不到位,甚至可以进行随意的更改;在内控制度方面,县级供电公司大多数没有制定内控制度,有些公司虽然进行了一部分内控制度的制定,但往往执行不到位,出现许多财务问题,例如银行账户混乱、专项资金核算不规范、社保基本的数据不准确等等问题。
(三)公司的固定资产与账面不符
这主要是因为在进行农网改造的时候,资产的产权关系没有理清,导致农网资产的投资和经营的主体不一致,责任和权利不够明确,导致省市供电公司的账面价值大多大于实际固定资产价值,而县级的账面价值普遍小于实际固定资产的价值,为农网的管理问题提供了难度,也影响了供电公司财务人员对资产运行维护费等相关费用的预算。
三、供电公司实施财务精细化管理的有关措施
(一)加强财务人员的专业水平培训,建立一支高素质的财务管理团队
想要实行财务管理的精细化管理,首先必须是专业的财务管理团队,针对于供电公司出现的非专业财务人员,一方面要加强对他们专业水平的培训,另一方面还需对他们进行职业道德的培训,这样可以促进他们更好的适应于现代社会的竞争方式,特别注意提高他们的计算机水平,现代是一个信息化的时代,提高计算机的利用率,不但可以时刻关注会计知识的变化更新,还可以有效的提高工作效率。
(二)建立完善的公司财务管理制度,进行财产的精细化管理
想要进行财务的精细化管理,财务制度的完善也非常的重要。一些不能够适应社会发展的旧制度可以破除,建立新的精细化财务管理规章以及实施细则,可以对每项工作进行细分并精细的制定相关的规范,可以有效的把工作责任到人,促进工作质量的提高,而且可以使财务工作更加的规范,更加的制度化。对于公司的财产也要实行细化管理,可以加强资产管理软件的使用,促进各有关部门的数据共享。
(三)供电公司进行全面的预算管理,提高公司资源的合理配置
通过价值形式对公司的一切经营活动进行预测、决策以及控制,对公司资源进行合理的配置。精细化管理下的预算管理,就是对公司进性细致的预算管理,例如要分别进行季度预算、月预算、年预算等,对公司的各项支出、收入都要进行科学合理的预算,并且还可以制定相关的预算管理制度,用来规范化、程序化的进行预算。
供电公司的财务精细化管理的最终目的就是提高公司财务信息的有效性,降低公司内部的财务风险,减少运营成本,提高公司的盈利能力,有效的提升公司的核心竞争力,使供电公司更好的适应经济的不断发展。综上所述,在充分的了解了公司所出现的财务问题以及即将面对的财务风险之后,积极的进行财务的精细化管理,完善公司的财务管理制度,解决公司所出现的问题;进行全面的预算管理,合理的进行资产分配;并提高财产数据的准确性,为公司的整体决策提供依据;提高了公司财务人员的整体素质,为公司的可持续发展提供了坚实的基础。这就很好的实现了财务精细化管理的目的,使公司完全适应了市场经济的不断发展,为公司在激烈的竞争中处于不败之地打下了坚实的基础。
参考文献:
[1]刘义先, 电力企业财务的精细化管理[J], 新财经(理论版),2010,9
[2]刘万文, 电力企业财务精细化管理[J], 时代金融,2010,7
财务稽核是内部控制的重要组成部分,直接关系到会计信息的质量。全面提升经营管理,以规范经营管理、防范经营风险为目标,持续推进内控制度建设,构建起“事前预警预防、事中稽核监控、事后整改防范”的三道防线,确保财务风险防范到位,稽核成果全面应用,在提高会计信息质量方面起到了重要作用。
二、背景与目标
(一)实施背景
为了提高企业市场竞争力,财务稽核作为企业内部控制的重要手段之一,在企业严格遵照国家财经法规和企业会计准则,确保财务管理活动合理、合规、合法,提高企业经营管理效率、防范经营风险起着重要作用。内部控制与财务稽核之间是相辅相成、彼此推进的关系。要充分认识财务稽核在新环境下的特点,积极探索新型财务稽核管理模式,依托信息系统加强财务稽核管理,提高内部控制水平,提升会计信息质量。
(二)实施目标
财务稽核一般采取日常稽核和专项稽核2种方式,日常稽核即会计复核;专项稽核即有重点地针对资产、资金、工程支出、收入、成本费用等采取联合监督方式,将财务稽核、审计、效能监察工作有机结合,由财务、纪检监察、内部审计等部门联合开展专项检查。
三、创新管理,切实加强稽核内控,提高会计信息质量
(一)扩大稽核范围,强化全过程监管
(1)加强稽核制度建设,夯实管理基础
紧密结合生产经营、内部控制和财务管理工作,在现有制度体系的基础上,完善财务稽核实施细则,建立稽核月、季、年度报告制度。强化财务稽核计划管理,制定财务稽核绩效考评办法实施业绩考核,规范稽核业务控制要件和操作流程,提高工作效率,提升工作质量。
(2)扩大稽核覆盖,实行全面监控
一是扩大日常稽核业务范围,将稽核范围扩大到所有基层单位。二是进一步加大专项稽核工作力度。制定专项稽核计划,经公司审批同意后开展专项稽核工作。三是逐步全面应用在线稽核方式,通过财务管控信息系统,实时进行在线稽核,以事前预警和事中控制为主,创新稽核方式,降低稽核成本,提高稽核工作效率。
(二)做好组织保障,加强队伍建设
财务稽核的基础性工作关键是基于工作需要和内控制度的岗位设置,即在企业内部建立科学、有序、有效的组织保障。应根据管理层次,明确财务稽核专责、总审专责、财务负责人各自的稽核职责,将熟悉财经法规、本公司制度、生产经营过程,具备综合协调能力、分析能力的业务人员调配充实到上述岗位上来。还应建立和完善教育和后续培训机制,为提高人员素质多创造条件,充分利用各种资源、多层次、多渠道地开展培训工作,努力提高专业人员的技能。
(三)完善内控体系,突出风险导向
(1)不断创新工作思路,建立健全内控制度
在充分利用内控工作成果和规范结合自身业务特点的基础上,认真进行差异分析,全面梳理和优化业务流程,完善内控制度体系;强化职能部门管控职责,在内部建立“业务管理-内部控制-财务稽核-审计评审-纪检监察”五道防线各司其职的新型防控体系;进一步理顺各级内控部门管理职责,健全工作机构,强化管理手段,形成上下联动的内控管理机制,生产经营保驾护航。
(2)突出风险管理,加强对重大业务风险的防控能力。
重点控制好法律、财务、税务等方面的风险,针对招投标、合同签订、结算付款、工程等重点业务和重要环节、重要业务流程的运行过程中采进一步强化管控力度,有效防范和控制生产风险。
(3)加大检查和考评力度,有效监督生产经营运行。
围绕全面预算,针对日常生产经营中的管理难点和薄弱环节,采取实时稽核和重大事项专项稽核相结合等灵活多样的模式,提高内控检查的质量和效果。建立对重大内控事项的半年通报制度,系统总结内控工作开展情况、发现的重大问题及整改效果等。
(四)规范业务流程,转变稽核职能
随着外部监管力度的不断加强和内部管理水平的提高,财务稽核工作重点应从以事后查处、整改为主转移到事先预防稽核、风险预警上来;制定切实可行的工作程序和方法,根据财务工作各业务环节,结合财务稽核的事前预警、事中控制、事后监督职能,规范和理顺业务流程,实现规章制度和财务流程的融合,使财务稽核工作常态化,充分发挥其在企业内控中的作用。
(五)促进日常稽核和专项稽核的有机融合
日常稽核工作中,要加强对资金安全关键环节的实时监控的同时,还要加强对重要经济业务的稽核诊断,确保关键节点控制有效。
在日常稽核基础上,有重点、有针对性地开展专项稽核,要求稽核专责在年度稽核计划中明确专项稽核的具体内容及范围,要求稽核专责对所属基层单位以及代管县供电企业每年至少开展2次专项稽核,并重点关注稽核发现问题的整改与落实,将其纳入对基层单位的绩效考核,根据稽核结果及整改情况撰写稽核整改报告,对工作方案落实情况进行总结和梳理,做好稽核资料的整理归档,并根据整改情况进行后续稽核。
四、实施效果
利用内控理念完善财务稽核制度,有效提升了稽核水平。在日常稽核过程中,设计财务稽核制度时对不同层次的稽核内容和稽核权限进行明确和控制,在统一授权的前提下进行规范管理;在相关的机构和岗位分配上,稽核人员根据内部控制的基本要求,对不同的部门确立不同的稽核方法,有效实现岗位之间互相制约、互相监督,并有效促进稽核制度的真正落实。此外,设立相关职权要求单位部门和岗位的性质符合稽核的要求,明确各部门的工作人员承担相应的权限和责任,制定相应的考核制度。
五、改进方向
(一)稽核队伍规范化管理需进一步加强
高素质稽核队伍是有效开展稽查工作的基础。参与稽核的工作人员应该熟悉相关的法律制度,同时具备相应的协调能力。加强队伍素质,主要包括对员工进行定期的组织考核,创新培育方式,开展多层次道德培训工作,增强员工自觉性,有效建立起一支工作能力强、敬业的队伍。
(二)进一步梳理、规范业务流程
一、高等院校财务管理精细化的必要性
当前,随着社会经济的迅猛发展,高等院校办学和经费规模在不断扩大,经济活动繁多复杂。同时,国家财政和教育部门对高等院校提出财务精细化管理的要求,并对推进精细化管理做出了全面部署。实施财务管理精细化,既是适应财政体制改革和高校发展的需要,又能对高校的资源进行有效合理的配置,有助于提高高校的核心竞争力。目前,财务管理精细化已成为高等院校财务管理工作的重点。
二、高校财务管理精细化的特征和优势
高校财务管理是指对学校所有资源的筹措、调拨、分配、使用、核算及使用效益等管理工作的总称。而精细化管理是在传统的管理模式基础上,结合自身特点,对管理进行更进一步的细分,在规范化、系统化体系作用下,运用标准化、程序化、数据化和信息化等手段,确保管理的各个环节准确、高效、持续地运行。
高校财务管理精细化是以精细化管理思想为主旨,建立科学合理的财务管理制度,规范业务流程,完善岗位职责,加强配合协作,按照规范的工作流程和质量标准处理每项经济业务,并引入绩效评价和考核机制,实现财务管理数据的标准化和动态化。财务管理精细化通过精细操作、精细管理和精细执行,能够提供精准详尽的财务信息,不仅保证项目资金使用的规范性和合理性,而且能满足学校财务管理的要求,对高校资源实现合理配置。
三、当前高校财务管理的不足
(一)高校财务管理精细化制度尚未建立。我国高校普遍采用“统一领导、分级管理、集中核算”的传统管理体系,这种体系管理不精细,资源分配机制不合理,职能部门层级过多,分级管理导致财务管理效率低下;集权式管理又造成二级职能部门缺乏自主权,不能充分发挥办学活力;考核时缺乏量化分析和科学论证,无法准确掌握绩效情况,激励机制不健全,不能完全发挥绩效激励的作用。因此,这种集权式的财务管理体系制约了高校的发展,迫切需要建立起与之匹配的精细化管理制度。
(二)会计核算工作不规范,未推行成本核算制度。传统发展模式下,高校的财务管理内容比较粗浅,随着财政精细化管理的不断深入,高校财务管理工作变得复杂,难度增加。在会计核算方面,由于缺乏精细化制度的规范,财务人员对核算的理解和选择处理方法的不尽相同,容易造成会计核算不够规范,极大地影响了财务信息的准确性。同时业务核算未能提供详尽细分的信息,可供参考价值不高。目前高校普遍未推行成本核算制度,日常经费未引入成本管理的概念,从而导致对资金的筹集、分配、使用、分析、决策时没有考虑“投入/产出”的绩效指标,忽视了成本管理。
(三)预算编制不够精细,执行力欠缺。目前高校对预算编制工作缺乏重视,预算编制方法简单,未对专项的必要性和可行性进行研究,缺乏论证过程,未设立合理的支出标准等,最终产生的预算方案不科学,导致超预算的支出经常发生。预算编制人员对高校复杂变化的情况缺乏全面把控,校内整体预算和部门预算不能实现有机衔接。预算编制模式固化,编制不够精细,受人为因素影响较大,未能实现真正的零基预算。预算在执行中缺乏严肃性,约束力不强,频繁出现超预算范围的支出,进而调整预算时有发生,经费追加随意,预算收支失衡,无法提高资金的使用效率,影响高校财务管理精细化水平,不能真实反映高校财务状况。
(四)财务人员精细化管理意识淡薄,岗位设置不合理。随着高校经费的大规模增长和财政改革的不断深化,很多高校财务工作人员配备不足,财务人员疲于处理日益增加的报账业务,业务知识不能及时更新,精细化管理意识淡薄。有的高校财务部门在面临新增的业务时,只对原有的分工进行简单的职责变更,职责划分不够清晰,存在因人设岗、职责交叉、与业务流程不协调等岗位设置问题,加之财务人员缺乏对新知识、新技能的学习,降低了业务处理效率,影响了财务管理精细化的程度。
(五)信息化建设相对滞后。随着财务管理要求的逐步提高,传统的会计电算化提供的财务信息不能满足发展需要。目前会计核算软件在高校普遍使用,提高了财务工作的效率,但预算管理、绩效管理、财务分析等信息化手段没能大力推广和使用。高校的会计核算系统、国有资产管理系统、财政支付系统、收费系统、工资管理系统等不能有效衔接,数据没能及时交互,阻碍了数据的快速收集,影响了财务数据的动态管理。
(六)高校内部控制不足。当前,出台了很多规范高校财务工作的法律法规,高校也相应制定了系列的财务内部管理制度。但有的高校财务内控制度的制定不够精细,制度完善存在滞后性,影响执行内部控制的准确度;有的高校虽建立了相对完善的内控制度,但缺乏具体的措施,内部控制执行不力,可执行度差;有的内控制度建设趋于形式化,难以得到真正落实,贯彻落实缺乏有力的监督。
四、高校实行财务管理精细化的措施
(一)建立财务管理精细化制度。高校财务制度精细化就是要把财务管理各环节的运作进行分解,实现财务运作的标准化、程序化、细致化。首先,高校应依据国家、地方等相关法律法规和政策,结合学校实际情况,运用科学管理的理论和方法,制定出符合当前形势的财务管理制度。其次,细化管理,理清岗位职责,依照工作流程等制定出具体的实施细则,规范校内及二级单位业务操作,做到各项工作有章可循,有据可查,根据每项业务的流程、完成情况,划清责任点,责任落实到人,避免各部门业务衔接时出现管理不到位或推诿。再次,建立健全评价激励体系,按时间、部门、业务类型等进行横纵向比较分析,制定评价标准,从财务效率、收益、效果等方面进行绩效评价,并对责任人进行考核,实施相应的激励措施。
(二)实施会计核算精细化,推行成本核算制度。根据学校实际情况,建立科学的记账模型和分类控制模型,对会计核算实行项目管理,科学设置科目分级和规范的会计科目,优化会计核算流程。科研经费的支出应按预算的类别和金额进行严格控制和记账。报账人员应理清经济业务的来龙去脉,充分挖掘财务管理软件的功能,细致科学地记账,同时记录下相关有用的信息,保证财务原始数据录入的准确性和全面性,从而确保财务信息的真实性、完整性、可靠性及有用性。
成本核算管理能准确地反映高校办学的效益,在工作中注重加强成本管理意识,尤其是管理层的成本意识,确立节约理念,养成“精化”“细化”的工作习惯,将精细化成本管理变成工作常态。高校要对教育成本进行会计核算,建立起精细化成本管理制度,按照权责发生制来核算成本支出,做到成本中直接和?g接费用正确归集、合理分摊,实现业务的成本与费用、收入与支出实现真正配比。同时借鉴国内外高校在精细化成本管理方面的优秀经验,细化成本控制的流程,制定针对性的量化标准,进而实现资源的规范合理配置。
(三)加强预算管理精细化,严格执行预算。预算管理是学校财务管理的核心,对高校经济活动起指导作用。高校预算管理的主要任务是合理编制财务预算,有效控制预算执行,准确、完整编制财务决算。传统的预算管理模式已不能适应高校的快速发展,因此高校应进一步重视预算编制,推进预算管理精细化。精细化预算管理是指,结合高校自身发展情况,将高校的管理目标、管理责任进行细分,进而达到财务管理精细化的目标。预算编制时要全方位、多维度地考虑学校整体发展规划和各部门发展目标,进行充分调研,区分业务的轻重缓急,核实各项基础数据,在纵横向对比分析基础上,科学制定预算支出定额体系,采用零基预算编制方法,正确编制学校整体预算和部门预算。
预算的执行过程中,严格按预算指标开展活动,资金按预算项目和用途规范使用,保障重点项目,严控一般性支出,杜绝超预算范围支出,严格按预算调整批复程序规范进行必要的预算调整,保证预算的严肃性和完整性。同时做好预算考核监督工作,建立预算执行考核制度,将各部门预算编制情况、执行结果与年度考核挂钩,合理分配资金,使有限的资金流向高效的项目,提高资金使用效率,实现预算管理的精细化。
(四)提高财务人员素质,调整岗位设置。财务人员要熟悉国家教育制度和财政改革方向,学习有关法律法规与政策,提高政策理解力与执行力。建立长效学习机制,吸收财务管理的先进理论,持续更新专业知识,定期参加业务培训,运用先进的管理技术,改进工作方法。精细化管理需要以人为本,根据工作需要调整岗位设置,明确岗位职责,加强财务人员队伍建设。树立和强化财务管理精细化意识,创造人人参与的良好氛围,发挥每位财务人员的积极主动性,从而促进财务精细化管理进程,有效防范财务风险。
内控目标
《企业内部控制基本规范》中指出,内控的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。这就要求广电系统在考虑自身特点的前提下,结合国家规范确定内控目标。要从改善自身单位现状和完善单位内部治理的角度出发,既遵循前瞻性和发展性,又要立足于现实的稳定性和可操作性。笔者认为,目前广电系统内控的目标至少要考虑到以下几方面:加强员工职业道德教育,增强企业竞争能力;加强财务管理力度,保证单位合法合规经营;提高危机意识,控制企业风险;提高绩效管理,促进健康发展;优化资源配置,提升企业竞争力。
建设内容
《企业内部控制基本规范》中指出,企业建立与实施有效的内控,应考虑内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等五项要素。结合广电系统内控机制建设的实际情况,在建设内容方面,笔者认为可着重从以下几方面考虑:
1.内部环境建设。内部环境建设涉及部门机构设置、内部分工与职责的划分、经营决策与管理执行机制、新酬与绩效管理体系乃至企业文化建设等单位基本框架。其中,内控机构的建立及有效运作是内控机制建设的前提。
2.制度建设。内控制度是内控的依据,内控制度建设是内控机制建设的主体内容。单位控制风险,避免危机,健康持续发展,都离不开制度的保障。在制度建设方面,要注重建立不相容职务分离制约制度、财产清查制度、授权管理与集体决策制度、绩效考评制度、内控监督制度等,加强内控机制的控制与监督功能。
3.流程规范建设。建立流程和规范也是内控机制建设的重要内容。流程和规范是制度框架内的具体做法,指导每位员工的日常工作,并需要在实践工作中及时总结好的方式和方法进行补充完善。仅有制度而没有实施细则是不够的,例如安全播出的问题,除了要制定防范差错的节目审查制度、播出值班制度,还要有播出技术工作的操作规范,以及应对意外情况的应急处置方法或指引。
4.技术手段建设。现代信息技术为内控机制建立和完善提供了方便快捷的沟通和执行方式。及时吸纳信息技术的新成果,建立高效便捷的信息系统,加强单位内部信息沟通,已经成为现代企业的关键内控手段。
建设策略
1.明确目标,统一认识。内控机制的控制目标对象主要是单位的核心人员,特别是中层和高层管理者的管理和约束,因此,内控机制的建设和完善是对单位管理者的管理智慧和能力的考验。要建设好内控机制必须在单位核心人员中明确目标,统一认识,让核心人员明白这是单位生存的需要,不仅要参与和支持内控机制的建设,更关键的是服从内控机制的约束。
2.规范流程,控制关键。制度主要是告诉被管理者哪些事能做,哪些事不能做,做错了该怎么处罚,是相对长期稳定的行为框架,规范和流程则是规定被管理者的具体做法,是确定被管理者在制度框架内的具体活动路线,这种活动路线只要不超越制度的框架,是可以并且需要根据实际情况作中、短期调整的。规范和流程的设计既要紧贴制度,又要对实际情况有适应能力,也就是原则性与灵活性相结合。这就要求规范和流程的设计者要分清哪些是要控制的关键点,要归入到原则性的范畴,哪些可以根据实际情况变通,可以归入灵活性的范畴,这样设计出来的规范和流程才有可操作性,才可以长期存活。
3.明确责任,严格要求。制度和规范本身是带强制性的,内控机制也不例外。有效的内控机制必须有强而有力的问责机制作支撑,要达到防患未然的目的就要让管理者和被管理者都清楚自己承担的责任,都明白出现过错的必然后果。
4.积极引导,讲求团结。好的内控机制建立起来之后,要靠人去执行并长期维持,但是内控机制本身具有约束人、限制人的特点,使人容易产生抵触情绪,所以,内控机制的建设者必须注重人性化的引导,特别注意消除人的抵触情绪。在具体的做法上可以建立完善的、生动活泼的告知制度,对容易出现风险的岗位要经常交流,多给予善意的提醒。
5.反复实践,与时俱进。随着广电事业的发展变化,广电系统面临的风险会发展变化,控制风险的机制也应及时跟进,各单位应该及时把握新的情况,及时制定新的风险控制策略。
一、基层行会计财务风险点与分析
(一)规章制度不健全风险
一是现行的部分制度需要修订。如目前基层人民银行仍遵循的是2000年颁布的《中国人民银行财务制度》,期间经历了全账户管理的废止、部门预算的实施、财务综合系统的上线等一系列重大变革。人民银行的财务管理和服务职能无论从广度和深度上,均发生了比较大的变化。现行的人民银行财务制度已存在严重滞后性,部分内容已不能适应当前财务工作需要。二是前瞻性的制度较少。财务制度是一个体系,包含了规章制度、管理办法和实施细则,内控制度作为规章制度中重要的一个方面,其作用关键在于对风险的把控,通过检查或者实际业务综合分析当前基层人民银行会计财务管理工作存在的各类问题,明确相关风险点,并制定相应的预防处置制度。而在现实工作中,随着新业务的不断发展,特别是经济新常态下,会计财务工作在慢慢转型,强化了监督职能、业务要求从单一向综合转变的形势,这一类预见性的内控制度是较缺乏的,现行的内控制度多是事后补救,少有事前预防。
(二)部门预算不科学风险
一是预算编制缺乏科学合理性。人民银行预算编制时间为每年的7、8月份,而年度工作计划则为每年的年初,时间的差异影响了预算编制的准确性。除养老保险统筹、住房补贴、职工福利费、工会经费等项目有具体的测算标准外,其他各项业务支出均没有定额的标准或指标参数。同时基层行在编制预算时主要采取基数增长的编制方式,变化因素考虑不全面,预算编制缺乏科学合理性,影响了预算的质量。二是预算难以全部执行到位。部门预算相对于过去执行的全科目、全账户预算模式,有一定优越性,如基本支出项目中的人员经费和公用经费,各账户不再受小指标限制,各账户据实列支,增加了费用核算的真实性。但在现实工作中,当突发性、临时性业务集聚出现时,往往需要进行账务调整才能达到费用科目的指标相一致。
(三)岗位设置不合理风险
会计财务部门作为基层人行重要的业务部门之一,其对内部人员的政治素养、业务水平、职业道德等方面均有较高要求。会计财务工作岗位具有特殊性,部分岗位之间需要相互监督相互制约,但是目前基层人民银行财务部门人员结构老化,一人多岗、兼岗现象普遍,强制轮岗制度可谓形同虚设。
(四)核算不规范风险
核算是人民银行整个会计核算工作的重要环节,由业务性的会计核算和内部财务核算工作组成。在基层行的会计内控管理工作中,对业务性的会计核算工作的管理一般较为重视,既有健全的安全管理制度和完善的业务操作规程又在岗位人员配备、重要物品的使用保管、账务组织体系的管理方面也有具体的安全管理措施,而对内部财务核算工作的管理显得相对薄弱,缺少健全的制度及全面的安全管理体系。例如:备用现金限量、盘点管理不严;账务核算与对账时间跨度较大、科目运用及核算不准确等等,形成了财务核算上的风险。
(五)监督工作不到位风险
一是缺乏及时有效的监督。目前基层行单位内部监督除了会计财务部门自我监督外,只有内审部门每年一次的内部审计和,现行的监督模式也较为单一,对相关风险的提示性不强。常呈现出重事后轻事前,重检查轻监督的状态。二是监督不够专业。内审和纪检监察部门除了对内控制度熟悉之外,还需对被监督部门的日常工作有一定深度的了解,然而部分监督者对会计财务业务不熟悉,仅以制度对照监督,未能在监督过程中予以有效的业务指导,事前风险预警,事中风险防控等方面均未能得到良好落实。
二、强化基层人民银行财务管理风险防控的相关建议
(一)加强制度建设,提高制度执行力
一是根据业务发展要求,建立健全会计财务制度。基层央行应高度重视会计财务风险,建立风险防范机制,如尽快修订完善《中国人民银行财务制度》,并针对新业务出台相关制度规范,使会计财务人员在工作时能够有章可循、有规可守、有制可遵。二是狠抓制度落实。制度是基础,落实才是关键,会计财务人员要树立正确的观念认识,由“要我执行制度”转变为“我要执行制度”。同时要强化会计财务人员的责任感,认真学习相关制度规范,在业务处理环节上做到按规矩来,照制度走,培养端正踏实的工作作风。
(二)完善财务预算编制方式,保障预算编制质量
一是细化预算编制程序。组织单位各职能部门参与预算编制工作,将每年的预算按照项目属性划分相关职能部门编制,各职能部门依据上年经费开支情况和本年度工作安排提出预算草案,并由会计财务部门审核。二是改进预算编制方法。在目前预算编制测算标准不够完备的情况下,宜根据不同预算项目的特点和规律,分别采取不同的编制方法。如公用经费,可采取以保障单位正常运转和目标费用控制相结合的方式编制;人员经费,可采取固定工资加相关计提项目加绩效考核的方式编制。三是做好预算编制的分析调整工作。会计财务部门对上级行的审批数和经费使用情况进行分析,查找预算编制工作中的漏洞和不足,逐步缩小预算编制与现实的偏差,提高预算编制的准确性和科学性。四是加强部门预算绩效考评。通过拟定考评工作方案,开展现场和非现场考评,撰写和提交考评报告的程序开展绩效考评,帮助基层行及时调整和优化预算支出的方向和结构,合理配置资源,提高资金使用效益。
(三)完善岗位责任制,提升会计财务人员业务素质
一是明确岗位职责。基层人行要充分利用现有人力资源,有侧重的选择年轻人或者合适的人员进行分层次、逐步推进的轮岗模式,培养综合性业务人员,缓解人少岗多的现实困难。二是强化学习力度。会计财务人员应自觉学习与会计有关的业务理论、政策法规和计算机知识,不断更新知识结构,提高业务技能,努力提高自身业务水平。主管部门要开展多形式、多层次、多渠道的业务培训,有计划、有步骤、有重点地组织会计人员参加新知识、新业务、新技能的学习,确保会计财务人员尽快适应业务发展变化的需要。通过举办业务技术竞赛、开展业务检查、加强人员内外部交流心得体会等多种形式,加强对会计从业人员理论知识和实际操作技能的培养。
(四)加强账户和账务管理,确保财务核算安全
一是加强银行账户的管理。严格按照部门预算管理的要求开设银行账户,及时对账,,确保现金和银行账相符,每年要定期进行银账户年检。二是加强对账务核算的管理。正确设置会计科目,严格按照科目性质进行账务核算,不得变通或超范围扩大开支;重视现金流量的管理,坚持现金盘点,做到日清月结,确保现金管理的安全。三是开展对经费的监测。根据每月的报账情况,及时编制全辖经费进度情况统计表,对照上级行核批的指标数,同时根据每月财务支出情况,对增减幅度异常的财务指标,运用比率分析、趋势分析、因素分析等方法进行具体的分析,并根据具体原因预测下月主要财务指标使用情况,以便统筹安排支出,有效提高资金使用效益。
(五)加大监管力度,防止风险滋生
为了有效治理会计信息严重失真的现象,2001年和2002年财政部颁布的《内部会计控制规范――基本规范(试行)》、《内部会计控制规范――货币资金(试行)》、《内部会计控制规范――采购与付款(试行)》和《内部会计控制规范――销售与收款(试行)》等文件,标志着我国的内部会计控制已从理论研究阶段正式转入实务操作阶段。
一、内部控制的概念
内部控制(Internal Control)一词,最早出现在1936年美国会计师协会(美国注册会计师协会的前身)的《注册会计师对财务报表的审查》文告中,定义为保护现金和其它资产,检查簿计事务的准确性,而在公司内部的手段和方法。近几十年来,随着内部控制理论以及认识的不断发展。1986年,最高审计机关国际组织在第十二届国际审计会议上发表的《总声明》,对内部控制做出了权威性解释:“内部控制作为完整的财务和其他控制体系,包括组织结构、方法程序和效果性,保证管理决策的贯彻,维护资产和资源的安全,保证会计记录的准确和完整,并提供及时的、可靠的财务和管理信息”。
二、内部会计控制的内容
一个有效的内部会计控制制度应具有按管理部门需要来保证执行经济业务和完成工作的职责,以及保证制度正确实施的有效程序。1.恰当授权。一个有效的内部会计控制制度应使所执行的每项经济业务都经恰当授权,或是一般授权,或是特定授权。一般授权规定批准经济业务的标准条件,特定授权包括严格的条件和有关具体人员。这里所讲的经济业务是指公司和外单位之间交换资产与劳务,以及在公司内部对资产和劳务进行的转移与使用。资产应限于对管理当局规定的用途加以使用,会计记录应能做到对资产建立会计责任。要达到这些目的,管理当局必须在内部会计控制制度中规定出完成经济业务的恰当授权。
2.职务分隔。授予一个部门或某一个人去担任一项具体职责时,必须相应地扩大在其进行活动中的权力。授予权力和负有责任的人员承担着经营和保管的职务,不能同时担任记账的职务。一个处于可犯错误或容易发生不轨行为职位的人,不应同时又给予他担任可以隐匿这些错误或不轨行为的职位。良好的控制应是,一个人从客户处收取应收款项,而有另一个人在应收账款账簿中进行登记。把记账职务与经营和保管的职务分隔开来,可以防止那些接近资产的人挪用部分资产,并用错误的会计记录来隐匿这些活动。在公司的经营活动中,有些活动的性质使记账与经营和保管职能自然而然地分隔开,如生产工人既无记账的训练,也没有从事记账工作的必要。但在另一些情况下,职能的区别是很难区分的。从事现金收支、借入和偿还贷款、扩大赊账、收取应收账款等资产管理方面的职能,对于掌管会计职能的人来说,并不是完全分隔得开的。所以只要有可能,应把这些不相容的职务进行分隔。在组织业务活动时,要使每项经济业务至少有两个人或两个部门参与,这样就能用一个人的工作去证实另一个人工作的准确性。
3.正确性检验。内部会计控制制度应采用一切有效的程序来保证制度的正确实施,并保证所提供的财务会计报告的真实、完整性。常用的方法有:账户控制、复式记账控制、分批控制、定额备用制。三、建立健全企业内部控制的思路
内部控制是一套完整的体系,是一项与实践联系相当紧密的管理手段。因此,在建立健全内部控制时,既不能闭门造车,也不能生搬硬套,应从分析自身的控制环境开始,真正建立一套符合企业发展实际的内部控制制度。
1.企业应成立建立健全内控制度工作的领导小组,以便做好组织领导和协调工作。由企业负责人担任组长,副总经理和总会计师担任副组长。组员由财会、审计、物资、计划、劳资、人事、营销、生产、基建、董事会及总经理办公室等部门负责人担任。办公室设在财会部门。将任务按项目合理分工,如:财会部门负责货币资金、对外投资、筹资、付款、成本费用、经济担保等;计划和基建部门负责工程项目;营销部门会同有关部门负责产品及劳务定价等。对于需各部门共同参与的具体项目,应本着涉及谁、谁就协助财会部门提出具体方案的原则,做好相应的工作。
2.建立内控制度和建立企业内部财务管理制度结合起来进行。《企业会计制度》实行之后,国家不再制订相应的行业财务制度,现行的行业财务制度已不能满足企业财务管理的需要。企业须根据自己的实际,制订内部财务管理制度。建立内控制度,要结合本单位的实际。要对原有相关制度进行对照清理。已有的制度,符合要求但尚不完善的,应补充完善;不符合要求的,加以废止。经常发生的有关事项,即使制度中没有列明,也应加以补充。
3.发挥整体优势,调动上下各方面的积极性。在较大的企业或企业集团内,拥有较多的子公司或分公司,其所发生的不少经济业务,具有很大的共性。从上至下,如果各层次都分别制订一套内控制度,既无必要成本又高。因此,发挥大企业、大集团的整体优势,不仅可以降低工作成本,而且可以提高工作质量。可从内部不同层次的会计岗位上抽调一部分业务骨干,成立制度起草小组。在建立好制度主题框架的基础上,根据小组成员各自所在层次的专业优势,合理分工。实施办法制订后,分别经总经理办公会、董事会通过后,下发实行。各下属单位,可以此为据,结合本单位实际做补充规定或制订实施细则。有关授权事宜,应根据企业管理的有关规定或公司章程进行。
4.加强内部审计。建立完善的内部审计制度是实现内部控制目标,建立符合现代管理要求的内部组织机构的重要途径。堵塞漏洞,消除隐患,防止并及时发现和纠正各种欺诈舞弊行为,保护组织财产完整,是内部控制所要达到的基本目标。同时,这也是内部审计机构的基本职责。通过对组织经济业务活动的内部审计,防微杜渐,及时发现管理中存在的漏洞和违法、违章的苗头,是内部审计人员在日常内部审计工作中的重点。规范组织会计行为,保证会计资料真实完整,提高会计信息质量,确保国家有关法律、法规和内部规章制度的贯彻执行,是内部控制的又一基本目标。内部审计在保证内部控制达到这一目标上更是大有可为。内部财务审计是内审的基本内容之一,内部审计是对企业会计资料真实完整的再监督。
5.加强法律法规等强制性准则和规范。1997年美国通过《反国外贿赂法》,其中有关会计及内部控制的条款,规定每个企业应建立内控制度以防止发生贿赂行为,如果达不到美国审计准则委员会提出的内控目标,可被罚款1万美元,建立和强化内部控制成为企业的一种法律责任。而我国《审计法》、《独立审计准则》等虽有论及,但都从审计角度出发的,对企业而言并未形成内控整体框架;《会计法》也没有对企业内部控制提出具体可行的规定。因此,应尽快加强有关企业内部控制方面的法制建设,以及内部审计和独立审计等相关方面的行业准则的制定,为提高企业内控提供外部监督和指导。
6.建立健全内控框架。企业要有一个健全有效的内控框架,从控制环境入手,建立符合现代企业制度的组织结构,加强董事会的职能及其独立性;提高管理者素质,凭借经济市场的竞争,由市场决定而不是由行政指定管理层;鼓励塑造企业文化,加强管理者和员工激励,明晰权责。
7.加强风险评估。企业应在经营过程中加强风险评估和风险管理,随着经济的发展,经济环境的变化,企业的经营风险逐步增大并更具有不确定性,如资产风险、信息系统风险、兼并重组风险等,要加强董事会各专业委员会的作用,及早进行风险评价,确定风险领域,防患于未然。
8.贯彻相互牵制原则和协调配合原则。牵制原则即一项完整的经济业务活动,必须经过具有互相制约关系的两个或两个以上的控制环节方能完成,在横向关系上,至少由彼此独立的两个部门或人员办理以使该部门或人员的工作受另一个部门或人员的监督。在纵的关系上,至少经过互不隶属的两个或两个以上的岗位或环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。另外各部门或人员必须相互配合,各岗位和环节都应协调同步,协调配合原则是相互牵制原则的深化和补充。贯彻这一原则,尤其要避免只管牵制错弊而不顾办事效率的机械做法,而必须做到既相互牵制又相互协调,从而在保证质量,提高效率的前提下完成经营任务。
9.建立内控信息的披露机制。企业尤其是上市公司一般只对外披露财务会计信息,人们关心的也是每股收益等数字。对于企业内部控制,人们常常疏忽。而独立审计人员则体会到信息的真实可靠,来源于企业内部控制,内部控制越好,其信息就越可靠,审计实质性测试就可相应减少;注册会计师在审计中虽然会对企业内控进行评审,但一般注重内部会计控制,并且由于审计的时间范围和技术的局限性,企业内控情况并不能充分了解和揭示;为了提高企业内控意识、提高其信息质量,企业有必要在进行内部控制自我评估后,向社会公开披露其内控信息。