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A公司是一家从事第三方支付增值服务的互联网企业,创建不到三年,但员工已经超过200人。公司初创时,由于人员较少,加之大多数是创意型人才,公司实行弹性工作制,上班无需打卡。后来由于公司扩张,员工数量大增,于是问题出现了:创意型的老员工们要在不受束缚的环境下才能干好工作,公司对他们继续实行弹性工作制;但新进员工,比如客服人员等,其工作性质朝九晚五,因此公司要求他们打卡考勤,保证上下班不迟到早退。但是,员工之间难免互相影响,新员工在老员工的“示范”下也有样学样,要么迟到,要么早退,致使考勤制度形同虚设。虽然人力资源部门曾以罚款等方式收紧对新员工的掌控,但收效甚微。于是,考勤制度要“弹性”还是要“硬度”成了令A公司管理者挠头的问题。
从互联网到移动互联网,再到物联网,从云计算到大数据,互联网给企业人力资源管理带来的最大改变就是思维模式的转变。正如阿里巴巴副总裁曾鸣所说,在创意革命的时代,创意者最主要的驱动力是创造带来的成就感和社会价值,自激励是他们的特征。他们最需要的不是激励和管理,而是赋能。何谓赋能?通俗点讲,就是为员工提供能更高效创造价值的环境和工具。无独有偶,Google执行董事长埃里克・施密特也认为,对于有技术知识、业务特长和创造力的“Smart Creatives(聪明的创意者)”来说,企业只需要营造氛围,不需要“严管”,传统的管理理念不适用于这群人,甚至适得其反。俞敏洪对新东方老师“上班不需要打卡”这一管理方式非常自信,“因为老师授课质量的好坏直接由学生打分评判,学生打分的标准不是以老师上课的时长来计算。所以,即使老师每天准时上班八小时,但当他一走进教室,学生‘哗啦’一下全跑光了,这样的老师,上班再准时又有什么用?”
企业设立各项制度是为生存和发展服务,如果过度沉迷于建章立制,只会束缚住创意精英们的手脚,拖慢企业前进的步伐。聚美优品高级副总裁刘惠璞说出了许多员工的心声:对于创意型和不以工作时长计薪酬的员工来说,朝九晚五实在没有必要。因此,在当前的产业环境下,人力资源管理者应该彻底地转换思路,这样才能避免顶层设计带来的创新瓶颈。
“弹”出工作积极性
在为员工“赋能”方面,互联网企业一直走在前列,其最明显的表现之一就是实行弹性考勤管理。不少互联网企业在招聘时将“弹性上下班”一项突出显示。事实上,这个“大写”的工作制度也确实为互联网企业吸引了大批人才。案例中提到的A公司,在尝试
罚款无效之后,拟在全公司实行弹性考勤制度,只不过,这一制度由原先的默认状态变为明文规定,明确写进《员工手册》,而且在细节上更加具体规范。譬如,《员工手册》中明确规定:
公司标准上班时间为9:00,但考虑到21世纪新新人类的作息习惯,允许员工在9:30之前上班,只需自觉推迟下班时间,补足8小时即可;
员工下班时间晚于19:30的,次日可推迟30分钟上班且无需延迟下班;
员工周末加班达到4小时的,周一上午可推迟30分钟上班且无需延迟下班;
员工完成当日工作任务且经部门主管审批的,可最多提前1小时下班且无需另行补班。
看上去简简单单的几条规定,却是管理者在企业发展过程中不断试错得来。说起来,弹性考勤制度也是互联网思维的产物。
弹性考勤制度要围绕内部用户的需求而定。
2015年3月,一项名为“睡觉时间”的调查显示,超五成受访者在23点前睡觉,近三成受访者在23点至24点间入睡,而16.8%的“夜猫子”入睡时已晚于凌晨1时。这就产生了员工的第一个需求:睡眠不足,想晚点起床。
2015年,百度“我的上班路”互动活动数据出炉。在这份参与者超过300万、覆盖全国300余座城市的调查数据中,北京上班族的上班路平均距离19.20公里、平均单程用时52分钟,位居全国首位;上海则以平均距离18.82公里、平均用时51分钟位列次席。这就产生了员工对考勤制度的第二个需求:上班路远时长,来回奔波导致疲惫焦虑。
从企业角度来看,互联网企业的业务开展通常需要创意和思路,员工的业绩与工作时长没有太大关系――一个写100行代码解决一个开发需求的程序员,与一个写3行代码就解决一个开发需求的程序员,其价值和贡献与出勤时长无关。企业需要的是员工能有效地解决问题,而非在办公室里熬足8小时。
综合来看,弹性考勤制度不仅可以让员工免受早晚高峰挤车之苦,也向员工释放了一个积极的信号:在创意型企业里,个人的价值在于工作的质量而非工作时长。
借助第三方力量,促成互联网化的考勤方式。
从事考勤统计核算的HR可能会对A公司的弹性考勤产生疑问:不同的上下班时间虽然方便了员工,却给人力资源部门增加了大量的数据处理工作。举例来说,员工甲今天9:25上班,HR就要核实其前一天是否超过19:30下班,下班时间是否延迟了25分钟。如果恰逢周一,还要考虑其周末是否存在4个小时的加班。仅仅一名员工的考勤数据对比就要翻阅好几条考勤记录,对于一个200多人的企业来说,这确实是不小的工作量。但笔者深信,在移动互联网时代,类似这样的“痛点”一定能找到相应的解决方案。
现今,许多支持移动端考勤的APP或企业内部系统已经通过智能定位、移动签到、智能分析等技术,解决了数据搜集、审核等难题。不久前,西安某公司就开始实行微信打卡,只要员工打开手机定位功能,就可以在微信上签到。员工在自己的手机上签到,人力资源部门按时在后台导出数据,甚至不需要导出数据,即可完成考勤数据的汇总分析工作。对于员工来说,不用再挤着去打指纹机,出外勤的员工也不用为了打卡专程往单位跑一趟。对于HR来说,不必再浪费大量的时间和精力去反复统计和核对每位员工的考勤数据、检查考勤异常,只要从现成的数据中分析出有利于企业人力资源管理的信息,为进一步完善考勤方案提供客观的建议。可见,充分借助第三方力量,使用现成、开放的共享资源是个一举两得的好办法。
以结果为导向,让考勤制度超越考勤本身。
如果说互联网企业看重的是员工的实际产出而非忙碌程度,那么,互联网时代的人力资源考勤制度也需要超越考勤本身,去实现更为重要的任务。比如提高员工积极性、改善雇佣双方关系、培养员工自我管理能力等。否则,考勤工作除了为薪酬提供基础数据外,将逐渐失去价值和现实意义。
A公司的弹性考勤制度是基于“员工具备一定的自我管理能力”的假设。只要员工不违背“8小时工作”的基本原则,不因为迟到早退而耽误工作进度,弹性考勤制度恰好可以让员工感受到公司的信任。适度放权换来的是员工更大的责任心和奉献精神,员工也可以在有限的时间内相对自由地决定作息。可以说,弹性考勤制度兼具了互联网时代的结果导向特征。
没有百分百完美的制度
任何事物都具有两面性,弹性考勤制度有其优势,但也不可避免地存在一些瑕疵,需要HR密切关注。
考勤作弊问题。为了不被记为迟到,刻意延迟下班时间;为了第二天睡懒觉,前一天刻意延迟下班;在公司做私事到很晚,却享受了第二天的弹性考勤权利……我们不能排除少数员工利用弹性考勤制度为自己制造便利。因此,HR不能盲目迷信数据,还要加强与各部门的沟通,随时关注员工的心态变化。如果大部分人产生了投机取巧的心理,人力资源部门就要适时收紧政策,加大监管;如果只是极少数人偶尔为之,则可通过培训教育等方式及时纠正,无需怀疑制度本身的可行性。
造成管理矛盾。实行弹性考勤制度后,员工可能无法同时到岗,导致上班时段在岗人员稀稀落落,工作节奏感不强。有时候,还未到下班时间员工便提前离岗,致使对突发任务应对不力。这些“小状况”频繁出现,会使业务主管感到管理受阻,或者在进行资源统筹和人员分配时力不从心。久而久之,会使管理层对弹性考勤制度产生反感。为了解决这一矛盾,HR责无旁贷,除了多与部门主管沟通,明确业务繁忙和空闲的时间段,还要适当地给弹性考勤频繁的员工一定的提醒。
一、人事工作
1.招聘、入职、建档
招聘在“精”:现在每个公司都在招聘,选择合适的员工可以为公司减少成本、在了解员工的工作经验后,如适合公司工作岗位,那就要想办法让他来公司面试。员工招聘过程在同等条件下重点考虑员工的态度和能力,学历、经验其次(专业、技术性岗位除外),尽量招到稳定性的人才。
入职在“细”:员工入职要求必须填写全面、完整的人事资料,提供必备的证明,如身份证、毕业证、学位证、技能证、相片,同时注重细节、效率和行政后勤工作的配合,让员工从入职的那一刻感觉到家的温暖,培养新进员工对公司的认同感。规定员工何时到岗必须进行核实,避免人事和工作部门的脱节,杜绝员工到厂不到岗的现象发生。
建档在“全”:建立员工档案时要全面,应该登记的人事资料必须全部登记,定期进行核实,保证员工档案的真实性。
2.培训
入职培训:工作要及时、注重细节、灌输企业文化和企业优越性,同时要培养员工的积极态度,在岗培训需要记录在档(新进普工)
在职培训:注重技能和实用性,培训员工所需要的知识和技能
安全培训:注重实用性、效率性,记录培训档案和进行培训跟踪
管理培训:部门主管,组长、管理培训,提高管理水平
3.考勤
(1)不定期进行考勤抽查,促进员工提高工作积极性,了解各部门到岗情况,对人事资料进行及时更新。
(2)进一步规范考勤和打卡制度,相关制度进行修改,提高考勤制度的可执行性和满意度,力争做到“无人为原因漏打卡”,考勤执行的过程中对事不对人,严格按照考勤制度照章行事。
(3)通过培训、开会等形式强化考勤制度的推行,要求各部门从自身做好考勤打卡规定,如外出、请假、呆料、转班、按程序向人事部备档。
4.薪酬
(1)规范加班申报制度,严格按照考勤制度加班,做到考勤数据和加班申请记录一致,出现差误由相关负责人自行承担责任,并按员工守则考勤制度处理。
(2)定期通知要求各部门将本部门人员名单、调薪、奖罚、绩效奖金等资料及时跟人事行政部进行沟通,确保财务部核算薪资准确度。
(3)及时收集、迟到、早退、旷工,请假等资料,确保工资核算准确。
5.社保、工伤
社会保险的购买和退保保证及时、有效。健全工伤保险制度和流程,做到工伤事故处理及时,保证公司和员工利益。
6.人事资料
(1)完善人事资料,做到人在资料在,资料完整、准确,出现人事异动、离职及时进行资料更改。
(2)电子档案和文本档案配套规范,将员工的有效证件、晋升、奖惩、异动情况及时准确的记录在文本档案上,定期进行检查和归类。
7.积极推动文化建设,拉近公司同员工之间的距离
(1)开展各种活动,如拔河比赛、象棋比赛,举行部门间的拔河比赛,由部门领导带头,增强团队的凝聚力和合作意识;举行象棋大赛成本低(可设少量奖金奖励)、可执行性强,发挥员工的特长,增强员工的自信心和优越感;
(2)让员工积极参与公司各项制度的建设中来,提高制度的可执行性和员工的参与度,拉近公司同员工之间的距离。
二、行政工作
1.宿舍
(1)完善生活配套设施,定期检查卫生,推行卫生奖罚结合,促进员工提高卫生意识;
(2)多进行员工生活满意度调查,了解员工居住条件和心态;
(3)定期检查寝室生活设施,预防火灾到等事故发生;
(4)后勤水电工作做到及时、高效,保证员工生活;
2.食堂
(1)定期进行员工满意度调查,督促食堂提高伙食质量;
(2)制定切实有效的食堂改革方案,改善员工伙食;
3.保安
(1)保安工作对全厂财产、安全起重要作用,须完善奖罚制度,对于立功保安进行奖励,工作不积极、的保安予以处罚或辞退。
(2)规范出入厂制度,公司员工休息时间出入厂须带厂牌、带物品出厂须写放行条和检查,非 公司员工进厂必须登记。
4.晨会制度
晨会可以很好的传达公司的制度和信息,必须充分利用晨会及时传达公司各项制度、信息、奖罚、人员异动情况,宣传企业文化。
(1)每月开一次全厂员工大会,参加部门可根据公司情况而定。
近期工作重点:
一、人员招聘
根据各部门人员需求人数和要求,制定招聘方案,尽快补充人员。
二、、安全方面
1.防火
排除火灾隐患,对公司进行消防大检查,发现存在的隐患必须及时处理,特殊区域的管理如吸香烟区、化工区等,不定时的检查。
2.防盗
为保证公司财产安全,保安组要加大工作力度,加强防盗措施。晚上保安不定时巡逻,及时了解公司异常情况。
三、纪律:制定相关纪律规定,严格按照制度执行,对事不对人
上班必须佩戴工作证、穿工作服,出入须出示厂牌。严格按公司员工守则执行厂纪厂规,办公室人员要起好带头重用。
四、定期5s检查、
1.5s定期检查并进行奖罚结合,罚款作为员工活动基金。相关奖罚按5s管理制度。
2.办公室管理人员可以再次进行5s培训,提高5s认识。
用人单位无考勤制度
在企业用工实践中,用人单位对劳动者进行管理约束最基本的手段,就是要求员工按时上下班,这也是企业对员工实施有效管理的重要前提。因此,大多数用人单位都有相对系统的考勤管理制度,以便对员工出勤状况实行有效的监督和管理。
但另一方面,用人单位不实施考勤的现象也不少见:有些是因为公司规模较小、刚成立等原因,导致企业考勤管理处于空白期;也有些规模较大、管理比较规范的企业,对司机、外勤销售人员、24小时轮值班人员等部分特殊岗位缺乏认识,以为这类岗位无法考勤或者没有必要,而不实施考勤管理,这些都直接或间接地为用工风险埋下隐患。
在劳动争议案件中,涉及出勤时间的争议非常多见,如加班费争议、旷工争议、拖欠劳动报酬等争议,都直接或间接地与出勤时间的确认有关。如果企业未实施考勤,将无法提供有效的考勤记录,而考勤制度是企业的一项基础管理工作,用人单位对其员工在本单位的出勤情况应负有举证责任。若无法提供考勤记录,则仲裁机构或法院将可能采信员工的主张。届时是否加班、加班时间长短、是否旷工等均由不得用人单位做主,显然,这是任何用人单位都不愿意看到的局面。
多重考勤方式并存
当前科技迅猛发展,考勤方式也日新月异,从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤,从指纹打卡考勤到人脸识别考勤,不一而足。虽然企业大都执行单一的考勤方式,但多重考勤方式并存的企业也不占少数。个别用人单位为了减少电子考勤的差错(如漏打卡、设备损害、设备误差等),还另外增加了手工考勤方式,而这两种考勤方式在记录结果上很可能存在较大差异。
在许多加班工资争议案件中,用人单位主张将手工考勤作为认定工作时间的依据,而劳动者则主张以电子考勤为准。管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性,用人单位应当承担主要责任。很多用人单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定,这也导致在实际的争议处理中,仲裁员或法官会从有利于劳动者角度考虑。
考勤规定不明确
企业的考勤制度往往涉及工时制度、工作时间安排、加班的申请程序等,如果这些内容不够明确或与劳动合同存在冲突,同样会为劳动争议埋下隐患。
问题之一,是企业考勤规定没有规定工作时间的统计及确认方法,由于工作时间直接涉及薪资结算,往往直接影响到劳动者权益,故用人单位应当加以明确。如门禁记录是否作为统计工作时间的依据、员工的考勤记录是否须经相关部门核对校准。如果规定明确的话,将大大减少争议发生的可能性。
问题之二,是企业考勤规定往往忽视对休息时间的安排。有些单位规定每天工作9小时,并未规定中间有1小时休息时间。但员工可能以为存在1小时加班时间而申请仲裁,尽管员工并不一定胜诉,但仲裁本身也消耗了企业的管理成本。特别是对制造业企业而言,对于“工间休息时间”更应有明确的规定。
问题之三,是企业考勤规定忽视对加班的认定标准。加班是否须经审批?员工超时工作究竟是个人行为,还是公司行为?这方面问题往往是劳动争议中非
常常见的争论焦点。用人单位明确加班须经审批的程序,可以避免员工因个人原因超时工作却可以索要加班费的情况。
缺勤记录未注明事由
在企业日常考勤管理当中,员工因病假、事假等而缺勤是常有的事,但若对有关缺勤缺乏明确的标准,则员工是否属于旷工、是否属于休假、休了什么假等,都将成为疑问。
《职工带薪年休假条例》规定,职工连续工作1年以上,用人单位应当安排职工休假。如未休假,则用人单位应当支付未休年假的三倍工资。在年假争议的案件类型中,由于用人单位在休假安排上居主导地位,故对是否已休假、休了多少天假,均应由用人单位举证。若缺乏相应的缺勤记录,用人单位将处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资,如没有其他证据,则用人单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中,有些用人单位的考勤记录只记载了调休的日期,而未注明是哪一时间段的加班调休,在具体争议中,用人单位或称2010年的加班已在2010年安排调休,而劳动者则主张2010年的调休日期是针对2009年的加班。对这些问题若用人单位不能给予合理解释,都有可能要承担不利后果。
所以,缺勤记录应明确事由,必须做到对出勤状态的精确掌控。
考勤记录无签名核对
考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式,而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是,没有员工签字确认的考勤记录是否具有证明效力。
考勤记录关乎员工的工资休假等权益,对其真实性的判断至关重要。而用人单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工签字确认等,都是判断考勤记录真实与否的重要标准。
通常,人工考勤记录往往有部门主管签字,这些证据也往往形成于当时,事后补救可以通过特殊手段(司法鉴定等)加以验证,若无员工签字必然导致该证据无效。而电子考勤记录则不然,其具有物质依赖性和易更改性,企业出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件,从证据形式上看,其属于非原始证据,而该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。
因此,在司法实践中,用人单位需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性,如制作考勤记录导出过程的视频,以证明该证据的形成过程是真实的,如提供工资发放情况与考勤记录核对。若不能提供其他证据加以佐证,或者其他证据存在自相矛盾之处,则用人单位将面临诉讼风险。从控制风险角度来看,电子考勤记录定期交由员工签字,是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。
考勤记录疏于保管
在劳动争议案件中,与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效限制的背后,却要求用人单位务必要保管相关的管理文件,考勤记录便是其中之一。
举例来说,员工主张离职前5年的加班费,那么对争议发生前2年的考勤记录,用人单位负有举证义务。若劳动者能举证证明用人单位掌握管理考勤记录,则用人单位应当提供该劳动者2年内的考勤记录,不能提供的将承担不利后果。有些用人单位以为离职员工已经不是公司的人了,所以对其过往的资料疏于保管,或销毁或遗弃,一旦涉诉,则往往面临举证不足的问题。那么,考勤记录应该保存多久呢?
对于主动离职、合同期满终止、与单位协商解除的离职员工,笔者建议最低保管期限为1年(自员工离职之日起计算),因该类员工发生劳动争议的概率较小。而对于单位单方辞退、被动离职的职工,笔者建议保管期限为2年。以上均需要保存该员工在职期间的所有考勤资料。
考勤规定与实际处理不一致
企业员工关系管理应当做到“有法必依、执法必严”,否则所有的制度规定都将形同虚设,更不利于建立管理威信,更重要的是,还会制造各种诉讼风险,而企业的考勤管理规定与实际执行情况便是其中之一。
如,大多数企业对旷工行为都做出了相应的惩处规定,或扣减工资或给予书面警告等,有些单位一方面认定员工旷工,另一方面却正常发放工资,这就导致企业对该缺勤记录判断和实际处理发生偏差。如果
员工主张休假且领导口头同意,则势必“旷工”难以认定。
又如,有些公司规定,员工请假须书面申请并经人力资源部批准,超过10天假期应当经总经理书面批准。但这些规定在实际操作中却变成“请假口头化,审批口头化”,有些部门主管甚至代行人力资源部职权,直接批准员工请假。久而久之,请假手续和相关统计极为混乱,甚至造成薪资计算的差错,为劳动争议埋下伏笔。
以上,足以说明用人单位在员工管理上必须做到“言行一致”、“权责统一”,否则,既不利于管理,也不利于风险控制。
未及时申报、续延特殊工时制
企业由于部分员工工作岗位的特殊性(如外勤人员、司机、高级管理人员等)而执行不定时工时制和综合工时制,既是控制成本的需要,也便于管理统计。但部分用人单位却对特殊工时制存在误解。
第一,认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据现行政策,实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。未经批准,即使双方有约定也不得执行特殊工时制,而只能按照标准工时制统计加班。
第二,认为只要劳动行政部门批准,就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定,经批准的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。不是所有的岗位都能执行特殊工时制度,也不是申请特殊工时制获得批准后便可一劳永逸。
第三,认为执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓,但员工不知情容易埋下劳动争议隐患,更为重要的是,究竟哪些岗位属于审批范围,需要企业事先规定或及时与员工沟通确认,以减少争议发生的可能性。
出勤违纪处理不当
员工涉及出勤违纪的情况,主要包括旷工、代打卡、迟到早退、缺失考勤记录(忘打卡)等情形。
对于“旷工”行为,很多企业认为只要离开工作岗位未报告即属于旷工,这种理解是错误的。员工缺勤可能有诸多原因,最典型的是因病休息却没有及时提交病假单。如果事后证明员工却因病休息,而用人单位以旷工解除,用人单位就存在极大的诉讼风险。在司法实践中,用人单位负有核查员工缺勤原因的义务,并尽到合理的告知义务。用人单位应当首先核查员工为何不出勤,告知员工恢复上班或履行请假手续,在尽到合理的提示义务而员工未能做出反应的情况下,用人单位方可依据规章制度做出处理。
对“代打卡”的行为,很多企业直接规定属于严重违纪行为,一旦在监控资料中员工手拿多张考勤卡,或发现两名员工多次同一时间刷卡,即认为员工存在代打卡行为。考虑到“代打卡”行为需要用人单位举证,而监控录像又往往模糊不清,特别是小物件的考勤卡更是难以辨认,有些监控录像记录时间与标准时间存在误差,这些都会影响该类证据的效力,从而使得用人单位面临举证不足的风险。笔者建议,对该类违纪行为,应当向员工展示有关证据,要求员工给予合理解释、加以辨认,以确认其真伪。若有可能,还应取得员工的签字确认或对有关谈话作录音,以确保对违纪行为证据的完整性。
2019年在公司高层的正确领导下,各位同事的密切配合下,我们完成了办公室行政工作。对工作、学习,办公室同事们都在慢慢成长和完善,从每件小事做起,尽我们所能,行使着职能,发挥着作用,为集团的正常工作及各个项目顺利推进提供着保障和支持,同时配合各部门,各下属企业工作,较好的起到一个中间纽带的作用。
在办公室中,主要分为两大块:其一主要是负责公司内部事务,如:收发文、文件运转及督办、车辆、考勤管理及集团领导交办临时事项等;其二主要是协助各部门办理对外的事务和接待工作,如:营业执照年检、与政府及相关业务单位业务往来等事,现将2019年度工作总结汇报如下:
一、承办领导层的集体决策和领导个人交办的事项,承办同级各职能部门有关事项。
作为集团综合办事机构的办公室,对领导层的集体决策和领导个人交办事项负有直接承办的责任。此外,办公室会协助办理领导交由其他部门办理的事项。对于一些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便也不宜承办的事项,办公室也将具体承担、落实。
对于一个集团办公室来说,与各下属企业办公室之间通过加强联系,既“各自为阵”,又“协同作战”,充分发挥集团办公机构的系统作用和整体效能,这是过往总结、创造出来的成功经验。而我们办公室,是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门,在此环节中即充当了纽带的作用,将各个部门联合起来,团队协作,从而更好地发挥效力,为各级领导服务,使公司正常顺畅的运作。
二、为集团高层决策提供信息支持
办公室接触面大,信息较为灵通,对外联系广泛,客观上讲,办公室即为领导提供即时信息的窗口。为正确履行该职责,我们紧紧围绕公司的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题,积极主动地组织和参与各种调查研究,做好信息的收集、筛选、传递工作,把调查中获得的大量第一手资料,进行综合分析,从而提出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素,及时向领导反馈,以协助领导,保证各项工作目标和任务的圆满完成。
三、日常管理工作
集团办公室是一个与其他部门、下属企业联系最多的部门,在各部门、各下属企业与集团领导之间担当着桥梁的角色,拟定综合性文件、报告;认真做好公司各类文件的收、发、登记、分发文件和督办工作,以及对文件资料的调档、整理、存档工作。
协助行政副总,完善公司制度,拟定大量的规章制度,包括《车辆管理制度》、《考勤制度》等,使公司在各方面做到规范化、制度化。特别是考勤制度,这项制度是所有公司制度的基础,没有好的考勤制度,公司就没有正常的工作秩序。
对在公司召开的会议,事前做好准备工作,保证会议按时召开。会议期间认真做好记录,会后跟踪完成情况,保证会议的时效性。
对于公司的接待工作,办公室始终秉承着职业化的原则,用最规范的方式,最职业的举止完成接待工作,以保证公司最好的形象。
完成公司的证照办理工作,及时统计办理相关年检工作等,为公司正常运营提供保障。
严肃了文件督办工作,自4月份以来办公室以提高办结率、答复率为目标,制定了相应的文件督办制度,根据该制度做到了及时反馈情况,采取多种形式,提高督办质量,做到了文件有着落,事事有回音。
【关键词】考勤系统 无线传输 考勤终端
一、研究无线考勤系统的背景
目前企业的人事考勤制度依旧是传统的考勤管理方式,企业面临着许多问题例如:(1)考勤系统依赖于机构自行管理,企业很难对各部门或机构实现统一管理,所以,分支机构上报的考勤结果就有可能存在信息失真和虚假的问题。(2)传统考勤系统没有实时性,对于企业而言,打造一支纪律严明的团队,实时性管理的需求是非常迫切的。(3)传统的考勤方式费时费力,一些地方的考勤仍用笔记录,这样会对人事管理者增加不必要的负担,会增加企业的运营成本。所以,研究新的的考勤系统是非常有必要的。
二、无线考勤系统的优势
“移动考勤”通过放置在各分支机构的无线考勤终端采集员工的生物信息,借助无线通讯网络将考勤信息发送到统一的考勤管理平台,各级管理者能够根据权限通过手机短信或计算机上网等方式实时管理和查询考勤情况,既节省了人力物力,又保证了高效的实时管理,这一系列以零建设投入和低廉的使用成本,一次性解决了全部分支机构的统一考勤管理,保障了业务人员的业务水平和服务质量。与时俱进的人力资源信息化管理,是支撑全球化经济变革时代企业发展的重要手段;通过先进的信息化管理方式,可以将“人管人”变成“信息管人”,从而避免了因人际因素造成的管理障碍。
三、无线考勤系统的技术研究
所研究的系统由:指纹考勤终端;中央系统数据汇总;数据无线传输三部分组成。其中指纹考勤终端由指纹识别模块、实时时钟模块、语音模块、矩阵键盘模块、LCD显示屏、大容量存储器构成。中央系统数据汇总由微控制器模块组成。数据无线传输部分由无线传输模块组成。
(一)指纹考勤终端。
考勤终端将采集到的指纹数据与存储器中数据进行实时比对处理,若比对成功,则将相应被考勤人员的信息,通过无线发射器和无线接收器发送给系统服务器,再由服务器将数据汇总作为考勤信息录入数据库。
考勤终端有两种模式管理员模式,员工模式。管理员模式:管理员通过矩阵键盘输入密码,进入管理员模式,可以进行新指纹的采集和其他指纹的删除等操作,处理后的指纹数据将被保存在指纹数据库中,系统将为录入的新指纹生成一个ID号。员工模式:系统将采集到的指纹与数据库中保存的指纹进行比对,语音模块将比对情况进行相应的语音提示。例如:“您的指纹信息有误或您的指纹信息输入正确”。
(二)数据无线传输。
我们将拟用无线数据传输模块PTR2000+,通过无线传输的方式把考勤人员的姓名、部门与登录时间传入PC机进行记录。若信息错误,将从PC机发出命令,考勤模块将按命令再次发送相关信息。此模块也是该系统中的难点。
通信协议设计:用户考勤成功,通过控制程序CPU对指纹考勤信息进行打包处理,组合成以[机器ID号][用户ID号][考勤日期、时间][进出状态]为简单的指纹考勤信息包,然后通过无线数据传输模块PTR2000+发送出去,在管理PC端的PTR2000+进行考勤信息数据包的接收,虽然是简单的数据传输,但在通信时发射端和接收端之间还是很可能受到外界的干扰而使接收到的数据发生错误,因此需要设计一种协议来保证接收端能正确地接收到从发射端发来的数据,并确认所接收到的数据是否是实际数据。加大传输距离,实现区域范围内无线考勤数据传输,在开阔地时使用距离最远可达1000米,非空旷地区达200米左右。此模块最高传输速率可达20Kb/s,传输速率快,确保实时性。此模块体积小,约40mm×27mm×5mm,且收发合一,运作简单方便,移动性强。此模块工作频率为国际通用的433MHZ ISMl频段,FSK调制,工作电压为2.7-5.25V。当出现考勤人数剧增时,将把人员信息转存到储存卡中保存。当数据需要传输时,将分批调出数据进行传输
(三)中央系统数据汇总。
中央系统是由PC机的考勤信息管理软件控制。考勤信息管理软件负责完成对接收到的考勤数据进行处理(包括特殊情况),存储并对考勤数据进行分类管理,并可实现对考勤记录的查询、统计等功能,并且当接收信息错误时,可由中央系统发送命令,考勤终端将按命令再次发送相关信息。考勤信息的获取是通过PTR2000+接收到从无线考勤机上发送的考勤信息进而通过PC机的串口获得。增加数据正确率高。拟用Delphi和Access编写考勤软件。系统框图如下图所示:
四、无线考勤系统的功能
该系统最终完成实现的功能是在指纹采集终端实现数据采集和比对,然后将比对后的信息以无线方式传送给上位PC机,再有PC机集中分析处理所接受到的数据。在该系统中数据的交互采用是通过无线方式来传输。考勤终端将在区域范围内散落分布,与PC机距离可能近也可能远。同时在指纹采集终端可实现人为存储空间的扩展,对于规模、员工人数不同的企事业单位可以根据各自的需求做适当的扩展,满足各企事业单位的不同需要。
五、总结
所研究的无线考勤系统,从技术方面说,基于nRF401的PTR2000+无线传输模块具有微小型,低功耗,较长传输距离,高速率,较好的抗干扰的能力以及体积小等特点。另外,由于采用了低发射功率、高灵敏度设计且无需使用许可证。与传统无线比,具有远距离传输的特点。从实用功能方面说,考勤终端的可移动性强,方便了特殊场地的考勤需求。如:工地,教室等地的考勤;从利用率方面说,可远距离进行传输,数据传输方式得到升级,减少布线,节约成本;数据传输方式的升级,减少了人力的浪费;体积上缩小化,大大减少占地面积。
参考文献:
最新行政主管的试用期工作总结1首先非常感谢XXX能够给予我这样一个机会;让我能有幸加入汉基电器有限公司。担任行政人部经理工作,作为行政人事部的负责人,自己要清醒地认识到,行政人事部是是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽,面对复杂琐碎的大量事务性工作,自我强化工作意识,注意加快工作节奏,提高工作效率,冷静办理各项事务,力求周全、准确、适度,避免疏漏和差错。时间一晃而过,转眼间,我在公司即将度过三个月的时光。在公司领导的悉心关怀与指导下,在各部门主管的配合下,我经历了从对公司的初窥门径到顺利融入这个大家庭。
现将三个月来的工作总结如下:
一、人事工作
1、招聘、入职、建档
(1)在招聘方面,通过学习公司招聘制度与流程,我感觉到公司目前在招聘方面应该说较为完善,员工人员较为稳定,目前需要做的就是认真执行,脚踏实地去做。
当时招聘人员:计划专员、激光打字、模具师傅、模具学徒、还有厨电车间、电机车间、冲压车间、电子车间、SMT等部门都需要人员补充,按照计划时间,部分人员需求6月中旬就要报到上班,但6月初还没有确定几个,时间紧迫,离预定目标还相差很多。关键岗位的招聘,遇到了许多问题,进展缓慢。针对上述情况,我重新梳理了岗位需求,明确了招聘进展计划,并对招聘工作进行了合理分工,尤其对工作的细致性与效率进行了严格要求。经过在网上中山领航人才网、58同城、中山赶集网招聘信息,人员招聘取得不错的成效,及时补充了人员。
(2)入职在“细”:规范员工入职必须填写全面、完整的人事资料,提供必备的证明,如身份证、毕业证、学位证、技能证、相片,同时注重细节、效率和行政后勤工作的配合,让员工从入职的那一刻感觉到家的温暖,培养新进员工对公司的认同感。规定员工何时到岗必须进行核实,避免人事和工作部门的脱节,杜绝员工到厂不到岗的现象发生。
(3)建档在“全”:完善员工档案时要全面,应该登记的人事资料必须全部登记,定期进行核实,保证员工档案的真实性。
2、培训入职培训
工作要及时、注重细节、灌输企业文化和企业优越性,同时要培养员工的积极态度,在岗培训需要记录在档(新员工入厂须知)员工培训考核:针对培训知识进行书面考试,提高员工对公司的认识。
安全培训:注重实用性、效率性,讲解公司消防安全事项。
3、考勤
(1)不定期进行考勤抽查,促进员工提高工作积极性,了解各部门到岗情况,对人事资料进行及时更新。
(2)进一步规范考勤和打卡制度,相关制度进行修改,提高考勤制度的可执行性和满意度,力争做到“无人为原因漏打卡”,考勤执行的过程中对事不对人,严格按照考勤制度照章行事。
(3)要求各部门从自身做好考勤打卡规定,如外出、请假、转班、按程序向行政人事部备档。
4、薪酬
(1)规范加班申报制度,严格按照考勤制度加班,做到考勤数据和加班申请记录一致,出现差误由相关负责人自行承担责任,并按员工守则考勤制度处理。
(2)定期通知要求各部门将本部门人员名单、调薪、奖罚、绩效奖金等资料及时跟行政人事部进行沟通,确保核算薪资准确度。
(3)及时收集、迟到、早退、旷工,请假等资料,确保工资核算准确。
5、社保、工伤社会保险的购买和退保保证及时、有效。
完善工伤保险制度和流程,做到工伤事故处理及时,保证公司和员工利益。并对重要伤员及时沟通,协调理培工作。
修改公司消防制度,完善公司义务消防人员名单,并对全厂消防器材进行统计检查,对过期的消防器材进行维修更换,保证消防器材工作正常。
6、人事资料
(1)完善人事资料,做到人在资料在,资料完整、准确,出现人事异动、离职及时进行资料更改。
(2)规范电子档案和文本档案配套,将员工的有效证件、晋升、奖惩、异动情况及时准确的记录在文本档案上,定期进行检查和归类。
二、行政工作
1、宿舍
(1)完善生活配套设施,维修宿舍停车棚,对宿舍清洁工推行卫生奖罚结合,
(2)保安定期检查寝室生活设施,预防火灾到等事故发生;
(3)员工反映水电维修更换工作做到及时、高效,保证员工生活;
2、食堂
(1)针对员要提出饭菜质量不好,晚下班没有饭吃情况同承包饭堂冯小姐进行沟通,就反映情况要求饭堂立即改善,事后观察饭菜有所改善,但还有待进步搞高。
(2)对饭堂工作人员提出要求,在打菜时间,饭堂工作人员必须进穿工作服、带工作帽、口罩,三个月进行一次体检。
7、保安
(1)保安工作对全厂财产、安全起重要作用,完善保安队伍,配置了对讲机、电筒、保安服,对工作存在的老问题及时给予解决、对玩忽职守的保安给予辞退。
(2)规范出入厂制度,员工早上进入厂区必须出示厂牌、严禁带早餐、穿拖鞋、背心进厂,严禁物品出厂须严禁有物品放行条和车辆检查,非公司员工进厂必须登记。上班时间员工出厂要有请假条或放行条。(3)保安队长每天中午到饭堂维护员工打饭次序,每周检查一次公司消防安全器材、通道、每天中下午不定时巡逻各车间,检查是否有员工。
8、公共场所
(1)重新规划清洁工工作,对公共场所清洁卫生进行划分区域,推行清洁工上班打卡制度,严格按照相关合同时间做好清洁工作。
(2)规划了冲压车间、电子车间、办公室停车棚,有效的解决了员工车辆乱摆乱放问题。
(3)规划了公共区域跟办公室人员小车停车位,解决了车辆摆放乱七八糟现象。
9、5S检查
(1)现阶段公司5S工作只是还在做清洁工作,将进一步推行后续5S整理、整顿工作。
(2)每月5S检查工作中发现的问题及时跟相关部门主管沟通,帮助相关部门提高5S工作。近期工作重点:一、人员招聘根据公司定编总表,对各部门人员需求进行核对,因员工辞职需补充人员行政人事部要尽快补充。对部份关键岗位招聘要尽快落实,模具维修工、冲压车间统计员要尽快招聘到位。
三、安全方面
1、防火、安全
(1)排除火灾隐患,每月行政人事部进行消防大检查,发现存在的隐患必须及时处理,特殊区域的管理如、油库、电房等,不定时的检查。
(2)进行消防演习,培训义务消防人员使用消防器材。
(3)规范各部门吸烟区,做好防火工作。
2、防盗
为保证公司财产安全,保安要责任到人,加强防盗措施。晚班保安人员不定时巡逻,及时了解公司异常情况。
四、纪律
制定相关纪律规定,严格按照制度执行,对事不对人(1)严格按公司员工守则执行厂纪厂规,重新修订《行政人事管理条例》,完善行政人事工作流程,《人事管理制度》。员工培训体系等工作(2)公司问题较为严重,八月份将作为行政人事部工作重点,维护公司正常工作次序。
五、定期5S检查
1、5S定期检查并进行奖罚结合,罚款作为员工活动基金。相关奖罚按5S管理制度。
2、加强宿舍5S检查,一个月对宿舍进行杀害消毒,保证员工宿舍清洁卫生。
最新行政主管的试用期工作总结2白驹过隙,时光飞逝,短暂而充实的试用期就在这阳光明媚的初夏结束了。回想我刚来公司的场景,仿佛就在昨天。当时的我刚从大学毕业,面对新的工作、新的环境懵懂无知却满腔热血。然而在公司领导这几个月来无微不至的关怀和海纳百川的包容下,在同事们雷厉风行的工作态度和温暖活泼的公司氛围的带动影响下,再加上自己在工作中的不断摸索、学习,我顺利地完成了试用期工作任务并收获了很多书本上学不到的知识。
下面,我简要汇报下我试用期的工作情况。总的来说,我的试用期工作大致可分为行政工作和风控工作两部分。
一、行政工作
试用期前半段,我主要参与了公司的行政工作。我很荣幸地与同事们全程经历了公司从筹备到注册开业的全部过程。
在公司筹备期间,我曾仔细校对整理过开业申报材料;协助领导召开20xx年第一次股东会、第一届第一次董事会;配合公司开展了两次公司招聘;参与了两次南京培训;协助领导解决了公司装修的遗留问题;并积极参与了公司开业典礼的筹备工作。
公司开业后,我主要参与了办公用品购置、公司员工入职手续办理、公司行政制度初步建立以及召开20xx年第一次股东会、第一届第二次董事会的工作。
二、风控工作
我从行政岗调到风控岗也已一月有余。在这一个多月的时间里,按照公司规定,我已基本把开业时期遗留的合同档案资料归档整理好,公司合同档案库初具雏形。如今新的业务资料,也能做到及时归档整理。
业务方面,对于我来说完全是一个新的领域。郭经理也带我走访了一些企业,我从中获益匪浅。但我深感自己金融知识以及工作经验的匮乏,所以我也不断督促自己继续学习,希望能尽快胜任风险控制这个岗位。
一、加强部门管理,落实岗位责任
办公室是一个综合性部门,工作涉及面广,日常事务琐碎,且多数人员均有特定的专门岗位,办公地点极为分散,人员管理难度较大。针对这一情况,办公室采取三项措施狠抓了部门人员管理。一是制定了《办公室管理规定》,并印发至办公室全体工作人员手中,进一步明确了部门工作职能、岗位工作职责以及工作纪律和要求等,一定程度上促进了工作作风的好转。二是建立和落实了电话值班制度。以往由于没有明确电话值班人员,时常会出现来电无人接听的现象,在局内外造成了不好的影响。为彻底改变这一现象,除去2名司机和1名门卫以外,从周一至周五,其他人员均安排了值班,电话无人接听的现象有了彻底改观。三是强调部门内部的工作配合与协同,办公室的整体工作效能和服务水平有所提高。强调在做好本职工作的同时,必须围绕办公室部门工作的特殊性,搞好各项工作配合。如召开较大规模会议时,办公室全体人员全部参与到会议的筹备、会场的清扫和布置等工作中,切实提供高质量的后勤服务。
二、完善和落实管理制度,加强和改进机关作风
今年来,按照局领导的要求,针对我局机关的实际,先后完善和实施了上班考勤制度、周一、周五卫生考勤制度、会议签到制度以及每日办公楼卫生值班制度等。在落实、各项规章制度的过程中,基本上做到了以章为据、严格考勤、不循私情、一视同仁。尽管在管理中碰到了不少问题,产生了一些矛盾,但我们还是坚持原则,并以自身良好的行为示范,赢得了绝大多数部门与同志的理解与支持。通过狠抓各项制度的落实,局机关始终保持了良好的作风状态。
三、认真搞好后勤服务,切实做到保障有力
一年来,办公室切实把搞好后勤管理和服务工作做为部门的一项重要职能,全力保障机关事务和各部门工作的正常运转。一是做好办公用品的购置和发放,在尽量满足局机关正常办公需要的基础上,大力提倡勤俭节约,预计全年办公费用在12万元左右,对照年初确定的办公经费指标有3万多元的节余,局机关各部门和工作人员反映良好。二是认真做好车辆的调度、使用和管理,充分保障了局领导、安全、生产以及其他各部门公务用车。特别是司机的责任心和服务意识较强,无论是在休息日或节假日,只要工作需要,均能做到无条件出车,确保了各项工作的顺利开展和临时性任务的~完成,小车费用也在略有节余。三是全力做好各项会议和重要活动的筹划、准备、布置和落实。如:年内召开的全县煤炭安全工作会议、先进性教育活动各阶段的动员大会、“三八”妇女节知识竞赛活动、矿长法律法规学习培训班等会议和活动的会议资料、领导讲话材料的准备以及会场布置等,确保了各项会议和活动的顺利召开。
四、规范办文办会办事程序,不断提高工作质量和效率
从某种意义上说,办公室是领导的参谋与助手,工作繁杂、琐碎,但归根结底要落实到办文、办会、办事上来。一年来,办公室共起草、修改、上报、下发请示、报告、总结、情况汇报、通知、会议材料等各类文件、材料达660余件,仅先进性教育活动一项,各类材料就达220余件。在不断学习、摸索、总结、改进的基础上,基本上做到了格式规范,文句精炼,打印整洁,报送和下发及时。确保了各项工作规范、有序、顺利开展。
五、存在的问题与不足
一年来,办公室在局领导的深切关怀和大力支持下,尽己所能,做了一些份内工作,但对照部门职能要求以及领导的期望,还有较大的差距,谈不上骄人的成绩。回顾一年来的工作,感受颇多,工作中遇到到了一些问题,也看到了存在的不足。
1、办公室共有工作人员8人,但都有各自特定的工作岗位和本职工作,办公地点分散,管理难度较大。同时,真正从事秘书工作和机关事务协调、管理工作的人员却没有。所有文件、文稿的起草以及局机关日常事务的处理均由负责人一力承担,因而没有更多的精力去处理其他事务,难免会顾此失彼,造成有些该处理的事情未能及时处理,有些该办好的事情只求过得去。
2、在执行制度和日常管理中,由于有的领导一时不经意,以及个别部门负责人意识不强和少数工作人员服从意识差等原因,制度落实的难度较大,工作协调比较被动。
3、因为忙于日常事务,下基层了解各企业情况不多,对全系统的运行状况掌握不够,没有为领导的决策提供有参考价值的意见和建议,助手和参谋作用发挥不好。
二OO六年度工作的初步设想
二OO六年,办公室将按照“运转有序、协调有力、督办有效、服务到位”的标准,充分履行部门职能,发挥“助手”作用,严格落实各项规章制度,积极协调部门工作,切实加强内务管理,确保各项工作任务的~完成。
一、创收任务:全年完成5000元部门创收任务。
二、经费管理:
各项经费控制在26.7万元以内,其中:
3、水电费控制在1.5万元以内。
三、内务管理:
1、严格落实上、下班考勤和卫生考勤制度。由第一副主任***执行考勤。
2、严格请销假制度,建立请销假登记并实行请假累计记帐制度。由第一副主任***执行登记。
大厅管理办公室大厅管理科 ***
(2006年12月)
今年7月以来,大厅管理科在区委常委、区综合服务中心周鹏举主任的高度重视下,在祝军主任和李宇副主任的直接领导下,在服务中心三个服务局局长的大力支持和各位同事的共同努力下,管理与运行日趋规范,运行态势良好,发挥了应有的作用。现将今年工作基本情况汇报如下:
一、主要工作及运行成效
自今年7月4日沈北新区公共服务大厅运行以来,截止12月18日,服务大厅共运行了6个月零14天,收到锦旗2面、表扬信11封。接待辽中和法库行政审批大厅学习人员2次,接待各进厅单位领导20余人。
总结大厅管理科取得的成效,主要表现在四个方面:
第一是高效。围绕建设阳光政府、服务政府、高效政府的原则,大厅管理科制定了与大厅办事效率、服务态度等相配套的管理制度,审批时限和审批事项纳入《沈北新区公共服务大厅流动红旗评比细则》和日常监督考核之中,使大厅的工作效率、办事效率都有了很大提高,在办件的质和量上有了非常大的突破,极大地调动了各窗口人员的积极性。
第二是便民。在服务大厅放置投诉卡、服务卡、《沈北新区综合服务中心简介》、《沈北新区公共服务大厅办事指南》、《沈阳市商业银行智能理财手册》,设置建议、投诉箱、投诉受理牌,公布投诉电话,极大地方便了群众的办事。
第三是廉洁。服务大厅办理事项实行阳光作业、限时服务、考核监督等运行管理机制,从源头上杜绝了“暗箱操作”,保持了公务员的廉洁。运行以来,没有发生一起违规违纪案件,收集群众测评、建议卡891份,满意率达100%,服务大厅已经树立起了良好的形象,得到了人民群众和社会各界的高度赞扬。
第四是规范。制定并下发了《沈北新区公共服务大厅工作人员须知》、《沈北新区公共服务大厅考勤制度》、《沈北新区公共服务大厅流动红旗评比细则》等制度,对大厅工作人员的日常工作,考核、考勤制度,首问负责制度,请、销假制度,文明服务用语,大厅工作人员行为规范等做了明确规定。
二、主要工作措施
根据综合服务中心“软环境建设要有新突破及提高行政审批效率和服务质量”的要求,用创新的思路、创新的手段解决大厅建设和管理、运行中的问题,实现了建设方式、管理方法、运行机制的创新。
(一)坚持建设方式创新
为了完善服务大厅的职能,给地税局、国税局各安装了1条2兆的光缆,给工商局安装了专用宽带1条;购进了大厅急需的办公设备,通过研究设备的使用功能,进行大量市场调研并在积极协调地税局、国税局、工商局和网通公司的基础上,使最初85000元的报价单最后只花了16825元就达到了相同的标准和功能。
设置综合服务窗口并协调所需的各种办公设备,引进了印章中心和商业银行,极大地方便了办事群众;设置宣传板,制作宣传栏,定期宣传大厅的活动和考核评比情况,极大地激励、调动了进厅人员的积极性。
除工商窗口外,只给每个窗口配置一个矮铁皮卷柜,既节省了有限的办公空间又保证了大厅整体的和谐美观。在服务大厅的整体布局上,将全部窗口设置按照审批流程依次排开,使群众在这样的“政府超市”中办事感到非常方便。
(二)坚持管理方法创新
1、实现考评管理的科学化。把考勤、考核,评优、评先,群众评议纳入到日常量化管理之中,决定实现日、月、季、年相结合的考评机制,通过量化手段实现管理的科学化。考勤由指纹考勤机负责,减少了人为因素的干扰,每月打出进厅人员的考勤记录,按照《沈北新区公共服务大厅考勤制度》发放进厅人员补助费;针对现场勘验游离在大厅管理之外,影响审批时限的管理问题,决定将现场勘验纳入到大厅的日常管理和《沈北新区公共服务大厅流动红旗评比细则》之中;进一步完善考勤和请、销假制度的配套制度,每月月底整理、制作进厅人员考勤和请、销假情况一览表,将其送交各进厅单位主要领导;每月底根据量化评比情况制作《关于入厅各单位“窗口”流动红旗评比结果的通报》,将本月的流动红旗评比结果报送沈北新区副区级及副区级以上各位领导,同时将《通报》送进厅各单位的主要领导,进一步实现了管理的科学化和自主化。
2、实现监督、投诉机制的科学化。为进一步提高大厅的服务质量和审批效率,增强进厅人员的廉洁自律性,针对服务大厅内存在的隐患性问题,进一步完善各项监督、投诉机制,在观念上重视监督,在管理上强化监督;建立每日巡查和不定时抽查制度,保证厅内出现的各种服务质量等问题及时发现,并现场整改;在厅内设立企业投诉信箱和意见反馈表,了解各窗口在服务过程中出现的隐性问题;在大厅办门前设置投诉受理牌,设立企业投诉电话,专门接听和受理企业在办理审批手续过程中各窗口出现的服务质量问题,使申请人遇到问题能够及时解决。
3、实现后勤管理的科学化。服务大厅人员较多、日常工作量较大、办公用品耗费量较高,做好服务大厅办公用品的统计和发放工作,严格保障大厅审批业务的正常受理;定期向服务一局报《服务大厅日常办公用品明细单》,发挥好服务一局和服务大厅之间的桥梁作用;做好服务大厅办公用品和设备的采购工作。除日常办公用品外,办公设备和一些专业性较强的办公用品需要与各单位沟通协调,进行功能、用途、技术等方面的论证,通过市场调研,弄清各项设备用品的性价比,制作出《关于服务大厅需购买设备的清单》,经请示领导同意后购买;做好办公用品的清理、清点和清查工作。定期清理后勤物品,使其井然有序、一尘不染。做好办公用品领用登记和库存物品的保管工作,所有物品都要登记在册。做好大厅办公用品和电脑、空调、饮水机的日常使用监督和管理工作,按需使用、反对铺张浪费,打造节能型政府。
通过一系列的管理创新,使过去被视为权力的行政审批,在大厅已经变成了纯粹的服务,实现了由权力向责任的根本性转变。现在,群众在大厅办事,看到的是整洁的环境,听到的是热情的问候,享受的是温馨的服务。
(三)坚持运行机制创新
1、开展各种业务培训活动,提高工作人员的业务素质。针对进厅人员对自身定位不准,缺乏主动服务意识;思想保守陈旧,创新意识不强;部分工作人员仍然有吃、拿、卡、要的思想倾向;大厅内行政审批效率有待提高等问题。在大厅内深入开展增强进厅人员公仆意识、责任意识和效率意识的学教活动,立足转换工作人员的思想观念,形成适应新区发展的新机制、新理念,从根本上解决厅内人员思想上存在的问题,帮助进厅人员更新观念、提高素质。集中开展了到沈阳辉山农业高新区综合服务大厅、沈河区行政审批办事大厅、浑南行政审批办事大厅以及本溪市行政审批服务中心的参观学习活动,借鉴了兄弟单位的成功经验,开阔了厅内人员的视野。在参考借鉴其他大厅先进经验实行科学管理的基础上,特别强调以人为本,积极探讨人性化管理的路子。按照借助外力,激活内力、发挥合力、增强凝聚力的原则,在大厅内实行科学化、人性化和自主化相结合的管理模式。
2、开展各种娱乐活动,增强大厅内的文化氛围。组织了汤沟、天华山二日游活动。开展了“沈北新区公共服务大厅首届征文、摄影比赛”和“庆双节游艺活动”。参与了沈北新区成立庆典宣传标语的制作和悬挂工作。
3、加强沟通交流,建立健全大厅内的信息沟通机制。实行人性化管理,进厅人员在结婚或生病时,主动去看望并送去礼品表示慰问。在进厅人员有其他困难时,都对其竭尽全力地帮助,使他们感受到了在这个集体中的温暖,也极大地调动进厅人员的工作积极性;做好进厅人员的思想工作,加强与进厅人员的沟通,适时发现存在的问题,以便于及时解决,力求把问题消灭在萌芽中;增强“大厅是一家,不分你我他”的团队理念,更好地促进窗口人员的自修、自评、自律、自觉,最大限度地实现自我管理。
三、服从大局,创新招商理念,做好招商引资工作。
坚持把招商引资工作作为日常工作的一项重要内容,以沈北新区成立为契机,加大新区招商引资力度,努力完成招商引资任务。
1、考勤管理:驻外机构由于远离企业本部,其日常活动游离于公司视线之外,因此,作为管理体系中的考勤管理尤其重要,它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障。派出机构的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准,比如,行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式,营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤,针对特殊地区,比如新疆等,工作时间时差要顺延2个小时。对于迟到、早退,这样介定,上班时间开始后30分钟内到岗为迟到,上班时间60分钟后到达或下班时间超过30分钟前离岗为旷工,并对迟到、早退或旷工予以不同程度与数额的处罚。对于请休假方面,规定办事处或分公司负责人及其各级下属所拥有的请休假天数权限,并要填写请假单,履行正常请休假流程,对于无故超假、或不及时销假,不以程序操作者,予以旷工或罚款处理,以维护制度的权威性。
2、资料管理:驻外机构在设立后,会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料,对于这些资料,作为驻外机构的负责人,要安排行政人员定期进行检查和整理,确保公司资料、文件的完整与有序性,保证资料查询的快捷、方便、及时和准确,并对文件资料进行分类管理,如月度计划、月度报告、相关报表、人事档案、往来传真件、总部资料、日常报表、审批报表及光盘广告带等,便于销售督导的审查,如发现管理不善者,将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程,并不得给无关人员查看,特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、经销商档案状况等资料,要做安全保存,有相关内容的电脑要设置屏保密码和开机密码,机密资料要设打开权限密码,违反规定者,要根据情节轻重,给以警告或相应经济处罚。此外,驻外机构工作人员,除非工作需要可以上网外,不得浏览与工作无关的网站,若违反规定,要给予相应的罚款处理。
3、财产管理:驻外机构由于工作需要,须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些促销用品,这些物品都属于企业财产,因此,任何员工都要爱护和珍惜,不得随意破坏,驻外机构设立后,所有财产都要填写《财产清册登记表》,并传真回企业存档。各驻外机构负责人为财产责任人,富有对财产的保管和监护权,对于损坏财产的行为,要追究财产负责人的责任,财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用,应纳入营销管理费用,参与绩效考评。如驻外机构负责人工作调动,可以将财产责任转移给下任或授权人,公司对原财产负责人进行财产离任审计,并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者,经查处,要处以虚报数额数倍以上罚款,严重者予以免职。
4、办公管理:驻外机构作为企业在外设置的一个“窗口”,代表着公司的形象和风貌。因此,作为驻外机构的所有人员都要在精神状态、言谈举止、服饰礼仪等方面,处处展示企业良好的素养。驻外机构的办公场所要保持干净整洁,并不得随意留宿企业规定以外的人员住宿,违反者要予以经济处罚,办公人员上班期间,要衣冠整洁、仪表端庄,工作时间内不能穿拖鞋、睡衣、听歌、玩游戏、上网聊天、接待与工作无关的外人等。办公区要突出,所用房子面积要占总面积的50%以上,办公区要有明显的办公气氛。驻外机构的人员个人手机号码或驻外机构电话号码更换时必须提前向企业本部申请,未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者,要予以重罚。驻外机构更换地址须先得到企业相关部门审核、有关负责人审批,没有获得批准不准私自搬迁等等。