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关键词:营财一体化;高效;电价管理
中图分类号:F426.61 文献识别码:A 文章编号:1001-828X(2017)012-0-01
一、电价管理的目标描述
(一)电价管理的理念
L公司以“集成高效、管理提质”为目标,以“营财融合、流程贯通”为主线,以“建机制、强基础、重应用、严管控”为措施,严格按照网省公司工作部署,紧跟县公司“子改分”工作进度,同步推进营财一体化建设,做到流程全覆盖,节点无死角,实现电价工作规范化、标准化、精益化,切实提升市县一体化电价管理水平。
(二)电价管理的目标
L公司坚持以“集成高效、管理提质”为目标。一是通过营财一体化建设,有效集成营销前端业务,以提高数据质量为核心,横向加强对营销集成数据的分析,纵向加强对县公司价业务的指导,实现营财业务集成高效。二是在持续完善电价管理手段、优化电价管理方法、统一电价管理标准的基础上,确保地区营财一体化建设取得实效,有效防范电价风险,提升电价管理水平。
二、构建基于营财一体化的高效电价管理体系
(一)建机制,健全营财一体化工作组织体系
一是搭建营财组织架构。L公司高度重视,把营财一体化建设作为一项重点工作任务,成立由总会计师担任组长,财务部、营销部、营业及电费部、各县公司分管领导组成的营财一体化建设工作小组,加强工作领导与部门协调。二是明确营财职责界面。公司建立“扁平化”组织架构,市公司层面设立财务部、营销部、营业及电费部(下设电费账务班),整合各部门管理职能,减少电费账务管理层级;县公司层面受限于机构设置,直接在营销部下设电费账务班,负责营销前端业务执行。三是培育营财专业队伍。2012年L公司率先建立了一支由营销、财务电价业务骨干组成的营财专业团队,在2015年县公司营财一体化建设过程中,充分发挥专业团队优势,指导县公司开展上线前期初营财数据核对清理及上线后营财一体化账务处理工作,为市县一体化高效电价管理体系的构建奠定了坚实的基础。
(二)强基础,扎实推进系统上线前准备工作
一是开展营财历史数据清查。L公司多措并举、严密组织,制定详细数据清查工作方案,实行清理结果日报制,由县公司按日汇报差异数据清理情况,市公司营财专业团队抽取业务骨干实行二次复核机制,强化市县公司数据核对清理力度。二是定期召开营财工作例会。系统上线前,L公司坚持指导到位、措施到位,定期召开营财专题工作例会,实行工作周报制度,建立有效沟通机制,及时掌握工作进度、营财差异数据清理、县公司营财人员配置等情况,统筹做好营财一体化试点、推广工作。三是分批举办营财业务培训。先后抽取营财专业团队业务骨干组织开展3次营财一体化系统操作培训,并在县公司营财一体化上线当月赴现场开展业务指导,确保系统如期上线、稳定运行。
(三)重应用,确保营财一体化上线取得实效
一是财务管理关口前移化。营财一体化上线后,改变以往营销、财务数据各成体系的模式,实现营销系统与财务系统在业务层面的互融互通,实现营财数据资源的高效利用,有效提高账务处理的时效性和精准性。二是营财账务核算规范化。营财一体化上线后,严格遵循“财务管总账、营销管明细账”原则,细化前端业务,建立营财一致的业务处理规范,统一和完善营财核算科目体系,实现总账明细账的对应和审计可追溯,确保营财业务、账务数据的高度一致。三是电价管理市县一体化。在营财一体化建设推进过程中,从数据录入到系统应用、从账务处理到“一键式”报表生成,L公司一直坚持市县公司同步走,实现资源共享,提高管理效率;市公司在线审核县公司月度电价报表,分析电价执行异常情况,同步提升市县一体化电价管理水平。
(四)严管控,提升系统上线后风险防控能力
一是常态开展数据核对。营销部每月提供电子版、纸质盖章版双保障,确保实收电费、应收电费余额、高可靠收入等营财数据核对一致。二是开展月度电价政策执行情况分析。重点关注销售侧峰平谷电量电费、容量、需量、分时电价执行标准核对,发现异常情况,及时协同营销部门开展原因分析,将问题彻底扼杀在萌芽状态。三是定期组织财务稽核。一方面充分利用财务信息化技术手段开展在线稽核,按照与市公司“同标准、同要求”的原则,每月定期对县公司电价业务流程进行稽核,发现问题及时反馈并督促问题整改落实;另一方面开展财务现场稽核,加强电价业务重点领域的风险防控,调取县公司应收电费总传票、电价报表等基础数据,实地到供电所查看,并走访客户,完善问题整改销号制度,健全实时监督闭环管控机制。
三、电价管理取得的成效
(一)电价业务实时管控
通过营财系统集成,营销前端业务数据实时传递至财务系统,实现财务管理关口前移,消除手工处理业务的随意性、不规范性,统一账务核算规则,进一步提高财务业务标准化水平,真正实现业务流程标准化、数据传递信息化、业务管控实时化。
(二)电费资金快速回收
营财一体化上线后,营销应收、实收电费实时传递至财务系统,真实反映客户应收、实收、预收电费余额,促使业务部门加大力度确保电费回收,加快货币资金周转,大大降低企业经营风险。
(三)市县管理同步提升
事实证明,“同步走”管理方式行之有效。六安地区以电价静态信息、电费账务处理、电价管理报表为重点狠抓电价基础管理,以电价执行情况分析、财务稽核监督、在线实时监控为重点强化电价管控职能,同步提升市县一体化电价管理质量。
(四)管理决策提供支持
六安地区通过营财一体化建设,营财数据的完整性、准确性、一致性显著提高,高质量的基础数据准确、明晰的呈现了公司购售电情况,通过数据整合、数据挖掘、多维展现等形式为公司的运营管理提供决策支持。
参考文献:
0 前言
电网企业在实际收取电费和营销时,存在诸多方面的问题,应该结合实际问题,对电费资金进行加强管理,使电费缴纳系统更加完善,对国家颁布的电价政策采取严格执行的态度。
1 电网企业电费管理的现状
现阶段,电网公司使用的是SG186 营销系统来进行电费管理的,而应收、实收电费的总账核算以及计提电费税金等则是由财务部负责的,营销系统和财务部门各司其职,两个系统间的资源也是各自独立的,由于电费数据在两个部门之间的传递是分别进行的,因而容易出现时间上的错节和数据的不一致、业务得不到同步处理以及无法实现有效监控账户等问题。
2 电网企业电费管理过程中出现的问题
2.1 系统间的数据核对效率不高
一直以来,都没有一个统一的数据库将SG186 营销系统和财务管控系统联系起来,两个部门只能每个月进行凭证录入和银行对账工作,财务部门在月末对应收、实收电费进行一次手工核算,如果有差异,也只能通过 SG186 营销系统在下个月按用户进行差错原因的查找和差错调整。由于用户数量非常庞大,差错查找耗时很长,造成对账效率很低。
2.2 系统间的数据处理不同步
电费管理的基础工作就是使SG186 营销系统与财务管控系统的电费数据保持一致,也是国家电网公司对各电网企业的基本要求。两个系统既然相互独立,就很可能出现数据处理不同步的现象。比如说用户通过POS机交纳电费以后,SG186 营销系统就会及时销账,但是由于POS机3天到账期的影响,电费无法同步到帐,因此财务管控系统不能实现同步入账。一系列系统间的数据处理不同步,都会造成营销和财务系统的电费数据不统一,同时也将影响财务控管系统对营销数据的实时监管。
3 促进电网企业电费管理营财一体化的建议
3.1 电费银行账户的统一
SG186 营销系统与财务管控系统的接口是按银行账户设置的,每个银行只能有一个账户,因此需要在告知用户后对部分银行电费账户进行撤销,大大加重了营销抄收人员的工作,也可能会降低部分用户的满意度。应该积极推广多种缴费方式,例如银行和农村信用合作社等,解决交费难的问题,尽快向银行账户销账方式进行转变,保证银行回单的传送,提高电费回收效率,为用户提供更加优质的服务。
3.2 系统使用人员的培训
为了促进电网企业电费管理营财一体化建设,需要对SG186 营销系统和财务管控系统的使用人员进行全方面、高素质的培训。用考核的方式验收培训结果,提高使用人员的专业素质,一步步实现从核算到管理的职能转变。另外要进行职业道德和诚信意识的相关教育培训,建立合理的考核体系,使系统使用人员更加快速地熟悉电费管理营财一体化形势下的业务模式, 提高工作效率和数据的准确性。
3.3 营销与财务人员的职权界定
电费管理营财一体化建立以后,电网企业必须建立起新的管理模式,明确各部门的工作职能,界定各部门人员的职责范围,更要理清各级人员的工作关系,制定统一规范的业务流程,避免出现职责重复和遗漏,一旦双方系统的电费数据不统一或系统数据集成出现问题,能够找到根源并予以解决,以防营销人员与财务人员相互推诿责任。
3.4 明确财务与营销的账务核算规则
在财务与营销系统之间制定明确的账务核算规则,使营销抄、核、收账务体系和财务账务核算规则实现统一;扩大营财集成的范围,使营销系统和财务部电价管理报表实现集成;对营财目录电价和分时电费等数据的集成规则加以完善。以促进配电企业的营财一体化建设。
3.5 统一营销,加强账务管理
建设营财一体化的前提是财务科目的一致化,在电费账务的实际管理过程中,制定相关制度严格约束账务管理人员,明确其自身职责,定期对其进行财务知识的培训并加以考核,使账务管理人员的工作能力得到切实提高,并培养他们处理各种财务问题的能力。
3.6 营销系统与财务管控的对账功能
SG186营销系统每天都对不同的电费业务数据的明细进行汇总,但是到财务系统中只是生成一张汇总凭证,出现问题后,财务系统想要查询到总账凭证所对应的数据明细是很困难的,使账务核对以查找错误的工作更加复杂繁重。因此应该想办法提高利用财务系统的汇总凭证对营销系统的数据明细进行反查核对,可以考虑通过增加财务管控系统中的汇总凭证反查 SG186营销系统中对应的明细数据功能,从而使SG186 营销系统和财务管控系统之间的对账效率得到提高,以确保发现问题后能得到及时解决。
4 实行电费管理营财一体化的优势
4.1 电费数据来源的唯一化
SG186 营销系统会在每天24点对当天的所有电费业务进行自动集成,然后在财务管控系统中生成核算凭证,实现了电费数据来源的唯一性,实现营销系统和财务系统之间能够实时共享,确保两个系统之间的数据完全一致,使之前提到的营销与财务数据不一致和业务处理不同步的问题得到解决,使两个系统同时对实时电费数据精确掌握。并把掌握到的正确完整的电费信息提供给决策层,实现电网企业电费管理的透明化和科学化。
4.2 电费核算、对账的自动化
实现电费数据实时集成后,财务管控系统中会自动生成应、实收电费以及一些其他业务的相关凭证,从而使财务人员要重复进行账务处理的问题得到解决。可以通过营销系统与财务系统中的科目汇总表来对两个系统各自的电费相关科目余额进行实时核对,避免了人工对账困难,使工作效率得到切实有效的提高,实现电网企业从核算型向管理型的转变。
4.3 电费业务处理的规范化
实现电费数据的实时集成以后,能够使营销系统和财务系统工作的流程和标准更加统一,使两大系统的业务规则和权限配制更加完善,让每项业务处理都有严格的操作规范可循。与此同时,两个系统之间可以进行相互校验,使人为调整因素得到最大限度的消除,内部控制得到强化,降低风险。
4.4 电费风险监控的日常化
通过电费数据的自动集成, 关于每天的电费回收、银行未达账、银行账户余额以及企业未达账等情况,都是由财务管控系统向财务部门提供的,财务部门通过这些信息作出电费异动和欠费账龄分析,对营销部门回收并上缴电费起到一定的督促作用,出现电费异常信息时可以起到预警作用,从原来的事后管理模式转变为现在的日常监控模式,从原来的月末静态管理转变为现在的实时动态管理,使电网企业的电费资金管理水平有了很大的提高,有效降低了坏账风险。
关键词:营财一体化 风险管控 电网企业
一、实施背景
为持续优化电网企业服务质量,全面提升经济效益,有效满足营销系统与财务系统的数据交互要求,打破财务与营销信息孤岛局面,电网企业积极推进实施“营财一体化”建设,通过统一营销系统与财务系统的业务规则与处理方式,搭建稳定、高效的集成架构,改变以往简单的数据交互导致业务处理分隔的模式,实现营销系统与财务系统在业务层面的互融互通,并通过数据贯通实现数据资源的高效利用,达到营财系统一体化运作的效果。
随着“营财一体化”项目部署上线,电费业务管理模式由业务末端逐渐向业务前端延伸,在这一过程中,电费业务日常管理各种矛盾和困难也逐步突显,如财务人员角色定位转换,对前端业务缺乏控制意识,内部监督、考核机制不健全等。为有效应对各类问题,电网企业以内部控制建设为契机,以风险管理为导向,对“营财一体化”重点管理流程进行梳理与完善,查找管理薄弱环节和重大风险点,制定业务优化方案和风险管理措施,完善协同监督机制,推进内部控制与电费业务有机融合;基于电费专项风险评估与分析,有效识别经营管理潜在风险,构建风险预警指标体系,促进“营财协同”从传统管理向风险管理转变,实现营财一体化深化管理的要求。
二、主要思路
结合“营财一体化”总体部署,以“一条主线、两个系统、五项机制”为重点,即内控建设为主线,依托营销SG186、财务信息两大系统,强化内部控制环境建设、风险定期评估、风险分级与内控持续完善、信息与沟通、持续监督五项工作机制建设,有效推进内部控制与电费业务管理有机融合,全面提高“营财一体化”管理的效率和效果(见图1)。
三、实施方案
(一)“营财一体化”内部控制机制建立与实施
结合“营财一体化”业务模式,融合自身管理特点进行特质化完善,以内控标准流程为基础,完善营财内控专题评价指南,设置专业管理的指标体系及目标值。“营财一体化”五项内控机制建设共设置了四类管理指标,分别为标准流程执行率指标,财务总账和营销明细账核算同质化指标,营财信息一致性指标,财务账务、报表数据一致性。具体见表1。
围绕“营财一体化”主题,对营财业务的组织架构和主要工作流程进行全面梳理,形成营财专业内控流程体系框架,明确流程关键控制点与风险点,组织开展风险自评估,制定具体的风险管控措施,强化风险防控效果。按照业务性质不同,细分为7大业务模块,即:电费发行与应收管理、电费实收与对账管理、电费往来账管理、其他业务收费管理、差错处理及退费管理、收入及资金流预测管理、报表管理,并从中梳理出17项主要业务流程和23个关键控制点。以下针对几项重点业务进行具体说明:
1.电费发行与应收管理。电费发行与应收管理的主要风险在于电费发行不准确、营销系统与财务系统反映的电费数据不一致。主要的管控措施包括:营销部门建立电费发行内部审核机制;电费发行班发行电费前通过机审、人工筛选及异常数据排查等方式验证发行数据的正确性;营销部门电费电价专责通过营销系统报表动态审核电费发行数据,重点检查电价执行是否正确,同时通知电费发行班对稽核错误进行差错处理;营销部门电费电价专责在月末营销系统关账前,利用SG186信息系统对当月电费数据进行再次审核,包括按电价类别计算的电费金额是否正确等,审核无误后通知电费发行班进行营销关账,并将审核发行后的电费及各类基金附加汇总数据提交给财务部门;财务部门电费电价专责将客户中心提供的电费及基金附加汇总数据与财务系统中集成的电费凭证数据进行核对,即完成应收电费业务数据与账务数据的核对,如有集成差异及时反馈电费核算班进行差错处理,待营销业务数据与财务数据完全一致后通知电费核算班进行财务关账,锁定账务。
2.收费与解款管理。收费与解款管理的主要风险在于解款不及时、资金滞留挪用,业务数据与财务数据不一致等。主要的管控措施包括:大厅收费员收到的资金必须实行日清月结,当日解款,收费日报与现金交款单核对一致后交电费核算班审核对账;电费核算班每天核对收费员提交的收费日报、现金交款单,并与系统内的电费实收数据核对;每天将网上银行收到的直接汇款转入的电费信息提交收费员,由其输入系统;每天核对当日网上银行对账单,与营销系统内的电费实收解款数据进行复核;财务部门每周核对一次财务系统实收电费数据与网上银行电费资金流入数据,并将相关差异反馈电费核算班处理。
3.银行未达账管理。银行未达账管理的主要风险在于清理不及时、未达账项长期挂账等。主要的管控措施包括:财务部门每月整理未达账项的变动数据,提交电费核算班;电费核算班对财务部门提交的未达账项变动数据进行分析与复核,对能够及时处理的未达账提交收费员及时处理;对相关业务流程未走完或资金性质不清晰的未达账,提交相关业务班组及时处理;根据相关未达账项的处理情况,每月向财务部门提交一次未达账项处理情况报告。
4.差错处理与退费管理。差错处理与退费管理的主要风险包括差错处理不走流程、审批程序不合规等。
主要的管控措施包括:严格执行相关业务流程,所有差错处理与退费业务必须在SG186系统中履行流程,留有痕迹;严格执行电量、电费合并退补,对无法退电量的差错做“全减另发”处理,保证电费报表数据的准确性和真实性;电费核算班必须逐笔审核相关差错处理与退费单据,与SG186系统中的相关流程信息核对一致后,按照退款余额,完成分级审批程序后,方可提交财务部门;财务部门根电费核算班提交的已审核差错处理与退费单据,与SG186系统中的相关流程信息核对一致;同时审核退费资料是否齐全、印章授权是否符合要求,客户信息是否一致,审核完毕后方可办理退费。
5.收入及资金流预测管理。收入及资金流预测管理的主要风险包括电量、线损以及现金流预测不准确、预算得不到执行、预算数据缺少客观依据等。主要的管控措施包括:强化业务协同工作机制,每月召开发展、营销、财务预算协调会,充分共享线损、均价和电费回收等指标信息,进一步提高预算的准确性和科学性;加强预算执行情况监控,每旬通报预算执行进度,及时研究处理对策,提高预算执行精度。处理好与大客户之间的关系,及时掌握大用户预交电费信息,为电费资金流的测算和管控提供客观数据支持。
(二)“营财一体化”风险管控机制建立与实施
风险管控机制遵循风险识别、风险评估、风险应对的基本思路,建立核心风险评估定级与风险应对联动,风险预警响应与风险评估联动的管控机制。风险评估方面对重点用户进行风险特征分析、风险等级进行量化评估;风险应对方面则搭建风险评估定级与响应策略组合触发机制,并设置预警响应规则,实现预警结果同评估响应联动的管控方式(见图2)。
风险管理由事后应对向事前预警转化,通过分析风险产生的内外部原因,深入挖掘风险潜在的影响因素与影响结果,通过构建多层次的风险量化评估与分析模型,实现全方位的风险动态预警与实时监控。下面以电费回收风险为例进行分析。
1.明确风险管理内容。电费回收风险涉及客户服务管理模块,包含信用管理及风险管理两个子模块。信用管理模块中,信用评价主要选取用电缴纳和违约用电及窃电情况等若干指标,信用管理还可以定期向社会公布。而风险管理则针对客户综合风险状况,且将信用评价结果应用于缴费风险子项。风险管理的主要内容包括:分析影响风险的各类因素以及电力用户的各种类别,有效识别风险成因;制定风险评价指标,选取权重,评价风险等级,编制风险预案;明确预警指标,制定预警触发措施,实现风险实时监控(见图3)。
2.选择风险识别方法。围绕电网企业电费管理总体目标,针对外部环境与外部主体、电费管理流程操作的具体环节业务与管理活动,采用资料分析、现场查勘、人员访谈、专家咨询等方式,多角度、全方位识别企业面临的或潜在的风险及风险事件。
根据电费回收风险的来源,将风险源头分为外源性风险或内源性风险。外源性风险是涉及政治政策、宏观经济、社会与自然环境、行业环境等外部环境因素导致的风险。内源性风险是与组织、成员的特质和能力相关,并最终通过业务行为和岗位职能表现出来的风险类别。
(1)采用全景分析法对外源性风险进行识别。全景分析是指宏观环境的分析,P(政治),E(经济),S(社会),T(技术)。参照融合以上方法,电费回收外源性风险可从宏观环境和行业与市场环境两个层面展开识别分析。首先,在PEST四要素基础上增加法律及电力市场监管,共六个角度,对电费回收所面临的外部风险状况进行分析,识别出宏观层面的外源性风险。其次,从电费缴纳主体用电客户与待收费服务合作单位,识别出行业层面的外源性风险。
(2)采用流程分析法对内源性风险进行识别。流程分析法是指从实现流程目标的路线、顺序和过程入手,发现实施差异,识别风险事项的方法。通过分析客户营销服务业务流程运行情况,查找流程疏漏和潜在风险环节,提取风险事项。电费回收风险识别,按照营销服务四大业务环节次第展开,即业扩报装、抄表管理、核算管理、电费收缴,并对每一环节活动事项进行细分。
3.科学开展风险评估。风险评估的原理和目的是运用统计学方法对客户风险进行评估,确定风险水平,划分风险等级,为确定重大风险以及进行风险策略分析奠定基础。
对电力回收风险评估而言,首先是确定重点电力用户,其次是针对重点电力用户确定风险可能性和风险发生造成损失度的评价指标及标准,然后通过测量得出不同客户的风险水平、排序及风险等级。
客户风险水平分值=Σ(各指标权重×各评分指标分值)
电费回收风险半定量评价法,首先按照不同客户类型确定风险水平的评估指标及权重,然后确定风险水平分级标准,按照风险水平评估值对风险进行分级。
常见的用电客户分类有电压等级分类、重要性分类、销售电价分类等。由于用户电费回收风险与用户自身社会经济地位、经营状况、理念意识、交易习惯等相关,销售电价用户分类方式较能综合体现以上区别需要。销售市场目标用户群体分为六大类,即居民用户、商业用户、非工业用户、工业用户(含大工业与普通工业用户)和农业生产用户、趸售电力用户。
工业用户具有用电量较大、客户相对集中的特点,风险一旦发生造成的损失度较高,而且管理的针对性强,效果显著,因而是电费回收应关注的主要群体。工业类用户评估指标选取主要考虑以下因素:客户用电容量、电量、负荷变化情况、客户缴费情况;企业经营现状;企业所属行业运行情况、政策调控情况;企业关联客户情况、上下游企业情况;金融企业对其信用认可情况等。
工业用户电费回收风险评估指标及权重具体见表2。
通过将用户电费回收风险等级划分为五级,按照末级观测指标等级划分采用分值,定义具体风险等级区间。
4.制定风险应对措施。针对电费回收风险等级确定的应对措施主要有:一是建立用电客户电费回收风险评估响应策略组合;二是建立电费回收预警指标体系。
(1)新客户、业扩增减容、合同到期用户。不同的客户应该在签订供用电合同前有针对性地制定不同的风险预防控制措施(见表3)。
(2)电费回收风险评估响应策略组合。按照风险评估响应的总体思路,将用户电费回收风险评估结果同一定的预防性应对措施组合加以匹配,形成用户电费回收风险策略矩阵,达到从风险评估到响应动态触发机制。
四、实施效果
(一)专业管理效率提升
通过开展跨部门协同工作机制、风险定期评估机制、风险分级管理与内控持续完善机制、信息与沟通、持续监督等五项内控机制建设,“营财一体化”业务流程得到优化,重要风险点和控制点得到加强,财务管理向业务管理前端有效延伸,经营管理风险得到了有效防控。
1.营财数据的一致性、及时性、准确性得到大幅提高。通过优化改进,电费相关业务的差错率逐渐下降,公司营销口径数据与财务口径数据达到完全一致,实现了财务账务与报表、营销报表与财务报表的无差异化。
2.通过强化内部控制,当期所有营销业务均能严格执行标准业务流程,业务收费及退费均在SG186系统中实现了数据集中与共享;同时以营销、财务信息系统为载体,实现了业务信息的动态维护和适时核对,营财数据质量得到了大幅提高。
3.通过加强前期遗留问题处理,公司电费未达账项金额、笔数大幅下降,长期未达账项得到逐步清理,实现了未达账时限不超过三个月的管理目标。
4.营销、财务凭证实现同质化、同步化,营销财务一体化管理的效率和效果都得到了大幅提高,营销、财务各专业集团专业指标考核中成绩优异。
(二)经济效益显著提升
按照内部控制管理理念,“营财一体化”建设有效打破了电费管理壁垒,实现了营销部、财务部及客户服务中心缴费渠道建设及运营管理的协同运作,与银行系统直联业务更加顺畅。资金管控和统一调配能力增强,合并口径资金归集率大幅提高,平均货币资金逐步压降,贷款存量压降幅度上升,彻底消灭了电费资金沉淀,有效降低了资金成本,资金整体管控效益提升显著。X
参考文I :
电子政务
最佳解决方案奖
用友政务为吉林省构建的财政一体化系统,不仅满足了吉林省财政改革与发展的需要,对加强财政资金监管、完善财政监督机制也起到关键作用,成为促进财政管理科学化、精细化的重要抓手。
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典型案例:吉林省构建全省财政一体化业务系统
吉林省2007年着眼于推进财政科学化精细化管理,以构建全省财政一体化业务系统为突破口,建立起覆盖所有财政性资金和财政运行全过程的监督体系,全省财政从顶层到基层实现资金监控网络化、业务处理电子化、数据流程一体化和决策支持科学化,有力促进了财政管理水平的提升。同时,吉林省、市、县各级财政一体化系统的无缝衔接,使全省财政实现了真正意义上的“纵横互联、精细管理”。
关键词:业财融合;财务人员转型;高校培养;策略研究
业财融合发展的背景需要针对财务人员进行转型策略培养,从而进一步提高我国在产业融合方面上的技术水平,让我国的财务界得到创新性突破。财务人员的转型将会更符合现代化建设的发展,也顺应了我国当前人才发展的需求。
一、业财融合概述
业财融合是近几年来财务界广泛运用的一种工作模式,指的是将业务经验和财务管理经验相结合,利用财务管理过程中的相应数据信息,能够更好地调整业务工作的各项流程,引导业务经营向成功的方向发展。业财融合能够很好地帮助高校进行业务、财务双方面的管理工作,双管齐下,从而保障了高校运营的稳定和安全。
(一)业财融合内涵
业财融合其实是财务管理的一个新转型方向,让业务工作和财务管理相融合,财务管理工作的数据帮助业务工作发展,将财务贯穿在业务的整体流程中,业财融合使得在进行业务工作时有着更加强有力的数据支撑,也会让业务工作有着更加严谨的专业性。传统的财务管理工作会针对高校的经济部分进行财务管理分析,确保高校在进行业务工作过程中的经济效益,确保运行不会出现非科学合理性。有效的财务管理可以帮助业务工作实现业务经费预估,防止出现资金链断裂和经济发展不平衡等现象,最大限度地调节财务部门和业务部门之间的协同关系。业财融合就是将财务部门的科学合理化财务管理知识应用到业务部门的工作中,确保其合理性和经济效益。而财务管理也需要业务管理部门的实际工作数据,才能够根据实际发展来制定下一步的财务管理方案,两者相互协同合作,对于高校的发展一直都是有着很好的促进作用。
(二)业财融合核心内容
首先,业财融合的核心内容应该包括预算管理和经营计划,无论是什么形式的组织,都需要针对其运行的过程进行预算管理基础,即使是高校的日常运行也不例外。预算管理应该针对企业运营计划和战略目标进行相互连接。财务管理的过程中应该针对企业的工作进行预算管理,并且设置相关的人员进行财务预算管理工作。经营计划则代表业务处理工作,根据预算管理提供的预算信息,按照相应的战略目标对于经营计划进行先后顺序的安排,使业务管理、成本控制、经济效益等各项工作得到了很好的控制,进而提高高校对于资源的分配效率。其次,建设业财一体化。在业财融合的背景下,高校可以加快业财一体化建设,可以很好地针对财务管理过程中传输数据所出现的问题进行进一步的处理,并且配合与大数据库等信息技术对业财融合问题进行处理,提高业务管理和财务管理的工作效率。业财一体化可以让财务人员针对业务和财务工作进行风险问题监控,可以从整体上针对业务财务的问题进行把控,对于高校的正常运行有着积极的促进作用。
二、高校在业财融合中的问题研究
(一)对于业财融合的认识不够全面
近几年来,我国的高校一直都在重视教育的改革与发展,不断地向现代化教育推进,让我国的高校教育更加符合当前世界发展的潮流,无论是教学理念还是教学形式,都有了很大的提升,变得更加重视科学性、更加合理性、更加符合学生发展的需求。在这个过程中,部分高校的管理中也加强了对于财务管理的认知,针对高校财务管理人员做出了转型的工作。其实部分高校领导在进行财务管理的过程中,还是缺乏对于业财融合的认识,浅显的认为业财融合只是财务管理部门的事情,但其实业财融合包括高校运营过程中的方方面面,应该将业财融合的理念运用到高校管理过程中的每一个环节,尽可能地打破业务部门和财务部门之间的壁垒,尽快地进行协同合作。但是目前我国的部分高校,尤其是非财经学校,在财务人员转型过程中的发展工作存在问题,各部门之间的职能的落实不到位,不能够真正地实现业财融合,阻碍了高校的发展和财务人员转型的进程。
(二)业财融合形式浮于表面
高校各部门职能工作浮于表面是一个十分常见的问题,当前高校的各部门管理过程中存在着形式化问题。高校的财务部门的工作其实并不受到相应的重视,我国目前的高校仍然是更加重视教学科研的成果,高校的管理还是更加的偏向培养人才和教学科研工作。而财务部门的工作经常会受到社会外界的影响,而产生财务部门职能不清晰、财务工作混乱的现象,这也导致了业财融合工作形式浮于表面的情况出现。因为高校在经营的过程中会受到政府的资助,因此部分高校领导者在管理的过程中,很少会主动地去关注高校在经营过程中的财务管理情况,也不懂如何去了解业务过程中的财务管理知识,从而更好地促进业财融合的程度。很多高校的财务管理只是运用在业务的预算管理中,没有仔细地研究过财务管理和高校其他业务工作之间的关系,影响自身财务管理效果的同时,也不能够在业财融合的背景下加快高校的发展。
三、财务人员在转型中的方向选择
(一)向财务共享转型
财务共享的转移和平台的建立,机器逐步代替人工记账等工作,这也使得高校对于财务人员能力的要求越来越低,同时也给高校实现业财融合提出了更困难的问题。只有真正做到财务标准共享,才能够将财务人员的专业优势发挥到最大程度,确保财务和业务相融合,为高校的发展提供充分的保障,促进帮助高校的经营工作效率以及业务流程进一步优化,以此提高高校经济建设的发展。财务共享的主要内容有,落实好每一项财务工作的流程,保证凭证、账单、资金收付款、财务处理等基础工作,都能够有财务人员进行把控,每个岗位都有专业的财务人员。这样的岗位职责,对于高校的财务人员也需要具备一定的专业技能,拥有较强的学习能力,专业能力以及良好的适应能力,确保每一步财务信息报告记录与归纳整理,都能够落实好各项工作。在信息化的时代,人工智能越来越发达,现代化信息技术也越来越先进,高校的财务管理更需要结合现代化信息技术的支持,作为高校财务工作人员,同样也需要了解和掌握信息技术,保证对财务数据有更精准的把控。
(二)向管理会计转型
财务会计属于财务管理方面,并且高校财务人员主要服务于学校的内部,对于高校的经营状况有直接的经济利害关系。未来,高校的财务人员也会向管理会计方面转型,确保为高校的经营状况做出更优质的决策。财务人员的转型,通过管理会计方面的专业应用,充分的利用智能化和大数据等技术对以往的数据信息进行分析,预估未来高校经营状况的发展方向,在成本和投入上有更精准的数据分析。对于高校财务人员在培养财务会计思维能力上还需要多加重视,确保财务人员对于会计数据以及管理信息方面拥有一定的价值判断。尤其是高校在预算控制和成本把控环节,更需要财务人员的精准控制,能够与业务部门进行有效结合,确保管理会计的优势发挥得更充分、更加集中。上述所谈到的管理会计岗位职责,不仅需要高校财务人员不断丰富财政知识储备,并且还需要在管理思维上进行更新与转变,借助管理会计体系的发展与高校实际情况相结合,对于高校未来经营发展的目标进行科学合理的规划,这样才能够对高校业财融合方面的发展有积极的促进作用。
(三)向战略财务转型
战略财务的工作主要有三大部分,其一是高校高层管理者对于财务管理以及高校未来发展的战略部署决策上;其二是高校中层的财务管理者,主要工作有对于资产管理的构建、绩效评价以及预算管理;其三是基层的财务人员。对于高校而言,财务人员主要负责日常的账务处理,从财务和业务两大方面入手,通过整合基础信息,确保高校经营活动能够正常推进下去。战略财务岗位的核心职责,是需要根据高校的实际发展情况,做好财务管理控制以及财务预算的工作内容,对于高校存在的经营风险也需要做好合理的估算,保证高校在长期规划和短期计划上有更加合理的方法,从而实现高校财务管理的水平提升。在战略财务管理上,高校财务人员还需要精通金融学与管理学等相关知识,并融入高校的战略决策过程中,并根据实践发展情况调整战略管理内容。作为财务人员做好基本的财务与业务数据相结合是他们的基础工作,不仅需要对数据有更强烈的敏感度,还需要结合现代化信息技术才能适应高校发展的实际情况,才有利于财务人员能力的不断提升,对于高校发展具有积极的现实意义。
四、业财融合背景下高校财务人员的转型策略
(一)有效建立沟通,优化财务流程
高校内部财务部门和业务部门是相互独立的,如果部门之间缺少沟通和交流,财务管理部门盲目地开展工作,对整体目标的实现会带来不同程度的负面影响。推动业财融合,有助于高校业务部门和财务部门深入沟通交流,充分了解企业内部实际情况以及业务特点,互通有无,不断改进业务过程中的问题,针对现有工作中的不足进行动态调整,发挥协同效应,促进企业发展和战略目标的实现。
(二)加强信息技术的完善与应用
在现代化高速发展的大环境下,对于信息技术的应用也越来越广泛,信息技术的发展不仅影响到各行各业,对于高校财务人员的影响也是非常大的。信息技术作为转变和不断创新高校财务工作的重要手段,不仅如此,对于高校财务人员专业技能的提升也是非常有现实意义的。在信息技术高速发展的时代,高校所面临的发展状况不仅仅是财务管理不够完善,而且在信息技术应用方面不够全面。为了保证高校的未来发展以及竞争优势,更需要在财务管理方面加强对信息数据的管理和控制,确保能够及时收集到各项财务信息,通过财务会计系统的建设和完善,让高校的财务管理能够以自动化、智能化、现代化的方向不断发展。在财务共享系统中,财务系统就是其中最为核心的一部分,剩下的财务工作就是为了保证财务系统更好地运作,因此财务工作的内容以及财务人员的岗位职责十分重要,将会影响到高校的整个财务系统的运作,同时,高校财务人员也需要加强对信息技术的应用水平,在工作中能够积极地应用现代化信息技术来提高财务水平。
(三)提升财务人员综合能力,构建多层次人才队伍建设
业财融合是当前高校发展的重要内容之一,也是发展过程中的必经之路。因此财务人员的转型培养成了促进业财融合发展的关键。高校财务人员应该针对自身进行业财融合认知的培养,促进自身的转型发展,提高专业素质水平和工作能力,符合业财融合发展的背景,这样才能够更好地为高校的日常工作作出贡献。财务人员通过自身的转型,可以借助财务管理的手段,引导业务经营的顺利开展,为业务的管理工作提供更加全面精确的数据支持,更好地把控每一项业务流程,提高业务管理的工作质量。高校也可以制定相应培训计划,以此提高财务工作者的综合素质和业务能力,构建全方位财务人才,使其能更好地适应和满足高校财务管理发展的需求。
结语
综上所述,受到业财融合管理理念的影响,高校在财务部门与工作人员上,需要做出进一步的转型与升级。高校财务人员不仅需要对业财融合理念有更深层次的了解和应用,做出传统思维模式的转变与升级,同样还需要培养自身的专业技能,让高校未来的战略发展有更高的价值,促进高校的发展以及我国教育事业的不断进步。业财融合是为高校财务人员提供了一个更加清晰明了的转型方向,同样也是为高校尽快实现业财融合转型升级、财务人员财务管理能力提升的重要途径。
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关键词:高校 财务管理与核算 信息化
一、新疆高校财务管理与核算信息化实施现状
新疆高校财务基本上实现了会计电算化,而电算化非信息化工作主要是以传统的核算型会计模式为主导,围绕着日常的业务工作开展,缺乏一个系统的、规范的、多重访问级别的财务信息网。
财务管理软件存在多样性,各系统相互独立,不能形成一个紧密联系的大系统。如高校教育经费的核算、工资、扣税系统用、学费收入系统等不能有效衔接;财务与外部资产、人事、科研、教务、学生等其他部门的信息也不能对接,不能实现资源共享。出现资产和财务对账人工完成,薪资发放及扣税无法实现网上查询,财务项目资金管理网上查询功能缺失,会计报表体系不完善,决策数据难以快速响应等情况。
二、新疆高校财务管理与核算信息化存在的问题
(一)财务人员对财务管理与核算信息化认识不到位
财务信息化建设是一个系统工程,不是简单的一个财务核算工程,它涉及到财务的管理理念、模式、资金运行、动态的管理的系统。原来的传统式见面报销模式,因受人员、场所限制,已成为制约财务部门提供优质、高效服务的瓶颈。新疆多数高校未能充分了解实现高校财务管理与核算信息化建设的重要性,原有的财务管理模式与方法已明显滞后于高校快速发展需求。
(二)财务人员队伍建设和知识更新不够
高等办学规模逐渐扩大,高校会计人员工作量增大,但是忽视对政治理论的学习,财务人员思想政治素质有待提高。大部分高校财务人员学历普遍偏低,专业知识单一陈旧,只能掌握简单的基础知识和操作技能,对现代财务管理与核算信息化了解相当少,能够熟悉财务综合管理人员相当紧缺。近年来财务制度更新,特别是财务软件不断更新,财务人员知识更新不够,同时相关培训不到位,导致部分人员对财务的认识还停留在核算认识,没有上升为管理者的高度,对财务制度颁布的本质没有彻底领悟。
(三)财务管理软件滞后
随着高校财务管理行业改革的深化,现有的财务电算化系统已逐渐落伍,分散的会计核算信息已无法满足财务管理和发展的新要求。新疆高校大多还停留在直接购买商品化软件的阶段,对于个性化需求的开发甚少,主要是财务人员的管理意识不够,不能透彻地看清财务管理的核心内容,不能领悟财务管理与核算信息化建设的真正需求。
(四)所处地域局限性,基础设施落后
新疆一个地域宽旷,占国土总面积六分之一的多民族群聚居地,由于历史、地理环境、气候等原因,特别是南疆民族地区,整体文化素质偏低,民族文化差异较大,不能积极响应信息化发展趋势,对信息化技术的了解也相当缺乏。
三、高校财务管理与核算信息化改进对策
高校信息化建设是以建立集中统一的财务管理体制为基础,以建立计算机网络为支撑,以高校内部财务人员的集中管理为前提,运用信息技术手段实现财务的集中管理与资金监控。为实现这个目标,就必须对原有的业务流程进行重组,对原有的管理模式进行改革,对现行的管理方式和财务制度进行规范和改革创新。
(一)实现资金预算、核算、决算环节一体化
在构建财务信息系统中将“预算、核算、决算”三个环节作为一个有机的整体。预算系统对预算执行进行全过程管理,核算系统增强对预算执行环节的控制,决算系统为绩效评价提供有利的数据支持。将高校财务系统与校园网挂接,实现高校财务各项目之间的交叉核算,数据对外公布及查询,全面反映财务工作情况,促进财务管理的科学化、精细化(详见图1)。
(二)实现会计日常核算工作一体化
根据日常实际工作需要,新整合设计了高度集成的综合管理财务信息系统,实现了对“财”的标准化、可追溯、可视化的全过程管理。网上报销是改革创新的亮点,可实现报账人员无需等候,提高服务效率,同时财务部门通过实现报销管理、出纳管理、会计处理、项目管理、支出预算管理、往来款管理等系统联动功能,实现了财务数据的高度集成、无缝衔接,保证数据的安全(详见图2)。
(三)实现项目管理与经费核算一体化
建立一个集经费管理、实际到位数管理、预算执行查看及项目统计查询与分析为一体的高校科研项目管理系统,实现科研项目经费资金的预算、执行全过程监督管理,提高科研项目的流程化、标准化、精细化管理水平,促进科研项目管理工作任务的快速完成,辅助推进科研项目事业的有序发展(详见图3)。
(四)实现财务核算与合同管理一体化
合同管理实现各类合同进度款在进行支付时,可自动关联合同的付款计划,每一笔支付均可受合同付款计划与该项目的财务指标联合控制。可根据每个合同的编号实时查询合同支付情况,并能实现合同跨年账务查询(详见图4)。
(五)实现薪酬分配与个税管理一体化
根据高校职工收入多样化的特点,将薪资、个税管理纳入财务信息化建设当中。设立工资管理系统、其他薪金收入系统、工资报表系统、工资查询系统,实现了收入的编辑、上报、审核、个人所得税计算及扣除功能,收入数据的统计分析功能等。财务数据与人事处、校园网对接,职工可在校园网上收入实时查询,极大地提高了服务质量和工作效率(详见图5)。
四、结语
虽然新高会计制度在实施过程存在问题,仍需要我们不断完善来更好地应对高等办学的激烈竞争。因此,加快高校会计核算管理能够有效反映高校财务运转情况,把财务管理从收支平衡型逐步转向成本核算型财,充分体现财务信息的统一性、精确性和透明性,从根本上提高财务信息质量和效率,为高校的长期稳定发展战略奠定经济基础,从而促进高校教育事业的快速稳步发展。
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关键词:国企单位;会计信息一体化;会计
随着高速信息时代的到来,信息化已经成为当下国企单位内部发展建设的主要目标,要求国企对传统的管理经营理念、手段及方法进行创新与变革。尤其是会计财务方面,会计信息一体化建设统一由计算机管理会计核算以及账目登记,实现财务工作的网络化管理,一方面可以减少财务人员的工作量,提高企业财务工作效率,让财务信息和内部管理信息实现备份和监护,优化企业财务管理质量,提高企业财务管理水平;另一方面企业会计信息得以共享,便于管理者实时掌控企业财务信息,便于制定指定科学、有效的企业管理政策。
一、国企单位会计信息一体化建设的问题
自上世纪90年展至今,会计信息一体化建设对国企单位的会计核算和管理手段都带来了全新的变化,基本告别了手工记账这一传统的会计核算方式。但是就其发展现状来看,国企单位会计信息一体化建设还存在着以下几个问题:
(一)受传统财务会计理念影响,国企单位对会计信息一体化建设缺乏重视
国企的管理人员仍沿用传统的管理理念和管理方法,对会计信息一体化建设的重要性和具体工作都不甚了解,不利于企业会计信息一体化建设,同时国企单位的会计管理人员大都具有丰富的从业经验,但受传统财务会计理念影响较大,对会计信息一体化缺乏全面的认识,虽然现在大多单位财务工作中推广了办公自动化,但是并未完全落到实际,对于财务人员来说便利程度甚至不如手工记账,作用没有得到有效发挥。
(二)落后的内控体系阻碍会计信息一体化建设
国企的会计信息一体化体系发展至今仍存在一定的缺陷,跟一般企业相比较,国企的会计管理体系较为简单,对会计信息系统的使用仅停留在账目登记与核算,并未利用财务数据进行企业的成本管理和效益分析,从而影响整个财务决策。此外,在国企的日常运营中,出于企业管理需要会通过内部牵制与岗位职责等手段对财会人员进行内部控制,从而保证财务信息的准确性和单位资产的完整性。但是这种内部控制体系实际上会阻碍现下的会计信息一体化的建设,在这种内部控制体系的影响下会计信息出现交叉,直接降低内部牵制与岗位职责的效用,导致会计信息被伪造的现象,直接损害国企单位的经济利益。
(三)科学性和时效性缺失致使会计信息一体化建设不完善
国有企业对会计信息一体化的资金投入不足,企业往往需要投入一定的资金购买财务软件,但是当前的财务软件大大小小都存在一定的弊端,同时真正实现会计信息一体化还需要投入大量资金来购买符合要求的硬件,而国企在这个过程中能够投入的资金有限,导致软硬件无法达到会计信息一体化的要求,优势自然无法完全发挥,会计信息的科学性和可靠性无法得到保障。此外,国企单位的财务信息来源较为广泛,不仅只来自于会计财务部门,与国企内部不同部门都有着或多或少的联系。在会计信息一体化建设中,财务部门主要负责加工处理已生成的财务信息并传播至其他部门,使财务信息使用者能够及时获得信息。但是在实际实行中,由于由于系统原因财务信息无法实现全面沟通实时共享,导致部分部门无法及时了解到财务状况,无法及时开展会计财务管理工作,降低了会计信息一体化的时效性。
(四)会计信息一体化建设缺少配套安全管理体系
计算机网络技术是实现会计信息一体化的基础,所以计算机的安全管理在会计信息一体化建设中尤为重要。计算机系统方面的安全性是财务信息处理和传递的媒介,但是由于目前国企单位的计算机网络还不是很先进,导致会计信息安全存在隐患。在计算机的工作过程中,由于员工操作疏忽或者是计算机自身系统存在弊端,容易导致设备软件损坏或者病毒入侵,而会计部门的信息资料万一泄露将会给企业带来重大损失。目前国企单位使用的计算机软硬件都较为落后,安全管理不够完善,会计信息的安全性仍存在问题。
(五)专业人才较少,会计信息一体化建设进程比较缓慢
国企单位会计信息一体化工作涉及面广、专业性强,对国企单位的人才培养有较高的要求。但是在目前我国国企财务工作状况来看,专业技术人才相对比较匮乏,工作无法全面推广,工作效率亦难以得到实质提高,会计信息一体化的优势无法发挥。此外企业也没有提供特定的机会,让财务工作提高自身业务水平,国企单位财务工作人员素质水平亟待提高,实际工作过程中出现新问题新情况无法采取及时采取有效措施解决问题,拖慢了会计信息一体化建设的进程,对整个国企单位的健康发展不利。
二、推动国企单位会计信息一体化建设的几点建议
(一)提高认识,增强企业管理者和财务工作者对会计信息一体化建设的了解
由于国企的财务工作者和企业管理者大多受传统观念影响,不易接受新事物和新理念,对会计信息一体化建设的缺乏重视,已然成为会计信息一体化建设的绊脚石。因此,国企单位应采取一定的措施来提高认识,加强对会计信息一体化建设的了解。首先要加强对单位内部相关人员尤其是会计从业人员的培训,根据参训人员的特长、年龄状况等采取集中培训、轮训等不同的方式进行培训,使其在思想意识、知识结构、业务知识等得到全方面提升,以增强国企单位员工对于会计信息一体化建设的重要性的认识,提高其业务水平;其次要让财务工作者充分感受到会计信息一体化给日常工作带来的便利,切身体会到会计信息一体化可以减轻财务工作量,同时大幅提高单位会计信息处理的效率,从会计理论到会计实务都发生深刻变化;最后还要积极引进会计信息人才,在人才招聘中寻求熟知会计财务知识与电子信息知识的高素质人才来充实财会队伍,提高会计信息一体化工作质量和工作效率。
(二)增加资金投入,完善会计信息一体化建设的软硬件设施
要推动会计信息一体化建设,必须投入必要的资金提供符合需求的基础硬件环境和信息环境,最大限度地发挥其经济价值,为企业财务工作健康发展发挥最大限度的经济效益。国企单位的管理者在指定决策时应当把资金向会计信息一体化基础设施的购置上倾斜,结合本单位的财务特点,购买符合自身发展需求的软硬件设备,提升会计信息一体化的基础设施建设。同时,网络信息安全已成为现代网络技术发展的重大问题,国企单位要重视在财务信息安全的投入,与知名的网络安全公司开展合作,购买网络安全软件以及技术支持,对病毒木马等的侵害进行有效的拦截,实时维护企业的信息安全。
(三)优化企业内部控制体系,提高会计信息一体化工作效率
我国国企单位在处理会计信息电子化的过程中存在由于内控体系落后、员工操作不熟练等原因出现效率低下的问题。因此,为了提高会计工作的效率,国企一是可通过根据业务状况优化内控管理体系,加强对员工操作层面的培训,在容易影响工作效率的环节填补漏洞。二是为了加强企业会计信息的安全性,企业要采取特定措施,请科技部门设置安全系数高的网络防火墙,使会计信息处于安全的服务器中,也可以采取网络信息电子屏障防护手段,隔离与外网的联系,使企业会计信息在局域网内进行安全处理,禁止非相关人员获取和使用信息。三是在实际使用财务软件时,国企要严格控制操作员的账户与相应权限,既发挥系统运用的实效性,又能保障系统的安全性。
以上措施防护了国企会计信息系统免受入侵,保护了财务信息安全。所以,会计信息一体化建设涵盖了国企各个部门,是一项整体性的内部控制工作,要求网络技术部门和会计财务部门加强沟通及时联系,对企业安全系统进行实时监测与定期维护,全面提升财务信息软件的安全性和实用性,促进会计信息一体化建设顺利开展。
三、结语
国企单位必须根据自身的发展特点推动会计信息一体化建设,从而实现企业财务信息网络化、科学化管理,从而推动国企内部管理方式变革,促进其健康稳定发展,并逐步提高其在社会主义市场经济中的竞争力。
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【关键词】ERP;财务管理;应用
随着粮食流通市场化和粮食经营主体多元化的逐步深入,作为粮食流通主渠道的县级国有粮食集团企业,为了迎合省、市粮食局信息化建设管理的要求,保证国家粮食政策性收购与市场化经营双轮驱动,面对企业间的竞争越来越激烈,必须提升财务管理的效能,增强企业的核心竞争力。目前,大部分企业集团对信息资源所做的远程控制,这就意味着企业管理进入“以IT管理企业”的时代。用友ERP-NC管理软件为企业集团提供的是体现“协同商务,集中管理”思想的全面解决方案,提供基于Internet应用的工作平台,让不同的部门,企业及用户协同工作,为企业的经营管理和决策提供集中式的信息管理平台,可以大幅度提高粮食集团企业的经营管理水平,支持企业的可持续发展。下面就我县粮食购销总公司对用友ERP-NC系统推广发展后所得到的启发。
一、ERP-NC系统简介
用友ERP-NC管理系统是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务财务数据统一化,全部在线处理,使数据信息共享。其核心是由会计核算向财务管理转移,注重了业务对财务的影响和财务对业务的控制,系统也从原来独立、封闭的系统发展到完全融入企业管理的整体中,实现了与其他管理系统的集成,与新的管理思想、管理技术、IT技术紧密联系起来,将专业财务知识和最新经营管理理念融合在一起,以适应集团企业的发展,增强企业市场竞争力。即统一设立“一帐式”会计账簿,统一制定会计科目、人员权限、业务流程等,各所属企业在粮食总公司规定的范围内增设会计科目、人员等,并基于互联网在异地独立录入数据,将电子数据集中存储于总公司本部数据库,实现通过数据共享完成信息交流与传递、控制的构想。对粮食总公司来说,能提升企业的管理水平,主在体现在:数据集团,业务协同;核算统一,操作规范;资金集中,资源共享;实时监控,运筹帷幄;信息准确,报告及时。
二、ERP-NC系统在粮食集团企业中的应用效果
用友ERP-NC管理软件适用于粮食集团企业的管理模式。不仅相当程度上弥补了传统会计核算中的缺陷,而且依托这一平台,对上可以与国家粮食局下发的金财软件全国粮食财务报表系统相对接,对下可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和网络、各地生产厂家等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为我县粮食购销企业科学决策提供更好的支撑服务。通过在粮食集团企业中应用能够达到:高度集成及一体化控制、完善的信息化管理、实时监控,提高了财务监管水平,增强企业的核心竞争力。
(一)财务数据的来源前移,拓宽财务管理的空间,促使核算数据更加精细化
传统的会计核算由于业务流程大部分不在财务监控范围内,在数据信息流转了多道程序以后,到达会计人员手中的各种单据对会计事项的描述已经被逐渐简化、模糊。而在用友ERP-NC系统中,几乎所有涉及到业务活动的原始单据,都可以通过业务模块的流转最后汇集到财务模块中,自动生成财务记账凭证和各种账簿,极大地减少了财务人员的工作量和差错率。对这种高效率还实现了粮食总公司对业务流程的实时管理,即只要有经济业务活动发生,就能直接反映到财务核算中去,达到财务业务同步管理,实现财务对业务活动的实时监控。一方面是远程管理和集中处理已成为现实。目前,财务管理通过ERP-NC系统利用网络使粮食总公司及所属各分支机构实现数据远程处理和远程审计,可以方便地掌握和监控库存。同时,总公司通过网络可以实现数据集中处理和财务资源的集中管理,资金集中调配,提高使用效率。另一方面是由关注整合内部财务资源转为更多地整合企业集团财务资源,提高了资金使用率。可使网上采购和网上支付、网上开支和网上结算、网上理财和网上会计信息查询成为可能,以及分布在各地的有关人员通过网络互动功能实现同时共同决策。
(二)利用高度集成及一体化控制平台,实现财务集权管理和资金集中控制
用友ERP-NC系统将经营管理各环节的高度集成化,实时处理,管理与控制一体化,供、产、销、人、财、物的数据处理与管理的一体化,所有数据从经营管理“第一线”采集,从原始数据开始实时地、多系统、多模块的联机处理各系统、各模块。各管理业务的数据相互关联,运转流畅,可即时互相传递与获取,实时地将所有信息“第一时间”反馈给“第一线”,并实时地控制“第一线”的经营活动。用友ERP-NC系统还将传统的各分支机构独立形成的信息孤岛进行整合,从而使总公司、所属企业可以更好地实现集权式的财务管理模式,使总公司将注意力集中于财务管理和领导的功能,通过制定财务政策并在用友ERP-NC系统中固化这些政策和流程控制点,就可以对总公司内部各成员的财务工作加强监控和管理。而总公司最为关注的所属企业的资产管理、盈利情况、自身投资的回报和资金的收益等信息都可以利用ERP-NC系统的平台进行提取和监控,实现总公司账务的集中管理。同时又能够通过用友ERP-NC系统的统一平台做到“集中控制、分散权责”,使各个级次都能够在总部监控的平台中进行个性化的、面向终端的执行操作。总公司只有根据自身的实际情况,明确控制资金管理的集权程度,才能使总公司的资金聚而不死、分而不散、高效有序、动态平衡。用友ERP-NC系统与网上银行系统的建立,使财务人员足不出户即可完成款项划拨的全部操作,缩短了资金在途时间,同时避免了往返银行途中可能发生的银行票据遗失、失窃等事故。由于资金划拨指令必须由出纳先提交、财务主管人员后批准,且在网上长期留有操作人、操作时间、操作内容的详细记录,具有不可替代性与不可抵赖性,促进了财务内部控制制度的落实。
利用ERP-NC系统,一方面使总公司及所属企业在一个操作系统平台中,账期的控制就可以由总公司统一管理,而这种统一的账期控制不只是总公司统一政策的体现,更重要的是最大限度的保证总公司绩效考核结果的公平性、总公司财务统计数据口径的完整性以及财务对外报表报送的准确性和合理性。另一方面加快业务流程的时效,首先,用友ERP-NC系统缩短了会计业务活动运作上的时间差,实现了财务和业务的协同,企业各职能部门之间信息得以相互连接、彼此共享,从根本上改变了部门之间信息不对称的现状。其次,通过网络,财务部门可以许多重要的信息,其他职能部门也可以通过网络共享信息。财务信息的即时生成,实现了财务管理由静态管理向动态管理的跨越。再次,统一用友ERP-NC系统管理软件,将企业各部门的经济活动纳入企业财务管理信息网中,通过网络可以实时跟踪所属企业每一项经济业务,并从各企业直接采集所需数据,加强了总公司财务部门与其他各部门的协同,解决了信息孤岛问题。
(三)完善信息化管理,实现财务共享模式,实时监控
用友ERP-NC管理软件的应用,一方面迎合了省、市粮食局信息化建设管理的要求,实现与国家粮食局下发的金财软件全国粮食财务报表系统相对接,解决了基层企业电算化核算的会计报表提取与上报脱节的问题,一方面为县级粮食总公司、所属企业及各部门业务人员提供及时地、动态地输入、查询、统计各类信息的计算机环境,提供财务、业务电子工具、提高信息的及时性、准确性、规范化、建立在线实时控制体系,使总公司管理层能及时地、动态地、交叉地了解、监视、控制企业整个经营业务活动风险、提高企业的管理效益、使企业值最大化,实现企业的总体目标。用友ERP-NC系统相对于传统财务核算系统另一个明显的优势就是将资金流、实物流与信息流有机的整合在一起,创建起一个信息共享和服务共享的大平台。在整体的财务报表合并工作中,传统的财务核算系统对总公司来讲,由于其下属企业财务数据的透明性较差和所使用财务系统功能的局限性,使最终的财务合并只能在下属企业的报表层面进行,使关联交易的数据不能在合并中得到完全反映和充分抵消,从而严重降低了总公司整体合并报表数据的准确性和完整性。用友ERP-NC系统在总公司所属的各级独立或相对独立的核算主体间建立了一个整合的合并平台,优化和统一了各层级的合并关系和流程,实现了对明细会计科目的合并及查询,极大地增强了所属企业对总公司财务数据的透明性,使总公司在合并中能够快速核对所属企业的关联交易发生和抵消情况,从而保证合并结果的准确性和完整性。
(四)事前控制,事中监督,提高预算管理水平
粮食企业传统的财务预算编制工作不是模板过于简单,就是流程难以进行统一管理,不能充分反映业务计划的详细情况,预算编制的时间较长,汇总预算数据的准确性和及时性难以保证。而预算编制的绝大部分工作都是由总公司各级部门和所属企业的财务人员手工完成,层层汇总之后才能形成最终的汇总预算。由于业务流程独立于财务控制范围之外,很多粮食企业只有到业务事项需要确认需要应付款时才能了解该项业务是否在预算范围内,对预算的控制只能是事后复核。不仅降低了预算的约束力,也为粮食企业的经营管理带来隐患和弊端。而利用ERP-NC系统就可以为总公司各级预算编制单位提供统一的、端到端的预算管理平台及预算编制和管理流程,预算数据的来源依据是可靠、精细的会计核算记录。同时可以利用与业务流程的全面整合,根据业务发展的需要制定出更加合理的预算编制模版,利用统一平台对整个总公司及所属企业进行统一的预算编制管理。这不但提升了总公司的预算管理能力,同时各级所属企业在预算编制中的预算数据上传、下发、汇总以及修改都在同一个平台上完成,实现预算编制中自上而下和自下而上的统一工作流程,在大量减轻财务人员的预算编制压力、增强数据和预算模板准确性的同时,极大地缩短了预算编制时间,并能根据业务计划的变化实现对预算基础和预算版本的修改和控制。用友ERP-NC系统加强了财务管理对总公司的业务起到事前预算、事中控制、事后准确核算的作用,真正实现了预算对粮食企业经营管理的指导监控作用,提高了财务对资金管控的力度。
(五)加强内控执行力度,提升财务管理的效能,增强企业核心竞争力
总公司在具有合理的内控制度、流程的条件下,用友ERP-NC系统将会是一个非常有效的工具和载体。由于ERP-NC系统是一个集实物流、现金流、信息流于一体的平台系统,将内控的制度、业务规范通过业务流程固化在ERP-NC操作系统中,可以通过系统设置在物流、财务流的各个环节设立所必需的内控节点、关键控制点,最大限度减少人为干预的可能性,最有效地保证业务流程、内部流程的运转。一是财务信息资源网页数据化。在传统财务管理模式下,财务信息资源的载体主要是纸介质数据和磁盘数据;而信息化环境下财务信息变成了网页数据,可供相关使用者随时提取。此外,还可提供全天候的服务,显著增强了信息的时效性。二是结算支付电子货币化。电子货币是财务管理信息化的重要环节,其特点是结算时不需要支票、汇票、现金等纸质票据而直接由网络上的电子货币自动划转,加快了资金周转,降低了资金成本。三是办公方式多元化。在线办公、远程办公、分散办公和移动办公将取代传统的办公方式,几乎所有的管理工作都有可能在计算机网络上完成,这不仅降低了管理机构的运行成本,而且极大地提高了工作效率。
总之,随着粮食流通体制市场化的不断深入,企业之间的竞争更为激烈,树立以财务管理为核心,以资金流量控制为重点的管理理念,通过把企业的内部控制制度和企业文化建设融入到用友ERP-NC财务管理信息系统应用中去,发挥它独特的功效,不仅可以加强制度约束,防范资金风险、堵塞资产流失的漏洞,而且还可以做到信息共享,避免统计数据和财务信息失真,有效地支持决策能力,增强粮食集团企业的核心竞争力。
参考文献
[1]用友ERP-NC企业应用全面解决方案用户手册.
[2]谢京宁.基于ERP的企业集团集成化财务管理模式研究[J].中国商界,2009(11).
对于企业而言,当下所处的时期颇为微妙。一方面,中国经济形势正处于新常态,经济增长进入换挡期、阵痛期,这就要求企业必须更加注重发展的质量和效益、更加注重精益管理,深挖内潜,培育自身核心竞争力。另一方面,互联网时代、大数据革命又以不可阻挡之势重塑传统行业的竞争格局和商业模式。面对如此复杂的形势,迫切需要财务组织从习惯于事后算账的理财幕僚角色,转变为积极参与战略和业务决策、成为企业价值的发现者、推动者和创造者。
现阶段没有人否定财务管理对于企业的重要性,然而在当今其真正能够获得企业管理层和业务单位认可的财务部门却并不多见。尤其是在面对经济新常态及信息化发展浪潮,基于传统财务管理职能面临的种种矛盾或缺陷,财务人员迫不及待地需要走出一条自我革新的财务转型之路。
二、企业财务管理职能转型策略
会计界把手工记账的阶段称为1.0时代,伴随着计算机的发展和广泛应用,会计走进2.0时代,而随着网络发展,会计信息化如今已经进入到协同交互的3.0时代。互联网时代把会计人从繁杂的核算工作中解脱出来,重点转向企业的管理会计和财务决策。财务人也要自觉利用互联网思维创新会计管理模式,将日常财务管理系统与企业每一个业务系统形成以价值流为基础责任单位的集成化网络系统,这就引发了财务数据业务化及财务业务一体化思想。
笔者认为未来财务管理职能转型应紧紧围绕财务业务一体化及信息化展开。其中财务业务一体化是核心或目标,信息化是手段或辅助工具。总体思路是通过对财务角色的重新思考,对于过去大量重复性、低价值的会计核算业务,尽量压缩其所占时间,重视管理会计的力量,将更多的精力投入到高价值领域中去,进一步拓展财务职能的深度和广度,并不断加速信息化建设,通过财务业务流程一体化和共享数据平台搭建,加强与业务部门紧密协作,深入了解业务流程,找出短板,发现价值,协助业务部门完成绩效指标,提升运行效率,控制经营风险,真正发挥业务伙伴的作用与价值,成为业务部门的合作伙伴。最终旨在准确的成本核算、精准的预算管理、快速的财务报表、有效的流程优化。
三、企业财务管理职能转型思路
(一)进一步明确财务部门的职能定位
企业财务人员角色除了从事财务管理、会计核算等工作之外,如何将财务角色融合到企业财务战略管理中,更为重要的是以企业流程再造为中心,改善业务流程,防控财务风险,创造企业价值。让财务从事后管理走向事前管理,真正成为业务的合作伙伴。
面临新形势、新常态,传统的会计核算已难以适应和满足企业的发展所需,作为企业管理中心地位的财务部门必须从过去对交易事项的核算管理转变到未来企业对整个价值创造过程的预测预警和全面控制上。基于价值管理理念和业财深度融合思路,应按切块管理的原则将目前基于会计核算为核心的财务组织重新调整成立四大管理中心,即预算管理中心、成本控制中心、政策研究中心和信息管理中心。预算管理中心包括公司生产经营各个方面的全面预算管理,通过优化配置企业资源,全方位落实企业预算目标,并对企业预算完成状况进行考核分析。成本控制中心包括采购、生产、销售成本的统一归口核算管理以及日常经费管理。政策研究中心包括价格管理、税收筹划、投资管理和基础管理四部分,主要是及时了解分析相关政策法规制度和市场变化,及时做好分析筹划提供决策依据。信息管理中心包括会计决算信息、统计信息以及信息化建设几个方面。
(二)借力信息化建立成本数据库实时生成报表
借力信息化手段实现财务业务一体化。以信息化手段为支撑,以坚实的大数据库为基础,实现会计和业务的有机融合,将生产系统与财务软件直接对接,根据实时变动的生产信息、缴库信息、销售信息,通过软件实现成本日核算、利润即时生成,将管理触角前移,逐步搭建成本数据库,变事后算赢为事前算赢,并能随时为经营决策提供依据,避免利润等报表信息只能跨月提供形成的数据滞后现象。
(三)融入业务,优化流程,发挥管理会计职能
财务不应仅仅面对单据计算数字,天天坐在办公室忙核算,而应深入业务流程,发现管理短板,剖析原因,以财务角度提出管理建议,协助业务部门开展优化流程管理工作。为充分发挥管理会计职能,企业可将业务部门按切块分配给财务人员,从而搭建起财务与业务融合桥梁,让财务人员真正走出办公室到生产现场或业务部门中间去,通过深入了解业务部门需求及第一手资料后,有的放矢的开展管理工作,让财务部真正成为业务部门的合作伙伴。
(四)财务人员培养新模式