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全球化的经济发展趋势加剧了企业间的竞争,很多大型集团公司、跨国企业间的竞争形式逐渐由单一的价值链之间的竞争向价值网络竞争的转变,这就要求集团企业要以集团整体利益为出发点,综合考虑业务成本,以期在协调局部成本收益的基础上,实现集团整体利益最大化的目的。财务共享服务中心给集团企业提供了解决这一问题的方法,财务共享服务通过将易于标准化的营运业务进行整合、流程再造,以提高管理效率、压缩成本、提升服务水平,很好地解决了目前大型的集团企业财务组织重复繁多以及效率整体低下的问题,为大型集团企业进一步优化现有资源配置提供了可能。
二、财务共享服务在企业中的应用
目前,财务共享服务中心更多的作为独立的机构进行管理,对所有成员企业采用相同的标准作业流程,废除多余的步骤和流程,对采集的信息进行精致加工,输出高质量的财务数据,并消除了由于地域分散、集团部门独立的规则造成的信息死角。可以说,财务共享服务中心是集团企业的财务服务平台,是各成员企业的会计业务运作中心、财务数据中心以及服务中心,能够有效地支撑集团制度的标准化、流程的科学化和精简化,实现降低成本、提高效率、强化集团内部控制的目标。
三、财务共享服务中心的重要意义
财务共享服务中心对于集团企业的重要意义主要体现在以下几方面:
第一,能够降低集团企业成本。可以说财务共享服务的最根本目标即在于降低集团企业的成本。通过建设财务共享服务中心,集团企业可以不必为每个区域、分支机构全员配置岗位及人员,从而实现在集团总业务量不变的前提下削减业务人员的目的。同时,在建立财务共享服务中心后,许多的财务业务得以细化、标准化、乃至得到简化,流程简化后的效益提高也是降低成本的有效途径。
第二,能够提高服务质量和效率。财务共享服务中心的建立使得集团能够对基础财务工作集中化,工作效率和质量得以提升。在财务共享服务中心下,各项职能实施的政策制度、工作流程和质量标准完全统一,同时也给集团企业进行风险控制提供了方便。通过财务共享服务使原散落在各单位独自处理的业务整合规范,对经办人的要求统一,财务处理的口径和尺度统一,促进效率提升;此外,通过绩效管理、服务管理等方式对财务共享服务中心的运营状况实施监测,以提高财务共享服务的质量。
第三,能够促进企业核心业务的发展。财务共享服务中心的建立一方面可以为集团企业内部业务单位和外部客户提供后台支持,各部门则专注核心业务,提高顾客的满意度。此外,强大的财务共享服务中心能够大大节省重复性工作的时间,可以释放出更多的财务人员参与到集团企业的战略财务层面以及深入到业务财务层面。战略财务工作可以参与集团企业的战略制定和推进,进行预算资源管理以及绩效控制,为集团的经营决策层提供全公司的经营信息分析;业务财务工作则强调深入业务一线,与业务单位紧密合作,参与公司价值链各环节的价值创造,通过这两种方式促进财务职能的转型,最终推动企业整体价值的提升。
第四,加速企业的标准化进程。建设财务共享服务中心之前,企业的财务操作流程是由各分部的采购、生产、分销、市场、销售各环节的单独核算,各分部的资源分配情况不同,业务操作标准不同;通过建立财务共享服务中心,能够将财务工作从各部门中抽离出来,从集团层面整合资源形成财务共享服务中心。当然,财务共享服务中心通过业务流程的统一、管理制度的统一、数据口径的统一的方式实现企业的标准化,并可以以此为经验为其他领域实现标准化提供重要的指导。
第五,增强企业规模扩大的潜力。集团企业通过将财务工作进行集中规模化处理,建立财务共享服务中心有利于集团企业更快地建立新业务,不必为新建企业设立财务部门,直接将新建企业接入集团企业财务共享服务中心即可实现新建企业的财务职能支撑。可以想象,在此基础上的企业必然拥有足够的灵活性,增强企业规模扩张的能力。在新建企业进入新市场时,可以将自身的财务职能交予所在区域的财务共享服务中心,最大程度地减少在新市场中的投入,为集团企业的扩张留有很大余地。
第六,利于收购兼并的实施。企业在进行收购和兼并企业时,财务共享服务中心的设立会给该收购带来便利,一方面体现在财务共享服务中心的设立一定程度上即是企业资源的一次整合,为企业合并收购提供一定的经验;另一方面体现在财务共享服务中心将企业的财务活动进行整合,在兼并收购时只需将核心业务整合即可,后台的财务等活动并不需要进行再次整合。
四、建设财务共享服务中心应注意的问题
建设财务共享服务中心能够给带来极大的好处,提升集团的运营效率,降低集团的综合成本,提高了财务信息产生的速度,财务报告可以做到实施和同步相一致。不难发现,企业的规模越大,地域越分散,财务共享服务中心的优势即越发明显。但是,集团企业在建设财务共享服务中心时也应注意以下问题,首先应关注集团企业是否存在效益背反现象,比如在考虑通过建设财务共享服务中心降低集团成本时,在削减分部或分支机构财务人员来节约成本时,要考虑到实行财务共享服务所带来的增量成本,如新的人工成本增加、设施设备的再投入、分部与财务共享中心的往来差旅费、信息系统的建设费用是否会给集团带来更大的成本消耗,企业是否能够承担;此外,集团企业在建设财务共享服务中心时,要对财务共享服务中心做出合理定位,以防财务共享服务中心成为集团企业的辅助机构。将财务共享服务中心作为集团层面的财务共享平台,才是建设财务共享服务中心的根本意义所在,我们发现其给企业带来的巨大效益要建立在财务共享服务中心的绝对地位之上统筹配置财务资源才能够实现。同时,对于集团自身的财务人员方面,财务共享服务中心很有可能造成财务人员成为单纯的数据处理员的局面,脱离集团企业的实际业务,因此,在建设财务共享服务中心时,要注重战略财务与业务财务的有机结合,在结合业务财务的价值创造目标发挥战略财务的决策支持职能。
关键词:财务共享 财务管理 石化
基金全称:南京晓庄学院优秀毕业设计(论文)培育计划项目《国有企业财务共享服务试点研究-以某石化公司为例》
近年,国资委下发《关于加强中央企业财务信息化工作的通知》(国资发评价〔2011〕99号),要求具备条件的企业在集团层面探索开展会计集中核算和共享会计服务;财政部下发《企业会计信息化工作规范》(财会[2013]20号),其中第三十四条建议大型企业集团应当探索利用信息技术促进会计工作的集中,逐步建立财务共享服务中心。在一系列政策引导下,国内部分大型企业集团,尤其是跨国企业,开始逐步实施财务共享服务。
某央企充分认识到财务共享服务中心的建设顺应国家“十三五”中“创新、协调、绿色、开放及共享”发展理念的同时,能有效化解管理资源的失衡,保障集团的健康可持续发展;经过两年调研、筹备,于2013年正式启动财务共享服铡T诮衲昙团年度工作会议和财务工作会上,突出强调了以财务为核心的企业经管新模式,为实现财务工作由会计核算型向价值管理型转变。本文以2015年成立的N分中心为例,通过分析其主要开展的工作和取得的成果研究该央企财务共享模式的实施情况,并针对其存在的问题提出了相应建议,旨在为国有企业及类似企业集团的财务转型提供一定理论支持。
一、财务共享介绍
(一)财务共享理念
共享服务即现有经营职能的迁移与集中;财务共享即将一部分财会工作迁移出企业,集中到共享服务中心下进行统一处理。@些工作分散于各业务单位,重复性高,同质化程度高,数量庞大,但同时也易于标准化处理,比如单据扫描、凭证填制、报表编制、档案装订等;将其迁移至共享服务中心完成,极大地促进了会计核算的标准化、规范化,提高了会计的工作效率。共享中心和企业财务人员协同工作,共享端收集汇总业务数据深入挖掘其价值,专注于高效服务;企业端转移关注重点至数据分析、经营支持、政策推进等管理工作,释放企业总会计师价值管理职能,专注于价值提升;最终达到帮助企业进一步降本增效,控制风险,挖掘价值的作用。
(二)财务共享国内外发展情况
世界500强企业中,半数以上不同程度的采用了财务共享模式,尤其是跨国企业,经验丰富且理论成熟。在国内企业中,财务共享模式的发展伴随着相关政策引导也已起步,中国石化、中国广州核电集团、中兴通讯等一批企业目前已实施了财务共享服务。
二、财务共享在某央企的实施情况
三、N分中心试点情况
(一)N分中心主要开展的工作和取得的成果
1、稳步推进企业上线
2015年7-11月间,完成5家所属分公司的会计核算业务的迁移上线; 2016年4-8月间,调研另外3家单位,了解上线意愿和准备情况,分别成立3个上线工作组,明确目标与职责,建立工作制度。截至目前共涉及13家公司11个公司代码,369个利润中心。
上线以来5家企业每月均提前向总部上报会计报表,其中最多平均提前28小时,最少5.4小时。
2、持续巩固会计信息质量
因上线企业个性化需求多,不同企业核算规范和业务处理要求不统一,区别核算影响效率,N分中心推进对各企业会计核算业务的标准化和规范化改造。在2016年1-8月间累计向上线企业提出512条建议,帮助企业逐步改善了合规性、规范性。
确保会计核算处理合规合理的同时健全了会计稽核工作体系。通过成立稽核工作组,形成三级稽核管理机制,按月组织稽核工作。每次稽核中重点业务和报表抽取样本量达到100%。
运营以来,共提出45项具体会计核算质量问题,涉及各类业务申请527个,完成整改521个。
3、保证报表按时高质报编
N分中心建立了业务首接责任制和与企业双向沟通交流机制,对各上线企业的服务申请提报数量从月中开始跟踪,仔细检查月末事项,提前核查系统数据,避免将问题集中到月底,并且按月结关帐的节点提前倒排工作表,确保月结质优、高效。
上线以来,5家上线企业每月均提前向总部上报会计报表;其中,甲公司平均提前28小时,乙公司平均提前24.8小时,丙公司平均提前5.4小时。
4、通过流程再造提升管理效率
精简优化内部工作流程和节点,合理分配各运营部内外岗位设置,重点推进上线企业和共享中心组织机构、流程和人员的优化,凸显共享中心专业化高效化特点,节约了用工成本。
以应收运营部为例,该运营部岗位重组后,分设挂账、收款、清账3岗,相比原企业节约人员68%。制证效率也显著上升,实现了企业上线前未达到的日清日结要求。
5、解决功能盲点提高运行效率
共享上线运行初期;针对各方面反应强烈的问题,先后提出163条业务流程优化建议并得到采纳,解决了一系列系统功能盲点和运行效率问题。
例如在甲公司和乙公司两家存续公司的到账通知中开发了“企业确认”和“预收确认”按钮功能,在减少企业提交服务申请的工作量的同时,提高了共享制证的准确性和及时性,从原来的两分钟编制一张凭证提高到多张凭证瞬间完成。
6、积极探索财务增值服务
充分发挥和利用共享端所具有的大数据优势,积极探索和深化报表数据应用,向企业提出建议,体现财务增值服务价值。
成本运营部利用现有资源,分别选取甲公司和乙公司代码下相同生产工艺流程装置的产品成本数据,通过报表组件工具进行数据整合,为企业查询和分析提供便利。
应付运营部建议乙公司优化与供电公司的结算方式,减少其月末债权往来,每月节约资金占用约1700万元;
应收运营部每天将不能及时清理完毕的直分销客户挂帐与收款明细整理成表格发送至企业,为企业加强资金及客户管理提供依据。
(二)N分中心试点过程中发现的问题
1、机构设置与人员迁移制约项目推广进度
目前N分中心的组织架构在试点过渡期依托企业进行筹建,尚不能独立运行;员工的招聘和管理未能在全集团范围内完成整合,很大程度上也影响了共享服务中心开展业务的独立性。并且目前总部共享服务机构仍未落实到位,多方面制约了财务共享业务的下一步推进。
2、业务流程不统一制约了共享服务优势
一套统一的业务流程是财务共享服务发挥财务共享集中管理的优势的基础。由于现有的财务管理采取的是分散式管理模式,该央企本身那一套较为完整的财务业务处理流程不能发挥作用,各企业在业务流程执行方面差异较大。
3、管理制度缺失е虏糠制笠岛怂悴还娣
财务共享服务的实施过程中,出现了部分企业管理和核算不规范问题,比如差旅费、交通费补贴及人工成本核算不规范,收入或支出项目提前或延后入账等;在影响会计信息质量的同时,也存在严重违规风险。
4、信息系统功能及性能有待提升
部分企业本着为了提高财务信息化管理水平,满足企业管理需求的宗旨,搭建了本地信息化系统。共享服务为满足企业个性化需求,需要集成大量不同的企业本地系统,由于本地系统在功能和流程等方面均有差异,一定程度上影响了共享服务系统的运行效率。
(三)对N分中心试点工作的建议
1、全力以赴推进体制调整
为保障共享服务工作顺利推进,首先应尽快成立独立运营的共享服务组织,做实共享服务中心及分中心运营及管理工作。@就要求N中心尽快成立独立的子公司。
2、精心筹划后续企业上线
根据总部计划,2016年底前后另外5家公司将陆续在N分中心上线。为稳妥实施上线计划,首先应做到新企业上线标准与流程的统一,@需要项目部及时沟通梳理出总部业务操作规范与企业间的业务差异,对相异内容进行补充和完善,并且加快系统间的集成,不断提升完善相关系统的功能。其次要确保企业按期上线和平稳运行,@需要项目部严格落实总部上线工作安排,倒排工作进度,加强培训,保证业务完成水平。最后为确保2018年完成所有企业上线,需要项目部提前谋划,加强对上线企业会计核算和报表质量的监控,并且积极组织开展对长三角区域和华南片区企业的调研。
3、切实抓好各项内部管理
想要构建完善的内部管理体系,N分中心首先应以制度建设为根本,认真梳理基础性制度,抓好绩效考核办法等制度建设,夯实管理基础,针对某些不规范行为对企业层面加大制度执行的监督考核。其次注意总结工作中积累的经验,做好成果转化和推广实施工作;并且树立先进典型、弘扬正能量,比如持续开展好“季度之星”的评选工作。最后要充分利用现有人力资源,抓紧做好档案凭证匹配装订和档案移交工作,推进完善服务申请模板的试点上线。
4、全面加强员工技能培训
为实现对内建成“金字塔”型人才结构,对外成为财务人才的孵化基地的目标,N分中心应从三个方面入手。首先是加强新员工入职培训,主要是指对ERP、FSS、FSO等系统的功能和业务流程进行培训,确保新员工上岗能力。其次是保证双证培训,确保所有会计人员具有会计证和ERP上岗证;最后为提升员工的整体业务能力,培养一批综合素质高、整体业务强的专家能手,还需要合理安排运营部内外的岗位交流。
四、结束语
本文通过对某央企财务共享N分中心运营状况的分析,研究了财务共享模式在该央企的应用效果,研究表明财务共享模式的建立有利于企业集团提升会计信息质量、报表报编效率、管理效率、运行效率;推进财务工作向价值创造转型;同时实施过程中也发现存在组织架构不够独立、业务流程不够统一、管理制度不够规范、系统集成存在差异性四个问题。针对这些问题,从共享中心和上线企业两个层面提出了加快体制调整、完善系统功能、强化风险控制、积极组织调研、重视制度建设、注意总结经验、做好成果转化、充分利用资源、科学组织培训等具体建议,为国有企业及类似企业集团的财务转型提供一定的理论支持。
参考文献:
[1]Quinn B, Cooke R S, Kris A. Shared services : mining for Corporate Gold[J]. Financial Times Pr, 2000
现代信息技术的高速发展,推动着我国企业管理信息化的发展进程,其中会计信息化作为企业信息化的一个重要组成部分,其发展面临着诸多问题。本文基于我国会计信息化建设现状,探讨了会计信息化管理体系的意义,建设中存在的问题及其相应的解决对策。
关键词:
会计信息化;信息化建设;问题;对策
1构建会计信息化管理体系的意义
我国会计准则建设与实施以及企业内部控制规范体系的形成和推广,使得会计人才战略等各项改革进入攻坚阶段,在各项改革措施的贯彻落实中,会计信息化建设起到了关键性作用。在当前信息时代的大背景下,推进我国会计信息化管理体制构建是一项刻不容缓的工作。会计信息化不同于会计电算化的概念,在实际工作中,它将财务会计和管理会计进行了有机结合:运用现代信息技术(如计算机网络等)实现获取、加工、传递和保存大量会计信息,建立完整的会计管理信息系统,为企业经营管理、正确决策、创造利润提供信息保障。会计信息化是企业信息化的组成部分,其发展依附于我国信息化建设。
2当前我国会计信息化管理体系构建存在的问题
我国会计信息化建设尚在起步阶段,虽已取得不错的成绩,但从企业实际运用来看,仍存在诸多问题,总结我国会计信息化发展现状及其问题,对往后的信息化建设具有重要的指导意义。
2.1企业对会计信息化建设的思想观念滞后
当前我国企业特别是企业集团,已基本完成了会计电算化,即会计信息化第一阶段。但由于很多企业或单位落后的管理理念、战略视野,认为会计信息化就是利用计算机提高会计核算工作效率,并未充分认识到会计信息化建设的重要意义,使得建设进程停滞不前;部分中小企业由于缺乏对会计信息化管理体系正确的价值认识,觉得投入大量资金是得不偿失的徒劳,从而阻碍了会计信息化建设对企业经营决策的重要指导作用。
2.2企业缺乏推动会计信息化建设的复合型人才
从企业财务人员分配现状中不难发现,我国不缺少低层次的会计核算人员,但是对既精通会计专业知识又精通计算机信息技术的高复合型人才的需求缺口是巨大的,这一现象严重影响了我国会计信息化发展的速度。而且,高素质、具有全面知识储备的高级会计人才的培养是一个漫长、系统性的过程。
2.3信息资源安全性和共享性无法得到保障
为实现会计行业信息化,需要建立健全完整的企业、行业会计信息化系统数据库,但当前我国各行各业间的企业会计信息仍处于相对的自我封闭状态,不仅如此,企业的管理信息系统也分散为一个个相互隔离、相互独立的信息孤岛,无法实现信息资源的共享。此外,企业会计信息通常是由网络作为传播途径,故在其传递过程中,信息可能会被泄露、篡改或截取,无法保证信息的安全性。
2.4企业内部控制管理不健全
会计信息化不仅仅是会计工作与计算机的简单结合,企业需要运用现代管理理念,重组会计工作的业务流程,建立与之相匹配的管理制度,从而达到实时监控会计信息、实时披露和评价企业经营状况等功能,从上而下地将信息化贯穿在整个企业管理中。对比于我国现阶段的会计信息化内控管理制度,主要有以下问题:①企业的权责利再分配。在集团企业中,会计信息化促成了企业财务集中管理,但许多企业在这一过程中没有做到合理调节总公司与其分、子公司间的利益平衡点,阻碍了信息化发展。②企业中各公司、各部门思想观不一致。如果不能达到企业整体的目标一致,各部门、各子公司间的思想没有达成战略共识,以信息共享为基础的财务集中管理就难以实现,会计信息化的发展也会相应受到阻碍。③企业信息化内控管理制度需统一。在内控制度的制定过程中,既要考虑下属部门或各分、子公司的利益,又要保证其为企业创造利润的积极性,同时要兼顾企业整体利益,一旦确立了相应规章制度,必须统一执行。
3实现会计信息化管理体系构建的对策探讨
会计信息化是我国会计业发展的必然趋势。总结和分析我国会计信息化管理体制构建中存在的问题,并对其相应举措进行探讨,有利于推进我国会计事业的发展。
3.1加强企业对会计信息化工作的价值认识
企业特别是企业管理层要从观念上理解实施会计信息化管理的重要性,理解会计信息化的建设是时展、企业发展的必然方向,此举能有效推进企业快速、健康发展。会计信息化的建设势必会占用企业一定量的资金,使企业增加成本,但更应该看到的是资金投入后带来的长远利益。这方面需要加强会计信息化的培训工作,让企业的所有管理者和员工明白实施与推进会计信息化的意义和优势。
3.2加强高新复合型会计人才培养
首先,具有高素养、全面知识储备的高级复合型会计人才是促进会计信息化建设健康、有序发展的重要一步。会计信息化的发展离不开会计软件的开发、应用,企业必须注重对这类人才的培养,例如,定期举办长、短期的网络技术培训班和加强信息技术运用的实战演练。高新复合型会计人才是保证企业在信息时代激烈的市场竞争中制胜的关键所在,复合型人才的培养需结合现代管理和最新会计信息技术,优秀的财务工作人员将为领导在企业经营管理工作上提供更优质的服务。其次,企业管理人员必须认识到,随着会计信息化的快速发展,财务工作人员的职能将会发生巨大的转变,会计人才的培养需要符合未来财务工作人员的工作职能:①财务核算人员,在企业中主要从事会计信息的核算工作;②财务业务人员,业务部门有业务发生时,可由企业下派人员到当地进行项目评价等工作,支持业务开展;③财务战略人员,在企业的战略发展和战略执行上发挥指导、支持作用。从当前形势中我们不难看出,在这三类财务工作人员中,会计核算人员呈现逐渐减少的趋势。在培养会计人员时不能仅仅满足于记账、算账等简单的核算能力,而需要更多地培养其理解、分析公司战略的能力。对于从事财务工作的人员来说,需要时刻学习新的会计知识,不断提高自身能力,从简单的核算工作内容转化到帮助企业管理者做出正确决策、支持公司战略执行的工作内容中去。
3.3加强会计信息共享与安全保障制度的建立
企业中的人力、财物都是有效资源,在整个企业资源管理中,财务信息不是孤立的,而是与企业的经济业务紧密联系起来的。除了建立完整的财务管理系统,包括资金管理系统、成本管理系统、账务处理系统,还应将业务系统同财务系统紧密结合。企业各种经济业务来自于业务前端,实现企业各部门的信息共享,可将信息孤岛进行整合。例如,业务数据在经济业务发生的当下即输入系统,财务部门在处理业务数据时不需要再次录入,只需在系统中编制记账凭证将经济业务数据转化为财务数据,原始单据自动转换为记账凭证这一过程,在理论上可以做到百分之百实现。企业在处理财务信息时,可采用集中分散方式对数据进行加密,以加强对财务信息的控制和保证其安全性。具体方法为,在数据传递之前由网络服务器统一对信息流进行加密,加密后的数据传送到各客户端口,由各个客户端设置不同密码解密后再处理相应业务。每天业务结束后,各客户端将当天数据加密传送至网络服务器的数据库进行集中处理、保管。集中分散加密控制可有效防止财务数据在传递过程中被泄露、篡改。此外,实施会计信息化的企业要建立防火墙、计算机病毒防范体系、网络漏洞监测和攻击防范系统等,制定内部管理制度和日常操作规范,对不同部门不同人员设置不同级别的操作权限,建立会计信息化档案管理制度,从而提升会计信息的安全性。
3.4加强企业制度设计、流程设计具体化
优秀的内部控制制度思路和内部控制体系需要依靠信息技术的支持,企业在制定内控制度时,必须充分考虑到信息化管理的工作流程、人员设岗等方面,制度要力争全面、合理,具有可操作性。各部门工作人员必须严格遵守制度的规定,严格按操作流程进行会计业务的处理。同时,管理部门需定期对执行情况进行检查和监控,积极引入国内外先进的管理理念与管理方法,及时对制度进行修订与完善,使企业的会计信息工作与企业整体的管理系统融为一体。
4总结
综上所述,经济全球化和信息化的不断深入,使我国的会计信息化建设面临着不小的机遇和挑战。针对我国会计信息化管理体制构建过程中存在的问题,只有通过转变企业对会计信息化工作价值的认识,加强高级复合型会计人才的培养,促进会计信息共享与安全保障机制的建立,以及加强企业内控制度的健全等举措,才能健康、快速地实现我国会计信息化建设。
作者:叶菁 单位:浙江经济职业技术学院财会金融学院
参考文献:
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[2]严海花.新时期会计信息化建设的思考[J].商,2014(42).
A单位是主要从事军品项目生产,同时兼顾军民融合式发展的科研院所。“十二五”期间,A单位虽然在预算管理、核算管理、财务分析、科研经费管理、成本工程、产权管理、筹融资管理、财务人员管理等方面取得了长足进展,但管理会计体系的构建尚处于起步阶段。事实上,构建一个完善的管理会计体系直接关系到A单位会计工作转型、会计工作总结提高、科研生产发展以及产品工程建设,任务紧迫,意义重大。
(一)构建管理会计体系是会计工作转型的需要
我国以往的会计工作以财务会计为主,管理会计发展相对滞后,管理会计在为单位发展提供规划、决策、控制和评价等方面的作用未得到充分发挥。党的十八届三中全会对全面深化改革做出了总体部署,大力加强管理会计工作是会计领域全面贯彻落实深化改革要求的一项重要内容。加快构建管理会计体系对于A单位而言,不仅是顺应我国会计科学发展的必然选择,更是推动会计工作转型升级的重点所在。
(二)构建管理会计体系是会计工作总结提高的需要
近几年,A单位在管理会计应用方面不断进行探索和实践,在完善财务制度和流程、全面预算管理、建立财务分析机制、型号成本管理和财务信息化建设等方面都取得了一定成果。但是,上述领域的尝试还只是运用了管理会计的部分职能,对管理会计的认识仍停留在感性层面,缺乏系统性规划,与《指导意见》的要求相比仍存在差距。只有加快构建适应性的管理会计体系,将管理会计各个职能的应用整合起来,才能使管理会计真正在A单位发挥前瞻性的决策支撑作用。
(三)构建管理会计体系是科研生产发展的需要
目前A单位正处于统筹谋划“十三五”发展的承上启下时期,改革发展任务艰巨,型号试验任务繁重,风险程度高,挑战严峻,原有的科研生产管理模式已经不能适应新常态下的发展节奏,必须积极推进科研生产管理模式转型,推动军品产业化发展,提高效率效益。A单位的科研生产管理模式转型是系统化和综合性工程,具体对财务领域而言,通过加快构建适应性的管理会计体系,利用管理会计体系加强规则制定,实现模式重构,提高管理效能,能更好地促进A单位科研生产管理模式转型。
(四)构建管理会计体系是推进产品工程建设的需要
产品工程是A单位科研生产管理模式转型的核心工作,其关键理念是在满足市场需求的情况下,实现部组件产品化,从而实现经济规模的不断提高。推进产品工程建设对财务管理提出了更高的要求,部组件的标准成本怎么计量?质量缺陷成本如何核算?共享资源如何分摊?这些问题都是管理会计的标准命题,只有加快构建适应性的管理会计体系,通过管理会计体系优化流程、统筹资源、把控风险,才能更好地推进产品工程建设,在助力科研生产管理模式转型的同时促进A单位整体价值提升。
二、产品工程建设需要管理会计体系作为支撑
A单位的产品工程旨在建立以产品为核心的体系,推动从面向型号需求的定制式产品向面向市场需求的模块化、货架式产品转变,其核心是满足市场需求和部组件产品化。产品工程的重点是产品平台建设,通过引入共用模块设计理念,提炼产品共性平台,开发货架式产品,满足可预见的全部使用要求。产品平台的具体架构如左图所示。
从产品平台架构可以看出,转变了原有的“私人订制”模式,建立了标准化共享的平台,这能大大规避产品研制过程重复、资源浪费、成本偏高、周期过长的问题。因此,实施产品工程可以优化产品研制流程,提高产品成熟度,控制产品研制成本,从而提高产品的市场竞争力。
(一)产品工程的成本核算及结果反馈需要管理会计体系的支持
由于产品工程的成本核算涉及标准成本、目标成本、作业成本、质量成本等,这些成本概念在很大意义上已超越了传统财务会计的范畴,需要运用管理会计的工具与方法处理和解决;产品工程的结果反馈也无法仅仅根据财务会计提供的量化指标做出判断,需要借助管理会计的方法和工具进行综合评估。
(二)产品工程的流程设计及风险控制需要管理会计体系的保障
由于产品工程的基础是标准化共享的平台,注重技术和部组件资源的共享,原先事后式、程序化的型号管理模式已不能适用,需要建立事前策划、过程控制的体系化、专业化产品管理模式。与财务会计侧重核算历史成本的职能相区别的是,管理会计的职能是解析过去、控制现在与筹划未来的有机结合,能够对全过程的运营风险进行把控。
三、A单位管理会计体系构建工作探讨
基于《指导意见》提出的理论建设、指引体系、人才培养、信息化建设和咨询服务的管理会计体系框架,A单位管理会计体系构建工作应顺应科研生产管理模式转型方向,以助力产品工程建设为着眼点,以理论建设为指引,以典型案例为基石,以综合性管理会计师为依托,以信息化模块为支撑展开。
(一)加强理论建设,统驭体系构建
理论建设是A单位管理会计体系构建的基础,通过推进管理会计理论建设,强化理论创新,既能够有效引领和指导管理会计实践应用,又能为综合性管理会计师培养提供知识储备,为设计管理会计信息系统提供系统的理论支撑。A单位管理会计理论建设主要包括建立管理会计的制度体系和建立管理会计的工具方法库两方面内容。
1.建立管理会计的制度体系
A单位目前已建立了一套成熟的财务制度体系,A单位管理会计制度体系可以参考借鉴现有财务制度体系,并在此基础上结合目前科研生产管理模式转型的要求,做出两步调整:第一步是将相关的科研综合管理制度规范纳入进来,例如科研生产管理制度、产品工程操作指南、产品保证体系手册等;第二步是在现有的财务制度中增加管理会计元素,对现有制度进行调整修正或制定新的制度,例如对成本核算制度等进行修改,增加战略管理制度、内部控制与风险管理制度、绩效评价制度等内容。
2.建立管理会计的工具方法库
在工具方法库中主要说明各种管理会计工具方法应用的环境、具体操作及各自的优缺点、预期达到的效果等,为A单位系统应用管理会计提供资源基础;同时对各种管理会计工具方法的使用提供实例示范,作为A单位实施、应用相应工具方法的参考,有助于A单位发挥能动性,进一步开发更具适应性的管理会计工具方法。
(二)整理应用实例,组织应用推广
他山之石,可以攻玉。国内在应用管理会计方面有不少优秀典型案例,可以为A单位所用。对A单位而言,在总结学习管理会计案例时,应侧重关注产品工程领域成功的案例。例如大众、丰田等知名跨国企业的生产流水线,华为公司的集成产品开发IPD管理体系等都是可学习借鉴的范本,重点是提炼管理会计应用经验。管理会计案例库建设应当坚持标准化和特色化相结合的原则,采用螺旋式上升的方式。在统一框架结构、基本要素等案例标准,形成案例规范格式文本的基础上,结合A单位科研生产管理模式转型的不同发展阶段,逐步提炼案例,应用于产品工程实际,通过实际应用效果的反馈进一步丰富和完善案例,从而在建立成熟案例库的同时,对实际运作提供指导和帮助。
(三)提供发展平台,培养综合技能
结合A单位的产品工程,可采用每一个管理会计师负责一个系列产品的模式,以“产品CFO”作为管理会计师的职责定位,由管理会计师对产品全流程进行把控。这种模式对管理会计师提出了很高的要求,实现这种模式,需要A单位提供广阔平台,加大培养力度;需要管理会计师突破固有思维,提高综合技能。
1.单位要加大培训力度,创新培养模式
在科研生产管理模式转型的形势下,重点是使管理会计师对科研业务知识和产品工程有一个全方位的掌握,这种掌握的深度应突破科普性层面的了解,只有使管理会计师对业务流程形成系统性认知,才能对产品工程的各个环节有效把控。可采用科研部门举办专业讲座、管理会计师到科研部门交流挂职、组织管理会计师定期到产品一线调研等多种形式。
2.个人要转变管理理念,提高综合技能
管理会计师必须不断提高自身在财务计划、预算预测、财务分析、决策支持、业绩评价、绩效管理等方面的专业能力。管理会计师不仅需要掌握基本的财务知识,更要懂得如何进行职业判断和决策分析。需要指出的是,管理会计师在掌握专业技能的基础上,必须使自身知识体系与A单位的科研生产管理体系融会贯通,提升视野的全局观。主动学习科研业务知识和产品工程运作方式,学习全新产业化模式等,努力学习并研究透彻相关政策法规。
(四)完善信息匹配,提供决策支持
结合A单位的产品工程和目前的管理会计信息化发展状况,可根据产品工程的产品研发、产品成熟和产品绩效评估等阶段对管理会计信息的不同需求,增加相关模块,以信息化的手段处理数据,把“大数据”利用起来“强管理”,从源头上防止“信息孤岛”。
1.产品研发阶段的管理会计信息化需求
在产品研发阶段,产品工程的主要任务是根据市场需求,梳理核心技术和核心产品部组件,形成共享的技术平台和部组件目录,需要管理会计师提供部组件的标准成本,标准成本可以通过对历史数据的修正分析获得;管理会计师还应积极收集行业中同类企业的可比成本作为参照的目标成本;与此同时,管理会计师还应建立产品的全周期成本策划,从而为产品全周期把控奠定基础。因此,在这一阶段,A单位的管理会计信息系统中需要增加标准成本、目标成本以及全周期预算成本模块。
2.产品成熟阶段的管理会计信息化需求
在产品成熟阶段,产品工程的重点任务是依据产品的质量与可靠性以及可应用程度进行度量,度量结果将作为产品被选用的重要依据,需要管理会计师提品的精确成本,对于同一产品平台上不同产品系列之间,以及同一产品系列中不同产品之间共享的资源可以通过作业成本法逐步进行分解和计量。同时,产品生产、设计过程中发生的质量缺陷也应纳入总成本中,并通过统计学原理,对质量问题发生的可能性进行风险预判。因此,在这一阶段,A单位的管理会计信息系统中需要增加作业成本、质量成本以及风险分析与预警模块。
3.产品绩效评估阶段的管理会计信息化需求
摘 要 随着校园网络的普及运用,极大程度上为高校财务管理信息化提供了技术保障的基本条件,有效推行财务管理制度改革是发展的必然趋势。基于此,本文以《高校财务管理信息化现状与展望》为题,首先探讨了目前我国高校财务管理信息化过程中所存在的问题,其次就加强高校财务管理信息化的具体措施进行了分析;再次对我国高校财务管理信息化的发展做出展望;最后对全文进行了总结。旨在与同行进行业务交流,为确保高校人、财、物等资源在管理理念和管理方式上有所改革和创新,进而促进高校整体目标的实现,为可持续发展奠定坚实的基础。
关键词 高校 财务管理 信息化 现状 展望
高校管理部门通过现代信息化方式,对财务信息进行有效收集、整理、分析以及优化的过程,就是高校财务管理信息化的过程,它不仅能及时、准确地提供各项信息,提高财务管理部门的工作效率,促进高校财务工作的改革和创新,还能实现高校内部资源的共享,有利于加强各校之间的沟通与交流,进而保证学校的稳定发展。
一、探析目前我国高校财务管理信息化建设中存在的问题
1.财务管理信息滞后,不利于领导及时作出正确决策
现阶段,我国高校财务管理部门还是通过人工收集整理信息,然后再层层上报给各级部门的传统方式进行信息的汇总和汇报,这不仅在很大程度上降低了工作效率,还导致信息不再具有时效性,当财务信息资料传递到领导者手中时,已经浪费了很长一段时间,他们再做出决策方案也已经不能及时地解决问题,换句话说,这些财务信息已经变成了高校前段时间与财务相关的历史数据,只能为过去的财务信息进行解释和对照,根本就不能及时为今后的工作做出有效的指导,直接影响着学校领导做出正确的决策[1]。
2.信息更新不同步,差错率非常高
对于高校来说,教师信息、学生信息、国有资产信息等都是需要及时记录和更新的,由于人数众多,这些基本信息量非常庞大,给信息整理带来极大的难度。但是,就目前我国高校信息管理的实际情况来看,这些基本信息的记录以及更新工作还是采用十分落后的方式进行,同一个信息在不同的部门人员手中反复整理,不但造成了不必要的人力资源浪费,更会加大信息出错的机率,每个人的信息处理方式不同或者难免会出现操作不当的现象,数据不一致的情况往往屡见不鲜。除此之外,财务管理包含对外提供信息和收集外部信息两个方面的内容,然而在整理的过程中,对于同一个信息,经常会出于各人的不同理解而造成反馈数据的巨大差别,这也在一定程度上给高校财务管理工作带来了极大的困难。
3.信息管理规则不统一,不利于实现资源共享
计算机信息化管理虽然已经被大多数高校所采用,但是,由于高校部门繁多,并且每个部门都有自成一体的信息管理规则,这就导致了同一个信息在各部门中传递和更新时,首先得转化成自己部门的信息规则再进行操作,例如,财务部门的某一信息共享给人事部门、学生管理部门的时候,这两个部门就要先将财务部门的信息规则与自己部门的信息规则实现有效对接,然后才能转化成各部门所用的信息,这在造成人力资源浪费的同时,还极易出现信息错误,更不利于实现学校各部门之间的资源共享[2]。
4.信息管理人员素质存在差距,财务工作效率较低
计算机技术的发展不断促进着信息管理的现代化,传统的人工整理方式已经不再适用,这就对财务管理人员的整体素质提出了更高的要求,不仅应该具备现代财务管理的观念和方法,还必须学会使用与财务信息操作有关的计算机软件,并且要能够根据复杂多变的市场经济环境,判断当前学校财务管理所面临的具体情况,通过建立各种分析和决策模型来有效应对问题,只有这样,高校财务管理人员才能有效提高自身的工作效率。但是,我国高校财务管理人员的素质不整齐,对于计算机的研究度不够,大多只会满足日常的记账和报账工作,他们科学合理的财务管理意识不强,在管理技术水平上更亟待提高。
二、探讨加强高校财务管理信息化的具体措施
1.学校领导要加强重视,积极推进财务管理信息化建设
高校财务管理的信息化建设是一项十分重要的工作,它涉及到学校从办学理念到具体目标实施等的方方面面,是与其他高校实现资源共享、促进交流学习的关键环节,可以这么说,财务管理信息化是高校稳定发展的基础条件。因此,高校领导要对其加强重视,在统筹规划、重点突出和整体推进的大方向和改革创新的主题下,建立专门的财务管理工作小组,在实际经验丰富的专家指导下,各部门齐心协力,积极推进财务管理信息化建设工作的正常有序开展,在全面提高学校管理水平和整体竞争力的前提下,加大人力、财力和物力的有效投入,保障信息化建设的具体实施。
2.统一各部门信息管理规则,保证基础工作的有效实施
高校财务管理信息化的最终目的是为了能及时提供数据,并做出准确分析与总结,实现各部门之间的资源共享。而在我国高校财务管理中,不同的部门有着不同的信息管理规则,给信息的传递和分享带来了诸多麻烦,因此,高校各部门首先应该树立数据资源共享的观念意识,通过改革信息规则对其进行有效统一,打破部门之间的内部信息规则壁垒,在全校整体规划和设置管理信息系统和公共服务平台的具体措施下,进而解决信息传递更新难、各部门信息协调不到位的问题,这样才能更好地提高财务管理水平,实现信息资源共享最大化。
3.多组织学习培训,提高财务管理人员的整体素质
一定程度上,高校财务管理人员整体素质的高度决定着财务管理工作的好坏,之间影响着学校的创新与发展,因此,提高财务管理人员的素质是一个至关重要的部分。高校财务部门应该多组织财务管理人员进行专业培训,加强他们对计算机软件的操作能力,通过手把手的教学,将计算机对财务数据分析的具体应用过程进行演示,并将其融入到学校的融资筹资能力、负债能力、办学成本等的预算研究中。与此同时,还要对他们进行各项活动经济效益分析的培训,根据国家对教育发展的要求和学校发展规划进行经济预测,及时向领导提供准确的财务信息,支持学校的发展[3]。
三、我国高校财务管理信息化展望
我国党和政府非常重视高校财务管理信息化的发展,曾在财务工作报告中指出,高校要充分利用现代化信息技术,实现财务数据的统一核算和信息管理的适时监控,以提高财务管理水平和信息管理质量。高校在实现财务管理信息化后,大量的财务数据可以通过计算机来进行处理与分析,并且还能及时将这些信息与校内系统相连,各大部门均可直接收集整理,为广大师生的科学教研提供了方便快捷的服务方式,能在真正意义上实现信息的交流与共享。除此之外,它还能进一步提高财务管理的透明度,让广大教职员工了解学校的财力和财务状况,使决策者能合理安排预算资金,从而提高资金使用效率,更快、更好地实现学校的办学目标[4]。
四、结语
综上所述,财务管理信息化在提高高校管理水平、加强核心竞争力、最大化实现经济效益等方面都有着非常深远的意义,因此,高校要不断改革财务管理制度,多采取有效措施加强财务管理的信息化建设,进而促进高校事业的现代化发展。
参考文献:
[1]汤金琴.高校财务管理信息化建设.合作经济与科技.2008(18):87-88.
[2]柳颖莉.高校财务管理信息系统的设计与实现.电子科技大学.2012.
【关键词】 跨国公司; 财务共享服务中心; 财务管理
共享服务的理念就是将管理机关的战略决策与操作执行职能相分离,对操作执行职能实施统一、集中管理,实施共享服务管理,使得执行力提升,同时管理者更加关注战略研究和决策。共享服务中心是伴随着跨国公司业务的全球化,基于现代化的信息技术手段和管理专业化、标准化,并结合共享理念而诞生的。中心是一个综合性的业务处理和服务中心,其实质是将过去分散在各个地区公司的某些业务,按照一定规则集中,由共享中心统一提供专业化、标准化、自动化服务。中心通常建立在低成本地区,业务范围涵盖财务与会计、人力资源、IT、采购、客服、内控、审计等服务。共享服务中心的建设没有行业限制,公司与公司之间由于业务性质和结构的区别,中心的职能设计可能有所不同,但是只要有大量的、不断重复的流程和操作,中心的设计就存在必要性。
大型跨国集团公司通常采用财务共享服务中心(以下简称FSSC)的管理模式,尤其是海外项目多的企业,使海外业务单元能够共享专业化和标准化服务,减轻海外派驻人员的财务职能负担,降低风险,有效提升海外财务管理的水平。目前全球70%以上的财富500强企业正在应用财务共享服务,90%的跨国公司正在实施共享服务。
一、财务共享服务中心优势
FSSC业务通常包括财务应付、应收、总账、资产、存货、工程费用、报销、资金支付、档案集中管理、财务报告等。财务共享服务中心的优势在于其规模效应下的财务管理水平提升、成本降低及效率提高等。具体表现为:
(一)整合能力
基础财务业务统一由FSSC中专业化的财务会计完成,将财务管理人员从繁杂的基础业务工作中解放出来,更集中精力于经营分析和战略规划。同时,FSSC能为预算管理、资金管理、核算和经营决策分析等,提供全方位的数据支撑。
(二)加强监控
各基层单位内部的环境和人际关系对基层单位财务会造成潜移默化的影响,当会计准则或总部政策和基层单位意愿发生冲突时,财务人员有时候会选择向基层单位妥协。实施财务共享服务后,FSSC直接隶属总部管理,而且基于流程和业务分工的财务作业模式使单据随机分配到每个业务处理人员手中,业务人员面对的不再是固定的财务人员,而是经过封装的财务共享服务中心,串通舞弊的可能性大大降低。
(三)控制成本和提高效率
FSSC集中处理业务,在公司规模不断扩大财务业务量不断增加的情况下,财务人员规模能够维持相对固定。公司在新的地区建立子公司或收购其它公司,FSSC能马上为这些新建的子公司提供财务支持。集中还能减少审计成本,节省培训费用等。
(四)提高会计信息质量
FSSC中人员的总体专业技能较高,提供的服务更专业。FSSC严格遵守企业会计准则和公司财务规定,有效提高公司会计信息披露的准确性和及时性。
二、国际大型公司财务共享服务中心构建具体模式
大型跨国企业及政府部门都开展了共享服务中心建设,包括通用电气、微软、强生、花旗银行、IBM、普华等。壳牌集团公司是世界著名的大型跨国石油公司,在世界 100多个国家和地区拥有2 000多个子公司,现有员工10多万人,他们从1992年开始采用共享服务中心模式管理海外财务业务。壳牌分别在克拉科夫(波兰)、钦奈(印度)、吉隆坡(马来西亚)、马尼拉(菲律宾)、新加坡、格拉斯哥(英国)六个城市建立财务共享服务中心,统一提供财务服务与监管。他们将财务业务中能固化的流程全部进行统一集中设计,建立了全球统一的会计核算标准、统一的财务报告、全球统一的报销流程、全球统一的资金支付审核流程,各中心各司其职,功能尽量不重叠,中心内部机构设置简洁高效。中心整套财务管理体系基于SAP系统建立,财务审批流程全部定制开发,资金授权额度固化在SAP系统中,财务管理流程严密。
花旗集团是当今世界资产规模最大、利润最多、全球连锁性最高、业务门类最齐全的金融服务集团之一。他们在中国、日本等亚洲地区都建立了财务共享服务中心,他们不但将会计、资金付款等财务业务纳入共享中心,还将物资采购纳入共享中心,采用全球集中采购模式,小到办公用品大到大宗建筑材料的采购全部纳入统一管理和统一支付,非常节省成本。
三、大型跨国集团公司财务共享服务中心构建模式设计
目前国际大型跨国公司的财务流程和会计核算基本都已经达到公司级统一,而且生产业务部门也都建成了ERP系统,为构建财务共享服务模式奠定了很好的基础,如果国际跨国公司希望进一步变革财务处理流程,建议采用共享服务方式,成立财务共享服务中心,由一个专业的队伍同时为若干个单元提供财务服务,以实现专业化、规模化、高效化的协同效应,从而达到进一步加强管控、规范管理、防范风险和提高管理效率的目的。
(一)FSSC总体架构
FSSC的总体架构设计见图1:
一级为总部共享服务中心。二级按公司主要业务类型分为海外共享服务中心、主营业务一共享服务中心、主营业务二共享服务中心、标准化共享服务中心、信息共享服务中心。如果公司业务部门已经统一推广ERP系统,那么每个二级中心下可以再根据ERP中各业务模块分类,下设各三级子中心,如物资、工程项目、生产成本、资产、报销、资金、会计、预算、股权、风险控制。FSSC中负责各业务模块的财务人员对自己所提供支持的业务领域有着深入的了解,有效支持业务和财务管理人员进行经营决策,同时,借助财务共享服务中心,总部的各项战略和财务管理需求直接地传递至各单位内部。
1 中小学校实施财务管理信息化建设的意义
加快财务管理信息化建设是社会发展的需要,随着我国对教育事业资金投入逐年增多,教育改革的逐渐深化,外部监督与内部管控要求的不断提高,校务管理公开化特别是财务公开正在加速推进学校财务管理信息化建设进程。其有利于提升学校财务管理、资金管控、资金调度和风险防范等能力,有助于给学校带来管理和制度的创新,有利于一体化、集约化管理。
2 中小学校实施财务管理信息化建设的需求、现状、特点及建设目标
2.1 财务管理信息化建设的需求
财务管理信息化建设是集管理、信息采集、信息应用、技术应用、时间效能等观念的革新。当前中小学校规模日趋庞大、财务管理结构日趋繁杂,无法满足现代化管理的强烈需求,因此对财务管理信息化建设进程提速已是大势所趋。财务管理信息化建设对学校现有的人力、财力、物力等多种资源在管理理念、管理模式、信息应用等方面进行的一系列优化创新,以达到信息同步、全过程管理和监控到岗到位,提升账务管理、资金监控和风险控制水平。
2.2 财务管理信息化建设的现状
财务管理涵盖会计核算和财务管理职能。会计核算较早利用网络技术,但财务管理利用网络技术比较滞后,应用也比较少。财务管理信息化不同于会计电算化,其大量数据都要在会计电算化基础上进行信息的重新优化、规范整合、大数据集约管理、按需输出等。当前众多中小学校财务管理中存在校区之间会计核算相互脱节,财务数据无法实时采集处理、实时更新汇总、数据调用困难等诸多问题。
2.3 财务管理信息化的特点
财务信息化管理有其突出的特点: (1)利用网络和计算机桌面实现无纸化办公,节约资源保护环境;(2)工作效率高,利用网络随时随地办公; (3)管理流程化,流程信息化,信息表单化,电子审核审批流程有效杜绝疏漏事件发生;(4)有利于学校财务与各部门及上级单位数据的有效对接;(5)确保财务信息更新的实时性与准确性,数据有效整合节约大量的人力成本和减轻劳动强度;(6)对财务和业务进行重组和优化实现一体化管理,为财务集约化管理奠定了坚实的基础。
2.4 财务管理信息化建设的目标
中小学校财务管理信息化建设不但是一项任务艰巨的系统工程,同时也是一项较为复杂的社会工程,想依靠一两本所谓的通关秘籍在短时间内实现是不可能的,其数据质量和技术含量要求较高,财务管理信息化建设应达到以下目标:
(1)优化财务管理流程, 实现财务管理一体化。为适应财务管理的新要求, 学校不仅需要合理规划和重新梳理现有的各种资源, 还需要将各类资源有效整合紧密联系在一起, 对现有管理流程进行优化重构, 让事后控制变为事中控制,使整个过程处于可控状态,最终实现财务管理的一体化、集约化、精益化目标。
(2)以资金管理为主线建立财务管理信息系统。以高速校园网或者教育网为基础, 根据需求构建适宜的资金动态管理系统, 对资金流动情况执行全过程实时管控, 使管理工作无死角,横向到边、纵向到底。通过资金预测、资金调度来统筹安排资金使用, 以提高效益。
(3)推行预算管理, 形成成本控制管理责任制。根据中小学校的实际情况构建分层、分类、分级、分专业的四分管控预算制度, 细化预算量化指标,对预算执行不到位的要责任到岗位到人员并提出考核妖气。统一使用基于高速安全的校园网络开发应用的财务管理软件, 编制收集并存储预算数据, 实现对财务成本执行情况全过程监控, 由原有事后监督变为事前控制和事中控制, 使财务成本管理实时化。
(4)建立财务预警系统, 防范风险。在财务管理系统中设置关键控制指标, 创建风险预警级别, 并实时管控, 一旦发生超指标行为立即发出预警并停止授权, 有助于提高财务管理的安全性和财务人员的风险防范意识。
(5)信息技术与管理要求相结合。把先进的管理理念和管理文化引进学校, 做好充分调研借鉴其他学校的成功经验选取软件,少走弯路, 走软件管理与业务需求管理相结合的策略, 通过财务管理信息化,使财务管理高效快捷。软件公司需要提前调查研究学校的实际业务需求,制定科学可行解决方案, 在不断完善软件功能的同时, 还要为学校的财务管理工作提供优质迅速的服务响应。
3 当前中小学校财务管理信息化建设存在的主要问题
3.1 资金缺乏,人力投入不足
高校财务管理信息化系统建设步伐较快,程度较高,投入的人力物力较充足,但是一些中小学校在信息化建设中的资金及人力投入当然也缺乏重点支持,没有充分认识到财务管理信息化建设所带来的便利与机遇,有的甚至还停留在纸质编制计划及编制预算、资金支付流程审核审批等阶段,严重制约工作效率的提高,导致财务管理信息化建设水平比较落后。
3.2 数据标准各异,资源共享程度及有效利用率不高
众望所归的财务管理信息化建设完成后,各部门的数据应该是无缝对接、高度一致、高度共享的。但是部分中小学校存在规划不科学、资金投入分散、重复建设、资源浪费等问题,采用不同厂商的软件系统就会出现数据标准不统一,信息编码不统一,数据的采集和处理口径不一致,导致数据的整合程度、共享程度、有效利用率不高,使学校的各项业务信息不能实时更新和传递,容易形成信息孤岛,需要开发专门的数据接口程序来实现数据采集,造成各子系统移植性和纠错能力受限。
3.3 综合型人才欠缺,软件适宜性有待增强
财务信息化建设对既懂财务会计,又懂软件技术的综合型人才依赖性很强。目前在中小学校财务队伍中,这类综合型技术人才比较欠缺,这个问题普遍存在。要想把财务管理信息系统建设好、运维好,更要有人才的支撑,需要花费大量的时间和精力、要有丰富知识和经验的积累。另外中小学校如何与软件厂商有效合作,开发出融合中小学校管理理念的、适应中小学校发展的财务管理信息化软件,也是中小学校财务管理信息化建设进程中难以避免的问题。
3.4 网络及数据安全形势严峻
在计算机网络承载业务量大种类繁多的情况下,随着中小学校各项业务需求的急剧增加,数据安全形势严峻,网络与数据安全的投入也随之大幅增加,将影响学校管理信息化建设的进程。导致网络安全出现问题的原因有很多,通常表现为设施物理层的安全隐患、财务管理信息系统的开放患、电脑系统及应用软件中存在的漏洞与隐患、病毒所入侵以及遭受到黑客的攻击等所引发的一系列安全问题。如果出现安全事故,那么后果将无法估计,因此网络安全直接地关系到中小学校财务管理信息系统的安全稳定运行。
4 中小学校财务管理信息化建设的策略
财务管理信息系统是数字化校园的一个重要子系统,不仅要在充分调研的基础上有总体和适度超前的科学规划,还要按照先易后难、分步实施的原则分步有序实施。如果没有做好科学规划、盲目推进,将会造成资源和投资的浪费。财务管理信息化建设应主要把握以下几点:
4.1 加大人力财力投入,科学有序规划
要重视对中小学校财务管理信息化建设工作人、财、物的支持与投入,要请专门的规划设计单位,按照财务管理的特点和信息化的要求,科学规划,技术层面适度超前,有裕度可升级扩展,随时为学校增加其他管理系统接口提供协助,避免资源浪费和重复投资。
4.2 加强人才培养与引进,提高专业技能
中小学校财务管理的信息化建设对财务工作人员提出了更高要求,离不开相应的软、硬件的熟练应用,常规工作也要以信息化平台开展,这便需要大力培养财务工作人员的网络信息技术素养,最终形成既掌握财务管理知识,又具备网络信息专业技术的知识新局面,学校还需重视引进既懂会计管理、又懂软件技术的综合型人才。此外为有效的培养应用人才应抽调骨干全程跟踪参与项目的实施,要求厂商技术支持对相关人员进行系统培训,提高后期管理应用人员的技能水平。建立与之适应的运行维护管理制度,将运维工作纳入系统运维人员的月度及年度绩效考核中,确保财务信息系统的良性高效安全运转。
4.3 规范信息编码,注重基础工作
规范信息编码,是信息采集、优化整合、加工处理的最基础性工作,做得越规范越详细,数据的准确度就越高,后续数据的有效利用率和资源共享程度才会越高。
4.4 保障信息畅通、促进资源共享
财务管理信息系统要做到校内外信息互联互通,实现相关信息的实时采集与加工处理。学校财务部门要实现与校外教育、人事、财政、银行、税务、社保等部门自动传输交换学校员工、学生的各类所需要的信息数据,与校内其他部门实时传输交换各类信息。做到数据实时畅通、高度共享。
4.5 完善公共网络,提高系统安全
系统建设充分考虑网络安全、应用安全和数据安全的要求,在备份、容灾和网络隔离方面提出具体的解决方案。从技术上和管理上提高网络和数据的安全性:在技术层面,从处理物理安全隐患、科学规划网络结构以及设置网络横向隔离纵向认证访问接入策略、构建病毒防卫体系、充分利用先进的数据备份及恢复技术等一系列措施进行预防管控,采用先进的技术手段对会计数据的采集、传输、检测、纠错、备份、运行实行全过程动态监控,确保主系统与子系统间的数据的正确完整和规范统一。重要数据要尽量实现自动采集、自动生成和自动备份、异地热备份容灾。在管理上,应该增强财务工作人员网络安全、数据安全、保密意识教育,必须构建严格的数据传输采集、录入汇总、统计合并等流程与管理制度,确保基础数据的真实性与准确性。
4.6 兼顾经济能力,分步有序实施
中小学校财务管理信息化建设要循序渐进,多维度充分考虑工作繁重程度、管理流程变化以及经济承受能力分步完成,逐步实现数据中心安全稳定、功能模块齐全、网络高速畅通、资源高度共享。
5 构架
5.1 系统架构
财务管理信息系统统一部署在安全可靠的校园网或教育网上,用户通过内网或外网VPN 进行访问。
5.2 应用架构
以日常业务的主要指标为导向,对分散信息进行采集,整合,转化,满足用户各类需求的功能。包括预算管理、核算管理、资产管理、项目管理、报账管理、缴费管理、票据管理、薪金管理、账目管理、职工信息管理、学生信息管理、校园一卡通管理、财务信息查询以及与财政、银行、税务、社保、人事等部门的交互等等。
5.3 技术架构
用户采用WEB端连接访问,有利于数据安全管理。
5.3.1 展现层
通过基础UI组件提供表单、提示框、表格、树、容器等控件,统一系统的界面样式。
5.3.2 逻辑层
使用通用基础应用组件,可快速搭建出系统框架,并通过平台丰富灵活的配置,提供用于支撑业务的基础数据。基础应用平台作为系统建设的基础支撑,严格遵循信息化规划和各类标准规范,在技术及产品选型过程中将充分考虑到中小学校现有IT基础设施,确保所采用的技术和产品能够具有很好的兼容性。在业务体系设计过程中,保持财务管理信息化建设有很好的延续性。
5.3.3 持久层
通过数据访问组件提供统一的数据访问接口,是轻量且易于扩展的架构。可同时支持多数据源、多缓存、多事务级别等特性。
5.3.4 存储层
系统中主要包括结构化数据和非结构化文件存储。6 项目管理及运维管理建议
6.1 项目管理
成立项目小组,全面调研学校财务管理业务现状和业务需求,确定项目建设目标和计划,统筹考虑、合理规划。选择并确定合作单位,与合作单位共同完成项目调研、业务分析,开展需求分析、总体方案设计、详细设计、开发与测试、现场实施、集成部署和上线运行等工作。
(1)项目环境:项目实施厂商需具备财务管理信息化项目建设实施经验,具备相关资质,确保按时、保质完成项目预期目标,并提供集成、培训、维护等现场服务。
(2)项目人员:学校领导挂帅组建项目领导小组,组织业务人员和技术人员参加本项目的建设,在建设过程中与实施厂商一起开展业务调研,测试、功能验证和培训等工作,并在此过程完成知识成果转移,为系统的稳定运行和运行维护奠定基础。
6.2 运维管理建议
系统开发商应在系统上线前,通过功能、性能、安全测试后,制定备份方案和恢复测试方案,并应在全部数据导入后进行全真模拟环境下各类备份的测试和恢复工作。建议采用混合运维方式,建设项目通过初验后,进入上线试运行阶段,财务管理系统运维部门即介入,安排人员参与试运行期间的运维工作,此阶段,运维职责以项目建设部门(单位)为主、系统运维部门为辅;终验通过并完成移交后,运维职责转到系统运维部门承担,采取混合运维的模式,即由系统运维部门系统管理员与厂商人员共同组成运维团队。其中,厂商人员主要负责系统后台(如BUG 修复完善、性能优化等)运维,系统管理员主要负责前台(如权限配置、日常巡视巡检等)运维,并逐年缩小厂商的运维范围、增大系统管理员的运维范围。运维期间,严格开展质检工作,根据合同约定,对不达标的运维工作应进行考核。
搞好会计核算是做好学校财务工作的基础,因此,必须在巩固会计核算改革的基础上,进一步规范会计基础工作,提高会计核算的水平。
2、完善财务制度建设
我们将在2006年制度建设的基础上,进一步制定和完善一些校内财务规章制度,诸如:《清华大学非贸易非经营性外汇财务管理办法》、《清华大学二级核算单位会计工作制度》等,使会计工作有一个更加完善的制度环境。
3、进一步加强财务系统信息化建设
我们将进一步开发财务专网在财务管理和会计核算中的作用;进一步加强财务处网页建设,做好财务信息的日常工作,方便教师查询,提高办公效率;完善内部报表制度,开发财务分析系统,为决策提供科学依据。
4、配合后勤部门做好社会化改革工作
从财务角度认真总结2006年后勤改革的经验,修订和完善后勤单位的经济管理办法,使其在自我发展的轨道上实现良性循环;设立后勤专管员了解后勤财务状况,帮助主管校长进行后勤理财;扩大后勤改革的范围,制定饮食服务中心、接待服务中心等部门的管理办法,配合后勤部门把后勤改革推向深入。
5、加强会计人员的业务培训,提高会计人员的整体核算水平
2007年将定期对会计核算和使用天财财务软件过程出现的问题对会计人员进行业务培训。结合2006年的决算和总复核中发现的问题,有针对地对一些重点科目进行讲解。
6、拓宽、完善天财软件在管理上的应用
2002年将重点开发为各系财务负责人和系会计人员使用的财务报表分析系统以及开发离任审计的财务指标评价系统。
7、管好、用好各种专项经费
做好"211"工程的验收检查及财务文件的归档以及财务数据和财务统计分析工作。掌握"985"经费的使用计划(规划),加强平日管理、检查、分析和控制工作。
8、清理会计档案库,开发票据管理软件
对所有的会计档案进行整理、清查和分类,开发票据管理软件,加强票据的管理和监督。
9、完成助学金一级核算工作
在工资实现一级核算之后,完成助学金一级核算的动员、说服、组织、协调以及数据的采集、核算、岗位责任方面的工作,实现助学金的银行,从而提高助学金管理的运行效率。
10、加强平安互助基金、住房公积金的管理及核算工作
进一步加强平安互助基金的管理,落实财务处、校医院和工会三方面的责任,建立科学、现代化的平安互助基金管理体系。
11、拓宽结算中心业务,实现金融创新
恢复结算中心对公(主要指后勤资金)部分核算业务;配合校园卡工程,研究落实校园卡"小钱包"结算功能方案;研究资金增值方案及方式;参与全国结算中心工作的研究;在总结2006年学生学费收取工作的基础上,进一步做好2007年的收费工作。
12、进一步做好部门预算工作,探索基层单位预算管理规律
按照教育部、财政部的要求,总结"大口径"预算工作的规律,提高预算工作的预见性、民主性和科学性,做好学校部门预算的编制和落实工作。在试点的基础上,探索院系等基层单位预算管理的规律,促进资源配置优化和基层管理水平的提高。
××年学校财务工作计划
⒈进一步巩固会计核算改革工作
搞好会计核算是做好学校财务工作的基础因此必须在巩固会计核算改革的基础上进一步规范会计基础工作提高会计核算的水平。
⒉完善财务制度建设
我们将在××年制度建设的基础上,进一步制定和完善一些校内财务规章制度,诸如:《清,华大学非贸易非经营性外汇财务管理办法》、《清华大学二级核算单位会计工作制度》等,使会计工作有一个更加完善的制度环境。
⒊进一步加强财务系统信息化建设
我们将进一步开发财务专网在财务管理和会计核算中的作用;进一步加强财务处网页建设,做好财务信息的日常工作,方便教师查询,提高办公效率;完善内部报表制度,开发财务分析系统,为决策提供科学依据。
⒋配合后勤部门做好社会化改革工作
从财务角度认真总结××年后勤改革的经验,修订和完善后勤单位的经济管理办法,使其在自我发展的轨道上实现良性循环;设立后勤专管员了解后勤财务状况,帮助主管校长进行后勤理财;扩大后勤改革的范围,制定饮食服务中心、接待服务中心等部门的管理办法,配合后勤部门把后勤改革推向深入。
⒌加强会计人员的业务培训提高会计人员的整体核算水平
××年将定期对会计核算和使用天财财务软件过程出现的问题对会计人员进行业务培训。结合××年的决算和总复核中发现的问题,有针对地对一些重点科目进行讲解。
⒍拓宽、完善天财软件在管理上的应用
年将重点开发为各系财务负责人和系会计人员使用的财务报表分析系统以及开发离任审计的财务指标评价系统。
⒎管好、用好各种专项经费
做好工程的验收检查及财务文件的归档以及财务数据和财务统计分析工作。掌握经费的使用计划规划加强平日管理、检查、分析和控制工作。
⒏清理会计档案库开发票据管理软件
对所有的会计档案进行整理、清查和分类开发票据管理软件加强票据,的管理和监督。
⒐完成助学金一级核算工作
在工资实现一级核算之后,完成助学金一级核算的动员、说服、组织、协调以及数据的采集、核算、岗位责任方面的工作实现助学金的银行从而提高助学金管理的运行效率。
⒑加强平安互助基金、住房公积金的管理及核算工作
进一步加强平安互助基金的管理落实财务处、校医院和工会三方面的责任建立科学、现代化的平安互助基金管理体系。
⒈拓宽结算中心业务实现金融创新
恢复结算中心对公主要指后勤资金部分核算业务配合校园卡工程研究落实校园卡小钱包结算功能方案研究资金增值方案及方式参与全国结算中心工作的研究在总结××年学生学费收取工作的基础上进一步做好××年的收费工作。
⒉进一步做好部门预算工作探索基层单位预算管理规律
按照教育部、财政部的要求,总结大口径预算工作的规律,提高预算工作的预见性、民主性和科学性,做好学校部门预算的编制和落实工作。在试点的基础上,探索院系等基层单位预算管理的规律,促进资源配置优化和基层管理水平的提高。