电子档案管理细则精选(九篇)

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第1篇：电子档案管理细则范文

提出如下意见，农业部、国家档案局下发了关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》农经发〔2010〕12号）以下简称《意见》现转发给你并结合我市农村土地承包经营权确权颁证（以下简称农村土地确权颁证）档案管理工作实际。请一并贯彻执行。

一、规范农村土地确权颁证档案整理工作.统一标准。

主要集中在各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）各行政村（社区）各地要按照不同档案门类进行准确区分，农村土地确权颁证工作中形成的大量文件材料。对农村土地确权颁证业务工作中形成的档案材料，应当纳入专门档案管理；对各种会议材料、计划总结、统计汇总等档案材料，应当纳入文书档案管理；对电子声像类档案材料，应当纳入电子档案、声像档案管理。

一）文书档案类文件材料

包括机构成立、意见、方案、指导性通知、计划、总结、简报、会议记录、规划、报告、检查记录、统计汇总等文件材料。1.归档范围。各区县（自治县）人民政府、各镇乡人民政府（街道办事处）农村土地确权颁证工作中形成的文件材料。

分为永久和定期，2.保管期限。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）要求。定期一般分为30年和10年。

以“件”为单位，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）整理这部分文件材料时应纳入机关文书档案统一整理归档。按照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）进行整理。

按《市村级档案管理办法》规定，各行政村（社区）整理这部分文件材料时。统一纳入村级文书档案的经济发展类”按照《市文书立卷与案卷构成的一般要求》或《市机关归档文件整理实施细则》要求，以“卷”或“件”为单位进行整理。

二）农村土地确权颁证专门档案类文件材料

1.归档范围。农村土地确权颁证材料包括农村土地确权颁证入户核实（汇总）表、国土“二调”面积核实表、田（土）面积丈量记录表、现场勘界确认材料、承包土地空间位置图、农户委托书、承包土地确认面积公示表、农户签字确认的承包地块及面积分摊表、农户土地承包经营权证登记簿、土地承包经营权证书登记表、新证领取表、原证注销登记表、公告材料；土地承包情况汇总清册、土地承包经营权登记台账；农村土地确权颁证人员花名册、集体经济组织成员讨论形成的承包面积确认落实方案、村民代表会议决议、会议记录；补充完善的土地承包（流转）合同、依法调整承包土地方案、注销（变更）土地承包经营权申请、登记材料；其他方式承包申请颁发农村土地承包经营权证书申请、登记等材料；其他农村土地确权颁证专门档案材料。

2.保管期限。农村土地确权颁证档案永久保管。

此次农村土地确权颁证工作结束后，3.整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门在农村土地确权颁证工作中形成的农村土地确权颁证档案作为自身全宗内一种专门档案保管。农村土地承包经营权证登记簿一式二份。必须移交区县国家综合档案馆保存一份，农业行政主管部门用作日常登记管理留存一份。

应以各镇乡人民政府（街道办事处）为独立全宗单位，乡镇（街道）级的农村土地确权颁证档案。集中统一整理，参照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）要求，以“件”为单位进行整理。一般以每户形成的且能按户分开的所有文件材料作一件，用线或不锈钢钉装订，同一全宗内以行政村（社区）顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列并从1开始编制顺序号，加盖归档章、编制归档文件目录，装入文书档案盒保管。各镇乡人民政府（街道办事处）形成及整理农村土地确权颁证档案时，可根据需要一式数套。

村（社区）级农村土地确权颁证专门档案参照上述方法整理。

三）电子档案、声像档案类文件材料

农村土地确权颁证工作中形成的电子、声像档案的归档整理按照国家和市相关要求执行。其中电子档案按照《市电子文件归档与管理细则》执行；照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）执行；声像档案按照《市档案局关于进一步加强声像档案管理的通知》渝档发〔2010〕43号）执行。

请按《意见》要求，原缺失二轮承包方案、合同、申请书、台账等补充完善材料。分类归档。

二、做好农村土地确权颁证档案移交和利用工作，强化服务。

要按照农业部、国家档案局《意见》要求，各区县（自治县）农业、档案行政主管部门。切实加强对本辖区农村土地承包档案管理工作的指导和服务，充分抓住本次开展农村土地确权颁证工作的有利时机，认真做好相关管理工作，全面规范完善农村土地承包档案。

第2篇：电子档案管理细则范文

一、基础设施建设和应用系统开发

档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面：一是应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。二是硬件建设需要提高存储电子文件的硬件配置及备份策略。

二、档案信息资源整合

档案信息资源的整合需要注意以下问题：一是收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失。二是对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，统一接收和管理各部门信息资源，开通检索服务。三是标准和规范的制定。档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学地指导档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。为档案的电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立。制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范。建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。四是信息安全系统的建设。信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。信息安全体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，确保数字档案系统信息传递的安全。通过信息安全体系的建设，确保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，确保系统的可靠性、可控性和稳定性。

第3篇：电子档案管理细则范文

电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。相较于纸质档案来讲，电子档案在安全性方面还存在一定的不足之处。但由于电子档案的便捷性和高效性，有利于为人们提供更优质的档案服务，因此需要对档案管理电子化给予充分的重视，并对档案管理电子化实施过程中存在的问题进行有效解决和完善，从而使档案工作能够更好的服务于人们的工作和生活。

一、档案管理电子化实施中存在的问题

（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据交换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。

（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。

（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。

（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。

二、档案管理电子化实现的路径

（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。

（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。

（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。

（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。

（五）做好硬件设施的维护、更新工作。由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。

第4篇：电子档案管理细则范文

关键词:档案管理;信息化;措施

中图分类号:TN711.1A文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 03-0027-01

File Management Forward to Information

Ren Hongxia

(Jiamusi Municipal CPC Party School ,Jiamusi154002,China)

Abstract:The file management information has been a new era of file management goal, the beginning of the last century,the rapid development of computer information technology management in China an opportunity to file information. Firstly, information on records management should followed develop and elaborate the principles,and then the file management information with a preliminary analysis on the current status. Finally, we discuss the development of file management information specific measures to be taken.

Keywords:File management;Information;Measures

一、档案管理信息化及原则

(一)规范性原则:制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现档案馆档案信息化,一方面可以将档案馆的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。八妇女节

(二)安全性原则:随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略。

(三)效益性原则:由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据档案馆原有基础,分析用户需求。选择数字化的内容要“经典”,要有特色,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的、利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。

二、档案管理信息化的现状

(一)社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息化的进程。

(二)档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案工作信息化。

三、加强档案管理应向信息化发展及措施

《全国档案事业发展“十五”计划》把信息化建设列为战略重点之一,明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件,加强电子文件和电子档案的管理等。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。

(一)加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。

(二)加强档案信息资源建设

档案的信息化:所谓档案信息化,就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。加强电子文档资料的归档工作,利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化,建立全文数据库,以便于查找利用。

(三)加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键:做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。

(四)解决好档案电子文件的保存问题:以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。

第5篇：电子档案管理细则范文

一、培训教学档案的含义

培训教学档案是指在教学管理和教学实践活动中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料的总称。一方面，它真实地记录了培训教学管理和教学实践活动的全过程，反映了培训教学的主要职能和历史面貌，对今后的教学与研究，包括教学方式和方法的改进，教学计划的制定和实施等，都是不可缺少的重要信息资源。另一方面，它记载了城市规划、城市基础设施建设和城市管理体制改革等方面理论发展的过程，开发、利用好培训教学档案，对于进行城市科学研究和城市规划建设管理都具有重要意义。

二、培训教学档案管理工作中存在的问题

1.档案意识不强

在日常教学管理工作中，许多同志档案意识淡薄，认为他们的主要任务是教学和管理，档案的收集、管理是档案部门的事，与已无关。各部门兼职档案管理人员对档案也仅仅是收集，对过程材料的积累意识不强。另一方面，教学档案管理部门服务意识不强，档案管理人员只进行一些日常的接收、分类、归档等常规性的工作，很少深入到教学部门，去宣传档案工作的重要性。

2.收集材料困难

由于忙于教学和其他事务，有的部门领导和兼职档案管理人员对档案收集管理工作不重视。还有少数兼职档案员总是强调客观理由，或者找借口拖延，不认真对待，导致收集的档案杂乱无章，材料残缺不全，致使档案有正件缺附件，有批复无请示，甚至同一份材料重复收集。有的部门因为归档立卷不及时而造成材料积压，有些文件因保管不善而残缺不全。还有的只图自己使用文件方便，将应归档的文件长期积压在自己的手里，等等。总之，教学档案管理部门在收集材料方面，始终处于被动地位，缺少主动性。

3.管理制度不健全

从目前教学档案管理现状看，虽然不少单位制定了档案管理办法，但其仍缺乏有效的制约机制，未建立规范的部门档案管理制度及实施细则、兼职档案管理人员岗位责任制度，也没有制订详细的教学归档范围等。

4.教学档案管理的数字信息化水平偏低

目前计算机教学档案管理仅局限在目录检索上，利用率较低。尽管电子文档和纸质文档将互动，且不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化要尽快提到工作日程上。

三、对培训教学档案管理的探讨

1.增强档案意识

档案意识，是指人们在实际工作中对档案资料的认知及反应度，包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等方面的积极主动意识和严格保密意识。培训教学档案是培训教学工作的历史记录，首先，要增强教学相关部门教职员工的教学档案意识，使他们认识到教学档案是单位重要的信息资源，是单位教学管理工作的基础之一。其次，档案部门应积极做好宣传工作，增强全体教职工的档案意识，并在其档案查阅过程中，尽可能给他们提供方便快捷的服务，促使他们关心参与档案工作，主动完成档案资料的移交归档工作。第三，加强档案利用工作的宣传，引导单位教职工正确使用教学档案，充分发挥教学档案的效用，为教学管理、教学改革服务。

2.建立健全教学档案管理制度

教学档案资料的收集、管理与其他工作一样，也必须要有完善的管理制度。笔者认为，应根据单位各部门的具体业务职责，确定相应的档案工作基本原则和档案归档范围，从而制定与之相配套的档案工作规范。如《教学档案工作规范》、《教学档案工作实施细则》、《外事类档案工作规范》等制度都是做好教学档案工作的保障。各部门应明确一人专门负责其教学档案的管理工作，并主动接受档案管理业务部门的指导，使教学档案管理工作不断得到提高，确保教学档案管理的质量，使教学档案的管理制度化、正规化。

3.提高档案人员的业务素质

人是关键因素。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。一方面，单位要根据实际构建一个档案工作网络，由办公室负责档案工作的同志牵头，各部门一名兼职档案员组成。建议选拔年青、懂电脑、熟悉管理专业，且具有责任感、热爱档案事业、默默奉献的人担任各部门的兼职档案管理员，负责对其业务范围内的教学档案进行收集、分类和整理。另一方面，要通过在职学习、短期培训、函授学习等多种渠道有目的地对教学档案人员进行业务培训，以此加强档案管理基础教育，拓宽档案管理人员的知识领域，提高他们的整体素质和工作能力。

4.注重教学材料的收集

教学文件材料的收集是教学档案整理工作中的重要环节，文件材料收集不齐全，就会影响教学档案的质量。要加强教学档案收集工作，教学档案管理人员工作的主动性十分重要，而主动性来自于爱岗敬业的精神。由于教学工作烦琐、零碎，要注重日常分散形成的教学档案的收集，每个班次结束后，一定要进行材料的收集和整理，否则一些产生于日常教学中珍贵的第一手资料就会流失，要想弥补就会非常困难，而且也会失去档案的真正意义了。因此，档案资料收集齐全与否，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感。

5.科学分类、系统地整理档案

科学分类、系统地整理教学档案是实现教学档案规范化管理的中心环节。因此，分管教学档案的工作人员，在及时、认真收集各类教学档案材料的基础上，要依据国家档案法规定的标准,对教学档案进行科学合理的分类、编目和系统排列，以便为开发利用教学档案信息资源做好准备。

第6篇：电子档案管理细则范文

关键词：档案管理；信息化

中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）06-0-01

一、档案管理信息化的现状

社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

2.档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。

档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

3.档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

二、加强档案管理信息化建设

1.建立网络档案系统。

在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。

2.加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

（1）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

（2）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

（3）做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

三、档案管理信息化建设应采取的措施

1.加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

2.从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质、建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

3.从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性

鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便，同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥档案事业的作用多做贡献。

参考文献：

[1]赵红波，申源.数字化档案管理系统[J].机电兵船档案，2003（04）.

[2]刘敏.浅析现代企业档案管理工作[J].河北企业，2011（02）.

第7篇：电子档案管理细则范文

关键词：传统档案管理；电子档案管理；对比分析

纸质资料是传统档案管理存储的主要内容，其存在形式多种多样，如文字、图表等，并且具有一定的保存价值。硬盘和计算机光盘是电子档案管理的主要存储介质。电子图表、电子信件和电子文书是电子档案的主要表现形式。与传统的纸质档案不同的是，通过利用计算机和网络技术，不仅实现了档案的存储，还实现了资料的传送和处理。

当前，信息化、多元化成为时展的主题，对于档案管理的质量和效率，人们提出了更高的要求。在很大程度上，传统档案管理无法满足这一需求。然而，不可否认的是，传统档案的特点，决定了它的不可替代性。同时，电子档案管理因其便捷性、高效性等特征，同现代人们的生活息息相关，电子档案管理必然是档案管理的发展趋势。

1 电子档案管理与传统档案管理的特性分析

1.1 电子档案管理与传统档案管理的共性

首先，无论是传统档案管理还是电子档案管理，两者的基本原理是共通的，电子档案是传统档案发展到一定阶段的产物。电子档案管理在传统档案管理的基础上，对其进行优化和整合，并充分运用信息化技术。与传统档案相比，电子档案管理无论在管理方式上，还是在管理质量以及技术水平上，都明显优于前者。但这一点并不否定两者基本原理上的共通性。

其次，电子档案并不能孤立地存在，同传统档案之间有着密不可分的联系。传统档案所管理的信息，具有很大的真实性，属于社会实践数据。电子档案管理，由于受到网络安全、计算机信息安全等潜在隐患的影响，其信息的真实性和可靠性，需要传统的档案资料来加以保证。

最后，电子档案的信息量，随着传统档案的出现而逐渐扩大。电子档案是基于信息技术而建立的，大容量正是其优势之一。各种各样的档案信息，都可以存储为电子档案，同时还使资源的共享成为可能。由于电子档案是依托计算机技术而存在的，因此在调用所需资料时，十分便利。此外，利用电子档案的记录，在需要查看实体的传统档案时，可以很方便地调出，直接获取所需的资料和信息。

1.2 电子档案与传统档案管理上的差异

1.2.1 管理方式不同

电子档案实现了档案的一级管理，这是由电子档案的本质特征所决定的，这一点同传统档案存在很大的区别。在传统档案管理工作中，工作人员的工作量非常大，在管理档案时，首先需要确定和填写档案的类型以及日期，然后根据类型的不同选择适当的存储位置。在电子档案管理工作中，管理人员对于接受到的文件，可以及时确定档案的档案号，接下来采取相应的主题来标注档案的类型，档案号具有唯一性，整个操作过程有着很高的效率。

1.2.2 保管方式不同

电子档案存储的载体是硬盘和电子光盘，在长期的存储和使用过程中，硬盘和光盘会逐渐老化，同时由于计算机和现代技术的不断更新，载体的老化将导致档案信息的失真，档案的正确性和可靠性降低。传统的档案管理在一般情况下，不会出现档案信息丢失的问题，并且具有纸质备份。同时，由于无需网络的参与，因此不会受到病毒入侵的威胁。

1.2.3 归档方式不同

可重复性和可逆性是电子档案不同于传统档案的特性。管理人员修改档案信息时，并不会留下修改的痕迹，人们虽然不再为最初档案归类失误而烦恼，而且可以及时更正错误信息，但是却提高了电子档案内容失真的可能性。与之不同的是，在传统的档案管理工作中，在进行归档操作时，同类档案之间的联系较强，摆放档案时，也是按照科学的顺序来分类的。档案管理人员依照相应的程序来进行归档操作，因此操作的痕迹将会被保留下来。这一点保证了档案的真实性与原始性，弥补电子档案管理的不足。

2 电子档案管理的利与弊

2.1 电子档案管理的优点

2.1.1 电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展

无纸化的办公模式是电子档案管理的一个特色，在很大程度上降低了纸质文件的使用数量。制造纸张的原材料是树木，档案管理所需的纸张少了，所需的树木也会随之减少，因此有效改善了树木砍伐的状况，保护森林资源。此外，笔墨、订书钉、曲别针等工具是纸质文件的必备工具，随着纸质文件数量的减少，对于这些工具的需求也必然有所降低。

2.1.2 电子档案管理提高了传统档案管理的效率

档案管理工作的主要内容，即档案的归档、存储和查询。传统档案管理模式下，这些工作所需的时间较多，因此档案管理工作的效率也受到了影响。而电子档案管理模式下，档案归档、存储、查询的时间明显缩短，管理效率获得提升。数据传输是电子档案管理所采取的主要方式，既方便了资料的传递和共享，又提高了档案信息管理和查询的时效性，并且不需要张贴和打印文件。

2.2 电子档案管理的弊端

信息载体的老化和变质现象，是电子档案管理工作中不得不面对的难题，因此必须加强电子档案的安全备份工作，防止因信息载体变质老化而导致的无法读取资料的问题。目前，云技术是一种较为常用和有效的保护方式。

电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。因此为了确保电子档案的真实性和可靠性，应加强管理人员的技术培训工作。

黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，在电子档案的数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。

虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是一些具体的细则仍不够完善，相关部门应该推出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。

3 结束语

电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。传统档案管理具有其不可替代的优势，电子档案管理与传统档案管理两者有着很多的共性，在现阶段和将来的一段时间内，电子档案管理还不能完全代替传统档案管理，相关人员应该在进行传统档案管理时，良好的融入电子档案管理的优势，提高档案管理质量。

参考文献

[1]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）.

[2]苏悦，杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2015（10）.

[3]刘晔.论电子档案对传统档案管理的挑战[J].宁夏大学学报（人文社会科学版），2006（6）.

[4]齐琳.试论电子档案和传统档案在管理中的区别和联系[J].企业文化（中旬刊），2014（9）.

第8篇：电子档案管理细则范文

[关键词]电力企业；会计档案；会计档案利用

[作者简介]钱菊，广西送变电建设公司档案管理员，馆员，广西南宁530031

[中图分类号]G275.9　[文献标识码]A　[文章编号]1672－2728(2007)06－0072－04

电力工业是关系国计民生的重要基础产业和公用事业，电力企业作为公用事业，其建设资金绝大多数来源于国家财政，实行的是微利原则，有利润也是应用于公用事业。2004年，全国净增发电装机容量4929万千瓦，发电设备总容量达到44070万千瓦，比上年增长12.6％。另外，全国共投产220千伏及以上输电线路22912公里、变电容量10625万千伏安。区域电网和省级电网网架得到加强，全国联网格局基本形成。2005年，新增发电装机容量约7000千瓦。电网建设投产220千伏及以上输电线路25000公里左右，变电容量约14000万千伏安。电网建设将对电网保护与控制设备、输变电设备、电力计量设备等行业内企业产生直接影响。新增发电装机容量创下峰值年，电网建设滞后于电源建设的局面将有所改变。

2005年是电力装备制造业供货任务最繁重的一年，特别是国家投资336.2亿元对县城电网建设与改造工程全面启动，输变电设备的需求缺口加大，输变电设备生产虽然受到原材料上涨的冲击，仍然有一定的利润空间，但是以目前电网企业的赢利能力，还达不到能够正常发展的水平。要解决这一问题，电力企业除了努力消化成本增支挖潜降耗外，还应加强企业内部管理，利用现有资源――文书档案，寻求新的闪光点。本文提到的文书档案侧重于会计档案。

一、会计档案的定义

作为文书档案的一种，会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案主要来自立档单位的财会部门或财务会计人员。会计工作是由会计核算、会计分析和会计检查三个部分所组成，而会计核算是会计的基本环节，会计档案则是这个环节的集中反映和副产品。会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计账簿是以会计凭证为依据，全面地、连续地、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计报表是用统一的货币计量单位，总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况的报告文件。会计报表分为月报、季报和年报。会计档案应由财会部门按照归档的要求，负责装订成册或整理立卷，按要求移交归档。

二、会计档案的特点和功能

(一)会计档案的特点

1、专业性。会计档案是经济活动和财务收支过程中的产物，与会计工作活动密切相关。

2、广泛性。从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会形成会计档案。

3、严密性。会计档案形成过程具有严密性，一环扣一环，联系紧密，在反映经济活动与财务收支方面缺一不可。

(二)会计档案的功能

1、为国家经济建设进行决策及对宏观经济进行监督管理，提供真实可靠的信息。

2、小范围能为加强企业内部微观经济管理提供丰富的原始数据，大范围能为保护国家财产和打击经济领域不法行为提供有力证据。

3、为研究财政经济、历史和发展提供可靠史料。

三、电力企业会计档案利用的现状

随着市场经济的逐步发展，电力企业逐步成为自主开发、自我发展的经济实体，电力企业面临着新时期电力市场竞争日趋激烈的形势。首先，国家宏观调控政策影响逐步显现，经济增长速度放缓，用电市场开拓难度加大。其次，受第二轮煤电联动电价调整政策以及枯水期电价上浮影响，高能耗企业的用电需求将进一步萎缩，市场形势更加严峻，并且极有可能导致政策性欠费及电费坏账的大幅发生。此外，枯水期需购入计划外电量填补缺口，将增加购电成本2亿元。

会计档案是企业经济发展的重要资料，充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益。可惜的是，电力企业在企业经营管理中起重要作用的会计档案并没有运用在增效上。受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用，而对会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时，由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。

四、电力企业会计档案利用的意义

从各类权威电力投资信息分析材料得知，随着国民经济的快速发展，我国电力市场进人了新一轮景气循环，城市化和重工业化的高速发展带动了电力需求的强劲增长。2005～2007年，我国将新增电力1.80亿千瓦，到2010年我国电力装机容量将达6亿千瓦，2020年将达到10亿千瓦。从2004年到2020年，我国电力将翻一番。我国特高压电网工程的建设给输变电行业带来新商机。据预计到2020年，全国特高压及跨区电网的输送容量约为2.1亿千瓦，其中800千伏直流约为5600万千瓦，另外约1.5亿千瓦由交流构成。从投资角度看，2020年，特高压交流加直流的市场约为4060亿元，其中交流2560亿元，直流1500亿元。

在输配电设备行业，虽然行业资质与产品研发量核心要素至关重要，但企业营销策略也正在逐步成为制胜的重要手段。电力企业档案记载企业的历史，信息连着企业的未来。充分利用会计档案，可以对市场范围广、投资战线大的电力企业提供工程的投标、预算，自身可支配资金的动态，整体资金状态的参考分析，以及其他资金状况的分析和预测、战略决策支持，以便更好地把握企业的发展方向。

我们知道，所谓预算管理，就是用货币来计量，将决策目标所涉及的经济资源配置，以计划的形式具体地、系统地反映出来。简言之，就是决策目标的具体化。“预则立，不预则废。”这句古语早已确切地道出了预算的重要性，因此做好电力企业全面预算管理是非常重要的，这又正是会计档案所能提供的。会计档案所记录的是投入价值中的历史成本，而历史成本的可靠性是不言而喻的。

我们知道，资产的定义是预期能够流入企业未来经济利益的资源。我们可以看出会计档案资源和物资资源都符合此定义，即两者都有为企业带来经济效益的能力。会计信息的需求者最关心的是

档案数据为企业创造的价值大小，期望会计档案信息能帮助他们预测企业未来的现金流量，对档案价值的需求相对而言要小些。也就是说，利益关系人并不太在乎企业档案本身的价值大小，他们更关注企业取得和利用会计档案的成本和档案信息给企业带来的效益。总的来说，充分利用会计档案，可以实现以下管理效果：

(一)掌握整个企业的整体资金状况

企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。从而针对各地区用电结构差异和不同时期用电特点，研究制定出多种营销策略组合。

(二)监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞

利用会计档案可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因；对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。

(三)提高资金的使用效益

利用会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂余缺，可以尽量利用自有资金、减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。

(四)对资金状况进行各种分析和预测，提供决策支持

根据资金需求和存量，作出资金预测；通过对资金支付信息的分析，安排对企业最有利的资金付款计划；通过对企业范围内的现金流量的完整分析，作出全面的资金规划；通过对不同银行间存款余额、协议存款利率、实际贷款利率的综合比较分析，对融资结构和存款结构进行最优规划。

(五)深化预算资金管理

利用会计档案，继续扩大企业账户规模，加强运作。贯彻国家电价调整政策，确保执行到位。继续做好西电东送输电价格两部制及丰枯电价机制研究。建立统一高效的保险管理模式，加强税务筹划，争取税收优惠政策。

(六)为搞清单位债权债务、理顺和明晰产权关系发挥作用

某些企业的会计人员岗位变动大，情况复杂，但一些历史遗留问题，可以通过会计档案，明确单位与单位之间、单位与内部成员之间的债权债务关系，划分经济责任，理顺和明晰产权关系。

(七)为努力消化成本、挖潜降耗提供数据分析

利用会计档案，建设节约型企业，坚持开源与节约并重的原则，把节约放在首位。通过各种数据分析对比节约成本，整改降耗，同时开展节钢、节水、节电、节油为重点的节约工作，牢固树立电力企业节约意识，使资源高效循环利用，促进企业的可持续发展。

五、电力企业利用会计档案管理取得的成果

迄今为止，南方电网公司创造性地运用会计档案的相关数据，取得了不俗的成绩o，

(一)利用档案资源，多方面为企业提供有力证据。有效地挽回了经济损失

从2006年初开始，陆续开展预算执行检查，逐个单位跟踪，逐个指标落实，确保完成全年资产经营任务。有计划地安排已完工项目贷款提前还贷，压减利息支出3000万元，缓解了融资成本上升的压力。

2003年，广西送变电建设公司经审理的案件在2004年已全部结案并进入执行阶段，公司诉玉林市某工行分理处存单纠纷一案为公司挽回经济损失85.6万元；公司诉玉林某农村信用社存单纠纷一案为公司挽回经济损失85万元；公司诉中国农业银行南宁某分理处存单纠纷一案为公司挽回经济损失50万元；公司铁塔厂在与甘肃省天水市锻压机床厂改造合同纠纷一案中运用调解手段维权，与对方达成和解协议，妥善解决了纠纷。

(二)经营管理水平不断提高，效益稳步增长

南方电网公司电价工作取得了新的突破，改善了经营环境。全面预算管理继续深化，经济活动分析质量得到不断提高，加强了对基建成本、购电成本和可控供电成本的管理。因购电结构优化，公司平均购电单价下降了15.33元／千千瓦时，可控供电单位成本比预算下降了2.67元／千千瓦时。出台了《“十一五”节能降损纲要》，继续强化线损管理，全网综合线损率为7.16％，比年度计划指标低0.2个百分点。2006年上半年，公司实现售电量1788.7亿千瓦时，同比增长13.2％，应收电费余额比上年同期减少9.9亿元。公司在全球500强企业中排名上升了50位，列第266位。

(三)南方电网公司配合广西壮族自治区经委、物价局出台了丰水期低谷时段优惠电价政策。开拓低谷用电市场

有60万～80万千瓦的停机负荷重新开机生产，拉动低谷平均负荷增加30万千瓦。重点跟踪的273家企业开机负荷达到253万千瓦，开机率达74.2％。恢复了业扩紧急金，从第一期资金的使用情况看，对开拓居民、商业、非普等优质用户市场，解决局部配网卡脖子问题发挥了较好的作用。公司抓住国家实施第二轮煤电价格联动政策的机遇，配合物价部门制订了广西煤电价格联动方案，疏导电网输配电价矛盾。从2006年7月1日起，销售电价平均提高3.33分／千瓦时，较好地解决了电网建设还本付息、来宾BOT电厂新增电费和国家出台优惠电价造成的电费缺口。重新修订内部经营责任制，实施新的量价结合，更注重市场差异的内部经营责任制考核，调动供电局开拓市场、提高效益的积极性。开展市场调研，分析电价调整带来的影响，为下半年营销工作做好准备。

六、加强电力企业会计档案管理工作的措施

(一)进一步完善企业会计档案管理制度实施细则

电力企业财务部门要结合本单位会计电算化的特点和实际情况，按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则。对会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的实施细则规章制度。定期对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、收费报表、系统日志等数据用统一纸质打印装订成册并进行存档，这种管理方法与传统的会计档案管理方式相一致。计算机打印的会计账簿应填制账簿启用表和科目目录，账簿封面要填写账簿名称和单位名称，对账簿、报表还要打印页码，认真做好会计档案立卷工作，并根据会计档案管理办法要求，填写案卷目录和卷内文件目录。还应设置专职会计档案管理岗位，由专人负责向公司档案室移交会计档案，在交接时要认真清点，保证归档数量准确，确保会计档案安全完整。应对计算机环境中形成的会计档案实行多备份：一是采用在专用计算机上进行电子档案备份；二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份；三是对电子会计档案进行异地备份，以防发生事故时使会计档案尽失。同时还应将制定的管理制度，特别是要形成电子会计档案的管理制度，推行电子档案与多套保管制度，对所有

备份的电子会计档案数据以最优质的光盘刻录备份，从而保证数据的实体和信息安全。

(二)加强会计档案管理的硬件投入

电力企业存放电子会计档案的场所，应具有防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，接收入库的会计电算化档案要装入特制的软件盒中，软件盒须放在特制的防磁档案柜内，对电子信息的归档、立卷、查询等建立明确的程序和授权批准制度。为保证电子会计档案信息的安全，要制定防范计算机病毒的措施，防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。由于目前会计核算系统多采用局域网形成，病毒容易从外来软盘或光盘的渠道带来。因此，企业要加强计算机系统管理，对一般操作人员的计算机一律去掉软驱和光驱，所有需安装的软件都必须由系统管理员执行，从根本上解决病毒的威胁。

(三)加强组织领导。提高会计档案管理水平

领导重视是搞好会计档案管理工作的重要前提和关键，只有建立和落实各级会计档案管理工作责任制，明确各人职责，才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。企业在会计档案管理人员聘用上，要从整体利益出发，不拘一格，择优选聘，把好会计档案管理人员人口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职业道德和敬业精神，提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习，坚持岗前培训，合格上岗。通过竞争激励机制的引入，使会计档案管理人员的业务水平、综合素质始终处于动态的发展过程，促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时，档案部门和财务部门要联合起来，组织会计人员学习《会计档案管理办法》和本企业的会计档案管理制度，使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性，保证会计档案归档前各项工作的完成质量。对会计档案的使用要严格借阅手续制度和使用权限制度。电子会计档案信息未经单位负责人同意，严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据盘片不得带出档案室。另外，对存储会计档案信息的盘片应定期检查，防止出现人为或自然损坏等问题，以免造成电子会计档案信息的丢失。

(四)加强会计档案利用工作

第9篇：电子档案管理细则范文

关键词：科研项目科研档案档案管理

在科研活动日益社会化、信息化的背景下，科研项目（课题）呈现出跨学科、跨领域、跨机构（以下简称“三跨”）的典型性特征。与一般性科研项目相比，“三跨”项目往往集合了各机构相关领域的优势力量，研究成果更具有显示度，档案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用这些科研档案资源是档案人员必须要思考的问题。同时“三跨”科研项目研究周期较长，具有跨机构、跨学科、跨地域、跨平台等诸多新特点，依靠传统的科研档案管理模式和方法难以全面、系统地管理这些资源，需要我们提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”项目档案管理的特点分析

（一）归档主体的多口性

“三跨”科研项目范围大、成员多，往往需要多学科交叉、多部门协调、多单位合作，因而建档材料形成的主体较多，涉及的机构包括主管单位、依托单位（负责单位）、参加单位，涉及的人员包括项目负责人、课题负责人、项目（课题）参加人、业务管理人员、综合管理人员（包括财务人员、设备采购人员、人事管理人员等），并且根据项目开展需要聘请院外甚至是国外知名专家或专家团队。这些机构或个人会形成各种档案资源，这些来源不同却又产生于同一科研活动中的资源，共同构成了一个“三跨”科研项目的全部档案。

（二）归档内容的电子化

一方面，“三跨”科研项目电子档案资源超量增长。随着科研信息化程度的不断提高，“三跨”科研项目会应用更先进的信息技术和电子化设备，科研人员习惯于在自己的工作现场和研究过程中电子化地进行信息交流和处理，从而形成了大量的交流性材料、实验性数据和各种结果性数据。另一方面，这些电子档案具有异构性的特征。由于“三跨”科研项目需要国内国际不同领域的机构和人员协同工作，会涉及多个单位多种应用平台多个数据库资源，不同的科研人员又会在自己的电子设备中保存不同的数据内容，从而不可避免的产生多种结构、多种载体的电子档案。

（三）档案收集过程的复杂性

“三跨”科研项目研究周期长，一般为3至5年，从立项到结项验收每个环节都需经过反复研究和试验，取得最终成果往往要耗费很长时间，这就使得档案资料的收集整理时间跨度大、周期长。在项目进行中一般采用阶段管理的方式，在每一重要阶段主管单位对执行情况（包括阶段科技目标的实现、阶段性成果的形成、创新队伍建设、经费使用情况等）进行综合考核评估；同时每个项目会分不同课题，每个课题也会根据需要进行阶段性检查。在项目整体推进过程中不可避免地会出现成员离职、调职等非正常情况，在每一阶段或特殊情况下档案人员都要及时跟进，保证归档文件材料的齐全、完整、有效。

（四）档案资源的共享性

“三跨”科研项目的立项会经过严格的论证和审批程序，每个课题的设置也必须紧密围绕总体目标，相互有机联系，能针对关键性科学技术问题组织多学科、多方位的交叉研究和协同攻关，在项目进展过程中，同步进行的类似课题的进展会直接影响到相关课题的时效性和完成程度。这种状况下，项目要尽量实现数据资源、信息资源、知识资源等各种资源的全面共享，需要打通原有档案资源的壁垒，建立互联互通的档案资源共享环境，根据项目中不同课题的科研人员利用需求提供最新的、全面的、即时的科研档案信息内容。

“三跨”科研项目档案管理的这些特点决定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理却存在诸多问题。

二、“三跨”科研项目档案管理存在的问题分析

（一）缺乏针对“三跨”科研项目档案管理的指导规范

首先，从国家层面看，已有相关的科研项目和档案管理规范，但缺乏直接针对“三跨”科研项目和档案管理的专项规范，缺少针对科研信息化发展的内容。

我国对科研项目和其档案的管理规范可分为两类，第一类是通用的科研项目与档案管理法规和规范，如《国家科技计划管理暂行规定》等项目管理规定和《科学技术研究档案管理暂行规定》等通用科研档案管理规定。这些规定基本为科技项目和档案管理的一般性规范，没有针对“三跨”科研项目或其他重大科技项目档案管理的相关规定[1]。同时这些管理规范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少对新信息环境下科研项目和档案工作的思考。

第二类是专用科研项目与档案管理的规章和规范，如《国家高技术研究发展计划（863计划）管理办法》、《国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法》（试行）等。这些针对863项目的管理规范在一定程度上与“三跨”科研项目管理相似，但总体来说仍有缺失，在各单位具体操作层面缺乏细则性的规定，很多工作还要参照老标准执行[2]。

其次，从地方层面看，很多省市机关、高校等项目主管部门制定了项目与档案管理规范，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》等，这些规范相比国家规范进一步细化，更具有执行性，如《北京市科技计划项目（课题）档案管理办法》进一步明确了各相关方的职责[3]、《上海市科学技术研究项目档案管理办法》则提出要加强科研项目的动态管理和过程管理。但另一方面仍缺少对专项科研项目和档案管理的相关规定，无法直接指导“三跨”科研项目的档案管理工作。

（二）缺少针对“三跨”科研项目档案工作自上而下的管理体系

由于管理规范或制度中对档案工作内容的缺失，造成项目各主体对档案工作认识的偏颇，没有建立起针对“三跨”科研项目档案工作的管理体系。

首先，从下达“三跨”科研项目的主管机构看，没有定制项目的档案管理指导规范，缺少对档案工作的总体把控与协调，档案工作无法纳入立项、阶段检查、总验收等关键环节，从而造成档案资源的失控与失存。

其次，从主要承担项目的依托单位看，依旧无法对项目的整体档案工作进行统一规划。虽然项目负责人会指派相关档案人员或课题秘书完成归档工作，但目前依托单位只对单位内部档案工作进行管理，对项目的二级课题承担单位没有进行相关档案工作的监督、指导和检查。因依托单位并不能保存全部项目档案材料，并且因为各课题分头管理导致复印件多、原件少，纸质材料多、其他载体材料少等现象，从而影响和制约了“三跨”科研项目档案的收集整理与开发利用。

最后，从项目的课题参加单位看，由于缺少项目主管单位的指导和管理，基本采用原有的一般性科研项目档案管理模式，不能根据“三跨”科研项目的特殊性要求制定归档范围、归档计划，档案工作无法纳入“三跨”科研课题管理工作中。同时科研人员缺乏档案意识，重视科学研究实践活动和科研成果的发表与获奖，轻视档案资料积累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；档案人员缺乏档案开放意识，重视材料的收集整理、轻视资源的开发与利用，两者工作方式的冲突造成单位内部科研档案工作推进的困难。

综上，由于“三跨”科研项目档案管理工作仍主要依据一般性的项目档案管理办法和模式，缺乏相应的管理制度和实施细则，对各责任方缺乏配套和有效的制约手段，造成“三跨”科研项目档案工作管理失控，不能做到自上而下的集中统一管理。

（三）缺少对“三跨”科研项目档案资源的共享机制与手段

对“三跨”科研项目档案资源的共享需求可分为三个层次，即项目组内共享、单位内共享和社会共享。

首先，项目的各组成部分（课题、机构、人员）是密不可分的整体，其研究过程数据、成果信息、管理性材料是大家所关注的内容，但目前这些档案资源归属在不同的科研单位和主管机构中，而这些机构相对独立，项目档案资源缺少共享的机制，且暂时无法提供资源共享的技术手段。

其次，“三跨”科研项目集中了各单位相关领域的优势力量，形成的是有显示度的原创性科研成果，在项目完成后，除和涉及知识产权保护之外的已归档信息资源有必要在单位内部共享。而目前的项目档案资源只停留在各自为“用”的状态，无法形成网络化的管理模式。

最后，从全社会发展的角度看，科技部《国家科技计划项目管理暂行办法》中已经提出“各类国家科技计划必须建立相互兼容的数据库，实现信息、数据资源共享”，但目前在缺少共享机制和平台的条件下，“三跨”科研项目档案资源的共享利用只能成为美好愿景。

三、“三跨”科研项目档案管理的策略分析

（一）加强对项目档案和档案工作的集中统一管理

首先，要将档案管理纳入项目管理的范畴，从顶层对档案管理做出总体设计。

在项目管理规范中明确档案集中统一管理的原则，加入档案管理的总体内容和要求，保证立项、结项、鉴定等关键环节档案工作到位。如将“三跨”科研项目档案验收作为项目验收中的重要环节，在项目结题、鉴定、报奖时提出“需由档案部门出具立卷归档文件材料完整准确的证明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研项目档案管理规范，明确归档范围。

只有由项目主管机构或由其指派相关档案部门根据“三跨”科研项目的特点制定并颁发档案管理规范，才能根本上保证项目档案的系统性和完整性。第一要制定针对“三跨”科研项目档案内容的归档范围表，项目档案分类中除科研档案外还会有基建、设备、电子档案等不同门类，如果按目前实行的按门类管理档案的模式，会破坏“三跨”科研项目档案的系统与完整性，为日后的利用带来不便，所以可考虑建立以“三跨”科研项目为主体、综合各门类档案和项目各阶段内容的系统的档案资源结构模型和归档范围表。第二要根据科研信息化的特点规范电子文件的归档内容与形式，保证归档文件的长期可读、可用，因为“三跨”科研项目中会形成不同载体、不同形式的电子文件，同时会有海量电子数据产生，需要主管部门会同其他机构制定针对电子科研数据的归档保存策略。

最后，要明确项目各主体的职权范围，加强对档案工作的分级管理。

为解决保存与利用的矛盾，从既有利于档案的规范管理又方便各课题组科研人员利用的角度出发，探索以主管机构为中心，以项目为纽带的档案工作分级管理模式。可实行主管机构抓依托单位，依托单位抓项目组，项目组抓课题组，课题组抓科研人员，一级抓一级，管理网络化。档案部门必须加强与有关职能部门的配合，建立联合监督检查制度[4]。主管机构档案部门负责各项目的业务指导和监督，将具体工作任务分解到各项目组；每个项目组确定一名兼职档案人员负责其项目研究过程中与项目有关的档案工作，对各课题档案工作进行跟踪指导；每个课题组确定一名兼职档案人员，对科研人员的归档工作进行跟踪指导。同时项目组要为项目档案管理提供必要的服务、经费和保障条件，争取将档案管理工作纳入项目管理与年度绩效考核内容。

（二）建立基于项目业务流的全过程管理

“三跨”科研项目档案管理需要基于项目业务流和业务主体，将档案管理工作全过程嵌入到项目管理流程，实行全面的、系统的、过程的管理。

“三跨”科研项目主要有三方业务主体负责六个业务环节的工作，业务主体指：主管机构、依托单位、参加单位，业务环节主要包括分析论证阶段、研究实验阶段、成果鉴定验收阶段、推广应用阶段、成果奖励申报阶段、申请专利和成果转让阶段。基于此形成向“三跨”科研项目业务流的档案管理流程，见图1。

（三）逐步构建“三跨”科研项目档案资源平台

构建资源库是科研信息化发展的必然要求，它一方面可以实现横向共享，为项目组间的沟通交流提供平台；另一方面能全面、系统的积累“三跨”科研项目档案资源，为资源的纵向积累和利用提供基础。

首先，要建设基于“三跨”科研项目应用平台的归档保存系统。目前很多项目的实施都依托于一定的应用平台，这些不同的平台中会产生大量的科研电子数据信息，它们是记录科研过程的重要信息资源，必须归档保存。所以要在项目开始阶段即提出电子科研档案永久保存的功能需求，甚至在各平台设计之初就将档案管理系统的功能嵌入到平台内，保证归档电子文件信息的原始性和全面性；

同时要考虑不同平台异构信息的采集，保证其能够完整、有效的归入档案管理系统。

其次，是建立“三跨”科研项目档案中央数据库。这一数据库需要在主管机构的支持下，在档案部门的配合下完成，以项目为单元有不同的业务主体全过程的记录、积累科研过程数据。同时随着数据量的增加可在此基础上构建成果数据库，揭示相关的科研项目管理情况、研究过程、成果水平等信息，使“三跨”科研项目科研成果档案信息得到推广。

最后，要在主管机构的支持下建立“三跨”科研项目档案数据库管理系统和科研档案信息开放查询系统。首先实现档案资源网络共享，各项目组兼职档案人员或单位档案人员及时进行动态更新；同时考虑构建科研档案信息开放查询系统，提供科研档案信息的服务，充分发挥已归档资源的作用，打破各机构间档案实体共享的限制，使“三跨”科研项目成果的利用更加广泛和深入[5]。

“三跨”科研项目档案管理涉及范围广、人员多，需要从主管机构到基层科研单位的多方支持，原有的档案管理方式和模式已不能满足实际需要，档案人员需要根据科研工作发展的新情况新趋势创新性地开展档案管理工作，以全面、系统地保存科研档案信息资源，服务科研一线服务社会。

注释：

[1]科学技术部.国家科技计划项目管理暂行办法.2001-1-20；国家科委，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定，1987-3-20

[2]科学技术部.国家高技术研究发展计划[863计划]管理办法.2001- 8；科学技术部.国家高技术研究发展计划（863计划）文档材料管理办法（试行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技计划项目（课题）档案管理办法，2008-7-1

[4]关宏玉，刘洋，安小米.我国科研文件档案管理模式特点问题与建议：典型案例研究[J].山西档案，2011（7）.