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关键词:路桥集团;分公司;财务管理;项目部
中图分类号:F275.2 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2012)27-0129-02
为适应市场经济的需要和路桥集团的发展形势,规范路桥集团下的分公司对其项目部的财务行为,确定以建立现代企业财务管理制度为方向,以发展生产增强活力为目标的改革基本思路,建立一种既有动力,又有约束力,同时能够增加积累、加快发展的经营机制和与之相适应的财务管理体系,提高企业的财务管理水平,向现代企业财务管理制度迈进。
1.项目部资金控制能力差,资金效益发挥不够。路桥集团下的分公司的项目涉及的点多、面广,受管理幅度的限制,企业资金都分散在各个项目上,这使企业无法及时掌握整体资金状况,无法掌握动态资金信息,资金无法统一管理,综合利用,造成资金使用效率低下。同时,这也给企业带来资金成本的安全问题,给企业造成巨大的经营风险。
目前,路桥集团多数采用“总公司—分公司—项目部”三级管理模式,在总公司与分公司、分公司与项目部之间,实行责任指标、经济指标考核制度,上级通过下达产值、利润、安全、质量等责任指标管理、监督、控制下级单位,下级通过完成上交管理费或利润反映在施工过程中的管理效率和效果。为适应这种管理体制和模式,财务管理也按三级形式分级管理,项目部经济业务实行内部独立核算并成为会计报告主体,拥有独立的银行账户、直接对外签订经济合同、收支结算、清偿债权债务、进行成本管控。这种管理和经济核算体制,客观上使项目部在经济合同签订、工程结算收支、债权债务和成本管控中拥有独立的权力。但是,项目部不具有法人资格,它的一切经济活动过程中产生的经济与法律风险却要由公司来承担。这样从根本上造成路桥施工企业的资金分散、结算成本高、资金使用效率低下和风险高等问题,使资金管理的难度增大。而且随着路桥施工市场体系的完善和规范,业主单位加大了对建设资金的监控力度,总公司、分公司对项目资金相互调拨、统筹安排作用减弱,加之总公司、分公司对项目部资金缺乏应有的监督机制和执行的统一标准,造成项目资金管理上出现很大的随意性,各自为政,难以发挥资金的规模效益。
2.固定资产和材料管理比较混乱,对经营效益影响较大。固定资产和材料是路桥集团下的分公司生产过程中的主要资产。在固定资产管理中,由于路桥集团经济核算体制实行分级管理,造成固定资产管理和核算比较随意、混乱。项目部作为固定资产的使用者,容易出现收益性支出和资本性支出界限不清,从而影响整个公司的当期损益,同时使公司资产的安全性、完整性失去应有的监督。项目部使用的固定资产一般由总公司或分公司购置,随着市场竞争的加剧和施工企业固有的流动性,为管理和使用方便,公司将固定资产的管理权和使用权放在项目部,但由于相应的管理措施没有跟上,项目部将一些固定资产作为流动资产管理或直接费用化,不但影响当期损益,而且由于缺乏有效管理监督机制,导致固定资产流失严重,出现新上一个项目就新购一批固定资产,完工一个项目就失去一部分固定资产的情况,不利于公司的发展、壮大。
3.缺乏资金时间价值和风险价值观念。资金的时间价值是财务管理的核心观念,分公司的项目部经常出现资金闲置或资金不足的局面,付出高额的融资费用,可以看出项目部资金的时间价值观念,促使各项目所在的分公司领导树立资金的时间价值和风险价值的观念。同时无法实施有效的内部资金融通。图1反映了路桥目前的资金流动走势,
图1 路桥集团下的分公司资金流动走势
从上页图中我们可以直观看出路桥公司很难对内部单位资金的余缺进行有效的调剂,对急需资金的下属单位只能由本部采取外部融资的方式解决。
二、加强路桥集团下的分公司对其项目部的财务管理对策
1.完善财务管理的组织机构和设置。分公司根据专业化施工需要,下设若干个项目部和为施工服务的配套服务等。分公司为二级法人,单设银行存款账户,财务科长由总公司经理任命,并实行委派制。总公司、分公司、项目部三级管理、三级核算,建立与项目法施工相适应的机关行政工作保障体系。本着强化职能、精简效能的原则,压缩非生产人员,减少管理费支出,建立与项目法管理相适应的业务管理和监控系统。推行与项目法管理相适应的经济承包责任制和项目成本核算制,努力提高项目经济效益。建立以项目部为成本中心,分公司为利润中心,总公司为资本运营、资金监控中心的经营体系,实行统一领导分级管理,集权与分权相结合的组织机构,建立适应市场经济的企业内部核算制。
2.加强货币资金管理。(1)分公司成立财务结算控制中心。各分公司项目经理部的全部资金由分公司负责统筹管理,分散支出,进行资金总控制。(2)分公司根据项目部承揽工程情况分设内地工程和外地工程,并建立单项工程拨款档案,实行专款专用。1)内地工程:甲方每次拨款时,由该项工程负责人协助财务处直接收取工程价款,零星款项由分公司财务收回,将支票或现金交到财务处,按一定比例拨入各个分公司(厂)的内部银行账户,税金由财务处统一缴纳。2)外地工程:甲方同意计量付款时由分公司或项目部收取工程进度款(包括备料款、借款等),根据该项工程承包利润指标和每月收取工程价款,按一定比例每月30日前由项目部交分公司财务处。如工程价款不到位,按利润指标分期逐月上交货币资金,年终多退少补,税金由项目部缴纳。
3.建立健全资金管理体制,对资金运行实行财务监控。资金管理是路桥集团下的分公司财务管理的中心,其重点是建立完善的内部资金管理制度,规范项目的资金运动。分公司内部由于工程项目分散,各项目资金往往存在不均衡现象,有的项目资金短缺难以正常生产,有的项目资金又大量沉淀。因此,要建立资金集中管理,合理配置,内部调度,调剂余缺。要有效地防止资金闲置,提高资金的流动性,不断盘活资金存量,降低资金使用成本,强化企业内部结算中心的作用,核算、评价、考核各工程项目责任单位的经营和管理状况,达到内部资金在全企业范围内相互融通,最大限度地开发内部资源。要加强资金的监控管理,建立资金预算制度,加强现金流量分析预测,严格控制现金流入和流出,严格大额资金的立项、审批、支付手续的审核。
4.强化投资风险的防范和控制。在确立投资各项目之前,分公司应进行可行性研究,从客观和微观两个方面对投资进行认真分析。客观分析主要是评价社会政治形势、国家政策法规、市场需求和资源情况,从而正确选择投资机会。微观分析主要是运用科学的风险投资决策分析方法,测算不同方案的净现金流量、期望收益率等,从而正确选择投资方案。常见的分析方法有期望值法、风险调整贴现率法、肯定当量法、决策树法等。另外,还可以通过多元化的投资组合来控制风险的发生。
5.加强应收账款风险的防范与控制。路桥集团的分公司因其特殊性,在对其项目部的工程结算和工程质保金管理等方面受制于业主,应收账款的比例相当大,直接影响企业的偿债能力,为此应减少应收账款,提高资金收回比例和应收账款周转率。因此在签订经济合同之前应注重评估对方的财务状况和资信状况,评价其偿债能力和信誉,谨慎签订合同。在应收账款的收账期,定期编制账龄分析表,紧密跟踪应收账款的还款情况,根据不同特点制定收款政策,必要时可依靠诉讼方式,以控制应收账款风险,减少坏账损失。其中,关键是在签订合同之前,树立风险意识及建立一套科学、系统的应收账款体系,而不是消极、被动地对待应收账款。
6.加强分公司与其项目部的成本核算管理。路桥施工项目经理部处于工程成本形成的中心地位,分公司在总公司经营管理系统中,处于利润中心地位。项目经理部应设置专职或兼职成本核算员,分公司财务部门设置专职或兼职成本会计,负责工程成本核算的业务工作。分公司管理的各个工程项目(项目部)的成本之和构成分公司的工程成本,各个分公司成本之和再加上总公司直接管理的工程项目成本构成总公司的工程总成本。
摘 要 现代企业发展中会计电算化是大势所趋,本文主要对会计电算化在实施的过程中存在的问题进行分析,并提出一些解决问题的实际措施。
关键词 会计电算化 系统 问题 措施
随着科技的发展,电子计算机技术在数据处理领域的作用越来越大,会计也从传统的记账、报账向经营管理方向发展,也就是电算化方向。企业内部控制离不开会计电算化,是企业运营效益提高的保障。但是随着计算机技术的普及,会计电算化在实施的过程中还是会存在一些问题,本文主要对此进行简单的分析。
一、电算化实施中的问题
1.财务及管理软件系统之间的兼容性差
会计电算化设计的系统较多,且多数都是自行开发设计的,只能针对各自的操作平台应用,编程各异、数据结构不同,软件公司之间存在利益的竞争,没有统一的业界协议,在系统之间很难达到数据信息的共享,就算是同一系统下的各级子系统也不能完全实现数据的共享,导致现有的财务提供的信息比较单一,而且较为滞后,缺乏前瞻性,不能有效及时的对企业的管理及决策进行服务。还有就是由于我国目前的软件生产尚处于模仿与加工阶段,并未形成产业的规模,在数据库管理系统及操作系统及关键应用软件方面没有系统的、完整的自主产权,这也就使得数据的兼容性太差,数据的共享难度较大。
2.系统存在安全隐患
企业最大的秘密可以说是财务上的数据,在很大程度上与企业的生存与发展直接相关,但是很多的软件开发都在软件的管理及理财方面下工夫,很少有对数据的安全性进行保密的。如果系统出现问题,受到病毒侵袭、断电或系统瘫痪等,数据在恢复起来就非常困难。特别是在网络时代的到来后,带给企业无限的商机,同时,也给企业的发展带来很大的隐患。在会计电算化系统下,会计电算化数据信息的物理传输过程中,就存在一定的安全问题。如网络信息的来源具有多样性,很有可能导致审计线索混乱;网络信息可能夹杂着病毒,或在传输的过程中受到黑客的拦截或被非法篡改,这些都直接威胁着会计电算化系统的安全性能。因此,对于新兴的网络财务软件,更应该对其安全性能进行加强,此外,会计数据一般保存在计算机内部硬盘或者其他物理存储装置中,一旦受热、受潮、折损等都可能出现损坏,数据就会丢失,严重的会影响到企业的会计工作。
3.缺乏综合性的财会专业人才
传统的会计人员对会计知识及理论的掌握可以满足会计工作的需求,但是随着会计电算化的应用,要求会计人员需要掌握更多的知识,提出更高的要求。不但要有专业知识作为基础,还要掌握相关的计算机、财务软件、软件维护及管理等多方面的知识,但是在目前,虽然会计从业人员经验大多比较丰富,企业也开始让这部分会计人员管理企业的会计电算化业务,其业务能力仅仅通过短期的培训来实现,对软件的应用达不到灵活的要求,一旦出现的问题超出自身能力范围,就只能依靠软件维护人员,维护人员一般都是计算机专业出身,对财务知识基本不懂,双方如果配合的不好,就会出现一系列的问题。就算是有一部分人通过了会计电算化考试,也只是对一部分基础知识的应用进行了掌握,在实际操作中对软件不能灵活应用,满足不了财务信息的加工和处理等方面的要求。
4.管理制度不健全
会计电算化在企业内部的应用的同时,需要对相应的制度体系对其进行管理,这样才能保证会计电算化运行的正常,管理制度主要包括人员管理、才做管理、数据管理、系统管理及岗位责任制度等方面。由于部分企业对会计电算化操作人员的权限没有严格的限制,导致系统操作密码公开或没有设置密码,这就为篡改密码或越权使用留下后患,人才的缺乏也使系统维护方面基本成为摆设。在企业实施会计电算化后,由于没有对人员的职能转换问题进行很好的协调,导致部分财务人员对自己的职责没有明确,工作无从下手。也有部分企业未设立专门的电算化机房,么有相应的操作制度,导致会计电算化在管理方面混乱不堪。
二、会计电算化实施中问题的解决措施
1.建立通用的财务软件协议
会计电算化系统应该有一个标准的对内对外接口,便于数据之间的共享。数据即便是在不同系统下也可以直接使用,不需要进行数据转换的处理,降低了操作人员的要求,节省了转换所需要的时间,提高了工作效率。也最大限度的实现了系统之间的数据共享。并且,随着计算机技术的高速发展,我国的软件产业也将会达到一定的产业规模,在数据库管理系统及操作系统都会有自己的产权,这也就为会计电算化系统提供一个通用的技术平台。
2.加强会计信息系统的安全性工作
会计电算化使的手工账务转换为计算机集中数据处理,发生的质的改变,会计电算化软件必须保证在存储设备中及数据传输中的安全,主要考虑其内部控制的安全性。因此要建立起安全的内部控制措施,对数据信息进行保护,加强保密性能及数据使用安全。应该由专门的人员来对数据进行管理,非相关人员不能查看数据信息。还要加强网络的防范意识,采用计算机防火墙、防毒、加密、识别、授权等技术措施。
3.培养复合型的会计人才
会计电算化从业人员仅仅有会计经验或业务管理能力是不够的,需要同时具备这几点才可以。现代管理软件对服务理念的强调是最主要的,因此企业要做到会计电算化的实现,需要一个即有专业知识、又有精湛的计算机技术,还要能够对财务信息进行加工和处理的从业者。才能满足会计电算化的需求,才能促其进一步发展。
三、结束语
总而言之,我国的会计电算化工作要长足发展,要从理论和实践结合的角度认真研究,对存在的问题进行研究,找出解决的措施,从而促进会计电算化工作的不断完善和革新。
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关键词: 医院; 会计信息化; 问题; 对策
会计信息化是采用现代信息技术,对传统的会计模型进行重整,并在重整的现代会计基础上,建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现代会计信息系统。这种会计信息系统将全面运用现代信息技术,通过网络系统,使业务处理高度自动化,信息高度共享,能够主动和实时报告会计信息。它不仅仅是信息技术运用于会计上的变革,更代表一种与现代信息技术环境相适应的新的会计思想。
根据国家财政部的规划,到2010年我国将力争80%以上的基层单位实现会计电算化。现阶段,我国大中城市的医院,基本实现了会计电算化,使广大会计人员从以往繁忙的日常工作中解放出来,大大减轻了会计人员的工作压力,提高了工作效率,提升了工作质量,为实现会计信息化打下扎实的基础。但由于会计信息化是一门新兴学科,起步晚,应用时间短,加上每所医院所处的地域不同,会计人员的信息化业务水平不同,使得各医院在会计信息化过程中出现参差不齐的状况。
一、当前部分医院会计信息化存在的问题
(一)部分医院对会计信息化工作重视程度不够
目前在许多医院的领导层中,普遍存在着对财务工作重视不够的现状,他们将主要精力和财力向一线部门临床和医技科室倾斜,认为财务部门只是医院的辅助科室,是为一线科室服务的部门。在领导层中,普遍存在着一种“重硬轻软”的思想,重视对医院医疗硬件的投资而忽视对软件的投入,有些单位为了节省开支,只为财务部门购买了简单的总账和报表模块,使会计信息化只起到了简单的记账和算账的作用,而会计信息化具有的财务管理、财务分析、财务决策等一系列功能则无法发挥出来。事实上,实现会计信息化不仅仅是记账技术的革命,而且对于会计学科本身也是一次大的革命,它可以把会计人员从繁琐的记账、算账、报账的苦海中解放出来,也可以使他们能够将更多的时间、精力用于资金管理、资金分析、资金测评、内部会计控制中,进一步深化会计职能。
(二)既懂计算机又懂会计的复合型人才数量不足,结构不尽合理
一个单位,要将会计信息化运行好,使其发挥最大的功效,不仅要有一套较好的、较系统的财务软件,更重要的是需要有专业化的复合型人才,需要专业化的系统分析人员、系统维护人员、系统操作人员。而现在在大多数医院的会计人员,均是从原先从事手工操作的会计人员过渡而来的,他们的电脑知识普遍比较贫乏,虽然在会计信息化过程中,他们已经接受了电算会计的等级培训,但与实际操作过程中的业务水平要求还有一定的差距,这主要表现为既懂计算机会计软件使用,又熟悉财务会计核算业务的人才缺乏。在使用会计软件的初期,他们在软件公司专业人员的指导下,仅仅掌握了简单的凭证录入工作,在工作中缺少创新,一旦计算机硬件或软件出现异常,往往是束手无策,要等到软件公司的专业人员来进行维护后才能开展工作,大大降低了工作效率,增加了工作成本。在后续教育培训中,涉及到计算机与会计结合运用、会计软件操作的课程又很少,使得他们的会计信息化水平在短时间内很难提高。
(三)会计信息孤岛现象较为严重
由于对会计信息化工作重视程度不够,缺乏将会计软件纳入信息系统的一体化规划,财务软件与窗口收费软件、物资管理软件、医疗保险软件的系统平台各异,数据不能共享,会计信息系统成了信息孤岛。由于基层的数据不能上传、不能共享和交换,致使各种基层数据在财务核算系统中不能得到及时、充分的体现,给财务核算工作增加了难度。
另外,个别医院在会计信息化初始阶段,在财务软件系统进行初始化时,沿用了以前的医院会计制度,并按老会计制度来设置会计科目,使得部分会计科目有总额而无明细。如固定资产、药品及耗材等的管理,按以前的《医院财务制度》规定,固定资产的明细账由设备科管理,药品的明细账由药房管理,而财务只管总账。因此,他们在进行会计电算初始化时,就没有启用固定资产管理模块和商品购销存模块,缺少对具体明细实物的管理,许多资产的异动(如报废、划拨、捐赠)不能及时上报到财务,财务不能及时对异动资产进行账务处理,天长日久,就出现了财务总账和资产明细账严重不符的现象。
如此,使单位浪费了大量的人力、物力,信息化在会计工作中没有充分发挥其应有的作用。
(四)个别医院使用的财务软件不符合会计软件功能规范
现行的财务软件虽然具有操作员权限限制功能,但由于缺乏安全意识,加
上财务分工不够细致,往往在同一操作限制条件下设置多个操作人员,通过转换操作员姓名来进行不同的会计业务操作;有的单位甚至没有进行操作员权限限制设置,操作员可以相互操作对方的科目,从而使得权限管理形同虚设。另外,各模块之间缺乏牵制,即使“总账”和“明细账”不符,也依然可以报出财务报表,这样轻则造成财务信息错弊,重则造成违反财经法规现象的发生,给医院经济管理带来了隐患。
(五)会计信息化管理制度不健全
目前,不少医院没有严密的会计信息化管理制度或有章不循,使得会计信息系统不能正常运行,在管理上也出现了一些新的问题,而网上泄密和网上黑客的恶意攻击是面临的首要问题;同时,由于会计基础工作薄弱,建立在此基础上的信息化管理也出现一些问题,导致手工与计算机并行时间过长,增加了会计人员的工作量。
二、加强医院会计信息化发展的对策
(一)提高医院信息化的财务业务一体化水平
针对当前部分医院存在会计信息系统与其它管理信息系统不能交换和共享的现状,可以从三个方面着手解决。第一,在现有的基础上采用广义平台化的开发方式——开发软件对接平台,将现有各软件系统进行数据信息对接使其各项数据信息能够共享、传递;第二,引进一套成熟的通用软件,将财务管理、物资管理、医疗保险等统一纳入一个财务软件;第三,委托实力雄厚的软件公司结合医院的信息化管理实际要求进行个性化设计,进行会计软件定点开发。这样逐步建立以会计信息化为核心的单位信息管理系统,做到单位内部信息资源共享,充分发挥会计信息化在单位经济管理中的作用。
(二)加强对财务人员的培训和人才引进
就目前情况看,完全通过正规化教育来满足会计信息化对各类专业人才的需求是不现实的,但对财务人员的培训和人才引进可以分两个阶段进行。一是对现有会计人员积极开展职业培训。在条件许可的情况下,对单位主要会计岗位的电算会计人员进行脱产的、较长时间的培训,使其系统地掌握计算机知识,成为会计信息化系统的使用维护人员。对其他岗位的所有会计人员、窗口收费人员以及物资管理人员进行短期培训,使他们能初步掌握会计信息化知识,成为熟练的会计信息化操作人员。二是加强对会计信息化专业人才的引进。医院可以根据需求从高等院校引进一批具有本科学历及以上学历的高级会计信息化复合型人才,充实会计信息化系统分析、设计的开发人员,同时充分利用各专科院校和成人院校专科学历教育的力量优势,大量培养系统使用维护和管理人员,壮大会计信息化信息系统的应用人才队伍。
(三)加强会计信息化的内部控制
内部控制主要是对会计信息软件系统涉及的各个部门和人员而言的,通过内部控制,可以使各个岗位各司其职,协调和理顺相互关系,减少、杜绝舞弊或犯罪的发生。加强内部控制,可以从以下几个方面着手:一是建立科学完善的内部组织机构,形成相互稽核、相互监督、相互制约的机制;二是完善系统操作控制,建立完善的计算机操作管理制度,明确职责、操作程序和操作事项,保障计算机软件系统的正常运行;三是加强系统安全控制,做好病毒防治工作;四是实行会计信息化内部控制关键点设计。例如:操作人员上机密码要严格管理、记账凭证机审和人工审核结合制度、门诊病人退费指定专门人员严格控制管理;出院病人召回授权批准控制等。
(四)做好电算化会计档案保管工作
电算化会计档案要严格按照财政部有关规定进行管理。由专人负责,妥善保存有会计信息的磁性介质或其他介质;存放地点应防磁、防火、防潮和防尘;采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失;重要会计档案应坚持双重备份制度,存放在两个不同的地点。
三、结语
随着计算机技术及网络技术的迅速发展,医院会计信息化建设必将成为会计系统建设的主流,它是医院管理现代化和会计自身改革和发展的客观需要,是时展的必然产物。实践证明,会计信息化在医院财务实际工作中所发挥的作用是不容忽视的。合理运用好会计信息化,建立和完善医院自身的内部控制制度,消除一切影响会计信息化发展的不利因素,医院会计信息系统必将成为医院管理信息系统的核心,在我国的医院发展中必将发挥愈来愈大的作用。
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随着人们生活水平的不断提高,人们对于身体健康方面的关注度越来越高,这就使得医院必须要进行相应的改革和创新,采用现代化的管理方式来促进医疗事业的发展。在医院的发展过程中,对医院的财务会计进行信息化的管理不仅能够减轻财务工作人员的工作压力,还能为来就医的人们提供更好的服务。因此,做好医院会计信息化的管理给医院的发展带来的好处是非常多的。
二、医院会计信息化目前存在的问题
1、财务数据难以实现共享
医院要想将财务会计信息化管理做的更好,首先就需要由非常专业的财务系统软件,这是做好医院会计信息化最基本的前提。专业的财务系统软件不仅功能非常的齐全,而且操作起来也非常的简便,这样在医院财务信息化发展道路上,就会减少非常多的阻碍。
然而,很多医院的管理层对于医院实行会计信息化的重视程度不够,使得虽然医院都有会计核算软件,但在医院的信息系统中并没有将会计核算软件纳入进来,这样就导致了医院内部的信息系统与医院会计信息系统不能很好地结合起来。这样就使得会计信息系统成为一座信息孤岛,从而导致了医院内部的每一个部门的软件都在各自独立的运行,各个部门之间的数据根本无法实现共享。这样就导致了来医院进行就诊的人所花费的财务数据不能进行上传、从而也就导致了其无法进行共享和交换,在对财务数据进行统计的时候还是需要采用传统的手工方式来进行统计,这样不仅大大增加了会计工作人员的工作量和工作难度,还使得医院很难形成系统的财务信息化系统。
2、专业人才缺乏
医院要想将财务会计信息化管理工作做得更好,在确保其有了一套完善的信息管理系统之后,还需要有能力非常强的专业化的会计信息化管理人才。目前,在我国医院会计信息化建设的道路上,还存在着一个急需解决的问题就是缺少又懂得会计核算业务,又能够熟练运用软件的人才。
3、会计信息化管理体制不健全
在医院实施会计信息化普及的过程中,还存在着一个非常严重的问题就是会计信息化的管理体制不健全,这个问题在很大程度上会影响会计信息系统的正常运行。
其主要问题在于会计信息化管理的不健全,不仅会使得医院在对财务部门的信息进行管理的时候,出现财务混乱的局面,从而会造成医院会计信息的丢失或失真;还有一个非常严重的问题就是使得医院的会计系统容易受到黑客的攻击,使医院会计信息化管理存在着很大的安全风险。
三、医院会计信息化不足之处的解决对策
1、强化信息共享的渠道
在医院进行会计信息化普及的时候,针对医院的财务数据信息难以与其他的数据实现共享这一问题,可以从以下两个方面进行解决。第一个解决办法是开发相应的软件对接平台,有了这个对接平台就能将各系统中的数据信息进行相应的对接,从而来实现信息的共享与传递;第二个解决办法就是与一些相应的财务软件公司进行合作,给予财务软件公司一些资金和数据上的帮助,从而让财务软件公司的人员能够针对医院的财务特点对软件进行深度开发,从而开发出能够将财务管理、物资管理、医疗保险等全部纳入一个系统之中的软件,从而使医院能够更好地实现信息的一体化。
2、重视会计信息人才的培养与引进
在医院进行会计信息化普及的过程中,针对会计信息化专业人才的缺乏这一问题也可以从两个方面进行相应的解决。第一个解决办法是对于医院现有的会计信息化的工作人员要加大会计信息化的培训力度,培训的时候一定要将重要的知识点落实到位,从而尽最大的可能去提升在职的会计人员的水平。培训结束后,还需要进行相应的测试,只有测试合格的才能继续从事会计信息化的工作;第二个解决办法是要加大对会计信息化人才的引进力度,在引进人才的时候一定要谨慎小心,切不可让别人浑水摸鱼。这样就能不断提高医院会计人员的水平,从而使得医院的会计信息化建设能够更好的进行。
3、健全会计信息化管理制度
要想保证医院会计信息化管理的安全性,就必须要对会计信息化管理的制度进行不断的完善,这样医院在进行会计信息化工作的时候,就会有规矩可循,不会出现杂乱无章的情况。这就需要医院在进行会计信息化建设的时候,要虚心的借鉴国内外知名医院的先进经验,然后再结合自身医院的特点来建立一个最适合自身的会计信息化管理制度。最后,当相应的制度制定出来之后,需要按照要求进行严格地实施,为了保证实施的准确性,需要定期的进行检查,从而将医院信息化建设做到最好。
四、结束语
综上所述,医院在进行财务会计信息化管理的时候,会存在着很多的问题来有待解决。只要对这些问题采用相应的措施进行处理,就能将医院会计信息化的管理工作做得更好。从而能将医疗单位的会计制度进行不断的完善,使其能够跟上时展的步伐,让将来的医疗事业能够做的更好。
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基层审计机关的信息化建设既是推行电子政务的迫切需要,也是审计技术创新的重要方面。为全面提升审计监督能力,我们应清醒地认识基层审计机关信息化建设存在的问题,并以此为出发点,研究加强基层审计机关信息化建设的有效对策。以审计手段的信息化、网络化和自动化促进科技强审工作的不断深化和完善,有效履行国家审计在信息化条件下的审计监督职责。
关键词:
基层审计;信息化建设;存在问题;有效对策
随着以计算机网络技术为代表的现代信息技术的快速发展,基层审计机关的信息化建设成为提高审计能力和审计效率的关键性要素。由于受传统审计理念和现代信息技术掌握不足的影响,基层审计机关的信息化建设还存在诸多矛盾和困难,暴露出一些突出的问题。只有关注这些问题,在改革和创新中探索加强基层审计机关信息化建设的有效对策,才能构建起网络化、智能化的审计管理系统,以科技强审、人才兴审促进审计监督效益和水平的提升。
一、基层审计机关信息化建设存在的问题
1、对基层审计机关信息化建设的认识不足
受传统审计观念的影响,一些基层审计机关对信息化建设的认识存在偏差,跟不上审计信息化的步伐。部分领导忽视了计算机日益普及和会计电算化高速发展的现实,片面地认为:基层审计涉及的账目不多、资金量不大,以既有的方式、方法也能够做的不错,搞不搞信息化建设、用不用计算机审计意义不大。部分基层审计人员没有真正转变思想观念,对“金审工程”理解不透彻,在实际工作中习惯于手工审计,计算机的作用只是利用word进行工作记录、底稿、审计报告的文字处理或利用Excel进行简单的数据处理。
2、基层审计机关信息技术人才队伍薄弱
基层审计机关信息化建设,人是第一位的要素。尽管近几年通过各种途径的计算机知识培训,基层审计人员的现代信息技术整体素质有了一定的提高。但从年龄结构上看,基层审计人员大龄化现象突出,不利于实现审计信息化必需的知识转型和技术转型;从专业结构上看,基层审计人员大多毕业于财经类专业,知识单一,短期培训只能掌握基础的计算机知识和运用技能,难以完成深层次的实质性审计程序。这就使得基层审计机关普遍缺乏既精通计算机知识又熟悉审计业务的复合型人才,制约着审计信息化的建设和发展。
3、审计软件开发与财务软件更新不同步
目前基层计算机审计都是基于审计署开发的审计管理系统(OA)和现场审计实施系统(AO),而相关的审计软件多与财务软件共同使用,这就出现了两种软件相互配合的问题。一方面,多数财务软件在设计开发时往往没有考虑审计的需求,数据采集、分析和导出的方式多种多样,导致审计软件与财务软件对接困难。另一方面,“用友”、“金蝶”等知名财务软件几乎每年都根据财务管理的新要求进行版本的更新,而审计软件却得不到及时的同步更新,老旧的审计软件自然难以驾驭更新的财务软件。
4、审计信息化成果的应用率、转化率偏低
为促进基层审计机关的信息化建设,国家投入了大量的人力、物力,也取得了一大批审计信息化成果。但各审计机关处于“单兵作战”、“信息孤岛”的状态,没有构建起审计信息化成果的共享平台,更没有形成一个有效的信息共享链,使得审计信息化成果的应用率、转化率偏低,审计数据库的加载更新不及时,审计信息化穿透力不强,低层次的建设和尝试不能得到快速的跨越。
二、加强基层审计机关信息化建设的有效对策
1、切实提高对审计信息化建设重要性的认识
在科技创新的时代,信息资讯正以空前的渗透力、传播力和影响力改变着社会的经济结构、生产方式和生活方式。这就要求基层审计工作适应科技创新和信息环境的深刻变革,依托现代信息技术和方式抢占审计发展的突破点和制高点。为此,要加强对审计信息化的宣传力度,使地方领导和基层审计工作者革新传统的思维方式和工作方式,充分认识审计信息化建设的重要性和紧迫性,明确加快审计信息化建设是适应信息科技高速发展的必然选择,审时度势,把握住基层审计机关信息化建设的先机。
2、采取有效措施,建立审计信息化复合型人才队伍
信息化建设是科技强审的根本,审计人员的信息化素质是提高审计质量和审计效率的关键。基层审计机关应采取有效措施,把优化审计信息化复合型人才队伍作为审计信息化建设的头等大事。首先,要广纳贤才,吸收既有丰富会计、审计知识又有较高的计算机技能、熟悉相关法律法规的复合型人才充实审计队伍。其次,要加强在岗审计人员的信息技术学习,特别注重对专用审计软件应用技术的培训。第三,鼓励审计骨干和业务精英参加国际注册信息系统审计师(CISA)考试,增强信息审计高层次人才力量。
3、在基层审计实践中加大审计软件开发力度
我国地域辽阔,各地的基层审计内容和形式不尽相同,统一的审计软件往往存在某些不适应性。因此,应结合基层审计实践,开发富有针对性的标准化、规范化审计软件。使审计软件表现出较强的实用功能。①与会计电算化系统形成良好的对接,自动将财务数据通过数据接口转换为审计查询的数据。②实现审计进度安排、财务数据查询和审计法律法规查询的智能化以及审计过程的电子化,推动远程审计的发展。③使审计软件与财会应用软件同步更新,方便审计人员快捷地查询、分析财务数据。
4、结合“金审工程”建设,注重审计信息化成果的应用转化
审计的目的是通过对财政、财务收支真实性、合法性和效益性的审计,维护国家财政经济秩序、保障国民经济健康发展、促进党风廉政建设。为此,要结合“金审工程”建设,依托审计管理系统(OA)和现场审计实施系统(AO)构建审计信息共享平台,实现同级审计机关和上下级审计机关的无障碍信息沟通与成果分享,大范围推广审计信息化建设的宝贵经验,使审计信息化成果得到有效的应用和转化。基层审计机关信息化建设是关乎审计方式转变的系统工程。我们要牢固树立科学的审计理念,通过信息化建设优化审计资源配置,提高审计监督能力,更好地发挥国家审计的“免疫系统”功能。
参考文献:
[1]胡自霞基层审计信息化建设存在的问题及对策[J].理财(学术版).2014(08).
[2]邢琦浅谈基层审计机关信息化建设存在的问题及对策[J].企业导报,2014(10).
关键词:财务共享中心;组织机构 核算流程;人员流失;财务风险
经济的快速发展,跨国家跨地区经营逐渐增加,使得财务增加了一些较为高级的职能,如资本的重置、全面预算等等内容,而不再只是传统的会计记账、结账、报表这些,伴随着信息系统的不断升级,财务会计部门进行集中管理集中核算、内部流程的改革以及资源的重新配置都是一个必然趋势,财务共享服务模式随之产生。但是我国企业集团财务共享服务中心在实践中获取成效的同时也不断遇到新的问题和挑战。本文就目前共享中心管理模式问题进行探讨。
一、组织机构问题
集团总部直属的财务共享服务中心虽然服务于其他业务单位,但是在组织关系上,没有领导任何一家业务单位的权利。这样,在平常的工作中会出现中心的财务人员沟通失败的情况,而且一旦出现重大的失误和错误,没有人出来承担责任。财务共享服务中心通常对核算和复核环节的流程处理采用“任务池管理”的模式,即对财务共享服务中心的业务进行自动的平均分配。每个业务单位在完成审批手续时,业务自动流向财务共享服务中心的任务池。在任务池的自动分配后,在财务人员中进行会计核算、会计复合、出纳、归档一系列步骤。这种核算模式可以很好地提高共享服务中心的核算效率,也可以帮助管理者更好的监控整个核算流程的进度,避免积压。但是却不够关注各个业务单位账套的完整性,每个员工和不同的业务单位打交道,沟通不畅,也比较容易出错,在一定程度上增加了会计核算风险。同时,每个财务人员需要同时面对不同的单位的人员,沟通成本大幅度上升。每个公司的不同笔业务也是由不同的人员来做,完整性难免受到一定程度的影响。
解决组织机构问题可以通过以下几个方面来解决:一是赋予财务共享中心一定管理职能。可以建议由总部财务人员的高级管理层同时兼任作为财务共享服务中心的第一负责人,定期来到共享服务中心进行监督和抽查,统一向当地公司发邮件,告知当地公司积极配合财务共享服务中心的工作,并对合作程度做到奖罚分明。同时可以同时赋予财务共享服务中心一定管理职能,在财务共享服务中心为当地公司提供服务的同时,也起到一定的管理作用,让当地公司不再认为自己仅仅是被服务的对象,同时也需要积极配合财务共享服务中心的工作。二是进一步强化分公司财务部的监督职能。由传统的核算模式转变到财务共享服务的模式中,财务职能得到了改变,由财务核算转变为财务监督。针对一旦出现问题,财务共享服务中心和当地业务单位财务部互相推诿的情况,必须要明确强化各地分业务单位财务部的监督职能,明确责任,做到赏罚分明。各个业务单位的会计凭证和账簿保存在财务共享服务中心,实物资产则留在各个业务单位,存在账实分离的情况。当地业务单位应当做好资产的监督工作,对于毁损的资产及时进行调查,查明原因,通过逐级审批,上报财务共享服务中心进行统一处理。 三是将对各地分公司财务部的要求具体化。比如说,在应付账款流程中,需要各地分公司扫描发票,可以根据发票量的多少沟通出一种适当扫描发票的频率,以免工作大量积压。这对财务共享中心的工作效率提升会有很大帮助。四是优化人员管理。对于财务共享服务中心的人员职责分工问题,需要积极地进行清理。从长远的发展目标来看,需要对一部分的职责分工进行重新界定和确认。可以加入一些支撑型岗位,这些岗位的财务人员需对财务核算进行监督,以提高合算的准确率和完整度。而且,可以对核算流程进行进一步的梳理,发现其中的关键点和易出错的点,对于这些点进行重点关注,发现问题及时解决。及时发现各单位职责分工中是否出现新的空白区域,一旦出现空白区域,迅速采取应对措施。还可以按照业务单位的业务相似程度将一个任务池分为两个到三个,客户对于财务人员来说不会过于分散,加强财务人员对流程的熟悉程度,这样对会计核算准确率的提高以及账套的完整性都会有很大帮助。
二、核算流程问题
(一)应付账款流程中付款情况不佳
存在共享财务服务中心没有及时进行付款,还有一部分是财务共享中心的业务量确实太大,没能及时将付款情况通知到业务单位,业务单位的客户对于收到货款并不知情,来查询付款情况,不论是客户还是共享服务中心的工作效率都受到了一定影响。业务人员只对原始单据进行扫描,不负责记账,不会对扫描的单据进行检查,当采购发票传递到财务服务中心的财务人员手中,经常会发现错误、发票重复及不合规的问题。财务人员的工作量很大,发现不合规的票据已经是收到发票扫描件几天之后的事情了,这时再与当地业务单位的业务人员沟通,就会产生沟通障碍,业务人员再把正确的扫描过来,耗时很长,两边的工作效率都受到影响。而且,在邮寄发票和邮寄货物的过程中,除邮寄本身耗时,邮寄丢失或破损的问题也偶尔会发生,整个付款流程中发生任何一个小的差错都有可能导致付款的时间延长。
针对应付账款流程所存在的问题,我们的优化对策可参考以下几点:一是增加扫描发票初步检查程序,当地业务人员扫描采购发票时多检查一下发票的合规性,是否经过适当的审批,有没有重复、缺页的情况出现,附带的资料是否齐全,减少沟通成本,提高工作效率。二是严格控制票据处理时间;应付账款组的工作人员,应该时时关注采购的存货或者材料的入库情况,另一方面,业务单位一定要保证及时将发票扫入系统中,传给共享服务中心应付账款组的会计进行账务处理,一旦过期的发票没有及时的被处理,那么系统就应该自动发邮件联系相应的业务人员进行通知和报备。 三是与业务单位财务人员以及供应商随时保持沟通。应付账款组的财务人员应随时与业务单位的财务人员进行及时的沟通,随时了解应付账款的情况,付了还是没有付,还有多长时间必须要付等等。根据每笔账款的截止日期安排相应的付款,业务单位的业务人员和财务人员审批无误后,进行付款的操作。货款支付完成之后,应该通过管理系统自动向各个国内采购的供应商发送通知,以减少供应商询问和查询的时间和人力。
(二)费用报销流程工作效率低
大量的报销单附着单据通过邮寄每个月大量飞入财务共享服务中心。报销组的审核工作异常繁重,效率很低,正确率也无法保证。审核小组的成员需要熟悉各个部门负责人的签名,审核的工作非常枯燥。一旦审核中发现不合规的内容,需要逐个和相关人员沟通,效率异常低下。上述所说的种种的问题不仅严重影响工作效率,而且会因种种原因遭到其他部门的投诉。
这个问题可以通过信息技术的自动来逐步解决,通过在公司内部系统中加入每个员工都能够登陆的报销申请模块来进行改进。申请报销的人员可以随时登陆自己的员工报销模块查询自己的费用报销流程进行到哪一步,沟通也变得更加顺畅。
(三)应收账款流程沟通低效
财务共享服务中心的应收账款流程存在的问题主要体现在和客户的沟通和对账方面,对账的工作进行的很被动。三方对账仅仅靠财务服务共享中心和客户还不能完成对账,需要当地业务单位的协助。
应收账款流程的优化的突破之处是要求财务人员每天进行清账,避免问题账款的堆积。应收账款组最关键的任务就是保证业务单位的收款及时入账,及时和客户保持沟通,对于逾期未收的账款进行催收。还有就是对账,应收账款小组应该重视对账的问题,积极进行三方对账,及时和客户进行对账,发现问题及时调整。
(四)总账流程易纵,月底赶制报告加班严重
总账组是较为容易纵的部门,财务负责人为了让数据好看,总账组存在被命令调账的风险。另外,总账组存在每月上中下三个时段流程严重失衡的情况,下旬总账组人员加班的情况会比较严重。
解决上述问题需要完善的主要是对月底调整类账目的原始凭证的获得,严格审查应付账款以及核查应收账款,保证应收账款每笔都合理不存在舞弊。针对操纵利润和不合理进行费用计提的问题,需由内审部门对此部分进行重点关注,详细核查,一旦出现操纵利润和人为干预调账的情况,需由总部干预,严惩不贷。 针对之前提到的总账组的每月上中下三个时段流程工作量严重失衡的问题,只能由总账组组长积极和其他组进行主动地沟通,将能够提前交给总账组做的任务优先完成,尽量均衡总账组的工作量,避免出现每月下旬总账组人员加班加点的情况。
三、人员流失问题
由于财务共享服务中心这种形式的特殊性,财务人员的职业前景不是很明朗,对于员工的职业发展没有清楚的规划和明确的通道。财务共享服务将简单重复大量的会计核算任务集中在一起,财务人员的工作非常单一,比较不利于员工的全面发展。员工的工作单一枯燥乏味,员工长时间工作很容易产生心理疲劳,工作的积极性不高,人员的流失率提高,不利于整个财务共享服务中心的健康发展。
具体的优化对策有以下三个方面:一是利用相互的交流实行人才培养。定期组织业务单位的财务人员财务共享服务中心进行参观和交流,在交流中,各业务单位的财务人员可以实际参与财务共享服务模式下的流程处理。财务共享服务中心的财务人员去当地业务单位进行参观和沟通,亲身参与一些业务活动,比电话和邮件的信息传递效果要好上许多。二是注重中心自身的员工培训。财务共享服务中心应该全面重视员工的培训和学习,提高财务人员的素质和专业水平,包括财务、管理、税务、会计等等方面的知识的学习。三是为员工计划职业生涯。为员工设计明确的职业生涯发展渠道,激励员工提升自己的技能,使得员工无论是从薪资水平和业务能力上都能获得很大的提升。
四、财务风险问题
财务共享服务中心由于核算形式的特殊性,存在着一定程度的财务风险。财务共享服务中心将业务进行统一处理后,由于这种形式的特殊性,会计的核算都是脱离实质的经济业务的。中心的财务人员还是对业务单位的活动无法确实的掌握,因此财务共享服务中心会计信息的真实性存在着一定程度的风险。共享核算模式使得财务信息的完整性和真实性都有所下降。
针对上述问题,企业需加强自身的监督作用。财务共享服务中心应重视自身合算的监督和检查,加持以风险为导向,改进核算质量。设置专人转岗,负责质量监督的工作。可以尝试打造三级质量管理体系:第一级是业务复核岗,对会计信息质量进行监督符合;第二级是综合抽查岗,对于第一级的质量管理进行复查;第三季是季度自查,在前两级的基础上进行再次抽查。同时对关键指标进行定期巡查。质量核查部门应当定期进行分析,对于各种指标进行统计,将质量监控的工作日常化处理。保证每天对重要的指标和科目进行巡查,对于出错的部分,将责任落实到具体的人员上,惩罚分明。另外要重视和业务单位的沟通和交流,对于新业务新流程随时更新,迅速了解,分析各个业务处理的关键点,以更好的支撑企业的业务发展。
五、结束语
本文就财务共享服务中心存在的问题逐个进行了深入的成因分析,按照组织管理、核算流程、人员流失、风险控制等方面进行问题分析,并提出相应的对策。
参考文献:
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[3]冯志强.论财务共享服务管理模式与应用管理[J].科技信息,2013 (22).
关键词:企业财务管理信息化;问题;对策
一、引言
企业构建财务管理信息化体系是基于财务电算化前提条件下全面运用以计算机、网络以及通讯等技术为主体。目前,一部分企业财务管理比较松散,存在问题较多,特别在企业财务管理层面,财务的信息不真实可靠,财务的资金管理缺乏调控,此可谓目前我国企业改革与发展中需求研究与解决的关键性问题。企业财务管理应用电子计算机技术,促使企业财务信息能够有效集中使用,进而提升企业财务管理水平与经济成效。因此,完善企业财务管理体系与掌握具有领先技术的信息化管理知识,是企业基于最佳资源整合基础上平稳健康发展的保障。
二、当前企业财务管理信息化的现状及存在的问题
企业会计信息化可谓会计同信息技术的融合,属于时展之客观需要,可是,我国会计实施电算化起步比较晚,理论体系还不够成熟,基于此的会计信息化建设注定会遭遇新的情况和问题,就当前来讲,尚存有安全保障、财务同业务很难实现一体化,存在着诸如人才缺少等问题,主要表现在如下几个方面:
1.企业信息失真,缺乏真实可靠性
很多企业信息传达路径不通畅,企业财务数据方面的信息、企业资金结算方面的信息、企业投资管理方面的的问题无法有效的监督和有效的控制。当前,我国很多企业有信息失真问题,在采集信息数据时,未对数据实施更深的开发与有效利用,致使企业的信息未集成、未对称、未透明,没有办法统一解决口径。或企业管理部门因顾及自身利益,未提供真实可靠的有关信息,造成信息失真与缺失。
2.缺乏对财务管理信息化重要性的足够认识
有些企业管理者及财务工作者以为达到财务管理信息化的目的仅仅是为减少财务管理工作者的工作量,提升工作效率,提升信息传送的速度,而未真正认识到财务管理信息化建设属于企业信息化建设的关键性构成部分。当前我国企业财务部门的设置大部分属于金字塔型,中间层级多、效率不高,缺少创新与灵活性;财务管理者缺乏理财理财知识、理财思想及方法滞后,往往习惯听从上级指挥,不具备主动运用知识去创新的能力等。此均已不能满足信息经济时代的需要,严重阻碍了信息、知识化理财的发展。伴随信息经济时代的到来,一切经济活动均一定要以快速、准确、完善的信息为导向。企业财务部门的设置应管理层以及中间管理者少,同时要具备灵便、高效、快捷的特征。
3.企业缺乏财务信息管理复合型人才
企业财务信息化管理工作,受领先技术方法的财务管理观念的影响,企业财务管理人员的理念遭遇极大的冲击。财务管理信息化相对于企业的建设与推广,要求依赖具备财务管理与软件开发的技术本领的复合型人才。可是当前此种人才仍旧很缺乏。此种人才的短缺无疑为企业财务信息化管理系统的完善带来一些障碍。就企业而言,财务管理人员熟练把握会计处理能力同时,要懂得计算机技术等网络基本维护,以处理现实工作中所发生的各类问题。而实际上此种复合型的人才仍旧比较匿乏,此又成了约束影响企业财务管理向信息化目标发展的又一关键性因素。在许多企业中的财务管理工作者由于本身具备的学历不高、对专业技能掌握的程度差,抑或依赖某种私人关系混入财务管理职位,对信息化管理认识不够,进而无法满足当前企业信息管理要求。企业于财务管理方面要不断扩充专业人才队伍,提升财务工作者的信息化管理能力,不断加快企业信息化管理建设的步伐。
4.企业财务数据信息未达到共享
企业在生产过程、销售环节、控制与预测工作等经营活动中,主要反映为信息流与资金流以及物流等三流的统一。可是,从我国当前实情来看,仍有一些企业因财务管理意识差、资金和人员匮乏、业务环节相分离等原因,而未实行财务同业务一体化管理,如此则给企业构建财务管理信息化体系带来一定程度的影响。
三、解决企业财务管理信息化存在问题的对策
电子计算机技术对企业财务管理的积极作用,对企业财务管理产生了很大的冲击。企业财务管理达到网络信息化能够促使财务工作者整体素质的提升,降低财会工作者的劳动强度,给企业预算编制创造现代化科学合理的办法。可是,由于我国实行会计电算化起步晚,理论体系方面尚未成熟,基于此基础的会计信息化建设注定会遭遇新的问题,就当前来讲,仍然存有安全保障方面、财务同业务达不成一体化方面、人才匮乏方面等问题。因此,加快企业财务管理信息化进程应当注重如下几个方面的工作:
1.转观念,增认识,推动企业财务管理信息化进程
现今市场经济环境和条件下,企业领导层必须要转变观念,提高认识,一定要以企业财务管理工作为中心、一定要以企业的资金流量控制为关键环节的管理理念,此是强化企业科学管理、构建现代企业制度的关键性内容。企业建立财务管理信息化体系工作比较复杂,其相关到企业的各个层面,要求每个部门均要积极配合,同时需要有很大的资金与人力投入做支撑,并且应对所有不合理的财务管理制度实施改革,而此全部工作的顺利展开,均要求有企业领导者的积极参与。企业只有真正抓好财务管理及资金监控,方能带动企业各方面管理水平的提升,方能拥有高效的资金运行机制,进而不断提升管理水平,加速发展进程,在剧烈的市场竞争中处于不败之地。所以,企业管理者的意识可谓推动企业构建财务管理信息化体系的关键,一定首先转化其的思想认识,只有提升思想认识,方能更好地促使企业财务信息化管理体系在企业财务管理取得成效中发挥更大的作用。
2.创新企业财务管理,规范企业管理运行
企业财务信息一定要做到正确、公开和透明,并及时向各部门传输和公布。构建企业财务管理信息化体系是基于构建统一的财务管理分配体制的前提下,以实施公司内统一的财务软件与构筑的计算机网络做支撑,进行统一的财务管理。
3.正确认识企业财务管理信息化建设的作用
主要应注重抓好如下两点工作:
(1)进一步强化企业构建财务管理信息化的领导班子,落实发展目标,明确职责分工,切实做好财务管理信息化基础设施以及软件的创建工作;
(2)企业应当深度掌握内部消耗给企业带来的极大影响,由优化企业所有部门之间财务关系做起,调动广大企业员工的积极、创造性。
4.构建信息化财务管理安全保障机制
企业财务管理信息化系统对运行条件需要特殊的要求,所以运行条件必须适应有关标准。并且根据变更的理财环境条件对企业的运行状况展开评价与风险分析,针对网络信息的安全性,构建避免外界主体非法入侵系统的数据库,主要应注重搞好如下两方面的工作:
(1)财务管理信息化技术的逐步普及,促使过去财务管理环节中比较简单的电算化信息系统改变为具有开放模式的信息管理平台,因企业竞争等原因,财务数据对外保密成了会计业务的主要特征。所以,网络信息的安全问题已成当今管饭注重的焦点问题。一定要构建有效同时严瑾的安全保障制度,充分采取有效的安全管理手段,避免机密信息的外泄和采取违规数据操作,确保企业财务信息的安全;
(2)促进财务管理信息化,就是要在企业内部构建信息安全管理机制,提升广大财务工作者的安全意识,注重抓好对企业财务管理者的风险与预警教育工作,保障财务信息的真实、安全、可靠。
5.软件技术与企业管理实际相结合
推动企业财务管理信息化建设,要求构建规范化、高效化的企业财务管理信息化系统,要求具备统一的规划,要求有现代先进的科学技术做支撑。应当全面控制信息流与资金流以及物流等三流,做到这点,单纯依靠企业财务部门运用软件是完不成目的的,企业各部门特别是业务方面一定要把其业务信息纳入到软件管理的范围,软件功能只有全面渗透至企业经营管理的各个层面,最终才能实现企业的信息共享。企业要增强各个部门之间的互相沟通,达到资源共享。在企业管理中,各个部门之间一定要要互为联系与协调,同时能够达到信息与资源的共享,如此方能使得企业所有部门之间实现沟通与了解。此种方法对于企业财务信息化管理也极为关键。
6.强化财务管理队伍建设,全面提升财务管理人员素质
构建财务管理信息化系统的最基本保障是人才,因而要不断提升企业财务工作者的整体素质。应当有组织、计划地安排财务管理者学习会计基础工作要求、会计准则与制度等相关法律法规文件,提升财务人工作者的理论水平与职业判断力。在招聘财务管理者时应严格把握关,争取吸收真正适宜企业的具备专业素养的优秀财务管理工作者,并且企业若建立完善的财务管理信息体系,就应强化对财务工作者业务培训,增加培训投入,借助业务培训与正常学习促使其不仅精通会计核算,同时善于管理及理财,使财务管理工作者真正成为企业当家理财的好助手。并且要提升其对财务管理信息化认识的高度,提升自身的整体素质,最终成为精通财务知识、精通计算机网络、精通管理手段等技术的实用型人才,进而为全面实现企业财务管理信息化建立坚实的基础。
四、结语
总之,企业设计的财务管理目标要适宜环境的发展。所以,信息环境背景下,企业一定要转变观念,创新开展财务信息化管理。从当前企业财务管理实际情况来看,企业财务工作亟待需要实施信息化管理,达到信息数据共享,进而达到企业财务管理工作的现代化。针对企业来讲,企业今后的财务管理工作仍很艰巨。依托信息平台对企业财务实施有效的管理手段,可以增强企业的工作效率与提升企业的核心竞争力。同时,我们应当注意到,企业财务管理工作信息化的实施,可谓一项较为复杂的系统工程,应切实结合企业的实情,制定完整的管理计划,要强化财务管理软件的开发与应用工作,不断强化计算机网络化的完善与创新,促使企业财务管理信息化系统的构建得到更进一步的优 化,进而加速企业财务管理信息化发展的进程。
参考文献:
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【关键词】财务共享服务中心;集中;资金结算;风险
一、财务共享服务中心的概念和意义
近年来,为了提高企业价值管理效能,越来越多的大型企业集团实行财务管理转型,将财务管理活动向集团层面的协同和业务层面的管控两个方向延伸,实现财务的管控创新和落地的目标。财务共享服务中心(Financial Shared Service Center,简称FSSC)是企业集中管理模式在财务管理上的最新应用,正在许多跨国公司和大型集团公司中兴起与推广,是近年来出现并流行起来的会计和报告业务集中管理方式。
二、建立财务共享服务中心后资金管理的变化及存在的优势
大型企业集团公司建立财务共享服务中心后,随着会计和报告业务高度集中统一,作为企业运营血液的资金管理活动也更加集中统一,具体体现在:预算管控高度集中统一、账户管理及使用集中统一、资金管理集中统一、货币资金收支高度集中,以利于公司进行资金调度调节、投融资活动的开展,提高资金使用效率,促进企业规模发展。通过逐级上报、逐级下达、逐级分解、期中预警跟踪、期末考核来实现预算的集中管理,通过集中开设唯一、专用的结算帐户、集中分配现金流预算、集中进行支付结算及收支两条线管理来实现账户和资金的集中管理。
三、建立财务共享服务中心后资金结算存在的风险
(1)系统支撑不到位使资金集中结算存在安全隐患。为了实现集中、统一、高效的目标,资金集中结算必须借助网上电子流程进行审批、处理、传递数据,对财务核算系统、资金支付系统及系统间的数据传输提出了很高的要求。相关系统及系统之间都存在一个检验、优化、升级的过程,各级成员企业对于结算模式的变化带来管理上的改变也需要一个适应期。因此,存在系统支撑不到位而产生的系列资金安全隐患。(2)资金预算集中管控和资金结算集中管理流于形式。近年来,大型企业集团的资金都趋向于高度集中管理,主要通过实行收支两条线管理模式进行资金调度、资金结算管理和预算管控。但因内部控制制度的实施,相关内部审批流程较复杂,内部管理制度较严格,难以满足成员企业的紧急生产运营资金需求,使得实施资金预算和资金结算集中管控存在抵触而流于形式。建立FSSC后,因资金预算管理、资金结算管理难以形成有效的监督机制,对成员企业的资金存量、流量和流向难以把握和监控,部分成员企业地理位置偏远,经济欠发展,存在很多实际情况难以满足管理的规范化要求,加上系统支撑不到位,使得资金预算集中管控和资金结算集中管理效率低下,甚至流于形式。(3)资金集中结算使用网上电子审批流程存在安全隐患。因全面实行电子流程审批报账及支付,涉及到的操作系统和操作人员众多,因操作水平、安全意识、硬件配置、安全措施不到位及网上银行系统存在的安全漏洞,存在信息安全隐患。因资金信息的处理、存储和传递都集中于开放的或局域的Internet网络系统,加上信息资源的共享性和复杂性,使得传统资金控制系统中某些职责分工、相互制约的控制制度失去作用。光、电、磁介质也不同于纸质介质,可以被不留痕迹的篡改、截取和泄露。(4)会计核算的不规范性使得集中、统一、规范及优化提升需要一个过程,存在一定的流程管控风险带来的资金管理风险。建立FSSC后,会计核算、资金结算、会计档案管理、会计检查工作等都面临着新的变化,会采取一些新的方法进行处理,如部分非核心业务进行外包,部分核心业务内部实行流水线作业。因人员业务水平和整体素质的差异,需要一个培训期间,因业务流程处于不断优化完善的过程,需要一个提升期间,因外包业务的扩展,存在新的管理风险,等等。这些新的问题需要摸索新的方法来处理,必然存在一些流程管控风险,很多时候直接体现在对外服务的窗口资金结算这一节点上,存在资金管理风险。各级成员企业对资金结算风险意识不强,预算管控工作不精细,发起付款申请存在严重的不均衡性、存在大量不规范的现金结算业务等,资金结算人员风险意识不强、存在不规范的操作、未及时做好日清日结工作等,都存在一定的资金安全隐患。
四、财务共享服务中心资金结算风险应对策略
(1)加强系统支撑,高度重视系统开发支撑工作。要做好系统需求及升级管理,定期和不定期的开展系统需求调查、评估和验收工作,不仅要注重高危型和危急型信息安全漏洞,也要关注中危型和低危型信息漏洞,发现漏洞要及时查找原因、进行堵塞,并建立应急响应制度、制定好相关应急措施。形成系统支撑常态化、系统开发延续性,定期对系统的效能、效率和安全性能进行检查评估。通过以上措施为资金集中结算保驾护航,逐步提高财务共享服务中心资金结算安全性和效率。(2)加强预算管控和资金结算规范化管理。实行财务共享服务中心集中结算后,要进一步加强资金预算管理,统一预算、统筹安排、合理使用、精确管理、简化流程,提高预算管理工作细化水平和整体效益。财务部和财务共享服务中心要明确自己的财务管理职责,定好位站好岗,加强协作,将财务管理和财务核算工作进行无缝衔接。建立预算管理和资金结算信息平台,完善共享机制,对经营过程中的资金流、信息流进行有效集成和实时控制。加强财务管理和资金管理制度,规范资金管理制度建设,严格收支两条线管理,加强资金管理风险防范措施,逐步建立成员企业的授信评价体系与风险预警机制,跟踪了解成员企业的经营和财务状况,确定资金风险及信用等级,重点做好流动性风险、内部操控风险、经营性风险的防控工作。并强化审计监察工作,及时发现和纠正成员企业在管理过程中的不规范行为,规避风险,打造资金安全防火墙,减少经营风险。(3)进一步防范和化解网上银行信息传递处理及内部资金管理控制失效的风险。根据有关信息系统管理的规定,采取有效的安全加密技术。制定适应网络系统的控制体系及相应的岗位责任牵制机制,电子数据传递通道应封闭且严格责任界限,并对数据采取多种途径进行实时备份加密保管,对关键数据,如涉及职工切身利益的薪酬发放数据,在采用电子流进行传递的同时,也采用纸质介质进行传递和保存。要重视培养既懂电脑知识又有丰富财务金融理论、财务核算及财务管理实践经验的复合型人才。针对我国网上银行监管不力的现状,加强与银行的沟通协作,提前做好突发状况的相关预案,提高资金结算安全系数。(4)推进财务核算和财务管理标准化项目,并不断进行财务共享服务中心内部工作流程优化,通过不断优化流程、统一标准来控制财务集中核算管理和资金集中结算风险。实行财务共享服务中心后,各成员企业的财务核算和财务管理工作被大大的集中,为规范财务核算和管理,实现统一规范的操作,提升基础核算和财务管理工作水平,控制风险,通过推进核算管理、流程控制、业务稽核、会计报告等多环节的标准化,实现统一的核算细则、统一的原始附件、统一的取数来源、统一的审核界面、统一的关键流程控制点、统一的会计报告管理,并践行标准统一、先进性、独立稽核、风险控制、公平公开通报考核原则。同时,也要进行内部工作流程的优化,包括对外包业务的管理,对其内部业务操作流程、内部管理流程等进行优化和统一,对员工职业行为进行规范、加强内部质量分析、加强内部稽核检查监督及绩效考核考评工作。从而,做到从外到内双管齐下,加强管理推进标准化,做到集中、统一、高效,在工作流程风险可控的前提下,降低资金集中结算管理风险,提高资金集中结算效率。
参 考 文 献
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[关键词] 民营养老企业;会计信息化建设;问题;对策
[中图分类号] F230 [文献标识码] B
[文章编号] 1009-6043(2017)03-0039-02
据《2015年辽宁省老年人口信息和老龄事业发展状况报告》截止到2015年末,全省户籍60岁及以上人口为879.0万人,占总人口的20.6%,与全国老年人口占总人口16.1%相比,高出4.5个百分点,虽然锦州市老龄化人口为17.1%,但是仍高于全国平均水平。在高老龄化比例的背后是巨大的民营养老企业的拔地而起,据不完全统计近些年锦州市民营养老机构的数量出现了快速增长的趋势,但是高需求的养老服务没有为民营养老企业带来较大的经济利润,反而是民营养老企业出现了亏损等问题,分析原因一部分是由于民营养老企业的入住率低造成的,另一部分则是由于民营养老企业的会计信息化建设滞后,导致经营方式不合理,影响企业的经济利润。
一、民营养老企业会计信息化发展的理论基础
民营养老企业会计信息化就是在民营养老企业中广泛应用信息技术,并且依托现有的信息资源,通过完善的会计信息化基础设施等实现企业财务管理水平的科学化、规范化。随着我国互联网技术的不断发展,尤其是会计电算化在企业中的应用使传统的人工会计核算模式被会计电算化工作模式所淘汰,因此为提高企业经济效益,解放劳动力,民营养老企业实施会计信息化是互联网技术发展的必然要求,也是我国会计体制改革的重要切入点。
会计信息化是民营养老企业会计工作的必然趋势,实施会计信息化必须要做好以下几个方面:一是会计信息化控制的要点。民营养老企业要结合自身的经营特点对财务信息系统的开发、维护以及数据输入等进行严格控制,保证会计信息的真实、安全;二是会计信息化控制的主要策略。根据民营养老企业财务管理工作的需要,基于经济利润的考虑,养老企业要运用各种完善的内部控制制度做好会计信息化内部工作。
二、某民营养老企业会计信息化建设的现状与存在问题分析
本文选取的某民营养老企业位于浑南新区前榆村,占地5000余平方米,具有高标准的硬件设施,并且配备专业的医疗服务人员,能够满足老年人的不同需求,并且还专门为失能老年人提供了专用的洗澡机,大大提高了老年人的生活质量。该养老企业在管理方面实现了信息化操作,实现了全方位的信息管理体系,例如该养老企业建立了会计电算化运用体系,采取用友软件进行财务管理,达到了财务工作效率提升的效果。可以在在国家不断加强对民营养老机构扶持力度的环境及“互联网+”行动战略下,民营养老企业会计信息化建设取得了较大的成绩,大大促进了企业经营管理水平。
(一)该民营养老企业会计信息化建设的现状
经过多年的运营发展,民营养老院管理者充分意识到会计信息化建设的重要性,并且专门成立了财务工作岗位,实现了企业会计工作由财务部门统一领导,各个部门共同参与的财务管理模式。例如养老机构加强了对物质采购的网络化管理,物质采购费用支出要占到整个民营养老企业成本的很大一部分,传统的物质采购主要是物资采购人员按照自己的意愿进行采购,关于采购物质的各种信息财务部门不能及时的掌握,进而容易出现会计舞弊行为,而实施会计网络化管理之后,可以通过网络实现对物资采购价格的实时动态管理。另外近些年民营养老企业在相关设备投入上也提高了资金投入力度。例如今年该民营养老企业花费50万人民币用于构建会计信息化体系。
(二)该民营养老企业会计信息化建设存在的问题
1.该民营养老企业会计信息化工作人员的知识结构不平衡。传统的会计工作模式主要是采取手工记账的模式,因此对于工作人员的知识要求相对比较简单,但是在实施会计信息化之后不仅要求工作人员要具有专业的财务知识,而且还必须要掌握一定的计算机操作与维护技能。目前基于民营企业所具有的共同性质导致该民营养老企业的财务人员存在知识结构不平衡的问题:一是企业财务工作人员缺乏专业的财务专业知识。根据调查发现该民营养老企业由于一直处于亏损状态,因此为了节约成本,企业的财务管理主要是由企业的管理者兼任,这样一来导致企业财务工作一直处于不规范的状态下。为此今年企业招聘了一名专业的会计人员,但是其缺乏财务工作经验;二是民营养老企业对相关工作人员的教育培训投入不足。实施会计信息化不仅要求专业财务人员,而且还需要提高其他相关工作人员的专业技能,但是目前民营企业缺乏对员工的教育培训(见下图)。
2.民营养老企业会计信息化制度不健全。会计信息化制度建设是实现会计信息化的重要依据,目前民营养老企业在制定建设方面存在严重的问题:一是缺乏严格的授权审批制度。在会计信息化建设过程中加强系统的安全性是非常重要的,但是该民营养老企业在实施会计信息化过程中存在授权不严格的问题,例如民营养老企业构建的会计信息体系没有建立相应的授权等级机制,导致任何人员都可以登入到企业信息管理系统中,了解民营养老企业财务数据,并且可以对其进行修改;二是缺乏应急管理机制。虽然实施会计信息化之后,提高了民营养老企业的财务工作效率,但是由于基于网络系统安全性因素的考虑,很有可能出F会计信息丢失的现象,因此需要建立相应的应急机制,保护财务数据,但是目前该养老企业没有建立相应的保护机制;三是会计业务流程制度不规范,实施会计信息化不仅是对财务数据的自动核算,而且还包括对会计信息的搜集、筛选以及总结等等,目前民营养老企业使用的会计信息体系主要是采取独立运行的模式,结果导致会计信息体系的效果发挥不大。
3.民营养老企业的信息共享及安全性没有得到解决。实施会计信息化的主要目的就是实现财务信息的共享,以此提高会计信息的使用效率,为民营养老企业的经营决策提供准确的财务数据信息。然而基于技术、资金以及人员的限制导致民营养老企业在数据共享以及安全管理上还存在许多问题:一是在民营养老企业经营过程中,由于存在较多的不确定财务事项,因此很难直接通过财务部门的核算对财务信息进行统计,许多不同部门的共同参与,但是实践中财务部门与其他部门之间的联系比较少。另外会计信息化标准体系的不完善也增加了财务信息共享的难度;二是在该民I养老企业信息化建设中存在较大的安全性问题。一方面是基于计算机技术自身所存在的安全隐患对内部控制造成的威胁。例如在民营养老企业使用会计信息软件时,因为没有做好安全防范措施,导致病毒入侵系统,进而造成财务数据发送篡改或者丢失。另一方面则是财务人员的因素导致信息安全受到威胁。最常见的是财务人员没有对会计系统的登录密码进行保护,导致一些非授权用户登入到民营养老企业会计信息系统中篡改或者窃取相关的财务信息。
三、提高民营养老企业会计信息化建设的对策
(一)提高民营养老企业会计信息化工作人员的综合素质
工作人员的素质决定民营养老企业会计信息化建设的程度,所以民营养老企业要立足于实际情况开展以下措施:一是构建独立的会计工作岗位。民营养老企业不能因为属于民营性质就不设置会计工作岗位,而是要以独立的财务工作岗位规范企业的财务工作,提高会计核算的科学性。因此民营养老企业的管理者不能因为成本节约的考虑而不设置会计岗位,也不能将会计工作交给没有会计资格证的人员担任;二是民营养老企业管理者要加强对会计信息化建设的认识,从自我意识形态中重视信息化建设,并且为信息化建设提供相应的环境;三是民营养老企业要定期开展教育培训,提高全企业工作人员的综合素质。实施会计信息化不仅对财务工作人员提出了更高的要求,而且还对其他部门人员提出了相应的要求,因此企业要定期组织相关人员进行学习,及时掌握最新的会计理论知识,例如企业在实施ERP阶段时需要对员工开展相关的知识培训,为企业的会计信息化建设提供人才支撑。
(二)建立完善的会计信息化制度
制度建设是会计信息化建设的关键与基础,实施会计信息化必须要从制度建设入手:一是要建立严格的授权审批制度。在会计信息化建设中授权管理制度非常重要,民营养老企业要根据财务工作的需要建立严格的授权审批制度,明确每个工作的权限,并且建立规范的岗位责任制度,对于违背相关规定的要制定严格的岗位追查制度,将责任落实到具体的人。例如企业的财务管理者享有会计信息系统的修改权,而会计人员则只有输入会计信息的权限,而审核人员则负责对会计信息系统数据与原始数据的对比;二是建立物资财产控制制度。在会计信息化建设中由于民营养老企业的资金流动比较频繁,再加上民营养老企业融资渠道单一的局限,使民营养老企业的流动资金一直很紧张,因此必须要通过会计信息化实现对物资财产的控制,提高资金的使用效率;三是建立安全管理机制,实施会计信息化的重要条件就是要保证数据的安全,因此需要民营养老企业建立严格的安全管理机制,避免因为安全隐患的存在导致相关财务数据的不安全。
(三)推进企业财务与业务一体化
民营养老企业会计信息化的建设应当从企业信息化建设的高度出发,立足于企业整体定位其发展方向。要积极稳妥推进企业财务与业务一体化工作,即应用统一的计算机财务管理软件,实现财务信息与业务流程一体化,发挥会计的控制职能和决策职能;建立财务预警系统,化解金融风险,增强企业组织的综合实力;降低数据处理成本和信息机会成本,提高企业组织的微观经济效益和宏观经济效益。通过企业内部网,把会计信息系统和企业内部各部门的信息模块连接起来,有利于企业内部信息管理和决策型会计信息系统的实现,并且通过互联网,在网上实时处理企业与银行、税务、保险等有关部门之间的财务和会计业务,提高业务处理效率,从而合理配置企业组织资源,提高企业组织的核心竞争力。
(四)强化财会信息安全与保密性
会计信息化模式下的会计信息资料主要由电子计算机根据相关程序生成,所以对会计人员自身的综合素质要求相对比较严格一些,必须建立有效的内控机制,对用户权限进行分级授权。同时,建立和完善会计信息化档案管理制度。对会计信息化档案管理要做好各项安全保护等工作;严格会计档案的借阅权限和借阅手续,各种会计资料没有企业领导允许,不得外借和拿出单位。加强软件管理,建立健全会计软件管理体系,强化软件限制功能,并在此基础上建立和完善会计信息备份机制,尤其要对一些比较重要的财会信息资料要进行多级备份和管理。
会计信息化不仅是会计工作发展的必然,同时也是做好现代会计工作的基础,民营养老企业的会计和管理人员应该高度重视会计信息化的发展方向,从会计工作的实际出发,将信息化的理念更好地融入到具体的会计工作之中。应该看到会计信息化的路径上充满着各类矛盾和问题,会计信息化的理论研究、安全措施尚不完善,会计信息共享程度不足,会计信息化软件还存在不少漏洞,社会上还存在着对会计信息化的错误看法,这些都给建设会计信息化带来了制约。应该针对这些问题进行全面思考,在意识、理论、方法上取得会计信息化建设的突破,在做好信息共享、安全保障的基础上,将会计信息化的细节和要点落实,确保会计信息化的健康发展。
[参 考 文 献]
[1]任力.民营养老院运营成本调查及其盈亏分析[J].财经界(学术版),2013(3)
[2]刘从兵.大数据、云计算背景下的会计信息化建设[J].教育财会研究,2015(2)
[3]靳翠英.我国会计信息化建设存在的问题及对策研究[J].中国商贸,2014(3)