档案智慧管理精选(九篇)

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第1篇：档案智慧管理范文

关键词：集体智慧政府社交媒体社交媒体文件档案化管理

Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.

Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management

“互联网+”时代政府社交媒体发挥的作用日益凸显，特别是随着政务微博、官方微信的应用，政府社交媒体逐渐成为公开政务信息的新渠道。目前，公众的参政意识逐渐增强，政府社交媒体的信息资源总量不断增加，加上政府社交媒体本质上具有档案属性，其管理同样涉及信息的采集、识别、归档等过程。[1]在这样的背景下，如何对政府社交媒体文件进行科学的档案化管理，提高政府社交媒体信息资源的效用，发挥集体智慧的作用尤为重要。

一、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的提出

（一）国内外相关研究

社交媒体信息存档研究源于近年来社交媒体的迅速发展与广泛应用，2010年以来，欧美等一些发达国家的政府部门、档案管理机构纷纷开展了不同层次、不同目的、不同形式的政务社交媒体文件归档实践项目，其中一些已经形成了较为成熟的实施流程和管理规范。如英国国家档案馆负责的英国政府网络存档项目[2]在欧洲网络记忆基金的支持下，开发了能够确保社交媒体文件产生背景、结构与内容原始性的信息采集工具，按照《英国国家档案法》的相关规定，与Twitter、You？ Tube等机构合作，对英国中央政府各部门官方Twitter和YouTube公众号上公开的政务信息和政治热点事件等政府社交媒体文件进行档案化管理。目前，该项目归档保存的Twitter文件已达65000多份，You？ Tube文件数量超过7000个，文件类型涵盖文本、图片、音视频等。此外，美国北卡罗来纳州政府社交媒体档案馆项目[3]通过人工选择的方式识别需要归档的州政府部门所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒体账户，参照项目所制定的“页面宏观评估计分表”，对待采集的政府社交媒体文件进行评价和精确计分，根据得分情况来确定采集的页面范围和采集频率。并依托第三方信息服务机构――Archive Social所提供的社交媒体信息捕获和归档服务构建北卡罗来纳州政府社交媒体文件数字档案馆。

与国外相比，我国在社交媒体信息归档保存方面的研究尚处于萌芽阶段。在理论上，如王焕[4]通过系统分析和梳理国外政务社交媒体文件归档工作的流程与管理模式，为我国档案管理机构提供了具有参考价值的政务社交媒体文件归档办法。黄霄羽等[5]探讨了社交媒体文件权属问题，提出社交媒体文件应采用合作共管的归档管理模式。赵跃[6]对政务新媒体文件归档的动因、主体、内容、策略进行了思考，并指出了当前我国政务新媒体文件归档面临的挑战与应对策略。在实践领域，国内相关的实践应用研究尚处于起步阶段，系统应用实践发展尚不成熟。

（二）概念辨析

1.集体智慧。集体智慧即将大量松散的个人、组织或机构集合在一起，通过集体成员间的互动协作所产生的高于个体所拥有的能够进行理性思考、制定决策、执行任务、解决复杂问题的团体性智慧或能力。在信息资源管理与服务领域，集体智慧已广泛应用于社会网络服务、众包服务、信息资源共建共享等多个方面，维基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]

2.政府社交媒体文件。政府社交媒体文件可定义为国家政府机构在履行行政活动或处理事务过程中，使用社交媒体制作或接收的具有保存价值的信息，这些信息符合文件的真实性、可靠性、完整性的基本特点，具有凭证、参考、情报等主要的档案价值属性。[8]目前，政府社交媒体信息的文件属性已经得到很多国家的认可，如加拿大国家档案馆认为政府社交媒体信息是政府文件的重要组成部分，并通过政策法规进行规范，使其与政府电子文件和政府网站信息等数字资源一样成为当前档案部门长期归档保存的重要对象。需要指出的是，与政府办公系统中生成的电子文件和政府网站信息不同，社交媒体文件一般是借助第三方社交媒体平台形成的，政府的社交媒体文件保存在社交媒体平台运营商提供的服务器上，这就决定了政府社交媒体文件对第三方平台的依赖性。因此，与电子文件和政府网站信息的归档保存相比，政府社交媒体文件的归档工作流程和管理模式还应充分考虑到第三方因素。

（三）集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合

政府社交媒体文件归档不仅涉及第三方运营机构的问题，还要面临大量社会公众参与的网络社区中信息交互与公众反馈信息的整理，加上这些信息动态增长、分享与转载导致其更新频繁，且重复、无序内容较多，很难准确识别和捕获，致使政府社交媒体文件归档工作面临巨大的挑战。因此，对政府社交媒体文件的归档不能仅靠某个机构，需要多机构的共同参与，而且有必要吸纳公众加入，发挥集体智慧的优势，协同高效开展政府社交媒体文件归档工作。其中，集体智慧与政府社交媒体文件归档的融合具体表现为：一是采用公众参与的社交媒体信息采集策略，基于公众、团体的智慧来选择有保存价值的信息，最终建立能够反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆；二是建立分布式合作存档机制，政府社交媒体归档应由文件的形成机构、社交媒体平台运营商、记忆机构共同参与，在各司其职和运用自身特有资源下协同解决政府社交媒体文件归档面临的各种难题。

综上，我们应借鉴国外实践经验，发挥多个主体协同管理的优势，同时借助政务社交媒体广泛群众基础，征集、内化网络用户的意见和建议，实现集体智慧视角下政府社交媒体文件档案化管理模式的创新，为国内政府社交媒体文件存档工作面临的挑战提供新的解决思路。

二、基于集体智慧的政府社交媒体文件档案化管理的分析

（一）政府社交媒体文件档案化管理的实施主体

如上所述，政府社交媒体文件的归档涉及新媒体运营商、政府机构和档案部门三个实施主体，三者之间的关系如图1所示。这些机构通过分工协作，共同承担政府社交媒体文件的档案化管理工作，从而通过分担责任、降低风险，使效益最大化。

1.新媒体运营商。政府社交媒体文件属于电子文件的范畴，同样具有完整的产生背景、内容、结构等信息，这些信息同元数据一同捕获，成为识别文件真实性与可靠性的重要标识。[9]元数据管理作为社交媒体文件管理的核心，为了实现政府社交媒体文件完整捕获归档与真实保存利用，需要对文件著录的元数据标准提出特殊要求，由于社交媒体文件存储在新媒体运营商提供的服务器上，因此，需要具备技术优势的新媒体运营商提供相应的技术解决方案，满足政府社交媒体文件归档保存的管理需求。

2.政府机构。政府机构作为社交媒体文件的直接形成机构，拥有对文件的管理与处置权，能够在文件的整个生命周期内对其进行管理与控制。同时由于政府机构更了解文件形成的背景信息与内容结构，因此，在文件的真实性与完整性等价值鉴定与识别上具有不可替代的地位。此外，作为政府社交媒体文件档案化管理的领导和监督主体，负责社交媒体文件管理意见与政策的制定，指导并监督档案部门和其他合作机构对政府社交媒体文件的管理。

3.档案部门。档案部门是政府社交媒体文件档案化管理实施的责任主体，一方面，档案部门作为专门的文化记忆机构，在政府社交媒体文件采集内容涉及范围确定、归档工具与技术选择、保存标准体系和流程规范制定、管理平台构建、归档信息服务利用等方面具有天然的优势，通过形成包括方案、标准、规范、程序、技术等诸多要素在内的管理框架体系，可为政府社交媒体文件归档提供必要的制度环境。另一方面，档案部门借助其完善的专业人员配备和资金支持，参照其在文件归档方面成熟的业务流程，可以实现政府社交媒体文件在捕获、处理、存储、利用等环节的标准化操作。

（二）政府社交媒体文件档案化管理的实施流程

政府社交媒体文件作为一种有特定内容、结构、背景信息的文件，在一定程度上属于电子文件范畴，因此，电子文件归档管理的一些理念和方法可以应用到政府社交媒体文件的档案化管理中。根据文件生命周期理论，同样可以把政府社交媒体文件的生成、、捕获、归档视为完整的生命周期，按照相关标准和规范，沿着文件归档管理工作采集、管理、保存的思路对其全程管控，保证政府社交媒体文件从采集到长期保存管理上的连续性和规范性。考虑到开放档案信息系统（OAIS）模型已经成为国际上公认的实现数字资源长期保存与获取的标准，政府社交媒体文件归档的整个流程也可以参考OAIS模型作为其实施档案化管理的逻辑架构，如图2所示。

1.政府社交媒体文件的采集。与常规电子文件不同，政府社交媒体文件依赖于第三方平台具有的深层次的复杂结构，其海量性、复杂性、技术性强等特点导致政府社交媒体文件的采集面临诸多问题，如对动态持续生长信息的实时采集，以及对丰富的社交媒体情境信息的有效获取等。因此，结合政府社交媒体文件的特点，在借鉴电子文件获取相关方法的基础上，还应与社交媒体平台运营商合作，寻求捕获社交媒体文件的有效技术解决方案，包括资源选择标准、网络爬虫工具配置、数据交换格式、元数据编码及转换标准等。以英国国家档案馆对Twitter的捕获为例，该馆在实施信息采集时遵循Twitter提供的REST API标准、数据获取API服务标准等，对收割Twitter信息的网络爬虫工具进行了规范配置，获取以JSON、XML等标准格式数据集形式呈现的包含Twitter信息原始数据及其元数据的档案信息包（AIP）。[10]

2.政府社交媒体文件的管理。利用网络爬虫工具捕获的文件多是杂乱无序的，还应通过编目著录与鉴定整理等管理操作使无序信息有序化。比如，欧盟FP7支持的ARCOMEM项目通过构建通用的元数据模型对采集的文件内容、结构、管理过程、形成背景等信息进行统一的资源描述，并将描述的信息以标准的WARC网页档案文件格式保存，实现对采集的社交媒体文件的编目著录。[11]此外，可以借鉴电子文件鉴定理念，将政府社交媒体文件的鉴定整理划分为文件识断与文件可用性判断两个部分。其中，文件识别用于判断文件档案信息包中的元数据、长期保存方式等要素是否齐全。文件可用性判断即对已捕获文件背景信息、内容、结构等特征的可用性检查，确保文件的真实性、完整性、有效性。

3.政府社交媒体文件的归档保存。社交媒体文件的归档保存主要涉及存档方式与存储架构的选择。目前对社交媒体文件进行存档的方式较多，包括直接存档、网络链接存档、内容寻址存档等。[12]社交媒体文件具有数据量大和存取频繁的特点，解决社交媒体文件在海量存储与高效存取方面存在的冲突，可以借鉴澳大利亚Pando？ ra项目采用的社交媒体文件存档方式，将文件归档分为三个部分，即提供访问的存档、长期保存文件的存档以及持续工作所需的存档，通过多个机构共建共享的方式进行分布式存档，提升社交媒体文件归档效率。在存储架构选择方面，社交媒体文件归档作为一项持续性活动，保存文件数量的动态增长对存储管理提出了挑战，云存储作为动态易扩展、安全可靠、易于管理、成本低廉的数据存储方式可为海量政府社交媒体文件的长期保存提供有效的解决方案。

（三）政府社交媒体文件档案化管理的实施策略

1.采用基于群众智慧的归档信息采集策略。集体智慧视角下的政府社交媒体文件档案化管理所采用的信息采集策略应强调“全民参与、共享记忆”。因此，可借鉴美国国家档案与文件署官方网站开展的“公民档案员”项目，[13]提倡国家档案馆等有影响力的文化记忆机构积极建立公众号，鼓励公众参与政府社交媒体文件的采集工作，按照“明确政府社交媒体信息采集主题利用社交平台宣传社交媒体用户自发参与相关主题信息资源的征集与内容评价负责机构有选择地优先采集重要信息建立反映集体记忆、社会感知的政府社交媒体文件数字档案馆”的流程，利用群众的智慧决定采集哪些有保存价值的政府社交媒体文件，从而将政府网络信息资源采集与保存转变为基于社会意识和社会驱动的存储模式。[14]

2.开发智能化社交媒体信息存档技术。当前国内在社交媒体信息捕获方面，大多采用截图、手动打印等传统方法，而现有的针对浅层网的网页自动采集方法并不能有效解决这类信息的采集问题。因此，由档案部门与社交媒体平台运营商合作研发智能化的方法和工具来实现社交媒体信息的存档，是我国开展政府社交媒体文件档案化管理工作需要突破的重要问题。国外研发的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒体信息存档工具所实现的技术创新与突破可为国内社交媒体信息存档技术的研发提供参考。国内在开发智能化的社交媒体信息存档技术的过程中，可考虑以国外成功的实践案例为“蓝本”，结合实际需求，对现有的网络信息存档技术和方法进行优化，实现面向我国主流社交媒体信息存档的智能化工具，通过技术创新，来减轻政府社交媒体文件存档的工作量，降低信息保存成本，提高信息归档质量。

3.建立分布式合作保存机制。政府社交媒体文件归档是一项持续而复杂的工程，需要发挥集体智慧的作用来共同解决。结合国情，国内可建立由政府机构为主导、档案部门为责任主体、社交媒体运营商参与，吸纳那些对政府社交媒体文件归档保存的重要性有足够认识、有意向参与这项公益事业的公众和社会组织所组成的分布式合作保存机制。其中，政府机构应发挥引导作用，获得政策法规方面的支持，鼓励公众和社会组织参与政府社交媒体文件管理工作，利用群众智慧来提高文件档案管理的质量。具备技术优势的社交媒体平台运营商需要在技术上改革创新提高社交媒体信息采集的效率与质量，为政府社交媒体文件的归档提供重要的技术支撑。档案部门需要制定科学规范的社交媒体文件采集标准、策略、方案等，确保资金与资源的有效利用与优化配置，与政府机构、社交媒体平台运营商、社会组织和公众合作协调规划任务框架，实现政府社交媒体文件归档工作的有序进行。

*本文为吉林大学研究生创新基金资助项目“大数据环境下政府网站原生数字政务信息长期可存取研究”（项目编号：2016048）的研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]万凯莉.论社交媒体信息的档案化鉴定[J].档案学研究，2016（1）：62-66.

[2]UKGovernmentWebArchive[EB/OL].[2016-07-16].http：//nationalarchives.gov.uk/webarchive/.

[3]State of North Carolina- Social Media Archive[EB/ OL].[2016-07-18].http：///.

[4]王焕.国外政务社交媒体文件归档研究[J].档案学研究，2015（6）：99-105.

[5]黄霄羽，钱红梅.你的网上记忆安全吗――社交媒体文件权属问题的思考[J].中国档案，2014（4）：68-69.

[6][8]赵跃.挑战与应对：我国政务新媒体文件归档若干问题思考[J].档案学通讯，2016（3）：80-86.

[7]刘海鑫，刘人境.集体智慧的内涵及研究综述[J].管理学报，2013（2）：305-312.

[9]NARA. White Paper on Best Practices for the Capture of Social Media Records[EB/OL].[2016-07-21]. http：//archives.gov/records- mgmt/resources/social？ mediacapture.pdf.

[10]Espley S，Carpentier F，Pop R，et al. Collect，Pre？ serve，Access：Applying the Governing Principles of the Na？ tional Archives UK Government Web Archive to Social Media Content[J].Alexandria，2014（1）：31-50.

[11]Thomas Risse， Elena Demidova， Stefan Dietze， ect. The ARCOMEM Architecture for Social and Semantic Driven Web Archiving[J].Future Internet， 2014（1）：688-716.

[12]Operational selection policy OSP27 [EB/OL].[2016-07-26].

http：//nation- alarchives.gov.uk/documents/in？ formation-manage-ment/osp27.pdf.

第2篇：档案智慧管理范文

（一）文书档案

⒈指挥部在日常工作中形成的文件材料（如文件、材料、合同、会议纪要、报表、计划、总结等），具有保存价值的，均属文书档案。

⒉各部门应指定专人负责收集本部门归档材料，并与次年2月底前交至指挥部办公室整理归档。不可分散保管在各部门或个人处。

⒊各部门要积极配合档案工作，主动提供资料，收集材料要齐全、完整，注重文件材料平时整理与年终统一归档相结合，便于保管和利用。

（二）工程建设档案

⒈工程建设过程中形成的有关材料（可行性研究等工程前期文件材料和勘察设计、施工、监理技术文件材料以及竣工图等竣工验收文件材料等），具有保存价值的，均属工程建设档案。

⒉工程部要协调、督促好工程建设单位严格执行《市城市建设档案管理办法》等相关法律、法规。

⒊凡城北城市建设开发投资有限公司实施的工程建设项目中形成的建设档案，由工程部负责收集、整理、归档。待工程竣工验收合格后移交市城建档案馆。

⒊其他纳入管理的各建设单位，由工程部定期派人或配合城建档案馆对其进行协调、指导、督促，以保证工程建设过程中资料的收集齐全。待工程竣工验收合格，工程部应及时督促其将档案移交市城建档案。

（三）拆迁档案

⒈在拆迁工作中形成的有关材料（如申办房屋拆迁许可证的有关材料、被拆迁房屋评估报告、拆迁情况总结、拆迁结案表、决、强制拆迁的有关文件等），具有保存价值的，均属拆迁档案。

⒉由城北房屋拆迁有限公司实施的拆迁项目中形成的企业、居民等拆迁档案，应由各拆迁小组收集、整理齐全后交本部门办公室统一保管，待工程全部结束后委托市城建档案馆整理归档并移交。

⒊纳入管理拆迁范围的拆迁项目，由拆迁部指定专人定期指导、协调、督促，以保证拆迁过程中资料的收集齐全。待拆迁项目完成并验收合格后，拆迁部应及时督促其将档案移交市城建档案。

（四）声像档案

⒈指挥部在各种会议及大型活动中形成的声像资料（如照片、录音、录像等），具有保存价值的，均属声像档案。

⒉各部门要积极提供线索并与办公室协调，委托市城建档案馆拍摄、制作。

⒊各部门自行形成的声像资料，参照文书档案年终一并交由办公室整理归档。

（五）财务档案

⒈财务部在日常工作中形成的财务资料（如凭证、帐簿、报表、合同协议等），具有保存价值的，均属财务档案。

⒉财务部按会计档案归档要求收集、整理、立卷，按时报送档案室归档。

二、档案的利用

⒈为防止档案的失泄密现象发生，凡查档案者，必须严格履行借阅手续，档案不得拿出单位，因工作需要必须借出时，应办理手续，并限期归还。

⒉借阅有密级的档案，须经领导批准，并登记备案。

⒊借阅档案须严守机密，爱护档案。不能私自拆卷、抽页、涂改，应按查阅内容利用档案，不得转借他人。凡抄录、复印、拍照档案材料，须经领导同意。

⒋归档以外的文件材料，不得自行处理，应统一交至文印室销毁。

三、档案的保管

⒈加强对永久、长期档案的科学管理，严防潮湿、污染、霉烂、虫蛀，最大限度地延长档案寿命。

⒉库房内箱柜排列要科学有序，避免阳光直射。

第3篇：档案智慧管理范文

一、关于民政社会救助档案的概念及特点

1．社会救助工作及其管理体制

社会救助，是指国家对依靠自身努力难以满足其生存基本需求的公民给予的物质帮助和服务。社会救助以居民最低生活保障为基本内容，并根据实际情况实施专项救助(含医疗、教育、司法、住房救助)、自然灾害救助(含受灾人员应急生活救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助)、临时救助以及国家确定的其他救助。社会救助工作的业务主管部门为民政部，财政、教育、卫生、住房和城乡建设等部门在各自职责范围内管理相应的社会救助工作。县级以上地方各级人民政府有关部门在各自职责范围内管理本行政区域的社会救助工作。乡镇人民政府和街道办事处负责社会救助的申请、调查和审核等工作；居(村)委会受委托，协助做好社会救助的申请、调查和审核工作，以及救助金发放和救助对象日常管理等工作。

2．民政社会救助档案的概念

广义上讲，民政社会救助档案指民政部门主管的各类救助工作中形成的各类文件材料，既包括文书档案、会计档案，也包括救助专业档案。本文从狭义上讲，民政社会救助档案专指救助专业档案。它是县级人民政府民政部门、乡镇人民政府和街道办事处以及居(村)委会(社区)在居民最低生活保障救助、低收入家庭医疗救助、贫困孤残人员供养救助、特殊困难人员临时救助、灾后灾民生活救助及灾区倒塌民房恢复重建救助的审核、审批、日常管理和服务工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录以及救助站(流浪未成年人保护机构和救助管理机构)在对求助的流浪乞讨人员实施救助过程中形成的、具有保存价值的、整理归档的各种文件材料。

3．民政社会救助档案的特点

种类多。按救助工作的性质，可分为基本生活救助、专项救助、临时救助档案等；按救助对象的特点，可分为城乡居民最低生活保障、农村五保供养、城乡医疗救助、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助、临时生活救助、流浪乞讨人员救助档案。

来源广。民政社会救助档案来源于县级民政部门、乡镇政府、街道办事处、居(村)委会及救助站。

基础性、工具性强。民政社会救助档案是其形成单位开展各项救助工作的原始记录，这些记录包含了救助对象大量的基础信息，是各项救助工作延续的基础和工具。

文件材料在形成上有共性。除了流浪乞讨人员救助档案外，其他救助档案材料都包括申请审批材料、日常管理材料。

二、民政社会救助档案管理的管理体制和原则

1．管理体制

救助档案属于民政部门的专业档案，民政社会救助档案工作由民政部统一领导，业务上接受国家档案局的监督、指导。省级民政厅(局)和档案局负责本行政区域社会救助档案工作的指导，结合本地区的实际，共同制定相应的管理办法；县级人民政府民政部门、街道办事处、乡镇人民政府和救助站应有专(兼)职人员负责救助文件材料的归档和档案的管理；居(村)委会(社区)应协助做好职责范围内的救助档案工作。

2．管理原则

依法管理。救助档案属于专业档案，其管理无法可依，必须加强调研，由国家档案局和民政部共同制定各类救助档案的管理规定，规范救助档案的管理。

分类管理。农村五保供养档案、城乡医疗救助档案、临时生活救助档案、灾后灾民生活救助和灾区倒塌民房恢复重建救助在文件材料的形成上有共同的特点，都是待遇审批和待遇批准后救助金的一次性发放，形成的材料比较简单，这几类档案可以出台一个管理规定；对流浪乞讨人员的救助不实行审批制，其档案材料是救助站对求助对象进行甄别和实施救助过程的真实记录，所以这类档案应当单独搞一个管理规定；最低生活保障档案管理比较复杂，它是一个动态管理的过程，业务主管部门应当结合《关于加强最低生活保障档案管理的通知》实施过程中遇到的一些问题，制定具体的管理办法。

分级管理、基层为主、形成单位为主。根据救助工作的有关规定，各级民政部门和乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站的救助工作职责范围不同，形成与其职能相关的救助档案也有区别。省市级民政部门负责制定救助档案管理的政策性文件和指导、监督、检查工作，县级民政都门、乡(镇)人民政府、街道办事处以及居(村)委会(社区)、救助站负责各自救助工作职能活动中形成的救助档案实体的管理。

三、民政救助档案的保管、利用与移交

1．保管。救助档案分散形成于县、乡(镇)街道、居(村)三级机构和救助站，虽然各单位的条件不同，但应积极创造条件，使救助档案的保管达到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗的要求。

根据救助管理机关和救助对象以及社会利用的实际需求，救助档案应当短期保管。具体说，流浪乞讨人员救助档案的保管期限为5年；其他救助类档案中的审批类材料保管期限最低3年(低保审批材料的保管期限为低保户停保后不少于3年)，日常管理类档案的保管期限最低5年。

第4篇：档案智慧管理范文

【关键词】城市管理 档案管理 执法

档案部门对执法管理事项的关注特点建立健全执法，关系到对民众法律保护、有效惩处事项的完善建立，所以档案部门应该将其管理事项进行有效捕捉与提升，进行档案管理的重点提升就是对其建立有效的规章制度来进行约束，真正将档案中的各项数据的建立与统计进行有效划分，在保证不出现任何差错的时候，能够将系统内部的数据考量标准事项进行完善捕捉。档案部门根据现有执法状况，在建立档案管理制度的时候，将内部的工作人员的管理技术事项进行关注，把握长期进行管理建设的时候遇到的困难，使管理人员在进行建设过程中能够真正将数据的完善性与真实性能够被重视起来。管理人员在不断进行数据的统计、分析过程中，能够将细节事项进行关注，使执法现状调查能够被关注起来，并且在统计建设过程中，能够将特殊执法状况进行有效研究，真正将特殊案例进行完善统计、比较，使存有严重问题的法律事项能够得到有效重视。

一、执法档案业务的主要内容

执法档案工作时执法管理的重要组成部分，也是执法活动的重要环节，执法机构应把执法档案工作与整个执法工作紧密结合起来，其工作的主要内容包括：收集。将分散形成的，但是价值和保存度高的执法文字、图标、数据、照片以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料接收过来，以便整理。整理。将收集的资料按照执法档案卷内文字排列程序的要求进行分类，编制，方便查阅和利用。装订。将收集到的材料让要求进行装订，保障档案有序、整齐、大方。保管。采取有效的措施，将装订好的档案存放于标准档案箱内，保护好执法档案的安全和完整。延长档案的保管寿命。编目和检查。根据归档时的情景进行整体和保管。按照规范编写目录。以变有关人员查找。利用。创造各种条件满足各方面对执法档案利用的要求。积极最好应有的准备，包括各种查考工具，各种参考资料等能够及时有效的提供执法工作需要服务，实现档案管理的目的。

二、如何有效的做好执法档案管理工作。

（一）提高素质，是做好执法档案管理工作的有效途径，档案管理人员，对执法档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的思想，热爱档案和档案事业。二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的执法档案内容，熟悉档案管理的有关法律、法规和规章。三是文化素质，要有较高的文化知识，能不断总结和分析执法档案利用工作中的经验与问题，从中掌握档案利用工作的规律。四是职业素质，对执法档案的内容要守口如瓶，严格遵守保密工作的有关规定，使档案管理更好的服务于城管执法的中心工作。在实际工作中，档案管理人员要充分认识到自身工作的责任、价值和意义。档案管理人员所肩负的责任往往具体体现在大量、繁琐和枯燥的档案业务工作中，不能通过服务获得直观的物质财富和经济效益，因此要求档案管理人员既要有高度的责任感和事业心，还要有默默奉献的精神，甘当无名英雄，在工作实践中积极探索积累、丰富自己的专业知识，不断提高自己的综合素质。

（二）制度落实，是做好执法档案管理工作的重要基础建立健全城管执法档案管理的工作制度，对专（兼）职档案员职责、档案的查借阅、收集归档、鉴别整理、案件移送、保管保密、利用转递、销毁等内容和程序制定比较详细的规定，配套建立保证这些制度实施的具体措施，是做好城管执法档案管理工作的基础。建立独立的档案室，做好日常的防火、防盗、防蛀、防潮、防霉等工作，是执法档案管理工作的基本要求。但是在实际工作中，由于客观原因一些部门虽然建立了档案室和规章制度，但是还存在将其他材料与形成的档案混放在同一橱柜内、并且调阅执法案卷时未经领导同意、无关人员随意出入档案室等违反制度的现象。因此，要进一步加强执法档案的科学管理，不断完善并严格落实档案管理工作的有关规章制度，有条件的部门要根据档案工作和设备管理的需要，做到办公室、阅档室和库房“三室分开”，进一步提高执法档案科学管理的工作水平。

（三）职责明确，是做好执法档案管理工作的关键所在。执法档案管理人员的职责，就是要维护执法档案的完整与安全，这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。执法档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。

（四）归档完整，是做好执法档案管理工作的重点要求。做好城管执法档案材料的收集，确保执法档案材料齐全，是档案管理工作中尤为重要的一个环节，也是反映执法档案管理工作成效的一个重要标志。对重大案件等特殊性材料，必要时要采取协调见证人与询问当事人相结合的方法进行收集，以较好地解决执法档案缺少材料问题，确保档案材料的完整齐全。

（五）严格手续，是做好执法档案管理工作的坚实保证。要把执法档案管理的重心放到制度落实上，档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，对一些行之有效的做法勇于坚持，如在执法档案的查阅中，做到“两不查，两不借”，即非正式执法人员不查、无查阅审批表不查；非特殊情况不借、未经领导批准不借。对发现失密、泄密问题，及时查明原因，进行补救有效的保证了户外广告执法档案的安全、完整。

（六）开发利用，是做好执法档案管理工作的目的归宿。在日常工作中，档案材料要做到随时使用、随时维护，保证执法档案完整。在不违背保密制度的原则下，要积极为城管行政执法工作提供重要的参考依据。在工作中要大力加强微机的应用，认真抓好执法信息数据库基础建设，并不断改进开发利用的内容和形式，对执法档案中管理相对人的基础信息要建立文档信息库。

（七）加大投入，是做好=执法档案管理工作的有力保障。要高度重视和加强执法档案信息化建设工作，将执法档案纳入单位档案信息化建设总体规划，纳入有关职能部门的岗位职责。档案管理人员要充分考虑执法档案保管数量的增加和档案载体形态、技术手段的变化等因素，积极争取单位的财力支持，配置扫描仪、开发档案管理软件等，解决好城管执法档案信息化基础设施建设等关键性问题。

第5篇：档案智慧管理范文

一、明确档案管理制度，规范档案管理职责

事业单位工程建设会计凭证档案管理是服务于工程建设，确保工程建设能够充分地按照标准化的流程进行。然而存在一部分单位对于档案管理的重要性缺乏一定的认识，档案管理工作的职责划分不明确，导致了事业单位工程建设会计档案管理的工作成效相对低下。所以，事业单位在工程建设会计档案的管理上，应该切实地提高其档案管理人员的思想认识，充分发挥每一个档案管理人员的主观能动性。为此，事业单位档案管理部门，应该更为细致地划分档案管理的职责，并且出台相关的评价与考核的措施，推动档案管理成效的提高。比如在对工程建设会计凭证档案管理人员的考核评价上，可以把档案管理人员的工作内容、职责意识、岗位落实、工作状态、工作态度、专业技能与素质等有机地形成一个考核与评价的生态圈，并且将这种考核的结果与档案管理人员的职称、晋升、福利等有机地结合在一起，激励更多的档案管理人员用心做好工程建设会计档案管理工作，全面有效提高事业单位工程建设会计档案管理成效。

二、信息时代下事业单位档案管理的发展

（一）数字化档案的建设与管理。数字化档案管理的应用，是转变传统档案管理的模式与思维，提高档案管理的成效。传统的工程建设会计凭证档案管理大多数是纸质的文件，由于工程建设量大、工程款项计算多，造成一个工程下来档案资料量大，不利于后期的审核与管理工作。通过将档案资料数字化，有利于档案内容的有效管理，同时在档案的调用、审阅、审核等各个方面都可以实现即时的服务，大大提高了工程建设会计凭证的档案管理成效。档案管理信息化与数字化的过程，是未来档案管理的重要发展方向，所以作为每一个档案管理人员应该切实认识到数字化档案管理的重要意义与作用，积极参与到档案数字化的建设与管理中。

第6篇：档案智慧管理范文

[论文摘要]行贿犯罪档案查询机制是检察机关在加强社会管理创新的形势下，为有效预防贿赂犯罪，促进诚信建设的一项重大制度创新。但在实施过程中也面临着信息录入迟缓、信息屏蔽机制空白、查询期间不明确、处置无刚性要求等困境，需要从完善信息录入机制、立法明确查询期间及刚性处置机制、建立检商信息共享机制等方面来进一步完善行贿犯罪档案查询机制。

[论文关键词]行贿犯罪 诚信建设 信息录入 机制

行贿犯罪档案查询工作是检察机关在加强社会管理创新的新形势下，立足法律监督职能，依靠网络技术和制度建设预防贿赂犯罪，促进诚信建设的重大制度创新；也是检察机关联合有关主管部门共同预防贿赂犯罪，促进守信和守法经营、推动诚信建设的成功实践。

一、某市检察机关行贿犯罪档案查询情况

（一）某市检察机关行贿犯罪档案查询发展历程

《最高人民检察院关于行贿犯罪档案查询工作规定》（以下简称《规定》）颁布实施后，某市检察机关领导高度重视，在自治区院的指导下，全市两级院购买和安装了新版行贿犯罪档案查询软件，跟进全国联网步伐，扩大了行贿犯罪档案录入的范围和提供查询服务的领域，促进该市的诚信体系建设，预防职务犯罪。

（二）某市检察机关行贿犯罪档案查询概况

某市检察机关在当地市委、市政府支持下，自2010年3月开始面向社会全面受理行贿犯罪档案查询，查询数量从无到有、从少到多，截止2012年7月份，共受理行贿犯罪档案查询14666次，其中有行贿犯罪记录的申请主体2个，但至今未收到相关部门对有行贿犯罪记录主体处置的情况反馈。

某市检察机关通过这几年的行贿犯罪档案查询工作实践，充分体现了行贿犯罪档案查询机制对反腐倡廉、诚信体系建设的强大功效，但也发现了机制上的一些缺失，亟待完善。

二、行贿犯罪档案查询机制的功效

某市检察机关自实施行贿犯罪档案查询机制以来，与该市国土资源局共同签发了《某市国土资源招标、拍卖、挂牌出让活动实施行贿犯罪档案查询准入制度的暂行规定》。此外，在当地市委、市政府的领导和大力支持下，在全市转发了该市人民检察院关于《在全市政府投资工程建设领域推行行贿犯罪档案查询廉洁准入制度》的规定。这些措施的实施，更好地发挥了行贿犯罪档案查询机制在源头上防范职务犯罪、净化市场环境、促进市场诚信体系建设的积极功效。

（一）惩戒与防范功效

有关（监管）部门或业主单位根据检察机关行贿犯罪档案查询系统出具的查询结果告知函来决定是否采取相当于法律意义上的“资格刑”。“一旦有关单位和个人被查出有不良记录，将被给予取消投标和中标资格、甚至清出市场等严厉的处罚措施。”这虽属一种算“旧账”的失信惩戒措施，却能防止有行贿犯罪记录的人混入投标人和供应商之中再行行贿犯罪行为，消除行贿隐患。

（二）震慑和规制功效

通过对有行贿犯罪记录的市场经济主体进行惩戒，使其比无行贿犯罪记录的市场经济主体更难、参加到相同的市场经济活动中，以此告诫行贿潜在者，从而规制了他们的行为，使其不敢、不愿实施行贿犯罪行为。

（三）担当与服务功效

基于办案形成的信息资源优势，检察机关将立案查办且已生效裁判的行贿犯罪案件存建于全国统一的行贿犯罪信息系统，并向申请主体提供查询和告知其有无行贿犯罪记录的服务，以此引导市场经济活动主体的经济活动，使有行贿犯罪记录主体受到必要的惩戒，无行贿犯罪记录主体能顺利从事经济活动。一定程度上减少和避免了贿赂犯罪向社会各个层面渗透、在潜移默化之中培育经营者抵制行贿的理念和守法意识，促进国家诚信建设。

三、行贿犯罪档案查询机制困境

（一）行贿犯罪档案查询系统信息录入机制不完善

首先，系统信息更新迟缓。从某市系统信息录入情况来看，主要表现在：一是行贿犯罪信息必须到判决生效后才可录入，且由非直接查办案件的预防部门负责，影响录入及时性。二是有些案件的侦查与起诉不是同一个检察院，由哪个检察院负责录入无明确的规定，导致某些行贿犯罪信息漏录或者重复录入，影响录入的准确性和完整性。

其次，系统信息屏蔽机制空白。目前的规定性文件只规定检察机关行贿犯罪档案录入的范围及内容，没有对已录入信息的对外提供期限进行规定。这导致某市检察机关行贿犯罪信息一经录入将被永久对外提供，一定程度上侵犯了改过自新者重新进行正当经营的权利，不符合我国刑事宽严相济政策的要求。

（二）行贿犯罪档案查询程序繁琐

根据行贿犯罪档案查询系统设计，若需查询一个社会经济活动主体，需要进行三个步骤：先登陆查询系统输入要查询的对象，后退出重新登录进行审核，审核完毕后又退出再次登录，才能实施查询，并打印查询结果告知函。查询的繁琐性极大浪费了检察机关的人力财力物力，间接影响到预防职务犯罪其他业务的更好开展。

（三）行贿犯罪档案查询期间及有效期不明确

首先是查询的期间不统一。某市检察机关开展行贿犯罪档案查询工作情况发现，检察机关出示的查询告知函显示的查询期间五花八门，这导致一些申请查询主体通过改变查询期间来规避存在的行贿犯罪记录，从而得以从事相关的经济活动，影响我国诚信文化建设。

其次，查询告知函有效期不明确。某市检察机关向申请查询主体出示告知函时常被咨询：“出示的告知函有效期有多久？”等等，直接影响着社会经济活动主体的经济活动，影响国家经济的诚信体系建设。

（四）对行贿犯罪档案查询结果的处置无刚性要求

《规定》第九条：“要及时了解查询结果的处置情况，做好登记管理。不干预、不参与对行贿犯罪档案记录的单位或者个人的具体处置。”这规定说明了作为法律监督的检察机关只提供查询服务，对有行贿犯罪记录的主体处置与否的自由裁量权归于招标单位或其他单位。这些规定导致相关单位对某市检察机关出具的2个有行贿犯罪档案记录的主体的处置情况，目前仍未反馈处置结果。这不但无法充分发挥行贿犯罪档案查询的震慑作用，反而对我国诚信体系建设产生了消极影响。

（五）申请查询主体通过变更公司、法定代表人来规避查询

在某市检察机关查询实践中，对企业或企业法定代表人重要信息的变更，行贿犯罪档案查询系统无法得到及时反映，从而导致行贿犯罪档案信息出现盲点，不利于对行贿犯罪的打击，也使得行贿犯罪档案查询失去应有的作用。

四、完善行贿犯罪档案查询机制的建议

（一）完善行贿犯罪档案录入机制

第一，明确行贿犯罪档案录入责任主体，确保录入及时性、准确性和完整性。建议由负责起诉行贿犯罪案件，掌握信息及时、全面、准确的公诉部门录入，保障信息录入的及时性、准确性和完整性。

第二，建立行贿犯罪档案系统信息屏蔽机制，确保刑事宽严政策落实到位。行贿犯罪档案系统没有档案信息屏蔽机制的相关规定，不符合我国“以人为本”的科学发展观和可持续发展的理念。建议参考我国《刑事诉讼法》关于追溯期的规定，对录入的行贿犯罪档案信息设置一个合理的对外提供查询的期限，在期限内如实提供给申请查询主体；期限外的，予以屏蔽，只为检察机关内部机密保存，不再对外提供，以体现我国刑事宽严相济政策，保障那些曾经有过行贿劣迹的单位和个人有改过自新、回归社会、重新进行正当经营的权利。

（二）升级行贿犯罪档案查询程序

一是取消计算机审核程序。建议将第一步骤“查询受理”和第三步骤“执行查询”合并，简化程序，一步到位；二是研发使用科学、先进的查询使用软件，在原查询系统基础上，能增加自动生成EXCEL一览表、完成报表统计等功能，提高工作效率。

（三）明确行贿犯罪档案查询期限

1.加快立法步伐、明确行贿犯罪档案查询期间。国家立法部门或最高检加快步伐明确查询期间，期间可以根据上述提到的行贿犯罪档案信息对外提供期限或参加项目类型、标的等进行划分，如工程领域招投标，标的超过1000万元人民币的，查询期间规定为10年或更长。

2.统筹兼顾，确保行贿犯罪档案查询制度的功效。申请查询主体对被查询后的记录，如法院判决等，在使用查询告知函时必须向要求出示告知函的有关部门、招标单位如实说明查询期间后的行贿犯罪记录情况，并对隐瞒者予以一定行政处分等。

（四）加快完善对有行贿犯罪档案记录处置的强制性规定，深入推进社会诚信体系建设

最高检或地方检察机关联合当地党委、政府出台相关规定性文件，广泛推行行贿犯罪档案查询的同时将预防职务犯罪机制上升到具有强制执行力的法律层面，切实提高查询结果刚性效果，使行贿者付出相对应的代价，承担应有风险， 受到必要的制裁，以达到从源头上防范、遏制贿赂犯罪的目的，从而进一步深入推进社会诚信体系建设。

第7篇：档案智慧管理范文

关键词：加强　社会保险档案　建议

铁路职工社会保险档案管理工作是推进铁路社会保险事业发展的一项重要基础工作，真实地记录了社会保险经办机构从事社会保险管理工作的过程，主要包括养老保险档案、医疗保险档案、失业保险档案和工伤保险档案，它在社会保险各项工作中起着至关重要的作用，是参保职工今后享受社会保险待遇时的有效依据，直接关系到参保职工的切身利益。

一、铁路职工社会保险档案管理工作中存在的问题

铁路职工社会保险档案管理工作是从2006年开展起来的，起步晚，不规范，管理乱，存在诸多问题：

1、没有健全明晰的社会保险档案管理工作机制。铁路系统职工的社会保险档案管理工作主要落实在最基层的站段，由于从铁道部到铁路局、再到站段没有一个统一的社会保险档案管理机制，在不同的铁路局，一个铁路局内不同系统，甚至同一系统的不同站段，社会保险管理工作分工五花八门，各不相同，有的站段将社会保险工作中的养老保险、医疗保险、工伤保险、失业保险等分割成几大块由不同的人员进行兼管。多个人员不仅要做好本岗位大量工作同时又兼管社会保险中的不同保险，以至于各自为政，保险信息不能共享，资源浪费，工作重复，效率低下，最后是职工社会保险档案工作这项最繁索、最重要的工作互相推诿、元人管理。有的站段社会保险工作由专门的人员进行管理，这样虽克服了多头管理的缺点，但是在具体的工作中管理人员履职不到位，重视不够，形成目前铁路社会保险档案管理流于形式，应付检查，管理混乱。

2，缺乏适合铁路职工社会保险档案管理特点的专业管理标准和规范。我专职从事社会保险工作。是从广安工务段和涪陵工务段两个段合并后开始的，当时我的第一件工作就是全面清理两个段职工的社会保险档案，清理中我发现档案室设备陈旧，防火、防潮、防蛀等达不到标准，职工的社会保险档案有的集中装在一起，该归档的没有归档，不该归档的却归档，分类、编目、排列完全没有科学性，随意性很大，档案袋内资料陈旧，久不维护和补充，部份职工的社会保险档案根本就没建立。我决心认真清理，规范管理，可是，当我从上级发放的所有社会保险文件中查找档案管理方面的文件和标准规范时，只搜索到2006年社保处发的一份关于建立职工社会保险档案的简短通知，上面只简单罗列了保险档案里装资料的内容，我无法参照标准，只有借鉴职工人事档案管理的模式和以往工作经验，想当然地对职工保险档案进行了简单的清理、分类和完善，这不仅不科学规范，而且给以后档案管理带来很多隐患。铁路是一个专业性很强的系统。随着当今社会保险改革的不断深入，国家、省、市下发了许多文件，但至今铁路尚无一份完整系统的适合铁路行业特点的社保档案管理标准和规范，造成铁路站段社会保险档案管理不科学、不规范、乱七八糟，杂乱无序，以至于档案资料严重流失。

3、档案管理手段完全不适应形势发展的需要。铁路大部份站段社会保险档案管理仍然采用的是手工操作、陈旧式管理，管理人员查找某个参保职工的档案资料时，常常要翻阅很多档案袋才能找到，费时费力，档案里装入的资料残缺不全，不能连续动态地反映参保职工的各项保险缴费和参保情况，尤其是缺少调进职工调入时的保险转入资料。另外管理人员档案业务知识贫乏，没进行专门培训，难以切实履行监督指导和管理职责，他们只满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子就行了，在充分利用档案资源，提高队伍素质，促进社会保险档案管理方面下功夫不够，这种情况下档案管理质量自然上不去。更重要的是给奋斗在铁路沿线上偏僻边远、交通极不便利的小站上的职工查询和了解自己社会保险缴费、变更、待遇支付信息带来极大的不便，引起部份职工思想上有情绪，影响铁路的安全生产，完全不适应铁路社会保险事业日益发展的需要。

4、铁路职工保险档案管理没有发挥应有的作用。铁路系统对社会保险档案信息的开发利用及其历史价值缺乏足够的认识，档案管理没有真正纳入领导的议事日程。职工的社保档案不象人事档案在职工调进调出，退休时起着很重要的查证作用，有些站段某些职工退休了，该职工的社保档案还没建立，这并不影响管理人员的工作业绩和待遇，参保职工也没什么反响。档案管理知识宣传不到位，部份职工根本不知道自己还有社保档案，更不知道还可以利用社保档案维护自已的利益。经费上不投入，有些单位甚至没有专门的档案柜。从上到下都不重视社会保险档案管理，它的作用不大，可有可无，如果管理人员再身兼数职，工作又多，不断更换，久而久之，职工社会保险档案就成了一堆烂摊子无人问津了。

二、加强铁路职工社会保险档案管理工作的几点建议

针对上述情况，应该根据铁路职工社会保险档案的特点和铁路系统社会保险工作的发展，加强监督和指导，不断改进和完善铁路社会保险档案工作。建议采取以下措施：

1、充分重视铁路职工社会保险档案管理工作。社会保险档案是社会保险事业发展过程中积累的文字、图片、数据等资料的总和，它反映着社会保险事业的发展历程，是研究社会保险工作的重要工具，管好社会保险档案是社会保险事业健康、顺利发展的必然要求。如果档案管理不当，势必给社会保险工作造成影响，并直接损害职工切身利益，给今后工作带来诸多困难。因此，各级社保部门应本着对职工负责、对企业负责、对社会负责、对历史和未来负责，把管好用好档案作为发展社会保险事业，取信于社会及公民的大事来抓。积极争取各级领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大人、财、物的投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张、保管设备简陋等实际问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。同时加大宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，宣传社会保险档案工作的重要性和相关的档案法律法规，提高每一位铁路职工的社会保险档案意识和档案法制意识。

2、建立健全管理体制。根据铁路社会保险工作的特点和管理机制，社会保险档案工作必须坚持统一领导，分级管理的原则，切实建立起有人管，有人抓的集中统一管理的社会保险档案工作机制。具体说，一是铁道部、铁路局、站段落实组织机构和人员，成立社会保险档案管理领导小组，督促、检查、协调解决工作中人、财、物等方面的实际问题；二是建立目标责任制，把社会保险档案管理纳入目标责任，列入本单位工作规划进行管理和考核，奖惩严明。三是把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、相关人员的岗位职责，严格检查和考核。以彻底改变档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系，充分发挥社会保险档案在构建和谐社会中的作用，

3、制定适合铁路职工社会保险档案管理特点的业务规范和管理办法。有关部门尽快制定档案管理准则，针对社会保险档案

的收集、整理、保管和利用各工作环节制定出操作性强、科学统一的社会保险档案管理规范。特别是社会保险档案的归档范围、保管期限的划分和整理要详细规定，严格统一。由于社会保险档案的价值特征是以凭证价值，维护个人权益为主，其保管期限宜划分为永久、长期和短期。参保登记管理方面的材料宜作为永久保管；参保人员信息管理、个人帐户管理、医疗管理、审核认定及待遇支出管理等方面的材料宜作为长期保管；个人帐户稽核、清算及相关证明等材料宜作为短期保管。由于社会保险档案的动态性特征，参保职工的档案宜以一个人头为保管单位进行整理。每一个保管单位的档案按归档范围将材料收集齐全，按材料形成时间的先后顺序排列并编号，填写归档文件目录，然后放在一个袋或夹(盒)内，不用装订，开口管理，以便随时补充新资料，档号依参保登记号进行排列编目。电子档案应于每年年底形成本年度参保单位、参保个人、缴费、支付、变更、清算等业务数据文件，刻录到光盘上，进行归档管理。

4，加快铁路职工社会保险档案管理信息化、网络化的建设。随着网络技术的发展。建设统一的铁路社会保险业务档案信息网络已经迫在眉睫。利用计算机网络，社保部门可以实现所有社会保险缴费的网络征收、保险费用的网络支付，可以利用社会保险业务档案信息网了解社保工作状态。实现无纸化办公，提高工作效率，用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社会保障号就可以查询到自己的社保缴费、个人帐户、待遇享受等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互。实现更大范围的信息资源共享。因此。铁路社保部门要重视社会保险业务档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保险业务档案信息网络。

5、定期开办档案管理知识培训班，努力造就一支业务精湛的铁路社会保险档案管理队伍。加强档案管理人员的系统专业培训，是实现档案微机化管理一个不容忽视的重要环节，它不仅可以提高档案的管理层次，更重要的是便于信息开发与利用，有效推动社会保障事业的发展。

参考文献：

第8篇：档案智慧管理范文

关键词：智慧档案 信息安全 档案管理

随着社会进程的不断向前推进，人类正逐渐从档案管理的传统时代走入数字时代，并在数字管理模式不断推行和普及的过程中慢慢走向智慧时代。但是对于档案管理这项工作而言，无论具体采取什么样的模式、使用如何的管理方法，档案信息安全问题都是其无法绕开的关键性一环。

一、何谓智慧档案

智慧的一个重要表现特征是“独立”，而“智慧档案”的概念从根本上延续了这样一种特征，成为能够实现独立管理和运行的，基于智慧时代、智能化两大背景所提出的概念，是伴随着云计算、互联网+以及大数据分析等技术逐渐被应用于档案管理领域而生成的一种智能化的档案管理模式和手段。从其所呈现出的基本特征来说，智慧档案具有强烈的开放性，是基于多样化技术的融合而展开服务与管理的技术集合；也是能够打破档案拥有者或所属管理区域、地域和时空上的界限，进行高度共享和信息传输的资源整合机构；更是一种能够不断吸收新资源、整合旧资源，依靠对外在形势和信息内容不断吸收、整合来实现自我更新和模式递进的可持续发展系统。而且从其展开服务的对象，以及生存与发展的必然性来说，所呈现出强烈的以人为本的特征，即意味着其一切发展、规划、细节设置和战略选择都必然基于社会大众对于智能化、服务性的心理需求，也意味着其管理必然更加具有针对性。

二、智慧档案的信息安全范畴

（一）信息传输安全

智慧档案之所以会给人们生活带来一定的便捷、给所有档案管理工作人员带来快速和高效，离不开基于网络和数字信息所产生的传输性。当今社会大量的档案信息通过云端存储、通过计算机在四通八达的网络当中进行点对点、甚至点对面的传播，而这其中绝大部分信息都是具有一定隐秘性、不可对外泄露和公开的内容，一旦云端被攻克，或个人信息传输记录被网络漏洞所窃取，那么随即而来的就是档案信息安全性的全面丧失。所以说，智慧档案的信息安全首先包括的是传输安全。

（二）信息介质安全

档案信息之所以会面临危险，除却上文所提到的传输漏洞外，还有诸多来自客观环境及人为的介质因素。当网络和计算机技术成为智慧档案生成的重要载体时，以计算机为代表的硬件设施，安全与否、其抗灾害能力如何就成为关系到档案安全的重要因素。举例来说，档案存储的外在介质，当遭遇到不可抗力灾害（地震、火灾或其他类型的自然灾害）时，其固有的信息数据很有可能随着外在介质的被破坏，或遭到严重的损害；再比如进行信息数据维护的工作人员一旦出现擅离职守，或工作失误对计算机操作和档案管理系统造成数据损坏、导致其无法还原和备份时，便极容易造成智慧档案独立运作系统的全盘崩溃。鉴于此，智慧档案生成和管理过程中所涉及到的各类介质以及工作人员的良性操作就成为维护其档案安全的重要因素和环节。

三、智慧档案的信息安全提升路径

档案管理的信息化、数字化和智能化进程是其不断发展并实现自我更新的必然趋势，但如何在延续和秉承这样一种发展历程的基础上，维系其信息安全，实现智慧与安全的和谐与平衡，是长久以来我国众多业内专家和科研工作人员始终专注于探讨和研究的重要议题。笔者认为“安全”是一个相对概念，就如同意识形态中的正确与否并不是某一种绝对值，是基于一定的参照对象而产生的一种评判标准一样，所以“安全”也是一个相对而生的概念。因此，对于智慧档案的信息安全，只能在原有管理模式上不断提升其安全指数，无法实现绝对安全、一劳永逸。

（一）重视智慧档案信息安全内涵，加强相关安全业务培训

基于上文中所提到的智慧档案的信息安全范畴，故而加强对于智慧档案信息安全的维护主要就是保障信息内容的完整性、可用性以及严密性。同时相对于传统纸质档案只限于纸质载体媒介的客观形式，智慧档案则将存储介质扩充为光盘、硬盘等一切可以用于存储数据的电子化载体，这就使得对其的安全性维护变得更加复杂与艰难；同时现阶段电子设备更新换代的频率日趋增高，在软硬件设备交替的过程中，其固有的用于存储电子信息和数据的载体是否能够完整地保留到下一个时代却是一个未知数（无数年前用于听取音乐的磁带因为录音机的停产和消失，已经推出了历史舞台，而且近年来传统CD和DVD随着数字影像的传播也开始呈现出消退的趋势）。

鉴于此，相关档案管理部门务必及时展开有关档案信息安全的业务培训，重视安全内涵、强化安全意识。从理论和实践两个角度出发，在提升其理论素养、促使广大工作人员从理论上了解我们当今社会技术和科技的发展趋势的同时，还要从实践操作的角度加强其基本的业务技能，提升其有关计算机网络应用技术、云端、大数据等的操作使用本领，强化自身的技能水平。此外，档案管理人员个人的职业道德、敬业态度也是档案安全链条中的重要一环，如果不加强对于自我严谨性的要求，那么人为原因造成的档案管理疏忽，所带来的损失亦是巨大的。

（二）打造互联网+物联网的安全监控体系

所谓的物联网就是物物相连而形成的网络，近年来频繁出现在生活中的“二维码”就是一个简单的物联网形式，是能够让任何物品都能够有效地和网络发生关联，快速实现定位、监控和管理的重要方式之一。那么将其与档案管理相结合，就能有效实现对于档案信息的追踪定位、对于维护其安全、生成具体的安全监控体系具有十分重要和直观的作用。而要想完善智慧档案的整个监控网络还需要从以下两个角度来开展和推进。

首先，对档案管理机构进行全方位立体监控，包括人口密集区、重要进出口通道以及档案借阅和查询大厅、微机室等。监控摄像头的设置要以灵活性和流动性为主，重要场所要实施多重控制，将指纹、门禁以及电子信息警报器等通过有效的程序设置，开发出对于安全隐患出现的警报功能。其次，构建重点档案网络，现阶段国内的很多档案都是“断本”产品，一旦被损坏或丢失后果不堪设想。因此针对重点档案要着重采用互联网标签和物联网系统，在维系日常的监控设施基础上，应善用网络进行追踪管理，使其不游离于档案管理的网络，一旦出现非常规走向，便可立刻在网络系统中做出警告和提示。

（三）云端分级，划分共享和安全指数

档案云端虽然是能够实现网络共享和平台公用的非常有效的档案管理方法，但是其所埋伏的有关信息泄露的安全隐患也是十分令人惶恐和担忧的。作为智慧档案的重要操作平台，为了维护其内部的信息安全，需要将传统的政务专网与物联网和互联网相结合来进行管理，通过彼此间的相互独立运作，来保障档案信息的安全、独立、不为外界所窃。而要想实现这一点，则要构筑严格的云端分级系统，将其内部所置档案信息的可共享程度、安全指数进行一定程度的划分，核心程度和密级要求越高的信息内容越需要置于与外界相互隔离的核心平台进行存储和管理；而对于安全要求和密集程度较低的非核心性档案则可以利用普通的云端进行管理。这样将有助于实现档案管理过程中云端共享和安全维护的所能融合共生的最大化。

（四）适时安全备份，降低风险指数

非人为的不可抗力因素，是能够对档案信息安全造成重大损害的症结之一。计算机网络硬件故障、各类自然灾害和不可预估性事故一旦出现对于档案，尤其是“孤本”档案所造成的危害无疑是致命性的。其不仅会威胁到档案信息本身的完整性，更会影响其使用价值以及日后可用性，所以在提高智慧档案的信息安全性同时，还要适时做好数据安全备份工作，以备不时之需。笔者建议档案工作者可对档案信息进行多重备份，并定期进行数据在线、脱机模式下的双重检验。备份至云端的数据需要及时构筑防火墙艺术、数字验证码及密码校验技术和入侵检测技术来为其安全性提升打下筹码。同时为了避免出现“一用皆可、一损俱损”的状况出现，数据的备份还要充分考虑到原始数据所处地区可能会诱发的各类自然灾害或是其它会威胁到档案安全的因素，并基于此搭建异地备份平台，必要时需要增加一定的资金和设备投入，来完善对于两地同其档案的备份与数据更新，以备突发事件下的特殊需求。

综上所述，智慧时代的档案信息呈现出一系列的优势与特点，但其中也存在着如何提升其安全性的问题。笔者认为，智慧档案是从原始管理到数字时代，再由数字时代进化到智能时代这种必然发展趋势下的必然产物，要想维护其安全性，就要在理解其内涵的条件下，从数据备份、云端分级和物联网监控等多重角度打造共性的安全系统维护网络，从而让档案建设事业不断发展的同时，进一步实现进步与安全的平衡，为我国的现代化档案管理事业提供更多的发展可能性。

参考文献：

[1] 刘迁.智慧时代档案信息安全的提升路径――以张家港市档案馆为例[J].档案与建设，2015（5）：21024.

[2] 杨来青.智慧档案馆是信息化发展的必然产物[J].中国档案，2014（6）：64- 66.

第9篇：档案智慧管理范文

关键词：城市建设档案；智慧城市信息系统

1 智慧城市的概念与意义

智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。智慧城市的理念就是把城市本身看成一个有思维的系统，城市中的市民、建筑、交通、卫生等要素构成了一个个的子系统。这些子系统形成一个普遍联系、相互促进、彼此影响的整体，借助新一代的物联网、云计算、决策分析优化等信息技术，通过感知化、物联化、智能化的方式，可以将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施和商业基础设施连接起来，成为新一代的智慧化基础设施，其实质就是利用先进的信息技术，在城市不同部门和系统之间实现信息共享和协同作业，更合理的利用资源、做出最好的城市发展和管理决策、及时预测和应对突发事件和灾害，进而为城市中的人创造更美好的生活，促进城市的和谐和可持续成长。

2 智慧城市信息系统与城市建设档案的关系

城市建设档案是指城市规划、建设、管理等有关活动中形成并归档的科学技术文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。城市建设档案作为建筑物最全面，最能反映建筑物内在构造情况的文字和图纸材料，有着大量的资源内容可以被发掘，利用价值也可谓是巨大的。

如果把智慧城市看作一个有思维的成人，那么城市建筑物作为城市的重要组成部分，就是这个人的血肉，城市建设档案就是这血肉里的细胞。

首先，每个建筑物自身就是一个小的智慧系统，城市建设档案中保存了建筑物建成前后及过程中每个细节的信息，这些信息无论对建筑物的开发建设者还是现行使用者，都有着很大的利用价值。其次，建筑物自身的空间位置就是一个最基本的地理信息要素，建筑物作为一切城市活动的场所依托和基站，可以当作各部门和系统间联络的信息起始点。不难看出，城建档案信息可以为智慧城市提供更细致、准确、丰富的数据，而智慧城市信息系统也可以有选择的利用城建档案信息，与智慧城市信息系统中其他要素进行关联，得到城市管理决策中所需要的各种信息。

3 按照利用方式对城市建设档案进行归类

城市建设档案是一种比较系统的技术文件材料，一直以来，建筑行业都是参照《城市建设档案分类大纲》（以下简称：分类大纲）对城市建设档案进行归类。该分类体系主要是依据城市建设档案的专业特点以及城建工作和工程性质等标准来设置类别，将城建档案划分为勘测、规划、设计、科研、管理、环保以及工业建筑、民用建筑工程、市政工程、军事人防工程等18个大类的体系化逻辑分类方案。而智慧城市信息化系统作为一个能够支持城市各方面发展和决策的系统，除了需要包含大量的数据信息外，还需要在处理这些庞大的数据时做到关联合理，逻辑清楚，因为只有在底层数据信息组合得当的前提下，整个智慧城市信息系统的上层功能才能得到更大限度的开发和利用。所以，城市建设档案想要在智慧城市系统中发挥它自身的价值，仅仅按照旧有的分类方式是不够的，我们要重新对城建档案数据进行分解，系统选择，在归类方式上除了要兼顾城建档案自身的专业技术性还要充分考虑到与智慧城市信息系统中其他要素的连结性，从而使城建档案数据可以被利用得层次更深、范围更广。

1997年12月国际标准化组织（ISO）颁布了国际标准《质量管理―项目管理质量指南（ISO10006）》，将项目管理分为十个过程，分别是战略策划过程，综合性管理过程，与范围有关的过程，与工期有关的过程，与成本有关的过程，与资源有关的过程，与人员有关的过程，与沟通有关的过程，与风险有关的过程，与采购有关的过程。该划分方法从一定程度上概括了绝大部分项目的过程类型，而城市建设档案作为建筑项目档案，属于比较严格意义上的项目管理，适用该指南，所以参考这十个过程对城市建设档案进行如下归类：

1.战略策划类

可提供相关数据的文件包括规划许可证、项目综合属性表、竣工总结文件等。参考已有项目的档案数据内容，为即将筹建的项目做前期参考使用；其他子系统中凡是用到建筑物基本信息数据的，例如建筑高度、占地面积等，都可调用该类数据。

2.进度控制类

可提供相关数据的文件包括开工报告、各分部工程验收记录、开工/复工报审表等。借鉴已有项目的进度控制节点和方法，为在建项目提供参考；利用某项目关于进度的相关数据，协调做好该项目所在区域内的规划建设。

3.成本控制类

可提供相关数据的文件包括国有土地使用权出让合同、房地产综合开发项目及建设用地中标通知书、建设项目结转通知书等。查询类似项目的建筑规模和投资总额，为筹建或者在建项目提供参考作用。

4.质量控制类

可提供相关数据的文件包括图纸、材料设备报验表、隐蔽工程验收记录施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验汇总表等。该类文件对质量问题回溯，对建材提供商的信誉考查都能够提供可靠的凭证依据。

5.资源类

可提供相关数据的文件包括材料设备报验表，隐蔽工程验收记录，设备安装记录表，施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验汇总表等。原材料质量追责的时候可以查看该材料的出厂合格证；可以统计大型设备在各类建筑中的使用情况。

6.合同类

可提供相关数据的文件包括工程建设中的各类合同，例如建设工程委托监理合同、电（扶）梯安装合同、材料设备供应商合同等。该类文件可以为违约责任追踪和索赔案件提供准确的信息；为类似项目的参建单位选择和原材料供应商选择提供参考依据。

7.采购类

可提供相关数据的文件包括预制构件出厂合格证及进场试验汇总表，材料设备的检测报告等。可统计出各型号原材料某段时间内在该城市建设项目中的供需情况；查看材料资源的市场价格走向。

8.人员资质类

可提供相关数据的文件包括建设工程设计合同、各类文件上责任人签名等。通过人员信息与项目挂接，能够知道某个人员在某一时期内参与建设的所有项目；通过信息比对，核实人员资质信息的真实性。

9.安全、健康、环境类

可提供相关数据的文件包括建设项目环境影响报告表、施工组织设计文件、环保措施文件等。该类文件可以为安全监督、环保部门提供相关数据信息，协作整个城市的智慧信息化建设和管理。

4 城市建设档案在智慧城市信息系统中的应用举例

1.城市建设档案数据统计分析成果

统计分析岩土类型变化情况，商品混凝土、钢筋、水泥使用量统计，某区域内新建建筑总数统计，某施工单位在某段时间内承接项目类型和项目数量的统计，某区域内高层建筑的数量统计，某区域内商业建筑的数量统计等。

2.与城市交通数据相关联提供辅助决策功能

城市建设档案与公共交通的关联：从城市建设档案中调用建筑类型和建筑规模的信息，分析出一个区域在指定时间段内的预估出行人数，从城市交通数据中调用公共交通信息，例如公交车在该时间段内路过该区域的频率，通过这两个数据的关联，分析出该时段该区域的公共交通设施配备是否充足，从而合理配备公共交通资源。同时，该分析信息还可以被出租车司机利用，在该时间段内行车范围主要选择在公共交通设施配备不够充足的区域内。

城市建设档案与私人出行的关联：私人出行关心的问题除了路况信息外，还有一个主要信息就是停车位置信息。城建档案数据可以为停车场的规划选址提供帮助，通过筛选城市中可用地块面积、周围商区情况、周围写字间分布数量等相关条件符合规划要求的地块，为最终的选址提供帮助。