规范合同管理流程精选(九篇)

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第1篇：规范合同管理流程范文

合同管理是建设工程项目中的核心部分，工程项目管理的各方面工作都要围绕着这个核心来开展。由于工程项目合同管理本身具有难度大、变量多，周期长等特点，合同内容比较多，同一项目甚至有多个合同，在动态的执行中，合同又很容易受到时间的影响，产生大量的变量信息和一些不可预见的信息内容，合同信息数据的规范化管理在合同控制、传递和变更管理中尤显重要。因此，面对工程合同管理数据大且繁杂的信息量，主要依靠人为力量的传统合同管理模式将会耗费管理人员大量的时间和精力，影响工作的效率。也难以满足合同管理数据准确、严密、精细、快速提取的要求，对合同执行状况难以进行动态跟踪，甚至因为不能随时快速有效提供信息数据给企业管理层做决策，而不能有效满足建筑企业之间的竞争要求。当前，我国正处于信息化快速发展时期，为工程项目合同规范化管理建设创造了良好的实现条件，只有充分利用先进的信息规范化管理技术，才能全面提高工程项目管理人员的合同管理效率，从而提高企业的经营管理水平，增强企业竞争力，促进企业稳健发展。

二、国内工程项目合同管理的基本情况

1.传统工程合同管理的现状。传统的工程项目合同管理主要体现在合同管理意识不强、管理不严格、职责不明确等方面，给工程项目的发展带来一定负面影响。主要现状有：（1）没有完善的合同管理网络，大多数企业都没有形成职能明确的管理网络，部门职责不清，现有管理人员的综合素质不高，尤其是缺乏专职合同管理人员；（2）没有规范的合同管理工作流程，工作要求及职责不明确，且管理方式还以手工管理方式为主，合同管理水平低下，使得施工项目工程的管理和执行得不到有效保障；（3）没有规范的文档管理制度，在签订书面合同时，往往不够规范，周期长，合同履行过程中不够理想且易给企业造成不可预计的损失；（4）合同管理数据不能形成统一规范的管理，丢失现象严重，查找调用费时费力，造成后期合同管理困难。总的说来，合同体系不规范不健全，合同管理水平低，仍是我国建筑行业普遍存在的现象。基于此，传统的合同管理已无法满足现代化建设工程项目发展的需求。2.工程项目合同规范化管理建设存在的问题。存在的问题主要如下：2.1思想认识不足，投入力度不够。大多数企业对合同管理的重要性认识不够，没有建立完善的合同管理机构，对合同风险缺乏防范意识，没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分。因此在机构设置、人员配备和经费等方面支持不够。2.2工程项目合同管理流程不够明确，职责不清。大多数企业都没有制订统一规范的合同管理工程流程，由于缺乏统一的要求，各部门权责不分明，意见很难统一，造成权力大家争、责任大家推的局面。甚至有些企业合同管理部门与其它相关部门缺乏沟通，各自为政，造成合同管理脱节，效率低下。这些都是企业管理之大忌，最终将给企业带来重大的隐患。2.3合同文档不规范不统一。建筑行业是一个高风险行业，需要有规范统一的合同文档来全面体现双方的责任、权利和风险。但有些业主和承包商不能完全按照合同规范文本签订合同，采用一些自制的、不规范的文本进行签约。有些业主甚至通过自制的、笼统的、含糊的文本条件，避重就轻，转嫁工程风险。2.4合同监督管理不到位。现阶段，在工程项目合同管理过程中，合同的申报审批、谈判签约、合同评审、履行等整个环节因无规范化管理，难以对合同全过程进行严格的监督和管理。2.5工程项目合同管理中信息化程度还比较低。不少企业在进行工程项目合同管理的过程中，常常还是以传统的手工操作为主要的管理方式，比如，在签约前的合同审批和评审环节，涉及人员众多，程序复杂，周期长，造成有些合同长时间不能签定，严重影响工程项目的进展。不仅在一定程度上增加了建筑工程项目合同管理的成本费用，还严重影响了建筑工程项目合同管理效率，制约了建筑工程项目合同管理的现代化进程。2.6合同管理人员素质不高。许多企业合同管理人员思想品德不过硬，文化水平不高，业务不精通，没有受过正规的法律教育，缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确判断，无法对合同进行有效的管理。

三、实现工程项目合同规范化管理的措施

规范化的本质是“统一”，目的是“获得最佳秩序和社会效益”，这也是规范化的基本出发点，是建设工程合同管理规范化的根本目的。针对以上工程项目合同管理的现状和存在问题，笔者提出以下几点措施对规范化管理建设进行探讨。1.加强思想引导，加大宣传力度，制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施。不断强化思想的引导，加大宣传的力度，让工程企业的主要领导和相关管理人员树立正确的工程合同管理意识，促进企业对工程项目合同管理的重视。积极组织工作人员学习建筑企业相关的法律法规和合同管理知识，尤其是对于相关的《合同法》、《建筑法》等，从根本上提升从业人员的法律意识和专业知识，进而制定科学合理的合同规范化管理建设实施措施，有效增强建筑工程项目合同管理水平。2.结合行业特点，引进技术，建设集合度较高的工程项目合同统一管理平台。传统的管理方法效率相对较低，在当前信息化时代，运用计算机技术、网络技术和通信技术来进行合同管理是现代企业合同管理的必然趋势。应鼓励工程企业根据相关工程行业的实际情况，结合企业自身特点，引进相关科学技术，以合同相关法律法规作为基本原则，结合合同操作全过程中的因素，构建具有网上申报、审批、审查、签订管理、履行管理、数据统计、数据分析汇总等功能，属于企业自己的集合度较高的工程项目合同统一管理平台，有效推进本企业工程合同规范化管理进程。3.建立工程项目合同规范化管理流程。要确保工程项目合同统一管理平台有效运作，实现工程合同的规范化管理，笔者认为前提是需建立统一且规范的合同管理流程。首先，企业需形成一个完善的合同管理网络，明确合同主管部门、承办部门及其它相关部门的工作职责及要求，从而保障统一管理平台各个环节运作的有效性。其次，企业需形成一个标准化的合同操作流程，明确每个操作环节的功能及要求，以及操作的标准流程指向，使操作人员有明晰、规范的工作指南，从而确保统一管理平台快速、有效、规范的运作。最后，企业还应制定一系列与合同相关的统一标准程序文件，如在建工程一览表、合同项目申报表、合同评审表、合同标准模板、合同管理数据台帐等，以保障统一管理平台操作的有效性。建立工程项目合同的规范化管理流程，除了能够保障统一管理平台的有效运作，还能够全面完善合同管理数据，易于对合同各个环节的控制，易于对合同项目全过程的监管，也易于企业管理层查阅调用合同管理数据，快速做出经营管理决策。

四、结语

第2篇：规范合同管理流程范文

一、电子商务合同规范化建设的意义

首先，是市场经济发展的内在要求。随着市场经济机制的发展和完善，传统的合同管理已经不能适应企业快速发展的经营需要，而电子商务合同在节约交易成本、提高工作效率、降低经营风险等方面成效显著，所以，广泛应用并且使之规范化，这是企业市场经济发展的要求。

其次，是企业规范化建设的需要。企业持续稳定地发展，在很大程度上归功于企业管理的科学性和规范性，所以，企业管理的规范化建设体现在方方面面，作为企业管理的一部分，电子商务必须规范化建设必须与企业的规范化建设保持高度一致，才不会拖后腿。

第三，是企业增强竞争力的需要。有市场就有竞争，企业在经营过程中时刻都存在竞争，提高竞争力是企业发展壮大的根本。加强企业电子商务合同的规范化管理，建立行之有效的合同管理制度，才能提高企业的综合竞争力，促进企业健康有序地发展。

二、电子商务合同规范化建设的途径

（一）规范文本

一是签订有效合同。切实掌握住缔约资格、履行能力、缔约要件缺失等环节，避免在根本不具备条件的情况下签订合同，如无权人订立的合同、单位内部不具备签约资格的职能部门对外订立的合同、不具有独立享有民事权利和承担民事责任主体订立的合同等等。二是严谨合同文字。严谨是合同的命脉，不严谨就是不准确，就容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意愿。而这种体现只有靠准确明晰的合同文字。三是清晰明确地表述合同条款。如果合同内容不全面、不完整，不明确，有缺陷、有漏洞、前后矛盾等，就会造成具体执行时的困难。故而要形成统一标准、达成共识，避免纠纷。同时要对其进行周密的预计和详细的规定，同时在条款里真实、明晰而准确地表述。

（二）规范制度

一是加强企业内部合同管理。建立以合同管理为核心的组织机构，明确合同管理的工作流程，在管理过程中抓住“四个环节”，将合同管理融入项目管理全过程，提高经济和社会效益，增加企业的实力，实现生产经营的良性运行。二是重视合同文本分析及合同变更管理

合同文本分析着重两个部分，第一是合同的合法性。包括：当事人是否具备相应资格；合同内容是否符合《合同法》和其他各种法律的要求。第二是合同的完备性分析。包括合同涉及的问题是否全面、合同用词是否准确等等。三是建立电子合同管理信息系统。信息化管理给工程项目管理提供了一种先进的管理手段。合同在签订、履行乃至终结过程中会产生大量的信息资源，这些信息资源既是现有合同的总结，又为今后的合同管理提供宝贵的经验资料。

（三）规范流程

操作程序是执行的依据，程序科学合理，工作才会有条有理，才能取得良好的效果，合同愿景才能够顺利实现。故而要在合同签署、合同履行、合同关闭三个环节制定详尽周密的工作流程，才可以保证在操作和执行过程中不出偏差和纰漏。

1、合同签署阶段

一是加强资信审查。首先要对合作单位进行资信调查，对重大合同可委托中介机构或律师进行，确保合同主体具有民事行为能力和民事行为能力。其次要对合同主体方提供的资信资料要进行核实，向对方当地工商部门进行咨询，必须要时可亲自到对方进行调查。再次要求对方提供的资信复印件必须加盖单位公章，有法人签字，身份证复印件必须有本人签字。二是严守合同签署流程。严格按照合同签订流程进行签署，必须做到先签合同后施工。对于重要重大合同，可咨询外聘律师，力求合同条款约定严密。对于违约、争议解决、质量保证、法院管辖等重要条款要约定清晰，明确责任。规定合同会签部门必须写清会签者意见、会签日期，否则退回主办单位。

2、合同履行阶段

一是实行动态管理。为防止合同签署后，束之高阁的现象，在实践过程，洪荆处采用动态管理的办法，采取定期不定期对合同履行情况进行检查，一般合同管理部门对合同一个月检查一次，要求合同主办部门两周进行一次检查。二是严把结算环节。为杜绝合同履行过程中不按合同约定进度付款甚至付款随意的现象，在实践过程中，合同管理部门严格审查，不按合同约定结算，坚决不予签字放行。三是加强资料管理。严格执行工程资料保证金条款，工程资料不交齐，一律不予签字确认，各项资料在规定期限内必须归档保存。四是加强督促检查。经常加强合同履行检查，对于合同履行过程中内容变动较大的，如超标的20%以上，要及时履行合同变更手续，避免合同漏洞。

3、合同关闭阶段

一是加强教育力度及时提醒。在合同关闭流程中，个别合同主办单位对合同关闭重视不够，主要是对合同关闭的意义认识不清，没有意识到合同关闭是合同管理流程控制中，最后一次弥补过失、拾遗补阙的机会，关键要加强教育，提高合同管理部门和人员的素质。二是与质量保证条款挂钩。在实践过程中，有些合同主办单位，合同关闭不及时，导致合同长期无法形成闭环管理，不利于提高合同管理和控制的水平，可以与质量保修条款挂钩，合同管理部门可以要求，合同主办部门在合同未闭时不能办理质保金结算手续。三是及时归档，加强考核。合同关闭后，要及时归档，对不能按时关闭合同的单位和负责人进行考核，将其与经济责任制考核挂钩，严格奖惩兑现。

第3篇：规范合同管理流程范文

合同管理信息系统在开发设计过程中，需重点考虑起草合同和变更合同在审核处理过程中的状态转换情况。起草合同一旦录入则置为待发送状态，在进行审核时，会依据实际情况产生审核通过或审核未通过的状态。在合同进行结项操作后还可以进行取消操作，恢复到审核通过状态。起草合同状态为审核通过时，如果需要对合同状态进行修改，则需要启动合同变更流程，变更合同的状态与起草合同的状态相同。审核通过的变更合同在审核通过状态下可以再次进行变更。结项状态的合同不能进行任何修改操作，如需要进行修改，则必须取消结项操作，将合同置为审核通过状态，然后使用变更合同的流程对其进行修改。同时，系统应重点解决合同的起草、评审和执行情况监控，主要有合同起草和合同变更2个流程合同变更流程在新增合同审核通过后进行。业务流程。

2系统设计

2.1总体架构

合同管理信息系统总体构架共划分为4层。

（1）数据层：主要用于数据的存储，为其它各层提供基础的数据支持。包括合同信息、变更信息审核信息、附件信息、统计信息、基础信息6个数据库

（2）支持层：对系统的基础和公共功能进行整合，形成平台，主要包括：组织机构管理、数据字典管理、数据导出管理、角色管理、权限管理、登陆管理等模块。

（3）业务层：业务层是合同业务处理的核心内容，基于数据层和基础层建立，包括：合同起草管理。合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理5个模块。

（4）访问层：使用平台层的登陆管理，进行认证后，对业务和平台操作在页面中进行统一展现。

2.2系统功能设计

按照系统功能分析结果，为实现系统建设的目标，系统在提供人员部门、角色管理等基础功能的情况下，需要实现5个应用系统的功能，主要包括合同起草管理、合同变更管理、财务信息管理、合同执行管理和合同模板管理。各业务模块基于支持层建立，是实现企业合同管理规范的关键。起草合同在审核通过后，可以进行合同变更，变更合同也必须在审核后才能生效。起草合同和变更合同进入执行管理。只有录入了财务数据的合同才能进行结项管理。在进行收、付款合同统计和合同管理统计时，不区分是否为结项合同。合同管理信息系统各子系统关系。

2.2.1合同起草管理起草合同管理是办理合同业务的入口，为合同管理人员起草合同时使用，在此处提供新合同信息、审核未通过合同信息、待办事项的提醒等功能。系统中要管理的合同关键信息包括合同基本信息（名称、类别、对方单位、签订日期、起止日期、签订人等）、财务信息（合同金额、计划到付款信息、多部门联合分劈信息等）、合同文本等。

2.2.2合同变更管理当已签订的正式合同需要变更时，由合同管理人员发起变更申请业务流程。此功能主要包括合同内容修改和合同变更申请的提交，以及对未通过审核的变更合同的修改，并提供合同变更历史和审核意见的跟踪查看功能。

2.2.3财务信息管理财务人员对已签订的合同进行日常管理。包括财务工作号记录、实际到付款信息、发票开具与接收信息、税款信息等。

2.2.4合同执行管理执行管理功能主要对合同的执行情况进行监控和管理，重点是对合同查询和统计功能。

（1）收/付款提醒：依据收付款计划，提醒合同管理人员近期收付款信息；

（2）结项管理：当合同履行完成时，进行合同的结项操作，同时应对特殊情况，系统支付解除结项功能；

（3）查询与统计：在对合同进行分类别、分形式管理的基础上，重点统计与分析系统的收/付款情况、税款情况、开具发票等。

2.2.5合同模板管理针对铁路科研企业合同种类多而杂的特点，方便合同起草人正确的使用最新的合同模板，系统提供外部合同模板、企业内部合同模板以及版本管理。

2.2.6系统管理功能模块主要为以上系统功能提供支持，主要包括组织机构管理、角色权限、人员管理、数据字典管理和系统日志等功能。其中数据字典涵盖了合同内容中的所有选择项的内容，包括合同类别、企业实体等内容，并与查询与统计功能紧密衔接。

3结束语

第4篇：规范合同管理流程范文

【关键词】 高校； 内部控制； 经济合同； 合同管理； 全过程

【中图分类号】 F237；G647.5 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）19-0087-05

一、引言

随着高等教育事业的不断发展，高校在人才培养、科学研究、社会服务、文化传承等方面的对外交流与合作不断加强，在交流与合作过程中，所需签订的各类合同应运而生。党的十八届三中全会确立了全面深化改革的总体目标，高等教育领域深化综合改革不断推进，高校越来越多地参与各类市场经济活动，对外经济合作日趋频繁，高校所涉及的各类经济合同也层出不穷。自从财政性教育经费支出占GDP比例实现4%以后，国内经济形势和社会对教育的关注发生变化，社会对教育的关注已由帮助教育呼吁增加投入，转变为更关注教育经费的合法合规使用和产出效益。经济合同管理（以下简称合同管理）作为高校经费使用与规范管理的途径、媒介和手段，重要性尤为突出。

随着财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》的实施，行政事业单位的内部控制逐渐成为包括非营利组织在内的经济实体的关注重点[ 1 ]。高校合同管理作为内部控制业务层面的重要内容，存在风险管理意识薄弱，缺少预算管理、归口管理等现象，导致高校承受经济损失、法律纠纷、名誉受损的风险，从而影响了高校教育事业的健康和可持续发展。加强高校合同管理的内部控制建设，实行经济合同全过程内部控制管理已经刻不容缓。

二、高校经济合同管理的现状

（一）管理主体和分工不明确

高校经济合同管理纳入学校行政管理隶属关系的大框架中，没有严格制定归口管理的模式，造成合同管理秩序混乱。如基建合同由基建部门管理，资产租赁合同以及维修合同由后勤部门管理，物资采购合同由资产处管理，联合办学合同由各二级学院管理等。这种多头对外、多头管理的模式使得学校不能全面掌握对外经济合作内容，造成学校资源和资金留置在外，易发生业务部门坐收坐支，给学校带来经济风险。

（二）流程设计和岗位管理不合理

不少高校的合同管理流程不够科学合理，有的高校过于复杂烦琐，有的高校过于简单。流程中没有必要的牵制和审批环节，流程管理形同虚设；没有有效的审批授权管理，合同金额不论多大均由某一个人审批；存在一个人包干全部合同管理的现象，从申请到审核再到执行和监督，没有形成有效的岗位分离，没有设置互相牵制的岗位，不能形成互相监督检查机制[ 2 ]。

（三）预算控制不严肃

高校对合同预算编制不够重视，预算编制未细化，并且监管力度不强导致预算执行很随意，往往没有严格按照“先预算―后计划―再实施”的程序进行。如高校采购合同的签订遇到的首要门槛就是预算编制，而实践中多数高校对采购项目并未进行充分调研和认证，导致预算编制忽高忽低，加之后期执行的随意性导致预算与实际相脱节，难以达到“无预算不执行、有预算不超支”的目标。

（四）风险防范意识淡薄

高校管理人员长期受计划经济观念的影响，难以适应市场经济的氛围，缺乏法律知识的认知和风险防范意识，对于经济合同的签订存在应付了事的态度和“走形式”的思想，“内部解决”、“暗箱操作”等情况普遍存在，合同的执行更看重习惯和人情而忽视合同条款的签订。合同管理过程中各部门职责多流于形式，使得高校经济合同风险得不到有效控制，法律纠纷和违约现象屡见不鲜[ 3 ]。

（五）审计监督工作不到位

高校经济合同受部门众多、时间跨度较大等因素的影响在签订及执行过程中存在许多隐患，尤其是在基建及批量采购等大额合作项目上更易出现[ 4 ]。高校在对外经济合作上设置了审计监督环节，但基本是宏观制度层面的要求，并没有确立各环节的管理细则，致使审计监督部门在合同订立和执行过程中一直处于相对被动状态，对经济合同的管理难以做到实质性控制。

（六）合同归档管理不规范

多数高校尚未建立完善的合同档案管理制度。合同档案分散在各相关业务部门，没有配备合同专员进行集中统一管理。同时，高校合同档案管理尚未引进合同管理信息系统，依然采取手工作业的方式，信息采集和维护手段较为落后，导致合同档案的登记、更新不及时或遗漏，不便于后期工作人员的查阅和使用，影响了合同内容的信息化展示，校领导和相关部门难以掌握学校的对外经济活动情况，给高校带来潜在的经济风险[ 5 ]。

三、高校经济合同管理现状的原因分析

（一）合同管理制度体系建设不健全

1.授权审批制度不规范

高校实行校长负责制即高校对外经济合作必须以校长作为合同的法定签约人，未经授权任何二级单位或个人均不得擅自对外签约合作关系。而实际工作中，由于经济合同签订的时效问题，从前期调研到最终签订往往都是由有合同需求的二级业务部门自行完成，未实行有效的逐级授权审批负责制，因此经常出现合同管理流程上的不合理。

2.合同管理实施缺少岗位牵制

高校合同不同于其他事业单位，具有其自身鲜明的特点，应切合实际制定相关实施细则。尽管各高校纷纷出台了合同管理规定，但内容上并没有细化。对合同立项、协商、拟定、审核、签约、归档、执行等各个环节的配套制度并没有进行全面细致的部署，未实现有效的岗位牵制，导致当前高校合同管理的松散、混乱。

3.监督体系不完善

合同监管是一个动态过程，贯穿高校对外经济合作活动的始终。高校虽设立了纪检审计部门，对合同的审核和签订进行了合法合规性审查，却没有利用其部门职责，跟踪监督合同执行情况，也没有结合财务部门制定的预算方案审计学校实时用款情况，因此合同执行过程中发生的纠纷等问题难以及时反馈和解决。

4.责任追究制度不严格

对合同管理情况实施严格的考核奖惩机制能够有效促进各项工作环节的规范化。高校普遍存在重奖轻罚或重奖不罚的现象，工作出问题无人买单或一味迁就责任人，不能严格制定和落实问责机制，难以形成良性的责任导向，不利于高校内控机制的有效运行。

（二）管理组织架构设计不合理

合同管理没有顶层设计，在实施环节也没有归口管理部门，没有形成分工合作、有效协调的管理机制。职能部门之间职责划分不明确，在责任和义务面前互相推诿，在权力和利益面前互相争抢。

（三）信息化建设落后

1.对合同信息管理系统的应用不重视

合同管理信息化要求对合同实施以无纸化为目标的办公模式。高校合同多为手工管理，往往需要耗费大量的精力和人力；即便部分高校已经引入合同管理系统，但尚未与财务系统连接，无法提取财务系统中已有的确切信息，不能掌握合同支付进度，增加了合同执行过程中潜在的经济风险。

2.“信息孤岛”阻碍信息公开和民主监督

良好的信息沟通平台能保证信息的及时性，有利于高校经济业务活动的开展。高校各职能部门之间、各业务人员之间缺少工作的互动与信息的交流，没有积极、动态地投入到对外合作的每一个环节中，使得合同信息失去时效性和真实性。系统与系统之间缺少数据互通共享，各自为政，封闭保守。更为重要的是影响和阻碍了信息公开和民主监督的开展。

（四）缺少合同管理专业人才

高校注重对外经济活动效益，忽视了对管理人员职业道德、法制教育等方面的培训，并且由于高校合同管理员并非专业出身，使得管理者对合同风险管控的必要性认知不足，法律意识淡薄，导致了管、办及监督各相关部门实际工作的随意性。高校经济合同管理涉及领域广泛，包括会计、审计、基建、法律等专业性很强的学科知识。现阶段，对于配备这类具有扎实专业基础的管理人才是多数高校合同管理工作的一个瓶颈。同时，高校对现有管理人员的专业能力培训不够重视，使得合同管理水平停滞不前。

（五）缺少合同执行绩效评价

高校对合同管理没有树立绩效观念，绩效意识薄弱。没有设置合理的业务考核指标体系，没有明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况缺少考评。另外，对合同项目本身的执行也缺少绩效评价，产生的经济效益和社会效益没有具体评价和考量。

四、加强高校经济合同管理的对策与建议

遵循高校内部控制的全面性、重要性、制衡性、适应性、文化性和创新性原则，按照不相容岗位相分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开，以及记录控制、财务分析控制、绩效考评等控制方法，结合高校实际情况，笔者认为应从以下方面加强高校合同管理[ 6 ]。

（一）规范合同管理工作流程

合理设置合同管理流程，明确各业务环节所对应的管理部门，建立职能部门之间分工负责、稽核牵制的流程体系。具体见经济合同管理一般流程图（图1）和以采购合同为例的经济合同内控流程图（图2）。

（二）加强合同管理内部控制制度建设和制度执行力

制度建设是管理工作的基石。为了高校经济活动的规范化和科学化，首先要以完善制度为目标，健全的管理制度体系才是高校内部控制建设的大方向。第一，要根据《合同法》等法律政策和高校实际情况建立高校合同管理办法，对合同的策划、立项、谈判、编制、会审、签订、归档、执行等各个环节进行全面部署，实行岗位分离，达到有效内部牵制的目的。第二，要建立合同管理办法配套制度，对合同运作过程中的每个环节制定相应的实施细则，使每个程序的执行都有据可依。相关配套制度主要涵盖授权审批制度、档案管理制度、考核追究制度、归口管理制度等。严格执行各项制度，落实责任追究，提高制度执行力，制度建设才有实际效果，合同管理工作才能顺利有效地开展[ 7 ]。

（三）落实合同全程性跟踪监督管理

合同管理是全程性、动态性的管理，从前期策划到签订后的执行以及归档，都要进行实时监管，并指定专员跟踪合同管理工作的各个环节。对于重点岗位要突出监控力度，或不定期采取轮岗制，在监督管理的过程中要把领导干部经济责任审计制度日常化、规范化。使用合同管理跟踪提醒系统，使合同从签订到履行完毕的各个环节清晰流畅，能够随时查看合同进度和执行情况，发现问题也能及时采取应对措施，很大程度上提高了工作效率和效果。

（四）严格财务预算控制

预算管理是高校内部控制的重要环节。加强合同预算管理，科学合理地编制合同执行预算，并按照精细化管理要求全面细致地测算合同执行全过程的预算。在合同执行期间，确保专款专用，维护预算的严肃性，遇到实际重大变化，如确需变更预算的，需按照原申报程序和审批权限进行调整。加强年度合同预算结余管理，对于当年已经完工合同项目，应收回合同预算余额；对于跨年度的合同项目应按照规定进行年度间结转。

预算控制除了要对单位的经济活动和资源使用情况进行事前安排，还要进行事中和事后监督控制，财务部门定期提供合同预算执行情况报告，审计部门对报告进行分析并提出建设性意见，以保证学校经济活动的开展能够严格按照预算机制进行。

（五）重视对合同管理人员的培养

领导的态度和合同管理人员的素质是高校合同管理水平能否真正提高的重要因素，因此，树立积极的工作态度，加强人员的综合素质，有利于高校管理水平的提升。重视对合同管理人员的法制和道德教育，使他们树立遵纪守法、勤政廉洁的理念，创造良好的管理工作环境。提高合同管理人员的业务技能，定期组织相关业务人员的专业培训，如联系兄弟院校交流讨论、实地考察合同管理工作突出的单位、邀请业内专家来校指导或通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才来壮大管理队伍等。

（六）推进合同信息化管理

高校合同管理信息化建设应纳入学校管理信息系统的统一规划。信息技术部负责合同管理信息系统的开发、购置、运行、维护和安全保障，建立统一的信息共享平台，实现不同系统间数据共享。将合同管理从签订到履行完毕的各个环节流程纳入信息化系统，有效地利用软件功能进行控制并提高管理效益。归口管理部门应设置专员对合同档案进行整合归档，分类统计、连续编号，确保纸质档案信息与系统信息相互对应、口径一致，方便后期监督调阅。

（七）建立合同管理考核评价机制

高校应当建立和完善合同管理人员的激励约束机制，设置合理的业务考核指标体系，明确合同管理流程中的岗位责任制。对于合同的签订、履行、保管等各环节的管理情况进行考评，出现问题时客观地分析原因，落实责任追究，形成良性的责任导向，避免合同管理流于形式，并以此作为确定合同管理人员薪酬和职级调整等方面的重要参考依据。

五、讨论

学者们对高校内部控制的研究观点基本分为两大类：一是全面内部控制，其控制内容不仅包括高校的经济事务，还包括非经济事务，比如教学事务、学生事务、科研事务、人事事务等[ 8 ]；二是非全面内部控制，其控制内容主要针对高校经济业务，比如预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目、经济合同等。按照这两类思想，对高校合同的内部控制也存在两种观点：一是全部合同，既包括不涉及经济的业务合同，也包括经济合同；二是仅指经济合同。本文虽然是针对高校经济合同所进行的研究，但笔者认为其他非经济业务合同应参照经济合同的管理程序执行。因为，非经济业务合同在各个环节上同样存在法律风险、当事人员廉政风险、合同违约导致高校声誉受损风险等，所以在其策划、签订、执行、归档、评价、信息公开等环节也应该严格按照经济合同的管理规范执行，这也是高校内部控制全面性原则、创新性原则的体现。

【参考文献】

[1] 财政部.行政事业单位内部控制规范（试行）[A].2012.

[2] 朱锦余.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].会计之友，2009（5）：4-7.

[3] 程秋梅.论法治视域下高校经济合同管理[J].教育财会研究，2009（2）：15-19.

[4] 廖云.新时期高校参与经济活动的风险探究[J].经济观察，2013（31）：12-13.

[5] 史为业.高校合同管理的路径探析[J].会计之友，2010（10）：84-86.

[6] 陈峰，薛武昭.关于高校财务管理有效性问题的几点思考[J].会计之友，2012（13）：109-111.

第5篇：规范合同管理流程范文

1.1合同签订方面存在的问题

1.1.1合同文本格式问题。

部分电力企业在签订合同时，没有对合同给以高度重视，致使合同出现内容不全、文字不严谨、条款格式不符等问题，使合同签订存在很大风险。在合同条款中，双方当事人的权利和义务没有得到明确，履约内容比较模糊，文本格式不标准等，使合同存在很多瑕疵，致使合同签订出现很多纠纷。

1.1.2合同签订不够慎重。

在签订合同时，电力企业的当事人没有对签约对方进行全面、仔细、深入的调查，没有按照我国《合同法》相关规定进行合同签订处理，致使合同签约存在不够慎重的问题，合同内容不够真实、可靠，最终给企业带来巨大经济损失。

1.2合同管理方面存在的问题

1.2.1合同管理认识不到位。

由于合同管理方面的法律规章制度还不够完善，致使电力企业对合同管理存在认识不到位的问题，导致合同管理只存在于表面形式化。在实践过程中，合同管理的相关制度得不到真正落实，合同管理根本无法渗透到企业生产、销售等过程中，给企业长远发展带来极大影响。

1.2.2合同管理机制不完善。

在电力企业运行过程中，合同管理没有完善的机制，没有根据公司的运营情况，制定相应的合同管理制度，致使合同管理工作人员的工作效率无法得到提高，导致各种合同管理问题出现。部分电路企业中，合同管理流程繁琐，致使合同会签无法快速完成，给企业正常运营带来严重影响，导致合同管理规范化和效率存在极大矛盾。

1.2.3合同管理模式不科学。

在进行合同管理时，电力企业采取的管理模式是根据合同编号进行，但没有对合同进行分类整理，也没有对合同设定相应的系统编码规则，致使合同管理工作量非常大、难度较高，给合同管理规范化发展造成极大阻碍。

1.2.4管理人员素质不够高。

电力企业合同管理中，工作人员普遍存在法律意识淡薄、责任心不强、专业技术水平较低等问题，致使合同管理工作人员的整体素质不够高，从而导致电力企业合同出现一些不必要的风险。

2电力企业合同管理规范化的策略

在实践过程中，电力企业合同管理规范化，需要注意以下几个方面：

2.1合同签订应注意的要点。

首先，在签订合同时，必须对资信和资格等进行全面、深入调查，同时，双方当事人要明确了解合同内容，以及应注意的相关事项。例如：企业的信誉情况、签约人的真实法定代表人身份等。然后，合同的格式，一般采用书面格式合同，签订时遵循足迹清晰、语句通顺、词意清晰等，并确保时间、地点等准确无误，同时，对价格、企业公章等进行确认，严禁不合法、不具备法律效益的情况出现。最后，根据我国《合同法》和《公司法》的相关规定进行合同签订，以清楚知道双方的义务、权利和违约责任等，避免合同无效和上当受骗等情况发生。

2.2合同管理应采取的策略。

首先，提高对合同管理的认识，从根本上重视合同管理规范化，增强全体工作人员的合同管理意识，以不断提高企业管理水平，促进企业经济效益不断提升。然后，根据电力企业实际运行情况，健全合同管理机制，制定相应的管理制度和考核标准，明确各部门的职责和义务，规范合同管理流程，以不断加强对合同管理人员的管理和监督，提高工作人员的工作效率。与此同时，注重合同管理工作人员的专业培训，让他们不断学习先进管理模式和技术，使合同管理相关制度得到真正落实，实现合同的全方位、系统化、动态管理。企业对合同管理工作人员进行专业培训，才能让工作人员的业务技能更加熟练、专业技能更强，为企业经济效益不断增长提供有力支持。最后，加强合同签订过程的风险方法，明确合同签订时双方的权利和义务，提高对法律顾问的重视，避免合同纠纷问题出现，让合同管理贯穿到企业整个生产、销售和服务的全过程，以促进电力企业合同管理规范化发展。另外，当违约情况出现时，企业必须采取有效策略，及时进行处理，在保障双方权益的情况下，合理进行赔偿支付，以降低企业的经济损失。

3结束语

第6篇：规范合同管理流程范文

（一）传统体制的影响

传统体制的影响使得大部分的煤炭企业认为，企业的安全管理放在第一位就可以了，而忽视了整个合同订立的相关情况，导致相应的合同管理流于形式，没有发挥相应的作用。虽然煤炭企业的发展有相关的规章制度，但是其制度只是流于形式，可操作性相对较弱，工作上不易执行等。这些体制的影响主要体现在相关人员的法律合同的意识相对薄弱，合同不签订，关系合同存在，人情担保严重等现象，这些现象减小了相关合同管理部门的作用，使得整个经济合同处于无效状态以及缺乏相应的监管体系。

（二）管理体系不规范

合同管理体系的不规范是煤炭企业经营发展的硬伤，由于我国传统经济的影响，现在的大部分煤炭企业仍然处于粗放型管理的状态，没有建立完善的现代管理制度，合同制度的健全也只是纸上谈兵。虽然部分的煤炭企业出台了相关的管理条例，但是这些制度的执行缺乏可操作性，在真正的工作环境中不容易实施。

（三）管理流程不严谨

合同管理的流程不严谨是现下的合同管理中最容易出现的一个问题。相关的合同管理人员在进行合同签订前没有进行详实的调查工作，没有对签订人的主体资格，履行合同的能力以及相应的资信状况等进行深入的了解，仅仅以一定的关系介绍形式进行合同的签订，造成了相应的人事风险，给企业带来一定的损失。同时，在合同签订的过程中，对于整个合同的签订审查工作较为随意，导致条款的审查不够细致，提升了整个违约率以及相应的违约成本。合同的短期管理较差，现在的煤炭企业比较看重短时间的合同签订工作，对于合同的履行不重视，没有对具体的合同部分以及人员进行合同履行状况的确定，导致后期的合同执行过程中，没有履行到位以及不协作的情况发生。更有甚者，将合同档案类证件的管理形同虚设，没有进行相关的保存入档的工作，并且在与用工人员发生劳动纠纷的时候，没有找到相应的合同，给企业造成较大的伤害。

二、合同管理问题的对策

（一）建立相关的管理人员

相关的专职人员的设立可以规范整个企业的合同管理工作，对企业存在的一系列合同上的问题进行全面的梳理，通过规章制度的建立方法来保障整个合同的签订，履行以及存档的安全。对于合同中存在的问题，进行全面的整理，由上至下地对合同签订的整个过程进行综合性分析。加强整个合同管理的规范性，通过使用统一格式的合同文本规范合同的形为，解决由于管理人员的法律水平欠缺以及语言水平较低所产生的管理问题，对于合同中承担责任的一方进行明确的定责，方便整个合同问题的解决。

（二）重视合同管理的作用

合同管理最重要的工作之一，便是对整个合同档案进行相关的保存工作。通过建立相应的合同，以明确整个客户层面的信誉。合同的建立不仅是对工作人员的形为进行良好的约束，也是对不守约的客户等进行相应的黑名单制度的制定，通过剥夺相应的资格以完成本部门的信誉的积累，提升用工规范。

（三）规范管理体系

煤炭企业在进行工作的过程中，根据不同的煤矿大小进行人员的设置以及安排，使得整个工程的涉及较广，而相应的结算资金较少。相关的工作人员忽视了碎片合同中的管理工作，集腋成裘的原理使得零星工程逐渐增多，纳入到合同管理中的相关问题也随之增多。所以在进行工程合同的操作时，必须先进行报告的制定，通过预算的合理定制，确定出最后的合同方案，以精确化的方法量化各方的施工以及责任。

（四）加强管理流程

第7篇：规范合同管理流程范文

关键词：市场经济；石油企业；合同管理

中图分类号：D9文献标识码：A文章编号：16723198（2013）16014701

1市场经济下石油企业合同管理存在的问题

1.1缺少缔结法律合同的正确意识

石油企业在发展过程中会涉及到为数众多的贸易交易，但是因为企业自身缺乏积极正确的法律意识，缺乏对自我的法律防范意识，导致在签署法律文本的同时会有很多的漏洞出现。即使在用口头合同或者补签合同，以后还是会存在法律合同方面的纠纷。石油企业在行政公章方面也没有很细致的管理，如果发生相关的法律纠纷，不仅会影响企业的经济利益，同时也会对企业的社会形象造成严重损害，所以如果没有进行严格规范的书面合同缔结，那么会给企业带来不小的法律风险，石油企业在进行合同的签署的时候，如果对于合作方没有进行很好的了解，就盲目的签了合同，这样的风险是非常大的，这样不仅给企业带来巨大的资金风险，也会随时倒是破产的可能。所以，一定要都了解好对方的实际情况后再去看是否要签合同，从而避免不必要的损失。

1.2石油企业管理者对自身和合同管理不够重视

石油企业法人会去为某些私人关系去担保，如果遇人不淑就会为自己带来不小的收益损失，更有甚者会让企业陷入社会形象遭到损害的泥淖当中。所以就目前的情况来看，如果企业并不具备相应的法人资格，就不要轻易许诺承接担保，尤其是对于贷款担保更需要慎重考虑，如果贷款担保一旦出现问题，那么企业不仅要承受不小的经济损失，也为企业带来了信誉和不良的影响，还有可能承担相应的刑事责任。石油企业管理者在执行合同过程中，因为对于合同中的事情会有根据实际情况变更合同中的内容，这通常要求施工人员做详细的记录，如果不记录不仅会延误工期也会对向各相关单位和负责有不好的影响。所以只有认真负责的执行，才能保证了合同顺利完成，从而避免了很多会出现的问题，

2市场经济下对于石油企业合同管理的对策

为了更好地发挥合同管理在当下石油企业管理中的重要作用，必须进行更为有效的企业合同管理体系建设，必须从以下几个方面加强监管措施与制度建设。

2.1加强法律风险防控意识的树立

合同管理的制定工作必须从企业实际发展情况及未来发展需要出发，必须实现量化管理流程，培养石油企业人员法律法规意识，用法律风险意识以避免合同管理纠纷，以有效的方式来保证企业在合同在签订和执行时都能有效的运行。石油企业在实行合同管理方案时，要做到按照流程走，明确权责划分，分清管理层次，最大限度避免让企业陷入合同纠纷当中，并且要采取有效措施确保合同的正常运行。随着在企业发展的同时，不断建立和完善科学合理管理方案，不断规范企业对于自身合同管理制度，不断优化石油企业的规范化，使得完善的合同管理制度为石油企业的发展保驾护航。

2.2加强企业管理者合同管理意识，培养合同管理的水平

石油企业合同管理是一项非常专业的工作，通常他需要非常专业并具有较高法律意识的人才来管理。

企业要不断加强对合同规范化管理的相关教育与宣传培训，要就合同签订、管理以及具体执行的流程及操作规范进行人员培训，要不断提升企业管理人员在合同管理工作中的实际水平，同时还要不断加强合同风险防范的措施研究及理论学习。企业还要不断提升合同管理者在合同条款编订、审核及研究工作中的实际水平，从而确保管理人员能够在签订合同时有较高的签约水平，能够熟练的运用法律知识和专业只是来为企业进行良好的工作，从而保证企业的健康有序发展。大力培养合同管理的专业人才，严格持证上岗制度，严格绩效考评制度，制定出与合同管理相配套的激励机制与约束机制，从而有效地避免帮助了企业。

3石油企业合同管理的重要作用

石油企业推行合同管理方案对于企业用法律的手段维护企业自身的经济利益是非常重要的手段。在经济体制改革的不断快速发展的今天，合同管理的重要性越来越凸显出来，为石油企业加快发展和更合理化有着极大的推动作用。石油企业每年都会有很多的合同在签订、履行等等。如果只是工商行政管理机关和有关业部门对合同进行管理，是很难达到企业石油合同管理要求的，所以还要从内部来进行管理。石油企业通常都是国有企并且规模都非常的大，每年要对外签订大量的建筑工程、勘察设计、工程承包等，同时还需要大量的合同服务等。因此，加强石油企业对的合同的管理，对于石油企业经营管理是十分重要的。

（1）有效的石油企业合同管理对于规范相关的规章制度有着极大的帮助，不仅可以做到有法可依、有章可循，可以避免合同漏洞等。

（2）加强石油企业的合同管理，不仅提高了合同的履约

率，也对企业的口碑和信誉有着良好的提升作用。而对于石油企业而言签订合同只是第一步，履行合同才是更重要的下一步。

（3）加强企业合同的管理，使石油企业从签约前的立项到修订，以及最后的项目验收和监督等都有了质量的保证。

（4）加强企业合同管理，对于企业防止经济纠纷合同是有着极大的帮助的。由于很多合同纠纷都是油各种原因引起的，所以对于条款中表达不明确的、含义模糊的一定要进行仔细地阅读和更改。只要加强石油企业这方面的管理，就会提高企业执行合同的能力，增强法制观念，做到防患于未然，很多合同纠纷是可以避免的。

4结论

本文通过对合同管理在石油企业管理中发挥的重要作用进行了描述。总结了石油企业合同管理中存在的问题并且给出了相关的解决方案。加强对于石油企业合同的管理对于企业的发展是非常有帮助的。只要随着市场经济的不断，并且实时的调整相应的对策来更好的发展石油企业的合同管理，就可以为石油企业带来更多的经济效益和口碑信誉。

参考文献

[1]任明.企业合同风险管理研究[D].天津：天津大学，2006.

[2]李军英.石油企业合同管理的具体内容和措施[J].市场研究，2006，（06）.

[3]郭长益.石油工程项目合同管理要规范资信验证工作[J].江汉石油学院学报，2007，（03）.

第8篇：规范合同管理流程范文

论文关键词：风险 环境风险 流程风险

一、合同管理中的风险及其防范

（一）风险的概念

所谓风险是指不确定的事件或条件。一旦发生，将对项目目标产生积极的或消极的影响。风险必然有其原因，而风险一旦发生，则必有后果。在我们的工作中只能在有限的空间和时间内改变风险发生的条件或诱因，降低风险发生的频率，减少风险损失的程度，而不能完全消除风险。

（二）合同管理中的风险

西方谚语说：“财富的一半来自合同”。由于企业的经营活动是通过一系列的合同体现的，合同既是企业从事经济活动取得经济效益的纽带，同时也是产生纠纷的根源，因而企业合同管理是企业管理的重要组成部分。合同管理是对包括合同的审批与签订、履行、变更、终止、违约处理等全过程的管理活动。根据风险源的不同，企业在合同管理过程中的风险可以归纳为：

1．来自企业外部的风险——环境风险

企业的外部环境对企业构成的风险主要表现在：企业的经营活动是否符合政府法规或行业的要求，是否会招致违规行为，是否具备规定的资质（应包括合约双方）；在合同执行过程中，经济出现波动、社会环境和自然环境的影响（如气候对施工或运输交付行为的影响）所带来的风险。法律风险取决于法律环境，是基于法律环境产生的与权利义务有关的商业风险。通过对企业的法律环境进行全面深入分析，有助于我们清楚地认识法律风险的成因及范围，并分析得出其特点，进而有针对性地实施法律风险管理。

2．企业内部管理风险——流程风险

流程风险主要体现在以下方面：企业在投标、签订合同时，会面临诸如技术风险、和财务风险。在合同项目实施的过程中，还会存在诸如资金、生产或服务的质量和进度等技术风险和违约信用风险。如果企业对风险处理的不够及时、有效，其负面效应可能会破坏企业的商誉。商誉往往是一种无形的资产，就如同商标名称、定期信贷和良好的客户关系一样，都是可以为企业创造巨大收益的重要资源。如果失去商誉，必将影响企业今后的市场开发和销售业绩，甚至为此付出沉重的经济代价。

（三）合同管理中的风险控制方法

事实证明，风险意识的薄弱将人为地加速风险的发生或加剧风险损失。通常人们在分析不成功或失败的原因时，一般着重于对合同项目实施过程中众多因素的分析，往往忽视了合同管理活动中伴随的各种风险，尤其是合同启动前的风险。对于合同管理而言，风险伴随在合同项目执行的全过程之中，并且要特别关注合同签订阶段的风险。

由于合同管理具有“重复性”。因此，对于一般合同项目的风险控制来说，对于相类似的合同项目，如提供相同产品或服务的合同，或具有相同生产流程或业务流程的合同，其管理过程也具有相似性，也就具有相同的规律可循。所以，针对企业日常经济活动中大量合同是属于一般项目的合同这个现实，为提高时效，应采取“流程”管理的方式，即主要应以优化企业的业务流程、建立风险管理制度和建立风险监控机制等方面加强管理。

目前，对于高速发展企业而言，企业已有的制度流程往往严重滞后于对风险控制的需求，这已成为普遍的现状。其原因在于大多数人往往认为：控制是一项不直接增值的活动，而控制本身又需要占用资源，在企业迅速发展的时候，资源当然是优先向销售和技术等一线倾斜，所以忽视控制的后果必然导致风险爆发，进而使企业的经营利润受损。

二、长庆油田对合同管理的规定及在合同管理中存在的问题

油田公司法律事务工作是以“事前防范、事中控制、事后补救”的工作方针，“预防为主、诉讼为辅、监管并重”的工作原则，围绕合同管理颁布各种条文和规定在一定程度上遏制了合同法律风险，预防了纠纷、堵塞了漏洞、排除了陷阱，为生产工作保驾护航。但是，由于法律环境原因、人为原因、体制原因、作业特点等种种原因，依然存在着诸多法律风险。

（一）目前法律环境对油田单位合同管理的影响

1．国家立法的影响

目前和今后一个时期，国家法制建设进程明显加快，依法治企的紧迫性进一步凸现。特别是国有资产法、物权法、劳动合同法、反垄断法等法律即将陆续颁布实施，公司体制机制、组织行为、对外交易、劳动关系、政企关系等方面将受到更加严格的规范。油气、土地、水资源及环境是各单位赖以发展的基本条件，对相关立法的反应也很敏感。随着环境方面的法律逐渐出台与完善，这些法律将对油田单位行为作出更严格的规范，并增大投入和违法成本。这就要求油田单位的合同管理人员对于国家新法律的出台进行必要的收集与分析，预防法律风险的出现。

2．政府职能转变的影响

随着政府管理职能的弱化和市场监督职能的强化，油田各单位法律风险将随之增加，尤其是各单位面临陕、甘、宁、晋、蒙等各级政府、众多行政管理部门的监督，在安全生产、环境保护、土地使用、工商税务、劳动保障、商业交易、招投标活动等方面，稍有不慎，轻则罚款，重则影响生产，甚至追究刑事责任。这就要求油田各单位合同管理部门与各省、市、县相关行政部门友好的沟通，遏制法律风险的出现。

（二）在合同管理流程中存在的问题

各单位合同管理遵循以下程序进行：合同立项—资质审查—合同谈判或招标—合同文本起草—合同文本审查—合同审批—合同签字盖章—合同登记存档——履行监督——结算付款，在这些环节中存在以下问题：

1．合同签订前工作参与程度不够

立项：各单位年度预算会议和大部分的项目会议限于种种原因未参与，使得合同管理人员在办理合同手续前不了解项目是否有预算或者是否符合预算，严重影响合同工作的效率，导致合同管理工作比较被动，容易出现资金失控的风险。

谈判：大部分的合同谈判未能参与，使合同管理部门对价格构成不了解，合同细节无法掌握，使得不完善合同出现的机率大大增加。

2．存在一定数量的事后合同

合同是明确甲乙双方权利义务和约束甲乙方行为的协议，而事后合同起不到应有的约束、规范的作用，一旦发生纠纷，无据可查，法律风险很大。存在事后合同的主要原因有以下两个方面：

(1)由于在前期对于立项、谈判的参与程度不够，导致缺乏价格依据，因此在合同签订时容易出现事后合同的现象。

(2)还有由于生产任务紧张，往往顾于生产，因而忽视了合同的签订。所以在合同签约盖章这一环节，存在少数合同补签现象。

3．合同履行监督力度不够

在合同签订完后，还存在合同验收参与不够这一现象。如果合同验收马虎，将会出现前面所述的违约信用风险，容易发生经济纠纷。所以，在合同签订后，也应注意对合同履行进行监督。

（三）合同管理其他方面存在的问题

1．人员学习和培训不能满足法律职业需要

强化合同法律风险意识是识别风险、化解风险的前提，对于法律工作者而言，职业要求很高。因为我厂合同管理人员要经常忙于具体事务，如果不加强人员学习和培训，将不能满足油田各单位的合同管理需要，降低工作效率，同时也可能会出现由于业务不精而导致的法律纠纷，从而影响生产大提速的进展。

2．重视和管理程度不够

(1)目前各单位对于合同管理的重视程度还不够，没有建立起一套完整的管理机制，没有专门的合同统计报表，这使领导对于合同管理的信息不能及时了解，也就不能加强对合同管理工作的监督和管理。

(2)部分管理人员依法经营、规范管理意识淡薄，并带有明显的“买方”思想，认为在目前买方市场中，不会发生纠纷，即使发生纠纷，由于我方已占有产品，企业不会遭受损失。孰不知，合同是明确双方权利义务和双方行为的协议，一旦交易成为事实，双方合同关系即告成立，但由于无书面合同，双方权利义务关系约定不明，一旦发生纠纷，企业利益难以得到有效的法律保护。

三、长庆油田在合同工作中应如何改进

由于合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，因此在合同管理各项规定均已出台，为管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力的同时，我认为在以下几方面工作应加强改进：

（一）继续健全合同管理的相关规定

要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。现阶段长庆油田各单位合同管理制度的主要内容有：合同的归口管理、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法、合同纠分处理。但我认为还应加入谈判、合同定期统计与考核检查，合同管理奖惩等。

（二）合同事前参与

加强合同签订前的参与就要从以下两点做起：

1．尽量参加立项时的各种会议，了解立项的内容，同时规划好以后合同工作的进度；

2．参与到实际谈判中去，对谈判时的价格构成搞清楚，防止产生价格虚高，为日后的合同签订做好铺垫。

（三）尽可能减少事后合同

1．加强前期立项、谈判的参与程度，充分了解价格依据，尽可能防止在合同签订时出现事后合同的现象。

2．提高合同管理人员依法经营、规范管理的意识，严格合同管理，坚持先签约后履行的原则，除生产急需或特殊情况，可在交易完成后一定期限内补签合同外，严禁发生事后合同。

3．合同能为生产活动保驾护航，不能因为生产任务紧张而忽视了合同的签订。如在生产急需或特殊情况下，需先行交易的，要选择资信可靠，信誉良好的交易对象，一般是与各单位有合作且未发生问题的交易主体。另外，在交易完成后，要尽快与对方补签合同。

（四）加强合同管理人员的培训教育

合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量，他们对合同法律风险的防控起着决定性的作用，他们的合同法律风险意识强，对法律风险的预见性认识的能力就强，防范与控制合同法律风险的水平也就会得到提高。

因此应对一些合同签订法律纠纷案例定期组织学习。通过学习、培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同管理人员的法律意识，同时还提高了工作效率。

（五）强化履行监督

签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，因此对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各相关处室反馈，排除阻碍，防止违约的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，应同财务科密切配合；把好合同的结算关，防止经济纠纷的出现。这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。

（六）建立合同统计报表

为及时反映合同签订、履行动态情况，每季度或每半年应由合同主办单位填写本处的合同统计季报或年报，在规定日期内送主管部门领导审查，（简要说明本报告期发生合同履行、变更、解除、违约等情况），完成后呈送处相关领导批示，做到信息的及时反馈。

第9篇：规范合同管理流程范文

关键词：公立医院；精细化；合同管理模式；成效

根据2014年1月1日起实施的财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》规定，内控体系的目标是：“合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。”公立医院合同管理作为内控体系的重要内容，其目标与内控体系的整体目标是一致的，将合同管理作为重要抓手，完善医院内部控制体系，驱动管理体制变革，建立规范化管理格局，使医院具备强大的生命力[1]。

一、公立医院传统合同管理存在的问题

1.缺乏归口管理。公立医院各部门根据需要组织采购和签订合同，没有归口管理部门会导致合同分布零散、编号不统一、登记不全面、无专人负责等混乱现象，使合同管理工作缺乏统一的指导，医院不能及时发现其中的风险和问题，一旦出现纠纷容易陷入被动。2.采购行为不规范。公立医院采购方式有公开招标、邀请招标、谈判采购、询价等，要根据采购的种类、金额、资金属性等因素确定。有些部门未经严格的采购程序便确认了合作方，甚至当合作事项正在进行或已完成后才开始着手合同事宜，严重违反了相关采购规定，而且由于缺乏合同条款的约束，部门对合作事项的把控力度不强，难以全面实现工作目标、维护医院利益。3.财务预算、付款等功能难以实现。预算管理是医院财务管理的重要手段，付款功能是财务执行出纳和监督职能的关键环节，医院财务部门如未充分参与合同管理工作，会导致全面预算管理落实乏力、经营情况难以监控、资金使用缺乏计划。4.院内审核流程长。虽然多数医院有内部合同审核流程，但涉及的管理部门较多，从采购到最终签订合同，经办人员需要将合同资料分别送达多个管理部门审核签字，大量的时间消耗在审核环节。5.无制式合同。在没有符合医院特点的制式合同文本可供参考的情况下，科室在采购和合同谈判过程中容易被对方单位的思路影响，甚至直接使用对方单位的合同模板，导致合同条款不能有效维护医院权益。6.缺乏法律专业支持。医院合同种类多样，要在国家法律法规和政府政策规定的框架下签订执行，需要专业性强、知识面广的法务人员对合同条款进行全面把关、及时解决相关纠纷。

二、公立医院精细化合同管理模式的建立

1.组织结构。（1）三级管理、内外联动。一是完善法人治理结构，理事会负责决策医院重大事项，医院领导分管各职能管理部门，医院管理研究室为合同的归口管理部门。二是聘请知名医疗行业律师事务所高管作为理事会外部理事，参与医院的重大管理决策。合同归口管理部门聘请律师团队担任常年法律顾问，从事具体的法务工作。这样，医院内部明确了职责，外部可以获得多层次、团队式的法律服务，从源头上规避了法律风险，可以及时评估风险并制定应对预案，使防控和解决风险成为医院的常规工作。（2）各部门分工明确、专岗专责。在医院领导总负责下，形成了医院管理研究室为合同管理中心，纪检、审计处和财务处为监督机构，其他职能管理部门负责各自职责范围内合同事项的权责架构。医院管理研究室设合同管理专员，对接各部门和律师；合同主管部门及会审部门设合同经办人或审核专员，实行“经办人—主任”二级审核制。这样，将责任落实到专部专岗，有利于各部门有效配合、相互牵制，提高相关人员工作责任心。2.制度建设。（1）医院内部规章制度。根据国家法律和厦门市相关规定，出台了医院《采购管理办法》《经济合同管理办法》和相关解释文件，并适时修订。《采购管理办法》详细规定了采购流程、预算管理、采购方式的选用、标准采购程序、监督检查等相关事项；《经济合同管理办法》明确规定了合同的订立、履行、变更、补充、解除、法律责任等事项；解释文件对采购和合同经办涉及的具体名词、程序和工作方法等内容进行详细的解读和政策提示。（2）常年法律顾问服务协议。通过招标的方式聘请常年法律顾问，双方签订《常年法律顾问服务协议》，约定常年法律顾问对医院提供合同和规章审改、出具律师意见、参与项目会议和商务谈判、纠纷及诉讼处理、出具律师函、员工法律培训等服务。3.合同审核流程。建立“对外经济合同审批流程”，将合同发起、会审、流转、审批、修改报批、签订、执行等环节纳入流程管理，尤其对风险分值最高的“合同审核”环节进行重点把控[2]。（1）医院管理研究室作为合同归口管理部门，负责四个重要节点的审核：采购程序符合规定、会审部门按制度审核、律师按约定审改、合同主管部门按会审意见执行。通过关键节点的把控，确保了审批流程满足医院的要求，实现合同管理的目标，即提高合同质量、把控医院风险、促进医院发展、维护国有资产安全和提高管理水平。（2）财务处、审计处和其他相关职能部门（如有必要）承担了院内会审合同的重要职责，保证了审核的专业性、合理性，使具体的合同条款符合医院实际发展需要。（3）将合同审核与签订流程合并，缩短流程线路，减少合同签订前的不必要环节，提高了管理效率。（4）审计处、纪检监察办公室全面监督采购、合同审核和签订流程，并根据需要组织专题审计，保障合同管理工作满足合规性的要求。（5）常年法律顾问从法务和合规角度对合同逐字逐句进行审核，保证其专业性和独立性，与合同管理工作的周全性、保密性要求密切结合。4.财务全面预算和资金收支管理。（1）全面预算管理是采购和签订合同的“总阀”，医院财务处通过预算的编制、审批、执行、调整、考核、决算等工作控制经济活动的全程，各部门获批准的预算内采购项目可以按医院采购和合同管理办法执行，预算外项目必须经相应审批流程批准，对符合“三重一大”规定的项目必须经医院党政联席会集体讨论决策后方可执行，从而对各项目严格把关、监督落实[3]。（2）资金收支管理是监督合同履行的重要手段，医院各部门在合同履行过程中，依照合同条款和财务审批流程，申报付款申请并获得领导批准后，将合同、发票、审批报告等凭据送交财务处，财务处按财务制度和合同条款严格审核其真实性和合法性后，方可办理价款结算和账务处理。5.制式合同库。医院合同虽然数量多、专业广，但总体而言还是可以进行区分。合同归口管理部门请各专业部门提供各类型合同过去签订的版本，组织财务处、审计处、其他管理部门（如有必要）、法律顾问会审，建立制式合同库。目前已建立制式合同，涉及医院运营管理及对外合作的各个方面。制式合同充分考虑了涉及的法律法规、双方的权利义务、各项风险、纠纷解决等内容，主管部门与合作方可以就模板进行协商、谈判，撰写具体合同内容。制式合同为经办人员提供了充足的谈判资源、提高了采购等工作效率，为医院避免了大量合同风险，保障了医院的合法权益。6.信息系统OA无纸化审核。充分利用信息化手段，在医院OA系统中设计开发电子“对外经济合同审批流程”。各会审部门能同时在线审核，方便快捷，提高了审核速度。签章系统、密钥系统、防篡改系统的搭配使用，使合同审核过程可有效追溯，审核痕迹和附件可永久保存、无法篡改。同时，便于建立合同管理大数据库，对合同管理各节点、时点的行为数据进行大量保存，使精准管理行为分析成为现实，可辅助经营决策[4]。7.存档管理。合同编号及存档工作是医院合同管理的重要环节，便于合同的查找、账目核对和审查审计。首先，对所有合同实行四级编号，即“院区号—部门号—年号—合同号”，编号一经确立不可随意变改；合同发起部门在归口管理部门的监督下，对本部门发起的合同进行编号。其次，存档工作由各部门各司其责，发起部门负责从采购到合同签订、执行的所有文件资料的保管，并且将签订合同的纸质版送往院办、财务处存档，廉洁协议报纪检办公室存档，电子扫描版上传至OA流程永久保存。同时，合同审核经手部门要存储经手环节的相关资料。

三、公立医院精细化合同管理模式的成效

1.推动医院内控建设。通过明确组织、健全制度、梳理流程、严格财务、实施模板、使用信息系统和存档管理，建立了以防范风险管控为核心，归口部门和责任部门为主体，监督监管部门为引导，医院内部管理为基础，法律顾问有效服务为支撑，全业务覆盖、全过程监控的公立医院合同控制实施体系，夯实了医院对业务层面的控制，推动了内控体系的完善。2.保障医院经济活动的开展。随着医疗事业的快速发展，以合同管理为重要组成的医院内控体系和外部法务协助为医院发展提供了强大的支撑。通过预防、识别、分析各种风险，制定、实施相应的措施，做好事前防控风险和事中管理风险的工作，提高了医院防范和管控经济活动风险的能力，保障了医院日益活跃的对外经济活动。3.稳健保全国有资产。精细化合同管理模式实施以来，在医院合同量持续增长的背景下，通过对合作方资质、资信、履约能力、权利义务、违约条款和纠纷解决等方面进行全面的审查和落实，保证了医院利益、国有资产的安全和完整。

参考文献：

[1]张莹，李晓霓.试论如何做好医院经济管理管理工作———以某医院经济合同审查工作为例[J].中国卫生产业，2016，(10)：29-31.

[2]龙灼华.如何加强和落实医院经济合同管理风险评估工作[J].财经界：学术版，2015，(15)：67-68.