财务共享中心知识管理精选(九篇)

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第1篇：财务共享中心知识管理范文

[关键词] 知识审计；社会网络分析；关键成功要素

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 010

[中图分类号] F239；G302 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0024- 05

随着现代企业的不断发展，审计（Audit）作为一种职能在企业战略制定、业务经营以及项目管理等方面发挥着重要的监督、评价与鉴证作用。当前，审计的内涵和外延得到较大程度的拓展，在诸多审计类型中，管理审计（Management Audit）是颇为重要的类型之一。而知识审计（Knowledge Audit）作为现阶段企业管理审计业务与内容的重要延伸，已经引发国内外学者与研究机构的广泛关注与深入探讨，基于不同研究视角对其展开研究，涵盖知识审计的方法，流程，策略、架构以及模式等方面[1]。知识审计作为审计与知识管理的交叉研究领域，贯穿于企业知识活动的全过程，不仅能够促使企业更好地认知自身所拥有的各种知识资产状况，还能对企业知识战略、环境、人员等进行全方位审查，并针对其中存在的问题，提出诊断性和预测性的审计报告以及呈现持续改进的路径。众多研究成果表明，知识审计既是企业知识战略的重要组成部分也是实施知识管理项目的首要步骤[2-3]。但企业知识审计活动的开展并不是一蹴而就的，知识审计的作用呈现与效果发挥会受到诸多因素的影响。本文主要基于审计本质原理，立足于企业知识活动的实践，从整体、系统、全方位视角探讨企业知识审计的关键成功要素，以促使现代企业深入了解知识审计在知识战略实施中的重要作用，同时促进企业审计资源的合理分配，有利于企业知识审计活动的有效开展以及知识审计效率与效益的有效提升。

1 企业知识审计的内涵与作用

1.1 企业知识审计的内涵

对于知识审计的内涵，很多学者与研究机构从不同视角进行了界定，但还未形成统一、一致的观点。Debenham & Clark（1994）[4]认为，知识审计是一种计划性文档，是对特定领域内的组织或个人所拥有的定性或定量知识的一种结构性预览。Liebowitz 等（2000）[5]强调知识审计是组织实施知识管理项目的关键部分之一，用于明确哪些知识是需要的，哪些知识是可用和缺乏的，谁需要这些知识，如何将这些知识加以利用等问题，主要用于获取各种内隐知识，通过有计划的流程设计与检查，针对组织内部的专业领域与组织外部的顾客需求，进行系统调查与分析。Paramasivan（2003）[6]强调知识审计的过程性，包括对企业信息和知识政策、知识结构和知识流的学习。同时认为知识审计将关注：组织的知识需求，拥有的知识资产或资源位于何处，知识存在哪些差距，组织中的知识流动情况，知识流动中存在的瓶颈，即人员、技术和流程是支持还是阻碍知识流动。Perez-Soltero 等（2006）[7]认为，知识审计被用于提供组织知识“健康”程度的调查，是一种发现（Discovery）、核实（Verification）、验证（Validation）的工具，提供事实发现、分析、解释和报告，内容涵盖企业知识政策、知识的结构以及流动情况，同时还可以审查知识来源和使用情况：知识是如何被获取、存储、分发、共享和使用的。国内学者奉继承、赵涛（2005）[8]认为知识管理审计是管理审计的重要组成部分，是知识管理责任机构或人员按照一定的程序和方法，对知识管理的管理活动和对象资源为主要审计对象，查明问题并提出解决问题的办法，从而促进知识管理绩效的一种审计与知识管理相结合的活动。杨光、梁战平（2008）[9]认为知识审计是对组织知识资源的科学系统的考察和评估，以明确组织拥有或缺乏哪些知识，如何得到或运用这些知识，从而实现组织实现特定目标或长期发展提出合理建议，以提升企业的竞争优势。

从以上各学者的界定中可以看出，知识审计是企业知识管理的开端，贯穿整个知识管理过程，并对实施过程提供持续反馈。同时对企业的知识资源、知识政策、知识结构和知识流等进行系统、科学的考察和分析，揭示企业已有的知识（知识基础）与缺乏的知识（知识需求），让企业充分了解自身的知识能力、现有的知识资源以及知识管理活动，并提出诊断性和预测性的审计报告。

1.2 企业知识审计的作用

依据Robertson（2002）的观点，知识管理可以为企业带来多方面的利益：提供合理性；提出一致的语言；勾勒出一些过程；提供一种清单；提供思想的来源，以及解释非技术的方面，为了更好地发挥知识管理的效率与效果需要进行知识审计[10]。

Wiig（1993）[11]指出，知识审计可以识别：信息过载或信息匮乏（Information Glut or Scarcity）；避免“重复发明的循环”（reinventing the wheel）以及“过时信息”（out-of-date information）的大量使用，以及在特定领域中如何寻求专业知识等。Debenham and Clark（1994）认为，知识审计可以在特定领域指出知识的范围、特征和结构；为知识处理的战略方案提供有意义的数据输入；在企业内部识别相关的知识库，并描绘出知识库主要知识的定性和定量特征，同时给出有效评价。Capshaw（1999）[12]认为知识审计将提供如下产出：评价当前在知识使用和交流的水平，企业的知识管理倾向，识别和分析知识管理的机会，缩减潜在的问题范围，评价在企业内部知识价值的感知。Paramasivan（2003）指出，知识审计能够识别核心知识资产的拥有者、使用者、用途以及关键特性，结合知识管理评价作为一种基准用于开发知识管理战略。需要进行知识审计的情况通常表现在：管理者和员工感到“信息过载”症状；很难快速发现关键的信息和知识需求进行决策；信息和知识的有效来源经常被意外事件所阻碍；信息获取行为跨越不同的部门很难产生；需要考虑信息系统或信息管理投资的价值问题；组织需要具有较强的研发能力等。国内学者冯静（2003）[13]认为，知识审计是实施知识管理的第一步，是企业知识战略的需要，以及应对信息超载、重复劳动等现象的有效方法。

由此可见，知识审计对企业具有非常重要的作用，一方面可以审视、评估与评价企业知识能力，知识资源以及知识管理行为，将帮助企业确定，哪些知识需要被管理，如何更好地进行管理，进一步明确知识优势与劣势。另一方面可以使得知识在企业中更加可视化，有利于促进知识资源的有效利用，提高效率性和效果性。

2 企业知识审计的关键成功要素识别

关键成功要素法（Critical Success Factors，CSF）是由William Zani教授于1970年提出，他在管理信息系统（MIS）模型开发中使用了关键成功变量，这些变量是决定MIS成败的关键要素。John Rockart 教授后将其提高到MIS的开发规划战略层面，并运用到MIS的战略规划之中。随后，关键成功要素法的应用领域不断得到扩展，从最初的数据分析与业务分析领域，逐渐扩展到涵盖卫生健康在内的各类产业等领域（James and Friesen，1995）[14]。关键成功要素法是企业根据总体目标，通过分解其目标，识别企业的关键成功要素与核心竞争力，以及这些要素的性能指标，然后，根据这些要素确定企业资源分配的优先级别。而关键成功要素是企业实现一定的目标所不可缺少的业务、技术、资金以及人力等要素，是由产业、企业、管理者、环境以及突发因素等形成。

2.1 企业知识审计关键成功要素的识别思路

当前学界对于关键成功要素的确定有三种方式：一是通过理论研究设定类别框架，再依据既定的类别进行识别；二是通过收集一定的数据进行统计分析，将识别出的各个要素依据分析结果进行分类，再对各种类别进行命名；三是将二种方法进行结合，即先设定分析框架，通过对文献进行综述以识别大量的成功要素，再通过统计分析将其重新分类，以验证分类的合理性。基于完备性角度，为确保关键成功要素在识别过程中不会忽略某一类要素而导致识别要素体系不完整，本文将采用构建分析架构与统计分析相结合的方式，以促进成功要素的识别，并确定出关键成功要素。

首先，为了更好地识别成功要素，本文通过检索专业数据库，如SpingerLink，EBSCOhost，ProQuest，IEEE Xplore，Elsevier以及中国期刊全文数据库（CJFD）等，时间界限截至2014年底，以关键字段“knowledge audit”、“knowledge management audit”以及“知识审计”、“知识管理审计”等进行主题、摘要、关键词以及内容的多轮次搜索，同时还以手工检索进行补充完善，形成以期刊为基础的文献库。其次对研究文献展开内容分析，选择含有审计流程、审计内容、审计方法和审计案例等的文献，进行研读、分析和整理出成功要素，同时进行编码，形成研究数据库；再次进行文本分析，采用社会网络分析法对编码后的成功要素进行研究，采用内向程度中心性指标进行判别，选择出关键成功要素。最后，在此基础上结合企业知识战略、审计目标，以及企业知识管理活动的具体实践，咨询专家进行研判，以最终确定出企业知识审计的关键成功要素。

2.2 企业知识审计关键成功要素的识别过程

依据上述研究思路，本文在各类学术文献数据库搜集整理出30篇研究文献（如图1a所示，括号内为要素数量），通过分析统计出196项要素，基本涵盖知识审计全过程要素，如审计目标、审计流程、审计团队等。在此基础上对196项要素进行社会网络分析（如图1b所示），并利用内向程度中心性指标进行判别甄选出成功要素。整体网络的平均值为5.676，标准差为3.829，最大值为21，最小值为1，网络中心性达到23.56%（如表1所示，仅列出高于平均值的要素）。

通过社会网络分析可以看出，有些成功要素已经得到认可，如审计结果（21），策略建议（15）、准备与计划（14）、知识库（10）、知识地图（10）、数据分析（9）、再审计（9）、深入调查（9）、明确审计目标（8）、确定范围与重点（7）、数据评估（7）等。因此，通过程度中心性指标的综合考量，基于企业知识审计目标，在咨询专家意见的基础上，确定出企业知识审计的关键成功要素。

3 企业知识审计的关键成功要素解析

依据上述成功要素的识别过程，并对成功要素进行分类，将其划分为组织承诺、审计流程、审计团队以及审计方法等类型，具体如图2所示。

3.1 组织承诺

组织承诺主要体现在两个方面：高层管理者的支持与员工的支持。高层管理者在影响知识审计成功方面起着非常关键的作用[15]，主要是高层管理者的价值观是影响企业价值观的重要因素，同时还影响着组织变革的方向，向员工传达出知识审计的重要性，创建有利于增进知识转移或共享，以及创新的企业文化，也清晰地了解企业内部的知识资源以及重要性程度，其学习与搜寻新知识的意愿和行为也影响着员工对知识资源的重视。在知识审计过程中，高层管理者需要对审计目标、审计团队、审计进展以及例外情况等进行充分认知、持续关注且长期支持，并使得知识审计成为企业的一种规制。此外，知识审计必须是以人为本且以员工为中心的（People-Centred & People Focused），需要得到员工的广泛参与。在企业中任何员工都会创建、获取和分发知识，每个员工的显性付出或潜在贡献必须被认知到，因此，在实施知识审计行为或流程时任何员工都不能被忽视。同时，还考虑到知识具有个人化特性，员工当听到知识审计术语时，可能认为自身将要被审计，关于他们知道什么或不知道什么。可能会产生较强的抵触情绪或不配合行为，建议在进行知识审计时，可以用知识评价（Knowledge Assessment）或知识盘点（Knowledge Review）等代替知识审计的称谓（Thomas，2005）[16]，以提高员工的响应程度或参与积极性。

3.2 审计团队

企业知识审计团队要由不同的专家构成，如企业战略制定者、财务专家、人力资源专家、知识分析家、知识产权专家以及市场营销专家等，虽然多部门组成的知识审计团队，可能会出现一些意见分歧，但需要团队成员对审计的原因和目标达成一致。因此，在团队构成方面，知识审计团队可以由来自企业内部不同职能部门的专家所构成，以确保审计过程所需的各种专业知识和技能。较为理想的情况是，团队成员应该来自组织的不同层级，以确保企业战略和使命的认知，以及对企业客户、供应商以及日常业务（包括产品、技术、服务等）的了解。为了配备具有专业技术、人力资源、研究方法等的团队，成员应该包括企业不同的职能领域，同时也可邀请对企业隐性知识具有良好认知以及具有良好的社会关系网络的人员参与（Tiwana，2002）[17]。在知识结构方面，一是团队成员需要具有良好动机，思想开放和专业能力，才能保证知识审计流程的有效实施。团队成员需要识别知识资产，觉察到重要的知识和信息流，注意到绝大部分知识是非正式、隐性、个人和模糊的。二是团队成员需要了解企业的战略愿景、业务流程和所面临的内外部环境，更应该详细了解业务流程和核心知识资产，以及如何使用信息技术提升企业绩效。三是团队成员应该了解知识管理和知识审计的基本原则、知识审计目标和流程，掌握一些知识管理工具和技术，同时还需要具有一定的领导与协调能力，能够激励其他员工并使其自愿加入到知识审计之中。

3.3 审计流程

为了确保审计目标的达成，需要制定合理有效的审计流程，主要体现在审计准备、数据收集、审计评价以及结果呈现等方面[18]。在审计准备方面，主要有初始会谈，将会同高层管理者进行，收集数据了解目标审计领域的环境、文化和结构，同时针对企业的特定需求，确定有效的审计方法；目标领域调查，审计人员通过文档或参与式观察了解目标领域，有助于进一步明确业务实践；界定范围，审计人员与企业高管进行沟通，确定审计范围与识别需要进行审计的目标领域；设置目标，审计人员依据企业需求确定审计目标。在数据收集方面，主要有会谈关键人员，以帮助和支持审计活动，会谈记录将对审计主题提供有价值的线索；识别知识需求，识别每个被审计领域的知识需求，应用知识子库以及知识子网络分析了解这些领域的实际状况；深入调查，通过调查问卷、面对面会谈等途径，了解目标领域的既有知识以及缺乏的知识。在审计评价方面，主要有识别所存在的问题并排序，如使用知识网络分析识别知识流的瓶颈，差距分析将被用于分析知识差距，综合评估可行性与成本有效性做出有效决策等；确定解决方案，提供各种解决方案并进行方案排序，综合考虑成本、适用性与标准等；提出策略建议，选择适合的解决方案，并制定详细的执行计划；在结果呈现方面，主要有审计结束时需要提交审计报告，包括审计目标，审计范围、结果分析，策略建议等；审计报告将以电子文档或文稿等形式提供给利益相关者；依据经批准的建议和新的知识管理计划制定具体行动方案。

3.4 审计方技

在审计方技方面，主要包括知识需求、知识流、知识库以及知识地图等分析技术。知识需求分析主要是针对企业战略目标，围绕当前以及未来所开展的事务，明晰当前拥有以及未来需要的知识，如对显性与隐性知识的需求、对核心知识、先进知识和革新知识的需求等，以促进知识与战略的动态链接[19]。知识库分析是对企业知识进行统计、索引以及分类，主要包括显性与隐性知识库两个实体。显性知识库包括对企业文件、数据、资料等的统计与归纳，以促进知识访问、知识利用等。隐性知识库包括员工经验、技能、学习经历以及未来发展潜力等。知识流分析主要分为人员分析（Person Analysis）、过程分析（Process Analysis）以及系统分析（System Analysis）。知识地图是企业拥有知识的导航器，是企业知识的明晰化，描绘企业内部知识来源、流动、约束以及流失等动态特征，同时还描绘企业知识存量、结构、功能、方位以及查询路径等静态特征，以促进知识重用、转移与共享。

4 结 论

在知识经济时代，企业所拥有的知识特别是隐性知识是企业获取竞争优势的重要来源，而这些知识位于何处，被谁拥有，缺乏哪些知识，如何更好有效利用等成为企业日益关注的问题。为了更好地了解自身知识资源并将其转化为竞争优势，企业需要进行不断进行知识审计，并将其作为企业的一种规制[20]。本文基于审计基本原理，利用构建分析架构与统计分析相结合的方式，确定出成功要素，并通过社会网络分析，利用内向程度中心性指标甄选出关键成功要素，主要表现为组织承诺、审计团队、审计流程和审计方法等方面。组织承诺主要包括高层管理者的支持以及员工的支持；审计团队包括团队构成以及知识结构；审计流程包括审计准备、数据收集、审计评价、结果呈现；审计方法包括知识需求分析、知识库分析、知识流分析以及知识地图。这些关键成功因素有效地确保了企业知识审计目标的达成，有助于企业合理配置审计资源，提高知识审计的效率性和效果性，促使审计价值最大化。在此还需指出的是，企业知识审计的关键成功要素并不是一成不变的，会随着企业发展阶段、知识资源状态、竞争态势以及业务领域等的不同呈现动态变化。

主要参考文献

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第2篇：财务共享中心知识管理范文

【关键词】大数据；档案信息化管理；数据存储

当前“互联网+”政策的提出，移动互联网、云计算、大数据和无可联网等技术的快速发展和广泛应用，以及信息的暴增，数据数量、类型和形态的不断增加，逐渐形成了大数据时代。企业档案信息资源包含着企业在发展过程中完整真实的记录，包含着丰富多样的数据信息，可以分为企业内部信息资源和外部信息资源，内部的信息资源包括人力资源、财务、设备、会议记录等信息，外部信息资源包含政府文件、客户资料等信息。企业的档案信息化管理中有着海量的数据，如何对这些海量的数据进行大数据背景下的信息化建设，成为了首要考虑的问题。

一、大数据时代档案信息建设概述

大数据时代的档案信息建设即指企业使用云计算、信息处理技术和通信技术等先进科技将信息资源进行收集、处理和利用，将碎片化的信息进行整理分类之后再进行有效的存储，统一使用标准的模式进行管理，用户可以通过互联网的方式对档案信息进行快捷的操作，提高了资源利用率和共享能力。档案信息建设中关键的是档案大数据存储系统的建设和档案大数据挖掘利用支撑平台的建设，以档案数据为中心，建立分布处理、集中管理的存储体系，具备良好的性能并能够进行灵活的分配与配置，还具有模块化建设和复制拷贝等功能，在存储功能以外，实现档案大数据快速的利用，可以使用开源的Hadoop架构，与结构化、非结构化的数据处理子系统相结合对海量结构化数据进行检索、分析以及深度挖掘。

二、大数据时代档案信息建设的意义

（一）信息抽取和查询更为便捷。信息的爆炸式增长使保存下来的文件也相应地增长，在过去档案信息依靠手工、卡片记录时需要的信息往往会埋没到不需要的数据，造成检索能力的急剧下降，工作效率也被降低。此外，知识管理也是档案管理发展的趋势，当前用户已经不满足与局限在档案文件的使用，更希望获取的是档案数据背后的信息和知识，使用人工的方式在纸质的案卷当中进行抽取是很困难的，在大数据时代不仅使用数据挖掘技术蕴藏可以对档案中的信息进行挖掘和抽取，检索也更为方便快捷。

（二）优化了档案信息管理。对复杂繁多的档案信息进行资源化和数字化的管理，取代过去的纸质文件，对原始档案进行扫描和微缩等科技方式转化到数据库中，形成信息资源库，再建立目录索引可以对信息进行快速地查询修改，实现企业档案的优化和整合，极大地提高了工作效率。同时，也可以实现企业网络和管理的一体化，档案的信息管理要与企业的网络建设相结合，将传统面地面的档案信息服务模式转变为网络服务，节省人力、物力以及财力资源，体现着技术层面与业务相融合的过程。

（三）提升企业的核心竞争力。企业的档案信息建设是承载着珍存企业历史信息的重任，不仅关系到企业的过去，也是为了企业的可持续发展。大数据时代的来临为企业档案信息建设提供了更为广阔的空间。从另一方面来看，企业档案也象征着企业的核心知识产权，核心知识产权正代表着一个企业的核心竞争力，虽然档案信息不能再改变，但是可以通过提炼加工的方式形成企业本身的知识产权信息资源库，突破传统档案信息管理的思维模式，可以对信息资源进行二次开发，制作多样化的编研产品，促进了对隐性知识的开发和转化。

三、大数据时代档案信息建设问题及对策

大数据背景下，随着信息社会的快速发展，信息化为企业的档案信息建设带来了巨大的变革，但是这个过程中依然存在着许多问题，档案信息资源的开发利用方法有待进一步加强。

（一）发展不均衡。企业的资金充裕程度都是有区别的，而企业档案的信息化建设正需要引入先进的技术和专业人才，配套相应的计算机和服务器等硬件设施，也需要投入资金用来建立档案信息数据库，还需要优化企业的网络，对于各方面实力均较弱的企业，很难顾及到这些，使企业的生存发展面临较大的困难。

（二）档案管理观念落后。企业的一些管理者没有真正意识到建设档案信息的重要性，只局限于引入档案管理系统，而档案管理系统只是一种工具，是整个架构中的一个模块，亦或者觉得大档案管理只是普通的管理任务，而没有把它提升到一定的战略高度，最根本的是要转变传统档案管理的理念与方法，制定科学健全的管理制度来规范档案信息建设。

企业首先要建立正确的档案信息建设观念，然后制定一个现代化的档案管理机制，再根据实际的问题制定相应的方案，比如对于纸质的档案可以建立相应的电子档案进行双重形式的保存，并保证两者的一致性和同步性。

四、结论

大数据时代档案信息化建设是对企业信息资源进行深度的开发利用，企业首先进行整体的规划，以科学的目标为前提，使用现代化的科技改变落后的档案管理观念，进行档案信息管理建设，进一步提高工作效率，推动企业健康蓬勃地发展。

【参考文献】

第3篇：财务共享中心知识管理范文

[摘要]对信息要素的地位和作用，信息资源的内涵，信息管理的形成与演变，信息管理与信息技术和一般管理之间的关系，信息管理的领域、层次和目标，信息管理和信息资源管理的关系等问题进行分析和探讨，并提出具体的见解。

[关键词]信息资源 信息管理 信息资源管理 领域 演变 层次 目标

[分类号]C350

1　信息要素的地位与作用

按照维纳的观点，客观世界是由物质、能量和信息三种要素构成的，但是这三个要素的地位与作用在不同的社会有所不同。从人类社会的历史演进看，在采猎社会和农业社会，人类活动的重点就是马克思所说的首先要解决食、住、穿问题，为进一步发展奠定物质基础。由于生产力低下，人类长期使用手工化的劳动工具并处于自给自足的农业社会，生产劳动(物质活动)主要是为了满足劳动者自己及其家庭对物质资料的需求，而不是用于交换，这又限制了其对信息、尤其是外部信息的主动需求，加之认识和运用能力有限，信息活动始终处于潜在的从属状态。蒸汽机的发明把人类带人到工业社会。科学技术的发展、机械化劳动工具的出现和工厂制度的建立，实现了物质产品的大规模生产，从而出现了超出劳动者自身需要的剩余产品，同时对工业原料和能源的需求也日益扩大，这些都促进了市场和贸易活动的发展，于是人们开始关注和重视(市场和贸易等)信息问题，自主的信息意识开始觉醒，有组织的信息活动开始出现。与农业社会不同的是，运用大机器的工业社会只有在能源这个“血液”的支撑下才能运转，因此能源的作用在工业社会就显得十分突出。科学技术的进一步发展和现代信息技术的发明使人类开始进入信息社会。生产力的发展达到了新的高度，出现越来越多的专业信息工具，加快了信息的生产、传播与利用。各种其他的劳动工具也逐步实现了自动化、信息化和智能化，而劳动工具对信息需求的不断增加体现出传统的物质劳动形态正在发生深刻变化――劳动者可以通过信息的运用来完成劳动过程。这些都说明，信息技术的发展、普及和运用推动着经济乃至社会的信息化。信息化加速了信息的传播交流，促进了生产活动，扩大了市场范围，出现了全球经济一体化，这反过来又推动着信息化的进一步发展。与工业社会有异的是，在信息社会中，由于劳动工具、劳动过程、劳动者、社会组织等的不断信息化，信息劳动已经成为一种基本和主要的劳动形式。这就使得信息社会的有效运转必然要建立在信息有序的基础上，于是信息和信息活动就从“幕后”走向“前台”。在信息社会中，信息成为社会最重要的资源，因为一切活动的触发、持续都依赖于信息。信息，确切地说，是及时、准确、可靠的信息，更是一切管理活动的基础。

2 信息管理

2.1 信息资源的涵

现代信息技术的发展和普及运用已经把人类社会推进到信息社会，一方面，社会交往的频繁，经济竞争的加剧，科技创新的加速，促进了信息的大量生产和广泛传播，另外一方面，信息工具的普及运用也推动着信息的生产和传播，今天我们每个人、每个社会组织都可能既是信息的消费者，同时也是信息的生产者。信息爆炸已经不再是预言，而是真实的社会现实。每个人、组织和国家都希望从信息中获得发展的先机和动力，在农业和工业社会中重点开发物质和能量的发展路径，正在向开发信息的方向转变。信息已经成为当今社会最主要的资源，但和任何其他资源一样，信息只有经过加王转化后才能利用。但是，这个问题在信息爆炸的时代正变得日趋严峻。因为和历史上其他时代相比，今天我们虽然拥有了海量且不断增长的信息，但是相对而言可以为人们利用的信息却在不断减少，失去控制和无组织的信息不仅不构成资源，相反，它会阻碍人们对信息的吸收和利用。当人们面对着鱼龙混杂的信息“海洋”时，就会陷入望洋兴叹的困境。因此，加强对这种资源的管理、开发和利用将是这个时代的主要任务，而完成这个任务的理论、技术、社会、经济等条件已经具备，于是信息管理便应运而生。信息管理，顾名思义，就是对信息的管理，准确地说是对信息内容的管理，它涉及到信息的整个生命周期――确定信息需求、开展信息收集或生产、加工处理、存储检索、提供传递、使用吸收、处置等。这也是人们通常所理解的“信息管理”。但是，信息不等于信息资源，只有那些在现有的技术、经济、社会等条件下能为人类开发、利用的信息，才构成资源。而要开发、利用信息必然还需要利用其他的相关资源，因此对信息资源的概念就有多种理解。为便于研究和管理，人们把信息本身(informa-tion itself)所构成的资源称为核心资源、信息资产、信息储备、信息内窖(数据、凭证、技术文献、商业秘密、技术诀窍、环境知识等)，它是同质要素的集合体，而把与信息本身开发所需的相关资源(又称为支持资源)――信息人员、信息技术、信息设施、信息设备、信息中介、信息机构等称为信息资源，它是异质要素的集合体。在英文中，前者用information resource(或infor－marion assets，information holdings，information con―tent)，后者用information resources表示。

2.2　信息管理的演进

人类的成长和人类社会的进步与人类自身信息能力的成长呈正相关关系，而信息能力的强弱又显示出信息管理发展的不同阶段。事实上，管理信息本身是人类自诞生以来的不懈追求。在现代信息技术没有出现的时代，信息管理主要针对的是信息的内容和载体，原因很简单――任何信息要能被管理就必须要通过媒体来表达，通过载体来存储。由于信息表示和存储技术的限制，长期以来人类只能对与自身活动最密切相关的最重要的信息(如政府活动、宗教活动、生产活动、科技活动的记录)进行管理，因此属于所谓的文献管理阶段，强调的是文献的收藏、保管、传承，主要由政府、宗教机构和少数私人承担。20世纪50年代，以电子计算机和现代通信技术为主的现代信息技术出现后，人们把重点转向技术本身，希望用技术来模拟、优化直至取代传统的手工信息管理活动。但是，实践证明，相信

技术万能，试图单纯地通过技术等来解决所有的信息管理问题，并不现实。当时，许多社会组织，特别是企业，都投入了巨资开展信息管理工作，主要是建立计算机化的信息系统，当然绝大多数投入没有产生出预期的效果。这种努力的失败促使信息管理过渡到所谓的信息资源管理阶段，它强调要综合运用各种相关资源而非单纯通过技术来管理信息内容。资源管理思想的引入意味着信息管理正在逐步实现职能化、制度化、(全)组织化、集成化。美国联邦政府率先将信息管理定为自己的基本职能，制定正式的信息管理制度，设立专门的信息管理部门并为其配备专职的人员、设备和设施，确定专门的信息管理预算。其后，企业、学校、医院等各种社会组织也开始学习政府的经验，加强自身的信息管理工作。由此可见，信息管理的发展经历了文献管理、技术管理和资源管理几个阶段。由于信息管理的目标在于指导人们的行动，而这只有将信息转变成为知识才有可能，因此信息管理还在向更高级的情报管理和知识管理(又称为战略信息管理)阶段发展，信息资源管理只是信息管理发展中的一千特定阶段。

2.3　信息管理与信息技术

人类自诞生以来就面临着信息管理问题，但是由于在人类历史上的漫长时期，要解决的主要问题是物质资料的生产，因而对信息的关注便被掩盖了――人类活动首先表现出的是对“物质”的追求，然后才是对“信息”的寻求。只有肚子饿了，才去寻找食物(信息)。从历史上看，制约人类信息活动发展的更多的是物质条件――技术。随着人类的持续进化，其智力(信息)功能不断提高，发明了语言、文字、纸张等技术，并在此基础上将过去获得的信息逐步加工提炼形成知识，并通过口头和书面形式代代相传。随着认识世界的深度和广度的不断拓展和信息量的快速增长，人类逐步发明了许多新的表达、存储和传递工具，以更好地实现信息的空间传递和时间传递，使后人可以站在前人创造的物质和精神财富(信息和知识)的基础上加速发展，避免重蹈前人的覆辙、重复前人的劳动。事实上，人类的进化伴随着信息技术的类似发展――按照人体信息器官功能扩展的要求来发展信息技术，这就是信息技术发展的拟人律。如上所述，电子计算机技术和现代通信技术的发明使得人类长期以来对信息本身的重视逐步转移到对信息手段的关注上。确实，没有先进的信息技术手段就很难实现对信息的有效管理。故近代以来，人类一直在大力发展现代信息技术，最初是模拟个别信息器官功能的技术，可以称其为要素信息技术或单项信息技术，但是由于人类自身对信息的处理是综合利用各种信息器官，所以现在的发展趋势就是将这些要素或单项信息技术进行综合――实现对人类信息器官的整体模仿，形成所谓的系统信息技术。因而，今天我们所说的信息技术，其实有许多应该称之为“信息系统”或“基于计算机的信息系统”，它是实现信息管理的最主要、最普遍的工具。国内设立的“信息管理与信息系统”本科专业，很好地反映了这种发展和要求。但是，必须要注意的是，信息管理的目的是开发利用信息资源，实现设定的战略目标，因此信息技术――信息系统只能是手段而非目的。

2.4 信息管理与一般管理

一般管理研究的是所有管理活动的共性问题和规律，有职能说、过程说、决策说等。相对于一般管理，信息管理显然属于具体管理、个别管理。一般管理是对具体的抽象概况，具体管理则是一般管理在特定管理领域中的具体运用。这就是从实践中来，又回到实践中去。但是，信息管理是一种特殊形态的管理，它与一般管理之间的关系要比通常想象的复杂。管理的基础是信息，在今天的信息网络环境下更是如此。但是。管理需要的是及时、可靠、准确的信息，而这就离不开信息管理，因此信息管理是一般管理的基础。如果说传统管理是“物”的需求和流动引导着信息的需求和流动的话，那么现代管理就是通过信息的有序流动来驾驭、控制、引导物资、能源、人员、资金等的流动。从传统管理向现代管理的跃进，意味着信息管理的作用不仅是基础性的，更是战略性的。可以说，信息管理是一切管理的战略制高点，信息管理的水平和成效决定着其他管理的水平和成效。因为，一般管理中的每项职能――计划、组织、人员配备、指导与领导、控制等，都需要有信息和信息管理的支持，但是这些信息必须是及时、准确、可靠的，这就需要先有完善的信息管理才能达到这一目的。从另一方面看，信息管理过程中的每个环节――收集、处理、存储、检索、传递、利用、处置等，都需要运用一般管理的原理。信息收集活动需要计划、组织、领导和控制，其他各项信息活动也都是如此。只有这样才能确保信息管理的目标不发生偏移。

2.5 信息管理的领域

所谓领域是指信息管理作为一门学科所研究的范围。信息具有工具性，信息问题牵涉到众多领域，它几乎成了所有学科研究的工具和对象，从而使信息问题的研究呈现出多样化和复杂化的态势。作为研究信息问题中一个方面的信息管理，由于诞生时间不长，其研究领域的边界还没有被明确界定。但是，总的来说，目前信息管理方面的研究大致涵盖以下三个领域：面向管理(商务)的信息管理。这方面的研究重点常常不是信息管理本身，而是探索信息、信息管理与其他管理、商务等活动之间的支持关系，比如决策制定、绩效管理、流程分析，重视定量分析与模型等以及对管理、商务乃至经济社会活动等的信息解读。此外，也重视研究一般管理原理、规律、方法等在信息管理领域的运用问题。面向技术(设备)的信息管理。信息管理的目标是实现在合适的时间和合适的地点利用合适的信息，信息技术是实现这一目的的手段，因此当然要重视信息技术的运用和管理。这方面主要研究的是数据管理、信息技术管理和信息技术的战略运用等。数据管理是有关数据的规划、存储和提供的技术性工作，是信息管理的前提。信息技术管理是关于硬件、软件的选择、采购、安装、调试、使用、维护等的管理。信息技术的战略运用又称为战略信息技术管理或战略信息管理，其重点是探讨组织背景下的信息技术和组织目标之间的关系，旨在通过信息技术的运用来帮助组织获取并保持竞争优势，为此就要进行组织变革：在组织的战略管理层创设一个新的职位――首席信息官(CIO)，在管理控制层设立管理信息资源的信息职能部门，并根据信息技术普及所带来的信息资源分散化的现实需要，进一步将这种职责赋予组织的所有管理者直至非管理者，确保组织目标的顺利实现。面向内容(信息)的信息管理。这方面的研究者主要是传统的图书情报学者，研究的重点是信息内容及其管理，包括内部记录管理、环境信息管理、信息人员管理和信息资源管理等。记录管理是信息管理类学科中历史最悠久的学科之一，其特点是强调信息生命周期及文本和文献信息(当然现在也包括电子信息了)的管理。所谓环境信息就是组织外部的信息，准确、及时地获取、处理、利用环境信息是组织生存与发展的基础。人

员管理就是要以人为中心来研究信息管理问题，其重点不是循规蹈矩地运用正式的理论，而是探索现实中人的信息处理行为。很简单，并非所有的信息系统都能被模拟、都需要被模拟，因此试图用信息技术来正式地模拟所有的信息系统既无可能也非必要，信息管理的目的也不是要完全地使信息处理自动化和正式化，这就需要研究人的信息行为甚至其所在组织的整体信息行为――信息文化。

2.6　信息管理的层次

如果把信息管理视为一个系统，那就可以引人系统方法来探讨其在结构或功能方面的等级秩序。若就具体的社会组织来看，信息管理可以划分为个人信息管理、部门信息管理和组织信息管理。与这种划分相似但是适用范围更大的是，将信息管理的层次划分为：信息运用管理(上层)、信息系统管理(中层)和信息基础结构管理(下层)。信息基础结构为面向各种运用的数据处理提供手段，是支持处理组织中具体任务的信息系统的基础。而信息系统则为信息运用和交换提供手段，支持组织中具体任务的处理，信息系统管理的主要任务就是管理组织的信息系统的开发和运行。从这个意义上讲，信息管理就是组织的信息运用、信息系统和信息基础结构的规划、组织和控制。

从管理主体的性质和范围来看，可以将信息管理划分为微观信息管理和宏观信息管理。微观层次的信息管理是指个体层次上的信息管理，包括个人层次的信息管理和组织层次的信息管理。个人层次的信息管理，又称个人信息管理，是指个人为了方便自己的学习、工作和生活，有效地运用各种工具和方法，对个人信息活动过程中所涉及到的各种要素进行的计划、组织、控制等活动。包括：个人信息内容、个人信息设备、个人信息资金、个人信息安全、个人隐私、个人网站、个人信箱、个人博客、个人记录、个人档案、个人藏书、个人图片及音频和视频等的管理。组织层次的信息管理，又称为组织信息管理。是指某个社会组织(可以是信息组织和非信息组织、盈利性组织和非盈利性组织等)为了实现自己的战略目标，运用各种手段与方法，对组织信息活动所涉及的各种要素进行的计划、组织与控制等活动。包括：信息内容(记录、文件、文书、档案和图书等)、信息人员、信息技术、信息设备、信息系统、信息网络、信息设施、信息资金、信息过程、信息网站、信息机构、信息安全、信息战略、信息风险、信息政策等的管理。

宏观层次的信息管理是指整体层次上的信息管理，又称为社会层次的信息管理，主要是指区域、国家等的信息管理。区域层次的信息管理，常常是指各级地方政府，为了通过开发利用信息资源来促进本地区经济社会发展，而结合本地区的特点，对区域信息资源从宏观战略层面上实施的计划、组织与控制。主要通过制定各种信息战略、信息规划、信息政策、信息规章宋实施管理活动。国家层次的信息管理关注的是整个国家利益，是指国家为了维护本国的信息秩序，确保社会信息活动和国家的信息事业能够朝着有利于整个国家的方向发展，而对整个国家的信息资源从整体上实施的宏观控制，它实际上属于信息环境管理的范畴。管理的工具主要是信息法律、信息政策、信息规划、信息战略等，具体的管理方法有政治的、经济的、法律的、行政的、技术的、文化的、道德的、伦理的等。国际层次的信息管理，是指为了构建一个公平合理的国际信息秩序，完善国际信息环境，加强国际信息合作，促进国际信息共享，不同国家(包括地区)通过协商一致对跨国信息活动和信息流动等进行的宏观控制。国际合作层次的信息管理主要通过国家(包括地区)间签定各种双边或多边协议、协定、条约等来实施。合作的目的是要在保障国家的信息利益、维护国家的信息稳定的基础上，实现信息互惠，促进国际信息事业的健康发展。

2.7 信息管理的目标

信息管理的目标实际上是指它作为一门学科、领域、专业、职业、行业、事业、职能、理论等时所应追求的高度。作为一门学科，信息管理的主要目标应是经过长期的发展形成自己独有的知识体系，成为学科之林中的一棵“大树”；作为科学研究中的一个领域，信息管理有别于其他的科学领域，它要确定自己特有的、区别于其他学科领域的边界；作为一门理论，信息管理要适应信息时代的要求，能够对各种信息现象给予合理的解释，能够指导人们解决各种现实的信息管理问题；作为一门能够进入大学殿堂里的专业，信息管理要能够形成本专业特有的核心知识体系和易于组织教学活动的课程体系，成为培育信息管理专门人才的载体；作为一种职业和行业，信息管理应该建立起自己的准入标准和评价体系，形成职业化的高素质的人才队伍；作为组织中的一项职能，信息管理应成为信息管理者乃至所有管理者直至非管理者的基本职责，因为随着信息技术的快速发展和普及运用，信息资源日趋分散，组织中的每个成员都在获取、存储、传递和使用信息资源，所以管理信息资源的职责也要扩散到全体组织成员。这也是信息职能和其他组织职能的显著差异。作为国家的一项事业，信息管理要通过自身的发展不断促进经济和社会等的协调发展。

但是，从信息管理的本质看，不管它涉及的是什么。其终极的目标都是实现对信息内容的有效管控，确保人有其信息，信息有其人，实现信息为其需求者――人服务。因此，从管理的角度看，信息管理的完整目标应该是：采用合适的技术，选择合适的方式，以合适的成本，在合适的时间、合适的地点，将合适的信息提供给合适的人。因此，无论“信息管理”表示的是什么，它都应该始终围绕着这个目标。

3 信息管理与信息资源管理

信息管理具有多个“面孔”，可以指领域、学科、理论、方法，专业、职业、行业、事业，活动、工作、服务、职能，等等。作为活动、工作、服务、职业的信息管理具有悠久的历史，但是信息管理的制度化和正式化却源于国家的出现。因为国家的管理活动离不开各种记录和对记录的管理，所以说国家的出现就标志着信息管理制度和有组织的信息管理活动的正式出现，只是在信息管理研究不发达的时候人们并没有认识到自己从事的活动就是信息管理工作。至于信息管理的产业化、社会化，那是信息社会的产物。在信息社会中，信息资源地位和作用的不断提升，使得研究、探索、加强和完善信息资源的管理成为信息时代的中心任务。正是在这种背景下，作为领域、学科、理论和方法的信息管理才开始登上历史的舞台。20世纪80年代，率先推进信息化的美国创立了一门新兴的学科――“信息资源管理”，几乎与此同时欧洲的英国、德国和法国等也创立了一门新兴学科――“信息管理”。我国在20世纪80年代后期、90年代初也开始介入这一新兴领域――使用的对等术语主要是“信息管理”，但是也使用“信息资源管理”。

“信息管理”和“信息资源管理”这两个术语之间存在着复杂的交叉重叠关系，在实际使用时也比较混乱。从语言学上的最省力法则来看，使用信息管理比

信息资源管理更为简洁，这可能是许多国家采用“信息管理”做学科名称和专业术语的重要原因；从信息管理的历史发展来看，信息资源管理仅是信息管理发展中的一个特定阶段，因此在历史悠久、学科传统深厚的国家，人们更愿意使用的术语是“信息管理”。不过，也要看到它们之间关系的另一面：信息是事物运动的状态和方式，但是只有那些被主体感知或表达出来的事物运动及其状态变化方式才是人类管理和利用的对象，才是所谓的“信息资源”，即“信息本身”(同质的信息集合体)。而要管理信息本身必然还需要其他相关资源――技术、设备、设施、资金、机构、制度、人员等。因此，按照系统思想和概念本身的内涵，“信息管理”仅仅涉及到的是信息本身的管理(相当于information resonr'ce management)，因此它又是信息资源管理(相当于information resource(s)management)的一部分。广义地说，信息资源管理是对有关系统支持(开发、优化、运行和维护)和信息服务(处理、转换、分配、存储和检索)的资源(人力的和物力的)管理。信息资源管理是基于技术并非万能而出现的，它把信息视为和其他资源类似的资源，重视信息生命周期管理，关注其和战略规划之间的联系。信息资源管理强调运用整体的观念和进行集成管理，就是要把各种信息及其相关的资源整合到一起进行综合管理。

鉴于目前国外信息管理领域还没有建立起统一的学术规范，“信息管理”和“信息资源管理”之间的关系错综复杂等原因，在术语的选择和运用上应注意：作为学科中的概念，因为内涵有一定差别，对“信息管理”和“信息资源管理”应区别对待；作为学科的名称，应尽可能和其他学科命名的惯例接轨，要力求简洁、规范，故使用“信息管理”更佳；作为工作、职业、行业和事业，它属于职能管理、部门管理、行业管理和事业管理的范畴，也要易于管理者和一般公众使用，用“信息管理”更容易为社会识别；作为组织的职能，也应使用“信息管理”，这样和人员管理、材料管理、财务管理等更为一致；作为具体的领域、原理、方法，因为侧重点不同，可以根据具体情况择其一。作为日常用语，按照我国的国情，使用“信息管理”更符合国习惯，也可以把“信息管理”理解为是“信息资源管理”的简称。

需要说明的是，学术规范的形成有历史的原因，同时又受到社会现实的影响。在信息管理和信息资源管理出现之前，已经建立了不少全部或部分以各种具体形态的“信息”的管理为研究对象的学科，比如记录管理、图书馆学、情报学、档案学、文献学等，为了便于区别，可以将它们笼统地称为传统信息管理类学科，而把此后出现的从现代管理和信息技术角度研究信息管理的学科群，包括信息管理、信息资源管理、管理信息系统、信息系统管理、信息技术管理、战略信息管理、知识管理等，都统称为现代信息管理类学科(在很大程度上，我们今天所说的信息管理学科就是指这些学科)。为了符合学科管理和运用的需要，可以赋予它们一个共同的名称――“信息管理(学)”。当然，在管理规范没有建立之前，为避免产生不必要的误解和混乱，在运用这些术语时，最好事先给予明确的界定。

4 结 语

信息的本质特性和管理对信息的需求特点决定了没有脱离信息的管理，从这个意义上讲，信息管理具有基础性――它是所有管理的共同基础。信息管理绝非是为信息而信息的，它还具有应用性――要在着力解决信息管理本身问题的基础上，帮助各种具体管理解决实际问题。信息管理具有综合性――它要综合运用技术、管理、信息和特定领域等方面的知识，因此，集成是信息管理的重要特点。在信息社会里，信息管理具有渗透性――它已经入到所有的管理学科和管理实践之中。渗透性反映出作为管理学科的信息管理具有横断性――相对于其他管理学科来说，它更具有方法性和工具性。信息管理是个新兴的领域和学科。它不仅是个跨学科的问题，还是个多学科的问题，这些问题的有效解决需要多学科的研究者长期的共同努力。

长期以来，对信息管理的研究主要集中在社会层次上，侧重于研究区域、国家等的信息管理。上个世纪50年代后期电子计算机率先被企业用于事务处理，从70年代开始许多非政府社会组织，特别是企业，开始探索建立计算机化信息系统、基于信息的组织机构设计、信息技术的战略应用等，于是研究的重点变成组织层次的信息管理。今天，我们所说的信息管理在很大程度上就是指这两个层次的信息管理。但是随着信息化的进一步推进，个人层次的信息管理正在成为新的研究重点和热点。

参考文献：

[1]孟广均，霍国庆，罗曼，信息资源管理导论。北京：科学出版社，2008。