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(一)工程项目财务管控模式
工程项目财务管控模式包括管理理念、机构与人员设置及职责与权限、管理流程与管理制度、管理方法与工具、过程监督检查及绩效管理等,是企业独特的财务管理经验积累,作用于工程项目建设全过程。
(二)工程项目前期财务策划能力
工程项目实施前所进行的总体财务战略规划,包括分部分项工程成本费用控制策划、分包或协作成本控制策划、设备物资采购策划、管理费用及税收策划、利润策划、资金需求及融资策划等,并反映和评估可能发生的重大重要财务风险,形成前期财务策划方案,以及对策划方案的复核和审批,作为整个工程项目建设管理和控制的依据。
(三)工程项目建设过程财务风险揭示与控制能力
工程项目建设周期长,客观存在诸多不确定因素,需要动态识别影响财务目标的风险事项,并评估发生可能性及影响程度,及时制定风险应对措施。具有完备的风险管理机制,并嵌入内控系统,是实现工程项目财务目标的重要保障。
(四)工程项目收支结算与资金管理能力
工程项目具有阶段性结算特点,但客观存在合同解读与执行、变更设计或设计变更、新增减工程等复杂情况,需要建立一套充分支撑结算要求的管理程序和档案管理制度,并依据结算特点合理测算工程建设资金需求。结算风险控制是工程项目建设财务管理的重要内容之一。
(五)工程项目财务合规控制能力
工程项目建设涉及较多规范管理,包括国家相关法律法规的遵从,以及企业制定的各项管理制度。是否具备设计健全完善、操作性强和执行有效的内部控制系统,是相关部门和人员履职及协同实现工程项目财务管理的保障措施。以上五项财务管理能力是依据国资委《中央企业全面风险管理指引》(2006)、财政部等五部委《企业内部控制基本规范》(2008)及配套指引(2010),结合施工企业工程项目管理特点所界定的五项综合性财务管理能力,反映在前期、过程和结果三个环节,构成工程项目财务管理能力的基本内容。
二、施工企业工程项目财务管理能力现状及评价
目前我国施工企业工程项目财务管理更多关注财务合规控制、财务收支结算和财务表现能力及其结果,而对前期财务策划、过程财务风险识别与控制能力较弱,狭义财务管理模式特征显著。这一模式重点关注收入和成本费用的计量和确认,而对其发生的科学合理性并不直接控制,当风险发生并传递到财务上,发生亏损或未达到预期经营目标时,财务实际已无应对能力。
(一)工程项目财务管理模式评价
施工企业工程项目一般采用项目经理制及财务主管委派制,项目部按工程建设需要设置工程质量部、经营管理部、财务部等部门,围绕合同履约,财务管理以营业收入完成率、营业收入利润率为中心。这一模式存在的主要问题,其一,财务管理的目标不清晰。受招投标的影响,不同项目营业收入利润率客观存在较大差异,以此作为绩效评价的依据,不能真实反映项目部经营管理水平。其二,财务管理未与风险管理较好结合。工程项目存在较多的变更,而对合同的解读、分包及结算等主要集中于经营管理部,在风险管理机制不健全的情况下,往往导致重大财务风险发生。其三,会计管理以合同(标段)为对象,未按分步分项法进行成本费用控制,不能及时揭示和评价工程建设过程中的财务管理问题,会计更多起到核算的职能。
(二)工程项目前期财务策划能力的评价
前期财务策划对确定工程项目财务管理目标及财务风险评估起到重要作用,但诸多施工企业并未建立前期财务策划管理制度,未实施前期财务策划,或者由于成本费用基础管理信息欠缺,财务策划方案不尽科学合理,财务预算方案与实际执行偏差较大,不能对整个工程财务管理起到控制作用。
(三)工程项目建设过程财务风险揭示与控制能力的评价
目前施工企业并未建立起一套有效的财务风险管理机制,在合同履行、变更、新增减工程、分包、结算等流程管理过程中,对可能发生的财务风险未加以识别和揭示,评价其发生可能性及影响程度,财务管理处于工程建设的后端,当与财务管理目标产生重大偏差时,实际已无较好的应对策略。
(四)工程项目收支结算与资金管理能力评价
完整齐备的资料是工程结算的基础,但大多施工企业相关工程量表单填列、监理签证、业主确认与结算等流程管理并不规范,在工程变更情况下,往往发生结算风险。一些工程未结算款大量积累,导致资金困难。
(五)工程项目财务合规控制能力评价
工程财务管理制度包括管理制度的健全性与完整性,以及可操作性和执行的有效性。在制度设计上,目前更多关注财经纪律及相关法规,而较少从企业可持续发展、风险防范和价值创造的角度完善财务制度,如施工过程财务风险的识别与控制;在制度执行上,一些制度不明确、可操作性差,而有一些制度执行不到位或执行不力,如分包合同分级审批及分包结算管理。
三、施工企业工程项目财务管理能力提升措施
施工企业财务管理能力不仅体现为事后合规控制能力,而应在事前、事中嵌入风险管理方法与程序,体现创造价值的功能。前期财务策划,过程风险识别、评估和控制,事后合规控制“三位一体”,才是工程项目财务管理应达到的基本状态。
(一)优化和改进工程项目财务管理模式
一是做好前期财务策划,明确财务管理目标。涉及大量基础工作,包括成本费用项目及控制标准,可能发生重大财务风险,以及财务策划方案审批与执行管理制度。二是调整项目部绩效考核方式,从营业收入完成率(合同完成率)、营业收入利润率评价调整为目标利润完成率主导的绩效考核模式,消除因招投标差异带来的冗余,更多体现管理创造价值。三是拓展会计监督与控制的职能,按分步分项法细化会计核算对象,归集收入与成本费用配比信息,动态评价预算执行的偏离情况,揭示工程建设过程存在的风险。
(二)建立与完善工程项目财务风险管理与内部控制
一是将前期财务策划作为风险控制的基本手段,最终体现为工程财务预算方案,分解到分步分项工程及年度实施计划中,使预算方案具有可操作性,并作为执行和评价的依据。二是针对合同履行、变更、新增减工程、分包、结算等流程管理过程中可能发生的重大重要财务风险,建立相应的内部控制,如合同变更(含变更设计或设计变更),应有分级审批制度及档案管理制度,并动态调整预算控制方案;再如结算,应有结算报警制度,对未结算款项达到一定阀值,明确应采取的对策,而对分包结算,应依据分包合同,在结算依据充分前提下,采用集体联签制,确定支付款项、金额及方式。在流程管理中,针对关键风险点,使财务活动均有相应内部控制。三是建立项目中期综合性财务评估制度。评估目标不仅在于合规性(内部审计),还在于预算编制与执行、合同及变更情况及在建工程财务状况、财务信息传递及风险揭示与评估和应对管理、存在的主要财务问题等,判定其“在控、可控”程度。
(三)规范工程项目财务管理流程
关键词: 市场经济企业合同管理 特点
中图分类号: F715.4 文献标识码: A
前言
在市场竞争日益激烈的情况下,人们的合同意识越来越强,可以说市场经济就是合同经济。因此,施工企业必须重视合同及合同管理工作。我们不仅要重视签订前的管理,更要重视签订后的管理。注重履约全过程的情况变化,特别要掌握对自己不利的变化,及时应对合同修改、变更、补充、中止和终止。加强合同各个环节的管理工作,防止由于合同管理不善而造成不必要的效益损失是施工企业各级管理者应关注的。
一、当前企业合同管理的特点
1 合同管理是市场经济下企业生存发展的需要
市场经济是竞争的经济、信誉的经济,市场主客体是构成整个市场的基本要素,合同则是确保市场主客体权益、维系主客体关系的基础和纽带,而合同法对合同起着规范和保护的作用。就中钢集团马矿院来说,我院与技术服务方、工程承包方、外委项目供应商方等合作方均存在合同关系,如果在合同管理上不够严谨,一种情况是我院利益受损,另一种情况是使信誉受损,从而失去市场,这两种结果,都不利于企业的生存发展。
2 合同管理是确保企业利益的需要
在市场经济条件下,市场主客体的关系就是合同关系,而且在企业内部,合同管理也发挥着重要的作用,在市场经济条件下,主客体双方的权利和义务必须通过合同来明确,合同也是界定市场主客体利益的准则和依据。市场经济是法制的经济,所以合同所界定的利益受法律保护,违规的行为必将受到法律的制裁,它不以任何人的意志为转移。因此,不论是技术合同、购销合同、建设工程合同还是劳动合同等,合同的制定、对双方的监督、自身的合同履行等都是确保企业利益的需要。
3 合同管理是企业发展市场的客观需要
市场经济与计划经济是两个根本不同的经济体制,它的本质特征是竞争。市场竞争是经济发展的动力,也是市场经济的灵魂,自由而有序的竞争,这是市场成熟的表现。市场经济具有四大特点:一是市场经营主客体的自由性;二是无中央和地方之分,无部门之别的统一性;三是所有市场经营主体可以平等进入的公平性;四是相互促进、相互制约的竞争性。这些特点,是市场经济存在和发展的基础。合同则作为统一、严谨的市场规则,确保了这些特点的存在,从而促进市场经济的不断发展。如果视合同为儿戏,对合同管理持粗放的态度,破坏市场的自由性、统一性、公平性和竞争性,影响市场的规范运作,损害市场主客体的合作关系,最终必将遭到市场的淘汰。
二、基于风险的现阶段企业合同管理分析
在市场经济条件下,企业获得的经营自愈发的全面,与此同时企业面对的生存环境和竞争环境也越来越复杂,企业只有在遵守市场竞争的规则下,才能顺利的参与市场交易和竞争,也才能更好的实现企业自身的价值和达到企业利益最大化。在市场竞争规则中,企业作为一个组织,一个在市场经济条件下进行商品交易和竞争的组织,合同是实现企业商品交换的重要的手段,也是企业能够正常运营的关键。然而,在合同的管理中也存在着一定的风险,包括合同签订中的风险,合同履行的风险以及合同变更的风险等等。为了规避合同管理中的一些风险,增强企业的灵活应变能力,维护企业的利益,合同管理开始逐渐被企业所重视。
1合同管理是企业风险的管理
合同风险包括合同诈骗、无效、权利残缺、主体不合格、条款有瑕疵等风险。企业如果不能控制合同风险, 就不能避免经营风险和由此带来的利益损害,如引发法律纠纷, 轻则债权难以实现, 重则威胁企业生存。合同风险管理要从机制人手, 以制度建设为基础, 明确责任归口管理部门、岗位, 建立合同承办人、授权委托、审核会签、台帐、归档、专用章管理制度,使每份合同都处在受控状态之下, 工作流程有章可循, 实现合同管理的制度化、规范化、精细化, 杜绝人为因素的影响, 有效地防范、化解风险。但完善、规范的规章还须在实践中认真贯彻执行, 严格按制度操作, 防止当事人制造合同陷阱, 人为挑起事端, 阻碍合同正常履行, 谋取非法权益。
2企业合同管理风险
企业合同管理是企业管理的核心内容,直接决定着企业的正常运行和企业利益的实现。合同管理制度是企业为提高经济效益而建立的合同管理机构和合同管理制度,以实现企业对合同签订、履行、监督、审查等一系列的管理为目的。企业合同管理制度的建立有利于企业的自我约束、自我保护以及自我完善。在企业合同管理中,企业合同管理风险是重中之重。
合同管理风险主要分为客观风险和主管风险,由于客观风险是难以避免的,因此合同风险管理主要是实现对主观风险的管理。合同管理风险中主要包括自然风险、商业风险以及法律风险,在这三种风险中,而法律风险是以势必承担法律责任为主要特征。
三、规避风险的企业合同管理建议
1培养企业合同管理的风险防范意识
企业作为一个以营利为目的的组织机构,实现企业利益最大化是每一个企业的根本目标。强化企业合同管理的风险意识,是有效的识别风险、分析风险,最终化解风险的前提。这就要求企业合同管理人员要加强培养合同管理的风险防范意识,从而维护企业的合法权益和实现企业的经济效益。企业合同管理的风险防范意识是比较容易培养的,这也是企业合同管理人员所应具备的基本能力之一。
2完善企业管理制度和审查制度
合同关系,自始至终都是以一种法律关系呈现出来,这就要求企业要制定一定的制度或是管理机制来确保合同关系由决策变为现实,在合同管理中,全方位、全过程、法律化和科学化的对企业合同进行管理,才能有效的防范可能出现的风险。在这些管理制度中主要以建立企业合同授权管理制度、保密管理制度、文件管理制度、印章管理制度为目标。这些管理制度的建立,有利于企业合同管理工作的高效完成。
在企业合同管理中,除了要逐步完善企业管理制度,还要建立比较健全的合同审查制度。合同的合法性是合同能够生效的前提和基础,这就要求企业在合同审查中首先要对合同的合法性进行审查。在合同合法性的前提之下,再对合同的条款的完整性和周密性进行审查,这样从整体到局部再到整体的审查制度,有利于企业合同由决策变为现实,能更好更全面的维护企业的合法权益和实现企业的效益。
3对企业合同实施规范化管理
市场经济条件下,企业作为独立的市场主体,独立的承担着经营风险和管理风险。合同既是企业从事经营活动和获得经济效益的纽带,同时也是产生纠纷的根源。
在这样的背景下,加强企业合同规范化管理变得越来越重要。合同管理对企业能否实现其经济效益最大户有着至关重要的作用,是防范企业法律风险和经营性风险的基础性工作。现代企业若能对合同实施有效的规范化管理,将在企业经济活动过程中产生巨大的推动力,促进企业长足发展。规范化合同管理,建立完善的合同管理制度,使企业合同管理活动定型化、条文化、制度化和规范化,能够促进企业的稳步发展。
结束语
合同管理就是对以自身为当事人的合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等行为的审查、监督、控制的总称。合同管理的目的是依法维护企业在履约过程中的合法权益, 履行对市场的承诺, 提升品牌形象, 创造最佳经济效益, 增强市场竞争能力, 实现企业的可持续发展。
参考文献
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[2] 于建华.加强市场经济下现代企业的合同管理[J]. 内蒙古水利. 2005(02)
【关键词】公司 筹建期 风险 控制
企业风险是指某一对企业目标的实现可能造成负面影响的事项发生的可能性。企业在制定和实现自己目标的过程中,会碰到各种各样的风险,所以需要进行风险管理。企业风险管理就是通过分析公司的内外风险,制定系统的管理策略来处理这些风险,从而提高公司的盈利能力和实现企业的目标。风险管理的基本程序是风险识别、风险评估和风险控制。新公司筹建之初,各项工作处于起步阶段。公司筹建期主要任务主要包括厂房建设、国外设备引进、国内设备的采购等,公司筹建期可能存在的风险主要体现在固定资产投资、公司基本建设控制、安全管理等方面。
固定资产投资可能出现的风险表现在:
第一,设备引进前期的市场调研,设备的性能、各项技术指标是否满足公司发展的需要;第二,设备采购价格的谈判;第三,设备验收是否符合技术合同要求;第四,设备款项的支付是否合理等。
工程建设方面可能存在的风险表现在:
第一,价格风险:在工程的设计、招投标、施工阶段都会产生风险。例如,由于时间紧,对细节的设计较粗,造成施工过程中设计变更较多,从而造成投资增加;由于工期较紧,造成施工图设计不够详细就进行招标,从而不能按现有图纸包干,造成今后由于图纸变更产生造价提高的风险;施工过程中的图纸变更、现场签证、暂定价等因素引起的造价变更的风险;第二,质量风险:施工过程中的施工队伍是否按要求施工,易产生质量风险;第三,安全风险:在施工过程中,由于各工种交叉作业,易产生安全风险;第四,工期风险:在施工过程中,由于外界及施工单位自身原因,容易造成脱期,从而产生拖延工期;第五,款项支付的风险:工程按阶段付款手续是否符合相关法规、制度和合同的规定;第六,总投超支风险。由于上述风险的存在,可能导致公司总投资额超过可研的预算范围之内。
针对上述可能出现的风险,笔者以所在公司为例,认为首先需要对各项风险给予充分评估,在分析各种可能性后,在控制企业风险层面,最主要的工作是完善各项管理制度,借助相关政策指导和工作支持,增强公司的风险意识,提出风险控制措施,强化公司风险控制效果。
一、建立健全基建期各项管理制度
公司以宝钢国际系统管理部下发的基建期管理文件蓝本,结合本公司的实际情况,制订了基建期的各项管理文件。这些文件主要包括财务管理文件、人力资源管理文件、安全生产管理文件以及其他相关管理文件,并将相关文件和制度上报系统管理部,由系统管理部审核、执行董事批准后下发执行。随着公司发展,公司应在各项基础建设和以后的经营活动中,继续加强各项制度的建设和执行,强化风险防范意识,以确保公司快速、安全的完成基础建设工作。
二、制订固定资产和在建工程内部控制制度
在公司的基建期,内控制度的建设与执行在风险控制层面特别重要。因此,根据国家财会[2001]41号《内部会计控制规范》(试行),结合公司在建设中可能出现的上述风险,财务部会同项目筹备组的相关人员,组织编写固定资产和在建工程两个模块的内控制度。
固定资产模块用以规范公司在办理固定资产请购、审批、采购、验收、付款、处置等业务时,授权审批手续是否健全;固定资产投资预算的编制、调整与审批程序是否适当;日常保养制度是否落实、维修保养费是否超预算;处置固定资产是否履行审批手续,作价是否合理等;在建工程模块用以规范重要业务授权过程中,审批手续是否健全;项目决策责任制是否健全,是否有奖惩措施;概预算编制的依据是否真实;款项支付是否符合相关法规、制度和合同的要求等;是否按规定办理竣工决算、实施决算审计等,以确保工程项目全过程得到有效控制。
三、严格执行《建设项目管理办法》
根据宝钢国际管理文件《建设项目管理办法》规定,宝钢国际各部门对于新公司的建设各负其责。公司组织项目筹备组人员认真学习该管理办法,严格执行管理流程,以保证各阶段的工程建设符合管理流程的规定。同时对于工程建设各阶段遇到的问题,及时反馈到国际各职能部门,以得到各部门政策方面的指导和支持。
四、针对风险,提出控制措施
公司在宝钢国际各部门的政策指导下,吸取兄弟公司的经验,根据工程建设项目中存在的不同风险,提出针对性的控制措施:
(一)采取不同措施控制各阶段价格风险
1.在设计阶段:加强设计变更管理;参照其他剪切中心的设计,减少变更的风险;采取合同措施,对设计反复变更的情况采取惩罚措施,从而有效控制工程造价。
2.在招投标阶段:在招标工作做好招标文件的编制工作,将变更原则在招标文件的合同中规定完毕,做好中标后合同的签订工作。
3.在施工阶段:制定先进合理的工程造价控制目标,严格控制材料价格,严格控制设计变更,规范设计变更程序。
(二)强化质量风险、安全风险和工期风险防范
主要是在施工中加强监理的监管力度,减少质量风险;加强施工单位安全防范意识,加强监理对安全的监管力度,减少安全风险;在施工初期由施工单位上报工期,由监理按上报工期监管工期,可以提前预知脱期因素,提前制定方案,减少工期风险。
(三)注重资金支付风险控制
筹建期资金使用项目多、数额大,要建立完善的财务管理制度,保障财产安全,尤其是加强资金审批支付的控制尤为重要。从完善企业内控的角度看,公司建立严谨的资金支付管理制度,根据公司的法人治理结构明确支付审批权限。发生经济业务要有合法、有效的合同或协议,对资金支付的控制应以合同为起点,首先合同应是经过授权审批签订的,基建部门根据合同和固定资产投资计划编制年度和季度、月度资金使用计划,经批准后按月向财务部门报送用款计划,申请支付时由基建部门根据查验的合同执行进度、监理证明单来填写付款申请单及合同支付登记表,办理各项审批手续后交财务部门,财务部门对合同、用款计划、监理证明单、付款申请单和历次支付记录复核无误后办理资金支付手续,并及时按辅助核算的在建工程项目和合同管理项目分别登记“在建工程”和“往来单位”的账目,确保款项支付有依据,账务管理与合同管理一致。在考虑固定资产投资专款专用的情况下,可以在银行单独开立专用账户,将基本建设支出和日常开支区分开,便于监督管理。基建、审计、公司财务部等相关管理部门积极发挥好各自的职能作用,相互支持、相互配合,形成合力,共同把好工程造价控制关。工程监理单位与施工方交换的意见必需通过宝钢国际监察稽核部指派的审计部门批准,公司财务部方可支付款项,避免监理单位与施工方私下接触,损害公司利益。
(四)加强固定资产风险控制
对于固定资产投资存在的风险,主要通过严格执行固定资产内控制度加以规范,遇到问题及时与资产管理部和工厂运营部沟通。在建工程核算管理中引入“辅助核算”,将在建的各项资产分别作为一个个项目进行管理,为建造这项资产发生的直接支出归类计入这个项目,不仅能直观了解所发生的费用,同时有利于与基建部门的资产管理工作保持一致,待工程达到预定可使用状态,将不能直接划分的待摊支出按合适的标准分配计入相应的工程项目中,计算确定完工固定资产的价值,并从在建工程科目结转至固定资产科目。
五、加强制度执行效果,强化监督检查
制度建设只是为控制风险制订一个规范,在实际工作中必须对各项制度的执行情况进行监督检查,以保证制度的规范执行,从而降低企业风险。对于各项控制措施,各部门必须引起足够的重视,在建设过程中认真执行并加以改进和完善。公司财务部与宝钢国际监察稽核部指派的审计部门密切配合,关注建设过程中每一阶段可能出现的各种风险,采取措施加以避免,以确保公司的各项建设工作顺利开展。
在制度执行情况的监督检查过程中,对于上述可能存在的风险必须重点检查。对于制度未执行或执行不到位的,要求其必须按制度规定办理;对于制度中不合理的地方,根据实际情况及时修改,以确保公司的内控制度真正起到控制企业风险的作用。
参考文献
[1]张连江.企业筹建期间有关业务核算的思考[J].财会月刊,2005(16).
[2]吴静娴.关于企业财务内部控制问题的研究[J].现代经济信息,2012(09).
内部控制是为了积极应对复杂的金融环境,及时解决央行事业发展和金融创新中存在的问题和风险,有效防范和化解风险,提高金融服务,促进基层央行职能履行,中国人民银行湘西州中心支行组织开展对辖内龙山县支行内部控制情况专项审计。
【审计方法与实施步骤】
为了提高审计工作效率,降低审计风险,采取多法并用开展内部控制审计。
(一)精心组织,做好前期准备工作。一是组建审计组,明确了相关任务和职责。二是认真编制审计方案,确定了审计重点和合理的审计样本量等。三是编制审计调查问卷,制订审计调查询问提纲。四是开展审前培训。五是做好进点准备。下发了内审通知书,并要求被审计单位按组织自查,。
(二)多措并用,开展内部控制专项审计。一是开展进点会谈,提出配合审计的要求。二是查阅会计账簿、会计资料、各种登记簿、内部管理制度、业务操作规程、会议记录等资料,掌握第一手基本情况资料。三是分别向行级领导、中层干部、一般干部,发放不同层次的调查问卷,初步了解对内部控制基础知识的掌握程度,以及风险识别、评估及应对的能力;开展调查询问5人.次,通过谈话了解员工对内部控制体系运行关键风险点认知和掌控程度。四是对应急处置流程关键控制、退库业务流程关键控制等十六项业务流程进行符合性测试,实地观察员工对风险环节控制措施的执行情况,发现漏洞和风险隐患。五是积极与被审计单位进行内审情况反馈,共同分析问题产生的根源,查找可能存在的漏洞和隐患。六是注重内控机制上提出切实可行的整改措施,力求从内控机制源头上控制风险,着力提升审计成果的运用。
【案例情况】
审计发现的主要问题
(一)内部控制环境建设有薄弱点
1.对内部控制的认识不足。在审计期该县支行领导对内部控制环境建设重视不够,导致全行员工内部控制基础知识欠缺,从内部控制调查问卷结果显示:一是对内部控制基础知识的掌握不够。内部控制基础理论题,支行领导答案正确率为60%,中层干部答案正确率为38%,一般干部答案正确率为32%。二是不能全面正确的识别风险和进行风险评价及应对,反映在对风险应对策略支行领导答案正确率为33%,中层干部答案正确率为0%。三是有33%的员工认为现有的激励机制的效果不明显。
2.业务管理制度欠完善。一是未建立业务违规行为责任追究制度及处罚办法和房屋出租管理制度。二是个别内控制度存在缺陷,部分事项欠缺制度约束。例如:《重大事项决策制度》虽明确了支行党组及成员工作职责、支行重大事项集体决策主要内容、工作要求及方法,但对反映集体决策过程的相关原始记录未作要求;《行务公开制度》虽然明确规定了行务公开的组织机构、公开范围及事项、公开的主要形式、公开的要求等内容,但未明确行务公开的程序,同时对每半年公开一次的财务费用和每月公开一次的劳动考勤情况未明确公开的方式。
3.业务流程未健全。一是未建立行政许可流程图、行政处罚业务流程图、行政复议业务流程图、法律事务审核流程图。二是对业务管理工作操作流程修订不及时,造成人事秘书股现行的47项业务工作操作流程未实行风险点管理,已达不到管理的要求。
4.人员岗位配备与管理有缺陷。一是行领导和职能部门负责人的内部控制责任,在其岗位职责中未明确。二是审计期人事秘书股设立了25个岗,但有《信息员岗位职责》、《工会联络员岗位职责》、《科技人员岗位责任职责》、《后勤岗位职责 》、《综合安保岗位职责》、《计划生育岗位职责》六项工作岗位职责,其任务虽已落实到人,但在《人事秘书股岗位分工表》上无记载。三是审计期内,除对一名国库业务人员实行了强制休假外,其余的人员包括会计主管和会计部门负责人、会计记账员、复核员在内的会计人员未实施强制休假。
(二)风险识别与评估不到位
对常规业务和管理活动的风险评估,缺乏行之有效的方法体系。体现在该县支行现行的制度和操作规程,虽然明确了业务运行和管理活动的特点、目标、要求、处理程序,但从总体上来看:业务操作流程未涵盖制度规程对各个环节、各岗位风险控制的具体要求,也没有对或不完全对业务管理关键控制环节的风险进行识别标注,特别是未对重要空白凭证、会计国库对账、库房门禁管理等高风险事项的风险隐患进行识别和应对。
(三)内部控制活动存在缺失
1.对账管理确认控制不落实。一是2013年9月份国家金库龙山县支库省(市)级预算收入、中央级预算收入、地市级预算收入、区县级预算收入月报表的对账回单打印日期为2013年10月1日,而对账部门龙山县地方税务局签署的对账日期为2013年9月30日。二是2013年12月份国家金库龙山县支库省(市)级预算收入月报表的对账回单上,龙山县地方税务局漏签署对账结果及加盖对账印鉴。
2.未严格执行守库值班制度。抽查2014年3月16日5时-6时和2014年4月1日3时-6时保卫部门值班守库电视监控录像资料,保卫值班岗位上无人;鉴于这种情况,审计组下延抽查了2014年4月1日1:12分-1:20分保卫部门值班守库电视监控录像资料,保卫值班人员在保卫值班岗上打瞌睡。
3.财务管理控制活动有缺失。一是机关工会财务管理活动有缺陷。该县支行机关工会未在银行开立预算单位专用存款账户,所有收支业务均使用现金结算。二是库存现金管理控制缺失。在现场审计中发现,机关财务室存有行政经费业务备用库存现金75245.21元;机关工会经费结余库存现金为20699.30元,违反了与中华人民共和国《现金管理条例》的规定要求。且机关财务室未安装防盗门窗,存在资金安全隐患,4.未严格执行日常业务运行控制管理要求。2013年3月20日刘××、2014年4月11日向××查询本人信用报告,无本人身份证复印件,造成征信查询资料不齐全,手续欠完善。
(四)实物保护控制不到位
1.对个人身份数字证书(CA证书)管理控制不严格。现场审计发现,该县支行专职管库员王××在日常业务处理中,使用专职管库员张××CA证书进行操作业务,原因是:专职管库员王××的CA证书,在2012年12月7日到期后上交中支发行科办理更换手续,至今未办妥更换手续,违反了《中国人民银行货币金银管理信息系统管理规定》。
2.××发行库门禁控制不合规。一是发行库主门未按要求变更密码。2013年6月6日,管库员(王××、张××)变更发行库主门(1号锁、3号锁)密码,但上次变更时间为2012年11月6日,与《中国人民银行发行库门组合锁使用管理办法(暂行)》第十条规定要求不符。二是发行库备用门密码不能变更。现场查库发现发行库备用门已贴封条。查阅《组合锁使用管理登记簿》,2011年6月3日至检查日止,发行库备用门密码没有变更记录。经询问该县支行库管库员关于备用门管理情况为:备用门可以启动使用,但琐具由于使用年限太长,厂家已不能维修,密码已不能变更,与《中国人民银行发行库门组合锁使用管理办法(暂行)》第十六条规定要求不符。
【案例分析】
以上问题产生有客观因素和主观的原因。
(一)从客观上看
1、县支行人员紧张矛盾突出。该县支行设有发行库,现有正式员工21人,不能满足落实制度(按照现行内部控制要求初步匡算,县支行仅会计、国库、发行、保卫四个部门最少需要20人。)的最低需求。人员配备存在人少岗多、跨专业兼岗的情况,且人员老龄化趋势明显,四十岁以上中、老年同志占82%。可能会因为人员紧张,造成强制休假、守库值班制度难以执行到位的现象。2、安全设施的物防、技防未跟上。部分设备老化,因资金紧张,没有及时更新。
(二)从主观上看
1.对内部控制认识不到位。由于对内部控制理论和方法学习不够,部分员工对内部控制五个相互独立、相互联系又相互制约的要素(控制环境、风险评估、内部控制活动、内部控制的信息及其沟通、对内部控制的监督)缺乏了解,没有把内部控制看着是一种贯穿于决策、执行和监督过程中环环相扣的、平衡制约的动态机制,不能正确地识别人民银行分支机构面临的基本风险。而把内部控制简单地理解为规章制度的制定与制度的执行,甚至极个别人把制度当成应付检查的“档箭牌”和挂在墙上的“摆设”,内控管理理念陈旧。
2.风险管理文化缺失。该县支行领导虽然注重制度建设和基础业务管理,但满足于工作任务完成和业务管理不出大问题,对平时业务中发生的不规范问题,放松了必要的风险警觉;部门少数业务人员则认为做基础工作难免会出现一些差错,放松对差错风险的警惕。表现为内部控制责任不落实,制度意识淡薄,用人情、信任代替制度;操作主观随意,存在侥幸心理和麻痹思想,导致制度执行“走捷径”、“打折扣”,凭经验或想象处理业务。这次审计发现的未严格执行国库对账和守库值班制度,对个人身份数字证书(CA证书)管理控制不严格,财务管理控制活动有缺失,发行库门禁控制不合规等问题,都是因为制度被简单化、递减式、抵触性、表面化、选择性、被动式或应付式执行所造成,有的问题离案件与重大责任事故可谓只一步之遥,内部控制软约束。
3.内控机制建设滞后。现行的部分制度和操作规程未及时跟进业务管理要求,有的是沿用以前或照搬照抄上级行或借鉴其他单位现成的规章改头换面来的,制度和操作规程设计没有综合考虑在本行现有条件下是否切实可行,特别是忽视规章制度执行的有效性及其风险危害评估工作,导致内控管理制度和操作规程设计有先天缺陷。表现一:制度规程未覆盖所有业务运行和管理活动,导致个别管理制度规程缺失。例如:激励机制不足,约束处罚机制短缺;行政事务管理操作流程未实现风险点,未进行风险识别、风险应对控制措施不明确,制度规程的规范保障作用被打折扣。表现二:部分制度未涵盖业务活动的全过程或方方面面,原则性条款多,控制措施针对性欠强;出现部分事项欠缺约束。表现三:对于业务和管理活动的风险评估缺乏行之有效的方法体系,一些高风险事项未得到及时识别和应对。
4.内部管理监督不到位。一是不能正确处理检查监督与争先创优的关系。怕“家丑外扬”,为了本单位或个人的名利,对检查问题进行“筛选”,检查上报问题要么轻描淡写,要么避重就轻。无形中助长了违规行为。二是是对逾越内控行为的查处手软。在“出现问题一解决问题一再出现问题―再解决问题”的循环过程中被动管理。对违规行为责任追究也只是口头上的空话,导致违规违章、屡查屡犯。
【案例启示和建议】
(一)进一步优化内部控制环境建设。龙山县支行领导应进一步提高对内部控制重要性的认识,将加强内部控制环境建设作为健全内部控制体系的首要任务。一是支行领导和部门负责人要切实履行内部控制管理职责。二是深入开展央行内控文化建设。利用各种形式进行内控教育、思想政治教育、职业道德教育以及法制教育,不断深化和丰富央行内控文化建设内涵。引导员工树立“遵守内控制度为荣,违反内控制度为耻”的荣辱观,增强制度观念、法纪观念;切实提高员工职业道德素质,用“规范、进取、创新”的文化理念的引领员工增强团队精神,激发员工的工作热情和责任心,为内控管理提供了强有力的精神支撑。三是加强教育培训强化干部职工业务培训,使每个岗位人员了解内控制度,熟知业务操作,掌握岗位要求,实现业务素质和责任意识的整体提高。
(二)加快建立长效内部控制机制。认真贯彻执行《中国人民银行分支机构内部控制指引》精神。一是进一步完善内控制度和操作规程。对内控机制进行全面、彻底的梳理,针对目前内控制度操作规程方面存在的问题和缺陷,进行查漏补缺,建立业务违规行为责任追究制度及处罚办法、房屋出租管理制度、行政许可流程图、行政处罚业务流程图、行政复议业务流程图、法律事务审核流程图,完善层次分明、风险明示、措施针对的内控制度和业务操作流程;建立权责清晰的运行机制,使每个人各司其职,各负其责,奖惩公平。消除内部控制机制上的盲点和漏洞,实现风险控制全方位、全过程、全员参与,构筑内部风险防范的重要屏障。二是注重建立内控人力资源保障机制。通过员工考核机制、激励机制、员工培训机制、违规责任追究机制等人力资源管理手段,从而促进人员素质不断提高,确保每位员工、特别是重要岗位员工胜任本职工作,形成长效机制,促进持续发展。三是尽快建立对常规业务和管理活动的风险评估的方法体系。
关键词:建筑工程;施工;合同;风险;管理
中图分类号:TU761文献标识码: A 文章编号:
引言
建设工程施工合同是指发包人(建设单位)和承包人(施工单位)为完成商定的施工工程,明确相互权利、义务的协议。它建设工程施工合同作为承包人进行工程建设施工,发包人支付价款的合同,是建设工程的主要合同,同时也是工程建设质量控制、进度控制、投资控制的主要依据。首先,建筑市场实行的是先定价后成交的交易方式,该特性决定了建筑行业的高风险性。其次,建筑工程具有规模大、工期长、材料设备消耗大、产品固定、施工生产流动性强、受自然条件、地质条件和社会环境因素影响大等特点,这决定了施工合同具有独立的特殊性、履行期限的长期性、合同内容多样性和复杂性。因此,为了避免在激烈竞争的建筑市场中得风险,施工企业必须重视合同风险管理,有效的降低工程风险,增加企业利润。
一、建筑工程施工合同风险的主要因素
合同风险是合同中的不确定因素,它是工程风险、业主资信风险、外界环境风险的集中反映和体现。根据合同主体行为划分,它包括主观性合同风险因素和客观性合同风险因素两方面。
1.客观性合同风险 合同的客观风险是法律法规, 合同条件以及国际惯例规定的其风险责任是合同双方回避是法律法规, 合同条件以及国际惯例规定的其风险责任是合同双方回避的, 通过人的主观努力往往无法控制。例如, 合同规定承包商应承担的风险有, 工程变更在15%的合同金额内, 承包商得不到任何补偿, 这叫做工程变更风险; 又如合同价格规定不予高速, 则承包商必须承担全部风险, 如果在一定范围内高速, 则承担部分风险, 这叫做市场价格风险; 还有在索赔事件发生后的28天内, 承包商必须提出索赔意向通知,否则索赔失效, 这叫时效风险。
2.主观性合同风险 合同的主观性风险是人为因素引起的, 同时能通过人为因素避免或控制的合同风险。在相当多的国内施工合同中, 业主利用有利的竞争地位和起草合同条款的使得条件, 在合同协议中或通过苛刻的条件把风险隐含在合同条款中, 让承包商就范。而承包商为了急于承揽工程, 在合同协议中, 对自身权利不敢据理力争, 任其摆布。对合同谈判只重视价格和工期, 对其他条款不予注意。这样即使不平等的合同也愿意签, 甚至有欺骗的合同也敢签, 在合同签订上表现出极大的盲目性和随意性。
承包商不是作为法人权利主体参与对等的合同谈判,而是受制于业主,这样很容易处于被动状态,在这种心理状态下很难体现平等性,自然增加了履行合同的风险性。承包商十分轻信业主在合同以外的妥协和许诺,轻率地签订了既没有法律约束力,又无法兑现的“口头协议”。承包商对签订合同的前期准备工作明显不足,对业主的资信和合同的公正性缺乏严格的分析,承包商对合同缺乏识别力;因承包商对合同审查不严引起的合同漏洞,缺陷造成了不应有的合同风险,带来了不必要的损失。
二、建筑工程施工合同风险管理
1.提高合同管理人员的职业素质 提高合同管理人员的综合素质是保证合同管理质量的有效措施。大中型建设合同一般都是由业主负责起草,业主聘请有经验的法律专家和工程咨询顾问起草合同,可能使其中隐含了大量不利于承包商的风险责任条例。因此,承包商合同管理人员首先要具备相应的法律法规知识及其应用能力,熟悉合同签订和变更,索赔程序,同时具备工程管理,造价管理知识和运用能力,才能确保在合同谈判中处于一种智力均衡,信息对称的状态,提高相应的风险管理能力。
2.建立健全建筑工程合同管理制度并善加利用 合同管理环节繁多,包括合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履行跟踪、变更、中止、解除、终止等,建筑单位要规范本单位的合同管理,就应该首先就合同管理全过程的每一个环节建立和健全一系列可操作的合同管理制度,使其合同管理有章可循。自觉执行合同条款,全面履行合同义务,是合同当事人一切行为的最高准则。合同交底制度、责任分解制度、每日工作报送制度及进度款审查批准制度是每一个建筑单位都应该建立的合同管理制度。合同签订后,合同管理人员应该对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底,对合同的主要内容做出解释和说明,形成合同交底制度。责任分解制度则是指合同管理人员将各种合同时间的责任分解落实到各工作小组,明确其工作范围和责任,通过合同任务的层层分解将任务落实到人,协调各方面积极配合共同实施合同。而每日工作报送制度要求各职能部门将本部门的工作情况及未来一周的工作计划报送到合同管理处,能够确保合同管理人员及时掌握工程信息,对各种问题做出正确决策。鉴于当前成本核算人员因对现场合同情况不熟悉而不能将费用索赔的项目及时纳入当月付款要求中的现状,建立进度款审查批准制度有利于合同管理部门从合同角度对进度款进行审核。只有抓住合同管理这个核心,才可能统筹调控整个建筑工程项目的运行状态,实现建设目标。
3.对建筑工程合同进行动态管理 合同变更在建筑工程项目实践中是比较频繁的,而合同变更往往会导致索赔纠纷,因此在合同签订以后,合同管理人员还要对建设工程项目合同进行动态管理,重点把握以下几个方面:
3.1 建立索赔制度。在工程合同实施过程中出现变更索赔是难免的,因此,必须建立工程变更和索赔管理制度。在施工过程中。合同管理人员要认真研究合同条款,要注意资料的整理、分析,及时办理有关签证确认,关注现场动态,积极找寻索赔依据,把握施工索赔的重点,在索赔时效内及早提出变更和索赔。同时在分包合同履行过程中要正确履行合同责任,严格控制业主反索赔和分包商索赔的事件发生。
3.2 重视现场签证。在按照合同条款支付时应该防止过早、过量签证,特别是合同变更补充协议的签订须格外谨慎,签证必须依据相关合同条款衡量,起到相互制约的作用。尤其要重视设计变更与施工图错误,此类签证只需签变更或修正的项目,原图纸不变的勿重复签证,已经下料和购料的,务必签写清楚材料名称、规格、型号、数量、变更日期、运输情况、到场情况、成品情况、有无回收或代用等详细情况。 3.3及时记录、收集和整理工程所涉及的各种文件,对合同变更部分进行审核与分析。在实际工作中,合同变更应该与提出索赔同步进行,须业主与承包商双方达成一致后再进行合同变更。
3.4及时处理停工损失,双方按合同约定时间以书面形式,按合法程序签认停工的相关具体内容。
4.建立定期工作报送制度
要求各职能部门必须将本部门的工作情况及未来一周的工作计划报送到合同管理处,使合同管理工程师及时掌握合同履行的情况和发生的变化;从而能够及时对已经发生或将要发生的各种问题作出决策。
5.履约后,善后工作应有条有序
项目完工后,工程及时移交、工程结算、工程款支付、质量保修、保修金返还等工作要按照合同约定及时处理,要按规定及时做好善后工作,做到人走帐清、档案及时转移等。对于每一份文件、信函、收据借据、照片、会议纪要、语音记录等都要注意收集和保留,以备发生纠纷后能有凭有据,据理力争。对于拖欠的工程款,清欠部门、法务部门、财务审计等部门要联合制定清欠目标,及时清欠,乃至通过法律途径解决,避免出现呆账、坏账。
结束语
市场经济实际上就是契约经济,随着建筑市场逐步完善,合同将发挥更加重要的作用,成为市场双方不可或缺的纽带。因此加强施工合同风险管理是是控制工程造价、保证施工企业利润的重要手段,在当前建筑环境和市场形势下,对于建设施工企业是一项十分重要的工作。
参考文献
建设和谐劳动关系,全面规避劳动争议、违规事件等劳动管理风险的产生,是维护企业稳定发展的前提。劳动管理风险主要发生在对劳动者利益攸关的劳动合同、用工方式和劳动条件等多个管理环节,风险点多、面广、情形复杂,从发生劳动管理风险性质来划分,主要有:企业制度与国家法律法规之误的劳动法规管理风险,企业实施用工自主权之中的劳动用工管理风险,以及与劳动者之争的劳动争议管理风险三个方面。
依法治理与人本管理,
规避劳动法规管理风险
1.典型风险
企业管理制度存在错误或明显缺陷、与国家劳动法律法规相悖,使企业管理行为失当且没有采取必要的措施纠正,导致企业被劳动监察部门查处,或在与劳动者发生的劳动争议中处于不利地位甚至败诉(如表1)。
2.风险评估
A类:《劳动法》、《劳动合同法》实施后,企业对法律条文要求未完全掌握,风险产生属有意为之,可能性低;制度规定涉及员工的核心利益,一旦引发风险发生,对企业的影响极其恶劣,程度极高。
B类:《劳动法》、《劳动合同法》的配套政策法规,企业了解不深,当地劳动部门掌握的政策尺度研究往往不到位,发生的可能性中等;规定涉及员工的基本利益,一旦发生,对企业的影响将较为严重,影响程度高。
C类:劳动者有关的福利待遇、劳动条件等,既有新法规,也有老政策,一般都由企业内工作经验丰富的管理者来实施,发生的可能性低;规定涉及员工的基本利益,员工对其较为重视,一旦发生对企业将有一定影响,影响程度中等。
D类:《劳动合同法》实施后,国家对《职工奖惩条例》等一系列计划经济时期的政策进行废止,企业要及时进行相应的调整。现行国家行政法规,对处罚等行政处理权限进行了严格限制,企业再用行政手段管理员工,风险较大。对原国有企业来说存有管理惯性,发生的可能性中等;管理规定涉及员工的核心利益,一旦发生,对企业的影响将较为严重,影响程度高。
E类:企业的管理制度涉及员工的利益,经常需要调整变更。企业在制定管理制度时,没有做到制度合法、程序合法、向员工公示并培训到位所产生的风险。企业经常制订或修改管理规定,规范管理的企业大多会按程序办事,发生可能性中等。企业的管理制度涉及员工的核心利益,一旦发生,对企业的影响将极为严重,影响程度极高。
3.防范之道
从分析得知,劳动法规管理风险发生可能性不高,控制风险相对容易,但危害程度高,防范风险须“依法治理”与“人本管理”相结合。
依法治理,就是把企业制度纳入法制化管理轨道,实现有法可依。从控制风险角度来说,以事前预防为主,努力做到企业制度在法律法规上的零争议。操作中采取内外兼顾的策略,抓住要点。
其一,练好管理“内功”,培养企业劳动管理专员,加强劳动法规学习,建立制度审核、集中管理劳动合同等办法。企业以法律为纲领、以劳动合同为框架,构建管理制度体系为前提,在制度层面构筑企业防范、控制风险的“防火墙”。
其二,借助外力避免风险,聘请外部劳动专家梳理、审定企业制度。企业把管理制度纳入法制轨道,既要在劳动合同管理制度上主动与法规对接,具有法律效应;更要在制度建设中主动与当地劳动仲裁部门充分沟通,做到事前请教、得到指导,事后沟通、得到支持,主动消除法律及管理风险。
其三,劳动法律、政策尺度掌握与劳动部门保持一致,重大制度经当地劳动仲裁部门审定并备案。确立企业控制和防范劳动管理风险的管理制度,应以“劳动合同处理办法”和“劳动合同管理实施细则”为核心制度,以“集体劳动合同”为基本制度,以专业管理制度为主体制度,全面构建企业内部治理体系。
从控制风险来说,人本管理就是实行以愿景引领为主的人才管理策略,努力做到员工理想与企业战略在发展目标上的零距离,采取形成利益共同体的操作策略。
其一,制定战略发展目标下的人才发展战略暨员工队伍建设规划。树立“人人都是人才,人人都可成才”的理念,把企业各类人才发展纳入规划,制订人才开发和队伍建设制度。
其二,开辟职业发展通道。针对技术、技能、管理员工分类设置职业发展通道。员工发展既有本专业的上升发展通道,又有横向交流的渠道。构建竞争性选拔人才和人才交流制度,实现人尽其才,才尽其用。
其三,构建与市场接轨的激励机制。让创造价值的员工获得匹配的回报。建立适合企业特点的人力资本价值回报的薪酬政策,实行中长期激励和约束制度,如:对上市公司确立股权激励制度;对非上市公司实施任期分红权激励,模拟股权,EVA增量激励等。
坚持原则与有情操作,
掌控劳动用工管理风险
1.典型风险
劳动用工管理风险,主要是企业行使用工自主权,在执行“选择规范的用工方式、与劳动者订立书面劳动合同并全面履行、与劳动者合理约定劳动合同期限、规范解除和终止劳动合同行为并依法支付补偿金”等涉及劳动者合法权益的工作中,管理行为失当,导致企业在与劳动者发生的劳动争议中处于不利地位甚至败诉,或被劳动监察部门查处(如表2)。
2.风险评估
F类:企业为规避《劳动法》、《劳动合同法》实施后的劳动合同风险,对法律维权存有侥幸心理,采取不规范的用工方式,这种现象在企业或多或少存在,而且来自日常管理中,发生可能性极高。不规范用工触及员工的核心利益,企业一旦存在这种情况将发生三种风险:一是劳动者认识到增强或利益冲突必将产生争议,企业方将在争议处理中十分被动。二是企业的风险从劳动合同管理领域扩大到人力资源管理领域。这种临时用工或劳务派遣,严重削弱了单位的用人基础,长期使用后员工普遍缺乏归属感和忠诚度,有本领后远走高飞,导致人才流失。三是更为重要的,国家正在规范劳务派遣用工,未来政策风险不能确认,对企业来说影响极其恶劣,影响程度极高。
G类:企业劳动合同样本和管理制度容易制订,但难做到位,基层每一位管理者工作失误或疏漏都可能成为劳动者诉求的理由,发生的可能性高;这类争议发生后,企业最多是经济损失,影响程度中等。
H类:企业的规章制度缺乏合法性和执行的规范性,一般发生在管理工作不规范的情况下,可能性低;处理员工劳动合同涉及核心利益,一旦发生,对企业将有严重影响,影响程度高。
I类:企业涉及劳动者利益的工资、福利和劳动保护等专业管理的严谨和细致程度,决定了发生风险的可能性。除对在职员工的管理外,对从事有毒有害工种员工的入职和离职管理,也存在较大风险,发生的可能性高;这类争议触及员工核心利益,一旦发生对企业影响较为严重,影响程度高。
法律风险贯穿企业经营管理的始终,对企业的兴衰有着重要的影响作用。而在当今建设法治中国的大环境下,如何防范和控制企业法律风险,提高企业的市场竞争力,显得尤为重要。
一、企业法律风险概述
结合2004年5月国资委颁布的《国有企业法律顾问管理办法》中第一次正式提出企业法律风险的概念,及国内学者的主流意见,笔者从风险诱因和风险后果入手,将企业法律风险界定为:企业在经营管理过程中,基于法律原因――外部法律环境变化或企业自身的违法行为――所需承担的不利法律后果。具体又可根据风险诱因的不同,分为外部风险和内部风险;根据风险后果可分为诉讼风险、处罚风险等。同企业管理中的其他风险相比,其主要有以下特征。
(一)相对确定性
企业的法律风险是相对确定的,包括两方面:一、法律风险发生原因法定,或是因为外部法律环境的变化,或是企业自身的违法行为所引起;二、法律风险引起损失相对确定,企业在经营管理中因法律原因所需承担的法律后果是根据法律明文规定进行确定。
(二)可预防性
由于法律风险发生原因具有法定性,企业可通过完善法律风险防控体系,规范自身的经营管理行为使其符合法律法规的规定,以此来达到预防法律风险的目的。
二、企业经营管理中的主要法律风险
(一)合同风险
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,合同法律风险是指企业在合同订立、生效、履行、变更、转让、终止过程中产生的法律风险,与企业经营活动息息相关。常见的合同法律风险主要有合同主体不符合法律规定、合同签订过程因过错导致的缔约过失责任、合同内容违法、合同条款约定不明引发合同履行不能等一系列在合同订立、履行过程中发生损失、承担不利法律后果的情形。
(二)企业人力资源管理过程中的法律风险
新《劳动合同法》的实施,既能更加有效地保护劳动者的合法权利,又对我国企业的人力资源活动提出了更高要求,企业面临法律风险的可能性也加剧,具体有以下几点:企业在招聘活动中可能存在户籍、性别等就业歧视行为招致诉讼风险;在订立劳动合同过程中存在试用期、未依法签订书面劳动合同及劳动合同内容条款违法等法律风险;在劳动合同终止和解除过程中,企业可能存在违法解除情形,需承担支付赔偿金的法律风险;以及企业可能存在制定企业规章制度上的法律风险、劳动合同变更的法律风险及劳务派遣中的法律风险等诸多情形。
(三)知识产权法律风险
知识产权作为企业的无形资产,是企业在参与市场竞争重要的资本之一,知识产权包括著作权、专利权、商标权,因而企业知识产权法律风险主要是指在企业经营管理中,对知识产权的使用存在专利权被冒用、商业秘密被泄露、商标或域名被抢注等法律风险。当今的市场经济活动中,企业间因为知识产权被侵犯或侵犯他人的知识产权而产生法律纠纷、蒙受巨额经济损失的实例不甚枚举,例如西门子公司抢注海信集团商标、华为和美国思科公司陷入知识产权纠纷而不得不暂时停止部分涉侵权产品,由此可见知识产权法律风险实与企业的兴衰存亡关联之密切。
只有提高企业对知识产权的重视程度,加强对知识产权的保护,才能减少企业知识产权法律风险,从而提高企业的市场竞争力。
除上述三点之外,企业法律风险还包括企业设立中的法律风险、企业产品质量法律风险、企业海外并购法律风险等诸多方面。
三、企业法律风险的防范管理
(一)完善企业经营管理制度建设
企业通过建立规范、完善的经营管理制度可以有效的避免法律风险,事实上,企业法律风险的部分成因缘于企业内部经营管理制度存在漏洞。企业可通过制定以及完善相关的规章制度,例如人力资源管理制度、知识产权保护制度、产品质量售后监控制度等,同时建立健全企业内部监督体制,规范具体领导者和员工的经营、服务行为,促使企业相关经营管理行为更加符合相关法律规定,以此把降低企业法律风险,尤其是内部风险。
(二)加强企业法律顾问队伍建设
考虑到企业法律风险防范专业性强的特点,企业管理者应重视对专业法律人才的选拔、聘任,在企业机构中设置专门的法律顾问部门,总览企业有关法律等问题的具体实施,对涉及投资、产品开发及买卖等重要项目应积极参与其中,通过法律调查、法律意见书、起草合同文本等工作,及时、有效地防治企业法律风险的发生。而一旦企业发生法律风险,法律顾问团队也可以通过诉讼、仲裁等有效途径,维护企业的合法权益,避免法律风险的进一步扩大,及时止损。
(三)提高企业全员的法律风险防范意识
提高法律风险防范意识是预防和规避法律风险的有效途径,因此企业全员必须强化法律风险防范意识。具体措施可包括:由企业定期组织对员工的法律知识培训活动,在企业内部对新颁布实施的法律规范进行系统学习,针对员工的具体工作岗位展开相关的法律经验教育,以达到有效防范法律风险的目的,而对于企业的领导者,不仅要增强其相关的法律知识还需加强其自觉尊法、守法、畏法,合法有据进行企业经营活动的决策。
上述列举的法律风险防范措施较为简略,更详细具体的防范体系构建还有待日后进一步的完善。
关键词:建筑工程;管理;风险防范;控制措施
1合同风险的具体表现形式
按照合同管理的性质,可将合同管理风险分为可控风险和不可控风险、内部管理风险和外部环境风险、直接管理风险和间接管理风险等。
1.1 可控风险和不可控风险
按照风险防范控制的等级划分,合同管理风险可分为可控风险和不可控风险。可控风险是在合同管理过程中,通过实施规范化的流程管理,进行信用风险评价、履约风险评估、合同争议解决、合同解除管理等,最大限度地规避或降低风险。不可控风险是指由于受宏观经济环境、政治、政策、法律以及自然灾害事故等因素影响,造成合同不能正常签订、履行。
1.2内部管理风险和外部环境风险
合同管理的主观风险受内部和外部主观因素的影响,很多是可以规避的。内部管理风险是由于合同管理制度不健全、流程管理不规范、监督不到位、人员素质较低等因素,造成在合同签订、履行、变更或转移、解除过程中存在风险,这种风险可导致企业经营决策失误或带来巨大损失。外部环境风险是由于合同对方信用等级较低、不正当竞争以及财务状况不佳等因素,造成的蓄意欺诈或违约导致合同管理风险。
1.3 直接管理风险和间接管理风险
合同管理的风险可分为直接管理风险和间接管理风险。直接管理风险是企业自身在直接参与合同管理全过程中,由于在合同评审、履约、变更或转移方面存在管理不规范、制度机制不健全、监督不到位等因素,给合同管理带来的直接风险。
间接管理风险是企业自身在间接参与合同管理的全过程中,由于合同中的联合体成员、分包方及第三方等多方面原因,造成合同的履约、变更或转移、终止等方面存在的管理风险。
2合同管理风险的成因分析
合同管理风险贯穿于合同的签订、履行、变更或转移、终止等各个环节。导致合同管理风险的主要原因可分为以下方面:
2.1 外部环境方面
外部环境因素是导致合同管理风险的客观因素,主要涉及经济环境变化、政策和法律法规调整、自然灾害事故等不可控因素。经济环境变化因素受国际经济全球一体化、市场经济发展和政治、社会形势等影响较大,只能提前进行预测和进行必要的风险规避。政策和法律法规调整因素主要是国家根据经济社会发展形势,对宏观经济政策、财政政策、货币政策和现行法律法规的适当调整,调整的内容、时限、幅度可在一定范围内搜集和预测,相对经济环境变化风险可控程度高。自然灾害事故因素偶然性较强,很难提前进行预测,在合同签订和履行中,可通过风险转嫁等进行分担。
2.2 风险防范与控制方面
风险防范与控制意识因素是导致合同管理风险的主观因素,主要涉及对合同的风险意识、法律意识、责任意识等因素。风险意识因素是对合同隐含的风险认识和重视程度不够,缺少必要的风险防范与控制措施。如在合同中经常出现责权利不平衡,罚责不对等的情况,使承包方在苛刻的条件下,被动地承受质量、付款、索赔等方面的诸多风险。法律意识因素是在合同的签订和履行全过程中,对现行的法律法规掌握不深,重视程度不够,对合同条款未做仔细推敲,未按现行政策和法律法规签订和履行合同,不能有效地规避合同法律风险。例如:一些建筑工程在开工后再补签合同,存在较大风险。责任意识因素是对合同管理风险防范与控制的认识程度不高、责任意识淡薄,造成风险防范与控制措施失灵,给合同管理带来风险。
2.3合同管理制度方面
合同管理制度方面是导致合同管理风险的关键因素,主要涉及合同评审制度、成本核定制度、工程款支付制度、结算管理制度等因素。合同评审制度因素是各部门在合同评审中未按评审程序、内容、标准、时限等进行评审,致使合同不能正常签订或存在履约风险。成本核定制度因素是未按成本核定制度进行成本分析、核定,造成经营风险。工程款支付制度因素是一些单位未按合同条件支付工程款或随意挪用工程款,对各类分包/分供合同的付款不能加以有效控制,导致合同履行存在风险。结算制度因素是由于结算制度不完善,不能及时对已竣工项目进行结算;对以往项目不能及时进行清理、核查数据;监督管理工作不到位等,导致结算不能顺利进行,合同履约不能圆满完成。
2.4人员素质方面
人员素质方面是导致合同管理风险的重要因素,主要涉及人员的知识结构、能力水平等因素。知识结构因素是合同管理人员由于知识结构单一或对经济社会变化的敏锐性不强,缺乏对国际国内经济环境变化、政策和法律法规等的准确分析、预测,造成合同在签订和履约过程中存在一定风险。能力水平因素是合同管理人员未能发现合同中条款不合理的风险;发现问题,但未提出合理性改进意见的风险;起草合同人员未采纳合同审核人员提出的合理化建议的风险等,致使合同管理过程中存在风险。
3合同风险管理与具体控制措施
在合同管理的实践中,建立健全合同管理风险防范与控制体系可以有效降低合同风险、提高经济效益和实现科学化、制度化管理。合同管理风险防范与控制体系可分为合同流程管理体系、合同文本体系、信用评价体系、风险预警体系、信息化管理体系、人才培养体系等内容。
3.1建立健全流程管理体系
合同流程管理一般由合同调研、策划、谈判、拟定合同文本、审核、签订、履行、变更或转让、终止、存档等环节构成。明确流程管理各个环节的责任主体、目标任务和工作措施,确保每个环节有制度、有落实是合同管理的重要内容。实施对合同的全过程监管,就要在合同的准备阶段、签署阶段、履行阶段和履行后管理阶段,指定专人进行监管,开展综合评价,以确保签约合同主体合法、内容合法、合同表示真实、条款完备、表述规范、签订手续和形式完备,能有效防范与控制合同风险,实现合同流程管理的制度化、规范化、标准化。
3.2建立健全合同文本体系
合同文本风险是指合同条款不合理的风险。主要表现在合同条款存在的不合理、不完整、不严密;合同内容违反法律法规等方面。控制风险的主要方法是严格执行评审制度。因此,要根据国家规范化合同示范文本,综合考虑合同的类型、管理方式等不同要素,建立本单位的合同标准文本体系。并密切关注国内外有关合同文本的发展变化,进一步理顺管理体制。同时,拓展思路,及时补充完善合同文本体系,力求与生产实际紧密结合,使合同管理与投标报价、成本核定和结算管理有机结合在一起,最大限度地发挥合同管理的作用。
3.3 建立健全信用评价体系
建立健全信用评价体系是使合同双方增强互信、加强合作、确保合同签订和履行顺利进行的平台。为此,应建立并完善分级信用等级制度,对合同当事人的组织机构、经营现状、财务状况等情况进行信用评价,划分等级,建立合同对象的商业信用档案等,并纳入日常动态管理。在合同签订和履行的过程中,对于信用良好的单位可给予优先考虑,反之,则从严掌握。
3.4 建立健全风险预警体系
实施合同管理全过程风险预警是降低合同风险的有效途径。为此,应建立并完善风险评估制度,通过对合同对象的信用等级进行分析,在合同的签订、履行等全过程分阶段进行风险评估,以及时发现风险隐患,并实行分级分类预警,果断采取积极有效的应对措施。要建立信息会商制度,通过对合同管理过程中的风险评估,对发现的风险隐患,会同有关部门进行集体会商,研究防范和控制措施。在实践中,对各单位合同中潜在的风险、条款的合理性以及收益情况进行认真负责的评判,特别是对所报收益过低、甚至是亏损的项目,应要求其找出问题的根源和风险之所在,提出有效的解决办法,并上报详细的报告,对如何化解风险进行详细说明,以最大限度地预防和减少风险。要建立风险跟踪制度,对发现的风险隐患,在合同管理的过程中,要实时跟踪、反馈和预警,努力降低合同风险。
3.5建立健全信息化管理体系
建立健全信息化管理体系是有效控制成本、降低风险、提高效率的重要手段。信息化管理体系可包括业主信息管理、总(分)包合同管理、项目制造成本核定管理、项目施工预算管理、项目结算管理、项目成本风险管理等内容,可通过互联网或单位内部局域网实现各单位的互联互通,实现数据的实时更新,全面掌握合同管理的全过程。信息化管理体系的推广实施,在一定程度上能够解决执行力差、管理人为因素大的问题,能够有效实现过程管理控制,适时反映合同管理状况,最终达到对合同管理过程加以控制的目的。
3.6 建立健全人才培养体系
加强人才培养体系建设是确保合同有效管理的重要前提。为此,应建立并完善专业人员选拔任用机制,坚持公开、公平、公正的原则,并建立专业人员考核机制,对合同管理人员的专业知识、责任意识、风险防范与控制能力、合同履约情况等进行科学有效的考核,逐步提高专业人员的综合素质,并在整个管理系统,营造重视合同管理、尊重人才的氛围,为合同管理的有效实施提供人才保障。
《证券投资基金销售管理办法》(以下简称《销售办法》)已于7月1日实施,现将实施《销售办法》的有关问题通知如下:
一、各基金管理公司、基金代销机构应严格按照《证券投资基金法》、《销售办法》的有关规定开展基金销售活动。
二、《销售办法》实施之前已经成立或已获核准尚未完成募集的开放式基金,赎回费归入基金财产的比例低于赎回费总额的百分之二十五的,基金管理人应当会同基金托管人按照《销售办法》第二十九条的规定变更基金合同(契约)的相关内容,报中国证券监督管理委员会(以下简称“中国证监会”)备案并公告后实施。
三、基金募集申请获中国证监会核准后,基金管理公司应当在该基金开始募集两个工作日前将基金合同、招募说明书以及中国证监会无异议的基金宣传推介材料报当地证监局备案。
四、符合《销售办法》规定的条件、拟申请基金代销业务资格的机构,应当根据《证券投资基金代销业务资格申请材料的内容与格式》(见附件)的规定向中国证监会报送基金代销资格业务申请材料。
附件
证券投资基金代销业务资格
申请材料的内容与格式
一、 申请材料的格式
(一) 纸张
应采用幅面为209×295毫米规格的纸张(相当于A4纸格)。
(二) 封面
1、 标有“证券投资基金代销业务资格申请材料”字样;
2、 申请人名称;
3、 正式报送申请材料的日期;
4、 主要承办人姓名、联系方式。
(三) 申请材料的页码应置于每页下端居中,按内容分章节安排页码顺序,例如:1-4或者1-4-1……章节之间应当有分隔页。
(四) 份数:申请材料一式3份,其中至少1份为原件。基金代销资格申请材料通过审核后,申请人应当提交书面、电子版光盘申请材料(定稿)各1份。
二、 商业银行需提交的申请材料目录与内容
(一) 承诺函,保证向中国证监会报送的所有申请材料真实、准确、完整、合规;
(二) 申请报告及银行基本情况说明;
(三) 加盖公章的营业执照和经营许可证复印件;
(四) 商业计划书,主要内容包括市场情况分析、今后三年的业务发展计划和盈利情况分析、开展基金销售业务对银行经营的影响、风险和对策等;
(五) 资本充足率是否符合国务院银行业监督管理机构的有关规定的说明;
(六) 财务状况说明及最近三年经审计的实收资本及财务报表;
(七) 最近三年内是否有重大违法违规行为、是否受过重大处罚的情况说明;
(八) 办理基金销售业务的专门机构设置情况及职能说明;
(九) 基金销售主要分支机构及网点情况说明;
(十) 从事基金销售业务的人员配备情况及培训情况说明;
(十一) 银行总部及主要分支机构负责办理基金销售业务部门的管理人员的名单、简历、学历和资格证书;
(十二) 基金代销业务技术系统软硬件及其他技术设施情况的说明;
(十三) 银行总部与分支机构之间基金代销业务技术系统联网测试报告;
(十四) 银行基金代销业务技术系统与基金管理公司、注册登记机构间联机、联网测试报告;
(十五) 最近一年内信息技术系统是否发生过重大技术故障情况的说明;
(十六) 客户资金及资产安全保证措施的说明;
(十七) 律师出具的法律意见书;
(十八) 基金销售业务管理制度,包括代销业务基本流程、代销业务资金清算流程、代销业务帐户管理制度、员工行为规范、代销业务客户服务标准、代销业务资料档案管理制度、代销业务应急处理措施、代销业务监察稽核制度、代销业务风险控制制度等;
(十九) 中国证监会规定的其他材料。
三、 证券公司需提交的申请材料目录与内容
(一) 承诺函,保证向中国证监会报送的所有申请材料真实、准确、完整、合规;
(二) 申请报告及公司基本情况说明;
(三) 加盖公章的营业执照和经营许可证复印件;
(四) 商业计划书,主要内容包括市场情况分析、今后三年的业务发展计划和盈利情况分析、开展基金销售业务对公司经营的影响、风险和对策等;
(五) 财务状况说明及最近三年经审计的实收资本及财务报表;
(六) 最近一个月的净资本表;
(七) 净资本等财务风险监控指标是否符合中国证监会规定的情况说明;
(八) 最近三年内是否有重大违法违规行为、是否受过重大处罚的情况说明;
(九) 最近两年是否有挪用客户资产等损害客户利益行为的情况说明;
(十) 公司是否发生已经影响或可能影响公司正常运作的重大变更事项,或者诉讼、仲裁等重大事项的情况说明;
(十一) 公司是否因违法违规行为正在被监管机构调查,或者正处于整改期间的说明;
(十二) 办理基金销售业务的专门机构设置情况及职能说明;
(十三) 基金销售主要分支机构及网点情况说明;
(十四) 从事基金销售业务的人员配备情况及培训情况说明;
(十五) 公司总部及主要分支机构负责办理基金销售业务部门的管理人员的名单、简历、学历和资格证书;
(十六) 基金代销业务技术系统软硬件及其他技术设施情况的说明;
(十七) 公司总部与分支机构之间基金代销业务技术系统联网测试报告;
(十八) 公司基金代销业务技术系统与基金管理公司、注册登记机构间联机、联网测试报告;
(十九) 最近一年内信息技术系统是否发生过重大技术故障情况的说明;
(二十) 客户资金及资产安全保证措施的说明;
(二十一) 律师出具的法律意见书;
(二十二) 基金销售业务管理制度,包括代销业务基本流程、代销业务资金清算流程、代销业务帐户管理制度、员工行为规范、代销业务客户服务标准、代销业务资料档案管理制度、代销业务应急处理措施、代销业务监察稽核制度、代销业务风险控制制度等;
(二十三) 中国证监会规定的其他材料。
四、 证券投资咨询机构需提交的申请材料目录与内容
(一) 承诺函,保证向中国证监会报送的所有申请材料真实、准确、完整、合规;
(二) 申请报告及公司基本情况说明;
(三) 加盖公章的营业执照和经营许可证复印件;
(四) 商业计划书,主要内容包括市场情况分析、今后三年的业务发展计划和盈利情况分析、开展基金销售业务对公司经营的影响、风险和对策等;
(五) 财务状况说明及最近三年经审计的实收资本及财务报表;
(六) 最近三年内是否有重大违法违规行为、是否受过重大处罚的情况说明;
(七) 公司是否发生已经影响或可能影响公司正常运作的重大变更事项,或者诉讼、仲裁等重大事项的情况说明;
(八) 公司是否因违法违规行为正在被监管机构调查,或者正处于整改期间的说明;
(九) 办理基金销售业务的专门机构设置情况及职能说明;
(十) 基金销售主要分支机构及网点情况说明;
(十一) 从事基金销售业务的人员配备情况及培训情况说明;
(十二) 公司总部及主要分支机构负责办理基金销售业务部门的管理人员的名单、简历、学历和资格证书;
(十三) 公司高级管理人员名单、简历、学历和资格证书;
(十四) 基金代销业务技术系统软硬件及其他技术设施情况的说明;
(十五) 公司总部与分支机构之间基金代销业务技术系统联网测试报告;
(十六) 公司基金代销业务技术系统与基金管理公司、注册登记机构间联机、联网测试报告;
(十七) 公司最近一年内信息技术系统是否发生过重大技术故障情况的说明;
(十八) 客户资金及资产安全保证措施的说明;
(十九) 律师出具的法律意见书;
(二十) 基金销售业务管理制度,包括代销业务基本流程、代销业务资金清算流程、代销业务帐户管理制度、员工行为规范、代销业务客户服务标准、代销业务资料档案管理制度、代销业务应急处理措施、代销业务监察稽核制度、代销业务风险控制制度等;
(二十一) 中国证监会规定的其他材料。
五、 专业基金销售公司需提交的申请材料目录与内容
(一) 承诺函,保证向中国证监会报送的所有申请材料真实、准确、完整、合规;
(二) 申请报告及公司基本情况说明;
(三) 加盖公章的营业执照和经营许可证复印件;
(四) 公司章程;
(五) 商业计划书,主要内容包括市场情况分析、今后三年的业务发展计划和盈利情况分析、开展基金销售业务对公司经营的影响、风险和对策等;
(六) 财务状况说明及最近三年经审计的实收资本及财务报表;
(七) 主要出资人的财务状况说明和规范运作情况说明;
(八) 最近三年内是否有重大违法违规行为、是否受过重大处罚的情况说明;
(九) 公司是否发生已经影响或可能影响公司正常运作的重大变更事项,或者诉讼、仲裁等重大事项的情况说明;
(十) 公司是否因违法违规行为正在被监管机构调查,或者正处于整改期间的说明;
(十一) 基金销售主要分支机构及网点情况说明;
(十二) 从事基金销售业务的人员配备情况及培训情况说明;
(十三) 公司高级管理人员名单、简历、学历和资格证书;
(十四) 基金代销业务技术系统软硬件及其他技术设施情况的说明;
(十五) 公司总部与分支机构之间基金代销业务技术系统联网测试报告;
(十六) 公司基金代销业务技术系统与基金管理公司、注册登记机构间联机、联网测试报告;
(十七) 公司最近一年内信息技术系统是否发生过重大技术故障情况的说明;
(十八) 客户资金及资产安全保证措施的说明;
(十九) 律师出具的法律意见书;