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Abstract The traditional library resources construction and optimization strategy cannot meet the development requirements of the times, because of the development of modern information technology. It can provide decision making for library resource construction and optimizing, based on user-centric and allowing readers to participate in, using some tools such as semantic technologies, co-word analysis and so on.
Keywords library resource; optimizing strategy; Patron Driven Acquisitions
图书馆作为公共社会最重要的文献资源储存、组织、利用与服务机构,追求馆藏资源的合理性与高效利用一直是图书馆资源建设的最大目标。传统的图书馆馆藏资源主要由图书、期刊、杂志等实体资源所组成,但随着科学技术的发展、互联网的广泛应用以及资源阅读方式的日渐丰富,电子资源、网络资源成为了图书馆馆藏的主要组成部分,且由于用户阅读方式逐渐从传统的纸质文献阅读向网络阅读、电子阅读、在线阅读转移,用户对新型馆藏资源需求呈上升趋势,使得图书馆用于采购电子资源与网络资源的经费所占比例也随着这种需求的强烈而逐渐增加。这种资源采购比例的变化,也为图书馆的馆藏优化与建设带来了新的要求,在大趋势的推动下,图书馆必须寻求创新思路,而现代技术的发展和其在图书馆资源可视化分析等方面的应用为这种需求带来了启示。
1 传统的图书馆馆藏建设与优化
传统图书馆资源的组成类型、存在形态、建设方式等与现代图书馆相比,资源类型少、存在形态单一、建设方式固定,这使得其馆藏资源建设有着其鲜明的传统特征。笔者长期从事图书馆的文献资源建设,因而对图书馆的馆藏资源优化与建设演进有着更为直观的认识。
1.1 基于规划、条例等指导性文件的资源建设
由于受采购经费、历史文化、用户需求等诸多因素的影响,我国图书馆在资源采购建设时不可能做到“大而全”,为此各个区域图书馆建设了图书馆联盟、联合图书馆等资源共建共享组织,以加强资源的共建共享,避免资源浪费与重复建设。从近代图书馆发展历史来看,各个国家的单一图书馆在资源建设中都是根据本馆馆藏特色、用户结构、经费数量等来采取突出特色、丰富种类、减少复本等一系列建设策略,并制定各自的馆藏发展政策、建设规划等建设指导性文件。如法国国家图书馆早在1993年就制定了《藏书政策提案》,1995年制定了涉及特藏资源的文献采访政策《国外政府出版物藏书政策》、1996年制定了《阿森纳图书馆的藏书政策》、1997年制定了《专藏文献管理政策》,2005年在修订上述政策的基础上出版了《法国国家图书馆馆藏发展政策》[1]。我国台湾地区国家图书馆(原国立中央图书馆)也自1987年着手制定、1988年出版了自己的馆藏发展政策[2]。相比之下我国大陆地区图书馆馆藏发展政策制定较晚,自上世纪90年代才陆续出现。如1996年国家图书馆在原有文献采选条例基础上,修订并出台了《北京图书馆书刊文献采选条例》。由于这类规划、条例指导性文件在图书馆员的文献采购、编目及流通服务中起到了规范、统一等作用,各个地方图书馆也相继依据文献资源的建设流程,出台了文献的采访、标引、编目、管理、保护、共享及连续出版物等方面的工作规章制度[3]。这些条例、政策、制度在当时图书馆购书经费紧张和民众对纸质资源大量需求的背景下,确实为图书馆资源建设提供了指导性作用,为我国图书馆馆藏资源的特色化、专业化与地方化建设起到了行业政策保障性作用。
新世纪以来,随着国家对文化服务事业的重视与投入加大,特别是新型文献资源载体形式的存在及图书馆用户的文献需求发生变化,使得我国的图书馆文献资源建设步入到一个新的发展时期。这一时期图书馆的资源采购尽管从大的方面还是遵循之前制定的资源建设指导性文件,但由于购书经费的宽裕,使得大量的非传统资源如数字化资源(如CD/DVD光盘)、机读文献(包括缩微胶片、单机光盘等)、电子文献(包括电子图书、电子期刊、电子报纸)以及数据库等也加入到了图书馆的资源阵列之中。而用户阅读需求行为的日益数字化、网络化也使图书馆资源建设处于一个尴尬的境地。为了应付这种变化,图书馆管理者补充并制定了一些新的馆藏发展政策,但由于政策的制定总是落后于用户新的需求,图书馆工作人员缺乏相应细致准确的指导性文件,只能依据以往的工作经验来采购资源,如普遍存在的区分文献类型采购办法、出版社跟踪采购办法、划分电子/纸质资源经费比例采购法等。同时,日益发达的信息发展使得图书馆文献资源获取也不如网络传播方便,使得图书馆文献资源服务无法得到用户满意,图书馆逐渐从社会的信息中心走向边缘。
1.2 基于用户需求和馆藏特色的资源建设与优化
现代信息技术的发展和图书馆服务模式的创新,使得个性化服务和学科服务成为了近年来图书馆的主要服务内容,其资源建设也借鉴了这种创新服务理念,通过读者评选、读者决策采购、读者选书等模式,以满足用户的个性化资源需求。
在基于用户需求的馆藏资源建设中,国内做的较好的是佛山市禅城区图书馆。它与图书供应商合作,由采访人员不定期到书商处选择近期出版新书,经过和加装磁条后,在图书馆开设新书展示阅览室,供读者阅览、外借,读者可自主选购。让读者直接参与图书馆的藏书建设,改变了传统采编流程,消除了图书加工所带来的时差,有效发挥了经费效益,提高了图书资料的收藏质量和利用率。?国内一些图书馆特别是高校图书馆则为了保证用户资源的需求,采取类似的在线采购、读者书目推荐等方式。总体来看,这类资源建设方式将资源建设的采购权由图书馆员转移到了用户手中,因为用户的资源选择更加贴近实际需求,使得图书资源的使用率大大提高,不但减轻了图书馆员的工作量,也避免了资源选购狭窄导致的诸多问题。
用户决策采购(PDA)是近年来西方国家图书馆逐渐接受并采用的一种资源采购方式,在美国,其250家图书馆的三分之二以上已经开始发展或计划开展[4]。PDA的基本工作流程是:由图书馆与书商确定符合藏书发展政策的预设文档之后,书商提供图书MARC记录;图书馆把MARC记录导入馆内自动化管理系统,读者通过OPAC查到书目记录后,或点击链接直接阅读该电子书,或要求提供印刷本,由图书馆统一付费购买。这种由读者决策采购的方式真正实现了购买决策由读者决定,而不是靠学科馆员的假想和预测等,从根本上改变了馆藏文献利用率低的状况,因此受到了读者的肯定和欢迎。
值得一提的是,在基于用户需求和馆藏特色的资源建设与优化模式下,尽管用户即读者成为了图书馆馆藏资源的选购者,但也需要相对机制的形成和资源采购员的大量辅助才能实现,且由于图书馆资源的量大类多,单纯依靠读者的选择参与和购买决策,并不能完全实现图书馆资源建设与优化。
1.3 分析与建议
毋庸置疑,传统的馆藏建设与优化模式在当时特定的环境和用户需求下发挥了巨大的指导作用,为图书馆的资源建设指明了方向与要求。但也应该看到,这些传统的资源建设模式已逐渐脱离了现代图书馆的建设发展要求,越来越多的读者不再将图书馆做为资源查找的首要选择,除了计算机技术和网络技术发展所带来的资源数据获取的方便性因素之外,图书馆本身资源建设的滞后性和不贴近用户需求也是一重要原因。有研究表明,传统购书模式所购得图书的利用率是在藏书的30%至40%之间[5]。有学者对丹佛大学图书馆入藏图书利用率进行研究,结果表明,2005年至2009年间出版的89496种图书,有47257种(53%)从未流通过,其中2005年入藏的图书中,有9,112种(42%)到2009年底还未流通过[6]。普渡大学图书馆2002年的相关数据显示,只有36%的纸质图书具有一次以上的流通记录。威斯康星大学麦迪逊分校图书馆2003年的统计数字与普渡大学类似,在为期两年的流通时间内,传统模式采购的图书流通两次以上的只有6%[7]。也有研究表明,美国的高校图书馆馆藏普遍有50%从未被利用过[8]。这些研究均表明,采用传统模式所购买的图书,其利用率之低令人惊讶,即使采取读者选购的资源采购方式对传统资源采购进行补充,也还是需要寻求一种更能满足用户需求、顺应时代和事业发展的图书采购模式,而基于技术支持的馆藏利用分析将是解决这一问题的捷径所在。
2 技术驱动下的图书馆馆藏建设与优化
2.1 技术驱动下的图书馆资源建设挑战与机遇
随着互联网技术的飞速发展,计算机技术不断推陈出新,已有相当一部分网络运行商和网络公司涉足于图书馆行业。电子图书、电子报刊,甚至一些数据库泛滥于网络,这对政府所主导的基层公共文化服务体系造成了一定的冲击。其次,作为文化产业排头兵的实体书店近年来也不断加大对图书馆的围追堵截,免费阅览新书成为实体书店推新服务方式的主要手段。但无论是网络运行商还是实体书店,都很难与图书馆形成对角阵势。首先,就文献服务而言,在图书馆,无论是何种载体的文献均是无偿的、免费的,而网络运行商和实体书店所提供的电子图书和电子报刊普遍都只提供段落式或章节阅读,如果读者想看全文则必须付费,其实质仍为付费式阅读。正如肖强在《商业数字图书馆信息资源建设模式》一书中所说:“实施数字图书馆计划都遇到不少问题,如海量信息资源建设问题安全性问题,还有很多法律问题、版权问题等等。”[9]其次,实体书店虽然提供新书阅读,但书架货柜一般一个月的周转期使得读者很难找到两个月以上的图书,且实体书店所提供的图书杂乱无序、不规范。而图书馆则将这些无序、不规范的出版物进行搜集、整理、加工、收藏,使之成为按学科分门别类,有序编排的系统性、完整性、连续性文献资料体系。因此,我们可以说,在技术的驱动下,图书馆的资源建设既面临着挑战也面临着机遇。
2.2 技术驱动下的馆藏建设与优化策略
互联网与计算机技术的发展为图书馆资源建设既带来了挑战,也带来了机遇。图书馆应充分利用相关技术,开展诸如在线书评排名、馆藏利用分析等活动,为图书馆的馆藏建设优化注入新的视角。利用语义和共词分析等技术,对馆藏资源进行利用和聚合分析,可为图书馆的资源采购决策提供直观与数据决策依据。
(1)开展基于语义分析的馆藏利用分析,为图书馆资源建设提供决策依据。语义是近年来发展起来的一种热门技术,被图情界用来对文献中蕴含知识的多维度进行分析与揭示,如词汇概念关系和引证关系的揭示等[10-11]。日益丰富且互有关联的图书馆数字资源及其蕴含的语义丰富、学科各异、实体多样的知识资源,则为图书馆资源的语义分析提供了基础。
图书馆馆藏资源的语义分析主要是资源的深度聚合分析,即发现资源之间及其内在的语义关联。将馆藏资源在种类、属性、主题等各个方面进行分类描述,储存为不同层次、不同描述属性的语义单元。如自然科学与社会科学为一层分类,数学、物理、化学、天文等为另一层分类,将一本著作、一个章节、一个段落、一个术语作为知识承载单位,在不同分类基础上研究和实现资源的语义表达方式,从而通过语义分类单元来揭示资源之间的语义关联。最终通过对馆藏资源的深度聚合而构建一个内容相互关联、多维度、多层次的资源体系,在这个体系下将不同主题学科、内涵外延、属性关系的知识内容进行识别、标识和关联,形成集概念主题、学科内容和科研对象实体为一体的立体化知识网络[12]。这样一来,既能将图书馆资源进行组织与展示,深刻揭示并发现资源间的关联关系,为图书馆的知识理解、扩散与服务创新提供新的知识资源集合体,另一方面也能通过语义网络来寻求知识单元间的引证关系,进而为图书馆的馆藏建设与科研决策提供依据。
(2)开展基于共词分析的馆藏利用分析,为图书馆资源建设提供决策依据。共词分析是计量学中的一种内容分析方法,它将文献资源中的关键词作为研究对象,通过表征文献内容的关键词共现情况来确定各主题之间的关联关系[13]。现阶段,学者们主要通过关键词,利用共词分析实现文献内容的精炼、概括及相关主题关联性分析,以分辨学科领域的主题分布、热点分布等内容。
对图书馆的资源建设者来说,可以利用共词分析对同一学科、同一领域的专著、论文、开放资源进行分析,从而找到该领域的学科研究进展、热点分布、研究态势等规律,为图书馆的学科服务及个性化服务提供专业和精准的文献资源。同时,在共词分析的基础上,利用战略坐标、聚类分析、主题图等可视化工具,将会使资源利用强度等关系更易呈现,为图书馆用户提供诸如学科核心文献、核心作者和前沿热点等知识,使图书馆信息服务转变为知识服务,进而提升图书馆的知识服务水平与能力。
和谐社区建设要求社会组织强化自身建设
我国社会组织的发展和社区建设的起步较晚,尤其是社会组织的发展相对滞后于社会事业的发展,客观上还存在着总体数量不足、门类不够齐全、人才队伍结构不合理、项目实施效果不明显、管理松散等问题,严重制约了和谐社区建设。社会组织要充分认识自身局限性,在现有政策许可的范围内,健全制度建设,完善组织结构,建设人才队伍,推动项目运作,全面推进组织的合法性构建和健康发展,在和谐社区建设中发挥作用。
规章制度层面。一是完善组织章程。社会组织章程是开展日常工作的指导性文件,不仅对社会组织的发展起到重要作用,同时也是登记机关依据监督管理的有效依据,所以章程既要符合国家相关政策法规,同时体现社会组织自身特点,并具备较强的指导性和可操作性。随着社会组织的成长壮大,会出现服务范围和服务项目有所扩充、相关人员人事有所变动等问题,此时就需要对章程进行修订。章程修订时要做到谨慎细致、程序规范,保证章程修改内容和程序的合法性,并及时向相关部门通报。二是健全管理制度。一系列科学规范的管理制度,是社会组织运作和发展的前提,设立相应的会计与审计、重大活动报告、人事管理、例会、财务管理、档案管理等制度十分重要。只有做到规章制度的健全化和日常管理的规范化,才能使社会组织在运作过程中有章可循,提高工作效率。三是建立管理体系。社会组织要建立一套行之有效的管理体系,强化机构和从业人员的日常行为规范,制定从业人员的行为准则和职业道德规范,明确绩效评估标准,通过定期考核和奖惩制度促进员工自律和进步;要以绩效评估为依据,建立激励机制,确立从业人员和项目团队的激励薪酬和福利制度,提升个人工作激情和创造力,增强机构的活力。四是构建监督体系。建设包括社会监督、自身监督和政府监督相结合的综合监督体系,建立健全社会组织的内部监督机制,加强从业人员对组织工作的监督、服务对象对从业人员和组织工作的监督等,并对监督建议进行有效吸收整改,使社会组织不偏离其宗旨和公益的轨道。
组织结构层面。科学的组织设置是规范运作和健康发展的前提和保障。社会组织的培育发展不只是政府和社会的事情,更需要社会组织加强自身建设,改善治理结构,提高自律水平,实现“自我管理、自我决策、自我发展”。社会组织组织结构的完善是组织健康发展的核心,决策机关(董事会、理事会、管理委员会)、执行管理机关(项目部、办公室、财务部、人事部等,可根据需要设立)及监督检查部门(监理会)是组织结构完善的客观要求,在此基础上通过章程对各部门职责进行规范,使三者之间形成相互制约的有机整体,以确保社会组织平稳运行和健康发展。通过对各方利益的平衡和保护,最终实现社会组织社会服务的功效。目前,社会理事制度被部分社会组织引入并参与机构的决策与监督。社会理事是指不在社会组织担任除理事以外的其他职务,并与受聘的社会组织及其举办者、出资人不存在任何妨碍其进行独立客观判断关系的理事。社会理事作为外部力量来参与机构(理事会)的决策,在机构内部实现权力的制衡,一定程度上发挥了客观公正的监督作用。社会理事的引入对社会组织的发展具有以下意义:对机构内部管理人员和参与决策的权力产生制衡;一定程度上有利于维护社会公共利益;保证机构的信息透明和公开,提升社会组织的社会公信度。当然,在选择社会理事时要明确社会理事的资格条件以及限制,选聘程序要规范,退出机制要完善,要规范社会理事的职责范围,避免其与监事会功能的重叠等。笔者认为这种模式操作性和实用性都比较明显,对社会组织的发展具有现实意义,值得推广。
人才队伍层面。一是健全人才使用机制。社会组织要通过各种渠道吸纳有专业背景、有职业素养、有奉献精神的从业人员加入,一方面要通过物质激励和价值认同吸收新鲜血液注入,尤其是吸纳具有社会工作背景或从业资格的有志青年,这是社会组织发展的动力;另一方面要通过强化职业认同和提升福利待遇减少优秀人才的流失,打通员工晋升通道,完善员工培训机制,留住经验丰富、工作热情高涨的老员工,这也是社会组织运行的保证。二是健全人才培养机制。社会组织要注重从业人员的职业技能培训,尤其是社会工作相关理论和方法的训练,引导从业人员理解社工伦理、树立社工理念、掌握服务技巧;要强化从业人员职业认同的培训,培养热爱社会公益事业、献身社会公益事业的宝贵人才。三是健全人才评价机制。科学合理的人才评价机制是社会组织人才队伍结构稳定的前提。社会组织要通过客观公正的评价机制来实现吸引人才、培养人才、激励人才、使用人才、约束人才的目的,真正实现人才队伍结构的专业化、职业化、稳定化。社会组织人才评价机制要遵循以下原则:评价体系以服务主体为核心建立由服务对象为从业人员进行评价的原则;评价标准科学、公正、可量化;评价结果真实可靠,具有指导性。四是健全人才激励机制。激励机制是促进社会组织从业人员积极工作的重要手段。要建立合理的薪酬制度,保证从业人员能安心工作,激励员工努力工作;要明确员工的职业生涯规划,指引员工职业发展的方向,使员工有足够的发展空间,打造职业化、专业化的社会服务人才;重视福利、培训等元素的引入,赋予员工职业认同感和自豪感。
和谐社区建设要求社会组织提供专业服务项目
项目是社会组织所提供社会服务的载体,是其服务能力和社会价值的体现。同时,社会组织所提供的项目也是和谐社区建设的主要载体之一,众多项目的有效实施会带来丰富的社会服务,以满足居民生活和社区发展的需要,对和谐社区氛围的营造有着重要推动作用。因此,在和谐社区建设中,社会组织该如何选定项目,如何撰写项目策划书,如何在项目实施的过程中展示专业服务能力、体现服务效果,如何开展项目评估及有效发挥评估结果的指导作用等等,都关系着项目的成败,也直接影响社会组织作用的体现。
项目选择科学。社会组织选择社会服务项目时既要满足社会需要,又要遵守市场规律,同时体现非盈利的属性和社会公益价值。还要因地制宜选择项目,注重项目的针对性。要重点考虑以下四个方面的内容:首先要满足其社会属性。优先考虑社会需要,要立足所在社区实际,重点考虑扶贫、助残、敬老、哺幼、社会回归等,有针对性地为服务对象或社区建设提供需要的社会服务项目。二要遵守市场经济的规律。社会组织所提供的服务项目要有社会需求,能体现商业价值,在市场的供求关系中处于优势地位,才能产生效益,维持机构自身的运作。三是在力所能及的范围内选择项目。社会组织在项目选择时要杜绝贪大贪多的陋习,要立足本身所掌握的资源情况,脚踏实地,讲究实效,做出成果,要充分考虑所在社区的资源调配能力和人口结构等因素,防止项目不接地气、无法落地。四要懂得创新。同一个项目,不同社会组织运作,亮点和效果必定会各不相同,如何在项目选择和设计的过程中创造性发掘亮点,寻找符合社区实际和需求的创意点,突出特色,是社会组织项目选择和运作过程中需要考虑的问题,也是社会组织开展品牌创建的实力所在。
项目策划书指导性强。项目策划书是社会组织开展项目活动的指导性文本,对项目能否顺利实施至关重要,撰写时要注意以下几个方面:对项目的背景和目的有明确的叙述,给人准确的定位;科学的项目分析,给人明确的认识;指导性强的执行步骤,给人清晰的理解;合理的资源配置,给人踏实的信心;可靠的应急预案,给人实在的放心;专业的评估方法,给人公正的诚信。撰写过程中要充分考虑社区工作人员和居民的意见,保证项目策划的科学性、实效性。
项目实施过程注重绩效。社会组织在项目实施过程中,要按照项目策划书的规定步骤,积极稳妥地开展;定时进行阶段总结评估,修正完善策划书的内容,为项目的继续实施奠定基础;要加强沟通,保持信息畅通;强化专业督导,保证项目开展质量;注重资源的调配,发挥资源的最大效能;讲究团队合作,发扬机构或项目组的凝聚力和向心力;重视项目评估的重要性;注意突发事件的预防和处理,减少不必要的损失;注重与社区工作人员的合作,调动社区居民参与项目的积极性主动性,加速项目实施过程中资源的流通,等等。项目的顺利实施,可以展示社会组织的服务能力和社会价值。
项目评估方式公正、评估结果可靠。社会组织要充分认识项目评估的重要性和必要性。项目评估不仅是对项目实施情况进行简单的评估总结,有效的评估过程和评估结果对项目及社会组织本身的作用是巨大的。社会组织在项目评估时要把握好两点:一是要讲究评估的客观性、公正性和评估方法的科学性,保证评估结果真实有效,能够发挥评估结果的指导价值;二是要敢于、善于邀请第三方进行合作评估,尤其是重视社区工作人员和社区居民的有效评估,真正总结评估项目的实施,使评估程序更加合理、评估方法更加科学、评估过程更加公开、评估结果更加有效。
和谐社区建设要求社区加大与
社会组织的合作力度
社会组织具有完善的市场准入和退出机制,只有保障和改善民生、繁荣发展社区文化、促进公众参与社会治理等诸多优势。社会组织的发展对和谐社区建设有着重要的推动作用,也是和谐社区建设的重要帮手,作为以服务居民为己任的社区,要立足和谐社区建设的目标要求,强化与社会组织的合作,科学有效地推动和谐社区建设。
积极营造适合社会组织发展的社区氛围。社会组织是社区的重要组成部分,是社会服务的主要提供者,具有非盈利的公益属性,是和谐社会建设的重要推手。社区要加大对社会组织认同感的引导,积极动员社区工作人员和辖区宣传平台,广泛宣传社会组织的公益属性和存在价值,形成良好的社区氛围,引导社区公众关注、支持社会组织的发展;要积极动员社区居民,广泛参与到社会组织开展的社会服务活动中;要结合社区需要,鼓励社会组织和个人捐资兴建社会组织,鼓励社会组织和公众对社会组织进行监督,共同推动社会组织的发展。
强化资源整合。社区要强化组织领导,立足社区实际,积极主动整合资源,为社会组织的发展提供扶持。要强化政策的解读分析,结合社会发展和社区发展需要,引导社会组织有针对性地开展服务项目;要发挥社区的社会纽带作用,科学合理地引导资本向社会组织汇集,培养社会公益性强、居民生活需求量大、人民满意度高的领军型社会组织;要强化人力资源的专业提升,引导社区工作人员和社会组织社工开展交流互助,提升工作效率;要积极引导志愿者和社区居民参与社区建设活动,调动和谐社区建设的积极性;要有选择地开展社会服务的社区购买,有针对性地推荐政府购买社会组织的社会公益服务项目,扩大社会组织的社会影响力。
注重社区层面的监督。社区在社会组织日常运作的过程中对其发展负有监管的责任,这种监督的有效性和针对性强,能够对社会组织形成制约。社区居民作为社会组织的服务对象,对服务的有效性和公益性有着直观的反映,居民满意度的高低关系着社会组织的生命线。社区要强化对社会组织的监督引导,保证其在法律规定的范围内开展活动,充分实现其社会公益性的属性;要广泛动员社区居民,监督社会组织的运作和项目的开展,保证其认真履行服务为民自身使命。