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2018年是联合通航的开局之年,也是空客项目推进的关键之年。18年财务审计部根据项目推进进程及公司业务发展需要,分阶段建立并完善财务体系,包括制度建设及流程、OA设计。现将若干重点工作总结如下:
一、重点工作总结
1、财务制度建设
(1)制定并试行部分重点财务制度。根据前期业务需要,我部门单独制定了《备用金管理办法》、《付款报销审批管理制度》、《预算管理制度》、《出国人员费用开支管理办法》,跟综合部共同制定了《国内出差管理制度》、《公务接待管理制度》;目前以上六部制度均在试行阶段。
(2)草拟及修改部分财务制度。根据制度试行出现的问题修改了《付款报销审批管理制度》、《预算管理制度》;同时根据公司发展,草拟了《大额资金使用管理制度》和《资金管理制度》。
2、财务核算及税务工作
(1)OA及用友财务软件上线。完成OA前期需求调研及培训实施工作,现将OA管理移交综合部;完成用友软件的实施及调试,及用友与OA端口对接开发工作,可实现自动做账功能。
(2)严格按照企业会计准则填制凭证、处理账务并对外出具唯一版本的财务报表,确保对外报税、审计的合规、合法性。
(3)办理完毕增值税小规模纳税人转一般纳税人工作。实现增值税可抵扣,方便以后公司实现销售收入时的抵扣税工作。
(4)上线最新税控系统,完成报税配套工作。根据税务局要求,上线最新的金税三期税控系统,并申请纳税相关的软硬件。
3、资金及预算工作
(1)每周资金周报及重大资金事项。每周以周报形式向领导发送本周资金收支状况及重大资金事项明细,便于领导掌握公司资金动向。
(2)试行备用金制度。公司创建初期各类小额支出较多,为提高效率,财务审计部特制订《备用金管理办法》,允许综合部借取5万元作为备用金,周报月清。
(3)完成委贷1.5亿元发放。因自有资金不足,为按期支付直升机预付款1800万欧元,财务审计部积极联系包括银行、证券、租赁在内的金融机构办理贷款,如:国开行、进出口行、农行、东吴证券、青银金租等。但因时间紧张、资料不足,最终向集团申请委贷1.5亿元,并于11月30日由银行发放到位。
(5)试行月度预算工作。公司自2016年9月份开始试行预算制度,考虑到公司建立初期业务可预测性较差,前期实行月度预算,暂不纳入考核。
4、财务管理规范方面
(1)推行《未办结业务统计表》。为防止出现长期不报销、不及时索取发票、不清借款及备用金的情况,特设置《未办结业务统计表》,公开通报未办结业务情况。
(2)规范报销、付款流程及填制要求。通过管理文件及日常业务矫正,规范公司内的报销、付款业务,包括凭证填写、票据索要、OA流程办理等。
5、项目谈判工作
(1)分析汇报空客提供的财务模型。配合谈判进度,集中分析空客提供的若干财务模型版本,提出意见及问题并汇报。
(2)根据谈判需要编制项目财务模型及测算。根据领导及项目需求进行财务测算,包括内部收益率、投资回收期等;负责编制代表中方观点的项目财务模型,并向空客提供正式版本。
(3)负责解决各谈判小组财务方面的问题。部门根据公司谈判小组的设置分派专人参与谈判工作,包括文本审定、现场谈判及其他相关财务方面的工作。
二、现存问题及改进措施
1、财务制度体系尚不完善。随着公司业务逐步开展,一些新的财务制度需及时制定,如:《项目资金审批管理制度》用于规定后续工程土建等项目的资金审批管理。现行制度也需要根据实际业务的变化及时更新。
2、OA中财务部分流程仍需改进。随着OA的广泛使用,一些财务流程出现了或大或小的问题,比如:差旅费报销界面计算不方便、科目设置不便捷、预算模块功能不全等,这些问题会影响审批效率及效果,需跟泛微及时对接优化方案并改进。
3、部分报销业务仍存在拖沓问题。比如:国外出差、大型会议或谈判等事项的报销时点与业务发生时点相距较长,甚至跨月,会影响预算及核算工作。应每周定期通报未办结业务,并考虑充分利用OA时限控制的方式提高报销效率。
4、预算编制不规范,执行结果偏差大。预算试行3个月,存在诸多问题,比如预算编制说明不规范,预算数据较实际业务偏差较大等。虽有业务难以预测的客观原因,但仍需在预算培训、制度规范和执行控制方面改进,尽可能将预算与实际业务靠拢。
三、2019年重点工作计划
1、融资计划。2019年的土地购置、开工建设将会需要大量的资金,财务审计部会根据实际的用款需求对接外部金融机构。
(1)预计以自有资金购买土地,并以土地及在建工程抵押为条件申请项目贷款;
(2)以股东担保申请流动资金贷款,用于支付直升机货款。
2、继续推行月度预算。自2017年起正式通过OA预算模块实现预算控制,同时针对全体员工进行预算培训,规范大家编制预算的格式和依据;每月定期预算执行分析,协助各部门审核预算标准,力争预算与实际靠拢。
3、招标引入“四大”,全面介入谈判,及后续项目运营管理。为配合谈判进展,拟以正式招标的方式选择四大会计师事务所中的一家提供咨询服务。服务内容包括:财务模型数据分析及测算、谈判介入及策略辅导、项目安排及节点管理,项目落地后税收政策筹划、销售管理优化等。
4、加强内控、优化流程,提高工作效率及会计核算的规范化。优化OA审批流程,提高审批权限等级 ,降低审批风险;细化财务核算,提高会计核算的规范化。
5、优化财务制度,完善财务制度体系。优化已有制度以适应公司发展;根据公司业务发展,补充建立财务管理办法,例如基建需要制定的《项目资金审批管理制度》。
6、参加外部财务培训,提高部门业务素质。初步计划加入诸如大成方略这一类的大型财务培训机构的会员,方便及时掌握国内税务及会计政策变化,提高部门人员业务素质,降低业务风险。
[关键词]高校;采购管理;内部控制;制度设计
[作者简介]吕伟华,玉林师范学院审计处会计师,广西玉林537000
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1672-2728(2010)07-0172-02
采购工作是高校必不可少的工作之一,学校的可持续发展离不开采购工作。采购工作完成得好坏,直接关系到能否降低采购成本、提高资金使用效率;是否能为学校的教学、科研、生活提供理想的货物及优质的服务,实现采购管理内部的控制目标。
从源头上预防和治理采购腐败行为,须从内部控制设计做起。采购管理内部控制设计应包括制度建设控制、审批过程控制、货物服务验收过程控制。
(一)制度建设控制。建立健全采购管理制度,是规范采购行为的前提与保证。采购管理制度一般应包括采购管理规章制度、采购工作流程和完成采购工作流程的相关表格三个方面的内容。
采购管理规章制度是高校实施采购行为的书面文件,是规范采购行为合法性、合理性、效率性和经济性的制度保障,其基本组成元素为:采购范围是什么,由哪个部门负责组织采购工作,有什么样的采购方式,采购计划如何制订,采购事项需经过谁来审批,采购程序如何,怎样进行验收,在采购管理中各部门的工作范围和工作职责等等。一般来说,采购范围不仅包括货物采购,还包括服务采购,学校应设立一个专门负责采购工作的管理部门;同时按照《政府采购法》的规定要确定每一采购事项适合的采购方式。除此之外,对于一些零星的采购,学校应根据其单价或总金额的大小选择是学校集中采购还是使用部门自行采购,是询价采购还是通过校内招标采购。而采购验收应分为货物验收和服务验收,并在采购管理制度中明确验收所依据的标准等等,通过制定采购制度来规范人们在采购活动中的行为,有利于采购工作的有序开展。
采购工作流程是落实采购管理规章制度的具体工作步骤,可以用流程图等方式来表示,将采购环节各职能部门的工作串联起来,并明确各部门的工作内容、程序和职责。其主要工作流程可设计为:使用部门提出采购申请一归口部门汇总、核准一财务部门签署意见一学校领导审批一政府集中采购或学校集中询价采购及使用部门零星购买一签订合同一验收与付款等。当然,还可根据需要设计不同采购方式的工作流程。
另外,还需要设计相关表格来完成各环节的工作。这些表格称为工作流程表格。工作流程表格是各部门完成采购管理工作进行信息沟通的载体,在实际工作中的主要表格有:《采购审批表》《招标文件审批表》《预算控制价审批表》《合同审批表》《询价采购审批表》《验收报告单》等。表格要有完整的内容,一般应具备“部门名称、审批事项、联系方式、所送资料、审核、批准意见”等要素;如《采购审批表》主要应具备申请单位、联系人及电话,申报时间、申报项目及现有设备配置情况,拟采购货物名称、参考品牌、规格、技术参数、数量、单价及金额,归口管理部门、财务部门以及学院领导的审核批准意见等要素。而在设计《验收报告单》时,由于验收是货物服务采购管理的最后一个环节,关系到能否保证货物服务质量、数量的问题,因此需突出验收情况的记录和对问题处理的意见。如果有数量或质量等问题,验收小组须提出处理意见,同时采购部门对验收过程中的存在问题也要表明态度,并配合验收小组对问题进行跟踪调查处理。
采购管理制度形成学校采购管理的制度体系,它们之间环环相扣。从而通过制度的设计使各职能部门之间相互配合,相互制约,既达到实现内部控制的目的,又推进了采购工作的有效开展。
(二)审批过程控制。制定严格的审批制度,明确审批人的职权范围和工作责任。审批环节主要包括使用部门领导根据本部门需要的签署意见;归口部门根据年度预算的安排及发展需要,充分考虑各部门的设备合理利用情况和部门之间现有设备的共享状况,对申请采购事项进行汇总审批;财务部门根据拟采购的货物、服务所需资金的多少和时间安排进行审核,以确定所采购的货物服务是否有资金保障;学院领导则在其职权范围内总体把关;对于没有预算安排的重大采购事项需要学院办公会议讨论后决策,进行集体审批。这样,一系列的审批程序使货物服务在采购环节中就得到了控制,防止使用部门重复购置浪费资金,达到提高现有设备的使用率,促进资产良性循环的目的。,
在实施审批控制过程中,必须以采购预算为依据。采购预算是学校每年底根据各专业和各部门发展的需要以及学校财力情况制定的全校货物服务的采购计划,并下达到归口部门,由归口部门在其管辖的部门之间作出统筹安排。而使用部门则根据需要向归口部门提出采购申请。在采购预算的执行过程中,如有超出年度预算的采购,需按金额大小,根据审批的权限范围逐级上报进行集体讨论决策。通过预算控制,使学校的资金在目标实现过程中得到充分发挥,实现采购计划的有效制衡。
(三)货物服务验收过程控制。货物服务验收是采购管理制度中必不可少的重要环节,其包括数量验收和质量验收。货物服务验收前应由采购部门牵头,组成有采购部门、使用部门、归口部门等参加的验收小组,按招标时《货物需求一览表》中的货物名称、数量、品牌、规格及技术标准和合同的规定进行验收,对技术含量高验收难度大的设备可邀请相关专家或国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收小组必须将验收情况记录在案,如有质量问题验收小组还应须根据不同情况分清责任,表明处理意见和建议,并追踪处理结果,待各方满意后方可办理结算付款手续。把好验收关是保证货物服务的数量正确、质量达标的关键环节,能有效地降低采购成本和使用成本。
货物服务验收后进入采购结算阶段,财务部门必须认真复核相关的凭证,待申请、审批、招标、询价、审计、验收等,一系列手续具备,票证正确后方能进行结算付款,以保证付款金额正确,付款手续齐全,合法合规并及时地完成每一项结算。
关键词:事业单位 固定资产 管理 建议 对策
一、引言
随着改革开放的全面深入和我国经济的不断发展,以及《事业单位国有资产管理暂行办法》(财政部令第36号)、《财政部关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见》(财资〔2015〕90号)等法规的颁布实施,事业单位对固定资产管理工作的重视程度越来越高。通过加强事业单位固定资产管理,逐步实现事业单位固定资产配置科学,使用有效,处置规范,监督到位,以保证事业单位能更好地履行社会职能。
事业单位固定资产管理是指事业单位固定资产从采购到报废的全过程的管理,包括资产的配置、使用、处置以及资产监督等环节的管理。完善的固定资产管理制度能够科学合理的分配事业单位的资产,物尽其用,减少浪费;能够有效地规范事业单位资产管理的各个环节,约束单位人员的行为,保护资产的安全,避免贪污现象的发生;能有效促进资产在单位内部各部门之间的有效配置,实现使用效益最大化。
二、事业单位固定资产管理中存在的问题以及原因分析
(一)对固定资产管理的重视程度不够
多数事业单位的领导对固定资产管理的认识和重视程度不够。主要体现在以下方面:一是由于事业单位的特殊性,事业单位不允许其从事盈利性的经营活动,资产由政府无偿调拨或由财政预算经费拨款购买;二是领导主要重视年度考核目标任务的完成情况;三是固定资产管理监督责任落实不到位,甚至没有监督。
(二)固定资产管理制度不健全
固定资产采购制度不健全。很多事业单位在固定资产采购过程中,虽然按照《政府采购法》、政府集中采购目录及标准等政策法规的要求填报政府采购审批表履行采购报批手续,但很多事业单位没有制定固定资产采购制度,资产购置从申报审批到购买验收都由一个人办理,采购审批流于形式,这会造成一些质次价高的资产购入单位,从而影响单位工作的开展;也会出现一些现象,给事业单位的资产或者资金造成损失。
固定资产实物管理制度不健全。很多事业单位没有制定固定资产的实物管理制度,致使资产的实物管理责任不明确,实物资产没有明细台账,单位人员变动时没有办理资产移交手续,少数干部职工调动或退休后,把自己使用的固定资产据为所有。这样造成了事业单位固定资产的实物管理与财务管理相互脱节,给单位资产的安全完整带来了极大的隐患。
固定资产处置制度不健全。事业单位没有资产处置制度,会造成单位领导和职工对固定资产处置的法规意识欠缺,资产毁损不能使用的随意处置,资产毁损但经修理还可使用的,不进行修理使用便直接处置或闲置。这些情况的发生,一方面会造成单位资产的账实不符,另一方面会造成固定资产的流失。
(三)固定资产预算管理体系不完善
对资产预算管理的认识不够。由于历史原因,单位领导和职工多数认为预算只是人员经费和运转经费的预算,预算工作是财务部门的事。基于这种认识很多事业单位的资产管理部门、资产使用部门和财务部门相互脱节,造成资产管理部门和使用部门没有会同财务部门将资产采购预算纳入部门预算编制。资产的采购没有与预算相结合,这样不利于事业单位从总体上合理配置资源,也不利于提高资产的使用效率。
资产预算执行力度不够。近年来,有的事业单位虽然将资产的采购纳入预算编制,但在资产的购置过程中预算却形同虚设,甚至没有预算照样购置资产。究其原因:一是部门预算编制不严谨;二是预算执行没有监督;三是单位领导和资产管理部门预算执行意识淡泊。以上情况导致资产购置随意,不利于单位从总体上安排节约使用财政资金。
没有科学的资产预算编制方法。很多事业单位没有制定科学合理的资产预算编制方法,因而在资产预算编制时,没有充分考虑单位资产使用部门的具体情况,只是由财务部门根据财政预算要求和单位预算经费简单编制,从而导致了资产预算编制极不合理。
(三)固定资产管理制度的执行和监督不到位
资产管理制度执行不到位。很多事业单位虽然制定了一系列的固定资产管理制度,但在执行过程中,没有常抓不懈,加之管理人员少,责任心不强等原因,致使资产管理制度在实际工作没有得到很好执行。
固定资产监督不到位。由于历史的原因,监督机构和人才队伍建设的因素,各级财政部门、事业单位主管部门和单位内部监督部门职责没有很好落实,造成了固定资产监督不到位,导致很多事业单位资产账实不符,甚至出现现象。
三、关于加强事业单位固定资产管理的建议
(一)加强固定资产管理的重视程度
首先要加强对事业单位固定资产管理政策法规的组织学习,使单位领导和广大干部职工从思想上真正认识到固定资产管理的重要性;其次要加强财政部门、事业单位主管部门及外部审计部门对固定资产的监督,通过监督来加强事业单位对固定资产管理的重视程度。
(二)建立健全事业单位固定资产管理制度
建立固定资产采购制度。单位采购资产必须按政府采购相关法律法规规定履行政府采购审批手续。经批准后单位要成立资产采购小组负责按批准的采购方式进行采购。采购来的资产由资产使用人和资产管理人员按照政府采购审批表内填列的标准进行验收,并出具验收报告单。验收报告单一式两份,一份交资产管理人员据以登记资产台账和资产卡片;一份交财务部门作为账务处理的依据。该制度的建立实施有效地促进了资产的实物管理与财务管理相结合。
建立固定资产实物管理制度。事业单位要根据资产管理要求,设立固定资产管理部门或者在办公室指定专人负责资产管理工作。资产负责人要建立资产台账,并γ恳恢肿什按使用部门、使用人员建立一张卡片进行管理。使用人员变动时必须办理资产使用交接手续后才能办理其他相关事宜。
建立固定资产处置制度。资产因毁损报废等情况需要处置时,由资产使用人提出处置原因情况说明报资产管理负责人,资产管理负责人组织有关人员进行核实,根据核实情况填报处置申请表,逐级报单位负责人、主管部门负责人或财政部门审批,经批准后方能进行处置。
(三)完善事业单位固定资产预算管理体系
提高事业单位对固定资产预算管理的认识。首先单位领导要组织干部职工学习固定资产预算管理的相关知识,让单位广大干部职工从思想上认识到资产预算管理的重要性、合规性和严肃性。其次要强化预算约束,对没有纳入采购预算的资产原则上不予采购;若确实需要采购的,资产使用人必须详细说明没有纳入预算的原因,并报单位集体研究批准后购买。
建立科学的资产预算编制方法。事业单位要按财政预算的要求,根据单位实际情况,成立由资产管理部门、资产使用部门和财务部门组成的资产预算编制小组,由资产预算编制小组共同编制预算,这样有利于提高资产预算的合理性和可操作性,有助于实现资产管理与预算管理的结合。通过资产与预算的结合,管控总量、盘活存量、用好增量,有效缓解单位部门之间资产占有水平不均衡的状况,促进资产配置的合理化,提供单位资产的使用效率。
加大资产预算执行力度。事业单位可以成立资产预算执行小组,成员由单位分管领导、资产管理部门、资产使用部门和财务部门人员组成,分管领导为第一责任人全面负责资产预算的执行。
(四)加强固定资产管理制度的执行和固定资产监督力度。
首先要从固定资产管理法规层面明确事业单位法人是固定资产管理制度执行的第一责任人,全面负责执行各项固定资产管理制度。其次要加大财政部门、内部监督部门、外部审计监督部门对固定资产的监督力度。对制度执行不力的单位,由政府部门对单位负责人进行问责;对监督过程中发现的问题,严格按相关规定处理。
四、结束语
事业单位固定资产是事业单位提供公共服务的物质基础,加强固定资产管理对资产的合理配置、安全完整、高效使用、规范处置有着重要作用;加强固定资产管理有利于促进固定资产实物管理与预算管理及账务管理相结合。加强对固定资产管理的执行和监督力度,从根本上解决固定资产管理中存在的问题,为事业单位更好地履行社会职能提供物质保障。
参考文献:
[1]刘春燕,苏庆兵.浅议如何加强事业单位固定资产的管理[J].读书算:教育教学研究.2013
一、当前事业单位财务管理中存在的问题
(一)事业单位财务管理相关制度不够健全
主要包括以下几个方面:(1)执行财经法规制度不严格,财经纪律观念淡薄,办事不讲规则、程序、手续,凭习惯、经验办事。(2)财务工作缺乏连续性,经常有“领导换,会计变”的现象,客观上增加了财务管理工作的波动,造成乱账现象发生。(3)少数单位对发票、支票等重要管理制度的重要性认识不足,不按财务管理要求制定票据管理制度。大多数单位即使有事业单位财务管理的相关制度,也往往流于形式,造成制度化管理监督机制弱化。(4)事业单位财务管理制度的修订普遍不完善和不及时,与新的财经法规和制度衔接不好,与单位情况变化和制度实际执行情况不相适应。财务管理制度不符合实际、不便于执行,直接损害到财务管理的权威性。
(二)事业单位资产管理不够规范
主要有两方面:(1)货币资金管理有漏洞,资金安全存在隐患。在实际工作中,有些事业单位的会计、出纳等不相容职位没有严格分离,有的岗位互串,单位对出纳工作监督不到位,很少对库存现金进行盘点。大额开支使用现金支付,白条抵库、公款私存现象在部分单位仍然存在。公款私存具体表现有:①各种事业性收费、罚没收入以及学会的会费收入等不入账。②租金等其他应列入本单位财务会计部门账内或应交存财政专户的收入不及时入账。收款不用合法收据,用白条代替。③通过虚列支出、资金返还等方式将资金转到本单位财务部门账外,设置小金库。(2)固定资产管理不规范。目前,一些事业单位对固定资产的存量及流量管理不严,普遍存在“重购建、轻管理”的现象,固定资产的使用、维护、处置、出租、出借以及调拨、报废等方面管理不规范,资产使用效率低下,并造成了国有资产的流失。具体表现:①固定资产管理较为混乱,事业单位在固定资产管理上随意性很大,设施和设备购建论证不充分,造成闲置。②有的单位没有明确的管理制度,或者固定资产的验收、保管、维护工作流于形式。有的单位不按要求对固定资产定期进行清理和盘点,或者是固定资产不入账,形成账外资产,致使总账与明细账不相符、账面资产与实际资产不相符。
(三)部分事业单位不重视预算编制,收支管理不到位
一些事业单位不重视预算编制,虽然国家预算管理要求事业单位应根据事业发展的计划来编制年度财务收支计划,但一些单位在编制预算时不能按预算的要求进行客观分析,而只是简单的采用增量预算法,即在往年预算的基础上增加一个系数来编制预算,这就导致了编制的预算和事业发展的规模与速度不适应。部分事业单位对资金的收入与支出管理不规范,预算外资金理应纳入单位预算管理,进行统一管理和核算,但一些单位并没有将其纳入单位预算。有些单位对支出审批制度不严格,对资金的用途随意进行改动,扩大了开支的范围,导致部分单位经费使用出现前松后紧的现象。
(四)事业单位财务管理内部控制中存在不足
(1)一些单位内部管理制度不够完善,部分单位内部未设专门的财务管理机构,内部审核监督仅由一人或多人专职或兼职。部分单位内部未实行统一的财务管理。(2)会计岗位设置和人员配置不够合理,业务交叉过杂,人员兼职过多,职责不明确。(3)会计事前、事中、事后审核监督流于形式。有相当一部分单位未设内审机构,已建立内审机构的不能发挥应有的作用。但更多的还是有章不循,将已订立的制度“印在纸上,挂在墙上”,以应付有关部门的检查审计,内部监督执行大打折扣。转贴
二、规范事业单位财务管理的具体措施
(一)加强事业单位财务管理制度建设,建立有效的约束机制
事业单位要在国家宏观管理的基础上,结合本单位的实际,建立起切实可行的财务管理制度和会计核算流程。对现金的管理,财产的审批,审批权限的分配,财务计划的制定和实施,资金的筹集和使用,预算的编制、执行、监督和评价都要有明确而具体的规定。制度制定要体现适应性和可操作性原则,即制度的制定必须结合单位实际,不能生搬硬套,内部财务制度的条文在表述上应尽量通俗易懂,操作方便,并与日常会计核算的实务紧密联系。应用完善的单位内部控制制度约束财务行为,减少或避免各种违反财经纪律问题的发生。对薄弱环节和重要岗位要加强控制,细化责任,做到制度管人、责任到人。不相容职务一定要分开,保证资金安全。
(二)加强财务管理队伍建设,规范财务管理工作
(1)事业单位领导要带头认真学习有关财政、财务管理的法律法规,不断提高执行财务管理制度的自觉性,增强财务管理和依法理财的能力。要充分认识到财务管理工作的重要性,真正从恩想上重视财务管理工作。定期听取本单位预算执行和财务管理情况汇报,支持会计人员依法履行职责,严格按
一、科学事业单位财务预算管理问题
(一)缺乏对预算编制的重视
单位管理人员对于预算编制认识不足,以应付态度完成预算编制,对于预算编制不够重视。当遇到超预算的情况时,财务管理人员往往束手无策。一些单位虽然按照要求进行了预算编制,但并没有对预算资金进行动态跟踪,导致预算资金流向不明,使用效率大大降低。缺乏效益考核制度,没有对成本进行严格考核,导致资金社会效益降低。
(二)预算控制力度不够
由于财务预算管理不到位,在财务预算管理过程中,未能严格控制预算,因此,常出现预算超支的情况。考核制度不健全,没有明确奖罚制度。这些问题对科学事业单位的长远发展造成了不利影响。
(三)财务预算缺乏完整性
很多科学事业单位没有根据实际发展情况来进行财务预算编制,也没有逐步制定编制计划,未能严格按照财务支出的轻重缓急程度进行财务测算,导致预算编制缺乏科学性和合理性。财务预算内容不够完整,仅停留在财务成本支出、单位收入及科研支出等方面,没有涉及现金流量计资本性支出等预算内容。
(四)财务预算程序不够规范
单位没有建立科学的财务预算管理制度,缺乏完善的管理机制,财务预算审批程序不够严格,缺乏规范性。缺乏专业的预算编制人员,由他人兼职预算编制,对于预算编制不够重视,预算编制不规范,程序不标准,审批时也不够严格。
(五)财务预算职能削弱
由于单位领导对于财务预算管理工作存在误解,没有认识到这对于单位发展的作用,或对财务预算管理缺乏重视,没有严格控制财务流向,导致单位财务预算管理工作存在缺陷。
二、加强科学事业单位财务预算管理工作的措施
(一)严格执行财务预算管理
分解财务预算指标,编制财务预算,这些工作都是财务预算管理的前提,做好财务预算管理工作的关键在于预算管理的执行。必须做好事前控制工作,在财务预算管理过程中,主要职能部门为财务部,预算管理工作应按照财务预算管理原则执行,充分发挥财务部的职能。财务预算经过相关程序批准后,必须严格按照审批结果执行,并根据审批权限进行事前控制,降低财务风险。如果支出项目的预算审批程序不合格,或与财务管理制度要求不符,则财务部门有权利拒绝任何形式的报销及付款。事中控制也是财务预算管理中的重要工作,各个相关部门应做好财务预算的执行和实施,尤其是基层部门,应不定期追踪预算实施情况,充分了解预算执行状况,对于超预算或与预算存在差异的项目,应进行深入分析,找出原因,并进行预算调整,没有经过相关部门的批准,任何人不得随意调整预算。另外,还应进行事后分析,建立健全的考核制度。根据年终财务结算执行年度财务预算,做好预算分析工作。
(二)加大资金流量管理力度
科学事业单位资金流量指的是单位持有的具有较强流动性、且期限较短的短期投资,包括银行存款及库存现金等。加强单位资金流量管理,有利于提高财务预算管理水平。资金流量预算管理工作是财务管理工作中的重要组成部分,应对资金流量相关数据和信息进行研究对比,预算单位自现金流转实际情况,掌握单位财务情况,并以此作为单位现金支付能力评价标准,为单位重要决策提供可靠性依据。通过分析单位的资金流量,可以预测单位本金偿还金额,并对有可能存在的财务风险进行准确评估,从而为单位的筹资、投资及经营等决策工作和预测提供可靠依据。做好资金流量管理工作,可实现单位资金的全面控制,掌握资金流向动态,从而提高资金的效益,因此,加强资金流量管理控制力度十分必要。财务结算中心是负责资金流量管理的重要部门,为了适应市场发展,满足单位发展需求,实现资金流量的有效控制,避免过多资金沉淀,充分发挥资金效益,减少单位财务支出,需在单位内成立一个独立的财务结算中心。这样一来,不仅可以优化配置单位内部资金,还可以实现资金的统计调度和集中管理。
(三)加强财务预算内部控制
财务预算的编制关系到科研目标的实现及各部门的财务支出、收入及利润等,因此,在编制财务预算时,应根据项目合同内容,由科研项目主要负责人进行预算编制,各个职能部门负责财务预算管理的审核工作,分析财务收支,然后向财务部提报,根据财务预算的具体内容进行分类,做好财务预算汇总工作。为财务预算管理人员制定明确的管理任务和控制目标,针对存在的问题采取解决措施,为预算目标的实现提供保障。这不仅可以提高财务预算管理的民主性,也可以让单位职工在预算管理工作中,了解单位的发展概况,从而增加职工与科学事业单位的交流,激发职工的工作积极性。应对财务预算管理工作进行全程的控制管理,全面落实预算管理工作任务。以科学事业单位的实际情况为依据,对财务资金进行全面控制、统一分配、集中筹集,全面执行财务预算管理控制,确保单位各项经济活动的正常开展,避免预算超支现象。加强财务预算管理的综合控制,财务预算管理工作不仅与需要财务管理部门的通力配合,还需要单位领导的支持,以及后勤管理部门级课题管理部门的通力合作,各相关部门必须密切配合,才能实现高效的财务预算管理。例如,当财务预算管理工作处于预算期,那么物资部门应负责物资供应预算工作,提供材料采购预算,而人工成本预算、社保支出及工资支出预算等应由劳动人事部门负责,并根据各部门的工作安排和职能,负责相关的支出预算工作。综合管理财务预算,全方位落实预算管理工作,可使各个相关部门和相关人员明确自身职责,有利于提高绩效考核的公平性。
(四)建立完善的财务预算管理制度
尽管预算管理对企业的长远发展具有十分重要的意义,但是目前仍有很多的因素制约了预算管理对企业发展的引领作用,无法将预算管理的真正价值发挥出来,制约了企业经济效益最大化的发展。
(一)部分企业领导对预算管理的认识存在误区,不够重视
有些企业领导对预算管理工作的认识仅仅局限于财务部和经营领域,以至于其他相关部门不能配合财务部的预算管理工作,使财务部只能凭空想象,编制的预算根本不符合企业的实际状况。
(二)预算管理缺乏应有的科学性和合理性
预算过高、过低、预算灵活性小、预算目标短期化等种种问题都是预算管理缺乏科学合理性的表现,不利于预算的进一步执行。
(三)预算执行者的预算控制力度不大
预算执行者在进行实施工作时缺乏对预算工作的监督和控制,使预算管理落实不到位。(四)预算管理的业绩评价机制不健全,缺乏有效的奖惩机制考评与激励机制不健全就无法调动员工的积极性,使预算起不到激励和约束的作用。
二、如何发挥预算管理的引领作用
(一)企业领导要对预算管理予以重视和支持
预算管理需要由企业领导进行授权和审批,并且预算管理的落实必须要有领导的支持和推动才能顺利进行。因为预算管理是基于整个企业的实际状况进行预算制定的,那么企业中的各个部门,各个岗位都要予以支持和配合才能制定出符合企业实际发展情况的预算计划。如果领导不予以支持和密切配合,其他部门的员工更不会参与和认同,那么仅仅靠财务部闭门造车是不可能制定出合理的预算方案,即使有较好的方案,没有领导的支持和认同,也不可能真正落实。
(二)完善预算管理制度
如果企业的预算管理制度不够完善,没有标准化,就会造成各部门的预算工作不易开展和推行。所以,管理者必须制定科学合理的预算管理制度,并提高预算效益和指标的准确性。具体要求企业主管先负责确定企业整体的业务目标,然后根据报告编制预算;再通过了解下属部门的预算管理情况来进行审计;最后将预算发展计划反馈给各个部门,通过上下级的相互交流进一步完善管理制度。最后编制的结果既要符合企业的发展目标,又要符合各部门的实际状况。
(三)加强预算执行的控制力度并及时了解预算执行情况的信息
预算一经下达,必须严格执行。对于列入预算的项目,要按照预算的审批权限进行严格的审批,各项支出不能超过预算;对于没有列入预算的项目,不能予以支出;如果有其他原因导致预算执行结果有偏差的,要适度调整。在执行过程中要及时提供预算执行情况的分析,制定预算执行情况的分析制度,对预算执行中出现的问题准确快速的分析,找出原因并提出解决措施,不断改进工作。
(四)建立预算评价体系,并完善考核激励机制
要调动员工的工作积极性,实现企业和员工的利益相统一,就必须完善考核激励机制,并建立预算评价体系。考评制度要体现公平的原则,管理者要以身作则;奖励机制既要有物质奖励又要有精神奖励,坚持以人为本,增强企业的向心力,激发员工的竞争意识。
三、结束语
新修订的《事业单位财务规则》于2012年4月1日起正式实施,新修订的《事业单位会计准则》和《事业单位会计制度》已经正式并于2013年1月1日正式实施。这些管理制度明确了事业单位财务管理体制、会计处理方法的选择、会计科目的使用及财务报告的编制等事项,对财务工作的各个方面都作出了较为细致的规定。在此背景下,中央级农业科研院所必须适应预算管理、财务管理等改革要求,相应地加强财务管理。作为主要从事农业科学研究和人才培养工作的研究机构,农业科研院所公益性强,经费来源主要是中央财政拨款。特别是“十一五”以来,随着“修购专项”、“公益性行业科技专项”等项目的启动实施,各院所建设资金和科研经费大幅度增加。进入“十二五”以后,中国农业科学院还适时启动了“农业科技创新工程”,科研经费保障进一步提高。如何适应部门预算管理改革和事业单位财务管理的新要求,是摆在每个科研院所面前的一项重要工作,各方面对此研究很多。针对农业科研院所财务规范管理的问题,有学者提出了加强制度建设、重视人才培养、真实使用经费等措施[1];针对农业科研院所课题项目经费财务管理的问题,有学者建议规范会计核算、健全课题项目评价体系、完善资产管理制度、规范课题项目验收手续等[2]。笔者认为,做好中央级农业科研院所财务管理工作,关键是建立适应各项改革的管理制度,形成有效的财务管理制度体系。
2中央级农业科研院所财务管理制度体系的设计
近年来,中央级农业科研院所各项事业快速发展,财政经费拨款大幅增加,资产总量明显增长;与此同时,以风险防范为核心的合同管理、预算管理、资金管理等需求日益迫切。今后一段时期,要将完善和优化财务管理制度提上重要议事日程,以新实施的财务规则、会计准则等部门规章为依据,以原有的制度为基础,以规范财务行为、防范财务风险、符合管理部门要求为目的,不断完善制度规范,加强财务管理,提高资金使用效益,促进各项事业健康发展。为适应财政管理各项改革措施,贯彻落实各项财务管理法规,增强依法理财、科学理财的意识,提升财务管理科学化、精细化水平,必须进一步完善和优化财务管理制度,形成体系完整、安全有效、便于操作的财务管理制度体系。具体而言,中央级农业科研院所财务管理制度体系按重要程度大致可分为四级。
2.1遵循性制度
即国家有关财务和会计管理法律制度及上级主管部门的规范性文件,大致包括三大类:一是法律法规,如《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国审计法》、《财政违法行为处罚处分条例》、《现金管理暂行条例》等;二是部门规章,如《事业单位财务规则》、《事业单位会计准则》、《事业单位国有资产管理暂行办法》等;三是主管部门的规范性文件,如《事业单位会计制度》、《科学事业单位财务制度》以及财政部、农业部乃至主管院部关于财务管理等相关经费管理办法或规定。这些法律制度和规范性文件都是上级管理部门所制定,是各科研院所开展各项经济活动、施行财务管理的基本依据,也是制定内部管理制度的依据,因而构成中央级科研院所财务管理制度体系的第一级。
2.2统领性制度
即对财务管理活动进行总体规范的管理制度,主要包括三项制度:一是以新修订的《事业单位财务规则》为依据修订的本院所《财务管理制度》;二是以新修订的《事业单位会计制度》为依据而修订的本院所《会计核算制度》;三是以《事业单位资产管理暂行办法》为依据而修订的本院所《资产管理办法》。这些制度都是必须要有而且已经建立的制度,需要根据新要求进行修订和完善。
2.3补充性制度
即针对第二级制度而制定的专项性规定和管理办法,大致可分为八类(项)。第一类是财务岗位责任制度,就是要明确农业科研事业单位内部财务岗位职责权限、规范业务工作程序,实现财务管理责任、权利、义务的统一[3],重点明确院领导、财务机构负责人、会计、出纳等人员的职责权限和岗位责任;第二类是货币资金管理制度,包括现金、银行存款、票据及有关财务印章等管理制度,明确现金开支范围、库存现金(或备用金)限额及各项现金收入入账时间,明确制定银行存款开户、使用以及销户、核对银行账务等规定,明确各种票据的购买、保管、领用、转让、注销等环节的职责权限和程序,明确银行预留印鉴的管理办法,从而防范资金随意使用、流向不明等现象的发生[4];第三类是资产管理细化制度,明确实物资产管理规定,对固定资产、低值易耗品、材料等实物资产的购置、验收入库、领用、盘点、保管及处置等关键环节进行控制,防止各种实物资产被盗、损毁和流失;第四类是往来款项管理制度,明确在职职工借支款项的审批程序及归还时间,明确往来款项的定期清理和核对的管理规定;第五类是收入支出管理制度,明确收入范围和入账时间,明确各项支出的审批人员、权限、程序和要求[5],以及支出手续和开支标准,明确专项项目的完工验收及检查办法等;第六类是财务会计分析制度,规定财务会计分析的内容,包括预算执行、资产使用、支出情况等,明确财务分析报告的内部管理流程等;第七类是会计档案管理制度,包括各类会计档案的整理、立卷、装订成册制度,会计电算化档案的归档、保管、借用、备份及共享制度,会计档案保管清册的编制办法、复制登记制度及销毁管理办法等[6];第八类是财务信息安全管理制度,明确岗位职责和权限[7]、会计信息系统使用规范、会计信息披露审批流程等。
2.4辅制度
即对第三级制度进一步细化而制定的具有可操作性的管理细则、标准或工作流程等,如咨询费、差旅费、会议费、交通补助等财务支出标准,师生报账、公务卡使用、内部审计等工作流程,办公设备配置、合同管理、专项资金管理等规定,以及培训要求等。
3需要重点修订完善的制度
对照财务管理制度体系和中央级科研院所财政管理制度建设情况,根据轻重缓急,建议在近期重点加快制定或修订以下四项制度。
3.1修订科研院所财务管理制度
这是最重要的中央级农业科研院所财务管理制度,对财务管理工作具有统领性作用。新修订的《事业单位财务制度》已经于2012年4月1日正式实施,《科学事业单位财务制度》也于2013年1月1日正式实施。这些制度完善了事业单位预算管理办法,增加了决算管理的内容,规范了收支管理,要求对结转结余资金按规定使用,完善了基金管理,强化了资产管理,调整了固定资产的范围、标准和分类问题,严格了对外投资规定,强调了财务风险防控和财务监督。这些规定对中央级农业科研院所财务管理工作都有很大影响。农业科研院所要按照这些新规定,及时修订财务管理制度。
3.2细化预算管理规定
实施国库集中支付制度后,所有事业单位的财政资金都是由国库统一拨付的,各单位部门的预算计划直接决定了单位本年度可支出的基本财政资金,因此,事业单位的预算结果将直接关系国库集中支付的落实,单位财务管理的核心内容也由过去的财政资金拨付转变为按照预算计划、按进度、按项目来合理支配资金的使用和支出。预算执行,要依据国家政策和项目合同对经费使用的规定,督促和监督项目承担人按照项目预算执行,保障资金安全,降低财务风险[8]。强化单位的预算执行力,必须将财务预算做到准确、全面、客观、及时,财务管理的工作核心由过去的资金管理转变为全面预算管理。中央级农业科研院所必须适应这些变化,细化预算管理规定。
3.3制定资金管理制度
资金管理主要是对农业科研院所的收入、支出、结转结余进行管理。首先,要建立完善的收入管理制度。要按照国家有关法律法规,合理合法且及时、足额、有效地取得各项收入。其次,要注重将各项收入进行有效的分类,如财政补助收入、各项经营收入等,并严格查处各类“小金库”,将所有的资金纳入预算管理,从而达到保障单位权益的目标。最后,要建立完善的支出管理制度。一方面,要努力将支出控制在预算范围以内,并按照相关的审批制度对资金的划出进行规范,避免出现一人多岗、程序简单化等问题,有效防范风险。另一方面,要将支出进行合理划分,特别是对各项收入性支出,要有合理的分配办法,以达到既调动职工积极性,又维护农业科研院所正常工作秩序的目标。
3.4进一步完善会计监督制度
事业单位财务管理是指事业单位按照国家有关部门的方针政策法规和财务制度的规定有计划地筹集分配和运用资金对单位经济活动进行核算、监督与控制,以保证事业计划及任务的完成。其特点就其本身和其它行业而言,事业单位的资金来源有全额拨款和差额拨款,全都来自于国家财政,只讲资金的使用效率,不讲资金的单位权益,事业单位的固定资产只讲使用,不讲提取折旧,资金的投入使用不讲盈利。其内容包括预算管理、收入管理、支出管理、资产管理、定员定额管理、财务监督和分析等,其中预算管理是核心,财务监督是保障。财务管理工作应遵循的原则是严格执行国家有关方针政策和财政政策;坚持勤俭办事业的方针;正确处理社会效益和单位经济效益的关系;加强单位的财务管理,保证事业健康有序地发展。
二、事业单位财务管理中存在的主要问题
1.预算管理中存在的问题
首先表现在预算资金的编制过程中的财务工作人员对单位财务预算的编制的认识和重视程度不够,习惯性的按基础数加增量编制模式进行的简单预算,没有真正的深入实际对一个子项或一个经济活动斟酌和细算,方法用最简单的算术化,并急于上报,结果出现了大约数现象,体现了财务管理人员素质较低;其次表现在预算的执行过程中,由于编制的不精确性自然导致执行中存在的差额,使其收入和支出出现混乱现象,账外账小金库,滋生了腐败的土壤,或出现超预算,该做的事项没有进行,影响了事业发展。
2.疏于固定资产管理
行政事业单位国有资产是国有资产的重要组成部分,是政权建设和国家机器运转的物质基础,也是社会管理和事业发展的重要保障。长期以来,固定资产管理一直行政事业单位薄弱环节,资产管理粗放,责任人不落实,资产使用效率低,存在资产闲置浪费现象,资产处置不规范,长期不清查,久而久之则账有物亡,对非经营性资产投入生产经营活动的管理弱化,资产流失比较严重,有的单位家底不清、账实不符的问题较突出,一方面资产实际已经报废、损失或完全失去使用价值,却长期挂账未作处理;另一方面,一些单位存在着大量的账外资产未入账,游离于有效监管范围之外,导致资产处置更加随意,流失更具隐蔽性。更有一些单位物资和工程项目没有通过政府采购和招投标,自行采购公开透明度也不够,极有可能出现侵吞国有资产现象,以上所有现象要求各单位严格执行国家有关政策,遵守单位内部资产管理制度,做到及时盘查定期清查,通过账务清理要达到账账相符、账证相符、账表相符,确保单位账务的完整、准确和真实,提高资产利用价值。
3.基础工作中存在的问题
首先是原始凭证和记账凭证填写的不准确不健全,没有按着项目品种、数量、单价、金额以及在大小写相符的要求填写,审批和审核手续不全,记账凭证与后符的原始凭证张数和金额不符,甚至出现涂改现象,资金使用去向书写不清;其次是科目使用不规范,总账与明细账有的还不相符,决算数据来源不真实,不进行财务分析等等。再次是统一收支核算、统一检查分析、统一决算落实不到位,出现了很多假数字,造成不可弥补的损失。
4.内部控制制度方面存在的问题
首先是有的事业单位未建立内部控制机构,明确职责;即使建立了内控机构也没有按着要求认真履行岗位职责,只是挂在墙上,应付各级领导和职能部门的检查。其次是领导审批权限和财务管理者审批范围不确定,出现谁都审批谁都不审批、谁都负责谁都不负责现象;再次是有的事业单位内部相互制约机制和奖罚制度不健全,出现问题互相推委找不出具体责任人,即使有责任人也没有惩处办法,造成财务管理的混乱。
三、提高事业单位财务管理水平的对策
1.提高认识更新观念全面落实事业单位财务管理制度
首先是提高事业单位领导者和财务管理工作者对财务管理的高度重视,改变重要钱轻管钱的思想,应更新理财观念,从“核算型”向“经营型”和“管理型”转变,介鉴企业财务管理办法和相关制度和机制,同时也应充分的认识到随着事业单位改革的不断深入,事业单位财务管理体制和办法也都将发生改变;其次是从事财务管理人员深入学习会计法、经济法、事业单位财务核算管理规定和相关准则、职业道德等,全面提高财会人员的综合素质;再次是健全和落实各项财务管理规章制度,强化监督检查,实施行政问责制。2.强化履行预算资金管理的程序全面实行预算编制执行和监督职权
首先预算编制的科学性、全面性、准确性和真实性是加强事业单位财务管理的关健,是经济核算和各项工作正常运行的基础,因此必须从组织上、时间上、人力上得到充分的保证,从预算的范围应由小到大汇总、从预算的层面则应由下而上汇总必须严把审核关,做到及时准确;其次是在预算的执行上严格按照预算编制项目(科目)资金的使用去向运行,对收支出现的差额应进行认真的分析,找出原因合理的调整,严把审批核实手续;再次是在预算的监督上财务工作人员要认真履行各自的岗位职责,及时纠正预算编制和执行预算过程中存在的问题,提高资金的使用效益。
3.加强事业单位固定资产的管理全面提高资产的利用率和资产的效益率
首先提高对固定资产管理的认识,转变观念,克服重资金使用轻实物管理的倾向,制定完善适合本单位资产购置、使用、保管、调拨、转让、处置、报废等各个环节的管理制度,逐步使资产管理制度化、科学化、规范化。其次在钱物分离、分级负责、责任到人等原则的基础上事业单位固定资产要设有管理部门专人进行管理,并增设固定资产折旧或固定资产净值等齐全管理账目,合理的区分固定资产、低值易耗和材料的界限,完善出入库手续,达到账账相符、账物相符,以实现资产管理与会计管理的有机结合;还要定期(最好每半年一次)盘点实物,核对账账、账实进行核对,发现问题及时查明原因,按照法律法规或单位的规定严肃处理,决不姑息。再次事业单位应该积极实行政府和集体采购制度,应该使用招标投标的形式进行采购,可以减少采购经费,增加采购的透明度,减少现象的发生。
4.加强内部控制制度建设全面实施制约机制和奖惩制度
首先单位内部的组织机构设置应该是互相控制的,工作人员的职务职责是不相融的,决不能出现互相兼职的现象,否则责任不清,难以开展监督检查工作。其次健全各项规章制度和各种制约机制及奖惩办法,如预算编制的规程、大宗物资采购的管理办法、固定资产管理制度、差旅费的管理办法、低值易耗、材料管理办法、经费收支审批审核制度、工作人员工作的奖惩办法等等。再次控制职能部门时时对资金运动进行监督检查,即从预算编制到最终决算整个过程进行监督检查,保证财务管理科学规范和有效。
5.建立事业单位成本效益核算制度全面分析资金运用效果
首先引入企业成本核算制度,是深化事业单位财务管理改革的关键,事业单位建立成本核算制度,参照企业成本管理方式,制定适合单位内部成本核算办法,确定成本核算对象,设计成本项目,加强内部成本核算,减少各种费用开支,提高经济效益,有其重大意义。同时对资产的使用程度和资产的效益分析,进行综合评价;其次对投入的重大项目进行资金使用效益率和社会效益要进行详细的分析,全面评价,找出不足加以改进,为领导的决策提供可靠依据。
总之,事业单位人员还要增强法律意识和法律观念,严格执行行政事业单位财务规则和会计制度,加强会计队伍建设,要以各种形式努力提高财会人员业务素质和政策水平,健全财会人员管理制度,促使其严格规范履行职责。做到财务管理制度公开,规定所有行政事业单位必须将各项财务管理制度、办法、财务收支范围、标准、审批程序等向群众公开。财务执行结果公开,规定必须将单位报告期末综合财务收支及有关经费明细开支情况向全体干部职工公开,凡超支部分,必须说清原因;凡严重超支说不清理由的必须向上级纪检监察机关作出交待,追究责任。接受监督,要求行政事业单位成立民主理财监督小组,负责对本单位执行财务管理制度的有关情况进行监督,对重大收支项目提出意见和建议,对本单位财务公开的有关内容进行审核、分析、评价,听取群众意见,提出改进措施。
新晨
参考文献:
[1]刘宏:现行事业单位会计制度存在的缺陷及其改进[J].科技咨询导报2007(04).
[2]刘畅:对事业单位固定资产核算和收入控制的两点建议[J]..科学中国人.2005.
[3]刘泽纯:事业单位财务管理的几个问题[J].财会研究.2003,6:26-27.
[4]《事业单位会计制度》.中华人民共和国财政部.1997.7.17.
第一章
总
则
第一条
为了进一步提高行政事业单位内部管理水平,规范内部控制,加强廉政风险防控机制建设,根据《中华人民共和国会计法》、
《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定,制定本规范。
第二条
本规范适用于各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关、各派机关、人民团体和事业单位(以下统称单位)经济活动的内部控制。
第三条
本规范所称内部控制,是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。
第四条
单位内部控制的目标主要包括:合理保证单位经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整,有效防范舞弊和预防腐败,提高公共服务的效率和效果。
第五条
单位建立与实施内部控制,应当遵循下列原则:
(一)全面性原则。内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程,实现对经济活动的全面控制。
(二)重要性原则。在全面控制的基础上,内部控制应当关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险。
(三)制衡性原则。内部控制应当在单位内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。
(四)适应性原则。内部控制应当符合国家有关规定和单位的实际情况,并随着外部环境的变化、单位经济活动的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。
第六条
单位负责人对本单位内部控制的建立健全和有效实施负责。
第七条
单位应当根据本规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系,并组织实施。具体工作包括梳理单位各类经济活动的业务流程,明确业务环节,系统分析经济活动风险,确定风险点,选择风险应对策略,在此基础上根据国家有关规定建立健全单位各项内部管理制度并督促相关工作人员认真执行。
第二章
第二章
风险评估和控制方法
第八条
单位应当建立经济活动风险定期评估机制,对经济活动存在的风险进行全面、系统和客观评估。
经济活动风险评估至少每年进行一次;外部环境、经济活动或管理要求等发生重大变化的,应及时对经济活动风险进行重估。
第九条
单位开展经济活动风险评估应当成立风险评估工作小组,单位领导担任组长。
经济活动风险评估结果应当形成书面报告并及时提交单位领导
班子,作为完善内部控制的依据。
第十条
单位进行单位层面的风险评估时,应当重点关注以下方面:
(一)内部控制工作的组织情况。包括是否确定内部控制职能部门或牵头部门;是否建立单位各部门在内部控制中的沟通协调和联动
机制。
(二)内部控制机制的建设情况。包括经济活动的决策、执行、
监督是否实现有效分离;权责是否对等;是否建立健全议事决策机制、岗位责任制、内部监督等机制。
(三)内部管理制度的完善情况。包括内部管理制度是否健全;
执行是否有效。
(四)内部控制关键岗位工作人员的管理情况。包括是否建立工作人员的培训、评价、轮岗等机制;工作人员是否具备相应的资格和能力。
(五)财务信息的编报情况。包括是否按照国家统一的会计制度对经济业务事项进行账务处理;是否按照国家统一的会计制度编制财务会计报告。
(六)其他情况。
第十一条
单位进行经济活动业务层面的风险评估时,应当重点关注以下方面:
(一)预算管理情况。包括在预算编制过程中单位内部各部门间沟通协调是否充分,预算编制与资产配置是否相结合、与具体工作是否相对应;是否按照批复的额度和开支范围执行预算,进度是否合理,
是否存在无预算、超预算支出等问题;决算编报是否真实、完整、准确、及时。
(二)收支管理情况。包括收入是否实现归口管理,是否按照规定及时向财会部门提供收入的有关凭据,是否按照规定保管和使用印章和票据等;发生支出事项时是否按照规定审核各类凭据的真实性、合法性,是否存在使用虚假票据套取资金的情形。
(三)政府采购管理情况。包括是否按照预算和计划组织政府采购业务;是否按照规定组织政府采购活动和执行验收程序;是否按照规定保存政府采购业务相关档案。
(四)资产管理情况。包括是否实现资产归口管理并明确使用责任;是否定期对资产进行清查盘点,对账实不符的情况及时进行处理;是否按照规定处置资产。
(五)建设项目管理情况。包括是否按照概算投资;是否严格履行审核审批程序;是否建立有效的招投标控制机制;是否存在截留、
挤占、挪用、套取建设项目资金的情形;是否按照规定保存建设项目相关档案并及时办理移交手续。
(六)合同管理情况。包括是否实现合同归口管理;是否明确应签订合同的经济活动范围和条件;是否有效监控合同履行情况,是否建立合同纠纷协调机制。
(七)其他情况。
第十二条
单位内部控制的控制方法一般包括:
(一)不相容岗位相互分离。合理设置内部控制关键岗位,明确划分职责权限,实施相应的分离措施,形成相互制约、相互监督的工作机制。
(二)内部授权审批控制。明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任,建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。
(三)归口管理。根据本单位实际情况,按照权责对等的原则,
采取成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员等方式,对有关经济活动实行统一管理。
(四)预算控制。强化对经济活动的预算约束,使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程。
(五)财产保护控制。建立资产日常管理制度和定期清查机制,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保资产安全完整。
(六)会计控制。建立健全本单位财会管理制度,加强会计机构建设,提高会计人员业务水平,强化会计人员岗位责任制,规范会计基础工作,加强会计档案管理,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。
(七)单据控制。要求单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程,在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据,要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。
(八)信息内部公开。建立健全经济活动相关信息内部公开制度,
根据国家有关规定和单位的实际情况,确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。
第三章
第三章
单位层面内部控制
第十三条
单位应当单独设置内部控制职能部门或者确定内部控制牵头部门,负责组织协调内部控制工作。同时,应当充分发挥财会、内部审计、纪检监察、政府采购、基建、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。
第十四条
单位经济活动的决策、执行和监督应当相互分离。单位应当建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制。
重大经济事项的内部决策,应当由单位领导班子集体研究决定。
重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和本单位实际情况确定,
一经确定,不得随意变更。
第十五条
单位应当建立健全内部控制关键岗位责任制,明确岗
位职责及分工,确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。单位应当实行内部控制关键岗位工作人员的轮岗制度,明确轮岗周期。不具备轮岗条件的单位应当采取专项审计等控制措施。
内部控制关键岗位主要包括预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。
第十六条
内部控制关键岗位工作人员应当具备与其工作岗位相适应的资格和能力。
单位应当加强内部控制关键岗位工作人员业务培训和职业道德教育,不断提升其业务水平和综合素质。
第十七条
单位应当根据《中华人民共和国会计法》的规定建立会计机构,配备具有相应资格和能力的会计人员。
单位应当根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时进行账务处理、编制财务会计报告,确保财务信息真实、完整。
第十八条
单位应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制。
对信息系统建设实施归口管理,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中,减少或消除人为操纵因素,保护信息安全。
第四章
第四章
业务层面内部控制
折叠第一节
第一节
预算业务控制
第十九条
单位应当建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预算内部管理制度。
单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位相互分离。
第二十条
单位的预算编制应当做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。
(一)单位应当正确把握预算编制有关政策,确保预算编制相关人员及时全面掌握相关规定。
(二)单位应当建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,按照规定进行项目评审,确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息,
根据工作计划细化预算编制,提高预算编制的科学性。
第二十一条
单位应当根据内设部门的职责和分工,对按照法定程序批复的预算在单位内部进行指标分解、审批下达,规范内部预算
追加调整程序,发挥预算对经济活动的管控作用。
第二十二条
单位应当根据批复的预算安排各项收支,确保预算严格有效执行。
单位应当建立预算执行分析机制。定期通报各部门预算执行情况,召开预算执行分析会议,研究解决预算执行中存在的问题,提出改进措施,提高预算执行的有效性。
第二十三条
单位应当加强决算管理,确保决算真实、完整、准确、及时,加强决算分析工作,强化决算分析结果运用,建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。
第二十四条
单位应当加强预算绩效管理,建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用“的全过程预算绩效管理机制。
折叠第二节
第二节
收支业务控制
第二十五条
单位应当建立健全收入内部管理制度。
单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保收款、
会计核算等不相容岗位相互分离。
第二十六条
单位的各项收入应当由财会部门归口管理并进行会计核算,严禁设立账外账。
业务部门应当在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据,确保各项收入应收尽收,及时入账。财会部门应当定期检查收入金额是否与合同约定相符;对应收未收项目应当查明情况,明确责任主体,落实催收责任。
第二十七条
有政府非税收入收缴职能的单位,应当按照规定项
目和标准征收政府非税收入,按照规定开具财政票据,做到收缴分离、
票款一致,并及时、足额上缴国库或财政专户,不得以任何形式截留、
挪用或者私分。
第二十八条
单位应当建立健全票据管理制度。财政票据、发票等各类票据的申领、启用、核销、销毁均应履行规定手续。单位应当按照规定设置票据专管员,建立票据台账,做好票据的保管和序时登记工作。票据应当按照顺序号使用,不得拆本使用,做好废旧票据管理。负责保管票据的人员要配置单独的保险柜等保管设备,并做到人走柜锁。
单位不得违反规定转让、出借、代开、买卖财政票据、发票等票据,不得擅自扩大票据适用范围。
第二十九条
单位应当建立健全支出内部管理制度,确定单位经济活动的各项支出标准,明确支出报销流程,按照规定办理支出事项。
单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保支出申请和内部审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离。
第三十条
单位应当按照支出业务的类型,明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。实行国库集中支付
的,应当严格按照财政国库管理制度有关规定执行。
(一)加强支出审批控制。明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施。审批人应当在授权范围内审批,不得越权审批。
(二)加强支出审核控制。全面审核各类单据。重点审核单据来源是否合法,内容是否真实、完整,使用是否准确,是否符合预算,审批手续是否齐全。
支出凭证应当附反映支出明细内容的原始单据,并由经办人员签字或盖章,超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据,确保与经济业务事项相符。
(三)加强支付控制。明确报销业务流程,按照规定办理资金支付手续。签发的支付凭证应当进行登记。使用公务卡结算的,应当按照公务卡使用和管理有关规定办理业务。
(四)加强支出的核算和归档控制。由财会部门根据支出凭证及时准确登记账簿;与支出业务相关的合同等材料应当提交财会部门作为账务处理的依据。
第三十一条
根据国家规定可以举借债务的单位应当建立健全债务内部管理制度,明确债务管理岗位的职责权限,不得由一人办理债务业务的全过程。大额债务的举借和偿还属于重大经济事项,应当进行充分论证,并由单位领导班子集体研究决定。
单位应当做好债务的会计核算和档案保管工作。加强债务的对账和检查控制,定期与债权人核对债务余额,进行债务清理,防范和控制财务风险。
折叠第三节
第三节
政府采购业务控制
第三十二条
单位应当建立健全政府采购预算与计划管理、政府采购活动管理、验收管理等政府采购内部管理制度。
第三十三条
单位应当明确相关岗位的职责权限,确保政府采购需求制定与内部审批、招标文件准备与复核、合同签订与验收、验收与保管等不相容岗位相互分离。
第三十四条
单位应当加强对政府采购业务预算与计划的管理。建立预算编制、政府采购和资产管理等部门或岗位之间的沟通协调机
制。根据本单位实际需求和相关标准编制政府采购预算,按照已批复
的预算安排政府采购计划。
第三十五条
单位应当加强对政府采购活动的管理。对政府采购活动实施归口管理,在政府采购活动中建立政府采购、资产管理、财
会、内部审计、纪检监察等部门或岗位相互协调、相互制约的机制。
单位应当加强对政府采购申请的内部审核,按照规定选择政府采购方式、政府采购信息。对政府采购进口产品、变更政府采购方式等事项应当加强内部审核,严格履行审批手续。
第三十六条
单位应当加强对政府采购项目验收的管理。根据规定的验收制度和政府采购文件,由指定部门或专人对所购物品的品
种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,并出具验收证明。
第三十七条
单位应当加强对政府采购业务质疑投诉答复的管理。指定牵头部门负责、相关部门参加,按照国家有关规定做好政府采购业务质疑投诉答复工作。
第三十八条
单位应当加强对政府采购业务的记录控制。妥善保管政府采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等政府采购业务相关资料。定期对政府采购业务信息进行分类统计,并在内部进行通报。
第三十九条
单位应当加强对涉密政府采购项目安全保密的管理。对于涉密政府采购项目,单位应当与相关供应商或采购中介机构签订保密协议或者在合同中设定保密条款。
折叠第四节
第四节
资产控制
第四十条
单位应当对资产实行分类管理,建立健全资产内部管理制度。
单位应当合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保资产安全和有效使用。
第四十一条
单位应当建立健全货币资金管理岗位责任制,合理设置岗位,不得由一人办理货币资金业务的全过程,确保不相容岗位相互分离。
(一)出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。
(二)严禁一人保管收付款项所需的全部印章。财务专用章应当由专人保管,个人名章应当由本人或其授权人员保管。负责保管印章的人员要配置单独的保管设备,并做到人走柜锁。
(三)按照规定应当由有关负责人签字或盖章的,应当严格履行签字或盖章手续。
第四十二条
单位应当加强对银行账户的管理,严格按照规定的
审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。
第四十三条
单位应当加强货币资金的核查控制。指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点库存现金,核对银行存
款余额,抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表,核对是否账实相符、账账相符。对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因,并按照相关规定处理。
第四十四条
单位应当加强对实物资产和无形资产的管理,明确相关部门和岗位的职责权限,强化对配置、使用和处置等关键环节的管控。
(一)对资产实施归口管理。明确资产使用和保管责任人,落实资产使用人在资产管理中的责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产,应当指定专人保管、专人使用,并规定严格的接触限制条件和审批程序。
(二)按照国有资产管理相关规定,明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。
(三)建立资产台账,加强资产的实物管理。单位应当定期清查盘点资产,确保账实相符。财会、资产管理、资产使用等部门或岗位应当定期对账,发现不符的,应当及时查明原因,并按照相关规定处
理。
(四)建立资产信息管理系统,做好资产的统计、报告、分析工作,实现对资产的动态管理。
第四十五条
单位应当根据国家有关规定加强对对外投资的管理。
(一)合理设置岗位,明确相关岗位的职责权限,确保对外投资的可行性研究与评估、对外投资决策与执行、对外投资处置的审批与执行等不相容岗位相互分离。
(二)单位对外投资,应当由单位领导班子集体研究决定。
(三)加强对投资项目的追踪管理,及时、全面、准确地记录对外投资的价值变动和投资收益情况。
(四)建立责任追究制度。对在对外投资中出现重大决策失误、
未履行集体决策程序和不按规定执行对外投资业务的部门及人员,应
当追究相应的责任。
折叠第五节
第五节
建设项目控制
第四十六条
单位应当建立健全建设项目内部管理制度。
单位应当合理设置岗位,明确内部相关部门和岗位的职责权限,
确保项目建议和可行性研究与项目决策、概预算编制与审核、项目实施与价款支付、竣工决算与竣工审计等不相容岗位相互分离。
第四十七条
单位应当建立与建设项目相关的议事决策机制,严
禁任何个人单独决策或者擅自改变集体决策意见。决策过程及各方面意见应当形成书面文件,与相关资料一同妥善归档保管。
第四十八条
单位应当建立与建设项目相关的审核机制。项目建议书、可行性研究报告、概预算、竣工决算报告等应当由单位内部的规划、技术、财会、法律等相关工作人员或者根据国家有关规定委托具有相应资质的中介机构进行审核,出具评审意见。
第四十九条
单位应当依据国家有关规定组织建设项目招标工作,并接受有关部门的监督。
单位应当采取签订保密协议、限制接触等必要措施,确保标底编制、评标等工作在严格保密的情况下进行。
第五十条
单位应当按照审批单位下达的投资计划和预算对建设项目资金实行专款专用,严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。财会部门应当加强与建设项目承建单位的沟通,准确掌握建设进度,加强价款支付审核,按照规定办理价款结算。实行国库集中支付的建设项目,单位应当按照财政国库管理制度相关规定支付资金。
第五十一条
单位应当加强对建设项目档案的管理。做好相关文件、材料的收集、整理、归档和保管工作。
第五十二条
经批准的投资概算是工程投资的最高限额,如有调整,应当按照国家有关规定报经批准。
单位建设项目工程洽商和设计变更应当按照有关规定履行相应的审批程序。
第五十三条
建设项目竣工后,单位应当按照规定的时限及时办理竣工决算,组织竣工决算审计,并根据批复的竣工决算和有关规定办理建设项目档案和资产移交等工作。
建设项目已实际投入使用但超时限未办理竣工决算的,单位应当根据对建设项目的实际投资暂估入账,转作相关资产管理。
折叠第六节
第六节
合同控制
第五十四条
单位应当建立健全合同内部管理制度。
单位应当合理设置岗位,明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以单位名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。
单位应当对合同实施归口管理,建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制,实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。
第五十五条
单位应当加强对合同订立的管理,明确合同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保管。
第五十六条
单位应当对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中,因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的,应当及时采取应对措施。
单位应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。
第五十七条
财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。未按照合同条款履约的,财会部门应当在付款之前向单位有关负责人报告。
第五十八条
合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。
单位应当加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
第五十九条
单位应当加强对合同纠纷的管理。合同发生纠纷的,单位应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员应向单位有关负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第五章
第五章
评价与监督
第六十条
单位应当建立健全内部监督制度,明确各相关部门或岗位在内部监督中的职责权限,规定内部监督的程序和要求,对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。
内部监督应当与内部控制的建立和实施保持相对独立。
第六十一条
内部审计部门或岗位应当定期或不定期检查单位内部管理制度和机制的建立与执行情况,以及内部控制关键岗位及人员的设置情况等,及时发现内部控制存在的问题并提出改进建议。
第六十二条
单位应当根据本单位实际情况确定内部监督检查的方法、范围和频率。
第六十三条
单位负责人应当指定专门部门或专人负责对单位内部控制的有效性进行评价并出具单位内部控制自我评价报告。
第六十四条
国务院财政部门及其派出机构和县级以上地方各级人民政府财政部门应当对单位内部控制的建立和实施情况进行监督检查,有针对性地提出检查意见和建议,并督促单位进行整改。
国务院审计机关及其派出机构和县级以上地方各级人民政府审计机关对单位进行审计时,应当调查了解单位内部控制建立和实施的有效性,揭示相关内部控制的缺陷,有针对性地提出审计处理意见和建议,并督促单位进行整改。
第六章
第六章
附则