电子档案验收报告精选(九篇)

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第1篇：电子档案验收报告范文

1 新馆建设档案的意义和作用

在新馆建设过程中会有大量的文件材料，诸如工程准备阶段的立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘测、设计文件，招投标文件等；监理文件；施工文件；竣工图；竣工验收文件和新馆运营档案等六大类文件需要建档保存。在建设过程中我们深刻地感觉到，建立新馆建设档案意义和作用十分重大，第一，建立新馆建设档案是国家法律、法规的强制性要求。根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》第十六条规定：“建设单位应根据工程规模和工程全过程中产生的文件材料规定详细的归档范围和内容，以确保归档文件材料的完整性。”图书馆有责任和义务建立和管理新馆建设档案。第二，新馆建设档案是图书馆整体档案的重要组成部分。图书馆建设历史是图书馆历史的重要组成部分，而新馆建设档案全面真实地保存并再现了城市图书馆新馆建设的全部历程，既有成功的经验留存又有失败的教训总结，既有参与新馆建设各个方面机构及人员的资料，又有新馆建设过程中所发生时间的资料等。第三，新馆建设档案对于图书馆建筑用后评估，图书馆建筑的调整、改进、修缮、将来的改造都具有很大的帮助。图书馆建筑的用后评估越来越受到人们的重视，用后评估的一个目的就是看建筑是否实现了当初的设计目标并分析出现问题的原因，图书馆建设档案对于用后评估的作用不言而喻。城市图书馆新馆建设完成后，随着时间的推移，不可避免地要对其空间、结构等作出一定的调整、改进、修缮以至改造，馆建档案中的勘察、设计、施工等资料是保证上述工作成功的重要资料。第四，新馆建设档案对于其他城市图书馆建设具有很好的参考借鉴作用。随着我国经济社会的不断发展，城市图书馆新馆建设也会持续发展。图书馆建设档案对其他城市图书馆的新馆建设工作也具有很大的参考作用，有助于他们丰富思路、少走弯路、提高效率、降低成本。

2 新馆建设档案的范围和要求

新馆建设档案的范围包括图书馆建筑工程档案、新馆开业业务准备、新馆庆典等资料。新馆建设档案是全面收录与城市图书馆建设相关的一切形式的文献资料，包括纸质资料、照片、录像、电子文件、手稿等，时间范围上包括从新馆建设规划一直到用后评估各个阶段的有关资料，是图书馆档案的有机组成部分。

《建设项目（工程）档案验收办法》规定，归档的文件，档案必须达到完整、准确、系统，保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要。档案的完整指按国家档案局和国家计委、国档发[1988]4号文件所确定的内容，将项目建设全过程中应该归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全。档案的准确指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。

3 新馆建设档案的管理

根据档案资料管理的有关规定，新馆建设档案的管理显得尤为重要。要管理好新馆建设档案，笔者认为，必须做到如下几点：

第一，要指定专人负责图书馆新馆建设档案的建立与管理。档案建设应贯穿城市图书馆建设的始终，从城市图书馆建设规划起就要安排专人进行档案的建设和管理，务求全面、系统不遗漏。

第二，根据国家有关法规和本馆建设的实际情况制定新馆建设档案管理工作细则，并确立建档分类标准。可以按照如下分类管理：新馆建设组织机构文件、可行性研究与任务书、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、工艺设备、涉外文件、财务器材管理、新馆庆典资料以及其他资料等。

第三，新馆建设过程中会产生大量的文件资料，一定要注意随时整理归档，不要等到最后再处理，如果等到最后再整理，既容易造成资料的丢失，也不便于建设过程中的查阅。关于新馆建设的规划、立项报告、可行性研究报告、工作计划、会议资料、各种合同、调研资料、财务资料、宣传活动资料、验收资料、用后评估资料等都要注意收集和组织，照相和录音、录像更是需要及时摄录和收集，文字资料若当时没有收集，以后还可以补充或追记，而音像资料如果当时没有摄录，以后则无法弥补。

第四，利用计算机辅助新馆建设档案管理。积极运用现代化的技术手段，对新馆建设档案信息进行存储、管理，提高工作效率，便于科学管理。传统的档案管理有一定的规范性，由于手工立卷操作较麻烦，效率低，易出错，因此，传统的管理方式已远远不能适应现代档案管理的要求。要改变这种传统管理方式，实现以电子档案为主要管理对象，以计算机操作为主要方法，以实现共享为工作内容的现代档案管理方式。为此，首先要更新观念，掌握现代化技术；其次要有现代化的设备。当前计算机已应用到社会的各个领域，档案计算机管理是发展的必然趋势。利用计算机、扫描仪等现代化设备可以大大提高立卷、归档工作的效率，变手工操作为高质量的计算机辅助立卷、归档管理，既做到了省时、省力，又做到了方便快捷。根据档案工作与图书馆新馆建设档案业务相结合的原则，有些档案可以利用图书馆计算机的数据进行存档，有些可以单独编制应用软件，实行档案工作的计算机管理。在收集整理资料的同时，将其随时扫描存储并按照一定的规则建立图书馆新馆建设档案资料数据库，一则作为档案的电子备份，二则便于建设过程中的查询和调阅。

第五，归档时必须有竣工图。竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：“×××工程竣工图”、“施工单位名称”、“编制人”、“审核人”、“技术负责人”和“编制日期”。图章规格尺寸为“70mm×50mm”。

第六，档案行政管理部门要派员参加初步验收和竣工验收。档案验收应与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，重点应放在初步验收阶段。初步验收时，在验收主管单位组织下，档案部门着重抽查项目档案的归档情况。工程规模大、档案案卷数量超过1000卷的，抽查15%的项目档案；工程规模小，档案案卷数量在1000卷以下的，抽查30%的项目档案，评价档案资料的完整、准确、系统性情况以后写出初验意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。竣工验收时，项目规模较大、较复杂的，应有档案的专题验收报告。工程规模较小的，则应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价。

第七，提高新馆建设档案管理工作人员的素质。档案工作人员的素质是影响档案开发利用工作的重要因素之一。作为档案工作者，不但要有较强的政治素质，还要有较高的业务水平，也就是说，负责这项业务档案的人员必须具有摒弃名利观念，甘当无名英雄，具备“长作绿叶扶红花，甘为蜡烛明他人”的职业道德，也要具备全面、系统的知识素质，不断地充实自己，不断地学习专业知识，才能做好这项工作。因此，要加强对档案工作人员的政治思想和职业道德教育，同时还要加强对他们的业务培训和业务指导，帮助他们全面系统地了解档案工作的基础常识和工作方法，尽快掌握有关的新知识和新技能，以适应新馆建设档案工作的需要。

第八，争取图书馆领导对档案工作的重视和支持。图书馆新馆建设档案管理人员应主动地向馆领导提供所需的档案资料，让领导在实际工作中进一步了解档案的作用，体会档案的重要性，从而争取在人、财、物等方面给予足够的重视和支持，进一步促进图书馆新馆建设档案的开发与利用。

第2篇：电子档案验收报告范文

关键词：建设工程 档案管理问题 对策

中图分类号： TU198 文献标识码： A

前言

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、安装、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分。工程档案资料，是传承人类文明的重要载体，是建设项目全过程的原始、真实记录。对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。

一、建设工程与档案管理关系

1建设工程档案是建设工程的有机组成部分

一般来说，远在建设工程施工之前，建设工程档案就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在工程开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立的，也是无法开展的。即使是在施工过程中，文件材料的产生与具体施工进程也是不能割离的。在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前，必须要进行送检，只有检测合格才能使用，这些检测文件材料是非常重要的依据。在建筑材料使用过程中，应该根据指令实施，如用什么标号水泥，怎么配比，用量多少等，在实施过程中还有监督记录和检测记录，出现了问题还有调整指令和变更说明等等。

2建设工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格定义，即：建设工程质量是指工程满足业主需要，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合。它包括：适应性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价有感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不在是以工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标量化统计分析为手段，进行综合测评了。实际上，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为重要依据全面评价工程质量。

二、建设工程档案管理中存在的问题

1工作职责划分不明确，工作中容易出现相互推诿现象

工程档案管理是一个系统化的工作，要求条理清晰，分工明确，各司其职，各负其责。由于城建档案管理人员编制不全或专业分工等方面的原因，导致各级城建档案管理部门在管理城建档案时出现分工不明确，职责不清的现象。出现了问题互相推诿，谁也不承担责任。有些档案管理人员业务不熟悉，没有认真地系统地学习和掌握城建档案管理工作所需要的专业知识和技能。城建档案管理是一个专业性很强的工作，它既需要管理人员懂得工程建设方面的知识，还要懂得档案管理方面的知识，二者兼备，缺一不可。我们的档案管理人员应该加强学习，掌握好系统的城建档案管理知识，认真履行自己的职责，开展好各方面的工作。而管理者应按工作流程，按每个人所掌握的专业知识和特长来进行合理分工，理清职责。做到既分工明确，又互相配合 ，做好分工与协同的统筹。

2施工单位档案管理人员专业素质参差不齐

施工单位的档案管理人员是负责收集工程档案资料的一线人员。他们工作的质量，会直接影响到工程档案的管理水平。但施工单位人员流动大，工作职责分工不明确，有的单位档案管理人员身兼数职，施工单位对工程档案资料的管理工作不够重视等导致诸多问题。这就要求城建档案管理人员加强对施工单位的管理，制定合理的法律法规对施工单位进行约束，同时要求施工单位档案员、资料员要做到持证上岗。对于施工单位而言，档案资料管理人员具备与岗位相应的资格资历或者在上岗前必须经过系统的城建档案管理方面专业知识的学习和培训，通过考核合格后方能持证上岗。

3工程档案资料收集不全

工程项目要进行全生命周期管理，即从可行性研究、工程设计、设备选型、采购、安装、运营、维护到最后报废的全过程。工程档案资料收集整理工作始终贯穿这一过程，做到记录真实，齐全。经验表明，工程前期的资料、监理资料和施工资料收集不完整、不齐全的现象普遍存在。尤其是前期资料，立项之初，人员不到位，资料遗失现象比较严重。监理和施工阶段相对较好，但缺失也时有发生。目前，我国城建档案管理机构对工程档案管理法规多止于工程竣工，对于工程后期的运营维护基本没有相关政策法规，因此工程后期档案资料管理只停留在运营单位层面，运营维护单位根据所需自行决定档案资料的去留。某些城建档案管理人员在工作中也会出现重视施工资料的收集，轻视工程准备阶段文件资料和监理资料收集的现象。

这些容易缺失的资料包括：

（1）工程准备文件，例如工程征地文件、工程的招投标文件、工程的项目建议书等

（2）工程设计文件，尤其是初设文件，包括初设和扩大初步设计、批准概算书等。

（3）工程施工文，如开工批复，质量监督报告，竣工验收报告等。

（4）监理文件，有的监理月报、季报缺失等。

（5）运营维护档案资料：小型技术改造升级资料、设备维护资料等。

工程档案资料收集是贮存工程信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础，必须从各个环节加强这一基础且重要的工作。

4工程档案整理不规范

工程档案整理工作就是要把零散的和需要条理化的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、有序化。工程档案整理的质量直接关系到档案的利用，在档案管理环节中具有重要意义。在实际工作中，整理不规范现象时有发生。如文件材料编目不规范，不按专业进行组卷，排列顺序不正确，次序混乱等。要解决这些问题就要求档案管理专业人员精心立卷，确保案卷质量，在整理过程中做到规范化、系统化、科学化。对现场资料管理人员加强业务指导监督，保证建设工程档案材料的系统性完整性。定期组织检查验收，确保整理质量。

5工程档案电子化水平极低

在我国，工程档案管理工作至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。没有统一的利用平台，档案只会成为历史文物。另外，工程档案电子化技术规范工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施。还有档案信息管理人员的素质有待提高，尤其是施工单位档案、信息处理复合型人才就更奇缺。这些都严重影响工程档案信息的共享借鉴利用。

工程管档案信息电子化的建设和实现存在着许多问题和困难，但是档案信息的电子化是未来档案管理的发展方向。数字时代的大势所趋，档案馆室不可能独立其外。不过我们应当认识到档案信息电子化管理的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。

三、对策

1依据国家有关法律、法规，制定操作性强的地方规范性文件，严格执行。建立、完善自上而下的法规、规范体系,是保障建设工程档案工作正常运行的基本条件。近年来我国加大了对建筑工程的管理力度，陆续出台《城市建设档案管理规定》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》，使建设工程档案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必须出台地方规范性文件与之配套。目前全国大部分省、市都出台了城市建设档案管理办法，各市应根据国家有关法律、规定,结合本地实际，出台具体的、操作性强的规章制度，为建设工程档案管理提供政策保障。同时加大对城建档案管理者和施工企业的执法和监督力度，强化职能，分清责任。建设工程档案管理部门的城建档案管理处,具备行政执法资格,应加强执法力度，对不按规定报送工程档案的建设单位应依据《建设工程质量管理条例》，予以处罚，维护法律的严肃性。

2将建设工程档案管理纳入建设管理程序,建立并认真落实建设工程档案责任制。为确保建设工程档案的齐全、真实,必须将建设工程档案整理报送纳入规划或建设施工许可程序和工程质量备案程序。建设单位在与城市建设档案馆签订《建设工程档案报送责任书》后,方可办理《规划许可证》或《施工许可证》; 在工程竣工验收前,必须由城市建设档案馆对该项建设工程档案进行预验收,档案验收合格,由城建档案馆发放《建设工程档案验收合格证》,工程质监部门凭证予以办理工程质量备案。这一作法目前在全国许多省、市已经实行，效果较好。

建立建设工程档案责任制，明确由建设单位对建设工程档案负全面责任，各责任单位按照各自职责范围对建设工程档案承担相应责任。督促建设单位严把合同关，建设单位在与各参建单位签订相关合同时，必须在合同中明确勘测、设计、监理、施工等单位形成并应提交的有关文件材料的内容及整理要求，确定竣工图的编制责任及相关费用，在条款中要明确建设工程档案的相关违约处罚。

3城建档案管理部门要加强宣传、督促和指导，对建设工程档案工作实行超前控制。建设工程档案是进行城市规划、建设和管理的依据，是工程质量的可靠依据和真实鉴证。鉴于建设工程档案的重要性及目前社会上对该项工作还认识不足，必须加大宣传力度。在宣传上可采取灵活多样的形式，如展览、刊物、会议、培训等，有针对性地对建设单位、施工单位、监理单位及城市建设管理部门宣传城市建设档案工作，扩大影响，提高档案意识。其次，应提高主动服务意识。作为城建档案管理部门，必须深人基层，掌握建设工程进度，了解建设单位的需要，切实帮助建设、施工等单位解决实际问题。

4加强人员培训,提高人员素质。由于工程建设的专业性和复杂性,档案人员的素质直接决定了建设工程档案质量的好坏，建立一支具有高度责任心、事业心、业务精、技术强的档案专业队伍至关重要。城建档案管理部门首先要加强对建设单位、施工单位的工程档案编制及管理人员的技术培训，提高他们的档案意识，重点讲解建设工程档案的归档范围、竣工图的编制方法、建设工程档案的分类及整理方法； 其次，建设主管部门的档案管理人员也应加强自身建设，参加上岗培训，自觉钻研专业业务以胜任本职工作。

5成立城建档案服务中介机构。针对目前不少建设单位缺少档案专业人员，无力整理、编制合格的工程档案的现状，建设单位可聘请城建档案服务机构代为编制，实行有偿服务； 城建档案服务中介机构应配合城建档案馆档案业务工作。这样既可满足部分建设单位的需要，又可弥补城建档案馆的经费不足。

6加强监督检查

工程档案的管理部门要建立并健全相关检查机构，配置人员，组织监督、检查工作，按程序办事，认真负责。对在工程档案工作上操作不规范的建设单位及其相关负责人随时提出意见建议或批评，并要求限期改正，真切的起到监督、检查的相关作用。要做好工程档案的管理工作，需要工程档案的管理部门与工程建设单位的通力协作、紧密配合、全力沟通，更需要工程建设的行政管理部门与相关部门的大力支持与帮助。各部门在工程档案管理工作中应做到：提前介入、全程参与、确保质量、有效落实、加强培训。只有秉承着这样的工作原则，并将上述制定的相关措施切实执行，才能真正发挥出工程档案管理工作所应有的价值。

7加强信息化建设，提高建设工程档案管理效率

跟上时代的发展步伐，工程建设档案管理要应用计算机信息管理技术。适应工程项目现代管理模式，探索档案信息资源体系，根据建设工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行工程建设档案网络远程传输、查阅、保管，使电子工程档案的收集、保管、利用工作高效、规范、有序。建立和共享电子档案数据库，提高建设工程档案管理效率。

结束语：

工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务。

参考文献

[1] 刘宇平;陈焱辉;;做好工程档案管理 提高档案管理水平[J];黑龙江史志;2009年12期

[2] 李玉山;;论工程档案在工程建设中的作用[J];山西建筑;2008年28期

[3] 李镝鸣,马建莫;加强工程档案管理的对策研究[J];新疆农垦经济;2005年06期