档案整理规范精选(九篇)

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第1篇：档案整理规范范文

引言

随着我国经济社会水平的不断提升，公证工作的覆盖范围越来越广泛，公证工作已经应用到社会各个层面，公证工作中产生的档案数量也越来越多，公证档案管理也被越来越多的人们关注。加强公证档案管理，有助于推动公证档管理工作的扩大，为公证工作提供更多全面的档案资料。在市场经济环境中，公证处必须要要不断进行改制，新的管理体系对于公证处的各项工作的顺利开展有很大的帮助，在公证档案管理过程中也加强了管理制度的完善，?Υ?统的管理制度进行创新，构建了完善的管理体系，可以有效地应对公证处在日常发展过程中出现的各种突发状况，对公证处的发展有良好的促进作用。

一、公证档案管理工作的意义

公证档案是国家档案体系中的重要内容，真实地记录了公证机关的实际活动以及产生的各种公证结果，是对公证处工作情况的实际反映，在公证行业中具有十分重要的参考价值和意义。公证档案的作用主要表现在以下几个方面：

1.对公证工作进行有效地衡量

公证档案是对各种客观事实的记录，公证工作要求公正、透明，正是由于公证工作的特殊性，因此要求公证员在公证管理过程中要按照相关的法律法规以及程序执行公证工作，档案是对公证工作进行记录的主要文件，是在公证工作中产生的各类文件信息，因此可以真实地反映出公证工作清理。在现代社会中，通过对公证工作的统一规范化管理，通过各种计算机技术的应用，可以获得更加真实、准确的公证资料，从而减少传统记录过程中产生的虚假记录问题，使得档案资料得到保存，便于利用，更有助于对公证工作进行监督。

2.公证档案管是公证行业的基础

任何一个行业的发展都会产生档案信息，想要保障公证行业的发展，就必须依靠公证档案这一层基础。公证档案的负责人不仅是公证档案管理人员，还包括公证员、档案材料保管员、信息记录的相关人员，由此可见公证档案管理是公证处各个部门的交汇工作，需要公证处的全体人员都参与进来。通过对公证档案管理过程的规范，可以有效地处理档案管理过程中的各种问题，促进各个部门之间的协调发展，为公证行业的发展奠定基础。

二、公证档案管理存在的问题

公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有十分重要的查考和利用价值，随着公证工作逐渐走入人们的生活，公证档案管理受到的重视程度也越来越高，公证档案数量越来越多，传统的工作档案管理还存在一些问题，对公证处的发展产生严重阻碍。

1.工作档案管理重视程度不高

在公证处的不断发展过程中应该要加强对公证档案管理的重视，明确公证档案管理的重要意义，尤其是在新时期，对公证档案管理工作理念要进行创新。当前有的公证处在发展过程中对档案管理的重视程度还不够高，公证档案管理目标不够明确，因此导致公证处的公证档案管理工作受到影响。

2.档案管理安全问题

随着信息技术的不断应用，对公证处公证档案进行管理时要实现统一管理，逐渐摒弃传统的人工管理方式，加强对信息化管理系统的应用，使得内部的各个部门之间可以加强联系，但是在信息管理过程中依旧存在很多安全隐患，公证档案是具有很高的参考和利用价值的档案信息，安全管理是公证档案管理过程中的重要内容，当前有的公证处在档案管理过程中还存在一些问题，导致档案泄露、丢失、相关要素不完整等问题出现。

3.缺乏统一的管理机制

公证处档案管理体系和制度不健全是影响公证档案管理效率的主要原因，在公证处发展过程中缺乏明确、严格的公证档案管理制度，管理标准比较混乱，没有制定统一的收档制度，导致公证档案的收集、整理等工作都不够规范，对公证档案管理水平产生严重影响。

三、公证档案管理策略

1.加强对公证档案管理的重视

在公证处的发展过程中，档案管理是一个十分重要的环节，对于公证处的发展有十分重要的意义。在公证处不断改制的过程中应该要对公证处的各项管理任务进行重新布局，加强对档案管理工作的重视，构建专业化档案管理队伍，对传统的档案管理过程中存在的问题进行解决，以提高档案管理水平。公证处应该要注重档案管理的规范性，从管理制度、管理技术、管理方法等方面着手，对传统档案管理过程中存在的一些问题进行积极有效地解决，提高档案管理的规范性，防止产生一些不合规定的档案资源，造成资源浪费。

2.提高公证档案管理过程中的安全性

公证处公证档案是公证处发展过程中的各种信息、资源的汇总，在信息时代背景下，信息化管理模式逐渐在档案管理过程中广泛应用，但这个过程中也存在很多的安全隐患，比如公证处公证档案信息被泄露，由于公证处的性质相对比较特殊，一些机密公证档案信息对公证处的发展有十分重要的意义，如果出现信息泄露，对于公证处的发展会产生严重的影响。在信息时代，信息泄露成为公证处公证档案管理过程中不可避免的一个重要威胁，对此，在公证档案管理过程中还应该要加强安全管理，通过对档案管理过程进行规范，从而不断提高档案资源的安全性。在信息技术不断应用的过程中，应该要加强对各种计算机安全防护技术的应用，比如防火墙技术、数据加密技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，都可以在公证处公证档案信息管理系统中进行应用，对的各种公证处公证档案信息进行妥善保管。另外，对于不同等级的公证处公证档案要实施不同的管理，比如一些机密公证处公证档案，要进行绝密保存，一些非机密公证处公证档案，则可以在内部系统公开查阅。

3.完善公证档案管理制度

在信息化时代背景下，公证档案管理要逐渐实现信息化、规范化，传统的人工管理会导致档案管理过程中的一些不规范现象，例如档案收集整理不全面、档案备注不清楚等，这些都对档案资料的利用产生影响。因此在公证档案管理过程中要积极加强对公证档案管理制度和规范的确定，从而使得档案管理工作更加规范、全面、统一。完善管理制度的过程中可以从以下几个方面着手：第一，建立规范化的档案管理系统。在信息时代背景下对传统的公证处公证档案管理制度进行改革，应该首先要建立全面的、规范的档案信息管理系统。在档案管理系统中可以分别设置不同的档案类别，根据档案的种类对其进行区分，并且将其归纳到不同的档案数据库中，便于公证处工作人员对各种档案信息进行调用。第二，完善数据库功能。技术创新是档案管理创新的关键与核心，在公证档案发展过程中必须要积极加强对档案管理技术的创新，完善档案数据库，对的公证处公证档案信息以及其他类型的公证处公证档案进行集中化管理。另外，还应该要对公证处公证档案形式进行创新，结合多媒体技术，加强各种视频公证档案、音频公证档案等形式的丰富，促进公证处公证档案管理工作水平的提升。

第2篇：档案整理规范范文

1.1 档案管理体制上“散”。一是部分单位没有成立机关档案工作领导小组，没有明确分管档案工作的领导，档案工作经费和设备没保障；二是部分单位档案没有集中统一管理，重收集保管文书档案，轻会计、声像、科技、荣誉、电子档案；三是档案工作人员兼职的多，有的身兼数职，不能保持档案队伍相对稳定。

1.2 档案业务“两基”建设上“软”。一是工作制度不够健全，有的单位没有室藏档案应急处置方案和计算机档案信息网络应急处置方案；二是部分机关档案室对各门类归档文件材料收集不齐全完整，党委党组会议记录、办公会议记录、民主生活会记录和年度统计报表及人员编制名册未及时归档；三是部分机关档案室没有建立全宗卷，有些机关档案室虽已建立全宗卷，但全宗卷主要内容不齐全；四是部分机关没有单独的档案库房、阅览室和办公室；五是有的机关档案保管没有实现“三铁”，达不到“十防”措施要求。

1.3 档案信息化建设上“松”。很多单位对档案信息化建设的紧迫性、重要性认识不足，不能够把档案信息化建设列入电子政务建设规划，与之同步实施，同步发展。应配备的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件未能配备，文档一体化管理难以实行。

1.4 档案提供利用上弱。档案检索工具编制不全，编研材料单薄，提供利用效果不明显。

2 机关档案工作存在问题的原因

2.1 领导认识不到位。由于机关领导认识不到档案工作的重要性，在工作中不重视档案工作。档案管理制度不健全，责任不明确，工作被动。

2.2 对档案工作人员管理不到位。第一，机关档案员不能保持相对稳定，调动过于频繁。第二，机关档案工作人员少，不适应档案工作的需要。如濮阳市法院有诉讼档案、文书档案四万多卷，工作量大，档案员疲于应付。第三，档案员业务素质不高。有的档案员不是学档案专业的，有的是从其他岗位上调动过来的，对档案工作知之不多。第四，档案员待遇低，其积极主动性很难发挥，机关档案工作也很难有起色。

2.3 经费投入不到位。机关档案工作需要适量的资金投入，但很多单位没有投入开展档案工作必需的资金，该配备的空调机、去湿机、灭火器和计算机等没有配备或配备不全，机关档案库房达不到“十防”措施的要求，影响了档案信息化建设工作开展。

3 机关档案工作规范化管理认证对策

3.1 抓领导，不断提高思想认识。①凡是召开档案工作会议，就请分管领导、主管负责人参加，增强其重视支持档案工作的责任感；②档案行政管理部门可以收集编辑档案利用实例汇编，发给机关领导学习，加深他们对机关档案工作的认识和理解；③档案部门的干部在对机关单位检查工作、业务指导时，利用正反实例宣传机关档案工作的重要性和必要性。

3.2 抓队伍，加强对机关档案干部的管理。首先，要保持机关档案干部的相对稳定。实行机关档案干部备案制度，各机关档案干部交流调动前，要向当地档案行政管理部门备案，征得同意后，原档案干部方可调动。其次，提高机关档案室的规格。如能把机关档案室编制为机关内部科室，提高其规格，既能保持机关档案干部的相对稳定，发挥档案干部的积极主动性，又能提高机关工作效率。最后，提高机关档案干部业务素质。理论与实践相结合，“走出去，请进来”，集中与分散，有计划有步骤地对各级机关档案干部分期分批进行轮训，使其提高业务素质，推进机关档案工作开展。

3.3 抓主管部门，发挥主管机关的作用。只有发挥主管机关的作用，共同履行指导、监督与检查职责，才能把机关档案工作搞好。如河南省国税、地税系统开展的机关档案工作规范化管理认证工作很有成效。

第3篇：档案整理规范范文

—、目标任务

进一步落实责任，加强工作指导力度，聚焦巩固提升我县脱贫攻坚工作，规范2014-2020年脱贫攻坚档案管理，全面、真实、及时、完整记录我县脱贫攻坚的历程，确保我县精准扶贫档案真实、完整、准确、安全、规范，高质量完成全县精准扶贫档案规范化管理工作。

二、基本原则

（一）坚持统一领导、分级实施。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室、县档案部门联合监督指导，各乡镇是精准扶贫档案实施主体，除负责乡镇本级档案资料外，还需组织指导各村及时做好村级精准扶贫档案规范管理工作。负责实施县级扶贫专项的牵头部门，要严格对照每年的实施方案、目标任务，及时规范和完善专项扶贫档案。

（二）坚持系统收集、分类管理。要按照省档案局省扶贫和移民工作局印发的《关于进一步规范脱贫攻坚档案工作的意见》（川档发〔2017〕1号）和省档案局印发的《省扶贫开发项目档案管理细则》（川档发〔2016〕15号）文件要求，对照县、乡、村、户扶贫资料清单进行分类收集和整理归档，要重点做好精准扶贫文书档案、科技项目档案、会计档案、照片档案、音像档案以及实物档案的管理工作。

（三）坚持集中保管，及时移交。县脱贫攻坚办各类精准扶贫档案由县扶贫开发局集中管理，县级扶贫专项档案资料由各专项牵头部门集中管理；乡级各类精准扶贫档案由各乡镇集中统一管理；村级精准扶贫档案由各村集中保管，个别村不具备档案保管条件的可由乡镇政府代为保管。具备移交条件的档案，要及时依法向县档案部门移交。

三、工作任务

（一）建立精准扶贫档案规范管理工作机制。精准扶贫档案规范管理工作由县脱贫攻坚领导组办公室统一协调指导，并牵头组织扶贫、档案部门联合对专项牵头部门、乡镇和村精准扶贫档案工作推进情况进行监督检查。

（二）配备适应精准扶贫档案规范管理工作开展和满足档案安全管理的设施设备。县级扶贫专项部门、各乡镇要为精准扶贫档案规范管理工作开展，提供必需办公设备和条件。精准扶贫档案库房要符合防光、防尘、防潮、防虫、防高温、防盗、防鼠、防火等要求，确保档案安全保管。

（三）建立文件材料齐全完整、整理规范的精准扶贫档案。

精准扶贫档案文件材料要收集齐全完整，规范整理。特别是特殊载体类档案要广泛收集反映脱贫攻坚历史伟业和先进感人事迹的图片、音像、实物等珍贵资料，做到应收尽收、应归尽归。

四、工作要求

（一）时间节点

县、乡、村三级2014—2020年度精准扶贫档案规范管理工作自本方案下发日起，村级档案在2021年4月10日前完成；乡级档案在2021年4月20日前完成；县级档案在2021年4月30日前完成。

（二）分类管理

精准扶贫档案相关文件材料应收集齐全完整，归档的文件材料要真实有效，做到字迹工整、数据准确、图样清晰、签章手续完备。归档文件材料的印制书写材料、纸张和装订材料等要符合要求。

精准扶贫档案应按照相关标准规范进行整理，文书档案按照《归档文件整理规则》(da/t22-2015)进行整理。扶贫项目档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(gb/t11822-2008)进行整理。扶贫资金档案按照《会计档案管理办法》进行整理。照片档案按照《数码照片归档与管理规范》(da/t50-2014)进行整理。电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(gb/t18894-2016)和《数字档案室建设指南》进行整理。

特殊载体类档案，按照国家有关标准、规范整理，并与关联纸质档案建立档号对应关系。

户别管理类按照“一户一档”进行整理归档。

以卷为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—案卷号，以件为保管单位的档号结构为：全宗号—类别号—件号。

五、保障措施

（一）加强组织领导

县、乡、村三级必须明确精准扶贫档案规范管理工作具体负责人员。县脱贫攻坚办联合档案部门抓好业务指导和监督检查工作,各乡镇、扶贫专项牵头部门要具体抓好组织实施。

（二）加强监督考核

各乡镇、扶贫专项牵头部门，要提高精准扶贫档案规范管理的自觉性和主动性。本次精准扶贫档案规范管理工作，将纳入各乡镇和扶贫专项牵头部门2021年度档案工作目标考核任务，未按期完成或未按规定规范管理的乡镇和扶贫专项牵头部门，由县档案部门视具体情况扣减相应年终目标考核分值，情节严重的全县进行通报。

第4篇：档案整理规范范文

农业档案真实地记录着我国农业生产、科研、教育等方面的实况、经验、措施和方法，对农业生产的发展起着重要的作用。为农业、农村和农民服好务，加强农业和农村档案工作，推进农业现代化进程，保持农业稳定与发展，帮助农民奔小康，是档案工作部门义不容辞的责任。

随着时间的推移，档案资本文由收集整理料不断变化和受到损坏，档案的“寿命”是有限的，档案资料必须用科学的方法保管，以便最大限度地延长其“寿命”，这对于农业档案部门和资料部门的工作人员来说是一个重要任务。

一、档案损坏的原因。随着科学技术的发展，档案的载体形式多种多样，现就纸质制成档案例材料而言，损坏的原因是很复杂的，但主要是两个因素：一是纸质制成材料的质量、纸质好坏、印刷工艺、写字墨水质量等都会影响档案“寿命”，是纸质档案遭到损坏的内在因素，还有就是档案保管条件也决定着档案存活的寿命，如环境、气候、虫害等外在因素。

二、农业和农村档案管理规范化的必要性

农业是我国国民经济的基础产业，农业为人们提供生命和生存所需要的各种基本生活资料。农村经济，不仅要引进先进技术，而且还要推广先进经验，在这些活动中产生和形成了许许多多重要的农业和农村档案，记载了我国农业发展历程，记录了农村各项工作和农民生产、生活的真实情况，为农业科学研究提供了依据，为维护广大农民权益提供了重要凭证。

近年来，村级档案虽然实现百分之百的建档，但是还有待进一步完善，使村级档案管理达到标准化规范化。从目前来看，农业科技档案的积累和归档工作还存在严重问题，比起其他门类或专业档案差距太大，我们发现农业方面的档案大多数是经验式管理，自讨方便，谈不上立卷标准、管理规范。个别的档案还存放在各业务部门个人手中，虽然乡（镇）村建立了档案室，但收集保管的档案门类不全，大多数是文书、会计、村民档案，要使农业档案真正为“三农”建设中发挥作用，非常有必要对农业、农村档案进行标准化管理。

三、农业和农村档案规范化管理的内容

农业和农村档案建立后，加强规范化管理，是一个重要的问题，规范的内容有：档案管理制度、收集、整理、分类、组卷、编目、保管利用、人员素质等。

1、建立农业和农村档案管理制度

农业和农村档案量大、面广、信息资源丰富，要想系统地管理好农业和农村档案就必须从上到下建立健全严格的规章制度和岗位责任制，既有档案工作领导小组，又要有档案室机构和档案人员，还要有业务基础设施完备的档案用房和用柜，使农业技术推广、良种繁育供应、农业气象、农业机械、农作物新品种等项工作中形成的档案都能进行集中统一管理，而且对农业档案形成的时间、归档内容、归档份数都要进行严格要求，并由专人负责立卷、归档、保管、利用、做到

制度健全、标准一致、管理规范。

2、农业和农村档案基础材料的收集、整理

农业档案要围绕农村“三农”、基层民主选举、村务公开、科技兴农、农村精神文明建设、农业产业结构调整、乡（镇）企业经营、粮棉购销、体制改革减轻农业社会化服务体系和农产品市场体系等各项重点工作中形成的有保存价值的各种门类和各种载体档案材料进行广泛的收集，对这些材料形成的用纸、用水，案卷的分类、组卷，各种目录的填写都要参照机关业务建设规范进行严格要求，在业务指导工作中作到基础业务建设要起点高、一步完善到位。

3、农业和农村档案材料的保管条件

为确保档案安全和便于社会各方面利用，对各单位、个部门、各专业户形成的文件材料通过整理、立卷后，一定要存放在符合要求的专房、专箱和专盒里，并做好防火、防盗、防潮、防虫等防范措施。

四、农业和农村档案管理规范化的好处

农业和农村档案经过系统地、规范化整理后，为开发利用打下了坚实原基础。直接为各经济技术部门的领导和科技人员提供服务上有三大好处。

一是查找方便。经过集中系统的收本文由收集整理集、整理、分类、组卷、编目后，有规律的存放在盒、箱、库内，只要利用者前来查询有关档案材料，档案人员就会很顺利地将档案材料提供利用者，不再会为查找一份材料而四处奔波既浪费时间、又浪费人力，结果还保证不了能查找到所需要的档案材料。

二是查找及时。档案材料经过档案人员系统的整理，科学的编目，有序的排架，并由专人负责保管，只要利用者随时查找，就随时有人接待，而且查找起来非常应新顺手。

第5篇：档案整理规范范文

1.1铁路工程竣工资料编制前的准备工作

在铁路工程竣工资料编制工作开始之前，首先要做的是对资料编制人员的确定。因为竣工资料的收集、整理、编制，是一项长久、复杂的工作，需要相关工作人员有充足的精力和时间来完成这一项工作。在编制人员上岗前，还需要对编制人员进行培训，以确保竣工资料编制的质量。在铁路工程的资料编制中，还需要提前按照编制要求，制定资料填写规范，所有资料按照统一的格式完成，确保竣工资料的标准和规范。在编制竣工资料表格时，要注意表格包含内容的全面性，能够将竣工资料所有需要填写的内容概括进去。在竣工资料的编制过程中，要对资料编制人员进行持续的培训，以解决资料编制人员在竣工资料编制过程中出现的新问题。

1.2竣工资料编制过程中存在的问题

在铁路工程竣工资料的编制中，因为人员责任缺失和培训欠缺，编制竣工资料的过程中，往往存在着这样那样的问题。资料编制中，存在对工程资料的收集不够全面，导致资料欠缺的现象。竣工资料的收集整理，包括了工程项目从设计、实施、质检的所有内容，如果没有在工程开始就介入到工程资料的整理编制，很容易出现工程竣工资料编制不全面的问题。如果没有相关规范，资料编制往往会随着编制人员单独的个人意志进行，没有规范性，导致竣工资料难以阅读。其次，在竣工资料的编写中，相关资料编制单位，没有固定专人对工程资料进行编制，不仅仅使竣工资料的编制时间拖长，效率低下，还加大了竣工资料出现问题的几率。

1.3铁路竣工资料的编制

铁路竣工资料的编制，在做好相关准备工作之后，着手对铁路工程的竣工资料进行编制。在编制的过程中，首先对竣工资料进行编制整理。竣工资料包括铁路工程的开工申请、施工设计方案、施工工艺、合同等，对涉及到本项目的内容，都需要进行编制整理。竣工资料还包括最主要的工程建设中的施工过程记录、所使用原材料的报验报告和合格证、试验报告及试验记录等，施工过程中所有事件的相关材料。在工程通过验收之后，还需要将工程的验收材料和竣工图纸、竣工验收报告等，全部整理编制进入竣工资料。在收集整理完竣工资料编制所需的原始材料之后，开始对竣工资料进行编制整理。将收集到的竣工资料，按照铁路工程的施工专业进行划分，再将划分好的资料，根据施工单位的不同，进行分别保管。对已经收集整理好的施工文件，编排好文件次序，装订成册。施工日志的编制整理，要检查其内容的完整性和正确性，如果施工日志存在空白页或者内容错误的情况，寻找相关责任人进行更正补充，完成更正补充之后，装订成册，做好竣工资料的编制。对已经收集整理好的文件，按照相关要求和标准，对资料文件做好排序整理。

2竣工资料编制及档案管理

竣工资料编制及管理，在工程建设初期，一般采用及时跟进的方式进行管理。在管理中，按照档案管理时间，对档案采取三种划分，分别为前期档案、中期施工过程档案和后期档案。前期档案一般包括工程建设前期调查、建设方案、开工报告等初期资料，中期档案一般在工程建设中产生，包括工程建设的施工记录、设计图纸、计量资料、过程检查记录等，而后期临时档案则以所有收尾资料为主要内容。对于铁路工程建设的档案管理，还包括合同档案的管理，对建设工程所涉及的有关协议、合同等内容资料，要在施工过程中逐步整理，分类管理，在最后入档的时候，做好筛选工作，将真正有价值的资料，完整地保存。铁路施工过程中，涉及的财务内容，也要完整记录并做好原始凭证的保存，做到每笔帐均有出处。在铁路建设过程中，对于涉及的月度财务报告、款项清查报告等，及时归档整理，加强日常工作的成效，做好财务档案的整理。将所有的档案整理完结之后，把临时档案、合同档案和财务档案，按照档案整理规则，整理成为可进行永久保存的铁路工程档案，统一管理。

3结束语

第6篇：档案整理规范范文

关键词：电力工程建设；档案管理

电力工程建筑物与电力工程档案是电力资金投资后形成的两个实体,电力工程档案是企业生产、运行、维护的依据与凭证。工程档案的质量不仅反映工程建设管理、施工管理、物质采购管理、工程质量管理的水平，而且关系到基建工程达标投产和工程竣工验收是否能顺利进行，甚至还影响到运行单位档案现代化管理的水平和进度。目前，由于工程参建单位对各自的档案管理职责不明确，档案要求和管理模式及素质的不一致，导致电力工程档案的管理混乱，其主要问题表现在：

其一：工程建设单位在工程档案管理中缺乏对工程全过程中档案业务的监管、指导、管理；

其二：设计单位游离于档案工作之外。设计阶段处于项目建设的前期，在正式开工前设计单位已开始工程运作，但设计单位没有介入工程档案的管理。设计技术联系变更文件没有使用统一文件编号，造成管理上无序；变更单上签字不到位、随意修改，为档案永久保管埋下了隐患；

其三：监理单位未能切实履行监理职责。对监理文件归档范围不明确，工程监理只注重工程质量的监督而忽略了工程档案的监理，很多该归档的材料没有归档。对竣工图的编制不重视、不把关，竣工图存在没有按实际变更或变更方法错误等现象。与施工单位存在档案提供概念上的模糊，造成施工、监理单位都没有及时收集、整理工程建设过程中某些重要环节、部位的档案资料；

其四：施工单位工程技术人员不稳定，对工程档案质量的认识有差异，对档案工作的的认识也良莠不齐，致使施工文件不同程度地存在一些问题：竣工图编制不符合规范要求、设计变更与竣工图不一致、签字不规范、修改随意性大、组卷分类不准确等。

要尽量避免在电力工程建设过程中出现的这些问题，我作为一名多年从事电力工程档案管理的工作者，认为应该从以下几个方面来解决：

一、建设单位落实管理

电力工程建设单位是项目建设的法人主体，是工程项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心。电力建设工程项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位来共同完成。从工程立项到工程竣工，各阶段所形成的档案材料呈多元化态势和不确定性，档案材料形成于不同的参建单位。但为了利用目的，要求档案集中统一管理，因而建设单位要坚决贯彻执行《福建省电力有限公司输变电建设项目文件归档与档案整理规定》，从源头抓起，将工程档案的归档、质量要求纳入计划管理、财务管理、合同管理、工程质量管理、工程竣工验收管理。一是在下达基建、技改、网改、科研等计划的同时明确项目负责人是该工程档案收集、整理、归档的责任人；二是与施工单位签定合同时明确工程档案的整理应符合国标GB/T11822―2000要求后归档，工程完工后档案未归档不付工程尾款；三是与设计单位签定委托出版竣工图的合同时应明确设计单位提供竣工图的电子图档及有关要求；四是检查工程质量的同时检查工程档案；五是监理应负责工程档案完整性、准确性的审核（包括竣工图）；六是工程竣工验收的同时验收工程竣工档案；七是无论外包工程还是公司三产的内包工程，都要施行谁形成的档案谁负责收集、整理、归档的原则。

二、档案人员全面参与工程建设

电力工程建设档案工作要完全得到改善还需电力工程档案管理人员真正做到对工程全过程、全方位的参与和控制。首先是前期信息的掌握和资料的搜集。从工程计划到立项再到合同的签订，工程的可行性研究、选址、地质勘察、环境保护到工程正式开工前的各项请示、批复，都是建设工程的重要依据，工程建设项目的规划许可、国土手续办理等对这些重要文件材料的搜集是必不可少的一个环节。其次是中期管理。工程建设档案要从形成到归档严把“五道关”：即施工中把好形成关。施工单位在施工过程中形成的文件材料应及时归整，保证完整齐全；交工时把好归档关。项目部把好整理关。工程的零散文件材料应在工程项目部依据归档原则进行整理；监理把好质量关。工程项目部整理好的档案资料监理单位要认真负责进行档案资料的检查，看竣工资料与设计变更的修改是否和现场实际相符，整理是否符合规范；最后建设单位要把好审核关。从工程档案的完整、规范的角度进行审核。再次就是搞好工后控制，工后即指工程竣工验收后到电力工程投运前这个期间，工程竣工验收后有一个消除缺陷期，消缺期的观测记录、辅助建设项目及消缺记录都是重要的工程文件资料，不论从哪个角度来说，工程竣工验收并不意味着档案工作的结束。所以要把好以上“五道关”，档案人员要增强档案法制观念，依法管理档案，根据本单位的基建投资计划、大修及技改计划制定本年度工程档案归档计划，根据省公司要求，公司按照统一领导、分级管理的要求，专职档案员主动到现场、各个部门，对档案管理工作、业务进行监督和指导工程档案的收集、整理、汇总及竣工图电子文件的采集与整篇工作，确保工程档案的完整、准确和及时归档。

第7篇：档案整理规范范文

1 疾控档案交接工作现状

1.1 未进行规范整理。前任档案员对所管理的各类档案资料没有规范整理就整包整捆移交，造成档案数量不清，不齐全不完整。疾控机构在日常活动中形成的档案，主要是对其所辖区内或对被划定为本中心管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监测服务中所形成的材料。疾病控制工作成果的取得周期长，其疾病流行及防治规律来自长期的大量的日常性监测材料的积累。这些常规性监测材料不仅对当年的疫情分析有用，更是在若干年以后，对疫情流行规律作出分析。因整理时间无规律、不固定，整理方法复杂，材料收集有难度，往往不能及时归档，甚至很重要的档案，如监测记录、控制结果、疫情处理报告等材料不能及时归档整理，有用时着急找不到，即使能找到也既费工又费时。如此一来，该整理的档案没整理或整理不规范，离岗交接时便着了急，要么交一捆，要么交一包。当追问原因时，把责任推卸给前任或前任的前任。这种交“包袱”作风一代传一代，把许多宝贵的档案材料蒙在纸堆里。造成工作越积越多，难度越来越大，面对几代人没有整理的档案资料无从下手。前人不管，后人遭难！即使重新整理也很难保证内容的系统性和完整性。若碰到不明情况或马虎粗心的，也许会把保留多年有价值的材料当作多余的废物处理掉，造成档案的损失。

1.2 交接时不规范。因前任交代不明，致使后任家底不清，造成管理不便、利用困难。交接过程中，许多人仅仅带接管人员走马观花地看看，档案室的有关柜架和档案资料，只简单地介绍一番，就把钥匙交了；有的连简单的介绍也没有，把交档案当作交钥匙；还有的前任该走走了，后任找其要钥匙都找不到人，更别说交接了。这都使后任对档案室里到底有几类档案，每一类档案有多少数量、案卷目录、全引目录、归档文件目录、分类目录等检索工具其数量、状况、存放何处等摸不清底细，造成管理混乱、利用困难。

1.3 责任难以划分。《档案法》明确规定：“对损毁、丢失国有档案的，对直接负责的主管人员或责任人依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。”在档案交接过程中，交接手续不认真、没有交接，出了问题是谁的责任？扯不清、道不明，一本糊涂账。我们从事档案工作应从基础做起，确保档案材料的齐全、完整、分类科学、管理规范，采取必要的措施和手段保证交接工作不被弱化，不走过场。

2 做好疾控档案交接工作的建议

2.1 态度要端正。首先，交接双方要杜绝“甩包袱”“撂桃子”的思想，防止马虎和依赖思想。其次，双方在交接过程中要紧密合作，交方做到知无不言，言无不尽，接方做到谨慎、细致，有疑必问有漏必查，有缺必补，不接糊涂账，不接烂摊子。最后，不能把交接工作看作是交物交钥匙，完整的交接应该包括工作经验、工作方法乃至责任心、事业心的传、帮、带。

2.2 监管要到位。单位领导要重视，不能只抓安排不抓落实，只管布置不问结果。不能对档案员一换了事，要考虑主管领导的抓落实情况。移交人、接收人、监交人落实到位，手续完备，交接记录、交接清单一应俱全。要求档案员对档案该收回的收回，该补充的补充，对档案资料登记台账、检索工具的数量、状况、存放地点一一列举清楚，从而认真指导监督档案工作人员的交接工作。

第8篇：档案整理规范范文

工作中发现的主要问题

1．年度立卷不够齐全。《机关档案工作业务建设规范》要求，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。我们理解，案卷排列应在不同的保管期限下按照年度进行排序。但实际工作中，极少数单位的档案存在着年度立卷不够齐全的现象。如：有的单位早些年度的档案早已立卷并进馆，但这次单位撤销，又清理出一些早年度的文书材料，这些材料多数都涉及一些重要问题，显然是属于归档范围，应该立卷归档。但是，属于这个年度的档案早已整理归档，这样就不可能再立卷排序到相对应的年度内。因此，只能是打破常规，另立案卷，致使个别全宗出现了立卷档案年度排序混乱状况，很不利于档案的保管和利用。

2，档案材料杂乱。其一，在极个别撤销单位的档案移交过程中，除应交的文书档案登记在册外，还有一些奖状、奖杯、锦旗等实物，都一并列入了移交清单，转交到档案馆。例如，单位内部举办活动的奖状，群众业余文体活动的锦旗、奖杯等，甚至还有的奖杯等实物已有损坏，如这种情况，笔者认为就不应该登记造册进馆。当然，一些能够反映和见证本单位有关历史活动的有保存价值的实物还是应该一并进馆的。但是，进馆物品一定要有标准，并不是所有的东西都要存放在档案馆。其二，极少数单位的移交人员，把一些未曾整理登记在册的，平时积累的零星散落的文书材料、没有任何说明的录音录像材料，也一并送交到档案馆。他们的愿望是好的，认为这些材料丢之可惜，放到档案馆以后有可能会有用处。岂不知这种做法会给档案馆造成很大的麻烦，因为档案馆的同志并不了解你单位，也不了解这些材料的具体情况，没有“能力”来整理这些被本单位“遗弃”的东西。

3．分类标准不严。档案的分类应按照档案内容和载体的不同，根据有关标准进行统一分类。分类一般应采用年度一组织机构(或问题)归档。但是个别单位的档案分类是按照不同的内设机构或业务工作单设目录号，例如：工作、科研工作、劳动保障、计划生育、职称评定、纪检等方面工作，都分别以单设目录号来分类归档，致使一个全宗内包含了20几个目录号，一个目录号内有的三至五卷，有的十到二十卷，使整个全宗内档案零乱，即不符合归档分类标准，也不利于全宗档案的管理。

4．以件为单位装订的归档文件存在的问题。2001年以来，随着立卷制度的改革，机关单位立卷改为以件为单位的立卷方式。在我们接收的撤销单位档案中，就有部分改革后的以件为卷的档案。发现的问题有：一是装订不规范、不科学。对于只是一页或两页纸的文件，有的将两份文件装订在了一起；还有的是把单页纸的文件原样存放。前者会给库房管理造成麻烦，后者从理论上说是对的，但在利用过程中容易对文件造成损害，不利于档案文件的保护。二是归档项目填写不规范、不完整。归档文件首页的归档章内容存在着填写不完整不规范现象，如，归档章内的全宗号漏填写，有的保管期限不写，还有的件号用铅笔填写，且书写潦草。这几种情况都会不同程度地影响着档案的利用和保管工作。

以上几种问题，虽然只是极个别现象，并且我们在接收进馆过程中也进行了必要的更改和整理规范，但通过这些问题反映出了某些工作环节存在的漏洞。因此，笔者认为，在此把问题提出来还是有必要的，以引起广大档案工作者的注意，避免类似问题继续出现，确保案卷的规范性、科学性和完整性。

工作中应注意的几个问题

1．增强工作责任心，保证归档案卷的质量。首先档案工作人员要充分认识档案工作的重要性，增强事业心和责任感。要了解熟悉本单位的工作职责范围和主要业务工作情况。其次，要努力提高业务工作能力，熟练掌握档案立卷整理的各个环节、步骤，严格执行档案工作的有关标准，做好档案的立卷管理工作。要发扬严谨细致、一丝不苟的工作作风，把工作做细做精做实。

2．提高工作主动性，做好平时立卷工作。档案的管理是各单位综合管理的一个重要方面，应有完善的管理制度与工作规范。如：档案材料的收集范围，档案的整理方案等，都是做好档案管理工作中不可缺少的制约条件。一是做好平时的材料收集、整理归档工作。要保证档案的齐全完整，做好随时收集是关键。应有意识地建立收集类别、收集范围，注意把常规工作中形成的档案材料积累下来整理入档。二是年度立档时要做好检查工作，力求应归档材料齐全完整。尤其是年末年初，在把年度内处理完毕的文件材料进行立卷归档时，要对归档材料进行必要的检查，看主要业务部门的材料是否齐全，看主要业务工作的材料是否齐全，要主动做好与各有关部门的沟通协调工作，避免应归档的材料不归档或不齐全。三是做好跟踪收集。主要是一些临时性活动、人员外出参加会议材料、调出人员手中的档案材料等，一定要认真负责地及时地跟踪收集归档。

3．追求工作精细度，规范要求工作程序。对以件为单位进行装订立卷的档案，笔者认为，与原来的大卷相比，在库房管理的精细度上要求更高。因此，各个工作环节一定要更加仔细对待。文件页数再少也不能两件合并装订，但也不能不进行装订。建议装订时在归档文件下附一张衬纸，加以扶托，既保护档案材料，又便于提供利用。另外，归档文件的编号是年度内的文件按照不同的保管期限跨机构编号，全宗号、年度、保管期限、件号缺一不可。文件的整理立卷要严格按照有关要求，规范填写归档章上的所有项目，以避免因此项工作的疏忽而造成档案管理工作过程中出现差错。

第9篇：档案整理规范范文

为进一步加强厅机关和厅直单位人事档案规范化管理，提升管理服务水平，根据省委组织部有关干部人事档案工作规定和交通厅2007年交通人事劳动工作要点的要求，决定在厅直单位中开展人事档案达标升级工作。现将有关事宜通知如下：

一、工作目标

通过开展人事档案达标升级工作，进一步推行人事档案工作目标管理，促进人事档案工作制度化、规范化、科学化，提高人事档案服务干部人事工作、服务交通中心工作的水平。2007年内，厅机关和厅直单位人事档案都要达到三级以上标准，其中，厅机关、公路局、运管局、港航局、交职院、设计院、京珠处、汉十处、楚天公司的人事档案达到二级标准，争取有条件的单位达到一级标准。（标准附后）。

二、工作要求

（一）人事档案材料要真实完整。认真贯彻落实《干部人事档案材料收集归档规定》，要集中时间，集中力量开展干部档案收集整理和审核工作，相关部门和人员要及时向人事档案室报送相关材料。人事档案管理人员要及时收集、补充档案材料，并对收集的档案材料认真进行鉴别，严把质量关，把干部“三龄二历”（即年龄、党龄、工龄、学历、经历）作为审点，审查档案重点是看材料是否齐全、内容是否真实、手续是否完备、整理是否规范。

（二）人事档案管理要规范有序。要建立完善档案整理、借阅、保管、保密等各项制度，按照《干部人事档案审核整理规范》的要求，对所管档案集中整理，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使档案内容达到真实完整、条理清楚、精练实用的要求。

（三）完善档案库房基础设施建设。要进一步加强档案室规范管理，配备专用档案库房，配备办公室、阅档室（可合二为一），，配有防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇或排气扇、防腐防虫等物品，保证档案库房达到防盗、防火、防光、防潮、防蛀、防高温的“六防”要求。

（四）推进人事档案信息化建设。使用专用干部档案及人事信息管理软件，将干部信息录入计算机，实现干部档案接收转递、底册更新、目录编排、提供利用、统计查询等日常工作的计算机管理，《干部档案目录》、《职务变动表》、《工资变动登记表》实行微机打印。要按照组织系统信息化工作规划的要求，逐步建立人员信息库，年内实现《干部任免表》、干部名册、领导班子统计数据等从信息库直接生成。逐步建立人事档案电子查询系统，为人事档案网络化管理奠定基础。

三、工作措施

（一）加强组织领导。省厅成立由厅长任组长的人事档案达标升级领导小组，具体工作由厅人事劳动处负责。各单位要高度重视此次人事档案达标升级工作，成立领导小组，加强对人事档案达标升级工作的组织领导，保证人员、资金、硬件“三到位”。人事劳动部门负责具体组织实施，要明确专（兼）职档案管理员负责具体工作。

（二）加强业务培训。拟定8月组织干部人事档案达标升级工作培训，对干部人事档案达标升级有关规定和要求、人事档案材料的收集、鉴别、整理方法以及专用软件的使用等进行培训。