电子化档案管理方案精选(九篇)

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第1篇：电子化档案管理方案范文

【关键词】会计档案；电子化；管理；风险；防范

在互联网的推动下，我国的会计行业产生了大量的会计电子档案，其中包括会计报表、会计账簿、会计凭证等等重要信息，对于信息的管理和保存需要预知风险和掌控防范措施。会计档案电子化管理需要提高电子凭证的安全性，完善电子凭证的适应性，在尽可能的情况下，保持数据的完整、真实和安全。

一、会计档案电子化管理的特点

（一）会计档案电子化管理的准确性。利用档案记录信息目的在于保证信息的原始性和客观性，目前电子档案正在取代纸质档案，以更大的容量和更精确的数据保证会计档案的完美运行。随着技术的日新月异，档案管理也总是会跟随互联网技术进行更新，每一次的系统升级都意味着电子数据的依次更新补充，这是一个有双重效果的结局：一方面，以前的电子档案进行了升级处理；另一方面，多版本的电子数据出现，使得数据不再具有唯一性。故而，电子数据的保管与保存相比纸质档案的保存更具完整性与持续性。其次，会计档案的电子管理具有检索功能，相比纸质档案的抽查，电子档案的检索可以使档案检查工作更加高效精准。

（二）会计档案电子化管理的完整性。传统的纸质会计档案可以永久保存，具有稳定性的优点，然而会计电子档案的保存在这一方面却显得略逊一筹。计算机让电子档案变得普及化，可是电子数据存储容易更改，或者丢失，这为电子化管理带来难题。作为会计行业的基本要求，会计电子档案的完整性问题是可以解决的，完善会计电子档案电子数据收集、归档制度是关键，同时多项对比，验证完整性。最后，注意对文件进行安全备份，确保万无一失。会计电子档案的完整性同样可以得到认可。

二、会计档案电子化管理的风险

（一）妥善保存的风险。会计档案电子化保存具有风险。电子化存储依赖磁性介质载体，一旦磁性介质受到潮湿、消磁、灰尘等环境方面的威胁，就可能导致数据的受损。换句话说，会计档案电子化管理的环境要求不比纸质档案环境要求低，维护电子化档案就需要维持适宜的环境。

（二）规章制度风险。会计档案电子化作为新兴的档案管理方式方法，其管理执行制度还在摸索阶段，缺乏科学完善的电子化档案管理技巧。关于涉及的规章制度管理风险主要体现在工作人员对于电子化档案管理认知的缺失。许多工作人员以往接触的都是纸质档案的管理和分类，如今，面对会计档案电子化，这种新的流程与新的执行标准需要时间去熟知，需要经验去摸索，需要过程去适应。所以，目前会计档案电子化管理仍然需要冒着一定的风险去维持档案管理的原始性与完整性。

（三）会计档案电子化管理的网络安全风险。会计档案电子化管理立足于计算机信息技术，网络信息的安全问题毫无疑问会影响到会计档案电子化管理。当会计档案信息电子化之后所面临的第一个危险就在于电子化的信息容易被修改，且不易为人所发现，这个对于信息的原始性与安全性来说，是一个重大的威胁。如果在网络的情况下，安全防护措施不到位，会计档案信息很可能为不法分子所盗窃，重要信息很可能因此而泄露。

三、会计档案电子化管理风险的防范措施

（一）建立科学的会计档案管理制度。一个有条有理的制度可以提高人员的工作效率和工作的准确度。建设科学的会计档案电子化管理制度，是时展的需要。而一个科学的会计档案电子化管理制度应该是针对风险而制定的，抓住要点，集中力量解决问题。深入研究电子档案存储环境、期限、工作人员职责、档案管理范围、归档流程等多个方面内容，努力做到档案管理的有章可循。

（二）妥善维护电子档案馆的环境。会计档案电子化管理环境需要注意诸多方面，针对电子档案的特点，保持电子档案馆温度适宜、湿度适宜，考虑磁场影响问题，做好防火、防震、防盗、防尘、防磁等工作。会计电子档案随着时代的发展而得以产生，故而面对电子档案的保存问题，需要做到与时俱进，从电子产品的特性着手，从新事物的特点着手，解决会计电子档案的保存安全问题。

（三）解决好会计档案电子化管理的网络安全防范问题。会计电子档案的保管要做到数据材料完整无缺，目录内容正确无误等存储上的安全完好。当会计档案电子化管理本身没有问题时，需要确保入库数据没有病毒，以及电子档案设备的更新处理稳定，控制访问中心保障安全访问，确保在联网时有强大可靠的安全访问控制技术。确保会计档案电子化管理双备份制度，以防文件的损毁，同时确保文件有严格的对外利用方式，通过功能设置，根据需要将有些文件设为只读文件，有些文件设为禁止拷贝的文件，从而保证重要的信息不被泄露和更改。

（四）提高工作人员的素质。会计档案电子化管理作为新兴的管理方向，这一职业缺乏有经验的管理人才和操作人才。要保证会计电子档案的安全完整，规避风险，需要提高管理人员和操作人员的职业技能。会计电子档案的管理流程包括档案收集、整理、归档、保管等，对档案管理人员计算机技能要求较高，不仅需要有操作的能力，还有分析的能力，计算机系统维护的能力，升级的能力等。提高管理人员的素质，加强培训，有利于减少会计档案电子化的风险。

四、结语

会计档案电子化管理是行业发展的大趋势，将风险控制到最小，将数据的安全性、完整性、真实性和原始性保持到最好，是会计档案电子化管理人员一直努力的方向。

【参考文献】

第2篇：电子化档案管理方案范文

关键词:文书档案;科技档案;计算机技术;电子档案;数据库

中图分类号:F270.7文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)17-0179-02

序言

传统的归档立卷方法不但操作繁琐、复杂,主观随意性大,而且案卷质量难以把握,无形中加大了档案管理人员的工作负担,使文书立卷制度在许多单位成为空谈,也影响了档案的利用。随着电子计算机的广泛应用,推动现代化档案管理的迅速发展,对企业档案管理工作提出了新的要求。那就是推进企业档案管理的电子化、现代化进程,最终将企业档案全部电子化。笔者结合企业档案电子化的管理现状,就存在的一些问题及对策,提出个人的看法,并做简要分析。

一、我国企业档案管理电子化的现状以及存在问题

各级档案行政管理部门自20世纪90年代初就开始抓档案管理电子化、现代化、信息化工作,经过广大档案工作者的努力,虽然取得了初步成效,但是现状并不容乐观。

(一)企业档案管理电子化存在的主要问题

1.大多企业单位虽然使用计算机进行文件处理和日常会议通知等事务性工作,但真正使用计算机管理档案的在整个档案管理部门所占比例很少。

2.即使使用计算机管理档案的,也仅限于输入目录,处于文档分离状态,档案管理电子化有其名无其实。

3.部分档案管理人员对档案管理电子化缺乏正确认识,认为只要拥有和装备一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘等,就是实现了计算机档案管理,就是档案电子化。

4.一些管理档案的档案人员,年龄偏大,缺乏系统的计算机知识,操作技术不熟练,不懂得电子档案管理要求,使档案管理与软件程序和计算机系统不能良好结合,影响了企业档案电子化的进程。

5.部分档案管理人员对企业内部的各生产装置、设备名称以及整个工艺流程缺乏系统、完整的了解,对新设备、新工艺的随机装箱资料仅限于收集说明书等粗浅的基础工作,没有将其随机资料扫描录入计算机,建立电子文档。

(二)出现以上问题的原因

出现以上问题的原因是多方面的,笔者认为主要有以下几个方面的原因:

1.宣传力度不够。企业对档案管理电子化的发展趋势没有迫切的认识。不少企业领导和档案管理人员认为,不搞档案电子化管理也照样过得去,所以,企业档案管理仍停留在管好纸质档案上面,不想推进档案电子化管理。

2.缺乏电子化的硬件设备。长期以来,企业的电子设备大都配备在办公、生产、技术部门,而档案管理部门基本上是两手空空,无法建立电子档案系统,即使有关部门的电子档案归集到档案部门,也无法储存、保管,难以实现电子化管理。

3.国家对企业档案电子化缺乏有效的政策和指导。比如,企业在实施档案电子化过程中的投入允许进入生产成本政策;国家档案建立合同网络,联网利用,鼓励企业档案电子化利用;开发适合企业档案电子化管理软件,等等。

二、企业档案电子化管理的用途

将传统的纸质档案通过现代化的电子、数码设备输入、扫描、照像转换成电子档案,是对企业档案管理的一次革命,是历史发展的一大进步,代表了企业档案管理的发展趋势,将为企业的生存和发展提供重要的支持和帮助。

1.有利于企业档案的保存、保管、保护。传统的纸质档案对环境有严格的温度、湿度要求,并且需要防腐蚀、防虫害、防鼠咬,日积月累,需要占用很大的空间和固定建筑,而档案实现电子化后,简单小巧的磁盘或其记忆材料就可容纳档案库的全部内容,不但占用很小的设施,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立备份、复制,有利于长久存档。

2.有利于企业对档案的利用和技术开发。企业档案实现电子化后,可以与企业的OA、ERP系统联网,对需查阅档案的管理、技术人员实行分级授权,在网上就可查阅、下载档案资料,这就免去了管理、技术人员到档案库房查阅、摘抄、复制等繁锁的工作,大大便利管理和技术开发工作。比如,技术人员要想进行技术改造或革新,只需在网上下载企业的工艺包,并在上面设计、开发新的技术方案,就可以完成技术改造设计方案了,为技术人员带来了极大便利。

3.便于企业之间的技术交流。过去,企业之间的技术交流、企业之间技术谈判,技术人员要带上大包小包的技术资料,携带难度较大。实现档案电子化后,技术人员只需带上事先下载好的技术资料,用什么资料,就从电脑里调取什么资料。

三、促进企业档案电子化管理对策

第一,企业领导档案管理人员要重视电子化管理。把档案电子化作为百年大计的一项重要工作来抓。在2008年5月12日四川汶川大地震中,由于金融、保险企业实现了电子化管理,在震后,客户档案仍能在联网的系统中查到,从而避免了混乱和损失。反之,如果没有电子化的客户档案,那将是一件极为麻烦的事情。同样,企业档案也存在着面临火灾、水灾、地震等自然灾害的危险,同样需要保证文书档案技术档案的安全,所以,企业应当把实现电子化提升到有利于档案安全、有利于企业发展的高度来推进档案电子化的进程,不能再用传统的方法管理企业的档案。

第二,配备知识化的档案管理人员。企业要改变过去那种年大体弱的员工配到档案管理岗位上的做法,要充实一些既懂档案管理,又具备电子知识、数码知识、网络知识的年轻人员。有了现代化的、知识化的员工,才能有效推进档案电子化的开展。

第三,配备必要的电子、数码设备硬件。企业要投入资金为档案管理配备计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件,建立档案电子化的载体和数据库,实施内部局域网络,整合内部OA和ERP系统资源,为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案,创造有利的硬件条件。

第四,建立档案管理的电子数据库。首先,要按照国家档案管理的政策、标准、规范,选择或开发企业档案管理软件,统一档案电子化的格式。其次,集中人员突击做好历史积累下来的纸质档案的电子化转换工作,把庞大的纸质档案通过电子输入、扫描、照相等手段,全部转换成电子档案,存入档案数据库。最后,建立档案数据库的安全模式,毕竟企业档案是有很多保密的档案,不能随便从数据库中调用查看。除了对档案数据库设置安全防护墙外,对于能够进入的人员也要合理授权,凡是保密的电子档案只允许授权人员查看调利,以满足档案的保密需要。

第五,建立档案电子化管理规章制度,促进电子档案的日常化。要对企业每个管理部门按其职责和国家档案归集的要求,明确其电子档案的归集的目录和上传到企业档案数据库的内容、周期和格式,作为一项日常定期检查考核,对于一些没有将文书电子文档和一些技术电子档案按时上传数据库的单位和个人进行奖优罚劣,以维护企业档案数据库的完整和边续运行。

第3篇：电子化档案管理方案范文

 

主要内容

 

《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。

 

其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。

 

“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。

 

《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。

 

其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。

 

“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。

 

有关背景

 

新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。

 

在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。

 

在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。

 

2012年2月6日，国家发展改革委联合

 

12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”

 

2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。

 

为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。

 

基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。

 

落实中长期规划有关措施

 

为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。

 

一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。

 

二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。

 

三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。

 

四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。

 

五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。

 

六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。

 

七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。

 

有关工作纳入《规划》的意义

 

1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位

 

近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。

 

2.有利于加强档案资源建设

 

电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。

 

3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作

 

电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。

 

4.有利于将档案融入国家大数据行动

 

第4篇：电子化档案管理方案范文

电子档案逐渐走向网络化、电子化的发展方向，这也可以说是划时代的变化，这项档案管理系统，对于管理人员来说，也算是一种挑战，能更有效的提高管理人员的管理水平。

（一）电子档案呈现计算机的数字化信息形态

电子档案都是以代码如入的形式形成在光盘、磁盘、磁带、U盘、软盘等等存在的。从多张纸质档案关系文件转变成为一个小小的光盘、磁盘等几亿字的数据，可见这般变化可谓惊人。

（二）电子档案管理信息是独立的

纸质的档案载体和内容是不可分离的一个整体但是，伴随着电子档案的出现，使得档案管理的信息已经呈现更大的独立性。并且其内存的位置还不是固定的，可以从一个储存载体转换到另一个载体，并且，其中的内容信息不会发生改变，却可以通过计算机网络进行转换。

二、电子档案管理

（一）现在，很大部分的档案室都会将电子文件的档案转换成纸质文件进行保存

主要是因为电子文件档案的管理制度、管理设备、证据性、管理技术与方法、通讯设备等各个方面还依旧存在问题。当然，在这些问题没有得到更好的解决办法之前，对于这种电子文件和纸质文件双套的归档状况，一定会存有必要性和合理性：第一方面，在档案管理系统中，如果没有技术过硬的员工，优越的科学管理制度的条件下，在档案室管理的工作人员不能轻易的使用电子文件档案来替代纸质文件档案管理保存；第二方面，在使用电子文件方式来做档案管理保存，也是非常有着积极的作用意义，依据这样的方式就可以实现双套归档的局面形成。可说在相当长的一段时间里，电子文件档案和纸质文件档案双套归档的管理局面依旧继续存在。随着社会的不断进步，档案管理技术的成熟以及各个方面的条件一应俱全时，将会有越来越多的电子文件逐渐转换成为电子档案。在建立起的双套归档管理中，会对管理人员增加较大的工作量，而且，在两种管理档案系统要建立起准确的标识关系。如：在电子档案管理中的每个内容都要详细的标注相互对应的纸质档案管理库的目录、柜号、编号等详细信息；同样，在纸质档案中也要同样详细标注相互对应的电子档案的编号、存放的地址等信息。两者之间必须保证相互对应，内容相互一致。

（二）可靠性的原则

电子档案管理是必须准确无误的，可靠性可为是电子档案管理的根本。虽然说电子档案管理要比纸质档案管理有着很多的优势，纸质档案管理在修改内容上是有着明显的很急的，而电子档案管理的缺点却在于此，在电子档案管理中要进行修改或者文件签署上都是直接在计算机网络中进行更改和录入的，却不能留下任何痕迹，而数据的可靠性和证据性确是电子档案管理的生命，这也是人们为什么会在电子档案管理的可靠性和证据性有着过多的疑虑。这个问题也是困扰着众多在职电子档案管理的工作人员，所以，在关于电子档案管理也采用了很多种措施，电子档案管理的可靠性是必须遵守的。在归档电子档案管理的过程中，要严格的规范工作人员严格遵循工作制度，不仅要对收集的资料严格检查把关，确保归档的电子文件的数据要有着真实性、有效性、可靠性，还要注意在管理电子档案中的调阅、复制、鉴定、整理等各个环节都要保证依照正规的流程走，并且，在电子档案归档完成后，还有建立相应的备份文件，防止日后档案中的信息丢失而导致的损失，所以，电子档案的可靠性一定要严守遵循的。

（三）效率原则

第5篇：电子化档案管理方案范文

数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：

（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础

病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：

1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。

2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。

3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。

（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：

1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。

2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。

3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。

（三）数据化病历档案室的实践

我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：

1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。

2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；

3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。

（四）体会

数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。

1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。

2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。

第6篇：电子化档案管理方案范文

一、学校体育档案资料管理的目的与作用

体育档案作为学校体育工作的体现，记录了各阶段的体育工作的详细情况，为下一阶段体育工作的开展提供了极其重要的参考价值。完善的体育档案管理不仅体现了学校体育工作的管理水平，也能真实地还原一所学校体育工作的开展情况。其次，详尽的学校体育档案记录了学校体育工作的开展，对记录在案的档案进行还原分析、反思既可得出成功的经验，也可吸取失败的教训，对今后工作的开展有着重要的参考价值。再次，多所学校之间进行体育档案的借阅，不仅实现了经验的相互交流，同时在交流中也可以发现本校在档案管理中的不足之处，为提升学校体育档案管理水平提供了参考。

二、学校体育档案资料管理的原则

在学校体育档案管理工作中应遵循系统性、历史性、规范性等原则，做到档案管理的规范化，真正体现档案建立的价值，更好地为学校体育工作服务。

1.系统性原则

收集摄取信息加工保存信息

接收反馈信息输送信息

学校体育档案的建立首先是进行信息的摄取与收集，然后对收集完毕的信息进行加工、保存，筛选后留下有作用的、对今后工作有参考价值的部分，再对信息进行录入、保存。档案管理的最终目的是对工作及整个事件的反馈。

2.历史性原则

体育档案应真实、完整地反映学校体育工作的整个过程，在建立学校体育电子档案时应遵循事件的先后顺序，对学校体育工作进行真实地还原。例如，在对一届校运动会的建档过程中，应以事件发展的先后顺序，依次对运动会的方案、运动会规程、运动会报名通知、各班运动会报名表格，开幕式议程、运动会竞赛日程表、各项目预决赛情况及最后比赛名次进行记录。完整地对整个事件进行记录，真实地反映该事件的发展过程，达到建立档案的初衷。

3.规范性原则

学校体育档案不同于其他项目的档案，其具有特殊的专业性。在学校体育档案电子化建设的过程中，应由懂体育、对学校体育工作进行参与的专职体育教师进行录入，同时该人也应具备熟练操作电脑、对各种信息进行加工整理的能力。

三、学校体育电子档案的分类

由于学校体育工作涉及面广、事件发生的时间跨度大、档案数目众多等因素，因此，对电子档案进行分类管理，将大大提高档案查阅的效率，体现学校档案管理工作的水平。

经过对学校体育档案管理工作的总结，本校严格按照项目分类法对学校体育档案进行管理。该方法针对学校体育工作开展的不同项目进行分类，其好处是在查阅或档案输入时十分便捷。

以长兴县西太湖图影小学体育教研组实施的学校体育电子档案管理为例，体育组按学校体育工作开展的情况将档案分为：（1）组织管理机构；（2）教研组的建设；（3）课堂教学常规；（4）教育科研工作；（5）阳光体育活动；（6）国家学生体质健康测试；（7）课余运动训练；（8）体育特色学校建设；（9）体育器材登记；（10）其他项目内容等不同大项。然后再根据不同事件对电子档案进行细化处理，在大的分类下，又对各子目录进行细化分类：

1.组织管理机构

a.校体育工作计划与总结

b.校体育工作相关会议记录

c.体育经费支出

d.体育场地、器材管理办法

e.体育活动安全防范措施

f.两季作息时间表，总课表，体育教师任课表

2.教研组的建设

a.教研组制度；工作计划

b.青年教师成长规划

c.体育教师带训制度

d.体育教师培训

e.体育教研组成员基本情况

3.课堂教学常规

a.公开课、教研课、展示课记录

b.教师备课听课情况

c.体育教学计划：学年、学期、单元、课时

d.体育考核内容、要求、成绩登记

e.学生体育课考勤

4.教育科研工作

a.案例分析与教学反思

b.教学理论学习资料

c.课程的开发和课题的研究

d.论文、案例、发表

5.阳光体育活动

a.创建阳光特色学校制度、方案

b.课间操、体育活动内容安排

c.校各类比赛活动资料

d.校体育节资料

e.校运会资料

6.国家学生体质健康测试

a.各班测试原始资料

b.全校测试结果分析与统计

c.年度测试项目与测试要求

d.测试工作计划、总结

7.课余运动训练

a.参加各类比赛资料

b.各运动队名单

c.各运动队日常训练考勤

d.输送名单

e.训练计划、总结

f.运动员基本情况

8.体育特色学校建设

a.体育特色项目学校的相关资料

b.体育特色学校内部建设资料

9.体育器材登记

a.器材损耗登记

b.器材总账册

c.新购器材登记

10.其他项目内容

a.体育活动照片、书籍、刊物、影像资料

b.体育兴趣小组开设资料

四、学校体育档案电子化管理的优势与意义

与传统的纸质档案管理相比，学校体育档案电子化的实施，首先，充分利用和发挥了现有计算机的潜能，提高了计算机的利用率，实现了资源利用的最大化。其次，电子档案具有占用空间小、易于保存的特点，在保管过程中电子档案不易受虫、鼠及其他有害生物的侵袭而损毁。传统的纸质档案需要花大量的人力、物力、财力投入到分类、复印、装订、保管的工作中，而档案电子化的管理可实现一次投入、多次产出的效果，这种存储方式改变了信息加工受经费限制的局面，其信息成果可多份拷贝，社会影响力将大大增强。

五、实施电子档案管理时应注意的几个方面

1.责任明确、分工清晰

在建立体育电子档案时应明确各个教师的职责，明确档案建立的信息收集、加工保存、信息录入等各个环节的责任人。同时由专职的体育教师负责档案的录入工作，做好档案的标准化、规范化。

2.及时录入、完整录入

在体育档案管理中，应对各事件进行及时的导入，以保持信息的及时性与完整性。

3.及时更新，多份拷贝

第7篇：电子化档案管理方案范文

1 水文行业档案电子化的特点

水文行业除与建筑、电力、机械、气象等专业联系紧密外，还牵涉农业、工业、交通、通信、生态环境等各个方面，水文档案在种类上也具有多样性，包括水文基建档案、文书档案、财务档案、声像档案，等等。这类档案涉及各机关部门正式发文的文件及各类科研项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中形成的电子文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投标文件、设计修改等有关文件。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位提供给管理单位归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理单位归档。施工建设阶段涉及的文件材料比较多，有设计文件、建设管理文件、监理管理文件、施工管理文件、设备文件等。这些档案包括了纸质和电子两种文件。其中，有些文件只有纸质形式，如收到外单位的来文、验收签证等，有些文件只有电子形式，如邮件、外界报道、各种类型的数据库文件、声像、照片等，也有些文件同时以两种形式存在，两种档案归档形成了两种介质的一套档案。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存，对于各种电子档案则根据电子文件档案管理规范管理，为了保证有效利用，应根据电子档案特点，对电子档案采用两种格式归档的方式。

2 水文行业电子档案的移交

在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档（移交），填写电子文件登记表，电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读。这是因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不能被修改。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的说明文件和电子文件目录，说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。

3 电子档案的利用

根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”。为了更好地使用，应采用“一档三存”的办法管理电子档案，即一种电子档案三种保存办法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据。如果使用大容量移动硬盘，不仅能减少光盘的磨损，也不用从大量的光盘中查找，而且硬盘容易组织数据，体积小，还可以节约大量的查找时间。

4 水文行业档案电子化的长处与不足

电子文件实现了快速检索查询，提供重复利用，减少档案利用人员工作时间，提高生产，同时减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。减轻电子档案管理人员的劳动量，提高档案管理的工作效率和水平。但电子文件具有不稳定性，①所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统，几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。②载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子档案的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。③电子档案具有可改性，经更改后除与原文对照，否则，不能确定是否更改。④容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都易造成全部数据的不可用。

5 水文行业档案管理人员的素质有待提高

档案部门缺乏现代高端技术人才，其中，档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。要加强培训学习，以提高档案管理工作人员的业务素质。

6 水文行业档案电子化管理的作用

第8篇：电子化档案管理方案范文

管理的具体建议。【关键词】档案室；人事档案；管理

现在机关事业单位的人事档案由具有人事权利的单位自己管理，没有采用现在社会上普遍使用的人事方式，实现对人事档案的集中化、科学化、规范化的管理。但是这种老的人事档案管理方式也有着它自己的优势，对于人事的档案，很多单位没有掌控权，放在人才交流中心的人事档案具有流动性，对于相对比较固定的机关事业单位，需要这种单位自主管理员工人事档案的方式，这样很多不必要的人员流动才能进一步被控制。

一、人事档案管理存在的问题

（一）管理的方式相对落后。一些单位的人事档案管理制度相对比较松散，没有明确的专人管理，对于人事档案一般职工可以轻松看到，甚至自己能拿到自己档案。这就造成了很多管理方面的隐患，很多单位利用档案的管理阻碍正常的人才流动。例如，明文规定允许事业单位人员参加的正常的公开招聘，很多时候就是由于原单位扣着其档案不放，阻碍了优秀人才的正常流动，这就是一种管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相对单一。很多单位由于办公条件的影响，造成了很多地方的人事档案管理缺乏手段，没有专门的人事档案管理的场所，甚至没有专门的密码柜。严重影响了人事档案的严肃性和保密性，由于办公条件所限，很多单位人员的档案甚至出现了丢失，很多管理人事档案的人员不是专业人员，对人事档案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的错误和问题。很多单位的人事档案没有相对应的电子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事档案的常规管理。

二、利用搬迁机会 进一步提升单位人事档案管理

档案室的搬迁是提高人事档案管理的好机会，需要进一步提高管理的理念和思想。档案室条件的改善有利于人事档案的有序管理，有利于人事档案调阅、增减的规范化，有利于避免因为人事档案造成的管理纠纷，进一步维护了人事档案管理工作的严肃性，保障了人事档案的真实性、可靠性。

（一）进一步加大培训力度，提高管理人员的业务水平。人事档案管理具有很强的专业性，对管理人员的要求十分严格，不仅是业务能力方面，更是管理人员的政治性、党性的体现，需要进一步加大对管理人才的政治思想教育，要求其以对党、对单位高度负责的态度管理人事档案，不能因为与谁的关系好，就私自给谁看档案，甚至篡改档案。政治立场在保持高度的坚定的基础上，要进一步增加业务技能的学习，一个有着高度思想觉悟的人没有专业的管理方法和手段，人事档案还是会出现不必要问题的，加强系统内部的人事档案管理的培训，组织专业的教师开展培训，进一步开展人事档案互查活动，实现兄弟单位之间的取长补短。

（二）进一步加强规范化管理，促进人事档案管理的有序进行。随着档案室的搬迁，管理条件的改善，可以进一步促进人事档案管理相应规章制度的完善，原来没有条件的，现在有条件了，可以实现有序管理了。因此，可以以此为机会，进一步规范人事档案调阅增减等操作的流程，对于需求调阅人事档案的，需要有专门的文件，需要调出档案的，需要有调档函。需要查阅相应档案信息的，要有两个人在场方可调阅，这些管理制度都可以借助档案室条件的改善，进一步规范起来，从而实现人事档案的有序管理。

（三）进一步拓展管理手段，实现电子管理的可能。档案室的搬迁是一种硬件大环境的改善，由此可以进一步提出电子化人事档案管理的可行性方案，实现管理手段的进一步拓展。因为很多单位人员众多，各种身份人员档案管理有着不同要求，人工管理人事档案的难度很大，一旦将主要的人员档案信息电子化，将有利于人事档案的调取和查阅，大大降低了人员的工作量。

三、结语

由于各种原因，有历史遗留的问题、有人员管理更替的问题等等，造成了一些机关事业单位的人事档案管理出现很多问题，埋下了很多不必要的隐患。以档案室的搬迁为机会，进一步提升人事档案管理人员的政治敏感性、专业素养，不断增加规范化操作流程，有效拓展电子检索管理，将有利于单位科学、合理地管理人事档案。

参考文献：

第9篇：电子化档案管理方案范文

［关键词］信息化时代；图书馆；档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.106

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-01

随着信息化时代的快速发展，中学图书馆建设面临新的形势和新的问题，对图书馆档案管理工作也提出了新的更高的要求。中学图书馆是中学的有机组成部分，是学校教育和教学必不可少的重要条件，对于教师教学、学生学习都能提供丰富的信息资源及服务。中学图书馆档案既是中学历史的全面反映和真实记录，也是查阅资料、传承知识的重要载体，对于服务各科教学、促进教学质量提高等都具有重要作用。针对信息化时代中学图书馆档案管理工作面临的问题和挑战，必须主动作为，有所作为，推动中学图书馆档案管理工作向着科学化、规范化、信息化方向创新发展。

1 中学图书馆档案信息化管理工作存在的主要问题

1.1 管理理念滞后

一是信息化意识不强。部分中学图书馆不能坚持与时俱进，没有将信息化建设纳入图书馆发展规划之中，仍然习惯于按照传统的老套路、老办法实施管理，使图书馆档案管理难以适应信息时展的要求。二是对信息化的理解有偏差。部分图书馆错误地理解了信息化的概念，认为建立了计算机网络、扫描成电子文档、建立了档案数据库等，就可以称为信息化。殊不知这些只是表象，真正的信息化是涵盖思想意识、硬件设施、软件配套、制度管理与系统综合等全方位的科学化、自动化、系统化管理体系。［1］

1.2 信息化建设不足

部分中学图书馆虽然制订了信息化建设方案，但因中学条件限制，导致经费投入不足，使信息化建设缓慢，难以有效发挥图书馆档案信息化管理效能。还有的图书馆虽然建立了计算机网络，配备了扫描、复印、摄录等系列配套设备，对馆藏图书和档案内容进行了电子化，但因缺乏有效的信息系统和规范的管理制度，导致信息化体系难以有效发挥作用，图书馆档案信息化管理在低效率、低水平阶段徘徊。

1.3 管理人员信息素养不高

信息化时代，中学图书馆档案管理具有馆藏载体多样化、档案资料电子化、管理手段自动化、阅读模式网络化及服务项目多元化等特点，这些都对图书馆档案管理人员信息素养提出了更高的要求。然而，部分中学图书馆档案管理人员信息化意识不强、信息知识不足、信息技能缺乏，仍然习惯于传统的档案管理模式，直接影响了图书馆档案信息化管理水平和信息服务效能，使图书馆难以为学校教育和管理提供高效率、高水准的服务。

2 信息化时代加强中学图书馆档案信息化管理工作的措施

2.1 强化信息化的管理理念

首先，中学领导层要树立信息化发展理念，将图书馆档案信息化管理纳入整个学校信息化发展规划和图书馆信息化建设之中。其次，要加强宣传教育，将全体教职员工的思想认识统一到学校的信息化发展规划上来，形成人人重视、人人参与的良好局面。在此基础上，中学图书馆应结合自身特点，进一步强化信息化意识，转变档案管理理念，为推进图书馆信息化建设，提升档案信息化管理水平和效率奠定坚实的思想基础。同时，还要针对网络泄密、黑客攻击、病毒危害等问题，进一步强化信息安全教育，筑牢信息安全的思想防线。

2.2 着力推进信息化建设

一是制订信息化建设方案。中学图书馆档案既包括纸质文档、特殊载体档案（光盘、照片、音像、荣誉等实物档案）等实体档案，又包括电子文档等电子档案。因此，中学图书馆在制订信息化建设方案时，既要考虑中学信息化建设规划的统一性，又要考虑档案信息化管理的特殊性，使信息化建设方案更加科学合理。二是建立和完善信息管理系统。中学要加大资金投入，按照图书馆信息化建设方案稳步推进信息化建设，构建计算机网络、数据库服务器、计算机终端、配套设备、软件系统与网络防火墙等相结合的一体化信息支撑平台，为全校师生和员工提供更加高效的信息服务。三是建立健全信息化管理制度。图书馆要在学校信息化管理制度的基础上，进一步完善档案信息化管理制度。不仅要明确种类档案资料的信息化管理方法、程序、手段和要求，还要加强信息化管理系统的使用、维护和管理，使建、管、用有机结合起来，确保信息化管理效能的有效发挥。

2.3 提高人员的信息素养

一是加强人员培训。中学领导应该将信息化知识内容纳入全校教职员工的培训体系之中，使全体人员能够牢固树立信息化意识，掌握信息化基础知R和计算机操作等基础信息技能，为学校信息化建设提供信息人才支撑。在此基础上，中学图书馆应进一步加强所属人员的信息化知识和技能培训，使档案管理人员能够熟练掌握档案信息化管理系统的操作和应用，进一步提高自身信息素养和信息化服务水平。二是加大信息考评力度。中学应将信息知识考核纳入全校教职员工的年度考核之中，进一步强化各级各类人员的信息化意识、规范意识和责任意识，促进信息素养的进一步提高。同时，中学图书馆也要将档案信息化管理作为人员考评的重要内容，使档案信息化管理形成习惯、步入正轨、发挥实效。

3 结　语

信息时代，中学图书馆档案管理面临着新的形势和挑战。学校必须正视档案信息化管理存在的问题，并采取针对性措施，以转变管理理念为抓手，以平台建设为支撑，以制度管理为规范，以人才培养为根本，推动中学图书馆档案管理向科学化、规范化、信息化的方向创新发展。

主要参考文献