合同档案管理制度精选(九篇)

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第1篇：合同档案管理制度范文

[摘 要]在企业生产活动中，合同是企业维护自身合法权益的一种主要手段，因此，做好合同档案的管理工作，也成为了风电企业日常管理的重要任务。随着风电企业业务、规模的不断扩展，合同档案的数量随之增加，如何更好的管理合同档案，为企业发展提供信息支持和便捷服务，是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了企业合同档案的基本特征，随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上，结合笔者的实际工作经验，提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。

[关键词]合同档案；风电企业；管理分类

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.107

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1 企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1.1 法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1.2 凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1.3 规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1.4 繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2 企业合同档案管理分类的优化措施

2.1 强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2.2 加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2.3 实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。

第2篇：合同档案管理制度范文

（一）缺乏专业素质高的合同文件档案管理人才

高速公路的合同文件档案管理工作必须具备较强的专业性与技术性，要有档案管理专业的知识和管理经验，又要有熟悉公路桥梁建设的基本知识，近年来，随着高速公路工程建设的不断开展，业务市场竞争十分激烈。为了促使我国高速公路工程合同文件管理的得到有序进行，需具备专业素质高、管理经验丰富、资历雄厚的档案管理人员。然而，在目前的高速公路工程建设中，仍然比较缺乏合同文件专业档案管理人才。多数合同文件档案管理的人员素质不高，缺少较强的工作责任心，甚至不了解合同文件档案的收集、整理及归档工作等，导致高速公路工程的合同文件档案管理水平不高，加上多数档案管理的人员主要是兼职人员，经常会有轮流上岗的情况发生，是造成整个项目工程合同文件档案管理较为不规范关键，因此，培养合同文件档案管理的队伍是在必行，提高合同文件管理人才的素质是当务之急。

（二）合同文件档案管理的意识不强

在我国加快高速公路的工程建设的进程中，各承包业务的施工单位竞争十分激烈。部分承包单位为赢得整个工程项目的权，不惜和业主签下不规范的合同，这为往后的合同文件管理留下隐患。再有多数承包商在履行合同期间，往往违规办事，根本没有按照合同文件要求执行，甚至在出现利益纠纷时，完全抛开合同文件内容，而是通过关系、各种手段等形式处理工程中的疑难事情。由于大部分建设工程单位尚未设置专门的合同文件档案管理部门，以致缺乏有效规范的操作流程及管理体系，进而无法及时跟踪与监督整个工程项目的合同文件档案动态。

（三）不规范的合同文件档案

在高速公路的工程施工中，由于各个参建单位签订的合同条款种类繁多，通常有效的合同文件，是乙方承包商依照样本拟定合同条款之后经过甲方业主认同，双方才签字的。但往往在合同拟定时，承包商与业主双方没有认真分析合同文本，或者对某些条款理解错误，对合同的风险评估不够等，致使最终的合同款项和实际的招投标文本中的相关款项相差甚远，最终导致合同无法很好的履行，产生较多的合同纠纷事件。要求合同文件书写要规范、表格填写要一致、单位印章要清晰、形成合同时间要统一，否则，不符合要的合同文件档案部门应该给予指正和整改后才能接收，针对上述存在的问题，我们必须尽早采取有效可行的改进措施，才能逐步确保规范高速公路建设的合同文件档案管理工作，从而也才能促使整个项目工程的有序进行，避免不必要的合同纠纷。

二、加强高速公路工程合同文件档案的管理措施

（一）强化合同档案管理的规范性

高速公路合同文件档案管理的主要任务是收集、整理、归档、入库各种合同文件，它是项目管理工作的根本，始终贯穿于整个项目工程的各个环节。因此，高速公路工程的技术人员与监理人员，需要与档案管理人员密切联系，同时，管理人员必须及时跟踪工程的施工进度，确保档案资料的收集完整及准确。另外，工程项目的监理人员也应认真检查合同文件的内容是否完整、清晰，书写有无统一、规范以及合同文件上有无双方的签字证明盖章等。此外，工程单位的档案管理部门也要确保合同文件的原始记录，重视合同文件原始资料的收集与归档工作。只有这样，才能减少相应的合同文件档案管理问题的出现。

（二）构建完善的合同文件档案管理制度

在高速公路的工程建设中，应根据合同协议来明确承包商与业主之间的权利与职责，保证双方的利益平等。这就需要工程建设单位构建与完善合同档案的管理制度，依照国家档案局颁布的法律和法规，国家的合同法和建筑法以及招标投标法等法律政策认真拟定合同文件，明确合同双方的权利与义务。如果任何一方随意更改合同或违背合同的规定，均应承担相应的法律责任，只有不断完善工程建设的合同文件档案，逐步规范工程建设的档案法规，确保合同档案的法律性。高速公路的业主单位、设计单位、建设单位、监理单位、国土单位、环保单位、水保单位应该主动提供合同文件作为档案移交，还应明确规定合同文件的负责人，让他们知道合同文件的收集范围和归档期限等。合同档案的管理人员应努力做好本职工作，分清单位内部各级别之间的关系，确定合同档案管理工作的重要性，以此激发档案管理人员的工作积极性，保证工程合同归档的完整性与及时性。合同文件档案作为工程建设的重要组成部分，负责管理档案的人员必须学会运用先进的科学理念，不断完善工程建设的合同档案管理工作，实施动态管理与实时管理，及时发现、分析及解决存在的管理问题，做好合同文件档案的保密工作，确保工程建设单位的合法权益不受损害。

（三）强化合同档案管理人员的知识培训

强化合同档案管理人员的知识面，是高速公路工程建设开展档案管理工作的根本。提高专业人才的队伍建设问题，不断强化档案管理人才的知识与技能培训，同时引进更多素质高、技术性强的专业人才，可利用在职学习、进修等方式不断提升合同文件档案管理人员的知识水平；可以通过参加国家级、省级、市级档案局档案馆的长期、短期培训提高业务知识，也可以参加一些大学院校档案专业的长期脱产在校学习，以加强现有档案管理人员的素质，同时逐渐增强他们的职业道德和转变思想理念，以及提升档案管理人员的工程技术与档案管理的能力，积极引进大量具有丰富管理经验的档案管理人才，以便为高速公路工程建设的合同档案管理提供可靠性人才，加快合同文件档案管理的工作效率。

（四）注重合同文件档案的变更文件管理

高速公路项目工程的具体实施中，通常会出现合同变更的情况，这表示承包商可能有会要求业主索赔的行为，已获得最大的经济利益。对此，为减少该种情况的发生，在高速公路工程实践中应对相关的变更合同文件进行仔细的登记，并作详细记录，保管好变更的合同文件，包括变更图纸、变更施工方案、变更计量、变更工程量清单、变更汇总表、变更进度表、更改意见、变更人员会签名单等都很重要，另外，负责管理合同档案的人员在将变更合同文件归档时，不要因为它们是变更文件不予以重视收集和整理。档案工作人员要明确的自己的工作权利与工作职责，完善构建相应的变更合同文件档案管理体系，以便对合同文件档案的归档范围和保管期限进行及时跟踪和动态管理，确保高速公路工程的合同文件档案管理工作顺利开展。

三、结束语

第3篇：合同档案管理制度范文

摘要：企业合同管理的重要性越来越明显,财务部门作为合同管理的重要一环,应积极参与企业的合同管理。本文从财务管理的角度分析了合同管理中存在的问题，并讨论了企业如何加强合同管理，从而不断提高经营管理水平。

关键词 ：合同；合同管理；财务管理

一、加强合同财务管理的意义

随着市场经济的蓬勃发展，企业间的交易越来越频繁，也越来越规范，更多地采用订立合同的方式来进行。在这种大背景下，企业合同管理的重要性也越来越明显。通常意义下的合同管理指的是企业对于与交易对手的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

加强企业合同的财务管理具有非常重要的意义。首先，企业合同本身蕴含了大量的财务信息。常见的企业合同包括销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等，构成了财务会计核算与财务报表编制的原始凭证，加强合同的财务管理有助于保证信息的准确。其次，由于企业与外部单位和个人的交易通常是通过合同来进行，所以加强合同的财务管理可以在一定程度上降低企业交易的风险，有利于维护企业的经济利益。第三，加强合同的财务管理，可以增强合同在财务上的合规性，更准确地满足企业自身财务制度以及外部监管部门的要求，维护企业形象，避免声誉受损。

财务部门参与合同管理应该是全流程的，从合同签订前的起草与谈判，到合同的签订，再到合同执行阶段变更事项管理，最后到合同的后评价等各个环节都需要积极参与。财务部门需要做的工作包括但不限于参与合同管理办法的制定、合同签订时的财务合规性审核，合同档案的整理、合同变更事项的财务管理等。

二、企业合同中管理中存在的问题

1.财务人员不能充分参与企业合同管理

财务人员应参与到企业合同管理过程中，但很多企业并没有很好的做到这一点。造成这种局面的原因有两方面：财务人员自身的原因。包括财务人员参与合同管理的意识不强，对业务知识掌握不足，无法有效了解合同内容等；合同归口部门的原因。包括没有认识到财务管理对企业合同管理的重要意义，担心财务人员的介入会影响业务拓展等。种种原因的背后其实是企业文化的问题，认为财务人员就只做会计核算工作，但事实上对于以盈利为目的的企业来说，财务管理涉及到企业管理的方方面面，当然也包括合同管理，财务人员可以从财务的角度保证业务合规，并为企业积极争取经济利益，降低企业经营风险。

2.缺乏有效的财务管理制度

企业合同涉及财务管理内容一般包括企业合同管理制度、委托授权制度、合同审查制度、印章管理制度、档案管理制度和统计报表制度等。有效的企业合同管理应该是制度规定明确，执行落实到位，监督问责机制健全。但很多企业根本就没有制定这些制度规范，或者制定的内容很不系统，导致实际操作中做不到有规可循、有据可依，且在实际工作中对制度的监督和落实不到位，导致制度流于形式，效果大打折扣。

3.合同管理不规范

很多企业在合同管理方面做得不够系统和科学，随意性比较强，缺乏统筹安排。比如有的企业合同没有统一的格式，各个部门在签订合同时以对方企业的文本为主，条款不全面，容易遗漏本企业关注的重要条款。有些企业的经济业务早已经发生然后来补签合同，使合同签订流于形式。有些企业的合同分类管理做的不好，比如所有的合同没有按照销售合同、采购合同、转让合同、租赁合同等类型进行分类，甚至对合同都没有登记编号，这样就无法形成比较成体系的合同档案，无法及时提供给使用者查阅。也有的企业对合同的保管不当，在交易完成后迟迟不转交合同副本给财务部门，使财务人员无法及时登记交易信息，及时进行会计处理，并向决策者传递相关信息，向税务机关及时纳税。还有的企业合同财务管理的信息化水平比较低，财务人员对合同进行登记、变更事项管理时全部依赖手工，这样不仅会使得管理效率低下，出错的概率也会大大提高。

三、加强企业合同管理的措施

（一）实施有效的财务管理

1.合同审核制度

企业财务部门要参与合同的审核，包括前期的制定和后期的执行，审核内容包括涉及企业经济利益的财务关键问题以及合同是否符合国家和企业财务制度规定。其中涉及企业经济利益的财务关键问题包括：价格是否合理以及企业在税务方面的考虑、支付方式及发票的开具与收取等。涉及财务合规性的问题包括：合同内容是否符合国家投资要求，是否符合监管部门的行业限制条件，是否符合企业上级部门及自身的管理要求，合同的具体细节是否满足会计核算要求等。在合同的具体执行过程中，财务人员也要审核承办部门是否按照合同的相关规定执行，并保留好相关财务会计核算凭证。

2.合同档案管理制度

企业合同档案是企业非常重要的商业机密，是企业经营管理的重要参考资料，也是企业进行财务会计核算的重要原始凭证。企业应该高度重视合同档案管理，承办部门应该在合同签署后的第一时间将合同副本送交财务部门；如果公司规定由财务部门归档的，财务部门则应该做好合同的登记、编号、建档工作，归档时要注意分类的原则，具体分类标准可按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等。企业还应该对合同档案的查询、借阅、复印等工作做出明确规定，并做好查询登记工作。

3.合同变更事项管理制度

很多时候，企业合同会由于各种原因导致原合同无法继续履行，需要进行合同变更或者终止。如果出现这种情况，财务人员需要快速反应、迅速行动，详细了解合同变更事由，判断变更的性质及其对企业经济利益的影响。如无正当理由，不得随意变更合同；如理由恰当，审批手续完备，则要及时更新合同档案，并做好登记工作，涉及会计处理变更的要及时恰当处理。

（二）强化合同执行中的财务管理

1.销售合同的管理

企业的销售合同一般有现货交易、赊销、分期收款等多种结算方式。其中最需要关注的就是赊销合同。因为赊销合同中虽然与货物相关的经济利益和风险已经转移，但是企业并没有收到实际的现金，有一定的坏账风险。在销售合同的管理中，财务部门要做好以下工作：一是提醒业务部门催收货款，把企业的经营成果落袋为安；二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符，并及时恰当地进行账务处理；三是根据企业财务制度的规范和客户的要求准确开好发票。

2.采购合同的管理

企业的采购合同一般有现货交易、预付货款、分期付款等多种结算方式。其中最需要关注的就是预付货款合同。因为预付货款合同中企业并没有收到实际的货物，有一定的违约风险。在采购合同的管理中，财务部门要做好以下工作：一是提醒业务部门催收货物，确保企业采购的物资在规定的时限内运输到位；二是认真审核相关合同凭证是否与真实的交易背景相符，并及时恰当的进行账务处理；三是催促交易对手开好发票，并审核发票真伪、金额、科目、抬头等关键要素的准确性。

3.转让合同的管理

企业的转让合同需要关注两种，一种是预付交易款但没有收到对价资产的合同，这一点与采购合同中的预付货款合同类似，财务人员要做好提醒业务部门催收对价资产、认真审核相关合同凭证并及时恰当进行账务处理、催促并审核发票等工作。另一种是发出对价资产但没有收到交易款项的合同，这一点与销售合同中的赊销合同类似。财务人员要做好提醒业务部门催收货款、审核合同凭证并进行账务处理、及时准确开好发票等工作。

（三）提高合同管理水平

企业要努力提高合同管理的系统性和科学性，要尽量统一合同格式，规范签署流程，实现对合同的分类管理，并做好合同档案的整理和保管。企业要努力提高合同管理的信息化、自动化水平，建立起合同管理的数据库。企业的合同管理应该达到这样一种水平，就是财务人员能随时根据相关要求，按照合同承办部门、签署合同主体、合同业务类型、合同签署时间、合同生效时间、合同履行进度等维度统计并查询到每一个合同，形成电子化的合同档案，并可对每一个合同进行实时执行追踪和后评价。合同到期时，能自动提醒续签，避免企业重大业务因为没有签订合同而导致的经营风险和税务风险。财务部门可定期对数据库进行横向或纵向对比分析，为企业决策层提供智力支持。

四、结束语

企业要切实加强合同的管理，一是财务人员积极参与企业的合同管理，发挥出应有的专业作用；二是制定严格规范的合同管理相关制度，并且加强监督落实，保证实际执行到位；三是企业要提高合同财务管理的系统性和科学性，以及合同财务管理的信息化、自动化水平。从根本上讲，就是要形成企业财务部门积极参与合同管理并发挥充分作用的企业文化。企业财务人员不仅仅要做好合同的会计核算工作，还要审核合同的经济效益和合规性，并监督合同的进度执行，还要能够通过研究分析合同相关数据，为管理层提供决策支持。

参考文献：

[1]贾梦灵.现代企业合同管理.科技资讯，2007 年第10 期.

[2]郝秀凤.试论企业合同管理.中国民营科技与经济，2007年第1 期.

[3]张远堂.公司合同管理操作指南[M]. 北京：中国法制出版社，2008.

第4篇：合同档案管理制度范文

关键词：合同管理；法律风险；企业经营；风险管控

一、合同各阶段的风险管控

合同管理是企业法律风险管控的重要内容，也是企业管理制度的重要组成部分。企业基于对于安全运营的需求，对这项工作非常重视，企业由单纯重视诉讼管理，转为重视日常合同管理。合同管理各阶段的法律风险，需要切实有效的管控。

（一）合同签订阶段的法律风险控制

1．合同签订阶段的法律风险：合同相对人是各种经济体制、所有制形式以及不同国家的民事主体，企业经营过程中存在大量的“风险交易”。应当警惕从签订阶段就存在的法律风险，从内部看：合同签订出现问题将严肃处理责任人；从外部看，我国刑法规定了签订、履行合同失职被骗罪等罪名，触犯刑律将依法承担刑事责任。签约过程中构成缔约过失责任或签约后出现违约行为，还要承担民事责任。合同签订应当授权专业法律人员管理，全程进行法律风险管控，重视相关法律规范与司法解释。

2．部门联合会签制度：企业内部的联合会签，是法律风险管控的核心制度，各部门依照管理职能紧密衔接、相互制约、独立决策，共同参与合同审批流程。联合会签制度应当科学高效、公开透明，防止出现商业贿赂或谋取非法利益等内部法律风险。结合实践，较为科学的联合会签流程一般涉及：（1）采购或销售部门发起签约申请，提交合同草本、会签单、审核上报相对人资信材料；（2）考核部门审阅价格、进行成本和利润分析，制作经营报表；（3）会签部门依次审批、分管经理批示，例如：技术研发、质量监督、仓库、交接车间等涉及履行部门；（4）财务部门核实应收账款，管理收放款业务，负责资产放行证件；（5）合同管理部门负责全程法律风险管控，办理用印并、负责合同档案管理。

（二）合同履行中的风险管控

1．财务风险监控：合同履行阶段的财务风险监控，包括对资金问题主动调查活动，不是出现经济损失后的消极反应。合同管理部门对财务部进行账目监控，经营业务中的赊销账款等资金使用进行例行核查。发现存在履行瑕疵及时处理，避免履行中出现抗辩权事由而导致法律风险。发现不能按期回款情况，行使抗辩权并及时沟通解决。发现相对人出现严重的资产或商业信誉问题，行使不安抗辩权。按照法律事务管理办法对责任人督办问责，规避企业法律风险，登记履行情况对客户进行信誉评级，依照信用等级分别评议赊销额度和赊销时限。

2．资金动态核查：合同管理按照资金输出和资金输入两个环节核查动态账目。对合同履行发生的资金动态进行账目核查，当天核算、当天公布并记录在案，避免出现随意更改账目现象。由合同管理部门监督制度实施，代表公司实施资金动态监控，发现可疑往来账目尤其是极端账目，及时采取必要的法律措施维护企业利益。监管工作前移至履行阶段而不是在合同争议阶段，履行过程中的资金变化情况，直接反映出履行中的法律风险状况。企业应当立足于资金动态监控，建设合安全、顺畅和高效的风险管控模式。

（三）合同争议的解决

1．合同管理善意原则：维护企业利益是企业风险管控的核心目的，出现合同争议优先采用低成本纠纷解决办法。企业之间依照善意原则处理问题，主动沟通解决，不能直接追究责任或者依照合同法主张维权，使得原本可以协商解决的争议走向极端方式。企业出现经济损失，直接责任人和分管领导因此承担管理责任，应当避免出现损失，遵循善意原则把争议解决在履行过程中或者协商阶段，如果争议出现在责任追究或诉讼阶段将增加企业法律风险。解决争议以考虑经济利益为关键因素，同时考虑社会影响和企业长远利益。

2．避免出现诉讼案件：合同争议的解决应当避免出现诉讼案件，这体现出日常合同管理的重要性，只有实行科学严谨的日常管理，才能有效实现企业法律风险管控。企业参与诉讼活动可能产生经济损失或不良社会影响，尤其国有企业参与诉讼，出现政治影响后企业负责人可能因此失去晋升机会、承担连带责任。即使私营企业也应当考虑企业社会形象，不能滥诉、缠诉。合同管理部门依照合法合理性原则开展法律风险管控工作，满足相对人合理要求灵活处理争议，维护缔约双方长远合作关系。争取用缓和方式解决争议，出现合同冲突，当事人可能采取不合作态度，导致问题陷入尴尬局面。确实无法达成一致的合同争议，先发送律师函通知表示善意提醒。最终决定以诉讼方式处理的争议，委托专业律师提讼主张合法权利。

二、合同管理制度与企业风险管控

合同管理立足于企业法律风险管控，有效的保障了企业发展的稳定环境，保障了企业的经营安全和长远发展。面对复杂多变的市场环境，企业之间依赖合同形式保障各方权利义务，合同管理制度在企业法律风险管控中占据核心地位。提高企业的合同法律风险管理能力会提高企业整体竞争力，为企业带来高利润的回报。

（一）合同管理的法律风险管控体系

1．合同管理制度建设：企业应当先签订合同后办理业务，例外情况依照公司章程的规定办理业务，良好的合同管理能够在法律范围内保护企业合法权益,以免受到不必要的经济损失。企业应当制定适合本单位实际情况的《合同管理办法》、《合同管理流程》、《授权委托管理办法》、《印章管理办法》等制度，进行体系化的法律风险管控。合同管理不是经营业务的附属程序，坚决杜绝事后补办合同行为，业务办理完毕又补办合同手续让整个合同管理制度形同虚设。虽然无纸质合同的实际履行，如符合《合同法》规定也是有效法律行为，但这种情况使企业承受巨大法律风险：对于合同中标的物数量、质量最终认定方式，以及履行时间、地点、方法等方面的约定容易出现争议，没有纸质合同作为认定和主张的依据，这些争议无从确认和查证。

2．资信调查与建立信用档案：合同申办部门负责收集和提交合同相对人资信材料，包括合同履行应当具备的资质证件、营业执照、质量证件或法律文书、专利证书等文件。确认对方的民事行为能力和民事责任能力有重要法律意义，这些因素直接影响出现争议后的法律请求效果。对签约人的授权委托授权书和身份进行严格审核，避免因无权产生法律风险。一些企业没有谨慎考察相对方主体资格，导致合同归于无效或效力待定，或者与无履约能力当事人签订合同导致合同陷入履约障碍。合同签订后全程登记履行情况，建立客户资信档案并进行信用评级。

3．合同条款审核：企业经营合同大多是常见类型，依照《合同法》我国承认各种符合成立和生效要件的无名合同，缔约各方应当诚信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。经营过程中使用的格式条款合同，制定十几条主要关键条款反复使用，格式条款不能避免法律风险。条款最终由经办人填写，其中空白项和附则（其他约定）的填写中存在巨大法律空间，经办人在填写时，与签署普通合同有同等法律风险。因此，签署格式条款同样需要严格审核，无论何种类型合同，应当由专业法律工作人员或律师逐一审查合同条款。

4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是签署合同的关键，依照《合同法》规定：约定加盖印章生效的合同，自加盖印章并符合生效要件时生效。企业经营合同一般约定加盖行政章或合同专用章，除非特别约定，财务专用章或部门印章不能用于签订合同。合同印章由专门部门保管和使用，未经会签手续并经分管经理同意，业务员不得随意使用公司印章。需要携带外出的使用的，应当由经理批准按流程使用并及时归还。

（二）联网审批流程的法律风险管控

1．联网审批的监管优势：现代企业采用合同联网审批流程具有监管优势，重视和利用现代科技手段是法律风险管控的发展趋势。在网络系统中上传的合同电子数据长期保留在数据库，系统能立即发现和记载违规行为。这种监控模式提高了企业法律风险管控效率：法务部门网上管理人员可以全程监督合同业务，联合会签部门的办理情况直接在电脑系统显示，避免了各部门相互推诿；在网上可以随时核对合同条款、查阅审批信息，有效减少了工作失误；由于流程的公开性和互动性，经办人对于提交材料更加谨慎。联网审批通过的合同，由经办人确认后上报合同管理部门加盖印章，大幅度提高监管效率。

2．纸质资料的网上流程衔接：纸质合同的签署和监管，是企业法律档案管理工作的一部分，合同档案是司法过程中的重要书面证据，这项工作从形式审查到实质审查都直接关系企业利益。实行合同管理联网管理平台的企业，申报的各项数据应当与纸质合同档案完全一致，签署过程中合同文本在内部网络上传递和储存，经联合审批并上报经理批准后，依照审批情况签署纸质合同，这种公开审批的模式使得决策者更加审慎。各部门有独立的账户和密码，对合同管理全程有效的管控，各部门相互之间配合、相互监督，纸质材料与电子文件相互印证一致。

（三）合同档案在法律风险管控中的利用

1．合同档案的整理利用：纸质同档案属于法律风险管控的重要文件，监管部门审查合同履行全程并立卷存档，合同回收采取统一的编号和归档方法，按照“资本输出类”和“资本输入类”对合同档案进行科学分类。建立合同目录包括（1）合同文本原件，包括补充协议、备忘录等资料；（2）资信档案，包括各类与合同有关的证件、质量文件、专利文件等资料；（3）部门联合会签单，包括经理批示、各部门会签、履行情况备注等文件；（4）财务单据，包括借款单据、赊销单据、银行单据等资料；（5）法律文书，包括授权委托书、履行情况备注等其他法律文件。

2．合同业务的全程督办：依照合同档案进行全程督办，发现违规行为依照合同管理办法问责。对合同履行情况进行监控，顺利履行完毕的合同登记后存入档案；没有合适履行的合同注明原因并及时督办；出现争议的合同，将合同档案上报法律事务部门处理，避免出现超过诉讼时效的情况；进入诉讼程序的合同纠纷，委托法律专业人员或者律师进行维权，建立法律风险档案。通过系统化、全程化的合同管理制度，有效对企业法律风险进行管控。

三、结语

随着我国依法治国工作的全面推进，企业更加重视法律风险管控工作。虽然现阶段有很多工作要进行完善，但令人欣慰的是，我国的合同管理水平正在大幅度提高，企业的法律风险管控工作逐步走向科学化和精细化。市场经济法制化体是社会的巨大进步，也是法律事业蓬勃发展的重要信号。在全体法律人的探索和努力下，基于对于合同管理制度与企业法律风险管控的不断研究和实践，将形成更加规范、诚信、安全、文明的市场环境，促进我国经济繁荣发展。

作者:范晓伟 单位:西北政法大学

参考文献：

[1]李杰利．合同管理规范高效操作规程．中国时代经济出版社．2004．

[2]张雅冰．论企业合同法律风险防范的协同性．经营管理者．2011（19）．

[3]王怀、王正志．公司法律风险防范与管理．法律出版社．2007．

第5篇：合同档案管理制度范文

为推进合同管理相关制度落实，进一步规范行政执法行为，区政府将组织区监察局、区法制办、区政务督查室于8月中旬在全区开展本年度行政执法集中检查暨合同管理专项检查活动。现将有关事项通知如下：

一、检查范围

区政府各部门、区直各单位、各街道办事处以及各直属企事业单位。

二、检查内容

1、行政执法检查的主要内容包括：贯彻落实国务院《全面推进依法行政实施纲要》和执行我区年度依法行政工作要点的情况；规范行政许可和行政处罚行为的情况及相关法律文书；规范行政处罚裁量权的情况；重大行政处罚决定备案情况；行政执法队伍建设情况等。

2、贯彻落实《区机关单位合同审查规定》及区机关单位合同层级审批制度、合同风险预警报告制度、合同争议处理制度、合同档案管理制度等四个制度的情况及合同归档整理情况。

三、检查形式

本次检查活动主要采取实地检查和案卷评查等形式。

（一）填报行政执法案卷及签订合同统计表

各部门、各单位应认真统计年度形成的一般程序的行政处罚和行政许可案卷及年11月以来对外签订的所有合同，分别填写《行政处罚案卷登记表》、《行政许可案卷登记表》和《签订合同统计表》，于年8月13日前将电子版通过金宏网报送到区法制办。

（二）实地检查

从8月中旬开始，区监察局、区法制办、区政务督查室将组成联合检查组对各部门、各单位进行实地检查，听取汇报，查看相关档案资料。各部门、各单位应对本年度依法行政工作开展情况及贯彻落实《区机关单位合同审查规定》及其配套制度情况进行自查，形成自查报告，同时整理好合同档案备查。具体检查时间另行通知。

（三）案卷评查

凡是具有行政处罚和行政许可主体资格的行政机关（组织）都要参加案卷评查。各部门应从本年度形成的一般程序的行政处罚和行政许可案卷中分别选出行政处罚和行政许可案卷各20宗，于年8月13日前报送到区法制办（不满20宗的全部报送）。

四、相关要求

（一）开展行政执法检查活动是规范行政机关执法行为的重要举措，特别是根据区政府有关领导要求，将对合同管理相关制度的落实情况作为本次检查活动一项重要内容。希望各部门、各单位高度重视，认真整理好档案，充分做好迎检准备，并认真对待执法检查过程中提出的监督意见。

第6篇：合同档案管理制度范文

 

主要内容

 

《规划》由商务部牵头，与中央网信办和国家发展改革委联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“四、专项行动”的“（一）电子商务信息基础设施建设工作”中，分别为“1.电子商务综合管理平台建设行动”和“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”。

 

其中，“1.电子商务综合管理平台建设行动”提出，要“加快企业电子档案管理制度及平台建设。完善电子发票、电子会计档案等管理制度和规范标准，推进电子档案管理，形成电子发票信息库，建设国家及地方电子发票信息管理与服务平台。在符合国家法律法规前提下，实现各级平台互联共享，依托国家电子商务示范城市，面向各类电子商务交易与服务平台，发挥电子会计档案对电子商务的促进和保障作用”。

 

“3.电子商务商业信息服务平台发展行动”提出，要“支持电子商务交易平台研发数据产品。支持企业依托大数据及统一编码技术，创新电子档案收集和利用方式，盘活电子商务交易平台海量交易数据信息，提供合法合规的数据信息产品，提高电子商务经营效率与水平”。

 

《实施方案》由国家发展改革委牵头，与商务部、中央网信办联合印发。有关电子文件归档和电子档案管理的内容在“二、主要任务”的“（一）电子商务基础设施建设专项行动”中，分别为“4.电子印章管理及电子合同应用工程”和“5.电子发票推广工程”。

 

其中，“4.电子印章管理及电子合同应用工程”提出，要“建立电子合同、电子合同档案管理相关标准规范及制度，建设电子合同公共服务平台，为各类电子商务市场主体提供规范化电子合同相关服务”。

 

“5.电子发票推广工程”提出，要“完善电子发票、电子会计档案等管理制度；推进电子会计档案管理”。

 

有关背景

 

新一轮的科技革命孕育出了电子商务，并已成为当今我国经济下行压力中逆势增长的新亮点。随着经济的发展以及信息技术深入广泛的应用，电子商务可谓是如日中天。受到人们热捧的网上购物，极大地提升了国家信息消费需求的层次。然而，纵观其流程，从进货、存储到配货、发货都已是全流程信息化。这就促使人们开始思考电子档案的管理应当如何促进国家经济的发展。

 

在财务会计领域，以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案以几何级数量增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式，这导致财务会计工作由分散走向了集中，以前分散的会计档案全部集中至区域中心，使财务共享中心纸质的会计档案管理不堪重负。

 

在此背景下，各企业强烈要求会计凭证、账本和报表等会计档案电子化，以应对《企业会计信息化工作规范》出台带来的需求，并通过电子文件归档，解决电子商务发展过程中对电子文件管理的需求，这既可以促进电子商务的发展，又可以拉动居民消费，从而促进国家经济发展的转型升级。

 

2012年2月6日，国家发展改革委联合

 

12个部委共同下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》，其中第二条专门提出：“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”

 

2015年5月4日，国务院下发了《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》，专门要求财政部、税务总局、国家档案局、国家标准委等部门逐步推行电子发票和电子会计档案综合试点工作，完善相关技术标准和规章制度。

 

为此，国家档案局做了大量的工作来落实这两个文件。2013—2014年，国家档案局联合国家发展改革委、财政部、审计署、税务总局批准中国联通、中国电信、中国人保开展会计档案电子化管理和电子发票及电子会计档案综合试点。试点单位不仅可以用电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、银行回单和内部信息系统产生的原始凭证，而且可以接收电子发票直接入账归档。对此，国务院给予高度关注，第一时间在国务院门户网上予以报道；与此同时，与财务会计有关的各大网站也纷纷报道了这一消息，凤凰卫视财经新闻同样也予以报道。一项电子文件管理试点政策能够取得如此反响，是因为电子会计文件的规范化管理和归档有效降低了电子商务企业经营的成本，推进了可信交易的环境建设，为助推国家电子商务的发展提供了有力支撑。据统计，仅一家中央二级企业，一年就能节省各种费用600多万元。

 

基于国家档案局卓有成效的工作，各有关部门认识到了电子档案管理在经济发展中的重要作用。2016年，国家发展改革委牵头成立“促进电子商务发展部际综合协调工作组”时，国家档案局也成为其中一个成员单位。在随后促进电子商务发展部际综合协调工作组制定《规划》和《行动方案》的过程中，国家档案局充分发挥了成员单位的作用，广泛宣传和展示两次电子会计档案试点的成效，强调电子档案管理对电子商务发展的重要作用，得到了有关部门的认可和肯定，遂将电子档案管理工作纳入到了上述两个文件之中。

 

落实中长期规划有关措施

 

为落实《规划》和《行动方案》，国家档案局领导高度重视，制定了“十三五”期间落实的具体措施。

 

一是推进电子商务企业数字档案馆（室）建设试点，每年遴选一定数量的电子商务企业作为试点单位参与数字档案馆（室）建设。

 

二是大力推进企业电子文件归档与电子档案管理试点工作，与国家发展改革委共同开展企业电子文件归档与电子档案管理试点。“十三五”期间分期推进企业参与试点，在验收通过后，选出典型示范企业并向全国推广。

 

三是探索电子商务电子档案信息开发利用的新方式，探索采用大数据技术开发电子商务电子档案资源，建立电子商务电子档案资源开发成果转化为数据信息产品的机制，会同税务主管部门推进电子发票档案公共利用平台建设，形成电子发票档案查询利用新机制，探索电子发票档案编研成果新形式，探索基于档案数据的电子发票大数据产品推广利用机制。

 

四是加强企业电子档案管理制度规范建设，制定电子商务平台电子文件归档与电子档案管理规范，包括归档范围规范、接口标准、元数据管理规范、归档流程指南、利用规范等；编制电子发票入账归档管理指引和电子发票平台数据归档指南。

 

五是推进新《会计档案管理办法》的实施，会同财政部编制电子会计档案管理案例汇编，每年推出若干家电子会计档案管理示范企业，定期组织研讨会、培训班，推进新《会计档案管理办法》的宣传与实施。

 

六是对电子商务平台电子文件归档与电子档案管理难点技术进行攻关，开展电子商务企业电子档案利用方式创新研究，探索引入大数据技术开发电子商务系统电子档案的思路，盘活海量交易数据信息。

 

七是鼓励电子商务企业加入企业档案工作协作组、组织专家组，为制定政策、规章、标准规范等提供咨询，就工作中的技术难点开展攻关。

 

有关工作纳入《规划》的意义

 

1.有利于通过服务国家经济建设提高档案工作的地位

 

近年来，电子商务发展风起云涌，在经济增长中比重越来越大，将电子文件归档和电子档案管理纳入电子商务规划，通过电子文件归档和电子档案管理工作促进电子商务的发展，使档案工作前所未有地贴近经济建设的主战场。这是贯彻档案工作服务中心和服务大局的重要措施，也是档案工作为经济建设服务的具体体现。

 

2.有利于加强档案资源建设

 

电子商务作为人类社会活动的一部分，与人类其他社会活动一样，会产生大量的记录，最终形成大量档案。但由于电子商务活动高度电子化，较少形成传统载体的档案，所以容易导致档案资源的大量流失。将档案工作纳入国家电子商务规划，使档案工作提前介入电子商务活动，保证电子商务活动形成的档案资源应收尽收，有利于维护电子商务档案资源的安全。

 

3.有利于推进电子文件归档和电子档案管理工作

 

电子商务活动的一大显著特点便是交易活动和记录的电子化，由于形成电子文件的形式多种多样，导致归档难度较大。把电子文件归档和电子档案管理工作纳入国家电子商务规划，将促进电子文件归档和电子档案管理技术难点的解决，将促进互联网、云计算技术背景下的电子文件归档和电子管理工作，从而形成具有中国特色的电子文件归档和电子档案管理体系。通过电子商务企业电子文件归档和电子档案管理工作的典型示范效应，推动全国电子文件归档和电子档案管理工作。

 

4.有利于将档案融入国家大数据行动

 

第7篇：合同档案管理制度范文

导致各部门间管理水平存在不同程度的差异，造成不少管理效率较低的档案资源需要重新进行录入，严重降低了档案管理工作的质量与效率。此外，企事业单位内部在运用档案管理软时，还存在某些质量方面的问题，严重阻碍了档案管理信息平台的有效应用。当前，不少企事业单位内部的档案管理制度存在不合时宜的情况，主要体现在档案管理方式不灵活，管理效率较企事业单位档案机构的调整稍有滞后，导致档案管理无法很好地满足新时期对档案管理工作提出的新要求。

2）档案管理软件及设备难以满足现代化需求

而且软件管理系统智能化、数字化水平较低，此外，由于缺乏足够的灵活性，难以很好地适应机构调整对于档案管理工作提出的要求，用户查询档案信息的效率较低企业配置的软件应用水平较差，实际管理过程中极易导致重要的档案信息数据丢失。

3）管理软件现代化程度不高

导致档案查询及使用软件过程中出现难以查询，或查询信息错误等状况。由此可见，亟需进一步深化档案管理信息平台的应用，加快构建统一、标准的档案管理信息平台，以解决这些问题。

4）进一步明确应用需求及目标

第8篇：合同档案管理制度范文

摘 要 合同管理是企业经营管理的一个重要方面，在市场竞争环境下，企业合同数量和合同管理风险不断增多，做好合同管理对于企业来说有着重要意义。文章结合企业合同管理短板，就市场竞争环境下企业合同管理内容和方法进行了概括、总结，以期能对企业合同管理工作有所帮助。

关键词 市场竞争环境 企业 合同管理

合同管理指企业以当事人身份参与合同签署、履行、变更、解除、终止等行为的合同管理全过程。在市场竞争中，市场风险和企业管理如影相随，难以回避的市场风险要求企业必须重视和加强合同管理。为此，许多企业都依据合同管理理论和法规，在合同管理上做出了积极努力，但是对于许多企业来说，合同管理始终是管理工作的短板，这不得不引起我们的重视。

一、企业合同管理短板

（一）管理主体法律观念淡薄

许多企业在市场竞争环境中，只关注经济效益、生产经营，对合同管理、档案管理等不重视。许多企业由于人手和资金有限，都没有聘请专业的法律顾问，合同管理权都归于领导，经营部门、纪检部门没有合同管理参与权，合同管理部门和管理制度建设都有待完善。在合同管理上，许多企业管理人员由于法律知识欠缺、法律观念淡薄，都是只凭口头承诺与别人签署协议，对合同条款内容是否完善、对方是否守信等缺少考虑，从而给企业经营管理埋下了隐患。

（二）合同签署控制制度不完善

合同签署是合同管理的核心，在合同订立前，企业只有依据合同审查制度，做好合同订立前的审查工作，才能规避不必要的L险，避免经济损失。但是，许多企业的合同签订监控制度都不完善。一些合同签订主体在签订合同前，对对方当事人的主体资格、商业信誉、履约能力都不了解，都是凭借熟人、网络信息与人签署的合同，合同的内容条款也不齐全，条款约定不明确、条款冲突等问题极为常见。在后期合同履行、出现纠纷时，合同难以发挥应有作用。

二、市场竞争环境下企业合同管理策略

（一）建立健全合同管理制度

在市场竞争环境下，由于许多企业在合同管理上较为薄弱，所以合同欺诈事件时有发生。拿起法律武器保护自己，加强合同管理，是维护企业自身权益的需要。因此，企业管理人员要提高法律意识，根据《合同法》要求，完善企业合同管理制度，将合同归口管理、合同资信调查、签订、审批、审查、登记、备案等合同管理过程都纳入法制轨道，明确企业合同范本管理、合同履行与纠纷处理、合同管理奖惩要求和标准，构建层次分明、职责明确、程序规范的合同管理体系，确保企业合同管理工作有法可依，时时处于可控制状态。

（二）设立法律顾问和法务部门

企业法律顾问部门统一进行合同归口管理，是一些大企业常用的合同管理模式，这种管理模式能有效提高合同管理的规范性。因此，企业要借助其他企业的合同管理经验，设立企业法律顾问，增设企业法务部门，聘请具有法律专业知识和合同管理能力的专业人士主管合同管理工作，并以法律顾问为参谋，结局企业在合同管理上存在的问题。在此基础上，提高合同管理人员法律素养，定期不定期的开展法律知识学习培训活动，要求合同管理人员熟练掌握民商法律知识，不断提高合同管理水平，减低企业合同管理风险。

（三）制定合同范本，建立合同档案库

规范的合同文书是规定当事人权利义务的法律依据，也是合同当事人解决合同纠纷的重要参考凭证。企业与对方当事人签署合同，本身就是一个为自己立法、以法律做担保的过程。通常来说，企业合同文本要包括当事人信息、履行期限、方式、违约责任、解决争议的方法等方面的内容。企业要以合同法为基础，制作规范的合同文书，明确合同交易条款和细节问题，确保合同语言规范，条款完备。然后，将不同的合同归档、分布，建立健全合同档案库，将正式合同、合同初稿、评审意见、会议纪要、合同补充等综合到一起，运用现代化管理手段如利用信息技术进行合同管理和共享，以提高合同管理和使用效率，降低企业交易成本。

（四）加强合同审查和监督管理

合同审查和监管是提高合同管理效率的关键，因此，企业在于对方当事人签订合同前，要对其主体资格、商业信誉、履约能力等进行全面审查，看合同条款是完备、合法，履约期限、履约方式是否清晰。企业法律顾问要从合同项目论证开始，就参与到合同检查、签订、监督中去，严格控制合同谈判、起草、修改、签订、履行等各个节点，切实维护企业权益。然后，依据合同要求，向对方索取有效证明和资料，如企业营业执照、身份证复印件等。在合同签订结束后，做好合同履行过程中的监督管理工作，密切关注对方是否依照合同规定，依法履行合同。在对方履约过程中，一旦发现异常情况，要及时与对方进行沟通，进行反馈，避免因为合同违约给自己带来更大的损失。在合用违约纠纷出现后，企业首先要就合同纠纷的性质、严重程度进行评估，可以通过与对方当事人协商、谈判来解决问题，也可以申请法律冲裁或提讼，通过法律途径解决问题，借助合同撤销权、变更权或不安抗辩权保护自身的合法权益。

综上所述，合同管理是一个充满挑战、动态发展的过程。在激烈的市场竞争环境下，企业只有建立健全合同管理制度，提高合同管理人员的法律意识，严格把握合同审查、签订和履约等各个环节，才能提高合同管理的标准化和整体水平，才能促使企业不断向前发展。

参考文献：

[1] 闫红玲.企业合同管理常见问题及对策[J].现代经济信息，2014（16）.

第9篇：合同档案管理制度范文

关键词：企业；社会保障；人事档案；对策探究

0引言

基于我国社会保障制度体系建设在维护国家安定、社会稳定，促进我国社会经济发展、保障全体公民安居乐业所担当的重要社会角色，文章分析了在我国社会保障体系建设及运行当中，仍然面临诸多矛盾和问题，存在许多不尽人意的地方，尤其是企业人事档案管理工作在社会保障体系建设中的不到位，引发了太多的纠纷，从而导致上访、投诉案件的增多，给我国新常态下的社会稳定造成影响。为此，笔者就此展开论述。

1当前企业人事档案管理工作中存在的问题

1．1企业改制导致职工档案的管理缺失

随着我国经济体制改革的深入，改制企业的劳动关系是否理顺则成了重点和难点，有些改制企业在工作中忽视人事档案的重要性，移交操作过于简单，如：有的改制企业把职工的社会养老保险费和社会医疗保险费以及人员名单交给社保部门就算完成改制任务，而遗留问题及改制时因该完善的工作往往用一句简单的“企业已改制，档案已托管到社保”加以推诿。由于改制企业职工的人事档案移交管理不到位，继而出现这样的现象：改制破产后企业职工人事档案有的移交社保部门、有的移交主管部门、有的仍堆放在企业，有的干脆放在个人口袋里。然而档案毕竟是个人的历史资料，往往在关键时候体现它的作用。当有政策出台可享受优惠而需要开证明时，问题就来了。档案放在社保的，还可从社保开具房改货币化补贴证明、出国经济收人证明、购房经济收入证明、购房贷款证明等。但是对子女教育、工龄认定、办理遗属供养生活费等证明，由于社保部门本身毕竟没有档案管理这项职能，也没有时间和精力将人事档案管理工作细化到家，所以很多时候这样的证明社保部门无法开具，给个人带来一些不便和影响。可以说，由于改制破产企业职工档案移交管理的不到位，给档案所有人、社保部门造成许多不利的影响，而且给原本就承担繁重工作任务的社保机构带来额外的负担。

1．2特殊工种记录不完善

根据国家的有关规定，特殊工种审批统一由各级地方劳动保障部门根据企业上报材料对从事特殊工种名称、从事时间、公示结果、企业上报备案材料及本人档案记载等情况进行核对，并严格把好审核、审批关，对没有原始档案或原始档案没有记载特殊工种经历的，不得作为特殊工种提前退休依据。根据以上政策，劳动障保部门审定特殊工种的重点也是唯一依据，是国家和各省所定的特殊工种目录中从事某项工种记载的原始记录，因此，对提前退休特殊工种的审批，档案管理尤为重要，这项工作做好了，既能保护在特殊岗位上职工的合法权益，也能遏制企业违规办理职工提前退休、审批把关不严、审批条件掌握不一，甚至违反规定审批的不良现象。综上，原始档案的管理成了维护职工合法权益、规范职工退休审批制度，促进养老保险制度改革的有力保证。目前由于改制企业或某些历史原因，许多档案遗失或档案记录不全。有的企业虽有档案，也有记录，但职工工作岗位转换后，不及时记入档案，很难保证档案真实性与合法性；有的档案记录不全，工资单上反映特殊工种的补贴，不能证明职工自己从事的特殊工种职业岗位时间。所以说，改制企业职工档案管理工作的缺位，将给特殊工种的认定带来巨大的困难。

1．3合同制职工档案管理存在的问题

实行劳动合同制是《劳动法》的主要内容，是加强企业经营机制转换的一项重大举措，是企业人事制度建立，并与社会主义市场经济体制相适应的必然要求，也是企业实行人员聘任制度的必然途径。实行聘用制后，双方可以协商约定聘用时间，打破了以前以岗位定终身的用人制度，用工形式日趋灵活，人才流动更加频繁。但目前有些企业对合同制职工的档案管理不规范，有的甚至无劳动合同，对续聘、解聘、岗位调整、职务升迁、工资待遇、奖惩尚无据可寻，致使用人单位与职工之间矛盾冲突常有发生。企业随意解除合同，损害了职工的切身利益，在发生劳动争议时往往因职工与单位没有一份完整的用工记录，没有劳动合同，给劳动争议仲裁带来麻烦，更是影响到了劳动争议仲裁的公正性。

2对策与措施

2．1加大宣传力度，以提高全社会的共识

与社会保障体系建设的发展进程相比，企业人事档案管理工作目前存在着一定的差距，表现在：社保信息提供不准确、不及时；改制单位职工档案不完整；人事档案管理基础工作较为薄弱；部门与部门之间存在差距等。这一方面影响了政策的贯彻落实，另一方面也影响了政府部门的形象。所以提高各单位及企业人事干部对档案管理重要性认识尤为关键。只有从基础抓起，保证各企业所提供档案的准确性、及时性，才能保证在落实各项社会保障待遇及开展劳动争议仲裁等各项工作时的准确、公正，更好地保障职工的合法权益。

2．2明确目标任务、以突出工作重点为前提

一是加快社区档案信息平台建设。托管社保人员在档案进入社保后，由于从单位人转向社会人，单位对职工推向社会就不再履行管理手续，而社保在收到“两费”后，就只停留在“两费”管理，而忽视了人员的其它管理，造成职工需要档案时，无处可查，给职工本人和社保工作造成了许多麻烦。社区建立档案信息平台后，实现社区与社保计算机信息联网，社保部门通过社区提供的各种信息，及时了解职工的生存状况、健康状况、工作变动情况，以及其他有关信息，通过及时地归档，建立完整的个人信息数据库，为提供全面、准确的档案服务打下良好的基础。二是加强特殊工种档案的管理。涉及有特殊工种的用人企业应加强特殊工种管理档案，将本企业职工从事特殊工种的名称、从事特殊工种起止时间及变换工种（工作）岗位等情况做出完整人事档案记录，将单位从事特殊工种职工花名册报当地劳动保险部门登记备案或建立数据库实行计算机管理，确保劳动保障部门对所辖提前退休的特殊工种的职工进行年度检查审核。对职工符合提前退休条件，在办理提前退休手续时，劳动部门根据每年年检从事特殊工种的名称、起止时间及累计从事特殊工种年限进行审核，以此为据进行公告，在无异议情况下，方可办理提前退休审批，以便杜绝过程中的人情“风”、钻空子等不公正的现象。三是加强劳动合同的管理。全面推行劳动合同用工制度，不是一项孤立的工作，需要企业的严格管理和重视。所以，有关部门要加大《劳动法》执法力度，督促企业与职工签订规范合法的劳动合同，并建立用工合同档案管理制度，做到各种争议案件有据可依，切实维护劳动关系争议双方的合法权益。劳动争议仲裁实践表明，劳动争议案件的处理关键是事实清楚，材料准确，档案完整。而这些都离不开档案管理部门所做的基础工作，所以说档案管理的成效直接影响着仲裁工作的准确性、公正性。

2．3努力完善工作制度，以提高管理水平

俗话说，没有规矩，不成方圆，要让企业人事档案管理工作为社会保障工作提供有效的服务，就必须建立一套较为完整的企业人事档案管理制度，并由熟悉企业人事档案管理的工作人员规范社保人事档案管理。企业人事档案收集手段要不断改善，社保部门要尽早介入。要尽可能创造条件，并利用现代先进管理手段，建立计算机信息平台，加强现有企业档案室的管理。加强企业人事工作人员培训交流工作，让他们树立一种全新的档案理念。只有做到企业人事档案资料的真实和完善，才能实现社保工作的公平、公正，才能保障职工的合法权益。企业人事档案的收集、保管和利用，正成为我国劳动保障部门解决劳动纠纷、认定工龄、提前退休审批、养老保险金认领等各项工作必不可少的重要环节。所以应积极探索企业人事档案工作的新思路、新方法，善于创造性的开展工作，努力实现企业人事档案工作的创新发展。

参考文献

1高文丽．基于信息网络环境下的档案管理探究［J］．办公室业务，2012（9）

2贡小玲．规范人事档案管理为社会保障提供服务［J］．探索与创新，2011（2）

3赵亚敏．基于开放和实用的人事档案管理改革研究［J］．山东大学学报，2007（9）