前言:一篇好文章的诞生,需要你不断地搜集资料、整理思路,本站小编为你收集了丰富的请款报告主题范文,仅供参考,欢迎阅读并收藏。
(一)有效身份证件的原件和复印件;
(二)建设银行认可部门出具的借款人收入证明;
(三)与装修企业等签订的《家庭装修工程合同》、《购买家庭装修材料合同》、《购买厨卫设备合同》,以及家庭装修预算书;
(四)装修企业的营业执照和资格证书复印件;
(五)以抵押和质押方式申请贷款的借款人,应提供抵押物或质押财产权利凭证清单、权属证明及有权处分人(包括财产共有人)同意抵押或质押的证明;由第三方提供保证的,应出具保证人同意提供担保的书面文件和有关资信证明材料;
(六)贷款行要求提供的其他材料。
营业网点应审查客户提交的资料是否齐全,原件与复印件是否一致,并填写《个人消费信贷材料清单》,原件经当前审查后退还贷款申请人。
一、企业承包的不规范行为造成银行贷款悬空
在企业承包过程中,县乡政府及职能部门缺乏一整套完善的法律程序及公证手续,企业承包不通知银行参加,债权债务不落实,贷款束之高阁。承包者承业不接债,原企业负责人又无能为力,导致贷款成了无主之债,加之一些企业承包者短期行为严重,掠夺经营,使企业过早夭折,形成资不抵债。
二、政策性放款和行政干预形成的贷款占压
在“两呆”贷款中这部分贷款占相当大的比重。这些贷款往往都是上面一声令下,下面一哄而起,不顾客观实际,盲目适应政治形势的要求,或者在行政干预的情况下发放的贷款。如20两年大办乡镇企业的时候,盲目上马,摊子铺得很大,遇到国家信贷紧缩的形势,又上了马走不动,不是缺原料,就是缺资金,或者做亏损赔钱买卖,最终走向关停倒闭。一些乡镇政府在企业的管理上指导思想不明确,行政干预严重,不是从发展商品经济,振兴农村经济,改变农村落后面貌出发,而是单纯追求自身利益,千方百计向企业摊派、伸手,致使一些企业虽然有利润,但无积累,生产不断萎缩,甚至倒闭。还有的乡镇政府把企业视为己有,任意调遣指挥,往往是乡镇干部换一次,企业干部调一批,更换频繁,使得一些企业管理干部对银行贷款不能持正确的认识,把银行支持乡镇企业发展的信贷资金随意挤占挪用,认为贷款越多越好,根本不考虑归还,有的甚至公然抵制归还贷款,把亏损企业和关停企业占用贷款的资产拍卖归为小集体所有。
三、结算环节上的漏洞使银行监督失控
近几年来,一些企业利用银行结算制度的改革,挖空心思钻空子,不讲起码的商业道德,把通过银行贷款支持取得的经营收入存入本县或外县其他金融机构,使银行不能按期扣收贷款,形成贷款资金长期占用难以收回。有的关停企业也有债权收回和变卖资产的收入,同样由于多头开户处于“体外循环”。
四、银行自身执行制度不严,项目考察欠周密,催收不力是其主要原因
前些年银行在执行信贷制度方面该坚持的没有坚特,应履行的没有履行,有的放了关系、人情贷款;在支持项目上,没有认真地论证、评估、调查,对企业底子不清,经营状况不了解,发放冒险贷款;还有些项目受行政干预放了长官意志款。放款职责不清,收放脱节,这种信贷管理上有章不循、有职无责状况,使一些企业用贷款弥补亏损,拿贷款填了关停企业的“黑窟窿”,既怂恿了企业盲目经营和虚假盈利,又使国家信贷资金遭受损失。
五、煤炭行业的无序开采导致乡镇煤矿在竞争中缺乏后劲
近几年来日益增多的个体煤矿对乡镇煤矿形成强有力的冲击。这些企业大多无证经营,偷税漏税,可以少缴或者不缴各种费用,并且成本小、盈利快、经营灵活,而乡镇煤炭企业属集体企业,必须合法经营,面对日益增多的收费项目不堪重负,盈利甚微或者赔钱经营,最终倒闭。
在盘活煤炭企业催收贷款中,××行进行过许多新的尝试,做出不懈努力,但从近几年清收效果看往往事倍功半,不尽人意,造成清收难的主要原因有以下4个方面:
一是地方保护主义的层层阻力。政府部门尤其乡镇政府很难摆正归还贷款与增强农业后动的位置。资金需求时急着找银行,归还贷款时处处躲银行。有的新官不理旧账;有的口头上支持、行动上推诿,对收回企业上交的承包费胡支乱用,贷款分文不还;有的抱着拖欠国家信贷资金不理不睬的态度,不支持、不配合,甚至阻挠银行工作,导致贷款无法落实和清收。
二是贷款信用方式的自身缺陷。该行煤炭企业贷款中的“两呆”贷款全部属于以前发放的信用贷款。这种贷款属于特定历史条件的产物,由于时间过长,按照民法通则中的时效原则,严格来说已失去法律时效。同时,信用贷款方式不利于《商业银行法》关于对破产企业贷款债务优先追偿权的实现。
三是清收工作的疲软形成的不适应。长期以来干部职工普遍存在着程度不同的畏难情绪,对这部分资金的清收感到无从下手。企业还贷能力的底子不清,心中无数,整个盘活工作缺乏部署上的周密性和工作上的连续性,使之处于放任自流的状态。
一、业务经营情况
贷款总体运行情况:截止2013年6月30日,公司累计发生贷款业务64笔,贷款累计发放额16029万元,累计收回6295万元,贷款余额9734万元。
贷款结构分布:“三农”贷款2733万元(含中小微型企业贷款1200万元),占比28.08%;个体工商户贷款7000万元,占比71.91%;城镇居民贷款1万元,占比0.01%。保证担保贷款7989万元,占比82.07%;抵押担保贷款215万元,占比2.21%;质押贷款100万元,占比0.01%;信用贷款1430万元,占比14.69%。
利息征收情况:1-6月应收利息710.85万元,实收676.11,未收34.74万元,逾期占比3.18%。
二、公司内部管理情况
1、根据公司董事会的要求,在公司开业初期制定完成了《信贷业务操作流程》、《信贷业务管理制度》、《风险业务管理制度》、《财务管理制度》。并得到人民银行和市、县金融办的认可,有效的指导了公司业务的正常开展。
2、制定了借款合同、借款凭证、担保人承诺书等文本,并根据业务开展的实际需要,在常年法律顾问的指导下不断的修订完善。
3、坚持重大情况报告制:一是及时将相关工作情况在董事会内相互反馈,确保了业务的顺利开展;二是按时对所发放贷款向市县金融办进行报备;三是及时向人民银行、农行、市县金融办报送相关报表、资料;四是加强了与农行、人行、市县金融办、工商、税务等部门的沟通交流,逐步实现了业务规范化管理;五是积极参加人民银行、市县金融办组织的会议和相关活动。
4、加强对员工知识技能的培训,并将银行管理经验和小贷公司实际情况充分结合,不断的完善规范业务流程、风险管控,保障了公司业务平稳开展。
三、工作中存在的问题
1、公司内部管理办法制定不完善和执行不到位。一是未建立《公司综合管理办法》、《公司安全管理意见》等。二是业务操作为完全按《信贷业务操作流程》办理,为了满足客户对资金需求的紧急性,出现了公司业务流程不规范的情况,导致公司信贷档案资料质量不高,补救工作多。三是由于公司人少事多,贷后检查工作相对薄弱,多是采用电话回访的方式,而没有到现场进行检查,导致不能及时对贷款质量进行有效的评估。
2、风险控制管理落实不到位。一是公司内部没有全职法律顾问,不能对合同文本,借款相关手续进行及时的法律审查;二是由于要满足业务的快捷性,很多业务都不能及时有效的进行风险审查。
3、会计核算内容不全、时效性较差。一是未提取呆账准备金和一般准备金,虽然公司未组织存款,股东自有资金用作贷款发放,提取准备金是对可能损失的股本金做一定的补偿;二是由于不能及时加盖公司财务章和当月费用票据未及时审批,导致票据不能及时入账核算。
4、贷款审批时间不及时,延误贷款发放。虽然董事会内部能及时的沟通,但因对贷款事项的责任和认识上的差异,导致多笔贷款延迟审批,很大程度制约了业务的顺利开展,同时一定程度上影响了收益。
5、办事效率有待提高:一是客户办理业务的资料,因领导不能及时签字和不能及时加盖公章,延迟了贷款时间,同时客户应拿走的资料也不能及时取走。二是公司财务章不能及时加盖,使其贷款划出时间延误,导致公司收益减小,又给客户带来一定的困扰。
6、从业人员偏少,一岗多职现象存在,不符合相关管理制度;有时因事务较多,导致工作出现脱节和延误的情况。
一、随着国家机构精减和法院系统改革步伐的不断迈进,我院老业务人才进入晚年并逐渐退岗休养,加之中国加入WTO后,我国法制建设不可避免的要产生与国际社会接轨的课题。为在法院内部建立浓厚的学习氛围,以保证国家机器健康有序的正常、高效运转,并避免工学矛盾绞成死结和业务人才青黄不接,我院决定在近期内速将我院业务资料室建成。此举得到了市政府的大办支持。在我院恳请下,市政府及时拨给业务书籍资料室建设款5万元,极大地便利我院的工作学习,在即能减少驻校学习经费的情况下又能及时对审判人员进行升级充电。
二、半个世纪多来,随着审判及其它各项工作广泛开展所产生出来的各类档案不断向我院原档案库涌进,原档案室设置于法院老办公楼四楼,面积仅45平方米,有十列三十组密集柜可供存放案卷。随着改革开放不断深入和公民、法人的法律意识不断提高,每年诉至市法院的诉讼案件约2000余件,且呈逐年递增势态,原有的档案密集柜已不能满足存放的需要,加之阅卷场地狭小,既不利益档案保管,又降低了档案材料的利用价值。档案室改善扩充已经到了刻不容缓的地步。经院领导班子研究决定,近期内对档案室进行改善扩充,然当务之急是经费匮乏。在我院恳请下,市政府迅速拨给改善扩充的急需经费15万元,迅速解决了难题,让新档案室扩容顺利完工,档案室面积扩大至100平方米,密集柜增至十五列四十五组,且设置了专门的卷宗调阅室。强化了档案管理,完善了保管措施,为提高档案的利用效率创造良好的条件。
三、由于近年来,我院加大审判法庭和人民法庭两庭基本建设步伐,除进行了审判法庭改造扩建外,还先后新建了大庄法庭、东山两个基层人民法庭的审判办公用房,使基层的办公环境条件也得到了较大改善。由于我院两庭建设均采取由施工单位垫资方式。其所需建设款项,虽经我院多方筹措后已投入300万余元,但现仍缺口800万余元。资金紧缺的严峻形势,使各项工作的正常开展正在不断受到钳制。但不论面临多严峻的困难,作为国家机器的人民法院都不可能关门拒案或将案件一搁了之。我院将窘境向市政府请示后,市政府根据我院两庭建设资金严重缺口的实际情况,及时给予补助经费20万元,有效缓解我院欠债严重,接近关门或拒绝收案的燃眉之急,保证审判等各项工作的正常开展,使公民、法人及其它组织的合法权益得到应有的保护,在当事人对我们感激涕零之际,我们不禁深深地感受到,首先最应该感谢的是市政府的鼎力支持。为此,我们市法院要用努力审判、积极办案、不断做好各项工作的实际行动,来感谢市政府对我们法院的关怀和爱护。
一、清收历史遗留不良贷款难点
化解历史遗留不良贷款,除依靠农信社自身“苦练内功”、发展业务,通过不断增加盈利能力消化外,主要途径还是要靠清收化解。但清收过程中普遍遇到如下问题:
㈠信用环境差使“赖债户”不良贷款清收难。信用环境差是“赖债户”存在的“温床”。“赖债户”中不乏公职人员,地方政府部门虽屡次下发文件以行政手段配合农信社清收,但许多涉贷单位对清欠工作大多存在“光打雷,不下雨”、走形式的现象,清收效果不明显。而非公职人员的“赖债户”则多存有侥幸心理,通过外出躲债、拒绝签字等方式逃避信用社债务。对于这些“老赖债户”,无论信贷员怎样软磨硬泡也无济于事。
㈡缺乏政策扶持使农业经济组织不良贷款清收难。上个世纪八九十年代,农信社自主经营管理薄弱,各级政府行政干预致使农信社发放了一批低质量的农业经济组织贷款,如一些村办造纸厂、水泥厂等,随着这些经济组织的亏损、解体、倒闭,农信社的这部分贷款也由此沉淀下来。这部分贷款大多年限长、金额大、涉及面广,由于缺乏国家相应政策扶持,而使此类不良贷款清收盘活难度相当大。
㈢农业经济的高风险性使小额不良贷款清收难。由于农户尚未形成规模化农业经营,个体抗风险能力小,一旦出现天灾人祸,债务往往难以偿还。市场经济的复杂化也使城市小个体户常常血本无归,无法按期归还债务。这部分不良贷款具有单笔金额小、户数多、分布广的特点,加上不少贷户外出务工、经商,有的还举家外迁、下落不明。要盘活此类不良贷款,如果单靠信贷员一户一户跑清收,工作量巨大,而且势必影响正常业务发展。
二、清收历史遗留不良贷款对策建议
经过近几年深化农村金融体制改革,农信社不良贷款降压工作已取得较大的进展,但一些“难啃的骨头”仍然较大程度地影响农信社的资产质量,因此怎样在原有清收经验之外寻求化解之道是当前农信社应当思考的问题。本文仅提出以下几点对策建议:
㈠加大行政、法律清收力度,切实整肃信用环境。针对信用意识淡薄的“公职老赖”,政府相关部门应结合国家新出台的《公务员考核规定 (试行)》,把是否诚信作为公职人员年度考核“德、能、勤、绩、廉”中“德”的重要考评内容,对恶意拖欠债务的公职人员按照有关规定给予惩戒。对非公职人员的“钉子户”,通过媒体曝光、法院执行拘留等途径给予清收,这样在打击恶意逃废债行为的同时又可整肃信用环境,达到清收一户、震慑一方的效果。
㈡创新机制,积极探索打包出售、债权拍卖、资产置换、委托清收等方式,多渠道消化历史包袱。对于历史遗留不良贷款,建议省级联社在相关法律框架内尽快研究出台指导意见,指导基层联社根据具体问题,采用灵活、合规的途径积极化解。如对于单笔金额小、笔数多的农户小额贷款,可考虑打包出售债权清收的方式;对于大额不良贷款,可考虑公开拍卖债权的方式收回;对于供销社解体前不良贷款,可考虑通过资产置换的方式将债权置换成其现有房地产的产权,再进行拍卖变现清收;对于一些贷户长期外出,催收人员因信息不灵无法催收到位和少数“赖债户”拖欠债务等情况,创新催收方式,委托关联人或村组干部帮助清收,通过合理核定清收费用,明确费用按照现金到账的金额进行结算,这样则可能调动多方力量积极性将多年陈年旧账收回。
调查数据显示,国家加强宏观调控以来,投入企业的资金并没有减少。截至20__年末,调查的5家企业资金来源总额达19005万元,比上年同期增长23%。贷款仍然是企业主要的融资方式,贷款总额呈增加趋势,20__年末为5700万元,同比增长13%,占资金来源总额的30%。但是企业存货资金和应收账款资金(两金)总额双双持续增长,增长速度远远超过资金来源增长幅度。20__年末,被调查企业“两金”余额为12120万元,同比增长33%。其中,存货达7650万元,同比增长58%,存货中原材料占10769万元,同比增长21%;产成品占2088万元,同比增长31%。应收账款2382万元,同比增长3%。
企业“两金”占流动资产的比重较高,且呈上升之势。20__年末占64%,同比上升12个百分点。“两金”增加额占流动资产增加额的比重更大,20__年末“两金”占同期流动资产增加额的85%。也就是说,“两金”占用了六成以上流动资产,其增加额占用了八成以上流动资产增加额。
企业“两金”大幅度增长,固然有宏观调控政策的影响因素,但总体上可以看成是企业盲目应对宏观经济发展形势的后果。近两年,我国经济步入新一轮增长周期,物价指数扭转了连续多年下滑的趋势。一方面,由于原材料不断涨价,直接导致企业维持正常生产所需储备的原材料占用资金大幅上升,如煤、废钢、铁矿石等原材料价格综合比20__年上涨30%左右。面对原材料不断涨价的形势,一些企业开始囤积大量原材料,更是让流动资金紧张的状况雪上加霜。另一方面,企业由于产品销售价格上涨,盈利大幅度增加,开始盲目扩大产能。如钢铁企业,近年来,都进行了较大规模的扩大再生产,需要准备更多的原材料,产成品库存也相应增加。加之部分企业出现固定资产投资资金不足、挤占流动资金搞投资的现象。而随着宏观调控各项政策的落实,固定资产投资增长速度下降,经济降温,一些企业产成品迅速上升。
企业“两金”大幅度增长,无论对企业自身还是银行而言,都潜藏着巨大的风险。如果库存和企业应收账款继续增大,将加剧企业流动资金紧张的状况,降低企业的盈利水平,导致经济增长速度减缓。一旦物价指数回落,市场需求缩减,企业高价位购入原材料的成本势必无法顺价从产品销售收入中收回,盲目扩大产能生产的产品也会积压,从而造成企业经营状况恶化,企业资金更加紧张,并对银行的信贷质量产生威胁。
化解风险需多方努力
政府部门:继续控制固定资产投资的过快增长,特别是要严格限制低水平重复建设,优化资源配置,缓解因煤电油运的瓶颈压力给企业带来的生产成本增加,尤其是各产业链的上游企业生产成本的增加,防止因成本的快速增加导致企业流动资金不足、相互拖欠的过快增长而使企业资金步入恶性循环。要引导商业银行正确理解和实施国家有保有压、区别对待的宏观调控政策。对于技术装备水平先进、经营状况好、发展潜力大、资产负债结构合理、产权机制明晰的工业企业,要继续加大政策扶持和信贷投入,保证其正常的生产经营和发展,支持其渡过目前生产经营难关。
[关键词]采购与付款环节;风险;内部控制设计
一、企业采购与付款业务的流程分析
该集团实行集中采购模式,具体的业务流程如下:
(一)汇集请购单
该公司的请购单分为:一般物料请购单、特殊物料请购单和部门物资请购单。所有的请购单均由综合部完成请购单的初审,并按物料进行分类、整理。
(二)选择供应商。
价格是供应商选择中比较重要的环节,该公司采用公开招标的方式,招投标工作由采购中心业务部组织进行。
(三)签订订购合同。
采购中心业务部与供应商签订订购单、合同,供应商按合同规定的时间、价格供货。财务人员录入合同资料、订购单。
(四)验货入库。
仓库保管员先核对订单,然后开具手工入库单、质检入库通知单,质检人员验货后,出具质检报告:合格物料,保管员将质检报告和质检入库通知单传递给记账员处。
(五)发票校验。
采购人员(月末)统计汇总需要开票的入库单,向供应商索要发票,然后将入库单和发票提交给财务会计部,财务会计部核对入库单、发票单据是否匹配。
(六)付款。
发生支付业务时,先由请款部门经办人填制请款单。财务人员查看部门预算费用,然后审批。付款经办后,付款票据交由制证会计进行记账处理。期末由指定会计编制银行调节表,落实、跟踪未达账项。
二、企业集团采购与付款业务风险分析
该企业各环节的具体风险和重要性评价如下:
(一)汇集请购单。由于市场有不确定性,企业的采购计划不能完全依赖于系统的计划,一些特殊的物资采购应结合企业资金情况,科研情况和市场环境,通常还需要高层领导和财务人员的参与。主要风险是基础数据不准确或领导信息不对称造成请购不合理。
(二)选择供应商。这一环节是存在猫腻最多的环节,供应商的评估、选择、谈判、合同的签订等各个过程需要用制度加以规范。供应商的资信、到货率、银行账号与供应商的评估、付款直接相关,供应商资料也需要专人进行维护。主要风险是评估程序的不当或资料的不准确造成选择供应商的不恰当。
(三)签订采购合同。合同的签订与企业的用款计划、资金状况密切相关,采购人员合同签订是否合理需要财务人员的监督。财务人员不参与合同的签订或采购部门的付款计划与财务预算不符,可能会发生现金危机。
(四)验收入库。只要实现了收货员、验货员与记账员的不相容职责分离,风险较小。
(五)发票校验。该公司由财务人员保管入库单、发票,并在系统外进行入库单与发票的匹配,然后输入系统。也可以设置为当发票与订单一致时才能过账。这一环节风险较小。
(六)付款。付款前必须确保银行票据系统与会计信息系统的账号数据同步更新并保持一致。
(七)未经授权修改会计系统。该企业运用现代化信息管理系统,数据信息存在着非授权访问的风险。非授权访问人输入虚构的信息,系统对交易进行了不恰当记录。
三、对该企业采购与付款业务进行内部控制设计
(一)建立完善的授权审批体系和考核制度。
对各类不同的物资请购,企业应建立完善的责任授权体系。部门物资需求由部门资产主管人负责:特殊请购计划的制定必须由公司计划部、营销部等相关部门综合讨论决定,必要时还必须取得高层领导的同意。为了保证权责对等,企业应建立适当的考核体系,做到谁拥有权利谁承担责任。
(二)建立供应商定期考核制度。
为了得到真实准确的供应商信息,采购中心应定期对供应商进行考核,以系统提供的各项指标分析表和相关检测部门提供的物料质检分析报告为主要依据,并设定评分标准对供应商进行评分,理性选择供应商。
(三)建立不相容职责分离制度。
公司应通过采购部门、物资管理部门、内审部门的组织设置基本实现请购与采购、采购与验收、合同订立与审计等岗位的职责分离。制度上需要关注部门内的不相容职责分离,主要有供应商的选择与考核,收货、验货与记账。通过职务的分离,有效防止收货环节的舞弊。
(四)建立招标过程的审计监督制度。
在选择供应商环节,电子采购平台需要与一系列的制度加以配合。做到每一次遴选必须通过平台招标。企业应成立独立的审计部对招投标实行管理和监督,网上竞价或招投标物料价格也应交专人签字确认。
(五)建立财务部的合同审核控制制度。
在与供应商签订合同时,财务处采购会计要对采购文件进行最终审查,确认其符合规定后方能支付预付款:采购会计应将合同信息与采购部门采购信息核对一致后录入会计信息系统,并负责原始合同资料的分类与保管。财务人员在此过程中要充分发挥。
(六)建立健全的购入商品验收制度。
购入商品验收工作必须由独立于请购、采购和会计部门的人员担任。验收部门应根据采购单上的数量和质量要求,对商品进行验收。验收后,验收部门对已收货的每张订购单编制验收单,验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时,应取得经过签字的收据,验收人员还应将验收单送交会计部门。
(七)建立付款的请款控制和供应商信息的定期维护制度。
为了防止不合理的付款,企业在付款前,应由请款人员填制请款申请书,由财务人员核对请款是否合理、是否在部门资金预算范围之内。所有已确认的负债应及时支付,争取获得现金折扣,加强同供应商的良好关系和维持企业的信用,会计部门应定期检查应付账款的明细账和有关文件,以防止失去可能的折扣。
(八)建立访问安全制度。
会计监督应当考虑是否足以防止未经授权修改会计系统或会计记录,或者修改向会计系统提供数据的系统数据。信息系统操作人员应当在权限范围内进行操作,更换操作人员或者密码泄露后,必须及时更改密码,防止他人越权散发不当信息。
参考文献:
[1]刘苑荣,试论内部控制制度的设计与执行,经济视角,201
【关键词】内部控制 基本规范 措施
一、内部控制的概念
所谓内部控制,是指由企业董事会、管理者和员工共同实施的旨在实现控制目标的过程,内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率,促进企业实现发展战略。
二、XX股份执行内部控制情况
XX股份公司实行董事会领导下的总经理负责制,形成了各司其职、各负其责的监督和制衡机制,完善的监管系统确保了公司依法经营,保障了各相关方的利益。
(一)公司内部控制的执行情况
1.采购与付款
(1)公司严格按照不相容职务相分离的原则,设立了相应的岗位:采购员、仓库管理员、计划员等岗位;设立供应部以及工程项目部供应部门,明确各部门的职责、权限。
(2)公司采购的方式有原料及主要材料的评审、比价采购、急需物资的采购。
评审程序:生产分厂根据生产需求提出原料、主要材料的采购要求,供应部根据生产需求结合仓库库存情况确定采购量,再邀评审委员会参加评审,通过评审后原料部方可与各供应商签订合同采购盘条。财务部按评审结果与入库验收、发票、合同等内容办理报账手续。
比价程序:在采购之前首先通过审计部的比质比价环节,确定采购材料的质量、品牌、单价以及供应商等诸多信息。
生产急需物资采购程序:供应部门接生产分厂急件采购任务,分管副总签字即可直接采购,但每年急件采购量很少。财务部将根据分管领导的签字、入库验收、发票办理报账事宜。
2.销售与收款
(1)公司严格按照不相容职务相分离的原则,设立了相应的岗位:销售员、发运员、内管员等岗位。
(2)公司销售方式主要有赊销及现款交易。赊销:销售员对客户的信用进行评价,报销售部负责人审批确认,一般每年进行一次信用评价。根据信用额度每次发货均不能超过(超过额度无法开具发货单),若要多提货客户需交款。
现款交易:对于不满足赊销的客户,一般采取先交款后提货的方式。在签订特殊结构、特殊直径、特殊长度钢绳时收取30%的预付款或定金,以尽量减少客户不提货时给公司带来的损失。
(3)销售与发货控制。在销售合同订立之前,按照分管地域指定销售员谈判结果的销售草案上报各有权审批的部门及人员,审批人员对草案严格审查并建立客户档案。对于重大销售合同咨询公司法律顾问。销售合同草案经审批后,授权销售员与客户签订销售合同。
(4)对销售分公司的控制。年初销售部门制定价格手册及最低限价,年度中间涨价或降价以发文方式转到各分公司,分公司销售价格不能低于价格手册或最低限价。特殊情况需低于价格手册或最低限价的,由有审批权限的相关人员签字也可销售。在销售过程中分公司必然发生运费、仓储费等费用,公司对分公司费用与货款实行收支两条线,即分公司收货款必须足额存入货款账户,再汇回总公司;分公司费用开支由总公司核定并拨付分公司费用账户。
3.货币资金
(1)岗位分工。建立货币资金的职责权限;出纳不能兼任稽查,会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的记账工作;会计人员定期轮岗,特别是各驻外销售分公司财务人员,每三年轮岗一次。
(2)授权审批。对公司货币资金支出制定授权审批制度,如对差旅费的报销,财务部副部长签字即可,但对采购资金的支出:1万元以下财务部长签字即可;超1万元不到10万元财务副总,超10万元则总经理或董事长签字。
(3)支付控制。公司业务或个人用款时,向授权审批人提交本部门的请款申请(请款单),注明款项用途、金额、支付方式、收款人全称、开户银行等信息,并要求附上经济合同、原始单据或相关证明;审批人员对请款单进行审核批准;会计人员对经审批后的请款单进行复核,无误后出具会计凭证交财务部长签字转出纳支付款项。
(4)银行存款的控制。严格按照公司规定开立银行账户,遵守银行结算纪律;每月由费用报销会计对各银行账户核对一次,编制银行存款余额调节表,报科长、部长审核;不定期对银行存款进行询证;对网上交易的业务,完成支付审批后按不相容职务相分离的原则,由两人完成网上支付。
(5)票据的控制。票据的购买由银行出纳申请,经科长、部长审批后购买,票据的保管,每周盘点一次。
(6)印章的管理。根据票据与印鉴相分离的原则,发票专用章由销售财务科科长管理,财务专用章由总账会计管理,法人代表个人名章由财务部长管理。
(二)目前公司内部控制存在的问题
对内部控制,公司管理人员以及员工理解不到位,在观念上还有不少人将内部控制活动与内部会计体系划等号。例如,通常所说的授权审批、不相容职务相分离等,仅仅是内部控制中与会计控制相关的一小部分控制活动,除此之外,内部环境、风险评估、信息与沟通、内部监督也是内部控制不可或缺的要素。五个要素构成一套完整的体系,贯穿于企业经营管理的全过程。
(三)针对上述存在的问题整改措施
提高认识,完善内部控制体系:企业内部的经济业务主要有供应、生产、销售、储存、对外投资、资产处置、资金调度等经济业务,涉及购销、会计、行政等多个管理职能部门,内部控制制度不是财务部门一个部门的制度,它是若干部门共同执行的管理制度。是全员参与、全过程管理的系统工程,任何人、任何事都不能游离于控制系统之外。
内部控制从三个层次进行控制:一是确定企业内部领导和各职能部门的职权和责任;二是明确办理每项经济业务的规定程序和手段;三是制定处理每一项经济业务的人员之间的相互制约方式。企业所订购的财产物资到达时必须由与采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管,所收货物的检验包括数量和质量两个方面。
随着现代企业制度的建立,经济的快速发展,企业必须建立内控制度,是提高企业管理水平现代化的工具和手段。
1.明确规定处理各种经济业务的职责分工和程序方法。企业要健全和强化内部组织机构,它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础,其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下,处理每项经济业务的全过程,或者在全过程的某几个重要环节都规定要由两个部门或两个以上部门、两名或两名以上工作人员分工负责,起到相互控制的作用。如汇出一笔采购货款,规定要由采购经办人填写请款单,供应计划员(或供应部门负责人)审查请款数额、内容及收款单位是否符合合同和计划,会计员审核请款单的内容并核对采购预算后编制付款凭证,最后由出纳员凭手续完整的付款凭证办理汇款结算(出纳员开出汇款结算凭证,还要通过会计员审核),前后须经四人分工负责处理。而采购汇款的报帐业务,则规定要经过采购经办人填写报帐单,货物提运人员提货,仓库保管员验收数量,检查员验收质量,以及会计员审核发票、帐单及验收凭证,编制转帐凭证报销。
2.明确资产记录与保管的分工。规定管钱、管物、管帐人员的相互制约关系,旨在保护资产的安全完整。如出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务帐目的登记工作;银行票据的签发印鉴,必须有两人分别掌管;向银行提取较大数额现金时,必须由两人以上,对领款、点验安全入库的全过程共同负责;仓库材料明细帐要设专人稽核或另设记帐员记帐;管钱、管物、管帐人员因故离开工作岗位或调动工作时,规定要由主管领导指定专人或接替,并监督办理必要的交接手续或正式移交清单。另外,现金收付的复核制,物资收发的复秤制、复点制等,也都是防错防弊的内部控制制度。
3.明确规定保证会计凭证和会计记录的完整性和正确性要求。如对各种自制原始凭证,在格式、份数、编号、传递程序、各联的用途、有关领导和经办人签章、明细数同合计数及大小写数字一致等方面作出规定;对各种帐簿记录,要求帐证的一致或保持一定统驭关系的规定;还有会计核算中规定的双线核对、余额明细核对、各种报表相关数字核对,以及由此而规定的内部稽核制度等。
4.明确规定建立财产清查盘点制度。如为了保证财产物资的安全和完整,除规定物资保管员对每项物资进行收付后,都要实行永续盘存办法核对库存帐实外,还要规定财产物资的局部清查和全面清查制度,以保证帐卡物相符或及时处理发生的差错。又如现金出纳员除规定每日下班前要结帐清点库存现金,遇有差错要及时报告外,会计主管人员还有经常检查出纳员工作,定期或不定期检查库存现金及金库管理情况的责任。
5.明确规定计算机财务管理系统操作权限和控制方法。
(1)计算机代替手工填制记帐凭证是相当容易的,并且比手工制作的凭证更规范、效率更高。但是难以给查帐和审计工作提供可靠的依据。为了解决这一矛盾,可以先由计算机填制输出记帐凭证,然后由有关经办人确认后签名或盖章,无签名或盖章的视作无效凭证,不得进行帐务处理。设置主辅操作员进行两次输入,仅仅是为了防止数据输入时错误,对于原始凭证与记帐凭证中的差错却无法校正,连事后控制的作用也发挥不了。因此,可直接由主办会计根据审核无误的原始凭证操作计算机制作记帐凭证,并将数据存入一个临时数据库中,以便调出修改。同时应对输出的记帐凭证确认后签名或盖章,然后交稽核员稽核。对于审核无误的记帐凭证,稽核员交出纳进行收、付款,并操作计算机将主办会计存入临时库存中的凭证数据转入正式数据存中,以便进行帐务处理。