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1.1对人力资源档案管理的认识不足
随着信息技术和网络技术的快速发展,人力资源档案管理已经渐渐地摆脱传统的模式,慢慢地呈现新型管理模式。但在新型管理模式的形成过程中,人力资源档案管理出现了很多方面的问题。其中对人力资源档案管理的认识不足是重要的一个方面。人力资源档案管理的认识是关系到企业生存和发展的关键因素。所以对它有正确的认识具有重要的作用。但是很多人对人力资源档案管理的认识不正确,导致对人力资源档案管理的误解。他们认为企业人力资源档案管理与企业和自身的利益无关,就完全忽视人力资源档案管理的作用。他们还误认为人力资源的档案管理无非是将员工的工作经历的机械的记载和传承,毫无意义。其实这些看法完全错误。企业人力资源的档案管理对于生产力的发展有重要的作用,它能够实现人才的流动的人才的充分利用。所以企业的管理者和其他的员工应该正确的认识人力资源档案管理并且重视它的作用。
1.2人力资源档案管理的水平不足
目前很多企业不重视人力资源档案管理,主要表现在,人力资源档案管理人员没有专业的技术水平,也没有专业的知识,甚至有的人员没有经过专业的培训。所以他们对于人力资源管理工作没有全身心的投入,而是按照自己的意愿,想怎样展开工作就怎样展开工作,没有考虑工作任务,更没有认真完成工作的态度,甚至有的人力资源档案管理人员是兼职,这样低水平的人力资源档案管理师目前存在的普遍现象。这严重的影响了人力资源档案管理的工作效率和工作质量。
1.3人力资源档案管理的硬件设备缺乏
人力资源的档案管理的硬件设施的匮乏也是导致人力资源档案管理质量的重要因素之一。有些企业的档案馆名存实亡,名义上有着档案馆的存在,实际上没有起到它相应的只能。严重制约着人力资源档案管理质量的提高,还有的企业人力资源档案管理的设备落后或者不齐全,这也是明显的问题。
1.4社会环境影响严重
十的召开,提出了加快经济发展应该坚持社会主义市场经济的体制,很多企业只是也企业的经济效益放在首位,完全忽略人力资源档案的重要性。因此在这种大的社会环境的严重影响之下,一些小的企业更是不重视人力资源档案管理的价值的重要的意义,一味地进行投资和开发研究适合企业获得经济效益的项目。这样使得员工也同样忽视它的重要性,导致整个社会出现这种不良的氛围。这样造成了只是重视追求利益而忽视了对人力资源档案管理重要性的培养。
1.5缺乏健全的人力资源档案管理制度体系
企业人力资源档案管理制度体系的不完善主要表现在难以收集企业人力资源。人力资源档案归档范围没有明确的标准。比如不同行业的企业都有涉及内容复杂的项目,并没有明确的标准规定明确需要加入归档范围的项目。如果只是根据不同行业的企业需要来确定,这具有相当困难的操作性而且很难实现。其次,企业的人力资源档案形成需要许多的部门,这导致了形成途径多而繁杂带来的困扰。有时候每个部门不能明确自身的工作内容,当真正出现问题的时候,各个部门互相推卸责任,不能及时找到负责的相关部门,严重降低了解决的效率。也会对档案的收集产生不能忽视的影响。
2解决人力资源档案管理问题的措施
2.1健全人力资源档案的管理制度
健全的人力资源档案管理制度的建立是保证人力资源档案管理工作顺利进行的必要环节。首先企业应该建立正确的合理的人力资源管理制度,这样才能实现档案的有效管理,明显避免不称职的工作人员出现的工作态度不认真的问题。其次要求管理制度能够简明扼要,因为过于繁琐的管理制度会导致人力资源档案管理质量的下降。再次是要保证管理制度的全面,由于企业的领导或者是员工都要遵守企业的人力资源档案管理的制度,所以应该体现制度的公平性,这样才能够实现管理工作保质保量的完成。要提高人力资源档案的管理水平,就要建立完善的人力资源管理制度。最后,要体现管理制度的威信和威严,必须明确奖惩制度。
2.2提高人力资源档案管理功能
人力资源档案管理的功能应该进一步的得到提高和改善。这样才能加强人力资源档案管理记录真实而且更加全面的内容。这样使人力资源的档案管理能够更好的实现其功能,保证企业在激烈的市场竞争中能够长期稳定的发展。
2.3提高人力资源档案管理人员的素质
人力资源档案管理的核心是人力资源的管理人员。由于很多企业的人力资源档案管理人员的工作态度不认真或者缺乏专业技术知识,导致整体的人力资档案管理人员的综合素质不高,这直接影响人力资源档案管理工作的顺利进行。所以提高人力资源档案管理人员的综合素质具有十分重要的意义。随着信息技术和网络技术的快速发展,传统的人力资源档案管理方式已经渐渐地会被淘汰,所以人力资源管理人员应该掌握相应的计算机技术,不断提高档案管理能力,在企业定期的专业知识培训中学到有利于人力资源档案管理发展的知识的技能。
2.4人力资源管理的信息化建设
过去长期以来,人力资源档案管理模式都维持着全封闭或者是半封闭的状态。所以对于对于开发和利用档案信息资源的想法,就只是想想而已,如果真正想要实现这个目标,还是个挑战而且还很有难度。这种落后的档案管理模式制约着档案信息共享的步伐。而且随着信息时代的到来,这样传统的管理模式已经不能够满足信息社会的各种需求。所以解决人力资源档案管理信息化的问题迫在眉睫。企业越来越凸显出需要人力资源档案管理的信息化建设,这样可以大大提高人力资源档案管理的效率和质量,同时还能够极大程度的提高人力资源档案信息资源开发利用的能力,最终实现实现人力资源档案的信息资源共享。快速发展的科学技术对社会的每个行业的发展都带来了十分巨大的挑战,所以人力资源档案管理应该摆脱传统的管理模式,更加充分的利用现代信息技术实现人力资源档案管理的新形式。所以应该利用信息化建设实现人力资源档案管理模式的转变,信息化的应用能够降低人力资源档案管理的投入成本,而且能够极大程度的规范业务流程,提高人力资源档案管理的基础管理。人力资源管理信息化建设,将先进的科学技术应用到企业的人力资源管理部门,实现更好的管理模式。
3结语
关键词:医院;人事档案管理;管理制度
医院人事档案管理是一项非常重要的信息资源管理工作,它是医院职工个人经历和社会实践的重要记录,是其业务能力、工作表现、实战业绩等的重要反应,也是重要的人事信息资源。重视和加强医院人事档案管理工作,充分发挥人事档案的资源优势,是促进医院人事制度改革,合理有效配置医院人力资源,推动卫生事业发展的重要举措。
一、医院人事档案的特点
(一)全面性。人事档案是记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面内容。
(二)现实性。人事档案是正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据,是直接为现实工作服务的。
(三)真实性。人事档案必须做到整体内容完整齐全,个体材料客观真实。
(四)动态性。人事档案随着当事人人生道路的延伸不断形成新信息材料。
(五)流动性。人事档案必须坚持“档随人走”。
(六)机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况,任何人不得泄露和私自保存人事档案材料,不能向社会无条件地提供服务。
二、医院人事档案管理的现状
医院人事档案管理是一项复杂的系统工程,要加强管理,就必须充分认识到医院目前人事档案管理的现状,并从实际出发,科学合理地进行人事档案管理。
(一)人事档案管理制度相对落后。随着医疗卫生体制改革的不断深入,医院人才流动频繁,选拔和使用人才的手续不断简化,但由于人事档案管理“终身”制,人事档案管理制度未能得到及时补充和修正,原有的人事档案管理制度与新的人事管理要求有较大差距,一定程度上阻碍了人才的流动,制约了人事档案管理的发展。
(二)人事档案管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作,人事档案材料需要专人管理,单独存放。但大多医院目前没有专门的人事档案室,也没有专门的档案管理人员,在管理方式上欠规范。在管理手段上,基本采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。
三、医院人事档案管理的对策
(一)增强对人事档案管理目的和意义的认识。医院人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化为医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的_发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。
(二)建立和完善人事档案管理制度。实行人事档案的社会化管理,制定《医院人事档案管理办法》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。
(三)加强人事档案管理,有效利用人力资源。人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德,是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。因此,加强干部人事档案管理,实行开放式管理模式,才能更有效利用人才资源,为各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门人才结构调配方面发挥重要作用。
一是建立卫生技术人员业务档案。建立卫生技术人员档案,为专业技术人员提供有效的服务,为医院管理提供准确及时的信息,对专业技术人员在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。
二是实行人事档案,促进人事档案的社会化。人事档案是在当前市场经济体制建立过程中出现的新事物,是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式,是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此,人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化,人事档案社会化开放式管理模式将成为一种通用的管理模式,将人事档案托管给人才交流中心,促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
三是建立以人力资源信息为基础的医院信息管理。建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础,是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性,是保证信息准确可靠的基础,是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。
以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
(四)提高档案管理人员的素质。新形式下要提高档案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。
(五)增强人事档案管理的现代化手段。加大资金投人,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备档次,设置专门的人事档案室;引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
四、结语
人事档案是医院考察和了解人才的重要手段,是医院能否科学用人的重要依据,对于医院人才的开发具有至关重要的意义。因此,通过对医院人事档案现有问题的分析,提出相应的改革措施,实现医院人事档案管理的科学化、规范化、现代化,对开发医院人力资源,促进医院的发展具有十分重要的作用。
参考文献:
[1]张洪江.医院人力资源档案管理的科学化与规范化[J].河北职大学报,2009,17(2).
一、人事档案管理对人力资源开发的促进作用
1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。人事档案全面记录了员工的个人经历、德才表现及发展过程,通过档案可以了解员工的过去。掌握现在,从而预测其发展潜力。及时发现人才。避免压制人才,埋没人才;依据人事档案提供的信息,可以使各类人才扬长避短,各司其职,最大限度地发挥人才效力。
2 促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信息,从而对其进行科学管理,根据不同人才的能力和各类人才的不同特点,在组织内进行合理配置,因事而择人。因人以治事。把人才配置到最能发挥作用的地方和岗位。充分发挥人才的特长,促进部门之间、系统之间、组织与组织之间人才合理有序地流动,避免人才挤压和用非所学的现象产生,为企事业的发展迅速、合理地配置人力资源。
二、人事档案管理的现状与问题
1 人事档案管理制度相对落后。随著人事制度改革向纵深挺进,机构调整、内部科室重组、人员竞聘上岗、单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制没有得到及时补充和修正,工作缺乏力度。阻碍了人才的流动。一是收集档案工作制度不健全,执行不严格,收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。这些都影响了档案的质量,降低了档案的利用率。
2 人事档案管理方式和手段相对落后。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放,由于档案管理人员的岗位不稳定性。大部分人员没有经过专业的档案组织培训,对档案的重要性、档案要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解。档案收集意识淡薄。
3 采取垄断经营,服务质量差强人意。一些人才流动部门,由于有接收大中专毕业生和办理落户等特殊权限。垄断了部分的市场,这不仅不利于人才与职介之间的公平竞争,影响国内人才市场与国际人才市场的接轨,也相应涌现了门难进、脸难看的旧体制下的工作态度,还容易变成滋生腐败的温床。
三、新时期人事档案管理工作的对策
1 提高对人事档案管理目的和意义的认识。提高认识,加强领导,单位领导要把人事档案管理工作放在干部队伍建设的高度来对待。要建设档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检索、指导、督促,发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制,对人事档案工作要进行定性定量考核,分级分类指导,等级升级动态管理,进一步推进人事档案管理工作系统化、规范化和科学化建设。
2 健全人事档案管理制度,提高制度化建设水平。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有一定的制度来制约,就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管工作的实际和社会现实的需要,进一步完善各项档案管理制度,并在抓落实上下工夫,尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度,对档案材料收集归档的管理制度进一步严格要求。
3 加强干部人事档案管理。有效利用人才资源。干部人事档案真实地记载和反映著一个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据。在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政各部门结构调配方面都将发挥重要作用。只有加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效地利用人才资源。
4 改进和完善档案功能。一是在保证人事档案的权威性、准确性和真实性的基础上,对档案的原有重要部分应该予以保留。二是档案的内涵要进一步丰富和扩大,如涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容,侧重对工作业绩的评价;增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料。以便使所有的功能更加适合用人单位对人才的需求。三是补充其他有关求职者和用人单位都需要的功能,从而更好地为选拔人才服务,减少“弃档”现象。
5 加强人事档案管理现代化和信息化建设的进程。人事档案是人才信息资源库,因此要合理利用各种资源。使其最限度地发挥作用。必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和技术,将档案资料整理输入计算机。通过相应的技术处理。将文字、图片、声像等资料转变成数据资料。实现人事档案纸质与数据格式并存。以实现个人信息微机检索和联网查询,及时更新档案信息,最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务,更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
关键词:人力资源 档案管理
档案管理是人力资源管理的核心部分,对企业完善人才结构,充分发挥人力资源有着重要的作用。随着经济改革的快速发展,人才流动速度的加快,人事管理的作用愈来愈重要。人力资源是单位持续发展的基础,也是企业技术力量、竞争能力的体现,在当前人才急需的大背景下,必须从管理制度和管理手段上予以提高,加强变革和更新,适应时代的发展和单位人事改革的需要。
一、当前人力资源档案管理中存在的问题
1.缺乏对人力资源档案管理积极作用的正确认识。长期以来,人们对人力资源档案管理的重要性认识不足,觉得只是对个人生平经历的记录,管理档案只需要对资料进行整理和抄写,管理质量的好坏与经济效益没有联系,工作不被人所重视;还有一部分人认为档案只是摆设,只要个人能力强,有关系网就可以办成很多事情,因此,导致很多档案资料的流失,不完备,对个人的发展带来了很大的限制。许多企业也不重视人事档案管理工作,对人员的档案管理不重视,没有设立专门的管理人员,忽视了档案管理中潜在的人才信息价值,这些都导致当前的档案管理发展滞后。企业的人事档案管理记录着一个社会人的人生历程,其生活的不同阶段都应对应着不同的历史记录,档案应能够真实反映其生活发展中各方面的具体情况,为用人单位科学调整、选拔人才提供帮助,同样,也对个人起到鼓励鞭策和约束限定作用。
2.人力资源档案管理的技术手段落后。档案管理的技术手段落后主要体现在没有使用现代化的应用软件和计算机技术提高管理的质量和水平,一方面是单位领导不重视这项工作,没有开展这项工作;另一方面是管理人员没有掌握现代化的管理技术,没有进行专业技能培训,因此,都呈现出档案管理水平质量远远落后的现象。许多档案管理人员都是兼职,不能全身心的投入到管理工作中,也不愿意接受专业技能学习,只是随心所欲地进行登记、分类管理,影响了人力资源档案管理的发展和有效利用。
3.档案材料分散、简单、雷同。人力资源的档案材料应该全面、真实、客观地反映一个人的生活经历、历史全貌,然而,由于种种原因,许多原始材料内容单一、抽象,不能表现出个人的特色。这样的档案资料对企业的选拔人才、使用人才没有什么价值意义,影响到对潜在人才的挖掘和应用,对员工的提拔、晋升等都有影响,挫伤了人员的积极性,也给管理单位带来许多不必要的工作。人力资源档案管理的不规范使用人单位采取弃档或重新建档工作,都会导致人力资源内容的不规范和不完整,失去了统一性,不能全方位地反映员工的真实面貌,进一步增加了人力管理的成本,也降低了管理能效。
二、改变人力资源档案管理现状的措施
1.科学规范的制度管理,提高档案工作效率。建立符合现代化档案管理工作的规则和制度是当前首要的改进工作,通过制定相应的工作管理制度和工作标准来规范档案管理程序,提高管理水平和工作质量。一方面可以使管理人员提高工作积极性,增强工作的责任感,对管理工作的提高有一定的促进作用;另一方面,通过管理制度的规范执行,能够强化管理工作程序和实施环节,将档案的保存、信息资料的流转和管理的方法等予以规定和强化,能够防止过程不统一,程序不稳定带来的人力和物力的浪费。
2.信息化的档案管理,提升管理层次。人力资源档案管理落后的表现之一就是没有采取现代化的计算机信息管理,使管理效率低,管理质量差。因此,应采用信息化的管理模式改变这一落后现象,实现快速查找、分类清楚、节省空间等管理优势。形成有层次、有结构、有内容的网络信息管理,将纸质资料和电子音像档案向结合,实现全面、科学、高效的信息化档案管理。首先应增加管理资金,购置信息化管理所需要的软、硬件设施,增加新设备,如打印机、复印机、扫描仪、电脑等,满足工作的需要;其次,应制定档案管理信息化的执行策略,设立监督部门对全过程实行掌控。
3.提高档案管理人员的职业素质。档案管理工作人员的工作态度、工作能力和工作水平对档案管理的质量有很大的影响,因此,应设法提高档案管理工作人员的职业素质和水平。针对不能熟练使用计算机进行网络文件传递和工作管理的人员,应加强岗位培训和培养;合理引进技术人才,提高档案管理的工作模式,保证先进的管理技术能够顺利实施。采用新技术和新方法,提高档案管理的工作效率,同时,加强管理人员的职业道德培养,提高档案管理人员的保密意识,保持档案记录的安全稳定。
总之,档案管理是人力资源部门日常工作管理中的重要内容,随着科技的进步和人力资源管理职能的增加,档案管理的服务性能应逐步发展,通过制度的完善、管理方法的提高和全员的共同努力,改进人力资源档案管理的工作效率,促进企业的人才流动和经济效益的增长。
人事档案信息的建立及其管理在医院的人力资源管理中发挥着不可替代的作用,它能起到作为选拔医疗人才的依据,为人事管理部门提供人才信息等作用。1.1促进医疗人才的合理配置采用计算机信息技术建立起完善的人事档案信息数据库,对医院人才的医术能力、业务水平、科研能力等进行动态收录,并加以有效利用管理,能够为合理配置医疗人才提供决策依据。通过查看人事档案信息里记录的不同人才的能力和特点,可以合理安排职责岗位,达到用人以治事、因事择人的目的,充分发挥人才的作用。通过将人才配置到能发挥作用的岗位,从而带动医院各科合理设置,促进部门之间的人才合理有序流动,避免人才挤压或学非所用等情况的出现,从而实现医院医疗业务的可持续发展目标。
1.2人事档案为人才资源开发提供重要信息资源动态更新的人事档案,可以完整、全面地呈现出一个人履历信息。医院人事管理部门可以对这些信息加以研究分析,从而总结出人才的成长特点和规律,这对于发掘人才、培养人才、正确使用人才有着重要的作用。比如某医院为某市委组织选拔预备人才提供了信息和依据,为医疗相关的政府机关和事业单位输送高素质的人才担任领导岗位。
1.3人事档案管理的实施带动了人力资源管理的信息化和科学化随着计算机技术和信息技术的应用,人事档案制度的建立,促使人力资源管理朝着科学化和信息化方向发展,极大程度的提高了管理的效率,体现了现代化管理水平。通过建立动态化的管理模式,定期更新和完善人事信息,确保信息记录不滞后于人才的发展步奏,以保障人才选拔的质量,最终保障了人力资源管理的科学性和信息化水平。
2.医院人事档案信息在人力资源管理中发挥作用的途径
在管理理念不断更新和现代化的年代,医院更加重视人力资源管理对提升医院管理水平和核心竞争力的积极作用,因此,如何通过人事档案信息管理来发掘和激发医疗工作人员的最大潜能是医院人力资源管理面临的重要课题。
2.1构建符合医院实际情况的人事档案信息管理制度制度具有很强的稳定性,能够长时间发挥作用,建立符合医院现实情况的人事档案管理信息制度,能够有效促进管理工作的科学化和制度化。科学化、规范化的人事档案信息管理制度能够促使管理行为有章可循,从而保障人事档案信息有效发挥在人力资源管理中的作用;其次,要不断完善、健全现有制度,根据医院自身情况,收集各种意见和建议,系统化的整理人事档案管理制度。在完善制度的过程中,一方面要集思广益、广开言路,拓宽信息收集的覆盖面,且收集方法要有创新性,以确保收集的全面性和真实性;另一方面,动态化管理人事档案,对医院现有的人才的学历、工作表现、进修情况、医疗业务水平、政治道德素养方面进行汇总、整理、记录,以科学评估医院人才的潜能,实现预测并重点培养的人力资源管理模式。
2.2对医院人才实现分类管理和培养充分利用医院人事档案信息,对医院人才的不同特点和优势进行梳理,重点培养学术带头人、医院业务骨干人员和医院学科带头人等,并为以上分类管理和分类培养规划提供充分的信息支持。医院的人才各有所长,我们需要深刻认识到每个人身上的专业和业务发展方向,这就要求我们充分分析人事档案信息,从医院人才管理的全局性和统筹性出发,保证人尽其才、任人唯贤、各尽其责,从而实现医院人才资源发挥出最大的价值。
2.3分析医院人才需求促进人才合理配置首先,整理完善的医院人才信息建成档案,并采用科学的方法进行管理,以人力资源部领导为中心,会同医务科、科教科、护理部等相关职能部门,建立起基于计算机技术的人才档案信息数据库,动态记录相关医务人员的医术水平、学术水平、科研水平、政治道德素养等方面的信息,将这些信息作为医院合理配置人力资源的重要决策依据。通过整理人事档案信息,根据人才的不同优势和特点,基于人尽其才、用人之长的原则将适合的人才配置到最能发挥作用的地方和岗位,让人才充分发挥潜能,从而实现医院各学科合理设置、医院医疗业务得以持续发展的目标。同时,也可以促进人才在不同学科和部门之间合理有序流动,为医院的发展科学合理的配置人力资源。
2.4提升档案管理人员的综合素质提升档案管理人员的综合素质是确保人力资源管理科学性的重要途径。目前医院人事档案管理人员素质不高,主要表现在在职人员不具备人事档案管理的相关知识结构,对人事档案信息管理工作和人力资源管理工作没有健全的理论知识基础,对工作内容缺乏深刻的认识。作为医院人事档案和人力资源的管理工作的直接执行者,他们素质的高低会对管理工作的质量形成直接的影响作用。因此,为确保人力资源管理和人事档案信息管理工作的效率性,首先需要配备具有人力资源管理知识和档案管理知识的专职管理人员,并且必须具有良好的整治道德素养;其次,对人事档案管理人员进行定期培训,更新他们的业务知识,掌握人事档案信息管理方法和操作技术,提高档案管理人员的综合业务水平。
3.结束语
【关键词】企业人力资源管理 人事档案管理工作 新要求
企业人力资源管理工作对企业的发展与其他各项工作的开展都十分重要,企业人力资源管理工作的科学进行能够使企业的人才能够更加高效科学的配置,企业的各项工作开展效率也会更高。人事档案管理工作直接关系企业人才管理与配置及人事调动信息的管理,因此,企业人力资源管理工作应该充分重视人事档案管理工作,根据社会人才机制及用人机制的变化,积极适应人事档案管理工作的新要求,以促进企业人力资源管理工作水平的全面提升,进而促进企业的长远发展。
1.我国企业人力资源管理工作中的人事档案管理工作存在的问题探究
1.1.人事档案材料信息失真。我国企业人事档案管理工作由于制度与方法的缺陷,人事档案信息的真实性不能保障。首先,在人事档案信息流转环节中极容易出现档案丢失或缺损等情况,而档案丢失或缺损之后的补办及补充机制又十分繁琐,因此,人事档案信息一旦丢失或缺损就很难再补办或完善。其次,企业人事档案信息更新速度较慢,许多人员的档案信息得不到及时的更新,人员档案信息不全,经过较长时间再去补充时,人事档案信息记载内容会有很大的出入,其对企业人力资源管理工作埋下了极大的隐患。
1.2.企业人事档案管理机制较为落后。随着现代用人机制的不断灵活化,企业的人力资源管理机制要求也逐渐有了新的要求与准则,企业人事档案信息管理工作逐渐落后,暴露出的问题也越来越多。首先,企业人事档案管理工作在现代人才市场之下是一项服务性质的工作,人才归属于哪个企业,企业就有义务对其人事档案进行管理,然而现代部分企业显然没有明白这个问题,在人事流动之后,企业为了维护自身利益,通过拒绝传递人事档案的方式阻止人事流动,从而造成了部分人员脱档以及死档等情况。此外,现代企业人事档案信息管理工作中的档案更新及档案传递以及档案接受程序太过死板繁琐,人事档案流转不灵,企业的人力资源管理工作也受到极大的影响。
1.3.企业人事档案信息利用效率较低。我国企业人事档案信息管理工作中档案信息的公开性较低,档案信息的利用价值未充分体现。人事档案信息是企业人才选拔及工薪增减的重要参考依据,然而在企业人力资源管理工作中,企业的人才选拔及工薪调改很少有效的利用人事档案信息,企业的人事档案信息管理如同虚设,人事档案信息的作用及价值未充分挖掘。
2.提升企业人力资源管理工作及人事档案管理工作水平的有效途径探析
2.1.档案管理制度的灵活化。人事档案信息是伴随人员一身的流动信息,人事档案信息对人员的流动及人才信息的及时了解十分重要,目前,我国人事档案管理工作的机制十分呆板,人事档案信息流通速度十分缓慢,此外,人事档案信息的更改以及补充等程序十分麻烦,其不仅影响了人事档案信息的实用价值,其还影响了企业人力资源管理工作的效率及质量。人事档案管理制度的灵活化首先要建立系统全面且科学的人事档案流通机制。一些人员在跳槽后,企业为了留住人才可能会扣留其人事档案,若当事人未经过有效沟通解决该问题,则人事档案很有可能会在跳槽的过程中遗失或者缺损。为了有效的避免人事档案流转环节中的遗失或缺损,企业应该尽量简化人事档案迁移或接受的程序,对于问题档案要及时与当事人取得联系,并与当事人当成一致协议后科学的处理人事档案信息。其次,人事档案管理制度的灵活化应该建立有效的信息更改或人事档案补办制度。随着人员履历的不断增长,人事档案信息也会逐渐变化,灵活化的人事档案信息更改及补充制度有利于人事档案信息准确性的提升,其能够为企业人力资源管理工作提供更加准确真实的人事信息,进而促进企业人力资源管理工作效率的提升。
2.2.人事档案信息准确性的提升。人事档案在流转环节中可能出现信息失真或缺损情况,企业人力资源管理部门在进行人事档案管理工作时应该充分重视人事档案信息的准确性。首先,企业人力资源管理部门应该定期对在职人员的人事档案信息进行补充。其次,对于新增加的人事档案信息,企业人力资源管理部门应该对档案信息进行审核,确保档案信息完整、真实。此外,在人动时,企业人力资源部门应该严格按照人事档案信息管理制度对变动人员的人事档案信息准确及时传递。
2.3.人事档案管理工作的现代化。现代计算机信息技术十分发达,企业人力资源管理工作应该积极利用计算机信息技术开展人事档案管理工作。首先,企业人力资源管理应该积极利用计算机信息技术构建人事档案信息库,并建立系统完善的信息库管理、阅读、更新、维护机制。其次,企业人力资源管理部门应该积极利用计算机信息技术将人事档案信息电子表格化,以便于人事档案信息的管理、更新及传递。现代科学技术十分发达,企业人力资源管理工作要积极利用先进的科学技术改进人事档案信息管理工作方法与机制,促进人事档案管理工作的现代化与自动化及智能化,进而提升企业人事档案信息管理工作质量及效率。
2.4.挖掘人事档案信息的价值。人事档案信息记录了该人员以前的主要经历,企业应该积极挖掘人力档案信息的价值。当然人事档案信息虽然不能完全作为企业用人的标准,但企业在人才利用及人事调动时可以参考人事档案信息,以对职员更加充分的了解,进而更加科学的配置企业人力资源,提升企业人力资源管理工作水平。
一、人事档案管理工作的意义
人事档案管理是人事管理的重要组成部分,也是党的组织工作、人事工作和人力资源管理与开发、利用不可缺少的重要参考依据。人事档案管理是一项具有真实性、准确性、权威性、唯一性和严肃性特点的特殊工作岗位,一点点的疏忽都可能造成难以弥补的损失。人事档案管理是人力资源管理的信息库,负责搜集和提供人力资源管理需要的基本信息。没有准确、及时的信息提供,人力资源管理就成了无本之木,对职工档案所蕴藏的丰富的人员信息资源认识不充分,也必然影响到人力资源管理水平。
二、人事档案管理中主要存在的问题
1.对档案的重视程度不够
由于历史原因,有些单位对档案工作只停留在表面,认为档案工作没有其他工作重要,因此,对档案工作的重视程度不高。人事档案工作不像其他工作会取得明显成绩,很多人员就对其工作产生较大的误区,因此,对人事档案认识薄弱,监管力度不够,缺乏收集力度,发挥不了应有的作用。
2.人事档案内容不够丰富
由于管理人员频繁更换使得档案管理制度规范不统一,档案收集力度不够;收集归档工作制度不健全,导致收集归档工作被动、不及时,致使档案的内容繁杂,对人事部门信息考察增加了难度。然而现存的档案真实性不高,很多档案都存在出生年月、工作时间、不准确,严重影响档案的质量,导致出现人档分离的情况及“弃档”情况增多。
3.档案基础设施不齐全
档案管理基础设施得不到解决,有的单位档案室狭窄、设备老化或损坏,潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁、完整,有的管档单位连必备的切刀、统一的档案夹都无法购置齐备。
4.档案管理人员素质不高
很多单位由于各式各样等原因,一般都不采取全职工作人员管理人事档案,属于非专业人员管理。导致工作整体专业程度不够,以至于目前档案管理人员只是保证档案不丢失不泄密即可,缺乏专业性管理和收集材料的意识和行为。管理水平不高,致使造成人事档案管理职工档案管理意识淡薄,管理手段陈旧,人员待遇差,工作热情低,大大影响人事档案的管理水平。
5.档案管理机制不规范
人事档案管理一直沿用以“计划管理”为核心的各项管理制度,显然已不能适应现今档案工作发展的需要。各单位在档案管理环节缺位表现在人档脱节,有的单位没有专门的档案管理人员,有档无人,档案的防虫、防火、防潮等日常工作缺位。有些单位材料混杂、散乱,甚至根本没有清理。个人材料也没有归档成册并按照统一格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。
三、几点建议
1.建立健全人事档案管理体制
在原有的人事档案管理体制中,去其糟粕取其精华,建立新的人事档案管理制度并逐步完善。加强新进人员档案审核工作,做到新进档案材料完整,内容真实。同时建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度,对档案管理中出现问题的,实行责任追究,保证档案管理规范有序。
2.提高档案管理人员综合素质
由于人事档案管理其具有很强的政策性和业务性,所以要根据有关的人事档案管理规定,选择有良好的敬业精神,努力学习的工作人员来负责管理工作。同时提高人员素质与业务水平,了解用人单位需求,刻苦钻研业务,定期参加业务培训,及时掌握新的方法和发展趋势,提高档案管理的技术水平。
3.实现人事档案工作信息化、规范化管理
【关键词】医院;人事档案管理:信息管理
1人事档案管理的现状
人事档案是1个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的,其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展,人才流动,医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。2000年,我院引进了数位高级专业技术人才,在整理人事档案时,发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料,无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事,但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案),他们的原始档案至今没有转到我院,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是1项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。我院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室1直和人事办公室在1起。由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还1直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大,分院和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度,制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理,有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着1个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案,对专业技术人员的管理,特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告,学术论文(分级),专业技术成果鉴定书,典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“3基”、“3严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立,为专业技术人员提供了有效的服务,为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事,促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物,是在社会主义市场经济条件下产生的1种新型的人事管理方式,是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此,人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化,人才将成为1种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开发式管理模式将成为1种通用的管理模式。自1999年起,我院开始逐步实行大中专毕业生人事,将人事档案托管给人才服务中心,促进了人才流动,促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。
2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础,是实现医院行政管理1体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性,是保证信息准确可靠的基础,是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源,达到1方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2,5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
人事档案管理作为人事管理的1部分,我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定,使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之,平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立,让员工都了解医院的战略规划,认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用,从而提升医院的整体管理水平,增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】
【关键词】医院;人事档案管理:信息管理
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的,其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益,所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用,保证人才队伍素质的重要措施,是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展,人才流动,医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。2000年,我院引进了数位高级专业技术人才,在整理人事档案时,发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料,无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事,但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案),他们的原始档案至今没有转到我院,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。我院因办公用房紧张,虽然人事档案材料份数多,资料复杂,多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理都是其他人事管理人员兼管,属于非专业人员管理。在档案管理手段上,因为没有单独的计算机和档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大,分院和经济实体增加,人事制度改革和人员模式改变,给医院带来了人事众多、管理多元化的特点,也给人事档案的管理模式提出了要求。因此,建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础,转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发,提高档案的使用价值,如人才信息软件的开发,人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识,主动开发人力资源信息,变封闭式管理为开放式管理,将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室,为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度,制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》,使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理,有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等,因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据,在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理,实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式,才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案,对专业技术人员的管理,特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告,学术论文(分级),专业技术成果鉴定书,典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立,为专业技术人员提供了有效的服务,为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事,促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物,是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式,是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此,人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展,人才资源的比较优势将越来越明显,人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起,我院开始逐步实行大中专毕业生人事,将人事档案托管给人才服务中心,促进了人才流动,促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础,是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性,是保证信息准确可靠的基础,是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平,必须提高档案管理人员的专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神,努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式,使用科学的管理方法,通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设,充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性,从而提高工作效率,创造新的工作业绩,为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,关心他们的职称晋升和工作业绩,使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2,5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人,引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
人事档案管理作为人事管理的一部分,我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定,使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之,平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立,让员工都了解医院的战略规划,认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用,从而提升医院的整体管理水平,增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】