会计档案保管注意事项精选(九篇)

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第1篇：会计档案保管注意事项范文

【关键词】装订会计凭；折剪裁技巧；工具的配务；注意事项

一、装订会计凭证

所谓装订会计凭证：指的是把单据、票证等整理配套、订成册的加工的总称。装订会计凭证、是会计核算工作的组成部分之一，也是会计实务中则是一项经常性的工作，更是会计档案立卷过程中非常重要的环节。由于会计凭证是重要的会计资料，在会计核算当期和以后相当一段时间内，有关经济监督部门在审查审核经济业务时，都需要不断的翻阅，会计凭证要长期保存得好，各方面查阅起来方便的话，必须要装订得科学、美观，否则，装订起来费时不说，使用起来也不方便，搞不好还容易掉页，造成会计资料残缺，影响会计档案的质量。

二、记账凭证所附的原始凭证整理（剪裁、粘、折）技巧

在实际工作中，记账凭证所附的原始凭证种类很多，为了方便日后的装订与保管，报销后应对附件进行必要的外形剪裁。如过宽过长的附件，一般进行纵向和横向的折叠。如a4纸大小对折，再折左上角。大于a4纸的折纸方法，如先折附件上边2至3厘米，然后对折，再折左上角。折叠后的附件外形尺寸，不应长于或宽于记账凭证，同时还要便于翻阅；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整；过窄过短的附件，不能直接装订时，应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上，原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同，各种不能直接装订的原始凭证，如汽车票、地铁车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等，都应按类别整齐地、鱼鳞状粘贴于粘贴纸的顶边处（二排或三排），不得超出。粘贴时一般横向进行，从右至左，并应粘在原始凭证的左边，逐张左移，后一张右边压位前一张的左边，每张附件只粘左边的0.5至1厘米长，粘牢即可。最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额。

三、装订工具的配备

所谓工欲善其事，必先利其器，东西准备齐了，接下来的过程才能顺利进行。由此可见磨刀不误砍柴刀，准备工作做好了，可以事半功倍。

一般装订工具配备如下：纸闸刀1架；取钉器1只；大剪刀一把；大针一枚，装订线一卷；手电钻1把（或装订器一台）；胶水1瓶；铁榔头1把；装订台1张；木垫板一块，铁夹若干只；美工刀1把等。

四、装订前的检查和准备工作

①把会计凭证按顺序排列按放在工作台上，检查记账凭证是否分月按1、2、3……顺序连续编制号，是否有跳号或重号现象。②检看一个月的会计凭证装订设为几册为好，防止厚薄不均，造成不美观。每册的厚度1.8-厘米左右为宜，但不宜超过2厘米。③要摘除记账凭证内的金属物（如订书订，大头针、回型针）。④要检查记账凭证顺序号、附件有否漏缺等，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。⑤检查记账凭证上有关人员的印章是否齐全。⑥垫角纸：可用120克左右厚度的牛皮纸、黄板纸等裁成边长为4至5厘米的正方型，然后再其中一角剪去少许待用。⑦三角型护角套：可在所在地会计档案专用商店购买护角纸，或者请印刷厂印制。笔者提倡用双层护角纸粘贴待稍干后，接着通过折剪粘做成三角型护角套吹干待用。

五、“二孔引线装订方法”或三孔引线装订方法

装订会计凭证应使用棉线或会计档案局购买的腊线。凭证整理整齐后，用两只铁夹夹紧左侧涂一些胶水封头干后，用“二孔引线法”或用三孔引线法在会计凭证左上角90度角平分线上（距左顶角分别1.5厘米和3厘米处）用手电钻打上二个0.3厘米或0.4厘米的眼，实行二眼一线打结，结扣应是死的。或用“三孔引线法”装订。装订凭证应使用棉线或会计档案局购买的腊线，在左上角部位打上三个孔，实行三眼一线打结，结扣应是活的。装订时尽可能缩小所占部位。使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

最后将准备好的双层三角护角套四边涂上少许胶水，直接套在“二孔引线法”或“三孔引线法”的角上，再用二只铁夹随接夹住，等15分钟左右即可拿去铁夹。

六、装订会计凭证的注意事项

1.封面封底均要用120克的牛

纸印制，封面封底尺寸应略大于所附的记账凭证。

2.不能把几张一份的记账凭证拆开装订成两删之中。

3.装订会计凭证厚度不一致，可用垫角纸，防止厚薄不均。装订好的会计凭证厚度最美观在1.8-2厘米之间。

4.会计凭证不得跨月装订，会计凭证少的可以一个月装订一本，一个月内会计凭证较多，可以装订成若干本，并在会计凭证封面上注明本月总册数和总本数。

随时注意会计凭证的飞边（飞边：飞，裁切、去掉之意。飞边指切除出血边位，仍装订术语。）方可保证装订牢固，美观。

5.装订成册的会计凭证必须在封面上加盖财务主管、保管人员、装订人员的印章

单位名称、年月和起讫日期、起止号码、凭证张数、附件张数。

6.按自然编号顺序编号，并在会计凭证显露处标明会计凭证的种类（ck14）、自然顺序编号xx、xx年月份，以便以后查证调阅等。

会计凭证一般每月装订一次。装订好的凭证一般是按月保管归档。

参考文献：

[1]包洪信.基础会计（中华会计函授学校教材）[m].中国财政经济出版社，2006，3.

第2篇：会计档案保管注意事项范文

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

第3篇：会计档案保管注意事项范文

论文关键词：合同档案,归类,管理,措施

1 企业合同档案的特征

要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。

1.1 法律性

人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。

1.2 凭证性

在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。

1.3 规范特征

合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。

1.4 相关文件多

企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。

1.5 合同档案数量多

与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。

2 合同档案集分式归类方法分析

2.1 以集分式归类原则为中心

从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。

2.2 集分式分类表

根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文

2.3 分类表的使用法方法

将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。“—”作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：2014—62—002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。

3 合同档案归类管理的注意事项

在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。

对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。

移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。

合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。

4 结语

企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。

参考文献

[1] 李林峰.企业合同档案管理难点问题分析及建议[J].中国科技博览，2013（20）：231.

[2] 王志伟.企业合同档案管理初探[J].机电兵船档案，2015（4）：40-43.

[3] 李莹.浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J].商业文化月刊，2015（15）：83-84.

第4篇：会计档案保管注意事项范文

一、做好导查工作

所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。

接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。

二、做好排查工作

在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。

三、做好代查工作

代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。

四、做好协查工作

协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门槛往往比较高,如需领导层层审批,要正式介绍信,内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作,对利用者大多不是推诿就是找不到人,使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆(室)没有收费依据标准,造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。4、在个别档案室里,给利用者开具的档案证明,一些部门“不买账”,有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”,因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路,把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆,这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期,要彻底解决以上问题,为利用者做好协查工作,就显得更为重要和必要。通常为利用者协查的具体做法是:首先,档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放,使利用通过导查能在较短的时间内,掌握档案馆馆藏的内容,为利用者查找档案提供有价值、有意义的线索。其次,向利用者明确档案馆在查档上的主体地位,即有统一、有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。第三,在档案馆内统一查档制度,统一收费票据,统一收费标准。最后,根据利用者的要求,档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。

第5篇：会计档案保管注意事项范文

（1）组织与管理控制。组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，其基本目标是建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约、防止或减少舞弊发生的目的。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。系统管理主要负责系统的硬件管理工作，从技术上保证系统的正常运行。审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

（2）严格授权制度。授权批准要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权范围、权限、程序、责任等内容，单位内部的各级管理者必须在授权范围行使职权和承担责任，经办人员也必须在授权范围内办理业务。审批人员应当严格按照授权批准权限的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限，经办人员应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理，对于审批人超越授权范围审批的事项，经办人有权拒绝办理并及时向审批人的上级授权保密报告。

（3）监控与操作分离。在电算化系统下，一个比较有效的方法就是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位，对每一笔业务同时进行多方备份。当会计人员进行账务处理时，其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上，由监控人员进行即时或定期审查，一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样明确了岗位的划分，实现了有效牵制。

（4）人员培训。计算机会计系统应在开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。外购的商品化软件应要求软件制作公司提供足够的培训机会和时间。

二、强化计算机自动控制机制

（1）开发、运用符合标准和规范的电算化会计系统。计算机会计系统的开发和发展项目，不论是自行组织还是购买商品化软件，都必须遵循国家有关机关和部门指定的标准和规范。其中包括符合标准和规范的开发和审批过程、合格的开发人员或软件制造商、系统的文件资料和流程图、系统功能模块的设计等。目前我国已经颁布的有关国家标准和规范主要由财政部1994年颁布执行的《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。

（2）数据和程序控制。数据和程序控制主要是对数据、程序的安全控制。程序的安全与否直接影响系统的运行，而数据的安全与否关系到财务信息的完整性和保密性。数据控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不毁损、不泄露、不被非法侵入。通常采用的控制包括接触控制、丢失数据的恢复和重建等，而数据的备份则是数据恢复和重建的基础，是一种常见的数据控制手段，网络中利用两个服务器进行双机镜像映射备份是备份的先进形式。

（3）网络的安全控制。网络的安全控制包括数据保密、访问控制、身份识别、不可否认和完整性。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括：数据加密技术、访问控制技术、认证技术、隧道技术等。通过上述技术可确保财务信息在内部网络与外部网络传输中的安全性。

（4）加强与开发商或供应商的联系，使系统软件不断升级。在线测试的实现使软件内部存在的漏洞能够得到及时解决。对于计算机软件来说，其内部错误或不足是无法避免的。因此其解决方法只有两个：一是在开发过程中加强交流，充分测试；二是在发现问题后及时解决。而在单机系统下，用户与软件供应商之间由于受空间、时间的影响无法进行充分的交流，减低了系统的可信赖性。但是网络时代，即使万里之隔也可以在几秒钟内建立连接，进行高时高质的通讯或软件传输。这给解决上述问题带来了方便。

三、加强日常管理机制

（1）严格系统操作环境管理和控制系统。操作环境包括系统操作过程以及系统的维护，操作过程控制主要通过制定一套完整而严格的操作规定来实现，操作规程应明确职责，操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件，如规定交接班手续和登记运行日志，规定数据备份及机器的使用规范，规定软盘专用以防止病毒感染，定期进行硬件及软件的维护，硬件维护包括：第一、定期进行检查并作好记录；第二、在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并作好记录；而软件维护要做好正确性维护、适应性维护、完善性维护三种。

（2）建立计算机机房管理制度。实行电算化以后，设立计算机机房的主要目的是：给计算机设备创造一个良好的运行环境，保护机器设备；防止各种非法人进入机房，保护机内程序和数据的安全，具体措施包括：第一、对进入机房内的人员进行严格审查；第二、保证机房设备安全的措施，如机房防火规定等；第三、保证计算机正常运行措施，如机房防潮，如数据备份规定，杜绝无关人员使用机器和外来未经检查的磁盘，专机专管及不准在计算机上玩电脑游戏等规定等。

第6篇：会计档案保管注意事项范文

[关键词]区级医院 会计电算化 对策

一、 区级医院实行会计电算化管理存在的问题

医院对会计电算化的问题不够重视。很多医院特别是区级或区级以下的医院,在会计核算中仍然采用手工记账和手工做账,导致会计核算不够准确,会计档案容易被人篡改或损坏。而且在国家实行全民医保联网的前提下,手工操作已经不可能满足现阶段的要求。医院对会计电算化的资金投入比较大,医院领导对一次性重大资金投入的考虑比较长远。对于之前完全手工做账的区级医院来说,药品管理、收费系统管理、病房一日清单管理、以及国家要求联网的医保管理,要一步到位的进行网络建设,需要的资金比较庞大。一般区级或区级以下的医院,得到国家下拨的资金是比较少的,基本上都是通过本院自给自足,自负盈亏,因而医院对于庞大资金的投入负担很重。

医院缺乏合格的会计电算化专业人员。实行会计电算化后,医院原有的会计人员虽然对会计业务比较熟悉,但是对计算机知识的了解却是有限的,特别是那些年龄比较大,资格比较老的会计人员,可能一直都没有接触过计算机,医院也没有对会计人员进行相关的计算机培训和考核。医院对于信息维护的安全隐患问题存在顾虑。由于缺乏必要的防病毒意识和维护措施,在实现了计算机联网和会计电算化之后,会担心计算机出现错误,出现丢失或破坏数据的现象,同时在各个科室的联网过程中也可能出现不能一步到位的情况,造成数据资料的不同步或者丢失,使原始会计数据不完整,从而影响到整个医院的会计管理。

二、 建立区级医院会计电算化的对策和建议参考

会计电算化系统是一项需要长期的不断投入和支持的软件工程,资金和人力资源都很重要,需要医院领导、全体职工的共同努力,才能确保整个会计电算化的建设过程顺利完成。医院领导要动员和组织医院的管理骨干和相关人员去参考其他已实现会计电算化操作的医院,学习如何建立及完善医院的会计电算化,并结合本院的实际情况,组建一个专门的筹建小组,统计出相关的预算支出明细,并实施相关的工作,务求可以更好的开展有关会计电算化的业务。

制定一个严格的会计电算化管理制度。在国家有关会计制度的基础上,制定本院相关的药品管理、收费系统管理、病房计价管理、医保管理、财务管理制度。要明确规定各项操作流程和注意事项,具体到各科室,具体到人,使相关操作人员可以按章办事,有章可循。同时可以防范某些人员的错误操作。

同时,要在建立会计电算化的过程中,不断的检查理论和实践出现矛盾的地方,并结合实际情况,不断地改正,不断地完善。从而使得系统越来越适合医院的运作,可以更好的为医院的发展提供坚实的基础。

建立一个完善的网络管理系统。聘请有专业资格和技术的计算机网络人员,定期维护网络,防范网络病毒,并及时更新相关软件,为前台工作提供最完善最可靠的保障。加强培训,提高会计电算化相关人员的素质。医院相关核算人员需持有会计电算化证,在会计电算化建立的过程中,要对相关人员进行计算机和相关系统操作的培训,使得原有的职工可以在原来的基础上更好的做好本职工作,更好的为医院和病人服务,同时可以稳定职工的工作情绪,不会担心自己的能力不够而丢掉饭碗。建立会计电算化系统后,要定期进行计算机及会计电算化相关系统的培训,与时俱进。

三、结语

建立和完善会计电算化内部管理体系,是促进区级医院会计电算化向深层次发展,使医院财务管理工作更趋科学化、合理化的重要保障。建立和完善区级医院的计算机联网和会计电算化,将会对加强会计监督职能,提高整个医院的管理水平,推动医院向高层次发展具有重要及长远的意义。只有实现了会计电算化,区级医院的发展才会有质的改变,否则连一些基本的国家规定的业务都实施不了,会对医院的经济和病人的健康造成重大的影响,得不偿失!

参考文献:

[1]谢兰.关于加强医院会计电算化管理的探讨.当代经理人,2006;12

第7篇：会计档案保管注意事项范文

关键词：现代企业；会计；标准化；问题；对策

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）03-0-01

一、前言

企业会计标准化关系着整个企业的稳定发展，可以从根本上保证会计工作的正常进行，建立科学的会计管理模式，对会计工作中所出现的责任问题能够具体到人。企业会计标准化也能够为企业的发展提供准确实时的会计信息，为企业的资金核算和科学管理提供渠道，也能够将各部分职能有机结合，发挥个体能动性，推进企业的发展。

二、企业会计标准化概述

（一）会计标准化的定义。受社会政治、经济和技术环境的影响，财务会计核算工作要求更加标准化、通用化和规范化。随着现代管理理论的发展，信息化技术也不断运用于会计核算，大大提高了会计人员的工作效率，实现了会计科学的根本变革。在不同的时期，会计标准化的定义也不断变换。会计标准化作为企业科学管理的一部分，是管理经济的工具，能够反映和监督物质资生产过程。会计也是一个信息系统，能够收集、处理和输送经济消息，它能够及时对企业活动进行组织、控制、调节和指导，促使人们进行比较分析、讲求经济效益，是了解价值活动的工具。

（二）会计标准化的作用。会计标准化能够为企业活动提供有作用的会计信息，促使决策透明化，为企业增加效益。会计标准化也能够帮助企业进行科学化管理，及时解决会计活动中所出现的错误，及时对会计信息进行更新处理，满足企业发展的需要。同时，会计标准化也能够最大限度地提高企业人员的工作效率，为企业建立良好的工作秩序，提高企业运行的稳定性，减少企业在经营活动中出现违规操作，提高企业的社会信誉。现代企业会计标准化也能够促使会计核算工作和会计监督工作的合法性和合理性，有助于企业进行科学管理，提高企业的经济效益。除此之外，企业会计标准化也能够加强各项管理制度的执行力度，对企业的领导和工作人员都具有约束作用，合理的奖惩制度能够推动企业工作人员的工作积极性，有利于明确职责，加强经验管理，提高企业的管理水平。

（三）会计标准化的基本内容。会计标准化并不仅仅是会计职能和会计工作的标准化，具体的会计标准化的内容有以下几个方面。

会计概念的标准化。会计概念标准化需要对会计所进行的工作进行全面的了解，能够为企业提供正确实时的会计信息，确保人们能够及时了解会计信息，以做好应对准备。

会计方法标准化。企业方法包括会计核算方法，确保每一项会计活动都能够有自身的计算方法，在确保不会影响会计信息准确性的基础上采用最直接简单的方法进行计算，由公司统一制定并执行，这样才能确保会计信息的合理性和实时性。

会计账户标准化。账户是大部分经济信息的重要来源，因此，企业需要加强对账户的科学管理，对账户进行分类整理，统一分类要求，并且对每一个会计项目都选用易懂的名称进行替换，并且做好注意事项说明，以免混淆。

会计档案标准化。会计档案是一切与会计信息有关资料的合集，企业需要对会计档案进行妥善保管，确保会计档案能够随着企业的不断发展而不断更新，以免由于会计档案信息失误导致企业遭受损失。

三、如何构建现代企业会计标准化流程

（一）明确会计标准化概念。会计标准化并不是单一层面的标准化，它是对企业会计活动的标准，能够规范企业会计人员的工作活动，同时也是满足企业发展的需要。会计标准化的构件是一个动态的过程，它在深度和广度上都随着企业的发展而发展，随着时代的变化而变化。因此在制定会计化标准的时候必须考虑各项因素，确保在一定时期内，会计标准化能够符合企业发展的要求，推动企业的可持续发展。明确会计标准化的概念还需要及时对企业会计系统中所存在的管理问题进行解决，确保能够企业能够贯彻实行企业标准化要求，对一切会计事务都进行统一规定，为会计活动制定良好的秩序，以增加各项资源的利用率，以最小的成本换取最大的经济利益。

（二）构建企业会计标准化系统。企业会计标准化建设是整个系统的建设，其中包括会计核算和会计管理工作的标准。不仅如此，会计监督工作也需要做好标准化管理。对企业会计活动进行分层管理，任意子系统都由具体的单项标准构成。企业会计标准化的构建首先需要确立统一的会计概念，同时对于各项子系统的执行标准也作出相应规定。企业会计标准化管理需要按照各项子系统的不同性质提出不同管理标准，不能将它们从上一级系统中分离出来，也必须确保其基本任务能够符合标准。对于会计职位和管理人员的分配也必须做到统一而行，减少例外情况的出现。

（三）做好企业会计标准化的流程管理。企业会计标准化的流程管理不仅包括程序管理的标准化，也包括管理模式的标准化。在流程管理程序中需要对过程输入阶段、过程中间阶段和过程输出阶段的管理内容作出相应规定，减少资源消费，确保基础性的管理工作能够到位。企业会计标准化工作的进行需要有执行方案来指导，因此，需要做好资料收集工作，进而对会计管理标准进行改进实施，确保会计信息能够在最短的期限内达到企业共享的目的，这样才能确保会计工作的正常有序进行。企业会计标准化流程的管理模式通常是“P-D-C-A”管理模式，即策划（plan）、实施（do）、检查（check）和改进（action）。这个模式处于不断循环状态，这样才能确保企业会计标准化工作不断改进，同时也能够及时解决会计活动中所出现的问题，确保每一项工作的开展都能够符合会计标准，提高会计标准化水平，推进企业的可持续发展。

四、小结

现代企业会计标准化的构建能够提高企业的科学管理水平，能够帮助企业人员及时对会计信息进行分析管理，以获得最实时有效的会计信息，推进企业的适应能力，帮助企业在市场经济环境中提高自身的竞争力，为企业赢得经济效益和社会效益。

参考文献：

[1]高方露.现代企业会计标准化探究[J].北京工商大学学报（社会科学版），2007，22（4）.

第8篇：会计档案保管注意事项范文

一、电子文件的整理

1、基建、设备等电子文件的整理。

基建档案的形成一般是利用计算机使用规范的纸张打印输出的，所以，在数据信息整理时就要按档案管理的要求进行输入，就是对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户可以直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件载体的同时，应附上电子文件的内容说明和注意事项。

2、财务电子文件的整理。

学校财会账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘的形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。

3、其它电子文件的整理。

现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理、教学管理系统等内容。对这些电子文件该如何进行整理呢？我认为：计算机与信息中心接收相关数据后，应该进行集中处理，经汇总的数据再通过信息中心输送给各部门共享。随着每年数据的更新，过期的数据应按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

二、归档方式和途径选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。

1、开通专线进行电子文件归档。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未被传输且具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，向档案部门进行专线传输。档案部门经与信息管理部门协商后，形成常见的文件格式（如DBF、DOC、TXT、EXE等），然后由档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档案号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行检索。

2、由计算机信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要，各校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立了校园信息管理系统。由于计算机与信息管理中心具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳的归档途径之一。

总之，无论利用何种归档途径，都必须按照单位统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自主地从网上下载，以确保电子文件形成部门所形成的文件数据具有可靠的真实性和准确性。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，进行分类归档。

三、完善归档制度

1、电子文件来源广泛，其形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理员与计算机技术人员等。因此，将头绪如此之多的电子文件进行收集归档，必须要靠制度来约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件的归档工作纳入到本单位的立卷归档制度之中，并列入到信息管理工作程序，认真地做好布置、检查、总结、考核等日常所必须的管理工作。

2、形成“双轨”归档制度。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式进行保存。为了使电子文件和纸介质文件达到内容真实相符，所以有必要采取“双轨制”进行文件的归档，即纸介质与光磁介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。

四、电子档案的保护

第9篇：会计档案保管注意事项范文

近几年来，随着我国经济发展对会计工作要求的提高及我国会计工作与国际接轨，许多企事业单位如医院等都实现了会计电算化，从而大大提高了医院会计核算的准确性和及时性，也提高了财务人员的工作效率，医院财务管理水平得到了提升。但与此同时，由于医院管理层和财务人员对于电算化管理条件下的内部会计控制认识不足，存在着体系不全、控制不力的现象，由此引发了轻则会计信息不准确、重则医院资产不安全等问题，甚至出现了一些大案要案。因此，建立健全医院会计电算化系统内控制度已刻不容缓。

内部会计控制是指单位为了保证会计信息质量，保护资产的安全与完整，确保有关法律规章制度有效实施而制定的一系列方法、措施和程序。随着医疗卫生改革的不断深入和国家对事业单位预算管理体制的改变，传统的内控制度已不能适应医院财务管理的要求。建立一个适应医院会计电算化管理的内控制度，是医院经济健康运行的保证。

一、建立会计电算化岗位责任制度

建立合理严密的电算化系统的组织机构，完善组织控制体制，根据不相容职务相分离的原则，合理地进行岗位分工，明确岗位职责，确保权责分明。并根据《会计法》的要求，有计划地进行岗位轮换，相互制约，相互监督，最大限度地防范和化解会计工作风险。

二、建立会计电算化操作控制制度

为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的概率，应制定上机守则与操作规程和注意事项；明确上机人员操作会计软件的内容和权限，严格管理操作密码，不与他人共享，并定期修改口令和密码；操作人员离开前应执行相应命令退出会计软件，非授权人员不得随意操作计算机会计软件；完善上机操作日志并指派专人保管。

三、建立计算机硬件、软件和数据安全管理制度

1.硬件。配备运行效果理想、性价比最佳、售后服务好的品牌机；配备UPS不间断电源，保证数据库服务器和工作站有足够的延时保护；定期对有关的设备进行保养维护。其他工作人员不得随意使用电算化系统的设备上机操作，专职工作人员不得在计算机上进行有损系统安全的操作（如玩游戏等）；在未经批准的情况下设备和软件不得外借，不得私自拆卸机器；采用安全网关（防火墙）技术、访问控制技术、数据加密技术、身份认证技术等，建立综合的多层次安全防范体系；工作站不能私自和其他网络互连，以防止系统遭受外界侵扰。

2.软件。单位购买财务软件必须采用持有财政部颁发的《商品化会计核算软件评审合格证》的正版软件，软件的技术指标应符合单位特殊核算的要求和行业特性以及单位发展的需要，并能保证会计数据安全可靠。财务软件也应符合操作方便、通俗易懂、售后服务好、能及时提供日常维护、版本升级和软件再开发等要求。在计算机工作期间要定期检查应用程序和系统软件的可靠性，确保并存于同一系统的各种应用软件之间的兼容性，确保后台数据库不被绕开财务软件直接进行访问。这样，可以有效地避免来自会计软件的风险，避免错误的会计信息的产生。安装正版的杀毒软件，不用盗版软件，不用来路不明的磁盘，不随意下载，不打开和阅读来历不明的电子邮件，经常对计算机进行软盘和硬盘的病毒检测并对相关的软件进行及时升级。设置防火墙，使用入侵检测软件，及时查杀病毒，保证计算机正常运行。

3.数据。对业务的合理性、合法性和完整性进行检查和控制，各种录入的数据均需经过严格的审批和必要的授权，并具有完整、真实的原始证明；要有防止或及时发现数据丢失、重复或出错等情况的控制措施；不得使用数据库工具对数据库进行直接更改，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。

四、建立会计电算化档案管理制度

妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质，存放地点应防高温、防漏、防尘、远离强磁场，并定期进行检查和复制，坚持双重备份制度，防止会计档案丢失。为了确保数据和信息安全、完整，便于调用、更新和检查，应当对存储数据的各种磁盘或光盘做好标识，妥善存档，有关文件的修改、更新等操作都应附有书面授权证明，并登记整个操作过程，同时系统应具有自动记录能力，以便查询或跟踪检查。

五、建立计算机内部审计制度

会计电算化系统的建立和实施，使得会计本身发生了很大的变化，对电算化会计系统的审计与对手工账簿的审计相比，在审计内容、方法上也相应发生了变化。需要对其系统内部控制、电算化过程和结果进行全程的内部审计，并且应根据电算化的特点和发展趋势，不断完善和创新。

1.对会计资料定期进行审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵循《会计法》及有关法律、法规的规定，审核费用签字是否符合内部控制制度的要求，凭证附件是否规范完整。

2.审查机内数据与书面资料、实物资产的一致性，是否账表相符、账实相符、账账相符；对不符合要求、错误的账表要及时纠正和调整。账实核对是保证医院会计资料真实、完整的根本途径。

3.监督数据保存方式的安全性、合法性，防止非法删除、修改历史数据等现象发生。