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Abstract: In this paper, aiming at the possible risks for the enterprise acceptance phase of the technological transformation project, combined with requirements of five principles of internal control, reasonable suggestions are proposed, focusing on the management portion of the financial internal control involved in two phases of completion settlement and final accounts of completion, so as to refine project completion and acceptance process, conduct the final accounts of completion in time, and enhance the infrastructure financial management performance.
关键词: 竣工结算;竣工决算;内部控制五原则;财务内控
Key words: completion settlement;final accounts of completion;five principles of internal control;financial internal control
中图分类号:TU723 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2012)24-0068-02
0 引言
工程验收指工程项目竣工后由建设单位会同设计、施工、监理单位以及工程质量监督部门等有关单位,对该项目是否符合规划设计要求以及建筑施工和设备安装质量进行全面检验的过程。工程验收是工程项目由建设阶段转入生产和使用阶段的标志,也是对项目建设是否符合设计要求和质量的最终把关,如果项目竣工验收不规范、把关不严,可能造成虚报投资完成额、虚列建设成本或者隐匿结余资金等较大的不确定性和风险。
工程项目竣工验收的每个阶段都可能遇到不可控的风险,本文针对工程项目竣工结算、竣工决算两个阶段中涉及财务的几个具体业务活动的风险点进行阐述,遵循内部控制全面性、重要性、制衡性、适应性、成本效益性五项原则,探寻相互制约相互监督的内控机制,加强财务管理和财务监督,促进建设项目及时投产、发挥效益。
1 项目竣工结算、竣工决算过程中可能遇到的风险
1.1 竣工结算、竣工验收制度管理:①调整补充财务管理办法:有关工程竣工结算、竣工决算财务管理办法不够全面、规范。②流程不顺、职责不清:相关标准、程序不明晰,协调沟通不利,有部分重复工作步骤。
1.2 项目竣工结算验收阶段的管理:①竣工结算编制不细,不能通过审查:施工单位编制的竣工结算不细,不能通过审查。②提前办理工程价款结算:未进行工程竣工结算审核,即与建设单位办理工程价款结算。
1.3 项目竣工决算验收阶段的管理:①达到可使用状态资产核算不规范:项目购建的达到可使用状态资产估价、结转不及时。②日常不积累,竣工时很被动:工程已接近完工才开始准备竣工验收资料,丢三落四,不利于竣工决算的编制。③竣工验收阶段工作流程职责不清:认识不足,工作流程上没有衔接,认为财务竣工验收只是财务部门的工作,相关计划、实施、接收等部门不通力配合,财务竣工决算编制不合规。④重点不突出,导致报表质量不高:项目竣工财务审计验收中,如果提交的竣工决算报表有偏差,将无法通过审计。
2 项目竣工结算、竣工决算过程中风险控制的几点建议
在竣工验收环节,除对工程质量进行验收,还有竣工结算和竣工决算两项重要工作。
2.1 结合内控制衡性、成本效益原则,规范健全各项流程制度:
2.1.1 内控制衡性原则:应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督机制,同时兼顾运营效率。要求企业完成某项工作必须通过不隶属的两个或两个以上的岗位和环节;同时,还要求履行内部控制监督职责的机构或人员具有良好的独立性。
2.1.2 内控成本效益原则:应当权衡适时成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。必须统筹考虑投入成本和产出效益之比。对成本效益原则的判断需要从企业整体利益出发,尽管某些控制会影响工作效率,但可能会避免整个企业面临更大损失,此时仍应实施相应控制。
2.1.3 补充规范财务管理办法:按照内控制度要求,调整补充财务相关管理办法,强化工程全过程的监控,确保工程项目的质量、进度和资金安全。健全资金管理制度,准确及时进行账务处理,真实体现资金的流入流出,保证项目资金有效控制、合理使用。推进项目建设和核销进度,杜绝虚报投资完成额、虚列建设成本或者隐匿结余资金等情况发生。
一、当前工程竣工验收备案工作存在的问题及难点
1.工程竣工验收备案手续办理不及时,存在未验收即投入使用的工程。有的单位工程交付使用后不按时备案,这不仅影响产权证的办理,而且会给使用单位造成损害。有的建设单位不能及时到消防、环保等部门办理相关验收手续,造成了工作的拖延甚至有的直到工程竣工验收,相关手续仍未补办齐全,影响了建设工程竣工验收备案的进程。
2.工程建设责任主体单位对工程竣工验收备案重要性和必要性认识不足,责任意识、法律意识淡薄。群众的工程质量意识淡薄,对住宅工程必需的交房条件(一证两书)缺乏了解。
3.部门之间缺乏沟通配合,影响竣工备案工作落实。建筑工程竣工验收备案工作不是某一个部门能单独完成的事项,他需要主管单位、建设单位、施工单位、安全、质量监督单位的互相协作实施完成。信息不能共享,缺乏必要的沟通,有了问题如同踢皮球,不按文件规定实施竣工备案,弄虚作假等,这些问题和现象严重影响备案工作的实施和质量的提高。
二、做好建筑工程竣工验收备案工作的有效措施
工程竣工验收是工程项目竣工的最后一道工序,也是检测建筑质量是否符合设计和施工验收规范的重要环节。为了严把质量关,房屋建筑工程备案工作应从工程立项之日起就开始进行。
1.加大宣传力度,增强备案意识。备案工作的全套资料必须由建设、勘察、设计、施工、监理、规划、环保、消防等多个单位共同制作才能完成,。为改变工作开展初期多数建设单位备案意识淡薄的状况,质监站狠抓备案的宣传工作,公开竣工验收、备案工作的程序、制度和提交资料的详细地点,开展建设工程咨询活动,不断扩大受教面,引起建设单位的重视,跟相关部门备案意识大大增强。
也就是说,实行工程竣工验收备案管理制度,促使勘察、设计、监理、施工等单位建立健全内部质量控制体系,加强了内部的质量管理,为提高建筑工程质量提供了可靠保证。
2.加强服务意识,提高服务水平。工程竣工验收备案部门是一个面向社会的服务窗口。我们要充分认识到工程竣工验收备案工作的重要性,严格把关认真审查每一份备案资料,对不符合工程竣工验收备案要求的工程,实行“问题一次性告知制度”,发给相关单位备案存在问题告知书,将存在的问题一一写明,并详细地告知办理步骤,让办事单位对备案流程有清晰的了解,对存在的问题做到心中有数。
3.加强事中管理,提高备案效率。一项工程从开工到竣工历时短则几个月,长则几年,备案资料产生于不同的施工阶段和环节,稍有不慎就会发生漏办、未办现象,等到后期发现再补办就比较困难。为解决这一问题,我站在工程开工前要求建设单位按照备案提交的详细清单准备资料,同时约定联系方式,以便及时进行反馈交流。在工程建设过程中,质监站定期进入施工现场,检查备案资料的收集整理工作,为工程竣工验收备案做好准备,既防止了漏办,又避免了重复劳动,使备案的工作效率明显提高。
4.加强工程备案立卷归档整理,提高档案的利用率。竣工验收备案资料是由多个部门依据相关法律、法规、标准审定的资料,具有法律依据的作用,为今后的权属确定、解决纠纷、事故分析等提供充分的依据。为此,相关机构要按照《工程档案管理规范和标准》及时将备案资料进行整理、归档并输入计算机管理不仅极大地方便了用户,充分发挥备案工作的效用,还能体现这一工作的延伸价值,为城市建设提供更好的服务。
5.责任到人,并实施信息化管理。(1)竣工验收备案有着特殊的法律意义,是法律文书,直接关系到建筑单位和施工单位双方责任,包括保修责任、保修时间、质量缺陷责任以及遗留问题处理等,同时还关系到房屋销售与购房者之间的质量保证和保修时间。《建筑工程质量管理条例》规
定,建筑工程竣工验收备案合格后,方可交付使用;未经验收或验收不合格的,不得交付使用。(2)信息化方式可将整个建筑企业、整个建设项目管理的诸多环节、各工程项目组建信息网络,在资料传递、查询方面省去大量物力和人力,并且可以推进资源共享,信息最大化利用。 6.加大执法力度,开展全民监督。可以说,竣工验收备案证是一项工程可以合法使用的证明,但仍有工程在未进行竣工验收备案的情况下即投入使用。因此,应该让群众参与监督,接受群众的举报,将问题工程、违规工程在网上曝光。
7.加强各部门联动,合力促进建筑市场健康发展。竣工验收备案管理部门,可以说是建筑工程整个流程的出口。一个工程直至竣工验收备案办理完毕,才可以说是整个建设过程的结束。因此,竣工验收备案管理部门与其他各个建设行政管理部门之间的联动机制尤为重要
8.按照国家规定执行,同时加强对新文件的学习,以更好地贯彻国家的新文件、新精神。(1)我国关于质量标准方面主要颁布的法律标准有《建筑工程质量管理条例》和《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》,建筑工程的资料与建筑工程质量有着不可分割的联系,在施工过程中应该将施工日志、单位工程施工组织设计、施工组织设计审批表、设施设计、施工进度计划、施工现场平面布置图、质量交底记录、设计交底记录、图纸会审记录、施工测量记录、施工物资资料、分部验收记录全部保存并和竣工验收技术资料报送本工程质量监督机构进行审查,工程单位认真做资料整理,具备验收条验才开始申请组织验收。(2)政府对建筑工程的管理政策也在随着社会的发展现状而在不断地调整。因此,在竣工验收备案工作中,学习是永远不变的信条。尤其要加强对新文件的学习,以更好地贯彻新文件、新精神,真正在备案工作中做到与时俱进。
近年来,我市住宅工程质量尽管有了明显提高,但仍存在屋面渗漏、墙体潮湿霉变、塑窗闭封不严等诸多群众反映强烈的质量缺陷。为进一步加强住宅工程质量管理,解决目前住宅工程中存在的影响使用功能和居住环境质量等问题,确保全市住宅工程质量稳步提高,现就加强我市住宅工程质量管理工作的有关要求通知如下:
一、提高认识,突出抓好住宅工程质量管理重点环节,把工程建设各方主体的质量管理责任落实到位
住宅工程质量,不仅事关我市国民经济和房地产市场的健康发展,而且直接关系到广大人民群众的切身利益。质量管理部门和工程建设质量责任主体,要从实践“三个代表”重要思想的高度,充分认识当前做好住宅工程质量工作的重要意义,切实增强搞好住宅工程质量的紧迫感和使命感。根据我市住宅工程质量现状,确定提高住宅工程质量的阶段目标和任务,制定科学可行的创建“无质量通病住宅工程”和“精品住宅工程”活动计划,进一步完善激励机制,不断提高住宅工程质量总体水平。
(一)建设单位(含开发企业,下同)是住宅工程质量的第一责任者,对住宅工程的建设质量全面负责。建设单位应设立质量管理机构并配备相应人员,加强对施工质量的过程控制和验收管理。在工程发包和材料采购上,要严格执行国家相关规定。在工程建设中,要保证合理工期、造价,不得擅自降低设计标准,变更审查批准的施工图设计文件。
建设单位应在住宅工程的显著部位镶嵌铭牌,将工程建设的有关单位名称、主要参建人员和工程竣工日期向社会公示。
(二)建设单位应设立工程质量投诉接待处理和回访部门,并在《住宅质量保证书》中注明联系人、电话和地址。对发生的住宅工程质量投诉,由建设单位负责并组织有关责任方解决质量问题。对暂时无法落实责任的问题,建设单位应予先行解决,待质量问题查明后由责任方承担相关费用。
(三)设计单位应严格执行国家有关强制性技术标准,施工图需经审查机构审查通过后方可组织施工。
(四)施工单位应严格执行国家《建筑工程施工质量验收规范》,强化施工质量过程控制,保证各道工序的施工质量达到规范要求和施工图设计要求。要结合我市处于高寒地区的特点,制定本企业的住宅工程施工工艺技术标准,对容易产生空鼓、开裂、渗漏的屋面、墙体,塑钢门窗安装、卫生间防水等施工环节,要制定详细的施工方案,进行专项治理,并采取相应有效的技术保障措施。
施工单位应根据国家和省、市住宅工程保修规定,积极履行保修义务。
(五)监理单位应针对工程建设实际情况,制定监理规划和监理实施细则,按照国家规范和技术标准,严格把好质量验收关,前道工序验收不合格的,不得进行下道工序施工。要将住宅工程结构质量、使用功能、防渗漏、防结露及室内环境质量作为监理工作的控制重点,切实履行好现场监理责任。
(六)单位工程竣工验收前,建设单位应组织施工、监理单位,按照省建设厅《关于印发<住宅工程质量分户验收管理办法(试行)>的通知》要求进行分户验收。
1.住宅工程质量分户验收,应根据国家和*省关于《建筑工程施工质量验收统一标准》、《混凝土结构工程施工质量验收规范》、《砌体结构工程施工质量验收规范》、《建筑装饰装修工程质量验收规范》、《建筑地面工程施工质量验收规范》、《建筑电气工程施工质量验收规范》等相关规范标准组织实施。
2.住宅工程质量分户验收检验批主控项目和一般项目的观感质量应全数检查验收,需要实测实量的项目要使用专业检查工具。在公共部位检验批验收完后,要及时填写分户质量验收记录表。
3.建设单位在申报单位工程竣工验收前,建设单位项目负责人、总监理工程师和施工单位项目负责人,要在《住宅工程质量分户验收表》上签字并加盖验收专用章。
4.工程质量监督站将《住宅工程质量分户验收汇总记录》作为申报单位工程竣工验收所需要件之一,并监督分户验收的落实情况。
(七)建设单位在组织单位工程竣工验收前7天,应携带工程竣工验收所需要件到质量监督机构申报验收,工程竣工验收合格之日起15日内到市(县、市)建设工程所在地的工程质量监督机构办理竣工验收备案手续。
二、认真贯彻落实国家、省、市关于民用建筑节能法规、标准及相关文件精神,确保我市节能住宅工程质量
按照建设部《民用建筑节能管理规定》、《关于新建居住建筑严格执行节能设计标准的通知》和《民用建筑工程节能质量监督管理办法》要求,建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、施工图审查机构、工程质量检测机构等单位,必须依照国家有关建筑节能的法律法规和技术标准,履行合同约定义务,并依法对民用建筑工程节能质量负责。特别要做好“三玻”节能外窗的落实,屋面防水、外墙保温节点的处理及节能保温材料验收把关等工作。
三、采取有效措施,切实加强对住宅工程质量的监督管理
(一)住宅工程完成质量监督注册后,质量监督机构应针对工程特点制定并送达监督计划,同时依据建设、施工单位的质量管理水平实行差别化监督。
(二)质量监督机构应加大对影响住宅工程质量的重要结构工程及使用功能的抽查力度,尤其要对防水工程、外墙保温工程、填充墙面层处理、塑钢门窗制作与安装工程等实行专项治理。
建设地点:_______________________
建设单位:_______(以下简称甲方)
施工单位:_______(以下简称乙方)
签约时间:_______年____月______日
签约地点:_______________________
根据《中华人民共和国合同法》、《建筑安装工程承包合同条例》及有关规定,结合本工程实际情况,签订本合同,以资双方共同遵守。
第一条 工程概况
(一)工程名称:_______私家花园工程。
(二)建设地点:_____________________
(三)工作内容:约100平方米环境绿化工程,具体工作详见甲方签审的施工图及图纸会审所涉调整内容。
第二条 工期
该项目工程总工期_______天。开工时间从甲方批准的开工报告次日起计。
(一)如遇下列原因工期顺延:
1、 未及时签审施工图纸和施工组织计划;
2、 设计变更;
3、 甲方未能按期提交施工场地;
4、 连续4小时遇雨和停水、停电;
5、 未按合同规定时间拨付工程款项;
6、 遇不可抗拒因素。
(二)竣工验收:
1、 甲方在收到乙方竣工报告的5日内组织验收,否则视为默认工程合格并进行竣工结算;
2、 若未能通过竣工验收,双方应确定整改方式及时间,再次验收程序同上款。
第三条 工程合同总价及支付方式
(一)结算依据:
1、 依照1999年颁布的《全国统一建筑工程基础定额重庆市基价表》中土建、水电、装饰、园林、安装等相关定额执行,劳动保险费按c级取费,工程类别按定额说明执行。定额缺项部分由乙方报价,双方共同确定价格后按实计算;小品项目按市场价定价;
2、 甲方签审的施工图、施工图预算以及未计价材料确认价;
3、 甲乙双方签署的工作签证单以及涉及调整(更改)部分变更通知书;
4、 竣工图。
(二)合同金额:
1、 本合同暂定造价6万元;
2、 工程竣工验收后按实结算。
(三)合同金额的支付时间:
1、甲方在乙方进场后一周内,向乙方支付合同总金额的15%作为的备料款。
2、工程竣工验收合格后,甲方支付乙方合同总额的40%;
3 、工程竣工验收后一个月内办理竣工结算,结算办理完成后三个月内甲方付至结算价的95%,余额5%作为质保金,保活期到后支付3%,保修期满后甲方付清余款。
第四条 关于设计调整(更改)
本工程涉及设计调整(更改)工程项目,待调整资料完善并经甲方签审后,工程量及造价按本合同原则第三条进行增减。
第五条 质保期
(一)质保期:从递交竣工报告后的第七日起算。保修期按建设部XX年第80号令执行,普通植物保活期半年,贵重植物(1000元以上)保活期为一年,工程的其它部分保修期为一年。
(二)成活率:植物管护移交时按行规达到_______%的成活率。
第六条 双方的责任
(一)甲方责任:
1、保证施工场地具备开工条件,保证施工所需用水、用电;
2、合同签定后三日内审定乙方的施工组织计划及施工图,并以书面形式通知乙方;
3、负责协助办理施工的各项进场手续;
一、配套设施建设纳入基本建设程序管理
(一)凡在城市规划区内新建住宅,必须按照城市规划要求配套相关城市市政基础设施和公共服务设施,并依法办理建设手续。本意见所称住宅配套设施是指小区内的道路、路灯、桥梁、给排水、供电、供热、燃气、消防、邮电通信、有线电视、环卫、园林绿化、居民活动场地、停车场、停车库等基础设施和物业管理用房、社区管理用房。
(二)住宅配套设施建设,应当统筹安排,与主体工程同步组织规划、设计、报批和施工,同时验收交付使用。
(三)规划管理部门在审批新建住宅详细规划时,应当落实市政基础设施和公共服务设施等配套项目,在核发新建住宅项目规划许可时,同步审批建设项目主体工程及配套设施、公共服务设施和外部环境工程。
(四)建设单位报审住宅工程施工图,应同时报审各单项配套工程的施工图。施工图审查机构根据规划行政主管部门出具的新建住宅项目详细规划和提出的规划设计条件要求进行审查。
(五)建设行政主管部门受理建筑工程施工许可申请,应同时将与其配套的线路、管道、设备的安装项目和市政、园林工程项目等配套设施作为许可内容。凡配套设施工程未进行施工图纸审查或审查不合格、未按规定办理工程质量及安全监督手续、未办理开发立项手续、未委托工程监理、未落实建设资金的项目,不予核发《建筑工程施工许可证》。建设单位未领取《建筑工程施工许可证》,不得开工建设。
二、加强配套设施的规划、建设和质量管理
(一)加强规划监管。经规划许可的配套设施建设工程项目,从开工到竣工前的各个阶段必须接受规划管理部门的监督检查,每个阶段经规划管理部门初验合格后方可转入下一阶段施工。
(二)加强建设监管。开发行业主管部门负责对配套设施的建设投资、建设内容、工程进度等进行监督管理。建设单位应当在项目开工前与开发行业主管部门和其委托的银行签订配套设施建设资金投入协议,按照项目建设进度向开发行业主管部门申报配套设施施工计划,由委托银行按照协议和批准的配套设施施工计划向建设单位支付储存的资金。建设单位要切实保证承担的配套设施建设资金的投入,并接受开发行业主管部门的监管。
(三)加强质量监管。
1、实行监理制。配套设施项目的施工,必须由具备相应资质条件的监理单位进行监理。监理单位必须配备合格的监理人员。未经监理人员签字认可,建筑材料、构配件和设备不得在工程特别是隐蔽工程上使用或安装,否则,不得进入下一道工序的施工,不得进行竣工验收。监理人员要按有关规定做好旁站监理和见证取样工作,按作业程序即时跟班到位进行监督检查,对达不到质量要求的工程不得签字,并有权责令返工,有权向建设行政主管部门报告。
2、加强施工合同管理。配套设施项目的施工必须签订合同,并报开发行政主管部门备案。承担配套设施工程施工的单位必须具备建设行政主管部门认定的资质等级,必须配备足够的工程技术人员。建筑施工管理部门要加大对配套设施施工合同的监管力度,严禁签订虚假合同、冒用资质签订合同。
3、建设工程监督机构要加强对配套设施工程质量责任主体、有关机构质量行为、工程实体质量以及有关质量文件的监督检查,对工程建设各方违法违规降低工程质量的行为,严格按照国家有关法律法规进行处罚。要对进入住宅配套设施工程现场的建筑材料、构配件和设备加强监督抽查,严禁无出厂合格证、无实验报告、无见证取样送检资料的建筑材料、构配件和设备在工程中使用。
4、实行工程质量终身责任制。配套设施项目的建设、勘察、设计、施工、监理等单位的法定代表人及具体工作人员,按各自的职责对其经手的工程质量负终身责任。
5、工程竣工交付使用后,配套设施在保修范围和保修期限内发生质量问题的,由施工单位履行保修义务,并对造成的损失承担赔偿责任;质量保修期满后,在设计合理使用年限内,因工程质量不合格受到损害的,产权人有权向建设单位要求赔偿。
(四)建设单位是住宅配套设施工程建设的第一责任者,对配套设施工程建设全面负责。建设单位应设立质量管理机构并配备相应人员,加强对设计和施工质量的过程控制和验收管理。在工程建设中,要保证合理工期、造价和设计标准,不得擅自变更已审查批准的施工图设计文件等。配套设施建设不完善,出现漏项、自行降低标准、建设滞后等问题,由各管理部门依照有关法律法规的规定追究建设单位的经济和法律责任。
三、加强配套设施验收和备案管理
(一)住宅配套设施建设应达到下列要求,方可予以规划验收。
1、配套设施建设齐全,符合规划许可要求。
2、对违法建设的配套设施,经规划管理部门行政处罚,并履行完毕,达到要求。
3、配套设施竣工后,建设单位须委托规划管理部门认可的勘察测绘单位进行竣工测量,并完成竣工图编制。
4、配套设施竣工档案材料已向城建档案馆移交,并取得城建档案管理部门出具的工程施工档案预验收认可文件。
对配套设施项目不健全、不符合规划设计要求的住宅工程,不予核发《建设工程规划验收合格证》,该工程不得组织进行竣工验收,并由开发行政主管部门按有关法规,组织招标,完成不健全的配套设施项目建设,同时监管使用配套设施建设资金。
(二)住宅配套设施建设应达到下列要求,方可予以竣工验收。
1、生活用水纳入城市自来水管网。使用地下水的,须经有关部门批准;
2、用电纳入城市供电网络,不得使用临时施工用电和其他不符合要求的用电;
3、供热纳入热电管网或区域供热系统,并实现并网。
4、民用燃气纳入城市供气网络,并实现户外管线对接;
5、雨、污水排放纳入永久性城市雨、污水排放系统;
6、所在区域按照规划要求配建公共建筑设施和物业管理用房、社区管理用房;
7、完成区内道路和软硬铺装。绿化建设因季节原因无法及时完成的,建设单位应提供按时完成绿化配套的书面承诺。分期分批建设的住宅区最后一批住宅交付使用时,绿化配套和小区围墙应全部建成;
8、完成区内环卫设施建设,生活垃圾纳入城市清运排放系统;
9、住宅小区应经招标选聘物业管理企业或有前期物业管理合同。
(三)住宅配套设施工程的竣工验收与主体工程的竣工验收同时进行,由建设单位负责组织实施。工程竣工验收前,建设单位应当向项目所在地的房地产开发主管部门提出竣工申请,由房地产开发主管部门协助建设单位组织实施。
(四)竣工验收执行建设部规定的基本程序。工程勘察、设计、施工、监理以及有关部门作为验收组成员,对工程勘察、设计、施工、设备安装质量和配套设施建设等方面作出全面评价,并形成经验收组成员签署的工程竣工验收意见。
(五)建设工程质量监督部门负责对工程竣工验收的组织形式、验收程序、执行验收标准等情况进行现场监督,发现有违反质量管理规定行为的,责令改正,并将对工程竣工验收(含配套设施竣工验收)的监督情况作为工程质量监督报告的重要内容。
(六)建设单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内,依照国家有关规定,到建设行政主管部门办理备案。建设单位未在规定期限内办理竣工验收备案的,备案机关责令改正,并依法予以处罚。
(七)未经竣工验收或竣工验收不合格的住宅工程不得投入使用,未取得《房屋建筑工程竣工验收备案书》的住宅工程,房屋产权产籍管理部门不予办理产权确认手续。
【关键词】项目管理;用电信息采集项目;营销项目
用电信息采集系统建设是营销项目的最重要的组成部分,最近几年投资较大。营销专项计划设立时间短,缺乏管理基础和经验,在实际工作中还存在一些不足,主要表现在:一是项目可研、立项和投资标准等工作跟不上,存在预安排项目、预估算投资计划的现象;二是项目计划执行进度不均匀衡,存在突击完成资金进度的现象;三是项目过程管控不到位,项目实施的监督检查较少,对项目的实际完成情况缺乏监控;四是项目后续管理不到位,档案资料管理不规范,效益分析评价不重视。本文从用电信息采集系统的特点出发,探讨采集项目管理中相关规范和流程。
1 项目管理特点
项目管理与传统的部门管理相比最大的特点是注重综合性管理,并且项目管理有严格的时间限制。具体来讲有以下几个特点:①项目管理的对象是项目或被当作项目来处理的运作;②项目管理的全过程都贯穿着系统工程的思想;③项目管理的组织具有特殊性;④项目管理的体制是一种基于团队管理的个人负责制;⑤项目管理的方式是目标管理;⑥项目管理的要点是创造和保持一种使项目顺利进行的环境;⑦项目管理的方法、工具和手段具有先进性、开放性;⑧项目管理是一项复杂的工作;⑨项目管理的本质是计划和控制一次性工作,在规定期限内达到预定目标,一旦目标满足,项目就失去其存在的意义而结束。
2 用电信息采集项目管理流程
把用电信息采集项目按照实施过程进行分解,可以分解成项目立项、施工准备、现场施工、竣工验收、项目内审、竣工验收等6个环节,各个环节的流程关系如下:
2.1 项目立项
项目立项是采集项目合法性、科学性与合理性的重要保证。按照营销项目管理办法相关要求,严格执行营销项目储备制度,建设营销项目储备库,对未纳入公司营销项目储备库的项目,不予立项。首先对项目进行综合整理,编制项目可行性研究报告(建设方案)或项目说明书,对项目进行审查、评级和排序,并依据排序结果确定储备项目,建立本单位营销项目储备库。本文中的建设管理单位是指参与组织、管理和实施采集项目的地市(县)供电公司。
2.2 施工准备
施工准备包括方案设计、招标采购、合同签订、检测验收、物资领用、开工手续办理等工作。
(1)按照用电信息采集系统系列技术标准,组织制定采集项目建设典型方案;各建设管理单位应按照典型方案和技术标准要求,组织有资质的单位开展现场勘查和施工图设计,明确客户信息、设备选型、安装位置、物料需求等内容,编制项目概算。
(2)招标采购包括采集项目涉及物资和服务(设计、施工、监理等)的采购,其过程应按照公司物资集约化管理要求,由公司总部或省公司统一组织实施。对单项投资达到3000万元以上的采集项目应实行强制监理。
(3)物资合同签订应执行物资合同承办管理办法及公司相关要求;签订的施工合同应包括工程范围、工程量、合同金额、质量要求、工期要求、违约责任、安全协议等内容。
(4)严格把控产品质量,坚决杜绝存在质量缺陷或隐患的电能表和用电信息采集终端挂网运行。
(5)建设管理单位应建立有效的项目物资领用管理机制,严格审核施工单位的物资需求计划,确保项目物资的合理有效利用;施工单位按照批准的物资需求计划,办理领料手续,按时领料。
(6)施工单位在开工前应履行完整的开工手续,编制施工方案和工程开工报告,其中保证安全的组织措施和技术措施应符合公司安全工作规程要求,经建设管理单位审核通过后方可组织现场施工。
2.3 现场施工
建设管理单位应做好施工组织工作,根据项目建设内容,建立完善过程管控机制,准确掌握施工情况,科学组织施工力量,对建设过程中的安全、质量、进度、物资供应等问题进行定期分析和协调,提高项目管理效率。
2.4 竣工验收
采集项目竣工验收应实行标准化验收。竣工验收分为单元工程验收和单项工程验收。
2.5 项目内审
项目内审工作是采集项目全过程管理中的重点内控环节,应在完成单项工程竣工验收的基础上开展。项目内审工作应由建设管理单位按照公司相关规定统一组织开展,可委托有资质的第三方机构承担具体审查工作,所产生的费用可列入采集项目管理费用。单项工程验收合格并办理完成相应物料退领手续后,由建设管理单位组织采集项目的设计、安装调试、监理等单位(以下简称工程参建单位)编制工程结算资料,并组织开展内部审查,出具内审报告。项目内审应重点审查招标及合同管理、造价管理、物资管理、资金管理、验收管理等内容,根据审查结果出具内审报告,并作为工程结(决)算的必备条件。
2.6 竣工结(决)算
完成项目内审并整改合格后,建设管理单位应尽快组织各工程参建单位办理竣工结(决)算手续,编制竣工(结)决算报告,涉及固定资产的应及时办理资产登记手续。
3 用电信息采集项目资料规范化管理
项目管理资料是采集项目管理工作的重要组成部分,贯穿于采集项目管理全过程,做好项目管理资料的整理和归档工作是保证项目验收及审计工作顺利开展的必备条件。有必要制定采集项目管理资料模板,规范采集项目各管理环节的记录资料格式及内容,明确其执行责任主体。
(1)项目立项环节主要的记录资料包括年度用电信息采集系统建设可行性研究及初步设计报告、报告的批复及采集工程项目的资金下达计划。
(2)施工准备阶段主要包括现场施工方案设计、招标采购、采集设备和电能表的检测、物资领用、安全协议及开工报告的编制等。
(3)现场施工环节主要进行采集设备的安装与调试,涉及安装调试记录、拆旧物资回收表、设计变更审批表、监理签证单等。
(4)竣工验收环节包括竣工验收申请、竣工验收实施、竣工验收结果处理等。包含单项工程竣工验收申请表、单项工程竣工验收单、单项工程整改通知单、单项工程复验申请表、单项工程复验单、单项工程竣工验收报告、单项工程竣工验收报告。
(5)项目内审环节主要对各工程参建单位编制的工程结算资料进行内部审查,根据审查结果出具审查报告。包含工程量汇总表、预付款、进度款报审表、项目内审报告等。
(6)结(决)算环节主要由建设管理单位与工程参建单位办理结算手续,并根据内审报告组织编制结(决)算报告。
4 结论
本文结合项目管理理论以及营销项目管理理论,对用电信息信息采集系统建设的理论基础、方法和管理流程进行了研究,全面分析了其独特性,指出了此类项目管理中的主要问题,建立了相关的项目管理流程,搭建了项目管理方法的完整架构。一是对工作分解,减少了工期计划的不确定性因素,提高了工期计划的科学性和合理性。提出了项目过程控制机制,实现了项目过程的高效管理,对项目业务流程关键控制点加强,使得工作的的结果更加可控。
参考文献:
[1]王昭.项目管理理论在供电企业管理咨询中的应用研究[D].华北电力大学,2009.
一、饮水安全工程档案的主要特点
1.法制性。在国务院颁布的《建设工程质量管理条例》中,对于建设项目工程档案的建立有明确、严格的规定。因此,应按照要求建立饮水安全工程档案并依法做好档案的管理工作。另外,饮水安全工程档案材料的形成必须符合法律要求。收入档案的各种批准文件、许可证、设计文件、各村的地形图及施工图纸、竣工验收等材料,必须经政府有关部门批准或经资质部门认证或批示,以充分体现饮水安全工程建设项目的合法性。
2.成套性。饮水安全工程本身是一个复杂的系统工程,对应工程档案必然是由若干单井工程档案有机地组合在一起,从工程项目立项、设计施工、竣工验收到运行维护形成了一个配套齐全的档案体系,哪一个单井工程档案都不可淡化和缺少。
3.实用性。饮水安全工程档案在建设时期是施工单位的工作依据,在竣工验收时是农村解困工程验收委员会、水利主管部门和工程质量监督部门验收的依据,在工程竣工投入使用后是各村屯管理部门调度运用和维护养护工程的依据。因此,饮水安全工程档案是水利建设和管理工作中最有用的历史性资料之一,也是设备运行维护不可缺少的依据。
二、饮水安全工程档案的基本内容
饮水安全工程档案包括工程打井在论证、报批、施工、竣工验收过程中形成的有保存价值的文字、图表、磁盘、光盘、照片等原始记录材料。
1.工程前期材料。包括可行性报告、水文水利分析报告、规划报告、规划设计、各个村屯的基本情况和社会经济效益调查报告、设计委托书、工程设计图及审批记录文件等。
2.工程报批材料。包括农村饮水安全项目承建单位开工申请审批表、单井工程计划请示文件、发改委和水利主管部门机构的批件。
3.工程施工材料。包括农村饮水安全项目施工组织设计申请审批表、开工报告、进场人员和施工设备申请核查表、施工合同书、施工图、设计变更文件、项目变更报审表及图纸、试验报告、机电设备变频器、潜水泵合格证、施工记录质量检查评定、事故处理记录以及施工单位、法人、技术人员等资质证明复印件、监理人员所做的各施工阶段结论性报告等。
4.工程竣工验收材料。包括各单井工程验收和竣工验收中形成的工程验收报告和验收会议原始记录。
5.工程竣工后自检验收报告。包括由宁安市计委、财政局、审计局等相关部门共同组成项目建设自检验收小组验收后所形成的文字材料和各验收村屯的验收单。
6.工程项目竣工验收鉴定书。包括由省农村饮水解困工程验收委员会出具的年度项目验收鉴定书、验收评分表、验收结论和验收委员会签字表。
三、加强饮水安全工程档案的日常管理
目前,机电安装工程项目越来越广泛,主要涉及工业、公用、民用建筑的设备安装工程、电气工程、自动化仪表工程、消防工程、智能化工程等等。机电安装工程作为建筑施工的重要组成部分,其整个施工过程从施工人员、设备材料、施工机具、施工方法到竣工验收的各个环节,都要实行严格、规范管理,以确保建筑物整体设备的安装质量、安全运行及投入后的使用功能。
一、机电安装工程施工要素管理
机电安装施工过程中的管理要素配置是项目施工的关键环节,它直接关系到项目的进度目标、质量目标、安全目标和成本目标的实现,因此在施工要素管理中,需用优化配置、动态控制等手段,做到计划供应、分析改进及合理安排。
1、合同管理
合同签订前,施工单位要根据建设方要求并结合本单位实际情况,对合同内容进行评审,重点评审合同中有关质量要求、施工方法、设备材料供应、与其它专业的配合、安全文明施工、工期、工程变更及工程款支付等主要条款,以有效降低合同风险;合同签订后,施工单位要组建项目部并按照建设方的要求,查看场地,搭设临建,落实临水临电,配备施工设备及施工作业人员,向施工人员进行安全技术交底,按既定计划合理组织施工,确保合同履约。
2、设备材料管理
设备材料管理是工程施工要素管理的重点。购买设备材料前,要按施工预算合理制定采购计划,并对供应商的生产能力进行评审,以免因材料的供应不足、材料质量不过关等因素延误工期;设备材料到货后,要组织质检人员对设备材料进行检验,并索要材质单及产品合格证,对外观质量有严重缺陷的产品要予以退货,对质量有争议的、图纸和规范有要求的材料要予以复检,确保设备材料质量满足施工需求。
3、技术管理
施工过程中,施工方案不同,涉及到的工期、机具、费用也会不同。因此,安装技术人员要按照现行的国家标准及技术规范,认真进行图纸会审,制订合理的施工方案:包括确定施工方法,选择施工机具,安排施工顺序等,精心组织施工,圆满完成施工任务。
4、质量管理
对于大型机电安装项目,必须成立以项目经理为主,项目总工程师、机电专业工程师、相关职能部门负责人、工长和各分包负责人组成的质量控制管理体系。从工程实体形成阶段、施工层次和影响施工流程、施工工艺、施工方法、机具设备、施工环境、材料进场和使用等方面入手,对质量进行全面策划和控制。
5、进度管理
为全面落实机电安装施工进度,机电专业工程师要依据项目总体施工进度计划,倒排工期,制定出机电安装工程的各专业计划、月计划及周计划,并根据施工实际情况及时调整阶段计划,充分利用施工空间、时间,合理安排工序,避免窝工、费工、怠工等现象的发生,确保合同工期目标的实现。
二、机电安装工程竣工验收管理
机电安装工程项目完工后,由施工单位提出申请,建设单位组织施工单位、设计单位、监理单位共同验收,检验各分部分项工程是否达到设计要求。
1、验收依据
机电安装工程竣工验收的依据主要包括:可行性研究报告;主管部门或业主有关审批、修改、调整的文件;国家现行的标准、规范;施工设计图纸、设计变更及现场签证;设备说明书;工程承包合同;上级主管部门关于工程竣工的有关规定等。
2、验收标准
机电安装工程竣工验收的标准为:按照合同规定和国家现行的施工验收规范,工程已全部完工,主要工艺设备、配套设施经调试合格,已具备生产能力或使用功能;少数非主要设备虽未按实际规定的内容全部完成,但不影响生产;环境保护、劳动安全卫生、消防设施已按要求建成;设备试运转合格,拟生产产品的质量和数量达到设计预期要求;竣工资料齐全并达到归档要求;生产准备工作满足投产需要等。
三、机电安装工程竣工结算管理
竣工结算是在工程竣工并经验收合格后,在原合同造价的基础上,将有增减变化的内容,按照施工合同约定的调价依据与计价方法,对原合同造价进行相应的调整,编制确定工程实际造价并作为最终结算工程价款的经济文件。
1、结算条件
机电安装工程已完工,并已经过竣工验收;因建设单位原因造成的人员窝工、机具闲置、工期延误等经济索赔已得到认可;工程施工过程中涉及的变更签证手续已办完;施工图预算以及应调整的工程造价已编制完毕。
2、结算依据
信息通信工程档案资料的收集范围
为有效地提高通信工程档案的质量,更好地做好通信工程档案的开发利用工作和现代化管理,避免出现归档文件不及时、不齐全等问题,就要对通信工程档案提出标准化要求,按照《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《黄委信息系统科技档案分类及文件材料归档办法》,我单位通信工程建设项目大致分为开工、施工、竣工三个阶段,档案管理要与这三个阶段实现“三个同步”,必须紧扣这三个环节。工程项目立项阶段档案部门在工程立项阶段的主要工作是与通信工程项目的资料员、档案管理人员密切配合,做好收集准备工作。这一阶段需收集、整理的档案文件包括:可行性研究报告、项目建议书及批复文件、项目评估、环境预测、调查报告、设计任务书、计划任务书、招投标文件、初步设计、技术设计、施工图设计、鉴定和审批等。在工程施工阶段在工程实施阶段,档案部门应及时了解工程进度,督促工程技术人员、资料员做好文件材料的形成和积累工作,定期检查、督促,发现问题及时采取补救措施。这一阶段需收集、整理的档案文件包括:开工报告,施工合同,技术交底,施工组织设计,施工计划,施工方案,施工技术措施,施工安全措施等;通信设备的出厂证明,质量鉴定,建筑安装材料试验报告,设计变更通知书及材料代用通知单,施工记录,隐蔽工程验收记录,重大事故处理报告等;设备开箱、安装、调试记录;施工总结、技术总结、竣工报告、竣工验收报告等;工程监理、工程质量监督等文件。在工程竣工验收阶段工程竣工验收是档案工作的关键环节,档案管理部门应直接参与验收工作,以确保档案的完整、准确。这一阶段需收集、整理的档案资料包括:一是验收竣工文件,包括项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审报告鉴定书、工程现场声像材料和竣工验收会议决议文件等;工程的概算、预算、决算;试运行及维护记录等材料。
加大音像资料收集力度