档案管理特点精选(九篇)

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第1篇：档案管理特点范文

1林业科技档案的主要特点

1．1专业性

科技档案与其他档案的最根本区别在于它产生、形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，具有较强的专业性，专业性的特点是实现科技档案管理的重要依据之一［1］。林业科技档案除了具备科技档案的共性外，还有其自身的专业特点。以咸宁林科院为例，在对竹类、杉木、油料作物等方面的研究时，归档材料就含有调查记录表、观察记录表、施工记录表等大量的专业调查数据；如潜山森林公园规划建设工程项目就包括建筑施工图、工程预算书等归档材料，涉及建筑、水利等多个方面、多个专业的内容。

1．2成套性

林业科技项目在立项、审批、调查研究、规划设计、工程施工、竣工验收整个过程中都体现了成套性的特点，即围绕着一个独立的科研项目或课题形成，每一项都是相互关联，密切联系，记录了完整的科研项目活动。

1．3阶段性

由于有的林业科研项目周期长，可以根据项目需要，采取按阶段归档的方法，即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档，每完成一个阶段的工作，就可以将该阶段形成的科研文件整理归档，补充到该科研项目档案中去，这样的方法既利于收集、整理，又科学、有序。

1．4保密性

林业科技档案是广大林业科技人员在科学试验、生产实践中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林业建设真实记录，在某些方面具有专属性和独创性，属于国家和单位的知识产权保护范畴，必须得到尊重和保护，要加强对科技人员和科技档案工作人员的保密教育，定期研究和审查林业科技档案的内容，适当调整保密范围和密级，确保林业科技档案与科技资源的安全。

2林业科技档案管理存在的问题

2．1档案管理模式传统

林业科技档案是林业生产活动的记录和凭证，又是林业生产活动必要的参考和依据，在林业生产活动中具有重要作用［2］，但长期以来，由于受传统模式的影响，林业科技档案信息化管理不够。从档案保存方面看，纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像，档案管理现代化水平低，很多林业科技单位只是简单地把档案信息要素录入计算机，在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑，严重影响科技档案管理水平。

2．2科技人员存档意识淡薄

部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄，只重视科学实践活动和科技成果论文的发表，轻视档案资料的收集，没有认识到林业科技档案是林业科技项目建设工作中的重要组成部分，是项目验收的重要依据，有的人上交档案的积极性不高，不能够主动配合档案管理人员工作，往往是等到检查验收时临时抱佛脚，致使档案管理难以顺利开展。

2．3管理人员专业水平不强

档案的信息化管理给新形势下的档案工作提出了更高的要求，然而在部分林业科技单位，档案管理工作人员身兼数职，没有时间、没有精力去学习更多专业知识或进行专门培训以此提升自己的专业技能。特别是有的档案管理人员没有直接参与到科研活动或科技项目具体过程中，对科研项目本身缺乏基本了解和认知，仅凭个人经验进行分类，导致归档不完整、不准确、不系统，严重影响了林业科技档案收集质量。

2．4档案管理规范化程度不高

有的林业科研单位对林业科技档案管理认识不足，对科技档案资源运用不够，存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题，致使档案管理水平层次低。

2．5档案管理体系不完善

尽管很多林业单位设立了专职或兼职档案管理人员，但管理体系不够健全和完善，缺少专业的林业科技档案管理制度，存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。比如在林业科技档案统一管理方面，由于我国还没有建立统一的林业档案规章制度，各类林业资料往往没有统一由林业科技档案管理部门或管理人员进行统一管理，造成林业科技档案不健全、不完全、不集中问题。

3林业科技档案管理的基本规范

3．1明确归档范围

林业科技档案管理有其自身的特点和规律，必须保证林业科技档案整理的规范化程度，切实遵循林业科技档案以课题成套进行归档的特点。一般按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。具体包括：科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、技术考察及调研报告、课题论证报告、科研课题研究计划和协议书、合同；各种载体的重要原始记录；各种检验分析报告、实验报告，专利申请的有关文件；设计文件、图纸、重要的往来技术文件、课题鉴定申请书、工作总结、科研报告、论文、专著、参加人员名单、技术鉴定材料；科研投资情况、决算材料、科研成果和奖励、申报材料及审批材料、获奖证书、推广应用经济效益和社会效益的证明；推广应用方案，技术转让合同，协议书，成果推广应用中形成的技术文件及工作总结，成果宣传报道等等。

3．2确定归档时间

归档时间的确定直接影响到归档文件的质量，决定着归档工作能否正常进行。归档时间应根据林业科技活动的规律和科技文件的形成特点来确定。对于周期较长的林业科研项目，一般采取按阶段归档的方法，即按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段进行归档，每完成一个阶段的工作，就将该阶段形成的科研文件整理归档，补充到该科研项目档案中去。对于活动周期不太长的林业科研项目，可在该项目结束后进行归档。此外，有的林业科研项目不仅周期长，而且由若干子项目、子课题组成，这些子项目、子课题一般相对独立，可在每个子项结束后对该子项进行归档。为便于记忆简易分为：按阶段归档；在一项科技活动结束后归档；按子项归档；按年度归档；随时归档。

3．3划定保管期限

林业科技档案的保管期限一般分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。划分原则为：凡是具有长远利用价值的应该永久保存；凡是在一定时期内，具有利用价值的可以定期30年保存；凡是在较短时期内，具有利用价值的可以定期10年保存；凡是介于相邻两种保管期限之间的档案，其保存期限一律从长。

3．4注重日常管理

在林业科技档案中新技术、新品种、知识产权和种质资源都具有非常高的经济和社会价值，作为存储这些信息的载体—林业科技档案的管理就显得尤为关键。因此，在日常管理中要严格按照《中华人民共和国档案法及其《实施办法》等法律规章，建立健全档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等等，以严格的制度管人管事。

4强化林业科技档案管理的对策措施

4．1强化认识

作为林业工作部门要充分认识到林业科技档案管理工作是林业工作的重要组成部分，是推动林业科技进步的必要资源；是发展林业经济、创造林业效益的基础工作。特别是基层科研单位领导，要重视档案管理工作，将所需经费列入单位年度财政经费预算，加大资金投入，不断加强基础设施建设，配备必要的硬件设施设备，建立利于档案内网在线查询的信息化管理系统。另外，林业科技档案工作专业性强，档案管理人员要强化认识，与时俱进，除了学习档案专业基础知识外，还需要补充林业科技专业知识，不断提高综合管理水平。同时，有关单位应及时组织档案管理人员参加林业专业知识的学习培训，抓好专业技术教育。只有这样，林业科技档案管理才会科学、规范、有序，档案信息化管理水平才会得到有效提高，档案开发利用才会便捷有效。

4．2完善制度

林业科技档案的开发利用，离不开档案管理制度的保障，相关林业科技单位应以国家有关档案管理制度为依据，结合本单位实际，按照林业科技档案管理规范和社会发展需要，建立健全相关制度，从根本上提高林业科技档案管理正规化建设水平。

4．3加强应用

林业科技档案工作的根本目的就是尽可能地开发利用其信息资源的潜在价值，服务于现代林业建设与林业科技发展，服务于国家的经济建设。林业科技单位要善于提高档案信息资源的利用率、提高档案管理科学化程度、提高工作效率。林业科研人员要主动挖掘本地区林业科技发展特点，善于利用已有的科研成果、科技档案信息，不断拓展服务范围、深入开展送科技下乡活动，将实用的致富信息送到林农手中，为林业生产提供可靠依据。档案管理人员要根据科学研究的实际，围绕特定课题及时地、连续地向科研人员提供对口径的各种档案文献资料，直到课题完成，通过课题跟踪服务，使研究者及时获得攻克难关的资料，避免重复劳动，充分发挥好服务保障作用，使课题研究人员不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。

4．4实现信息化管理

档案信息化建设是目前林业科技档案管理必须采取的重要举措，各单位要把科技档案信息化建设作为信息化建设的重要组成部分进行统筹规划，使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案管理工作人员要紧跟社会发展潮流，从收集完整齐全、真实可靠的档案信息着手，积极应用计算机技术、光盘技术、多媒体技术，将先进科学技术和设备应用到林业科技档案管理之中，从档案的收集、分类、编目、存贮、查询、借阅、归档等环节实施一体化管理。

4．5建设相对稳定的档案管理队伍

林业科技档案工作连续性强，档案管理人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须抓紧抓实做好档案管理人员的稳定工作，增强他们的责任感，充分调动从事档案工作的积极性、创造性。同时要根据林业科技工作的特点和需求，不断加强人才队伍建设，培养一批有专业知识，有专业技术的人才充实档案队伍，安排相对固定的人员管理林业科技档案，以保证档案管理工作的延续性，从而促进林业科技档案工作的持续稳定发展。

4．6完善档案管理体系

第2篇：档案管理特点范文

关键词:高校财务档案 特点 改进措施

中图分类号:G647文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)03-118-01

近年来,随着高校办学规模的不断扩大,办学层次的不断提升,高校得到了前所未有的发展。当前,加强高校的内涵建设,提高综合管理水平成了高校健康、持续发展主要内容,其中,加强高校财务档案管理是一个重要的方面。本文介绍了高校财务档案管理的特点,当前管理中存在的问题,探讨改进财务档案管理的几个措施。

一、高校财务档案管理的特点

1.高校的财务档案既是高校档案的重要组成部分,又是记录和反映高校经济业务、财务状况的重要史料和证据。财务档案的真实性和完整性是体现高校综合管理水平的一个重要方面。

2.财务档案由财务部门归集,一般是先在财务部门保存1~2年以后,才移交到学校综合档案室。这就涉及到财务档案在财务部门的归集、装订和保管存放,移交到档案部门的内容、移交时间、相关的借阅手续、保管存档时间、过期档案的销毁手续和程序等。

3.在高校财务实务中,财务档案主要包括两方面的内容:一方面是会计核算的专业材料,比如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、工资津贴发放表、银行存款对账单及其余额调节表,以及会计档案移交、保管、销毁清册等;另一方面,是财务收入票据类,比如行政事业单位非税统一收入票据(学生学费收据)、行政事业单位往来款票据、服务业统一收据,以及校内收据等。这两方面的财务档案构成了高校财务日常经济业务的收入和支出情况,完整地反映高校财务状况。

4.随着高校财务会计电算化的普及,会计档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式,历年的会计数据不仅以打印的纸质形式保存,还以电磁信号的形式存储在软盘、硬盘、光盘等载体上。这就存在磁性介质档案的保管要求和相应措施。

二、高校财务档案管理的当前状况

1.档案管理意识淡薄,管理制度不完善。财务档案是高校经济业务发展的历史记录,连接当前业务,并作为未来财务预算的重要依据,是财务管理体系中的一个很重要的方面。但是,作为相关的领导和财务人员,在意识上普遍地对财务档案管理的重要性认识不足、重视不够,在高校财务工作人员少、工作繁杂的情况下,对财务档案的收集、整理工作往往被忽视,缺乏相应的管理制度来规范日常系统的管理。

2.财务档案没有专人负责。《会计法》规定,出纳人员不得兼任会计档案管理。目前,高校财务部门普遍没有安排专职人员管理财务档案,一般情况下,往往是除了出纳之外指定某个财务人员兼管资料档案,分工不明确。以至于平时其他相关的财务人员手中都有档案资料,各自为政。这对财务的内部控制的实施,防止经济犯罪都有不利的影响。

3.财务档案没有专门的库房。高校财务档案移交到综合档案室之前,一般就存放在财务办公室,有的财务资料存放零乱,有的容易潮湿、破损,本部门财务人员随意查阅。有的财务部门因办公条件有限,存放财务档案的地方其他人员也可以随意进出,与档案库房的防盗、防火、防高温、防虫、防潮、防光、防尘、防鼠等要求相差很远,缺乏档案资料存放的安全性,难以保证财务档案的真实性和完整性。

三、改进高校财务档案管理的措施

1.增强管理意识,加强财务档案管理。高校档案管理是提高内涵建设的重要组成部分,是衡量高校综合管理水平的标志之一。学校领导应该提高认识,把档案管理工作纳入学校整体发展规划,高度重视财务档案工作,明确领导责任制,建立和完善档案管理网络,根据高校规模明确专(兼)职人员负责有关文书工作,处理文件的收发、整理、归档,并做好财务档案的日常管理、查阅接待、登记工作。

2.建立和完善档案管理制度。当前,高校财务部门的档案管理人员普遍没有接受过档案管理知识的专业系统培训,财务部门也没有具体的档案管理制度。因此,建立和健全相关的财务档案管理制度,比如:综合性的规章制度,立卷归档、档案保管制度,档案保密、保卫制度,开放档案的利用制度,未开放档案的利用制度,档案专(兼)职人员的岗位责任制等,从根本上加强财务档案的管理环境和制度建设,以保障财务档案的日常管理规范、有章可循。

3.加强财务档案的库房建设。财务部门是高校的一个行政服务窗口,财务办公室可以说是一个公共场所,并不适合作为档案库房。从档案保密的角度来看,档案库房和办公室应该尽量分开,门窗加固,以防盗窃。从档案安全的角度来看,档案库房要求有防火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等严密的措施。因此,加强财务档案库房建设是高校硬件建设的一个重要方面。

4.加强专职人员的配备。随着高校规模的扩大,各种科研经费的增多,会计核算和岗位设置的规范,会计电算化系统软件的普遍应用,相应的财务档案资料数量日益庞大,由会计人员兼任档案管理显然已无法满足档案管理和建设的发展要求。应该安排专职人员进行管理,负责财务档案的日常管理,会计电算化系统软件的日常维护,以及财务部门的日常查账工作,确保财务档案的安全性、完整性和档案管理活动的规范性。

5.加强会计电子档案的管理。会计电算化的财务数据日常要进行备份保存,财务系统要进行日常维护和及时升级,年终形成会计电子档案存储在磁性介质或光盘上。根据这些信息载体的物理特性,在形成电子档案时应当实行双备份,备份时注明形成档案的时间和操作人员的姓名,并贴上写保护封签,存放在两个不同的地方,防止意外事故发生引起整个财务电算化系统的毁灭与不可恢复性。同时,保存电子档案的位置要远离磁场,注意防磁、防潮、防尘、防火等,定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽回的损失。

6.提高管理人员的业务素质。财务工作的专业性和档案管理工作的安全保密性,要求财务档案管理人员综合素质高,业务能力强,并且保持人员的相对稳定。一方面,要求淡泊名利并充分认识财务档案管理工作的重要性,具有脚踏实地、科学严谨的工作作风;另一方面,不仅要熟悉财务部门的职责,会计档案的分类,以及对不同的文件材料能按照管理要求进行科学的分类、整理、编目、立卷和归档。还要了解和掌握时事政策、财政税务、财务系统的电脑操作等。所以,提高财务档案管理人员的业务素质,要进行多途径、多形式的培训教育,在提高理论知识的同时,注重实际工作能力的培养,多提供学习先进的机会,多提供创新实践的平台,以不断地提高档案管理水平。

总之,财务档案管理是加强高校内涵建设不可缺少的一个方面,在高校的教学评估中越来越体现出它的重要性。所以,根据财务档案管理的特点,改进管理现状,才能从根本上保证财务档案的安全和完整。

参考文献:

1.财政部,国家档案局.会计档案管理办法[Z],1998

2.李建周.如何加强高校财务档案管理[J].科技信息,2009(1)

第3篇：档案管理特点范文

关键词 新时期 土地档案 档案管理

随着新时期社会主义市场经济的快速发展，土地管理正日益成为一种重要的国家宏观调控手段，而土地档案管理正是土地管理中的一项重要的基础性工作。土地管理档案是土地管理机关日常活动和工作成果的真实记载，也是保证全面科学高效利用土地资源的重要资本，下面着重阐述新时期土地档案及其管理工作的特点和关键之处。

1 新时期土地档案管理工作特点

首先，新时期土地档案信息与其他类别档案相比数量更大，种类更多。从国家到省、市、县，再到乡镇基层的各级土地档案管理部门在土地管理工作中时时刻刻都产生大量的土地管理资料，尤其是地籍管理工作，因为地籍管理工作中的土地利用现状调查、城镇地籍调查、登记发证等等环节涉及面广、信息量大，关系到所有城镇、农村的千家万户，这所有的档案资料常常一个县就多达几千卷甚至上万卷，且其载体的种类繁多，基本有文字、图表、影像等等。

再者，土地档案的时间跨度范围广且内容变更频率高。土地管理工作是一项系统工程，其中相当一部分土地工作的工作周期时间比较长，这就使得记载这一系列工作活动的档案的时间跨度变得很大。此外由于受自然和人为因素的影响，土地的数量、用途、所属等性征也经常变化，而档案的编辑也必须全程动态跟踪管理，这就使其变更频率高。

最后，土地档案的效益明显且其利用价值高。土地档案提供关于土地资源的各种资料，包括土地需求预测、土地现状分析等等，这些信息都是政府部分用来及时调整土地政策的直接和根本依据。此外这些档案资料还可以辅助政府部门协调各用地部门之间的关系，进而制定各种用地和配置方案，知道实现科学用地，合理用地，为国民经济稳定持续发展创造最好的环境。

2 新时期土地档案管理工作对策

土地档案的重要作用不可否认，那么对于土地档案的管理工作自然也非常重要，只有不断的学习掌握新的有效的土地管理方法，才能适应新时期快速发展的社会主义市场经济的需要，进而更好的服务经济、服务社会、服务人民。

首先，随着时代的变迁和社会的发展，我们要转变观点，重视规范的管理制度和各项技术标准。实践表明，在土地资源的管理工作中，土地档案管理工作属于一项幕后工作，因此容易引起一些部门甚至一些领导职员的轻视，最起码是不重视，进而不愿意在档案管理工作上多投资。但是实际上土地档案具有相当大的价值，其价值无法用金钱来进行衡量，我们应当转变观念，充分意识到土地档案管理工作是整个社会土地事业工作中的重要组成部分，要充分意识到土地档案的重要价值所在。我们应该加大土地档案管理工作上的投资力度，为新时期实现对土地档案进行信息化管理创造必备的基本的软硬件设施和条件，提高这方面工作的水平、层次和效率。这里还有一点我们要转变并逐渐要重视的是在对土地档案实施信息化管理时我们需要建立统一的规范和技术标准，这样有利于管理制度更加有序和高效，但是到目前为止我们在这方面工作上做的还很少。

其次，在土地档案管理工作中，我们需要重视提高土地档案工作人员的业务素质的提高。这里最有效也是最直接的方法就是培养专业的土地档案管理人才，只有提高了直接从事土地档案管理事业的工作人员的水平层次，土地管理工作的层次才能得到大幅度的提高。若没有高素质的专业土地档案管理人才，先进的土地档案管理理念和土地档案管理技术就无法运行，那么优质的土地档案管理服务就无法提高，也就没有办法保证土地档案管理的质量。因此要充分的调动起土地档案管理工作人员的积极性，培养出一大批专业的土地档案管理人才，为良好的土地档案管理工作打下坚实的基础，更好的辅助国家土地事业的发展。

为了更好的满足新时期的各项要求，我们在土地档案管理工作的手段上要大力推广使用土地档案的信息化管理并且大力推进计算机在土地档案管理工作中的运用。21世纪各项事业的发展都追求高效，信息化便是追求高效的有效方法之一，所以作为土地工作重要组成部分的土地档案管理工作自然要实现信息化。具体的是当前要将土地档案与土地信息系统结合起来，把各种土地档案已数据库的形式分门别类的纳入到信息系统中，这其中包括地籍信息，用地信息，监察信息等等，实现土地档案的各种载体如文本、影像、图表的统一管理，这样可以从根本上解决土地档案服务的实效问题。除了大大提高土地档案管理工作的效率外，实现土地档案管理的信息化管理还可以从根本上杜绝工作人员在土地档案管理工作过程中随意涂改、修改等行为的发生，并且还可以尽可能大的延长档案材料的保存期限。

最后，在土地档案管理工作中，我们要稳定土地档案员队伍，加大土地档案管理工作的宣传力度，同时进一步规范档案的交接工作。土地档案对于整个社会的土地工作具有非常重要的作用，且各个地方，各级政府重点负责的土地工作有所不同，为了尽可能保证土地档案管理工作的有序稳定进行，稳定的档案员队伍是必要的保证，这就要求我们做到尽可能稳定档案员队伍人员和结构。

再者，如上述中所提到的土地档案管理工作容易受到忽视，所以我们要加大土地档案管理工作的宣传，尤其要加大对土地档案的利用价值的宣传，宣传通过土地档案可以解决纠纷，排除险情，解决房屋修建等实力，介绍土地档案的重要以及土地档案管理工作的必要性。另外，在土地档案管理中尽量稳定档案员队伍的同时，我们还要做好档案交接的规范，各级土地档案管理部门负责人在档案人员调动或离职时要在各方面把好关，先办理工作交接手续，再办理调动手续，切实把档案交接工作列入土地档案管理工作的单位工作制度中，列入土地档案管理有关工作人员的岗位职责中。

只有通过对新时期土地档案信息各种理论特点的充分全面的把握，透彻理解土地档案的重要性和关键之处，并与时俱进，根据实际情况积极寻求高效、先进的管理办法和管理理念，才能够切实做好土地档案管理工作。只有切实做好土地档案管理工作，才能够保证社会主义国土事业的稳定顺利开展，保证各级政府部门工作的顺利进行，保证社会经济的持续稳定发展。

参考文献

[1]李慧玲.GIS技术在档案管理中的应用[J].软件导刊，2011，10：13-14

第4篇：档案管理特点范文

一、分析档案管理网络化的特点

首先，档案管理网络化使档案的载体呈现出多样化的特点，网络的普及加速了现代档案管理工作办公自动化的发展，使得档案的形式载体除了文字外，还有集合了图像、影像、声音、文字于一体的多媒体信息。在档案管理网络化的形势下，电子计算机等技术是完成现代档案内容信息管理的重要媒介。其次，档案管理网络化使档案的收集工作呈现出网络化的特点。档案的收集工作在档案馆中具有重要的意义，决定着档案馆藏是否具有价值，网络化的运用为档案的收集工作开创了新的方式方法，档案管理工作人员可以运动多媒体、网络，快速地收集电子档案，提高档案收集工作的效率，最大限度丰富档案馆馆藏。再次，档案管理网络化还能加快档案服务工作的网络化，档案管理部门可创建主题检索系统，以供需要进行查询的人们通过网络实时浏览，足不出户就能够查阅到所需要的档案信息，而不需要亲自来到档案馆查询，节省了人们的时间，有效提高其利用的效率。

二、实现档案管理网络化的途径

（一）更新观念

实现档案管理网络化，首先档案管理工作人员需要更新观念，关注现今社会的形势及其迸发出来的新问题，将档案管理工作与社会活动紧密地结合起来，构建开放型档案工作。不断学习并加强自身的档案管理网络化、科技化意识，努力学习相关的计算机管理知识，加快档案管理网络化的进度及效率。同时不断强化自身的业务知识学习，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力和综合分析能力，提升自身现代信息技术，管理技术的熟练度，努力使自己成为既精通档案管理业务知识，又熟悉计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。其次，档案管理工作人员还需改变以往的被动、消极性档案管理服务，创新服务思想，与时俱进，主动去思考、联系、实践。树立现代的服务理念，突破传统服务思想，开启新的思路。勇于接受档案管理新思想、新方法、新技术，扩大档案服务的范围，可通过了解用户需求的方法，确定档案服务的方向，以解决用户的现实需求为己任。通过研究近年来现行文件利用情况，并将其分类规整，总结出其规律性，采取多样化的途径，为用户提供档案服务。

（二）抓好信息数据库的建设

信息数据库的建设是实现档案管理网络化的基础，包括数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、保护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程，建设档案信息数据库能有效实现档案信息的储存、分类、检索、查询和使用，实现电子档案信息的有效和快速归档，在很大程度上提高信息利用率。信息数据库的建设需要加强对档案网站的建设，确保网站系统存储的档案信息资料内容丰富，否则难以满足利用者的各种利用要求，并注意要及时更新网站，补充信息内容。还有在设计网页界面时要从利用者的角度出发，做到字体清晰、一目了然。进一步深化档案检索工作，为利用者提供高效的信息服务。实现文档一体化，将档案管理与文件管理整合到一个管理系统之中，进行文件生命周期的全过程的统一控制和管理，文档一体化使文件与档案之间不再界限分明，同时由于文档一体化能清晰记录并反映电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息，能确保电子文件的原始性与可靠性得到认证。最后，信息数据库的建设还需及时进行设备的更新换代，计算机等硬件设备的质量和性能是实现档案管理网络化的重要条件。

（三）强化对电子文件的收集与归档工作

第5篇：档案管理特点范文

【关键词】 电算化会计档案； 特点； 注意问题

电算化会计档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。电算化会计档案治理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、电算化会计档案的特点

与传统的会计档案相比，电算化会计档案一般具有如下几个特点：

一是电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外，主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。

二是电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储形式且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在；另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。后者受存储介质质量、存放环境和存储有效期等因素的影响很大，如果保存不当容易遭到破坏。

三是电算化会计档案较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。

四是电算化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关。

五是电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前，且使用时方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以对管理和决策提供较好的支持。

二、电算化会计档案包含的内容

（一）机制会计档案

包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案，也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案。

（二）机读会计档案

包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的只能以电子数据状态保存的会计数据和会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库。

（三）计算机系统档案

包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号，与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料。

三、对电算化会计档案生成的管理控制

（一）机制会计档案生成的管理控制

1.机制会计凭证类生成的管理控制。会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前，首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确，数字准确无误。审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内的记账凭证一张一张进行审核，不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时，复核机制记账凭证并签章。二者同步完成后，系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿。而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外，还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章，收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章，方可作为有效的会计档案保管。

机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生，必须连续。编号间断时，应在断号后第一张凭证上说明断号原因，并由有关人员签章。现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张，连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管。

2.机制会计账簿类生成的管理控制。现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后，由出纳人员核对现金库存，核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章，按月连续编页码并装订成册，以防账页的散失或被抽换。年终再将各月现金日记账按顺序装订成册，加盖封印，妥善保管。同样，银行存款日记账也应每天登账并打印输出，绝不能等到期末集中登账和打印，其审核签章、装订、保管与现金日记账相同。此外，出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表，由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后，与银行对账单一起保管。

总账、其他明细账定期打印输出，连续编号，经审核后装订成册，同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印。一般可根据企业实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，但最迟至次年1月末应全部完成此项工作。当然，也要根据税务、审计等管理部门要求，及时打印输出有关账簿。

3.机制财务会计报告类生成的管理控制。企业的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生，但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合《企业财务会计报告条例》的规定。企业在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时，两者数据应当完全一致。此外，由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时，应补充打印，并同样需要有关会计人员签章。

（二）机读会计档案生成的管理控制

机读会计档案只能以电子数据状态保存，通过会计数据备份的方式生成。根据有关规定，会计档案的载体以纸介质为主，以磁、光电等其他介质为辅，但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质。《会计电算化工作规范》已经允许在征得同级财政部门同意后，企业采用磁性介质等存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）。而《会计档案管理办法》第12条也规定，“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”。

目前，大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份。备份次数应视企业会计业务量大小而定，但每月不应少于两次。每次除在本机硬盘备份外，同时还应制作两份软盘，并使用两套软盘循环。比如，月中做一次（两份）备份，月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败。

对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时，为保证会计数据的连续和安全，也应事前制作软盘备份，因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据，而且存有以前年度的历史会计数据，硬盘数据备份也保存在计算机内。系统管理员应在现场全程监督，事后还应核查确认会计数据的连续和完整。升级前的旧版本的会计电算化软件系统不应删除，而应存储在计算机内。

尽管软盘在会计数据备份中广为使用，但是并非最佳选择。《会计电算化工作规范》中建议，“大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案”。现在很多企业使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据，而一些大型企业则有必要利用现代信息技术，建立基于网络的数据备份与传输系统，实现异地实时备份，以确保会计数据不会丢失。会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定，会计资料经有关人员签章后才可存档，但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改，也就不能保证会计档案的真实、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性。因此，采取加密码的“数字签名”才是有效的解决方法。

四、电算化会计档案管理应注意的问题

鉴于电算化会计档案具有上述区别于传统会计档案的特点，在电算化会计档案的管理工作中，除了传统会计档案管理应注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：

（一）要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理

这些软件文档是进行会计信息系统维护必不可少的资料，它可以帮助理解别人的设计思路和编制的源程序代码，同时一个软件系统由于主客观的原因不可避免地会产生一些问题，如果没有保存完整的软件文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能。

（二）电算化会计档案受质量、温度湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏

在管理时应注意如下问题：一是在选用保存会计档案的存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质，存储介质的质量关系到会计档案能否被使用，而纸张的质量只会影响到使用效果；二是对存放在存储介质上的会计档案应写好“保护”字样，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所；三是对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点，各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识，以便查找；四是对使用时间较长的存储介质应定期进行替换；五是对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份；六是需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时，应制作复制件，使用复制件进行操作。

总之，财务电算化管理信息系统是企业基础性的管理系统，财务管理是企业管理的重点，是企业管理信息化的核心，是企业特别是各级领导关注的焦点。电算化是以会计档案管理、经营控制、经营决策为目的，与计算机技术良好的融合，掌握企业控制和管理活动所需信息数据应用流程，充分利用计算机快速提供信息能力和会计信息加工效率，为企业经营控制和管理决策提供满意的服务。

第6篇：档案管理特点范文

关键词压力容器；档案；管理；收集

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

引言：压力容器是生产和生活中广泛使用的一种有爆炸危险的特种承压设备，因为容器是在有压力的条件下工作的，工作介质大多是属于易燃、易爆、有毒的，如果有损坏或泄露出来，一旦发生事故不仅使容器本身受到破坏，还可能诱发一连串恶性事故。压力容器档案是压力容器设计、制造、安装、检验、使用等过程中形成的归档保存备查的有价值的图纸、图表、文字材料、照片、录像、缩微胶片、光盘等科技文件材料。压力容器档案是作为科技档案的一种，既有科技档案的普遍特征，更具有压力容器档案自身的特殊性。本文对压力容器档案的特点进行了分析，提出了压力容器档案收集的范围和措施，为压力容器档案管理提供了较为具体的管理思路。

一、压力容器档案的特点

压力容器档案主要形成于石油化工、能源工业和压力容器监察单位，它记述和反映了压力容器设计、制造、安装、使用、检验、修理、改造的全过程，是全部活动过程的直接记录，具有一般科技档案的特性。如专业性强，具体体现在压力容器档案产生的领域和压力容器档案的内容性质具有鲜明的专业性特点；如现实性强，压力容器档案归档后，不仅具有查考作用，而且继续发挥着其现行效用，与压力容器相关的科研生产活动紧密联系，具有较强的现实使用价值。同时，压力容器档案作为科技档案的一种，它的形成过程又有自己的特点:

1.规范性强。中国压力容器体系有以GB150《钢制压力容器》为代表的技术标准和以《压力容器安全技术监察规程》为代表的安全监察法规组成。压力容器设计、制造、安装、使用、检验、修理和改造的全过程都同时执行技术标准和安全监察法规，二者相辅相成，构成中国压力容器标准的完整体系，确保压力容器产品的安全。技术标准和安全监察法规是强制性技术标准、法规，具有法律效用。压力容器的设计、制造、安装、使用、检验、修理、改造单位都要经过安全监察部门的批准，遵照有关标准、规程进行。可见，压力容器档案的形成过程和内容都具有较强的规范性。

2.连续性强。为了保证压力容器的安全运行，国家劳动总局《压力容器安全监察规程》中指出，容器的定期检验，分为外部检查，内外部检验和全面检验。检验周期应根据容器的技术状况和使用条件，由使用单位自行确定，但每年至少进行一次外部检查，每三年至少进行一次内外部检验。每六年至少进行一次全面检验。这样一来, 在压力容器使用过程中，会不断的有检验报告、检修方案、检修资料补充到每台压力容器的技术档案中去。因此在压力容器使用过程中, 档案的形成是具有连续性的。

3、动态性强。压力容器档案既可以作为基建档案的组成部分，也可以作为独立的设备档案存在。不论以何种形式划分，其内容构成是动态发展的。首先是压力容器的物质形式，设备安装前与安装使用后，其对应的档案不断增加；其次是压力容器的价值形式动态变化，如购置、维修、更新、折旧等，随着设备的价值形式变化，其档案资料也相应变化。

二、压力容器档案的收集

压力容器档案的收集主要是基层档案管理部门，依据归档制度的有关规定，接收本单位的具有保存价值的、经过系统整理的压力容器文件。收集工作主要分为两个阶段: 第一阶段是压力容器设计、施工、安装竣工档案的收集, 第二阶段是压力容器投产使用后的检验、修理、改造、使用过程中资料的收集。

（一）、收集的主要范围

外购压力容器的档案主要包括3个部分：一是设备购置文件。包括购置设备的招投标文件、订购协议合同等；二是随机文件。包括压力容器图册、使用说明书，容器质量证明书，配件目录，安装技术条件书或规程等；三是容器安装、使用、维修、改造、检验等过程中形成的文件。如压力容器安装技术交底及审查记录、安装过程质量控制记录、容器清扫封闭记录、防腐隔热工程检查记录、容器耐压试验及气密性试验记录、容器基础沉降观测记录、安全附件检查记录、容器安装后外观质量检查记录，容器检验记录，容器维修方案及鉴定资料等。

自制压力容器的档案除了容器在安装、使用、维修、改造、检验等过程中形成的文件外，还应包括设计、研制、试验、制造过程中形成的资料，主要有设计任务书、设计条件审查记录、设计评审记录、图纸审查记录、过程计算书、压力容器蓝图及底图、设备鉴定书等。

（二）、收集的措施

1、按照归档制度和质量控制要求接收压力容器文件归档，明确和疏通压力容器收集渠道，做到定向定内容进行收集。

2、将压力容器档案归档要求提在工程开工前、提在工程阶段验收时、提在做竣工档案前, 注重强调文件材料的标准、规范的统一性。

虽然压力容器设计、施工安装、检修单位都是经过有关部门审核批准的具有一定水平的单位，都有收集竣工档案的经验，但整个工程实施是由多个单位共同完成的。例如北京市液化石油气公司南郊灌瓶厂改造工程。工程总体设计由中国石油天然气总公司规划设计院承担，改造后的南郊灌瓶厂按生产区、生产辅助区、生活办公区布置。生产区设置400m³球形储罐三台。总之全厂共设建筑单体20个、构筑物6个,总建筑面积8764ln。每个单位在对文件材料的具体要求和理解上存在着差异, 会给文件材料造成直接的影响, 针对这一情况，对工程档案要特别强调标准、规范化的统一。在工程开工之前、在阶段性工程验收时、在做竣工档案之前, 业主应会同基建质控人员一起召开施工单位负责人、档案整理人员对接会,对形成档案的纸张大小、字迹要求、如何分类、组卷、整理等有关问题都要一一说明, 明确分工, 记录在案, 将详细的、统一的归档范围、归档要求, 分发到每一个施工单位, 使文件材料的形成者便于遵循和操作。

3、严把验收关。（1）同土建工程连在一起的压力容器档案的收集。石油、冶金、化工等行业或企业的各种大型压力容器的档案，这些容器往往同该项目的土建工程连在一起，可同相应的基建档案一样，在基本建设工程竣工验收阶段一并进行收集。（2）自制设备档案的收集，可以借鉴机械产品档案的收集经验，抓住设备鉴定这个关键环节，集中做好有关科技文件的归档收集工作。（3）外购压力容器的收集，应抓住两个环节：设备开箱验收，及时清点和收集随机科技文件，可有效防止随机文件的散失与损坏；设备安装、调试完毕后，设备精度检验记录、安装验收记录、性能检查与运行记录、安装竣工图、移交使用记录等集中进行收集。

4、掌握压力容器运行周期与检验周期，定期收集压力容器运行后陆续增加的资料。在容器使用过程中，将陆续形成一些使用规范、维修、更新、改造等方面的科技文件。容器定期检验或维修时，根据运行周期，抓住定期检验或维修等环节，及时收集相应形成的科技文件，以保证容器档案的完整与准确。

三、压力容器档案的分类、组卷与排架

压力容器按不同的要求, 有多种分类。按照压力容器的设计压力可以分为低压、中压、高压和超高压四个压力等级, 也可以按压力容器在生产工艺过程中的作用原理分为反应压力容器、换热压力容器、分离压力容器、储存压力容器。无论以什么方法分类, 都要考虑本单位生产、管理活动的特点, 遵循自然形成规律, 从客观实际出发, 既要按其内容、性质、特点和相互之间的联系分门别类, 使其形成一个具有一定从属关系和平行关系的、不同等级的分类标准, 也要保证其相对稳定, 又要有发展的空间,同一单位内部分类标准应一致。

压力容器档案组卷主要是阶段组卷法, 每一台压力容器按照设计、制造、施工安装、使用中检验、检修等工作阶段, 分别组成保管单位。

组卷后的压力容器一般按照流水排架法，即完全按照压力容器接收归档的先后顺序（登记号）排列案卷的方法。流水排架法的优点是上架后不需预留位置，能较充分的利用柜架设施。另外，压力容器的底图一般干燥易脆易折，因此严禁折叠，应当平放或者卷放，应保证不撕、不折、不受挤压，尽量减少磨损的条件下保管。蓝图采取折叠组卷保存的方法，以“手风琴”式，折叠成A4图纸幅面大小，折叠时右下角的标题栏应露出以便于查阅，如需要装订，左边应空出装订线。

结束语

压力容器档案的管理对其安全管理意义非常重大，它可对每台压力容器的设计单位、制造单位、使用单位、投产年、月、名称、类别、竣工图、外观和内部照片、历次检修方案、安全评定分析、原始检测数据和历次检修检测数据、排版图、附件阀门、管线仪表、喷淋的安装更换时间和单位、所属案卷的档案号进行查询，它还可以自动统计到期应检验的压力容器的编号、数量、所在单位，这对保证压力容器的安全运行、保障社会安定有着非常现实的意义。

参考文献

1.王传宇，张斌.《科技档案管理学》.中国人民大学出版社.2009

第7篇：档案管理特点范文

关键词：信息时代；电子档案；面临问题；管理 ；措施

随着我国信息技术的迅猛发展，电子计算机越来越广泛地被应用于人类社会活动的方方面面，使得无纸化办公成为现实，电子文件被广泛地认识和应用，并产生了大量电子档案，这就给档案管理工作提出了一个新的课题。档案管理如何适应信息化时代的步伐，做到与时俱进不断创新发展，已成为当前档案工作者需要不断加以关注和研究解决的新问题。只有对此有深刻的认识并对做好电子档案管理工作进行分析、探讨，才能真正做好电子档案的管理工作

一、电子档案的特点

（一）方式多样化 操作方便，简单易行

传统的档案管理工作一般由档案人员手工操作，工作人员非常辛苦且工作效率又低，因为受传统归档方法的限制，存档过程既麻烦又不便于整理，存储起来占有大量的储存空间。查阅检索难以充分将档案的作用发挥出来。但电子档案的出现改变了信息的承载介质，可将档案通过计算机方便快捷的方法，及时将有保存价值的电子文件信息下载或刻录到光盘等载体上记录下来，转化为电子档案操作上，保存电子文件既方便又省时省力。

（二）存储容量大，节省库房存储空间。

传统的纸质档案需庞大的库房和装具来进行存放和保管，而电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案所无法比拟的。在保管上，它可以大大节省档案装具和库房空间，降低保管成本。

（三）检索快捷，提高档案利用率。

利用者要借阅纸质档案，必须到档案室或档案馆办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在现代化办公系统中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制，存储也方便快捷。

二、电子档案的优越性

基于电子档案的特点，电子档案具有以下几方面的独特优越性 ：

（一）减轻档案管理工作人员的劳动强度，提高工作效率。

在信息化高速发展的今天，现代信息网络系统为归档提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷，这就为工作人员免除了立卷归档、检索查找等困难，减轻了他们的劳动强度，提高了工作时效。 也将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。

（二）电子档案的微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺。

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理后，文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

（三）档案管理的电子化更利于文档的保密。

在传统的纸质档案时代，过去查阅档案时是整卷提供利用。尽管查阅者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。显然，这是不能较好地保证文档管理的保密性要求的。但电子档案的电子化管理则可以克服这一缺点能简单地将其改为单份文件提供利用，这样查阅者就无法接触其他无关的文件，从而在提高利用效率的同时也保证了文件的保密性。

（四）电子档案的微机管理有利于提高档案管理工作的质量。

档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。然而传统的文书立卷工作是由人来完成的，即由立卷人根据自己的理解来进行操作，显然立卷人对立卷标准掌握的尺度有很强的主观性，立卷标准很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给日后的档案的查阅和使用带来诸多不便。但若文书档案管理进行微机管理，即成为电子化档案后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，从而把时间和精力放在档案编研及二次信息开发利用上来，这就较好地提高了文书档案的管理工作质量和利用效率，从而保证了文书档案能够发挥出更好的利用价值。

三、电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

（一）规范档案利用方式，避免不可挽回损失

电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

（二）加强工作人员管理，提高档案保护意识

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。 、

（三）建立“双套制”模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

（四） 应做好电子档案使用中的控制与管理。

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

（五）要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。

第8篇：档案管理特点范文

关键词：建设工程；电子档案；管理

随着科学技术的迅猛发展信息时代的到来，现代通讯技术及网络技术的应用已渗透到各个领域，建设工程档案的电子化和信息化将成为必然趋势。在实际工作中，运用现代电子技术能大大提高人们的工作效率和工作质量，促使档案管理的根本性变革，因此，实际工作中建设工程电子文件是建设工程电子档案管理的一项重要内容，充分认识工程电子文件的特点对于我们做好建设工程电子文件管理工作，维护工程电子档案齐全、完整、准确、系统，都是十分必要的。

1建设工程电子档案的特点

建设工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建设工程电子档案是指按照规程编制、经过验收合格并归档的电子文件的集合。建设工程电子档案是档案的一种，具有档案的一般特性，即原始记录性。同时，又具有不同于其他档案的特性，即专业性、成套性等，根据房屋建筑工程电子档案的特点，归纳起来有“七性”。

1.1专业性

任何一项科技生产活动都是在一定的专业范围内进行的，建设工程档案涉及的专业技术活动包括了工程勘察、设计、施工等专业，涉及到工程地质、水文地质、勘探、测绘、水文、土建施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工、设备管理等。房屋建筑工程竣工电子档案也涉及多个专业，包括地基与基础、主体结构、建筑装饰装修、建筑屋面、建筑设备安装等专业。每个专业及其施工、竣工过程中形成的电子文件是特定专业技术活动的成果，具有鲜明的专业性特征，不同专业的技术文件不能混淆在一起。由于CAD设计软件在各专业的使用中不统一，因此，电子文件在归档时应同时考虑各专业的特点。

1.2成套性

建设工程档案形成于整个建设项目，贯穿从设计、施工到竣工的所有专业技术活动，反映了建设项目从调研、可行性评估、审批、计划、勘测、施工、竣工等专业的内容，其档案记载反映了建设项目活动的全部过程和成果。房屋建筑工程电子档案是按照独立工程项目组成的一套完整、准确、系统的电子档案，它包括建设项目各专业在施工、竣工过程中形成的图纸、表格、文件材料等。

1.3阶段性

以工程建设项目为单位进行施工，有一定的基本程序，分为施工组织设计、变更设计、工程施工、工程试验、竣工验收等阶段。每一阶段都形成大量的电子文件，它们之间既有密不可分的有机联系，又有明显的阶段区分。阶段性的特点要求归档时必须与纸质档案一样进行整理分类。

1.4动态性

工程从开工、建设、验收，一直处于动态之中。在施工过程中经常出现变更设计，需要对施工设计文件进行修改和补充，以适应施工要求。这种修改的动态性要求纸质文件与电子文件的修改同时进行，做到图物相符，才能保证电子档案与纸质档案内容的一致性。

1.5依赖性

建设项目电子文件与其他电子文件一样是计算机生成和读取且用数字代码记录信息的，其归档和形成的电子档案也同样依赖于计算机系统，包括计算机硬件，由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”，将无法对电子文件进行传递和管理。

1.6分离性

计算机系统中信息的相对独立性使得对信息的修改十分容易，而且修改之后不显示任何改动过的痕迹。同纸质档案相比，电子档案的显著特点是：内容与载体可分离，易于修改、复制且不具备直观性，易于伪造仿制以至真假难辨。因此，归档的电子文件要做特殊技术处理，以确保其凭证效力。

1.7寿命的不确定性

与纸质档案不同，电子文件的载体脆弱、不稳定，信息载体依赖于一定的硬件和软件技术，一旦该技术过时，数字载体信息就无法读出，其寿命也无法保证。因此，电子档案保护技术和措施尤为重要，档案人员应针对其特点，结合纸质档案的管理方法，对电子档案采取必要的保护措施。

2工程电子档案的归档要求

2.1归档时间

建设单位应负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程电子文件的形成、积累和立卷归档工作，并对其归档文件资料的内容及质量进行检查，确保文件的齐全完整。工程建设项目应在工程竣工验收备案后三个月内，将竣工纸质文件和电子文件一并向各级档案部门移交，并附有电子文件目录及说明。

2.2归档范围

建设工程电子文件归档范围，应依据纸质工程文件的归档内容，整理与纸质档案完全一致的电子档案。一是文本文件，包括重要的可行性研究报告、施工组织设计、沉降评估咨询报告、竣工验收报告等；二是CAD图样文件，包括全套施工设计图纸文件、变更设计、竣工形成的图纸文件及扫描后的图片等；三是各种检测文件，包括产品质量证明文件，原材料、质检站的各项检验检测报告等；四是各类表格文件，包括分部、分项工程质量验收记录、隐蔽工程质量验收记录、竣工验收报告等。

2.3归档方式

可分为网上和介质移交。网上移交是指有条件的地方在移交单位开通网络技术的前提下，工程项目负责人向档案部门传输电子文件；介质移交不通过网络传输，归档时将电子文件拷贝后刻录在光盘上移交给档案部门。

3工程电子档案的管理

建设工程电子档案与传统的纸质档案相比其易损性大，在保管上要求更加严格，为此应注意以下六点：

3.1电子档案的介质要求

电子档案应使用较高质量的光盘作为存储介质，质量不好的存储介质可能影响甚至危害电子档案信息的安全，作为长期保存的工程项目电子档案的存贮介质应选择高质量的CD铜质光盘。铜质光盘的保存期为80 a以上，一般光盘的保存期仅为7 a左右。铜质CD盘可以在任何硬件和软件中通用且存贮费用低、容量大、寿命长、读取速度快。

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3.2控制好温湿度

不要让光盘接触热源，光盘的盘基主要成分是聚碳酸脂，在接触热源后，会同塑料一样发生变形。为防止不适宜的温湿度对光盘载体的危害，一般要求环境温度在17～20 °C左右，

湿度在35%～45%左右。高温、潮湿的环境会影响光盘的性能和寿命。

3.3防止光盘损伤

要对光盘的反射层加强保护，如果反射层损伤，激光无法反射到光驱的光敏探头，信息也就无法读入计算机。

3.4专柜保管

光盘裸露在空气中或阳光，会导致光盘逐渐老化，反射层的铝也会在空气中氧化，缩短光盘的使用寿命。因此，光盘片应存放在具有防潮、防磁、防静电等功能的防磁柜中。

3.5日常管理要注意操作方法

管理人员不能用手直接触摸光、磁性介质，应戴手套操作，轻拿轻放。

3.6信息安全至关重要

信息技术条件下，信息的共享性、开放性决定了档案信息安全的脆弱性。因此，必须采取有利措施，加强对电子档案信息安全的管理，确保档案信息系统的绝对安全。

4需要注意的几点问题

（1）对建设工程竣工电子文件进行归档管理是当务之急，各勘察、监理、设计、施工、建设单位应将电子版工程文件及时保存下来，以便充分发挥其在检索、利用、传输、存贮等方面具有的特殊作用。

（2）档案部门应提高档案数字化管理能力，将库存的大量重要的需永久保存的纸质工程项目竣工档案，有选择地进行扫描转换为电子文件。

（3）针对建设工程电子文件多种来源的现状，要统一归档渠道，利用建设工程电子文件归档与管理系统软件，实现对建设工程电子文件的前端控制和全程管理，保证建设工程电子文件的真实性、完整性与长期可读性。

（4）在把握证实电子文件的凭证之前，计算机生成的电子文件要及时转换成纸质文件脱机保存，防止机型变化后不能使用的后顾之忧。实行“双轨制”，纸质档案和电子档案必须同时并存。

（5）电子档案最终保存在光盘中，所有电子文件必须刻盘保存（一次写入型光盘CD－R），档案人员需对其编号、排列加以整理。

（6）各级档案部门的职能应从重保管轻利用的管理模式转变为重视开发利用信息上来，工作重点是将档案中的信息通过档案人员开发挖掘出来，及时在网上提供利用，更好地体现档案的价值。

第9篇：档案管理特点范文

【关键字】房地产权属；档案；规范化管理

1 房地产权属档案的特点

1.1 房地产权属档案信息的动态性和历史延续性

房屋的新建、拆除、翻改、扩建、灭失日趋频繁，土地分割、合并等房地产变更又不可避免，因而房地产权属处于不断转移和变更之中，具有极强的延续性和动态性。

1.2 房地产权属档案信息的真实性

房地产权属档案是产权沿革的历史记录，这种记录必须与实际相符，记载的产权人、产权范围必须清楚，才能在产权审核和排解产权纠纷中起到凭证和查考作用。

1.3 房地产权属档案信息的完整性

1.3.1 房地结合。《城市房屋权属登记管理办法》第六条规定，房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋占用范围内的土地使用权权利主体一致的原则。

1.3.2 图档结合。房屋产权图上的产权界限和房屋墙界结合起来判断，能反映墙的归属，防止产权纠纷。只有图档结合才能把产权真正反映清楚。

1.4 房地产权属档案信息的价值性

房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要的地位。因此，产权档案属于财产档案，含金量高。产权档案的有无、保管的好坏、记载的是否准确全面，将关系到产权人的经济利益，将对产权人产生巨大影响。

1.5 房地产权属档案信息的法律性

由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的产权档案具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。

1.6 房地产权属档案信息的地域性和局部性

由于房地产受地理环境的影响，所以其分布在全国不同的省、区或同一城市中的不同地域，而且分布的状态并不呈现出整体状态，而经常是局部分布状态。所以房地产权属档案信息也反映出地域性和局部性的特点。

1.7 房地产权属档案的权威性

由于房地产权属档案具有的特点形成了社会及机关内部工作对其利用的权威性。

2 房地产权属档案管理中面临的问题

2.1 收集方式单一

近年来，房地产越来越多地参与到各种经济活动中，如企业改制、资产重组、房产买卖、交换、继承、抵押等，每当有涉及房地产产权的活动发生时，都会产生相应的产权文件资料。这些文件材料是房地产产权档案必需的组成部分，其重要程度与业已归档部分相当。而实际情况是，由于产权档案数量与日俱增，房产权属变动越来越频繁，许多档案人员没有时间和精力去收集权属档案，只是机械地接收登记部门移交的档案，以至于许多该归档的产权档案未能及时归档。

2.2 接收制度不健全

房屋产权档案有其特殊性，它以权属登记档案为主体，除此之外，还应包括测绘交易、拆迁、调产以及在处理房地产纠纷活动中形成的有关文件。而这些材料分属于同一房地产管理部门的各职能部门。由于缺乏档案接收制度，这些部门在产权档案形成后，往往留在本部门使用，即使移交给产权档案管理部门，在时间上也往往严重滞后了。

2.3 对特殊载体的产权档案不够重视

随着科学技术的发展，产权档案除了传统的纸质档案以外，还包括录音、影像、磁盘、光盘等载体的档案。这些材料是产权档案的重要组成部分，同时也在实际工作中起着不可替代的作用。但在实际工作中，产权档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力，使这些档案不仅没有得到特殊的管理，甚至没有被当作档案来保管；产权档案管理人员由于没有管理这类档案的经验，也不愿意接管；再者，档案库房达不到管理特殊载体档案的要求，即使这些档案集中到档案管理部门，也得不到更好的管理。由此导致产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

3 加强房地产权属档案规范化管理应采取的有效方法

3.1 规范房地产权属档案的收集范围，保证文件材料的齐全完整

全面、准确是有效发挥房地产权属档案作用的基础和前提，只有全面，才能满足用户需要，只有准确，才能保障利用价值。因此，必须规范档案资料收集整理工作。首先，应确保房地产权属档案的完整，按照《城市房地产权属档案管理办法》的规定，将下列五个方面的文件材料归入房地产权属档案：（1）房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关部门的证明文件。（2）房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图，房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。（3）房地产产权登记工作中形成的各种文件材料。（4）反映和记载房地产权属状况的信息资料。（5）其他有关房地产权属的文件材料等等。其次应确保房地产权属档案的真实。房地产权属管理部门应做好档案资料的前期控制工作，在办理房屋权属登记时，就要把好文件材料的审核关，保证“手续齐全，文件材料齐全，真实、合法”，并现场查勘，认真核定，确保无误；档案管理部门应把好归档关，按照档案管理的有关规定，对归档的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档；档案管理部门还要掌握房地产权属情况，及时补充有关部门材料，保持房地产权属档案与房地产权属现状的一致。房地产权属登记部门和档案管理部门应建立责任制，按照分工各负其责，确保档案资料的客观、真实，为档案利用奠定基础。

3.2 加大档案现代化管理力度，提高现代化管理水平

房地产权属档案管理部门，作为社会信息业的组成部分，必须与时俱进，实现现代化管理。首先普及使用计算机技术，实现档案管理自动化。应充分运用计算机输人、存贮和输出信息，从一般的业务管理到档案的检索、编目、编研等方面广泛应用计算机，提高档案资源管理的效率，提高档案信息传递网络化，使计算机技术的优越性得以更充分的发挥。其次，在房地产权属档案计算机检索中采用现代通信技术，将档案检索由成批检索、联机检索发展为联网检索，实现产权档案信息传递网络化，更加方便快捷地为利用者服务。

3.3 深入实际，了解档案利用者的需求

不了解档案利用对象的服务是盲目的，而盲目的服务是难以取得预期效果的。房地产权属档案的开发利用工作不只是将档案信息开发出来、传递出去就完成了，其实际效果才是最重要的。因此，档案管理部门必须了解利用者的信息需求和利用特点，以便取得最佳的开发利用效果。首先应开展预测工作，充分了解档案利用者的需求。可以通过调查预测法了解城建、规划、房改、司法、房地产登记部门、房地产市场、物业管理公司及广大市民对房地产权属档案信息需求的内容、利用特点，变被动服务为主动服务。其次，针对不同需求对象，搞好开发利用。在调查预测的基础上，本着既要开发又要保密的原则，针对服务需要，开展多种方式的开发利用。如借阅型、证明型、报道型、编研型、咨询型、宣传型、网络型、技术型、开发利用等等，满足不同部门和各个方面利用者的需要。