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Abstract: Traditional business management mode has many drawbacks in the college students' scientific research, and the introduced project management mode not only can make the human, material, information, capital and other aspects of resources to achieve optimal configuration, but also can fully mobilize the enthusiasm, initiative and creativity of teachers and students.
关键词: 项目化管理;大学生科研;创新
Key words: project management;college students' scientific research;innovation
中图分类号:G642.4 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2013)13-0222-02
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作者简介:欧新潭(1979-),男,湖南郴州人,首都经济贸易大学教务处,助理研究员,研究方向为高等教育管理。
0 引言
十报告指出“着力提高教育质量,培养学生创新精神。”高校是培养和造就高素质创新人才的摇篮。北京市大学生科学研究与创业行动计划旨在探索并建立以问题和课题为核心的教学模式,倡导以学生为研究主体的教学改革,调动学生的主动性、积极性和创造性,激发学生的创新思维和创新意识,逐渐掌握思考问题、解决问题的方法、提高其科学研究与创业能力[1]。首都经济贸易大学开展的大学生科研计划(以下简称“计划”)以学生为本,不断改革原有的业务管理模式,采用三层项目化管理模式,提高学生培养质量。
1 原有业务管理模式及弊端
过去对“计划”采用单一职能部门开展业务的方式来管理,过多纠缠流程中的细节。“计划”需要调动各部门的人、财、物,教务处与其他部门是同级机构,以“指挥与控制”为基调的业务管理模式不仅没有效率,也不能充分调动二级学院和学生团队的积极性和自主性。要增强项目团队的战斗力,必须更多地“激发与引导”来提升项目管理的执行力。
2 项目化管理的含义和基本思路
项目化管理,通常是指管理者在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效的管理,具体来说就是从项目的投资决策到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目目标,项目管理的主体是项目管理者,客体涉及到项目的工作范围,最终目的是成功地实现项目目标[2]。
项目化管理从具体任务出发,调动相关的多个职能部门,有效地进行业务流程再造,高效地完成预定目标,把团队战略转化为现实的成果。项目化管理最根本的目的是如何在确保时间、技术、经费和性能指标的条件下,以尽可能高的效率完成预定目标。
3 三层项目化管理实践
首都经济贸易大学采取项目化管理工作模式,按项目规模由大到小,分三层对校级、院系级、学生团队项目进行管理,使得各级项目目标明确,各司其职。
3.1 校级项目 校级项目为本年度全校“计划”。项目主管:校长,主管教学和学生工作的副校长;项目成员:教务处、学生处、财务处、科研处、团委等有关部门的主管领导。目标是提升全校“计划”实施效果:数量和质量。具体任务是确定全校年度目标,提出合理的增长预期,争取专项经费并分配各院系,制定或修改“计划”涉及的规章制度,负责校外联络校内协调。资源约束:投入经费、教师和学生数量、政策。
在校级项目中,校领导的牵头使得部门间协作、共享更加顺畅,各职能部门分工明确,权责明晰:教务处负责具体实施全校“计划”,学生处负责宣传、动员,财务处负责专项经费支出的监管,科研处负责将教师的研究课题提供给学生选择,团委则培育“计划”中的优秀项目参加“挑战杯”赛事。为更好地推动本科生科研计划的展开,学校从宏观层面上制订管理办法,从项目申报、立项、经费、结题、激励等方面实施规范管理,保障学生项目顺利实施,提高创新能力。制度的完善既有利于大学生研究活动的有章可循,又为大学生研究活动提供了有力的政策支持。
3.2 院级项目 院级项目是本年度各院系“计划”,项目主管:院长(主任),教学副院长(副主任),项目成员:教学管理组,专家组,指导教师组,学生团队组。目标是通过贴近式宣传等手段,鼓励本院系更多学生参与“计划”,提高院系学生项目的立项数、结题率和优秀率,并产生高质量成果。具体任务是教师科研课题供学生选择,组织本院系学生组队申报项目,开展立项评审并推荐至学校,监督检查项目开展情况,组织结题验收,统一管理本院系“计划”经费。
项目评审时,由于本科生申报的科研项目大多与专业紧密相关,且每年申报的项目数量较多,考虑到评审的专业性和工作量,评审工作主要由院级项目组承担,校级项目组负责全校学生项目的审核。项目进行到一半时,院系将开展中期检查和监督,中期检查内容包括项目进展、项目变更、项目延期、经费使用、存在问题、下一步研究计划等几方面。各院系认真听取学生团队对项目进展和存在问题情况的汇报,并对下一步的研究计划给予合理化建议,保障项目顺利进行。在项目经费的实际使用过程中,没有采用学校和学生团队直接管理,而采取由院系监控管理的方式,既能保证专款专用,项目经费完全由学生支配使用,又有精力及时给予学生监督和指导,避免学生无序或不当使用经费。实践证明,这种方式使得经费使用更合理、更有效,发挥了最大效用。
3.3 学生团队项目 学生团队项目是本科生的科研创新项目。项目主管:项目负责人,项目成员:本院系同学,跨院系同学,外校学生。目标是调动各方资源高质量完成项目,注重过程收获和结果效益。具体任务:组建团队,在教师指导下申报项目,制定科研计划,协调团队共同开展科学研究,合理使用经费,形成科研成果。拥有的资源:人力和智力资源(跨院系跨学校同学、指导教师、课题资源),财力资源(学校专项经费、院系配套经费)、物力资源(实验室、图书馆、网络等)。
为高效完成任务,项目负责人可以根据课题情况组建跨专业跨院系甚至跨学校团队,促进不同专业背景学生能够互相学习,开拓视野,优势互补,并邀请一名专任教师开展申报指导、过程指导和结题指导。这种项目化管理形式促使成员相互团结,互助互励,共度难关,培养了学生间团结协作能力,沟通能力,融入社会能力。
3.4 三层项目的关系 三个层次的项目即有联系又有区别。联系之处:第一,各层项目的目标在本质上都是一致:期望学生在科研活动中收获创新意识、创新思维和创新能力,在活动结束时能够完成较高质量的研究成果;第二,项目规模从大到小层层包含,之间存在组织间的交流,信息上的互通。区别在于,第一,各层项目的规模大小不同,内部团队构成不同;第二,各层项目具体任务不同且不能相互替代,比如校级项目组要充分放权给院级项目组开展一些具体工作,不能事无巨细地采用业务化管理模式控制项目。
4 结语
大学生科研计划的开展离不开有效的管理,借鉴项目化管理模式,明确权责,优化协调,调动各方积极性,搭建大学生科学研究创新实践长效机制,有利于营造努力科研积极创新的氛围,促进创新人才成长。
参考文献:
[1]北京市教育委员会.北京市大学生科学研究与创业行动计划指南[R].北京,2007.
关键词: 工程施工;科学;施工计划管理;研究
计划管理是通过计划来组织和协调企业生产、经营活动的一项管理制度,公路施工企业的工程计划管理是企业平衡劳动、调配材料、调度设备、筹备资金等计划管理的基础。搞好施工企业的计划管理有利于领导部门合理布置人力、物力、财力,指导施工生产活动的顺利进行,有利于广大职工明确目标,更好地发挥主动精神,有利于施工企业降低工程成本、提高经济效益。搞好工程计划管理也是企业本身不断提高企业经营素质和竞争能力满足建设方提
出的工期、质量、费用等要求。
近年来工程计划管理面临着很大挑战,有些项目因得不到当地政府的支持,征地、拆迁工作等不能按计划完成,致使个别标段施工进度严重滞后,建设方的中、长期计划得不到落实,施工企业也是面临进退两难的尴尬处境,由此产生了很多问题,不仅相关方蒙受很大经济损失,而且也造成了不良的社会影响。由此就公路施工企业而言搞好工程计划管理及时调整计划战略,既能最大限度的满足建设方的进度要求,又免受不必要的经济损失就显得尤为重要。计划管理有其多变性特点,当施工单位按承包合同组织进场施工后,由于征地、拆迁的影响、施工条件的变化、设计的修改、工程变更以及业主、监理对工程工期的要求等不可预见因素较多,这就造成施工企业的施工计划的多变性。因此,编制施工计划除了要积极可靠和留有余地外,还要迅速收集和分析变化的信息,及时调整计划,以便适应随时变化的新情况。计划管理在执行中调整的必要性:无论采用什么方法编制的计划,施工计划都只是一种设想文件,当工程施工计划交付实施之后,通常都会在不同程度上受到计划实施条件的限制和影响。一个比较好的计划,因为考虑施工条件和各种变化因素的影响比较切合实际与周到,执行起来与实际出入
较少。但再好的施工计划方案,由于在施工过程中资源的供应、工艺方法和气候等因素不可避免地会随机变化,必然造成实际进度与计划进度发生偏差,如果这种偏差得不到及时的纠正,进度总计划目标的实现必然会受到影响。因此,要发挥计划在工程施工过程中的指导和控制作用,及时、有效地调整施工计划是必须的。也就是计划的合理性和均衡性是相对的、有条件的,计划的滞后性和局限性是绝对的,只有对计划进行及时的调整,才能使计划适应客观条件的变化。计划控制的原则:施工计划管理分为质量、工期、成本和安全四大目标体系,四者之间相互依存,互为前提,辩证统一。而其中工期目标在保证其他目标前提下,往往显得更为重要和紧迫。
因此,对施工进度的控制决定着管理目标的成败。工程施工计划的调整:在工程施工进度检查过程中,一旦发现实际进度与计划进度不符,即出现进度偏差时,计划人员必须认真寻找产生偏差的原因,分析进度偏差对后续工作产生的影响,并采取必要的进度调整措施,以确保总体计划的实现。具体调整过程为以下几方面。
(1)分析产生进度偏差的原因。计划人员通常根据所收集的实际数据与计划数据进行比较来发现进度偏差,了解实际进度比计划进度提前还是落后,深入现场,进行调查,以查明原因。对于出现重大偏差的项目,计划人员必须汇报给主观领导,有企业的主观领导与业主沟通,作出重大计划的调整方案;同时对该项目的人员、材料、设备、资金等作出相应的调整,以减少不必要的损失。
(2)分析偏差对后续工作的影响。当实际进度与计划进度产生偏差时,在作必要的调整之前,需要分析由此产生的影响,例如对那些后续工作产生影响、对总工期有何影响以及影响的大小。
(3)确定影响后续工作和总工期的限制条件。在分析了对后续工作的影响之后,需要采取一定的调整措施,此时应首先确定进度可调整的范围,以及总工期允许调整的范围。
(4)采取计划调整措施。相关方为保证调整后计划的有效实施,必须采取相应的经济措施、组织措施、技术措施、合同措施等,以保证最终任务目标的实现。施工企业的计划管理的关键应搞好里程碑事件的管理。发生里程碑事件的原因除一些自然灾害影响施工计划落实以外,一般为征地、拆迁及变更问题的影响。合同规定该问题一般由业主负责解决,但由于一些沿线的乡镇、村委会、通讯、电力部门等对赔偿问题与业主意见不一致,造成问题复杂化,致使
这些问题迟迟不解决。作为施工企业应积极配合有关部门,而不能一味的等靠,甚至不与业主沟通随意撤出。如此不仅影响本单位形象,也给解决问题增加难度。
二、施工计划的重要性
在过去的工程建设中,有时会出现施工时间超过期限,耗费资金超过预算,造成企业亏损,所建工程的社会效益和经济效益低下。究其原因,从企业的内部管理来说,人们经过长期的工程实践认识到,只在企业进行生产经营活动之初,就针对企业的发展经营目标,认真制订完成工程项目的实施计划,并在施工过程中,以此计划来指导、检查和调节具体的施工活动,才能有利于企业的发展和提高经济效益。为了充分发挥施工计划的作用,每一具体计划都应认真制订、实施和调整。工程性质规模、工期要求。了解施工条件和劳动力、机械设备、材料等资源情况。
(二)均衡、科学地安排计划
综合平衡是计划管理的核心,也是计划工作的基本方法。要统筹兼顾全面考虑,搞好施工任务与劳动力、机械设备、材料供应之间的平衡,科学合理地安排人力、物力。
(三)积极可行,留有余地
所谓积极,就是既要尊重规律,又要在客观条件允许的情况下充分发挥主观能动性,挖掘潜力,运用各种技术组织措施,使计划指标具有先进性。所谓可行,就是要从实际出发,充分考虑计划的可行性,使计划留有充分余地,防止指标过高而挫伤执行者的积极性。
(四)计划指标要明确具体
做到长计划、短安排,年度计划要保证合同工期的要求;季度计划要保证年度计划的完成;月份计划要保证季度计划的完成;避免各类计划之间的脱节。
(五)突出重点
一般工程应受重点工程的制约;附属工程应受主体工程的制约;单位工程计划应受项目总进度计划的制约。
(六)计划的内容及要求
项目经理部计划人员应依据合同、施工组织设计和甲方的有关要求,以及施工的客观条件,负责编制所辖工程项目的月份施工计划和季度、年度建议施工计划,内容要准确、完整,分清投资和建安数量,如有变更的项目,合同数量有变化的要及时做好调整。应根据所施工的工程项目按章、节进行编制施工计划,章、节内容包括主要施工项目的数量、产值(土石方、桥、隧、涵要进行折合),最后以书面的形式对所施工的项目进行形象说明,特别应提出本期计划中按合同工期即将完工的项目。概况总结上期计划的执行情况,对未完成的项目要分析出原因,以便领导及时采取措施,并附质量、安全保证措施和技术措施。
摘 要:当前高职教育90%以上的人才服务于中小企业,而高职财务管理课程教学大多脱离中小企业自身特点,无法适应培养应用型人才的需要。本文从中小企业财务活动特点入手,分析高职《财务管理》课程教学内容设置、当前教学现状与财务管理人才技能要求间的差异,突破传统课堂教学方式对财务管理课程实行项目化教学改革。
关键词:中小企业;财务管理;项目设计
《财务管理》是高职院校财会类核心课程之一,该课程跟职业岗位密切相关,其改革更应遵循从“偏重文化技术和理论知识”转向“重视就业技能和发展能力”的培养目标。我国中小企业总体数量巨大,是高职学生主要的就业选择,但其财务活动的特殊性和具体岗位要求在当前高职教育中未得到体现,学生也无法适应中小企业的实际需要,因此探讨面向中小企业的财务管理课程教学改革具有十分重要的现实意义。
一、中小企业财务活动的特点及高职《财务管理》课程教学内容设置分析
中小企业的财务活动不同于大企业,具有自身的特点。
(一)筹资活动方面,资金主要来于自有资金,相比大型企业更加依赖企业间的商业信用、银行借款、租赁等,较难通过股票和债券方式进行融资。课程设置时可将现有教材精简为股权筹资中吸收直接投资、留存收益,债务筹资中银行借款、融资租赁四个知识点。
(二)投资活动方面,资金紧张,其投资常集中于对内投资。课程内容设置时只需考虑对内投资,可删除证券投资中包括债券、股票等在中小企业中几乎是不存在的对外投资的内容。
(三)营运资金活动方面,采购多以货币资金结算,而销售时大多采用赊销政策,应收账款和存货资金占比居高不下,资金周转速度缓慢。课程内容设置需详细介绍现金、应收账款、存货管理的知识点。
(四)收益分配活动方面,股利分配以现金股利较为常见,资金需求迫切,股利支付率较低,股利分配政策变动较大,缺乏稳定性和连续性,课程需设置提高财务管理人员股利政策选择和风险控制能力的知识[1]。
二、当前高职财务管理课程教学无法适应中小企业发展需要的现状及分析
目前高职财务管理人才培养与中小企业的需求之间存在较大差距。
(一)教学内容脱离现实岗位需要。课程教材体系内容大多基于较成熟的企业,中小企业较少真正参与学校教育,教材的开发脱离中小企业实际的需要。(二)教学方法传统落后。填鸭式灌输为主的传统教学方法普遍存在,学生受限于按照老师的讲解做出答案,不利于学生财务管理职业发展与知识迁移的能力培养。(三)教学组织形式单一、死板。以教师为主体的单一形式,制约了学生独立发现、分析、判断、解决问题等能力的培养。实际工作中,中小企业更易受政策变化、理财环境的影响,要求从业人员有更强的这些能力。(四)考核方式落后、片面。以结果评价占主导,缺乏对实践过程、团队协作、方法创新等方面的关注,未关注学生职能素养,与真实的岗位职业特征和文化要求有所脱离[2]。
三、项目化教学
随着课程改革的深入,更多的课程改革开始运用项目化教学法。该方法是将职业岗位任务以项目的形式布置给学生,要求学生个人或小组协助来完成。项目实施中,学生自主收集信息、设计方案、实施项目,改变了传统的教学模式,把学习融入具有现实意义的任务完成的过程中,通过实践完成知识的建构和分析、应变、团队协作等能力的提升。
《财务管理》是一门实践性和应用性很强的学科,该课程跟职业岗位密切相关,鉴于项目教学法的优点,本文认为在高职财务管理教学中更应该引入项目教学法,促进学生实际操作能力的培养和对职业岗位意识的强化才能有效解决当前教育现状不满足中小企业财务管理人才需求的矛盾。
四、面向中小企业财务管理课程项目化教学设计
项目化教学法的核心就是依据职业岗位和工作过程,将要解决的问题设计成专业技能的训练项目,使学习者在完成各个项目下的具体子任务时掌握工作岗位的技能。因此要真正实现高职财务管理中开展项目化教学,首先就是要设计合理有效的教学项目。
(一)教学内容设计
1、项目设计的原则
(1)基于中小企业财务管理岗位的工作过程来设计,以就业为导向,以能力培养为重点,以岗位胜任能力为目标,通过专任教师与行业专家对财务管理专业就业岗位群进行任务与职业能力综合分析,结合学生学习特点及未来可持续发展的基础,设计的教学内容要贴近实际,要有很高的实用性。
(2)具有可操作性,即项目必须能将理论知识点要融入到项目中,理论和实践技能相结合。通过项目训练,可了解实际工作的内容,掌握胜任这些工作的基本技能。
(3)教学项目具有可分解性,难易适宜,每一个大的项目能够分解为若干个目标明确、易于实施的子任务[3]。
2、财务管理课程教学项目化设计
浙江是民营经济大省,笔者通过对浙江省内多家中小企业进行调研,整理各部门岗位任务特点,以七项财务管理职业技能培养为目标,围绕资金管理和资产管理,设计财务管理的教学内容,经过近一年的课程改革实践,与企业、行业专家共同完成每个项目下具体任务的设计,实现企业需求与高职教育的真正融通。具体教学项目设计如下:
面向中小企业的《财务管理》课程教学项目设计
(二)项目化教学设计实例
为了说明具体的项目化教学设计,下面就以《财务管理》中企业资金管理下任务15为例进行介绍。
该任务的教学重点是存货管理决策,教学设计流程为:案例搜集、启发教学—任务分解一理论教学—情景仿真一考评,共五步。具体步骤如下:
1、案例搜集、启发教学。设置工作环节,搜集形成案例。这一任务可以交给学生进行讨论,通过连续设置问题,不断启发引导学生说出存货储存的成本。例如需要企业为什么会储存一定量的存货?存货能给企业带来什么?企业存有一定量的存货需要付出哪些代价?这种代价即为存货的成本。存货的具体成本有哪些?如何有效控制存款的成本?在此基础上形成包含上述必要环节的一个完整案例。这部分可以在课前对学生进行分组,课后每组学生通过研讨案例进行。
2、任务分解。对总体任务进行分解为各子任务,每一组指定一名负责人,由其在组内开展具体分工,做到每个组员都有任务可做。如总负责人搜集关于存货成本有关资料,并进行归纳整理,得到实际工作中企业面临不同的情况,如允许缺货、商业折扣、陆续到货等情形。其余队员负责测算不同情况下存货的管理成本,最后全体成员共同讨论作出决策[4]。
3、理论教学。由教师对本任务的重点内容进行理论补充完善,并对知识点进行梳理。
4、情景仿真。对给定的资料进行分析,在现有市场条件下为企业选择最佳存货管理决策。学生们通过参与收集信息、完成任务、分析讨论存货成本高的原因,讨论存货成本的计算、决策和交流评价等一系列活动,最终能够掌握简单的存货管理的控制方法。
5、考评。根据各组任务的完成情况、组员参与度、操作能力、团队合作等情况进行评分。
五、结论
以“就业岗位”为导向,“工作任务”为驱动的项目化教学模式更能促进学生对职业岗位意识的强化和实际操作能力的培养。面向中小企业的高职《财务管理》课程项目化教学设计的最终目的就是紧紧围绕中小企业财务管理的需要来选择课程内容,重视能力培养,强调过程操作和技能训练,以实训为手段,以结果促实训。
本文是2013年浙江农业商贸职业学院教学建设项目教改项目《面向中小企业的财务管理课程项目化教学改革研究》(项目编号:JG201305)的研究成果。
参考文献
[1] 仲春梅.面向中小企业的财务管理课程实践教学改革[J]. 教育与职业,2013,02:157-158.
[2] 闫钰,.项目教学法在高职财务管理课程教学中的应用[J]. 中国市场,2010,(14).
摘 要 文章简要阐述了项目管理的定义和作用,归纳了科研项目运用项目管理的重要意义,提出了加强项目管理在科研项目管理中的应用的关键环节和方法。
关键词 项目管理 科研项目 管理方法
随着市场全球化、竞争世界化、服务个性化,项目管理作为提升组织运营效率、提升核心竞争力的重要手段,得到越来越广泛的应用。与此同时,科研项目研究与开发作为知识经济的重要基础,在国计民生中发挥着举足轻重的作用。
一、项目管理定义和作用
世界经济进入知识经济时代的重要标志,就是人们都在为将知识转化为效益而忙碌。项目管理作为实现知识转化的重要方法和手段,得到了理论界和实业界普遍重视,因此,无论在研究还是在应用方面近年来都得到了快速发展。目前,对项目管理较为普遍的定义为:项目管理就是以项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性专门的柔性组织,对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现项目全过程的动态管理和确保项目目标的最终实现。
应用项目管理方法于项目具有重要的作用:一是优化资源配置:项目管理中的人力动员计划、项目进度计划管理方法,使组织资源得到合理调剂,运作效率得到提升。二是项目可控:项目计划的完整性和强制性,为项目按计划完成奠定了坚实基础。三是控本增效:有了项目经理及其项目团队成员的精打细算,严格执行项目成本控制计划,对于降低组织的运营成本,增加利润无疑将有较大的帮助。四是提高效率:项目管理是组织与客户、组织内部各部门之间沟通协调的桥梁和纽带,对外依据合同文件,对内依据管理文件,凡事都有项目团队的协调,项目整体工作的效率得到大幅提高。五是项目信息集中、档案完整:项目管理以其完善的管理体系,能够实现对项目技术、经济、管理、客户等各方面的项目信息科学的管理。项目信息由项目团队收集、整理、归档,使项目档案完整、规范化,有利于组织应用档案资料,分析、指导其它项目开展工作。
二、科研项目运用项目管理的重要意义
项目管理更为关注项目具体执行细节,不太涉及项目之外的宏观管理,推广实施较为简单。项目管理中的目标管理、风险管理、沟通管理等管理理念,都是目前我国科研项目管理非常需要引入和强化的内容。因此,项目管理非常适合应用于我国的科研项目管理。
(一)可以有效保证科研项目目标的完成。影响我国科研项目取得预期成果的因素,除了客观因素外,科研项目执行过程中的管理漏洞是最为重大的影响因素。首先,我国的科研项目的内部风险控制的重视不够,有时为了申请经费而有所回避。在项目管理中,加强风险管理,建立风险管理策略和规划,科学控制科研项目生命周期中的风险,以便达到减少或规避风险的目的。项目伊始,项目管理就要使全体参与者全面理解、深入认识项目目标,并将项目目标有效分解,使承担的任务、计划、控制和反馈处于可控状态;项目进展过程中,采用认证和交付跟踪的方式,检验项目节点完成情况,确保项目达到预定目标。在进度计划上,项目管理中有严格的时间期限要求,利用网络图来表达项目中各项活动的进度和它们之间的相互关系,确定关键活动与关键路线,以求得最短周期。采用项目管理模式对科研项目实行全程控制,可确保科研项目高质量地按进度计划完成。
(二)可以有效控制科研项目的成本。我国科研经费落后的管理体制,十分容易导致部分科研单位经费相对过剩、花钱大手大脚、以及“二手老板”的现象。项目管理中的成本管理由资源计划过程、成本估计过程、成本预算过程、成本控制过程组成。其原理就是监控成本偏差,分析原因并采取措施以确保项目按照成本最低原则推进。应用项目管理方法对科研项目实行全额预算管理,细化预算编制,对科研项目中与预算偏差的费用及时分析调整,将有效防止科研经费滥用,并减少不必要的开支。
(三)可以有效促进科研成果的转化。把项目管理应用在科研项目管理中,将会有助于改变我国科研工作多年来“偏理论、轻应用”倾向,使科研项目最终目标的范围与结果都得到严格定义。按照项目管理的过程控制要求,科研项目完成后,各阶段产生的数据及各种文档资料应非常完整,对于以后成果的转化提供了非常好的基础。应用项目管理的思想进行科研项目管理,可以较好解决科研院所的研究和开发创新问题。由于这些研究和开发任务具有一次性和独特性的共同特征,采用常规的运行管理是难以应付的,必须组成专门的项目团队,应用项目管理方法,这也是项目管理已经渗透到了包括企事业管理机构和政府机构在内的各种形式组织的根本原因。采用项目管理思想进行科研项目的管理,尤其适用于项目数量多、投资额度大、资金的来源多元化以及管理复杂性高的组织。
三、加强目标管理在科研项目管理中的应用
因为科学研究活动具有较高的不确定性和一定的风险性,可能出现未能完成预定目标、费用超支、研究时间被动延长等情况。准确识别风险、科学规避风险,可以有效降低成本支出、减少合同纠纷等。应用目标管理方法将为科研项目提供了目标为导向的管理手段。将目标层层分解的方法应用于科研项目过程的各个阶段,可较少项目实施过程中的不确定因素,并降低潜在风险。
(一)准确界定工作范围。工作范围的界定材料包括合同、任务下达书、客户需求等等。界定材料中的重点内容是成果的特征描述。在立项之前,应当通过德尔菲法等科学方法来确定这些特征描述是否可以在规定的时间完成,技术解决方案是否可行等,以上问题获得确认通过后才能批准立项。相应的输出材料主要是工作范围说明书,主要内容包括明确的起止时间、成果的具体形式、可量化的技术指标等。
(二)科学制定进度计划。项目进度计划的输入材料包括客户需求、合同、工作范围说明书、任务下达书等。项目进度计划应该是全周期的,根据任务细化要求,可分为一、二、三级计划,必要时可以再细分为四、五级计划等等,计划的编制采用由上往下,计划修订由下往上,上层计划是下层计划的依据和约束,下层计划必须支持上层计划。编制进度计划时应遵循SMART原则,并按以下步骤实施:一是科学分层。根据科研项目的结构设置,可按照“课题―任务―工作单元”的模式进行分解,直至分解至无法分解的最小单元。二是确定工期。在任务分解过程中,最小单元的工期应控制在10个工作日。三是落实责任。在任务分解过程中,最小单元的责任必须落实到人,如果存在由多人共同承担的分解单元,应再次细分。四是化解风险。在任务分解过程中,对已识别出的具有较大风险的任务,应再次细化分解,同时制定化解、降低、控制风险的措施。五是关联任务。在编制计划进度时,应正确设置任务之间的关联性,同时要合理确定项目的里程碑节点。
(三)加强过程监督检查。工作范围及进度计划制定后.项目将进入实施阶段。对于科研管理部门而言,本阶段最重要的任务是加强过程监督检查,并负责协调解决实施过程中出现的问题。监督检查的输入材料包括工作范围说明书、进度计划。必须建立定期检查制度。根据进度计划及工作范围说明书,定期对项目的进度完成情况进行检查,及时发现实施过程中出现的问题及偏差,协调各方面的资源予以解决。
(四)严格控制项目变更。科研项目的变更可能会造成研究周期延长、成本增加等。在实施变更前,应由科研项目负责人提出申请,充分说明变更理由,变更申请事宜必须经有关专家的审议,确保预期目标能够实现方能实施变更。同时必须根据变更内容对工作范围说明书、进度计划等进行修正,并保留变更记录。
(五)全面验收评价项目。项目验收的输入材料包括工作范围说明书、进度计划、监督检查报告、变更记录等。按照项目实施前期各阶段已明确了的项目成果形式、数量、技术性能指标等内容,在验收时应由行业专家对这些内容进行全面检验、验证,通过后方可确认为项目任务完成,同时应尽快移交课题成果及过程资料。
科学有效的管理方法是确保科研项目得以顺利实施的基础。坚持将目标管理法应用到科研项目管理的各阶段,不断优化项目管理制度及流程,对提升企业科研管理水平,节约科研管理成本具有重要意义。
参考文献:
Abstract: Scientific research project management is an important part in the university scientific research work. At present, most of the colleges and universities in China have some problems in the scientific research project management, such as the traditional and conservative management mode, the budget management is not science, management talent shortage and so on. This paper industriously improves the status quo by introducing the life cycle management model, uses practice to study the feasibility of this project management pattern in the management of r&d project, at the same time, it constantly sums up the experiences of technology to promote the orderly and stable development of the whole project management industry.
关键词: 科研项目;生命周期管理;实践研究
Key words: scientific research project;life cycle management;practice research
中图分类号:G644 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2016)04-0063-03
0 引言
科研是高校最主要的一项社会职责。严谨而有效的科研项目管理是提高科研工作质量的有效途径。自市场经济体系建立以来,我国高校的科研项目管理工作逐渐显现出一些问题。比如,以计划管理和成果管理为主的传统管理模式降低了科研项目管理质量;经费管理不科学、不合理;重申报轻管理、重数量轻质量、重成果轻转化;人才匮乏,动力不足等等。
本文在对国内外项目管理深入探讨的基础上,根据高校科研机构科研项目管理的特点,提出了运用项目管理生命周期的理念,建立高校科研项目管理系统的有效技术手段,来解决目前高校科研项目管理中的问题。
1 高校科研项目管理的研究现状
高校是科研项目实施的主要场所之一,高校科研项目管理是高校工作的重要组成部分,它的科学与否、成功与否,将直接影响高校的科研水平,换句话说,科研管理工作对科研项目的最终结果有着十分重要的影响。在激烈的市场竞争中,我国高校现行的科研管理体制存在着许多的问题,影响了高校科研的发展。
1.1 重申报轻管理、重数量轻质量、重成果轻转化
长期以来,在科研项目管理上都存在重申报轻管理的现象,现行的科研管理体系常常以科研事业单位承担项目的多少为其科研能力的指标,导致项目申请与立项工作成了科研事业单位的工作重心,但申请到之后往往疏忽管理,使得一些科研项目不能按期完成或完成的项目质量不高。另外,项目数量与经费多少常常与项目申请人待遇挂钩,这种现象在高校中尤其普遍,往往导致项目申请人科研能力与精力有限的情况下,又同时拥有多个项目,不免顾此失彼、马虎潦草,最终影响项目研究的质量。
1.2 经费管理不科学、不合理
目前,我国科研经费管理使用中存在的问题如下:①分配环节上科研项目经费缺乏总体安排,导致一些科技项目的重复申报、同一项目在不同部门重复立项的现象,而有的项目因多种原因得不到资金支持。②使用环节上存在管理不规范、损失浪费问题。课题结题后不及时进行财务结算,长期挂账报销费用,严重影响了科研经费预算的严肃性。③项目管理与经费管理各部门之间沟通不够,在一定程度上存在脱节现象,导致经费使用不当。
1.3 人才少、队伍断层、缺氛围、动力不足
传统的科研管理只注重科研项目本身的流程完成情况,很少将视角放在培养科研人才的角度上来,缺乏科研团队培养意识,从而很容易导致科研队伍年龄结构不合理、科研后劲不足、科研人员队伍断层等问题。
1.4 传统管理模式滞后
随着现代化进程的不断深入、世界各国对科研的投入逐渐加大,传统的科研项目管理模式已无法适应当前科研迅速发展的要求,计划管理和成果管理在科研项目的管理中仍然条块分割严重,存在中间环节管理脱节,职责不清现象,缺乏项目全过程管理意识,从而导致很多项目申报不成功或者申报下来后不能正常结题、人才培养脱节等一系列问题。
2 高校科研项目生命周期管理的概念及特征
2.1 概念
一个咨询项目从概念到完成所经过的各个阶段。项目的性质在每个阶段都会发生变化。由于项目的本质是在规定期限内完成特定的、不可重复的客观目标,因此,所有项目都有开始与结束。不过在看到这个关于项目“出生、成熟、死亡”的生物学比喻以后,不要受到误导而得出这样的结论:“即项目在本质上是单一方向发展的。”许多项目,由于意料之外的环境变化,即使在接近原先规划的最后阶段时,也可能重新开始。
2.2 特征
项目是一次性的任务,因而它是有起点和终点的。任何项目都会经历起动、开发、实施、结束这样一个过程,人们常把这一过程称为“生命周期”。项目的生命周期特性还表现为在项目的全过程中起动阶段比较缓慢,开发实施阶段比较快速,而结束阶段又比较缓慢的规律。尽管各类项目的生命周期阶段的划分有所不同,但总体来看,项目的生命周期可以分为四个阶段:调研阶段(Research)、开发阶段(Develop)、实施阶段(Execute)以及收尾阶段(Finish)(简称为R.D.E.F阶段)。
3 高校科研项目生命周期管理流程
3.1 调研阶段
3.1.1 科研项目申报管理
①前期调研。前期研究工作内容主要包括:开展科技文献查新;阅读科技文献资料;掌握国外、国内研究动态和发展方向。如果是应用研究课题,例如试制新产品,前期应该考虑市场要求、经济性(主要是成本等)、实用性(其中包括性能等)、技术可行性(必要时可先做一些简单试验,以检验所提出的设想是否可行,然后确定课题)。这一步要求科研管理者多方面考察科研人员关于此项目的前期研究状况。
②组织申报。科学引导项目申请书的撰写是科研管理部门的职责和工作重点之一,项目申请书是专家评议、管理部门审批的主要依据,其填写非常重要,管理人员需对申请人进行正确指导,并给出修改意见。
3.1.2 科研项目立项管理(图2)
3.2 规划阶段
3.2.1 科学的预算编制
立项后,项目负责人必须与项目依托单位共同完成全额预算编辑工作,通常可采用支出预算、来源预算的方法。支出预算包括支出的所有项目费用,可包括设备费、管理费、测试化验加工费、燃烧动力费、材料费、专家咨询费、差旅费、会议费等等。来源预算是指项目资金来源预算,主要来自于依托单位、企业合作、学校配套经费、自筹经费和政府拨付的专项研究经费等等。支出与来源预算相结合的编制方法,可全面了解项目经费的来龙去脉,并且细化预算编制使得预算的评估和审查具有可行性、科学性。
3.2.2 严格的预算审核
严格科研项目预算的审核,首先必须在组织上提供保证。应当由科研项目拨款或投资方组成预算委员会,对项目预算进行审核,并最终确定项目预算,为拨款或投资方对项目预算决策提供咨询。
3.2.3 加强预算监控
在预算执行过程中,由于种种主客观因素的作用结果,实际执行情况难免与财务预算发生偏离。为了纠正偏差,保证项目按预算预定目标运行,对财务预算执行进行日常监督和控制,达到资源的最优配置,实现最大的效益,从而提高科研管理水平,这符合国家财政管理的整体需求。
3.3 实时阶段
3.3.1 计划编制
①基础研究计划要简洁灵活。基础性研究的不可预见性大,这就要求计划书填写内容、进展标准判断与质量控制上具有灵活可变性,当研究中发现更科学合理的研究途径和手段时,或者研究结果产生重要学术意义的分歧时,应当请允许研究人员修改原来计划。只要在学术方向、研究目标没有大的变动时,可经过项目组讨论后,自主决定并及时调整工作;对原计划有较大变动的,科研人员应该先提供报告,管理部门尽量简化批准程序,以免影响项目进行;如果研究方向有变,应另行立项。
②应用型研究计划要详尽细致。应用型研究具有实用性强、不可预见性小、研究对象明确、研究目的直观等特性,因而研究计划应该尽可能具体详实,严格要求。应用型研究计划内容包括:研究技术路线、试验步骤、研究方法、实验设备、项目组人员分工、经费使用、工作进度、实用指标和项目目标等等。
③试验发展项目计划要以生产实用为核心。项目计划必须以生产实用为核心。科研项目计划内容与应用型研究计划相似,但是计划的制度要更加严谨,执行要更加严格,必须对计划的每个环节都进行反复推敲。整个项目计划的实施过程中,以生产实用为宗旨,如果局部出现意外,应该从全局出发,服从最终实用目标。
3.3.2 组织实施
组织实施是紧接着项目计划书编制后,对项目跟踪管理的过程。通常可以要求定期提供项目进度报告、总结报告,可以掌握项目实施实际进展和既定目标的差距,以便及时分析问题找出原因,必要是可根据项目外部环境(经济、技术、政治环境)的变化调整原计划。实际工作中,提倡科研管理人员要不断学习科学管理与先进科学技术,深入一线,详细了解每一项目的实时进展,确保项目顺利完成。
3.3.3 检查督促
科研项目检查督促管理按项目合同关系,科研管理部门或任务委托方,由上而下逐级抽查。检查可采取书面形式(定期报表、报告书)、开会口头汇报、现场(实验地、实验室)检查。检查次数与形式根据项目研究类型而定:应用基础研究类实行年度检查制;应用技术研究类实行年中检查监督,年末检查考评制。
3.3.4 进度管理
科研项目进度管理有阶段总结、现场检查、会议汇报咨询三种方式。
①阶段总结。根据中期管理的节点控制原则,采取阶段总结,可准确评估、评价项目实施现状,从而对项目进度和目标实施有效管理。阶段总结主要是由项目负责人编制有关总结、汇报文件,提交有关管理部门或依托单位对项目进度进行评价或评估。此方式适合于基础研究类项目,如国家自然科学基金项目经常采用阶段总结的中期管理方式。
②现场检查。按照科研项目实施过程的重要节点,由生产管理部门组织有关专家,对项目进行现场检查。此方式适合于工程技术类科研项目,现在国家科技计划项目依靠这种方式进行进度管理。
③会议汇报咨询。主部门组织有关专家听取项目负责人的口头汇报,最后作出评价并交流意见,此方法要求专家具有丰富的经验、高专业素质与水平。
以上三种方式是目前高校科研进度管理的基本模式,在实践应用中,可以几种方式相结合。
综上所述,科研项目中期管理的监督、检查作用,是实施质量控制的必要措施,这一阶段的工作质量,将直接影响科研经费效益能否充分发挥、能否质量完成任务、能否取得高水平的成果。
3.4 收尾阶段
科研项目验收管理(如图3所示)。
4 项目生命周期管理在广东高校的实践研究
广东某高校以往的科研项目管理仍沿用以计划管理和成果管理为主的传统管理模式,管理进度和工作质量都与市场经济的管理要求有不小差距。本校在科研项目管理改革发展中,通过引入项目生命周期管理方法,优化调整了传统管理模式,取得了一些成果。
如图4显示,“十一・五”期间,科研项目总数达到672项,项目数基本稳定,真正有能力,或者说有兴趣做科研的队伍是比较稳定的,2007年变动大是由于校级项目立项所致。另外,虽然项目数变化不大,但是从2008年经费合同额和到账经费都有较大幅度地提高,这一方面说明立项经费在增长,另一方面,也说明项目的含金量也在提高,特别是横向委托项目研究实力在增强,这样的趋势大大鼓舞了老师的积极性,营造了校园学术氛围,促进了老师们的科研意识。其中,2009年,Z校的合作研究项目开始走向国际化:本校J博士获得美国国家AFSP基金自主研究项目1项,实现了国际合作研究的零突破;G学院与澳大利亚巴拉瑞特大学达成了四个研究领域的科研合作并进入深层次合作研究阶段。到了“十一・五”最后一年,2010年,本校科研快速增长的势头令人惊喜:一年间,Z校获得了国家社科基金后期资助项目1项,教育部人文社科一般项目2项和省社科规划项目4项,联合共建项目5项,创建校以来历史新高。
5 结论
项目管理是在长期实践和研究的基础上,总结形成的科学理论与方法。研发项目既有传统项目的一般特征,又有其特殊性。本文在分析了项目管理与研发项目的概念、特点的基础上,结合高校研发项目管理的现状,提出了在高校研发项目实施过程中引入项目管理的观点,论证了项目管理在研发项目管理中的可行性。随着高校科研项目“质”和“量”的提升,科研项目管理工作必须根据形势变化不断调整和改进,以提高自身对新问题、新形势的适应能力,促进整个项目管理行业有序而稳定的发展下去。
参考文献:
[1]叶茂林.科技项目管理创新[M].北京社会科学文献出版社,2008,12:86-87.
【关键词】 高等学校科研处 科研项目 科研管理 作用
1. 科研项目管理的含义和任务
科研项目全过程是指课题从项目申请、立项论证、组织实施、中期检查评估、验收鉴定、成果申报、科技推广、档案入卷的全部过程[1]。科研项目全过程管理就是在有限的资源条件下为保证科研项目的质量、进度、成本达到最优化,通过以科研工作者为中心开展一系列组织协调活动,使科研项目在实施前期、中期及后期的过程中实行制度化和科学化的管理, 其目的是使科研项目实行制度化和科学化的管理,保证科研计划圆满完成,出成果、出人才、出效益,提高竞争力。科研项目包括国际合作课题,国家、省、市、区科技部门立项及中标课题,上级下达的科研项目和研究任务,学校立项、研究所自选的课题,合作课题(有经费支持)以及其他项目或课题。
因此,科研项目管理的任务是采用行政管理手段和管理技巧,组织和协调科技力量去完成项目的研究和开发任务。在科研项目管理过程中,要求管理者掌握国家对科技工作的方针政策,并在项目实施中贯彻执行;要求了解有关的技术和经济法律法规,使科技管理工作规范化;要求了解有关的专业知识和专业发展动态,提出具有先进水平的研究目标,引导项目(或课题)的研究方向;要求具有较强的行政组织协调能力,充分发挥研究人员的积极性和创造性;要求懂得科技研究的自身规律和特点,使科研项目管理符合科技发展的自身规律;要求了解与项目有关的产业结构和产业发展政策,以利于科研成果的实施和转化[2]。
2. 科研项目管理的特点
科研项目管理具有创新性、风险性和明确指向性的特点。创新性不仅仅指项目的阶段或可交付成果具有创新性,还包括对科研项目管理的创新。任何一个项目的管理都没有一成不变的模式和方法可供参考,必须寻求一种新的项目管理思路,通过管理创新去实现对于具体项目的有效管理。科研项目管理的另一个显着的特点是科技项目具有风险性。科研项目的风险是客观存在的,贯穿于科研项目的各个阶段,比如变更研究内容、人员、技术方法等。当一项技术还不是很成熟时,—是会加大科研的工作量和难度,二是会增加失败的可能,同时也增加了项目管理的风险。科研项目的另一个特点就是其内容是具体的,具有明确的针对性,而不是宽泛的。项目的明确指向性贯串于论证、立项及实施的整个过程中,旨在解决某个具体的技术问题或是解决某个行业的共性技术关键技术问题,从而有效实现科技项目预设的经济、社会效益。
3. 高校科研处在科研项目管理中的作用
3.1规划指导作用
高等学校的科研发展方向和发展规划的制定,关系到学校的学科特色,学科建设和为经济建设服务等一系列大问题。科研处对于科研项目从开始申报、立项,到项目的过程管理、结题鉴定、申报奖励、科研成果档案归档、科研成果转化等一系列的管理,指导功能是不容忽视的[3]。在科研项目申请时,科研处有责任给广大教师和科研人员宣传有关政策,组织他们认真阅读课题指南,指导他们填写申请书,要对申请人从研究内容,课题论证,研究计划,成员组成等各个方面给予指导以提高课题的命中率。在科研奖励申报时,科研处要指导申报者填写推荐书,对于科研成果主要内容的介绍,发现、发明创新点的提炼,经济效益的计算,应用证明的提供,附件材料的排列等等,都要加以科学的指导,提高奖励的中标率。科研项目的研究过程中,科研经费的使用也离不开科研处的指导作用。
3.2组织协调作用
科研处从组织申报课题、中标立项到项目研究完成结题鉴定、推广、报奖,其组织作用一直贯穿始终,不可或缺。科研管理人员必须采取公告、短信、电子邮件、讲座等多种形式宣传、鼓励广大教师和科研人员申报课题,并引导帮助承担各级各类课题,向各级项目主管部门推荐、介绍申报项目的必要性、可行性、先进性、实用性,介绍本校的学科优势、研究人员的科研经历、前期研究成果,课题将产生的社会效益和经济效益,争取获得他们的资助。科研项目被批准立项后,科研管理人员,应及时组织课题组负责人学习有关科研项目管理办法和各项规章制度,明确课题负责人的责任。科研处的协调作用是项目管理的剂,是科研项目顺利完成的可靠保障。科研处要具备与课题组的融洽关系,协调研究进行过程中,人员、经费、时间和实验条件、资料等的关系,协调课题负责人与课题组成员之间、课题组之间、课题组与学校有关职能部门之间的诸多关系,减少不必要的干扰和“内耗”,保障科研项目正常进行。
3.3监督激励作用
科研处对科研项目的执行情况的监督作用是与组织作用同时进行的,要按照每个课题的计划任务书,监督项目的进展情况;按照科研经费管理的有关条例,严格监督经费的运用情况,对项目进度进行定期或不定期的检查上,保证研究工作按计划进行。科研处可以采取相应的措施,勉励未承担科研项目人员,积极申报各级各类科研项目、投入到科学研究之中来。科研处可也设立校内科研基金,鼓励青年教师开展科研工作,使他们具备一定的研究基础,为申报上级主管部门的纵向课题做好前期准备;也可以支持获得科研项目立项但科研经费没有及时到位的课题组,按时开展科学研究工作,保证科研项目顺利进行。科研处也可以制定科研奖励政策,对承担科研课题的负责人、获得的科研奖励项目的负责人、在高水平学术期刊发表学术论文的作者、国家发明专利的获得者给予重奖的同时,要进行大力宣传,激发起荣誉感和使命感,充分调动广大教师和科研人员的科研积极性,鼓励大家为学校的科研事业做出贡献。
因此,科研处在整个科研项目管理中的各种作用是相互依赖、相互制约的,只有发挥好这些作用,为广大教师和科研人员服务,才能真正达到科研管理的目的,保证高等学校科研事业的健康发展。
基金项目:黑龙江省高等教育学会十二五规划项目(HGJXHC110796)
参考文献:
[1] 张华,科研管理部门在项目过程管理中的职能与角色定位[J],交通企业管理[J],2011(12).
[2] 陈颖娇;何贤;王忠;林玲,借鉴现代项目管理理论 提升科研项目管理水平[J],科技管理研究,2010(24).
[3] 邢宗新、刘涛,科研基金是开展科学研究的可靠保证[J],北方经贸,2012,12.
【关键词】合同管理;科研项目;控制
0 引言
科研项目是科研院所业务的主要支撑,如何提高科研项目管控水平,确保科研项目稳步推进实施是科研部门日常工作的重点。而合同管理是科研项目的重要依据,因为科研项目都是以任务合同书的形式订立的,可以当做是一个合同来管理;而每一项科研项目的实施又是由无数个分包合同组成的,因此有效的合同管理可以为科研管理提供有效参考,以提高科研项目管控水平。这对科研单位的科研计划管理和科研项目的预算管理有着指导性意义。
1 科研项目实施中合同管理面临的问题
1.1 合同信息缺乏准确性、实时性
合同管理贯穿于内部业务展开的整个过程,完善的合同管理是科研院所健康运作的重要标志。采用传统的手工管理方式,由于涉及的部门众多,需要管理的合同要素也各不相同,低下的数据利用率和不断膨胀的数据量,造成信息不集中、实时性不强,导致工作效率不高、费时费力等问题[1]。
1.2 合同管理与财务管理脱节
科研项目实施中的合同经费支出采用的是项目负责人审批、合同管理部门审批、财务管理部门审批、领导审批共同负责管理监督的机制。由于管理制度不顺畅,合同管理部门和财务管理部门之间缺乏有效的沟通手段和必要的共享平台,数据缺乏有效的组织,造成合同管理和财务经费管理脱节。如何妥善处理好这两者之间的关系,保证合同管理与财务管理有机结合,是值得考虑的问题[2]。
1.3 科研计划统计无数据支持
以往的科研计划统计依靠于手工汇总的纸质化阶段,统计工作往往是由合同管理部门通过对一线部门的合同整理汇总而成,这种传统的手工统计方式准确率及效率都很低下,影响科研计划上报的真实性。而且由于统计的方式单一,造成信息汇总困难,难以提供有效的反馈信息,无法满足合同分类型统计及查找,因此无法为一些工作提供必要的支持。另外从科研课题立项到完成、成果的社会影响及其转化效益等情况,都离不开科研统计提供的数据,科研投入与产出的分析都需要可靠的数据[3]。
2 基于用友系统的合同管理模式
由于科研项目是科研院所业务的主要支撑,以往科研项目实施中的合同管理模式已经不能适应新形势下科研管理发展的需要,而且随着信息化水平不断提高,利用网络和信息化手段提高管理效率是必要趋势,因此我们将用友软件与科研项目管理相结合,探索出一种新的有效的合同管理模式,提升了科研项目实施过程中的合同管理能力,从而大大提高了科研项目管理水平。
合同管理主要包含两方面的管理对象:一是,科研单位所签订的科研计划任务书;二是,在每一项科研项目具体实施中所签订的各项分包合同。
其中科研计划任务书是在科研项目确定后,由科研项目承担单位对科研项目的目的、意义进行介绍,对完成该科研项目的具体措施、方法和研究进度作出计划安排的技术文书,是一种报告体科技应用文,它是科研项目承担单位向上级主管部门申报立项的重要文件,而科研计划任务书的统计数据是科研单位科研水平的重要体现,只有对这些科研项目的信息进行有效管理才能使得统计数据准确,只有充分利用这些信息才能对科研项目做到有效管理。
更为重要的是,每项科研项目都有着相应的预算管理,如何对项目支出做到全局把控,必须依靠于有效的合同管理工作。因为每一份分包合同体现的是都是相应预算的支出,因此对合同管理到位,就可以对项目的整体支出有了全面把控。
2.1 合同管理的准备阶段
合同管理部门在合同管理实施前,将历年合同管理中存在的问题进行了分析及总结,在合同管理软件实施前对合同类型进行分类,并对每一类合同下进行相应设置。科研合同作为收款合同分为国家级项目、省市级项目及其他;分包合同作为出款合同分为采购合同、外协加工合同、测试化验合同等,使得合同分类清晰,便于管理。同时根据合同金额对合同进行分组管理(根据合同金额分为A、B、C三类),根据合同金额制定相应的审批制度,审批流程见图1,并有效分配管理时间及精力,使得合同管理做到有的放矢。
2.2 合同管理的执行阶段
2.2.1 新建合同
当合同签订生效时,在合同管理软件中新建一个合同,录入合同相关内容,包括名称、性质、所属合同组、合同类型、对方单位、负责人等基本信息。因此合同信息以标准化的形式存在于系统中,为后期合同信息的数据共享及有效利用奠定了良好的基础。
2.2.2 合同的履约管理
科研项目中的合同管理要求组织专业化管理,在科研项目具体实施中,由于实际情况或计划失误发生变化,可能使项目考核指标与合同实施偏离,如果没有采取相应措施,会影响科研项目进展。通过对合同监督与履约跟踪,对合同履行情况分析,找出偏差的地方, 以便及时采取措施补救,最终顺利的完成合同需求[4],从而完成科研项目考核指标。
2.2.3 合同的变更管理
由于科研项目实施是一个动态的过程,受客观因素和项目实施的影响,合同双方会根据需要在协商的基础上进行相应的改动和调整,因此合同变更管理是一个非常必要的环节,合同变更是指修改和变化原合同内容,经过双方盖章方能有效变更。
2.3 合同数据的统计分析
通过把用友系统和项目管理想结合,可以直接看到项目中各项经费的支出情况,便于一线部门查看该项目预算额度的开销及剩余情况。其次可以以各种口径统计合同数据,并及时反馈给一线部门,以便他们工作的开展。
3 结语
3.1 加强过程监督,实现科研项目全程管理
通过对合同的统一要求,使得合同信息以标准化形式存储,实现了合同管理部门和财务部门的数据共享,使管理呈现动态化。这样使得合同编码唯一,统一了合同编码与财务项目编号的一一对应,解决了长期以来合同信息与经费信息无法实时对应的问题,方便了管理部门与一线部门可以实时掌握项目的到款及支出情况,促进了经费的合理使用,为经费管理提供有效支持,实现项目的全过程管理。
3.2 加强数据利用,实现数据有效统计
通过将用友系统应用到科研项目管理过程中,可以提供出动态的、准确的合同信息,使得合同数据及时准确,合同管理部门能够随时获取最新数据,一线部门可以了解项目进展,大大提高了统计信息的时效性、准确性和共享性,缩短了科研项目计划统计上报工作的时间,大大提高了效率。
【参考文献】
[1]张龙.中国某公司合同管理系统的设计与实现[D].山东大学.
[2]刘沐,谢素萍,皮新玲,刘硕.从科研项目管理现状浅谈项目管理系统设计[J].中国管理信息化,2011,14(2):47-50.
一、现状分析
近年来医院在信息化管理上得到较大发展,投入也相对较多。但是如何利用这个平台,更好的服务医院管理则不断面临挑战,其中医院科研项目的信息化管理存在较多问题。科研项目课题立项、预算管理、财务报销管理不联动、各自为政。科研项目课题结题不结账现象普遍,科研项目管理部门多,管理不统一。详细问题主要有以下几点。科研项目课题立项由科研项目课题负责人结合临床经验立项,向科研项目管理部门申请,并向上级相应管理部门申报,课题申报成功后,科研项目管理部门没能及时与财务部门沟通,往往是科研项目经费汇入医院账户后,财务科研人员追溯科研项目管理部门科研项目课题经费来源,确定科研项目课题项目名称,滞后按照科研项目课题立账。科研项目课题负责人、参与人员基本是医务人员,经费预算编制流于形式。由于缺乏预算编制审核制度,科研项目课题经费预算编制缺乏科学合理性。容易导致经费预算与实际支出不一致,需要进行项目预算调整。科研项目经费报销管理不严。科研项目课题负责人将实际发生的各种费用到科研项目管理部门申请报账,财务部门审核重点是发票的真实性,审批手续的合规性,对是否严格执行预算、支出是否合规审核不严。导致科研项目经费财务核算工作只能发挥记账功能,监督作用没有得到充分体现。科研项目课题结题不结账,存在科研项目课题已经结题,财务账面上仍有余额,没有进行科研项目经费结余核算。科研项目管理部门对科研项目课题结题结账管理不重视,未制定科研项目课题结题清理制度,未能及时与财务部门沟通处理,导致科研项目课题结题不结账,科研项目结余经费未能有效分配,给财务部门的会计核算及科研项目管理增加了难度,未能真实反映科研项目经费的使用情况。科研项目经费来源渠道不一,导致科研项目管理部门多,管理不统一。如我院科研科管理的是院内职工的科研项目,教育培训科管理的是博士、博士后的科研项目,精准中心管理的是兼职研究员和高层次团队等遍布全国的科研项目,药物临床试验中心管理是临床试验的科研项目。
二、优化措施探讨
【关键词】科研项目;管理;企业
1 引言
作者在航空企业从事项目管理多年,参与和主持多个科研项目管理任务,根据多年积累的工作经验和企业科研项目管理的实际,本文系统地阐述了科研项目从选题、立项、实施、结题乃至科研成果转化、知识产权保护等不同阶段管理工作的内容、要求与方法,适用于多项目环境下科研项目管理,可供同行参考借鉴。
2 科研项目实现流程分析
科研项目管理,就是分析、识别项目实现过程的组成阶段及不同阶段的工作内容,运用管理知识、工具和技术,进行组织、协调、管控,实现或超越各方对项目的要求与期望。
从管理学原理来说,识别项目实现流程可以避免出现监控盲点,实现运行过程全面控制,从而最终达到有效的项目管理。一般来说,完整的科研项目实现流程包括以下活动节点:科研立项、项目启动、项目实施、项目结题、成果转化。
3 立项管理
3.1 立项流程
立项是科研项目诞生的基础,也是科研项目管理的第一步。科研项目立项的流程是:选题、编制立项建议书、申报立项、初步筛选、专家评审、行政审批。
3.2 选题要求
科研项目选题应立足企业专业特长,围绕企业发展的战略方向或针对现有产品的质量、可靠性水平开展。企业科研项目选题的一般要求是:(1)具有先进性、创新性,符合专业发展方向;(2)经过充分市场调研,具有一定市场应用前景;(3)选题难度、研发经费、技术条件与企业能力相适应;(4)能提高产品技术性能、可靠性的专题研究;(5)能够提高生产效率。
3.3 立项评审
由于科研项目面向的是高、新、尖、难课题,潜在风险发生概率必然要高一些,因此必须进行立项评审,即深入分析项目收益与成本,全面论证必要性与可行性,在科学统筹的基础上决策是否立项。一般按规定在一定时间组织申报,由主管部门进行初步筛选,然后组织评审。评审内容包括技术先进性与创新性、应用前景、技术途径、经费概算、能力条件等。
3.4 可行性论证
项目立项批准后,项目负责人应抓紧组织编制可行性论证报告,这既是项目执行的依据,也是项目验收的标准。可行性研究报告是在项目立项建议书的基础之上,依据立项批复的内容进行编制的,其主要内容包括技术方案及系统组成、关键技术及实现途径分析、技术考核指标、项目成果形式、项目实施计划、项目组主要成员情况、经费预算等。科研主管部门应组织专家进行项目可行性论证,之后项目组编制项目实施计划,正式启动项目研究工作。
4 项目管理
4.1 项目分级
科研项目分为公司级和部门级(经费大于1000万元的为公司级,单独设立项目经理;经费小于1000万元的为部门级,依托部门指定项目负责人)。对各级科研项目,其计划、预算、技术状态管理,由科研项目主管部门统一归口管理;质量工作由质量管理部门归口管理,科研经费由财务部门统一管理。
4.2 计划管理
4.2.1 科研任务工作令
新项目立项一周内或每年一月,主管部门编制科研任务工作令,提出项目里程碑任务安排,明确交付成果形式、完工标准、文件审查与归档要求,同时注明经费额度。科研任务工作令是科研项目主管部门指挥、调度项目组的统一指令,是编制项目计划的输入条件,同时也是考核项目任务绩效的基本依据。
当企业科研项目较多时,主管部门应编制企业年度项目计划与进展概览表,汇集各科研项目年度里程碑任务节点,并实时监督其进程。
4.2.2 计划控制
科研主管部门应定期检查项目计划进展情况,协调解决项目问题和困难,促进项目有序开展。一般以日常、月度、季度、半年度为周期,采用现场检查、会议汇报等形式。检查结果应形成纪录,并予以公布。各类计划检查的对象、依据与方式是:日常管理、月度检查、季度总结和年度考核。
4.3 技术状态管理
4.3.1 技术评审
科研项目主管部门负责基础技术研究课题的研究方案评审,负责新产品开发项目的方案设计、技术设计、施工设计评审以及工艺评审,组织产品技术规格书审查。按照企业有关设计和开发控制、技术状态管理方面的要求,编制评审报告,记录评审结果和专家意见,并跟踪闭环。对企业承担的各类政府基金课题,在申报结题或阶段检查前,应事先内部评审,以保证上报文件完整、准确、规范,符合规定。
4.3.2 技术状态管理
有些重大的新产品研发项目,要求实行技术状态管理,以保证产品的功能特性和物理特性全过程受控、可追溯、能实现。科研项目主管部门负责项目技术状态归口管理。组织制定技术状态管理制度,规定技术状态管理的内容、要求和方法,明确技术状态识别、技术状态控制、技术状态纪实、技术状态审核的组织分工,组织制订技术管理计划,保证技术状态项目在研制、生产中受控。
4.4 成本管理
企业科研项目经费来源于利润,因此要求:一要保证资金预算的合理性;二要保证资金使用的合法性。从科研项目管理角度讲,还要求保证资金使用的计划性,做到经费支出与计划任务相协调,开支名目与数额经得起审计。具体表现在经费预算、成本控制、经费审计等方面。
4.5 质量管理
科研项目质量管理归口质量管理部门。通常重大新产品科研项目纳入质量管理体系,设置质量工程师,负责项目成员质量培训,会签项目质量计划并监督落实,负责产品质量验收和处理质量问题,协助项目改进和建立质量档案,负责项目质量业绩考评。参加项目设计评审、技术状态审核、供方能力考评、采购合同审查。
4.6 产权保护与专利成果管理
知识产权与专利成果是科研项目管理的内容之一,通常由企业专职岗位负责。项目负责人应及时总结、申报形成的专利、软件著作权、技术秘密、集成电路图、国家或行业标准等。需要注意的是,参加科技交流活动或公开发表的科技论文应进行保密审查,以防泄漏企业技术秘密与商业秘密。
4.7 项目结题
当项目计划全部完成、输出成果符合要求、科技文档整理完整,可申请结题。结题验收由科研主管部门负责。企业应根据本公司科研项目管理办法制定科研项目结题流程,明确结题条件、步骤、要求。5 科技成果转化
科技成果转化是一项复杂的系统工程。也是企业经营活动中难度较大的一项工作。企业必须加强统一领导,密切技术、营销跨部门合作,建立市场与技术联动机制。新技术、新产品推广应用前,科研主管部门应组织做好项目设计验证工作,加快技术成熟度。新技术的转化对象是新产品设计和老产品升级改造,充分开展试验验证并通过技术鉴定。对新研制产品来说,除应经过充分的试验验证,还要开展必要的实用确认,确定产品可靠性、维修性、保障性、测试性、安全性、环境适应性满足要求后,方可投放市场。
6 结语
科技管理是现代企业管理不可缺少的部分。如何实施多项目环境下科研项目的有效管理,不同企业有不同的方法与模式。本文基于岗位工作实践,以企业科研项目的实现流程为主线,论述了科研项目全生命周期内各项活动的管理,覆盖了项目纵向和横向工作面。既带有经验性知识,也贯穿着管理学思想,有助于企业科研项目活动的开展。
参考文献: