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1 引言
随着医院的发展和信息化的进步,信息系统渗透到医院的各个角落。医院的医疗业务、教学、研究对信息系统的依赖性是不容置疑的。医院的信息安全不仅是保证医院有效秩序的前提 ,还是保障医院的财务管理等方面巨大的支撑,并且安全的医疗信息数据才能够有效地提高病人的治疗效果、维护病人的权益。因此加强管理和监控,加强医院有关信息安全系统方面的建设 ,是医院良好有序发展的前提以及客观要求[1]。因此对信息安全的认识从方方面面都得到了前所未有的重视。作为走在信息安全研究前列的大国,美、俄、日等国家都已制定自己的信息安全发展战略和计划,确保信息安全沿着正确的方向发展。2000年初美国出台了电脑空间安全计划,旨在加强关键基础设施、计算机系统网络免受威胁的防御能力。2000年7月日本信息技术战略本部及信息安全会拟定了信息安全指导方针。2000年9月俄罗斯批准了《国家信息安全构想》,明确了保护信息安全的措施。
我国对信息安全研究起步较晚,目前已初步建成了国家信息安全组织保障体系[2]。我国在1994年颁布了《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》。在以后的十几年中,国家又出台了多个法律、法规,对信息安全等级保护的具体内容、职责和工作方法做了具体的规定。在2007年公安部、国家保密局、国家密码管理局、国务院信息化工作办公室出台了《信息安全等级保护管理办法》。首都医科大学附属医院北京妇产医院(以下简称“北京妇产医院”)正是借着《信息安全等级保护管理办法》的实行,促进了院信息安全工作的发展,提高了信息安全的水平。从2007年到今天,院信息安全等级保护工作已经走到了第十个年头。这十年信息安全建设大约分为两个阶段。
2 第一阶段:夯实制度基础,加强边界防护
北京妇产医院于2007年10月根据《信息安全等级保护管理办法》的要求和医院的实际情况,把医院的核心系统HIS和LIS系统定为二级系统。在随后的几年中严格按照等级保护二级系统的规范进行建设。
2.1 制定和完善制度,促进安全管理
任何技术都只是手段,而人是最重要的因素,能把两者有效的、高效的结合在一起的是管理。管理又是通过制度实现的。参照等级保护的要求,增加制定了网络安全管理制度、计算机病毒防治管理制度、业务网络安全管理规定、信息安全数据使用授权制度和重大信息安全事件报告制度等制度,基本做到了制度完备。通过信息安全管理相关规范的制订与,确立信息安全方针,对信息安全管理体系文档的制订、、修订、评审进行约定,以保证信息安全管理规范文档的严肃性。通过制订全院统一的信息安全策略,有效指导信息安全管理与技术工作的开展,为全院建立了统一的信息安全策略标准。
2.2 提高信息安全意识
在领导层面,北京妇产医院建立了医院信息系统安全领导小组,明确信息安全工作由院长负责,成员包括信息科、院办、医务科等相关科室领导。在基层层面,根据技术专长和日常工作把工作人员安排为信息安全管理员、安全审计员、系统管理员等。这样不仅使每个人了解信息安全,还要负责信息安全的事,同时也让工作人员时时刻刻有信息安全的意识,还把信息安全内容纳入到每年进修人员和新入职人员培训日程之中。
2.3 加强中心机房的安全建设和管理
北京妇产医院参照《信息系统安全等级保护基本要求》进行信息化基础设施建设。中心机房配置门禁系统,机房出入口安排专人值守,控制、鉴别和记录进入的人员。外来人员进出机房须获得机房管理员的授权,对人员及设备进出情况进行记录。中心机房内服务器、网络设备均安置在机柜内并固定,对设备与走线进行了标识。中心机房设置防盗报警系统、视频监控系统、自动消防系统、空调周围安装漏水检测报警系统等物理安全设备。目前中心机房物理环境基本达到了等级保护三级系统所要求的物理环境,物理安全防护措施相对完善。
2.4 部署了基线网络监控管理系统
此系统能够通过SNMP协议获得被监控网络设备、服务器、通讯线路、网段、应用等有关信息,包括系统信息、网络连接、TCP连接、程序运行、 ARP表、路由表以及CPU负荷等。网络管理员可以通过此系统对全网络可以实时的监控。此系统还可以对IP地址的全局使用情况有一个清晰准确的统计,对于 IP地址使用的管理、分配都可以起到很好的辅助作用。
2.5 部署了桌面管理系统
此系统能够远程维护、远程控制为网络的管理、维护与故障诊断提供了全方位的平台。在管理、维护或故障排除需要时,网络管理员可以通过本功能远程登录客户机,当服务器显示客户机桌面后,即可以对其进行相应的操作。通过桌面管理系统可以管理外部设备,我院业务网禁用了U盘、软驱、光驱、UBS等各种各样的外部存储设备,减少病毒通过外部存储设备进入到业务网中的可能。通过桌面管理系统指定部分关键终端进行IP地址绑定,进一步提升了业务网的安全性。桌面管理系统还不断地进行更新、升级,以提升网络的防护水平。
北京妇产医院通过信息系统的等级保护定级工作,对医院的信息安全状况进行了一次较为全面的摸底,认识到自身信息安全水平和问题所在。针对信息安全投入了相当的力量,通过以上和其他措施加强了防篡改、防病毒、防泄密等方面的安全,提升了业务网的边界防护能力,使其处于基本安全的环境中。
3 第二阶段:持续性推进,再上台阶
2007年至2012年,北京妇产医院年门诊量从7万人次增长11万人次;年出院人次从2.5万人次增长到约3万人次;病房手术人次从1.9 万人次增长到2.5万人次。HIS系统的主要用户医生、护士、医技人员也从500余个增加到约1200余个。HIS系统的应用大大提高了医院工作效率,使医院的资源得到了更合理的优化配置。但是同时对信息系统的依赖性越高,也就对信息系统的安全有了更高的要求。在2012年《北京地区卫生行业信息安全等级保护工作实施细则》中提出:“三级甲等医院的核心业务信息系统的安全保护等级原则上不低于第三级”。针对过去的问题和三级的要求,积极进行整改和推动信息安全工作,在2014年将核心系统 - HIS系统原定级2级提升为3级系统。
3.1 确定保护对象及其区域边界,打好建设基础。
根据北京妇产医院业务的发展需要,原有的内、外网物理的隔离的网络拓扑将随着区域卫生平台、网上预约挂号等业务的推进而发生结构性的改变。如图1所示。
因此,医院原有相对独立的业务网将会受到来自互联网以及其他第三方网络威胁源的攻击。北京妇产医院与时俱进,根据《信息系统安全等级保护基本要求》首先确定了保护对象及其区域边界。根据医院信息系统的计算环境划分情况,围绕信息系统确定出区域边界:
(1)东院业务域计算环境区域边界;
(2)西院业务域计算环境区域边界;
(3)东院终端控制域计算环境区域边界;
(4)外网业务应用域计算环境区域边界;
(5)内网数据交换前置域计算环境区域边界;
(6)外网无线网络域边界;
(7)安全管理域计算环境区域边界;
(8)内网办公终端域计算环境区域边界;
(9)外网办公终端域计算环境区域边界。
保护对象及其区域边界的确定,为以后的计算环境、区域边界、通信网络等安全保护设计和实施奠定了坚实地基础。
3.2 完善日常安全管理,切实落实安全制度
北京妇产医院以前更多地关注技术的提升,有了等级保护要求之后,使得大家能全方位来看待信息安全。从安全管理平台角度来看,技术安全和管理安全同等重要,而在实际工作中,网络维护人员常常忽视管理层面的安全防护,如安全制度的建立和长期执行,机房登记制度等[3]。
北京妇产医院的信息安全制度根据实际情况进行不定期修改,使其具有科学性和可操作性。为保证信息安全制度及各种安全管理手段与技术的落实,信息科制定了完善的巡检制度。巡检人员按规定时间、内容及技术路线对设备进行巡回检查,巡检的内容涵盖了全院。硬件包括中心机房的服务器、交换机;门诊大厅的自助打印机、排号机;中心机房和各个楼层设备间的环境监控和消防等,软件包括数据库监控、病毒监控和移动存储设备的监控;磁盘空间容量、系统运行情况等。巡检人员每日巡检项目11大类504小项,巡检内容还要及时向上级进行反馈,以保证各种安全隐患的得到及时处理。同时还记录每天的程序改动、软件问题等信息,便于事后追溯。
3.3 提高数据备份与恢复能力,降低安全事件带来影响和损失
北京妇产医院原有利用东、西两院区各自独立的机房,采用了后台磁盘阵列之间的远程镜像技术,实现东、西两院区数据同步和远程容灾。通过存储在不同存储设施上的镜像数据,可以实现医院内部关键业务数据的备份与快速恢复。医院对数据保护的方式主要是采用双机高可用和备份系统。但是,双机热备系统也只能避免由于网络故障、服务器故障、物理硬盘故障造成的系统停机问题,如果应用数据受到病毒感染、人为误删除、黑客攻击、甚至是共享磁盘阵列故障,应用系统也是无法运行的。
随着等保工作和信息化建设的推进,医院又配置了CDP保护设备,实现重要数据实时保护;1-3分钟内找回丢失的数据,同时可以恢复到毫秒级的数据版本状态,保障核心业务数据的完整性、一致性、可用性,从而保证核心业务系统正常、稳定、连续运行;数据恢复过程简单方便;后端重建系统,无停机时间;仅复制上次复制后已更改的增量数据,进行有效的系统及数据备份;大大缩短恢复过程,从而减少停机时间并保持生产力;如果出现应用程序故障或硬盘崩溃,可以可靠地捕捉启动应用程序服务器所需的数据。CDP设备部署如2图所示。
CDP设备不仅能够轻而易举的实现本地的应用系统保护和恢复,而且能够很轻松的将保护延伸到远程,建立起更为强大的异地容灾系统。
4 结束语
信息安全是动态的,随着技术的发展而变化。信息安全防护没有完全单一而又绝对保险的安全措施[4]。如果墨守成规,止步不前,必然会影响信息安全的整体水平。每年按照等级保护的要求进行自查,可以让医院查缺补漏,对医院的信息安全是很好的督促。医院在等级保护制度的指导下,持续性的推进信息安全工作,必然会明显地降低信息安全的风险。等级保护制度还促进了卫生行业信息安全建设的标准化和规范化。我们有理由认为信息安全等级保护制度对医院信息安全的建设、管理等方方面面都有极大的促进作用。
[关键词] 医院管理;信息化;医院现代化
[中图分类号]R19 [文献标识码]B [文章编号]1673-7210(2007)10(a)-126-02
随着信息科学技术的发展和医疗水平的提高,医院信息化水平成为现代化医院的标志之一[1]。但在医院信息化过程中还有很多需要解决的问题。
1 信息化建设快速增加的投入与医院收入发展缓慢的问题
需要投入的原因,一方面是现代科技发展一日千里,医院信息化建设要吸取先进的科技成果,进行更新换代的投入;另一方面是政策的调整、医院业务发展也要求不断对医院信息系统进行调整。但信息化建设现在并不能用一个简单的公式把建设投入与医院收入挂钩,因为医院的收入受到很多方面的制约,比如医疗水平、服务水平、管理水平、地区因素等。计算机只是一种工具,要提高效率、节约成本、提高管理水平,就要在设计科学的工作流程,处理好科室与科室间的协同工作问题等。很多收益比较差的医院,由于信息系统只是简单的配合现有的管理模式来建立,在前期投入大笔资金建设基础网络后,并没有明显的收入增加,使工作人员、管理人员认为信息化只投入无产出,甚至由于某些岗位增加了工作量,造成对信息化建设的抵触心理,而不愿意继续投入。
建议的解决的方法:首先要改变上层管理者的认识,信息化进程是必须的,问题只是进程的快慢,程度高低;其次应提高信息管理在医院管理的地位,从医院发展初步规划时就开始考虑信息化需要完成哪些任务,不追求短时间内完成很多大项目,而是分阶段的从医院的发展水平出发,为信息化的发展设定短期和长期目标,然后再根据发展的目标,结合医院的财政、信息化情况,多方面考虑投入后的可能效益及实施项目的迫切性,选择能实际帮助医院解决目前问题,能带来实效的项目,逐步提高信息水平。
2 信息在医院工作中重要性不断提高与信息管理在医院管理中地位较低的问题
随着医院信息化建设的不断发展,病人的信息贯穿整个信息系统,各业务项目之间数据交换频繁[2],病人入院、吃药、结算、检查都需要通过信息系统操作,甚至病人吃饭也可能要持有IC卡进行扣费。信息的流动、规划、建设关系到医院运作是否流畅、有效,如果信息系统故障会严重影响医院的正常工作,降低服务水平,给病人带来很多不便。
要保证信息流的合理设置,最主要的是管理制度、工作流程的调整、以及医院发展目标的设定和实现方法。现在医院IT部门[3]只是作为一个维护系统的部门,在新业务流程的方案确定后再来要求信息系统配合方案进行程序上的修改,信息系统只能被动的适应医院的变化,制约了信息化提高医院标准化水平、提高效率、规范医院管理的作用。
建议的解决方法:信息部门要直接参与到整个医院管理过程中,无论是建设一栋楼、增加一个科室、调整一个部门的业务流程,还是制定一个新的医疗管理制度,都要从信息管理的角度出发进行考虑,通过信息系统协助完成,或设计信息系统可以接受的设置,保证项目实施后能顺利地形成有效合理的信息流,进一步使医院流程合理化、标准化。
3 网络开放性、共享性与网络安全管理的问题
随着使用者水平提高,网络的开放性、互连性、共享性程度的提高,我们面临更多更频繁的病毒发作、黑客攻击、网络崩溃。针对整个网络设计的网络安全方案,必须以牺牲一定程度的网络开放性、共享性为代价。比如医院网络需要连入网络,但连接外网的计算机是否允许接入内网,是否允许使用U盘等存储介质导入导出数据,以及制定怎样的网络访问方案等的问题困扰着管理人员。禁止可以很大限度地提高安全性,但却又限制了医院网络的可用性。
建议的解决方法:对科室内部的计算机采取严格的上网管理办法,整理出比较全面的可访问安全网站的名单,定义只可访问该部分网站,必须安装防病毒软件、防火墙等网络安全设备,限制下载文件,限制U盘的使用,要求如必须使用U盘就需要首先进行查杀病毒,以保证科室计算机尽可能少地发生安全问题。然后,开设上网中心,同样必须安装防病毒软件、防火墙等,在有专门人员的监管下,对上网中心的计算机可相对减少限制,如只设置不可访问的网站名单,允许使用U盘进行导入导出,允许下载文件。
4 复杂的用户要求与系统管理的困难
随着信息系统的发展,用户要求会越来越复杂化,导致程序复杂度上升,而且容易出现问题。有些要求,不仅涉及本部门的程序修改,还要求对整个系统进行再设计,需要修改多个相关部门的程序,要求系统维护人员在实施程序修改前就要充分考虑各种问题,如实施的可能性、实施的难度、对其他系统的影响、对数据和操作的影响。
建议的解决方法:①在接到用户修改要求后,先充分了解用户的意图,要达到的效果;②分析用户要求是否合理,是否符合法律与管理制度的要求,是否有效益等等因素;③确定要进行修改后,要从整个系统出发考虑修改带来的影响,考虑是否可实现;④尽量用简单的方法实现修改,注重测试修改结果;⑤留下清楚地修改说明、操作说明等文档,做好用户培训、管理员培训,为以后的系统管理打好基础。
[参考文献]
[1]王鲁,尹爱群,刘炜,等.信息化建设在医院管理中的作用和地位[J].医疗设备信息,2006,21(9):63-65.
[2]赵欢,王幼丽.医院信息化建设管理的几点经验[J].医学信息,2004,17(1):33-34.
关键词:物资配送 服务流程 信息化管理
中图分类号:F252
文献标识码:A
文章编号:1004-4914(2013)01-252-03
医院后勤物资配送服务流程的管理是医院医疗活动的基础,是一项综合性较强的经济管理活动。如何提高各类物资管理的科学性和合理性,减少浪费和库存占用,优化物资管理流程,加强物资的定额管理等,是医院信息化管理的一个重要课题。近年来,笔者所在的湖北医药学院附属太和医院以信息化网络建设为平台,以计算机管理为技术支持的后勤各种物资配送服务流程管理,取得了长足发展。对全院实行各种物资的统一招标采购、统一供应配送、统一信息化管理、统一成本核算。经过几年的运行,医院经济效益明显提高,各种物资采购成本大幅度下降,收到了良好的效果。在医院物资内部流转过程和科学管理中,强化了医院物资管理意识,确保医院固定资产的实物管理和价值管理相结合,不断完善内部控制制度,减少管理中的漏洞,营造了良好的物资管理环境。
一、后勤物资配送服务流程信息化管理重要性
现在的社会是信息化的社会。信息具有传播速度快、传播范围广、内容更新及时等优势。以我院为例,对后勤物资管理的信息化建设历来十分重视,但物资管理信息化建设是一个复杂的系统工程,需要医院内部行政职能科室、后勤部门、临床科室共同配合与协调才能完成。我院领导高度重视,医院的财会、审计部门重点加强对后勤物资采购配送等一系列关键环节进行监控,采用多元化内部监控措施,把内部控制渗透到医院物资管理的各个环节,降低医院的成本消耗,缓解就医者看病贵的突出矛盾,构建和谐的医患关系,在提高医院经济效益和社会效益的同时,不断深化后勤物资配送服务流程的信息化建设,真正地建立了良好的物资管理体系。物资信息管理很好地保证了物资流通处于较佳的运行状态。
二、后勤物资配送服务流程信息化网络安全管理问题
计算机硬件设备更新及升级不及时。我们获取信息、处理信息、存储、传递信息这一过程中,高效的计算机信息处理工具起到了非常重要的作用。从物资招标采购环节到物资验收入库出库等物资管理信息系统的应用,都离不开计算机系统。但是,由于硬件老化及计算机的不稳定因素,系统故障会严重影响到物资流通过程中繁重的运算和大量的数据流处理,影响工作效率。硬件引起的故障,硬盘数据丢失,会使多年来保存的各种数据、重要文档资料等丢失。为此,不断进行计算机设备的更新,配备高性能的计算机设备及网络系统,才能使物资管理信息系统运行更流畅,数据保存更安全,更稳定、可靠。
计算机病毒防护及安全意识不强。由于网络的快速发展,各级医院纷纷通过网络技术建立了自己的内部网络进行信息资源共享和各项工作的拓展,开放网络的使用波及到网络数据的安全,致使计算机病毒在医院系统内部网络上大范围的传播,影响到网络整体的速度和系统运行的稳定性。网络安全关系到物资部门专用软件的稳定运行,也关系到物资重要数据的保存和传输安全,使得我们在网络应用中不得不对数据安全问题引起足够重视。
三、后勤物资配送服务流程信息化管理应用
1.明确权责、网络监督。我院物资的采购供应由后勤部门统一负责。医院成立有招标采购民主管理机构及物资招标采购选标工作组,成员由院长、主管后勤工作的副院长,后勤服务中心、财经处、监审处等有关人员组成。做好医院物资管理的宏观调控,把握投资方向。主管院长负责指导医院物资采购项目的评审和决策。临床科室对使用的医疗物资进行技术性的综合评估。财经处对相应物资的定价和成交价格进行核定,同时从经济效益的角度对物资采购项目提出评估意见。纪委监察、财务、审计等有关部门履行对招投标及审核结果进行监督检查,发现问题及时向医院招标采购民主管理机构建议。后勤物资配送部门对全院物资采购、物资管理、物资分配进行全面统管,改变过去医院物资管理粗放分散型的运作模式,遵循合理分工与相互制约原则、协调原则和责任到人等原则,使医院物资管理突出集中统一,责权明确,网络监督,充分体现物资管理的透明性。
2.分类管理、统一核算。大型医院物资分类方式较多,通常按物资的功用分类、价值分类和自然属性分类,目前,我院物资的分类根据物资的用途和价值来分类。我院物资的采购与配送分属于后勤物资器材科(配送部)和后勤财务部共同管理,由物资采购员和财务会计员统一核算,责任明确。根据医院实际情况和管理需要,医院后勤物资储备采用ABC分类库存管理办法,并设置三个分区库房:医疗器械库、医用耗材库、行政材料库。ABC分类库存管理法,就是按照“关键的少数和次要的多数”原理,将品种繁多的物资按其重要程度及资金占有的不同进行分类。对品种少但资金占用多的A类物资集中管理,经常检查,并尽可能按经济批量原则储备,以免过多占用固定资金。对次重点的B类物资,采用分散和集中结合的管理方法,适当控制库存,并且定期检查。对品种多而资金占用少的C类物资,可批量进货,据实灵活储备,以便将精力投入到AB两类物资的储备管理。凭借网络优势将各个库房的物资材料的账务数据全部汇集到后勤财务部统一处理、统一核算、汇总统计。后勤所有物资的消耗统一参与医院内部的经济核算。
3.借助网络优势,实现一体化管理。一是严格物资“零库存”;二是网上物资申领流程;三是计算机出入库、库存管理;四是贵重物资监控管理。贵重物资如导管和介入材料等,采用从采购入库到请领、病人的使用、收费环节等全过程监控,减少了中间环节的失误对医院造成的经济损失。
4.优化物资财务管理流程和质量。我院运用新建立RHP的电算化财务软件系统,以最快的时间,最经济的办法,及时编报准确可靠的财务报表,真实反映后勤中心的工作业绩,同时为做好事前的预测、事中决策、事后分析提供依据。严格执行材料入出库管理制度,出库定额制度,交旧领新制度,计划领料制度,库存物资账目清楚。本着“谁使用谁负责”的原则加强资产日常监管,并将每年的1月1日和7月1日作为资产清查基准日,制作《科室固定资产台账》下发到科室,首先科室对资产自查,在科室资产管理员的配合下不定时地对设备资产进行实地清查。
四、后勤物资配送服务流程信息化管理成效
1.财物流通秩序不断规范。后勤物资从采购到配送的各个环节,都受到经济管理的制约,计算机网络全方位监督,较好地发挥了物资经费的整体保障作用。改革传统物资管理的思维定式、管理模式和方法。新的信息化系统可以实现医院材料从需求计划、采购、订单、入库、移库、出库、科室耗用的全过程跟踪管理,确保物资在每个环节的管理监控,杜绝了“跑冒滴漏”等现象的发生,消除管理“盲点”。推行院领导、后勤、临床科室等集体理财、经费专管、物资统一保管,纠正了采购、管理、供给、核算各环节的不可控性,确保了财物管理的科学有序,提高了经济和社会效益。
2.物资消耗成本大大降低。医院物资消耗费用与医院支出费用关系密切,材料费用的下降是医疗费下降的关键环节。物资的统管统供,大大地增加了资金运筹的灵活性。通过计划采购、定额供应,变成本事后控制为事前控制,以达到医院总体成本的降低,实现管理出效益的最终目的。通过对采购的物资价格与市场价格分析,一次性耗材最高范围可降低30%左右,办公用品可降低20%,后勤物资可降低15%。
3.物资管理效率大大提高。物资的采购渠道到物资的供应环节是基于网络环境的管理,因此,可以进行各种物品消耗分析、采购分析以及打印各种物资账务报表,不但为管理者提供科学有效的物资分析,也把会计、保管员从繁琐的账务处理中解放出来。物资的采购、入库出库可以随时查询,并根据库存情况由计算机自动生成或人工编制进货单,既保证了临床一线的使用、又避免了库存积压和资金占用,提高了采购资金的循环利用率。我院物资配送部门实行计算机管理后,工作效率增加一倍,管理人员却减少了一半。
我院实施临床科室效益单独核算,各病区在物资部门领用的物资全部计入科室成本,杜绝了科室的物资浪费现象,努力采取增收节支措施,促进了科室的成本管理意识。
五、后勤物资配送服务流程信息化管理展望
物资保障信息化管理过程就是多种资源整合的过程,管理、信息、人员、事务等都要通过信息化整合在一起。目前物资部门既懂得业务知识又懂得信息化的人才稀缺,人才匮乏已经成为物资信息化建设过程中的一大瓶颈。我们应尽快完善物资信息化建设的整体思路和发展战略,大力进行对具有网络知识和实践能力、专业知识和管理能力的复合型人才的培养和骨干的培训,尽快建立起物资部门复合型人才队伍,以适应信息经济和物资管理信息化发展的需求。
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在知识经济时代,医院信息化在医院的经营管理中发挥着重要的作用。但随着医院管理信息系统的广泛采用,原有的内部控制已无法适应医院管理的要求,迫切需要进行改进和完善。
一、医院信息系统使用后内部控制存在的问题
内部控制是指单位为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等,而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。搞好医院内部控制制度建设对于规范单位内部管理,有效防范经营风险,保护单位财产安全和完整,实现医院国有资产保值、增值等具有十分重要的作用。但在医院信息化逐步普及的今天,一部分医疗机构、特别是一些基层的医疗机构在开展信息化工作的同时,不注重加强内部控制建设和完善,在内部控制中存在一些问题,主要表现在:
(一)医院信息系统的开发设计缺乏专业人员参与,在内部控制上是先天不足,没有很好地解决好内部控制问题
主要表现在:医院信息系统中岗位分工控制虽有体现,但还不够合理明确,实践中可操作性不强;电算化系统应用程序中数据有效性检验控制不力,系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性加大。
(二)医院信息化软件使用后与财务会计工作相关的各岗位职责、分工、权限与手工处理未发生相应变化,经济业务缺乏有效牵制
主要表现在:医院信息化后手工会计的记账、对账、月末(年末)结账、发票管理、收入支出统计、成本计算等大量工作已由电子计算机自动完成,数据处理的集中性使传统的组织控制功能减弱,部分业务流程变化较大,牵制缺乏有效性。
(三)医院信息化软件使用后管理人员数据安全意识淡薄,操作口令管理不严,容易泄密或被人窃取,带来巨大安全隐患,造成部分内控制度失效
主要表现在:
1.一部分单位虽然设置有不同的业务分工,却往往是一个操作员身兼数职,可以以不同的身份进入系统进行不同的操作,这样,不相容职务分离控制就名存实亡。
2.未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件,造成重要机密数据被泄漏,授权控制失控。
3.档案管理人员缺乏安全意识,档案管理的内部控制未能有效落实,重要的档案数据泄漏、丢失的事件时有发生等。
(四)人员素质不高,实际操作能力难以适应信息化环境下对内部控制的要求
由于医院信息化涉及政策、法规较多,需要多专业、多层次、多学科人员参与,操作人员虽然经过计算机等级培训,计算机管理人员也经过专业培训,但缺乏内控方面的学习研究,实施管理过程与实际要求水平还有较大差距,未能适应内部控制的要求。
(五)内部控制制度执行不力,流于形式
内部控制制度重在执行,部分医疗机构仅仅出于应付上级检查,有章不循,形式主义严重;部分医疗机构内部控制制度制定得较为健全,但由于单位负责人重视程度不够,或者执行人员业务素质所限,造成内部控制制度执行不力。
二、医院信息化后内部控制的新变化
医院信息系统使用后,给内部控制带来一些新的变化,主要表现在:
(一)授权的方式、执行与手工系统存在差异
授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制,在手工处理环境下,不同岗位的人员各司其职,对于一项经济业务各环节处理都要经过具有相应权限人员的签章,职能的分割与人员的分工便形成了行之有效的内部组织控制。但医院信息系统使用后,操作人员可利用特殊的授权文件或口令,对一项经济业务可用不同的身份或权限获得某种权利或运行特定程序进行业务处理,人员与职能的分工控制功能明显减弱。
(二)内部控制的实现方式发生了较大变化。主要表现在:数据收集、加工、处理由繁琐的手工处理转为计算机高度自动化处理;内部控制手段由原来的手工控制转为手工控制和程序化控制相结合;控制的重点由原来的人员控制转为由人员控制与计算机软件控制相结合;数据存储介质由纸质数据文件向电脑大型数据库、程序文件磁介质转变等等。
(三)内部控制的范围扩大,控制内容增加
计算机软硬件的维护、信息网络数据安全管理、计算机操作人员素质控制等问题是信息化工作开展以前不必涉及的内控范围。医院信息系统使用后,为实现内部控制目标,内部控制制度的范围和控制程序较之手工处理模式更加广泛,更加复杂。内部控制的内容也有所增加,包含了传统手工处理模式没有的内容,如网络系统安全的控制、系统开发过程的控制、数据编码的控制、使用人员系统权限的控制、数据调用和修改程序的控制等。
三、完善内部控制的措施及建议
在研究内部控制变化的基础上,如何进一步完善内部控制制度,笔者认为应加强以下几个方面:
(一)加强医院信息化系统的组织控制
在医院信息系统使用后,医院应根据实际情况合理设置岗位,对原手工模式下不适应的部门及岗位进行调整,明确相关部门和岗位的职责、权限,在保证原有会计系统内部控制的基础上,确保软件开发与系统操作、系统操作与维护以及档案保管等不相容职务相分离,使涉及会计系统内部控制、信息系统开发、使用及管理中的有关人员正确、有效地履行自己的职责,并能有效地限制和及时发现错误和舞弊行为。
(二)加强医院信息化系统的管理控制
管理控制主要是针对信息系统涉及的各个部门和人员所建立的内部控制制度。主要内容是:
1.各种人员的岗位责任制度,包括各岗位的职责范围及其考核办法。
2.建立用户操作管理、上机守则、操作规程及上机记录制度。
3.建立计算机网络安全管理制度,包括安全保密、授权口令密码的使用和管理办法、数据备份、计算机病毒防范、外来软件的限制安装、违规处理等管理制度。
4.建立计算机软、硬件维护管理制度及系统应急预案。
5.建立完备的设备管理制度。
6.制定信息化档案管理制度等。
(三)加强人员素质控制
再好的制度也要由人来执行,加强人员业务素质控制是实行内部控制的关键。一是加强各岗人员的思想品德修养,树立正确的人生观、价值观,提高各岗人员的政治、业务素质。培养各岗人员热爱本职工作,刻苦钻研业务,不断更新观念、更新知识,把自己培养成既精通业务,又熟悉政策的一专多能人才,增强发现问题和解决问题的能力。二是提高各岗人员的业务水平,系统管理员要不断提高维护水平及应急处理能力,操作人员要具备扎实的基础知识和熟练的专业技能,加强对计算机操作的熟练程度,适应医院发展需要。
(四)医院信息化后的内部控制制度的执行检查及完善
1.加强医院信息化的内部审计或纪检监察工作,加强对内部控制制度执行情况的监督检查,确保内部控制制度的有效执行。
2.加强对内部控制制度的分析和评价,围绕内部控制制度的健全性、合理性、有效性,针对内控中不科学、不合理的控制措施,不充分、不必要的控制程序,找出运行中存在的漏洞及缺陷,提出相应的改进及补救措施。
前言
随着物联网、大数据越发普及,智慧化已成为时代的宠儿,传统的图书馆受到先进理念和智慧的冲击,也体现了智慧化元素。2003年奥卢大学图书馆的艾托拉首次提出了“智慧图书馆”的概念,智慧图书馆是可以被人类感知的,不局限于空间限制的图书馆。智慧图书馆是传统图书馆与物联网相结合的新兴产业。智慧图书馆是将传统图书馆管理融入进现代科技领域中,利用互联网先进管理技术手段,提高管理效率,方便读者借阅,为读者提供一个更舒适的阅读环境。智慧图书馆成为读者生活中必不可少的阅读方式,能够实现随手翻阅、随时查找,随地登录。通过智慧图书馆的建设,减低了服务成本,提高了工作效率,也完全颠覆了传统图书馆的管理模式。
一、大数据和智慧图书馆概念
1.大数据
自从2012年金融转型开始,全世界开启了物联网“大数据”时代,社会发展整体迈向一个新的台阶,大数据概念至今没有一个明确的定义。大数据与数据量大并不是同一概念。大数据必须是能够提供给人类使用资源的,再大的数据量如果不能够被人们利用,也不能称之为大数据。换言之,大数据不是数据的整合数量。百科全书中对大数据的定义是,大数据:指的是因资料量太多,用现有统计工具或者软件无法统计的一种资讯信息[1]。美国将大数据时代、智能化生产、无线网络称为开启未来的三大科技革命。
2.智慧图书馆
随着大数据一词被公众的关注度越来越高,智慧校园、智慧城市成为学者关注的焦点,国内在这一领域的研究侧重点逐渐加大。目前,智慧图书馆的定义并不明确,从不同的角度定义智慧图书馆会产生不同的概念。笔者根据对不同定义的分析发现,《国家十二五时期文化改革发展规划纲要》的观点相对来讲更加全面的诠释了智慧图书馆这一概念。即智慧图书馆是在传统图书馆基础上,运用物联网、元计算、智慧化设备等融合而成的系统。
二、大数据时代下智慧图书馆的实践
智慧图书馆和大数据理论是在近些年信息时代背景下衍生出来的。因此,这两个概念的内涵会随着时代的变化而变化。在技术、管理和实践三个方面,国外的智慧图书馆领域已经有所成就,早在2004年,加拿大渥太华部分高校及公共图书馆等已引入了电子图书馆[2]。发达国家已经在智慧图书馆领域迈出了实践性的一大步。我国智慧图书馆的起步较晚,最早引进智慧图书馆的是台北市图书馆、随后,中国国家图书馆、北京图书馆、杭州市余杭区图书馆、各个省、市地区图书馆以及北京大学、香港大学等高等学府也纷纷加入了智慧图书馆建设阵营。本文中仅以北京大学以及杭州市余杭区图书馆为例进行探索。
作为中国第一所大学的北京大学,在2012年也引进了高科技技术,将传统图书馆管理技术与云计算、物联网、语义检索等功能相互融合,当读者需要查询相关资料时,不仅能查询到原始文件,还能查询到与之相关的信息、实事,还可将其导出成任何格式或形成报告,供人们使用。经过改造后的图书馆,不需要专人看管,无论读者在馆内的哪一个地方,都可以轻松通过随手操作屏幕,进行查询和阅读、欣赏字画等。完全沉浸在智慧化图书馆编制的科技神话中。智慧图书馆再不仅仅是一个学习、阅读的场所,还可以提供给公众一个会面的艺术氛围。浙江杭州市余杭区图书馆通过建设数字图书馆和手机图书馆,轻易访问海外电子文件。通过手机APP平台,公众可以轻易登录,自行借阅馆内图书,避免路途奔波到图书馆才能借阅图书的传统借阅方式。借助手机就可以轻松阅读,实现借阅“零门槛”的个性化服务。
三、大数据时代智慧图书馆的发展
大数据时代下智慧图书馆已得到了国内外的高度重视,为此美国的乔治敦法律图书馆在2013年还举行了一次研讨会,就大数据进行讨论。212年,我??教育部也组织了一次专题报告会关于大数据背景下的图书馆建设。由此可见,大数据对喜爱你在图书馆建设的冲击。
未来图书馆的新模式就是智慧图书馆。智慧图书馆是图书馆行业的创新、可持续发展,是图书馆推行的新理念和实践。智慧图书馆从形式上看,智慧化已实现。第一,智慧化的图书馆建设。图书馆每天都有很多的信息需要处理,所以智慧图书馆的带宽和接口必须要足够多。互联网对智慧图书馆的发展非常重要。智慧图书馆要实现绿色、高效、安全、环保,就要建设足够的互联网设施。互联网的运用还可以实现能源消耗的降低,可以充分感应安全环卫信息、车流信息、人流信息等。第二,智慧化的馆藏资料。图书馆的基础就是藏书,传统的图书馆藏书很多,不方便管理,而且书籍极容易破损。书籍的分类、管理和保存都要占据很大的空间,还要花费工作人员较长时间的进行摆放,对于图书的查找也不方便。而智慧图书馆中,实体图书占得比重较小,多以电子形式存储。这样虽然方便了管理和查找,但这就对智慧图书馆有了更高的要求:其一,就是快速输出数据检索,数据的输出一定要快这就要有强大的网络支撑;其二,就是数据安全,数据安全是重中之重,智慧图书馆可以和外部沟通,但也要注意自身数据的保密;其三,就是数据的存储,智慧图书馆的数据非常多,就需要很多的存储设备。第三。智慧化的服务形式。传统的图书馆因为时间和空间的限制,读者只能在特定的环境、特定的时间才能得到服务。而智慧图书馆突破了实践、空间的限制,所以我们不仅可以在实体环境中提供服务,在网络上也可以接受图书服务。这就极大的丰富了读者的阅读,更读者提供了更多的获得图书的途径。
现在已经建设智慧图书馆的有三大特征。第一,规模性。现代的智慧图书馆数据量可到TB,更甚者可达PB。第二,多样性。现代的智慧图书馆可实现你对数据的任意要求。第三,高速性。现代的智慧图书馆的书籍建立,整理收集和处理分析速度还在
四、大数据时代智慧图书馆建设的背景
1.智慧图书馆理论体系
随着智慧图书馆给人们提供了方便的阅读方式,智慧图书馆的普及率越来越高。虽然国内智慧图书馆建设已经取得了一定的进步,但仍然存在着一些问题,还需改进。首先,在理论研究方面仍处在智能阶段,部分学者将智慧图书馆误认为智能化图书馆,对于二者之间概念的区分不明确,简单的认为智能化图书馆就是智慧图书馆,将传统的物联网检索应用看成是智慧图书馆;其次,一部分学者认为智慧图书馆只是简单的物联网技术上的延伸,部分学者认为智慧图书馆是物联网和智能化的结合,对于大数据、物联网、智慧图书馆之间的关系和相关概念认识不清;再次,智慧图书馆的研究人才技术水平仍需提高,现阶段的智慧图书馆的工作人员发表的建设性的文献较少,其他的技术人员的没有发表过文献或没有发表文献的能力。
2.智慧图书馆的建设宏观的全局的顶层设计
目前,国内的智慧图书馆仍处在萌芽阶段,虽然,智慧图书馆的发展迅速,但缺少国家宏观指导和高端设计,大多数人并没有真正的了解到智慧图书馆的精髓,没有对智慧图书馆的更广泛应用进行挖掘,呈现智慧图书馆乱象丛生的状态[3]。有些地方政府为了拱托业绩、好大喜功、形象工程、面子工程,将智慧图书馆建设作为一种标志性政绩来建设,偏离了推广智慧图书馆的初衷。因为建设部门和设计者大多对于智慧图书馆没有一个深层次的认识,盲目开发建设,在建设过程中,没有全局意识,独立设计建造,无法满足大数据的信息检索需要。大大降低了智慧图书馆的使用率,无法做到资源共享。
3.网络安全
物联网的应用是智慧图书馆的建设基础,在大数据时代,智慧图书馆的网络安全成为保护资料的核心技术问题。智慧图书馆涉及到文献资料的机要性,也涉及到个人财产安全和隐私保密性[4]。网络安全是保证智慧图书馆信息安全的最大难题。无论政府、企事业单位、个人将加强网络安全提高到了一个新的防护高度。2012年通过了《加强网络安全的决定》,这一决定为政府、单位、个人的网络安全使用提供了法律保?o。
4.智慧图书馆项目牵扯部门的协调
智慧图书馆牵涉到部门众多,不同地方的高效、图书馆分别隶属于不同的行政机构,给数据资源共享带来了巨大的困难,若想让信息数据贡献出来作为公共资源进行共享,需要不同的政府职能部门统一起来,但信息毕竟涉及到政府政策法规、企业管理经验等保密性的资源,能否让企业有意愿的贡献出信息资源,还需要政府的协调。智慧图书馆是一个综合的、立体的项目工程,涉及到计算机技术、信息工程、通信技术、电子技术等领域的高端技术应用,需要将不同领域进行资源整合,合理分配供应平台将系统组建而成。
五、大数据时代建设智慧图书馆的完善
1.深化智慧图书馆理论研究
智慧图书馆是在社会经济发展不断加快和信息科技革命的飞速发展的背景下衍生的,与其它发达国家相比,我国智慧图书馆在时间和发展空间上仍有恨到的发展空间。大数据智慧图书馆建设发展必须要依托我国国情和科技发展的趋势。智慧图书馆建设进程基于理念的进步、科学技术的发展[5]。完全照搬外国的实际案例是不符合中国国情的,无法适应我国经济发展需要。依靠社会力量,争取社会科学组织、各高校、团工委等机构资助智慧图书馆建设相关技术的理论研究,鼓励专家侧重研究智慧图书馆的概念、内涵、技术、创新、结合实际情况将智慧图书馆深入挖掘,建设具有中国特色的智慧图书馆理论架构,用于指导智慧图书馆未来发展之路。
2.争取政府支持,搞好顶层设计
面对仍处在萌芽阶段的智慧图书馆,政府作为智能部门,是唯一可以进行宏观调控的组织。智慧图书馆的发展迅速,应从人才建设、资源共享、管理职能等方面,对智慧图书馆进行国家宏观指导和高端设计,让大多数人真正的了解到智慧图书馆的精髓,对智慧图书馆的更广泛应用进行挖掘,从根本上杜绝呈现智慧图书馆乱象丛生的状态。从地方政府的关注点在拱托业绩、好大喜功、形象工程、面子工程转移到,将智慧图书馆真正建设成为提供信息查询服务的平台,不忘初心。提高建设部门和设计者对于智慧图书馆深层次的认识,在建设过程中,提高全局意识,使智慧图书馆满足大数据的信息检索需要。大大提高智慧图书馆的使用率,真正做到资源共享。
3.加强支撑平台建设,推进大数据在图书馆的应用
利用云计算、物联网、传感器等先进技术,将传感器放置在智慧图书馆内,结合管内现有的智能化设备、卫星导航网,建立物联网终端平台,提高管内感知水平。在提高业务处理能力,了解读者需求,利用数据发现新的软件,推进智慧图书馆不断发展,拓展信息化应用,提高图书馆信息化的支撑能力,创建决策型阅读平台。
4.吸取国外经验,加大软件建设力度
智慧图书馆的建设核心在软件开发上,无论是智慧校园还是智慧图书馆亦或是智慧医院,都是以网络为支持,数据为基础。我国智慧图书馆近年来注重硬件建设,忽视软件开发,然而,智慧图书馆的核心技术就在软件开发上。通过快速馆藏清点功能、读者自助借还书功能、安全防盗功能、快速查找功能、统计功能、自助借还、安全防盗、预借取书、信息查询、数字资源推送、24小时开放等等都需要软件技术建设,才能在智慧图书馆上建设道路上更加平稳。
5.完善法规制度,建立安全机制
在法律上明确物联网智慧图书馆的责任和义务,保护读者权益是立法根本宗旨和监管的主要服务对象,规范资物联网公司的营运资格和营运方式。立法监督体系主要分为一是在现有物联网法律法规基础上,针对物联网的特点和风险制定、修改法律,二是对于物联网信息中发现的漏洞,作出法律上的补充和完善,打击不法分子利用法律盲区进行违法活动,损害人民财产安全。创建物联网公平、合理、稳定的交易环境,维护读者的合法权益不受侵害[6]。所以物联网信息安全问题的解决就成为目前智慧图书馆建设所要完成的首要任务,要确保物联网信息使用运行程序的安全,严防个人信息的泄露,资金的流失,给物联网读者带来巨大的损失。
目前,对于物联网的使用已?得到了广泛的普及,无论是学生还是成人,甚至是老人,都对物联网信息的使用有所涉猎,但与此同时就存在了很多读者的个人信息和财产信息被盗取,并用这些个人信息进行违法的行为,给广大读者不仅带来了财产上的损失,还对读者的日常工作学习造成了严重的影响。物联网信息处理量大,无法做到毫无差错,为了提高智慧图书馆的安全性[7]。一方面,防止黑客入侵,由于物联网中存在大量登录人员身份证号、银行卡号等具有高私密的个人信息,所以读者账户安全问题的解决就成为提高技术安全的首要任务。另一方面建立读者与图书馆的信用评估体系,降低道德风险。最后,完善操作流程与安全管理办法,监管部门不定期监测。