对档案管理的建议精选(九篇)

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第1篇：对档案管理的建议范文

主要问题集中反映在以下几个方面：

1、大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。

2、档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。

3、组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。

4、案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。

6、许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。

从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。

二、提高档案管理基础工作的建议

1、 结合实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

2、 统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

4、重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

5、规范题名保证检索查准率

档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

三、加快数据准备推进档案现代化管理进程

1、分门别类

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

2、分级次著录

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分清轻重缓急

第2篇：对档案管理的建议范文

关键词：档案管理工作；问题；对策；创新

档案管理工作的完善和创新需要不断进行管理理念和服务方式的创新，促进档案管理制度建设，促进档案管理工作的发展与时代特色相结合，从整体上促进档案管理工作的有效价值的发挥，促进科学发展观的合理建设。

1 当前档案管理中存在的问题

近年来我国档案管理工作得到快速的发展，从总体情况来看，档案工作的发展需要不断进行完善和创新。当前我国档案管理工作不免存在一些问题，有待我们进行积极解决。

档案管理工作是各项工作开展的可靠的基础，对于各项工作的开展起着重要的推动作用，因而加强档案管理工作的有效性，对于单位的经济效益和社会效益的提升具有重要意义。在档案管理工作中，部分管理人员的管理意识存在不足，并不能够实现对档案资源的充分合理利用，导致档案信息资源的实际价值未得到有效的发挥，一定程度上局限了档案资源的开发和利用。当前我国部分单位档案管理的制度不够健全和不够规范对档案管理工作产生一定影响。尤其是档案的档号和案卷标题不符合相关标准，不利于相关人员对档案进行查找和利用。部分案卷缺少有效的卷内目录，并且存在严重的组卷混乱现象，对档案的收集和借阅产生严重的阻碍。部分单位虽然建立了档案管理制度，但是在制度的执行上缺乏力度，从而严重影响了档案管理工作的规范有序的进行，对于实际的档案借阅、保管等管理工作产生一定影响，不利于档案的实际使用价值的有效发挥。

部分单位档案管理上缺乏科学合理的检索方式，导致相关人员进行档案资料检索时极为不便。当前传统的手工检索方式仍然存在，尽管该检索方式不但进行形式的创新，但对于检索服务效率的提高仍然存在一定不足，对于档案管理工作的完善和发展产生一定的局限性。部分档案管理人员的专业素养和综合能力有待提升，工作中的责任心和服务意识存在明显不足，档案管理队伍的整体理论水平缺乏一致性，这些都在一定程度上对档案管理工作产生严重影响，难易满足时代进步对档案管理工作所提出的要求。计算机科技及网络技术的发展，促进了档案管理工作的发展和创新。但部分档案管理工作缺乏与科学技术的有机结合，档案信息的收集和检索等仍然采用人工操作进行，对于档案的收集、利用产生严重影响，不利于档案资源实现合理的共享。并且存在部分档案室的格局不符合国家相关标准，档案保管的条件简陋，并且其中的各项防潮防火设施等不符合档案管理的实际要求，硬件投入不够，且缺乏足够的档案管理经费。

2 提高档案管理效率的对策

在当前社会经济发展和科技进步的大环境下，若想要切实提高档案管理的效率，就应党不断进行档案管理思想意识和管理方式上的创新，促进档案管理工作服务理念的提高，深入落实国家相关法律政策，结合时代特色进行科学的档案管理工作，促进档案资源的利用和开发。就当前我国档案管理工作实际情况来看，应当从整体上促进档案管理的规范化，提高档案管理的有效性。

2.1 提高档案管理的认识

要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。

2.2 规范档案管理机制，强化工作责任

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

2.3 实现档案管理现代化

档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。

2.4 提高档案工作人员专业技能和素质及充分调动档案管理人员工作积极性

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

3 对档案管理工作创新的认识

3.1 创新是社会发展的必然。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。

3.2 创新是档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展，意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。

4 实现档案管理工作创新的途径

要想促进档案管理工作的创新，就需要相关档案管理人员在实际工作中，不但进行思想观念上的创新，通过新的管理方式和服务方式的发展，从整体上促进档案管理工作发展到新的高度。创新是一个民族进步的灵魂，使用一个国家发展的动力，也是档案管理工作发展的必经之路。档案管理工作的创新，应当积极树立现代化的管理意识，充分结合时代特色，实现档案管理的信息化和网络化，进而从整体上促进档案管理工作的发展和创新。在管理方式上，应当不断充实档案馆的实际馆藏内容，提高馆藏的质量，不断对档案资源进行优化和组织，促使档案资源逐渐系统化和规范化，以使其更好的为用户服务，促使档案管理工作的价值得到充分的发挥。在服务方式的创新上，应当不断提高档案服务的主动性和及时性，在工作中，充分考虑用户的实际需求，促进档案资源得到合理的利用和开发。

结束语

从宏观层面来看，档案管理工作的有效性和创新性对于档案资源的开发和利用具有重要意义，因而加强档案管理工作的分析和研究是当前社会发展形势下档案管理工作面临的一项重要任务，加强档案管理工作的创新满足时展的需求，是档案管理工作未来的主要发展趋势。

参考文献

[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京：南京大学出版社，22.

[2]许晓明丁修茂.档案工作文集[M].北京：中国文联出版社，24.

第3篇：对档案管理的建议范文

关键词：文秘工作；行政管理部门；问题；措施

一、前言

行政事业单位档案管理需要有条理的文秘工作，确保每项程序能够协调进行。 档案管理工作是领导服务的一项基础性工作，也是办公室的一项经常性工作，在日常工作的进行过程当中，须要工作参与者能够珍惜工作的时间，努力的提升自身的工作能力，通过不断的学习，丰富自己，全面的提升行政事业单位档案管理工作的质量。

二、行政事业单位档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员专业技术欠缺

在我国的行政事业单位，大多数的档案管理人员并非档案管理专业毕业，这就导致档案管理人员的专业技术欠缺，影响档案管理工作的正常运行。还有就是由于频繁的人员调动，或者是有些行政单位并没有设立专门的档案管理科室，而是由其他科室的人员从事该项工作，这就往往由于工作经验不足，或者精力不集中造成档案管理工作的不完善。

（二）档案管理人员的调动频繁

在一些行政事业单位，本来具备着专业的档案管理人员，但是这些单位往往受到岗位轮换制度的限制，从而出现频繁的人事调动，这就会导致档案管理工作不能够持续有效的实施，还有就是频繁的人事调动会导致档案管理人员在交接工作之后的交接不及时或者不充分，从而会使的一些档案出现“死档”，由此会带来重大的损失。

（三）对于档案管理的流程不规范

对于行政事业单位的档案管理工作应当是一个严密并且规范的过程，但是一些行政事业单位对于档案管理的重视程度不够，因此会到成功做的过程当中出现疏漏，在档案管理工作当中，一个细微的疏漏往往会造成非常严重的后果，造成的损失非常的巨大，然而，一些档案管理人员的随往往会导致行政事业单位档案管理工作流程十分随意，在影响工作效率的同时埋下严重的隐患。

三、做好行政事业单位档案管理工作的措施

（一）从行政事业单位的档案管理人员的角度

1.工作人员意识到自身工作的重要性

一名行政事业单位的档案管理人员，应当对行政事业单位的档案管理工作进行深入的了解，只有对行政事业单位的档案管理工作进行深入的了解，才能够充分的指导行政事业单位的档案管理人员今后的工作。

档案管理工作本身的重要性不言而喻，但是如何才能确保每一位档案管理人员能够深入的认识到这一重要性呢？这就需要从高校开始就注重对于档案管理人员的责任心的培养，并且在其投入工作之后档案管理单位能够时常的激励工作人员，只有这样才能够使其从始至终具备着高度的责任意思。

2.行政事业单位的档案管理人员具备忧患意识

当今的社会竞争日益激烈，一名合格的行政事业单位的档案管理工作人员不能够满足于现状，应当时刻具备的忧患意识，总应该感觉到自己的学识，经验和能力远远没有达到最佳状态，时时刻刻不能掉以轻心，不是以不断的提升自身的价值作为标准，时时刻刻的学习。向身边的同事学习，向手中的课本学习，向自身的领导学习，通过不断的学习，不断的积累，以正确的态度应对各项工作，热爱自己的工作，愿意为自身的工作发挥出最大的光和热。

（二）从行政事业单位的角度出发

1.完善档案管理制度

完善的管理制度是确保一项工作能够顺利完成的前提，对于行政事业单位的档案管理工作也同样是如此。在行政事业档案管理工作当中，完善的规章制度能够保证工作的合理性和科学性两项基本要求，同时管理制度应当结合该行政事业单位的实际情况和工作性质。其次，规章制度的确定应当满足可操作性这一原则。规章制度的最终要求是促进档案管理工作的进一步完善，规章制度确立应当凌驾于人情之上，利用严格的规章制度约束管理工作人员，树立制度面前人人平等的原则。制定严格的奖惩制度，做到有功必奖，有过必究，赏罚分明。

2.从根本上提升档案管理的工作水平

提升行政事业单位档案管理工作的工作水平前提就是应当设立专门的档案管理部门，并且在该部门设立一整套完善的管理机制，以便能够对档案管理工作进行专门的领导和监督。

提升档案管理水平的有效途径是提升档案管理工作人员的专业水平，因此在选拔档案管理工作人员的过程当中，应当对其专业进行严格的审查把关。其次，还应当结合本行政事业单位的具体实际情况，做好定期的考核工作，确保档案管理工作人员的专业知识技能能够满足本行政事业单位档案管理工作的要求。

3.提升档案管理的信息化水平

当今的社会是信息化的社会，所以在档案管理的进程中，应当有效地实现档案管理的现代化发展，这不仅是顺应时代的必然要求，同时也是从根本上提升档案管理工作的比如之路。

四、结语

第4篇：对档案管理的建议范文

【关键词】档案管理;队伍;素质

档案管理工作是一项政治性很强的工作，保管着党和国家的重要机密，同时又是一项涉及多学科、多专业的工作。档案管理人员作为档案工作的重要管理者，直接影响到档案管理工作的质量。当今档案管理工作越来越凸显出它知识性、服务性的功能。原有的档案管理“单一保管模式”已经与新时期档案管理要求的矛盾日益彰显。这就对档案人员的综合素质提出了越来越高的要求：做好档案管理工作，必须拥有一批具备专业的档案管理知识和较高的政治素质的专业人才。迅速提高档案管理队伍的素质，适应档案管理工作的新形式，已经成为当前亟待解决的问题。本文针对档案管理队伍现状，提出提高档案管理队伍的主要措施。

1．档案管理人员的现状与问题

我国档案管理专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面差异甚远，这一现状极大地制约了档案管理工作的创新与发展。这主要表现在：部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平远远跟不上时代的发展；有些档案工作者责任意识淡薄，奉献意识与敬业精神不强，不注重职业道德修养，缺乏知识更新的主动性与自觉性；有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作没有足够重视，也未能认识到提高档案管理人员素质的重要性，忽视了档案管理人员的学习与培训。

2.针对以上问题，文章提出四点解决途径。

2.1决策层高度重视是关键

“火车跑的快，全靠车头带”，这句话形象说明了领导在工作中至关重要的作用，也说明一个单位的工作，必须有领导的重视，才能顺利开展。领导对档案管理工作的认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案管理工作的发展速度。因此，决策层应高度重视档案管理工作，摈弃档案管理就是收收、整整、订订就完事的肤浅工作态度。

2.2严格档案管理人员任用制度

档案管理工作是一门政治性、专业性极强的工作。因此，档案工作者必须具有坚定、正确的政治方向，强烈的事业心，高度的责任感，具有较高的政治鉴别力，必须坚持贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策，具备一定的理论政策水平和分析处理问题的能力，能够适应新时期发展的需要，这是作为档案人员应具备的首要素质。同时要大胆启用人才。要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻管理人员，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发挥他们的聪明才智。最后要稳定档案管理队伍。档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。档案管理人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案管理人员的稳定工作，从维护档案工作的长远利益考虑，加强档案管理人员的思想政治工作，解决他们的实际问题，使他们无后顾之忧努力工作。

2.3大力提升档案管理人员综合素质

档案管理工作是一门管理科学。档案工作者要积极不断地学习相关领域的专业知识，开拓思路，掌握档案管理工作的基本技能，提高自身的水平。面对目前档案部门知识老化，新技术知识贫乏的状况，提高现有档案管理人员的综合素质是目前和今后一段时间内一项重要的工作任务。

一是要增强责任感，提高管理水平。档案管理是一项专业性极强的工作，档案管理人员既要有高度的责任感，良好的职业道德，仔细认真的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理基本技能，档案管理者只有具备丰富的专业知识，才能适应档案管理工作最新发展的动态。

二是要提高外语水平。外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”，大多数档案管理人员的外语水平尚未达到初级等级证书水平，很难适应档案工作需要。因此要努力提高他们学习外语的兴趣，鼓励他们克服学习中遇到的困难，树立起为档案事业而奋发向上的自信心。

三是提高应用现代化手段的管理能力。以前，档案材料的起草、整理、归档都是以手工为主，而计算机的普及让档案管理工作变得简单快捷。这种现代化的科技手段和先进的操作技术，迫切需要档案管理者掌握和应用。档案信息化运用了大量的新技术，如数字化技术、信息存储技术、网络通讯技术及多媒体技术等。档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握计算机相关知识，熟练地运用现代技术手段管理档案，努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才，才能适应新形势发展的需要。

2.4加强制度建设，建立良性运行机制

档案工作是国家一项专门事业，做好档案管理工作意义深远，为此，制定出一套行之有效的档案管理工作制度，加强对档案管理人员的政治思想教育、职业道德教育十分必要。

首先要建立和健全管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励制度，把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。其次要建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

第5篇：对档案管理的建议范文

【关键词】医院档案管理信息化

【Abstract】Science is the key for hospital development good effect. In recent years, information management have been widely used in various fields. Hospital archives management as an important component of hospital management system, implementation of information management in the direction of development is the inevitable requirement, is the inevitable choice to improve the archives social service ability.

【Key words】 Hospital Archives; management; informatization

引言

1医院档案信息化建设的基本现状

1.1医院档案信息化管理模式落后。在我国由于历史和现实的种种原因及档案材料的特殊性，档案工作形成了封闭半封闭的管理模式，管理意识、设备和技术方法比较落后，基本处于经验管理和手工操作状况，这样不仅浪费时间和人力，而且工作效率非常低下，不利于档案信息的整理、编研，利用。

1.2医院信息化档案管理人员素质低。目前，大多数医院档案管理的人员，都没有经过专业化的档案管理培训，对信息化的档案管理不甚了解，导致其档案管理的信息化素质参差不齐，日常管理工作都处于被动状态，直接影响了医院信息化档案管理的科学和规范。

1.3医院档案管理信息化建设的制度不健全。部分医院在进行档案管理信息化建设时，缺乏科学统一的档案管理制度，由于管理制度的不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理于档案管理严重脱节，医院信息资源缺乏，失去了档案资料本身所具有的使用价值。

2医院档案信息化建设的必要性

2.1可改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的多种极限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置，科学管理为医院提供高效优质的服务。

2.2提升档案管理水平的需要。从总体上来看，医院档案管理现代化程度不高，有些单位还比较落后，这就需要不断更新管理意识，改革管理方法，应用先进的设备与技术，提高工作效率，实现管理的现代化，从根本上提高档案管理和利用的水平。

2.3医院档案信息化建设能够辅助立卷、编研，解放劳动力。通过信息化管理实现快速立卷、快速查询，提高利用水平，同时通过档案信息化建设，为医院的编研工作提供快速、有效的信息支持。

2.4医院档案管理信息化建设可以将档案信息资源合理配置，科学管理，使其实现数字化，标准化，系统化，网络化，以满足各方面对档案信息的要求。档案作为一种信息资源，可以为医疗，科研，管理，基建等提供重要依据。档案作为一种原始凭证，可以还原历史，为医院事业单位规避风险。随着信息化进程的加快，信息资源对医院未来的发展和管理层的决策具有重要的考证价值。

3医院档案信息化建设的核心要素

医院档案信息资料作为医院信息载体，是医院管理的重要组成部分，信息资源作为医院最为宝贵的一大资源，能否对其加于充分利用将直接影响到医院的生存与发展，因此，要做好医院档案信息化建设，提升医院档案管理水平，就要从”档案制度建设”、”档案信息的安全与保密”以及”提供档案利用”三个方面入手，全方面提升医院档案的管理水平与服务质量，为医院的发展提供最可靠、最全面的信息。

3.1制度建设是医院档案信息化建设的保障。档案工作各项制度是医院档案信息化建设的指南，为档案信息化指明了正确的建设方向，并通过规章制度来固化医院管理的行为模式，从而保障医院档案信息化建设过程中各项工作的顺利开展。制定一套完善、系统、全面的档案管理的制度，不仅能为医院档案信息化指明发展的目标，而且还能达到其所设定的目标。

3.2安全与保密是医院档案信息化建设可持续发展的保证。档案信息化建设是一项耗资巨大，复杂的系统工程。档案信息化建设的技术性强，加强医院档案管理人员的信息化素质培养，以满足档案信息化建设的需要。加强安全管理，一方面要制定严格的档案信息化安全保障制度，强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能，另一方面要完善档案管理系统和严密的流程化处理机制，引入科学使用的网络安全应对策略，加强监控，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

3.3提供档案利用是医院档案信息化建设的最终目标。档案工作的最终目的视为现在或将来提供利用，是档案工作在发展和医院建设中“有为”“有位”。所以，医院档案的利用工作是档案业务工作的中心环节，在整个档案工作中占有极为重要的地位。医院档案利用工作开展的好坏，是衡量档案信息化建设成败与否的标准，只有从利用的角度来审视档案信息化建设中的问题，才能从根本上解决其问题，从而推动医院档案信息化建设的健康发展。利用工作是档案工作服务性的最终体现，档案工作的服务质量最终体现在提供档案信息的利用上。

结语

第6篇：对档案管理的建议范文

【关键词】  档案管理  对策  创新  可持续

        一、当前档案管理中存在的问题 

        目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下

        （一）管理意识不强，档案利用率低 

        档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。 

        (二）档案管理制度不健全 

        档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。 

        （三）档案检索效率不高。

        档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

        （四）档案硬件投入及经费不足 

        近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。 

        （五）档案专业人员业务素质不高 

        目前档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时展的要求悬殊较大。

        二、提高档案管理效率的对策 

        改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要解决的问题主要有： 

        （一）提高档案管理的认识 

        要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。

        （二）规范档案管理机制,强化工作责任 

        建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。

        （三）实现档案管理现代化 

        档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、erp系统、cad/cam系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。

        (四)提高档案工作人员专业技能和素质及充分调动档案管理人员工作积极性

        提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

        三、对档案管理工作创新的认识 

         (一)创新是社会发展的必然。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。 

        （二）创新是档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展,意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆（室）的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。

 

        四、实现档案管理工作创新的途径 

        （一）思想观念的创新。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

        （二）管理方式的创新。档案馆（室）虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

        （三）服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案服务形式也较过去有了极大的改善。如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，使档案管理工作与国际接轨。 

参 考 文 献 

[1]夏晴.高校档案的系统管理[m].南京大学出版社,2002. 

[2]许晓明 丁修茂.档案工作文集[m].中国文联出版社,2004. 

[3]张尚瀛.档案工作理论与实践[m].华艺出版社,2006.

第7篇：对档案管理的建议范文

关键词：档案管理工作 创新 建议

随着社会的发展，人类已经进入信息时代，有力的推动着社会变革的发展进程。在此背景下，对档案管理信息化有着较高的要求，因而相关工作人员必须在工作实践中实现创新，以寻求新的发展路径，提高档案管理工作效率。在信息时代下，相关部门对档案管理的要求逐渐增多，以达到推动档案管理信息化建设进程的目的。基于此，作者认为，有必要针对档案管理工作创新的问题而提出合理的创新建议，保证档案管理工作有效开展。

一、信息时代下档案管理工作的要求

在信息时代背景下，要求档案管理工作开展中，将现代信息技术有效应用于其中，并设立专门的档案管理机构，对管理工作进行必要的组织和规划，以提供优质的信息服务。因此，档案管理信息化建设是必然趋势。在档案管理信息化建设中，能够对档案信息资源进行合理的开发和利用，有助于提高信息化管理水平。所以，社会各部门对时下档案管理工作有更多的要求，主要表现在：

首先，要加快档案管理信息化建设，必须加强基础设施建设，为档案管理信息化的实现提供有力保障。基于此，有必要创建统一的平台，以推进基础设施建设。其次，加强档案信息资源建设，保证管理信息库、数字档案馆、公共档案信息资源库建设工作的全面开展。再次，各单位部门根据自身发展实际情况，制定明确的标准规划，确保单位能够有效开展档案管理信息化建设工作。第四，应用系统是档案信息化建设的关键技术，因而在档案管理信息化中，应合理选择应用型软件系统。最后，加快人才队伍建设，培养高素质人才，为档案信息化管理提供有力支持。

二、信息r代下档案管理工作的创新建议

在信息时代条件下，档案管理工作的重要性逐渐凸显，因而对管理水平有着更高的要求。然而，档案管理工作开展中，受诸多复杂因素的影响，致使档案管理工作水平相对较低，难以满足信息时展的要求。因此，作者认为，相关人员有必要针对档案管理工作的创新而提出合理的建议，以加快档案信息化管理的建设进程。

（一）创新档案管理体制

创新档案管理体制是信息时代下档案管理工作创新的重要内容。新时期，通过对信息技术的有效应用，能够将档案管理上升至新的高度，并实现档案信息的集中统一管理。但是，根据档案管理实践可知，国内档案信息管理体制仍然存在着许多不足之处，难以发挥强化档案管理的积极作用。近年来，国内各部门虽然对档案管理工作重要性的认识不断增强，但在信息系统建设方面仍然具有分散性，且不能选择优质的软硬件设施，在一定程度上阻碍档案管理工作的进程。因此，创新档案管理体制是必要的。首先，针对档案信息系统建设做明确的、统一的标准，以达到规范档案信息系统建设的目的。其次，加大档案信息集中管理力度，在应用现代信息技术的基础上，对档案信息实现自动化管理。

（二）提高档案信息共享度

就国内档案信息管理工作现状看，档案信息资源的共享性较小，不能满足档案管理工作的实际需要。究其原因，主要表现在：一方面，国内对档案信息管理工作缺乏统一的标准规范，因而在系统软件使用中，存在着杂乱的问题；另一方面，系统硬件设施达不到相关标准要求，难以充分发挥档案管理工作的优势。由此可见，相关人员应采取有效的解决策略。首先，针对档案管理工作的内容、范围做明确的规范，以促进档案管理工作的有序开展。其次，对档案管理各项工作、各环节制定统一的标准，确保各单位在开展档案管理信息化建设工作时，能够有效应用信息技术，完成系统工程建设的任务，提高档案信息的共享性，以适应信息时代的实际需求。

（三）加快档案信息数据库建设进程

随着社会的发展与进步，人类的档案信息量逐渐加大，是造成国内档案信息化建设进程缓慢的重要原因。当前，我国档案信息管理工作正处于从文件管理向信息化管理过渡的发展阶段，而确保过渡顺利的关键则是构建数据库，为档案信息管理奠定良好的基础条件。但是，数据库建设并非一朝一夕能完成，是漫长的过程，要求建设者在实践中对数据库加以不断完善和创新，才能充分发挥档案信息资源的优势，实现科学管理的目标。基于此，各单位在档案信息数据库建设中，不仅要牢牢的将档案管理工作和信息技术紧密结合，而且要确定数据库构建形式，如网络开发式、分布式等，有利于提高档案信息管理工作水平。

（四）提高人员素质

信息时代下，要促进档案管理工作的创新，提高人员素质是关键环节，有利于为档案信息管理工作指明发展方向。首先，档案管理人员必须具备较高的职业道德水平，如爱岗敬业、保持高度责任心、忠于职守等。在管理实践中，管理者可以针对工作进行积极的思考，并及时发现和解决问题，遵循一丝不苟的奉献原则，促进档案管理工作开展。其次，档案管理人员应积极参与培训学习活动，以提高自身的信息技术素养，掌握先进的理论知识和操作技能，为档案信息化管理提供有利条件，更好为社会而服务。最后，提高管理者的创新思维能力，要求管理者能够对本职工作进行独立思考，并以积极饱满的情绪投入到管理工作中，为档案管理工作创新主动献计献策。

三、结语

在信息时代下，档案管理工作越来越占据重要地位和发挥重要作用。然而，档案管理工作十分复杂，对管理工作的要求越来越高。所以，相关部门人员应针对档案管理工作进行创新，并提出有效的创新建议。首先，创新档案管理体制；其次，提高档案信息共享度；再次，加快档案信息数据库建设的进程；最后，提高人员的综合素质。如此，有利于推动档案管理的信息化建设进程。

参考文献：

[1]葛金石.关于信息时代下档案管理工作的创新分析[J].现代职业教育，2016，（15）.

[2]刘岩.对信息时代下档案管理工作的创新分析[J].祖国，2016，（21）.

第8篇：对档案管理的建议范文

［关键词］ 会计档案；信息化；管理；标准化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 002

［中图分类号］ F231.4 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）09- 0004- 02

1 前 言

随着会计信息化的飞速发展和网络技术应用领域的不断拓宽，会计领域正酝酿着一场全新的变革。然而，会计档案管理的落后的现状已严重束缚了会计信息化的进一步发展，因而，对于该领域的研究和改进将会有效推动我国会计信息化向更深层次发展，最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量，更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和经济效益服务。

通过对我国企业信息化会计档案管理现状的考察，可以看到，信息化会计档案保管存在缺乏必要的规范指导，档案的可重复利用性、完整性、共享性不强等诸多问题。本文将针对上述问题展开，着重探讨我国会计档案管理标准化的实现方式，对我国规范信息化会计档案管理提出一些有益的意见和建议。

2 研究述评

2.1 文献述评

目前国内对于信息化会计档案管理的研究多停留在存储介质维护、人员培训、制度规范和安全防范等直观操作层面，仍然是手工会计档案保管内容在电算化阶段的延伸。在文献检索中，关于会计档案管理中涉及信息化方面的研究主要有：

李玲玲（2003）认为会计电算化下会计档案管理新特点包括：信息载体，操作流程与维护，信息范围以及对人员素质要求的改变等方面，进一步提出应当从完善硬件设施建设、各项制度，提高会计部门人员素质，优化人员配置结构等方面解决电算化下企业会计档案管理的疏漏。

蒋长明（2005）结合ERP实施后会计账务处理的变化，提出了集中式保管、分散式保管、集中与分散保管相结合3种保管方式，认为不论如何选择，都要以会计档案安全、完整为最终目标。

白玉（2009）认为当前电算化会计档案管理制度仍不完善，缺乏必要的计算机维护、网络安全人才，因此应当致力于从完善硬件设施建设，完善电算化会计档案管理各项制度以及提高会计人员的素质等方面解决问题。

卢朝英（2009）结合目前在会计电算化档案的管理中存在的问题，认为应当从强化认识，建立健全完善的会计电算化档案管理制度；引进先进技术设备；提高人员素质，完善配置结构等方面加以解决。

可见，目前该领域的研究还只是停留在单纯的资料保管操作层面，对于会计档案管理标准化的理论探讨几近空白，只是在形式上对会计信息保管由纸质转向电子介质及软件操作方面的延伸。但是应当看到，随着会计信息系统由核算型到管理型进而发展到决策型，单纯的信息保管方式的电子化已无法满足企业决策需求，我们应当将会计档案的管理工作上升到能够为企业管理决策提供及时、方便、准确、完整的信息支持的地位。面对我国目前信息化会计档案管理有关规范标准的缺失，本文将从会计档案管理标准化方面进行探讨。

2.2 《信息技术、会计核算软件数据接口》的出台

2005年，审计署联合财政部等单位编制的《信息技术、会计核算软件数据接口》（以下简称“国家标准”），已经批准实施。此前，会计软件的开发未从整个会计信息系统的角度来设计，而仅从单个功能实现的角度，这样开发出的会计软件不能构成一个有机的会计信息系统。

国家标准的制定和实施，为会计数据标准化建设增添了实质内容，它的主要思想是：对于所有正在使用的会计软件规定统一的数据输入、输出格式，输入、输出的信息包括必不可少的会计信息，也可以是会计软件包含的所有信息。规定了会计核算软件的数据接口要求；提出了数据元素和辅助核算的概念，为标准使用者理解会计核算的数据概念奠定了基础；规范了文本格式和XML格式的数据接口，为会计核算软件与其他信息系统之间的数据交换创造了条件。标准将有利于企业会计信息系统甚至管理信息系统的建设，有利于集团公司、主管机关等上级部门对信息汇总、审查，方便了会计软件的交叉升级和不同公司产品在同一环境内集成工作，同时有利于管理型和决策型会计软件市场的发展。

对于本文探讨的会计档案管理方面，国家标准将最终使企业真正实现会计档案的电子化。

3 信息化会计档案管理建议

针对我国信息化会计档案管理存在的问题以及我国制定国家标准的实践，本文从以下3个方面提出对于信息化会计档案管理的建议。

3.1 传统档案电子化――标准数据接口

标准数据接口技术能使企业的会计档案真正实现电子化。笔者认为，会计电算化的目标之一是实现会计信息的完全电子化，即对会计信息的收集、加工、传送、保存与再现均采用电子方式实现，所保存的会计信息必须能在未来任何时候以同样准确的方式被再利用，否则便不能作为真正意义上的电子化会计档案。只要现在和未来的软件都支持国家标准，且政府主管部门公布的标准数据接口规范能够保证向下兼容，则利用国家标准转出生成的数据文件便是真正意义上的电子化会计档案。

标准数据接口技术可以实现对原始会计数据的标准化采集和储存，并做到实时、准确、减少冗余。国家标准对记账凭证的数据元素（数据项）进行了规范，可以结合电子商务和ERP系统，在经济业务发生时，以网络实时数据采集方式，由各项业务的经办人员操作，根据财会软件在计算机屏幕上的提示和引导，把原始会计数据导入临时数据库。临时数据库中的会计数据，由会计人员确认后，计算机程序自动进行分类整理和格式转换，存入基于XML的数据仓库。会计人员通过网络进行实时控制管理，完成原始会计数据的标准化储存工作，用实时更新的数据仓库提供“原汁原味”的会计数据。

然而该技术无法将所有相关会计数据资料有效存储及导出，如辅助核算项档案描述的辅助核算信息，国家标准虽然使得从财务数据中获取辅助核算信息成为现实，但是可以看到，在辅助核算里面，仅提供了“部门档案”、“单位档案”和“项目档案”，从企业日常经营决策需要来看，这是远远不够的。因此，本文认为一方面应该放开辅助核算信息个数的限制，增加其自定义功能部分；另一方面，应当强制引入账套管理，用于还原企业原始经营状态。

3.2 强制引入账套管理

在电算化条件下，基于完整性的要求，会计档案除保存各版本的备份原始数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件运行环境、软件配置情况、版本信息、数据库相关信息等诸多资料。因此，保存会计数据的同时要保存其电子文件及其支持软件，以及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式和有关元数据，以保证软硬件平台升级后会计信息的可读性。

正如上文所说，对于辅助核算等重要的会计档案信息，标准数据接口技术几乎对其无能为力，单凭标准数据接口技术无法实现对于企业经营全貌的还原，然而会计信息系统中诸如项目管理等辅助核算信息对于发展管理型和决策性的会计信息系统尤为重要。

我国当前仍处于会计信息系统发展的初期，此时的会计信息系统一般只注重账务处理模块，账务处理只是对手工处理方式的简单模拟，企业整体的信息化应用程度不高，往往只关注账套数据的安全。在档案保管标准的制定中，直接备份账套是最直接有效的容灾策略，强制引入账套管理利于弥补单纯强调标准化数据接口部分而导致的会计信息的不完整性。同时，还应注意会计信息化档案与对应的财务软件版本的一致性、本单位所使用财务软件环境设置文件的名称及相应的存储路径。

3.3 提交常用报表的格式――XBRL

XBRL（extensible Business Reporting Language，可扩展商业报告语言）是一个开放的、独立的国际标准，它的运用使得需要传递信息的各方按照这种语言的要求对信息进行分类，在此基础上加上标签就可以相互传递相应的信息，从而使得公司内部和外部能够更加方便有效地对财务信息进行收集、转换和处理。

目前，我国会计文件和相关法规等文档资料的保存通常需要用专门的会计软件来处理。如果采用XBRL技术，则这些资料只需利用一般的Web浏览器即可解读，甚至可以直接阅读。而且由于XBRL的文件是以ASCII码的方式来保存，简单的文字处理软件就可以对其进行读取或修改。XBRL文档所具有的可读性与易维护性，非常适用于必须长期保存的文献资料。此外，若采用标准的标记来描述这些文件内容，则非常适合对网上信息的自动搜寻，提高文件使用效率。通过XBRL技术，财务报告的编制工作采取从数据库中自动导出的方式，直接在网上进行交换，对各类报表用户，能做到“一次输入，各处通用”，兼容性和扩展性强，解决了传统扫描的报表信息针对性差等问题，且在搜寻和信息分析方面也十分方便、准确，大大增强了财务信息的流通性。另外，也为报告范围的拓展，促使单一的通用财务报告模式向多样化的交互财务报告模式转变提供了支持，能够满足不同会计信息需求者的阅读需求。

4 实施中的阻力和问题

笔者认为，对于先进技术的接受总是需要经过一段磨合期， 在上述建议实施过程中，可能遇到以下几方面的阻力，应当引起注意：

政府方面，没有认识到建立完整的会计信息化档案管理标准的重要性，缺少一个完善的会计信息化档案管理的规范制度，使会计信息化档案管理的归档工作处于无序状态。

企业方面，迫于管理成本压力，对软件更新和硬件投入缺乏强有力的动力源泉，使现有会计提供的信息不能及时有效地为单位决策和管理服务。没有把会计信息化档案管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理。

财务人员方面，对信息化会计档案的重要性认识不到位，对信息化会计档案的组成内容不甚清楚，或者畏惧工作量的增加，往往囿于传统的会计档案管理办法。信息化会计档案管理存在财会人员不愿干或不会干的情况。

5 结 论

我国的会计电算化经过30多年的发展，逐步迈入了管理型信息系统的发展阶段。但是，当前我国的会计档案管理水平仍然相对滞后，已然成为束缚我国会计信息化发展的瓶颈。本文通过对相关领域和我国有关政策标准的研究，从信息化会计档案管理标准的角度提出传统档案电子化、强制引入账套管理、提交常用报表格式――XBRL三方面的建议，以期对信息化会计档案管理的发展产生积极影响。

同时，本文认为，对于会计档案管理的规范化和标准化可以实现多方的数据备份保存，这样有利于增强企业财务系统的容灾能力，保证财务安全。

主要参考文献

［1］李玲玲．电算化下企业会计档案管理问题、成因及对策研究［J］．企业经济，2003（12）：209－210.

［2］蒋长明．ERP系统环境下会计档案的保管方式［J］．财会通讯：综合版，2005（2）：67.

第9篇：对档案管理的建议范文

关键词：纸质档案；电子档案；整合利用；并存发展

1 引言

档案是记载“历史”的原始文献，是人类了解“历史事件”的重要参考资料。其中，传统的档案以纸质档案为代表，其与电子档案的区别如表1所示。

根据表1，电子档案与纸质档案各有优缺点，而通过整合利用，可实现势互补。从目前的形势来看，电子档案与纸质档案并存发展的局面会长期存在，这就要求档案管理人员主动认清这一新形势，并制定全面、科学的档案管理策略。下面，笔者首先分析电子档案与纸质档案的整合利用，再进一步探究其并存发展。

2 电子档案与纸质档案的整合利用

目前，档案管理正试图建立基于电子信息技术的网络办公平台，以期实现对现代档案的高效管理。但传统档案管理的对象是纸质档案，而现代档案管理的对象是电子档案，且在这一过程中，也需高效管理纸质档案。据此，笔者建议从如下方面来对电子档案与纸质档案进行整合利用：

2.1 同步归档

无论纸质档案或电子档案，在收集、检验和审核以后，都应按归档要求进行归档，其中针对电子档案的归档，其应先存入特定的计算机硬盘中，再标上归档标记。

2.2 同步整理

电子档案与纸质档案的档案号一致及其录入的信息基本相同，则为了高效开展档案整理工作，建议采用折中（或合二为一）的方法来同步整理电子档案和纸质档案，如此可在同一时间完成电子档案与纸质档案的整理归档。

2.3 同步利用

针对电子档案与纸质档案的同步利用，具体表现如下：在档案查阅时，可利用同一著录来检索同一档案的纸质与电子形式；在档案利用时，可重点选取电子档案，而若要求选用纸质档案，则可按同一档案来获取纸质档案。如此一来，既可实现高效利用档案，又可长期保存纸质档案。从这一角度来讲，电子档案与纸质档案的整理利用强调的是在传统档案生命周期理论的指导下，实现档案的分阶段电子化管理。

3 电子档案与纸质档案的并存发展

电子档案与纸质档案的并存发展存在一定的必要性，而这种必要性主要表现在如下方面：一是电子档案与纸质档案的优势都能为现代社会所用，前者不能轻易取代后者；二是纸质档案不可取代，究其原因是纸质档案的使用时间相当长，且在法律体系范围内，纸质档案的权威性无容置疑，外加电子档案的安全保证要求较高，则其尚无法在可预见的时间内取代纸质档案。针对电子档案与纸质档案的并存发展，笔者提出如下建议：

3.1 完善电子档案管理体系

为了提高电子档案与纸质档案的管理成效，创新管理思路、手段和模式是必经之路。对此，笔者建议做到如下几点：一是强化档案管理意识，档案部门的属性改为直属单位及要求其在人员编制、资源开发等上有所创新；二是解放思想，摒弃“重馆藏、轻利用”的理念；三是丰富馆藏内容及提高其质量；四是完善电子档案标准及提高其馆藏要求，并按需改变档案管理手段、流程等；五是纸质文件改为电子文件的组合形式，并进一步完善纸质档案的管理程序与其信息化的转换流程；六是利用电子档案的著录与组盘，进一步完善电子档案的管理，以实现交叉管理电子档案与纸质档案。

3.2 建设档案保管设施

无论是纸质档案或电子档案，其都需在一定的物质条件下进行有效保管，即要求保管条件安全及保管设施完备。对此，企事业单位应重视对档案保管设施的建设，即：统筹档案库房的安排，以保证档案库房的合理布局、档案保存环境的保密性与安全性，亦或说档案库房应远离危险场所，且在防尘、防盗、防火、防水和防潮上满足档案管理的要求。因此，建议企事业单位按如下档案管理要求来选择档案用房的地址及布置库房：一是检查库房窗、门的防盗与加固效果；二是检查排水管道有无从库区穿过；三是购置与国家标准相符的档案保险柜、密集架等保险设施；四是配备一定数量的消毒柜、刻录盘、扫描仪、打印机、去湿机及复印机等，以保证档案保管设施与档案管理规范相符。

3.3 深入学习档案管理理论

电子档案是社会发展的产物，其对档案管理理论与实践的影响尤其深远。对此，档案管理部门应组织档案管理人员开展如下学习活动：一是深入学习电子档案管理理论，以期对电子档案的种类、特点、概念及地位等进行全面了解；二是深入研究电子档案管理制度，并在充分认清现状的基础上，建立健全电子档案管理制度，用以指导对电子档案的管理；三是在实践中积累电子档案的管理经验，并在分析表1的基础上，整合利用电子档案与纸质档案，从而实现两者的相互牵制、相互补充和良性发展。

3.4 健全档案管理制度

在信息技术发展的推动下，出现了新的档案载体及档案管理也更具智能化特征。对此，档案部门应逐渐健全档案管理制度，以保证电子档案与纸质档案的成功对接、转化和管理。对此，首先，档案部门应以电子档案的特征为依据制定电子数据格式标准、电子档案著录与标引规则等；其次，应实现电子数据标准的统一，并明确规定电子档案的信息载体、转换与存储格式及硬件设备标准等；第三，档案部门应根据纸质档案管理经验，完善纸质档案的管理制度，并建立为电子档案与纸质档案并存发展服务的管理制度；第四，加强纸质档案的整合利用与鉴定工作，并在档案管理内部推定“双套制”，即同时提交、保存和归档电子档案与纸质档案。

4 结语

21世纪是信息化的时代，要求整合利用电子档案与纸质档案，并促进其并存发展。其中，针对电子档案与纸质档案的并存发展，应从制度建设、理论学习及基建投入等上做出努力，同时还应注重对人力资源的培养，即：组织档案管理人员学习社会主义核心价值观，以提高其使用感与责任感；培养高尚的职业道德，使其认清档案管理对保密性的要求；学习专业知识，使其成为为电子档案与纸质档案并存发展服务的专业管理人才。

参考文献

[1]刘晓菲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].办公室业务，2015，（13）：88-88.

[2]李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，（20）：126-127.

[3]田永丽.论电子档案与纸质档案的整合管理[J].才智，2015，（19）：343-343.

[4]张冬梅.纸质档案管理与电子档案管理的融合探究[J].卷宗，2014，（11）：49-49.

[5]郭洋洋.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题[J].黑龙江科技信息，2016，（14）：181-181. .