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“企业要搞有效益的信息化。”这一句话听来,似乎是多此一举的“废话”。谁还不知道,企业搞信息化就是以提高企业效益为目的的呢!
但是,让我们在现实中找一找,看一看,在上了信息化建设项目的企业中,又有多少企业真正去用效益指标或标准,来衡量本企业信息化水平高低的呢?又有多少企业能够拿出具体数据,来证明本企业信息化程度的呢?又有多少企业的信息化水平真正达到了国家对企业信息化要求水平的呢?
今年10月9日,信息产业部了我国第一个关于效益的信息化指标体系――《企业信息化基本指标构成方案(试行)》。这为全面评估我国的各类企业的信息化发展和应用水平,提供了依据和标准。
一直参与信息化指标体系建设的信息产业部信息化推进司信息化基础处姜奇平向记者表示,这个体系第一次将“建设有效益的信息化”要求以评价指标的形式落到实处;第一次提出了从效能角度全面评估企业信息化水平并提供解决方案的咨询。
据姜奇平介绍,在国家信息化指标体系中就曾提到了企业信息化指标体系,而真正大规模进行试测,并由国家政府部门来推动,这还是第一次。
出台“企标”迫在眉睫
国家倡导企业要走信息化发展之路已经多年,为什么现在推出《企业信息化基本指标构成方案(试行)》呢?姜奇平强调,因为现在国家信息化建设的工作重点已经逐步深化到企业,这样企业信息化指标体系(以下简称“企标”――编者注)的建设迫在眉睫,而且国家信息化指标体系(以下简称“国标”――编者注)也需要不断地再研究和完善。
企业信息化到底应该怎么搞?能不能给企业带来效益?要回答这些问题,都需要这个指标体系,以帮助企业自测和解决问题。
“国标”重在“宏观”
众所周知,建立全国统一的信息化指标体系对于科学评价国家及地区信息化水平,正确指导各地信息化发展都具有重要意义。“国标”是从1999年开始提出操作方案,并且在经过试测算和广泛征求意见的此基础上逐步完善的。
国家信息化指标体系已经作了多年的研究和推广工作。它的重点在于科学评价和正确指导。所谓“科学评价”就是说能够客观地评价各地区的信息化现状;“正确指导”是希望这个指标能对各地区信息化工作起到推动和指导作用。国家信息化指标体系有两个不同分支的分指标体系,一个是城市信息化指标体系,一个是企业信息化指标体系。
“企标”重在“微观”
无
(2)中国化学制药工业协会八届三次会长会工作报告 郑鸿
(10)在中国化学制药工业协会八届三次会长会上的讲话 齐谋甲
(11)中国工业经济联合会执行副会长、中国化学制药工业协会特邀高级顾问路耀华的讲话 无
(12)功能性药物赋形剂研究开发新进展 徐铮奎
(16)世界药物压片和模具常见问题解决方法研究应用新动向 无
(18)几种药物合成新工艺 无
(20)淋巴瘤临床治疗及其新药研发最新进展(上) 无
(27)国外新批准上市的药物新制剂新剂型(185) 无
信息化应用是现代企业经营发展战略达成的重要手段,全面信息化管理能提升企业的核心竞争力,使企业实现节约成本、降低风险、提高效率、以科技制胜的目标。应用阶段的信息系统一般称为生产系统。生产系统运行维护是指用组织、制度、流程等管理方式,对信息系统的运行环境、信息系统本身、运行维护人员进行综合管理,保障信息系统安全、准确、高效运行,进行系统全面应用维护的过程。生产系统的运行维护工作直接关系到信息化建设的成败,是一项重要的工作。
医药全产业链企业集制造、分销、零售和研发为一体,需要一个信息管理功能完整的大型信息管理系统的支撑。这种统一、完整的信息系统的建设具有复杂度高、周期长的特点,需要边建设边应用。如何协调好生产系统运行维护工作与信息化建设工作的相互关系、使信息化建设能保证生产系统的稳键运行、且运行维护工作又能推动信息化建设,这是值得思考和探讨的课题。
1 生产系统运行维护工作的管理
生产系统运行维护工作是对信息系统运行所有环节的管理,包括各种软件、主机和网络通信设备、机房、技术资料和信息备份档案文件的维护和管理。这是一项专业性和操作性都很强的工作,需要建立科学、规范、高效的运行维护体系,保障生产系统的在控和能控。
生产系统运行维护管理的标准有ISO 20000和最佳实践IT基础设施知识库 (Information Technology lnfrastructure Library,ITIL)。在应用上已经很成熟的ITIL v2强调了服务提供和服务支持的服务管理流程一体化的集成;2007 年的基于服务生命周期的ITIL v3整合了前两个版本的精华,强调ITIL 最佳实践的执行支持以及在改善过程中需要注意的细节。
企业的信息化建设项目进入到应用阶段,运行维护工作也就摆到了面前。大量的运行维护需求会使一些企业有些措手不及,如果处理得不好或不及时,就会影响系统的正常应用、甚至由于业务无法正常进行而导致信息系统被废除。
为了生产系统能长期为企业服务,可以参照ITIL对问题、事件、配置、变更和服务持续性等方面的管理,建立起企业的运行维护组织机构,配备人员,制定制度,确定流程管理规范,使生产系统运行维护工作正常展开。在严格执行管理制度的同时,充分调动运行维护人员的工作积极性、挖掘他们积累的工作经验,能更好地达到保障信息系统安全运行、有效应用的目标。根据ITIL的管理框架模型,加上运用运行维护人员的知识和经验,可以用图1来表达生产系统运行维护管理框架。
1.1 生产系统运行维护组织架构的建立
组织是运行维护工作中人们进行合作的一种形式。在医药企业,要全力打造统一集中管理的大型信息系统,运行维护组织应该考虑这样的模式:建立一个覆盖整个信息系统的运行维护组织,由信息技术人员和业务骨干等人员组成,纵向应延伸到各子企业如公司总部和各级子公司,横向应涉及到各职能管理部门如财务、市场部门等。运行维护的核心组织建立在公司总部,承担运行维护制度的制定和监督,完成对构成信息系统各要素(各种软件、计算机和网络设备等)的维护工作,进行业务和技术等方面的支持。纵、横向子运行维护组织主要承担系统的应用管理(包括提出新的应用需要和完善系统功能等方面要求)、事件响应和记录等工作。功能为条线业务管理的子系统,可采用由总部相应职能部门牵头、总部信息技术部门配合的管理模式,如财务、资金系统应由财务部承担应用管理。功能为子、分公司业务运营管理的子系统,可采用在总部信息技术部门协同下由相应公司进行管理的模式,如医药生产企业的ERP系统由企业进行应用管理。
在建立运行维护组织的基础上,进一步明确运行维护人员的岗位和职责,使生产系统运行维护工作有序进行。运行维护岗位包括应用管理岗位、机房环境管理岗位、设备管理岗位、系统管理岗位、网络通信管理岗位、安全管理岗位、技术档案管理岗位和运行值班岗位等。
1.2 生产系统运行维护管理制度的建立
生产系统运行维护管理制度是对管理范围、内容、流程、方法等方面的规定,是运行维护体系正常运作的根本保证,是工作人员有章可依的工作准则。运行维护管理制度应涵盖所有环节,包括应用管理、人员管理、运行机房环境管理、设备管理、投产管理、值班管理、系统管理、网络通信管理、安全管理和技术档案管理等。
全产业链医药企业的信息化建设需要边建设边应用,生产系统运行维护制度需要按系统建设的成果进行补充和完善。这种需要不断进行补充和完善的制度可以用一个公式来表示:制度=办法+细则+补充。公式中的办法表示的是系统的基本管理制度,细则是按系统功能和应用条线进行管理的细分制度,补充是系统功能扩充完善后对管理制度的补充。
1.3 生产系统运行维护管理流程的建立
生产系统运行维护管理流程是指为完成运行维护工作而进行的一系列整合资源与能力的协调性活动。运行维护管理流程有问题、事件、配置、变更和服务持续性等管理流程。如果将运行维护管理体系流程进行抽象,图2就是一个较完整的运行维护管理体系流程。
每个按生产系统运行维护环节细分的运行维护流程(即图2中的“活动N”)都可用流程图明确表示,这里以系统功能扩展项目投产管理举例说明。当系统功能需要扩展时,由系统主管部门提出系统变更计划,由实施部门提供系统变更方案,新功能测试成功后,方可在系统功能扩展项目投产所有资料(计划、方案、技术资料、操作说明等)已经齐全的情况下落实操作培训、制定管理制度等工作,才能进行系统功能扩展项目的正式投产。图3表示了系统功能扩展项目投产的变更管理流程。
制度是需要人来执行的,按运行维护制度和操作流程进行工作是需要花费一定人力的,如果对运行维护人员的配备不到位,运行维护人员终日处于应付各种实时发生事项的处理,无暇全面执行运行维护制度,尤其是无法正常做各种巡检、运行维护记录、各类资料收集归档等工作,无暇于总结运行维护工作经验和教训,也无暇于全面提高运行维护能力,这是不利于生产系统运行维护工作进行的,应引起重视。
因此,要使运行维护工作取得成效,不仅要借助ITIL的方法,用提供支持和服务来创造价值,而且要投入应有的人力和财力资源,对生产系统运行维护进行综合管理,不断提高运行维护质量,保证系统的安全可靠运行。
2 生产系统运行维护工作与信息化建设齐头并进
全产业链医药企业的全面信息化建设过程会遇到很多困难,这些困难既有外部因素也有内部因素,外部因素包括政府对医药企业管理和质量管理等方面要求的提高、医药产品的市场变化和市场竞争日趋激烈等,内部因素包括各类业务流程整合的内部管理尚未形成或未成熟以及业务范围扩大、产品种类增加、内部组织架构的复杂性加大等变数的出现与现有信息系统集成和资源共享水平低等。所以,医药企业信息化是一场深刻的革命,是一项艰巨、复杂的系统工程,需要循序渐进。
医药企业信息化建设的高难度和长期性要求生产系统运行维护工作和信息化建设工作齐头并进。但这两项工作是相互牵制和相互影响的,如果处理不好两者的关系,会影响信息化建设的进展甚至倒退。
运行维护工作要保持生产系统的正常运行需要系统的每个环节都能保持稳定、安全。而信息化项目的建设则需要不断引进新技术、尽快实现新功能,故需要对系统的各种配置做变更、对系统代码进行修改甚至需要全面升级。这些使生产系统运行基本环境发生变化的操作一旦处理得不谨慎,会影响生产系统的正常运行。反过来,如果运行维护工作不力,不能找出新项目可能对系统运行产生不利的关键点、不能评估信息化项目的建设对现有系统的各项变更的影响、不能合理安排信息化项目的投产,也会影响到信息化建设的进度。
为了保障生产系统运行维护工作和项目建设工作都能顺利开展,需要在新项目设计阶段就进行运行维护和项目实施两个团队的紧密合作,从保障现有系统的稳定性和新项目顺利建设投产的目标出发,找出新项目与生产系统可能发生的交集部分,分析这些交集部分中对两项工作有相互影响的关键因素,给出避免冲突的解决方案,同时评估和落实新系统功能投产后系统的承受能力,及时落实运行维护的各项工作,实现运行维护和建设的共同推进。
以系统应用面扩展项目上线为例,生产系统运行维护工作的流程和解决方案如图4所示。
面对信息化建设对生产系统稳定运行带来的挑战,运行维护人员应该:1)要坚持用ITIL的方法、理论武装自己,及时做好运行维护的人员、组织、制度和流程等方面的调整和补充工作,迅速掌握运行维护的新要求,完成生产系统运行维护工作。2)应将系统的变化在仿真环境中进行系统功能、压力和数据演算等模拟运行,模拟运行成功后再进行应用切换。3)与实施团队联合作战,及时处理出现的问题。4)要保留和保全原有系统,以备及时复原系统。
运行维护人员要积极参与信息化建设项目的设计和实施工作,与信息化建设项目实施团队充分沟通,主动介绍生产系统对功能的应用程度、业务流程的特点、系统各项基本配置和应用特点等情况,共同商议生产系统运行维护工作安排,确保信息化项目建设与生产系统的正常运行的衔接,尽量将新项目上线对生产系统运行的影响和波动降到最低,使企业的信息化应用不倒退、不混乱、不停止。
运行维护团队负责系统的各项维护工作,与系统用户接触最多,通过对他们的各类问题的排除和答疑,容易与他们建立良好关系。当信息化项目建设对生产系统运行产生负面影响时,通过运行维护团队可以取得用户的配合和谅解,从而减少系统波动的影响和损失,这也是运行维护团队的一个工作准则。
在应对信息化建设对生产系统运行维护的挑战中,运行维护团队虽被动应战,但对有经验的运行维护团队来说,不会仅停留在保障生产系统的安全、有效运行层面上,而是会更上一层楼,根据积累的运行维护经验和信息系统应用的体会,促使信息化建设更切合企业需求,信息系统的架构和功能更科学、合理、有效。从被动到主动的应战,是运行维护团队对工作价值的创造。
3 运行维护团队对信息化建设工作的促进作用
信息系统的应用是企业信息化建设的重要成果,企业这时才能真正从信息化建设中开始获得利益,在业务流程的管理和优化、提高工作效率、决策能力提升等方面的收获会使企业更坚定全面实现信息化的信心,加快、加大信息化建设的步伐,逐步健全和完善企业,发展所需的完整统一的信息系统。尤其是医药企业,有了统一的信息化平台,就能快速响应国家对医药行业的政策和各项要求,就能快速满足供应商和客户的需求,从而更进一步把握变化,应对挑战,实现发展。所以,做好运行维护工作保障生产系统安全、稳定运行,长期为企业提供稳定、可靠的信息化管理平台,不仅是巩固了企业信息化建设的成果,也促进了医药企业加快信息化建设的工作。
优秀的运行维护人员不仅能按制度处理好日常工作,及时完成各类问题的处理,还能将运行维护工作中发现、解决的问题反馈于信息系统的功能完善,反馈于优化组织机构和业务流程,使信息系统发挥最大作用,为巩固企业信息化建设成果而作贡献。
运行维护团队是企业信息化建设的主力军之一,这个团队要具备信息技术知识和企业管理知识的复合能力,在信息技术应用上掌握计算机软硬件技术、网络技术和大型数据库技术等;在管理上具备企业管理知识,了解财务核算和各种业务运作的流程和要求,熟悉企业内部管理体系和质量管理要求;在运行维护上熟练掌握生产系统的作用和功能的应用,自觉执行生产系统运行维护的规章制度,维护生产系统的安全、有效运行。所有这些都是运行维护团队对企业信息化建设和应用的贡献。
4 结语
上药集团吕明方董事长强调 :“信息化的实质不是技术问题,而是管理的问题,是文化的问题,是生意模式的问题,是集团‘十二五’战略打造收入和市值双千亿元产业集团的一个重要组成部分。”一个医药全产业链企业只有透过信息化的实质才能进一步把握市场等大环境的变化,应对挑战、实现发展,释放信息的商业价值,在竞争中占据主动。
关键词:分步;医药;销售
随着我国经济发展和社会环境的变化,医药市场竞争形严峻,成本不断上升。如何合理配置费用支出,管理多层级多类型的客户,成为了医药企业亟待解决的问题。医药行业商品种类繁多,一般可分为四大类每一大类以有若干小类,加强医药销售管理的信息化管理迫在眉睫[1-2]。如果用手工来管理几万种商品则相当困难,不利于提高工作效率,直接影响到企业的效率,采用信息化可以不断提升自身业务经营管理水平[3-5]。同时医药行业对批次号和有效期的要求高,手工操作使管理者很难,用计算机来替代手工管理已势在必行。本文对分步规划实施医药销售管理信息化进行研究。
1 医药销售行业的信息管理需求
随着医药市场的繁荣,医药企业面临日益激烈的竞争。与传统行业不同,医药销售相比其它行业的销售有其特殊性。医药行业商品种类繁多,一般可分为四大类:药品、医疗器械、化学制剂和玻璃仪器,同时对批次号和有效期的要求高。如果用手工来管理相当困难,不利于提高工作效率,直接影响到企业的效率。医药企业的客户众多(如二批商、医院、连锁药店等),关系复杂。医药销售需要收集和处理大量信息,如用户的数量与收入情况、用户的构成、用户的各种分布、订单、成本、存货、应收帐款和销售报告等。从以上情况来看,实施医药销售管理信息化已势在必行。
2 B/S架构
2.1 B/S架构的优势
B/S结构是WEB兴起后的一种网络结构模式,将系统功能实现的核心部分集中到服务器上,简化了系统的开发、维护和使用。客户机上只要安装一个浏览器便可同数据库进行数据交互。B/S最大的优点就是可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件,只要有一台能上网的电脑就能使用,客户端零安装、零维护。由于个人计算机普,系统的扩展非常容易。
2.2 销售信息系统的功能规划
管理信息系统一词最早出现在1970年,由瓦尔特.肯尼万(Walter T.Kennevan)给它下了一个定义:“以书面或口头的形式,在合适的时间向经理、职员以及外界人员提供过去的、现在的、预测未来的有关企业内部及其环境的信息,以帮助他们进行决策。”管理信息系统是一个由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存、维护和使用的系统,又是一门综合了管理科学、系统理论、计算机科学的系统性边缘科学。销售信息系统系统分为入库管理、销售管理、综合查询、财务管理、调拨配送管理、合同管理、客服信息管理几大模块。入库管理、销售管理、调拨配送管理业务方面包括入出库管理,销售与调拨管理,日常的发货、退货、开票、退票、回款、缺货情况等。财务管理包括收账处理、付账处理、各种费用、税率自动计算、往来账查询、期初余额录入、成本分析等。综合查询可随时查询产品报价和库存货物可用量情况、销售订单、库存走势分析、销售计划、经费计划、人力资源计划等。销售信息系统还包括:药品批号处理:同一药品可按批号先后次序,选择先进货的先销售,避免药品过期造成损失;保质期提醒:当某种药品的保质提醒期已到时,系统会提醒客户;系统设置灵活多变:系统有近百个参数选项供用户对系统进行调整,随着企业的变化,可随时调整参数,以适应企业发展,大大节省了软件的维护升级费用;模糊查询:单据录入、数据查询时,可输入药品名称的汉字,系统会调出所有相关的药品供选择;应收应付灵活结算:结算方式多种多样,支付方式齐全,可现金支付、支票支付、汇票支付等;业务帐管理:可根据企业的采购订单和销售订单的交期、数量、金额,系统可推算出任意时间的库存量和资金备用量;严格的权限控制:加强了对操作员权限控制,对单价的修改、单据打印、数据的增删等进行了权限控制;信用额度:当客户赊帐额达到报警比例时,系统会报警提示。
3 构建统一的销售管理平台
管理的思想最终要通过统一的行动来实现。在公司层面或营销部门内部设立专门信息管理部门或岗位。有了组织保证,信息管理职能才能充分发挥。企业各部门间要在业务流程上实现对接,不同部门、不同业务、不同地区的客户实现统一管理。因为客户资源很多时候掌握在销售人员手中,所以销售人员的流动会导致公司客户的流失。所以必须集中管理客户信息,将所有的信息收集、分析应该统一起来,然后及时传递至相关部门处理。从一定程度上抑制了业务人员对客户资源封锁的行为,而不是像以往一样因为销售人员的流动会导致公司客户的流失。
4 讨论
中国医药企业正面临着前所未有的严峻的竞争环境,客户数量与结构的不断调整,对内部代表行为的管理和执行效果的监控变得越来越难,这促使企业对销售的管理力度必然加大。医药销售需要收集和处理大量信息,手工来管理相当困难,实施医药销售管理信息化已势在必行。
参考文献
[1]沈克.浅谈中小型企业销售管理系统的现状、发展趋势及目标[J].科技创新导报,2010(20).
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[关键词] 医药电子商务; 应用现状; 制约因素; 推进策略
[中图分类号] F713.36 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)03- 0071- 02
目前,我国原料药和药品制剂生产企业达5 000多家,2011年医药制造业利润总额达1 494.3亿元。国家《医药工业“十二五”发展规划》明确提出,在“十二五”期间,我国医药工业总产值将年均增长20%,医药工业增加值将年均增长16%。医药行业是当今贸易增长最快的朝阳产业之一。医药产品标准化程度较高,非常适合发展电子商务。医药电子商务是指医药生产企业、医药流通企业、医院、消费者等利用计算机与通信技术进行的基于医药产品的网络营销、网上洽谈、网上订货、网上支付、网上客服等商务活动。医药企业开展电子商务是现代经济环境下企业发展的基本趋势。在当前医药行业快速发展的形势下,谁能抓住机会搭上电子商务的快艇,谁就会获得未来竞争的优势。
1 我国医药电子商务的应用现状
1.1 我国医药电子商务的发展概况
总体来说,我国医药电子商务尚处在起步阶段。2000年6月国家药品监督管理局出台了《药品电子商务试点监督管理办法》,确定了10家试点单位开展互联网药品交易。试点期间,一大批医药电子商务网站迅速发展,并取得了很大成就,如九州通医药电子商务交易平台、民生医药电子商务网、海虹医药电子商务网等。这些医药网站大体可以分为两大类:一是医药信息服务类站点(包括经营性医药信息网站和非经营性医药信息网站);二是医药交易服务类站点(包括医药第三方交易平台、医药B to B交易网站和医药B to C交易网站)。根据国家食品药品监督管理局的统计,截至2012年5月18日,全国已获得“互联网药品信息服务资格证书”的企业总共3 719家,全国已获得“互联网药品交易服务资格证书” 的企业总共118家。经过大量的探索和实践,我国医药电子商务正向规模化、规范化、多元化方向发展。
1.2 我国医药电子商务的应用模式
从我国医药电子商务应用的实际看,我国医药电子商务的商业模式可分为4大类:第一类是医药信息平台模式,这是发展最早且数量最多的一种医药电子商务模式,主要提供医药行业数据的、检索和分析服务,如中国医药信息网、中国医药经济信息网。第二类是第三方医药电子商务模式,第三方电子商务运营商以中立身份为买卖双方提供虚拟交易平台服务,属于多对多的交易服务模式,如北京鹤麒医药电子商务有限公司、海南卫虹医药电子商务有限公司。第三类是B to B医药电子交易模式,包括原料供应商与药厂之间、药厂与医药批发商之间以及医药批发商与医药零售商之间的电子采购与电子交易。该模式以九州通医药电子商务交易平台为代表,还包括数量众多的医药企业自建电子交易站点。第四类是B to C医药电子交易模式,主要是指网上药店与消费者之间的电子交易,如上海药房网、北京药品网。截至2010年7月12日,经食品药品监管部门批准,我国B to C医药电子商务网站共有27家。
1.3 我国医药电子商务发展中存在的问题
近20年来我国医药电子商务的发展有力地促进了医药行业的发展,但与欧美发达国家相比,我国医药电子商务起步较晚、发展滞后、进程缓慢。当下,我国医药电子商务在发展过程中仍面临着诸多问题:(1)违法经营,如一些与经营药品毫不相干的公司在网上直接或间接参与药品经营,销售假药、劣药。(2)大多数医药电子商务网站的功能集中于信息,电子商务系统功能简单,很少有集成网上洽谈、电子采购、网上支付、客户管理、物流配送的比较完整的电子商务系统应用。(3)医药生产和流通企业不经批准进行网上药品广告宣传,网络广告中存在夸大药品疗效、传播虚假信息误导消费者的现象。(4)网上医药电子成交量相比行业交易总量明显偏低。(5)医药电子商务服务意识不强,电子交易监管不到位,客户满意度不高。(6)商流和物流不协调,存在不能准时交货和缺货、断货现象。
2 制约我国医药电子商务发展的因素
2.1 医药电子商务相关法律、法规不健全
近年来,国家食品药品监督管理局相继颁布了医药电子商务相关法律、法规,如《药品电子商务试点监督管理办法》、《互联网药品信息服务管理办法》、《互联网药品交易服务审批暂行规定》。然而,相对于国内医药电子商务市场的违法经营、违规交易等种种弊端,目前国内有关电子商务的立法亟需完善。如电子商务市场准入方面不规范;电子商务合同的真实性、有效性难以确定;网络广告难以用现行的《广告法》来规范;专门针对医药电子商务的政策法规尚不健全。
2.2 医药电子市场不成熟
我国的药品电子商务尚处在起步阶段,尚未形成规范而有效率的电子市场。目前,我国医药电子商务应用分散,经营规模偏小,应用层次水平低,很多只是提供单一的医药信息服务,电子商务系统集成度低,鲜有基于供应链的电子商务应用。其次,我国医药企业自身信息化整体水平不高,企业的IT基础设施不完备,信息化制度建设滞后,基于医药和信息技术的复合型人才缺乏。第三,政府主导的医疗机构医药集中招标采购平台和第三方医药电子商务交易平台的建设和应用有待加强。
2.3 医药电子商务意识不强
长期以来,人们在药品交易中都是眼看、手摸、鼻闻,实行的是一手交钱,一手交货的现货交易,传统的药品交易模式已根深蒂固,电子交易模式现阶段人们很难完全接受,需要有一个思想观念的转变和适应过程。企业和消费者只有亲自体会到医药电子商务带来的药品品种、质量、价格、成本和便利性等方面优势,才会产生对电子商务的认同感,更多的企业和消费者才会进行电子商务。
2.4 医药电子商务专业人才不足
电子商务在我国的发展应用历史不久,医药电子商务的知识与应用有待普及。医药电子商务是药学与电子商务结合的产物,医药电子商务所需的人才可分为3个层次:技术服务支持层、一般管理人员层和高级管理人员层。其中技术服务支持层主要着眼于电子商务的技术方面(如网络建设、系统管理、网页制作、程序开发等),这一部分人员可以基本从计算机领域获得。一般管理人员层的人员需要通晓电子商务知识与药事管理知识,是目前需求量最大而又严重供给不足的部分。第三层次的高级管理人员需熟知医药企业管理与决策,精通企业信息化应用,在目前的医药电子商务领域是稀缺的。
2.5 医药物流系统不发达
我国医药物流起步较晚,尚处在供应链单一环节优化的阶段。目前大多数已经上马或即将上马的医药物流项目还停留在企业内部进、销、存业务整合与流程优化的阶段,很少涉及对上游供应商、药品生产商和下游药品批发零售商以及医院的整合,没有根本性地解决牛鞭效应、重复运输、库存积压等现象,导致物流效率低下,药品配送成本较高。在医药物流发展中,我国医药物流还存在投资过热、过散,缺乏有效整合,集成度和专业化程度不高等问题,医药物流仍是制约我国医药电子商务发展的瓶颈。
3 推进我国医药电子商务发展的策略
3.1 健全医药电子商务法律法规
完善有关药品电子商务的法规,对医药生产企业电子采购、医药批发企业和零售企业网上交易进行规范。具体应包括:网上医药交易企业准入的规定;医药企业电子商务平台标准化的规定;医药电子采购和电子交易内容的规定;医药网络广告与信息的规定;电子采购程序与电子支付安全的规定;医药物流仓储、包装、标识、运输、流通加工、医药配送等行业标准的规定;电子商务客户关系管理、投诉处理的规定等。
3.2 优化医药电子市场环境,构建电子商务生态系统
电子市场环境包括计算机、网络设备、系统应用等硬环境和电子交易规范、网络交易理念、供应链企业协同等软环境,它们共同构成全程电子商务的生态系统。医药企业应发挥市场主体的作用,加强企业信息化建设,搭建电子商务交易平台,推进企业电子商务进程。政府公共部门、医药主管部门应在开展诸如药品网上信息公开、医药电子采购、网上药品电子监管等应用方面发挥引导和示范作用。社会各界要加大医药电子商务宣传力度,加强医药电子商务的知识普及,提高公众对医药电子商务的接纳度,强化社会各界的医药电子商务理念,加快行业标准化建设,规范交易管理。只有不断优化电子商务软、硬环境的建设,才有可能推动我国医药电子商务的进一步发展。
3.3 运用云计算、物联网和3G技术,开展医药全程电子商务应用
加强企业ERP系统、Intranet、Internet建设,整合企业供应链管理系统,集成医药采购、生产、销售各环节的电子商务应用,开展基于供应链的全程电子商务。全程电子商务使企业得以将经营管理范围延伸到上、下游业务伙伴处,对供应链上的医药流通企业、药厂、原料供应商和消费者进行管理,实现信息共享、多方协作与资源整合。运用云计算建立企业医药电子商务私有云、行业医药电子商务公共云,构建基于软件即服务(SaaS)、平台即服务(PaaS)、基础设施即服务(IaaS)的“云商务”应用。云计算环境下企业开展电子商务,可以有效节约EC资源成本,快速实现EC应用部署,动态调整EC业务范围,明显提高EC运行效率。利用移动3G技术搭建掌上医药电子商务平台,开展移动电子商务(M-Commerce)。随着3G牌照的发放普及,医药移动电子商务利用手机、PDA、掌上电脑等无线设备进行B to B、B to C等商务活动,使得交易更方便、快速、安全和灵活。运用物联网技术构建药品电子监管系统,实现对药品电子交易的实时监控,对重点药品进行跟踪追溯,对涉药信息网站和医药交易网站进行管理;实现对网上药品信息的搜索、审核与过滤,对网上医药广告进行规范,对网上药品交易进行查询、统计和审计。
3.4 加强医药电子商务人才的培养和供给
医药电子商务人才属于复合型人才,要求同时具备IT、商务、药学等领域的知识。目前国内医药电子商务专门人才的匮乏严重阻碍了医药电子商务进程。加强医药电子商务人才的培养和供给,一是大力加强高等职业教育,保障基础技术技能型人才的培养与供给;二是加强医药电子商务专业建设,在普通高校开展医药电子商务管理人员的培养;三是在电子商务专业、药事管理专业开展医药电子商务方向的研究生培养,为医药电子商务高级管理人员的供给提供保障;四是推进医药电子商务的MBA、工程硕士以及企业各级管理人员在职培训工作,突破现有专业人才匮乏的瓶颈。
3.5 完善医药物流配送体系
目前国内医药物流费用率高达10%,高物流成本下的医药电子商务难以实现真正的盈利,发展医药物流解决电子商务发展瓶颈已经成为当务之急。大力发展医药物流可以从以下几个方面着手:(1)实施积极的医药物流发展政策。从宏观上建设与培育医药物流市场,打破地方保护主义,使医药物流市场在竞争环境中形成,并使这一市场逐步规范化、法制化。(2)合理规划医药物流配送中心。科学选址,优化供应链,合理规划物流配送中心。(3)大力发展第三方物流。第三方物流的发展,有利于医药物流专业化管理,提高药品的流通效率,降低医药物流成本。(4)推进医药物流信息化建设。引导企业发展先进的信息技术,加强条形码、GPS、EDI、RFID、ERP、GIS、移动3G、物联网和云计算等相关技术的应用,用信息化推进医药物流体系的建设。
4 结 语
我国医药电子商务的发展尚处于初级阶段,对于医药电子商务的应用,目前政府主管部门审慎而行,企业多持观望态度,而消费者尚在适应当中。医药电子商务是医药行业新的利润增长点,是医药企业战略发展的必然方向。针对我国医药电子商务的制约因素,完善我国医药电子商务的技术环境、法律环境、人文环境和物流配送体系,对推进我国医药电子商务的发展具有举足轻重的作用。
公司概况
成立于1999年的湖南全洲药业有限公司,是湖南省医药行业发展势头最迅猛的民营企业,主要从事各种中西成药、生物生化药品、中药材、保健食品、药品分装、医疗器材的批发销售和及零售业务。公司规划在未来5年内,将“全洲”打造成一个资产达数亿元、年销售超30亿,集药品批发、零售连锁、产品、生产制造为一体的大型医药公司。
在推行医药经营企业的换证验收、GSP达标认证工作过程中,国家倡导医药企业的规模化发展,加强对大规模集团化医药企业的发展扶持。国内的医药行业进入了大洗盘时期。面对这种形势,全洲积极谋求变革,走出了漂亮的两步棋――“股份制改造”、“寻找新的业务发展领域――医药物流配送”,力求以现代物流为主导,形成物流带动商流、商流促进物流的发展模式,形成规模大、产业结构合理、管理先进的医药集团性企业。
全洲药业结合企业自身的地域优势及企业目前的资源特点,制订了四大业务战略,即:实现统购分销,快速调配的批发战略;实现乘积效应的连锁经营战略;实现新品推广,品牌提升的战略;实现立足中南,服务社会的物流战略。
“三流合一”将成行业趋势
信息化工程是全洲全面改造的一项重要工作,全洲希望通过信息化能够改变过去以手工操作为主的业务模式,实现无纸化办公,满足企业集团下多组织的集约化管理,为操作、管理、决策等各个层级的人员提供相对应的信息化服务。全洲明确提出,要把“全洲药业供应链及物流信息化系统”建成为全洲的核心竞争力,不仅要帮助全洲加快客户响应速度,缩短内部操作时间、降低企业持有库存、减少企业缺货成本等等,还要求通过信息化给企业带来的利益实现最大化。
对此,全洲药业要求在一个统一的平台上完成包括物流信息化、商流信息化和企业管理信息化的整体改造,使整个企业在信息技术的构架上形成一个新的有机体,使企业的资源和市场优势得到充分发挥。相信这样的“三流合一”将成为很多传统企业信息化改造的必然趋势。
博科的柔性平台解决方案
根据全洲集团的规划,集团下设的组织类型分成五种类型,包括集团总部、股份公司、批发子公司、零售子公司和地区子公司。这五类公司的信息化需求大概如下表所示。
根据以上的数据信息显示,各类公司的信息化改造需求存在大量相同部分,另外,全洲集团正处于股份制改造阶段,很多组织和业务正处于调整过程中。所以现阶段的变革和未来业务的拓展都对系统的柔性提出了很高的要求。综合以上两方面的考虑,博科在系统设计中采用了如下的方式来组织系统业务功能:
这样的系统设计,既能支持业务功能和组织机构的动态设置,也可按照业务功能的内部逻辑关联关系,实现各相关模块的功能聚集和数据共享。由于系统之间采用了统一的接口和数据交互方式,使得系统的分布式部署和集中管理变得更容易和便捷。
为此,博科对全洲医药供应链物流系统功能模型设计如下图所示:
在整个设计中,供应链物流管理系统应用基础构架对系统功能模型起着关键的支撑作用,它主要由应用技术平台和开发技术平台组成,支持“易于部署、应用集中、数据整合、分层实现”的设计思想,从整合商流和物流系统、物流自动化控制系统的连接、应用逻辑的实现、数据仓库的构建、消息级的互通互联、应用的统一接入和展现,以及供应链物流信息化平台与外部实体的有机融合等方面出发,进行了整体规划和设计。
柔性物流系统的设计
由于物流配送服务将是全洲药业未来的重点支柱产业,为此,全洲也投入近亿元资金在长沙投资兴建了一个建成日吞吐量达万箱、库存量达40万箱的立体仓库为主体的现代医药物流配送系统。全洲药业也对物流系统的仓储设计提出了更为严格的要求。
根据对全洲需求的深入分析后,作为系统设计与项目实施方,博科在已有的物流产品基础上,引入物流项目制的运作方式,解决了目前很多物流系统所采用的单点物流中心的管理系统不能满足供应链上多点式的网络布局的困难。而博科提出的“项目制”的物流运作模式,不仅可以满足不同客户对物流运作的不同要求,也能满足全洲多点网络布局的物流操作模式。
此外,在全洲的物流系统设计方案中,仓库管理系统和运输系统是密切协同和集成的。首先,在订单调度中,实现了仓储作业和运输作业在内容、时间和要求上的统一;其次,运输系统在装载和路线优化后将路线信息提供给仓储系统,以便于仓库的拣货优化。
在自动化立体仓库的管理中,如何实现软件系统与物流设备执行之间的集成是实现仓库管理系统的难点。根据国际上先进模式,全洲采用了三层式的仓储管理系统:其中,WM是作业管理系统,负责发出作业指令(具体到库位),接收作业反馈信息,接收系统意外及处理信息。
实验室是“知识创新的源头,人才培养的基地”,是培养学生动手能力、实践能力、创新意识和创新能力的摇篮,也是学科建设、人才培养、科学研究、社会服务和知识创新的重要基地。实践证明,高等中医药院校市场营销专业实验室是营销理论与实践联系的纽带和桥梁,是科学研究和信息化人才培养的基地。因此,为了培养和造就“宽知识、厚基础、应用型、创新型”为一体的复合型市场营销人才,实验教学成为人才培养中必不可缺少的重要手段,而实验教学资源库建设质量的高低将成为影响实验教学质量高低的核心要素。
一、实验教学资源库建设的必要性
(一)是培养复合型市场营销人才的有效途径
面向21世纪的市场营销人才,必须适应信息化和国际化要求,具有综合能力强和富有创新能力的基本素质。在当今信息交流和管理技术不断发展的时代,市场营销人才必须要适应社会信息化、企业信息化和管理现代化的工作环境。高等中医药院校复合型市场营销人才培养应包括两个部分:一是通过理论教学,使学生形成合理的专业知识结构;二是通过实验教学,使学生将理论和实践进行有机结合,减少从理论到实践的不适应性。因此,应该以实验室为平台,以专业的软件为工具,借助丰富、科学、前沿、动态的实验教学资源库达到培养复合型市场营销人才的效果,使学生在受到良好专业教育同时,获得对市场营销专业知识、专业活动的系统理解与认识,真正发挥实验教学的桥梁作用。
(二)是市场营销专业学科发展的必然结果
随着实验教学、模拟教学等新教学方法的兴起以及在管理类行业的不断渗透,目前,越来越多的高等中医药院校开始重视市场营销专业的实验教学并取得了可喜的成绩,实验教学资源库建设的不断深入,正是市场营销专业学科发展的结果,也是市场营销学科现代化建设和发展的必然结果。新知识、新技术、新方法和新思维的融入,又逐步推动了市场营销学科建设的发展。
(三)是科学研究和社会服务的重要支撑和互动平台
随着经济社会的发展,信息技术的发展为市场营销的科学研究提供了新的方法和工具,并拓宽了市场营销学科的研究空间。一方面,市场营销实验室为科研人员和教师提供了现代化的研究平台,市场营销问题的研究从分析现状演变为预测未来。建立专业化的市场营销专业实验教学资源库,能提供及时、准确、全面、完整的资料和实验环境,对提高科研人员与教师的科学研究能力和教学水平尤为重要。另一方面,科学研究成果运用于教学和社会服务而成为科学研究的新起点和新基础,这也是对科学研究的再实践和升华的过程。市场营销专业实验教学资源库的建设就是要通过实验室这个交流平台,为科学研究、社会交流与合作提供强有力的支撑。
二、实验教学资源库建设的原则
实验教学资源库的建设应以现代教育思想和理论作指导,通过建设实验教学资源库构建起以学生为主体的内容丰富、形式生动、交互及时的学习环境。在实验教学资源库建设过程中,应遵循以下几个原则:
(一)个性化
这是由“素质教育”的特点所决定的,学生是学习的主体,可以按照自己的需求,自主选择学习内容,丰富知识结构。
(二)仿真性
仿真性是市场营销专业实验教学的根本特性,学生只有在高度仿真的环境中得到训练,才能适应未来真实岗位的工作。因此,实验教学资源库的建设要尽可能体现对现实营销活动及其环境的模拟仿真。
(三)先进性
市场营销专业实验室是自然科学与社会科学相融合的产物,其资源库建设的先进性表现在:是否体现了医药营销领域的最新发展。从培养适应社会需要的高素质人才的目标出发,市场营销专业实验教学资源库的建设要体现出先进性的原则。
(四)可扩展性
市场营销专业是与市场经济发展密切相关的专业,专业设置及各专业的课程安排可能处于发展变化之中,因此,实验教学资源库的资料要根据市场的罪行变化进行更新,以体现出全面、科学的前沿资料,满足实验教学的需要。
三、实验教学资源库建设
资源就是特色,资源的建设反映了实验教学的水平。我们结合全国高等中医药院校市场营销专业实验教学的现状,从我校市场营销专业实验教学资源库建设实际出发,提高等中医药院校市场营销专业实验教学资源库的建设应包括以下内容:
(一)实验教学资源库内涵建设
1、实验教学软件资源建设
建立系列、配套、丰富的软件资源。软件资源主要包括医药营销教学软件、医药企业ERP教学软件、医药电子商务教学软件、医药物流教学软件、医药国际贸易教学软件、医药企业客户关系管理教学软件等
医药营销实验教学软件:学生分成小组分别扮演与医药营销相关的角色,如营销总监、政府、竞争者等,各企业相互竞争,学生根据自己的理解完成相应的市场分析、营销计划制定等内容。
医药国际贸易实验教学软件:学生可扮演药品出口商、进口商、供应商、出口地银行、进口地银行等5种相关角色,互相配合进行业务模拟。
医药电子商务实验教学软件:学生扮演不同的角色,进行医药企业之间的B2C、B2B、C2C、电子银行、CA认证、网络营销、电子邮件的操作。
医药物流实验教学软件:学生进行分组,按照角色分别进行药品订单管理、商务管理、仓储管理、运输管理等的操作。
医药企业ERP实验教学软件:学生进行分组,分别进行药品企业管理、供应链管理、营销管理、仓储管理、报表引擎、数据库应用、系统实施的操作,进行项目发起、项目计划、项目人员、项目控制、项目发展的操作。
医药企业客户关系管理实验教学软件:学生按相应角色分组后,分别进行药品营销业务、市场管理、销售预期、报表管理、产品管理、文档管理、客服管理、日历管理的操作。
2、实验教学资源库内涵建设
实验教学内涵建设的目的是有利于体现教学内容的层次体系,有利于实现个别化学习,有利于培养学生的发散思维。高等中医药院校实验教学资源库内涵建设应包括以下内容:
(1)模块分类。在实际教学过程中,我校形成了以六大教学软件为基础的实验教学内涵建设六大模块,如:医药营销实验教学内涵建设模块、医药国际贸易实验教学内涵建设模块、医药电子商务实验教学内涵建设模块、医药物流管理实验教学内涵建设模块、医药企业ERP实验教学内涵建设模块、医药企业客户关系管理实验教学内涵建设模块等
(2)模块内涵建设
模块内涵建设体现出了课前预习、课中学习、课后复习和综合模拟训练的思路。六大模块内涵的建设包括案例、媒体素材(文本类素材、图形/图像类素材、音频类素材、视频类素材、动画类素材等)、文献资料、课件、网络课程、常见问题解答、题库等内容(如图3所示,以医药营销实验教学内涵建设模块为例)。
(二)实验教学资源库流程建设
高等中医药院校市场营销专业实验教学资源库的流程建设主要有资源收集、资源分类、资源转换、资源入库、后期管理和资源审核六个环节
1、资源收集
目前我校市场营销专业实验教学资源库资源收集的来源主要有: 教师提供教案、课件;学科教师共同制作的网络课程、课件、视音频资料等资源;学科教师根据资源库的内容要求从网上进行搜集、整理的资料;购买成套的素材、课件、网络课程光盘等;根据协议或信任关系,和相关资源库进行交换的资源等。以上资料数量大、种类多、应用性强,学科教师到医药企业进行实地调研,了解市场对医药营销人才需求的最新动态,以“市场对人才的需求”为中心,以复合型人才培养为出发点,对收集的资料经过多次修改,使市场营销教学资源库表现出了较高的应用价值。
2、资源分类
实验教学资源库的主要目的是是针对教学,为理论教学与实践教学搭建桥梁,因此资源收集完成之后,需要根据教学需要对它们进行细致的整理与分类,使分类的内容能够体现出市场动态、课程特色和学科特点。
3、资源转换
资源的转换工作是资源库建设标准化中重要的一环。虽然我们收集来的资源经过分类整理之后,已经具备了较高的应用价值,但是由于文件类型不同,不利于资源的管理、使用和共享。因此,学科教师根据实际需要,对所有资源进行了格式转换,如把视频文件转化成了利于网络传输的RM或ASF文件格式。
4、资源入库
资源入库包括结构化数据及非结构化数据的存储。结构化数据主要是存储在数据库当中,以利于检索与查询;非结构化的数据主要是以文件的形式存储在计算机当中。为方便大家使用资源库,我们对结构化数据和非结构化数据进行了标准化的格式转换,这对于不同资源库之间的资源共享、提升资源的价值具有极其重要的意义。
5、后期管理
期管理主要包括根据用户的使用情况、要求、评价结果,对资源库中的资源进行必要的添加、删除、修改与调整。在实验教学过程中,我们在实验室放置了实验教学资源库建设意见薄,以月为单位,每月最后一周由专人对资源库进行更新。
6、资源审核
对于做了10多年信息化工作的王东平来说,信息化建设的推动力不在于IT部门的规划,而来自于业务部门的现实需求。王东平现任石家庄欧意药业有限公司信息部经理,工作之初则是从事工业仪表及自动化维护工作。在1998年至2002年期间,他参与了多个DCS项目的实施。2002年开始,王东平的工作与欧意药业的信息化工作开始结缘。从最初10多台计算机网络互联做起,王东平的成长从此与信息化建设的演进息息相关。
倒逼出来的信息化
欧意药业有限公司,是一个以原料药和制剂产品为主的综合性制药企业,其中原料药主要以出口为主,有十几种,制剂成品的药有110多种,制剂药包括新药和普药。
医药行业一个显著的特点是营销终端数量庞大,而且终端经营业态复杂。200家商业公司、600家连锁、200多家商、3万家药店、4000多家社区,以及数量更加庞大的医生,这就是欧意药业信息化面临的现状。如果说这些数据已经足以让人瞠目,欧意药业面临的营销管理现状还远不止这些。除了众多的终端客户之外,欧意药业还要将1000多名分布在各个区域的医药代表的销售过程和行为也进行统一管理。
如何实现客户、销售人员和销售资源的有效整合?与此同时,销售部门也日益期望达到精细化营销管理――做到占领每一个终端和客户资源。业务管理需要实施全面的终端营销管理,提高终端管理效率和增强终端把控能力。这样的需求压力迫使企业信息化建设的步伐迈向精细化管理。
其实早在2003年1月至6月,王东平曾经带领公司员工与软件公司合作,主持实施了欧意药业销售管理系统,实现了客户管理、销售数据采集与统汁、销售费用管理、推广活动管理等功能,为销售公司软件辅助业务管理的全面实现奠定了应用基础。这些基础工作当然也有价值,至少是能做到一些客户资料的静态管理。当时的情况是,把客户的资料罗列起来,有一个列表可以查询,销售数据也可以查询。但如果说到管理的精细化,满足决策层的管理需求,这套软件显然不合格。
“只有了解每一个终端,占领每一个终端客户资源,医药企业才能真正占领和覆盖市场。”王东平一语道破了医药行业现阶段竞争的焦点所在,即掌控终端。目前在国家新的医疗改革政策和全民医保的趋势影响下,使得未来医药行业的走向充满变数,而且随着国家药品限价和集中招标等监管措施的陆续出台,使得医药企业在终端营销上面临越来越大的压力。
据了,解,现在处方药销售首先要满足药品招标入围条件,这就需要让评标专家全面了解企业自身以及其药品,入围后还要重点推进学术推广,这对销售代表的学术素养要求很高,因而医药企业就需要加强学术推广和对整个销售过程的控制。“分析客户,挖掘有价值的客户并对其进行有针对性的学术推广和市场宣传活动,事实上即使同是连锁药店的客户也有不同的需求,我们会从这些客户中选择有价值的客户作为目标客户,同时对这些客户进行细化和分类,以便展开各种推广活动。”王东平表示。
在规范和精细化管理终端的同时,管理分散在全国各个大中城市的1000多名医药代表则是欧意药qk上CRM系统的另一个重要目的。“我们以前对终端客户和销售代表管理也有相应的管理系统,只不过以前开发的系统主要是以客户资料的静态管理为主,把客户的资料罗列起来,客户数据可以查询,销售数据也可以查询,但这些静态的资料已经难以满足日益激烈的市场竞争的需求。”在王东平看来,企业在不同的管理阶段就会出现不同的管理需求,不能灵活应对企业成长的软件系统导致的结果就是企业总是在不停地花钱,但功能还是不能满足企业的需要,因而王东平在接下来的系统选型过程中,系统的可定制和灵活性就成为他重要考虑的因素。
灵活应对和个性实施
“现在社区和新农村都在进行医改,药店在不断连锁化,这就有可能导致我们的组织结构需要不断调整,市场在不停变化,因而作为医药营销公司组织机构也必须要适应这种变化。”王东平表示。事实上销售策略变了之后,很多企业发现以前的营销管理系统不能用了,如果进行修改,企业不但要继续加大投入,而且还要投入很多的工作量去协助开发,同时软件公司也需要继续投入成本,因此很多公司不得不选择放弃原有的系统。
“作为一个信息技术的负责人,我最头疼的是软件需要不停地投入,而且只有通过不停地开发来满足企业需要,我需要的是软件可以提供给我一个定制的平台。”有了前车之鉴,王东平在系统选型时有着明确的需求和思路。除了可定制之外,易操作、集成性能高、分析功能全也成为王东平系选型的必要条件。
选型不是一个轻松的过程。在这个阶段,王东平参观过不少国内和国外的软件,也拜访过不少他们的典型用户。如果非要说有什么发现的话,则是每一家软件。不管国内的还是国外的,都有自己很成功的用户。这时,如何评价他们的优劣,做出抉择?王东平对此有着自己多年信息化工作经验的积累和见解。“企业在进行信息化建设的时候,在选型软件和选合作伙伴的时候,一定是根据企业自身的发展需要来选择的。”对于欧意药业来说,如何在CRM系统中,除了把客户资料信息管理起来,又能把现在的销售网络和渠道同时在系统里体现出来?这都是需要这套系统着力解决的问题。
业务代表分布在全国各个大中城市,如何把他每天的销售工作、过程管理起来?如何确保软件能够因应市场的变化,销售策略的变更而做出灵活的功能调整?基于上述的众多考虑,欧意药业不仅对于软件厂商进行多次评选,而且对于咨询服务商也很看重。
王东平选择咨询服务商的时候,最看重的是他对行业的理解,有没有成功案例。最终的胜出者能够入选正是基于它有专注于CRM的10多年的行业经验,它专注于医药行业。另外,让王东平心仪的一点是,这套CRM系统可以开发基于手机端的应用,这样让销售代表随时可以动态地使用这一系统。具体而言,欧意医药CRM系统主要实现了工作区、客户管理、日常销售管理、分销资源管理、市场营销、客户服务、费用管理、物资管理、药政事务、决策分析、手机端软件等功能。为了既能实现移动销售管理,又不增大项目实施成本。欧意药业最后通过与软件公司一起合作,自己定制开发了一套软件。这个软件相对于CRM的Mobile会简单一些,对手机的性能要求也低些,从而成本更低。“基本上,我们在现有的销售人员的手机基础上,90%以上都可以安装。对不能安装的,我们也给了它一定的费用补助让他们换一下把这个软件装上去,这样他可以把拜访的客户录下去。”王东平说,在销售人员进行销售活动过程中的一些关键的数据,比如说药店是不是铺货了,医院是不是进货了,是不是有终端的环节管理等等,这些都可以在系统里体现。
1 医药企业信息化平台的运用
信息化是现代医药物流建设的前提,也是传统医药物流向现代医药物流的一个根本性转变。正是由于现代信息技术及自动化技术的应用,把药品流通环境、流通模式、监控手段等提高到了一个崭新的阶段。药品流通企业通过资源规划系统(Enterprise Resource Planning,以下简称Eta)实现对药品经营环节的管理,通过仓库管理系统(Warehouse Management System,以下简称WMS)完成药品流通作业过程的控制,并且发挥ERP/WMS的系统控制和信息管理功能,建立起庞大、严密的药品流通数据库,进而建立起标准化质量管理模式和准确、高效、便捷的作业控制途径。
1.1 药品验收方式改变
随着国家有关药事管理法律、法规的相继出台,政府主管部门对药品生产、药品包材和药品标签、说明书监管力度的不断加大,同时,生产企业、经营企业按合同约定承担各自质量责任的概念逐步清晰,这就使得经营企业在药品验收时采取开箱检查和抽样检验的传统方式逐渐失去其实际意义。相反,如何在验收过程中及时查验、核对和反馈到货药品的信息,对流通环节提出了更高的要求。
医药现代物流企业通过调整工作流程和改变作业方式,以品种申报审核所提供依法批准的文件为基础,以采购合同和实际到货信息为验收依据,进行有针对性的查验核对,这一做法既克服了传统模式的盲目性,又在实践中摸索出了一整套有效的控制流程,即在首营企业、首营品种审批时,将通过审核的企业和品种的基础信息录入ERP系统,建立合格供应商目录和可采购品种信息,采购部门根据系统提供的基础信息数据库开展采购业务,订立采购合同。当商流的采购合同正式启动时,ERP系统自动采集整理这些信息,通过电子信息交换方式(Electronic Data Interchange,以下简称EDI),及时将全部数据下达至物流的WMS系统,物流部门WMS系统根据《药品经营质量管理规范》(Good Supply Practice,以下简称GsP)的要求从数据库中导出相关信息,生成并制作预收货文件(Advanced Shipment Notice,以下简称ASN)。仓库质量验收组ASN表单与随货同行的质量文件与实际到货药品的包装标识或说明书进行查验核对,确认无误后输入终端作业工具(Radio Frequency,以下简称RF)。RF将现场检查验收的结论反馈至WMS并及时上传ERP系统。
作业过程中,现场操作人员的工作重点不再是检查、检验到货药品的内在质量,因为对流通企业来说,不具备药品内在质量检查、检验的技术手段和责任权限。而是着重进行药品质量文件项目和药品包装标识内容的查验、确认,同时根据合同约定进行随机开箱抽查。这一改变为做好进入流通领域药品基础信息和药品包装标识的实货核对工作提供了可靠的保证。
1.2 药品储存环境跟踪
药品的质量与药品储存环境有着密不可分的关系,所以GSP把药品储存环境,特别是温度、湿度控制标准作为认证考量的重要依据。要实现药品仓库温度、湿度控制,以及全时段监测和记录,必须借助于现代测量技术和信息化平台。
考察传统药品仓库,对库区温度和湿度的测量、记录及控制主要是通过人工作业来完成的。由于人工作业受到作业人员主观因素的制约,作业过程非标准化和随意性难以杜绝,这就成为药品储存环境跟踪和控制的一大难点。药品流通领域的规模化、规范化发展,以及引导药品经营企业向社会化、专业化医药现代物流服务体系转变,客观上也需要建立在信息化平台上的库区温度、湿度自动监测控制系统。从上海医药股份物流中心的库区温度、湿度自动监测控制系统实际运行情况来看,是完全可行和可控的。
以国家食品药品监督管理局(State Food and Dmg Administration,以下简称SFDA)颁布的GSP中有关药品仓库温度、湿度控制标准为依据,在相应的库区中按测量装置所规定的技术要求设置若干个测量点,得到最高和最低两个绝对数据后对同一区域的各个点的测得值进行加权平均后获得该库区的控制点,作为标准值输入WMS系统的库区温度、湿度控制子系统,由系统按设定的波动区间进行调节和控制物流设备作业系统,并对每次控制轨迹和波动区间进行记录。库区温度、湿度自动监测控制系统的建立从根本上解决了传统仓库温度、湿度控制及记录的不规范和随意性现象
1.3 企业信息资源共享
药品流通的过程,既是商品交换的过程,也是企业之间信息沟通和交流的过程。传统物流运行过程中,商物流信息的沟通往往处于静态之中,尽管也可以通过计算机系统进行交流,但是这种交流的信息都是“过去式”的。医药现代物流通过信息平台,构建起ERP与WMS两大系统的无缝对接,将运行中的物流信息与当前实际的商流信息对接,流通过程中各类信息资源经过整合后,通过网络向在网客户终端开放,实现信息资源的互通和共享。特别是医药现代物流开辟的“第三方物流”专业服务窗口,这一根本性转变显得尤为突出。
药品生产和经营企业在各自ERP系统中建立的数据库,相对来说还是一种企业内部的质量信息系统,当药品的流通借助于专业物流商(即医药现代物流企业或机构)完成药品由生产经营领域向终端消费领域转移时,医药现代物流的信息平台利用WMS与ERP的对接,为进入现代物流的生产经营企业和临床使用终端开放可供“检索、浏览、下载”的端口,将企业内部的信息转化为公共的信息。生产企业以EDI形式将药品可供量和相关的质量信息直接传输给经营商,医药现代物流又将药品的生产经营信息和物流信息转换成标准化的条码符号(bar code),这些条码符号既可以成为生产、经营、物流三方进行流通信息查询的切入口,又是流通终端单位收货验收信息的采集点。同时利用医药现代物流的药品质量数据库和信息平台端口可以为药品流通领域的上、下游客户提供药品质量检验报告及进口药品注册证信息的查询检索,避免了流通过程中单据反复传递所消耗的大量人力、物力、财力。
就目前已经建立医药现代物流运营机制的国药集团医药物流有限公司和上药集团上海医药物流中心有限公
司来看,信息化平台的建立和运用,实现了企业间资源共享、数据共用、信息互通,这样,既可以满足客户需求又大大降低了企业的运营成本和能源消耗。
2 物流管理模式的调整和推行
2.1 规范作业流程,注重细节管理
随着自动化、智能化的物流作业体系的建立,药品的实物转运已被机械化和半机械化的作业方式所取代。当药品储存过程被程序自动控制后,传统物流中平面式码放、手搬肩扛、单据人工填写的简单繁琐的保管员个体作业概念逐渐淡出。即新的标准化的作业程序打破了原有线条管理模式中对传统岗位职能的界定,开始倡导扁平式的模块化管理。这就要求我们根据现代物流过程中不同阶段、不同环节、不同工序的重新优化组合,建立适应新的物流管理模式需求的现代物流作业规范:
1)药品分类管理。医药现代物流充分运用系统数据库对条码符号的识别、组合、规类能力对GSP所要求的药品分类管理贯彻到底,一方面在系统中实施分类数据库管理,另一方面在现场作业中将分类条码印制在标签上,对运行作业过程的药品进行标识。为了防止作业过程的偏差,以“标准操作规程”(standard Operation Process,以下简称SOP)形式对标签的制作和使用进行规范,规定在需要更替已有标识时,应清除或完全覆盖已作废的原有标识,如遇有特殊保障要求的药品,应设置防护隔离带和警示标识。现场作业人员均有责任避免对药品标识造成损坏。SOP的推行保证了标识的完整、准确、清晰、牢固,保证了药品分类管理的有效推进。
2)药品储存管理,药品储存过程的程序化管理,不仅实现了对库房控温、控湿、避光的封闭式管理,还将库区内(包括作业区和吞吐场所)所有药品的物流作业处于标准化控制环境之中。如规定药品的堆码方式,有效避免了药品直接堆放于地面的不规范行为,防止药品受污染;根据药品的自然属性、理化性能及管理要求,设定分类存放的库区(库位),并按同一品种、同一规格、同一产地、同一批号的原则组盘,实行状态化和定置化管理;对于特殊管理药品实行封闭式专库管理等。
3)药品在库养护。养护人员接受程序化管理的作业指令,通过对库存药品进行检查、巡查,遵循GSP规程,及时监控库区温度、湿度,发现异常情况立即采取措施,维护药品储存环境,保障贮藏药品质量的完好性。检查核对药品包装标示信息,掌握库存商品周转情况,依据标准化程序指导保管员合理存放药品,杜绝区(位)混放、横置、倒置等现象的发生。同时,根据运行管理需要,在系统控制程序中设置常规养护和重点养护模式,及时提供重点品种的质量信息,保证药品质量。
2.2 开展体系评审,强化纠错措施
开展质量管理体系评审有利于规范体系运行,确保体系的适宜性、充分性和有效性,达到持续改进的目的。结合医药现代物流运行的实际情况,在周期性评审的同时,根据组织结构、服务标准、市场结构、顾客需求发生重大变化或调整时,调整评审频次。医药现代物流的评审,除GSP规定的内容外,重点应放在质量方针目标的落实、运行过程的测量和监控情况、部门审核及过程管理的业绩和符合性、顾客满意度以及纠正和预防措施实施的有效性等方面。
在实践中,发现已有或潜在不合格项并采取纠正或预防措施,是开展质量管理体系评审的关键。一般来说不合格项的出现,主要来源于作业过程的不规范或随意性,针对不合格项所采取的纠正和预防措施,从根本上来说是强调和重建标准化作业规范。内审过程中的工作检查记录、内部审核记录,顾客投诉记录等,实际上是对不规范和随意性的分析和评判。
分析不合格项产生的原因,提出整改方案,下发“纠正和预防措施通知”,并督促、验证责任部门对措施的实施情况及效果,同时配套相应的考核措施。完善过程质量控制,制止和避免不合格的发生,既是医药现代物流的标准化管理需要,也是药品质量管理体系的推进。