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关键词:科学事业单位;科研经费管理;问题及建议
一、科学事业单位科研经费管理上存在的问题
(一)科研经费预算制定缺乏科学性
科研人员在进行制定预算时,尚不能熟练运用科学的预算理论与工具,做出的决策也是依据自身经验与主观判断。在不了解经费的明细支出范围与规定的情况下,未能及r同财务部门咨询相关意见,这样做的结果就是估算出的经费值准确度较低,项目预算同执行间难以接轨。
(二)科研经费统筹度不高,分配不合理
在科学事业单位里有些项目的预算经费存在较大剩余,而有些项目的经费严重不足,以致在预算执行时需多次进行修正,在一定程度上增加了预算执行的难度,使执行效率大幅度降低。与此同时,科研经费预算编制的支出比例不够科学,会议费、专家咨询费与差旅费所占比例太高,以致材料、实验、测试等研发费用所占比例很低。此外,部分课题经费长期挂账,每当要结题时,科研人员大多通过大规模购置的方式,并且不按规定随意扩大经费支出的范围,造成经费的浪费,不能做到“物尽其用”。
(三)各部门间缺乏配合,对经费使用情况不够重视
科研项目课题组与科研管理部门、财务部门等没做到密切配合与相互支持。科研项目课题组将工作范围局限于课题选择、资源开发和项目研发等,只重视争取经费而对合理使用经费不予理睬。科研管理部门则只重视科研项目的申报、立项、成果和程序性的工作活动,忽视经费的使用。而财务部门只会以所收集到初始票据为基础,实施会计核算,缺乏对于过程的监督,往往与科研课题组、科研管理部门沟通不及时、配合不密切,对于科研项目的背景以及项目的进度不能清楚了解,导致未能对项目经费的使用状况进行综合科学的管理与有效的监督。
二、科学事业单位科研经费管理的优化建议
(一)建立健全科研经费管理制度,建立并完善科学事业单位各部门间的联动机制
科学单位领导需对此予以高度的重视,将科研工作视为主线,在财务指导与监督的前提下,设立并形成细节管理与整合部门资源为基础的立体化科研管理体系,健全科研经费管理制度,不断规范预算编制的程序与加强经费执行的力度。采用科研成果奖励机制,奖励参与了科研管理的所有职能部门,充分发挥其工作积极性,使其以积极的态度配合科研部门落实科研工作。实现科研各部门之间的通力合作,利于发挥科研管理的决策、协调与控制的巨大作用,整合并优化各种资源,实现有效配置,支撑起科研项目良好运行的重担,保证科研项目能按期、优质的完成,用较低的科研投入获取较高的收益。
(二)预算编制阶段,加大对科研经费的管理力度
严格依据国家关于科研经费的各项规定,编制出合理、科学的科研经费预算;与此同时,达到科研项目课题的合理要求,明确科研项目预算支出范围,将任何一项支出细化。同时,科研课题组应当积极征求财务部门关于预算编制的意见,而财务部门应以积极的态度指导和帮助预算关键部分的编制,使项目预算编制有效、合理。从以下四个方面加强预算编制的管理,具体如下:
1.在项目立项时开始,加大对科研项目经费预算的管理力度,使经费预算科学、合理。科研管理部门需实施统筹管理,整合各项资源,在深度了解国家相关计划的课题指导与指南的基础上,结合科研单位研究特长选出相符的研究课题,再进行研究;与此同时,根据申报条件与相关规定严格审查与监督,对项目负责人填写申请书、编写可行性报告予以有效的指导。
2.科研项目组成员在编制项目预算时,需站在专业技术视角,设立项目的目标与任务,联系国内外类似的技术数据与信息,设立环境命题,明确相关变量,视达到目标与要求的重点与难点问题。而且还需积极询求财务部的意见,寻求财务部的支持,熟悉国家关于科研经费的各项规定与项目经费结题审计的相关要求。
3.编制好经费预算后,上报科研管理部门与财务部审核,征求修正意见与建议。这个过程里,财务部应当与科研管理部门进行有效而充分的沟通与交流,明明白白的知晓科研课题实际的各项内容,通过严格计算得出经费支出范围,为重点项目与重点支出额度做保证。
4.做好统筹规划,合理、科学的安排好研发设备、软件等固定资产与无形资产的使用,避免出现不必要的支出。科研项目组内部同项目组间未进行统筹安排,出现盲目、从众申请设备与软件的现象,以致通用设备与通用软件浪费,造成资源闲置且浪费,如计算机。由此可见,科研项目组需考虑清楚申请设备的重要意义,最大限度地整合与优化资源,并进行统一的调整,节约经费,减少支出。针对利用科研经费购置的固定资产与无形资产后,应加强由缺失后续管理而导致资产损耗贬值状况。一方面,严格依据项目管理办法与项目合同;另一方面,由科研经费购买的固定资产是科研事业单位的国有资产,应当做好相关入库手续的办理,并将其纳进事科研业单位资产统一管理的体系之中。
(三)严格管理科研经费的落实与执行
1.设立并且不断完善科研经费预算调整审批体制与程序。预算管理的一项重要内容是预算调整与追加,应当通过设立严格且规范的调整审批体制与和程序,完善
分类申报、分项审核、定期内审等等制度。针对经费调整多于初设金额的项目,需实施预算审查,避免项目经费申请失理、过分的情况。建立健全项目经费的使用计划、上报执行率等体制,视实施预算调整的项目为内部审计的重中之重。
2.加大项目预算的执行力度,严格监督财务审核,以保障科研经费支出符合法律与法规的要求。财务部应当按照国家科研经费的有关管理规定与规范,编制出与科学事业单位相适应的经费管理办法与手段,并且在单位内部积极宣传、贯彻与执行。按照科学事业单位的会计准则与相关制度,建立起合适的科研经费科目。并且单独核算,或着依据国家经费规定设置专项账户,并进行单独核算。财务部应积极且严格审核预算支出,对满足预算范围的预算支出予以报销,否则,不予报销。与此同时,进一步提高科研经费借款报销流程的规范程度,并且做到各级领导审批权限与职责的明晰明确。当然了,还需严格审核原始票据,只对合乎规范、信息明晰明确的票据予以报销,否则,不予报销,以确保核算数据的准确、真实。
(四)经费决算阶段,加强审核管理
做好科研项目中期与结题审计,建立起完备的科研项目经费决算的制度。科研管理部门应当严格验收、整理工作、安排项目结题审计工作,完成结题项目。科研项目组需做好项目有关资料的准备工作。财务部门需开出财务决算报告等有关资料,提高对项目结题审计工作的配合力度。
(五)构建科研项目信息的共享平台,提高项目执行力
构建起项目信息共享平台,在共享平台上建立科研管理、财务、项目组等的数据库,具体包括项目资料、预算内容、执行情况等信息,便于有关部门查阅与利用。当项目组在财务部门办好报销手续之后,科研管理部门可以随时随地查阅项目的实际执行状况,与项目组做及时的沟通与联系,便于面对困难时提供帮助。
(六)加快完善并且形成经费使用绩效奖励与激励制度
科学事业单位应当建立健全科研项目绩效考评机制,及时、合理考评科研项目获得的经济效益与社会效益,逐步建立起科研项目执行奖励体制与项目成果转化激励体制。定时或不定时的考评科学单位的科研项目具体执行情况,并对其进行摸底和排序,奖励执行率达标且高的项目组。当项目结题后,对科研项目成果能转化成为现实市场应用的科研项目予以嘉奖。这种奖励制度能够激发研发人员的工作积极性,并提高科研转化的效果,利于社会效益的创造。
参考文献:
[1]王艳.关于科学事业单位科研项目经费管理的思考[J].阜阳师范学院学报(社会科学版),2013.
[2]王蕾.关于强化农机科研专项经费管理几点思考[J].中国经贸,2014.
1937年7月1日,哈佛燕京汉和图书馆将15箱150万余张价值约3424美金的标准空白卡片寄往燕京大学,由于.浅争,承运公司误发运至东京,经过半年多沟通和寻找,1938年夏才成功转运至天津港。这一事故导致卡片目录印刷计划延迟近年,也增加了很多排字印版保留和存放的成本。在巧箱空白卡片下落不明期间,裘开明借燕京大学图书馆空白卡片印制了新地方志目录。
1937年11月8日哈佛燕京学社董事会议表决通过向卡片目录印刷计划额外追加1200美元预算。其后裘开明请求哈佛燕京学社追加1500美元拨款,用于罗马化土作和印刷铅字的购买,以补充此前曾向洛克菲勒基金会申请将部分基金会资助经费用于购买目录印刷所需铅字的不足。
1938年1月,裘开明与两位助手基本完成卡片目录和目录款目细节的校对。罗马拼音的校对土作则由学生校对,由燕京大学引得编纂处副主任聂崇岐复核,至1938年1月完成3万张卡片的罗马化土作。因目录校正、索引编制、罗马化检查等土作尚未完成,同时因自美国寄出的空白目录卡片数月来杳无音信,裘开明向哈佛燕京学社叶理绥社长申请推迟返美,将在华时间延长半年,以便指导目录与卡片的校正、印刷出版、目录索引的编制等土作。同时请求叶理绥社长邀请一些西方汉学学者协助参与这项土作。
1938年秋,裘开明返回哈佛大学。1939年,哈佛燕京学社聘请汉学家参与在燕京大学图书馆印制的卡片目录的校对,起初魏鲁男(3ames Roland Ware)博士负责校对中文卡片目录的书名和作者姓名罗马化拼音,社长叶理绥教授则亲自负责校正日文卡片目录的书名和作者姓名罗马化拼音。在1939年6月30日至1940年7月1日间,改由伯烈伟(S. A. Polevoi)教授和柯立夫(FrancisW Cleaves)博士负责校对书名和作者姓名的罗马化拼音。
自1938年夏天开始,燕京大学引得校印所开始印制哈佛燕京汉和图书馆目录,哈佛燕京汉和图书馆同时开始向14家图书馆出售书本式目录和卡片目录。1938年9月书本式目录《美国哈佛大学哈佛燕京学社汉和图书馆汉籍分类目录》第卷儒家经典类和卡片目录正式印刷出版。到1941年12月珍珠港事件爆发时,书本式目录出版三卷:(1)儒家经典;(2)哲学与宗教;(3)历史。第四卷社会科学类印刷完毕,但未装订,因日军占领燕京大学被毁,只有部分卡片被保存下来。书本式分类目录共10卷2600页,整套目录定价12美元。配套的卡片目录印刷1.5万种,以空白卡片的成本价出售给欧美图书馆。直到二.浅以后,美国订户只收到书本目录的前三卷,只收到10638号之前的卡片。除书本式目录上列出的图书外,新采购的、不在书本目录上的3182种书的卡片目录也付印完毕,但未邮寄到各个图书馆。
【关键词】科研经费 财务审计 措施
高等学校是我国开展科学研究的一支重要力量。近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,高等学校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现大幅增长趋势,科研经费已成为学校重要的资金来源之一。同时随着高等学校科研体制改革和科研资金管理制度不断的变化,高等学校科研经费的来源也出现了多元化的趋势,而这也在某种程度上对科研经费的管理提出了新的考验。近年来在科研经费的管理和使用过程中,绝大部分高校根据财政部、教育部、科技部等部门的要求,加强管理,合理使用,保证了科研项目的顺利实施。但从审计检查的情况看,也有少数高校对科研经费管理重视不够,或管理制度不够健全,或已有的管理制度执行不严格,致使学校在科研经费管理方面出现一些问题。因此,加强和完善高等学校科研经费的管理,既是当务之急,也是长远之计。完成这一工作,需要各有关部门和高等学校及时、切实地采取各种措施,加强管理,创新机制,让高等学校的科研经费不但用得好,还要用得巧。
一、高校科研经费的主要类型
高等学校科研经费来源渠道多样化,按经费来源的不同,主要有科研经费拨款(又称纵向科研经费)和科研事业收入(又称横向科研经费)两类。一般情况下,高校纵向科研经费需要有资质的会计师事务所进行结题审计。科研经费拨款是指高等学校从各级财政获得的专项和非专项科研经费拨款,是科技部、教育部、国家其他有关部委、国家自然科学基金委、省和直辖市等部门下达的科研项目。主要包括国家高技术研究计划(863计划)、国家重点基础研究计划(973计划)、国家科技支撑计划、国家科技重大专项、国家重大科学仪器设备开发专项、国际科技合作与交流专项、国家自然科学基金、市科委、军工等项目。
二、高校科研经费财务审计内容
高校科研经费财务审计即对纵向科研经费支出的合法、合规和合理性进行检查,一般包括中期财务审计和结题财务审计,审计内容涵盖了从立项预算批复到项目执行中涉及的各类经费支出,以及科研机构的财务核算与内部控制制度建设等。
中期财务审计一般在科研工作研发过程中实施,主要由项目主管部门如科技部、专项办等根据高校承担的科研项目的类别,分别委派专业机构如科技部经费监管中心或有资质的会计师事务所完成,以期对项目执行过程中的各类支出进行检查,对预算执行给予一定的监督指导。
结题财务审计一般在科研工作完成后实施,高校在研发工作完成后一定期限内,向项目主管部门提交验收申请,项目主管部门根据项目的类别,聘请有资质会计师事务所进行结题财务审计,对科研专项经费的各项支出给予审计认定。项目主管部门并组织专业财务专家对科研项目进行财务验收,审定科研项目是否通过财务验收。
科研经费审计内容主要包括:
一是科研经费纳入学校财务部门集中核算、统一管理、专款专用的情况;二是科研经费管理的内部控制制度及其执行情况;三是科研经费批复的项目资金、配套资金、自筹资金按预算(或合同)的到位情况;四是科研经费支出是否符合项目批复的预算范围和标准,项目经费使用的合法、合规性,经费支出执行科研经费管理办法和财务制度相关规定的情况;五是有无截留、挪用、挤占、虚列项目经费的情况以及其他违反财经纪律行为;六是科研经费用于设备、软件等物资采购,以及建设项目支出等是否执行政府采购和学校招投标等相关程序规定的情况;七是科研管理费提取、劳务费的使用是否符合有关文件规定;八是科研经费转拨情况;九是科研经费使用进度情况、结余是否超过科研经费管理规定的金额情况;十是项目预算(或合同)要求的财务指标完成情况;十一是其他需要审计的事项。
三、目前高校科研经费审计发现的问题
(一)预算说明测算依据过于简单,导致经费支出与项目预算发生偏离
在实际工作中,科研经费在预算编制时,课题组缺乏对相关专项经费管理办法和财务管理制度的规定的了解,对支出预算的文字性说明过于简单和含糊其辞,对支出与课题的相关性说明力度不够,还有对测算依据说明比较笼统,没有列示具体的计算方法和公式,而在实际支出时又往往很随意,从而造成经费支出与项目预算发生严重偏离。
(二)科研经费支出真实性、合理性、相关性无法判定
科研经费中执行中列支的消耗性物品支出、购买的仪器设备是否真正服务于该课题,由于科研项目涉及相关专业领域的深层次知识,而目前高校财务人员和内部审计人员缺乏与科研专业领域的长效沟通机制,财务和审计人员对一些专业设备、材料及管理费用的支出是否合理、是否相关无法做出职业判断。
(三)未建立科研经费绩效评价体系,结余经费管理不规范
科研项目到期进行财务决算时,须由学校财务处出具财务决算表。财务处根据决算表中的支出类别对账务系统中的项目明细账进行归类来填列,通常就是对各类开支进行简单的归集和汇总,而没有与预算数对比,分析差异及其原因,更没有顾及科研经费使用的绩效考评,尚未建立科研经费绩效评价体系。在决算报告中,科研人员往往只把重点放在如何描述技术、成果方面,对于经费使用超支或不合理之处的解释没有充分重视,更忽略了科研经费投入与产出的比率,导致科研项目决算中财务监督意义的缺失。
同时,部分科研项目在结题验收完成后,没有按规定进行财务结账。除了需要原渠道返还的项目,大多数项目在结题后,账面上剩余的经费仍保留在原项目中,或转入发展基金,仍由项目负责人支配。由于结余经费不再属于在研项目的经费,基本不再进行审计,因此高校对这部分的科研经费的管理较为宽松。这种做法不但起不到促进科研发展的作用,而且还增加了管理成本,甚至影响科研人员对经费科学合理使用的意识。
四、完善高校科研经费财务管理,探析财务全过程管理模式
(一)建立适合本校实际情况的科研经费内部控制制度
一个科学有效、合理规范的管理制度是加强高校科研经费管理的基础和关键。我国各个高校应该根据自身在财务管理以及科研项目经费使用等方面的实际情况,对科研经费管理方法进行细化,制定一个详细、可以操作的资金核算和管理制度,同时对经费管理中存在的重要环节进行具体规定,包括经费预算、费用支出、经费划拨、结题时费用结算、经费结余、课题验收以及各类资产管理等方面的环节,保证高校的科研人员以及财务管理人员在管理过程中有法可依、有章可循,从而调动对科研经费管理的积极性,推动在重大科研项目绩效评价上的积极探索。
(二)加强对科研项目经费预算及执行过程的管理
1.科学编制预算。科研经费的预算编制是一个技术性很强的工作,既要有专业领域的知识,又要具有一定的财务知识,而高校的老师大多是各学科领域的专家,缺乏相关的财务知识,很难独立编制出符合实际的合理预算,需要有财务人员的密切配合。建议高校给科研大项目配备财务秘书,其他项目提供财务预算编制指南,协助科研人员做好项目预算。财务秘书应根据国家相关政策法规从财务角度指导性指导项目负责人根据研发技术路线,制定科学、合理的项目预算,保证项目的各项支出都能体现在预算中,以充分发挥科研经费预算控制费用的效应。
以某高校科技部863项目为例,财务人员提供预算编指南:
2.严格预算执行。在科研经费的执行阶段,每类科研经费应专款专用,单独立卡,然后根据科技部等上级主管部门的批复,对每一项目进行财务额度控制(即通过会计科目对应到科研经费每一类支出中),从而让科研人员直接通过系统即可查询到每一项经费支出与预算的差别,实时了解到科研经费每一项的使用情况,充分发挥财务的跟踪监督管理作用,支持科研人员更专注地做好科研工作。同时在预算执行中遇到需要调整的事项时,财务人员应指导科研人员编制预算调整报告,并及时向上级主管部门申请调整预算。
(三)创新管理手段,搭建科研信息网络平台
目前高校的科研经费核算型模式已不适宜新时期管理需要,迫切需要建立一个共享的信息网络管理平台,将科技、财务、资产等相关职能部门进行网络对接。将经费负责人申报预算、预算审核、款项到账、立项、经费使用、支出额度控制、资产入库,财务决算结题等业务更多地实现网络化,实现各职能部门的信息数据共享,形成一个动态监督管理体系。各职能部门通过信息平台进行动态查询、统计、分析和管理,可及时快速获取准确完整的科研项目信息,达到各环节的相互协调、相互依托、相互渗透。
(四)加强科研经费购置资产的管理
加强学校资产的管理与监控,高校要逐步完善资产购置的评审论证与政府采购工作,建立资产登记制度与清查制度,建立资产共享平台等。将高校的资产做到统一保管、使用和维护,做到资源共享,减少或避免重复购置。特别针对使用效率低的资产,应派专人负责,合理配置资源、统筹调配,最大限度地发挥其价值。
(五)对科研经费进行全过程跟踪审计
高校应充分发挥审计部门的作用,应将科研经费内部财务审计纳入年度工作计划,针对本单位的特点,以定期检查或不定期抽查的形式,检查科研经费使用情况,分析研究、揭示其存在的问题并督促整改,保障科研经费的合理公正使用。内部财务审计应结合会计师事务所财务决算审计内容进行检查,审查科研经费预算管理(项目立项及审批情况)、外拨情况(是否与任务书一致,外拨及时到位情况)、经费使用管理情况(原始凭证的真实性、外协经费的合同管理及分析报告、劳务费、专家咨询费等各项支出的开支范围与标准的合规性)等。
总之,高校科研经费的管理是否科学与规范,科研经费的使用是否合理,直接影响着科研质量和科研水平,影响着科研人员的积极性和高校科研事业的发展。为了完善高校科研经费的管理,提高高校科研经费的使用效益,保证高校科研工作的顺利进行,必须对高校科研经费管理提出新的管理思路和办法,以保证高校科研事业的顺利发展。
参考文献
[1]张钰虹,高校科研经费管理中存在的问题及措施[J],中国冶金教育,2007,(6).
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[3]徐红宇,高等学校科研经费管理问题研究[J],教育财会研究,2006(3).
【关键词】 科研经费; 管理; 审计
“十一五”以来,在科教兴国的大背景下,高校特别是研究型大学承担了大量的科研项目,科研经费占学校全部事业经费的比重越来越高,呈大幅增长趋势,已成为学校的重要资金来源。按照《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020年)》的规划,到2020年,全社会研究开发投入占国内生产总值的比例提高到2.5%以上。国家“十二五”规划提出,坚持把科技进步和创新作为加快转变经济发展方式的重要支撑。可见,未来科研经费的投入还将继续大幅增长。
但是,目前高校在科研管理方面还不能完全适应科研形势的发展和科研任务的要求,还继续延续着重教育经费管理轻科研经费管理的做法。科研经费管理中存在诸多不科学因素,主要表现在:学校(依托单位)和课题组的职责不明晰,学校对科研经费的重视和管理力度不够,没有形成课题组和学校共同搞科研的良好局面;有些项目不能严格按照项目的需求编制科研经费预算,预算执行难,预算执行情况缺乏考核和监督,经费执行进度和项目执行进度不一致,项目结题不结账或不能结账;科研经费会计核算基本还停留在收入、支出业务报账上,缺少管理和监督;科研管理内部控制制度不健全等。要保证高校科技事业的持续、健康发展,必须实施科研经费管理创新。
一、加强科研经费管理首先要建立健全科研经费管理责任制
科研计划以课题为中心进行课题组织、管理和研究活动,实行课题制管理,课题组和依托单位共同承担科研项目管理的职责。高校教师承担的科研课题一般都是以学校为依托单位的,学校必须承担起依托单位的责任。学校要进一步明确相关管理职能部门和项目负责人的职责和权限,建立健全科研经费管理责任制。学校科研管理部门负责科研项目管理和合同管理;财务部门负责科研经费的财务管理和会计核算,参与、指导、审查科研项目预算和决算,实施预算控制,监督预算执行;资产管理部门负责科研经费购置资产的管理,促使资产合理高效使用;审计部门要积极参与科研经费管理内控制度建设,实行科研经费审计监督。课题负责人负责编制预算、决算,按照相关规定合理使用经费,项目结题及时办理结账。相关部门和课题组要形成职责明确、分工合作、相互配合的科学工作机制。
二、加强科研经费管理必须有科学的管理制度体系作保证
重视和加强科研经费管理制度建设,对提高科研经费管理水平,提高科研经费使用效益具有重要的实践价值和现实意义。当前,高校科研经费使用中存在的法律意识淡薄、重数量轻质量、重形式轻实质、不注重预算执行、不注重绩效等问题,都与管理制度不健全、不科学有关。进一步加强科研经费管理必须建立健全科学的符合高校科研事业发展的管理制度体系。因此,高校应不断加强科研管理制度创新,认真做好以质量为导向的科研管理制度建设。在科研经费管理方面,要着重研究建立科研经费使用监督制度,加强预算执行情况监督检查和审计,建立科研分摊公共成本机制和办法,逐步推行科研经费全成本核算办法,实行科研经费绩效评价。面对科研经费大幅增长的现实,各高校必须在充分学习和研究国家各类科研经费管理政策的前提下,进一步建立健全学校的科研管理制度体系并加以贯彻落实。
三、加强科研经费管理必须以提升科研经费财务管理和会计电算化、信息化建设水平为基础
众多的科研项目、高额的科研经费,带来繁重的财务管理和会计核算业务,财务管理和会计核算的水平直接关系到科研项目的进度和质量。因此,必须建立科学的科研经费会计核算体系,加强会计监督。按照现行规定,学校建立统一、唯一的会计核算系统核算包括科研经费在内的全部事业经费。为满足科研经费的管理和使用需求,应通过设置总账、明细账、辅助账、科学分类编码等手段实现科研经费会计核算,按照会计一级科目明细科目科研类型课题的顺序设置账户,进行会计科目编码,并自动实现统计和分析功能。同时,在会计核算大系统中开发预算控制子系统。科研项目启动前,将课题预算(纵向课题依据计划任务书,横向课题依据合同)录入系统中,课题报账时预算自动控制,从系统功能上实现课题预算执行情况实时反映,课题分项目经费超支不能报账。开通科研项目经费预算执行情况查询平台,相关单位和课题组可以随时查询项目预算执行情况。
四、内部审计是科研经费管理中不可缺少的重要控制手段,必须加以研究和实施
促进科研经费规范管理必须建立一套完整的监督控制系统,在监督控制系统中审计监督是必不可少的。国家863计划、973计划、科技支撑计划、民口科技重大专项等科研项目结题前都要求要委托有资质的中介机构进行审计,但很多都是事后审计,等问题发现时已错失了纠正的时机。因此,内部审计应研究和开展纵向科研项目的事前、事中审计,积极推行全过程跟踪审计,使内部审计成为科研管理中必不可少的重要控制手段,及时发现科研项目实施过程中存在的问题并督促纠正,保证科研项目顺利进行。由于怕挫伤科研人员积极性等因素,目前,大部分高校对横向科研项目经费的管理比较松,更没有审计制度,导致横向科研经费使用中的问题较多。实际上,横向科研项目都是由学校和投资单位签订合同,学校是合同的法律主体,科研任务完成的好坏,科研经费使用是否合理都应该由学校承担。学校应该像管理其他合同任务一样,加强横向科研项目的管理和监督,内部审计了解学校的情况,贴近科研实际,在横向科研项目管理中的职能是其他管理部门不可替代的。
(一)研究开展纵向科研项目专项资金全过程跟踪审计
跟踪审计遵循“全程跟踪、立足服务、着眼防范、促进发展”的原则,贯穿项目申报、预算编制、预算执行、决算报表、绩效考核等各个阶段的相关经济管理活动,采取全过程跟踪、日常审计与重点审计相结合、分阶段实施、分阶段报告的方式进行,对审计过程中发现的专项资金管理和使用中存在的问题及时向校内相关单位出具阶段审计报告,并根据需要提出审计建议,审计建议的落实情况列入下一阶段跟踪审计的内容。
日常审计通过联网审计的方式,对专项资金的管理使用情况进行实时监督,其主要内容为:项目资金是否按预算范围和内容及时使用,有无超预算支出,预算执行进度如何;项目资金支出是否真实、合法,支出范围和标准是否符合资金管理有关规定,重点关注5万元以上大额支出和劳务费、专家咨询费等人员经费支出;项目资金是否专款专用,有无挤占、截留、挪用等现象;资产购置是否执行学校招投标管理等规定,资产的管理和使用是否执行学校资产管理相关制度,重点关注10万元以上设备采购及管理情况。
重点审计则是在日常审计基础上,根据需要,阶段性进行的审计监督和评价,其主要内容为:
1.内控制度建立与执行情况:项目资金管理责任机制即项目归口管理部门、项目负责人、财务与资产管理部门等相关单位职责、权限的确定及履行情况;项目资金使用、管理相关规章制度的建立与执行情况等。
2.项目资金财务收支的真实、合法和效益情况:项目资金是否纳入学校财务集中核算、统一管理、专账核算;各级财政专项拨款和学校自筹资金及其他渠道资金的拨付到位情况;项目资金是否按计划及时使用,项目资金支出是否真实、合法、合规,是否专款专用,有无挤占、截留、挪用等现象;资产购置、管理及使用是否严格执行相关法规制度,资产是否安全完整。
3.项目资金预算编制、预算执行与决算情况:预算编制是否符合规定,预算调整是否符合程序,手续是否完备,预算执行是否按项目批复的预算范围和标准执行,预算执行进度如何,与项目建设进度是否一致;年度或项目财务决算编制是否符合要求,相关数据是否真实、准确、完整。
4.项目资金绩效及其考核情况:项目建设的阶段性成果情况;项目资金绩效考核机制的建立与执行情况;绩效考核指标设计是否适当,完成情况如何。
通过跟踪审计,使内部审计成为科研管理中必不可少的重要控制手段,及时发现科研项目实施过程中存在的问题并督促纠正,保证科研项目顺利进行。
(二)研究开展科研经费管理内部控制审计
内控审计主要关注科研经费管理的制度建设、执行效果、管理机制运行等情况,按内部控制五要素的理念从控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通、监督五个方面入手进行审计,先期进行内控调查,综合采用问卷调查、管理分析及专题讨论等方法进行内部控制的自我评估,对科研经费管理内部控制设计的有效性进行深入、翔实的前期调查,摸清科研经费管理的关键控制环节,厘清可能存在的薄弱环节乃至内控存在缺陷、缺失的环节,形成评估报告,然后在内控调查的基础上,主要采用穿行测试的方法对关键控制点的控制活动的有效性进行测试,重点对薄弱环节的控制运行进行测试,得出审计结论,作出审计评价,并根据需要和可能,对科研经费管理内部控制体系的健全适时提出切实可行的审计建议,促进学校科研经费管理内部控制的健全有效,保障学校科研经费规范、科学、高效使用,保障学校科研资产安全、完整,防范和降低科研风险。
【参考文献】
[1] 教育部,财政部.关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见[S].教财〔2005〕11号,2005.
[2] 江苏省教育厅关于对高校优势学科建设工程专项资金实行跟踪审计的通知[S].苏教审〔2011〕3号,2011.
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[4] 杨从印,刘晓华.高校纵向科研项目审计思考[J].财会通讯·综合,2010(12上).
【关键词】 高等院校 科研经费 单位法人责任
科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑,党的十报告明确提出要实施创新驱动发展战略。根据财政部公布的有关数据,2012年全社会研发支出突破万亿元,占国内生产总值(GDP)的比例达到1.97%;2013年中央财政科技支出达到2530亿元,中央财政科技支出水平持续增长高于财政经常性收入增幅。高等院校特别是研究型大学,既是高层次创新人才培养的重要基地,又是基础研究和高技术领域创新成果的重要源泉。多年来,高等院校积极适应经济社会发展重大需求,开展国家急需的战略性研究、探索科学技术尖端领域的前瞻性研究、涉及国计民生重大问题的公益性研究。高等院校是我国开展科学研究的一支重要力量,是国家科技重大专项、国家科技计划(863、973、科技支撑等)的重要承担者,其承担的科研项目和使用的科研经费均呈现大幅增长趋势,科研经费已成为学校资金的重要来源。
一、高等院校科研经费的使用现状
绝大部分高校能够根据相关规定,加强科研经费管理,合理使用科研经费,保证科研项目的顺利实施。但从近年来审计、财务检查和项目验收的情况看,也有少数高校对科研经费管理不够重视,经费管理制度不够健全,制度执行不够严格,致使学校在科研经费管理方面出现了一些问题,影响了正常的科研工作。社会上对高等院校科研工作,特别是科研经费管理工作,提出了一些尖锐的意见,尤其是极少数涉及恶性事件的披露,对高校科研工作造成了极大的负面影响。如何保证高等院校科研经费安全,提高科研经费使用效益,防范科研不端行为的发生,是高等院校科研管理必须重视的关键问题。
科技部2012年下发了《关于进一步加强国家科技计划项目(课题)承担单位法人责任的若干意见》,要求大力强化课题承担单位的法人责任,强调充分发挥项目(课题)承担单位在国家科技计划以及国家科技重大专项过程管理中的组织、协调、服务和监督作用。积极落实单位法人责任制,加强科研经费管理,既是高等院校的现实任务,也是应尽的责任和义务。
二、科研经费管理课题制到法人制的转变
2002年1月,国务院办公厅转发了科技部、财政部、国家计委、国家经贸委四部门《关于国家科研计划实施课题制管理的规定》,标志着我国国家科研计划正式全面实施课题制管理。课题制是指按照公平竞争、择优支持的原则,确立科学研究课题,并以课题为中心,以课题组为基本活动单位进行课题组织、管理和研究活动的一种科研管理制度。国家科研计划实行课题责任人负责制,课题责任人在批准的计划任务和预算范围内享有充分的自,并允许跨部门、跨单位择优聘用课题组成员,但课题责任人也要对完成课题任务承担法律责任。课题制适用于以国家财政拨款资助为主的各类科研计划的课题,很多其他经费来源的课题也参照执行了课题制。
课题制强调人、财、物三者的统一,以课题负责人为核心进行人力资源配置,以课题经费全成本核算为核心进行财力资源配置,以实现科研资源共享为核心进行物力资源配置。课题制明确了市场机制和法律手段是课题制有效实施的基本保障,提出责权关系法律化、资源配置市场化的基本思路。这一机制要求在科技资源配置过程中要遵循市场经济规律,尽可能避免过多的行政干预。比如由科研人员自主组成课题组;根据科研人员的学术水平和能力,而不是领导的好恶选择课题负责人;要按照价值规律使用公共科研资源等。
自国家科技计划全面实施课题制管理制度以后,课题成为科技计划管理的基本单元。通过明确项目实施各方责任,赋予课题组科研自,有效调动了科研人员的积极性和创造性,在保障国家科技计划任务完成、促进科技成果产出和转化应用方面发挥了重要作用。但在实际工作中,一定程度上也出现了课题承担单位管理弱化的问题:一些课题组长片面强调科研自,对依托单位的监督管理有抵触情绪;有些单位对应当承担的监管责任认识不清,片面认为课题经费管理的使用责任应由课题组长承担;一些课题承担单位对课题的服务和监管都不到位,课题组成员各自为战,经费使用方面随意性比较大,不能科学编制、合理调整课题预算。
近年来,科研规模日益扩大,承担科研任务单位的产权和结构日益多样化,课题实施比以往更加需要在单位层面加强技术集成和统筹布局。“十二五”期间,科技部把强化课题承担单位法人责任作为科技计划和经费管理改革的重要着力点,除下发《关于进一步加强国家科技计划项目(课题)承担单位法人责任的若干意见》外,在项目评审、财务检查、工作巡视等工作中都把承担单位法人责任落实情况作为重要内容。
在2002年《关于国家科研计划实施课题制管理的规定》中,科技部将课题责任人负责制和课题依托单位的责任描述为:课题责任人在批准的计划任务和预算范围内享有充分的自;一个课题只能确立一个课题责任人,课题责任人为自然人或法人;法人课题责任人必须指定所承担课题的课题组长,并在合同或任务书中明确课题组长的责权利,且不得随意变更。明确课题责任人与依托单位之间的关系,课题责任人对完成课题任务承担法律责任,依托单位必须提供课题任务书或课题合同中确立的支持条件。
而在2011年财政部、科技部《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》中明确:课题承担单位是课题经费使用和管理的责任主体,应当建立健全经费管理制度,完善内部控制和监督制约机制,严格课题预算调整审批程序,按时提出财务验收申请,配合做好财务审计、财务验收等工作,及时按规定办理财务结账手续,并采取有效措施切实保障科研、财务、行政等管理部门对课题实施的全面支撑,积极推动本单位现有仪器设备等科研条件对课题的开放共享。同时,在目前仍在执行的《国家重点基础研究发展计划专项经费管理办法》、《国家科技支撑计划专项经费管理办法》、《国家高技术研究发展计划(863计划)专项经费管理办法》和《公益性行业科研专项经费管理试行办法》中,根据科技计划设立的目标和定位不同,其支持对象各有侧重,但都指的是中国大陆境内具有独立法人资格的科研院所、高等院校、内资或内资控股企业等,课题负责人作为法人单位的授权代表履行职责,其经济和法律责任由单位承担。
为保障课题承担单位发挥好法人责任,在“十二五”国家科技计划和经费管理改革中,建立了课题间接成本补偿机制,大幅提高了间接费用的核定比例,对单位在组织课题实施过程中发生的间接成本给予充分补偿。同时,科技部将会同有关部门,适时对法人单位承担国家科技计划项目(课题)实施情况进行绩效评估,并将评估结果作为后续经费拨付的重要依据。信用优良的承担单位,优先考虑参与国家科技计划和国家创新基地建设;对于拒不履行项目(课题)任务书中的约定责任造成一定损失,以及违规操作甚至存在科研不端行为的项目(课题)承担单位,一经查实,视情节轻重采取通报批评、停止拨款、撤销项目(课题),直到取消其1―3年项目申报资格的处罚措施。对于承担单位如何落实好法人责任,科技部也提出了明确要求:一是课题申报和立项中的组织指导作用;二是在项目(课题)实施中的协调服务作用;三是在资产和成果管理中的统筹开放作用;四是在经费管理使用中的审核监督作用;五是在课题管理全过程的支撑服务作用。
三、高等院校落实科研经费法人责任应注意的关键问题
1、结合高校自身特点,充分认识和落实单位法人责任
高等院校要充分认识加强单位法人责任的重要意义,按照服务支撑与管理监督并重的基本原则,切实提高科研经费管理的科学化水平。
在科研项目申报立项阶段,院校要加强项目申报审核和控制,申报项目时要坚持实事求是,充分考虑自身研究力量,加强可行性论证,对申报项目的工作基础、研究现状、人员组成等作真实陈述,保证申报项目材料真实可信。要结合本单位学科建设、基础研究和技术进步与创新需求,协调组织本校以及相关合作单位(如有合作关系的企业、科研院所和其他高校)的优势科研力量共同参与,要选择既具有科研实力又具备一定管理能力的科研人员担任项目负责人,根据任务目标合理确定项目参研人员,综合考虑申请人和研究团队科研项目执行能力,加强统筹协调,扭转重申报、轻质量的现象。
在预算编制阶段,院校重点做好项目申报和预算编制的咨询和服务工作,要对有关人员进行预算编制技能的培训,引导课题组按照目标相关性、政策相符性和经济合理性原则,科学、合理、真实地编制科研经费预算,增强预算的前瞻性和可操作性。课题组在向项目主管部门上报正式预算申报资料前,应由院校组织科研、财务、采购和资产管理部门有关人员对预算进行评审,重点审核预算的合理性和可行性,对于预算中涉及的设备采购、外协合作进行重点关注,防止课题组在预算阶段为后续不合理开支埋下“伏笔”。对于预算安排中涉及单位自筹经费的项目,要严格落实自筹资金来源,对于无法提供自筹经费合理来源、院校本身也不能支持的项目,坚决不允许申报自筹经费。
在项目组织实施阶段,高等院校应综合配置研究资源,提供实验室、研究仪器等必要的条件保障,促进项目(课题)间资源的开放共享。在经费使用过程中,高等院校应重点做好审核和监督工作,建立健全经费管理制度,完善内部控制和监督制约机制,保证课题组能够按照批复的预算开支经费。坚持科研经费统一管理原则,将所有科研经费纳入院校财务统管,财务部门要严格按照预算批复的支出范围和标准使用经费,不得违反规定转拨、转移科研经费,不得借科研协作之名将科研经费挪作它用,不得购买与科研活动无关的设备、材料。科研经费必须专款专用,不允许任何部门和个人用科研经费从事投资、办企业等违规经营活动;加强原始凭证报销审核工作,防止个别人员虚构项目支出、使用虚假票据套取科研经费;加强劳务、绩效等涉及个人经费的结算支付管理,要采取有效措施,保证相关经费能够确实发放至相关人员,防止出现虚列、虚报、冒领科研劳务费等现象;严格资产管理,科研项目购置,形成的资产要纳入单位统管,任何人不得隐匿、私自转让、非法占有院校用科研经费形成的固定资产和无形资产。院校要根据有关法规授权,及时对课题组预算调整进行批复,财务部门配合项目组编制项目决算和年度决算时,必须做到账实相符、账账相符、账表一致。
在结题验收阶段,高等院校要及时组织项目组做好结题验收准备,指派专门部门和人员认真审核验收材料,完成科研成果总结和财务验收结算工作,保证按期完成结题验收工作。要积极配合有关部门和受项目主管部门委托的社会中介机构(如会计师事务所和第三方评估机构等)做好项目经费审计工作。根据具体项目验收要求,完成科研项目的技术验收和财务验收工作。对于通过财务验收的项目,应根据验收意见,限期完成财务整改和后续经费开支,及时上缴结余经费,完成财务结题结账工作。对未能通过验收的项目,院校要加强督促与监管,分析项目具体情况,针对问题采取有效措施,积极提供帮助和支持,按照有关管理办法履行相关程序和手续,推进后续工作。
2、加强单位内控制度设计,高度重视科研经费管理制度建设
高等院校应坚持党委理财,重大经济决策由党委集体研究决定。坚持高校党委对重大科研项目和重大科研经费的监管,强化责任意识,完善责任体系,健全科技资源配置机制、科研活动内控机制。
高等院校应建立科研经费分级管理体制,建立健全“统一领导、分级管理、责任到人”的科研经费管理体制。校(院)长要认真履行法人代表责任,指导督促分管科研、财务工作的校领导,加强对科研行为的管理;分管科研、财务工作的校领导要切实担负起对科研活动督促引导和对科研经费监督管理的职责。校内各类研究机构作为科研活动的基层管理单位,对本单位科研经费使用承担监管责任,科研经费管理绩效纳入院系负责人的业绩考核范围。加强科研项目负责人管理,落实项目负责人的直接责任,明确其作为科研经费使用的直接责任人对经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任。合理确定院校科研、财务、人事、资产(设备)、审计、监察等部门的职责和权限,完善内部控制和监督约束机制,确保经费使用权、管理权和监督权的有效行使。高等院校应对科研经费实行集中统管,将科研项目经费和结余经费纳入单位预算管理,实现科研经费以科研活动为核心,从项目预算、直接成本控制、间接成本分摊、结题验收到收益分配的全过程规范化管理。高等院校在认真执行国家专项经费管理规定的基础上,应根据本单位特点和科研经费具体情况,完善高校本级科研经费管理财务制度建设,同时应针对材料费、会议费、专家咨询费、劳务费等重点经费明确使用、管理细则。
3、严格执行法规制度,加强科研经费管理和会计核算
高等院校科研经费管理应始终坚持专项管理、专款专用、严格核算、讲求效益的原则,始终坚持按项目实行成本核算管理,保持项目核算对象和核算口径的连续性。对于国家科技计划经费,在会计核算系统中应专门设置“国家项目成本”会计科目;在项目立项时,必须将专项经费和自筹经费单独立项,核算时分别核算。
高等院校应严格科研项目成本核算,保证科研成本的真实准确,除严格执行国家科技计划项目经费开支范围和标准外,对关键成本开支内容应进行重点控制,如办公用品、计算机耗材等报销时必须提供物品清单并需以实物验收。重视原始凭证审核工作,原始凭证必须真实、合法、有效、完整并且要素齐全;重视外协支出与分承包转拨管理,外协支出必须有合同、发票、清单、验收单等原始凭证,按审批权限经有关领导审批后列支,分承包转拨经费应在总合同中列示,防止出现利用合同、外协等名义变相把国家科技计划经费转为他用的问题。
高等院校应坚持招投标、集中采购和采购监督制度,切实做好科研项目的设备器材保障工作。仪器设备、大额材料达到招标采购条件的,实行公开招标;达不到招标条件的,也应由高校相关部门集中采购。高等院校应采取“责任到人”的方式管理仪器设备,必须按要求建立设备台账,每台仪器设备均有专人负责。大型仪器设备要建立具体操作规范,做好设备使用登记以及定期巡检保养工作,设备退役报废应严格按照报废申请、审批、处理的流程办理。
【参考文献】
[1] 关于印发《关于进一步加强国家科技计划项目(课题)承担单位法人责任的若干意见》的通知[Z].国科发计〔2012〕86号.
[2] 教育部、财政部:关于加强中央部门所属高校科研经费管理的意见[Z].教财〔2012〕7号.
[3] 教育部:关于进一步规范高校科研行为的意见[Z].教监〔2012〕6号.
关键词 高校 科研经费 预算管理 现状 改进措施
一、前言
随着国家教育体制改革和对高校的资金支持,高校成为我国科研工作的重要力量。近年来,随着高校科研项目的增多,科研经费来源日益广泛。经费数额也日益增加。高校应该做好这些科研经费的预算管理。科研经费预算管理是集预算编制、预算审核、预算执行、预算控制和预算考核为一体的科学管理机制。但是,目前高校的预算管理机制并没有跟上经费的增长步伐。两者矛盾日益锐化。高校科研经费支出预算管理是预算管理的组成部分,其成效直接影响到预算管理的发展。为了使高校的科研工作更好的服务社会,加强高校财务部门科研经费支出预算的管理意义重大。
二、高校科研经费支出预算管理的现状
科研经费管理是高校科研项目管理工作的基础,对高校科研项目的正常开展具有重要的保障作用。现阶段,由于高校科研经费来源多样化,科研人员在申报项目时,科研经费表中数据缺乏严肃性,只凭主观“经验”估算;高校也未认真对其进行审核;科研经费下来后,财务部门不清楚科研经费支出内容,无法全面控制项目经费使用范围;科研项目结束后,经费仍由主持人支配,常用于预算之外,导致经费流失。这些不规范现象造成领导不重视,财务人员管理难,支出混乱,预算准确性差,成本难以核算等一系列问题的产生。有效地控制项目支出,是深化部门预算改革,提高财政资金使用效益的关键。因此,高校科研经费支出预算管理现状急需改变。
三、高校项目支出预算管理存在的问题
(一)高校科研经费支出预算管理观念不强。 我国经济由旧的计划经济迈向新的市场经济,在市场经济的作用下,国家加大力度支持高校的科研工作,高校科研经费不断增高,但高校对科研经费支出预算管理的观念转变速度很慢,仍然存在计划经济的影子,这就给高校的发展带来很多障碍,最终导致科研经费管理缺乏规范性。
(二)高校科研经费支出预算管理不严。由于高校对科研经费管理意识不强,从申报项目至项目结束,科研经费由始至终均做不到严格管理。由于成本效益意识淡薄,大多数高校没有进行科研项目的全成本核算,偏重于科研经费的总量,对科研工作取得的经济效益的考量重视不够,或者造成科研成果的高成本,降低了在市场上的竞争力。由于管理不严格,科研经费支出预算达不到预期效果。出现预算不准确,支出范围过大,报销失真等问题久久不能解决。
(三)高校科研经费支出预算缺乏监督管理机制。科研经费在支出后,虽然财务部门对支出做好记录管理,但由于缺乏监督部门,有些支出只是账面上的事,甚至科研项目结题不结账,科研经费并没有真正用在科研工作上,这大大改变了科研项目的初衷。对于此类问题,增强高校科研经费监督管理十分必要,但目前高校普遍缺乏科研经费支出预算内部管理制度,科研经费预算各环节的内控制度尚不健全,无法真正保障科研经费支出预算的科学管理。
四、高校科研经费支出预算管理改进建议
高校科研经费支出预算管理关系到高校的事业发展,关系到地方财政预算管理水平和国家财政预算管理水平的提高。因此,改进高校项目支出预算管理有以下几点建议:
(一)增强对高校科研经费支出预算管理的认识。任何单位及个人要做好一件事,首先其观念要正确。高校科研经费支出预算管理也是如此。加强科研经费支出预算管理,学校各级领导首先要真正认识到科研经费支出预算的重要性。因此,高校需要加强宣传《预算法》,健全科研经费支出预算管理内控制度,从思想上、行动上重视科研经费预算管理工作,确实发挥科研经费支出管理的职能作用,抓好项目的申报与实施,保证科研资金的安全和完整。
(二)加强科研经费支出管理。高校应以本校发展为中心,加大力度加强科研经费的支出管理。财会人员在科研经费支出时严格审核,拒绝假发票、不正规发票、不符合科研经费支出范围的发票、假的招待费、虚假劳务费、项目结束时科研人员上报的经费支出明细与真实的支出情况不符时要真实监管,严把科研经费支出门槛,使科研经费真正用在刀刃上。
(三)科研经费支出要严把“提取”关。国家科研项目管理规定,科研单位“提取”科研经费必须按预算进行,且提取部分需作为学校预算统筹使用。因此,在经费下来时,对于提取部分经费,必须严格把关,防止将提取作为掩饰来鼓励科研人员和加大对经费的管理费的支出,防止国有资产的流失,进而加强科研经费的作用,保证科研项目的质量。
(四)加强科研经费支出的协调管理。高校在进行科研经费支出时,必须在申报科研项目时的经费支出预算范围之内。科研部门和财务部门要相互沟通、相互理解各自的工作职责,在符合规定的前提下,协调管理科研经费。科研项目的执行离不开科研人员的辛勤劳动,在科研经费的使用上同样也离不开财务部门的正确指导。因此,财务部门和科研部门要共同努力,合理的使用科研经费,加强项目科研质量。
(五)加强对高校科研经费支出预算管理的监督。为了充分保证高校科研经费支出预算执行的公开、透明,高校不但要定期在内部进行科研经费支出预算的严格审核,还要按规定定期向主管部门报送本校科研经费预算执行情况的报表和详细的文字说明材料。这样既可以及时发现问题及时解决,又可以让上级主管部门如实掌握本校的科研经费的支出预算情况,认真做好审查监督工作,使科研经费真正用在科研项目上。
五、总结
高校要严格按照国家对科研项目经费的管理规定,精准掌握本校的发展方向,充分发挥科研经费支出预算管理对本校科研工作开展的积极作用,为本校科研事业的健康发展开辟绿色通道。
参考文献:
[1]张娟,高跃峰.浅析高校科研经费管理存在的问题及对策[J].当代经济.2009,(08).
关键词:烟草公司;科研经费;经费控制;经费管理体系
中图分类号:P451文献标识码:A文章编号:1009-2374(2009)10-0092-02
随着我国科研体制改革的不断深入,有相当一部分科研事业单位进行了改制,走向市场,成为科技型企业。企业搞科研,具有资金与科技力量高度密集的优势,在我国科研工作中一直占有独特而重要的地位。本文主要研究烟草企业的科研问题。近年来,我国烟草企业在科研方面投入了大量的资金,但多数烟草公司的科研经费管理却未能达到规范化,科研经费投入产出率不高。如何加强科研经费管理成为烟草公司财务管理者面临的新课题。
一、我国烟草公司科研经费管理现状
目前国内多数烟草公司按照资金来源总额等于资金占用总额建立平衡关系,规定单位预算一般只包括财政拨款及其支出预算,科研单位自身组织的各项收支不列入单位预算,作为预算外资金管理,因此,建立了预算内、外资金分别核算、各自平衡的核算体系。在这种核算体系下,烟草公司的科研经费一般列入预算外资金管理。目前多数烟草公司对科研项目经费按全额预算管理,实行统收统支、实报实销。日常收支由项目组自行管理、自行支配,财务部门很难起到监控的作用。有些烟草公司实行了科研项目化管理,并辅以预算管理方法,要求对科研项目进行成本核算,但这种成本核算是基于职能的成本计算,并没有把间接费用列入成本,使得成本不准确。
西方国家重视科研经费核算和控制,强调科研项目的预算管理。例如美国烟草公司科研管理的核心就是以项目合同为依据的经费管理,其关键是立项阶段的经费预算以及项目执行阶段的严格执行。特点是将项目实施过程中所必需的费用都明确列入预算。被审查通过的预算成为合同执行的根本依据。
美国公司的科研经费按直接费用和间接费用两大类进行预算,直接费用是指项目执行过程中发生的直接与项目有关的各种开支;间接费用是指科研活动支撑体系运行所产生的费用。立项阶段公司因承担项目而产生的公共开支在政府许可范围内通过间接费用纳入项目预算。德国烟草公司使用专门的科研项目的核算软件进行管理,包括人员成本、消耗成本、运行成本、仪器设备成本、用房成本等。韩国推行信用卡制的科研经费使用方式,研究支出采用信用卡结算。借助金融系统的计算机系统,科研项目的管理机构可以通过因特网实时了解每一个项目的经费使用明细和每个人的具体使用额,了解并监管预算执行情况,同时政府得以对国家的研究开发事业费用进行完全实时的分析和管理。
二、我国烟草公司科研经费管理存在的问题
烟草公司现行科研经费管理模式主要是按照部门职能划分。科研管理部门负责项目的申报立项及其合同管理等工作,财务部门负责科研项目经费的下拨及日常收支核算工作。各烟草公司为了加强科研经费管理大多制定了相应的管理办法及政策,但是科研经费作为预算外资金核算管理,由于受传统资金管理方式的影响,形成了预算内资金管理严格而预算外资金管理松散的格局,科研经费管理面临着一些急需解决的难题。
(一)项目管理与经费管理相对独立
我国多数烟草公司采用的科研管理组织结构是直线职能制。这样的管理模式部门行政界定分明,缺乏交叉,部门间“隧道视野”影响对科研经费的全面管理效率。项目课题组只将项目的课题选择、资源开发、项目设计作为其主要责任,而科研管理部门负责项目的申报、立项及一些程序性的工作,财务部门仅对经费进行会计核算。这三个部门都从各自的角度来进行管理,没有站在一个整体的目标下来进行工作,造成科研项目人员过分重视项目经费的争取,不考虑经费使用的合理性及使用效益;而作为经费管理的财务部门不了解科研资金的筹集和运用情况,无法对年度项目及经费的使用情况进行综合管理和监督;科研管理部门只关注项目的申请及命中率,不跟踪经费的使用,三部门间缺少有效的沟通和协作,从而形成项目管理与经费管理严重脱节的现象。
(二)科研项目预算、决算与实际开支存在差异
科研项目预算与实际开支相悖是烟草公司科研经费管理的普遍现象。由于科研项目和经费主要靠公司科研管理部门和科研人员去争取,在项目立项申请时的预算编制直接由项目课题组来预测编制,财务部门并未参与编制,项目经费预算缺乏科学性,二者之间难免有一定的出入。
科研经费使用还存在支出结构不合理的问题。经费由课题组支配,财务部门在实际核算的过程中,只能对经费使用的合法性与合规性进行会计审核。经常出现项目支出中日常差旅费及会议费的劳务费支出数额庞大,而设备费、材料费等费用比重很少,科研支出结构不优化,明显违背了国家投入经费的初衷。这也从另一方面说明,烟草公司的科研经费管理制度不完善,缺乏完整的核算控制体系,从而降低了科研经费的使用效率。
(三)对科研项目经费的过程管理缺乏科学控制
多数项目负责人都是学术型人才,对于项目经费管理缺乏经验,有些项目没有足够的经费来完成计划研究内容,有的项目已经结束可是经费结余很多。而财务部门由于不了解项目的进行程度,无法在经费使用过程中将经费的使用进度和项目的进度结合起来,也无法按照预算来控制支出,这也是造成实际开支与预算、决算不相符的一个重要的原因。
三、完善烟草公司科研经费管理的措施
科研项目经费管理是从项目设立、执行到结题验收的全过程中,根据相应的管理政策指导制定项目经费预算,再根据管理规定和课题合同监督项目执行过程中的经费支出,在项目验收结题时对项目结余经费进行规范合理的处理。
借鉴国外成熟的科研项目经费管理经验,完善科研经费管理体系应围绕经费的精细化管理形成烟草公司科研项目经费管理的基本框架,包括三个方面:一是完善科研经费管理体制,二是科研经费的预算管理,三是科研项目经费核算管理。
(一)完善科研经费管理体制
1.创新科研管理组织结构。针对烟草公司现行科研管理职能划分各自独立、影响科研经费的管理效率的问题,烟草公司可在科研组织结构中增加科研经费管理委员会。科研经费管理委员会由公司主管领导、科研部门与财务部门以及科研人员共同组成,主要职能在于对经费管理和项目管理进行全方位的监控,使科研项目经费管理真正做到“投而有效,放而有度,行而有序,管而有法”。在项目立项之初,委员会从不同的角度来指导、审核项目课题组的预算编制工作,在项目的实施过程中,科研管理部门的委员会成员应该负责管理控制科研项目的预算计划,财务部门的委员会成员应该控制科研项目的经费使用进度,二者间定期核对,以便于经费的使用合理化。在项目的结束验收阶段,委员会应将项目经费使用情况作一个完整的总结,项目结束的同时,经费也将结账,按照相应的管理办法将项目经费进行结算。从体制上使科研经费的预算与实际开支的统一得到保证,解决当前科研经费管理中重立项、轻跟踪的问题。
2.健全科研经费相关制度。科研经费按照来源可分为纵向科研经费、横向科研经费和企业内部科研经费。对不同来源的经费,均纳入财务部门统一管理、集中核算,坚持专款专用的原则,对经费的使用严格依照相关管理规定或协议执行。
烟草公司可以实行“二级核算”,设立专职财务人员进行科研经费集中核算。明确科研经费的开支范围和开支标准、经费审批权限和审批程序。项目管理费、人员经费、业务费等支出是科研经费支出的合理组成部分,应通过逐步建立和完善全额成本核算制度,确定费用支出的合理水平。其中,项目管理费可根据项目管理办法或项目合同规定的比例由公司安排使用,没有规定的,由公司予以规范,按照财务制度允许的分摊方法分摊计入课题成本,在项目预算范围内列支。
加强科研经费转拨管理。应设立外拨经费支出科目核算科研经费的转拨业务,申请转拨经费的项目负责人应向公司科研、财务部门提供项目批复、项目合同和其他必要的资料,否则不予批准。转拨业务必须由公司财务部门统一办理。财务部门依据转拨批件、项目合同、合作单位的合法有效财务凭证办理转拨手续,不得将款项转入非协作单位或个人的任何账户。
加强管理,制度要先行,良好的运行机制是目标得以实现的根本保证,只有建立科学严格的经费管理办法才能使科研经费管理有法可依,有据可循。
(二)完善科研经费预算管理
科研项目经费预算管理主要由项目组成员根据项目实施的需要对资源进行合理的计划及编制,结合经费估算和预算的方法技术制定合理的项目预算,是科研项目经费管理体系的基础。从西方国家科研项目管理的经验来看,科研项目经费管理的有效手段就是经费预算管理,对预算编制的监督被认为是最重要的监督。项目预算应采取支出预算、来源预算和项目经费基准计划同时编制的方法,并将计划报至科研管理部门和财务部门备案。
(三)严格科研经费核算管理
科研经费的核算管理是在烟草公司科研项目的管理过程中,对经费事先进行整体规划、预算及其风险管理的基础上进行的指导、限制和监督,及时发现偏差,采取纠正措施。主要包括支出内容控制和金额控制。
在支出内容控制上,应该明确规定科研经费的使用原则、使用范围、使用办法和审批手续,使财务管理人员及科研人员有章可循,有法可依。一般的科研项目经费的开支范围主要包括:科研业务费,试验材料费,仪器设备费,试验室改装费,通讯、网络费,项目协作费,劳务费,管理费等。
在支出额度控制中,通过在财务核算软件设置科目限额来实现。经费入帐时,财务部门设立独立的项目账号,并根据预算支出明细增加科目,设置科目预算限额。在实际支出核算过程中,项目负责人根据合规的原始单据报销,在预算申请书内的费用额度就可以正常报销,如果该项目在某个科目中的支出达到了金额限制,就无法继续开支。这样就能够更加详细地对项目的支出进行前期的分割,保证科研项目经费支出严格按照预算执行,从而避免了项目实际开支与预算内容相背离,也避免了项目结束后的决算与实际支出不符。
四、结语
目前科研经费在烟草公司收入总额中所占的比重大幅上升,其资金来源也呈现多元化的趋势。提高科研经费使用效率,保证新形势下烟草公司科研工作的顺利进行,使其产生更好的社会、经济效益,显得尤为重要。本文通过分析目前国内烟草公司科研经费管理模式及运作流程的现状,系统的归纳科研经费管理模式面临的问题,并深入分析其产生的原因,通过借鉴国外成熟的科研经费管理理念,得出完善烟草公司科研经费管理体系的具体对策,力求对完善烟草公司科研经费管理模式提供一些思路和借鉴。
参考文献
[1]王义明,范静.科研经费管理中知识管理方法的探讨[J].科学管理研究,2005,(2).
[2]周姬梅.科研单位科研经费管理中的问题与对策[J].今日科技,2006,(12).
一、现行科研经费管理体制存在的问题
经过多年的改革完善,我国科研经费改变了过去单一的行政拨款制的投入方式,逐渐形成了由政府拨款投入、科研基金制、科研单位创收、科技贷款、风险投资等多元化投入体系。但总的看,现行科研经费管理体制仍不适应科技创新和科技进步的需要。其主要弊端有三:
一是政出多门,条块分割,既使科研活动难以统筹规划、全面安排,也使科技资源难以优化配置、合理共享。我国现有的科研机构体系由计划经济时期发展而来,条块分割比较严重,研究领域划分不十分明晰,经费来源也缺乏整体规划和统筹协调。以基础研究为例,经费来源主要有自然科学基金委、中科院、科技部和教育部四个渠道,其中:基金委有重大计划、重点项目、一般项目、杰出青年资助项目;中科院有重大创新项目;科技部有“863”计划、“973”计划、国家重点实验室等;教育部有“211”、“985”等工程。这四个部门都各自制定目标,并都能直接从财政部获得独立预算。此外,其他部委也可根据需要安排科研项目和经费。多部门、多渠道、多头分配有限资源,使科研经费分散使用,造成科研项目重复设置。科研项目的重复设置又造成科研人员的多头申请,同一个人、同一研究内容可以从不同渠道获得经费支持,而同一科研成果也可以向各方面交账,导致一些科研人员四处跑项目、争资金、应付评审,浪费了宝贵的科研时间,助长了浮躁的科研风气。由于条块分割和科研经费管理不严,重复购置大型科学仪器的现象很突出。有研究表明,我国科研仪器设备的利用率仅为25%,远低于发达国家170%甚至250%的利用率水平。
二是科技经费管理模式亟待完善,管理成本高,投入产出效率低。目前国家投入的科研经费已有相当规模,主要通过各种“计划”、“工程”来实施。据科技部、国家统计局等部门的资料显示,每年有超过1000亿元的资金流向各种科研项目,其中约150亿元由科技部支配。但一些急需经费、很有前景的科研项目却往往申请不下来经费。现行科研经费管理的主要模式是“项目申报制”。这是一种未出成果就支付科研经费的管理办法,造成在项目的申请、批准诸环节上竞争很激烈。而在这项环节上“行政干预”往往起很大作用,有时因官员的个人偏好,就决定了科研经费的流向。
2003年,中国科协主持开展了一项全国科技工作者状况调查,不少科研人员反映,国家级的科研项目往往被部分学术权威、“明星”科学家或是“圈内”人(如师生、校友、朋友等)把持,其他人很难申请到资金支持力度较大的项目,特别是有创造力的青年学者很难获得“雪中送炭”的机会。另一方面,项目确定后往往又缺乏严格的监管机制和科学的评估机制,难以保障科研经费的产出效率,浪费了大量资源却出不了高水平成果。尤其是钱一旦下来了,有相当部分科研经费变成了名目繁多的个人提成奖励,有的转化为科研单位沉淀资金,挪作他用或用于养人养机构,真正用于更新研究设备、购买研究资料的不多。据OECD(经合组织)2000年的数据,我国科研经费的投入占全世界的4.3%,科研产出占世界的3.1%,表明我国科研投入产出的效率达不到世界平均水平。三是政府直接管理科研经费,既不利于转变政府职能,也容易滋生寻租和腐败行为。国家每年资助的科研项目是有限的,而项目申请者众多,于是就出现了“僧多粥少”局面,这也容易引发科研项目申请中走后门、托关系、请客送礼、拿回扣等腐败现象的产生。2005年国家审计署的审计结果表明,2个部门、45个科研单位转移、挤占挪用科技经费6.69亿元;有些课题和项目预决算编制不真实,科研成本核算不规范。现在,无论是在政府主管部门还是在科研机构内部,一般行政人员特别是财务人员权力过大,一定程度上左右着科研活动,这种现象本身就很不正常。政府直接管理科研经费也容易引发政企不分,造成政府与市场之间职能错位。一方面,在应用研究和开发研究方面,政府投入偏高,政府直属的科研机构从事竞争性的科研;另一方面,在基础研究方面,政府的主导作用发挥得不充分,一些研究领域资金短缺。现在,一些国有科研机构和其所属企业两块牌子、一套人马,把从国家申请的科研经费和企业账目混在一起,使科研经费成了企业的“盈利”,这样的科研机构既不需要走向市场,也可以不向科研负责,成为游离于市场竞争和政府监管之外的特殊机构。
总之,现行科研经费管理体制已不适应建设创新型国家的新形势,亟待作出重大改革。
二、建议
第一,调整科研经费资源配置。基本思路是“统筹规划,抓大放小”。统筹规划,就是将国家现有的“863”计划、“973”计划、知识创新工程、“985”计划等各类项目计划的经费纳入统一的管理框架,统筹规划,统筹协调,统筹管理。这个统一的框架如何搭建,还需要深入研究,可考虑在国务院层面上建立部际协调机制,或在国务院科教领导小组下设一专门的办公室。同时,根据国家需求和各领域各行业的情况,由科技部牵头会同中科院、教育部、卫生部、农业部等部门负责宏观规划,确定每一阶段各部门各领域经费划拨的比例,由财政部直接拨付资金。抓大放小,即国家层面要重点突出,只抓若干全国性的重大专项计划、专项工程、公益性科技任务和重大科技试点工程,大量科技任务连同科研经费及管理,应当交给地方、大学或企业去进行。与此同时,要建立科学民主的决策机制,提高科研管理的公开性、透明度和公正性;合理设置预算科目,建立统一规范的预算制度,完善科研经费预算管理。
【关键词】 科技创新 高校 科研经费使用绩效
一、高校科研经费使用流程
1、高校科研经费的类别
高校所涉及到的科研经费主要包括纵向科研经费和横向科研经费以及其他科研经费。纵向科研经费是由国家、部、省、厅、市等政府部门批准立项,由高校主持或参加的各级各类计划性科研项目经费;国际科技合作中国外政府和学术机构间的合作经费。横向科研经费是企事业单位、政府机构和社会团体委托我校进行科学研究、技术开发和技术服务、咨询服务的项目经费/科技成果和专利转让费等。其他科研经费是指学校内部设立的各类科研项目经费和学校科研配套经费。
2、高校科研经费管理流程
(1)科研经费到款管理。各类科研项目经费作为学校收入,纳入学校部门预算统一管理,并根据项目管理要求专款专用。财务部门按照相关部门要求统筹科研经费票据的管理和规范。科研部门按项目编制经费本号,核定经费分配比例,与财务部门共同建立项目经费使用本。除特殊规定外,学校按国家规定从科研项目经费中提取一部分比例的管理费。
(2)科研经费预算管理。国家和省科技计划等项目经费分为直接费用和间接费用。间接费用是指在项目组织实施过程中无法在直接费用中列支的相关费用,包括管理费用和科研人员的绩效费。纵向项目按照相关管理规定编制预算。有合同约定的横向科研项目,按约定的开支范围和比例编制预算。预算调整要提出申请由学院审核后报学校科研部门和财务部门审批。
(3)科研经费使用管理。纵向科研经费使用严格按照相应的项目管理办法或合同书规定的预算执行。具体科研经费开支范围及相关规定参见相关文件执行。除特殊费用外,必须以银行转账或公务卡方式结算。
(4)科研经费结算管理。项目在研期间,年度结存经费可以结转下一年度继续使用,国库集中支付项目经费的使用不得超过有关部门规定的年限。项目负责人应按立项部门规定,及时提交年度经费决算报告。科研计划项目完成后,项目负责人应同财务部门清理账目,结清应收应付款,并最终配合做好审计工作。终止项目、撤销项目的剩余经费,由学校统一收回,依据管理规定处理。项目负责人应按照项目合同规定的时间及时结题,在结束或通过验收后六个月内办理结账手续。
(5)科研经费报销程序。项目组成员报销科研项目经费,由项目负责人负责审批、财务人员对票据审核后予以报销。如是项目负责人报销科研经费,须经所在学院分管科研领导审批、财务人员对票据审核后予以报销。
二、高校科研经费绩效使用管理现状
在科技创新的推动下,虽然国家对高校科研经费的投入日渐增加,但是并没有一套科学的科研经费绩效评价办法。由于缺乏对科研经费的使用情况以及如何进行使用绩效评价的明确规定,使得目前高校科研经费使用绩效评价结果并不理想,原因可以归结为以下几点。
1、科研经费资源未有效配置,科研立项名不副实
在政府鼓励高校申报科研项目的同时,高校对科研项目的申请也持积极态度,这导致了在衡量科研项目情况的时候,是以数量而并非质量为标准。高校在进行科研项目时,并非纯粹以科技创新为最终目的,没有致力于科研项目为国家做出更大贡献,也没有创造出更多的社会价值,而是关心科研项目为高校带来多大的社会影响、创造多少知名度,从而提高高校的社会地位,带来入学率的攀升。因此,虽然科研项目数目不断增加,但却缺少真正于国家、社会有益的高质量科研成果。科研项目的申请和进行敷衍了事时,从而导致科研经费也无法得到资源的有效配置,很多资金被挪用,并没有真正地投入到科研中去。这不仅造成了国家资产的损失,也玷污了神圣的学术殿堂。
2、缺乏科学的高效科研经费预算
在科研项目申请成功后,接下来便涉及到经费的下拨。据统计,很多重点的科研项目经费数量庞大。这就需要有一个科学的项目资金管理办法,优化资源配置,避免被挪用、浪费等不利结果。同时,很多科研项目的申报者对财务知识并不了解,无法科学有效地进行预算、决算。在申报者预算等方面能力有限的情况下,高校财务部门只对科研经费进行划拨和报销,对经费使用效率和使用的合理性都没有进行审核和干涉,只要科研项目顺利立项,其后续科研经费的使用全权交予项目负责人,在一定程度上也助长了科研资金利用不规范的恶性循环。
3、缺乏科研经费的绩效管理
科研经费的使用出现问题,也反映出了监督机制的不严谨。现如今还没有明确的高效科研经费的绩效管理方法,所以高校很难对科研经费实施绩效管理。财务部门只处理科研经费的下拨报销,审计部门只进行账目报销单的审计,都没有涉及到对科研经费的绩效负责,最终引起高校科研项目成果无法达到既定目标。
4、缺乏明确科研经费绩效管理责任部门
与科研项目相关的管理部门通常包括科研部门、财务部门和审计部门,三个部门需要相互配合同时彼此制约。现阶段高校三个部门并没有充分发挥对资金绩效管理的职能,在科研项目进行中,没有审计组进行全程跟踪,无法使资金使用全过程都透明阳光以保证科研项目全程规范完成。
三、构建适宜高校科研经费使用绩效评价体系
基于以上的高校科研经费使用中出现的种种问题,警示我们在高校的工作中必须对经费使用加以重视。如何对高校科研经费使用的有效性和合理性进行评价,则需要构建一个适宜高校科研经费使用绩效的评价指标。
1、安全性指标
为了防止高校科研经费被侵占、挪用等情况的发生,首先要考虑资金安全性指标。如果科研经费被私吞,那么接下来的科研项目进行就不可能达成经济性,科研成果也很难科学有效。只有科研经费真正花费在科研项目上,才有可能进一步考核其他方面的问题。之后只需要考虑科研经费的预算达标度,就能说明其是否安全。基于此,需要构建一个安全性函数。
实际支出金额=科研经费安全系数×预算支出金额。
高校科研经费安全性的保障主要体现在,科研项目的实际支出金额与预算支出的金额的匹配性。最理想的安全指标值越是接近1,说明此高校的科研经费使用中实际支出与预算相越是吻合,即资金不超出预算,合理利用。但这个安全指标值的可信度需要有两个前提:一是项目的预算准确;二是实际支出情况计算精确。
2、经济性指标
经济性指标,就是如何能在科研项目进行时做到资金最有效配置,在保证科研结果质量的前提下做到经费最小化。但有些科研项目的产出可以量化,有些则不能。因此,尝试构建经济性的函数。
一个科研项目一般会涉及到以下几个经费投入:财力资源、物力资源、人力资源。以上公式中,x1是人力资源,其后是人力资源的细化,包括科研项目的参与人以及负责人这些直接参与人员,还有间接人员比如财务人员以及技术支持人员等;x2是物力资源,其后均是其量化,比如交通工具的使用,设备使用的折旧等;x3是财力资源,通常代表科研项目的下拨资金,其后表示为资金下拨后的细化,包括专用设备费、相关资料费用等。凡是科研项目可能涉及到的经费支出均可归集到此方程式里,同时应有原始凭证为资金的去处加以证明。
3、效率性指标
科研项目的经费效率性,可以理解为科研经费是否符合预期的时间安排。但效率性指标在衡量中需要区分文理科,因为就理科项目来说,会涉及到研究设备等固定资产。
(1)理科类使用固定资产周转率来衡量
(2)工科类使用科研项目的完成进度衡量
(3)文科及其他类使用科研项目的时间进度来衡量
4、效果性指标
对于一个科研项目来讲,最重要的就是科研成果的效果,整个科研项目的效果性能否达到最初立项时的目标以及能否创造经济以及社会价值。由于效果性也存在可量化与不可量化的问题,因此只能针对不同类型的项目进行具体分析。
若比率大于1,则说明效果性强;若等于1,则刚好得到补偿;若比率小于1,说明未得到预期效果。
文科类等其他:由于文科需要较长时间才能转化为生产力,所以要运用德尔菲法。德尔菲法又叫专家函询征询法,即用非面对面的通信法来集中征询专家们的意见,经过多次征询,最后进行整合和分析得出与未来发展趋势相符的结论。
综上所述,经费管理对于各高校来说是很重要的,作为高校工作人员,要在了解高校科研经费整体流程的基础上,与高校实际情况相结合,设计出适合高校经费使用的绩效评价指标,以提高高校科研经费管理效率,推动国家科技创新发展。