档案数字化技术要求精选(九篇)

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第1篇：档案数字化技术要求范文

[关键词]高校 档案数字化 问题 对策

[中图分类号]G250.7 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）11-0060-02

档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种纸质、声像等传统介质的档案转换为数字化档案，利用网络将其连接，通过计算机加以管理，最终形成一个档案信息库，实现档案的共享与快速利用。[1]

高校档案数字化建设是伴随着计算机技术的飞速发展和高校现代化管理的开展而出现的。[2]高校档案数字化建设，通过在高校档案管理工作中充分运用各种现代化的信息技术，以达到数字化管理相关档案并提供利用的目标。[3]

一、高校档案数字化建设目标及现状

高校档案数字化建设的目标是使档案库房原有的档案全部实现数字化，建立相关档案的目录数据库、现行档案的全文数据库和照片、音频、视频等声像档案的多媒体数据库，采用完备先进的数字化档案管理系统对高校档案进行安全、高效的管理和利用。[4]

我国高校档案数字化建设起步较晚，大部分高校档案管理还主要以纸质档案管理为主，有些高校虽然使用在线档案管理系统，但也未充分挖掘系统的各项功能，因此，高校档案数字化建设还有很漫长的道路要走。

二、高校档案数字化建设存在的问题

（一）高校档案数字化思想意识薄弱

随着高校档案事业的不断发展，档案工作已逐渐为高校师生所了解，并逐渐为高校领导所重视，但关于档案数字化工作，高校才刚刚起步，还停留在对纸质档案的保管与利用上。

（二）高校档案数字化相关制度不够完善

高校档案数字化工作必须依据统一的标准规范进行，使高校档案数字化工作能够有章可循。但就目前来看，高校档案数字化相关的技术标准、规范并不完善，需要制定相关制度，以此作为高校档案数字化工作的依据。

（三）高校档案数字化的理论研究不足

目前，档案数字化本身还处于不断探索论证的初级阶段，距离其全面实施还需要很长时间，从总体来讲，我国以档案数字化为主题的研究仅仅在最近几年才逐渐活跃，因此高校档案数字化理论研究相对不足，还需要社会各界共同努力探索。[5]

（四）缺乏档案数字化方面专业人才

档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而高校档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才，因此，从总体来讲，高校档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。[6]

（五）高校档案数字化硬件技术缺乏

目前，虽然大部分高校档案部门已经建立了本部门的局域网，已建立了初具规模的信息化体系，但实际上现有高校档案的管理模式，还主要是手工管理模式，很少通过计算机技术对档案进行管理；虽然有些高校档案管理部门配备了一些先进的计算机设备，但仍然存在部分设备老旧过时的情况；有些档案管理系统软件也存在过时的情况，导致相关档案数据无法读取；并且缺乏一个操作简单、功能强大的档案管理系统。

（六）高校档案数字化资金投入不足

由于高校档案数字化建设要以高新技术为支撑，而高新技术的投入则需要巨额资金，如购入大量的数字化设备及软件；维持现有设备的正常使用，更新过时的设备和软件；更换过时的硬件或升级相关软件，设备过时时还需要迁移转录数字档案信息等，因此，资金短缺也就成为了高校档案数字化建设的主要障碍。

（七）数字化档案信息安全存在问题

将档案数字化后，因为计算机技术的不断发展，数字化档案信息可能存在以下安全隐患：档案数字化载体的寿命一般不长，这时候如果没有产生新型载体，数字化的档案信息将面临无法读取的危险；档案管理系统的软件和硬件更新换代速度相对较快，导致换代后系统中的数字化档案也可能无法读取；档案管理系统本身也存在许多威胁档案信息安全的问题，比如：计算机病毒、计算机犯罪等。[7]这些问题若是没有解决，数字化的档案信息将面临巨大威胁，可能造成无法挽回的损失。

此外，有些纸质档案上有单位的盖章、领导签字或盖章等，这是有法律效力的，因此这些纸质档案具有十分重要的凭证作用。但是，由于存在计算机技术条件的限制及立法相关的问题，这些数字化了的档案属性遭到广泛的质疑，法律部门对其也不予认可，因此，利用这种数字化档案无法实现档案的原始凭证价值。[8]

三、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

（一）加强高校人员的档案意识

高校档案部门应加大对档案数字化工作的宣传力度，每学期定期召开由各部门兼职档案员参加的档案培训，由学校档案管理人员对兼职档案员的归档工作进行指导，宣传档案相关制度，讲解档案管理系统的使用方法等。同时在校园里也应适时开展档案知识和对档案数字化的宣传活动，使学生和教工广泛了解档案数字化的便利性，提高对数字化档案的利用意识，最终有效提高高校人员的档案意识。

（二）建立和完善档案数字化建设相关制度

建立和完善档案数字化建设的相关制度有利于全面开展高校档案的数字化工作，有效进行高校档案数字化工作，确保高校档案数字化建设的质量和进度。高校档案部门在档案数字化工作开展前，首先应遵循国家的统一标准，既要按照国家已有的与档案工作相关的法律法规和已经明确的国家信息化体系来制定，同时也要充分了解本校的实际情况，使高校档案数字化工作真正做到有章可循。

（三）加大投入，并提供技术保障

高校档案要想实现数字化并确保数字化的档案能够得到有效利用，一方面，要以计算机技术作为保证，而计算机技术的应用则是以高投入为代价才能进行的，这就需要高校加大对档案数字化工作的投入；另一方面，高校档案部门进行档案数字化还需要相关技术保障，可以采取以下措施：高校档案部门应遵循国家制定的技术标准和规范并制定自己学校的档案数字化技术标准和规范；高校档案部门应配备必要的硬件设施，还应对系统和设备定期进行升级并加以完善，组织自己开发或购置先进的数字化档案管理系统；挑选数字化档案存储介质和相关设备时，尽量选择以主流、成熟的技术为基础的存储设备；还应更新、检测存储设备，当技术发生升级、载体过于老化时，还应及时将数据迁移到新载体上。

（四）加强档案数字化人才的培养

高校档案部门应大力培养档案管理型、复合型人才。高校引进与培养档案管理人员时应做到与时俱进，要求档案管理人员具有较全面的知识结构、良好的职业道德。高校档案数字化工作是一项专业技术含量较高的工作，这就对高校档案部门档案管理人员提出了新要求：要求其不仅档案专业素质过硬，还要重视计算机专业知识的获取及提高。而高校则要重视档案管理人才的引进，定期对现有档案工作人员进行针对性培训，使其能适应新形势下档案工作的发展。

（五）重点馆藏档案数字化

数字档案馆的出现已成为档案事业发展的必然趋势，并引起档案界的普遍关注。档案数字化建设是档案信息化建设的起点。

高校档案馆主要是为学校的教学工作和广大师生服务的，但短时间内将全部馆藏档案实现数字化是不可能，因此档案工作者要对重点、有特色、利用率高的档案资料先进行数字化以保证服务利用。

总之，高校档案数字化建设是一项任重而道远的工作，我国高校档案数字化建设才刚刚起步，还需要不断探索完善，本文仅从现状、存在问题与对策方面给予理论探索，但问题可能并未全面完备，需要进一步完善，为我国高校档案数字化建设提供更好的理论保障。

【参考文献】

[1]张晋川.对大型医院档案信息数字化建设的几点思考[J].中华现代医院管理杂志，2009（12）：28-31.

[2]张春.高校档案数字化建设的思考[J].北京档案，2009（12）：18-19.

[3]王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报，2007（03）：72-75.

[4]罗敏.浅析企业档案数字化建设的现状及对策[J].西南农业大学学报（社会科学版），2011（01）：190-192.

[5]谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2005（09）：174-176.

[6]杜敬民，陈文.基层档案室档案数字化建设研究[J].河南科技，2009（01）：27-28.

第2篇：档案数字化技术要求范文

关键词：企业档案 档案管理 档案数字化

引 言

档案数字化理论的研究始于美国，随着信息技术与网络技术的飞速发展，逐步波及到发展中国家。国内档案数字化工作还刚起步，还处在探索与论证阶段，对档案数字化建设的研究也刚刚起步，且主要集中在数字档案馆建设的研究，以及一些专门档案数字化建设的研究，对企业档案数字化的研究甚少。

档案信息化建设是信息时代档案工作的主题，而档案数字化建设则是档案信息化建设中的重要内容，是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，探析企业档案数字化建设具有十分重要的意义。

1.档案数字化建设概述

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。①数字化的优点有检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全等。

1.1档案数字化建设的必要性

第一，档案数字化是提高企业工作效率的要求。数字化档案建设完成后，企业领导、各部门以及相关资源共享单位就能通过网络查询档案的电子文档信息，避免了传统文档在使用上的麻烦，不用多次重复地把相同的纸质档案到处传递、收回，这样可以节省档案管理者很多的时间，同时大大提高了工作效率，降低了档案信息利用的成本。

第二，数字化建设是档案管理工作的必然要求。库存的纸质档案实现数字化、电子化管理，既是各企业单位档案管理部门实施国家档案事业“十一五”规划的要求，也是促进档案管理现代化、信息化的具体举措，对企业档案管理实际工作具有重要意义。档案实施数字化管理后，不仅优化了档案管理的手段、方法，而且提高了档案的利用率，同时还可以大大提高企业的形象。

1.2档案数字化的内容和实施步骤

1.2.1档案数字化的内容

档案数字化的内容从程度上看包括档案目录的数字化（建立档案目录数据库）和档案全文的数字化（将档案全文按原貌逐页存储为图像文件）。具体讲，包括：提高档案标准化、规范化水平，即档案业务要规范，档案标准要建立健全并真正实施；提高系统的整体水平，档案数字化建设的着眼点应是整个系统，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力；抓好数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。

1.2.2档案数字化处理的实施步骤

①档案整理。档案整理人员要检查档案案卷及文件的完整性，检查卷内页号是否完整无误，发现有误及时纠正，发现没有页号的正确添加。②

②扫描（录入）准备。如果具备扫描条件的企业，要准备好扫描仪，并与计算机正确连接；如果通过手工录入的，要备份好归档的文件夹，以保证电子文档的妥善保存。

③正式扫描（录入）。打开计算机内的纸质档案数字化制作软件，根据实际情况准确选择好各个参数。扫描参数一般包括亮度值、分辨率、颜色值、页面大小、扫描方式、存储格式等。手工录入的内容应当按顺序、分类进行。

2.新技术环境下企业档案数字化工作面临的挑战

2.1档案管理人员素质和档案管理水平有待提升

很多企业从领导者到档案管理者，对档案管理工作不够重视，对档案管理业务不够熟悉，档案管理素质普遍不高。有的企业为了节约成本，一个行政文员或秘书不仅要做行政文秘工作，办公室日常事务处理，还要做档案管理工作，缺乏专业的档案管理人员，因此企业的档案管理水平就上不去。企业各种档案实行现代化管理，人的因素起到关键作用，没有稳定的、具有档案专业知识和计算机基础知识的队伍，企业的档案现代化管理、数字化管理就很难在面上铺开。

目前，许多企业在档案管理配备专业人员的稳定性和专业人员对档案工作的适应性方面，还不能完全符合项目档案现代化管理的要求。如我公司在工程项目建设过程中，施工、监理单位对项目档案的规范整理水平还参差不齐；各项目业主及所辖县区建设指挥部在管理项目文件材料收集的完整性和征地拆迁材料整理的规范性、及时性等方面，还有太多不尽如人意的地方。加之对档案的数字化建设缺乏必需的硬件支撑，因此与档案现代化管理的要求相距甚远，档案数字化建设更是遥不可及。

2.2电子档案的网络化管理存在问题

电子文档之所以涉及范围迅速扩展、数量急剧增加，最主要的原因就是计算机网络化的快速发展。网络化带来的突出问题是，企业在办公自动化网络的建设中没有档案部门参加，而一些档案工作者又对计算机网络了解甚少，缺少参与的能力。因此，这样建成的网络中，对电子文件的归档管理不可能完全符合档案管理的要求，存在的问题不会少。例如从安全方面看，据计算机安全专家的调查，约有10%的局域网在新建立过程中就受到过病毒感染，运行3年后从未发现过病毒的网络只剩约10%。而接入互联网所遇到的非法访问则难以计数，现在的“防火墙”等技术对“黑客”高手往往防不胜防。如果一些网络只设计了电子文件的逻辑归档功能，而没有考虑对其进行物理归档，一旦网络毁坏，企业电子档案的丢失将难以避免。

2.3电子档案的真实性、安全性难以保障

电子文档具有操作方便、传递快速等特点，但也有一些缺点，如：电子文档对软件硬件设备的依赖；不能直接读取，信息与载体相分离；病毒侵害；容易被更改，数据容易丢失；存储电子档案选用的载体不耐久；保证电子文档真实性的技术过于复杂，不易于采用等。电子文档的这些缺点，使得它的真实性、安全性难以保障。加上实际工作中，档案管理方法的失误或单一，如：从电子文件的生成到归档缺少规范的程序化管理；收集电子文档时，忽略采集背景信息和元数据；多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法等，电子文档的真实性和安全性受到了更多的影响。

3.企业档案数字化建设的对策

3.1打造高素质的数字化档案管理队伍

全力打造一支高素质的档案管理队伍，配备一批既懂项目档案管理又懂计算机信息技术的复合型人才，才为企业档案现代化管理奠定人才基础。

3.1.1提高档案工作者的综合素质

档案数字化建设要求档案工作者不仅有牢固的档案专业知识，具备档案信息采集、分析、处理、研究的能力，还要求掌握现代信息技术如数字技术、信息存贮技术、计算机通信、数据库及网络技术，并具有其他专业领域的相关知识。档案工作者的业务素质高低关系到档案数字化建设的成败。

因此，企业领导要高度重视，采取积极措施应对档案管理人员素质较低的问题：（1）引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作。（2）对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；（3）培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

3.1.2加强对档案使用者的培训

在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息。同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3.2完善数字化文件归档制度

第一，加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多。很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本。企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档。

第二，建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多。如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响。

3.3加大网络档案信息资源的开发和整合

档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器。档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向。计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输。

随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生。面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网。仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

3.4加大数字化档案信息数据库建设的力度

档案数据库建设是档案数字化的重要组成部分，是实施档案信息化和建设数字档案馆的基础工作。

第一，加大档案信息资源数据库建设的力度。数字化档案信息资源数据库是数字化档案信息利用的基础条件，档案信息数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见。检索性数据库主要用于介绍开放档案的范围、目录和网上检索途径；文件性数据库主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。③

第二，加大电子文档管理系统建设的力度。电子文档管理系统是以网络化应用为基本特征，是以数字化形式存在的各种类型电子文档进行录入、修改、查询、审批、签发、归档等操作的软件应用系统。该系统不仅能够通过扫描、数码摄像等方式将以传统物理形式存在的各种信息进行数字化转化，而且能够对新生成的数字文件的起草、审核、签发、归档等流转过程进行有效管理，并对这些文档的实际管理与利用状况进行实时监控。

结 语

档案数字化建设是一项系统工程，需要长期的努力和摸索，需要企业领导者高度重视。企业要结合自身实际，不断采取措施，加强档案数字化建设工作，为我国档案信息化的深入做出贡献。本文提出的打造高素质的数字化档案管理队伍、完善数字化文件归档制度、加大网络档案信息资源的开发和整合以及加大数字化档案信息数据库建设的力度等措施，希望对企业档案数字化建设有一定的借鉴意义。

参考文献：

［1］冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

［2］朱铮，纸质档案数字化制作系统，山西档案，2005（3）

［3］梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年（4）

［4］李艳，袁向阳.张瑞梅.档案数字化问题的思考.陕西档案，2008（3）

［5］徐红.纸质档案数字化若干问题刍议.陕西档案，2008（3）

［6］葛艳梅，汪喜刚.开展档案数字化建设的实践与思考.兰台内外，2010（1）

［7］朱萍.基层档案数字化建设探讨.江苏科技信息，2010年第41期

注 释：

①冯惠玲,张辑哲.档案学概论.北京：中国人民大学出版社，2001年版

②朱铮.纸质档案数字化制作系统.山西档案，2005（3）

③ 梁荣宪，任鑫，国明晨.关于档案数字化建设的几点思考.山东档案，2003年第4期

第3篇：档案数字化技术要求范文

【关键词】档案；数字化；建设

信息技术的不断革新带动了各行各业的发展，也为各行业发展带来诸多便利，尤其对于信息量较大的档案工作，档案的数字化建设极大的促进了档案工作的效率，提高了档案工作管理水平，然而档案数字化工作的开展也同时给目前管理工作带来诸多的麻烦，工作方式的转变，导致很多管理人员不能够很快的适应，所以本文就将对档案数字化建设进行论述，以供参考。

一、档案数字化建设的必然性

1、档案数字化建设是形势发展的需要。21世纪是信息化的时代，数字档案馆是数字化建设的重要组成部分，一方面档案馆就是保管和提供利用档案信息的职能部门；一方面档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化，目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

2、档案数字化可以改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，进而使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

3、档案数字化建设是社会强烈需求。当今，人们的时间观念越来越强，必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

二、档案数字化建设措施

1、提高档案人员素质和全员档案意识。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员，作为档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质，提高自身的政治素质，加强责任感，把档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错；要切实抓好档案管理人员的业务技能培训，一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求；三是引进档案管理专业人才。企业应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作；四是对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人员的数字化档案管理意识和管理水平；五是培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。

2、加强对档案使用者的培训。在电子环境下，档案信息共享化、社会化服务成为必然与必需，为了使用户能够更方便地获取和利用数字化信息资源，档案工作者要以用户为中心，树立“以人为本”的思想，除了要提供更加丰富的档案信息资源外，更重要的是要增强档案用户检索利用档案信息资源的能力，使他们快捷地找到所需档案信息，同时，企业档案管理部门要通过多种途径，如举办讲座、开设信息检索培训班、咨询人员现场指导等提高和增强使用者的查找能力。

3、完善数字化文件归档制度。一是要加强对各种文档的收集管理。计算机在企业的使用已经十分普遍，各种电子文档也日趋增多，很多企业没有归档意识，电子文档转化为纸质文档后，反而忽视对电子文档的归档和管理，随意储存在计算机中甚至遗失，增加了档案数字化建设的成本，企业应要求档案管理人员加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档；二是建立和完善文件归档制度。随着计算机的普及以及信息化的加快，企业每天处理的数字化文件不断增多，如果企业档案管理部门不对文件格式、文件质量等方面提出要求，将影响到数字化档案信息资源的质量，甚至造成不必要或难以弥补的损失，为档案数字化建设带来负面的影响；三是加大网络档案信息资源的开发和整合。档案网站建设是数字化建设的基础，是数字化档案信息开发利用的加速器，档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向，计算机网络技术的发展，使得信息的传播超越了时空的限制，因此，为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输，随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生，面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网，仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此不同企业的档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

4、有重点地抓好数据库建设，目前，我们企业档案数字化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设，开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体，数据库的含义就是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，经过实践我们认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等，当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

参考文献：

第4篇：档案数字化技术要求范文

关键词：信息化环境；文化艺术档案；数字化建设

中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2016)04-0233-03

随着信息技术的快速发展，通过计算机网络对信息进行处理和共享变得方便快捷。档案是各种实践活动、研究成果的第一手材料，是人类社会的宝贵财富和重要的历史文化遗产。随着社会文明程度的提升，文化艺术档案深入社会生活各个方面，对国家和社会的发展产生重要影响。因此，加快档案数字化建设步伐，将文化艺术档案数字化纳入国民经济和社会发展总体格局中，推动档案数字化建设进程，成为档案管理机构重点研究的课题。档案数字化作为档案工作向现代化发展的必然趋势，文中从文化艺术档案数字化建设的内容和重要性入手，介绍档案数字化建设的总体格局和主要功能，以期为档案管理信息化建设提供重要参考。

1文化艺术档案数字化建设的重要性

一个国家或地区信息资源开发利用程度，是判断该地区经济、文化、科技发展水平的重要标志。档案信息化作为国家信息化战略的重要组成部分，加强文化艺术档案数字化建设满足时展要求。文化艺术档案就是文化艺术机构或工作者在实施艺术创作、演出、教育及社会文化工作形成的，记录具有保存意义的各类文字、声像、实物等不同载体的珍贵内容，是我国宝贵的文化遗传。传统艺术档案主要以纸质、声像和实物记录等为载体，存在档案信息利用率低、保存档案容易受损、信息共享困难等问题。随着多媒体技术、计算机等技术的普及应用，传统的存储方式和载体有所改变，借助计算机实施各类艺术创作和教学活动等方法如雨后春笋蓬勃发展，载体的形式及存储空间产生一定的变化。如何让文化艺术档案资源发挥最大应用价值，有效管理新型电子档案信息，促使这些档案为艺术工作提供信息服务，成为建设数字化档案重点关注的内容。

2档案数字化的内涵及建设内容

2.1档案数字化的概念

数字化是指采用0和1两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成具有明显序列的档案信息库。什么是档案数字化？杨公之编制的《档案信息化建设导论》一书认为在国家档案管理部门的统一规划和组织下，档案管理活动中采用现代信息技术，合理管理、处理档案信息资源。换言之：档案数字化是指采用计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科知识交叉使用的工作模式，充分挖掘文化艺术档案的信息，提升档案现代化管理水平和效果。实施数字化处理后，文化艺术档案能有效提升计算机检索速度，改善档案库过于紧张的情况。同时，数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，加大档案信息资源的利用效率。

2.2文化艺术档案数字化建设的内容包含两个层次

①目录数字化；②档案全文数字化。档案目录主要作用是规范档案著录标引，并合理设计档案目录数据库结构。档案数字化根据扫描录入方式，并为其设计合理的目录索引或采用光学字符技术判别存储信息的内容。进行档案数字化建设中，根据档案自身特点和档实际情况，建设数字化档案主要包括以下内容：

1）整理数字化档案资源是指采用数字技术把馆藏中各种档案信息和接收归档的电子档案，也是进行档案数字化建设的基础。具体途径如下：①开发并汇集档案馆原有的纸质档案为三次文献信息，借助数字化方式输入计算机网络中；②借助数字照相、扫描等技术对原档案实施数字化处理；③进行办公自动化建设过程中组成规范的电子文件。

2）建立数字化档案数据库主要功能是存储、维护、处理档案信息，该数据库主要包括文件管理、档案管理和数字目录中心等管理系统。建立数字化档案信息网络就是在互联网上、传递数字化档案信息。随着互联网技术的不断发展，各个地区的档案馆与国际互联网实现连接，确保各个区域的使用者均能查询所需的档案信息。用户借助计算机网络，能够远距离检索网上开发的国内或国外的数字化档案资源。

3档案数字化建设的重点内容

3.1提高档案管理人员素质水平

档案数字化建设需要依靠大量高素质创新型人才，随着一系列高新技术的快速应用和推广，必须创建一种高素质、分工合理的档案管理团队。档案管理员的管理水平直接影响整个档案数字化建设成败，档案数字化建设涉及计算机技术、通信技术等现代技术，管理人员必须熟练将上述技术应用到档案管理中。因此，文化艺术档案档案工作人员必须做到以下几点：

1）熟练利用各项信息工具。文化艺术档案管理人员要重视自身的自我完善，掌握计算机相关理论和运用技能，确保自己能熟练运用各类现代化信息工具，为更好地管理、利用档案信息打下坚实基础。

2）准确鉴定档案信息的有效性。作为文化艺术档案管理人员，必须将有价值的信息及时传递给档案利用者，这也是用户评判评价档案机构信息服务的主要标准。信息化环境下，档案信息具有份量大，内容复杂等特点，档案工作人员应具备较强的鉴定评估能力，准确判断、鉴选并分析档案信息，从而为利用者筛选出有利用价值的内容，为其提供最佳的服务。同时，档案管理人员要具有较强的信息捕捉能力，不但要快速、及时获取档案馆存储的信息为利用者服务，而且也充分运用网络的便利和优势引导利用者获取大量档案信息。③具有严谨的工作作风。档案工作不仅服务性较强，也是一项复杂、繁琐的工作，这要求管理人员要具有严谨、细致的工作作风。档案管理人员要明确各种档案保管期限、分类立卷、汇编等内容，确保各个环节准确无误的落实到位。

3.2建立档案信息的标准规范

标准规范是进行档案数字化建设的“交通法规”，文化艺术档案数字化建设中必须依赖各类法律法规和规范标准的支持，根据国家档案部门制定统一、规范标准设定管理目标，确保各类案卷的完整化，检索更加方便。推行档案馆规范化管理应加强档案管理者和领导干部的法律意识，提升档案管理工作的科技含量。

1）规范档案信息著录档案著录主要由著录原则、项目、文字、来源、主要规则、标识符号等内容，档案著录是创建档案数字化数据库的第一步。借助著录把文件的内容和形式完整记录下来，组成数据条目并将其录入计算机，组建规范化的档案数据库。著录必须遵循统一规范的原则，防止发生同一事物或同一人物出现不同名称，不同的事物或人物却存在同一名称等问题，使得同一检索条目前后不一致的情况，严重影响档案检索的效果。

2）档案信息存储的规范化目录档案信息一般采用硬盘进行存储，随着档案数量的增多，为确保档案信息的安全，必须采用统一的存储载体。如果以光盘为主要存储内容，必须将光盘当做档案信息保存载体展开研究，并制定一系列标准和规范。

3）选择合理的软件开发技术档案数字化建设就要采用计算机对传统档案实体信息及管理信息实施辅助管理。一个规范的档案计算机管理软件，应具有收集、编目、鉴定、检索、开发利用等管理能力，这并非简单的模拟手工作业，而要依据档案管理的各个业务工作流程，结合计算机硬件实现高效率、高质量的工作模式。因此，管理人员必须时时更新已有的档案信息管理系统，把原有的数据库转入新的信息平台中并投入使用，为高度共享档案资源打下良好的基础。

4文化艺术档案数字化建设方案

4.1项目建设总体原则

在数字化档案管理建设小组领导下，统一规划并建立数字化档案管理平台，创建包含纸质档案、电子文档为一体的综合性档案管理平台。本次建设以内网运行为基础，创建小批量纸质档案智能归档管理、分级管理把纸质文档、办公系统文档归纳为一期管理目标。借助已有的网络、信息资源和业务系统，加强各种互联网的互动，实现资源共享。

4.2系统总体框架

文化艺术档案管理系统主要包括档案数据库、档案分级共享管理系统、安全保障及应用系统组成。

1）建设档案数据库数据库建设过程中要严格按照国家及档案管理系统制定的相关制度和规范，对词汇、表格、数据等进行有效管理。数据库能够存储综合的档案数据信息，管理对象主要由科技档案、声像档案、实物档案等内容，数据库可以执行档案的所有管理环节，并兼容各类不同介质的档案，如：电子档案、图片、光盘、纸质档案等。目前，市场上常用的数据库包括Oracle、DB2、Sy⁃base等，依据档案已有的库存及10年内增长情况综合分析，选择MSSQLServer200版本即可满足建设需求。标准档案数据库设置在该机构的网络中心，运用原有的SQLserver2005数据库软件，与新时期档案管理各项要求相互结合，组建档案信息资源中心和数据接口中心，从而实现日常文化艺术类文件归档、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不仅满足档案数据条目和原文存储数百万条以上的要求，也不会因数据冗余导致数据库运行缓慢，完全满足文化艺术档案馆发展要求。

2）建设档案管理应用系统档案管理应用系统设置在档案馆专网中，借助C/S与B/S相互结合的方法进行开发。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP开发平台，可以与主流服务设置无缝集成，达到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人员前期分析纸质档案信息、加密和自动入库，有效解决历史档案信息和纸质档案存在的管理问题。B/S模式为所有访问档案的的人提供身份认证平台，访问者通过浏览器完成历史档案的查询、浏览等操作。

3）建设分级共享管理系统档案分级共享隶属于系统内部权限控制范畴，主要用来识别访问者身份，合理分配相应的访问范围、下载控制等等。安全保障系统是保障档案管理系统可以正常、合理使用而设计的操作规范。任何人在具体操作过程中，系统可以自动记录详细的操作步骤，主要由复制内容、打印内容等信息，防止出现违规使用和恶意攻击的情况出现。为保障文化艺术档案信息系统建设和维护的连续性，该系统开发主要借助主流的开发技术，使用.net和SQL数据库进行操控。

5结束语

总之，档案数字化建设是指充分利用计算机、网络等技术手段，对数字档案信息进行合理的控制和管理，成为国际档案信息管理发展的必然趋势，符合当今社会发展对档案管理工作的要求。文中以档案数字化为研究依据，设计文化艺术档案的总体框架及主要管理系统，以期为档案数字化建设做出重要参考。

参考文献：

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[3]许雯.档案数字化建设信息安全保障策略研究[J].卷宗,2014,17(4).

[4]陈丽亚.对档案数字化建设的一点认识[J].机电兵船档案,2014,9(1).

[5]王丽魁.浅析如何正确认识档案数字化建设[J].兰台世界,2013,13(z4).

[6]陈镭.国土资源档案数字化建设的实践与探索[J].档案与建设,2013,17(7).

[7]涂华.档案数字化建设中存在的问题与对策[J].中国管理信息化,2015,13(4).

[8]张秋菊.档案数字化建设与数字化档案信息的利用[J].电子制作,2015,9(2).

[9]王为.公共文化视角下档案、图书及出版的数字化融合[J].出版广角,2015,15(8).

[10]张姝.基于知识元的云南民族文化数字化档案资源构建研究[J].云南档案,2015,13(5).

[11]欧阳慧芳,胡春燕.广东客家文化档案信息资源数字化共享平台构建[J].山西档案,2014,9(2).

第5篇：档案数字化技术要求范文

一、数字化加工中档案原件与数字档案信息安全管理主要内容

1　工作流程的设计

制定科学合理的档案数字化工作流程。只有制定完善的数字化工作流程，才能确保数字化过程中档案原件和档案信息的安全。通过对不同种类档案数字化工作的考察分析，我们设计了一个科学合理的档案数字化工作流程，这个工作流程涉及了调档、前处理、数字化、还档、挂接以及相应的检查等全部档案化工作环节。具体工作流程见图。

2　管理细节的控制

建立和逐步完善各工作岗位的责任制，细化数字化工作过程中各工序间的档案交接手续，规范数字化加工场所的安全保密要求，加强对数字化承建单位及人员的安全保密管理和采取各种安全保密措施，是档案数字化工作中管理控制的基础。

(1)根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》等有关法律法规和标准的规定，制定档案数字化中的档案安全保管和保密工作责任制。档案部门要制定具体的工作方案，调整充实档案安全领导机构，建立健全安全检查、安全保管制度，建立安全检查档案。工作人员要分工明确、责任到人，从档案出库、前处理、数字化到最后检查、还档和数字档案信息的存储备份，每个环节、步骤，都要安排专人负责。要采取强有力的措施，确保档案原件与档案信息的绝对安全。

(2)设计档案数字化流程中各个工作环节登记表。要严格做好档案进出及各个工作流程的登记工作，确保每份档案的流向有书面记载。设计与“调档”工作相配套的《档案调档登记表》，与“前处理”工作相配套的《档案数字化前处理登记表》，与“数字化”工作相配套的《数字化加工登记表》，与“检查数字档案信息”工作相配套的《数字档案检验登记表》，与“数字档案信息存储、备份、提供利用”工作相配套的《数字档案信息存储备份登记表》和与“还档”工作相配套的《档案验收还档登记表》等，每张表格均标明日期、全宗号、目录号、数量、张页数、重量、破损情况等相关信息，并要求相关交接人员签字确认，做到每份档案的去向都登记在册，一目了然。通过这些涉及各个工作环节的登记表，让数字化工作中每份档案都有一份明确的、清晰的、记录有每个加工环节录的“安全档案”，以确保每个工作环节中档案原件和档案信鼠的安全。

(3)档案数字化要指定专门的数字化加工场所。数字化应在档案馆指定的安全场所内进行，工作场所中应安装监管系统与保密设施，实现防磁泄漏功能或加装磁干扰设备，消除通过磁泄漏而产生的安全隐患，并不得在工作场所中使用与工作无关的任何电器设备。要制定严格的数字化工作场所人员出入制度，条件允许的情况下，可加装门禁系统，严禁无关人员进入档案数字化场所。数字化加工场所必须配备消防系统、防盗报警系统、视频监控系统。针对自然灾害要制定相应的防范措施，以便在自然灾害发生时可以最大限度保护档案的安全。禁止在加工场所内吸烟，在加工工作台饮水、餐饮等。对于数字化加工场所要进行定期和不定期的检查，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。

(4)要对档案数字化承建单位及人员有严格的安全保密要求。档案数字化工作的承建单位应该有特定资质，数字化承建单位要严格遵守《保密守则》和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行工作，确保数字化加工中档案原件和档案信息的安全。不得遗失、损坏档案原件。未经档案部门同意。不得擅自将档案原件和加工数据带离指定场所，凡因加工需要，档案或数据必须离开指定场所的，必须采取措施，确保档案原件和档案信息的安全。数字化承建单位对数字化工作人员要进行保密培训，并持证上岗。要制定数字化工作期间的人员安全管理制度、安全审查制度、岗位安全考核等制度，并要严格执行。严禁加工人员对档案原件及档案信息的私自复制。

(5)要采取各种行之有效的安全保密措施。在档案的“前处理”、“数字化”和“原档复原”等工作环节中可能要对档案进行拆卷、扫描、装订、放音、放像等处理，每一步都要采取必要的安全措施，以保证档案原件的安全，不能因为人为的原因造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。

3　技术支撑平台的保障

搭建档案数字化工作的技术支撑平台。要根据档案数字化工作的实际情况，采用各种安全技术和安全手段，以确保档案信息的安全。技术支撑平台主要包括网络建设、硬件建设、存储备份方案、安全技术和防范手段等几个方面。

二、技术支撑平台的设计与搭建

1　网络建设

档案数字化加工网络必须采用物理隔离方式，打造封闭式档案数字化工作网络体系，该网络必须是封闭式独立网络，禁止与其他任何网络系统互联，并且该网络系统要严格按照保密部门的相关规定进行管理。

2　硬件建设

在硬件组成方面，重点考虑实现整个档案数字化工作所必需的设备及其性能，包括服务器、终端设备、存储设备、网络设备、各类输入设备等，整个系统的硬件组成及布置设计如下：

(1)服务器：在数字化所形成的数据量不大的情况下，服务器可用高性能微机代替，否则应配备专用服务器；

(2)终端设备：终端设备应采用可以控制各输出口，如USB口、打印口、软驱、可刻录光驱的瘦客户机或专用计算机；

(3)存储设备：若数字化所形成的数据量较大，则要购买专用存储设备，如磁盘阵列，否则可采用在服务器上加装硬盘的方式；

(4)网络设备：采用100M以上带宽的网络设备，用于数字化过程中各工序的信息传输和共享；

(5)输入设备：纸质档案数字化可采用专业高速扫描仪、彩色大幅面扫描仪、零边距高速平板彩色扫描仪等设备，录音录像档案数字化可采用专用音视频采集设备。

3　存储备份方案

要制定良好的存储备份方案，以切实保证数字档案信息的安全。存储备份方

案要遵循数据适度安全准则，综合考虑数据安全与长期保存读取、存储备份自动化程度、操作快捷有序、存储备份经济性等各种因素，采取网络在线存储备份，异地、异质备份等相结合的技术手段，并指定专人负责。

(1)纸质档案数字化一般采用黑白二值模式；对于页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式；对于页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式。扫描分辨率要求一般在200DPI以上。数字化后所形成的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储。存储时的压缩率的选择，应在保证图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。

(2)照片档案数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式。分辨率一般应不低于600dpi。数字化后所形成的图像文件，一般采用TIFF格式存储，采用LZWN式压缩。

(3)录音带数字化时应选用44.1kHz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为WAV或MP3。录像带数字化时数据传输率应不低于4Mb／s，采用MPEG2压缩存储标准。

4　安全技术

要采用入侵检测、操作系统安全内核技术，病毒防范等技术和内网安全审计管理技术加强档案信息的安全。

(1)启用人侵检测和访问控制的联动服务，对计算机和网络资源的恶意使用行为进行识别和响应处理，以帮助系统对付网络攻击，扩展系统管理员的安全管理能力。

(2)采取操作系统安全内核技术，把系统内核中可能引起安全性问题的部分从内核中剔除出去，提高系统的安全性。

(3)采取病毒防范技术，建立网络化的病毒防范体系，实现病毒库的同步升级，做到无漏洞运行，提高档案信息的安全性。

(4)采用内网安全审计管理技术，将用户终端所有信息输出口封闭，在网络内只允许数据由终端向服务器进行的单向传输，杜绝随意拷贝、复制档案信息的可能。

第6篇：档案数字化技术要求范文

近几年来，数字终端、无线通讯和互联网技术已经从专业领域延伸到工作和生产生活的方方面面，对人们的生活、工作和思?S模式都产生了巨大的影响，在国家“加快推进传统档案载体数字化”建设的大背景下，档案数字化也正在逐步进入档案的日常工作，档案利用者在查档、用档等方面也获得了前所未有的高效和快捷的服务，档案工作者也逐渐改变往日的手工粗放管理方式，开始利用网络、数字终端和信息系统开展现代化管理和提供服务。下面，结合档案数字化和服务工作实践，谈谈如何做好数字化档案服务的粗浅认识。

一、档案数字化质量是档案服务的重要保证

1.档案数字化后的应用首先面临的是数字化质量问题。数字化质量与档案数字化技术密切相关，其数字化的过程就是数据采集处理和存储的过程。在此基础上，可以对档案信息进一步的加工、存储和传输，建成各种档案专题数据库，并在利用时将这些信息还原成原始声音、图像和文字，通过计算机网络途径实现信息共享和利用。因此，抓好数字化质量是重要一关。

2.档案数字化质量必须保证其真实性、有效性、完整性。在使用时必须保证数字化档案能正确还原成电子文件以备查询利用。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。确保档案原件和数字化档案信息的安全，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的行为记录。

3.数字化质量还应包涵档案利用率问题。方便人民群众利用是档案数字化建设的目标追求。档案数字化应根据利用者的要求和想法，对档案利用情况统计分析，综合档案利用的频次，制定数字化实施方案，优先对重复利用率高的常用档案，特别是民生档案进行数字化，同时也要考虑多层次档案数字化处理的预案。

4.数字化质量还包括档案历史全貌问题。档案数字化既是对档案信息的提炼，也是充分反应档案的全貌，特别是有重要关联的、集中反映历史活动真实全貌的关联性档案。但是，不能背离客观真实的历史。

5.数字化质量还包括整体性问题。档案数字化必须体现全宗系统性，力求做到对各个时期、各个层面、各个领域、各类载体档案的处理标准一致。在单个全宗中，也要注意系统性、完整性，切不可孤立地抽取个别重要文件进行数字化处理而使其失去与一组文件的内在联系，因而影响到档案的整体价值。

二、最大化服务是数字化档案的目标追求

1.网络是最大化服务的最佳手段。档案利用数字化和网络化，是创新公共服务方式、提高服务效率的物质基础。要达到数字化档案利用即时见效、方便快捷的目标要求，必须在档案数字化加工过程中，坚持软、硬件建设同规划同部署同实施。

2.效益是最大化服务的目的。最大化服务包括社会效益、经济效益、管理效益和应用成本。在完成档案数字化任务的同时，还要根据档案数字化标准，接收或移交数字化档案，并对数字化档案进行处理、入库、存贮和应用。数字化与利用网络化同步，这是方便人民群众的档案利用体系的内在要求。数字化档案通过网络同步接入互联网开放服务，并向用户提供计算机、手机等多种终端设备接口，提供数字信息查询、转贮、打印等多种服务功能，推动地方经济社会建设和民生事业发展。

3.数据建设是最大化服务的根本。档案数据库建设既是提供网上服务的需要，也是提高服务质量的需要。数据库建设有助于整合档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用；有助于各级档案馆室对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，强化服务功能。

4.技术支撑是最大化服务的保证。数字档案的服务与信息技术密切相关，其软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案平台的运行维护以及数字档案资源管理等技术性较强的工作从传统档案馆中剥离出来，将数字化档案信息的安全保障、共享、传输、利用等众多技术性工作实行集中控制和统筹管理，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的技术团队，面向现代档案管理业务提供专业化的集成服务。

三、规范化是档案服务的关键

档案数字化、利用网络化是一项庞大复杂的系统工程，必须从档案数字化整个工作流程进行系统分析，在组织管理层面和技术层面进行流程设置，科学配置人力、物力、财力，控制时间成本、经济成本，保证档案数字化质量、网络服务效率。这一切都来源于档案信息资源和服务的规范化。

在规范化管理层面，完善组织机构，保证人财物的合理配置、技术部门的全力支撑、管理部门的有效指导、专家的具体建议的全面落实，形成一套切实高效的服务管理体系。

在技术管理层面，要抓住服务手段多样化等各个环节，坚持流水作业、集中办公。其人财物的安排要围绕服务目的合理配置，达到人尽其才，物尽其用，充分发挥档案数字化的优势。

四、系统安全是档案服务的基本要求

1.增强保密意识。对于涉密档案，无论是在数字化处理环节，还是在网络应用环境下，都必须有足够的保密意识。加大安全保密检查力度，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件的发生。要建立健全并严格执行各项保密规章制度和责任追究制度。同时，要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。

2.完善备份制度。数字化档案安全还依赖于技术和设备的完善程度。通常情况下，必须选择不同载体进行数据备份、脱机存储。其次，还可以采用“异地备份”的存储方式。因此，对数字档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份。

3.抓好利用环境建设。在当前网络环境下，档案数据和利用都面临安全和保密问题的考验。安全问题是一把双刃剑，制?s着数据的安全和应用的开放性。

数字化档案利用的环境，既取决于档案信息本身的特点，也取决于档案利用的方式、权限等诸多制约因素，还不可避免地受到管理、服务以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限、环境的限制，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的档案信息。档案数字化是大势所趋，利于数字化档案资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案数字化将使得许多利用者不需要直接到档案馆，都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息；另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

五、做好数字时代背景下档案服务的规划

1.做好总体服务规划。从全面档案信息化发展角度，对档案数字化建设基于顶层设计和规划，从基层具体档案业务和信息技术综合应用方面具体策划数字档案馆室的建设、运行与发展战略，全面实施数字档案服务平台系统的建设。

2.做好业务服务规划。根据传统档案馆室和数字档案馆室的服务特性，从档案信息资源的收集、管理、开发、利用等基本业务需求出发，规范数字档案管理的业务流程，促进平台化建设和基础性工作的开展。

3.做好技术及服务研发规划。为确保数字档案馆服务平台稳定运行和持续发展，从数字档案馆室的角度，研究数字档案服务模式和基础服务平台，为各种与数字化档案相关的产品服务、系统服务、运行维护、业务管理，提供全方位的保障服务，确保数字档案馆服务环境的稳定，网络访问的畅通与安全。

4.做好服务实施规划。从数字化档案的个性化业务需求出发，分析其总体需求，针对未来发展状况，制定服务实施规划，为社会各阶层提供数字化建设和应用服务。同时以低成本、高效率、共建共享的服务模式保证数字档案信息的高可用性，实现信息技术与档案业务的紧密结合与互动发展，确保数字化档案资源建设更符合档案信息长期保存和广泛利用的需要，保障服务规范更有效地实施。

第7篇：档案数字化技术要求范文

随着现代化信息技术的不断发展，互联网技术已经渗透到人们生活的方方面面，因为具备便携快捷等诸多优秀的性能，各行各业都开始青睐于现代化信息技术的运用，从而使得工作效率大幅度提高，节约了人员成本。档案管理工作的工作性质极其复杂烦琐，人工化的管理不仅没有效率，而且造成档案遗失等诸多复杂的不必要错误。如果将现代化信息技术应用到档案管理当中，实现档案的数字化管理，会极大程度的提高档案管理的质效，优化人力资源的配置。然而现今的档案数字化管理还远远没有达到预期的效果，当务之急是解决档案数字化管理发展所面临的问题，使现代化信息技术更好的作用于档案管理工作当中。

【关键词】

互联网技术；档案管理；数字化管理

我国的现代化建设效果日趋显著，在现代化建设的大背景下，随着多种新兴技术的蓬勃发展，文字信息处理技术也实现了质的飞跃。原有传统的档案管理模式已经不能顺应时展的潮流，因而建立发展档案数字化管理成了档案管理工作的关键点，能否成功建立完善档案数字化管理体系，直接关系到我国档案管理事业的发展进程。本文就档案数字化管理中需要注意的问题做出了简要的分析，希望对我国档案数字化管理的发展有所帮助。

一、档案管理数字化的含义及发展意义

档案的数字化管理，顾名思义就是通过数字化的手段实现对档案的有效归类整理。数字化就是以计算机软件为媒介实现管理智能化、便携化的手段。档案管理的数字化技术应用能极大程度的提高工作效率，降低不必要的人力资源损耗，以最为简洁便利的方式实现档案管理最优化的效果。因此档案管理数字化的应用对于档案管理事业的发展具有长远深入的影响。同时档案管理数字化的优越性也是传统人工档案管理不可比拟的。

（一）智能化办公，降低资源损耗

在传统的档案管理模式下，人工整理排序档案所需要消耗的精力过大，再加上现在事业性单位，大型企业的不断扩招发展，其档案总量越来越大，整理分类的内容也逐渐增多，人工的档案整理方式不免会出现瑕疵，遗漏。然而发展档案数字化管理技术，极大程度的避免了细节性问题的发生，不仅加快了办公效率，实现了智能化办公，而且降低了人力资源，物力资源，财力资源的损耗，节约了档案管理的成本。

（二）网路共享，大幅缩短查阅时间

相对于传统查阅方式而言，实现档案管理的数字化之后，极大程度地提高了档案查找的效率，节省了不必要浪费的时间，优化了人员最优配置。不仅如此，如果通过网络，直接建立免费的查阅库，那么普通文本档案的查阅将更为轻松便捷，甚至节省了档案工作人员代替查阅的时间，个人在家中即可查阅相应的档案资料。当然要注意的是，保密文本的处理要做好相应的措施，例如设置查阅优先级或是加密文本档案等。这样一来，既有效地保证了数字化查阅的可行性，又有效遏制了保密档案的泄露，缓解了使用与保密之间的矛盾。

（三）科技含量增加，提升工作竞争力

档案数字化管理的不断发展，对各单位，企业的人员结构也提出了更高的要求。这样一来，不但大幅减少了所需人员的数量，而且由于科技含量的增加，提高了对工作人员的专业要求，进而提升了员工的工作竞争力，及工作积极性。

二、档案数字化管理面临的问题

（一）档案数字化管理人才稀缺

档案数字化管理作为比较新式的档案管理方式，其对于人员专业技能的要求比较苛刻，因此大多数人都不愿意去学习档案数字化管理的专业化知识，致使档案数字化管理人才稀缺。档案数字化管理事业在未来发展中是否占据优势，关键还是在于高技术高素质高指标人才的培养，所以要针对当下计算机人才素质普遍低下的实际情况，制定相应的培训计划，进一步做到档案管理员工的复合性技能培训达标。除此之外，要制定“三步人才引进培养计划”，首先引进单位稀缺的档案数字化管理人才，其次集训在岗人员的专业化技能，提高员工对档案数字化管理工作的熟练度，最后要注意“后备力量”的培养力度，增多培养方式，让所有员工都能积极参与到档案数字化管理技术的学习中。只有实现三步战略，我国档案数字化管理事业才能真正有效解决管理人才稀缺的问题。

（二）统一档案数字化管理软件

档案数字化管理软件种类繁多，每种软件的管理侧重点也有所不同，为了实现档案数字化管理技术的高效应用，应当统一档案数字化管理软件，同时也要制定人员进行档案管理的统一标准以及统一的工作模式。如此一来，就形成了完整的统一化档案管理体系，不仅提升工作效率，节约了人，物力资源，实现了档案资源高效率共享模式，而且集中统一的管理更便于软件系统的升级更新，节省了在更新系统方面所花费的时间。因此统一档案数字化管理软件是档案管理事业发展中必不可少的环节。现今数字化管理软件基本分为两大类型，其一为人工型档案管理软件，该类软件是以传统手工管理模式为基础，加入计算机技术进行辅助的档案管理软件，局限性较强，只能进行文件级档案的管理，人工录入耗费资源过大，在有效管理档案方面也有较大的漏洞。在事业型单位及大型企业中，因为档案的烦琐复杂，对档案管理的要求较高等主观因素，这种管理软件并不能很好的适用。其二便是以多媒体为基础的档案管理软件，这种软件充分利用扫描仪等计算机硬件设备，实现了对档案的活化管理，通过该软件的智能化控制，创造了更为灵活的查阅检索方式，降低了管理者工作的重复率，缩短了查阅时间。在保证查阅精确率的同时，有效实现了对原始档案的保护，延长了档案寿命。

（三）工作人员硬件基础不够扎实

档案数字化管理主要依托于电脑硬件的使用，然而现今档案管理工作人员对计算机硬件的操作不够熟练，工作人员硬件基础普遍不够扎实，因此在扩大计算机硬件资金投入的基础上，更要加强工作人员硬件基础培训。使得员工都能熟练使用计算机中各硬件部分，继而提高员工对档案数字化管理的运用。

（四）安全保障措施不够完善

档案数字化管理的运用，极大程度地提高了档案管理工作的效率，但是同样也面临安全的问题，安全保障措施的不够完善，是档案数字化管理进程的一大阻碍。安全问题在档案数字化管理工作中主要表现在两个方面：其一是开放化文件和保密文件之间的矛盾以及档案归属问题的纠纷，档案的数字化管理，使得档案对外开放的程度加大，而有些保密文件的保存路径不当，有可能造成严重的泄密后果，因此，要在开放公众档案的同时，通过增加查阅级别或者文件加密等功能，处理好保密文件的问题。其二是档案资料的泄露问题，随着电子信息技术的不断发展，电子设备等硬件也是层出不穷，为了避免设备传输故障等影响档案安全的问题，要加强网络防火墙的有效性，防止病毒，线上拷贝等问题影响到档案资料的安全。同时要定期进行档案资料的备份工作，防止不确定因素导致档案缺失的问题。

（五）建设初期无质量要求

在初期档案数字化管理工作过程中，受到传统档案管理模式的限制，再加上管理者对档案数字化管理概念的模糊不清，工作人员往往忽视数字化管理体系建设的质量，过度依赖传统人工档案管理，只做表面工作，不重视其建设质量，造成虽然在实施档案数字化管理，但是没有成效的现象。因此，在档案数字化建设的初期，要重视其建设质量，从各级档案管理工作人员出发，深度了解档案数字化管理的意义，提升员工在建设档案数字化管理时的积极性，主动性，从建设根基开始，做好档案数字化管理体系发展进程的每一步，只有这样，才能真正使得档案数字化管理发挥其应有的作用。

三、结语

随着现代化信息技术的不断发展，档案数字化管理已经成为档案管理工作发展的必然趋势，数字化管理的运用能极大程度的节省各项资源，进而实现自动智能化办公体系，降低人工劳动强度，优化单位人员配置，加快档案查检速率。因此作为档案管理人员，要紧跟时展的步伐，利用现代化技术，实现管理的科学化，规范化，优质化，进而使得我国档案管理事业不断进步发展。

作者：高建博 单位：华东政法大学档案馆

参考文献：

[1]支秀莲.浅析档案数字化管理中应注意的几个问题[J].中国科技信息,2006(03).

第8篇：档案数字化技术要求范文

【关键词】企业；音像档案；数字化

音像档案是企业档案资源中的重要组成部分。很多企业的档案馆（室）都有一定数量的音像档案。随着时代的发展，音像档案的数量还在大量增加。在信息化时代的今天，如何抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，不仅是摆在企业领导和档案人员面前的一个重要课题，也是摆在全社会面前的一个重要课题。因为企业的音像档案不仅是各企业的档案资源，也是全社会档案资源的重要组成部分。抢救、保护、整理、利用好这些音像档案，前提是要尽快实现音像档案的数字化。

一、企业音像档案数字化的主要含义及其必要性

企业音像档案是指企业在社会活动中形成的，具有保存价值的照片、磁带、唱片、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等，以感光材料或磁性材料以及光盘为主要载体的档案。音像档案在维护历史真实面貌、弥补文字档案的不足等方面具有独特的地位和重要的作用。套用现在网上的一句流行语，叫作“一图胜千言”。

（一）企业音像档案数字化的含义。要分析音像档案数字化的含义，首先要弄清楚数字化的含义。一般认为，数字化就是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，引入计算机内部，进行统一处理，这就是数字化的基本过程。说白了，就是要把音像档案按照一定的格式，录入计算机当中的数据库，以便实现长久保存和随时调阅、远程调阅。

（二）企业音像档案数字化的必要性。企业音像档案数字化具有如下几个必要性：

1.降低管理成本。传统的音像档案的管理需要较大的档案室和较多的管理人员，管理成本较大。而数字化管理档案使传统的音像档案信息转为机读档案，可以节省占地空间，节约保管费用。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。档案数字化管理可通过计算机和网络立即提供档案信息，为领导决策提供服务。

3.增强档案原件保护。将音像档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑对其是更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

二、音像档案数字化的作用和意义

针对传统音像档案面临的风险，通过音像档案数字化，即利用信息技术将音像档案原有的模拟声音（视频）信号转换为可被计算机识别的数字音（视）频文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。因此，音像档案数字化，不仅是有效解决传统音像档案面临问题的不二选择，更是对档案工作的长远发展和历史文化的有效传承都具有重要意义。

三、企业音像档案数字化过程中存在的主要问题

企业音像档案数字化过程中存在如下几个问题：

（一）是观念落后。由于音像档案只是近一个世纪以来才逐渐出现的，它积累的数量与纸质档案相比是九牛一毛，在档案工作中一直处于边缘的位置。而许多档案部门也就逐渐形成了“重纸质档案而轻其他专门档案”的思想观念，使得音像档案长期得不到重视，而音像档案数字化也就自然地落下了。

（二）是缺乏标准。音像档案数字化是一项系统工程，需要统筹规划、全程控制，需要确定工作流程和环节，需要综合选定各种技术指标和参数，必须要有专门的标准作为指导才能顺利地开展，但我国目前仍没有出台关于音像档案数字化的国家标准或行业标准，标准的缺失严重制约了音像档案数字化工作的发展。

（三）是人才短缺。与纸质档案数字化相比，音像档案数字化涉及的技术更复杂，对数字化加工、组织和管理人员的要求也比较高，而档案部门在这方面的技术力量和人才储备大都比较薄弱，从而使音像档案数字化具有了一定的难度。

（四）是档案数字化硬件严重不足。就硬件而言，档案数字化主要需要三类设备：一类是信息采集设备，一类是信息存储设备，还有一类是信息利用设备。信息采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪；声音和影像的采集设备，如采集卡；其它的信息转化设备，如缩微片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库。信息利用设备一般包括计算机、互联网、打印机、复印机等。但由于当前一些企业财力紧张，大部分企业的档案馆（室）这些设备严重不足，有的只有少数价值不高的简易设备，很难满足音像档案数字化的需要。

（五）是档案数字化软件开发滞后。纵观当前各企业档案馆（室）所用档案管理软件，不是没有信息管理功能，就是缺乏信息通用功能。现今档案馆（室）使用的计算机型号不一，软件研发渠道不同，没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机软件系统。由于不能互调，就不能顺利利用计算机完成信息搜集，、信息管理、信息利用等工作，不能快捷地整理、、出版信息成果，特别是档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。这在一定程度上制约了档案数字化的进程。总的来说，数字化的音像档案对软硬件设备具有依赖性，内容、结构与存储载体的可分离性，运动形态的易变性，存储载体对背景信息和元数据的依赖性，在阅读及处理手段上具有非直接性音像档案数字化的根本目的是使信息流动的覆盖面和反映度都提高到一个新的层次，最大限度地提供人类共享档案信息资源，实现档案信息的社会服务。音像档案的数字化是一项新时期需要尽快开展和实施的工作，同时也面临不少需要解决和注意的问题，它仍处于起步发展的不成熟阶段，但是它的发展前景是广阔的，需要在实践当中不断地加以完善，从而将档案工作提高到一个新的高度，为社会作出更大的贡献。

四、音像档案数字化的可行性和必要性

（一）可行性。1.技术支撑，在电子计算机技术高速发展的今天，计算机的应用已深人到各行各业中，甚至已渗透到人类生活的各个方面，音像档案的数字化是社会发展的必然趋势，是社会进步的必然体现。2.人才保障，当代教育事业的飞速发展，为传统的音像档案向数字化的音像档案的过渡做好了人才准备。3.良好的社会环境。国家对档案事业的大力支持，档案法律的不断完善以及档案工作国际合作的开展等等，都为音像档案的数字化发展提供了良好的社会氛围。

（二）必要性。1.传统的音像档案的保存现状并不乐观。以原有形式存在对档案的利用造成了很多不便，因此需要实施音像档案的数字化工作，将其转录为能被识别的媒体格式文件，使其声音信号脱离原有的保存介质。2.有利于音像档案事业的效率的提高。实现音像档案信息数字化后不仅方便查找，从音像档案的收集、整理、利用和技术保护方面，提高了效率和效益。3.从长远来看，录音、录像档案的数量会逐年增加，实行音像档案的数字化，可以更好地开展对外社会化服务，产生无法估量的社会效益和经济效益，具有巨大的发展前景。

五、加快企业音像档案数字化的几点建议

针对企业音像档案数字化的现状，提出如下几点建议：

（一）建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化法》指出：“对需要在全国范围内统一的技术要求，应当制定国家标准。国家标准由国务院标准化行政主管部门制定。对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求，可以制定行业标准。行业标准由国务院有关行政主管部门制定，并报国务院标准化行政主管部门备案，在公布国家标准之后，该项行业标准即行废止。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆（室）数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆（室）数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆（室）数字化建设高质量的坚实基础。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1.以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，约束力较强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆（室）数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2.首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆（室）数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆（室）数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

（二）建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆（室）数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆（室）计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径；文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第一、数据的准确性；第二、数据项目和内容的完整性；第三、数据的规范性；第四、数据的稳定性。

（三）档案信息安全问题。安全是档案馆（室）数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆（室）与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆（室）数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆（室）在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

（四）加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆（室）数字化建设成败的另一关键。档案馆（室）数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。说到底，档案数字化最根本的还是档案管理人员素质的现代化。再先进的设备，最终还是要靠人来操作，靠人来应用。为此，要把加快档案管理人员培养教育工作，作为一项长期的、重要的任务来抓。档案数字化建设过程中，各级领导要引导和鼓励广大干部职工进行知识更新、能力更新、技术更新、工作更新。要通过档案数字化，进一步完善创业机制，充分调动一切积极因素。建立起一支信息资源库开发、维护、管理的专业技术人员队伍，建立起一支应急、咨询、论证服务的专家库，并促使现有人员的知识结构全面更新，逐步形成适应档案数字化建设的中坚力量和专业队伍。

全球已经进入以“互联网+”为特色的信息化时代。全社会应高度重视企业音像档案的数字化工作，各级领导和企业档案人员要增强紧迫感、责任感和使命感，加快企业音像档案的数字化步伐，使企业音像档案更好、更快地服务于企业、服务于社会、服务于国家。

【参考文献】

[1]杨中营.音像档案数字化浅析.北京档案，2013（07）.

第9篇：档案数字化技术要求范文

所谓图书馆档案管理数字化，就是建立在现代化信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理对象，对数字化档案信息资源进行收集、管理和提供服务。通过建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台，实现档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务人性化，从而实现档案的长期保存和充分利用。因此，图书馆档案管理工作应充分借助信息网络技术发展的契机，利用信息网络正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面发展的大环境，以科学化和技术化的手段管理图书馆档案，从而逐步实现图书馆档案管理的信息化，不断推动档案事业的科学发展。

一、为什么要建设图书馆

档案管理数字化

图书馆档案管理数字化具有馆藏档案信息数字化、信息组织与传输网络化、档案管理自动化、服务范围大众化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。为此，通过加强图书馆档案数字化建设，在优化档案馆藏、细化档案管理、强化档案服务等方面具有特别重要的意义。

1.档案信息的数字化，提高了信息的利用率。档案信息数字化是指利用信息存贮技术把各种档案信息加工成计算机可识别的数字化信息资源，形成电子文献，实现知识信息载体的革命性变革。数字化在图书馆档案管理中的应用给传统的图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来，图书馆档案都是以纸质的实物形式存在，这给档案信息的采集、保存和利用带来费时费力、管理成本高、查询困难多、资源共享难等诸多问题。档案管理数字化与传统图书馆档案管理的最大区别，就是利用了现代信息技术，将以往传统介质的档案转化为数字信息，实现信息的数字化、信息存储的无纸化，节约了图书馆档案的贮存空间，减少馆藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.档案管理的自动化，提高了管理工作的效率。随着计算机存储技术的发展，过去那种大量的、重复的、烦琐的仅靠人力来完成的档案管理工作，现在可以依靠计算机操作轻而易举地实现。比如利用计算机技术、扫描技术、存储技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等多种高科技，对图书馆档案进行立卷、归档、存储、检索和利用，便于图书馆档案管理人员开展各项档案管理工作，实现了图书馆档案管理的自动化，不仅有效地节约了大量的人力、物力和财力，而且大大地提高了档案管理人员的工作效率和工作水平。

3.信息传递的网络化，提升了社会化服务的质量。传递网络化是指通过利用网络技术和通讯技术环境，图书馆档案数字化可以为用户提供高速连接的信息服务，实现了更大范围的档案信息共享，为远程教育培训提供了必要的条件，使档案服务管理在内容、方式和效果等方面实现了重大突破。信息传递网络化还具有跨时空的信息服务、高度开放的信息利用以及信息传递的标准化、规范化和现代化等特征。

4.资源利用的共享化，满足了用户个性化的多种需求。资源利用共享化是指信息技术和网络技术可以打破地域界限，适应了不同用户需求日益社会化的趋势，可以从多角度满足众多用户个性化的需求，用户能随时随地与数字系统相互交融，促进了信息资源的合理流动，实现了广泛的信息交流和资源共享。据此，图书馆档案用户不仅仅局限于本地区、本系统、本校园，还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供方便快捷的优质服务。

二、怎样实现图书馆档案管理数字化

1.积极推广应用计算机技术，构建信息化环境下的档案数字化平台。坚持推广应用计算机技术，按照国家和地方信息化建设整体规划，以档案核心业务的数据存储、处理和交换等主要功能，统筹好图书馆档案数据中心建设。数据中心主要应内设档案用户目录数据库、图书馆档案指南资料库、音频视频资源库以及史料文件汇编资料库等四大数据库。同时，要加强对网络系统、服务器、档案数字化技术支持等基础设施建设和档案管理应用软件及操作系统软件建设，实行档案的计算机网络化管理，建立图书馆档案数字化平台。

2.优化完善档案信息网络设施建设，创新信息化环境下的档案管理模式。首先，要加强非涉密图书馆档案专网（内部局域网）建设。内部局域网是用于与本系统、地方政府的连接，按照国家和地方的整体要求，建设完善本级图书馆档案网络系统，优化网络结构，提高网络性能，增强网络安全运行能力。其次，要完善图书馆档案外网（因特网）建设。外部局域网是连接互联网的公众网，要及时更新和维护外网设备，确保外网安全稳定运行，使之成为信息公开、与公众沟通展示图书馆档案成果的主要渠道。为了保证数字化档案管理运行中的安全性，对内、外网要进行物理隔离，着重提高网络安全和信息传输的稳定运行和安全可靠。同时，要进一步完善内、外网相关功能，逐步形成档案管理数字化，不断创新信息化环境下的档案管理方式、方法。

3.建立完善档案数字化标准规范和服务体系，实现信息化环境下的网络及应用系统的标准化、规范化。要建立和完善档案信息资源标准化。在国家和地方有关档案信息化标准的基础上，提出符合自身实际的档案信息资源补充标准。特别是要采用通用的标准格式来标引档案资源，完善数字图书馆档案分布式数据库跨库检索，使其适应Internet环境，实现档案编码、目录和档案内容的一体化；要建立和完善档案信息系统的运行与监控管理的标准化。依据国家和地方有关标准及要求，提出符合自身实际的档案管理系统的信息系统运行维护、运行监控管理和维护管理推广的补充标准；要不断完善档案制度机制建设，使图书馆档案管理走上标准化、规范化的科学轨道；要高度重视数字资源开发与服务的质量，提高知识含量，形成符合市场需求、满足社会公众普遍要求的高质量的信息内容产品体系，提高档案信息服务的质量；要建立和完善档案信息化外包服务机制。参照国家和地方信息化主管部门的方案及要求，以符合自身实际情况为主导，以IT企业为支撑，以信息系统运行维护为主要内容的外包服务机制，实现网络及应用系统的规范化管理。